BOEKENBANK VERSIE 3.3

BOEKENBANK VERSIE 3.3

Een handige hulp voor elke leverancier! Een handleiding.

(11/12/2012)

Meta4Books vzw Te Boelaerlei 37 2140 Borgerhout T: 03 287 66 96 F: 03 281 22 40 www.boekenbank.be [email protected]

Inhoudstafel Inhoudstafel _______________________________________________________________ 2 Doelstellingen en werkwijze ___________________________________________________ 4 1.

Het publieke gedeelte op www.boekenbank.be – B2C __________________________ 5

2.

Ledenmodule voor Leveranciers – B2B _____________________________________ 6 Startpagina ___________________________________________________________________ 6 Beheer________________________________________________________________________ 6 Orders _______________________________________________________________________ 8 Inkomende orders ____________________________________________________________________ 8 Orderhistoriek ______________________________________________________________________ 10 Orders ophalen op FTP-server __________________________________________________________ 11 Bestandslay-out orderfile ______________________________________________________________ 12 De bestandsopbouw _______________________________________________________________ 12 De velden _______________________________________________________________________ 12 De inhoud van de velden: ___________________________________________________________ 13

Retouraanvragen______________________________________________________________ 14 Inkomende retours ___________________________________________________________________ Retourhistoriek _____________________________________________________________________ Retours ophalen op FTP-server _________________________________________________________ Bestandslay-out retourfile _____________________________________________________________ De bestandsopbouw _______________________________________________________________ De velden _______________________________________________________________________ Algemene aspecten ________________________________________________________________

14 15 15 16 16 16 17

Zoeken ______________________________________________________________________ 18 Snelzoeken _________________________________________________________________________ Gecombineerd zoeken ________________________________________________________________ Zoeken op Recent Verschenen titels _____________________________________________________ De Open Markt Module _______________________________________________________________ Zoeken: de zoekresultaten _____________________________________________________________ Een schematisch overzicht van het Titelbestand van Boekenbank ______________________________ Extra (betalende) service: Webservice (RestService) van Boekenbank __________________________

18 19 22 23 25 26 27

Titelbestand __________________________________________________________________ 30 Titels toevoegen en wijzigen ___________________________________________________________ GPRC-titels ________________________________________________________________________ Titelbestand opladen via een CSV- of Onix-bestand in de ledenmodule _________________________ Titelbestand opladen via een CSV- of Onix-bestand via de FTP-server __________________________ Bestandslay-out CSV47-bestand ________________________________________________________ Bestandslay-out en afspraken rond 14-daagse titelbestand in CSV47 _________________________ Bestandslay-out Onix 2.1 _____________________________________________________________ Titels exporteren ____________________________________________________________________ Foutenlijst _________________________________________________________________________ Wat houdt deze lijst in? ____________________________________________________________ Waarop wordt gecontroleerd? ________________________________________________________ Hoe past u de titels aan? ____________________________________________________________

30 32 34 36 37 37 43 43 43 44 44 44

Extra informatie opladen _______________________________________________________ 45 Covers e.d. opladen __________________________________________________________________ Covers e.d. opladen via de ledenomgeving ______________________________________________ Covers e.d. opladen via de FTP-server _________________________________________________ Hoe moeten de bestanden er uit zien die u kunt opladen? __________________________________ Waar vindt u de bestanden terug? _____________________________________________________ Aanbiedingsfolders __________________________________________________________________ Aanbiedingsfolder toevoegen ________________________________________________________

45 45 46 47 49 50 50

2

Aanbiedingsfolders raadplegen _______________________________________________________ Boekenbeesten ______________________________________________________________________ De 9 Boekenbeesten _______________________________________________________________ Hoe moeten de bestanden eruitzien die u kunt opladen? ___________________________________ Hoe deze informatie op Boekenbank opladen ? __________________________________________ Prijsomschrijvingen opladen ___________________________________________________________ Speciale prijzen opladen ______________________________________________________________ Waar: __________________________________________________________________________ Hoe: ___________________________________________________________________________ Resultaat: _______________________________________________________________________ Raadplegen prijsinformatie ____________________________________________________________ Vraag en antwoord speciale prijzen ______________________________________________________

50 51 51 52 52 53 54 54 55 55 55 55

Lijsten_______________________________________________________________________ 58 Fondsen ___________________________________________________________________________ Kortingsbonnen _____________________________________________________________________ Artikelstatussen in Boekenbank ________________________________________________________ Standaard E-pakbons _________________________________________________________________ Standaard Certipost __________________________________________________________________ Uitgevers __________________________________________________________________________ Distributeurs _______________________________________________________________________ Aanbiedingsfolders __________________________________________________________________ Overzicht NUR codes ________________________________________________________________

3.

58 59 59 59 59 60 60 61 61

Legende ______________________________________________________________ 62 Lijsten_______________________________________________________________________ 62 Sorteren ___________________________________________________________________________ 62 Bladeren op pagina-niveau ____________________________________________________________ 62 Exporteren naar Excel ________________________________________________________________ 62

Boekenbank-terminologie ______________________________________________________ 64 Orderreferentie _____________________________________________________________________ Lijnreferentie _______________________________________________________________________ Distributeurscode ____________________________________________________________________ Fondscode _________________________________________________________________________

64 64 64 64

Icoontjes in de applicatie _______________________________________________________ 64 Het vergrootglaasje __________________________________________________________________ 64 Het kalendertje______________________________________________________________________ 64 Het groene vinkje ___________________________________________________________________ 64

3

Doelstellingen en werkwijze

1. Boekenbank vzw is begin 2000 opgericht door Boek.be als serviceprogramma voor boekhandels en uitgevers. Uitgevers kunnen informatie over hun boeken doorgeven aan de boekhandels. Omgekeerd kunnen boekhandels hun bestellingen online doorgeven aan de uitgevers. De voorbije jaren heeft Boekenbank zich ontwikkeld tot de ruimst mogelijke database over boeken in Vlaanderen. Op www.boekenbank.be is een groot deel van deze informatie ook toegankelijk voor het brede publiek. Via Boekenbank kunnen de boekenliefhebbers zich informeren over de boeken die rond een bepaald onderwerp op de Nederlandstalige markt beschikbaar zijn. Als de bezoeker van de website zich bovendien inschrijft op de website, krijgt hij daarbovenop nog een waaier van mogelijkheden, zoals het aanleggen van een verlanglijstje, zich inschrijven voor de Boekenbrief, vrienden op de hoogte brengen van interessante boeken en uiteraard boeken bestellen bij zijn favoriete boekhandel. 2. Particulieren kunnen de titels raadplegen (zonder evenwel zicht te hebben op de distributeur) maar alleen de leden van Boekenbank (boekhandels, krantenwinkels, bibliotheken) kunnen, mits het aanvragen van een toegangscode, boeken bestellen en zien wie welk boek verdeelt. 3. Boekhandels kunnen ook de titelgegevens van Boekenbank downloaden in hun eigen systeem, waardoor u ook off-line over de meest recente titelinformatie beschikt. 4. De boekhandels sturen hun bestellingen door naar Boekenbank. Boekenbank sorteert deze bestellingen uit per leverancier en stuurt die op regelmatige tijdstippen door naar de diverse leveranciers. Aangesloten leveranciers krijgen de bestellingen elektronisch doorgestuurd, wat een aanzienlijke besparing betekent. 5. Boekhandels kunnen ook op basis van de naam of een prefix alle gegevens opzoeken van alle uitgeverijen in Vlaanderen en Nederland. Op die manier kunt u de uitgever van elk boek terugvinden, ook al staat het boek niet op Boekenbank. Boekenbank maakt maximaal gebruik van de voordelen die het internet biedt om de meest accurate informatie naar de klanten door te spelen en de efficiënte werking van de boekenbranche te verhogen. www.boekenbank.be is een website in ontwikkeling. Zowel qua vorm als inhoud willen wij mee evolueren met de noden en de wensen van de deelnemers. De lidmaatschapsbijdrage van elke aangesloten partij bij Boekenbank zorgt ervoor dat wij over de middelen beschikken om aan deze evoluties te beantwoorden.

4

1. Het publieke gedeelte op www.boekenbank.be – B2C Dit deel van de site is voor iedereen toegankelijk.

Zoek een boek, een boekhandel, een evenement Selecteer een van de drie zoekmogelijkheden en ga op zoek naar het boek dat u wilt bestellen, de boekhandel die u wilt bezoeken of het literaire evenement waaraan u wenst deel te nemen. Uitgebreid zoeken In deze rubriek kunt u zoeken op verschillende elementen en een combinatie hiervan: een woord uit de titel, de auteur, isbn, verschijningsdatum (of periode), de artikelstatus (verschenen, uitverkocht…) en het genre (op basis van de hoofdNUR, wat betekent dat de zoekmachine ook alle subNURren doorzoekt.

Aanmelden Vanaf de homepagina kunt u direct inloggen met uw inlogcode en wachtwoord. Alle gewone bezoekers kunnen zich hier ook registreren op de website. Zodra zij zijn ingelogd met een e-mailadres kunnen ze naar hartenlust boeken bestellen bij hun favoriete boekhandelaar. Een nieuw wachtwoord aanvragen geldt alleen voor deze particuliere gebruikers. Wie dat als professionele gebruiker wil doen, stuurt hiervoor een mailtje naar [email protected]. Categorieën Hier krijgt u een overzicht van de 13 rubrieken van de Boekenbrief. Per rubriek geven wij u een overzicht van de 200 laatst verschenen boeken.

5

2. Ledenmodule voor Leveranciers – B2B Startpagina Inloggen doet u net als de publieke gebruiker. U surft naar www.boekenbank.be en vult rechts boven onder e-mailadres de logincode in die u van Boekenbank gekregen hebt (en dus niet uw e-mailadres). Onder wachtwoord komt dan het wachtwoord te staan. Zodra u op ‘Meld aan’ klikt, komt u in het ledengedeelte van Boekenbank terecht. LET OP: onze website is hoofdlettergevoelig. Het wachtwoord dat u van Boekenbank krijgt, bevat op de vier eerste posities steeds vier hoofdletters.

U vindt bovenaan een menubalk met 7 knoppen / tabbladen. Het tabblad dat u aanklikt, zal telkens rood opkleuren. Met de knop ‘Home’ komt u steeds terug naar dit beginscherm. De knop ‘Meld af’ zorgt ervoor dat u opnieuw terechtkomt op de publieke website van Boekenbank.

Beheer Als u zich voor het eerst inlogt op het ledengedeelte van Boekenbank, is het altijd interessant om eerst even uw eigen gegevens te controleren. Ga daarvoor naar de knop ‘Beheer’. U komt terecht onder de menuknop ‘Beheer eigen data’. Hier kan u de gegevens aanpassen door te klikken op ‘Wijzig algemene gegevens’.

6

Daaronder vindt u uw specifieke gegevens als distributeur en / of uitgever bij Boekenbank. Deze gegevens kan u niet zelf aanpassen, maar worden hier informatief getoond.

Als laatste onderdeel op deze pagina, kan u uw lidgegevens aanpassen. We raden u aan om deze aanpassingen te vermijden. Uw gegevens worden immers op verschillende manieren met andere systemen gekoppeld waardoor u daarmee moeilijkheden zou kunnen ondervinden.

7

Orders

Zodra u ingelogd bent, ziet u op de startpagina al meteen of u orders of retouraanvragen heeft ontvangen. Als u klikt op ‘Klik hier om deze te bekijken’ dan komt u terecht in de pagina met de inkomende orders, respectievelijk de inkomende retours. Beide zaken vindt u in Boekenbank terug onder het tabblad Orders. Inkomende orders

Onder het de linkermenuknop ‘Inkomende orders’ vindt u de bestellingen van boekhandels terug. Deze bestellingen staan oplopend gesorteerd in de volgorde van ontvangst. U kan de bestellingen zelf sorteren op een andere kolom door op één van de labels boven de kolommen te klikken. Ook kan u de lijst overzetten naar Excel. Klik hiervoor op dat pop-ups niet geblokkeerd worden op uw computer!

. Zorg er wel voor

Wenst u de orders te verplaatsen naar de orderhistoriek of wenst u de orders om te zetten naar het CSV-formaat, kies dan voor ‘Verwerk alle orders’.

8

Hiervoor gebruikt u de knop die u

links bovenaan vindt.

Bij het aanklikken van deze knop krijgt u de volgende vraag:

Afhankelijk of u ‘ja’ of ‘nee’ kiest, zullen uw orders in de ‘Inkomende bestellingen’ blijven staan. In een pop-up-scherm worden de bestellingen geëxporteerd naar een CSV-formaat (zie onder)

Met een klik op uw rechtermuisknop kan u ervoor kiezen deze ‘pagina op te slaan als…’ Standaard wordt het document dan opgeslagen als tekstdocument. Slaat u het bestand dan op met de extensie .csv na de bestandsnaam, bv. Orders boekhandels.csv

9

Orderhistoriek

Zodra u de orders uit ‘Inkomende orders’ heeft verwerkt, komen ze terecht in de orderhistoriek. Daar blijven ze 6 maand beschikbaar. Na 6 maand verdwijnen de orders definitief uit de database van Boekenbank. U komt in de orderhistoriek terecht door onder het tabblad ‘Orders’ links te klikken op ‘Orderhistoriek’. Bij het openen van de pagina zal u nog geen orderlijnen zien verschijnen. Hiervoor moet u eerst de filter instellen, bv. Een datum ingeven, of op ISBN-zoeken. U krijgt dan de lijst te zien die aan uw zoekactie voldoet.

10

Opnieuw vindt u hier de verschillende kolommen uit de ‘inkomende orders’ terug. Indien u zelf een orderlijn uit de orderhistoriek wenst te verwijderen, kan u de lijn aanvinken in de laatste kolom en kiezen voor . De lijn wordt dan definitief uit de database van Boekenbank geschrapt. Net als in de ‘inkomende orders’ kan u de orders in de orderhistoriek ook omzetten naar een Excel-bestand door op

te klikken.

Orders ophalen op FTP-server Boekenbank beschikt naast de online applicatie ook over een FTP-server. Iedereen die een account heeft in de online module heeft toegang tot een eigen map op de FTP-server. De orders van boekhandels die in Boekenbank binnenkomen, kan u ook via de FTP-server laten verwerken Concreet betekent de verwerking via de FTP-server het volgende: de orders van boekhandels worden 4 keer per dag omgezet worden in een CSV-bestand dat op de FTPserver wordt geplaatst. De tijdstippen van verwerking zijn 3u30, 11u30, 14u30 en 21u. De CSV-bestanden kan u ophalen op ftp://ftp.boekenbank.be, nadat u bent ingelogd met uw inlogcode en paswoord van Boekenbank, onder de map DONWLOAD > ORDERS.

Indien u uw orders via de FTP-server wenst te verwerken, kan u dit laten instellen door de Administrator van Boekenbank. Neem hiervoor contact op met de projectleider.

11

Bestandslay-out orderfile Hierboven hebben we besproken hoe u een orderbestand in Boekenbank kan ophalen, zowel online als via de FTP-server. Het formaat van het orderbestand is echter nog niet ter sprake gekomen. Hieronder vindt u de exacte beschrijving van het orderformaat. De bestandsopbouw -

De bestandsnaam is steeds ‘orders_YYYY_MM_DD_HH_MM_SS.csv’.De extensie is steeds .csv. Het formaat van het bestand zelf is ‘dot comma separated values’, dat betekent dat elk veld van een ander veld gescheiden wordt door een puntkomma. Tekstvelden (alfanumeriek) staan altijd tussen aanhalingstekens Elke datum (zie veld 2, 4 en 9) is als volgt opgebouwd: dd/mm/yyyy (Let op, in Boekenbank zijn niet alle datumvelden op dezelfde wijze opgebouwd!) Het tijdformaat (zie veld 3 en 5) is als volgt opgebouwd: uu:mm Getallen staan niet tussen aanhalingstekens: 9999999

Een aantal velden zijn verplicht, andere zijn optioneel. Optionele velden kunnen leeg zijn. De leegwaarden voor tekststrings, getallen en datums zijn “”, 0 en 01/01/0001. Er moet evenwel steeds per veld een scheidingsteken geplaatst worden, ook als velden leeg gelaten worden. De velden De orderfile bestaat uit 13 velden. We geven hieronder aan wat de inhoud van elk veld is, of dit veld al dan niet verplicht is, of het veld alfanumeriek, numeriek, datum of tijd-veld is en of de velden tussen aanhalingstekens moeten staan. 1 Aansluitingsnr klant Verplicht Alfanumeriek Strings 2 Datum ingave Optioneel Datum Strings 3 Tijd ingave Optioneel Tijd Strings 4 Datum creatie Optioneel Datum Strings 5 Tijd creatie Optioneel Tijd Strings 6 ISBN13 Verplicht Alfanumeriek Strings 7 Aantal besteld Verplicht Numeriek geen strings 8 Soort bestelling Verplicht Alfanumeriek strings 9 Datum update Optioneel Datum strings 10 Orderreferentie Verplicht Alfanumeriek strings 11 Lijnreferentie Optioneel Alfanumeriek strings 12 Stroomnummer Optioneel Numeriek geen strings 13 Voorkeursdistributeur Optioneel Alfanumeriek strings

12

De inhoud van de velden: Soort Bestelling: Sommige boekhandels willen een onderscheid kunnen maken tussen het soort bestelling. Daarom kunnen in het veld 8 (soort bestelling) volgende waarden ingevoerd worden:  Nieuwigheden: N  Speciale Bestelling: S  Klantenbestelling: K  Gewone bestelling: G Veld 8 is een verplicht veld. De boekhandel dient dit veld dus steeds in te vullen met een waarde. De standaardwaarde zal steeds G zijn. Wie gebruik wil maken van de verschillende waarden in dit veld, neemt best contact op met de leveranciers, zodat zij deze extra informatie kunnen terugkoppelen op alle documenten (als leveringsbon). Orderreferentie en lijnreferentie: Deze velden mogen maximaal 255 karakters lang zijn. De orderreferentie moet uniek zijn per bestand. De referentie kan dus slechts één keer gebruikt worden en mag in de volgende bestanden niet opnieuw voorkomen. Dit is zo geïmplementeerd om te voorkomen dat een bestand per toeval twee keer doorgestuurd wordt en dus dubbele orders creëert. Stroomnummer Het stroomnummer is een veld dat mogelijk maakt dat orders gegroepeerd kunnen worden en apart geleverd kunnen worden, maar wel samen kunnen worden gefactureerd onder hetzelfde klantnummer. De boekhandel die hier een cijfer invult dient eerst met de leveranciers af te spreken welk nummer slaat op welke “stroom”, zodat de leverancier dit in zijn bestand kan verwerken. Dit stroomnummer kan worden meegegeven in orders die via ftp worden doorgestuurd. In de online applicatie is hiervoor geen ruimte voorzien. Het veld is numeriek en mag maximaal 4 karakters bevatten. Boekhandels die niet met stroomnummers werken dienen hier zoals nu een 0 (= de leegwaarde van een numeriek veld) in te vullen. Voorkeursdistributeur - Indien u titels uit de Open Markt Module verdeelt, dan zal in veld 13 (voorkeursdistributeur) uw distributeurscode ingevuld zijn (zie ook pagina 23)

13

Retouraanvragen De retourmodule kan u in Boekenbank terugvinden onder de knop ‘Orders’. U komt er automatisch in terecht als u in de startpagina op de melding klikt dat er nieuwe retouraanvragen zijn. Inkomende retours

Onder ‘Orders > Inkomende retours’ vindt u de binnengekomen retouraanvragen terug, indien u bij uw lidmaatschap van Boekenbank heeft aangegeven dat u retouraanvragen via de applicatie wenst te ontvangen. De retouraanvragen worden in een lijst weergegeven, waarbij datum, referentie, boekhandel, en aantal worden weergegeven. Deze lijst kan u zelf verder openklikken zodat u de onderliggende ISBN-nummers kan zien. Bovendien kan u per ISBN-nummer ook nog verdere details opvragen door op het icoontje van het vergrootglas te klikken: U kan elke retouraanvraag omzetten naar een CSV-bestand door te klikken op het volgende icoontje:

14

Na omzetting kan u kiezen om de retourlijnen te laten staan in ‘inkomende retours’ of om ze te verplaatsen naar de retourhistoriek.

Retourhistoriek In de retourhistoriek worden de retourlijnen opnieuw op dezelfde manier weergegeven, inclusief de mogelijkheid om een retourdetail per ISBN op te roepen.

Elke retouraanvraag kan je uit de retourhistoriek verwijderen door op het volgende icoontje te klikken:

Retours ophalen op FTP-server Indien u ervoor kiest om uw orderbestanden via de FTP-server op te halen, zullen ook de retouraanvragen (indien u deze ontvangt), via de FTP-server in CSV-formaat aangeboden worden. Deze retourbestanden worden dagelijks om 5u op de FTP-server geplaatst onder DOWNLOAD > RETOURAANVRAGEN

15

Bestandslay-out retourfile Hierboven hebben we besproken hoe u een retourbestand in Boekenbank kan ontvangen. Het formaat van het retourbestand is echter nog niet ter sprake gekomen. Hieronder vindt u de exacte beschrijving van het retourformaat. De bestandsopbouw -

De bestandsnaam is steeds orderreturn_YYYY_MM_DD_HH_MM_SS.csv. De extensie is altijd CSV. Het formaat van het bestand zelf is ‘dot comma separated values’, dat betekent dat elk veld van een ander veld gescheiden wordt door een puntkomma. Tekststrings (alfanumeriek) staan altijd tussen aanhalingstekens. Elke datum (zie veld 3) is als volgt opgebouwd: dd/mm/yyyy Het tijdformaat (zie veld 4) is als volgt opgebouwd: uu:mm Getallen staan niet tussen aanhalingstekens: 9999999

Een aantal velden zijn verplicht, andere zijn optioneel. Optionele velden kunnen leeg zijn. De leegwaarden voor tekststrings, getallen en datums zijn “”, 0 en 01/01/0001. Er moet evenwel steeds per veld een scheidingsteken geplaatst worden, ook als velden leeg gelaten worden. De velden De retourfile bestaat uit 16 velden. We geven hieronder aan wat de inhoud van elk veld is, of dit veld al dan niet verplicht is, of het veld alfanumeriek, numeriek, datum of tijd-veld is, of de velden tussen aanhalingstekens moeten staan, en hoeveel karakters een veld kan bevatten. 1 2 3 4 5 6 7

Lijnnummer Aansluitingsnummer_BB_ boekhandel Datum creatie Tijd creatie Aansluitingsnummer_BB_ Leverancier Klantnummer_bij_ Leverancier ISBN

Optioneel Verplicht

Numeriek Geen strings Alfanumeriek Strings

Optioneel Optioneel Verplicht

Datum Strings Tijd Strings Alfanumeriek Strings

Verplicht

Alfanumeriek Strings

9 10 11

Optioneel / Verplicht indien EAN leeg is EAN Optioneel / verplicht indien ISBN leeg is Aantal Verplicht Retourreden Verplicht Pakbon/Factuur nr_levering Optioneel

12 13 14

Prijs levering Korting levering Referentie

Optioneel Optioneel Verplicht

15

Lijnreferentie

Optioneel

16

Commentaar

Optioneel

8

Alfanumeriek Strings Alfanumeriek Strings Numeriek Geen strings Numeriek Geen strings Alfanumeriek Strings Max. 60 kar. Numeriek Geen strings Numeriek Geen strings Alfanumeriek Strings Max. 60 kar. Alfanumeriek Strings Max. 120 kar. Alfanumeriek Strings Max. 120 kar.

16

Algemene aspecten 1. Gezien verschillende leveranciers op een verschillende manieren werken (sommige sturen etiketten op die op de dozen moeten gekleefd worden, andere dan weer niet), verloopt de opvolging van de retours buiten Boekenbank om. 2. Sommige velden zijn in Boekenbank optioneel terwijl bepaalde leveranciers deze als verplicht beschouwen. Vanuit Boekenbank kunnen wij ons in deze kwestie niet mengen, omdat dit erg verschillend is per distributeur. 3. Een retouraanvraag is alleen mogelijk voor ISBN’s die in Boekenbank voorkomen. ISBN’s die in Boekenbank niet gekend zijn, komen niet in aanmerking voor een retouraanvraag. Binnen Boekenbank wordt niet gekeken of een ISBN in het actuele of het historische bestand zit. Retouraanvragen zijn dus ook mogelijk op titels in het historische bestand (dit kan belangrijk zijn om oudere versies te kunnen retourneren) 4. Boekenbank doet geen controle op distributeur (via de fondscode), omdat een titel van distributeur gewijzigd kan zijn, terwijl de voorgaande distributeur wel nog de retouraanvragen ontvangt.

17

Zoeken Hieronder geven we de verschillende zoekmogelijkheden uit Boekenbank weer. Voor u als titelleverancier beperken de mogelijkheden zich tot het opzoeken van titels. Voor boekhandels houdt deze zoekmodule de mogelijkheid in om titels te bestellen door op het winkelkarretje voor een titel te klikken. U zal merken dat de winkelkarretjes voor u als uitgever / distributeur niet aanklikbaar zijn. U kan van deze zoekmodule wel op die manier gebruik maken om uw eigen titels te controleren. Staat er een rood kruis over een winkelkarretje, dan betekent het dat u bij de titel heeft ingesteld dat hij niet bestelbaar is. Als dat niet de bedoeling is, dan moet u ervoor zorgen dat u de gegevens van de titel nakijkt. Wanneer is een titel niet ‘bestelbaar’ in Boekenbank: - De titel draagt één van de volgende artikelstatussen: o Zal niet verschijnen o Bestellen bij Uitgever o In prijs opgeheven - De titel draagt de volgende voorraadcode: o Informatieve titel - De titel staat in het historisch bestand: vinkje is aangeduid - Het vinkje ‘Bestellen via Boekenbank’ is uitgevinkt - De titel hangt aan een inactieve fondscode: neem hiervoor contact op met de Administrator van Boekenbank of verplaats de titel naar een actieve fondscode.

We geven u hieronder alvast de verschillende zoekmogelijkheden mee.

Snelzoeken

In het veld Snelzoeken kan u zoeken op ISBN-nummer, EAN, titel, auteur en uitgever of een combinatie van deze termen. Nieuw! U hoeft tussen de verschillende gegevens niets meer plaatsen (geen “en” meer zoals vroeger). Via snelzoeken combineren we de verschillende zoektermen die u heeft ingebracht en we tonen enkel de boeken die aan de combinatie van deze zoektermen voldoen. Enkele voorbeelden:  Verdriet van België Claus brengt u bij “Het Verdriet van België”” van Hugo Claus  Failliet Acco brengt u bij “Het failliet van de integratie” van uitgeverij Acco  Marquez Meulenhoff toont u de volledige lijst van boeken van uitgeverij Meulenhoff, geschreven door G.G. Marquez en de boeken met zijn naam in de titel èn uitgegeven door Meulenhoff  Schaduw kruis Leyers brengt u bij “De Schaduw van het Kruis” van Jan Leyers  IJzer toont u zowel de boeken met “ijzer” in de titel als de boeken van Uitgeverij IJzer. Mocht er ook nog een auteur bestaan die IJzer noemt, dan zou je ook zijn uitgaven vinden in de lijst.  Rad des tijds Jordan toont u alle boeken uit deze reeks van uitgeverij Luitingh-Sijthoff

18

Via snelzoeken dient u wel het woord correct in te geven. Tikt u één letter of cijfer fout in, dan krijgt u niet het juiste resultaat. Snelzoeken zoekt nu op de juiste woorden. Let op:  u gebruikt best geen voornamen van auteurs. Als u bv. zoekt op Hugo Claus dan krijgt u niet alle boeken van Hugo Claus te zien want de auteur “Claus” zit in Boekenbank soms als Claus H. of gewoon als Claus.  Bij samengestelde namen van auteurs neemt u best het hoofddeel van de naam: bv. zoek niet op “Vandenbroeck” en “Laken” want Walter Van den Broeck is in drie woorden gesplitst. Met “Broeck” en “Laken” komt u wel uit bij “Het beleg van Laken” van Walter Van den Broeck.  Zoeken op ISBN kan uitsluitend op ISBN13. ISBN10 wordt niet omgerekend in het Snelzoeken. Daarvoor kan u terecht in het Gecombineerd zoeken.  Titels uit het historische bestand of titels uit de Open Markt Module zal u met deze zoekfunctie niet kunnen opsporen. Ook daarvoor kan u terecht in het Gecombineerd zoeken.

Gecombineerd zoeken In het gecombineerd zoeken kan u zoeken op verschillende velden tegelijkertijd.

De volgende zoekvelden kunnen gecombineerd worden:  ISBN: dit is normaal een combinatie van 13 cijfers. Zodra u echter de eerste 6 cijfers inbrengt, krijgt u een zoekresultaat. Dit geldt dus ook voor een oud ISBN10-nummer. Bij het ingeven van 10 cijfers zal de zoekmachine het nummer automatisch omrekenen naar het overeenstemmende isbn13. LET WEL: de X van het ISBN10-nummer wordt niet aanvaard in Boekenbank. Laat u deze X steeds weg als u het ISBN10 ingeeft. Ook dan zal Boekenbank het juiste ISBN-nummer kunnen terugvinden.  EAN: als u het nummer van de barcode ingeeft, krijgt u hier ook een resultaat te zien. Bovendien kan u hier een uitgeversprefix ingeven. U krijgt dan alle titels te zien waarvan het EAN-nummer start met de cijfers die u hebt ingegeven. Als u bv. 9789002 ingeeft, het prefix van Standaard Uitgeverij, dan zal u alle titels krijgen die met deze cijfers beginnen.  Titel: hier kan u de hele titel, maar ook woorden uit de titel ingeven. U hoeft niet het juiste woord in te brengen. Als u “boek” intikt, dan geven we ook alle afgeleiden van dat woord mee zoals bv. boekentas, boekhouden enz… Maar ook leerlingenboek, werkboek enz…. . “Ezel” geeft als resultaat zowel Gezelle als gezellig.  Reeksnaam: Hier kan u zoeken op de naam van een reeks. Sinds 30/6/2008 houdt Boekenbank geen reekscodes meer bij, maar kunnen distributeurs meteen de reeksnaam ingeven.

19



Verschijningsperiode: u kunt een periode afbakenen waarbinnen het boek moet verschenen zijn. Datum steeds ingeven als dd/mm/jjjj (bv. 10/01/2002). Of klik op het kalendertje waarin u een datum kunt selecteren



Uitgever: Vul de naam van de uitgever in of klik op het vergrootglaasje om een lijst van alle uitgevers te krijgen. Als u in het pop-upscherm de naam van de uitgever invult en op ‘Filter’ klikt, krijgt u de selectie van uitgevers te zien die aan uw zoekopdracht beantwoordt. Selecteer de uitgever door op het groene vinkje te klikken. U zal merken dat de uitgever in het invulveld in het zoekscherm wordt toegevoegd. Als u op dat moment op de zoekknop klikt, zal u alle titels krijgen van die uitgever.





 Distributeurscode of fondscode: dit is de code die Boekenbank voor een distributeur en voor het fonds vastlegt. De distributeurscode bestaat uit 3 letters, de fondscode uit 6. U kan deze codes terugvinden onder het tabblad ‘Lijsten’ bij Distributeurs en Fondsen. Artikelstatus: geeft de beschikbaarheid van de titel weer. U kan kiezen uit de volgende lijst. De symbolen die u in onderstaande lijst voor elke status vindt, worden ook in de resultatenlijst op Boekenbank getoond (zie p. 20-21) o In productie: Onder deze status is een boek nog niet verschenen. Wij dringen er bij de uitgevers op aan om een titel zo snel mogelijk op Boekenbank aan te kondigen. Liefst vooraleer het wordt aangeboden aan de boekhandel, zodat deze zijn aanbiedingsbestelling kan inbrengen in zijn pakket. De boekhandel kan dit boek (bij)bestellen.

20

o







Verschenen: Deze status spreekt voor zich: het boek is leverbaar. Dit heeft niets te maken met het feit of het boek in stock is bij de distributeur of niet. Boekenbank kan niet rechtstreeks kijken in de voorraad van de distributeurs. Stockbreuken kunnen dus ontstaan. Na levering van de uitgever aan zijn distributeur wordt het boek dan uitgeleverd. o In herdruk: Het boek is tijdelijk uitgeput en is niet meer verkrijgbaar bij de uitgever. Er wordt wel een herdruk voorzien. o Uitverkocht: Dit betekent dat het boek niet meer verkrijgbaar is bij de uitgever en dat het niet meer opnieuw verkrijgbaar zal zijn onder hetzelfde isbn-nummer. Het boek blijft wel bestelbaar via Boekenbank omdat het in beperkte mate nog kan binnenkomen bij de uitgever/distributeur door laattijdige retours. Voor hardnekkige klanten kan men dus nog een bestelling doorsturen in de wetenschap dat de kans uiterst klein is dat het boek nog geleverd zal worden. o Zal niet verschijnen: Deze status geldt voor boeken die aangekondigd werden door de uitgever (bv. op aanbieding) maar die om de een of andere reden toch niet zullen verschijnen (bv. te weinig belangstelling, auteur overlijdt of stopt met schrijven….). o Bestellen bij uitgever: Deze status geldt voor boeken die niet via het reguliere bestelcircuit lopen. Dit geldt bv. voor oplossingenboekjes. o In prijs opgeheven: Dit geldt voor boeken die in de koopjes worden gegooid, worden verramsjd. Dit geeft een indicatie voor de boekhandelaar of de lezer dat het boek wellicht nog ergens in een tweedehands boekhandel of in een ramsj-afdeling terug te vinden is. o Herdruk in overweging: Dit geldt wanneer een boek niet meer beschikbaar is en er nog geen duidelijkheid is of het zal herdrukt worden of niet, dan wordt een boek op status 8 geplaatst. o Printing on demand: Meer en meer worden boeken op vraag gedrukt. Dit geldt bijvoorbeeld voor uitverkochte titels waar toch nog vraag naar is. Een titel met artikelstatus Printing on demand zal meestal duurder zijn, terwijl er ook minder korting voor gegeven wordt en er geen recht van retour voor geldt. NUR-code: in dit zoekveld vult u de 3-cijferige NUR-code in die naar een specifiek genre verwijst. Aan de hand van het vergrootglaasje kan u ook hier een popupvenster oproepen zodat u de volledige NUR-lijst te zien krijgt. U gaat hier op dezelfde manier te werk als bij het pop-upscherm voor de uitgever (zie p. 20). Geef een kernwoord in voor het genre dat u zoekt en klik op het groene vinkje. De bijbehorende code wordt meteen ingevuld in het zoekscherm. Als u dan op zoek klikt, krijgt u alle titels die deze NUR-code dragen. Naam van de auteur: bent u niet zeker van de schrijfwijze, geef dan het gedeelte in waarvan u zeker bent. Bv. Is het Van den Broeck of Vandenbroek? Geef “broe” in en het valt zeker binnen de selectie. Opgelet: bij het inbrengen van een auteursnaam moet u wel aangeven of de naam van de auteur hiermee begint, dan wel dat het woord dat u ingeeft deel uitmaakt van de naam. Bijvoorbeeld: u zoekt op Marquez, maar in Boekenbank is de naam van de auteur ingebracht als Garcia Marquez. U moet dan onder het auteursveld aanvinken “bevat” want default staat het zoeken op “begint met” Medewerker: samen met het ingeven van de naam van de ‘auteur’ kan u ook aanduiden of deze naam van de auteur, de illustrator, de redacteur/samensteller, de bewerker, dan wel de vertaler is.

Bovendien kan u in het Gecombineerd zoeken aangeven in welk bestand u wilt gaan zoeken, in het actuele basisbestand (cf. Snelzoeken), in het historische basisbestand of in de Open Markt Module (zie p. 23). Om telkens een onderscheid hierin te maken duidt u de volgende zaken aan:

21

Onder het label ‘Bestand’ kan u aanduiden of u wilt gaan zoeken in ons basisbestand of in de Open Markt Module. Kiest u voor het eerste, dan kan u onder het label ‘Bestandstype’ aanduiden of u in het historische of in het basisbestand, dan wel in beide ‘Alles’ bestanden wilt zoeken. Boekenbank houdt een historisch bestand bij. Titels die al een hele tijd in één bepaalde artikelstatus staan, worden automatisch doorgestuurd naar het historische bestand. Dit bestand is puur informatief en kan dus niet gebruikt worden om titels te gaan bestellen. Hieronder geven we u het schema weer waarin u de overgangen tussen de verschillende artikelstatussen terugvindt en dus ook kan zien wanneer een titel in het Historisch Bestand terechtkomt.

In de Open Markt Module kan u dan weer gaan zoeken op buitenlandse, voornamelijk Engelstalige titels, die door verschillende distributeurs verdeeld worden. Voor meer informatie over de Open Markt Module, zie p. 23. Zoeken op Recent Verschenen titels

22

Als laatste kan u ook zoeken op recent verschenen titels. Het eerste zoekveldje laat u toe tot vier weken terug te keren in de tijd, terwijl u in het tweede zoekveldje kan aanduiden op welk genre u wilt zoeken. Opnieuw krijgt u hier het vergrootglaasje waarmee u het pop-upscherm kan openen met de volledige lijst van de NUR-codes.

De Open Markt Module In Vlaanderen bestaat er voor de meeste boeken een exclusiviteitsovereenkomst tussen uitgever en distributeur. In het buitenland geldt deze regel over het algemeen niet. Daar kan een titel door verschillende importeurs gevoerd worden. Ook in Boekenbank kunnen deze titels aangemeld worden. Deze titels komen dan terecht in de Open Markt Module. Heeft u titels die thuishoren in de Open Markt Module van Boekenbank? Neem dan contact op met de projectleider zodat de fondsen die u verdeeld als Open Markt Fondsen ingesteld kunnen worden. Om een zicht te krijgen op welke titels aanwezig zijn in de Open Markt Module, kan u deze titels opzoeken via de zoekmodule van het Gecombineerd zoeken. Daarbij moet bij het label ‘Bestand’ aangeduid worden dat in de Open Markt Module wordt gezocht.

Als een titel door verschillende distributeurs verdeeld wordt, zal de titel / het ISBN meer dan één keer verschijnen. Voor de titels uit de Open Markt Module geldt wel de volgende uitzondering. Deze titels worden niet getoond op de publieke website van Boekenbank of op de website van Boek.be. Deze titels zijn om die reden uitsluitend opzoekbaar via het ledengedeelte van Boekenbank, en dus door de boekhandel. Hiervoor is gekozen omdat op de website nooit de distributeur wordt getoond. Voor het publiek is het weinig zinvol op drie keer dezelfde titel, maar met andere schrijfwijze terug te

23

vinden, omdat hij de achterliggende reden hiervan niet kent. Dat zou enkel tot verwarring leiden, die ook de boekhandel niet ten goede zou komen. De boekhandel kan de titels uit de Open Markt Module steeds bestellen.

24

Zoeken: de zoekresultaten

Eender in welke zoekmodule u zoekt, de zoekresultaten zijn steeds op dezelfde manier opgebouwd en verschijnen onderaan de zoekmodule. In elke lijst met zoekresultaten vindt u de volgende kolommen terug. : Het icoontje van het winkelkarretje. Dit icoon kan op twee manieren verschijnen. Met of zonder rood kruis boven het icoontje. Indien een kruis over het winkelkarretje staat, is de titel niet bestelbaar voor de boekhandel. Zonder rood kruis is de titel steeds bestelbaar, ook als hij bv. artikelstatus Uitverkocht heeft gekregen of voorraadcode ‘Niet leverbaar’! - ISBN-nummer: Bij het doorklikken op het ISBN-nummer verschijnt de detailpagina van de titel. Als de uitgever/distributeur een cover en een flaptekst heeft opgeladen, zal u die hier terugvinden. Ook kan u bovenaan zien wanneer de titel werd aangemaakt op Boekenbank en wanneer die het laatst werd aangepast.

-

Leverbaarheidsgegevens: In deze kolom kan u verschillende letters terug vinden.

25

-

o V: Leverbaar (Leveringstermijn is 1 à 2 dagen) o S: Speciale bestelling (leveringstermijn is minimum 5 dagen) o I: Informatieve titel (niet bestelbaar) o P: Printing on Demand (leveringstermijn is minimum 5 dagen) o N: Niet leverbaar o O: Nog niet leverbaar Titel Auteur Prijs: Boekenbank toont steeds de adviesprijs van de uitgever, inclusief BTW. Artikelstatus: zie p. 20-21 voor de betekenis van de verschillende symbolen. Uitgever: Bij het doorklikken op de naam krijgt u een pop-upscherm met de coördinaten van de uitgever. Distributeur: Bij het doorklikken op de naam krijgt u een pop-upscherm met de coördinaten van de distributeur.

In de laatste kolom kan je soms een icoontje terugvinden, namelijk Als u dit icoon naast een titel ziet staan, dan betekent het dat u toelating heeft om deze titel te wijzigen. Wanneer komt dit voor? - Als uw organisatie de rechten op de titel bezit voor de distributie - Als de titel de fondscodes ISBISB of SCHSCH draagt. Titels met deze codes kunnen door iedereen gewijzigd worden, als u de fondscode ook door uw eigen fondscode binnen Boekenbank wijzigt. Op het moment dat u de fondscode wijzigt, krijgt u de rechten over deze titel binnen Boekenbank. Bestellingen op deze titels zullen dan ook naar u worden toegestuurd. Zodra u op het icoontje klikt, opent zich het ‘titelformulier’, waarin u wijzigingen op de titel kan ingeven. Ditzelfde formulier kan u ook bereiken via ‘Titelbestand’ > Titel toevoegen & wijzigen (zie verder) Een schematisch overzicht van het Titelbestand van Boekenbank Zoals we hierboven uitgelegd hebben, kan u op verschillende manieren in Boekenbank zoeken en titels toevoegen (zie verder). De titelbestanden in Boekenbank zijn daarom ook op verschillende manieren opgesplitst. We geven u hieronder graag een schematisch overzicht van de verschillende titelbestanden waarin u kan zoeken:

26

Titels afkomstig van importeurs, distributeurs en ISBN-bureau

OPEN MARKT MODULE (=geïmporteerde titels zonder exclusiviteit)

ACTUEEL TITELBESTAND (=beschikbare titels in Vlaanderen)

HISTORISCH TITELBESTAND (= archief / niet bestelbaar) Snelzoeken: Deze zoekfunctie geeft u enkel toegang tot het Actuele Bestand van Boekenbank Gecombineerd zoeken: Deze zoekfunctie geeft u toegang tot het Actuele Bestand (standaard instellingen), tot het Historische Bestand (kies onder Bestandstype ‘historisch’) en tot de Open Markt Module (kies onder Bestand ‘Open Markt’) of tot het geheel van deze bestanden (kies onder Bestand ‘Alle’ en onder Bestandstype ‘Beide’.)

Extra (betalende) service: Webservice (RestService) van Boekenbank De database van Boekenbank kan ook op uw eigen website doorzocht worden als u dat wenst. Daarvoor biedt Boekenbank een webservice aan. Een webservice maakt het mogelijk om op afstand, over het Internet vanaf uw eigen ‘website’ een titel(s) op te vragen aan de server van Boekenbank en die zo op uw website te tonen alsof ze van uw website zelf komen. Voor de opbouw binnen uw website is uiteraard de hulp van uw eigen IT-partner nodig. De webservice van Boekenbank gebruikt het REST-protocol. Boekenbank biedt u alvast aan dat op de volgende zoekvelden gezocht kan worden: -

ISBN of deel van het ISBN Titel Trefwoord uit de flaptekst Auteursnaam Genre: Het genre mapt op de categoriegroepen van boekenbank. Verschijningsdatum: Voor de verschijningsdatum zijn de volgende mogelijkheden selecteerbaar: o Nog te verschijnen deze maand: vandaag < verschijningsdatum <(vandaag + 1 maand)(inclusief vandaag) o Nog te verschijnen deze week: vandaag < verschijningsdatum <(vandaag + 1 week) (inclusief vandaag) o Vorige maand verschenen: (vandaag - 1 maand) < verschijningsdatum < vandaag o De voorbije 3 maanden verschenen: (vandaag - 3 maanden) < verschijningsdatum < vandaag o De voorbije 6 maanden verschenen: (vandaag - 6 maanden) < verschijningsdatum < vandaag o Het voorbije jaar verschenen: (vandaag - 1 jaar) < verschijningsdatum < vandaag o Niet belangrijk: alles

27

Als resultaat geeft de webservice de volgende velden terug: -

ISBN EAN Hoofdtitel Ondertitel Medewerker: type(auteur,co-auteur,illustrator….),firstname,lastname, meerdere contributoren Verschijningsdatum Artikelstatus NUR + omschrijving (indien twee worden die allebei meegegeven) AWS Producttype (Actueel of historisch bestand) Fondscode Druknummer Pagina’s Categoriegroep Het database ID ISBN Cover (als URL) Flaptekst

De resultaten komen uit alle databanken van Boekenbank, hetzij Actueel bestand, Historisch bestand en Open Markt bestand. Officieel wordt dit als volgt toegestuurd met bijvoorbeeld de volgende inhoud: <Titles> <Title> 9781402746222 <EAN>9781593271480 <MainTitle>new main title <SubTitle>new sub title editor Verschenen Kunst en media 1 AZERTY Historisch <Pages>99 1350 666 Muziek populair 023 Spelletjes voor kinderen en jongeren W W - wetenschappelijk boek Auteur

28

firstName name Illustrator Voornaam naam Vertaler Voornaam naam

Om van de Webservice gebruik te maken, neemt u contact op met de projectleider. Deze dienst vraagt een extra kostprijs bovenop de lidmaatschapsbijdrage.

29

Titelbestand In Boekenbank kan u op verschillende manieren titels aanpassen. U zal steeds uitsluitend toegang hebben tot titels die uw eigen fondscodes dragen.

Titels toevoegen en wijzigen Als u in Boekenbank naar het tabblad Titelbestand > Titel toevoegen & wijzigen surft, komt u terecht in dezelfde pagina, dan als u via de zoekmodule een titel wenst aan te passen door op het icoontje te klikken. Hier moet u enkel nog het ISBN ingeven dat u wenst te wijzigen. Daarna verloopt alles hetzelfde.

- U kunt titel per titel uw gegevens inbrengen. U brengt het ISBN-nummer in en u krijgt een invulpagina te zien die u punt per punt kunt invullen. De keuze van de productvorm is beslissend voor het vervolg van uw ingave. Als u een ‘Andere’ productvorm kiest dan de Boekvormen, zal u merken dat u bepaalde velden in het formulier niet meer kan invullen, omdat die ook niet meer van toepassing zijn op die productvorm. - Na het ingeven van een bestaand ISBN kan u wijzigingen aanbrengen in de gegevens van die titel. - U hoeft niet meer de betekenis van elk punt te weten. Via een dropdown-box of een popupvenster krijgt u steeds de keuze uit verschillende mogelijkheden als u klikt op het vergrootglas . - Verplichte velden worden aangegeven door een rood sterretje (*). - De minder evidente invulvelden werden voorzien van een -tje. Als u met uw muisaanwijzer op de gaat staan, krijgt u extra informatie bij dit veld. - We geven u hieronder het volledige invulformulier mee:

30

31

GPRC-titels Uitgevers die lid zijn van de werkgroep Wetenschappelijke Uitgevers kunnen bij de Admin aanvragen om toegang te krijgen tot het GPRC-logo voor hun titels. Als de Admin een distributeur aanvinkt als GPRC-gerechtigde, dan beschikt deze distributeur over de mogelijkheid om per titel het GPRC-logo (Guaranteed Peer Reviewed Content) in te stellen.

32

Distributeurs die over deze mogelijkheid beschikken, zullen onderaan elk titelformulier ook een aanvinkboxje vinden, waarmee kan aangegeven dat een titel het GPRC-logo mag dragen. De titel krijgt dan volgende melding in de detailpagina op Boekenbank:

Meer informatie over GPRC kan u krijgen bij de Werkgroep Wetenschappelijke Uitgevers: http://www.boekenvak.be/voor-uitgevers/groep/vuv-werkgroep-wetenschappelijke-publicaties

33

Titelbestand opladen via een CSV- of Onix-bestand in de ledenmodule Onder het tabblad Titelbestand > “Titelbestand opladen” kunt u uw ‘externe’ titelbestand doorsturen naar Boekenbank door dit bestand op te laden in het onderstaande venster.

Door op de knop ‘Bladeren’ te klikken, kan u het bestand ophalen op uw eigen computer. Als u dan op de knop ‘Opslaan’ klikt, zal het bestand door ons verwerkt worden. Dit titelbestand dient uiteraard te beantwoorden aan de afgesproken lay-out (zie p. 30). De verwerking duurt, afhankelijk van de grootte van uw bestand ongeveer een 5 à 10-tal minuten. Na de verwerking zal onder het oplaadvenstertje het verwerkingsrapport verschijnen. Elk nieuw verwerkingsrapport komt boven het vorige te staan, zodat u na verloop van tijd een volledige lijst krijgt. De naam van elk rapport staat vooraan in de balk en is doorklikbaar. Dat betekent dat u bij het klikken op de naam het rapportje zich in een nieuw venster zal openen. Op basis van de datum en de naam van het bestand kan u afleiden bij welk van de opgeladen titelbestanden dit rapportje hoort. Daarnaast vindt u ook nog de grootte van het bestand, de datum en een verwijdericoontje terug. Zodra u het rapportje niet meer nodig heeft, kan u dit verwijderen. De naam van het rapport is als volgt opgebouwd: “Naam_titelbestand.csv.datumyyyymmdd_tijduummss.error.txt” of “Naam_titelbestand.csv.datumyyyymmdd_tijduummss.succes.txt”. Of “Naam_titelbestand.onx.datumyyyymmdd_tijduummss.error.txt” of “Naam_titelbestand.onx.datumyyyymmdd_tijduummss.succes.txt”. Het eerste deel van de naam van het rapport stemt dus volledig overeen met de naam die u aan uw titelbestand hebt gegeven. -

De “.succes.txt”-bestanden zullen altijd leeg zijn en wijzen erop dat uw titelbestand volledig goed verwerkt is.

-

De “.error.txt”-bestanden bevatten alleen de foute lijnen uit uw titelbestand die niet verwerkt werden om een bepaalde reden. Alle andere lijnen die niet in het foutenbericht voorkomen, werden correct door Boekenbank verwerkt en die hoeft u dus niet opnieuw door te sturen. De opbouw binnen het foutenrapport is als volgt: Lijnnummer: ISBN-nummer Foutboodschap

34

Kijkt u deze meldingen steeds goed na, zodat u zeker alle titels correct kan opladen in Boekenbank. Indien een foutmelding niet duidelijk is, kan u steeds contact opnemen met de projectleider van Boekenbank.

35

Titelbestand opladen via een CSV- of Onix-bestand via de FTP-server Hetzelfde proces zoals hierboven staat beschreven onder ‘Titelbestand opladen via een CSV- of Onix-bestand in de ledenmodule’ kan u echter ook herhalen via onze FTP-server, ftp://ftp.boekenbank.be. In uw verkenner (Deze computer) logt u in met de inlogcode en het paswoord van Boekenbank. (U kan de FTP-server bereiken als u naar ‘Deze computer’ gaat op uw computer en in het adresveld het adres van de FTP-server (ftp://ftp.boekenbank.be) ingeeft.

Elke leverancier beschikt over een eigen map op de FTP-server van Boekenbank. In die map kan u onder de map ‘Titels CSV’ of ‘Titels Onix’ (UPLOAD) uw titelbestand achterlaten. Elke 10 minuten worden de bestanden door Boekenbank verwerkt. Opgepikte bestanden worden door Boekenbank verplaatst, eerst naar de subfolder ‘in verwerking’ en zodra ze helemaal verwerkt zijn naar de subfolder ‘fouten’ of ‘succes’, afhankelijk of het bestand volledig verwerkt werd of nog fouten bevatte. Als een bestand fouten bevat, komt het terecht in de folder fouten. Enkel de lijnen met fouten worden niet verwerkt, alle andere lijnen uit dit bestand worden opgeladen. In het foutenrapport dat staat onder ‘Rapporten’ kan u terugvinden welke lijnen niet verwerkt werden. Het foutrapport bevat enkel die orderlijnen die niet verwerkt zijn.

OPMERKING: Als u dus uw titelbestanden via de FTP-server oplaadt, kan u uw foutenrapporten toch bekijken via de ledenpagina’s onder Titelbestand opladen.

36

Bestandslay-out CSV47-bestand Boekenbank werkt met twee bestandsformaten voor de verwerking van Titelinformatie, namelijk CSV47 en Onix 2.1. U kan zelf kiezen welk formaat u wenst te gebruiken. Beide formaten zullen we hieronder beschrijven. Hierboven hebben we besproken hoe u een titelbestand in Boekenbank oplaadt. Het formaat van het titelbestand is echter nog niet ter sprake gekomen. Hieronder vindt u de exacte beschrijving van het titelbestandsformaat in CSV47. Bestandslay-out en afspraken rond 14-daagse titelbestand in CSV47 Afspraken rond het titelbestand - Het bestandsformaat van de titelfile is CSV47. Dat betekent dat het bestand, net als het orderbestand ‘dot comma seperated values’ is en dat dus elk veld van een ander veld gescheiden wordt door een puntkomma. Het bestand bestaat uit 47 velden. - Tekststrings (alfanumeriek) staan altijd tussen aanhalingstekens. - Elke datum (zie veld 3) is als volgt opgebouwd: ddmmyyyy - Getallen staan niet tussen aanhalingstekens: 9999999 - De naamgeving van de twee bestanden (actueel en historisch) is als volgt opgebouwd: o Actueel bestand: titelsCSV_volgnummer_yyyy_mm_dd_hh_mm_ss.csv (waarbij yyyy_mm_dd de datum aanduidt, en hh_mm_ss de tijd). Het bestand staat steeds in een ZIP-bestand, met als naam titelsCSV.zip. o Historisch bestand: titelsCSV_historisch_volgnummer_yyyy_mm_dd_hh_mm_ss.csv (waarbij yyyy_mm_dd de datum aanduidt, en hh_mm_ss de tijd). Ook dit bestand staat steeds in een ZIP-bestand, met als naam titelsCSV_historisch.zip. - Telkens als een nieuw bestand wordt klaargezet op de FTP-server worden de bestanden van de afgelopen 14 dagen overschreven. - De bestanden worden op een vaste locatie geplaatst voor alle boekhandels. U kan de bestanden ophalen op de volgende locatie: ftp://ftp.boekenbank.be Inloggen doet u met de publieke inlogcode die u samen met uw persoonlijke inlogcode bij aansluiting ontvangt. Bestandslay-out Hieronder vindt u per veld de naam, de omschrijving, of het veld verplicht is, of het (alfa)numeriek is. De onderstaande volgorde moet strikt gehanteerd worden. Lege velden worden steeds tussen puntkomma geplaatst.

Gegeven verkorte titel

Omschrijving hoofdtitel max.140 karakters

auteur

rangschikking volgens Nederlandse facultatief normering: Familienaam, Voornaam Tussenvoegsels rangschikking volgens Nederlandse facultatief normering: Familienaam, Voornaam Tussenvoegsels uitgeversgedeelte uit ISBN verplicht

co-auteur

uitgevernummer

verplicht

Alfanumeriek

string("")

Alfanumeriek

string("")

Alfanumeriek

string("")

Numeriek

string("")

37

distributeur

3 posities: aan te vragen bij verplicht Boekenbank indien men deze nog niet heeft

Alfanumeriek

string("")

druknummer

hoeveelste druk / editie

Numeriek

geen string

verschijningsdatum

Data ddmmyyyy vb. 05102000 verplicht De verschijningsdatum moet altijd in overeenstemming zijn met het veld artikelstatus. Bij artikelstatus 1, 3 of 8 moet de verschijningsdatum in de toekomst liggen of mag hij de leegwaarde (01010001) bevatten. Bij artikelstatus 2, 4, 6, 7 en 9 moet de verschijningsdatum in het verleden liggen of op de dag van opladen. Bij artikelstatus 5 moet de verschijningsdatum leeg zijn (leegwaarde = 01010001). OPM: Verschijningsdatum wordt niet meer aanvaard in het formaat dd/mm/jjjj, enkel ddmmjjjj is toegestaan. Moet 6 posities zijn: eerste 3 verplicht posities=distributeur, volgende 3 posities=uitgever. Elke nieuwe fondscode dient voorafgaandelijk te worden aangevraagd bij Boekenbank

Datum

string("")

Alfanumeriek

string("")

reeksnaam

Reeksnaam, maximaal 255 karakters facultatief lang, vrije tekst, hoeft niet meer aangevraagd te worden bij Boekenbank

Alfanumeriek

string("")

NUGI-code

Nugi wordt niet meer gebruikt. Het veld facultatief moet wel worden voorzien

Numeriek

geen string

AWSO-code

A=algemeen boek W=wetenschappelijk verplicht boek, S=studieboek O=overige

Alfanumeriek

string("")

artikel status

1=in productie, 2=verschenen, 3=in verplicht bijdruk/herdruk, 4=uitverkocht 5=zal niet meer verschijnen, 6=te bestellen bij uitgever (informatieve titels), 7=in prijs opgeheven, 8= herdruk in overweging, 9=Printing on Demand

Numeriek

geen string

uitgavesoort

B=boek, K=kaart D=diverse, C=cdrom, verplicht V=video, A=audiocassette, Z= DVD, P=CDI, S=software, I=internetpublicatie, E=CD(audio), X=display/promotiemateriaal, DG=Eboek

Alfanumeriek

string("")

fondscode

verplicht

38

uitvoering

GB=gebonden, PB=paperback, PK=pocket, LB=losbladig, GL=garenloos, SP=spiraalband, AA=andere (Uitbreiding voor e-boeken, zie lijst onderaan)

voorraadcode

verplicht

Alfanumeriek

string("")

V=leverbaar uit voorraad, S=speciale facultatief bestelling (langere levertermijn), I=informatieve titel (niet bestelbaar via Boekenbank), P=printing-on-demand, N=niet leverbaar, O=nog niet leverbaar, T=tijdelijk niet leverbaar

Alfanumeriek

string("")

netwerkcode

J=kan besteld worden via boekenbank, verplicht N=kan niet besteld worden via Boekenbank

Alfanumeriek

string("")

bestellen boekhandel

J= kan door de boekhandel besteld facultatief worden N=kan niet door de boekhandel besteld worden

Alfanumeriek

string("")

btw-code

1=6%, 3=21%, 2=samengestelde BTW

verplicht

Numeriek

geen string

ISBN-nummer

13 cijfers

verplicht

Alfanumeriek

string("")

EAN-code

13 cijfers

facultatief

Numeriek

geen string

formaat

in centimeter: hoogte x breedte x dikte facultatief (max. 2 cijfers telkens en een geheel getal)

Alfanumeriek

string("")

gewicht

in gram

facultatief

Numeriek

geen string

percentage onderhevig Dit geldt alleen voor boeken met een facultatief aan 21% btw samengestelde btw. Het percentage dat men hier opgeeft is het percentage op de brutoprijs (btw inclusief) dat onderhevig is aan 21% BTW. Op die manier kan de boekhandel een juiste berekening maken van de BTW,

Numeriek

geen string

verkoopprijs in EURO

vier posities voor de gehele getallen. facultatief Twee posities mogelijk (niet verplicht) na de komma. Bv. 9999,99 Geen punten gebruiken. Titels met prijzen hoger dan € 999,99 en lager dan € 0,50 zijn niet bestelbaar op de publieke website.

Numeriek

geen string

aantal pagina's

vier posities: bv. 9999

facultatief

Numeriek

geen string

illustraties minimum bestelaantal

J=ja, N=nee default=1

facultatief verplicht

Alfanumeriek Numeriek

string("") geen string

39

doorsturen bestand

historisch J=ja, leeg=nee facultatief LET WEL: als u een artikel doorstuurt naar het historisch bestand moet u de artikelstatus steeds aanpassen. Een titel kan pas in het historische bestand terechtkomen als de artikelstatus 4, 5, 6, 7, of 9 is. Als u een artikel uit het historisch bestand terugplaatst naar het actuele bestand, dan moet u steeds de artikelstatus wijzigen naar een andere status. Zoniet zal u een foutmelding krijgen en wordt de titel niet aangepast.

Alfanumeriek

string("")

moet als volgt samengesteld zijn: facultatief D/jaar/uitgeversnummer toegekend door KB/volgnummer van het ingediende exemplaar: bv. D/2000/0108/529. Veld is VERPLICHT voor Vlaamse uitgevers die aangesloten zijn bij de beheersvennootschap RUIT. hier kunt u het nederlandse isbn facultatief inbrengen wanneer het over een co-editie gaat; 13 cijfers

alfanumeriek

string("")

Alfanumeriek

string("")

subsituut isbn

wanneer een boek is uitverkocht kunt u facultatief hier het isbn invoeren van de nieuwe versie. De bestelling wordt dan automatisch naar het nieuwe isbn doorgesluisd; 13 cijfers

Alfanumeriek

string("")

NUR 1

rubrieksindeling – lijst beschikbaar in verplicht de online webapplicatie van Boekenbank onder Lijsten (zie verder) rubrieksindeling - lijst beschikbaar in de facultatief online webapplicatie van Boekenbank onder Lijsten (zie verder) Volledige titel, zoals die op de verplicht titelpagina van het boek staat - max. 255 karakters

Alfanumeriek

string("")

Alfanumeriek

string("")

Alfanumeriek

string("")

ONDERTITEL

ondertitel, zoals die op het voorblad van facultatief het boek staat - max. 255 karakters

Alfanumeriek

string("")

SECTIETITEL

WB= werkboek HB=handboek facultatief HL=handleiding DO=docentenhandleiding

Alfanumeriek

string("")

DEELTITEL

geeft aan over welk deel het gaat bv. 4b. facultatief Maximum lengte is 255 karakters.

Alfanumeriek

string("")

Numeriek

geen string

wettelijk depotnummer

co-edities

NUR 2

HOOFDTITEL

NUMMER REEKS

BINNEN hier geeft men het volgnummer dat een facultatief boek in een bepaalde reeks heeft (staat in relatie met reeksnaam). Een nummer binnen reeks kan pas ingevuld worden als ook de reeksnaam opgenomen is in het veld ‘Reeksnaam’

40

BIJLAGE

wat in bijlage bij het boek wordt gegeven: facultatief CD=CD-Rom, DV=dvd, DI=diskette

Alfanumeriek

string("")

Taalcode

de taal van het boek. Zie lijst van Onix

Alfanumeriek

string("")

Oorspronkelijke taal

taal van de oorspronkelijke uitgave. Lijst facultatief idem als bij veld ’Taalcode’

Alfanumeriek

string("")

Oorspronkelijke titel

titel van de oorspronkelijke uitgave - facultatief maximum 255 karakters

Alfanumeriek

string("")

Bijkomende prijsinformatie

Mogelijke codes: A=Onderdeel van een facultatief abonnement, G=Gratis, P=Promotiemateriaal, U=Uniek exemplaar, voor boeken mat een extreem hoge prijs, N=prijs niet gespecificeerd

Alfanumeriek

string("")

Avi-niveau

Geeft het leesniveau aan van kinderen - facultatief cijfer van 1 t.e.m. 9 - 0=leeg

Numeriek

geen string

jaar van 1ste verschijnen jaar waarop deze titel voor het eerst is facultatief verschenen - max. 4 cijfers

Numeriek

geen string

Imprint

Beschrijving van de imprint. Maximum facultatief lengte is 255 karakters. Er hoeft geen imprintcode meer aangevraagd te worden bij Boekenbank.

Alfanumeriek

string("")

SET

Als het boek onderdeel uitmaakt van een facultatief set, dient men hier het isbn van de volledige set op te geven- 13 cijfers

Alfanumeriek

string("")

verplicht

Uitgebreide lijst ‘uitgavesoort in combinatie met Uitvoering’ voor e-boeken: Zichtbaar in detailpagina op Boekenbank Eboek productvorm Epub met Adobe DRM, Download Epub zonder Adobe DRM, Download Epub met digitaal watermerk, Download Epub met Adobe DRM, Download/Online Epub met digitaal watermerk, Download online Epub zonder Adobe DRM, Download/online Bundel, download/online PDF met Adobe DRM PDF zonder DRM PDF met digitaal watermerk Blio Bundel, Download Amazon Kindle formaat met Kindle DRM eReader formaat met DRM HTML formaat Mobipocket met DRM Netlibrary formaat

Vertaling in CSV-waarden Uitgavesoort Uitvoering DG EAD DG EZD DG EDD DG EAB DG EDB DG EZB DG BUB DG PA DG PZ DG PD DG BL DG BUD DG AK DG ER DG HT DG MB DG NL

41

OPMERKING: Wenst u zelf een CSV-bestand te creëren vanuit een Excel-bestand, dan kan u hiervoor een handleiding en template van Boekenbank voor ontvangen die u op basis van de handleiding verder kan invullen. We geven hieronder alvast de korte handleiding. De template waarvan sprake vraagt u aan bij de projectleider van Boekenbank: Een CSV-file aanmaken vanuit Excel 1. Bekijk het document “Boekenbank – Van XLS naar CSV”. Je vindt onder het tabblad ‘Titelbestand’ hierin diverse (lege) kolommen (velden) met een bepaalde waarde. Bv. veld 1 = titelomschrijving, veld 2 = auteur enz… 2. Vul nu de eigen gegevens in deze file in de juiste kolom in, in tabblad ‘blad1’: i. kolom a = veld 1 = titel ii. kolom b = veld 2 = auteur iii. kolom c = veld 3 = co-auteur iv. enz…. 3. Een aantal van deze kolommen (velden) zijn verplicht in te vullen. De verplichte velden werden met een gele markeerder aangeduid. Een overzicht van de verplichte en facultatieve velden staat in het document “Boekenbank – CSV-formaat”. 4. In de file staan er alfanumerieke en numerieke velden. Deze twee soorten velden onderscheiden zich van elkaar in opmaak. Alfanumerieke velden moeten in de uiteindelijke file tussen “” (strings) komen te staan. Ook deze velden vind je terug in “Boekenbank – CSV-formaat”. 5. Werk nu verder in tabblad “Titelbestand”. Daar breng je de verschillende gegevens in die je in Boekenbank wilt inbrengen. 6. Ga naar tabblad “csv-formaat”. Daar voegden wij in de eerste rij al een formule toe, waardoor er automatisch strings rond de gegevens in de eerste rij komen te staan. Selecteer deze rij tot en met het laatste veld en ga met de cursor op het hoekje rechtsonder van het laatste veld staan. Sleep nu met de muis naar beneden tot er evenveel rijen geselecteerd zijn als er ingevulde rijen op tabblad ‘Titelbestand’ staan. Je zal merken dat er rond elk veld strings komen te staan. 7. Wanneer alle gegevens zijn ingevuld en in het tabblad ‘csv-formaat’ zijn doorgetrokken, bewaar dan het Excel-document als een gewoon Excel-document. 8. Daarna bewaar je het bestand opnieuw, nu als CSV-bestand. Je doet dat als volgt: a. Je gaat naar het tabblad “csv-formaat” b. Je kiest ‘Bestand’ in de menubalk c. Daaronder kies je ‘Opslaan als’ d. Je typt de naam in van het bestand e. Je selecteert bij Opslaan als: ‘CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken)(*.csv) f. Je drukt op ‘opslaan’ g. Je selecteert ‘Ja’ bij de vraag of je de map in deze indeling wilt bewaren. 9. Open het gemaakte csv-bestand in Kladblok (of Wordpad). Je zal merken dat er overal drie quotes staan (“””) ipv. 1 quote (“). Je gaat naar “edit” – “replace” en je vervangt de drie quotes door 1 quote. (Dit kan enige tijd in beslag nemen. Vooral als het over een groot aantal titels gaat). Je slaat je bestand op en het bestand is klaar om opgeladen te worden in Boekenbank. Laad je bestand op op de ledenmodule van Boekenbank onder het tabblad ‘Titelbestand’ Upload CSV. Blader op je eigen computer naar het CSV-bestand dat je net opgeslagen hebt. Selecteer het en klik op uploaden om het bestand in Boekenbank te importeren.

42

Bestandslay-out Onix 2.1 Een onix-bestand is gebaseerd op het XML-formaat. In Boekenbank wordt momenteel gebruik gemaakt van de versie Onix 2.1. Omdat deze standaard erg uitgebreid is, hebben we voor dit Onix-formaat een aparte handleiding opgesteld. Het zou deze handleiding nodeloos lang maken als we de concrete afspraken rond dit formaat hierin zouden opnemen. Indien u met Onix wenst te werken, kan u de handleiding opvragen bij de projectleider van Boekenbank.

Titels exporteren Als distributeur heeft u de mogelijkheid om titels die u opgeladen heeft, ook weer te exporteren uit Boekenbank. Er gelden hier wel enkele beperkingen. Zo kan u enkel titels uit een bepaalde periode exporteren en de export gebeurt uitsluitend in CSV47 (en niet in Onix 2.1.)

Net als bij de titelbestanden krijgt u onderaan het ‘filterscherm’ een link naar de zip-file te zien, zodra u op Exporteer heeft geklikt. Door op de link te klikken, opent het zip-bestand zich waarin u het CSV47-bestand terugvindt. U kan dit bestand ook terugvinden op de FTP-server onder DOWNLOAD > titels > export

Foutenlijst Een van de belangrijkste zaken op Boekenbank is onze ‘foutenlijst’. Deze lijst bevat een overzicht van titels die foutieve informatie bevatten.

43

Wat houdt deze lijst in? Boekenbank doet wekelijks een vijftal controles op de aanwezige titels in de databank met als doel om titels waar bepaalde informatie niet correct voor is per distributeur te verzamelen zodat deze titels gecontroleerd en gecorrigeerd kunnen worden door de distributeur. Waarop wordt gecontroleerd? 1. 2. 3. 4. 5.

Er bestaat een foutieve relatie tussen de artikelstatus en de verschijningsdatum De titel heeft een prijs lager dan 0,50 EUR De titel staat langer dan 6 maand op status ‘in herdruk’ De titel staat langer dan 6 maand op status ‘Herdruk in overweging’ Het Wettelijk Depotnummer ontbreekt

Op deze vijf situaties wordt wekelijks een controle uitgevoerd. Voor de eerste controle is het belangrijk om te weten welke relaties tussen de artikelstatus en de verschijningsdatum correct zijn. We geven ze u hieronder mee 1 In productie Datum moet in de toekomst liggen 2 Verschenen Datum moet in het verleden liggen 3 In herdruk Datum moet in de toekomst liggen 4 Uitverkocht Datum moet in het verleden liggen 5 Zal niet meer verschijnen Datum moet leeg zijn omdat het boek nooit is verschenen. 6 Te bestellen bij uitgever Datum moet in het verleden liggen 7 In prijs opgeheven Datum moet in het verleden liggen 8 Herdruk in overweging Datum mag zowel in verleden als toekomst liggen 9 Printing on demand Datum moet in verleden liggen Hoe past u de titels aan?

44

-

-

Klik op het ISBN-nummer dat u in de rechter kolom ziet. Het invulformulier voor een titel verschijnt. (zie p. 28 e.v.) Hierop kijkt u de fout na die door het fouttype is opgegeven boven de lijst waarin u werkt. Elke twee uur wordt de lijst bijgewerkt. Dat betekent dat, als u een fout correct heeft aangepast, er een groen vinkje voor de titel wordt geplaatst. Indien de fout niet correct is aangepast, dan wordt er geen vinkje geplaatst. Een titel die langer dan veertien dagen niet werd aangepast wordt voorafgegaan door een rood uitroepteken.

BELANGRIJK! Maandelijks kijkt de projectleider de foutpercentages per distributeur na. Wie een foutpercentage voor de onderdelen ‘relatie artikeldatum- verschijningsdatum’, ‘Prijs’ of ‘lang in herdruk’ heeft die hoger is dan 2% krijgt dan een attenderingsmailtje met de vraag om de lijst te corrigeren. Wie drie maanden na elkaar zo’n mailtje van ons krijgt, zonder een duidelijke verbetering van de foutenlijst wordt een administratieve kost van 100 EUR aangerekend. Extra informatie opladen Covers e.d. opladen Naast de bibliografische informatie is het ook mogelijk om ‘content’ aan te leveren aan Boekenbank. Met content wordt bedoeld: covers, beschrijvingen, excerpten en achterflappen. Covers e.d. opladen via de ledenomgeving

45

Kies in het horizontale menu het tabblad ‘Titelbestand’ en in het verticale menu ‘Covers ed. opladen’. Hier kan u covers, flapteksten, uittreksels en flapteksten opladen. Dat kan op twee manieren:  File per file  Via een zip-file

TIP: In een .zip-bestand kan u àl uw content (covers, flapteksten, ed.) voor àl uw titels samenvoegen en in één beweging opladen. Opgelet: stop de content-bestanden niet in een apart mapje vooraleer te zippen. De naamgeving van het zip-bestand is vrij te kiezen, maar let op dat de contentbestanden zelf steeds het ISBN als naam hebben.

Klik op ‘Bladeren’ om het bestand te selecteren en daarna op opladen. Uw bestand wordt nu naar de Boekenbank server gebracht en verwerkt. Na enkele minuten (naargelang de grootte van uw bestand), wordt er een rapport gepubliceerd in het kader ‘Content’. Bevat de rapportnaam het woord ‘succes’, dan zijn al uw afbeeldingen ed. goed verwerkt. Bevat de rapportnaam het ‘error’, dan zijn er met één of meerdere titels problemen ondervonden. Open het rapport om deze na te kijken en eventueel te verhelpen. Covers e.d. opladen via de FTP-server Wenst u het oplaadproces te automatiseren, of wilt u zip-bestanden opladen die groter zijn dan 5 MB, dan gebruikt u het beste de FTP-server. Op uw persoonlijke FTP-locatie is er een map voorzien waarin u covers kan onderbrengen. Dat is rechtstreeks in de map UPLOAD > Content

46

De contentbestanden op de FTP-server worden 1 keer per dag om 3u ’s nachts verwerkt. Opgepikte bestanden worden door Boekenbank verplaatst, eerst naar de subfolder ‘in verwerking’ en zodra ze helemaal verwerkt zijn naar de subfolder ‘fouten’ of ‘succes’, afhankelijk of het bestand volledig verwerkt werd of nog fouten bevatte. Als een bestand fouten bevat, komt het terecht in de folder fouten. Enkel de lijnen met fouten worden niet verwerkt, alle andere lijnen uit dit bestand worden wel verwerkt. In het foutenrapport dat staat onder ‘Rapporten’ kan u terugvinden welke lijnen niet verwerkt werden. Het foutrapport bevat enkel die orderlijnen die niet verwerkt zijn. OPMERKING: Als u dus uw covers e.d. via de FTP-server oplaadt, kan u uw foutenrapporten toch bekijken via de ledenpagina’s onder Covers e.d. opladen. Hoe moeten de bestanden er uit zien die u kunt opladen? 1. Covers De naam van de afbeelding moet overeenkomen met een geldig ISBN-13 nummer, dat in het bezit is van de uitgever/distributeur die de afbeelding oplaadt. De extensie kan jpg of gif zijn. Voorbeeld 9789028927832.gif 9789028927832.jpg Bestanden met ongeldige ISBN-13 nummers, of bestanden met een geldig ISBN-13 nummer dat eigendom is van een andere uitgever/distributeur worden geweigerd. De bestandsgrootte mag nooit meer dan 200 kb per cover bedragen. Een schermresolutie van 72dpi is voldoende. Covers worden geschaald naar 129 x 182. Bij afwijkende (bredere) formaten is het handig hiermee rekening te houden zodat covers niet uit proportie getrokken worden. Zorg er ook voor dat de covers geen witranden hebben. 2. Flapteksten De naam van de flaptekst moet overeenkomen met een geldig ISBN-13 nummer, dat in het bezit is van de uitgever/distributeur die de afbeelding oplaadt. De extensie moet .txt zijn. Bovendien moet de flaptekst opgeslaan zijn in de encodering UTF-8. UTF-8: Wat betekent dit concreet? Als u flapteksten aanmaakt via WORD, Notepad of Kladblok, kiest u bij het opslaan steeds voor ‘Opslaan als (type)’: tekstdocument of Tekst zonder opmaak (*.txt). Om dit bestand ook in de UTF8-codering te kunnen zetten, moet u nog een extra stap doorlopen. 1. Indien u opslaat in een WORD-document: a. Kies in de menubalk ‘Bestand’ > Opslaan als b. Vul in het venster ‘Opslaan als’ het ISBN in als bestandsnaam en kies voor ‘Opslaan als’: Tekst zonder opmaak (*.txt) c. U krijgt een extra venster ‘Bestandsconversie’. U kiest hier voor Andere codering en duidt in het selectievenstertje ‘Unicode (UTF-8)’ aan.

47

d. e. Kies ‘OK’. U hebt de flaptekst nu in de juiste codering opgeslagen.

2. Indien u opslaat in Kladblok a. Kies in de menubalk ‘Bestand’ > Opslaan als b. Vul in het venster ‘Opslaan als’ het ISBN in als bestandsnaam en kies voor ‘Opslaan als type’: tekstdocument (*.txt)’ c. Onderaan hetzelfde venster ziet u nog een veld: Codering. Klik op het pijltje en kies voor UTF-8. d. Kies OK. U hebt de flaptekst nu in de juiste codering opgeslagen.

Voorbeeld

9789028927832.txt

Bestanden met ongeldige ISBN nummers, of bestanden met een geldig ISBN-13 nummer dat eigendom is van een andere uitgever/distributeur worden geweigerd. De tekst moet een objectieve beschrijving zijn van de inhoud. Superlatieven werken meestal contra-productief bij de lezer die de tekst dan niet meer ervaart als zijnde een objectieve beschrijving. De tekst mag ook geen bibliografische gegevens (titel, auteur, isbn enz… ) bevatten omdat deze reeds worden getoond naast de flaptekst.

48

De eerste 100 karakters of de eerste zin wordt gebruikt als intro op de overzichtpagina van de verschillende categorieën op Boekenbank. Deze is dus best een korte samenvatting van het Boek. De tekst mag maximaal uit 2000 karakters bestaan.

3. Uittreksels Een uittreksel kan zowat alles zijn. Meestal is het de inhoudstafel, maar het kan ook een aantal pagina’s uit een roman zijn, of een dubbele pagina van een strip die een beeld geeft van de tekenstijl. Een uittreksel moet het ISBN-13 als naam hebben en .pdf als extensie. De naam van het .pdf bestand moet overeenkomen met een geldig ISBN-13 nummer, dat in het bezit is van de uitgever/distributeur die de .pdf oplaadt. Voorbeeld 9789028927832.pdf 4. Achterflappen De naam van het bestand met de achterflap moet overeenkomen met een geldig ISBN-13 nummer, dat in het bezit is van de uitgever/distributeur die de afbeelding oplaadt. Na het ISBN-13 wordt een a geplaatst om de inhoud aan te duiden. De extensie moet .jpg of gif zijn. Voorbeeld

9789028927832a.jpg 9789028927832a.gif

Bestanden met ongeldige ISBN nummers, of bestanden met een geldig ISBN-13 nummer dat eigendom is van een andere uitgever/distributeur worden geweigerd. Waar vindt u de bestanden terug? Als u covers, flapteksten of uittreksels opgeladen hebt in Boekenbank, dan kan u die meteen terugvinden via de zoekmodule. Ga naar de titel waarvoor u een cover heeft opgeladen. In de detailpagina zal u de cover en flapteksten meteen kunnen zien. Als u ook een uittreksel heeft opgeladen dan zal er onder de details een link verschijnen waarop u kan klikken en waarna het uittreksel zich opent. Ook op de website van Boekenbank kan u deze gegevens opzoeken. Let wel: in de zoekresultaten zal er steeds 1 dag vertraging zitten. De cover verschijnt daar pas een dag na het opladen.

49

Aanbiedingsfolders In Boekenbank bestaat de mogelijkheid om uw digitale aanbiedingsfolders op te laden, zodat de aangesloten boekhandels deze informatie kunnen raadplegen. Aanbiedingsfolder toevoegen Ga naar Tabblad Beheer, en kies in het linkermenu voor ‘Aanbiedingsfolder toevoegen’. U krijgt een scherm te zien waarin u verschillende zaken moet invullen.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

De naam van de uitgever (let op, vul hier nooit het uitgeversprefix in!) Het jaar waarvoor de folder bestemd is De periode waarvoor de folder bestemd is Een korte beschrijving van de folder Vink aan of de folder actief moet zijn (getoond of niet) Laad de aanbiedingsfolder op in het oplaadvenster Kies bewaar!

Aanbiedingsfolders raadplegen

Onder het tabblad Beheer > Aanbiedingsfolders krijg je een overzicht van alle aanwezige aanbiedingsfolders in Boekenbank. Deze lijst krijgt de boekhandel te zien onder het tabblad ‘Lijsten’. U kan selecteren op distributeur, jaar en periode, en bovendien de lijst zelf sorteren op de labels boven elke kolom.

50

Boekenbeesten Naar aanleiding van de Jeugdboekenweek werd in Boekenbank de mogelijkheid gecreëerd om Boekenbeesten bij de titels te plaatsen op de website. We geven u hieronder een overzicht hoe alles werkt. De 9 Boekenbeesten Er zijn 9 Boekenbeesten met een eigen boekenprofiel: 1. Griddle: Griddle is volledig in de ban van spanning, actie en avontuur. 2. Axi: Axi leeft zich helemaal uit met doeboeken en kan urenlang knutselen 3. Fantom: Fantom is de beste maatjes met draken, tovenaars en buitenaardse wezens 4. Giechel: Giechel is een vrolijk beest met massa's gevoel voor humor 5. Histor: Histor graaft zich helemaal in in verhalen over vroeger en nu 6. Knussel: Knussel nestelt zich in boeken over vriendschap en liefde 7. Famil: Famil gaat helemaal op in de wereld van familie en vrienden 8. Speur: Speur is reuzenieuwsgierig en wil over alles het fijne weten 9. Dwarrel: Dwarrel droomt weg bij mooie gedichten en gedachten We hebben aan elk Boekenbeest een eigen nummer toegekend. Voor het opladen van de Boekenbeesten in Boekenbank is dit nummer essentieel. Elk opgeladen Boekenbeest wordt in de detailpagina van een boek, op de publieke website getoond. 1. In de legende van elk boek hebben we een extra label toegevoegd, namelijk ‘Genre: Boekenbeest’. Zodra u een Boekenbeest oplaadt wordt dit label, met de naam van het Boekenbeest bij het boek opgenomen. 2. Elk opgeladen Boekenbeest zelf verschijnt onderaan de detailpagina van het boek. Als u met de muisaanwijzer over het Boekenbeest schuift, wordt de naam van het Boekenbeest getoond. Bovendien vormt het Boekenbeest zelf een hyperlink die verwijst naar de pagina van dit specifieke Boekenbeest op de Boekenbeestenwebsite.

1

2

51

Hoe moeten de bestanden eruitzien die u kunt opladen? We werken, net als voor de titelinformatie met een CSV-bestand. Elke lijn bestaat uit 4 velden die gescheiden worden door een puntkomma. Quotes zijn overal facultatief. Veld 1: ISBN-nummer Veld 2: Nummer Boekenbeest of leeg Veld 3: Nummer Boekenbeest of leeg Veld 4: Nummer Boekenbeest of leeg Bv. 9789022320860;3;5;1 of 9789022320877;3;5; De Boekenbeestennummers kiest u uit de lijst die u terugvindt op de vorige pagina. De bestandsnaam kan u vrij kiezen. Zorg er alleen voor dat uw bestandsnaam eindigt op de extensie .csv of .txt. Ik wil slechts één Boekenbeest opladen. Wat doe ik met veld 3 en 4? Indien u slechts één Boekenbeest per ISBN opneemt, moet u er toch voor zorgen dat veld 3 en 4 ook aanwezig zijn. U plaatst hiervoor nog 2 puntkomma’s na het nummer van het Boekenbeest. Bv. 9789022322406;3;; Ik wil alle opgeladen Boekenbeesten wissen. Hoe doe ik dat? Indien u de opgeladen Boekenbeesten wilt wissen, laadt u enkel het ISBN-nummer op, gevolgd door 3 puntkomma’s die de lege velden aanduiden. Bv. 9789022323724;;; Hoe kan ik de opgeladen Boekenbeesten vervangen door andere? Zodra u voor een titel een nieuw CSV-bestand met andere Boekenbeesten oplaadt, zal u de Boekenbeesten uit een vorige actie voor die titel overschrijven.

Hoe deze informatie op Boekenbank opladen ? 1. U maakt gebruik van de online applicatie Surf naar www.boekenbank.be en log in met uw inlogcode en wachtwoord (rechtsboven in het grijze kader; de inlogcode komt in het venster onder ‘e-mailadres’). Kies in het horizontale menu het tabblad ‘Titelbestand’ en in het verticale menu ‘Boekenbeesten opladen’. Klik op ‘Bladeren’ om het CSV-bestand te selecteren en daarna op opladen. Uw bestand wordt nu naar de Boekenbank server gebracht en verwerkt. Na enkele minuten (naargelang de grootte van uw bestand), wordt er een rapport gepubliceerd in het kader ‘boekenbeest’. Bevat de rapportnaam het woord ‘succes’, dan zijn de Boekenbeesten goed verwerkt. Bevat de rapportnaam het ‘error’, dan zijn er met één of meerdere titels problemen ondervonden. Open het rapport om deze na te kijken en eventueel te verhelpen.

52

2. U maakt gebruik van de FTP-service Ga naar ftp://www.boekenbank.be en log in met uw logingegevens van Boekenbank. U krijgt hier twee mapjes te zien, Upload en Download. Plaats het Boekenbeesten-CSV-bestand in de submap ‘Boekenbeesten’ die u vindt in de map ‘Upload’. Onder de map ‘Boekenbeesten’ vindt u nog 4 andere mappen. Hier hoeft u zelf niets in te plaatsen. Na verwerking vindt u in de submap ‘rapporten’ het verwerkingsrapport terug. Ook hier geldt dezelfde werkwijze als bij het online opladen van de bestanden: Bevat de rapportnaam het woord ‘succes’, dan zijn de Boekenbeesten goed verwerkt. Bevat de rapportnaam het ‘error’, dan zijn er met één of meerdere titels problemen ondervonden. Open het rapport om deze fouten na te kijken en eventueel te verhelpen.

Prijsomschrijvingen opladen In het CSV-formaat waarmee u een volledig titelbestand in Boekenbank kan opladen, is een veld aanwezig ‘Bijkomende prijsinformatie’. In dit veld kan u met verschillende codes meegeven waarom een boek een prijs heeft van 0 EUR. U kan deze informatie ook afzonderlijk in Boekenbank opladen met de module ‘Prijsomschrijvingen opladen’ onder Titelbestand.

53

Onder deze module kan u opnieuw een CSV-bestand opladen, waarbij aanhalingstekens facultatief zijn. Het bestand moet bestaand uit twee kolommen: - ISBN13 - Prijsomschrijving Code Mogelijke codes voor het tweede veld zijn: -A Onderdeel van een abonnement -G Gratis -P Promotiemateriaal -U Uniek exemplaar : dit is voor boeken met een extreem hoge prijs -N Prijs niet gespecifieerd Alle overige waarden (dus ook "") geven een fout. Zodra deze informatie aan een titel is toegevoegd, verschijnt de titel niet meer op de foutenlijst. Bovendien wordt in deze informatie ook in de detailpagina van een titel opgenomen.

Speciale prijzen opladen Met de module ‘Speciale prijzen opladen’ kunnen drie verschillende soorten prijzen opgeladen worden in Boekenbank: 1. een prijswijziging die vooraf wordt doorgegeven met de startdatum waarop de wijziging ingaat. 2. een actieprijs met begin- en einddatum van de actieperiode. 3. een introductieprijs met begin- en einddatum van de actieperiode.

Waar: U heeft twee mogelijkheden om het CSV-formaat op te laden. 1. Online in de applicatie onder ‘Titelbestand’ > ‘ Speciale Prijzen opladen’ 2. Op de FTP-server onder ‘Upload’ > ‘Prijzen’ (bestand wordt achtergelaten in de rootfolder ‘prijzen’)

54

Hoe: CSV-bestand met de volgende velden. De bestandsnaam van het bestand is vrij te kiezen. Veldnummer 1 2

3 4 5

-

Omschrijving ISBN nieuwe prijs - vier posities voor de gehele getallen. Twee posities mogelijk (niet verplicht) na de komma. Bv. 9999,99 - Geen punten gebruiken Begin datum: dataformaat ddmmyyyy vb. 05102008 Eind datum: dataformaat ddmmyyyy vb. 05102008 Prijstype: mogelijkheden: A = actieprijs W= prijswijziging I = introductieprijs

alfanumeriek veld (tussen “”) numeriek veld (geen “”)

alfanumeriek veld (tussen “”) alfanumeriek veld (tussen “”) alfanumeriek veld (tussen “”)

In geval van een prijswijziging moet het veld einddatum leeg zijn In geval van een actieprijs moeten zowel het veld begindatum als einddatum ingevuld zijn In geval van een introductieprijs moeten zowel het veld begindatum als einddatum ingevuld zijn

Een leeg datumveld wordt ingevuld met 01010001 (tussen “ “) Resultaat: Online applicatie: rapport verschijnt onder uploadvenster. Afhankelijk van bestandsnaam (succes.txt of error.txt) is het bestand goed verwerkt. De niet-verwerkte regels zijn opgenomen in het rapport (error.txt). FTP-server: rapport verschijnt in submap ‘rapporten’, bestand zelf kan teruggevonden worden in submap ‘fouten’ of ‘succes’, afhankelijk van de goede verwerking. Raadplegen prijsinformatie De speciale prijzen die u zelf heeft opgeladen, kan u ook steeds opnieuw downloaden. Dat kan u onder Titelbestand > Speciale prijzen raadplegen. Als u lopende prijswijzigingen, actieprijzen of introductieprijzen heeft, worden deze wekelijks op deze plaats voor u klaargezet.

Vraag en antwoord speciale prijzen a. in verband met het vooraf doorgeven van prijswijzigingen

55

Q1: Op 1 januari 2009 zijn er prijswijzigingen voorzien voor heel wat titels van ons fonds. Maar die dag is iedereen (terecht) met vakantie. Kan ik die prijswijzigingen niet op voorhand doorgeven aan Boekenbank met de vraag om deze vanaf 1 januari 2009 te laten ingaan? A1: Het is om zulke problemen op te lossen dat we deze module uitbouwen. Je gaat naar de ledenpagina in Boekenbank en je laadt daar een csv-bestandje op met daarin de lijst van de isbn’s die van prijs moeten veranderen, de nieuwe prijs en de datum waarop deze prijs moet ingaan. Op 1 januari 2009 zullen de nieuwe prijzen op de website van Boekenbank getoond worden. Leveranciers opgelet: als u dan na de opgegeven datum (in het voorbeeld hierboven dus 01/01/2009) een titelmutatie doorgeeft aan Boekenbank via het gewone csv-titelbestand, dan moet in dat csv-titelbestand wel de nieuwe prijs staan voor elk boek dat van prijs is veranderd! Indien u in het csv-titelbestand een andere prijs doorstuurt, dan lezen we de prijs in Boekenbank in, zoals het in het csv-titelbestand is ingegeven. Q2: ik geef als uitgever/distributeur in dat een aantal artikels van prijs moeten veranderen op 1 januari 2009. Wanneer is die informatie op Boekenbank te zien? A2: De nieuwe prijzen zijn te zien zowel in de ledenpagina’s van Boekenbank op de dag die je in het bestandje hebt doorgegeven. Zelfs al heb je de gegevens opgeladen in Boekenbank op bv. 1 oktober 2008, als je 1 januari 2009 hebt doorgegeven als begindatum, dan zal de nieuwe prijs op 1 januari 2009 op de website staan. Q3: Wanneer kunnen de boekhandels de nieuwe prijzen in hun eigen database inlezen? A3: De boekhandel kan deze informatie op twee manieren downloaden vanuit Boekenbank  bij “Titelbestand > Speciale prijzen raadplegen” kan de boekhandel de lijst raadplegen met alle prijswijzigingen die door de leveranciers werden aangekondigd. Deze lijst is exporteerbaar in csv, zodat de boekhandel (indien gewenst) de aangekondigde prijswijzigingen in zijn eigen systeem kan inbrengen op voorhand  via de dagelijkse titelmutaties krijgt de boekhandel de prijswijzigingen doorgestuurd de dag dat de prijswijziging ingaat. Deze kunnen tevens van de FTP-locatie worden opgehaald. Deze gegevens zijn beschikbaar de dag nadat de leverancier de informatie in Boekenbank heeft opgeladen. Q4: ik heb een prijswijziging opgeladen in Boekenbank, maar achteraf blijkt dat de prijs toch nog verandert. Hoe kan ik de nieuwe prijs doorgeven? A4: Elke prijswijziging kan meerdere keren worden doorgestuurd naar of ingeladen worden in Boekenbank. Telkens er wijzigingen gebeuren aan één gegeven (begindatum, prijs of einddatum), kan men een prijswijziging doorsturen. Boekenbank zal dan de prijswijziging overschrijven en toepassen op de hoogste druk van dat isbn. Q5: ik heb een prijswijziging opgeladen in Boekenbank, maar achteraf blijkt dat de prijs toch dezelfde blijft. Hoe kan ik de prijswijziging ongedaan maken? A5: In geval men een aangekondigde prijswijziging wil ongedaan maken, dan dient men een csv-prijsbestand door te sturen of op te laden in Boekenbank met daarin ingevuld: het isbn, als begindatum de leegwaarde voor het datumveld en als prijstype W= prijswijziging. De leegwaarde voor een datum is 01010001. Telkens Boekenbank een prijswijziging ontvangt met een leegwaarde in een datumveld, zal de prijswijziging uit de lijst worden verwijderd. Deze informatie zal ook doorgegeven worden in de lijsten die via ftp worden doorgestuurd naar de boekhandels. De prijswijziging zal uit de lijst van komende prijswijzigingen die op de website staat, worden verwijderd. b. voor actieprijzen en introductieprijzen

56

Q6: Ik laad als uitgever/distributeur informatie in Boekenbank in voor actieprijzen en introductieprijzen. Vanaf wanneer is die informatie op Boekenbank te zien? A6: De actieprijs of introductieprijs is en op de ledenpagina’s van Boekenbank te zien op de detailpagina van het boek op de dag die je in het bestandje als begindatum hebt doorgegeven. Q7: Wanneer kunnen de boekhandels de actieprijzen of introductieprijzen in hun eigen database inlezen? A7: De boekhandel kan alle actieprijzen of introductieprijzen die door de leveranciers werden aangekondigd in Boekenbank raadplegen bij “Titelbestand > Speciale prijzen raadplegen ”, de dag nadat de informatie werd opgeladen. Deze lijsten zijn exporteerbaar in CSV, zodat de boekhandel (indien gewenst) de aangekondigde actieprijzen of introductieprijzen in zijn eigen systeem kan inbrengen op voorhand of kan gebruiken bij commerciële acties. De lijsten worden bovendien beschikbaar gesteld in de FTP-map van de boekhandelaar. Q8: ik heb een actieprijs of introductieprijs opgeladen in Boekenbank, maar achteraf blijkt dat er nog iets aan de prijs verandert. Hoe kan ik de nieuwe prijs doorgeven? A8: Elke actieprijs of introductieprijs kan meerdere keren worden doorgestuurd naar of ingeladen worden in Boekenbank. Telkens er wijzigingen gebeuren aan één gegeven (begindatum, prijs of einddatum), kan men een wijziging aan de actieprijs of introductieprijs doorsturen. Boekenbank zal dan de prijswijziging overschrijven en toepassen op de hoogste druk van dat isbn. Q9: ik heb een actieprijs of introductieprijs opgeladen in Boekenbank, maar achteraf blijkt de actieprijs/introductieprijs niet door te gaan. Hoe kan ik de doorgegeven informatie ongedaan maken? A9: In geval men een aangekondigde actieprijs/introductieprijs wil ongedaan maken, dan dient men een csv-prijsbestand door te sturen of op te laden in Boekenbank met daarin ingevuld: het isbn, de prijs, als begindatum de leegwaarde voor het datumveld, als einddatum de leegwaarde voor het datumveld en als prijstype A (voor actieprijs) of I (voor introductieprijs). De leegwaarde voor een datum is 01010001. Telkens Boekenbank een actieprijs/introductieprijs ontvangt met een leegwaarde in de datumvelden, zal de actieprijs/introductieprijs uit de lijst worden verwijderd. Deze informatie zal ook doorgegeven worden in de lijsten die via ftp worden doorgestuurd naar de boekhandels. De prijswijziging zal uit de lijst van komende prijswijzigingen die op de website staat, worden verwijderd. Ook bij de detailpagina van het boek zal de actieprijs/introductieprijs verwijderd worden. Q11: Kan ik via “actieprijs” aangeven dat een boek definitief afgeprijsd wordt? A11: Nee. Een actieprijs is een tijdelijke prijsverlaging naar aanleiding van een bepaalde actie van een uitgever met daarbij een begin en een einddatum. Na de einddatum krijgt het boek zijn oorspronkelijke prijs terug. Definitieve afprijzingen mogen niet aangegeven worden via “actieprijs”.

57

Lijsten Als laatste en informatieve functie beschikt u in Boekenbank over een aantal lijsten om informatie op te zoeken. Deze optie vindt u onder het tabblad ‘Lijsten’. U heeft hier een keuze uit ‘Fondsen’, ‘Kortingsbonnen’, ‘Artikelstatussen in Boekenbank’, ‘Standaard E-pakbons’, ‘Standaard Certipost’, ‘Uitgevers’, ‘Distributeurs’, ‘Boekhandels’, ‘Aanbiedingsfolders’, ‘Overzicht NUR codes’. Wij sommen voor u op. Fondsen

De fondslijst bevat een lijst met de fondscodes die Boekenbank gebruikt om een distributeur aan een fonds (uitgever) te koppelen. Een fondscode bestaat uit 6 letters, waarvan de eerste drie naar de distributeur en de laatste drie naar het fonds (de uitgever) verwijzen. Door deze code aan een titel te koppelen kan bij de titel aangegeven worden wie de distributeur van de titel is. In de lijst wordt per fondscode aangegeven wie de distributeur is, hoe het fonds heet, of het een Vlaams of een importfonds is en of het fonds nog actief is bij de distributeur. Via de nieuwsbrief van Boekenbank wordt u op de hoogte gehouden over het verhuizen van fondsen van distributeur. Als een fonds van de ene distributeur naar de andere verhuisd dan wordt de fondscode bij de eerste distributeur in Boekenbank op inactief gezet en wordt er een nieuwe fondscode bij de tweede distributeur aangemaakt voor het fonds. Deze lijst geeft u het overzicht (ook historisch) van de fondsen en de distributeurs die ze verdelen of die ze ooit verdeeld hebben.

58

Kortingsbonnen Uitgevers kunnen via Boekenbank kortingsbonnen voor hun boeken aanvragen. Boekenbank kent dan een barcode en bonnen-ID toe, die de uitgever bij publicatie van de bon kan gebruiken. De lijst van de aangevraagde bonnen vindt u in de lijst Kortingsbonnen terug.

In de lijst staat het ID van de kortingsbon, de titel van het boek waarvoor de bon geldig is, het ISBN-nummer, het actienummer, de waarde van de bon, de start- en einddatum van de actie en de naam van de actie. Als laatste kan u een pdf oproepen waarin u de barcode van de bon vindt. De afspraak geldt dat de waarde van de bon voor de helft door de uitgever en voor de helft door de innende boekhandel betaald wordt. Op het moment dat u als boekhandel de bon int, neemt u de volledige waarde van de bon voor uw rekening. Als u aangesloten bent bij de Vlaamse Boekverkopersbond, kan u echter vorderingsstaten indienen waarin u uw uitgaves per bon opneemt. Meer informatie hierover kan u verkrijgen bij [email protected].

Artikelstatussen in Boekenbank Onder de menuknop ‘Artikelstatussen in Boekenbank’ vindt u een Word-document terug waarin u een overzicht krijgt van alle artikelstatussen die Boekenbank gebruikt (zie pagina 17-18). Standaard E-pakbons Onder deze menuknop ‘Standaard E-pakbons’ vindt u een Word-document terug waarin een standaard voor uitwisseling van elektronische pakbonnen beschreven is. Boekenbank ondersteunt deze standaard niet via de eigen applicatie, maar biedt u met dit document wel een overzicht hoe u zelf, in samenspraak met de distributeurs, elektronische pakbonnen zou kunnen ontvangen. Standaard Certipost Onder deze menuknop ‘Standaard Certipost vindt u documenten over de standaard voor elektronische facturatie die samen met Certipost door distributeurs aangeboden kan worden. Als boekhandel kan u vanuit Boekenbank doorlinken naar uw persoonlijke inbox bij Certipost om elektronische facturen te ontvangen. Zodra u hiervoor afspraken heeft met distributeurs geeft u een seintje aan Boekenbank. Wij zorgen er dan voor dat u een link in uw Boekenbank-account naar uw Certipost-account gelegd wordt.

59

Uitgevers

De lijst ‘Uitgevers’ is een adressenlijst van alle aangesloten uitgevers bij Boekenbank. Per uitgever wordt het aansluitingsnummer, de naam van de uitgever, het telefoonnummer en de postcode weergegeven. Op de naam van de uitgever kan u doorklikken om meer adresgegevens op te roepen.

Distributeurs

De lijst ‘Distributeurs’ is een adressenlijst van alle aangesloten distributeurs bij Boekenbank. Per distributeur wordt het aansluitingsnummer, de naam van de distributeur, het telefoonnummer, de postcode en het distributeursnummer (eerste drie letters van de fondscode) weergegeven. Op de naam van de distributeur kan u doorklikken om meer adresgegevens op te roepen.

60

Aanbiedingsfolders Boekenbank biedt u ook de mogelijkheid om de aanbiedingsfolders van alle distributeurs digitaal als PDF te bekijken.

In de lijst kan u selecteren op distributeur, jaar en periode. Helemaal rechts krijgt u telkens een link naar de PDF. Overzicht NUR codes Als laatste geven wij u ook een overzichtslijst van alle NUR-codes. De lijst kan u pagina per pagina doorzoeken of via het filterveld een algemene zoekterm ingeven.

61

3. Legende We geven u graag nog enkele algemene tips over de werkwijze van Boekenbank Lijsten Sorteren Elke lijst op Boekenbank kan gesorteerd worden. Dit geldt zowel voor de zoekresultaten en de inkomende bestellingen als voor de lijsten van de fondscodes, de NUR-codes, adressenlijsten, enz. Door te klikken op het kopje boven een kolom wordt die kolom aflopend of oplopend gesorteerd, afhankelijk van de punt van het driehoekje dat verschijnt. Bladeren op pagina-niveau Als een lijst uit meerdere pagina’s bestaat, vindt u het aantal resultaten en de paginering bovenaan de lijst. U kan dan pagina per pagina verder klikken, of met de pijltjestoetsen, die rechts en links bovenaan de lijst staan, verder werken. Exporteren naar Excel Elke lijst op Boekenbank kan geëxporteerd worden naar Excel door te klikken op het icoontje: . Om de lijst bij een export naar Excel in een overzichtelijk formaat te kunnen bekijken, klikt u even op het vierkantje helemaal links tussen A en 1 in uw Excelblad.

Hiermee selecteert u het volledige blad. Als u daarna tussen de A en de B gaat staan (uw cursor wordt dan een verticale streep), en dubbelklikt, zullen alle kollommen zich automatisch openvouwen.

62

63

Boekenbank-terminologie

Orderreferentie Orders in Boekenbank - De orderreferentie is een unieke referentie die u aan elke bestelling meegeeft. Een orderreferentie kan u slechts éénmaal gebruiken. Voor elke nieuwe bestelling heeft u een nieuwe orderreferentie nodig. Een voorbeeld van een orderreferentie is de datum en het tijdstip waarop u het order doorstuurt. Lijnreferentie Orders in Boekenbank - Aan elke bestellijn kan u ook een referentie meegeven. Dat noemen we de lijnreferentie. Dit veld is niet verplicht in Boekenbank. Dit is voornamelijk interessant als u een klantenbestelling ingeeft en wilt onthouden voor welke klant deze bestelling aan de kant gezet moet worden. Distributeurscode De distributeurscode is een code die aan een distributeur gelinkt is en die bestaat uit drie letters uit de distributeursnaam. De code wordt gebruikt om de fondscode op te bouwen. Fondscode Een fondscode bestaat uit 6 letters, waarvan de eerste drie naar de distributeur en de laatste drie naar het fonds (de uitgever) verwijzen. Door deze code aan een titel te koppelen kan bij de titel aangegeven worden wie de distributeur van de titel is.

Icoontjes in de applicatie Het vergrootglaasje Als u ergens dit symbool ziet, betekent het dat u een lijst kan openen in een popupscherm waaruit u een keuze kan maken. Het kalendertje Als u ergens dit symbool ziet, betekent het dat u een kalender kan openen in een popupscherm waarin u een datum kan selecteren. Het groene vinkje Dit symbool kan u tegenkomen in pop-upschermen van Boekenbank. Als u op het symbool klikt, wordt uw keuze die naast het symbool staat, toegevoegd aan een veld in de applicatie.

64