Blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie van zelfdoding

Vlaamse overheid - Beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en gezin

Agentschap Zorg en Gezondheid

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking Voor de aanneming van diensten

Bestek VAZG/PET/PREV/SP/0102

Blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie van zelfdoding

Uiterste indieningsdatum offertes: 3 april 2014 Indienen offertes: De offertes worden per e-mail gestuurd aan [email protected] EN [email protected]. Het onderwerp van de email vermeldt “OFFERTE BESTEK VAZG/PET/ PREV/SP/0102” Een offerte kan enkel ingediend worden aan de hand van het offerteformulier, als bijlage bij dit bestek.

Er wordt een informatiemeeting gehouden op: donderdag 13 maart a.s in het ELLIPS gebouw, zaal 21.36, om 13u30. Koning Albert II laan 35 1030 Brussel

[Geef tekst op]

2

U wordt verzocht uw eventuele aanwezigheid op deze informatiemeeting vooraf bekend te maken via mail: [email protected]

Bijlagen: 1. Inschrijvingsbiljet bestek VAZG/PET/PREV/SP/0102 2. Terms of reference for a blueprint of an e-conceptual model for technology based suicide prevention, - met in Annex I Analysis of available TBSP programmes - met in Annex II Ethical guidelines for TBSP programmes

VAZG/PET/PREV/SP/0102

3

I. ALGEMENE BEPALINGEN ______________________________________ I.1.

AANBESTEDENDE OVERHEID

1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van Dirk Dewolf, administrateur-generaal van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. 2. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Afdeling Preventie, Eerstelijn en Thuiszorg Team preventie T.a.v. Marjolijn van den Berg (contactpersoon) Telefoon: 02 553 35 23 Fax: 02 553 36 90 E-mail: [email protected] EN [email protected] Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van punt 3 hierna. 3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel (aan te passen in geval van een agentschap met rechtspersoonlijkheid). Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven. 4. De aanbestedende overheid treedt voor deze opdracht op als aankoopcentrale of opdrachtencentrale in de zin van art. 2, 4° van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15.6.2006, ten aanzien van alle entiteiten met afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest zijn of zullen worden opgericht.

I.2.

VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT

Bestek VAZG/PET/PREV/SP/0102 Blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie van zelfdoding Deze opdracht betreft de vraag naar een blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie van zelfdoding.


4

Deze blauwdruk moet een programmabouwer toelaten een geïntegreerd ICT model voor online hulpverlening voor de preventie van zelfdoding te ontwikkelen. Het agentschap zoekt hiervoor een organisatie die een blauwdruk en werkboek kan opstellen, waarin rekening gehouden wordt met de aan het systeem te stellen eisen. Voor een meer gedetailleerde omschrijving van de opdracht , zie punt III. Technische specificaties.

CPV-classificatie: 85300000-2 (gezondheidszorg en maatschappelijk werk - maatschappelijke en aanverwante diensten).

Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.

I.3.

GUNNINGSWIJZE

De gunning van deze opdracht gebeurt via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, op basis van artikel 26, § 1, 1°, a), van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.

I.4.

TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN

Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: -

Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten);

-

Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing);

-

Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering);

-

Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.

U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten

I.5.

TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN EN PLANNEN

De gevraagde diensten kaderen binnen Euregenas, het Europees project voor de preventie van zelfdoding.


5

I.6.

OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN

1. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. 2. Het beschikbaar stellen van een Engelse vertaling strekt tot aanbeveling.

II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN ___________________________________________________

A.

PLAATSING VAN DE OPDRACHT

A.1. RSZ-VERPLICHTINGEN (ART. 61, §1 & §2,5° EN 62 KB PLAATSING) Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61, §1 & §2,5°. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZattest via elektronische weg op conform art. 60, §1. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, §2.

A.3. OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD A.3.1.

OPENING EN INDIENING VAN DE OFFERTES

De uiterste indieningsdatum van de offertes is donderdag 3 april 2014 om 12 uur. De offertes worden overgelegd via e-mail op volgende e-mailadressen: [email protected] en [email protected] waarbij ondertekende offerte werd ingescand. Het onderwerp van de e-mail vermeldt: „OFFERTE BESTEK VAZG/PET/PREV/SP/0102‟. De aandacht van de inschrijvers wordt erop gevestigd dat de aanbestedende overheid veel belang hecht aan de correcte ondertekening van de offertes en dus zal nagaan op basis van onder meer de statuten en benoemingsbesluiten of de fysische personen die de offerte hebben ondertekend, de bevoegdheid hadden om een contract van deze omvang af te sluiten. Het ondertekenen van de offerte kan enkel als daad van dagelijks bestuur worden beschouwd als dit ook uit de statuten blijkt. Indien een gevolmachtigde (voor een natuurlijk persoon) ondertekent, wordt op het offerteformulier duidelijk de volmachtgever vermeld voor wie wordt gehandeld. Alle documenten die een correcte


6

ondertekening ondersteunen, moeten worden aangeleverd aan de aanbestedende overheid. Bijvoorbeeld: Wanneer een inschrijving door een gevolmachtigde wordt ingediend, kunnen volgende documenten bij de inschrijving worden gevoegd: - De authentieke of onderhandse akte waarbij de machtiging aan de gemachtigde wordt verleend. - Een eensluidend verklaard afschrift van het oorspronkelijke stuk. - Een kopie van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de bevoegdheden van de gevolmachtigde werden gepubliceerd. - Statuten van de organisatie. - Wanneer een inschrijving door een rechtspersoon wordt ondertekend, kunnen volgende stukken bij de inschrijving worden gevoegd waaruit de bevoegdheid van de ondertekenaars (fysische personen) blijkt: - Een eensluidend verklaard afschrift van de statuten. - Benoemingsbesluiten. - Volmachten.

A.3.2.

VORM EN INHOUD OFFERTE

De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle bij de offerte te voegen documenten: -

A.3.3.

een Nederlandstalig plan van aanpak voor de ontwikkeling van een blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie van zelfdoding;

VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING)

De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid.

A.3.5. VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderd twintig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.

A.4. PRIJS A.4.1.

PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING)


7

Deze opdracht is een opdracht tegen globale prijs. De definitieve prijs kan bepaald worden tijdens de onderhandelingen, mede op basis van de prijszettingen van de overige mededingers en van eventuele bijsturingen van het voorwerp van de opdracht. Offertes met een meerprijs van 31.500 euro excl. btw zijn niet ontvankelijk

A.4.2.

PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING)

a)

Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren.

b)

De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post en voegt ze bij de prijs van de offerte.

c)

Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte de totale prijs opgeeft in euro (excl. BTW);

A.4.3.

INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19, §3 KB PLAATSING)

De volgende elementen dienen deel uit te maken van de globaal voorgestelde prijs: a) de blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie van zelfdoding, b) een script dat het gebruik van de blauwdruk beschrijft c) het eigendom van deze blauwdruk, d) overleg, advies en alle mogelijke werkingskosten, e) de beschikbaarheid van de opdrachtnemer voor overleg en advies met respect voor de vooropgestelde timing.

A.4.4.

PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING)

Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.

A.5. GUNNINGSCRITERIA A.5.1.

ONDERHANDELINGSPROCEDURE – GUNNINGSCRITERIA (ART. 107 KB PLAATSING)

De gunningscriteria zijn:  De prijs,  De mate waarin relevante ervaring, aansluitend bij de opdracht, kan worden aangetoond;


8

 De eventueel in het plan van aanpak voorgestelde inhoudelijke ondersteuning, zoals door wie, in welke mate en op welke termijn deze ondersteuning mogelijk is;  De mate waarin het voorstel aansluit bij het gevraagde concept hetgeen schematisch wordt weergegeven door de opdrachtnemer;  De mate waarin het respect voor de voorgestelde timing gegarandeerd kan wordt;  Het voorstel wordt in het Nederlands en bij voorkeur ook in het Engels uitgewerkt.

B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN B.1.1. -

UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING) De ontwikkeling van de blauwdruk volgt direct op de gunning van de opdracht; De eerste inleverdatum is 31 augustus 2014, Na feedback van alle betrokken partners is de inleverdatum van de definitieve versie uiterlijk 21 november 2014.

-

B.1.2.

DIENSTVERLENINGSPLAATS (ART. 149 KB UITVOERING)

Indien gevraagd op het adres van de opdrachtgever, of een door de opdrachtgever aangestelde projectcoördinator. Het adres van de opdrachtgever: Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Afdeling Preventie, Eerstelijn en Thuiszorg Ellipsgebouw, 12de verdieping Koning Albert II-laan 35 bus 33 1030 Brussel (Schaarbeek)

B.1.3.

LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING)

Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a)

de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering;

b)

de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring;

c)

het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;

d)

het opstellen van de processen-verbaal;

e)

de opleveringen;


9

B.2. BETALINGEN B.2.1.

WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB UITVOERING)

De diensten worden betaald in percentsgewijze gedeelten: - 90% na oplevering van de blauwdruk, na 31 augustus, - 10 % na beëindiging van consultatieronde met de Euregenas partners en oplevering van de definitieve versie.

B.2.2.

PROCEDURE (ART. 150 EN 160 KB UITVOERING)

a)

De factuur geldt als schuldvordering.

b)

De betaling vindt plaats binnen een termijn van 30 dagen na de datum van ontvangst van de factuur, of 30 dagen na het beëindigen van de diensten indien de factuur voor het beëindigen wordt ontvangen of de datum van ontvangst van de factuur niet vaststaat.

c)

het adres voor het verzenden van de factuur is: Vlaams agentschap Zorg en Gezondheid Afdeling Preventie, Eerstelijn- en Thuiszorg Koning Albert II Laan 35 1030 Brussel Gelieve als referentie in de factuur te verwijzen naar dit bestek (VAZG/PET/PREV/SP0102) en uw offerte hiervoor.

B.2.3.

OVERIGE BEPALINGEN

a)

Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt.

b)

Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten.

B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID B.3.1.

INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ART. 19 EN 20 KB UITVOERING)

1) De aanbestedende overheid verkrijgt het eigendom over de blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie van zelfdoding. Over het eindproduct of de ontwikkeling van de blauwdruk mag niet worden


10

gepubliceerd zonder voorafgaande toestemming van het agentschap Zorg en Gezondheid. 2) De aanbestedende overheid verkrijgt vrije toegang tot een toekomstige eventuele testomgeving of uiteindelijk model voor TBSP, het eigendom over de anoniem en vertrouwelijk opgeslagen data van de gebruikers voor zover van toepassing. Resultaten over deze gebruikersgegevens kunnen niet worden bekendgemaakt zonder voorafgaande toestemming van het agentschap Zorg en Gezondheid. B.3.2.

BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17 KB PLAATSING)

De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor eventuele gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen.

B.3.3.

VERTROUWELIJKHEID (ART. 18 KB UITVOERING)

De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.

B.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN B.4.1. a)

STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING)

Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf.

b)

Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° van het KB Uitvoering.

c)

De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: - de inbreuk is gepleegd; - er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald.


11

Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is.

B.4.2.

VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 154 KB UITVOERING)

De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering.

B.4.3.

RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING)

Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.

B.5. KEURINGEN EN OPLEVERING

B.5.2.

OPLEVERING (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING)

De blauwdruk voor een e-conceptueel model dient binnen de 5 maanden na gunning opgeleverd te worden. De bijbehorende dienstverlening en ondersteuning betreft de volledige uitvoeringsperiode. Deze wordt pas als opgeleverd beschouwd na oplevering van een definitieve blauwdruk. B.5.3.

KOSTEN VAN DE OPLEVERING (ART. 18 KB PLAATSING)

De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden, worden ten laste van de dienstverleners aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. De kosten van de prestaties die de dienstverlener in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijn laste.


12

III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ____________________________________ 3.1. Over het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid is een intern verzelfstandigd agentschap (IVA) van de Vlaamse overheid. Het behoort tot het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid creëert op een kwaliteitsvolle wijze de voorwaarden waarbinnen het welzijns- en gezondheidsniveau van de huidige en toekomstige Vlaamse bevolking kan bevorderd, bewaakt, behoed of hersteld worden. Het agentschap programmeert, erkent en subsidieert hiervoor voorzieningen binnen de thuiszorg, de ouderenzorg, de algemene en de geestelijke gezondheidszorg. Daarnaast zet het in de uitvoering van het preventieve gezondheidsbeleid projecten en programma‟s op en erkent en subsidieert het initiatieven die deze uitvoeren. Ook de coördinatie en de opvolging van vaccinatieprogramma‟s en het nemen van preventieve maatregelen om de verspreiding van infectieziekten tegen te gaan zijn kernopdrachten. Om de volksgezondheid te beschermen worden inspecties uitgevoerd, milieuvergunningen geadviseerd en klachten en incidenten behandeld. Het agentschap beheert ook het “Vlaams Zorgfonds” dat instaat voor praktische uitvoering van de Vlaamse Zorgverzekering. Het agentschap organiseert de Vlaamse Zorgkas, een openbaar alternatief voor wie niet is aangesloten bij een private zorgkas.

3.2. Situering van het Vlaams beleid voor de preventie van zelfdoding In Vlaanderen pleegden in 2010 1.066 personen zelfdoding. Dat zijn ongeveer 3 zelfdodingen per dag. Bijna drie op de vier zelfdodingen gebeuren door mannen, terwijl vrouwen meer pogingen ondernemen. Dit komt vooral omdat mannen meer agressievere en dodelijkere middelen gebruiken. De gemiddelde leeftijd waarop een man suïcide pleegt is 49 jaar, voor een vrouw is dit 50 jaar. Zelfdoding is in Vlaanderen de eerste doodsoorzaak bij mannen tussen 30 en 50 jaar. Bij vrouwen is zelfdoding de eerste doodsoorzaak tussen de 20 en 40 jaar. Oudere mannen ( 75 jaar) plegen in verhouding het meest zelfdoding. Naar schatting ondernemen in Vlaanderen dagelijks ongeveer 45 mensen een poging tot zelfdoding. De gemiddelde leeftijd is voor beide geslachten 35 jaar. Vooral jonge vrouwen zijn een risicogroep. Ofschoon slechts 1 op de 4 pogers laat weten dat ze een echte doodswens hebben, blijkt dat een suïcidepoging veruit de belangrijkste risicofactor voor zelfdoding is. De helft van het aantal zelfdodingen werd voorafgegaan door een poging tot zelfdoding. De kans dat iemand die reeds een poging achter de rug heeft effectief suïcide pleegt, is 150 keer groter dan bij iemand die voordien nooit een poging ondernam. 3.3.

Het Vlaams Actieplan Suïcidepreventie 2012-2020

Op 29 maart 2013 keurde de Vlaamse Regering de Gezondheidsdoelstelling voor de preventie van zelfdoding definitief en het bijbehorende actieplan goed. De gezondheidsdoelstelling luidt: VAZG/PET/PREV/SP/0102

13

"Tegen 2020 is het aantal suïcides in Vlaanderen met 20% gedaald ten opzichte van het jaar 2000." De uitvoering van het Vlaams Actieplan Suïcidepreventie 2012-2020 moet ervoor zorgen dat de gezondheidsdoelstelling kan worden gerealiseerd Het actieplan bestaat uit 5 strategieën: 1. Geestelijke gezondheidsbevordering met betrekking tot het individu en de maatschappij. 2. Suïcidepreventie door laagdrempelige telefonische en online hulp. 3. Bevorderen van deskundigheid en netwerkvorming bij intermediairs. 4. Strategieën voor specifieke risicogroepen. 5. De ontwikkeling en implementatie van aanbevelingen en hulpmiddelen voor de preventie van suïcide. Daarnaast werkt het agentschap aan de constante verbetering van kennis en ervaring, onder andere via Europese samenwerking binnen Euregha. Het agentschap Zorg en Gezondheid vertegenwoordigt Vlaanderen binnen Euregha. Euregenas is een Europees project en staat voor : EUropean REGions Enacting Against Suicide. Het agentschap Zorg en Gezondheid staat samen met de Eenheid voor zelfmoordonderzoek van de universiteit Gent in voor de uitvoering van WP 5 , het ontwikkelen van een e-conceptueel model voor de preventie van zelfdoding.

3.4. Omschrijving van de opdracht Preventieve interventies voor psychische problemen worden steeds vaker via internet aangeboden. De digitalisering van deze praktijk voltrekt zich in een rap tempo. Preventie zonder het gebruik van internet is nauwelijks meer denkbaar (Riper, van Ballegooijen, Kooistra, de Wit & Donker, 2013). ICT toepassingen voor de preventie van zelfdoding, wordt „Technology Based Suicide Prevention‟ genoemd, oftewel TBSP. Voor de preventie van zelfdoding is het aanbod eerder beperkt en is moeilijk na te gaan wie de ontwikkelaar is, welke de theoretische basis, en op welke wijze het aanbod ingebed is in een geheel aan hulpverlening. Om dit te kunnen doen werd in eerste instantie een overzicht opgesteld, van alle binnen de betrokken Europese regio‟s beschikbare TBSP-programmes. (zie ook Annexe I bij de Terms of Reference). Binnen WP5 deed de noodzaak zich voor om na te denken welke ethische, en ook kwaliteitscriteria, aangewezen zijn om suïcidepreventie op verantwoorde wijze aan te kunnen bieden via ICT toepassingen (zie ook Annexe II bij de Terms of Reference). De opdracht wordt meer in detail beschreven in de Terms of Reference. Deze VAZG/PET/PREV/SP/0102

14

maken integraal deel uit van dit bestek.


Terms of Reference for a blueprint of an e-conceptual model for technology-based suicide prevention

WP 5 Eva De Jaegere & Prof. Gwendolyn Portzky, Ghent University Marjolijn van den Berg & Solvejg Wallyn, Flemish Agency for Care and Health

The Euregenas Project has received funding from the European Union under the Public Health Programme 2008-2013.The sole responsibility for the content of this publication lies with the author and the Executive Agency is not responsible for any use that may be made of the information contained therein.

This work is part of EQUITY ACTION which has received funding from the European Union, in the framework of the Health Programme. The sole responsibility for this work lies with the author

16 of 32  Terms of Reference

Content Background information The Euregenas project The Flemish Agency for Care and Health The aim of Work Package 5 Terms of reference Deliverables of this tender Timing Selection criteria How to respond to this call for a tender List of Annexes

www.euregenas.eu Contract number 20101203

p. 3 p. 3 p. 5 p. 6 p. 7 p. 16 p. 16 p. 17 p. 17 p. 18


Background information The Euregenas Project Suicide is a serious public health problem worldwide. In Europe, the overall average suicide rate is 13,9 per 100.000 population (World Health Organization). The ‘European Regions Enforcing Actions against Suicide’ (Euregenas) project (Grant Agreement N°20101203), financed by the Executive Agency for Health and Consumers (EAHC) of the European Commission, aims at contributing to the prevention of suicidality (suicidal ideation, suicide attempts and suicide) in Europe through the development and implementation of strategies for suicide prevention at regional level which can be of use to the European Community as examples of good practice (see www.euregenas.eu). The project brings together 15 European partners, representing 10 European Regions with diverse experiences in suicide prevention: 1. University Hospital Verona (AOUI-VR) - Italy 2. Flemish Agency for Care and Health (VAZG) Belgium 3. Region Västra Götaland (VGR) - Sweden 4. Romtens Foundation (ROMTENS) - Romania 5. National Institute for Health and Welfare (THL) - Finland 6. Unit for Suicide Research, University Ghent (UGENT) - Belgium 7. Fundación Intras (INTRAS) - Spain 8. Servicio Andaluz de Salud (SAS) - Spain

9. Fundacion Publica Andaluza Progreso Y Salud (FPS) - Spain 10.Mikkeli University of Applied Sciences (MAMK) - Finland 11.Technische Universität Dresden (TUD) Germany 12.Regional Public Health Institut Maribor (RPHI MB) - Slovenia 13.West Sweden (WS) - Sweden 14.De Leo Fund (DeLeoFund) - Italy 15.Cumbria County Council (CCC) - United Kingdom


In line with the Second Programme of Community action in the field of public health (2008-2013), the project promotes the use of regional cluster management as innovative method to improve the existing services. By encouraging regional interventions and campaigns dedicated to both target groups and non-health stakeholders, the project aims to implement the Mental Health Pact in relation to: 1) Prevention of suicide 2) De-stigmatisation of mental health disorders 3) Promoting health in youth The specific objectives of Euregenas Project are the following: 1. To identify and catalogue good practices of existing actions and strategies on suicide prevention at a regional and local level; 2. To carry out a stakeholders` needs analysis; 3. To develop and disseminate guidelines and toolkits on suicide prevention and awareness raising strategies; 4. To develop the technical specifications for an integrated model for e-mental healthcare oriented at suicide prevention; 5. To improve knowledge and capabilities among local and regional professionals (i.e. psychologists, psychiatrists, GPs). The project aims to meet its specific objectives by a series of Work Packages (WP), which are structured as follows: Three horizontal work packages:

This work is part of EQUITY ACTION which has received funding from the European Union, in the framework of the Health Programme. The sole responsibility for this work lies with the author


And five vertical work packages:

The Flemish agency for care and health (VAZG) The Flemish Agency for Care and Health develops and implements the health policy of the Flemish community. It is part of the Flemish Ministry for Welfare, Public Health and Family. Flanders has its own policy to protect and promote the health of its population, through health promotion and disease prevention. The main aim of the Flemish health policy is to improve public health, in particular realising health gain at the level of the Flemish population, and by doing so to contribute to an increase of the quality of life.



In order to reduce the number of suicides in Flanders, the Flemish government organized a health conference on the prevention of suicide and depression in December 2011. It led to a health target and an action plan for the prevention of suicide. The Flemish agency for Care and Health is partner in Euregenas and responsible for WP 5.

The aim of Work Package 5 Recently, technologies such as the Internet, smartphones and tablets have become available for the prevention of suicide. Technology-based suicide prevention (TBSP) programmes offer many opportunities because of the minimization of the prohibitive role of time and distance, and because of the perceived anonymity, reducing psychological barriers to seek help. Due to their high accessibility and anonymity, TBSP programmes are apparently successful in reaching out to various populations including suicidal persons. Many people may otherwise avoid conventional psychiatric or psychological services, and as such, TBSP programmes can provide much needed professional interventions (Barak, 2007; Recupero, Harms, & Noble, 2008). Also, because of the possibility to use available resources more effectively, the hypothesis is to reach more people and weigh more heavily on the health problem that suicide represents. TBSP, and in a wider context all e-mental health activity, is also an area of development that shows enormous growth and a wide range of new developments and initiatives. The development of such programmes is often expensive, thus limiting the possibility of developing custom made programs in smaller regions or regions with limited responsibility and/or resources for public health. Without clear guidance on the necessary ethical guidelines and quality criteria, i.e. some rules for the game, from a health authority, the use of TBSP carries a risk to be noxious for the end user. The aim of WP 5 is to provide all information necessary for developing an integrated support and intervention system for stepped care in E-mental Health, directed at the prevention of suicide. WP 5 thus aims at developing a blueprint for an e-conceptual model, which can be adapted to local needs in regional health care organizations in all European regions. The blueprint should be easy to use for people who want to develop a system of stepped care in TBSP in their region in which several types of TBSP programmes can interact. One should be able to use the blueprint according to his/her needs, depending on what s/he wants to have in the system and what not. The blueprint or parts of it should serve as a basis to write out a tender for the development of an integrated system for TBSP, and to select a partner that will meet the needs to develop this system.



Terms of Reference In these terms of reference for a tender of a blueprint for an e-conceptual model for TBSP, the aim is to explain as clearly as possible the idea and scope of such a model. The terms of reference should allow you to write out a tender for this blueprint. The name “e-conceptual model” is as abstract as the idea it represents. To illustrate what is meant by this e-conceptual model for TBSP, the following metaphor is used:

A wardrobe The e-conceptual model can be seen as a wardrobe, a storage place for your clothes, the things you need for your protection. You organized your wardrobe by using coat hangers. Each coat hanger carries a garment, ready for you to take it out when you need it. What you need, depends on the weather, or if you like, on the situation you are in. You will want to have clothes for good and bad days, warm and cold, for different occasions. The wardrobe can have a couple of capsules that exist out of different garments that are mutually perfectly combinable.

This metaphor can be used from different perspectives: A health authority or governmental organization responsible for public health can be seen as the responsible parent who has to provide for a wardrobe that is clean, full and fits the family (population) it is taking care of. From this perspective you want to be sure you put in the best possible clothes for your family. At the same time, you may not want to put in more clothes than you need, and leave some of the coat hangers empty. You also want to be able to check and regulate who can access the wardrobe. As a member of this family, the end user, you should be able to look at the wardrobe as your personal wardrobe, with the clothes you picked yourself, at the time you wanted or needed them, in your particular order, color and style. This is what the e-conceptual model is meant to be: a way of organizing TBSP programmes into one integrated system. It is meant to offer TBSP for all needs, i.e. for different types of TBSP programmes in the three possible forms of TBSP programmes, i.e. passive, active and interactive. It is meant to be able to offer TBSP in the regions of all partners in the Euregenas project depending on their needs and means. The wardrobe remains the same; it is the contents that vary.

The aim of this tender is to have a blueprint, an instruction book on “how to build a wardrobe” The blueprint should provide us with the instructions ‘how to build a wardrobe’. It should enable any software developer to build a system in which several TBSP programmes interact. It should enable a coordinating health authority such as DG Sanco of the European Commission, to build an integrated system for all participating regions, or allow a regional health authority to build a regional system. www.euregenas.eu Contract number 20101203


Requirements The following aspects should be taken into consideration in drawing up this blueprint:

1. Structure The ‘blueprint for TBSP programmes’ should be organised according to three different forms of TBSP programmes, i.e. passive, active and interactive forms (Schalken, 2010). One TBSP programme can include elements of one or more forms. The blueprint should be able to integrate all forms of TBSP programmes into one system of stepped care for TBSP.

Forms of TBSP programmes Passive forms of TBSP programmes Passive forms of TBSP programmes allow a user only to read or look at the contents of the programme. Passive forms of TBSP programmes do not request active involvement from the user, require little effort, and since no personal information is left behind, the security risk is low. The threshold to use passive forms of TBSP programmes is therefore quite low. Passive forms are technically relatively simple, but may take some time to develop (Schalken, 2010). Examples of passive forms include: General information on e.g., suicide prevention, risk factors and protective factors for suicidal behaviour Advises on e.g., what to do in a moment of crisis, how to handle someone who is suicidal ‘Frequently Asked Questions’ (FAQ’s) for suicidal people but also survivors, caregivers, doctors, etc. References/Links to other organisations dealing with suicide prevention, mental health problems, etc.

Active forms of TBSP programmes Active forms of TBSP programmes expect active involvement from the user, and therefore require more effort than passive forms. When personal information of the user is stored, the security risk is higher than in passive forms. The development of most active forms is technically complex and time-consuming (Schalken, 2010). Examples of active forms include: Self-tests Chatbots Serious games Testimonies Self-help programmes

Interactive forms of TBSP programmes Interactive forms of TBSP programmes are characterized by interactions between users (and caregivers). Interactive forms have the highest threshold for users since they require substantial effort from the user, and security risks may be high. They can



be technically complex but generally need less time to develop than active forms (Schalken, 2010). Examples of interactive forms include: Forums One-to-one chats Group chats Online treatment Blended care In summary, the more active the forms of a TBSP programme, the higher the threshold for using it: the programme becomes more complex and the security risk increases. Figure 1 summarizes the structure of the e-conceptual model according to the wardrobe metaphor.



Figure 1. Structure of the e-conceptual model

Types of TBSP programmes There are many different types of TBSP programmes which can be only passive, active, or interactive or a combination of the three. Figure 2 describes the different types of TBSP programmes. This list is not exhaustive and can change through time as new technologies develop.(Luxton, June, & Kinn, 2011).



Figure 2. Different types of TBSP programmes

2. A description of the functional and non-functional service requirements The blueprint should compromise a description of the functional and non-functional requirements of a TBSP programme. The blueprint should provide an answer to the following questions: 1.a. We foresee a benefit, both in economy of scale and in the presence of know-how, in building one such e-conceptual model, that can be adapted to regional needs, i.e. a copy can be made, to be used in Spain, Finland, Flanders etc. would you agree that this can be expected to be the case? (please motivate) are their alternatives that you could think of, that are more appropriate? if not, do we need a sort of thesaurus/common language in order to define the essentials of the program so that direct use of the model is possible? can you give any technical requirements and/or standards that may be relevant in the blueprint for such a model? 1. b. we foresee a better fit with regional (national) legislation, by hosting such an e-conceptual model in each region separately. would you agree that a regional hosting of regional versions of this econceptual model would be the best way to deal with maintenance and servicing of this system?



what will, in your opinion, be needed in every European region/ Euregenas country to host this mainframe? Please take into account the results from the ‘analysis of available TBSP programmes’ (see annex I). 1.c. We foresee that the storage of data should best be taken up in every European region/ Euregenas country as the exchange of personal data will not be necessary between countries and/or regions. would you agree with this point of view? In case you agree this is not the best way of taking care of hosting, what alternatives would you give? how would you define the necessary capacity for data storage? Can you define parameters based on the size of the population in any applied region? 1.d. We foresee that within the system, different stakeholders will want to add different TBSP programmes, i.e. different family members will want to put different clothes on different clothes hangers. what would you suggest as a procedure to authorize stakeholders to do this, taking into account that the boundary conditions, ethical guidelines and security requirements, will have to be respected? 1.e. We foresee that there should be a basis for the different levels of target groups (e.g., users, interest organisations, government). how would you establish involvement and participation? 1.f. We foresee that, once approved, different TBSP programmes will have to interact. This could entail that data gathered in one program leads to a next level of intervention, to another kind of help, or to a crisis intervention, all with the consent of the end user and depending on the level of suicidality s/he reports. We foresee that the stepped care model will not necessarily be used as a linear intervention model, as the end user will have to be able to step in TBSP care at any level s/he wants. Looking at the attraction of more active TBSP programmes, active forms of TBSP could be given a “main entrance” function, next to more passive TBSP forms. what will be needed to make such an interaction necessary? 1.g. We foresee that the blueprint should include the possible payment modalities for active and interactive TBSP programmes. The payment modalities should be secure and by means of e.g., social security number, identity card number or e-id, and credit card payments. Should the payment modalities be the same for all the TBSP programmes in the system or can they be different? Should the payment modalities be managed by the administrator of the system or by the administrator of every TBSP programme in the system?



1.h. What training would any person and/or organisation need to be able to launch and implement for such a mainframe? How to inform the different target groups about the training and how to convince them to use it?

3. An ethical approach based on the ethical guidelines for TBSP programmes (see annex II). The ‘ethical guidelines for TBSP programmes’ serve as a basis the development of an e-conceptual model for suicide prevention. Their main aim is to guide the provider of a TBSP programme towards a trustworthy TBSP programme and to protect the user, so that s/he can use the TBSP programme with confidence and with minimum risk (Commission of the European Communities, 2002; Mack, 2004; Rippen & Risk, 2000). Respecting these ethical guidelines for TBSP programmes is a boundary condition for the e-conceptual model, the TBSP programmes it consists of and for all stakeholders, providing programmes, services or both within the context of this e-conceptual model.

4. Security requirements The blueprint should take into account the possible security problems that may arise (e.g. regarding identification, access control based on someone’s role or qualification, logging of the activity, and audit possibilities to know who had access to what data) and incorporate the necessary security requirements to ensure secure storage and exchange of data. The security requirements should be in line with relevant EU legislation on privacy of personal data, relevant EU legislation on experiments, and the Ethical guidelines for TBSP programmes (see annex II). Respecting the relevant privacy legislation for TBSP programmes is a boundary condition for the e-conceptual model, the TBSP programmes it consists of and for all stakeholders, providing programmes, services or both within the context of this econceptual model.

5. An appreciation of differences in cultures and languages. Suicide accounts for 2% of all years of life prematurely lost at a global level (WHO 2005). Every suicide is known to affect between 10 to 20 people in his or her environment. Suicide is never the consequence of a single cause or stressor and its rates change between regions and local communities as well as over time and within various risk groups. These differences are highlighted in high-suicide rate countries such as Finland where the suicide rates differ in healthcare districts from 58.60 to 26 in the male population (Partonen et al. 2003) and in Belgium where the suicide rates in the French-speaking province Liège has the highest Belgian suicide rate of 28.8/100.000 whereas the Flemish-speaking province Limburg has the lowest Belgian suicide rate of 13.4/100.000 (NIS 2008). Another example is the municipality of Dresden where the suicide rate is 32.5, which is substantially higher than the rate in Saxony and Germany as a whole that are respectively 14.6 as of 2008 and 11.9 as of 2006 (Statistichen:2008). The differences are also relevant in low-suicide rate regions www.euregenas.eu Contract number 20101203


as Veneto where certain healthcare districts show suicide rates that are 1.66 higher than the expected suicides based on the average number of suicides (CRRC-SER:2008). In Slovenia, differences in suicide rates between regions are more than 3-fold (NelkaVertot: 2008). Similar trends are reflected in the other regions and local areas involved in the Euregenas project. These figures show the relevance of contextspecific aspects influencing suicidal behaviour that should be taken into account in the development of the e-conceptual model. An analysis of available TBSP programmes in the different Euregenas countries can be found in the annex I and should also be taken into account when developing the blueprint for the e-conceptual model that can be adapted to the varying needs of the different Euregenas countries.

6. A description of the processes according to the different users of the TBSP programme The blueprint should contain a description of the various processes that different users i.e. an end user (e.g. suicidal persons, people bereaved by suicide, etc.), a mental health care provider, health authorities, extra partners/organisations (e.g., NGO’s, health insurance companies), can go through when using a TBSP programme taking into account the organisational and cultural differences of the regions in which the TBSP programme will be used (see ‘Analysis of available TBSP programmes’ in the annex I). For example: describing how the end user will follow his or her way through the TBSP programme. In terms of the wardrobe: will the user have access to all garments by opening the door, or could one also start by putting on a warm pullover first, and then adding extra garments if necessary. The end user should be able to invite a GP or primary care worker or a specialised mental healthcare provider to be added to his or her personal wardrobe. Describing how a mental health care provider can offer support by inviting his or her patient to a special shelf in the wardrobe, i.e. personalized online care; describing how the responsible parent, the health authority, can make choices, for every offer of TBSP programme, i.e. what programmes are available to everyone, what programmes are available for free? describing which extra partners such as NGO’s or health insurance companies, can add their TBSP programme, either for free or paying; describing a plan of implementation of such a TBSP programme describing the dependencies between the different users and the potential risks involved

7. Global estimate of planning, timeline and estimate of costs: The blueprint should include a global estimate of the planning and timeline that the development and servicing of an integrated system of TBSP programmes entails. It should also offer an estimation of the potential costs for developing and servicing this system.





Deliverables of this tender We expect to receive: 1. A blueprint of an e-conceptual model for an integrated system of TBSP programmes meeting the requirements of the terms of reference, 2. A script for using the blueprint 3. Both blueprint and the script should be written in English 4. We expect to be actively involved in the process of developing the blueprint. It will be a permanent collaboration towards building the blueprint for the e-conceptual model.

Timing



Selection criteria Any proposal for a blueprint, as a response to these specifications, should include the following aspects: 1. A specified fixed price together with a planning of the foreseen work. Acceptable offers will be budgeted under 31.5000 excl of VAT (38.000 euro including VAT); 2. The proposal refers to previous relevant projects (in e-(mental) health care) that show the technical capacity and knowledge to carry out the project in the provided timeframe. Please include your experiences and references to similar projects (e.g., developing conceptual models and process description). Please also add the c.v. of the person(s) who will carry out the project; 3. The proposal shows an understanding of the idea of an e-conceptual model, by giving a schematic view of this model; 4. The tender includes a workplan for the development of the blueprint and specifies any support and time for consultation that may be included. 5. The tender includes a proposal on a guarantee of the timing; 6. The proposal is made in Dutch and preferably in English a well.

The selection will be based on each tenderer’s proposal. All the information will be assessed in the light of the selection criteria. There will be an information meeting held at the Flemish Agency for Care and Health on 13 March 2014, in room 21.36 of the ELLIPS building, Koning Albert II laan, 35, 1030 Brussels, to give more information about the project and answer any questions that you may have. The meeting will start at 13h30. Please be so kind as to confirm your attendance by email, to: [email protected]

How to respond to this call You can respond to this call by sending in your candidature by email, before 3 April 2014 on the following address: [email protected] and [email protected]



List of Annexes Annex I – Analysis of available TBSP programmes Annex II – Ethical guidelines for TBSP programmes


Blauwdruk voor een e-conceptueel model voor de preventie van zelfdoding

Recommend Documents