BOinK COMMUNICATIEPLAN (CENTRALE) OUDERCOMMISSIE. Belangenvereniging van Ouders in de Kinderopvang

N A L P E I T A C I N U ISSIE OMM

C

M M O C R E D TRALE) OU

(CEN

Van opvang naar opvoeding; een eerste kwaliteitsslag naar partnerschap

BOinK Belangenvereniging van Ouders in de Kinderopvang

Inhoudsopgave

1

Inleiding

Inleiding

De oudercommissie en haar gesprekspartners

4

Organigram medezeggenschap ouders

4

Communicatie tussen oudercommissie en centrale oudercommissie Centrale oudercommissie of niet? Verdeling van adviesrechten tussen lokale en centrale oudercommissies Communicatie tussen lokale oudercommissies en centrale oudercommissie

5

Communicatie met management Reglementaire afspraken Praktische afstemming tussen directie/management en de (centrale) oudercommissie Doel en positie van partijen Afspraken over het adviestraject Op elkaar afstemmen

6

Communicatie met de àndere ouders Communicatie met de achterban is tweerichtingsverkeer Als de communicatie niet naar wens verloopt

8

Contacten met andere partijen

12

2 Meer lezen….

13

3 Voorbeeld communicatieplan (centrale) oudercommissie

21

Elke oudercommissie* heeft te maken met diverse gesprekspartners: achterban(ouders), de leidinggevende op het kinderdagverblijf of buitsenschoolse opvang en de directie van de organisatie. Grote kans dat door een verschil in zienswijze van de positie van een (centrale) oudercommissie of door het ontbreken van goede contactuele eigenschappen bij één van de partijen, er veel tijd en energie gaat zitten in deze communicatie. En dit alles leidt af van het belangrijkste doel: Meepraten over en verbeteren van de opvang van de eigen kinderen en de kinderen van de andere ouders. Ouders en kinderopvang zijn namelijk partners in opvoeding! In het kader van het project Van opvang naar opvoeding; een eerste kwaliteitsslag op weg naar partnerschap heeft BOinK een aantal praktische hulpmiddelen voor (centrale) oudercommissies ontwikkeld. Deze brochure is daar één van en biedt oudercommissies een instrument om tot een eigen communicatieplan te komen. Een communicatieplan biedt handvatten aan de oudercommissie voor het communiceren met de directie of locatiemanagement en de achterban en geeft voorbeelden van communicatieafspraken tussen oudercommissie en centrale oudercommissie. Deze brochure bevat een voorbeeld-communicatieplan dat bruikbaar is voor alle lokale oudercommissies, centrale oudercommissie en het management van een organisatie. In een dergelijk communicatieplan worden alle afspraken en communicatielijnen tussen en met alle betrokken partijen vastgelegd. Wij verwachten dan ook dat met het vastleggen van een eigen communicatie- en werkplan, in nauwe samenwerking met alle betrokken partijen, er een duidelijker beeld ontstaat van ieders positie, rechten en plichten. Deze brochure helpt oudercommissies een professionaliteitslag te slaan. Oudercommissies kunnen namelijk met behulp van deze handvatten in minder tijd en met minder moeite hun eigen werkwijze en communicatiestructuur verbeteren. Hierdoor zal de oudercommissie enerzijds meer tijd hebben om zich te buigen over de belangrijke inhoudelijke aspecten van hun oudercommissiewerk. Daarnaast krijgt de oudercommissie dankzij deze tools de mogelijkheid om zich proactiever op te stellen waardoor zij steeds meer een overlegpartner kan zijn in de opvang en opvoeding van de kinderen. * Overal waar oudercommissie staat kan ook centrale oudercommissie gelezen worden.

Leeswijzer Deze brochure geeft basisinformatie over communicatie en communicatievormen waar een oudercommissie mee te maken krijgt tijdens het uitoefenen van hun adviesrechten. Deze brochure begint met een informatief deel. Dit deel start met een organigram van de verschillende communicatiestromen tussen de verschillende gesprekspartners van de (centrale) oudercommissies. De daaropvolgende gaan in op deze verschillende communicatiestromen. Tot slot staat er in het laatste deel een voorbeeldcommunicatieplan. Dit plan is geschreven voor de situatie dat er een centrale oudercommissie aanwezig is maar kan natuurlijk aangepast worden naar andere situaties In de kaders naast de tekst wordt verwezen naar de pagina’s waar meer informatie over een bepaald onderwerp te vinden is. Ook wordt hier verwezen naar verschillende bijlagen die eventueel te gebruiken zijn als bijlage bij uw eigen communicatieplan.

4 Bijlagen

Bijlage 1 Communicatie- en gesprekstechnieken

31

Bijlage 2 Artikel Mandateren

37

Bijlage 3 Machtigingsformulier

40

Bijlage 4 Verbetermeter achterbancommunicatie

41

2

3

1 DE OUDERCOMMISSIE EN HAAR GESPREKSPARTNERS Organigram medezeggenschap ouders

Communicatie tussen oudercommissie en centrale oudercommissie >

Raad van Bestuur of Raad van Toezicht 5 1

5

Directie

In het vormgeven van de medezeggenschap van ouders binnen een kinderopvangorganisatie geldt daardoor: alles kan en mag mits er op elke locatie een oudercommissie is en mits oudercommissies niet gedwongen zijn om een machtiging af te geven aan de centrale oudercommissie.

of

4 Centrale oudercommissie

>

Ondernemingsraad

6

1

3

Loc. Manager ( LM)

9

LM

LM

LM

LM

LM

LM

LM

2

2

2

2

2

2

2

Lokale oudercommissie (OC)

7 OC

8 Ouders

7

OC

7

OC

7

OC

7

OC

7

OC

7

OC

8

8

8

8

8

8

8

Ouders

Ouders

Ouders

Ouders

Ouders

Ouders

Ouders

Verdeling van adviesrechten tussen lokale en centrale oudercommissies

Bij de meeste organisaties waar een centrale oudercommissie aanwezig is, hebben de oudercommissies op locaties ervoor gekozen (al dan niet bewust van andere mogelijkheden) om een aantal vaste centrale onderwerpen van advies te machtigen. Het modelreglement biedt een voorbeeld van te machtigen onderwerpen en het blijkt dat veel lokale en centrale oudercommissies deze voorbeeldverdeling als uitgangspunt hebben genomen.

> 2

Centrale oudercommissie of niet?

Bij grote kinderopvangorganisaties kan het erg handig zijn als er een centrale ouder commissie is die een deel van het adviesrecht ‘overneemt’ van de lokale ouder commissies. De oudercommissies moeten echter altijd zelf kunnen bepalen of zij bepaalde adviesrechten willen machtigen aan een centrale oudercommissies en zo ja welke. Dit komt voort uit de Wet kinderopvang waarin is vastgelegd dat oudercommissies hun eigen werkwijze bepalen.

Communicatie tussen lokale oudercommissies en centrale oudercommissie

Dàt er communicatie is tussen deze partijen is erg belangrijk. Hoe deze vormgegeven is, staat de partijen vrij. Lokale oudercommissies kunnen wel bepaalde communicatieafspraken als voorwaarde stellen alvorens bepaalde adviesrechten te machtigen aan de centrale oudercommissie. Er kunnen vergaande communicatielijnen worden opgezet, in andere gevallen is een jaarlijkse terugkoppeling voldoende. BOinK benadrukt dat het belangrijk is dat lokale oudercommissies en de centrale oudercommissie op de hoogte zijn van ontwikkelingen en ieders werkzaamheden.

Machtigen/mandateren, p. 13 Wettelijke kaders in de vormgeving van medezeggenschap, p. 13 Verschillende mogelijkheden in het vormgeven van medezeggenschap, p. 13

Modelreglement p. 14 Verdeling adviesrechten centraal/lokaal, volgens modelreglementen, p.15

Een aantal voorbeelden van communicatieafspraken, p. 14 en Goedwerkende communicatiekanalen, p. 15

Onderwerpen van gesprek bij de communicatielijnen (die in beide richtingen lopen):

Machtigen/mandateren, p. 13

1 2 3 4 5 6 7 8 9

4

Onderwerpen van advies waarover lokale oudercommissies een machtiging hebben gegeven aan de centale oc. (NB: kunnen voor verschillende lokale oudercommissies, verschillende onderwerpen zijn). Onderwerpen van advies waarover lokale oudercommissies geen machtiging hebben gegeven aan de centale oc. (NB: hoeven niet dezelfde te zijn, afhankelijk van de machtiging aan centrale oc, zie onder 1). Communicatie vanuit centrale oc naar lokale oc’s: notulen sturen, adviezen, peilingen. Vanuit lokale oc’s: signalen afgeven aan centrale oc. Intern overleg/ afspraken directie-management onderneming). Onderwerpen van advies OR-directie. Informeel overleg. Lokale Oudercommissies kunnen bij belangrijke aanstaande wijzigingen met elkaar overleggen, ook delen van ervaringen en documenten. Lokale oudercommissies- individuele ouders. Ouders kunnen signalen afgeven aan oudercommissie en andersom moet oc toetsen bij ouders, en weten wat er leeft. Sommige centrale oudercommissies onderhouden naast de lokale oudercommissies ook contact met de individuele ouders en vice versa.

5

Communicatie met management

Verdeling adviesrechten centraal/lokaal, volgens modelreglement, p. 14

Voor de lokale oudercommissie is de locatiemanager of regiomanager meestal de gespreks partner. Onderwerpen van gesprek (waarover o.a. adviestrajecten worden gevolgd) zijn: • Indien er een centrale oudercommissie is meestal de zaken zoals die in het schema staan vermeld. • Indien er geen centrale oudercommissie is bespreken de lokale oudercommissies alle adviesrechtonderwerpen met de locatiemanager en vaak de centrale onderwerpen (zoals prijs, openingstijden) met de directie. • Ook de lokale oudercommissies die geen (of andere) onderwerpen heeft gemachtigd aan de centrale oudercommissie bespreekt vaak de centrale adviesrechtonderwerpen met de directie en de lokale aangelegenheden met de locatiemanager. Voor de centrale oudercommissie is de directie de gesprekspartner. De directie overlegt met de centrale oudercommissie over adviesrechtonderwerpen waarover de centrale oudercommissie een machtiging heeft gekregen van de lokale oudercommissies.

Communicatie en gesprekstechnieken, Bijlage 1

Van groot belang voor een vruchtbare samenwerking tussen beide partijen zijn: heldere reglementaire afspraken en duidelijkheid over ieders rol en positie. Ook een op elkaar afgestemde planning en het in een zo vroeg mogelijk stadium betrekken van de oudercommissie bij aanstaande (beleids) veranderingen door het management blijken erg belangrijk te zijn. Ten slotte is de wijze van communiceren tussen partijen natuurlijk erg belangrijk. Deze onderwerpen komen in dit hoofdstuk aan bod.

>

Vergaderen, p. 15

Reglementaire afspraken

De formele communicatie-afspraken tussen oudercommissie en organisatie worden vastgelegd in het medezeggenschapsreglement/huishoudelijk reglement. Deze formele afspraken zijn een afgeleide van verschillende artikelen uit de Wet kinderopvang. Het gaat dan bijvoorbeeld om zaken als: bij welke wijzigingen in het beleid van de kinderopvangondernemer vraagt de directie/locatiemanager advies aan de (centrale) oudercommissie, op welk moment moet dit gebeuren en hoe verloopt een adviestraject. Naast deze wettelijke afspraken hebben BOinK en de ondernemersverenigingen nog meer zaken die met de communicatie te maken hebben, vastgelegd in de voorbeeldreglementen voor oudercommissies en centrale oudercommissies, namelijk: • De vergaderfrequentie en samenstelling van de vergaderingen (met en/of zonder management) Naast vergaderingen in aanwezigheid van management/directie is het sterk aan te raden om ook afzonderlijk van deze gesprekspartner te vergaderen, dus enkel met de oudercommissie. • Of en hoe vaak de voorzitter van de oudercommissie overleg heeft met de manager/directie. • Of en wanneer de oudercommissie geheimhoudingsplicht heeft over de informatie die zij heeft gekregen van het management/directie. Tip: zorg ervoor dat alle partijen op de hoogte zijn van de formele afspraken. In het eigen communicatieplan van de oudercommissie kunnen de formele afspraken verder uitgewerkt worden.

>

Doel en positie van partijen

Management en oudercommissie leggen gezamenlijk in het communicatieplan vast: • •

beleid. Natuurlijk liggen de adviesrechten van oudercommissies vast in de Wet kinderopvang en het is ook zeker de moeite waard om dit adviesrecht via bepaalde stappen ‘af te dwingen’. Toch wijst de praktijk helaas maar al te vaak uit dat als een ondernemer niet het besef heeft dat de inspraak van ouders een meerwaarde kan hebben, de inspraak van ouders weinig invloed heeft op het beleid. Het ‘afdwingen’ van het adviesrecht zal bovendien de verhoudingen niet bevorderen. De beste verhouding is er één waarin beide partijen doordrongen zijn van het nut van samenwerking. Als het management dat niet ziet, zal de oudercommissie moeten proberen het management ervan te overtuigen dat samenwerking met de oudercommissie veel bij kan dragen aan de kwaliteit van de opvang. Want dat het management de taken van de oudercommissie kent en deze ondersteunt, heeft een positieve invloed op een goed contact tussen oudercommissie en ouders. Waar mensen met elkaar werken, wordt gecommuniceerd en kunnen conflicten voor komen. Tussen een oudercommissie en het locatiehoofd/directie kan door verschillende belangen en/of houdingen een conflict ontstaan. Soms heeft een oudercommissie het gevoel dat er niet naar haar geluisterd wordt en/of dat het management de oudercommissie niet betrekt bij belangrijke beleidsaangelegenheden. Hoe ga je daar als oudercommissie mee om? In veel gevallen is het goed als het conflict wordt uitgesproken. Het hangt natuurlijk van het conflict af maar vaak is het goed als een oudercommissielid (de voorzitter) om de tafel gaat zitten met de directe gesprekspartner van de oudercommissie. Een goede communicatie is dan van groot belang.

>

Afspraken over het adviestraject

Het is belangrijk dat de formele communicatieafspraken verder worden uitgewerkt in vaste afspraken die misschien niet wettelijk zijn vastgelegd, maar die ervoor zorgen dat adviestrajecten makkelijker verlopen. In een document (dat als bijlage bij het communicatieplan kan worden toegevoegd) kan worden vastgelegd hoe de adviesprocedure eruit ziet. De oudercommissie moet advies kunnen geven op een voorgenomen besluit van een ondernemer, op een moment dat het advies nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. Meestal is dit in de laatste fase van de besluitvorming. Indien het echter gaat om wijzigingen in het pedagogisch beleid, adviseert BOinK om in een eerder stadium de oudercommissie te betrekken.

>

Op elkaar afstemmen

www.boink.info/dossiers/ de oudercommissie

Communicatie en gesprekstechnieken, Bijlage 1 www.boink.info /dossiers/ de oudercommissie en 3 modelbrieven bij het geven en vragen van advies voor management en oudercommissie, Bijlagen van de brochure ‘Werkplan (centrale) oudercommissie’

Adviestraject bij wijziging pedagogisch beleid, p 15

Alle (grote) kinderopvangorganisaties werken met een jaarplanning die ingaat op verschillende onderwerpen. Oudercommissies kunnen efficiënter en pro-actiever werken door hun planning op die van de organisatie af te stemmen en zodoende een eigen planning te maken en te verwerken in een eigen oudercommissiewerkplan. Zie voor ondersteuning voor het maken van een oudercommissie-werkplan de brochure die BOinK hiervoor binnen ditzelfde project heeft geschreven. Het werkplan van de oudercommissie, met bijbehorende planning, moet ook met het management besproken worden zodat met elkaar afgestemd kan worden van wie er op welk moment actie nodig is. In het communicatieplan horen ook de afspraken thuis tussen oudercommissie en management: hoe vaak en op welke manier communiceren wij? Bij het maken van communicatie-afspraken tussen management/directie en oudercommissie is het belangrijk dat deze afspraken in overleg worden gemaakt.

Wat wil de oudercommissie zijn/doen? Wat wil het management van de oudercommissie?

Komen deze verwachtingen overeen? Zo niet, ga met elkaar in gesprek en probeer tot een gezamenlijke doelen positiestelling te komen. Het kan zijn dat de kinderopvangorganisatie geen positieve houding ten opzichte van de oudercommissie heeft. Medezeggenschap is moeilijk te realiseren als het management daar geen positieve bijdrage aan levert. Inspraak is moeilijk af te dwingen in het geval een ondernemer het niet ziet zitten om een oudercommissie te betrekken en mee laat praten over haar

6

7

Communicatie met de àndere ouders In het volgende hoofdstuk gaan we in op de communicatie met de individuele ouders. Voor de lokale oudercommissie bestaat de achterban uit de ouders die gebruik maken van opvang op het betreffende kindercentrum. Voor de centrale oudercommissie bestaat de achterban zowel uit de verschillende lokale oudercommissies (zie hoofdstuk 2) als de individuele ouders op alle verschillende locaties. Voor de lokale oudercommissie is het contact met de achterban erg belangrijk om de vertegenwoordigende taak goed uit te voeren. De oudercommissie heeft twee verantwoordelijkheden in de communicatie met de ouders in het kindercentrum. Als vertegenwoordiger van de ouders heeft de oudercommissie de taak de ouders te informeren over haar eigen activiteiten en daarnaast op de hoogte te blijven van wat er leeft onder de ouders. De oudercommissie vertegenwoordigt álle ouders en neemt besluiten die voor iedereen gevolgen kunnen hebben. Een goed contact met de achterban is dan ook een voorwaarde voor het goed functioneren van de oudercommissie. Dit hoofdstuk gaat vooral in op de communicatie tussen lokale oudercommissie en de ouders op het kindercentrum. Centrale oudercommissies hebben ook contact met individuele ouders, maar dit contact is meer op afstand aangezien de centrale oudercommissie zich met centrale onderwerpen bezighoudt.

>

Communicatie met de achterban is tweerichtingsverkeer

Het vormgeven van een goede communicatie met de achterban is één van de uitdagende taken van een oudercommissie. Een goed contact met de achterban is tweerichtingsverkeer. Als ouders zelden of nooit iets horen van de activiteiten van de oudercommissie zullen zij ook de oudercommissie niet op de hoogte houden van hun ervaringen. De oudercommissie zal dit tweerichtingsverkeer moeten organiseren. Dat kost tijd en moeite, en soms moet een oudercommissie zichzelf echt verkopen. Maar al die moeite loont wel, want een direct en open contact met ouders maakt de oudercommissie tot de spil van het kindercentrum/kinderopvangorganisatie. In vier punten samengevat:

1 Laat ouders weten dat er een oudercommissie is Dit kan door bijvoorbeeld een welkomstbrief, een eigen brochure of door nieuwe ouders persoonlijk aan te spreken in de groep. Onderwerpen kunnen zijn: • wat ouders van de oudercommissie kunnen verwachten; • wat de officiële status is van de oudercommissie; • hoe de oudercommissie tot stand komt; • waar de oudercommissie zich mee bezighoudt; • hoe ouders de oudercommissie kunnen bereiken. Ook voor ouders die al gebruik maken van de opvang geldt soms dat ze niet weten dat er een oudercommissie is. Dit kan met deze ouders zelf te maken hebben; zij zijn misschien niet erg betrokken bij de opvang. In andere gevallen kan de oudercommissie moeite doen om meer zichtbaar te worden bij de ouders. Bijvoorbeeld door bij de deur van het kindercentrum een bord op te hangen met foto’s van leden van de oudercommissie. 2 Weet wat er onder de ouders leeft Het is belangrijk dat de oudercommissie openstaat voor ouders en initiatieven neemt om het contact met de ouders te onderhouden. Er zijn verschillende manieren waarop een oudercommissie de drempel kan verlagen maar de meest effectieve is het persoonlijke contact. In de oudercommissie zitten meestal één of twee leden als vertegenwoordigers per groep (bij lokale oudercommissies). Deze ‘groepouders’ kunnen ervoor zorgen dat zij de stem van de ouders van de groep vertegenwoordigen in de oudercommissie. Dit vraagt van de oudercommissieleden wel dat zij letterlijk zichtbaar moeten worden bijvoorbeeld door af en toe wat langer te blijven bij het brengen en halen van de kinderen om een praatje te maken met de andere ouders van de groep. Tevens moeten oudercommissieleden in staat zijn hun eigen opvattingen te relativeren en in het contact met de ouders open kunnen staan voor andere meningen, de oudercommissie is niet altijd een afspiegeling van de gemiddelde ouder. Bij belangrijke adviesaanvragen over voorgenomen besluiten met grote gevolgen, is het dan ook van groot belang dat de oudercommissie een achterbanraadpleging houdt.

8

3 Houd ouders op de hoogte De oudercommissie houdt de ouders op de hoogte van haar activiteiten en belicht en motiveert haar standpunten. In de discussies met het management ontwikkelen de oudercommissieleden zich en krijgen zij inzicht in beleidsvragen. Het is belangrijk dat de oudercommissie een manier vindt om de ouders bij deze discussie te betrekken. Dit kan bijvoorbeeld via een ouderavond waarop de oudercommissie vertelt waar zij mee bezig is. 4 Betrek ouders bij het kinderdagverblijf Een van de manieren om ouders bij het kindercentrum te betrekken is het organiseren van activiteiten die bijdragen aan het functioneren van het kindercentrum waaraan ouders deel kunnen nemen, zoals (de organisatie van) feesten of het doen van kleine reparaties.Ouders blijken het vaak leuk te vinden als ze worden aangesproken op iets wat ze kunnen doen en dat iets kan variëren van taarten bakken tot pianospelen op het Sinterklaasfeest. Door mee te doen aan dit soort activiteiten maken ouders makkelijker contact met elkaar en met de leden van de oudercommissie en dat maakt het weer makkelijker voor ouders om de oudercommissieleden te benaderen als zij daar behoefte aan hebben.

>

Als de communicatie niet naar wens verloopt

Communicatie met de achterban loopt niet altijd op rolletjes, dan blijkt bijvoorbeeld dat: • de oudercommissie zich op een eilandje bevindt; • de oudercommissie eigenlijk niet weet wat ouders bezighoudt; • de oudercommissie zich voornamelijk bezighoudt met onderwerpen die het management aandraagt; • de ouders eigenlijk niet weten wat de oudercommissie behandelt en dat ouders weinig geïnteresseerd en betrokken zijn; • verslagen en notulen van de vergaderingen ongelezen op het stapeltje blijven liggen; • de opkomst op ouderavonden matig is. De eerste stap op weg naar verbetering is het onderzoeken waarom het niet loopt. Zet eens samen op een rijtje wat er aan de communicatie met de ouders mankeert en probeer de oorzaken te achterhalen. De oorzaken kunnen liggen bij de oudercommissie zelf, bij het kindercentrum of bij de ouders.

De oudercommissie zelf Als de communicatie niet goed verloopt kàn dat aan de werkwijze van de oudercommissie liggen. Om er achter te komen of de oudercommissie iets moet veranderen aan haar werkwijze, zou stil gestaan kunnen worden bij de volgende vragen: • Leeft in de oudercommissie in voldoende mate het idee dat zij zelf actief het contact met de achterban moet onderhouden? • Hebben de oudercommissieleden tijd om af en toe wat langer te blijven bij het brengen en halen van de kinderen om een gesprekje te voeren met de ouders van hun groep; kunnen zij zich vinden in hun rol van aanspreekpunt? • Hoe vaak en op welke manieren worden ouders geïnformeerd over de activiteiten van de oudercommissie? • Wordt er aandacht besteed aan het schriftelijk informatiemateriaal, is dit toegankelijk geschreven, is er iemand in de oudercommissie die daarin vaardig is? • Hoe vaak en met welke regelmaat worden er ouderavonden georganiseerd, wat is het aandeel van de oudercommissie daarin en presenteert zij zich daar duidelijk? • Bij welke andere activiteiten is de oudercommissie betrokken, is het voor de ouders duidelijk welk aandeel de oudercommissie daarin heeft? Het komt voor dat de oudercommissie en het management het te goed met elkaar kunnen vinden en een soort naar binnen gekeerd clubje vormen. De oudercommissie identificeert zich dan te sterk met het belang van het management en vergeet dat zij de stem van de ouders is. Het gevaar bestaat dat de oudercommissie deze situatie in stand houdt door bij het zoeken naar nieuwe oudercommissieleden enkel mensen aan te spreken die passen in de bestaande sfeer. De oudercommissie is dan weliswaar nog actief, maar tegelijkertijd erg gesloten voor contact met de achterban. Het kan geen kwaad wanneer de oudercommissie zich eens de vraag stelt of de commissie nog

9

voldoende open staat voor álle ouders van het kindercentrum. Zonder tegenstellingen op de spits te drijven en zonder zich te presenteren als ‘tegenpartij’, moet de oudercommissie aan ouders duidelijk maken dat zij de belangen van ouders vertegenwoordigt en dat zij geen uitbreiding van het management is.

De organisatie Natuurlijk is een positieve houding vanuit de organisatie richting de oudercommissie erg belangrijk zoniet een voorwaarde voor de oudercommissie om goed te kunnen functioneren. Pedagogisch medewerkers en leidinggevenden geven dan bijvoorbeeld tijdens een kennismakingsgesprek met nieuwe ouders eerder informatie over de oudercommissie en scheppen een positief beeld over de oudercommissie. Wie erachter wil komen of de problemen met de achterban misschien voortkomen uit de houding van het management, kan in de oudercommissie eens stilstaan bij de volgende vragen: • Waaraan is te merken dat het management ouderparticipatie belangrijk vindt? • Voelt de oudercommissie zich welkom en gewaardeerd door het management? • Kent het management de weten regelgeving met betrekking tot ouderparticipatie? • Weet het management hoe het inspraak van ouders een gestructureerde plaats kan bieden? • Hoe waren de eerdere ervaringen van het management met medezeggenschap van ouders? Waren de verhoudingen goed of juist gespannen? Leverde de oudercommissie een positieve bijdrage? Namen de leden van de oudercommissie de moeite zich echt te verdiepen in de problematiek of zagen zij de oudercommissie vooral als een instituut om klachten aan te geven? • Wil het management ouders in de eigen ‘beleidskeuken’ laten kijken of heeft zij daar moeite mee? • Heeft het management het misschien erg druk waardoor elke bemoeienis van ouders als ‘te veel’ wordt ervaren? • Is het management van mening dat ouders zich geen oordeel kunnen vormen over zaken die met de bedrijfsvoering te maken hebben? • Brengen de pedagogisch medewerkers en het management het bestaan van de oudercommissie ter sprake tijdens de kennismakingsgesprekken met nieuwe ouders? • Ondersteunt het management de oudercommissie met faciliteiten, krijgt de oudercommissie bijvoorbeeld ruimte in het krantje van het kindercentrum, mag de oudercommissie het kopieerapparaat gebruiken? En op de locatie vergaderen? • Krijgt de oudercommissie op tijd relevante informatie?

Om te weten te komen wat de ouders eigenlijk vinden van ouderparticipatie en medezeggenschap, kun je de ouders daar ook eens naar vragen door een enquête te houden. Het kán gebeuren dat daar uitkomt dat vrijwel alle ouders ouderparticipatie onnodig vinden. Want zelfs als oudercommissies alle tips en trucs zouden toepassen zoals die in dit hoofdstuk beschreven staan, dan blijven er nog altijd ouders die geen vorm van betrokkenheid tonen. Omdat oudercommissies vaak hard hun best doen om de achterban te betrekken maar vaak geen respons krijgen, demotiveert dit sommige oudercommissies. De theorie van Jan Peeters helpt echter te begrijpen (en accepteren) dat ouders niet allemaal op dezelfde manier betrokken zijn bij de opvang van hun kind, en dat het dus niet alleen aan de oudercommissie ligt dat er geen respons komt. Misschien moet er dan wel geconcludeerd worden dat het weinig zin heeft te blijven proberen ouders actief te betrekken. Beslis niet te snel dat de oudercommissie zelf geen nut heeft. Zolang er nog een paar ouders zijn die wél inspraak willen en betrokken zijn, kan de oudercommissie goed werk verrichten in het kindercentrum. Als er zicht is op wat er misgaat in de communicatie met de achterban, kan er gewerkt gaan worden aan verbeteringen.

De theorie van Jan Peeters, p. 16-17

Meer tips en ideeën om de communicatie met de achterban te verbeteren, p. 17- 20 en Bijlage 4: Verbetermeter achterbancommunicatie

De ouders De ouders spelen natuurlijk zelf ook een rol. Het kan zijn dat de ouders erg ongeïnteresseerd zijn of het erg druk hebben en het wel prettig vinden als alles zonder hen geregeld wordt. Wie er achter wil komen of de oorzaak van de communicatieve problemen met de achterban misschien samenhangt met de houding van ouders, kan in de oudercommissie de volgende vragen aan de orde stellen: • Blijven ouders wel eens bij het brengen en halen van de kinderen om koffie te drinken en wat te praten? • Reageren ouders op oproepen om ergens aan mee te doen? • Kost het erg veel moeite om nieuwe oudercommissieleden te vinden? • Zijn alle groepen vertegenwoordigd in de oudercommissie? • Vertellen ouders wat ze prettig of vervelend vinden als hen daarnaar gevraagd wordt? • Volgen ouders wat de oudercommissie doet, bijvoorbeeld door het lezen van de notulen van de oudercommissievergadering? • Ligt de oorzaak misschien in de samenstelling van de groep ouders. Zijn er bijvoorbeeld veel ouders die de Nederlandse taal slecht beheersen of zijn er veel ouders met een erg druk leven?

10

11

2 MEER LEZEN…? Contacten met andere partijen Naast alle genoemde gesprekspartners heeft de (centrale) oudercommissie met nog meer communicatiepartners te maken: •

•

Contacten met directie (vanuit de lokale oudercommissie). Voor lokale oudercommissies is dit enkel noodzakelijk indien er een probleem is in de communicatie met de locatiemanager, bijvoorbeeld indien de vestigingsmanager het adviesrecht in de ogen van de oudercommissie niet juist toepast.

•

Contacten met GGD en/of gemeente. De GGD controleert ieder kindercentrum op specifieke items. In geval van problemen met de kwaliteit/veiligheid/medezeggenschap is het goed als de oudercommissie, na dit zonder bevredigend resultaat zelf aan te kaarten, melding doet bij de GGD. De GGD is geen klachtencommissie en heeft ook niet als hoofdtaak om op basis van signalen van ouder(s)(commissies) kindercentra te controleren, maar het is goed dat de oudercommissie de weg naar de GGD kent in het geval van misstanden.

•

www.boink.info

Contacten met andere oudercommissies. Voor de centrale oudercommissie is dit contact met de lokale oudercommissies erg belangrijk, zo hebben we gezien in hoofdstuk 2. Ook een communicatielijn tussen de lokale oudercommissies kan bevorderend werken. Zeker in het geval er geen centrale oudercommissie bestaat maar ook in het geval deze er wel is. Veel oudercommissies hebben zelf hun werkwijze bepaald en hebben zo hun eigen expertise opgebouwd, het is mooi als oudercommissies deze kennis en ervaring met elkaar kunnen delen.

Pedagogisch medewerkers (pm’ers). Het is goed om met hen te overleggen om zo ook feeling te houden met werkvloer. Pm ’ers zien toch ook andere dingen. Zeker in het geval er belangrijke aanstaande wijzigingen zijn in het pedagogisch beleid, is het belangrijk contact te houden met de PM’ers. De oudercommissie krijgt zo namelijk een beter beeld wat veranderingen in het pedagogisch beleid betekenen in de praktijk en de pm’ers krijgen zo meer een idee wat voor ouders belangrijk is.

•

Voor de oudercommissie van een bso: contacten met de ouderraad en directie van de school/scholen. Dit kan handig/noodzakelijk zijn in het geval de bso plaatsvindt op school, maar ook op andere locaties. Onderwerpen van gesprek zijn bijvoorbeeld het gebruik van spelmateriaal, de overdracht tussen leerkracht/ bsomedewerker, afspraken over het ophalen van kinderen door een taxichauffeur, etcetera.

•

BOinK heeft een dagelijks spreekuur via telefoon en email. BOinK kan oudercommissies ondersteunen bij adviestrajecten en vragen beantwoorden

Machtiging/mandateren Een lokale oudercommissie geeft aan de centrale oudercommissie een machtiging af om op bepaalde adviesrechtonderwerpen te adviseren. Vaak gaat het om onderwerpen die organisatiebreed geregeld en geldend zijn zoals het algemene pedagogisch beleidsplan, de prijs, de openingstijden etc. In veel gevallen is het overigens zo dat de oudercommissies soms niet eens weten dat zij adviesrechtonderwerpen hebben gemachtigd. Soms is een centrale oudercommissie namelijk opgericht door de ondernemer en is de machtiging niet verlopen zoals het eigenlijk hoort. In de bijlage bij deze brochure vindt u een artikel over machtigen en een machtigingssformulier. Een dergelijk formulier kan als bijlage bij het reglement worden gevoegd. Het is aan te bevelen om eens in de twee jaar machtigingstafspraken opnieuw te bekijken. Dit kan op een goed voorbereide tweejaarlijkse bijeenkomst van lokale oudercommissies en de centrale oudercommissie. NB1: Het is het meest werkzaam als alle lokale oudercommissies dezelfde onderwerpen machtigen, dit is echter niet verplicht! Machtigen is namelijk onderdeel van de eigen werkwijze van de oudercommissie, deze mogen lokale oudercommissies zelf bepalen. NB2: Uit een recente uitspraak van de Klachtenkamer is gebleken dat ‘Mandateren’ wellicht niet de goede benaming is als het gaat over adviesrecht. De Klachtenkamer vindt ‘volmachtigen’ of ‘machtigen’ een passender begrip. Momenteel wordt deze aanpassing binnen de Branchepartijen besproken en daarna waarschijnlijk ook opgenomen in de voorbeeld- medezeggenschapsreglementen.

Bijlage 3: Machtigingsformulier Bijlage 2: Artikel mandateren

Wettelijke kaders in de vormgeving van medezeggenschap De Wet kinderopvang schrijft voor dat (art 58 lid 1): • ‘Een houder van een kindercentrum of een gastouderbureau stelt voor elk door hem geëxploiteerd kindercentrum of gastouderbureau een oudercommissie in die tot taak heeft hem te adviseren over de aangelegenheden, genoemd in artikel 60.’ En in artikel 58 lid 4 staat daarnaast: • ‘De oudercommissie bepaalt haar eigen werkwijze.’ Verschillende mogelijkheden in het vormgeven van de medezeggenschap: •

Per locatie is er een oudercommissie, er is geen centrale oudercommissie

•

Per locatie is er een oudercommissie en er is een centrale oudercommissie 1. De centrale oudercommissie heeft een machtiging gekregen van alle lokale oudercommissies op dezelfde adviesonderwerpen. 2. De centrale oudercommissie heeft een machtiging gekregen van een aantal lokale oudercommissies op dezelfde adviesonderwerpen en een aantal oudercommissies heeft geen machtiging afgegeven; deze behouden daarmee het adviesrecht op alle onderwerpen 3. De centrale oudercommissie heeft een machtiging gekregen van een aantal lokale oudercommissies die ieder voor zich hebben bepaald over welke onderwerpen zij een machtiging hebben gegeven, dit kunnen niet-overeenkomende onderwerpen zijn.

•

Per locatie is er een oudercommissie, er zijn regionale oudercommissies en een overkoepelende centrale oudercommissie. Binnen een dergelijk getrapt systeem zijn alle bovengenoemde vormen mogelijk.

•

Er is enkel een centrale oudercommissie die de adviesrechten heeft van de verschillende locaties. De Wet kinderopvang schrijft voor dat er op elke locatie een oudercommissie moet zijn, deze bestaat uit minimaal twee leden en heeft een eigen medezeggenschapsreglement en adviesrechten. Ook BOinK adviseert om op elke locatie een oudercommissie in te stellen. Veel beleid heeft op de verschillende locaties een andere uitwerking, enkel een centrale oudercommissie is daarom niet genoeg.

Modelreglement: Medezeggenschapsreglement dat opgesteld is door de branche verenigingen en BOinK waarin een voorbeeld van de formele afspraken tussen houder (of locatiemanager) en (centrale) oudercommissie vastliggen

12

13

Verdeling adviesrechten centraal/lokaal, volgens modelreglement Centraal (te machtigen door een lokale oudercommissie aan de centrale oudercommissie. NB: het is ook mogelijk om niets of enkel een aantal onderwerpen te mandateren)

Lokaal

1. De uitvoering van het algemene kwaliteitsbeleid van de organisatie met betrekking tot: · aantal kinderen per leidster · groepsgrootte · opleidingseisen beroepskrachten · inzetbaarheid beroepskrachten in opleiding; 2. Algemeen pedagogisch beleidsplan van de organisatie; 3. Algemene voedingsbeleid van de organisatie; 4. Algemene gezondheidsbeleid van de organisatie; 5. Algemene veiligheidsbeleid van de organisatie; 6. Vaststelling of wijziging van een klachtenregeling en het aanwijzen van de leden van de klachtencommissie conform de Wet Klachtrecht; 7. Openingstijden; 8. Wijziging van de prijs;

1. De uitvoering van het vestigingsspecifieke kwaliteitsbeleid van de organisatie met betrekking tot: · aantal kinderen per leidster · groepsgrootte · opleidingseisen beroepskrachten · inzetbaarheid beroepskrachten in opleiding 2. Vestigingsspecifiek pedagogisch beleidsplan; 3. Vestigingsspecifiek voedingsbeleid; 4. (Uitvoering van) risico-inventarisatie gezondheid 5. (Uivoering van) risico-inventarisatie veiligheid

Bijvoorbeeld als het gaat om het pedagogisch beleid kan worden vastgelegd dat de centrale oudercommissie adviseert over het centrale onderdeel van dit onderwerp: het centrale pedagogisch beleidsplan. Lokale oudercommissies hebben meer te maken met de uitwerking van het centrale pedagogisch beleid op de locatie en de pedagogische praktijk. Meestal heeft een organisatie richtlijnen en een praktische uitwerking per locatie; in de vorm van het zogenaamde pedagogisch werkplan. Het is dus logisch indien de lokale oudercommissies het adviesrecht op het pedagogisch werkplan op de locatie behouden. Een aantal voorbeelden van communicatieafspraken • De centrale oudercommissie raadpleegt bij alle (of van te voren bepaalde) adviesaanvragen de lokale oudercommissie, alvorens een definitief advies te schrijven. • Indien de centrale oudercommissie niet zeker is over de mening van haar achterban (de lokale oudercommissies), raadpleegt zij die. • Indien een bepaald voorgenomen besluit op centraal gebied dat bij de centrale oudercommissie wordt voorgelegd door de directie, veel implicaties zal veroorzaken op de (of bepaalde) vestiging(praktijk), is het een voorwaarde dat de centrale oudercommissie het voorstel voorlegt aan de lokale oudercommissie of de directie adviseert om de lokale oudercommissies zelf om advies te vragen. Een voorbeeld hierbij is het wijzigen van het centraal pedagogisch beleidsplan op het onderwerp groepssamenstelling. De organisatie wil alleen nog maar gaan werken met horizontale groepen. Voor de vestigingen die werken met verticale groepen, is dit een enorme wijziging. De centrale oudercommissie kan de directie adviseren om de betreffende lokale oudercommissies zelf om advies te vragen. De centrale oudercommissie kan een rol spelen bij het met elkaar in contact komen van losse lokale oudercommissies die met elkaar willen overleggen. • Na het uitbrengen van een advies, licht de centrale oudercommissie de lokale oudercommissies in over het gegeven advies en de reactie van de ondernemer hierop. • De lokale oudercommissies geven signalen door indien zij menen dat deze beter op centraal niveau besproken kunnen worden.

14

Goedwerkende communicatiekanalen: • Een intranet via de website van de kinderopvangorganisatie voor zowel lokale als de centrale oudercommissie(s) om met elkaar te overleggen, discussiëren en documenten en ideeën met elkaar te delen • De centrale oudercommissie bestaat uit afgevaardigden van de lokale oudercommissie. Let op: voor deze persoon is het wel een enorm tijdsbeslag. Het hoeft ook niet altijd goed te werken: bij het aanwezig zijn van een groot aantal lokale oudercommissies zou het aantal leden in de centrale oudercommissie te hoog worden. • E-mail. De kinderopvangorganisatie kan voor alle oudercommissies een eigen e-mailaccount aanmaken waardoor e-mailadressen voor iedereen te vinden zijn en er ook geen verandering van e-mailadressen hoeft plaats te vinden (als bijvoorbeeld leden wisselen) • Bijeenkomsten. Eén of tweemaal per jaar komen alle oudercommissies en de centrale oudercommissie bij elkaar om de belangrijke zaken te bespreken en opnieuw te bekijken of oudercommissies hun machtiging aan de centrale oudercommissie willen verlengen. Vergaderen In het werkplan van de oudercommissie kan opgenomen worden hoe vaak en met wie er vergaderd wordt. Zie voor richtlijnen het modelwerkplan voor oudercommissies. Aan te raden is om ook geregeld te vergaderen zonder aanwezigheid van directie of management. De oudercommissie kan zich zo bezinnen op standpunten en het stellen van eigen doelen. Het vaststellen van de agenda wordt meestal gedaan door de secretaris: hij/zij verzamelt voorafgaand aan een vergadering de te bespreken onderwerpen. Dit kunnen zaken zijn die door het management aangedragen zijn en/of door de oudercommissie zelf, maar ook signalen van ouders kunnen een aanleiding zijn voor een onderwerp van gesprek. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt, meestal door de oudercommissieleden (bijvoorbeeld bij toerbeurt) dat voor alle leden begrijpelijk is. Dus geen afkortingen en onbegrijpelijke verwijzingen. Vooral de besluiten met een korte weergave van de argumenten zijn van belang. Het verslag van de oudercommissie gaat in ieder geval naar de leden, de leidinggevende/directie (indien deze bij de vergadering aanwezig is geweest) en wordt wellicht in verkorte vorm beschikbaar gesteld aan de andere ouders/oudercommissies. Meestal wil het management de notulen eerst bekijken voordat ze opgehangen worden voor de ouders. Hier is op zich niets op tegen, lastiger wordt het als de oudercommissie van mening is dat bepaalde zaken onder de aandacht van de ouders zou moeten worden gebracht en wanneer het management dit niet toestaat. In dat geval kan de oudercommissie aan het management uitleggen wat volgens haar de rol van de oudercommissie is: de vertegenwoordiging van alle ouders. Informatievoorziening is in sommige gevallen onontbeerlijk. Het belang van goede notulen is ook van belang voor de GGD inspecteur, deze zal de notulen van de oudercommissie ook bekijken. Hij/zij moet onder andere beoordelen of de inspraak van ouders naar behoren functioneert. Adviestraject bij wijziging pedagogisch beleid Ervaring leert dat het (zeer) vroeg betrekken van de oudercommissie bij aanstaande (beleids) veranderingen erg positief voor beide betrokken partijen werkt. Bij veranderingen in de prijs en bijvoorbeeld openingstijden kan dit vroege betrekken niet altijd plaatsvinden. Maar bij onderwerpen die te maken hebben met het pedagogisch beleid is een vroegtijdige raadpleging gewenst. De aanzet tot verandering van het pedagogisch beleidsplan komt vaak voort uit ervaringen van ouders, pedagogisch medewerkers, of als er een wijziging is in het centrale beleidsplan van de organisatie. Om als oudercommissie inhoudelijk mee te kunnen praten is het nodig dat de oudercommissie inhoudelijk wordt betrokken bij de totstandkoming van voornemens tot wijziging. Een kinderopvangorganisatie is elke dag bezig om vanuit haar professie te kijken naar hoe er met de kinderen wordt omgegaan en dit vast te leggen in beleidsplannen. Omdat de meeste oudercommissies deze specifieke kennis ontberen, maar de mening van de oudercommissie wel van groot belang is, moet de organisatie meer moeite doen om bij het vragen van advies, ervoor te zorgen dat de oudercommissie inhoudelijk op de hoogte is. Deels kan dit bereikt worden door de oudercommissie in een vroeg stadium te betrekken in

15

Voor meer informatie over adviseren over pedagogische kwaliteit zie brochure: ‘Stappenplan adviseren pedagogische kwaliteit’

het besluitvormingsproces. Oudercommissies worden zo meegenomen in het proces en de adviesaanvraag kan zo als sluitstuk dienen van een wijziging. Wil een oudercommissie echt inhoudelijk meepraten dan vraagt dit anderzijds ook een investering in de informatieverzameling van de oudercommissie.

Het onderstaande schema geeft een overzicht van ouderparticipatie weer. Het is een denkkader dat zeker niet volledig is.

De theorie van Jan Peeters Peeters onderscheidt in zijn theorie drie terreinen van betrokkenheid van ouders bij de opvang te weten:

Kindbetrokkenheid: Hierbij staat het wel en wee van het eigen kind in de opvang centraal. De meeste ouders willen graag weten hoe hun kind zich voelt in de opvang. Alle ouders zetten zich hoe dan ook, op hun manier in, voor de opvoeding van hun kinderen. De oudercommissie kan alle ouders dan ook op deze manier bereiken. Opvangbetrokkenheid: Al wat ouders bezighoudt en te maken heeft met de groep waarin hun kind zit. De oudercommissie kan op dit vlak ouders bereiken die betrokken zijn bij het groepsgebeuren van de kinderen. Dit kan gaan van het aanwezig zijn bij handen spandiensten tot effectief meewerken binnen de opvang. Beleidbetrokkenheid: Hier gaat het over alles wat ouders interesseert met betrekking tot de opvang in zijn geheel en de manier waarop deze georganiseerd wordt: het beleid van de opvang. Deze betrokkenheid voelen enkel de ouders die interesse tonen om beleidsmatig mee te werken. Meestal zijn hiervoor niet zoveel ouders te vinden.

meeleven

Meedoen: Hier ligt de klemtoon op het verlenen van handen spandiensten, zowel klusjes als meedoen met de kinderen. Het gaat vooral om praktische deelname. Meedenken (inspraak): De ouders hebben een adviserende inbreng in de ontwikkeling van het concept, de organisatie, en het beleid van de opvang. Hiervoor moeten ouders structureel een plaats krijgen in de organisatie en georganiseerd zijn (bijvoorbeeld in een oudercommissie). Meebeslissen (medebeheer): De ouders hebben een beslissende bevoegdheid naast de andere betrokkenen m.b.t. activiteiten, concept, beleid, organisatie, enz. Ook hier moeten de ouders een plaats krijgen binnen de organisatie. Alle ouders binnen alle terreinen terugvinden is niet haalbaar. Hoeveel initiatieven men ook neemt, hoe geslaagd of minder geslaagd deze ook zijn, tenslotte beslissen ouders zelf hoe actief ze in de opvang willen zijn. Niet het aantal ouders dat de oudercommissie bereikt is belangrijk, wel dat de inbreng van ouders als belangrijk ervaren wordt en dat er met hun inbreng rekening gehouden wordt. Te hoge verwachtingen stellen heeft geen zin. Niet alle ouders wensen een zelfde soort participatie. Wel is het belangrijk om na te denken of de oudercommissie voldoende initiatieven neemt binnen alle terreinen. Het is aan de organisatie om te kijken en te luisteren naar wat de behoeften van ouders zijn en proberen er zo goed mogelijk aan tegemoet te komen. Het komt erop neer om ouders zo veel mogelijk kansen te geven om op hun manier deel te nemen aan de opvang en hiervoor de nodige stimulansen aan te reiken.

16

Opvangbetrokken

Beleidbetrokken

ouders begrijpen

informatie uitwisseling

ouders respecteren

afspraken

meedoen

ouders kunnen aanwezig zijn

ouders kunnen meedoen met de activiteiten

ouders kunnen meedenken over beleidszaken

meedenken

ouders formuleren wensen i.v.m. hun kind

ouders formuleren wensen i.v.m. de opvang

ouders formuleren wensen i.v.m. het beleid

meebeslissen

ouders kunnen meebeslissen over zaken die voor kind hun kind van belang zijn

ouders kunnen meebeslissen over pedagogische, organisatorische en praktische zaken

ouders kunnen meebeslissen over beleidsmatige aspecten

Vervolgens bekijkt Peeters vier manieren van ouderparticipatie binnen de opvang:

Meeleven: Hierbij merken we van ouders een actieve interesse voor het reilen en zeilen van de opvang en voor de beleving van hun kind. Er is aandacht voor wederzijdse informatieuitwisseling tussen de begeleiders en de ouders.

Kindbetrokken

informatie over beleidsmatige aspecten

Tips en ideeën om de communicatie met de achterban te verbeteren Het onderstaand overzicht van taken en ideeën, middelen en methoden kan helpen bij het opstellen van een actielijst om de communicatie met ouders te verbeteren. Enkele van die middelen zijn geschikt om ouders te informeren, andere zijn bedoeld als handreiking om voeling te houden met de achterban. Als er plannen gemaakt worden om de communicatie te verbeteren, is het zaak deze plannen ook te realiseren. Leg daarom vast wat er moet veranderen en welke taken daarvoor uitgevoerd moeten worden. Probeer bij de verdeling van taken voor elke taak het oudercommissielid te vinden dat het meeste affiniteit heeft met die activiteit. Sommige mensen hebben een makkelijke en vloeiende schrijfstijl, anderen vinden het leuk om op een informele manier contact te onderhouden met ouders.

> • •

Bekendheid van de oudercommissie vergroten onder (nieuwe) ouders en informeren van ouders Geschikte momenten en middelen zijn: het kennismakingsgesprek/ plaatsingsgesprek, de leidinggevende vertelt iets over de oudercommissie; de informatiebrochure van het kindercentrum wanneer nieuwe ouders zich oriënteren. In de informatiebrochure, die meestal enige tijd meegaat, moet alleen algemene informatie staan, zoals het doel van de oudercommissie, haar formele positie en een korte samenvatting van de activiteiten. Natuurlijk moet hier ook een uitnodiging aan nieuwe ouders in staan om zich op de hoogte te stellen van en deel te nemen aan de activiteiten van de oudercommissie. Vermijd feitelijke informatie zoals de naam en het telefoonnummer van de voorzitter. De kans dat deze informatie snel veroudert is te groot. De oudercommissie kan nieuwe ouders ook een persoonlijke welkomstbrief geven of sturen. Het doel van die brief is de nieuwe ouders te attenderen op het bestaan van de oudercommissie, te vertellen waar de oudercommissie zich mee bezighoudt en erop te wijzen dat een bepaalde ouder

17

•

• •

• • • • •

van de groep van hun kind aanspreekpunt is voor de oudercommissie. De brief moet niet te zakelijk zijn, maar iets uitstralen als ‘leuk dat je er bent’ en ‘als je ons nodig hebt kun je ons daar en daar vinden’. In deze brief kun je ouders ook vragen of zij een actieve bijdrage willen leveren aan het werk van de oudercommissie, en of zij misschien zelf oudercommissielid willen worden; een deel van de website van de organisatie, bijvoorbeeld onder een button ‘Medezeggenschap van ouders’ Hieronder kunnen dan het medezeggenschapsreglement, huishoudelijk reglement, werkplannen en communicatieplannen van de oudercommissie(s) geplaatst worden. Ook biedt deze ruimte op de website van de organisatie de perfecte mogelijkheid voor ouders om in contact te komen met hun oudercommissie door het plaatsen van contactgegevens van oudercommissies. een ouderavond waarop de oudercommissie zich presenteert; prikbord. Op het prikbord in de centrale hal van het kindercentrum kan de oudercommissie een eigen hoekje inrichten om ouders zo op de hoogte te houden. In dit hoekje kan zij aankondigingen doen, de notulen van de vergadering ophangen, meedelen hoe en waar zij bereikbaar is. Zorg dat het prikbord op een rustige maar goed zichtbare plek hangt waar ouders ongestoord de informatie kunnen lezen. Van groot belang zijn pasfoto’s van de oudercommissieleden. Deze kunnen op het prikbord gehangen worden met daarbij de namen van de oudercommissieleden, de namen van hun kinderen en de naam van de groep; een artikel in de (e-)nieuwsbrief van het kindercentrum; individuele contacten van oudercommissieleden met de ouders; periodiek: een brief aan alle ouders; (een ‘populaire’ vorm van) de notulen van de oudercommissievergadering ophangen op het informatiebord op het kindercentrum; een jaarverslag maken (zie ‘Ondersteuning oudercommissie; een werkplan).

> (E-) Nieuwsbrief Een nieuwsbrief is een uitstekend middel om de ouders op de hoogte te houden. Nu zal het ervan afhangen hoe intensief de oudercommissie werkt, hoe vaak zo’n nieuwsbrief uit moet komen. Een nieuwsbrief geeft ruimte om dieper op de zaken in te gaan en leent zich met name voor het toelichten van de standpunten van de oudercommissie over complexe zaken. Als de nieuwsbrief regelmatig uitkomt, kan die ook gebruikt worden voor bijvoorbeeld de notulen van de vergaderingen van de oudercommissie en andere wetenswaardigheden. De inhoud van de nieuwsbrief kan zijn: • de notulen van de vergaderingen van de oudercommissie; • de komende verkiezing van nieuwe oudercommissieleden; • wisselingen in de samenstelling van de oudercommissie; • de onderwerpen die aan de orde zijn geweest in het overleg met het management en de standpunten die de oudercommissie daarbij heeft ingenomen; • de activiteiten die de oudercommissie organiseert. De nieuwsbrief kan verstuurd of uitgedeeld worden op het kindercentrum, al naar gelang het budget van de oudercommissie. Het handigst is natuurlijk de informatie per mail versturen. Vraag daartoe de manager/ directie om de e-mailadressen van de ouders. Mocht de manager /directie dit niet willen (uit privacy-oogpunt) probeer dan zoveel mogelijk e-mailadressen te verzamelen door ouders hier zelf om te vragen (hang bijvoorbeeld een invullijst op het kindercentrum) > Een vaste rubriek in het krantje van het kindercentrum Als er voor een regelmatig terugkerende nieuwsbrief te weinig nieuws is, of als het kindercentrum regelmatig een krantje uitgeeft waarin ruimte gemaakt kan worden voor informatie van de oudercommissie, is een vaste rubriek in het krantje van het kindercentrum een goed middel om ouders op de hoogte te houden. Dezelfde onderwerpen als genoemd onder de (e-)nieuwsbrief kunnen in het krantje van het kindercentrum behandeld worden. Let bij het informeren van ouders altijd op dat de oudercommissie juiste en actuele informatie verschaft. Om een mening te kunnen vormen over de zaken waar de oudercommissie mee bezig is, hebben ouders in ieder geval juiste en actuele informatie nodig. Gebrek aan informatie

18

maakt dat ouders zich een verkeerd beeld vormen van de onderwerpen die de oudercommissie behandelt. Het kan er tevens toe leiden dat ouders menen dat zij geen recht van spreken hebben. Dit komt wel voor als er gecompliceerde zaken aan de orde zijn zoals de ontwikkeling van het pedagogisch beleid of de discussie over het verruimen van de openingstijden.

> •

• •

•

•

•

•

Als oudercommissie op de hoogte blijven van wat er onder de ouders leeft Geschikte momenten en middelen zijn naast bovengenoemde zaken: Individuele gesprekken van oudercommissieleden met de ouders van hun groep tijdens het halen en brengen, een koffieochtend of een gezamenlijke activiteit. Het kan handig zijn als alle oudercommissieleden zelf een soort staatje bijhouden van wie zij in een bepaalde week gesproken hebben zodat alle ouders bereikt worden. Een telefoonronde van oudercommissieleden onder ouders van hun groep om eens te praten over hoe alles loopt en hoe tevreden men is. Enquête. Als de oudercommissie in het overleg met het management een beslissing moet nemen over een bepaald onderwerp, kan het zinvol zijn de mening van ouders te peilen met behulp van een gerichte enquête. Een enquête is heel geschikt voor het peilen van de meningen over een probleem doordat er een paar eenvoudig te beantwoorden vragen gesteld kunnen worden. Onderwerpen die zich hiervoor lenen zijn onder meer de afspraken over de vakantiesluiting, het tijdstip van de Sinterklaasviering, de wensen en ideeën voor ouderavonden en de herinrichting van de buitenspeelplaats. Een tevredenheidsonderzoek. De oudercommissie is niet de aangewezen instantie om een tevredenheidsonderzoek uit te voeren onder de ouders van het kindercentrum. Dit is een taak van het kindercentrum dat een dergelijk onderzoek zelf kan uitvoeren of uit kan besteden. Dat neemt niet weg dat de oudercommissie wel de aanzet zou kunnen geven tot een tevredenheidsonderzoek en er aan mee zou kunnen werken. Wellicht kunnen sommige onderdelen ervan op het eigen functioneren betrokken worden. Het is altijd heel belangrijk dat de resultaten van een dergelijk onderzoek verwerkt worden in actie- en verbeterpunten en dat deze teruggekoppeld worden naar de ouders. Niets is zo ontmoedigend en ondermijnend voor het vertrouwen van ouders als zij gemotiveerd meewerken en uiteindelijk niet zien wat het resultaat is. Het is verstandig om meteen bij het begin aan te geven waarom de informatie wordt verzameld en wat er met de uitkomsten gaat gebeuren. Openbare vergadering. Vraag ouders die een bepaald idee of een uitdrukkelijke mening hebben over een onderwerp een oudercommissievergadering bij te wonen. Afscheid nemen. Kinderen verlaten meestal het kindercentrum omdat zij naar de basisschool of middelbare school gaan. Soms gaan zij weg om andere redenen. Voor een oudercommissie is het interessant te weten waarom ouders en kinderen het kindercentrum verlaten. Als oudercommissie kun je afscheid nemen door middel van een afscheidsbriefje waarin de ouders het allerbeste wordt gewenst en vervolgens verzocht wordt een kleine vragenlijst in te vullen en terug te sturen. Houd het vragenlijstje kort, stel hooguit drie of vier vragen; Ouders aanspreken op hun deskundigheid. Vraag aan ouders om hun specifieke deskundigheden op te geven en leg van die gegevens een databestandje aan. Er zijn altijd ouders die goed zijn in het maken van een video, boekhouder zijn, ervaring hebben met het verzorgen van de catering voor een feest of contacten hebben voor het huren van kraampjes voor de rommelmarkt. De bereidheid om mee te helpen is veelal groter als mensen werkelijk iets kunnen bieden waar zij goed in zijn. Meestal gaat het om afgebakende taken zodat ouders zich niet voor langere tijd hoeven vast te leggen.

19

3 VOORBEELD COMMUNICATIEPLAN Let bij het ondervragen van de ouders of in gesprek met hen op:

> Openheid Voor ouders is het vaak moeilijk om kritiek te uiten. Ze voelen zich afhankelijk en weten ook niet altijd wat ze mogen verwachten van het kindercentrum. In sommige culturen is het zelfs zeer onbeleefd om hardop te zeggen dat iets je niet bevalt. Een oudercommissie moet zoeken naar manieren waarop kritiek, maar ook complimenten, doorgegeven kunnen worden op een positieve en stimulerende manier. Een goede manier is het inbouwen van ‘structurele momenten’, waarop de mening van ouders als bijna vanzelfsprekend naar voren kan komen. Bijvoorbeeld op een ouderavond. Van een open houding kan de oudercommissie daarnaast getuigen door bijvoorbeeld in het informatieboekje expliciet te melden dat vragen en kritiek welkom zijn en wat ermee gedaan wordt. Het is belangrijk dat ouders expliciet uitgenodigd worden hun mening te geven, anders kunnen zij het gevoel krijgen dat ze zich ‘ongevraagd ergens mee bemoeien’.

> Communicatieplan Centrale oudercommissie en lokale oudercommissies

[Organisatienaam]

In dit voorbeeld communicatieplan zijn voorbeeldteksten te vinden die de (centrale) oudercommissie zelf naar de eigen situatie aan kan passen.

> Anonimiteit Soms kan het erg belangrijk zijn om anonimiteit te verzekeren. Vertellen wat je op je hart hebt is soms gemakkelijker als je jezelf niet bekend hoeft te maken. Een middel om ouders anoniem hun stem te laten horen is bijvoorbeeld een enquête. > Bereikbaar zijn Zorg ervoor dat het duidelijk is welk oudercommissielid aanspreekpunt voor alle ouders is. Misschien kan deze persoon een spreekuur houden door elke week op een bepaalde tijd in het kindercentrum aanwezig te zijn of door elke week een avond thuis telefonisch bereikbaar te zijn.

20

21

>

> Inleiding

Korte beschrijving welk doel dit communicatieplan heeft, hoe de medezeggenschapsstructuur bij de betreffende kinderopvangorganisatie eruit ziet en wat er in het communicatieplan wordt vastgelegd Het plan beschrijft deze afspraken voor de gehele medezeggenschap van de kinderopvangorganisatie. Lokale oudercommissies en de centrale oudercommissie kunnen zelf dit communicatieplan aanpassen naar hun eigen situatie en prioriteiten.

> Taken en doelen (centrale) oudercommissie > De (centrale) oudercommissie(s) en hun gesprekspartners > Bijlagen

(bijvoorbeeld): Medezeggenschapsreglement(en) Machtigingsformulier

Inleiding

Voorbeeldtekst Dit communicatieplan heeft als doel om inzichtelijk te maken hoe de communicatiestromen lopen tussen de lokale oudercommissies, centrale oudercommissie, management, directie, en de ouders van [naam organisatie]. Het gaat dus over samenwerking en informatie-uitwisseling. Ook liggen in dit plan afspraken vastgelegd over de wijze van communiceren: hoe en op welk moment zijn er contactmomenten. Dit communicatieplan zal daardoor een bijdrage leveren aan een efficiëntere werkwijze. Voor nieuwe oudercommissieleden wordt met dit plan snel inzichtelijk wat ieders positie is en wat de afspraken zijn. Samen met een eigen werkplan per oudercommissie, wordt zo de inwerkperiode van ieder nieuw oudercommissielid vergemakkelijkt. De oudercommissies bestaat uit lokale oudercommissies die de locatiespecifieke ouderbelangen behartigen en een centrale ouderraad die de organisatiebrede ouderbelangen behartigt. Oudercommissies hebben adviesrecht op een aantal onderwerpen en het is de keus van iedere afzonderlijke lokale oudercommissie om de centrale onderwerpen te machtigen naar de centrale oudercommissie. Onder 3 De (centrale) oudercommissie(s) en hun gesprekspartners zijn eerst in schema alle communicatiepartners van de (centrale) oudercommissie te zien. Deze verschillende communicatielijnen vormen de verschillende kopjes in dit communicatieplan. In dit plan worden alle adviesrechtonderwerpen genoemd en is er een verdeling gemaakt van deze onderwerpen die van toepassing zijn op het centrale beleid van [naam organisatie] en het locatiespecifieke beleid op de vestigingen. Ook staat er beschreven welke lokale oudercommissies de centrale oudercommissie machtigen en voor welke onderwerpen Het medezeggenschapsreglement van de (centrale) oudercommissie(s) is de officiële basis voor de afspraken tussen (centrale) oudercommissie(s) en ondernemer. De centrale oudercommissie en de verschillende oudercommissies hebben ieder een eigen medezeggenschapsreglement. Dit medezeggenschapreglement is bijgevoegd als bijlage bij dit communicatieplan [medezeggenschapsreglement toevoegen als bijlage]

VOORBEELD COMMUNICATIEPLAN

VOORBEELD COMMUNICATIEPLAN 22

Inhoudsopgave

23

> De (centrale) oudercommissie(s) en hun gesprekspartners

Voorbeeldtekst

Leg hier in schema de medezeggenschapsstructuur bij [naam organisatie] vast. Per communicatielijn kan vervolgens beschreven worden wat de uitgangspunten en concrete afspraken zijn.

De (centrale) oudercommissie(s) van [naam organisatie] stellen zich ten doel om de belangen van kinderen en ouders zo goed mogelijk te behartigen door mee te denken over het beleid van [naam organisatie]. Enerzijds via het adviesrecht zoals dat in de Wet kinderopvang ligt vastgelegd. Anderzijds wil(len) de (centrale) oudercommissie(s) een klankbord vormen voor [naam organisatie] over allerhande zaken. De (centrale) oudercommissie(s) willen op een zo open mogelijke wijze communiceren en alle belanghebbenden helder en duidelijk informeren.

Voorbeeldtekst In onderstaand schema is het organigram van de medezeggenschap van ouders van [naam kinderopvangorganisatie] weergegeven. Per communicatielijn zijn in dit hoofdstuk de belangrijkste communicatieafspraken vastgelegd.

De taken van de oudercommissies zijn de volgende: •

advies uitbrengen conform de Wet kinderopvang artikel 60 lid 1; (zie het medezeggenschapsreglement voor een opsomming van de onderwerpen, zie ook onder 3 Organisatiestructuur medezeggenschap).

•

het op verzoek als adviseur deelnemen aan teamvergaderingen en directieoverleg;

•

het op verzoek leveren van een inbreng op ouderavonden en themabijeenkomsten;

•

het zorgdragen voor goede en heldere communicatie tussen oudercommissies en ouders;

•

het fungeren als aanspreekpunt voor ouders en ouders zo nodig informeren over procedures zoals b.v. de klachtenprocedure

•

het zorgen voor een goede interne communicatie binnen de oudercommissies en de centrale oudercommissie;

•

het (bijdragen aan) organiseren van bijzondere activiteiten zoals bijvoorbeeld: het zomerfeest, ouderavond over pedagogische beleid etc.) Meer hierover is te vinden in ons eigen werkplan.

Raad van Bestuur of Raad van Toezicht


VOORBEELD COMMUNICATIEPLAN 24

> Taken en doelen van de (centrale) oudercommissie

5

1

Directie

5

of

4 Centrale oudercommissie

6

Ondernemingsraad 1

3 9

Loc. Manager ( LM) 2

Lokale oudercommissie (OC) 8 Ouders

LM

LM

LM

LM

LM

2

2

2

2

2

7 OC

7

OC

7

OC

7

OC

7

OC

8

8

8

8

8

Ouders

Ouders

Ouders

Ouders

Ouders

7

LM

LM

2

2

OC

7

OC

8

8

Ouders

Ouders

25

Centrale oudercommissie - directie Lokale oudercommissies (die geen machtiging hebben gegeven) - directie

Centrale oudercommissie- directie De basis voor communicatieafspraken ligt vast in het medezeggenschapsreglement van de centrale oudercommissie (zie bijlage). De belangrijkste afspraken: • De centrale oudercommissie adviseert de directie over de onderwerpen waarvoor oudercommissies genoemd onder 3 Centrale oudercommissie – lokale oudercommissies, hun mandaat/machtiging hebben afgegeven. Dit zijn de volgende onderwerpen: 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7.

De uitvoering van het algemene kwaliteitsbeleid van de organisatie met betrekking tot: · aantal kinderen per leidster · groepsgrootte · opleidingseisen beroepskrachten · inzetbaarheid beroepskrachten in opleiding; Algemeen pedagogisch beleidsplan van de organisatie; Algemeen voedingsbeleid van de organisatie; Algemeen gezondheidsbeleid van de organisatie; Algemeen veiligheidsbeleid van de organisatie; Vaststelling of wijziging van een klachtenregeling en het aanwijzen van de leden van de klachtencommissie conform de Wet Klachtrecht; Openingstijden.

• Adviestraject: De centrale oudercommissie heeft adviesrecht op de genoemde onderwerpen. Dit betekent dat de directie voorgenomen besluiten in het beleid op deze onderwerpen ter advies voorlegt aan de centrale oudercommissie. De afspraken hierbij zijn: 1. 2.

3.

4. 5.

6.

7.

8.

9.

De adviestermijn voor de centrale oudercommissie is zes weken, In overeenstemming tussen de houder en minimaal twee leden van de centrale oudercommissie, waaronder de voorzitter, kan voor zeer dringende adviesaanvragen een kortere maximale adviestermijn worden afgesproken; In het geval het een voorgenomen wijziging/besluit over het pedagogisch beleid betreft, spreken partijen af dat de centrale oudercommissie eerder om advies wordt gevraagd. Ervaring wijst uit dat het betrekken van de centrale oudercommissie vanaf het ontstaan van de plannen tot wijziging van het centrale pedagogisch beleid tot een vruchtbaar resultaat leidt. Indien de centrale oudercommissie geen advies geeft binnen zes weken wordt de oudercommissie verondersteld positief te adviseren; De houder geeft de centrale oudercommissie tijdig en desgevraagd schriftelijk alle informatie die de centrale oudercommissie redelijkerwijs voor de vervulling van haar taak nodig heeft (Wk art 60 lid 4). Pas vanaf het moment dat aan deze volwaarde is voldaan, gaat de termijn genoemd onder 1. of 2. in Tenminste één maal per jaar krijgt de centrale oudercommissie schriftelijk de algemene gegevens over het beleid dat door de kinderopvangorganisatie het afgelopen jaar gevoerd is en in het komende jaar gevoerd zal worden, inzake de onderwerpen waarover een machtiging is gegeven; De houder mag alleen afwijken van een advies van de centrale oudercommissie indien hij schriftelijk en gemotiveerd kan aangeven dat het belang van de kinderopvang zich tegen het advies verzet (Wk art 60 lid 2); De houder geeft maximaal zes weken na het verkrijgen van het advies van de centrale oudercommissie schriftelijk aan of het advies van de centrale oudercommissie al dan niet gevolgd wordt. De centrale oudercommissie mag de directie ook ongevraagd adviseren.

• De centrale oudercommissie kan de directie twee keer per jaar, of zoveel vaker als de centrale oudercommissie nodig acht, te verzoeken deel te nemen aan (een gedeelte van) de vergadering van de centrale oudercommissie.

26

• De voorzitter van de centrale oudercommissie voert regelmatig overleg met de directie. • Zowel centrale oudercommissies als directie zetten zich in voor een goede samenwerking, benaderen elkaar met wederzijds respect en houden zich aan een eventuele geheimhoudingsplicht. Lokale oudercommissies (die geen machtiging hebben gegeven voor (sommige) adviesrechtonderwerpen) – directie De lokale oudercommissies die geen mandaat/machtiging voor (sommige) adviesrechtonderwerpen hebben afgegeven, bespreken deze algemene onderwerpen met de directie. De onderwerpen die locatiegebonden zijn, worden met de locatiemanager besproken zoals onder 2 Locatiemanager- lokale oudercommissie

2

Locatiemanager- lokale oudercommissie

De basis voor communicatieafspraken ligt vast in het medezeggenschapsreglement van de lokale oudercommissie. De belangrijkste afspraken: • Lokale oudercommissie adviseert locatiemanager over de onderwerpen waarvoor oudercommissies geen machtiging hebben gegeven. Dit zijn de volgende onderwerpen: 1.

2. 3. 4. 5.

De uitvoering van het vestigingsspecifieke kwaliteitsbeleid van de organisatie met betrekking tot: · aantal kinderen per leidster · groepsgrootte · opleidingseisen beroepskrachten · inzetbaarheid beroepskrachten in opleiding Vestigingsspecifiek pedagogisch beleidsplan; Vestigingsspecifiek voedingsbeleid; (Uitvoering van) risico-inventarisatie gezondheid (Uitvoering van) risico-inventarisatie veiligheid

• Adviestraject: De lokale oudercommissie heeft adviesrecht op de genoemde onderwerpen. Dit betekent dat de locatiemanager voorgenomen besluiten in het beleid op deze onderwerpen ter advies voorlegt aan de lokale oudercommissie. De afspraken hierbij zijn: 1. 2.

3.

4. 5.

6.

7.

8.

De adviestermijn voor de lokale oudercommissie is vier weken, In overeenstemming tussen de houder en minimaal twee leden van de centrale oudercommissie, waaronder de voorzitter, kan voor zeer dringende adviesaanvragen een kortere maximale adviestermijn worden afgesproken; In het geval het een voorgenomen wijziging/besluit over het pedagogisch beleid betreft, spreken partijen af dat de lokale oudercommissie eerder om advies wordt gevraagd. Ervaring wijst uit dat het betrekken van de oudercommissie vanaf het ontstaan van de plannen tot wijziging van het pedagogisch beleid tot een vruchtbaar resultaat leidt. Ook neemt het draagvlak voor een nieuw pedagogisch beleid toe als de pedagogisch medewerkers worden betrokken bij de plannen. Indien de lokale oudercommissie geen advies geeft binnen vier weken wordt de oudercommissie verondersteld positief te adviseren; De locatiemanager geeft de lokale oudercommissie tijdig en desgevraagd schriftelijk alle informatie die de lokale oudercommissie redelijkerwijs voor de vervulling van haar taak nodig heeft (Wk art 60 lid 4). Pas vanaf het moment dat aan deze volwaarde is voldaan, gaat de termijn genoemd onder 1. of 2. in. Tenminste één maal per jaar krijgt de oudercommissie schriftelijk de algemene gegevens over het beleid dat door de kinderopvangorganisatie het afgelopen jaar gevoerd is en in het komende jaar gevoerd zal worden, inzake de onderwerpen waarover geen machtiging is gegeven door de lokale ouder commissies. De locatiemanager mag alleen afwijken van een advies van de oudercommissie indien hij schriftelijk en gemotiveerd kan aangeven dat het belang van de kinderopvang zich tegen het advies verzet (Wk art 60 lid 2); De locatiemanager geeft maximaal vier weken na het verkrijgen van het advies van



1

27

•

• •

3

• • •

Centrale oudercommissie – lokale oudercommissies

De oudercommissies bestaan uit lokale oudercommissies die de kindercentrum specifieke ouderbelangen behartigen en een centrale oudercommissie die de organisatiebrede ouderbelangen behartigt. Aangezien bij [naam organisatie] een centrale oudercommissie werkzaam is, hebben lokale oudercommissies de mogelijkheid bepaalde adviesrechtonderwerpen te machtigen aan de centrale oudercommissie. In de bijlage van dit communicatieplan zit een voorbeeld-machtigingsformulier waarmee een lokale oudercommissie een aantal zelfgekozen onderwerpen kan machtigen. Een ingevuld machtigingsformulier dient als bijlage aan ieders medezeggenschapsreglement te worden toegevoegd. In het kader van zo effectief mogelijk met de adviesrechten om te gaan, is het aan te bevelen om als lokale oudercommissie de centrale onderwerpen te machtigen. De volgende lokale oudercommissies hebben een machtiging voor de onderwerpen op pagina 28 afgegeven aan de centrale oudercommissie± • [naam lokale oudercommissie] • [naam lokale oudercommissie] • [naam lokale oudercommissie] • [naam lokale oudercommissie] • [naam lokale oudercommissie] De volgende lokale oudercommissies hebben geen machtiging of een beperkte machtiging afgegeven aan de centrale oudercommissie (voor deze oudercommissies: kijk ook bij 1 Communicatie met directie): - [naam lokale oudercommissie], behoudt alle adviesrechten genoemd op pagina 26 en 27. - [naam lokale oudercommissie], behoudt alle adviesrechten genoemd op pagina 26 en 27. - [naam lokale oudercommissie], behoudt naast de adviesrechten genoemd op pagina 27 ook de volgende adviesrechten: [adviesrecht centraal onderwerp], [adviesrecht centraal onderwerp]

• • •

Van de volgende communicatiekanalen wordt gebruik gemaakt (kies opties): •

•

•

•

Een intranet via de website van de kinderopvangorganisatie voor zowel lokale als de centrale oudercommissie(s) om met elkaar te overleggen, discussiëren en documenten en ideeën met elkaar te delen. De centrale oudercommissie bestaat uit afgevaardigden van de lokale oudercommissie. Deze afgevaardigden houden hun lokale oudercommissie op de hoogte van wat er tijdens centrale oudercommissievergaderingen wordt besproken. Ook andersom is er een informatiestroom. E-mail. De kinderopvangorganisatie kan voor alle oudercommissies een eigen e-mailaccount aanmaken waardoor e-mailadressen voor iedereen te vinden zijn en er ook geen verandering van e-mailadressen hoeft plaats te vinden (als bijvoorbeeld leden wisselen). Bijeenkomsten. Eén of tweemaal per jaar komen alle oudercommissies en de centrale oudercommissie bij elkaar om de belangrijke zaken te bespreken en opnieuw te bekijken of oudercommissies hun machtiging willen verlengen.

4

Directie- Vestigingsmanagers, nvt

5

Directie- Ondernemingsraad, nvt.

Ondernemingsraad moet ook om advies worden gevraagd bij aanstaande wijzigingen.

6

Ondernemingsraad- Centrale oudercommissie

Afspraken tussen centrale oudercommissie en lokale oudercommissies (kies opties):

Eenmaal per jaar is er een overleg tussen deze twee adviesorganen of zoveel vaker als dat gewenst is. Dit kan bijvoorbeeld indien beide medezeggenschapsraden over hetzelfde onderwerp advies moeten uitbrengen.

•

7

• •

•

28

De oudercommissie kan het vestigingshoofd drie keer per jaar, of zoveel vaker als de oudercommissie nodig acht, verzoeken deel te nemen aan (een gedeelte van) de vergadering van de oudercommissie. De voorzitter van de lokale oudercommissie voert regelmatig overleg met de locatiemanager. Zowel lokale oudercommissies als de locatiemanager zetten zich in voor een goede samenwerking, benaderen elkaar met wederzijds respect en houden zich aan een eventuele geheimhoudingsplicht.

commissie ook in die situatie de verschillende lokale oudercommissies moeten betrekken in het uiteindelijke advies. Bijvoorbeeld in het geval het centrale pedagogisch beleid gaat wijzigen; de directie wil het werken met verticale groepen op alle vestigingen doorvoeren. Op de locaties waar op dat moment met horizontale groepen wordt gewerkt, heeft dit enorme implicaties. De betreffende lokale oudercommissies moeten dan eerst om advies worden gevraagd. Na het geven van advies, licht de centrale oudercommissie de lokale oudercommissies in over het gegeven advies en de reactie van de ondernemer hierop. De lokale oudercommissies geven signalen door indien zij denken dat deze beter op centraal niveau besproken kunnen worden. Lokale oudercommissies kunnen op ieder gewenst moment, bijvoorbeeld bij slecht functioneren centrale oudercommissie) hun machtiging terughalen. Dit moet echter niet het uitgangspunt zijn. Het zou de werkbaarheid en het vertrouwen over en weer niet bevorderen als machtigingen constant gegeven en ingetrokken worden. Notulen van zowel lokale- als centrale oudercommissie(s) worden beschikbaar gesteld aan elkaar. [aanvullende afspraak] [aanvullende afspraak]

De centrale oudercommissie raadpleegt bij alle (of van te voren bepaalde) adviesaanvragen de lokale oudercommissie, alvorens een definitief advies te schrijven. Indien de centrale oudercommissie niet zeker is over de mening van haar achterban (de lokale oudercommissies), raadpleegt zij die. Indien een bepaald voorgenomen besluit op centraal gebied dat bij de centrale oudercommissie wordt voorgelegd door de directie, veel implicaties zal veroorzaken op de vestiging zal de centrale oudercommissie het voorstel voorleggen aan de lokale oudercommissies. Bijvoorbeeld in het geval dat er voorstel tot wijziging van de openingstijden is. Indien een bepaald voorgenomen besluit op centraal gebied dat bij de centrale oudercommissie wordt voorgelegd door de directie, een verschillende uitwerking op de verschillende vestigingen verwacht te hebben, zal de centrale ouder-

Lokale oudercommissies onderling

Alle lokale oudercommissies hebben van de kinderopvangorganisatie een eigen e-mail adres gekregen namelijk: [oc.naam locatie@ naam kinderopvangorganisatie.com] Oudercommissies kunnen zo op ieder gewenst moment contact met elkaar opnemen. Ook heeft [naam organisatie] een platform op haar website ontwikkeld dat enkel toegankelijk is voor oudercommissies van [ naam organisatie]. Bij grote aanstaande wijzigingen kunnen oudercommissies met elkaar discussiëren en kunnen er afspraken worden gemaakt over werkgroepjes die zich wat dieper in een onderwerp willen verdiepen. Ook kunnen ervaringen en documenten met elkaar worden gedeeld. Bij bijvoorbeeld adviestrajecten over wijzigingen in het pedagogisch beleidsplan; wellicht zijn er vestigingen van dezelfde organisatie die een dergelijke wijziging al eens eerder van dichtbij hebben meegemaakt.



9.

de lokale oudercommissie schriftelijk aan of het advies van de oudercommissie al dan niet gevolgd wordt. De oudercommissie mag ook ongevraagd adviseren.

29

4 BIJLAGEN


Voor meer ideeën: doe de Verbetermeter voor achterbancommunicatie in Bijlage 4

30

8

Lokale oudercommissie- achterban

Hoe de lokale oudercommissies met de andere ouders in het kindercentrum communiceren, is aan de lokale oudercommissies zelf. Hieronder staan een aantal werkwijzen die ingezet kunnen worden of aangepast.

Laat ouders weten dat er een oudercommissie is • Een welkomstbrief van de oudercommissie wordt tijdens het intakegesprek aan alle nieuwe ouders meegegeven. Hierin staat duidelijk het doel van de oudercommissie en waarvoor ouders bij hen terecht kunnen. • Per groep is er een ‘groepouder’. Door de foto’s van de oudercommissieleden in de centrale hal, met daarbij aangegeven van welke groep dit oudercommissielid het aanspreekpunt is (en wiens ouder het is), weten ouders bij wie ze moeten zijn. • (e-) Nieuwsbrief wordt elke 4 weken verspreid • Oudercommissie neemt een vast onderdeel van de nieuwsbrief van het kindercentrum voor haar rekening.

Bijlage 1 Communicatie en gesprekstechnieken Bijlage 2 Artikel Mandateren (machtigen) Bijlage 3 Machtigingsformulier (kan ook als bijlage bij voorbeeldcommunicatieplan) Bijlage 4 Verbetermeter achterbancommunicatie

Weet wat er onder de ouders leeft • Regelmatige belrondes onder ouders • Oudercommissieleden brengen geregeld wat extra tijd door op de groep bij het halen en brengen om zo in gesprek te komen met ouders • Elke twee jaar wordt er in samenwerking met het management een tevredenheidsonderzoek gedaan. De resultaten worden teruggekoppeld naar de ouders. Let er op dat vooral ook naar tevredenheid over pedagogische kwaliteit wordt gevraagd. Zie voor tips de brochure ‘ Stappenplan adviseren pedagogische kwaliteit • Bij beleidsveranderingen die veel implicaties hebben, wordt het beleidsvoornemen van het management aan de ouders voorgelegd en worden hun meningen gepeild Houd ouders op de hoogte • Eigen (e-) nieuwsbrief • Vast onderdeel van de nieuwsbrief van het kindercentrum • Oudercommissie (mede) organiseert jaarlijks een ouderavond over een deel van het pedagogisch beleidsplan. Betrek ouders bij het kinderdagverblijf • Organiseren van activiteiten waaraan ouders deel kunnen nemen. Voorbeelden: jaarlijks uitstapje met alle kinderen (begeleiding van hulpouders), versieren van het kindercentrum voor kerst/ sinterklaas, samen cadeautjes inpakken, zelfgemaakte dingen voor ‘Dag van de leidster’ laten maken. • Om ouders meer te betrekken bij de pedagogische praktijk van het kindercentrum wordt jaarlijks per groep een ouderavond georganiseerd waarbij pedagogisch medewerkers en ouders aanwezig zijn.

9

Centrale oudercommissie- individuele ouders

De centrale oudercommissie hoort graag de opmerkingen van individuele ouders die betrekking hebben op het algemene, centrale beleid van de kinderopvangorganisatie. Deze signalen zal de centrale oudercommissie oppakken en indien nodig meenemen in het overleg met de directie. De contactinformatie van de centrale oudercommissie voor individuele ouders is te vinden via de website van de kinderopvangorganisatie. De centrale oudercommissie gebruikt een deel van de website van de kinderopvangorganisatie om ouders te informeren over haar taken en resultaten.

31

Bijlage 1 Communicatie en gesprekstechnieken

Iedere (centrale) oudercommissie zal haar eigen manier van communiceren hebben (ontwikkeld) Bij sommigen zal het er erg formeel aan toe gaan, bij anderen juist niet. De manier waarop gecommuniceerd wordt, is altijd afhankelijk van de intenties, belangen, positionering, kennis etc van iedere partij. Daarom is onze gouden tip dan ook: Indien je niet tevreden bent over de manier waarop er gecommuniceerd wordt tussen beide partijen: maak dit dan bespreekbaar. Sommige managers voelen zich misschien snel aangevallen, anderen nemen de oudercommissie niet serieus genoeg. In sommige gevallen is het handig als een voorzitter alleen het gesprek aangaat en in andere gevallen is het juist goed als jullie je als groep sterk maken door samen het gesprek aan te gaan. Vooral van belang is om ieders intenties boven te krijgen en qua kennis ook meer op één lijn te komen. Enkele tips voor het voeren van een gesprek: •

•

• •

• •

•

•

•

• • • •

32

Laat de ander uitspreken. Onderbreken duidt erop dat hetgeen je wilt zeggen belangrijker is dan de gedachten van de ander. Door elke keer wanneer de ander uitgesproken is 2 seconden te wachten voordat je het woord neemt, voorkom je dat je deze fout maakt. Maak gebruik van stilte. Stiltes hebben een belangrijke functie, de medewerker zoekt in zijn herinnering naar het juiste woord, vormt zich een mening of evalueert wat hij zojuist gehoord of gezegd heeft. Wanneer je blijft zwijgen zal je gesprekspartner in 9 van de 10 gevallen weer gaan praten en de informatie die dan volgt is meestal waardevol. Vat samen. Dat wil zeggen in je eigen woorden weergeven wat je de ander hebt horen zeggen zonder daarin een oordeel te verwerken. Reflecteer. Gesprekken spelen zich altijd af op twee niveaus : het inhoudelijke en het emotionele niveau. Het inhoudelijk niveau betreft de letterlijke betekenis. Maar heb ook oog voor de emotie, boosheid, angst en irritatie. Deze verraden zich in intonatie en non-verbale signalen. In zo’n situatie sta je altijd eerst stil bij die emotie. Dit doe je door te reflecteren, de ander te laten zien dat je zijn gevoelens hebt waargenomen en ze niet veroordeelt. ‘Ik zie dat je nogal van streek bent’ of ‘ik kan me je ergernis goed voorstellen’. Dit is een goede manier om een emotioneel geladen iemand te kalmeren. Stel open vragen. Door vragen bijvoorbeeld met hoe, wat of waarom te laten beginnen. Vermijd suggestieve vragen. Suggestieve vragen zijn niet bedoeld om informatie te krijgen, maar om de ander te laten zeggen watje graag wil horen. Bijvoorbeeld ‘Vind je dit ook niet een goed kloksysteem?’ of ‘Je zult het toch met me eens zijn, dat we niet iedereen zo’n dure cursus kunnen geven?’. Vraag door. Doorvragen schept verduidelijking voor de luisteraar, maar ook voor de verteller zelf. Je dwingt de medewerker de zaken zorgvuldig op een rijtje te zetten. Bijvoorbeeld ‘Wat moet ik me daar bij voorstellen?’ of ‘Kun je daar voorbeelden van noemen?’. Confronteer. Het kan voorkomen dat mensen zichzelf tegenspreken of dat hetgeen ze zeggen in tegenspraak is met wat ze non-verbaal vertellen. Confronteer de ander in dat geval met de tegenstrijdigheden in zijn / haar woorden en vraag om verduidelijking. Bijvoorbeeld ‘Je zegt dat Piet nooit tijd heeft om met je te praten en je zegt dat hij altijd vage antwoorden geeft, hoe moet ik dat rijmen?’ of’ Je zegt dat je het vandaag in orde gaat maken maar ik bespeur toch enige aarzeling, heb ik dat goed?’. Stem af op je gesprekspartner. Zorg dat de boodschap op de juiste manier wordt overgebracht door af te stemmen op het niveau van de gesprekspartner. Check aan de hand van (non-)verbale reacties of je inschatting van het denken kennisniveau van je gesprekspartner juist is. Bereid je voor. Voorbereiden houdt in dat je voor jezelf puntsgewijs opschrijft wat je wilt gaan zeggen, in welke volgorde en welke argumenten je hebt. Speel op de bal, niet op de man. Beperk je tot waargenomen gedrag en feiten. Wees expliciet en vertel wat er niet goed is en waarom niet. Open houding. Zorg er altijd voor dat je in een licht, naar de ander toe, gebogen actieve houding zit. Voorkom daarbij dat je handen je halve gezicht bedekken. Oogcontact. Zorg voor oogcontact maar overdrijf niet.

• • •

Spreektempo. Een wat langzaam spreektempo vergroot de begrijpelijkheid en de overtuigingskracht Stoelopstelling. Zorg voor een stoelopstelling waarbij je niet tegenover de ander zit, maar bijvoorbeeld in een hoek van 90 graden. De spreekruimte.Voorkom dat je gestoord wordt.

> Conflicten Waar mensen met elkaar werken, wordt gecommuniceerd en kunnen conflicten voorkomen. Tussen een oudercommissie en het locatiehoofd/directie kan door verschillende belangen en/of houdingen een conflict ontstaan. Soms heeft een oudercommissie het gevoel dat er niet naar haar geluisterd wordt en/of dat het management de oudercommissie niet betrekt bij belangrijke beleidsaangelegenheden. Hoe ga je daar als oudercommissie mee om? In veel gevallen is het goed als het conflict wordt uitgesproken. Het hangt natuurlijk van het conflict af maar vaak is het goed als een oudercommissielid (de voorzitter) om de tafel gaat zitten met de directe gesprekspartner van de oudercommissie. Een goede communicatie is dan van groot belang. Ook bínnen de oudercommissie kan er sprake zijn van conflicten tussen de leden. Leden van een oudercommissie hebben vaak zeer uiteenlopende achtergronden en verschillen ook vaak in hun visie op hun werk in de oudercommissie. Juist in een oudercommissie is het van groot belang dat de ‘neuzen dezelfde richting op staan’. Aan een conflict tussen leden moet daarom ook aandacht worden besteed. Dat kan een gesprek tussen twee leden zijn of met een derde persoon als ‘bemiddelaar’. Er zijn verschillende stijlen om conflicten te hanteren. We gaan hier in op conflicthantering bij situaties waarin de belangen van twee partijen onverenigbaar lijken te zijn. In zo’n situatie reageert iedereen anders. Het gedrag bij een conflict kan altijd beschreven worden aan de hand van 2 dimensies: 1. De mate waarin iemand gericht is op het bereiken van het doel, het onderwerp, ofwel de “zaak” 2. De mate waarin iemand gericht is op het behouden van een goede verhouding met de andere persoon, ofwel de “relatie” Met deze twee basisdimensies kunnen we grofweg vijf persoonlijke stijlen van conflicthantering vaststellen.

ZAAK-gericht

Doordrukken (forceren)

Samenwerken (relatiegericht)

Compromis zoeken (onderhandelen)

Vermijden (ontlopen)

Aanpassen

Alle vijf genoemde stijlen zijn nuttig in bepaalde situaties en we kunnen dus geen algemeen geldende strategie geven.

33

De effectiviteit van een bepaalde conflicthanteringstijl hangt af van:

Vandaar dat het belangrijk is: • Te ontdekken wat je eigen favoriete stijl is, wat daarvan de voordelen maar ook de valkuilen zijn • En proberen ook de andere stijlen toe te passen als die voor een bepaalde situatie geschikter zijn

Kenmerken: • Hier streeft men noch zijn eigen belangen noch die van de ander na. • De stijl is te herkennen aan de houding van onverschilligheid van degene die de stijl hanteert. • Door een passieve en afwachtende houding aan te nemen, trekt men zich terug uit de onderlinge relaties. Wanneer bruikbaar: • Als een onderwerp triviaal is, van voorbijgaand belang of als andere onderwerpen urgenter zijn. • Als de mogelijke schade van het conflict groter is dan de vruchten van de oplossing. • Om mensen te laten afkoelen, om spanningen terug te brengen tot een productief niveau en het gevoel voor juiste proporties te herkrijgen. • Als het verzamelen van meer informatie meer voordelen biedt dan een onmiddellijke beslissing. • Als anderen het probleem beter kunnen oplossen.

De verschillende stijlen:

Compromis

•

•

De eisen die een bepaalde conflictsituatie stelt (bijvoorbeeld in acute crisissituaties is het belangrijk dat er direct iets gebeurt (zaak) dan dat eerst ieders mening wordt gevraagd en gerespecteerd (relatie) En de vaardigheid waarmee men de stijl gebruikt

Ieder van ons kan elke manier gebruiken, maar de meeste mensen hebben duidelijke voorkeuren. Daardoor ontstaat de neiging om meer op die bepaalde voorkeursstijl te vertrouwen en die aldus veel te gebruiken (zelfs in situaties waarin deze stijl misschien wel averechts kan werken).

Doordrukken

Kenmerken: • Eigen doelstellingen nastreven ten koste van de ander. • Elk middel te baat nemen om zijn standpunt, positie of ‘zaak’ er door te drukken. • Kan gelijk staan met ‘zijn goed recht verdedigen’, een standpunt verdedigen dat gewettigd lijkt, of eenvoudig, trachten te winnen. Wanneer bruikbaar: • Wanneer een snelle beslissing van vitaal belang is. • In belangrijke zaken wanneer niet-populaire actiemiddelen moeten worden ingepland (bijvoorbeeld budgetinkrimping, disciplinemaatregelen…). • In zaken die van levensbelang zijn voor de organisatie wanneer je overtuigd bent van de gegrondheid ervan (bijvoorbeeld respecteren van regels op het gebied van veiligheid en hygiëne). • Om jezelf te beschermen tegen personen die proberen voordelen te halen uit jouw (favoriet) toegeeflijk gedrag. • Je bent niet afhankelijk van de ander (en zal dat ook in de toekomst niet zijn).

Toegeven

Kenmerken: • Primair erop gericht de relatie met de ander goed te houden, zelfs als dit ten koste gaat van eigen belang. • Niet erg zelfverzekerd van zichzelf (als dit de favoriete stijl is). Men wil koste wat kost openlijke en directe conflicten vermijden. • Doet een conflict zich toch voor, probeert men zo snel mogelijk de harmonie weer te herstellen. • Kan ook teken zijn van grootmoedigheid. Wanneer bruikbaar: • Wanneer je beseft dat je ongelijk hebt (om een situatie te scheppen waarbij men naar je luistert, om te leren, en aan te tonen dat je opnieuw redelijk bent). • Wanneer de zaak belangrijker is voor jouw tegenstander dan voor jezelf, om aan de behoeften van de ander te voldoen, en als bewijs van goodwill om een sfeer van samenwerking te behouden. • Om goede sociale relaties op te bouwen met het oog op de toekomst voor zaken die van groot belang voor jou zijn. • Wanneer een strijd nadelig zou zijn, wanneer je je in een onvoordelige positie bevindt. • Wanneer het uiterst belangrijk is om een goede relatie te behouden. • Men heeft onvoldoende macht, men is zeer afhankelijk van de ander.

34

Vermijden

Kenmerken: • Doel is een geschikte, wederzijds acceptabele oplossing te vinden. Dit bevredigt beide partijen in ieder geval gedeeltelijk. • Partijen gaan op zoek naar een compromis, waarin ieder iets van zijn eigen standpunt terugvindt. • Men kan slecht tegen een gespannen sfeer. Men wil alles zo snel mogelijk uitpraten. Men kan moeilijk leven met het besef dat een meningsverschil met een ander soms onoverbrugbaar is. • Men is bang teruggeworpen te worden op zichzelf. • Men gelooft in wederzijds begrip en dat samenwerking altijd mogelijk is. Wanneer bruikbaar: • Als de doelen matig belangrijk zijn, maar niet belangrijk genoeg om een scheuring te riskeren. • Om tijdelijke regelingen van complexe onderwerpen te bereiken. Om onder tijdsdruk passende oplossingen te bereiken. • Als twee even machtige tegenstanders sterk gehecht zijn aan hun doelen die elkaar wederzijds uitsluiten, hebben gefaald.

Samenwerken

Kenmerken: • Pogen een oplossing te vinden die volledig aan de belangen van beide partijen voldoet. • Het onderwerp van conflict wordt volledig uitgediept. • Partijen streven naar een directe en open communicatie. Dit moet de weg blootleggen naar een reële oplossing van het probleem. • Er wordt rekening gehouden met zowel het grote belang van het onderwerp als het behoud van de sociale relatie. Wanneer bruikbaar: • Er is voldoende tijd (en geld) om te kunnen beslissen. • Als de belangen van beide partijen te belangrijk zijn om een compromis te sluiten. • Om verschillende inzichten van mensen samen te brengen. • Om betrokkenheid van anderen te verkrijgen door hun belangen te dienen. • Wanneer het einddoel is: iets leren (bijvoorbeeld jouw eigen ideeën testen, een ander zijn standpunt leren begrijpen). • Om negatieve gevoelens die de persoonlijke relaties in de weg staan, op te lossen.

35

Bijlage 2 Artikel mandateren (machtigen*)

>

Het conflicthanteringsgesprek

MANDATEREN IN DE PRAKTIJK Artikel uit BOinK magazine 2- 2005

Er zijn 4 fasen voor het conflicthanteringgesprek: Dit kan zowel gelden voor 1-op-1 situaties als voor situaties waarin er een “bemiddelaar” aanwezig is die het gesprek leidt. Dit laatste is in ‘ernstige’ gevallen uiteraard sterk aan te bevelen ivm. emoties die vaak naar boven komen in een dergelijk gesprek. BOinK beschikt over contactgegevens van mediators.

BOinK krijgt regelmatig vragen van oudercommissies over mandateren van adviesrechten maar ook verzoeken om praktische handreikingen van centrale oudercommissies. Er kwamen verzoeken om aanwezig te zijn tijdens gezamenlijke bijeenkomsten van oudercommissies en centrale oudercommissies waarin het mandateren van adviesrechten centraal stond. Voldoende aanleiding voor een verhaal uit de praktijk.

1.

De openingsfase Benoem de aanleiding van het gesprek, benadruk het gevaar voor escalatie (als we zo doorgaan, wordt het erger) en vraag medewerking. Geef aan dat je het belangrijk vindt om er goed uit te komen. Stel spelregels voor.

2.

De onderzoeksfase Bespreek de verschillende visies, maar reageer niet meteen. Pas als beiden hun visie hebben gegeven ga je inhoudelijk reageren. Probeer door vragen te stellen er achter te komen wat de motieven van de ander zijn en geef aan waar je het niet mee eens bent. Vraag naar de visie van de ander. Vat af en toe samen om misverstanden te voorkomen. Probeer een klacht te vertellen in een wens (ik zou het fijn vinden als we…). Het kan de bereidheid tot samenwerken bevorderen.

De Wet Kinderopvang stelt een oudercommissie verplicht op iedere locatie en geeft die oudercommissie verzwaard adviesrecht op diverse beleidsonderdelen. Dit geldt ook voor organisaties met meerdere kindercentra. Bij grote organisaties kunnen lokale oudercommissies kiezen om bepaalde (zelfgekozen) adviesrechten over te dragen aan een (op te richten) centrale oudercommissie. Deze centrale oudercommissie is niet in de Wet kinderopvang beschreven, maar kan vanuit efficientie overwegingen opgericht worden door de lokale oudercommissies. De organisatie kan dan op centraal niveau overleggen en afspraken maken. Het ‘overdragen’ van de rechten van de lokale oudercommissie naar de centrale oudercommissie, wordt mandateren genoemd.

3.

De onderhandelingsfase Afspraken maken; er moet bereidheid zijn concessies te doen. Vat de afspraken samen.

4.

De afrondingsfase Maak eventueel een afspraak voor een volgende bijeenkomst, bedenk oplossingen die voor beiden iets opleveren en maak een duidelijk einde aan het gesprek (bijvoorbeeld door een afspraak te maken).

* NB: Uit een recente uitspraak van de Klachtenkamer is gebleken dat ‘Mandateren’ wellicht niet de goede benaming is als het gaat over adviesrecht. De Klachtenkamer vindt ‘volmachtigen’ of ‘machtigen’ een passender begrip. Momenteel wordt deze aanpassing binnen de Branchepartijen besproken en daarna waarschijnlijk ook opgenomen in de voorbeeld- medezeggenschapsreglementen.

Modelreglementen De inspraak die de Wet Kinderopvang aan ouders biedt, zijn in zogenaamde modelreglementen ‘vertaald’. In die modelreglementen - die door de ondernemersverenigingen en BOinK zijn opgesteld – staat een voorbeeld-mandaatregeling opgenomen. Er is een voorbeeldreglement voor een oudercommissie op een vestiging, een oudercommissie van een gastouderbureau en een centrale oudercommissie. Deze reglementen zijn in 2005 opgesteld en inmiddels heeft de GGD vastgesteld dat een mandaatregeling niet in het reglement thuishoort Het opnemen van de mandaten in het (voorbeeld)reglement impliceert namelijk dat een mandaat enkel voor de genoemde onderwerpen zou kunnen gelden en voor elke oudercommissie gelijk zou zijn. Het is echter aan iedere oudercommissie afzonderlijk om te bepalen of, onder welke voorwaarden en welke onderwerpen zij wil mandateren. Een mandaatregeling is namelijk onderdeel van de eigen werkwijze van de oudercommissie en volgens de Wet kinderopvang bepaalt een oudercommissie haar eigen werkwijze (Wet kinderopvang art. 58 lid 4) De afspraken over mandateren (welke onderwerpen, onder welke voorwaarden) dienen daarom in een apart formulier te worden vastgelegd en elke oudercommissie mag zelf de inhoud van het formulier bepalen. Omdat het voor zowel de centrale oudercommissie, de oudercommissie op locatie, als de ondernemer het meest werkbaar is als er een soort overeenstemming is in de keuze van de te mandateren onderwerpen, is het wel aan te raden om dergelijke afspraken gezamenlijk te bespreken. Let op: iedere oudercommissie is vrij om anders te beslissen, er zijn altijd omstandigheden te bedenken waarom een oudercommissie bepaalde (of alle) onderwerpen niet wil mandateren! Hoe komt een dergelijke ‘afspraak’ nu goed tot stand? En hoe zorg je ervoor dat rechten ook goed verankerd blijven? Voorbereiding De voormalige Cliëntenraad van Portes in Utrecht organiseerde op woensdag 6 april 2006 een bijeenkomst voor de oudercommissies van de zes vestigingen van deze reorganiserende welzijnsorganisatie. Doel van de bijenkomst is een onderlinge kennismaking en het al dan niet mandateren van adviesrechten door de oudercommissies aan een centrale oudercommissie. Zes weken vóór die bijeenkomst ontvangen alle oudercommissies een brief met informatie over de rol die de centrale oudercommissie kan vervullen in het kader van de Wet Kinderopvang. Elke oudercommissie wordt gevraagd het onderwerp ‘mandateren’ te bespreken met behulp van een ‘Invulformulier Mandatering adviesrechten’ dat is toegevoegd aan de brief. De oudercommissie kan op het formulier aangeven of ze al dan niet bereid is om adviesrechten te mandateren aan een centrale oudercommissie en zo ja welke. Verder voegt de voormalige cliëntenraad nog formulieren toe waarop de oudercommissie kenbaar kan maken wie zich namens haar kandidaat wil stellen voor de centrale oudercommissie.

36

37

Inventarisatie en presentatie De oudercommissies worden dus flink aan het werk gezet! Ze krijgen vier weken de tijd om hun standpunten kenbaar te maken. In de resterende twee weken werkt de voormalige cliëntenraad hard aan het maken van een digitaal overzicht en een overzicht dat op de gezamenlijke bijeenkomst gepresenteerd kan worden. Tijdens die gezamenlijke bijeenkomst wordt op een uiterst inzichtelijke manier gepresenteerd hoe de oudercommissies hebben ‘gestemd’. Op een flap-over is namelijk een overzicht gemaakt van alle vestigingen en alle adviesrechten per vestiging. Met de zogenaamde ‘post-it’ (herinneringsbriefjes) in twee verschillende kleuren is een ‘ja’ of ‘nee’ ingevuld. Het flap-overvel ziet er kleurig uit. Het is dus meteen duidelijk dat niet iedere oudercommissie hetzelfde denkt en dat ook niet alle oudercommissies álle rechten willen overdragen aan een centrale oudercommissie. Maar de bijeenkomst was ook bedoeld om nader kennis te maken. Ook daarvoor was een leuke vorm gekozen. De zes verschillende oudercommissies presenteerden hun werkzaamheden van het afgelopen jaar. Uit die presentaties kwam duidelijk naar voren hoe verschillend de werkzaamheden waren geweest, juist ook doordat de vestigingen zélf ook erg van elkaar verschillen. Randvoorwaarden Als de discussie over het mandateren begint, wordt meteen door een aantal oudercommissieleden randvoorwaarden geformuleerd. Aan die randvoorwaarden moet worden voldaan, anders kan er volgens hen helemaal geen sprake zijn van mandateren van adviesrechten. Zij willen in het huishoudelijk reglement afspraken vastleggen over de communicatie tussen de oudercommissies en de centrale oudercommissie. Die communicatie moet namelijk goed geregeld zijn. Verder menen de oudercommissies dat in verband met de kleurverschillen tussen de zes locaties ook in de toekomst verschillend beleid tot de mogelijkheden moet kunnen behoren. Ook wordt gesproken over de samenstelling van een centrale oudercommissie. In deze organisatie heeft elke oudercommissie hierin één zetel. Er wordt gesuggereerd om eventueel verkiezingen te organiseren voor de leden van de centrale oudercommissie. Een lidmaatschap van de centrale oudercommissie hoeft namelijk niet persé in te houden dat die persoon ook lid is van een oudercommissie. De ervaringen die we bij BOinK te horen krijgen, leren ons dat juist dat het voor de continuïteit van de centrale oudercommissie beter is als leden van een centrale oudercommissie juist géén lid zijn van een lokale oc. Voor welke optie ook wordt gekozen: helder moet worden vastgelegd hoe de centrale oudercommissie met de lokale oudercommissies gaat communiceren (en andersom) en welke rol de lokale oudercommissies hebben bij een adviestraject over een onderwerp waar de (meeste) oudercommissies hun mandaat over hebben gegeven.

worden doorgevoerd voor slecht functionerende kindercentra. Er blijkt ook onduidelijkheid te bestaan over algemeen beleid en beleid specifiek gericht op de locatie. Er is in deze organisatie namelijk niet in alle gevallen sprake van algemeen beleid. Belangrijk in dit verband is dat er voor gezorgd wordt dat de terminologie van beleid van de locatie wordt gehandhaafd in het benoemen van de adviesrechten op locatie, bijvoorbeeld: pedagogisch werkplan. Het kan voorkomen dat de centrale oudercommissie ánders adviseert dan een van de oudercommissies zou willen. Daarom wordt gevraagd of de oudercommissies bereid zijn zich neer te leggen bij het advies van de centrale oudercommissie, als het adviesrecht over het betreffende aspect is gemandateerd. Echter, het mandateren van een bepaald adviesrecht is niet meer dan een afspraak. De adviesrechten liggen wettelijk op de locatie en een wet gaat altijd boven een afspraak. In de praktijk zou dus een oudercommissie altijd haar adviesrechten kunnen terugnemen. Een andere optie is om de achterban te raadplegen. Besluiten Aan het eind van de avond wordt er door de oudercommissies overeenstemming bereikt over het mandateren. Ze besluiten mandaat te geven aan een centrale oudercommissie voor: • Algemeen kwaliteitsbeleid • Algemeen pedagogisch beleidsplan • Algemeen voedingsbeleid • Algemeen beleid over opvoeding, veiligheid en hygiëne • Beleid met betrekking tot spelen ontwikkelingsactiviteiten • Vaststellen en wijzigen klachtenregeling • Aanwijzen leden klachtencommissie. Het adviesrecht voor: • Openingstijden • Wijziging uurprijs kinderopvang • Locatie specifieke beleid: pedagogisch werkplan, veiligheid en gezondheidsbeleid willen de oudercommissies zélf behouden. Bewijsstuk Tenslotte is het van belang om deze afspraken schriftelijk vast te leggen. Iedereen weet zo waar hij aan toe is en het is tevens een bewijsstuk voor de GGD-inspecteur. De GGD inspecteert namelijk ook de inspraak van ouders. De inspecteur stuurt voorafgaand aan zijn inspectie – via het kindercentrum - een schriftelijke vragenlijst over de medezeggenschap van ouders aan de oudercommissie. De oudercommissie kan op die manier aangeven hoe de medezeggenschap functioneert.

De centrale oudercommissie kent een even aantal zetels. ‘Hoe moet er worden omgegaan bij het staken van de stemmen?’ vraagt een oudercommissielid. Artikel 59, lid 4 van de Wet Kinderopvang bepaalt dat de oudercommissie beslist bij meerderheid van stemmen. In artikel 6.f van het voorbeeldreglement van de centrale oudercommissie wordt voorgesteld om bij het staken van de stemmen, de voorzitter te laten beslissen. De randvoorwaarden moeten zo duidelijk mogelijk in het reglement van de centrale oudercommissie worden opgenomen, evenals in de huishoudelijke reglementen van de oudercommissies. Verder wordt besloten dat een eerste evaluatie van de mandateringsafspraken plaatsvindt na één jaar, in plaats van twee jaar zoals genoemd in het voorbeeld medezeggenschapsreglement. Hierna wordt elke twee jaar de mandatering herzien. Mandateren Vervolgens wordt natuurlijk gediscussieerd over het al dan niet overdragen van adviesrechten. Er zijn oudercommissies die bijvoorbeeld het adviesrecht over prijswijzigingen niet willen overdragen aan de centrale oudercommissie terwijl andere commissies dat wél willen. Een oplossing zou kunnen zijn dat de centrale oudercommissie in haar advies een regel opneemt dat een bepaalde vestiging hierop een uitzondering vormt. Met andere woorden: het advies van de centrale oudercommissie kan een gedifferentieerd advies zijn. Bijvoorbeeld, een algemene prijsverhoging van bijvoorbeeld 5% kan niet

38

39

Bijlage 3 Formulier “Machtigen van de centrale oudercommissie”

Bijlage 4 Verbetermeter achterbancommunicatie

MACHTIGING CENTRALE OUDERCOMMISSIE [NAAM]

Om succesvol onze communicatie met en naar de ouders te verbeteren moeten we eerst een inzicht hebben in onze huidige wijze van communiceren met onze achterban. Kruis per onderwerp die situatie aan die jullie praktijk het beste weergeeft. Aan het einde kun je de score optellen en met elkaar een plan maken voor wat er wellicht nog moet gebeuren!

De oudercommissie van de vestiging ………… van [NAAM], gevestigd te ………. Machtigt hierbij de Centrale Oudercommissie van [NAAM] het verzwaard adviesrecht over te nemen met betrekking tot de volgende punten: 1. De uitvoering van het algemene kwaliteitsbeleid van de organisatie met betrekking tot: • aantal kinderen per leidster • groepsgrootte • opleidingseisen beroepskrachten • inzetbaarheid beroepskrachten in opleiding; 2. Algemeen pedagogisch beleidsplan van de organisatie; 3. Algemene voedingsbeleid van de organisatie; 4. Algemene gezondheidsbeleid van de organisatie; 5. Algemene veiligheidsbeleid van de organisatie; 6. Vaststelling of wijziging van een klachtenregeling en het aanwijzen van de leden van de klachtencommissie conform de Wet Klachtrecht; 7. Openingstijden; 8. Wijziging van de prijs; Let op: a) Bovenstaande beleidsonderdelen vormen een keuzelijst voor de oudercommissies. Elke oudercommissie mag zelf beslissen welke van bovenstaande onderwerpen ze wil machtigen aan de centrale oudercommissie. Met andere woorden: het kan dus een selectie zijn maar ook alle acht. b)

Bovenstaande machtiging geldt uitsluitend voor het algemene beleid op de genoemde onderwerpen. Het adviesrecht op vestigingsspecifiek beleid blijft voorbehouden aan de oudercommissies op de vestigingen.

c)

De oudercommissie behoudt zich het recht voor om te allen tijde zelf gebruik te maken van haar wettelijke recht op verzwaard advies als zij dit noodzakelijk acht.

d)

De oudercommissie behoudt zich het recht voor om bij niet goed functioneren van de Centrale Oudercommissie de machtiging in te trekken. De beoordeling van het functioneren kan aan de orde worden gesteld door de oudercommissies van de kindercentra tijdens een buitengewone vergadering die op initiatief van minimaal 25% van de oudercommissies bij elkaar is geroepen.

e)

De machtiging wordt verleend voor de periode van …. maanden. Vóór het verstrijken van deze periode vindt een eerste evaluatie plaats van het functioneren van de Centrale Oudercommissie en het modelreglement.

HANDTEKENING voorzitter oudercommissie

DATUM

1. Kent de oudercommissie de namen en e-mail-adressen van de ouders die gebruik maken van het kindercentrum? o a. Ja, de oudercommissie krijgt van de locatiemanager de namen en e-mail-adressen van ouders die van het kindercentrum gebruik maken en die bij de intake hebben aangegeven daar geen bezwaar tegen te hebben o b. nee, alle informatie van de oc naar de ouders loopt via de locatiemanager, we hebben nog nooit naar de e-mail-adressen van ouders geïnformeerd o c. we hebben de locatiemanager gevraagd ons de e-mail-adressen te geven, maar zij weigert deze te verstrekken vanwege privacy redenen o d. we hebben de locatiemanager gevraagd bij inschrijving van nieuwe ouders ons bestaan kenbaar te maken en te vragen of ouders zich zelf bij ons willen melden. 2. Welke informatie wordt er gegeven over de oudercommissie in de informatiebrochure en op de website van het kindercentrum? o a) In de informatiebrochure en op de website staat een enthousiast verhaal over de oudercommissie, over de betekenis van de oudercommissie en er wordt een oproep gedaan deel te nemen aan de activiteiten die de oudercommissie organiseert. o b) In de informatiebrochure/website wordt geen melding gemaakt van de oudercommissie. o c) In de informatiebrochure/website wordt wel geschreven dat er een ondercommissie bestaat, maar er wordt niet verteld wat zij doet en hoe de ouders de oudercommissie kunnen bereiken. o d) Er is geen informatiebrochure/website van het kindercentrum. 3. Hoe worden nieuwe ouders door de oudercommissie benaderd en geïnformeerd? o a) Nieuwe ouders krijgen een brief of een e-mail van de oudercommissie waarin uiteengezet wordt wat de oudercommissie doet en waar zij bereikbaar is. o b) Er wordt geen speciale aandacht aan nieuwe ouders besteed. We gaan ervan uit dat een medewerker van het kindercentrum de ouders tijdens de kennismaking informeert. 4. o a) o b)

Informeert de oudercommissie de ouders over haar (dus de oudercommissie) formele rechten, plichten en bevoegdheden? Nee, deze informatie is alleen bekend bij de oudercommissieleden. Nieuwe ouders krijgen bij binnenkomst een e-mail /A4-tje waarop de activiteiten van de oudercommissie vermeld staan. o c) Nieuwe ouders krijgen bij binnenkomst een e-mail/A4-tje waarop de activiteiten van de oudercommissie vermeld staan en haar taken, plichten en bevoegdheden worden beschreven. o d) Naast het verstrekken van algemene, schriftelijke informatie wordt op elke ouderavond tijd ingeruimd om de activiteiten en de taken en de bevoegdheden van de oudercommissie te bespreken. o e) Deze informatie kunnen ouders vinden op de website van het kindercentrum. 5. Weten ouders wanneer en waar de oudercommissie vergadert? o a) Ja, oudercommissievergaderingen worden aangekondigd op de website en/of de nieuwsbrief van het kindercentrum o b) Ja, oudercommissievergaderingen worden aangekondigd op de website en/of de nieuwsbrief en ouders worden daar uitgenodigd ideeën in te brengen voor de vergadering. o c) Nee, of ze moeten toevallig een oudercommissielid kennen. o d). Alle ouders worden schriftelijk of via de e-mail geïnformeerd

40

41

6. Weten de ouders waarover de oudercommissie vergadert? o a) Nee, of ze moeten toevallig een oudercommissielid kennen of op het prikbord kijken. o b) Ja, de onderwerpen van de oudercommissievergaderingen worden aangekondigd op het prikbord, op de website en in de nieuwsbrief. o c) De ouders worden geïnformeerd in een aparte mailing (e-mail en/of brief) 7. o a) o b)

Worden de notulen van de oudercommissievergaderingen op een toegankelijke en informatieve wijze geschreven? Er zijn wel notulen maar die worden niet verspreid. De notulen van de oudercommissievergaderingen bestaan uit een beknopte samenvatting van de discussie en bevatten een besluitenlijstje. Deze worden op de website geplaatst. o c) Een van de oudercommissieleden maakt na elke vergadering een verslagje van de avond waarin behalve de besluiten ook een toelichting gegeven wordt op de behandelde onderwerpen. Dit verslagje wordt aan alle ouders (per mail) toegezonden. o d) Een van de oudercommissieleden schrijft voor de nieuwsbrief van het kindercentrum een verslag van en een toelichting op de relevante onderwerpen van de oudercommissievergaderingen.

13. Hoe worden de ouderavonden georganiseerd? o a) Er is geen ouderavond. o b) De ouderavond is een aangelegenheid van de locatie zelf en de oudercommissie verleent geen medewerking. o c) De ouderavond wordt alleen georganiseerd door de oudercommissie. o d) De ouderavond is een gecombineerde ouderavond waarin de formele zaken van de oudercommissie worden behandeld en waar een aantrekkelijk onderwerp voor ouders aan de orde komt. De oudercommissie neemt hieraan dus actief deel, samen met de medewerkers van het kindercentrum en met de andere ouders.

8. Lezen ouders de verslagen van de oudercommissievergaderingen? o a) Geen idee, we krijgen eigenlijk nooit een reactie op de notulen. o b) Een enkele keer worden we aangesproken op wat er op de oudercommissievergadering besproken is. o c) Ja, we krijgen regelmatig reacties op de notulen. o d) Nee, want ze worden niet verspreid. 9. o a) o b) o c)

Kennen de ouders de leden van de oudercommissie? Bij kennismaking wordt de ouders meegedeeld dat er een oudercommissie is. Op ouderavonden presenteren de leden van de oudercommissie zich. De namen en e-mail-adressen van de leden van de OC staan op de website van het kindercentrum en/of hangen met foto’s op het prikbord bij de ingang. o d) Er zijn er maar weinig, die dat weten, meestal zijn die ouders dan ook min of meer bevriend met een van de oudercommissieleden. 10. Op welke manier krijgen en geven jullie informatie van en aan andere ouders? o a) De oudercommissie stuurt regelmatig e-mails aan de andere ouders over concrete activiteiten of om naar hun mening over een onderwerp te vragen (bijvoorbeeld bij een adviesaanvraag). o b) De oudercommissie stelt regelmatig een krantje of een e-mail-nieuwsbrief met informatie samen en verspreidt die onder alle ouders. o c) Alle contacten met de andere ouders verlopen via de locatiemanager. o d) Naast de actie genoemd onder b) zorgen we als OC ervoor dat we op systematische wijze allemaal regelmatig een praatje aanknopen met de andere ouders van de groepen van onze kinderen. Bijvoorbeeld bij het halen of brengen, tijdens het koffieschenken van de tienminutengesprekken of een feestelijke bijeenkomst. 11. Worden oudercommissieleden door ouders aangesproken op hun functie? o a) Regelmatig, ouders zijn zeer belangstellend en willen met oudercommissieleden praten over de ideeën van de ondercommissie. o b) Zo af en toe, dat is dan meestal omdat een ouder ergens niet tevreden over is. o c) Eigenlijk nooit. 12. Kunnen oudercommissieleden op de vergadering zaken melden waarop ouders hen hebben aangesproken? o a) Als dat wat zij vernomen hebben qua onderwerp aansluit op wat er op de vergaderagenda staat. o b) Dit is afhankelijk van het eigen initiatief van de oudercommissieleden, zij kunnen zulke zaken inbrengen tijdens de rondvraag. o c) Ja, het is een vast agendapunt.

42

43

Puntentoewijzing

c)

1. a) b) c)

d)

d) 2. a) b) c) d) 3. a) b) 4. a) b) c)

d) e) 5. a) b) c) d)

Weet de oudercommissie welke ouders gebruik maken van het kindercentrum? 10 zo hoort het ook. 0 op deze manier kun je de ouders niet optimaal vertegenwoordigen. 5 het is belangrijk de gegevens toch te krijgen, vraag aan het kindercentrum of ze de ouders om toestemming willen vragen om de e-mail adressen door te geven. 5 op deze - indirecte - manier kan het ook, maar waarschijnlijk krijg je het bestand zo niet compleet. Informatie over de oudercommissie in de informatiebrochure/op de website 10 Zo hoort het ook. 0 Het management moet ervan doordrongen worden dat de informatiebrochure/ website dient te worden aangepast. 5 Het is niet helemaal niks, maar toch niet voldoende. 0 Zorg dat er een informatiebrochure en website van het kindercentrum komt. Introductie door de oudercommissie bij aanmelding 8 Dit is een goede manier om ouders op de hoogte te brengen en hen bij de oudercommissie te betrekken. 2. Daar moet je niet alléén op vertrouwen. Je moet de informatie aan nieuwe ouders in eigen hand houden. En maak goede afspraken met de locatiemanager! Informatie over formele rechten, plichten en bevoegdheden van de oudercommissie 0 Hoe kan de oudercommissie zo haar vertegenwoordigende taak waarmaken? 4 Dit is erg mager. De ouders weten nu nog niets over de formele rechten en plichten van de oudercommissie. 6 Hier is weinig mis mee, maar het is wel wat mager. Schriftelijke informatie wordt niet door iedereen even goed gelezen en na verloop van tijd is men het weer vergeten als het daarbij blijft. 10 Dit is een degelijke manier om ouders te informeren. 4 het is prima dat ouders het op de website kunnen lezen, maar op die manier bereik je waarschijnlijk alleen geïnteresseerde ouders (haal-informatie). Weten ouders wanneer en waar de oudercommissie vergadert? 5 Oké, ouders kunnen het weten. 8 Ouders kunnen het weten en zich uitgenodigd voelen, als ze erop kijken. 0 Het mag niet van toeval afhankelijk zijn of ouders weten waar en wanneer de oudercommissie vergadert. 10 Zo zorg je ervoor dat ouders het ook inderdaad weten.

6. Weten de ouders waarover de oudercommissie vergadert? a) 0 Het mag niet van toeval afhankelijk zijn of ouders weten waarover de oudercommissie vergadert. b) 5 Oké ouders kunnen het weten. c) 10 Zo zorg je ervoor dat ouders het ook inderdaad weten. 7. a) b) c) d)

8. a) b)

44

9. a) b)

c) d)

10 Zo zouden notulen moeten werken. Nu nog zorgen dat de reacties van ouders worden meegenomen in de volgende vergadering. 0 Zo kunnen ouders niet weten waar de oudercommissie zich mee bezighoudt. Bekendheid en bereikbaarheid leden van de oudercommissie 1 Dat zijn nieuwe ouders snel vergeten. 8 Mensen onthouden vooral gezichten, maar zorg ook dat ze je e-mail-adres hebben, of dat dat eenvoudig via het kindercentrum (de website) te krijgen is, ze zien je immers niet vaak ‘spontaan’. 10 Uitstekend, zorg dat het actueel is! 0 Een oudercommissie is geen vriendenclub.

10. Contact met de ouders a) 3 Daarmee voldoe je aan je informatieplicht, maar als je nooit wat terug hoort weet je toch niet goed wat er leeft. b) 4 Door een e-mail-nieuwsbrief die met enige regelmaat verschijnt kunnen alle ouders in ieder geval op de hoogte zijn van wat er gebeurt en geef je de OC een gezicht herkenbaar ‘gezicht’. c) 0 Het is belangrijk niet afhankelijk te zijn van het kindercentrum! d) 9 Persoonlijk contact werkt toch vaak nog het allerbeste, maar je kunt niet zonder schriftelijke ondersteuning! Hier geldt echt 1 en 1 is 3! 11. a) b) c)

Worden oudercommissieleden door ouders aangesproken op hun functie? 10 Leuk! Dan voel je je als oudercommissielid ook gewaardeerd. 6 Ze weten je wel te vinden, maar pas op dat je niet alleen bij klachten wordt benaderd, een oudercommissie kan immers véél meer betekenen. 0 Zorg ervoor dat je meer bekend wordt.

12. Kunnen oudercommissieleden op de vergadering zaken melden waarop ouders hen hebben aangesproken? a) 6 Kennelijk horen oudercommissieleden wel wat er onder ouders leeft. Het zou goed zijn hier wat systematischer aandacht aan te besteden. b) 3 Het is de taak van oudercommissieleden hun oor te luister te leggen en in de vergadering te vertellen wat zij hoorden. Zijn alle OC-leden hiervan doordrongen? c) 10 Op deze manier vertegenwoordig je echt de belangen van ouders. 13. a) b) c)

d)

Hoe worden de ouderavonden georganiseerd? 0 Zorg ervoor dat er een ouderavond komt. Zo krijg je nooit enig contact met je achterban. 0 Op deze wijze verbeter je niet het contact met de achterban. Zorg ervoor dat je een actieve deelname hebt aan de ouderavond. 5 Je zult een hogere opkomst verkrijgen, dus een beter contact met je achterban, als je een ouderavond organiseert waarbij je de formele zaken en een aantrekkelijk onderwerp combineert en dit in samenwerking met het kindercentrum en/of de andere ouders. 10 Goed zo, zo houd je contact met de achterban.

Toegankelijkheid van de notulen van de oudercommissievergaderingen 0 Zo weten ouders niet waar de oudercommissie zich mee bezig houdt. 6 Oké voldoende. 10 Dit heeft pas echt zin. De kans is groot dat deze informatie gelezen wordt. Ouders kunnen zich een mening vormen. 10 Als de nieuwsbrief ook per email verzonden wordt is de kans groter dat ie gelezen wordt. Dit is een uitstekende manier om de ouders op de hoogte te houden. Ouders kunnen zich een mening vormen. Lezen ouders de verslagen van de oudercommissievergaderingen? 2 Ze zullen dus niet veel gelezen worden. 6 Oké voldoende.

45

Score

Literatuur/bronnen

40 of minder punten. Het resultaat is erg magertjes. Het wordt echt tijd dat je een plan gaat maken om de communicatie met de achterban te verbeteren. Met eenvoudige middelen is al veel te bereiken. Maar wat waarschijnlijk het belangrijkste is, is dat je zelf overtuigd moet raken van het belang van het bestaan van de oudercommissie. Pas als je ziet wat de oudercommissie zou kunnen doen in het kindercentrum en waarom, kun je dat ook uitdragen.

• •

BOinK en NIZW (2000) Ouders tellen mee in de kinderopvang BOinK (1999) Ontwikkeling, opvoeding en verzorging van kinderen, ouders denken mee.

41 tot 75 punten. Het begin is er maar je bent er nog niet. Zoals het eruitziet, gebruik je in voldoende mate de eenvoudige middelen als de notulen op het internet en informatie in de informatiebrochure van het kindercentrum, maar ontbreekt het aan het persoonlijke contact van de oudercommissieleden met de ouders. Echt, in het persoonlijke en directe contact met de achterban schuilen de beste mogelijkheden om ouders te betrekken bij het werk van de oudercommissie. 75 punten of meer. Je doet het goed. Je zult vast wel eens een steekje laten vallen, maar dat houdt je alert. Bedenk wel dat communicatie met de achterban continue aandacht vraagt. Misschien kun je het jezelf vergemakkelijken door een draaiboek te maken van communicatieactiviteiten door het jaar heen. Dan hoef je zelf niet telkens opnieuw plannen te maken en is de continuïteit beter gewaarborgd.

46

47

© BOinK 2010, Utrecht Belangenvereniging van Ouders in de Kinderopvang & Peuterspeelzalen Maliebaan 80 3581 CW Utrecht tel.: 030-2317914 www.boink.info Ontwikkeld met steun van het ministerie OC&W Samenstelling & redactie: Renske Groener Vormgeving: Joseph Plateau grafisch ontwerpers

BOinK

BOinK COMMUNICATIEPLAN (CENTRALE) OUDERCOMMISSIE. Belangenvereniging van Ouders in de Kinderopvang

Recommend Documents