BOEKHOUD- HANDLEIDING

De beheersoftware voor advocatenkantoren

BOEKHOUDHANDLEIDING Versie 2.13.04.01. Copyright © 2010-2013 Boekhoud- Alle rechten voorbehouden.

Boekhoudhandleiding DLex (2.13.04.01)

INHOUDSOPGAVE BOEKHOUD-

1

HANDLEIDING

1

INHOUDSOPGAVE

2

1.

PRESENTATIE

3

2.

INLEIDING

4

3.

BEGRIPPEN EN PRINCIPES VAN DE BOEKHOUDING

5

4.

BOEKHOUDEN IN DLEX

8

4.1 4.2 4.3 4.4

Prestaties en facturen Overschrijvingen Financiële overzichten Herinneringen

8 8 9 10

5.

BOEKHOUDPROCESSEN

11

5.1 Instellingen 5.1.1 5.1.2 5.1.3

2

Boekhoudinstellingen Rekeningstelsel Veranderen van boekjaar

11 11 13 16

5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10

Provisiefactuur invoeren Prestatiefactuur invoeren Aankoopfactuur invoeren Creditnota invoeren Factuur wijzigen of storneren Overschrijving aanmaken Financieel overzicht invoeren Herinneringen maken Dossiers per forfait beheren

19 22 25 27 29 30 36 39 40

6.

BOEKHOUDRAPPORTEN

43

6.1 6.2 6.3 6.4

Verschillende boekhoudrapporten in DLex Algemene boekhoudrapporten Boekhoudcontrolerapporten Afdrukvoorbeeld

43 45 47 48

1. Presentatie

1.

PRESENTATIE

DLex is een geïntegreerd softwarepakket voor het beheer van advocatenkantoren en werd ontwikkeld door Pyramiq Software. Dit softwarepakket is het resultaat van 25 jaar ervaring en knowhow over de werking van advocatenkantoren en stelt u in staat alle aspecten van uw taak als advocaat eenvoudig te beheren en uw kantoor resultaatgericht te runnen. De huidige versie van DLex is een volledige herwerking van de software waarin de jarenlange ervaring is gebundeld die met de vorige versies werd opgedaan, zij het dan gebouwd op een nieuwe architectuur. Deze nieuwe architectuur werd ontworpen om u in staat te stellen DLex naadloos te integreren in uw huidige omgeving voor kantoorautomatisering (Microsoft Windows Vista en Windows 7, Microsoft Office 2007 en 2010...) en het beste daaruit te halen, maar tegelijk ook voorbereid te zijn op de eisen van toekomstige werkomgevingen. DLex vormt een harmonisch geheel met uw dagelijkse werkomgeving en de tools en applicaties waarmee u doorgaans werkt. DLex biedt niet alleen ondersteuning aan Microsoft Outlook voor het beheer van uw e-mailberichten, contacten en agenda, maar ook aan Microsoft Word voor het opmaken van brieven en andere documenten, aan Microsoft Excel voor het exporteren van gegevens, alsook aan uw digitale dicteersysteem en boekhoudmodule.

3


2.

INLEIDING

Welkom in de boekhoudhandleiding van DLex.

Deze handleiding beoogt u wegwijs te maken in het beheer van uw boekhouding(en) wanneer u DLex gebruikt om meerdere boekhoudomgevingen te beheren (zoals die van het kantoor en de individuele boekhouding van advocaten).

Deze handleiding bestaat uit verschillende hoofdstukken: ▪

In Boekhouden in DLex wordt uitgelegd welke logica wordt gevolgd voor het boekhouden in DLex.

▪

In Boekhoudprocessen vindt u een niet-uitputtende lijst van de belangrijkste boekhoudprocessen en de manier waarop die worden verwerkt in DLex.

▪

In het laatste hoofdstuk vindt u de Boekhoudrapporten die in DLex zijn opgenomen.

In deze handleiding wordt veelvuldig verwezen naar de Gebruiksaanwijzing en de Naslag om het gebruik van DLex nader toe te lichten. Deze documenten vullen elkaar aan en vormen samen de volledige documentatie van DLex.

Wij wensen u veel leesplezier...

Waarschuwing: De namen en gegevens die u in de verschillende screenshots (schermvoorbeelden) van deze documentatie te zien krijgt zijn fictief en dienen alleen ter illustratie.

4

3. Begrippen en principes van de boekhouding

3.

BEGRIPPEN EN PRINCIPES VAN DE BOEKHOUDING

DLex berust op enkele algemene principes. Het is van belang dat u die onder de knie krijgt om het beste te halen uit uw werkomgeving.Deze principes worden toegelicht in de Gebruiksaanwijzing. Enkele principes van de boekhouding worden hieronder toegelicht en, waar nodig, herhaald aan het begin van de bijbehorende hoofdstukken in deze handboek. Door deze begrippen en principes te kennen, toe te passen en na te leven, kunt u optimaal gebruikmaken van DLex en de talloze features van deze software.Bovendien kunt u hiermee ook uw dagelijkse werkdruk verminderen en tegelijk uw dossiers eenvoudiger beheren door fouten te voorkomen die veelvuldig voorkomen in andere managementsystemen en vaak moeilijk en lastig om te verbeteren zijn.

Facturen • Factuurtypes Een verkoopfactuur wordt geboekt op de debetzijde van de cliëntrekening en op de creditzijde van een grootboekrekening die wordt opgegeven in het rekeningstelsel door de DLex-netwerkbeheerder. Een aankoopfactuur wordt geboekt op de creditzijde van de leverancierrekening en op de debetzijde van een grootboekrekening die wordt opgegeven in het rekeningstelsel door de DLex-netwerkbeheerder. Met een creditnota voert u een tegenboeking uit. • Centraliseerbare en niet-centraliseerbare factuurboeken Factuurboeken worden gedefinieerd in het boekhoudgedeelte van toepassingsbeheer. Doorgaans worden factuurboeken als centraliseerbaar ingevoerd, wat betekent dat ze worden meegerekend in de saldilijsten, historische overzichten en balansen. U kunt een factuurboek Verzendnota maken dat niet centraliseerbaar is en bijgevolg buiten de rekeningen valt. Zo hebt u de mogelijkheid, wanneer deze factuur wordt betaald, met de rechtermuisknop op de factuur te klikken om de optie Veranderen van factuurboek te kiezen en deze factuur naar het centraliseerbare factuurboek te verplaatsen.

5


• Facturen wijzigen of storneren Facturen worden bij het opslaan automatisch gevalideerd. U hebt echter de volgende mogelijkheden om facturen te wijzigen: ◦

In het menu Geavanceerde actie van het factuurscherm beschikt u voor de laatste factuur van elk factuurboek over de optie Deze factuur verwijderen.

◦

Een aan een waardering gekoppelde verkoopfactuur kunt u wijzigen door de waardering te wijzigen. Dat doet u als volgt: open de factuur in boekhoudsupervisiemodus, klik op de knop Waardering bekijken, wijzig de waardering en klik vervolgens op Factureren.

◦

In het menu Geavanceerde actie in de lijst met facturen kunt u in boekhoudsupervisiemodus met de optie Terugplaatsen in wachtstand de factuur terugplaatsen in wachtstand mits de factuur niet werd betaald, noch gekoppeld aan een creditnota of aan een prestatiewaardering. Na het opslaan moet u de factuur opnieuw valideren (met rechtermuisknop klikken op factuur en de opdracht Valideren kiezen).

In het factuurscherm beschikt u in het menu Geavanceerde actie over de optie Storneren door creditnota. Hiermee maakt u een creditnota om de factuur te storneren, verwijdert u de eventueel aan de factuur gekoppelde waardering en maakt u de prestaties opnieuw factureerbaar. Als u wilt overschakelen naar boekhoudsupervisiemodus, drukt u op de sneltoets Ctrl+Q in de lijst met facturen en voert u het wachtwoord voor boekhoudsupervisie in. • Kleuren van facturen Duidelijkheidshalve worden de facturen weergegeven tegen een gekleurde achtergrond: ◦

Wit: Deze factuur dient te worden behandeld.

◦

Lichtblauw: De factuur wordt betaald of gematchte.

◦

Lichtgrijs: Deze factuur is waarschijnlijk betaald.

Oranje: Er is een aanhangige overschrijving voor deze aankoopfactuur.

Herinneringen • Kleuren van herinneringen Duidelijkheidshalve worden de dossiers waarop herinneringen betrekking hebben tegen een gekleurde achtergrond weergegeven: ◦

Roze: Het maximale herinneringsniveau is bereikt.

◦

Blauw: De herinneringen zijn uitgeschakeld voor deze cliënt.

◦

Wit: Normaal – U kunt een herinnering maken. Er zijn geen bijzonderheden.

Beige: De herinneringstermijn is niet verstreken (uitsluitend wanneer het selectievakje Alleen met verlopen herinneringstermijn is uitgeschakeld).

Uittreksels • Kleuren van uittreksels

6

Duidelijkheidshalve worden de uittreksels weergegeven tegen een gekleurde achtergrond: ◦

Wit: Normaal – Er zijn geen bijzonderheden.

◦

Lichtblauw: Het uittreksel kan worden gematcht (de kolom Matching van dit uittreksel wordt ook gemarkeerd met "AUTO").

◦

Donkerblauw: Dit uittreksel werd gematcht.

Roze: Er is geen enkel dossier gekoppeld aan deze boekingspost en de boekingspost is niet wijzen op een factuur.

3. Begrippen en principes van de boekhouding

Waarderingsprojecten • Waarderingsprojecten In dit gedeelte vindt u alle waarderingen die werden uitgevoerd en opgeslagen voor prestaties van een dossier of een periode. U kunt de waarderingen openen, opnieuw wijzigen en factureren. Als u een waarderingsproject verwijdert, worden de aan dit project gekoppelde prestaties factureerbaar.

7


4.

BOEKHOUDEN IN DLEX

4.1

Prestaties en facturen

Belangrijkste trigger van het boekhoudgebeuren in DLex is de prestatie als uitgangspunt voor de facturatie. In het verlengde daarvan ligt het eigenlijke boekhoudproces. Zo moet u voorafgaand aan de facturatie de prestatiestaat van het dossier waarderen. In DLex kunt u via het waarderingsproces de waarde van prestaties wijzigen. Als u de prestaties van een dossier opvraagt, krijgt u het waarderingsproject op het scherm te zien. Daar kunt u één van de volgende twee bewerkingen uitvoeren: ◦

prestaties opslaan als waarderingsproject dat u later zo nodig opnieuw kunt wijzigen;

prestaties direct factureren; in dit geval wordt de gemaakte factuur opgenomen bij de verkoopfacturen van het dossier. Een factuur kan op twee manieren worden gemaakt: als resultaat van een waardering of door die in te voeren zonder waardering. Voorbeeld van een factuur die zonder waardering wordt ingevoerd is een provisie van een dossier. Een dergelijke factuur berust uiteraard op geen enkele prestatie en wordt direct ingevoerd in het submenu Factuurboeken onder het menu Boekhouding. Op die manier voegt u een factuur toe zonder waardering uit te voeren. Dergelijke facturen maken deel uit van het uitgaande factuurboek (= verkoopfactuurboek). Er bestaan echter ook inkomende factuurboeken (= aankoopfactuurboeken). In de boekhouding moet u niet alleen opbrengsten via de verkoopfactuurboeken invoeren en zo nodig corrigeren via uitgaande creditnota's, maar ook kosten via de aankoopfactuurboeken. U kunt aankopen in het inkomende factuurboek invoeren door dit selecteren in de lijst met factuurboeken en een factuur toe te voegen. Een inkomende factuurboek wordt toegewezen aan een leverancier. Het kostentype bepaalt u aan de hand van de factuurregels: u kunt met andere woorden meerdere factuurregels invoeren voor verschillende kosten. In de contactrecord kunt u op het tabblad Boekhouding leverancier een leverancier koppelen aan de kostenverrekeningsrekeningen. Voert u bijvoorbeeld Belgacom als leverancier in, dan weet u dat de leverancier Belgacom standaard gekoppeld is aan de telefoonkostenrekening. Zo hoeft u het kostentype niet opnieuw op te geven in de factuurregel. U kunt maximaal drie verschillende kostenrekeningen voor een leverancier invoeren. Bij het invoeren van een aankoopfactuur moet u ook een vervaldatum toewijzen. Als u bijvoorbeeld een aankoopfactuur invoert die op vandaag is gedateerd en die u binnen 30 dagen moet betalen, dan ligt de vervaldatum 30 dagen later.

8

4.2

Overschrijvingen

Overschrijvingen dienen in hoofdzaak om inkomende facturen (= aankoopfacturen) en niet-sluitende derdenrekeningen te betalen en, algemener, voor de module Overschrijvingen.

4. Boekhouden in DLex

Als u de lijst met aankoopfacturen opent, kunt u in het veld Betaling ervoor kiezen alleen de nietvereffende (onbetaalde) facturen weer te geven. U krijgt dan de lijst met te betalen (= openstaande) facturen te zien. Als u één of meer openstaande facturen selecteert, kunt u automatisch een overschrijving aanmaken door met de rechtermuisknop te klikken. De factuurbetalingen worden dan automatisch opgenomen in de lijst met overschrijvingen die u via elektronische bestanden aan de bank kunt doorgeven. In het onderdeel Overschrijvingen van DLex beheert u alle overschrijvingen voor derdenrekeningen. Als u in een financieel overzicht van het type Derden een overschrijving in een dossier aanmaakt zonder het saldo van de derdenrekening op nul te zetten, verschijnt een niet-blokkerend waarschuwingsbericht in DLex. Het invoerscherm van een overschrijving bestaat uit twee gebieden: ◦

het bovenste schermgebied, dat overeenkomt met de weergave van een boekhoudverrichting zoals die in het financiële overzicht wordt gedebiteerd;

het middelste en onderste schermgebied, waar de eigenlijke overschrijving staat. Dankzij deze twee schermgebieden hoeft u geen gegevens meer te vermelden in het rekeninguittreksel in DLex wanneer u wordt gedebiteerd: het verrichtingstype en de details van de boekhoudinvoer staan immers al in de ingevoerde overschrijving vermeld. Alle overschrijvingen (leveranciers, derdenrekeningen en andere) worden dus opgenomen in de lijst met overschrijvingsbatches die u in elektronische bestanden aan de bank kunt doorgeven. U hoeft deze items dus niet meer opnieuw in te voeren. In de volgende stap worden deze overschrijvingsbatches uiteraard automatisch gedebiteerd zodat u de uittreksels niet nogmaals moet invoeren.

4.3

Financiële overzichten

U kunt de invoer van financiële overzichten automatiseren door de CODA-bestanden op te vragen bij de bank. Deze bestanden bevatten namelijk de rekeninguittreksels in een gestructureerd formaat. De lijst met verrichtingen in het CODA-bestand wordt automatisch weergegeven in DLex. U hoeft dus alleen nog de informatie in te vullen die niet in het CODA-bestand vermeld staat. In bepaalde gevallen is dit het dossier. U kunt het gebruik van het CODA-bestand optimaliseren door in de facturen op papier die het kantoor heeft opgemaakt een gestructureerde mededeling te vermelden die de cliënt in zijn overschrijving gebruikt. In het CODA-bestand staat ook welke factuur door de verrichting wordt betaald. Zo weet DLex niet alleen om welk dossier het gaat, maar ook welke factuur overeenkomt met de betaling. Als u geen CODA-bestand gebruikt, moet u de invoerfunctie van een financieel overzicht gebruiken. Na het kiezen van het financiële overzicht kunt u een overschrijvingsbatch ophalen. In de praktijk worden de overschrijvingsbatches inderdaad naar de bank verzonden en gedebiteerd, waarna ze terugkomen in de uittreksels. Deze overschrijvingsbatches blijven echter aanwezig in DLex zodat het programma de boekhoudverrichting kan ophalen en omzetten in een boekingspost. Als u bij de invoer van het financiële overzicht de batch met de status Verzonden importeert, wordt niet alleen de lijst met de inhoud van de batch geïmporteerd, maar ook de rekeningtoewijzingen (rubriceringen) van elke batchregel. De batch wordt dus direct omgezet in boekhoudverrichtingen en de volledige invoer wordt automatisch voltooid. In het gebied Input financiële overzichten kunt u ook diverse verrichtingen (DV) invoeren om correcties aan te brengen in de boekhoudgegevens, audits van maandlonen of nog eindejaarsverrichtingen.

9


Nadat u de gegevens hebt ingevoerd, kunt u die op het scherm bekijken. Als u het financiële overzicht en de periode kiest, krijgt u de bijbehorende verrichtingen te zien in DLex. Onder bepaalde voorwaarden (meer in het bijzonder als u beschikt over toegangsrechten in boekhoudsupervisiemodus) kunt u de ingevoerde gegevens tot op zekere hoogte corrigeren. Bij de invoer van een financieel overzicht wordt onderscheid gemaakt onder vier soorten dagboeken of financiële overzichten: ◦

Financiële overzichten van het type Bank, waar u niet alleen factuurbetalingen inboekt, maar ook leveranciers en algemene kosten betaalt. Bij de invoer van deze financiële overzichten moet u opgeven welke factuur door de cliënt of aan de leverancier wordt betaald of wat de rubricering in de grootboekrekeningen is.

◦

Financiële overzichten van het type Bank derden die verbonden zijn aan grootboekrekeningen.

◦

Financiële overzichten van het type Diverse verrichtingen met regularisatieverrichtingen op debet- en creditzijde.

Financiële overzichten van het type Kas, identiek aan die van het type Bank zij het dan voor contante betalingen. Het leggen van een link tussen een boekingspost en een factuur wordt afstemming of matching genoemd. Matching is alleen mogelijk als de betaling in overeenstemming is met de factuur: ◦

ofwel is dat het geval bij de invoer zodat vrijwel automatisch sprake is van matching;

ofwel bestaat er een klein verschil en moet u de factuur linken aan de betaling en een regularisatieregel toevoegen van klasse 6 en 7. Nadien kunt u ook een matching uitvoeren via het boekhoudmenu bovenaan in het DLex-scherm. Zo kunt u het verschil automatisch inboeken via een diverse verrichting van klasse 6 of 7.

4.4

Herinneringen

Laatste stap in de boekhoudverwerking is de betalingsherinnering voor uitgaande of verkoopfacturen. DLex vergelijkt dan voor elk dossier het bedrag van de uitgaande facturen met het bedrag van de inkomende betalingen van cliënten. In de lijst ziet u alle dossiers waarvoor een bedrag openstaat en waarvan de vervaldatum is verstreken. Via deze lijst kunt u eenvoudig kiezen in welk dossier u een herinnering wilt uitvoeren en de bijbehorende herinneringsbrief maken. DLex houdt rekening met het herinneringsniveau en de laatste herinneringsdatum om te vermijden dat cliënten te kort na elkaar herinneringen ontvangen. U kunt op twee manieren herinneringen maken: per dossier of per cliënt. De dossiers worden met de volgende kleurcodering weergegeven:

10

◦

Roze: het maximale herinneringsniveau is bereikt.

◦

Blauw: de herinneringen zijn uitgeschakeld voor deze cliënt.

◦

Wit: normaal – u kunt een herinnering maken. Er zijn geen bijzonderheden.

Beige: De herinneringstermijn is niet verstreken (uitsluitend wanneer het selectievakje Alleen met verlopen herinneringstermijn is uitgeschakeld).

5. Boekhoudprocessen

5.

BOEKHOUDPROCESSEN

5.1

Instellingen

5.1.1

Boekhoudinstellingen

Boekhoudinstellingen uitvoeren 1. Ofwel in Toepassingsbeheer rendez-vous in de rubriek Boekhouding gedeelte Boekhoudinstellingen, ofwel in het menu Boekhouding van de menubalk van DLex, selecteer Instellingen en het gedeelte Boekhoudkundige instellingen. U krijgt dan een soortgelijk venster te zien als hieronder wordt weergegeven:

Boekhoudinstellingen 2. Voer de naam van uw kantoor in. U kunt ook gewoon de titularis kopiëren en plakken. 3. Bepaal welke boekhoudrekeningen verbonden zijn aan Klantrekening, Leverancierrekening, Balansafsluiting en Eindresultaat. Voor een vennootschap zijn dit doorgaans de rekeningen 400000, 440000, 140000 en 693000. 4. Stel de herinneringen in via de velden Herinneringstermijn en Maximumniveau. 5. Geef op in welke map u de overschrijvingen wilt opslaan. Deze map moet in elk geval de naam VIR hebben, maar mag zich op een willekeurige locatie bevinden. Denk erom eerst deze map te maken op de gewenste locatie op uw harddisk.

11


6. Geef de verrekeningsrekeningen voor de betalingsverschillen op onder Verlies (klasse 6) en Winst (klasse 7). Als u deze rekeningen niet opgeeft, zal de afstemmingsanalyse (matching) niet goed werken. Selecteer ook het geëigende dagboek met diverse verrichtingen. 7. Geef zo nodig de rekening voor kortingen op, de derdenrekening alsook de BTW-rekeningen als u BTW-plichtig bent. 8. Sla de ingevoerde gegevens op en sluit de boekhoudinstellingen.

Boekhoudeenheid instellen 1. Ga in Toepassingsbeheer naar de rubriek Gebruiker en open het schermgebied Gebruiker. U vindt daar de lijst met DLex-netwerkgebruikers. Bij installatie werd een generieke boekhoudgebruiker gemaakt. Rechtspersonen (vennootschappen) hebben een cijfer (doorgaans 01) als gebruikers-ID; voor natuurlijke personen zijn dit de voorletters (initialen). Dubbelklik op de gebruiker die u wilt bewerken. Het onderstaande scherm wordt geopend:

Weergave van de boekhoudgebruiker

12

2. Klik op de knop om de contactrecord van de boekhoudgebruiker te openen. Vul in deze record al uw kantoorspecifieke gegevens in (KBO, e-mailadres...). Sla de ingevoerde gegevens op en sluit de contactrecord, en daarna het gebruikersvenster.


3. Navigeer nog steeds in Toepassingsbeheer naar de rubriek Boekhouding en open het schermgebied Boekhoudeenheid. U krijgt dan een soortgelijk venster te zien als hieronder wordt weergegeven:

Boekhoudeenheid instellen 4. Vermeld de contactpersoon samen met zijn nationaal nummer. Het is van belang dat dit de medewerker is die verantwoordelijk is voor de boekhouding van uw kantoor. Als er problemen zijn met de boekhouding, wordt namelijk contact met hem opgenomen en moet hij vragen kunnen beantwoorden. 5. Sla de ingevoerde gegevens op en sluit de boekhoudeenheid.

5.1.2

Rekeningstelsel

U kunt boekhoudrekeningen wijzigen of nieuwe boekhoudrekeningen maken via Toepassingsbeheer dat u opent in het menu Instellingen van de kantoorinterface. Met deze wachtwoordbeveiligde module kunt u DLex naar uw voorkeuren instellen. Klik in Toepassingsbeheer op de rubriek Boekhouding om toegang te krijgen tot de verschillende instelbare onderdelen van de DLex-boekhoudmodule. Klik daarna op de knop Rekeningstelsel: u krijgt nu de lijst met boekhoudrekeningen te zien die hieronder wordt afgebeeld.

13


Weergave van de lijst met boekhoudrekeningen U kunt niet alleen een afdrukvoorbeeld weergeven en de lijst met boekhoudrekeningen afdrukken, maar ook een nieuwe boekhoudrekening maken. U kunt de weergave van de lijst met boekhoudrekeningen ook filteren op rekeningnummer, archiveringsstatus en naam. Ga daarvoor als volgt te werk: ◦

typ de beginletters van de naam gevolgd door het percentteken '%' of

geef een willekeurige tekenreeks (string) in tussen percenttekens '%' Als u een nieuwe boekhoudrekening maakt, verschijnen de onderstaande vensters.

Venster om de boekhoudcategorie van de rekening te selecteren

14


Venster om een nieuwe boekhoudrekening te maken Als u een boekhoudrekening wilt maken, moet u de volgende instellingen opgeven: ◦

Gekoppeld contact: hier definieert u een aan deze rekening gekoppeld contact (alleen gebruikt voor de fiches 281.50).

◦

BTW: hier geeft u de toepasselijke BTW op.

◦

Type: selecteer hier Provisie voor een provisierekening en ThirdAccount voor een derdenrekening. Voor de andere rekeningen selecteert u Others.

◦

Schakel de selectievakjes Niet beboekbaar en Gearchiveerd zo nodig in.

◦

Afstembaar: schakel dit selectievakje in als u afstemming (matching) voor deze boekhoudrekening wilt toestaan.

◦

Beroepsmatig perc. hiermee stelt u het beroepsmatige percentage in "pro mille".

◦

Stel voor een dubbele bijboeking onder diverse verrichtingen (DV) een andere rekening en een ander dossier in.

◦

Commisioneringsfiche: hiermee kunt u instellen welke rol deze rekening vervult.Selecteer Neen als deze rekening geen rol vervult in de commissiefiches; selecteer Fee als u het vak b van de fiches wilt laten muteren door het bedrag en Kosten als u het vak d van de fiches wilt laten muteren door het bedrag.

Naam: de naam van de nieuwe boekhoudcategorie in de zeven talen van DLex. U kunt een bestaande boekhoudrekening openen door te dubbelklikken op de naam ervan of via het snelmenu dat u opent door met de rechtermuisknop te klikken. U kunt een boekhoudrekening verwijderen of wijzigen door die te openen, de gewenste wijzigingen aan te brengen en vervolgens op te slaan.

15


5.1.3

Veranderen van boekjaar

Bij een jaarwisseling moet u van boekjaar veranderen en overschakelen op het nieuwe jaar. Alle verrichtingen die verband houden met het veranderen van boekjaar voert u uit in de rubriek Boekhouding van toepassingsbeheer van DLex. Bijgevolg is de DLex-netwerkbeheerder als enige bevoegd om van boekjaar te veranderen. Daartoe moeten de volgende bewerkingen worden uitgevoerd.

1. Financiële overzichten Open het menu Financieel overzicht. U moet elk financieel overzicht selecteren en de volgende gegevens wijzigen: ◦

Voer "0" in als nummer van het laatste uittreksel (veld Nr. laatste extr.).

◦

Voer de eerste werkdag van het nieuwe jaar (bijvoorbeeld 03/01/2011) in als datum van het laatste uittreksel (veld Datum laatste extr.).

◦

Vermeld zo nodig uw IBAN-rekeningnummer in het veld Bankrekening.

◦

Vermeld zo nodig uw BIC-code in het veld BIC.

◦

Pas zo nodig het rekeningnummer aan overeenkomstig de nieuwe banknormen

Sla de ingevoerde gegevens op en sluit het financiële overzicht. Na deze bewerking wordt bij de eerstvolgende invoer het uittreksel "1" geopend op de datum van de eerste werkdag in het nieuwe jaar (in dit voorbeeld 03/01/2011). Voer deze stappen opnieuw uit voor alle financiële overzichten.

16


Hieronder ziet u welke velden van een financieel overzicht u zo nodig moet wijzigen om van boekjaar te veranderen:

Veranderen van boekjaar - Financiële overzichten instellen Avertissement. Als u van boekjaar wilt veranderen, moet u de gegevens over het laatste uittreksel wijzigen nadat de boekhouding van het afgelopen jaar werd afgesloten en het laatste uittreksel werd ingevoerd. Zelfs wanneer u dit uittreksel ontvangt op de eerste werkdag van het nieuwe jaar (03/01/2010 in het voorbeeld voor de overgang van 2010 naar 2011), moet u dit invoeren op de datum van de laatste dag van het afgelopen jaar (31/12/2010 in het voorbeeld voor de overgang van 2010 naar 2011).

2. Facturen Open het menu Factuurboek: Selecteer elk factuurboek en wijzig de volgende gegevens: ◦

Voer "100000" in als nummer van de laatste factuur (veld Factuurnr.). De eerste twee cijfers van het factuurnummer verwijzen naar het jaartal van het boekjaar.

◦

Voer de eerste werkdag van het nieuwe jaar (bijvoorbeeld 03/01/2011) in als datum van de laatste factuur in het veld Datum.

◦

Sla de ingevoerde gegevens op en sluit het factuurboek.

Voer deze stappen opnieuw uit voor alle factuurboeken.

17


Hieronder ziet u welke velden van een factuurboek u moet wijzigen om van boekjaar te veranderen:

Veranderen van boekjaar - Factuurboeken instellen

3. Boekjaar Open het menu Boekjaar en klik vervolgens op de knop Nieuw om een nieuw boekjaar te maken (bijvoorbeeld 2011). Vul het hieronder weergegeven scherm als volgt in: ◦

Geef de periode van het boekjaar op in de velden Periodebegin en Periode-einde (bijvoorbeeld 11/01 en 11/12).

◦

Vermeld het jaar in het veld Naam.

Klik op Opslaan en sluiten en verlaat het scherm. Avertissement. De periode van een boekjaar gaat niet noodzakelijkerwijs van januari tot december.

Veranderen van boekjaar - Nieuw boekjaar maken

18 4. Eindejaarsoverdracht Door een overdracht uit te voeren kunt u de resultatenrekeningen van klasse 6 en 7 salderen. U kunt de overdracht op een later tijdstip uitvoeren, nadat de controles en correcties werden uitgevoerd. Avertissement. Controleer voorafgaand aan de overdracht of alle facturen "gevalideerd" zijn. Open het menu Eindejaarsoverdracht.


Vul het hieronder weergegeven scherm als volgt in: ◦

Geef de eindperiode op in het veld Einde period.

◦

Kies het heropeningstype tussen Provisional reopening (het bedrag 7-6 wordt bevestigd en overgedragen zonder saldering op de laatste dag van het boekjaar, en u hebt de mogelijkheid opnieuw te beginnen) en Final reopening (het bedrag 7-6 wordt bevestigd en gesaldeerd op de laatste dag van het boekjaar zonder mogelijkheid om opnieuw te beginnen).

Klik op de knop OK. U kunt de overdracht meermaals uitvoeren.

Veranderen van boekjaar - Eindejaarsoverdracht

5.2

Provisiefactuur invoeren

19


Nieuwe provisiefactuur maken Voer de volgende stappen uit om een provisiefactuur in te voeren: 1. Ga naar de rubriek Factuurboeken op het tabblad Algemeen in het onderdeel Boekhouding van de Kantoorinterface. 2. Selecteer het verkoopfactuurboek in het vervolgkeuzemenu bij het veld Factuurboek. U kunt een provisiefactuur ook invoeren vanaf een dossier. Dat doet u door te navigeren naar de rubriek Boekhouding van de Dossierinterface en te klikken op de knop Nieuwe factuur. U kunt nu het factuurboek kiezen. Selecteer de verkoopfacturen. Vervolgens hervat u de hieronder uiteengezette procedure vanaf punt 4. 3. Klik op de knop Nieuw om het invoervenster van een nieuwe verkoopfactuur te openen. Dit venster ziet er als volgt uit:

Nieuwe provisiefactuur invoeren 4. Vul de velden met informatie over het Dossier en de Cliënt/leverancier in.

20


5. Vul het deelvenster Factuurregel in: ◦

Voer in het rekeningstelsel een factuurregel in voor de als provisierekening ingestelde rekening (van de klasse 70...).

◦

Geef zo nodig een beschrijving van de factuurregel.

◦

De BTW-code is in het rekeningstelsel gedefinieerd. Als dat niet het geval is, selecteert u hier een BTW-code.

Geef het provisiebedrag op. De provisierekening wordt ingesteld door de DLex-netwerkbeheerder. Ga op dezelfde manier te werk om niet-prestatiegerelateerde facturen in te voeren: neem een rekening van klasse 7 niet zijnde de provisierekening. 6. Sla de factuur op. De factuur wordt automatisch gevalideerd en gemarkeerd als provisie zoals hieronder weergegeven:

Opgeslagen provisiefactuur 7. Als u een document wilt maken dat aan deze provisiefactuur is gekoppeld, klikt u bovenaan in het factuurscherm op de knop Document maken en kiest u vervolgens de geëigende sjabloon of template. Sjablonen worden geselecteerd in de bibliotheek met modeldocumenten of ingesteld door middel van een scenario. 8. Sluit de factuur.

21


5.3

Prestatiefactuur invoeren

Avertissement. Als in een dossier meerdere boekhoudkundige cliënten staan, moeten die allemaal een boekhoudreferentie hebben in hun contactrecord (tabblad Boekhouding cliënt). Zo niet, kunt u de waardering niet omslaan over de cliënten die geen boekhoudreferentie hebben. Avertissement. Als u een nieuw prestatietype voor uw kantoor hebt gemaakt, moet u dit linken aan het rekeningstelsel (Toepassingsbeheer, rubriek Boekhouding, gebied Link prestatietype boekhoudrekening). Doet u dat niet, dan kunt u dit nieuwe prestatietype niet waarderen. Voer de volgende stappen uit om prestaties te factureren: De hieronder uiteengezette werkwijze berust op de Kantoorinterface om prestaties te factureren. U kunt dat echter ook doen vanaf een dossier. Dat doet u door te navigeren naar de rubriek Prestaties van de Dossierinterface en de hieronder beschreven stappen uit te voeren. 1. Open de prestaties van een dossier (in de Dossierinterface) of een periode (in de Kantoorinterface) en klik op de knop Waardering. Het onderstaande scherm wordt weergegeven (meer informatie over de verschillende velden en knoppen in dit scherm vindt u in het hoofdstuk Waardering in de Naslag). Herwaardeer de prestaties indien nodig. Met de knoppen rechtsboven op het scherm kunt u de in het dossier vermelde provisies al dan niet in mindering brengen op de factuur. Verder kunt u de kosten (verschotten) die niet in het dossier werden doorberekend al dan niet aan de factuur toevoegen via het menu Verschotten factureren.

22

Weergave van de prestatiewaardering


2. Klik op de knop Facturatie om het hieronder weergegeven scherm te openen. Als in de boekhoudinstellingen een factuurboek is gedefinieerd, wordt dit automatisch geopend. In dit scherm kunt u: ◦

Het factuurboek selecteren.

◦

Als de optie Korting is ingeschakeld, verschijnt een pop-upvenster waar u zo nodig het kortingbedrag kunt opgeven.

Vermeld de factuurdatum en de betalingstermijn in het deelvenster Invoice date. De betalingsherinnering voor facturen berust op de vervaldatum.

Venster om het factuurboek te selecteren U kunt ook klikken op de knop Opslaan als project. De waardering wordt dan opgenomen in de waarderingsprojecten in het menu Boekhouding. U kunt een document maken door bovenaan in het waarderingsscherm te klikken op de knop Document maken en vervolgens de gewenste sjabloon te kiezen. Sjablonen worden geselecteerd in de bibliotheek met modeldocumenten of ingesteld door middel van een scenario.

23


3. De factuur is nu opgeslagen en niet wijzigbaar (alleen-lezen). U krijgt een soortgelijk venster te zien als hieronder wordt weergegeven. De factuurregels worden aangemaakt afhankelijk van de rekeningen die voor elk prestatietype zijn ingesteld (deze codes worden door de DLexnetwerkbeheerder gedefinieerd).

Weergavescherm van de gemaakte factuur 4. Als u een document wilt maken dat aan deze provisiefactuur is gekoppeld, klikt u boveneen in het factuurscherm op de knop Document maken en kiest u vervolgens de geëigende sjabloon of template. Sjablonen worden geselecteerd in de bibliotheek met modeldocumenten of ingesteld door middel van een scenario. 5. Sluit de factuur.

24


5.4

Aankoopfactuur invoeren

Nieuwe aankoopfactuur maken Ga als volgt te werk om een inkomende factuur (= aankoopfactuur of leverancierfactuur) in te voeren: 1. Ga naar de rubriek Factuurboeken op het tabblad Algemeen in het onderdeel Boekhouding van de Kantoorinterface. 2. Selecteer het inkomende factuurboek in het vervolgkeuzemenu bij het veld Factuurboek. U kunt een aankoopfactuur ook invoeren vanaf een dossier. Dat doet u door te navigeren naar de rubriek Boekhouding van de Dossierinterface en te klikken op de knop Nieuwe factuur. U kunt nu het factuurboek kiezen. Selecteer de aankoopfacturen. Vervolgens hervat u de hieronder uiteengezette procedure vanaf punt 4.

25


3. Klik op de knop Nieuw om het invoervenster van een nieuwe aankoopfactuur te openen. Dit venster wordt hieronder afgebeeld. Het factuurnummer is het nummer dat volgt op het nummer dat in de record met kenmerkende gegevens van het factuurboek staat. De factuurdatum is de datum van de laatste factuur, de periode is die van de laatste factuur.

Nieuwe aankoopfactuur invoeren 4. Vul zo nodig de velden met informatie over het Dossier en de Cliënt/leverancier in. Als rekeningen werden ingevoerd op het tabblad Boekhouding leverancier van de contactrecord, geven die de standaardrubricering (rekeningtoewijzing) van de leverancier aan en verschijnen die direct op het scherm. U wordt dan voorgesteld één of meer van deze rekeningen te kiezen. Is er slechts één enkele rekening, dan wordt die automatisch op de factuurregel vermeld. Met de knop Contact bekijken kunt u de contactrecord van de leverancier openen en zo nodig aanpassen (bijvoorbeeld door een verrekeningsrekening toe te voegen). 5. Voer de volgende acties uit om de gewenste factuurregel(s) in te voeren:

26

◦

Voer in het rekeningstelsel een factuurregel voor de aankooprekening in (doorgaans een rekening van de klasse 6, 4, 2...).

◦

Geef zo nodig een beschrijving van de factuurregel.

◦

De BTW-code is in het rekeningstelsel gedefinieerd. Als dat niet het geval is, selecteert u hier een BTW-code.

Geef het bedrag van de regel of de factuur op. In het deelvenster Opmerking kunt u zo nodig een opmerking voor intern gebruik vermelden, maar moet u in elk geval de gegevens over de leverancier invullen in de velden Gestruct.Com. en Supplier ref.. 6. Sla de factuur op. De factuur wordt automatisch gevalideerd.


5.5

Creditnota invoeren

Volledige creditnota

Storneren door creditnota U kunt een creditnota aanmaken om een factuur volledig te storneren. Daarvoor beschikt u in het hierboven afgebeelde scherm van de aankoop-/verkoopfactuur over de optie Storneren door creditnota in het menu Geavanceerde actie.Met deze optie maakt u een creditnota die de factuur volledig storneert.Het aan de factuur verbonden waarderingsproject wordt opgeslagen in de lijst met projecten onder de naam "Creditnota" met het oude factuurnummer.

Gedeeltelijke creditnota

27

Nieuwe creditnota maken


Voer de volgende stappen uit om een gedeeltelijke creditnota te maken (voor verkopen of aankopen): 1. Ga naar de rubriek Factuurboeken op het tabblad Algemeen in het onderdeel Boekhouding van de Kantoorinterface. 2. Selecteer het gewenste factuurboek voor uitgaande creditnota's (op verkopen) of inkomende creditnota's (op aankopen) in het vervolgkeuzemenu bij het veld Factuurboek. U kunt een gedeeltelijke creditnota ook invoeren vanaf een dossier. Dat doet u door te navigeren naar de rubriek Boekhouding van de Dossierinterface en te klikken op de knop Nieuwe factuur. U kunt nu het factuurboek kiezen. Selecteer uitgaande creditnota's (op verkopen) of inkomende creditnota's (op aankopen). Vervolgens hervat u de hieronder uiteengezette procedure vanaf punt 4. 3. Klik op de knop Nieuw om het invoervenster van een nieuwe creditnota te openen. Dit venster wordt hieronder afgebeeld. Het creditnotanummer is het nummer dat volgt op het nummer dat in de record met kenmerkende gegevens van het factuurboek staat. De creditnotadatum is de datum van de laatste creditnota, de periode is die van de laatste creditnota.

Nieuwe creditnota invoeren 4. Vul zo nodig de velden met informatie over het Dossier en de Cliënt/leverancier in. 5. Voer de gewenste facturatieregels in die identiek zijn aan de factuurregels.

28

6. Sla de creditnota op. De factuur wordt automatisch gevalideerd. Nu kunt u deze creditnota afstemmen (matchen) door financiële overzichten in te voeren of via de matchingmodule op de menubalk. 7. Als u een document wilt maken dat aan deze creditnota is gekoppeld, klikt u bovenaan in het scherm van de creditnota op de knop Document maken en kiest u vervolgens de geëigende sjabloon of template. Sjablonen worden geselecteerd in de bibliotheek met modeldocumenten of ingesteld door middel van een scenario. 8. Sluit de creditnota.


5.6

Factuur wijzigen of storneren

Facturen worden bij het opslaan automatisch gevalideerd. In het hieronder afgebeelde factuurscherm kunt u in het menu Geavanceerde actiemet de optie Randvoorwaarden bekijken nagaan waarom een factuur niet wijzigbaar (= alleen-lezen) is. Zo kunt u achterhalen waarom bepaalde facturen nooit kunnen worden gewijzigd (bijvoorbeeld omdat de verschotten al werden gefactureerd). U hebt echter de volgende mogelijkheden om facturen te wijzigen: ▪

In het hieronder afgebeelde factuurscherm beschikt u voor de laatste factuur van elk factuurboek in het menu Geavanceerde actie over de optie Factuur verwijderen.

Geavanceerde actie op facturen ▪

In het hierboven afgebeelde factuurscherm ziet u in het menu Geavanceerde actie de optie Storneren door creditnota.Met deze optie maakt u een creditnota die de factuur storneert.Het aan de factuur verbonden waarderingsproject wordt opgeslagen in de lijst met projecten onder de naam "Creditnota" met het oude factuurnummer.

Avertissement. Voor de volgende bewerkingen zijn toegangsrechten in boekhoudsupervisiemodus nodig. Ga zorgvuldig te werk, want de wijzigingen die u op deze manier uitvoert kunt u niet meer ongedaan maken. ▪

Als u een aan een waardering gekoppelde verkoopfactuur wilt wijzigen, moet u de waardering wijzigen. Dat doet u door de factuur te openen in boekhoudsupervisiemodus en te navigeren naar het menu Geavanceerde actie, zoals hieronder afgebeeld. Klik op de optie Waardering wijzigen om de aan de factuur gekoppelde waardering te openen. Wijzig de waardering en klik op de knop Facturatie.

29

Boekhoudsupervisiemodus - Geavanceerde actie op facturen


▪

In het menu Geavanceerde actie in de lijst met facturen kunt u in boekhoudsupervisiemodus met de optie Terugplaatsen in wachtstand de factuur terugplaatsen in wachtstand en wijzigen mits de factuur niet werd betaald, noch gekoppeld aan een creditnota of prestatiewaardering. Na het opslaan van de factuur moet u die opnieuw valideren. Dat doet u door met de rechtermuisknop te klikken en in het snelmenu de opdracht Valideren te selecteren.

Boekhoudsupervisiemodus - Geavanceerde actie op facturen

5.7

Overschrijving aanmaken

Vanuit het invoerscherm van een overschrijving

30 Weergave van de lijst met overschrijvingen


1. Kies een financieel overzicht in het menu Boekhouding onder Overschrijvingen, en klik op de knop Nieuw. U kunt een overschrijving ook aanmaken vanuit een dossier. Dat doet u door te navigeren naar de rubriek Boekhouding van de Dossierinterface en te klikken op de knop Nieuwe overschrijving. U kunt nu het financiële overzicht kiezen. Selecteer het gewenste financiële overzicht en ga door met de hieronder uiteengezette procedure.

Nieuwe overschrijving 2. Het hierboven afgebeelde invoervenster van de overschrijving wordt geopend: In het bovenste deelvenster (gebied "a" in de screenshot) ziet u de boekhoudgegevens die u naderhand moet invoeren voor de overschrijvingsverrichting. In het onderste deelvenster (gebied "b" in de screenshot) staat de overschrijving zoals die aan de bank wordt doorgegeven. Het bovenste deelvenster vult u op dezelfde manier in als het invoerscherm van een uittrekselregel: Voer op de eerste boekingsregel de volgende gegevens in: - Datum van het uittreksel. - Dossier voor zover deze verrichting verband houdt met een dossier. In dit geval gaat DLex ervan uit dat de betaling betrekking heeft op de cliënt van het dossier. Dat wordt aangegeven in het volgende veld. - Is geen enkel dossier bij deze verrichting betrokken, dan laat u het veld Dossier leeg.

31


- Kies in het veld Rekening: ◦

G (= General ledger) voor een grootboekrekening (het enige rekeningtype dat toegankelijk is voor natuurlijke personen; rechtspersonen (vennootschappen) hebben toegang tot de drie rekeningtypes).

◦

C (= Customer) voor cliënt, gevolgd door een cliëntcode (als u een dossier hebt gekozen, wordt die van het dossier aangeduid); de afstemmingsanalyse (matching) wordt op de facturen van deze cliënt toegepast.

S (= Supplier) voor een leverancier, gevolgd door de leveranciercode; de afstemmingsanalyse (matching) wordt op de facturen van deze leverancier toegepast. - Opmerking met een toelichting voor intern gebruik. Klik op de knop Naam begunstigdebegunstigde om de naam van de begunstigde automatisch in de opmerking op te nemen. Heeft de overschrijving betrekking op een leverancier of een cliënt, dan wordt die automatisch ingesteld als ontvanger (= geadresseerde) in het onderste deelvenster van de overschrijving. Klik na het opgeven van het dossier op de knop Contacten dos. om de lijst met verschillende contacten van het dossier en de banken van het kantoor te openen. Avertissement. Als u een overschrijving direct aanmaakt voor een leverancier, worden de aan deze leverancier gekoppelde facturen niet nagezien. Als u die facturen automatisch wilt nazien, moet u dat doen vanuit het inkomende factuurboek en daar de factuurgerelateerde overschrijvingen aanmaken. Na validatie worden deze overschrijvingen opgenomen in de specifieke lijst van het financiële overzicht met op verzending wachtende overschrijvingen.

Overschrijvingsbatch maken Door een overschrijvingsbatch samen te stellen kunt u overschrijvingen in elektronisch formaat naar de bank verzenden. Dat doet u als volgt: klik op de knop om de op verzending wachtende overschrijvingen te openen, selecteer de overschrijvingen die u wilt verzenden door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u de gewenste overschrijvingen aanklikt, of door de overschrijvingen te filteren op datum; klik daarna op

Verplaatsen naar batch zoals hieronder afgebeeld.

32 Weergave van overschrijvingen - Overschrijvingsbatches


Zoals hieronder afgebeeld, stelt DLex het volgende batchnummer voor. U kunt het financiële overzicht dat door de batch wordt gedebiteerd zo nodig wijzigen. De overschrijvingsregels worden dan uit de lijst verwijderd.

Overschrijvingen verplaatsen naar een batch Klik op Overschrijvingsbatch bekijken om de lijst met niet-gedebiteerde batches weer te geven zoals hieronder afgebeeld:

Lijst met overschrijvingsbatches Klik op

Batch verzenden om het volgende scherm te openen in DLex:

Verzendingsopties van overschrijvingsbatches Hier kunt u de volgende acties uitvoeren: ◦

Batch op papier afdrukken: schakel het selectievakje Batch afdrukken in en klik op OK.

◦

Batch in klad op papier afdrukken: schakel het selectievakje Batch afdrukken zonder te verzenden in en klik op OK.

Batch in elektronisch formaat naar de bank verzenden: schakel het selectievakje Per modem verzenden in, geef een bestandsnaam op en klik op OK. Het elektronische bestand wordt dan aangemaakt in DLex en de batchstatus verandert in verzonden. Meld u aan bij uw banksoftware en importeer daar het bestand dat u hebt opgeslagen in de map VIR van het werkstation.

33


Vanuit aankoopfacturen

Overschrijvingen aanmaken vanuit aankoopfacturen 1. Kies in het factuurfilter het aankoopfactuurboek en de onbetaalde of niet-gematchte facturen. De bijbehorende lijst wordt geopend. 2. Selecteer de vervallen facturen die u wilt betalen. U kunt meerdere facturen selecteren door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u de gewenste facturen aanklikt. Druk op de toetsencombinatie Ctrl+A om alle facturen te selecteren. 3. Klik met de rechtermuisknop om het snelmenu te openen en selecteer daar de opdracht Overschrijving aanmaken. Voor elke factuur wordt het overschrijvingsscherm geopend. Vanaf de overschrijving kunt u de contactrecord van de begunstigde openen door te klikken op de knop Contact bekijken). Zo nodig kunt u de contactgegevens aanpassen. Als de leverancier met bankrekeningnummer en adres werd ingevoerd en als de factuur met de leverancierreferentie werd ingevoerd, kunt u de overschrijving opslaan en sluiten.

34

4. Na afloop van de invoercyclus wordt u gevraagd of u een batch wilt maken. Antwoord Ja tenzij u andere overschrijvingen aan de batch wilt toevoegen. De overschrijvingsbatch wordt opgeslagen in de module Overschrijvingen.


Vanuit niet-sluitende derdenrekeningen

Overschrijvingen aanmaken vanuit niet-sluitende derdenrekeningen 1. Open het tabblad Extra's in het menu Boekhouding van de Kantoorinterface en selecteer de rubriek Niet-sluitende derdenrekeningen. 2. Klik op de knop

om de niet-sluitende dossiers weer te geven.

3. Selecteer de dossiers waarvoor u overschrijvingen wilt aanmaken door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u de gewenste dossiers aanklikt. 4. Klik met de rechtermuisknop om het snelmenu te openen en selecteer daar de opdracht Overschrijving aanmaken. Voor elk dossier wordt het overschrijvingsscherm geopend. Vanaf de overschrijving kunt u de contactrecord van de begunstigde openen door te klikken op de knop Contact bekijken). Zo nodig kunt u de contactgegevens aanpassen. 5. Na afloop van de invoercyclus wordt u gevraagd of u een batch wilt maken. Antwoord Ja tenzij u andere overschrijvingen aan de batch wilt toevoegen. De overschrijvingsbatch wordt opgeslagen in de module Overschrijvingen.

35


5.8

Financieel overzicht invoeren

Weergave van de lijst met financiële overzichten Voer de volgende stappen uit om een financieel overzicht in te voeren: 1. Ga naar de rubriek Factuurboeken op het tabblad Algemeen in het onderdeel Boekhouding van de Kantoorinterface. 2. Kies het financiële overzicht of het dagboek met diverse verrichtingen dat u wilt muteren. 3. Dubbelklik op het geselecteerde financiële overzicht of dagboek met diverse verrichtingen. Het hieronder afgebeelde invoerscherm wordt geopend. U ziet het volgende uittrekselnummer en het beginsaldo dat gelijk is aan het eindsaldo van het vorige uittreksel. U kunt het uittreksel ook openen door te klikken op de knop

36

Laatste rekeninguittreksel.


Invoerscherm van een uittreksel Als u in de menubalk van het rekeninguittreksel klikt op de knop Sneltoets, krijgt u toegang tot de lijst met sneltoetsen om een uittreksel in te voeren. 4. Vermeld in het veld Nieuwe balans saldo het saldo van het uittreksel dat u wilt invoeren. In het veld Saldo berekent DLex het totaal van de bedragen die u moet invoeren om te komen tot dit nieuwe saldo. 5. Voer op de eerste boekingsregel de volgende gegevens in: - Datum van het uittreksel. - Valutadatum van de regel (indien verschillend van de bovenvermelde datum). Dit gegeven is facultatief. - Dossier voor zover deze verrichting verband houdt met een dossier. ◦

In dit geval gaat DLex ervan uit dat de betaling betrekking heeft op de cliënt van het dossier. Dat wordt aangegeven in het volgende veld.

◦

Als voor dit dossier een onbetaalde uitgaande factuur bestaat, wordt de knop Matching ine het oranje weergegeven. Gaat het om een eenmalige factuur, dan ziet u die in het factuurveld samen met het bedrag.

◦

Is dit geen eenmalige factuur, dan wordt de lijst met facturen van het dossier geopend. Daar kunt u één of meer facturen kiezen. U kunt meerdere facturen kiezen door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u de gewenste facturen aanklikt. Houd SHIFT ingedrukt en klik op de eerste en laatste factuur in een opeenvolgende reeks in de lijst om die te kiezen.

Als het bedrag geen betrekking heeft op een cliënt of leverancier, kunt u dit wijzigen via een grootboekrekening. Klik op de knop

om het boekhoudonderdeel van het geselecteerde dossier te openen.

- Is geen enkel dossier bij deze verrichting betrokken, dan laat u het veld Dossier leeg.

37


- Kies in het veld Rekening: ◦

G (= General ledger) voor een grootboekrekening (het enige rekeningtype dat toegankelijk is voor natuurlijke personen; rechtspersonen (vennootschappen) hebben toegang tot de drie rekeningtypes).

◦

C (= Customer) voor cliënt, gevolgd door een cliëntcode (als u een dossier hebt gekozen, wordt die van het dossier aangeduid); de afstemmingsanalyse (matching) wordt op de facturen van deze cliënt toegepast.

S (= Supplier) voor een leverancier, gevolgd door de leveranciercode; de afstemmingsanalyse (matching) wordt op de facturen van deze leverancier toegepast. Is het bedrag kleiner dan het gematchte factuurbedrag, dan vermeldt u het daadwerkelijk betaalde bedrag zodat het te betalen bedrag pro resto in de factuur blijft staan. Is het bedrag enkele eurocents groter, dan voegt u een regel "betalingsverschil" in. - In het veld Opmerking kunt u nuttige toelichtingen voor deze regel vermelden. 6. Druk in het veld Opmerking op de entertoets of tabtoets om de ingevoerde regel in de onderstaande lijst over te nemen, en om het invoerscherm van de volgende regel weer te geven. 7. Als boekingsregels voor overschrijvingen in DLex werden ingevoerd, klikt u op de knop Overschrijvingsbatch importeren, en daarna op Batch importeren. Vervolgens kiest u de batch om de bijbehorende overschrijvingen in het uittreksel over te nemen. 8. Na het invoeren van de laatste uittrekselregel moet het saldo gelijk zijn aan nul. Klik op Bewaren en sluiten om het uittreksel te bevestigen. Als u een overschrijving wilt maken op basis van een boekingsregel, klikt u op de knop transfer om alle overschrijvingen op te slaan in de overschrijvingsmodule.

Bank

Staan er geen regels in het uittreksel, dan klikt u op Volgend nummer in het menu Geavanceerde actie, zoals hieronder afgebeeld, om het nummer met 1 te verhogen zonder regels in te voeren.

Geavanceerde actie op uittreksels

38


Druk op de functietoets F11, zoals hieronder afgebeeld, om aankoop-/verkoopfacturen te zoeken op: ◦

gestructureerde mededeling,

◦

DLex-factuurnummer,

bedrag met eventueel verschil.

Aankoop-/verkoopfacturen zoeken met de functietoets F11

5.9

Herinneringen maken

Weergave van de lijst met herinneringen

39


Voer de volgende stappen uit om herinneringen te maken: Avertissement. Controleer eerst of de instellingen voor herinneringsbrieven juist zijn. 1. Ga naar de rubriek Herinneringen op het tabblad Algemeen in het onderdeel Boekhouding van de Kantoorinterface zoals hierboven afgebeeld. U kunt herinneringen ook aanmaken vanuit een dossier. Dat doet u door het tabblad Herinnering te openen in het onderdeel Boekhouding van de Dossierinterface. Daarna gaat u door met de hieronder uiteengezette procedure vanaf punt 3. 2. Selecteer de gewenste view (weergave): per dossier of per cliënt. U kunt de zoekopdracht ook verfijnen door te drukken op de knop Uitgebreid zoeken. Als u dubbelklikt op een regel, verschijnt de lijst met openstaande mutaties voor het dossier of voor de cliënt (afhankelijk van de gekozen weergave). 3. Selecteer de dossiers of cliënten (afhankelijk van de gekozen weergave) die u herinneringen wilt toezenden. 4. Klik op de knop Herinneringen maken voor geselecteerde items. Afhankelijk van de scenario's die in uw persoonlijke instellingen zijn opgegeven (Mijn instellingen, tabblad Diversen), wordt een herinneringsbrief gemaakt per dossier of per cliënt (afhankelijk van de gekozen weergave). De aangemaakte documenten worden opgeslagen in de DLex-module Documenten en u gaat naar het volgende herinneringsniveau. 5. Als u de herinneringsbrieven wilt afdrukken, navigeert u naar de module Documenten. Selecteer daar alle documenten en klik met de rechtermuisknop om het snelmenu te openen. Selecteer daar de opdracht Afdrukken om de afdrukopdracht te starten.

5.10

Dossiers per forfait beheren

In DLex is het mogelijk via forfaits te werken en dossiers te factureren. Het basisprincipe van het beheer van dossiers per forfaits bestaat uit het niet-factureerbaar zijn van alle toegevoegde prestaties behalve de prestaties aangeduid als forfaitair. Hiermee kunt u controleren wat daadwerkelijk gepresteerd werd en wat gefactureerd werd.

40


Om de dossiers per forfait te beheren dient u volgende stappen te volgen: 1. Activeer het beheer van dossiers per forfait in het onderdeel Systeembeheer van de rubriek Toepassing in Toepassingsbeheer. Door het selectievakje Facturatie per forfait in te schakelen, kunt u de functie in DLex activeren en de opties betreffende deze module in DLex zien.Dit geeft ook aan de server de door welke regels dienen gevolgd te worden bij het toevoegen van nieuwe prestaties.

Toepassingsbeheer - Toepassing - Systeembeheer 2. Stel de facturatietypes voor de dossiers in via het onderdeel Facturatietype van de rubriek Dossier in Toepassingsbeheer. Schakel het selectievakje Facturatie per forfait in om aan te geven welke dossiers per forfait zullen worden gefactureerd.

41

Toepassingsbeheer - Dossier - Facturatietype


3. Stel de forfaitaire prestatietypes (factureerbaar) in via het onderdeel Prestatietype van de rubriek Prestatie in Toepassingsbeheer. Schakel het selectievakje Forfaitaire prestatie in om aan te geven welke prestaties factureerbaar zijn in de dossiers per forfait fungeren.

Toepassingsbeheer - Prestatie - Prestatietype 4. Vervolgens kunt u de prestaties filteren op beheer per forfait via de uitgebreide zoekfunctie. Hiermee kunt u bijvoorbeeld de prestaties corrigeren van een dossier dat overgaat op een forfaitair beheer.

Uitgebreid zoeken van prestaties

42

In een dossier met een forfaitaire facturatie zijn alleen de forfaitaire prestaties factureerbaar, alle andere zijn niet-factureerbaar.

6. Boekhoudrapporten

6.

BOEKHOUDRAPPORTEN

6.1

Verschillende boekhoudrapporten in DLex

In DLex hebt u de keuze uit een breed scala aan boekhoudrapporten. Het eerste deel van deze rapporten vindt u op het tabblad Algemeen in het onderdeel Boekhouding van de Kantoorinterface ainsi que dans l'onglet Gestion du Tableau de bord. Dit zijn de Algemene boekhoudrapporten. Het tweede deel van deze rapporten vindt u op het tabblad Extra's in het onderdeel Boekhouding van de Kantoorinterface en in het onderdeel Algemeen van het Dashboard. Dit zijn de Boekhoudcontrolerapporten. Het derde deel van deze rapporten vindt u op het tabblad Fiscaal in het onderdeel Boekhouding van de Kantoorinterface. Dit zijn de klassieke fiscale rapporten: ◦

Commissiestaat: in dit rapport ziet u de bedragen die u moet aangeven alsook de fiches 281.50 voor commissies en courtages. DLex toont de lijst met begunstigden voor wie een aan te geven bedrag werd gevonden.

◦

Leveranciers 281.50: dit rapport is een gedetailleerde versie van de commissiefiches voor het geselecteerde jaar (terwijl het hierboven beschreven rapport Commisioneringsfiche een samengevoegde versie is).

◦

Intracommunautaire opgave: in dit rapport ziet u de bedragen die u in de intracommunautaire listing moet aangeven. DLex toont één regel per cliënt met vermelding van naam, adres, BTWnummer en totale omzet voor deze cliënt.

Intracom. opgaveBTW op aankopen: in dit rapport staat de lijst met bedragen van aankopen bij intracommunautaire leveranciers.

43


Vindplaats van de algemene boekhoudrapporten, extra rapporten en fiscale rapporten Het vierde en laatste gedeelte van deze rapporten kunt u raadplegen via het Afdrukvoorbeeld van de prestaties of de waardering. Dit zijn eenvoudige boekhoudrapporten die bijzonder handig zijn in gebruik.

44


6.2

Algemene boekhoudrapporten

Hieronder ziet u de lijst met algemene boekhoudrapporten die beschikbaar zijn in DLex. In dit hoofdstuk worden alleen de rapporten behandeld waarvan de gebruiksbestemming niet duidelijk blijkt uit de naam.

Weergave van de lijst met algemene boekhoudrapporten - Rubriek Boekhouding

45


Weergave van de lijst met algemene boekhoudrapporten - Rubriek Dashboard De rapporten van het Dashboard kunnen in tegendeel tot de rapporten van de Boekhouding, geëxporteerd worden naar Excel. De algemene boekhoudrapporten bestaan uit vier categorieën met elk een specifieke reeks rapporten: ▪

1. Algemeen ◦

1.01 - Balans van facturen

◦

1.02 - Balans van dossiers: dit rapport is de boekhoudrecord van de dossiers met bijbehorend saldo.

◦

1.03 - Balans van financiële overzichten

◦

1.04 - Balans van prestaties/facturen: in dit rapport ziet u hoe de prestaties worden gefactureerd en welke gevolgen dat heeft op gebruikersniveau.

1.10 - Niet factureerbare kosten ▪

46

2. Vennootschapsboekhouding ◦

2.01 - Centraal dagboek

◦

2.02 - Centralisatiedagboek

◦

2.03 - Factuurboeken: in dit rapport kunt u detailinfo over facturen opvragen op basis van gemuteerde rekeningen alsook de spreiding van de verschillende gemuteerde rekeningen per factuur.

◦

2.04 - Financiële overzichten

◦

2.10 - Saldilijst grootboek

◦

2.11 - Saldilijst grootboek tussen twee perioden


◦

2.12 – Balans: met dit rapport kunt u de balans van activa en passiva bekijken zoals die bij de belastingadministratie zal worden ingediend.

◦

2.13 - Saldilijst cliënten

◦

2.14 - Saldilijst leveranciers

◦

2.15 - Aging balance: Dit rapport geeft een lijst weer van de onbetaalde facturen op basis van het aantal overschreden dagen.

◦

2.20 - Historische overzichten grootboek

◦

2.21 - Historische overzichten cliënten

2.22 - Historische overzichten leveranciers ▪

3. Analytische verdeling (als optie verkrijgbare module)

3.01 - Resultaat en detail per eenheid ▪

4. Beheersverslag (als optie verkrijgbare module, opgenomen in de Corporate-versie van DLex) ◦

4.10 - Boekhouddossier: dit rapport is de eigenlijke koppeling naar de boekhouding.

◦

4.11 - Facturatiedossier: dit rapport geeft een algemene samenvatting van een dossier wat de facturatie betreft.

◦

4.20 - Facturatie/factuur: in dit rapport ziet u per factuurregel details over honoraria (erelonen), kosten, verschotten en provisies en kunt u nagaan wat al is betaald. Zo krijgt u het detailoverzicht van de facturen met een koppeling naar de boekhouding.

◦

4.21 - Termijnoverzicht prestaties/facturen: in dit rapport kunt u de termijnen bekijken tussen de prestaties en de facturatie ervan.

◦

4.31 - Prestaties/factuur: dit rapport geeft voor een facturatieperiode de balans van de prestaties van een gebruiker op basis van de gefactureerde prestaties. Via dit rapport kunt u de geherwaardeerde uren opsporen (uren die tegen nultarief worden gefactureerd, bijvoorbeeld als "cadeau").

◦

4.32 - Prestaties/gebruikers: dit rapport is een periodegeoriënteerd scorebord en toont alles wat over een bepaalde periode voor een gebruiker werd gepresteerd en gefactureerd. In dit rapport krijgt u een overzicht van alle door een advocaat geleverde prestaties en wat over dezelfde periode wordt gefactureerd voor deze prestaties. Met dit rapport kunt u het werkelijke prestatietarief van de advocaat berekenen.

4.33 - Prestaties/gebruikers2: dit rapport lijkt sterk op het rapport 4.32 - Prestaties/gebruikers met dit verschil dat de datum berust op de prestaties, terwijl de perioden gebaseerd zijn op de boekhouding.

6.3

Boekhoudcontrolerapporten

U beschikt over de volgende boekhoudcontrolerapporten: ▪

Niet-sluitende derdenrekeningen: in dit rapport ziet u voor welke dossiers niet-sluitende derdenrekeningen bestaan.

▪

Onbetaalde facturen derdenrekeningen: in dit rapport ziet u wanneer een tegenpartij een bedrag op een derdenrekening moet storten.

47


▪

Te factureren posten per dossier: dit rapport is het scorebord van alles wat moet worden gefactureerd. De waarde van de saldibalans in dit rapport is van het allergrootste belang voor de resultaatbepaling, want daarvan kunt u afleiden van wat er te factureren valt minus de provisies en plus de verschotten.

▪

Work In Progress (WIP): dit rapport toont op de aangegeven datum het (door DLex berekende) te factureren bedrag in elk dossier zonder rekening te houden met facturen die op een latere datum worden opgemaakt.

▪

Verschil.prestatie/waardering: in dit rapport ziet u alleen de prestaties die werden gewijzigd, alsook de tijd- of tariefverschillen op deze prestaties.

▪

Ontoereikendeprovisies (gepresteerd - gefactureerd): in dit rapport kunt u nagaan of er voldoende werd gefactureerd en als provisie aangelegd om de prestaties te dekken.

▪

Per gebruiker op factuur: dit rapport is een samenvatting over een bepaalde periode.

▪

Niet in mindering gebrachte provisies: in dit rapport kunt u nagaan welke provisies werden gevraagd.

6.4

Afdrukvoorbeeld

In het afdrukvoorbeeld (knop in de menubalk van DLex) voor de prestaties en de waardering vindt u diverse tabbladen waarmee u bijzonder handige rapporten kunt aanmaken. Hieronder ziet u een voorbeeld van een dergelijk rapport:

48

Rapport aangemaakt met het afdrukvoorbeeld van prestaties Met de knop Bewaren als PDF in DLex in de rechter bovenhoek van het venster kunt u op basis van een rapport een pdf-bestand aanmaken en dat pdf-bestand in het dossier opslaan.


Met het afdrukvoorbeeld kunt u de volgende rapporten aanmaken: ▪

Printscreen: eenvoudig afdrukvoorbeeld van het actieve werkvenster.

▪

Per datum

▪

Per rapport

▪

Per dossier

▪

Totaal per dossier

▪

Per dag

▪

Per opmerking

▪

Pergebruiker intern/extern: Dit rapport laat toe de waarde van de prestaties van elke gewaardeerde gebruiker te vergelijken met het extern of intern tarief.

▪

Per ...laat toe de resultaten te groeperen via een filter door een keuze te maken uit de standaardvelden van het dossier alsook uit onderstaande extra velden.

Rapport aangemaakt met het afdrukvoorbeeld van prestaties - Tabblad Per ... Le menu déroulant illustré ci-dessous permet de choisir le type d'affichage entre Par, Détail par et Graphique par.

Reporting - Keuze van het weergavetype

49


Le menu déroulant illustré ci-dessous permet de définir le filtre en choisissant parmi les champs principaux du dossier ainsi que les champs extra.

Reporting - Keuze van het filtertype

50

BOEKHOUD- HANDLEIDING

Recommend Documents