Ingezonden idee
... bouwt de overheid van de toekomst van onderaf op
Website: E-mail: Contactpersoon: Organisatie: Mobiel:
www.deondernemert.nl
[email protected] Ferdi Jansen Gemeente Rotterdam 06-81940280
Ingezonden idee
Samenvatting De Ondernemert bestaat uit een gestaag groeiende groep Rotterdamse ambtenaren die op een ondernemende, zelfstandige en flexibele manier willen werken voor de stad Rotterdam. Het doel van de Ondernemert is om het goede voorbeeld te geven en de organisatie van onderaf opnieuw op te bouwen. Wij zijn van mening dat dit nodig is om de nieuwe gemeente vorm te geven, die flexibel genoeg is om in te kunnen spelen op de snelle veranderingen in de maatschappij. Dat willen we bereiken door:
- talent te behouden ondanks de enorme bezuinigingsopgave en reorganisatie; - ambtenaren los te koppelen van diensten en afdelingen en ze flexibele inzetbaar te maken voor de hele organisatie;
- zoveel mogelijk te werken op projectbasis en volgens concrete prestatieafspraken; - door de verantwoordelijkheid bij de ambtenaar/ondernemert te leggen en te beoordelen op prestaties en niet op aanwezigheid;
- onnodige procedures en bureaucratie af te schaffen; - ambtenaren ook snel in te kunnen zetten voor projecten bij andere overheden en zelfs bij marktpartijen. Nieuwsgierig geworden naar hoe wij dat gaan realiseren? Lees dan snel verder!
Ingezonden idee
Inleiding Op 23 juni j.l. heeft Jong’R, het jongerennetwerk van de gemeente Rotterdam, een 24-uurs actie georganiseerd uit protest tegen het besluit om alle tijdelijke aanstellingen te beëindigen, zonder te kijken naar kennis, kunde en talent. Een zeer onverstandige keuze met de vergrijzing voor de deur. Een zeer onverstandige keuze die gevolgen heeft voor de aantrekkelijkheid van de gemeente Rotterdam als werkgever. Zodra de economie weer aantrekt barst de strijd om talent los en heeft de gemeente Rotterdam (en de overheid in het algemeen) waarschijnlijk het nakijken. De gemeente heeft om de razendsnelle veranderingen in de maatschappij het hoofd te kunnen bieden, behoefte aan flexibiliteit en innovatiekracht binnen het personeelsbestand. Kenmerken die nu juist bij de jonge generatie te vinden zijn. In plaats van te staken hebben circa 120 jonge en ook minder jonge Rotterdamse ambtenaren die dag en nacht gewerkt aan het bedenken van alternatieve bezuinigingsvoorstellen. Een van die voorstellen heeft geleid tot de oprichting van de Ondernemert. In eerste instantie is de Ondernemert in het leven geroepen voor het behoud van talent. Collega’s met een tijdelijke aanstelling krijgen via de Ondernemert de gelegenheid om zich te bewijzen door met de bezuinigingsvoorstellen aan de slag te gaan. De enige voorwaarde is dat zij zichzelf terugverdienen. Gaandeweg hebben we de ambities omhoog bijgesteld, omdat we zagen dat de Ondernemert wel eens het antwoord zou kunnen worden op de beperkte mobiliteit binnen de gemeente. Inmiddels hebben we onszelf de volgende ambitie gesteld: De nieuwe gemeente vormgeven die flexibel genoeg is om in te kunnen spelen op de razendsnelle veranderingen in de maatschappij, door de organisatie van onderaf opnieuw op te bouwen.
Ingezonden idee
Belemmeringen Het is zwaar weer voor de gemeente Rotterdam..De gemeente Rotterdam wil haar burgers zoveel mogelijk bedienen, maar de financiële middelen zijn op dit moment beperkt. Het oplossen van deze opgave is al moeilijk. De situatie zal echter steeds complexer worden, want de veranderingen in de maatschappij dienen zich in hoog tempo aan. Om met beperkte middelen toch goed in te kunnen spelen op de veranderende vraag vanuit de samenleving, heeft de gemeente Rotterdam heeft een groeiende behoefte aan flexibel personeel. Het flexibel krijgen van medewerkers blijkt een ingewikkelde klus, niet per sé vanwege onwil bij de ambtenaren, maar omdat de organisatie niet is ingericht op flexibiliteit. Een groeiende groep ambtenaren wil zich nuttig maken voor de organisatie en de stad. Zij willen werken daar waar ze het hardst nodig zijn, waar ze goed in zijn en waar ze plezier en voldoening uit halen. Er zijn echter een aantal factoren die deze flexibiliteit belemmeren. 1. Broekzak vestzak Met broekzak-vestzak wordt hier bedoelt dat personeel doorgaans op de payrol staat van een bepaalde dienst of afdeling en alleen elders aan de slag kan middels interne detachering. Om de begroting van de afdeling en dienst kloppend te houden, worden onnodig veel kosten (overhead) doorberekend in het detacheringstarief. Terwijl we allemaal voor dezelfde organisatie werken, belemmeren de hoge tarieven de mobiliteit en zorgt de bijkomende administratie voor vertraging. 2. Het hemd is nader dan de rok Iedere afdeling en dienst stuurt op eigen targets en resultaten, omdat ze daar ook op worden afgerekend. Hier is op zich niks mis mee, maar vaak wordt hier te krampachtig mee omgegaan en wordt het bovenliggende belang, het welzijn van de stad en haar burgers, uit het oog verloren. Dit vertaald zich ook naar de wijze waarop met personeel wordt omgegaan. Wanneer een afdeling met minder werk komt te zitten door de verschuiving van stedelijke prioriteiten, wordt angstvallig vastgehouden aan waardevolle medewerkers, terwijl zij op dat moment elders in de organisatie veel harder nodig zijn. Juist nu de gemeente met een enorme bezuinigingsopgave zit en flexibiliteit hard nodig is, wordt onvoldoende op eigen initiatief bewogen. Zowel afdelingen als medewerkers blijven afwachten in de hoop dat hun werk belangrijk genoeg wordt bevonden. 3. Schoenmaker blijf bij je leest Het vinden van de juiste persoon wordt onvoldoende gefaciliteerd. Het ontbreekt bijvoorbeeld aan een database waarin kan worden gezocht naar personeel met specifieke kennis, kunde en/of persoonlijke ambities. Zodoende wordt vaak geforceerd gezocht binnen de afdeling of dienst naar vervanging voor een vrijgekomen vacature. Met als gevolg een matige match tussen functies en werknemers en een beperkte aanwas van nieuwe kennis en talent.
Ingezonden idee
Oplossingen Om de eerder genoemde belemmeringen op te lossen hebben wij de Ondernemert opgericht. Een Ondernemert werkt voor het concern Rotterdam (ofwel de gemeente Rotterdam). Een Ondernemert is zodoende ook door het hele concern inzetbaar, zonder dat daar ingewikkelde constructies aan te pas hoeven te komen. Verder werkt de Ondernemert volgens een aantal basisprincipes; 1. Een Ondernemert is de juiste persoon voor de juiste klus. De juiste persoon wordt geselecteerd op basis van kennis, kunde, talent en motivatie en niet op basis van dienstjaren. De juiste klus wordt gebaseerd op het belang voor de organisatie en de stad. De bezuinigingsopgave van de gemeente speelt daarin momenteel een belangrijke rol. 2. Een Ondernemert is niet gebonden aan een dienst of afdeling We onderscheiden 2 soorten Ondernemerts:
A. ambtenaren met een vaste aanstelling; die hun kennis en kunde flexibel willen inzetten voor de hele organisatie. Deze groep ambtenaren maken we flexibel door: - xx % van het takenpakket vrij in te vullen door werknemer met projecten door de hele organisatie zonder verrekening tussen diensten en afdelingen onderling. Ondernemerts die 100% flexibel willen zijn, komen ook voor 100% op de payrol van het concern. Idealiter komt elke ambtenaar op de payrol van het concern, om te voorkomen dat er ooit nog intern wordt gedetacheerd. Dit zal helaas niet op korte termijn worden doorgevoerd en effectief worden uitgerold i.v.m. onoverzichtelijke geldstromen, organisatieverschillen en administratieve druk. Daarom zijn we voor deze variant nog afhankelijk van collega’s die de ruimte kunnen nemen, doordat zij duidelijk prestatieafspraken maken, deze nakomen en het vertrouwen krijgen van hun leidinggevende. Deze variant zal echter niet succesvol zijn als het gaat om grote en langdurige opdrachten. Daarvoor hebben we een 2e optie bedacht; - Voor de Ondernemert die een stap verder durft te gaan, maar niet direct zijn of haar vaste aanstelling wil inleveren, en toch snel aan de slag wil gaan met grotere klussen, hebben we de volgende optie: Ruil je contract “tijdelijk” in voor een contract met minder uren of zelfs nul uren, maar met de clausule dat je na een bepaalde periode eventueel weer terug kan naar je oorspronkelijke aantal uren. Dit is voor de ambtenaren die nu wat flexibeler kunnen zijn, maar in de toekomst weer meer zekerheid willen, een goede uitkomst. Tegelijkertijd kan dit de organisatie op korte termijn de financiële lucht bieden die het behoeft in deze tijd van grootschalige bezuinigingen.
B. ambtenaren met een tijdelijke aanstelling die je vanwege hun kennis, talent, ondernemerschap en betrokkenheid wilt binden/behouden voor de organisatie. Dat bereiken we door: - daar waar mogelijk en gewenst (juiste persoon voor de juiste klus) deze Ondernemerts op projectbasis te laten werken voor de gemeente. Dit kan zijn voor langere of kortere periodes, voor een aantal uren per week tot voltijd. Als de Ondernemert meer wil werken, kan hij of zij dat aanvullen met andere opdrachten binnen of buiten de gemeente. De detachering hiervoor kan op een relatief goedkope wijze plaatsvinden via een reeds bestaande verlonings BV (SSC Flex) die gekoppeld is aan de gemeente Rotterdam. De werknemer kan netto evenveel verdienen als zijn laatstverdiende loon bij de gemeente, tegen relatief lage inhuur/detacheringskosten. Dit komt doordat er geen onnodige overheadkosten hoe-
Ingezonden idee
ven worden doorberekend. (Ter illustratie: Het doorberekende uurloon van de eerste Ondernemert was via SSC Flex circa de helft goedkoper dan via interne detachering tussen afdelingen en diensten.) 3. De Ondernemert werkt plaats en tijd onafhankelijk (24/7 beschikbaar en 24/7 vrij). De Ondernemert heeft geen vaste werkplek en werktijden. Hij werkt daar en dan wanneer dat nodig is. Daarmee geeft de Ondernemert ook het goede voorbeeld voor het slechten van de dienst / afdelingsmuren en ontstaan nieuwe netwerken waarin kennis wordt uitgewisseld. 24/7 betekent overigens niet dat iedereen je te pas en te onpas ‘s avonds, ‘s nachts en in het weekend kan lastigvallen met zakelijke telefoontjes. Het betekent juist dat je zelf een goede balans zoekt tussen werk en privé en daarover duidelijk communiceert in bijvoorbeeld je agenda. Deze agenda dien je dan natuurlijk wel voor het hele concern open te stellen. Dit wordt echter al gestimuleerd vanuit het programma HNW010 (dit programma werkt aan de invoering van Het Nieuwe Werken bij de gemeente Rotterdam). 4. De Ondernemert werkt op projectbasis Ondernemerts hebben samen met de opdrachtgever een gesprek over de opdracht. Op deze manier wordt helder wat van de ondernemert wordt verwacht en wat van de organisatie wordt verwacht. Tussendoor en aan het einde wordt op eenvoudige wijze aangegeven of de uitvoering volgens afspraak verloopt of is verlopen. Daarvoor kan het stoplichtmodel worden toegepast: - Groen = doorgaan / voldoende tot goed - Oranje = bijsturen / voldoende tot matig - Rood = heroverwegen / matig tot slecht Als Ondernemert zijn deze beoordelingen van levensbelang, omdat groen meer opdrachten kan betekenen en oranje en rood juist minder opdrachten of tegen een lager tarief. 5. Ondernemerts zorgen voor kennisdeling en verbreding Door de Ondernemert ontstaat een flexibele schil rondom de organisatie die breed inzetbaar is binnen de overheid, maar ook in de markt. Daardoor komen afdelingen en diensten, maar ook de overheid en de markt dichter bij elkaar te staan. Er onstaat kennisuitwisseling, doordat de overheid kennis haalt van buiten naar binnen en kennis brengt van binnen naar buiten. Niet gestuurd op basis van angst, maar op basis van vertrouwen en samenwerking!
Ingezonden idee
Opdrachten Voor de Ondernemert onderscheiden we vijf soorten opdrachten. Drie van de vijf soorten richten zich op de gemeente Rotterdam. Dat zijn: 1. opdrachten waar vanuit de organisatie al budget voor is gereserveerd; 2. opdrachten waar geen budget voor is, maar die wel een aanzienlijke bezuiniging kunnen opleveren; 3. opdrachten die zijn vertaald vanuit vacatures. Door vacatures zo veel mogelijk om te zetten in projecten, wordt het aantal fte’s direct gereduceerd. Daarmee wordt ook de mogelijkheid gecreerd om de meest geschikte persoon voor de klus te vinden in de poule van Ondernemerts, zonder hoge inhuurkosten. Naast de drie interngerichte opdrachten is het ook de bedoeling dat de Ondernemert gaat werken met externe opdrachten. Dit kunnen zijn: 1. opdrachten bij andere overheden (gemeenten, provincies, ministeries etc.) 2. opdrachten uit de markt (denk bijvoorbeeld aan geprivatiseerde partijen en de grotere en kleinere adviesbureau’s voor overheden) Het is de bedoeling dat uiteindelijk de hoeveelheid werk van overheden afneemt (of efficienter wordt uitgevoerd). Als daardoor het aanbod van opdrachten voor een bepaald specialisme bij de overheid afneemt, kan een Ondernemert altijd opdrachten in de markt gaan zoeken.
Ingezonden idee
Organisatie, resulaten en planning Het kernteam van de Ondernemert draait op eigen kracht en in eigen tijd (iedere Ondernemert probeert circa vier uur per week hiervoor te vrij te maken). Tot dit kernteam behoren: Rosanne Koning Marcel Jongmans Ferdi Jansen Caroline den Hartog Alex Slok Emmo Kuipers Tanja Oosterveld Na het initiële idee heeft het kernteam hard gewerkt om de Ondernemert vorm te geven. Hoewel de kiem van de Ondernemert nog maar net is gezaaid, hebben we toch al een aantal mooie successen geboekt:
· · · · · · · ·
op 14 juli 2011 is de Ondernemert in het leven geroepen; twee weken later hebben we de website www.deondernemert.nl gelanceerd; vanaf dat moment was het mogelijk om je aan te melden als Ondernemert via de website en/of
[email protected] er zijn op dit moment meer dan 70 collega’s die zich hebben aangemeld als Ondernemert; er zijn op dit moment zijn er 3 Ondernemerts met 3 verschillende opdrachten aan de slag; deze opdrachten zijn al goed voor circa 1500 uur aan werk; er komen in ieder geval nog 3 opdrachten aan, waarvan 2 bezuinigingsopgaven zijn; er is een concept voor de huisstijl gemaakt, met de paperclip als symbool. Deze past bij het karakter van de Ondernemert: · Geniaal in zijn eenvoud · Effectief in verbinden · Sterk maar Flexibel · Multifunctioneel inzetbaar
Ook is er al veel belangstelling getoond door andere overheden die voor dezelfde opgave staan. Om de organisatie verder op te tuigen, dienen we echter nog veel uit te zoeken, verbindingen te leggen en keuzes te maken. Dat kost veel tijd. Desalniettemin staan in ieder geval de volgende zaken in de planning voor het laatste kwartaal van 2011:
· · · · · ·
op zoek naar financiering, zodat een van de Ondernemerts met de organisatieopgave aan de slag kan en wij de vaart erin kunnen houden; gesprek over een duurzame samenwerking met de verlonings BV van de gemeente Rotterdam; acquisitie voor meer projecten met een beschikbaar budget of een duidelijke bezuinigingskans: website (www.deondernemert.nl) verder professionaliseren en blijven updaten met nieuwe Ondernemerts en opdrachten: gesprek met het Concern Mobiliteitscentrum (CMc) van de gemeente Rotterdam over een samenwerking en het omzetten van vacatures in projecten met budgetten: samenwerking zoeken met andere overheden voor het uitwisselen van kennis, projecten en Ondernemerts (flexibele medewerkers)
