BKF Két Tanítási Nyelvű Szakközépiskola Minőségirányítási Programja
Budapest, 2008. június 16.
A nevelőtestületi jóváhagyást követően a dokumentumot a Budapesti Kommunikációs Alapítvány Kuratóriuma megtárgyalta és egyhangúlag elfogadta.
Budapest, 2008. július 18. Dr. Kiss Pál István A Kuratórium elnöke
1
1. Az Iskolai Minőségirányítási Program elkészítésének célja Az intézményi MIP célja, hogy a helyzetelemzés alapján meghatározza a stratégiai célok megvalósításának folyamatszabályozását. Továbbá, hogy feladatainkat hatékonyan, törvényesen és szakszerűen végezzük, a tevékenységünk folyamatai szabályozottak legyenek. Az IMIP - az Fenntartói Minőségirányítási Programmal összhangban - a fejlesztési célok elérésének feladatait foglalja egységes keretbe. Az iskola összehangolt program alapján működteti minőségfejlesztési rendszerét, amely a minőségügyi rendszerekben használatos folyamatos fejlesztés (PDCA) logikájára épül. Működésében a tervezés, végrehajtás, ellenőrzés, javítás folyamatát valósítja meg. Ezáltal válik lehetővé a mérési eredményeknek az oktatási-nevelési folyamatba való visszacsatolása, amely újabb fejlesztéseket indít el. Ez a folyamatos fejlesztés növeli a szülők és tanulók, valamint a pedagógusok elégedettségét. 1.1 Helyzetelemzés Az intézmény működésére vonatkozó adatok A fenntartó neve: Budapesti Kommunikációs Alapítvány Az intézmény neve: BKF Két Tanítási Nyelvű Szakközépiskola Székhelye: 1148 Budapest, Nagy Lajos király útja 1-9. Működési engedélyszáma: 14-1086/4/2000 Engedélyezte: Budapesti Fővárosi Önkormányzata Főpolgármesteri Hivatal Főjegyzője megbízásából az Oktatási Ügyosztály. Működését a többszörösen módosított Közoktatási törvény (1993. évi LXXIX tv.), a Szakképzési törvény (1973. évi LXXVI. tv.) és a nevelési, oktatási intézmények működéséről szóló 8/2000. (V.24) OM rendelettel módosított 11/1994. (VI.8.) MKM rendelet szabályozza. Az intézmény jogállása Az intézmény önálló jogi személy, saját nevében szerezhet jogokat és vállalhat kötelezettségeket. Az iskola alapítása, működése A Budapesti Két Tanítási Nyelvű Szakközépiskolát a BKF Kommunikációs Alapítvány azért alapította meg, hogy az érettségizett fiatalokat, a fiatal felnőtteket olyan nappali,- esti és levelező rendszerű oktatási-szakképzési kínálathoz juttassa, amely korszerű, az EU-s igényeknek is megfelelő magas szintű szakmai ismereteket és gyakorlatot ad, így az itt megszerzett elméleti és gyakorlati ismeretek konvertálhatóak és továbbfejleszthetőek a felmerülő igények szerint.
2
A tényleges képzés 2002. szeptember 1-jén kezdődött meg. Az intézmény vezetési szerkezete Az intézmény élén a határozatlan időre kinevezett igazgató áll, aki egy személyben felel az intézmény irányításáért és működéséért. Az iskola igazgatója évente egyszer (illetve az Alapítvány Kuratóriumának igénye szerint) beszámol az elmúlt időszakról, elkészíti és a Kuratórium elé terjeszti a következő tanévre vonatkozó terveit. A gazdasági vezető közvetlen irányítását az intézmény fenntartója látja el. A gazdasági vezető készíti elő és szervezi az intézmény gazdálkodását. Az intézményműködésének tárgyi feltételei Az intézmény állandó saját székhellyel rendelkezik. Az 1002 m2 -es épületben a SZKI 5. tanteremmel, 2 db 22 fős számítástechnikai kabinettel 1 db 20 fős nyelvi oktatóteremmel, valamint 1 db videostúdióval rendelkezik. A jól felszerelt tantermek és nyelvi laboratórium mellett gondoskodtunk internet hozzáféréshez és elektronikus levelezési lehetőségről. Emellett rendelkezünk írásvetítőkkel, TV és videó készülékekkel, magnetofonokkal és vizuáltáblákkal, könyvtárral. A működés rendje Az intézmény működését, belső és külső kapcsolatait a fenntartó által jóváhagyott Szervezeti és Működési Szabályzat határozza meg. Az SZMSZ és az azt kiegészítő belső szabályzatok Házirend - valamint igazgatói utasítások betartása az intézmény valamennyi dolgozójára (nevelőtestület és a nevelő-oktató munkát közvetlenül segítő dolgozók) és hallgatójára nézve kötelező érvényűek. A tanév rendjét (szorgalmi időszak) a mindenkori miniszteri rendelet alapján a tanév megkezdése előtt a nevelőtestület határozza meg. Az intézmény vezetője és nevelőtestület valamennyi tagja rendelkezik a közoktatásban előírt iskolai végzettséggel, illetve szakmai képesítéssel.
1.2. Az intézmény képzési irányzatai A szakközépiskola profilja, szakmai orientáltsága elsősorban marketing-reklámkommunikáció-idegenforgalom, ennek megfelelően a megszerezhető képesítések is, melyek a következők: Középszintű szakképesítéseink: Marketing- és reklámügyintéző
Emelt szintű szakképesítéseink: Protokoll ügyintéző
OKJ 52 342 01 0000 0000
OKJ 54 812 02 0010 5201 3
Idegenvezető
OKJ 54 812 01 1000 0000
Felsőfokú szakképesítéseink Intézményi kommunikátor OKJ 55 213 01 0010 5502 Idegenforgalmi szakmenedzser OKJ 55 812 01 0010 5501 Reklámszervező szakmenedzser OKJ 55 345 01 0010 5506 Kis- és középvállalkozási menedzser OKJ 55 345 01 0010 5503 Sportkommunikátor OKJ 552130100105504 Nemzetközi szállítmányozási és logisztikai szakügyintéző OKJ 55 345 01 0010 5505 1.2 Az intézmény nevelési elvei Az iskolában folyó nevelőmunka értékközpontú. Az értékek létrehozásában és érvényesítésében teret kapnak:
az emberi együttélés általánosan elfogadott szabályai a polgári társadalom normái az egyetemes és nemzeti kultúra értékei a közoktatási törvényben megfogalmazott normák.
Ezek szerves egységet képeznek, működésük egy időben jelenik meg.
Az iskolai nevelőmunka célja olyan értékek közvetítése illetve megerősítése, amelyek egyrészt a tanulók személyiségére, tanulmányi eredményeire, másrészt a tanulói és intézményi közösségben történő tevékenységet követően a családra, a szűkebb és tágabb társadalmi környezetre is pozitív hatást gyakorolnak. Tanulóközpontúság Az iskola tiszteletben tartja a szülők gyermekeik nevelése iránti felelősségét és jogait. Céljaiból is fakadóan hangsúlyt helyez a tanulók jogainak teljes körű érvényesítésére és védelmére. Az iskola a szülők megbízottjaként törekszik a szülők által is helyesnek ítélt normák közvetítésére és erősítésére. Figyelembe veszi a szülők és diákok ez irányú jelzéseit, kész a jelentkező problémák megoldására. A humánus gyakorlat kialakítása és megőrzése, valamint a kölcsönösen gyümölcsöző diák-tanár kapcsolat nagy hangsúlyt kap. Az egészséges körülményeket és az életkorhoz illeszkedő terhelés feltételeit az iskola következetesen megvalósítja. Szabadság
4
Az iskola a tanórák idevonatkozó anyagrészeiben, az iskola tevékenységében és a nevelési elvek alkalmazásában a szabadság különböző területeken történt megvalósulásának társadalmi, történelmi (világ, európai és magyar történelem) vonatkozásait kiemelten kezeli. Az egyik ember szabadságának legfőbb korlátja a másik ember szabadsága, ezért iskolánkban azonos fontosságúnak tekintjük a szabadságot és a rendet, hogy valóságosan működjön a tolerancia, a személyiség tisztelete. Fontos szerepet kap az emberi méltóság, az egyéniség tiszteletben tartása, a kreativitás kibontakoztatása. Az uniformizálást, a személytelenséget teljességgel el kívánja kerülni az intézmény. Ez főként a pályaorientációban, a személyre szabott feladatokban, a sokrétű többletszolgáltatások közötti választási lehetőségekben, valamint az iskola jó hangulatának megteremtésében nyilvánul meg. A tanuló rendszeres és kielégítő információkat kap a személyét és tanulmányait érintő minden kérdésben. Szervezett formában gyakorolhatja egyetértési, döntési, véleményezési és javaslattételi jogait. Az iskolai kötelezettségek teljesítése nem sértheti a tanulók személyiségi, cselekvési szabadságát, családi és magánélethez való jogát. Ez az elv megnyilvánul az oktatás menetének minden fázisában és az értékelésben is. Felelősség Mindannyian (felnőttek és diákok) felelősek vagyunk önmagunk, egymás és az iskola egészének fejlődéséért, az iskola értékeinek, jó hírnevének megőrzéséért, a vállalt, vagy ránk bízott feladatok felelősségteljes elvégzéséért. A nevelőtestület tagjai személyes példamutatással, illetve különböző pedagógiai eszközökkel és módszerekkel segítik a tanulók helyes szemléletének kialakítását. Az iskola felelőssége, hogy a tanulók magatartásáról, tanulmányi munkájáról a közoktatási törvényben foglaltak szerint tájékoztassa a szülőket. Teljesítmény Az iskola maximálisan elősegíti és értékeli a kiváló teljesítményt. Minden feltételt biztosít az átlagos, és az átlag alatti teljesítményű diákok számára is eredményességük növelése érdekében. A teljesítmények következetes értékelésével motiválja a jobb eredmények elérését. Az iskola figyelmet fordít arra, hogy az egyén képességeit kibontakoztathassa és hasznosíthassa közösségi és társadalmi szinten is. Polgári értékek Az előzőekben említett, a polgári értékrendbe is illeszkedő tényezők mellett az iskola segíti a tanulók társadalomba való beilleszkedésének menetét, és hangsúlyt helyez az általános emberi, európai, nemzeti, lakóhelyi identitás, valamint az e területeken létrejött történelmi értékek elfogadására és időszerű alkalmazására. A hazaszeretet - mint alapvető erény - erősítése az iskolai nevelés egyik fontos célja. 5
Az iskola elősegíti, hogy a tanulók személyiségének, alkotó életének tartalmas részévé váljanak a polgári vívmányok, a polgári szemlélet, a társadalmi hasznosság és a kiválóság. Az emberi együttélés, együttműködés minősége hat az iskolai tolerancia kialakulására, az intolerancia történelmi következményeinek mérséklésére és helyes értékelésére. Intézményünk fontos alapelve, hogy a fenti nevelési elvek tanulók érdekében történő alkalmazása csak akkor éri el a kívánt eredményt, ha az iskola és a szülők kétirányú és folyamatos kapcsolata is biztosított. A hagyományosan alkalmazott és bevált kapcsolattartási módszerek mellett ezért az iskola folyamatosan meggyőződik e feltétel megfelelő szintjéről, illetve az újítás lehetőségeiről. Iskolánk nyitott a társadalomban, a nagyvilágban újonnan keletkező olyan valóságos szakmai értékekre, amelyek az iskolai nevelési célok megvalósítására progresszíven hatnak. 2. A minőségirányítási rendszer működtetésének szervezeti háttere A teljes körű minőségirányítási rendszer kiépítése során iskolánk életében, gondolkodásmódjában újdonságnak számító követelményeket fogalmaztunk meg. Intézményünk dolgozói tisztában vannak azzal, hogy egy többéves komoly belső erőforrásokat igénylő programot építettünk ki és működtetünk, melynek sikeréhez – a vezetői elkötelezettségen túl – a nevelőtestület aktív támogatása is elengedhetetlen volt. Mindezek megvalósítása képessé tette egy tanulóbarát, partnerközpontú, magas színvonalú és folyamatosan megújulni képes intézményi működést. A modell kiépítése során az MSZ EN ISO 9001: 2000 szabvány útmutatásait alapul véve, az alábbi intézményi folyamatokra készítettük el a helyi szabályozásokat. I.
A vezetőség felelőssége 1. Elkötelezettség 2. Stratégia
II.
Gazdálkodás az erőforrásokkal 1. Emberi erőforrások (főállású és óraadó pedagógusok, nem pedagógus alkalmazottak) 2. Infrasturktúra, munkakörnyezet (beszerzés, működtetés, karbantartás, selejtezés)
III.
Az intézmény oktatási tevékenységes 1. Az oktatás folyamatának tervezése 2. Költségvetés tervezés 3. Alkalmazni kívánt eszközök (mérés, értékelés, ellenőrzés módszerei)
IV.
Partnerkapcsolatok 1. Tervezés (partneri igények felmérése) 2. PR és marketingfolyamatok (partnerkapcsolatok kommunikáció) 3. Mérés, ellenőrzés
irányítása,
partneri
6
V.
Dokumentumkezelés /Adminisztráció 1. Dokumentálási /adminisztrációs folyamatok 2. Dokumentálási folyamatok rendszere, eszközei 3. Ellenőrzés (ki, mit, mikor, hol)
2. 1 Küldetésnyilatkozatunk Iskolánk olyan szakközépiskola, melynek elsődleges feladata az általános műveltséget megalapozó, szakmai vizsgára, valamint felsőfokú iskolai tanulmányok megkezdésére felkészítő nevelés és oktatás biztosítása, a munkába álláshoz és az önálló életkezdéshez szükséges ismeretek nyújtása. A kommunikációs szakma és az informatikai szakmák virágkorát éli. Felértékelődött és keresetté vált mindkettő. Iskolánk nyitott: az általános iskolák felé a tehetségfejlesztő központ működtetésével, szakmai pedagógiai jellegű együttműködéssel a város, a régió középiskolái felé szakmai, pedagógiai, szabadidős programokon keresztül felsőoktatás felé az akkreditációs megállapodások révén a szakmai és szolgáltató szervezetek felé a képzés folyamatos megújítása érdekében Az ismeretközvetítés tanulóközpontú, magas színvonalú, a munkaerőpiac igényeihez rugalmasan alkalmazkodó, az oktatás változásaira nyitott, eredményes és hatékony szakmai munka folyik. Az iskolai oktató munka eredményeként kreatív, kommunikatív, a polgári életet megélni tudó, idegen nyelveket beszélő, művelt állampolgárokat képezünk. Az iskola toleráns, erkölcsös, fejlett érdekérvényesítő és együttműködési képességekkel rendelkező tanulókat ad az ország számára. 2.2. Intézményi minőségpolitika 1. Az iskolai nevelőmunkánk célja olyan értékek közvetítése, melyek a tanulók személyiségére, tanulmányi eredményeire, jövőjére, a családra, a társadalmi környezetre is pozitív hatást gyakorolnak. 2. A fenti értékek közvetítése a tananyagon, a személyes példamutatáson, az iskola egészén keresztül történik. 3. Iskolánk a társadalmi és oktatáspolitikai változásokra nyitott. 4. Célunk, hogy tanulóink művelt és egészséges tagjai legyenek a társadalomnak. 5. Szakképzésünkben a munkaerő-piaci igényekhez rugalmasan alkalmazkodó ismereteket közvetítünk. 6. Korszerű közgazdasági, üzleti, kommunikációs és informatikai ismeretekkel rendelkező tanulókat képezünk. 7. A tanulókkal szemben magas követelményeket támasztunk. Oktatásunk ugyanakkor tanulóközpontú és humánus.
7
8. Az iskola dolgozói elkötelezettek a minőségi munka, a folyamatos intézményfejlesztés, a partnerközpontú működés iránt. 2.3. Intézményi minőségcélok 1. A végzős tanulóink legalább 50%-a jelentkezzen felsőoktatási intézménybe. 2. A továbbtanulásra jelentkezett tanulók legalább 50%-át vegyék fel valamelyik felsőoktatási intézménybe. 3. Az iskolai alapfokú nyelvvizsgaszintet sikeresen teljesítő tanulók aránya 13. évfolyam végén legalább 75% legyen. 4. A sikeres középfokú nyelvvizsgával rendelkező tanulók aránya a 13. évfolyam végére legalább 30% legyen. 5. Tanulói elégedettségmérés minden kérdésben legalább 65%-ot mutasson iskolaátlagban. 6. A dolgozói elégedettségmutatók értéke minden kérdésben elérje a 65%-ot valamennyi dolgozó átlagában. 7. A dolgozói elégedettségmérés a minőségirányítási rendszer 100%-os ismertségét és legalább 80%-os elfogadottságát jelezze. 3. A vezetés elkötelezettsége és felelőssége A minőség elérésében, bármilyen minőségirányítási rendszerben gondolkodunk is, a szervezet vezetésének kulcsszerepe van. Ha az oktatási intézmény vezetője nem alkalmazza, nem sajátítja el a vezetőkkel szemben támasztott új követelményeket, a szervezetnek esélye sincs eredményes, hatékony minőségirányítási folyamat kiépítésére és napi alkalmazására.
A minőségért elsősorban a vezetőt terheli a felelősség. A minőség a vezető döntéseiből fakad és nem a többi pedagógus cselekedeteinek függvénye. A minőségirányítási rendszerek kidolgozásának és működtetésének első számú felelőse az intézmény igazgatója. Példamutatása és az a tény, hogy kiemelten kezeli ezt a kérdést, különös súlyt ad az ehhez kapcsolódó munkáknak. Elengedhetetlen a vezetői elhatározás, elkötelezés. Felelősség terheli az intézmény vezetőjét a minőségirányítás iskolai rendszerének kiépítésében. Ennek megvalósítása érdekében a BKF Két Tanítási Nyelvű Szakközépiskola vezetője kinyilvánítja teljes elkötelezettségét: a minőség, a minőségfejlesztés terén. a partneri igények és elvárások teljesítésének tudatosításában az iskola minden szintjén, betartja az intézmény működését szabályozó külső és belső jogrendszert, szabályozók előírásait
8
elkészítette az intézmény küldetésnyilatkozatát, Pedagógiai Programját – ezt megfelelő időközönként felülvizsgálja – éves munkatervét, minőségpolitikáját és minőségpolitikai célokat kinevezte az intézmény minőségügyi vezetőjét elkészíti az intézményi és munkatársi értékeléseket, szükséges beavatkozásokat kezdeményez biztosítja mindezekhez a szükséges erőforrásokat A BKF Két Tanítási Nyelvű Szakközépiskola igazgatója vállalja, hogy a kiépített és működtetett minőségirányítási rendszert fenntartja és folyamatosan tökéletesíti a partneri elégedettség megtartása és javítása céljából.
Az intézmény munkatársai felelősséget viselnek a minőségpolitika megvalósításáért, a minőségcélok eléréséért, a minőséget befolyásoló folyamatok ésszerű végrehajtásáért. Minden munkatárs joga és kötelessége a szolgáltatásaink bármely fázisában észlelt, a minőséget károsan befolyásoló jelenséget felismerve azokat a hatáskörrel felruházott kollegának jelezni. Joga és kötelessége a megszüntetésre vonatkozó javaslatot tenni. 3.1. Stratégiai tervezés Az iskola kiemelt céljai, alapfeladatai egyedivé, mássá, az iskolahasználók számára megkülönböztethetővé teszik a középiskolák között. Az iskola kiemelt céljai a következők: A fenti értékek közvetítése a tananyagon, a személyes példamutatáson, az iskola egészén keresztül. Az ismeretközvetítés tanulóközpontúságával magas színvonalú, a munkaerő-piaci igényekhez rugalmasan alkalmazkodó, az oktatás változásaira nyitott, eredményes és hatékony szakmai munka megvalósítása. Az iskolában folyó nevelő-oktató munka eredményeként kreatív, kommunikatív, a polgári életet megélni tudó, idegen nyelveket beszélő, művészeteket értékelő és értő művelt állampolgárok képzése. Az iskola toleráns, erkölcsös, fejlett érdekérvényesítő és együttműködési képességekkel rendelkező tanulókat adjon a demokratikus, polgári Magyarország számára. Az iskola alapcéljának tekinti az intézményben tanítók szakmai továbbképzéseinek biztosítását. Korszerű közgazdasági elméleti és gyakorlati szakmai műveltséget biztosítson. Logikusan gondolkodó, jó problémamegoldó készséggel, a társadalomban elvárt magas szintű informatikai tudással rendelkező tanulókat képezzen. Korszerű elméleti és gyakorlati ismeretek biztosítása az önálló egészséges életvezetéshez. Környezetkímélő magatartás megvalósítása egyéni és közösségi szinten egyaránt. Különböző szociális és kulturális háttérrel rendelkező tanulók esélyegyenlőségének biztosítása. Az intézmény által megfogalmazott minőség folyamatos biztosítása a rendszeres, következetes ellenőrzés, mérés, értékelés alkalmazásával Az iskola eszközállományának folyamatos javítása, korszerűsítése, bővítése. Az intézményi célokból eredő, nevelő-oktató munkánkkal kapcsolatos feladatainkat, illetve végrehajtásukat az alábbiak szerint határozzuk meg:
9
Rövid távú feladatok (1 év)
A tanulók érdeklődési körének megfelelő diákkörök és önképző körök szervezése, vezetése Differenciált képességfejlesztés biztosítása Iskolai rendezvények, megemlékezések szervezése, lebonyolítása Versenyekre felkészítés, versenyeken való részvétel biztosítása Tanulmányi kirándulások, színház- és múzeumlátogatások szervezése Drog-, és bűnmegelőzési programok szervezése Pályázatok figyelése és elkészítése Szakmai tanártovábbképzéseken, tanfolyamokon, konferenciákon való részvétel biztosítása, az iskola igényeinek figyelembe vételével Szakmai munkához nélkülözhetetlen szakfolyóiratok, szakkönyvek biztosítása Elméleti és gyakorlati ismeretek nyújtása az egészség védelme és megőrzése érdekében Mulasztások következetes számonkérése Középtávú feladatok (2-3 év) Idegen nyelv oktatásának fejlesztése érdekében az esetleges külkapcsolatok felkutatása Nevelést-oktatást segítő eszközök korszerűsítése, bővítése, karbantartása, pótlása Hosszú távú feladatok (3 éven túli)
Továbbtanulásra való felkészítés Munkába álláshoz szükséges ismeretek megszerzésének elősegítése Munkánkat környezetünk tisztántartásával, megóvásával végezzük Tiszta, rendes környezet iránti igény kialakítása
A pedagógiai feladatok megvalósításának alapvető színterei: a tanítási órák, a tanítási órán kívüli foglalkozások, az osztályfőnöki órák, a diák önkormányzati tevékenységek, az iskolai rendezvények, a tanulmányi kirándulások. 4.
Gazdálkodás az erőforrásokkal
Az intézmény igazgatója az éves munkatervben dokumentáltan meghatározza, és időben biztosítja a szükséges erőforrásokat minőségügyi rendszer fenntartásához és működtetéséhez. 4.1 Az emberi erőforrások Az iskola csak olyan szolgáltatások megvalósítására vállalkozik, amelyekhez rendelkezik a szükséges személyi feltételekkel. Az egyes munkakörök, beosztások ellátásához szükséges végzettségek, képzettségek a jogszabályokban, munkaköri leírásokban vannak szabályozva, a követelményeknek való megfelelést a vezetőség rendszeresen felülvizsgálja, figyelembe véve a változó körülményeket, a partneri igények módosulásait. Szükség esetén újrafogalmazza és dokumentálja a munkakör betöltésének feltételeit. A személyi feltételek megteremtése az igazgató felelőssége. A minőségirányítási rendszer fenntartása és folyamatos tökéletesítése érdekében az intézmény megszervezi a munkatársak minőségügyi továbbképzését. A képzési tervet a minőségirányítási
10
vezető készíti el és az igazgató hagyja jóvá, biztosítva a szükséges erőforrásokat. Új szolgáltatás tervezésekor, vagy szolgáltatások fejlesztésekor a szükséges személyi feltételek biztosítását az intézmény a meglévő személyi erőforrásainak figyelembevételével tervezi. Új munkatárs felvételekor előírja a szükséges szakmai képzettség és gyakorlat meglétét. Az új munkatársak minőségügyi képzését munkába lépéskor meg kell kezdeni. A képzést a támogató csoport vezetője irányítja. A munkatársak önképzéséhez szükséges feltételeket az igények összegyűjtésével a munkaközösség-vezetők és a minőségügyi csoportvezető javaslatára az iskola vezetése biztosítja. Külső szakmai továbbképzések feltételeinek biztosítása a vezetés feladata és mérlegelési joga. 4. 2. Berendezések és egyéb feltételek Az intézmény csak olyan szolgáltatás megvalósítására vállalkozik, amelyekhez rendelkezik a szükséges tárgyi feltételekkel. Az intézmény rendelkezik a működéshez szükséges hatósági engedélyekkel, a minőségügyi rendszer dokumentációjának kidolgozásához, karbantartásához, állagának megőrzéséhez szükséges irat- és eszköztároló felszerelésekkel. A fogyó készleteket rendszeresen ellenőrizzük, és megfelelő időben gondoskodunk a feltöltésükről. 4. 3. Munkakörnyezet A szolgáltatások teljesítése, a minőségügyi rendszer fenntartása nem igényli az átlagtól eltérő egészségvédelmi és biztonságtechnikai feltételek biztosítását. A tanulók, munkatársak, technikai személyzet és vezetés számára biztosított helyiségek, a rendezett, esztétikus, tiszta belső és külső környezet megfelelő feltételeket teremt a szolgáltatások megvalósításához. Az ideális munkakörnyezet fenntartása a vezetés felelőssége. 5. Az intézmény oktatási tevékenysége
5.1. Szakmai képzés tervezése 5.1.1. Pedagógiai Program - Stratégiai program Az iskola szakmai terveit a helyi sajátosságokra épülő vezetői pályázat, s az ehhez kapcsolódó pedagógiai program tartalmazza. Az iskolának már 2002 óta van érvényes pedagógiai programja. Meghatározza az intézményben folyó szakmai munkát. A szabályozás felülvizsgálatának gyakorisága négyévente ill. jogszabályi előírás szerint Folyamat lépései: Feladat: a pedagógiai program felülvizsgálata -
Felelős kijelölése Segédanyagok összegyűjtése Demográfiai adatok Központi programok (OKJ) Intézményi alapító okiratok Intézményre vonatkozó eszközfejlesztési terv Az iskola érvényes költségvetése Elnyert pályázatok (EU is) dokumentációja 11
Minőségirányítási csoport felmérései -
Feldolgozás módszere: dokumentum-elemzés team munkában Átdolgozott pedagógiai program tantestületi elfogadása az előírt egyeztetésekkel együtt Jóváhagyásra elküldeni a fenntartónak Kihirdetés, nyilvánosságra hozatal. Felelős: igazgató
5.2 Képzés folyamata - tantervkészítés Az iskola az NSZFI által elkészített és a szakminisztériumok által elfogadott, szakmai központi programok, valamint az együttműködő felsőoktatási intézmények által elkészített felsőfokú szakképzési programok alapján végzi oktató-nevelő munkáját. A helyi tantervek készítésekor a moduláris képzési rendszernek megfelelő tantárgyi koncentrációt érvényesítjük. A szakvezető és az igazgatóhelyettes megvizsgálják, hogy az intézmény rendelkezésére állnak-e a taneszközök, tankönyvek, egyéb segédeszközök, majd javaslatot tesznek az igazgatónak. A döntésért az igazgató a felelős. 5.3. Költségvetés és gazdálkodás terve Tervezés lépései Egyes részterületek igényeinek felmérése Kötelező egyeztetések az intézményen belül Iskolai költségvetés-tervezet elkészítése, átadása a fenntartónak az általa megadott időpontra Végrehajtás lépései Időarányos felhasználás az iskolában Féléves felülvizsgálat Előirányzat módosítások a tanévkezdés mutatói szerint Műszaki karbantartás, felújítás éves terve (fenntartói gazdálkodási terv része) Iskolai igények felmérése az éves munkavédelmi szemlén Karbantartási, felújítási terv középtávú ütemezése, éves terv készítése (festés, mázolás, parketta-csiszolás, gépészeti berendezések nagyjavítása, bútorzat állapota, informatikai rendszer korszerűsége) Műszaki felmérés, költségterv készítése Időterv készítése, írásos dokumentumban rögzítése, aláírások. Megvalósítás lépései: kivitelező kiválasztása, megbízása, folyamatos belső ellenőrzés, visszacsatolás a kivitelezőhöz, és a fenntartó illetékes irodájához. Kész munka átvétele, dokumentálása, munka igazolása, üzembe helyezés, a fenntartó pénzügyi intézkedésének kérése
12
6. Az intézmény mérés-értékelés-ellenőrzési rendszere Ellenőrzési-értékelési rendszerünk rövid távú céljai:
a pillanatnyi teljesítmény javítása az erősségek kihasználásával, a gyengeségekre utaló visszajelzésekkel és annak megvitatásával, hogyan lehet ezeken úrrá az egyén, a testület;
az egyéni képességek felszínre hozása és hasznosítása, az ehhez szükséges oktatási-képzési szükségletek és lehetőségek összhangba hozása.
hosszú távú céljai:
az intézmény céljainak eredményes megvalósítását az optimális emberi erőforrás kihasználását segíti;
pontos, tárgyilagos adatokat biztosít a minőségi munka elismeréséhez.
egyéb céljai:
a felelősség-hatáskör pontos meghatározása alapján az elvárások egyértelmű megfogalmazását segíti;
megbízható információt nyújt a tényleges teljesítményekről, a meglévő tartalékokról;
javítja a munkahelyi légkört a hitelesebb kommunikációval, az információáramlás minőségének javításával, fokozódik az együttműködési készség és mindezekkel együtt az egyéni és az intézményi stratégiai célok összhangját biztosítja
6.1. Vezetői ellenőrzés Az intézmény vezetése meghatározza működő folyamatainak ellenőrzésével kapcsolatos hatásköröket, módszereket. Meghatározza az ellenőrzés során nyert információk felhasználásának módját és az ellenőrzést követő beavatkozást. Az intézményvezetés az általa meghatározott szabályozás szerint belső értékelést végez annak érdekében, hogy felmérje, hogy az alkalmazott folyamatok, szabályozások mennyire hatékonyak, célszerűek, segítik az intézményi célok megvalósulását.
A fenti eljárásokon kívül a területre vonatkozó szabályozást tartalmazó más dokumentumok: Kapcsolódó részterület megnevezése Éves tervezés
Hivatkozott dokumentum Éves tervezés folyamatszabályozása
13
A pedagógiai munka belső ellenőrzésének SZMSZ rendje Nevelőtestület feladatköre SZMSZ Intézményi óvó, védő előírások SZMSZ A vezetői ellenőrzési folyamat leírása 1. Az iskolavezetés augusztus végén kiválasztja az ellenőrzött területeket. 2. Az iskolavezetés szeptember elején elkészíti az éves ellenőrzési tervet. 3. Az igazgató szeptember elején ismerteti az éves ellenőrzési tervet az alkalmazotti közösséggel, értekezleten. 4. Szeptember elején az ellenőrzésért felelős személyeket megbízza az igazgató. 5. A megbízással egy időben az igazgató meghatározza a beszámolók idejét. 6. Az ellenőrzés időben ütemezett végrehajtása. 7. Az ellenőrzés tapasztalatainak megbeszélése az ellenőrzés után 1 héten belül. 8. Az ellenőrzést végző személy javaslatot tesz a feltárt hiányok pótlására. 9. Az ellenőrzést végző személy beszámol az ellenőrzés tapasztalatairól az igazgatónak. 10. Az ellenőrzés eredményeinek adattárba helyezése az ellenőrzési folyamat végén, amely majd az értékelési folyamat bemenete lesz.
Vezetői ellenőrzés és értékelés rendszere Az iskolában folyó nevelő-oktató munka ellenőrzési, értékelési és minőségbiztosítási rendszerében használt fogalmak között jelentős átfedés van, azonban mégsem azonosak. Az értékelést az alábbiak különböztetik meg az ellenőrzéstől: Az értékelés középpontjában minden esetben az eredményesség és a minőség áll, célja ezek javítása, az iskola egészének vagy egyes elemeinek, funkcióinak a fejlesztése. Az értékelés az ellenőrzéssel szemben nem szabályoknak való megfelelés, hanem az eredményesség és a minőség vizsgálatára irányul. Az értékelés eredményei nem csak néhány felelős vezető személy érdeklődésére tarthatnak számot, mint az ellenőrzés esetében, ezért az értékelés gyakran nyilvános. 6.2. Munkatársak munkájának értékelése Indikátorok (minőségmutatók) a pedagógus munkájának értékeléséhez Formai indikátorok 1. szint: Törvényes munkaidő kitöltése alapvető Tanítási óra pontos kezdése elvárások befejezése
Az adminisztrációs teljesítése
Tartalmi indikátorok Tantervi tananyag megtanítása
és A helyi tanterv alapján tanítási program kialakítása, szükség szerinti módosítása
kötelezettségek Tanulók tanulmányi teljesítményének pedagógiai program szerinti értékelése
Részvétel a nevelőtestület munkájában
14
Munkakörhöz kapcsolódó megbízások Munkatervi célok és sikerkritériumok (munkaközösség, ügyelet, stb.) szembesítése stb. (szakmai végzettség (közalkalmazotti jogviszony szerint) szerint)
2. szint: Részvétel a pedagógiai program és a specifikáció k helyi tanterv összeállításában és igények
A tanulók pedagógiai program szerinti értékelése Tananyag és tanítási módszerspecifikáció
Részvétel a pedagógiai program a tanulócsoport és az egyes tanulók igényei megvalósulásának szerint ellenőrzésében és értékelésében Tanórán kívüli differenciális foglalkozások szervezése, vezetése A tanítási-tanulási folyamat Bekapcsolódás a minőségbiztosítási minőségbiztosítási igények szerinti rendszer ellenőrzési és értékelési dokumentálása feladataiba stb. (pedagógiai program szerint) Saját tevékenység ellenőrizhetővé és értékelhetővé tétele (nyílt nap, óralátogatás stb.) (pedagógiai program szerint) 3. szint: Folyamatos rendelkezésre állás értéktöbblet, Kezdeményezőkészség a partneri megelégedet testületben tség
Indulás az "év pedagógusa" címért nevelő Szakmai publikációk, tantervfejlesztés, tankönyvírás
előadások,
Az iskola képviselete külső megbízások A tanítványok rendelkezésére állás, nem esetén stb. (a nevelőtestület igényei tanári szerepben stb. (a tanítványok igényei szerint) szerint) Bekapcsolódás az intézményi minőségirányítási program végrehajtásába Fejlesztendő javaslatok megtétele a minőségügyi vezetőnek
. Javaslat fejlesztési megoldásokra, a legjobb gyakorlat kiválasztásában, helyzetelemzésben, megvalósításban, belső ellenőrzésben.
7. Partnerkapcsolatok irányítása Iskolánk tevékenységét szolgáltatásként értelmezi, melynek eredményessége nagymértékben attól függ, hogy beiratkozott tanulóink hogyan élik meg Iskolánkban eltöltött tanéveket. Az Iskola klímája, a tanulási környezet a tanárok és tanulók/hallgatók munkakapcsolatában alakul ki. Minőségirányítási rendszerünkben kiemelt szerepet kapnak mindazon elemek, melyek 15
hatást gyakorolnak az Iskolában megvalósuló emberi és szakmai kapcsolatok minőségének meghatározásában. Az iskola a partneri igényeket messzemenően figyelembe véve vezeti be, szervezi és bonyolítja le szolgáltatásait. Az eljárás célja minden tanévben felmérni a partnerek igényeit, elégedettségét és elégedetlenségét, valamint a mérési eredmények alapján elvégezni a szükséges beavatkozásokat. 7.1. Partnerek kiválasztásának szempontjai:
Kiknek az elégedettsége fontos az intézmény számára? Mely partnerek igényei irányíthatják a szakmai célok kitűzését? Kik segíthetik az intézmény fejlesztését? A fenntartón kívül kik és milyen csoportok járulhatnak hozzá anyagi erőforrásaink bővítéséhez.
Az eljárás magában foglalja
a partnerazonosítás frissítését a felmérés lebonyolítását intézkedési terv készítését a beavatkozás ellenőrzését
A mérés rendje Minden tanévkezdéskor az igazgató a minőségügyi vezető közreműködésével megszervezi a minőségügyi eljárás lebonyolításáért felelős teamet. Határidő: szeptember 15. A team megbízása 1 tanévre szól, munkáját a minőségügyi megbízott irányítja. Partnerazonosítás Minden második tanév első félévében minőségügyi vezető által készített, és általa ellenjegyzett kérdőívek és interjútervek alapján történik a felmérés. Amennyiben új kérdőívek készülnek, próba mérést végzünk, kijelölt személyek közreműködésével. Az igényfelmérés folyamatát a PDCA- logika mentén is átgondoltuk. A PDCA jellegű szemlélet (tervezés - végrehajtás - ellenőrzés, értékelés, korrekció, beavatkozás, fejlesztés) érvényesítését jelentik az intézmény minden területén. Ez azt jelenti, hogy a fontosabb tevékenységek, eljárások, folyamatok esetében a PDCA logika alkalmazása mindenképp ajánlott, sőt elvárt. A tervezési feladatok általános értelemben jelennek meg, melyet, ha mélyebben értelmezünk, akkor a következő területeket és szinteket jelentheti: A Stratégiai tervezés (Intézményi Minőségirányítási Program) Az Éves tervezésen belül megkülönböztetjük a Szakmai munka éves tervezését (Pl. Munkaközösségi tervek) illetve a Működtetés éves tervezését Éves munkaterv Munkatársak képzési terve Gazdasági (pl. a beszerzés, karbantartás tervezése) Pénzügyi tervezés
16
A tervezési feladatok szabályozása alkalmával meg kell határozni a tervdokumentumok elkészítésének rendjét, tartalmát, az egyes dokumentumok egymáshoz való viszonyát. A team átnézi az Iskola partnerei táblázatot és elvégzi a szükséges változtatásokat és frissítéseket. Amennyiben a táblázatban lényegi változás történt: – partner törlése, – új partner felvétele, – a felmérés gyakoriságának, – a minta nagyságának megváltoztatása, úgy, a változás tantestületi jóváhagyást igényel. 7.2. Partnerlista Közvetlen partnereink: Név, cím, telefon
Képviselő személye
A kapcsolattartó személy
Tanulók
DÖK vezetőségi tag
DÖK vezető
Pedagógusok Nem pedagógus kollegák Középiskolák
igazgatóhelyettes
Minőségügyi vezető
iskolatitkár Pályaválasztási felelős
Minőségügyi vezető Marketing asszisztens
Közvetett partnereink: Név, cím, telefon
Képviselő személye
A kapcsolattartó személy
OKM, KHEM
ügyintéző
iskolatitkár
MKIK
titkár
Iskolatitkár
Szakmai szövetségek
titkárok
Igazgató
Felsőoktatási intézmény BKF
FSZ - megbízott intézetvezető Igazgató, igazgatóhelyettes
NSZFI
titkárok
Igazgató
7.3 Partneri igény és elégedettség mérése 7.3.1 Cél Intézményünk a partnerközpontú működéséhez, a kapcsolatok folyamatos javítása érdekében szabályozza az igény- és elégedettség mérését, hogy az tervszerű és szakszerű módon történhessen. 7.3.2 Gyakoriság és módszer A partnerlistában rögzített partnereinkkel évente végezzük el a mérést. Ahol a felmérést direkt módon nem terveztük, azon partnereinknél a kapcsolattartás során nyert információkból vontuk le a következtetéseket. A partnerek újraazonosításakor, vagy szükség esetén döntünk a
17
felmérésben történő bevonásról. A partnerek újraazonosításával járó dokumentumokat minden második évben átdolgozzuk, kiegészítjük. 7.3.3 Mintavétel és visszaérkezés Tanulók esetében: a teljes tanulói létszám 60 %-a; amennyiben a megkérdezéskor a tanulók befejezik intézményünkben tanulmányaikat, úgy minden végzős tanulót megkeresünk. Pedagógus kollégák: 100 %. Interjú módszerével megkérdezett partnereinknél (nem pedagógus alkalmazottakat, gyakorlati oktatási helyek alapítvány, iskolaorvos) reprezentatív felmérés történik a kapcsolattartó személyén keresztül. Partnereinket a megkeresés előtt szóban és/vagy levélben tájékoztatjuk a felmérési szándékunkról. A kérdőívek esetében az elfogadható visszaadás a megkérdezettek 60 %-a. Amennyiben nem éri el a visszaérkezés a minimumszintet, úgy a mérést meg kell ismételni. A visszajuttatott kérdőívek, interjúk után köszönetünket fejezzük ki partnereinknek készségükért. Tanulók: osztályfőnöki órán szóban Kollégák: tantestületi értekezleten Interjúvolt partnereink: levélben Tartalmi területek partnercsoportonként Azonosított partnereink részére meghatározzuk milyen területekről kívánjuk őket megkérdezni, ügyelve a visszatérő méréseknél az összehasonlíthatóságra. A szempont – és kérdésrendszert minden felmérés kezdetekor felülvizsgáljuk. (Szempont- és kérdésrendszert lásd később) Kérdőívek, interjútervek általános szempontjai a) instrukciók; (önkéntesség, névtelenség, boríték, válaszadás módja) b) háttérkérdések - tanulók: melyik tagozat - pedagógus: hány éve dolgozik c) igényeket, elégedettségeket és elégedetlenségeket öt fokozatú skálán mérjük d) az elégedetlenséget indirekt módon megfogalmazott nyílt kérdéssel is vizsgáljuk e) igényeket és elvárásokat nyílt kérdéssel is mérjük 7.3.3 A tájékoztatás, nyilvánosságra hozatal Az adatok feldolgozását, az igények felmérését, az elégedettség és elégedetlenség kimutatását a 3/2002. II. 15. OM rendelet leírásának megfelelően az erre kijelölt csoport készíti el.
18
Az igényfelmérés legfontosabb eredményeit az adatok feldolgozását követően ismertetjük a megkérdezett partnerekkel. Kollégák: értekezlet, tájékoztató anyag, faliújság, köre-mail. Tanulók: osztályfőnöki óra, faliújság, DÖK, köre-mail Minden más megkérdezett: tájékoztató levél, telefon. Az elemzésről készült összefoglalót, valamint az elvárás- és problémalistát a tanáriban kifüggesztjük, hogy a célmeghatározás folyamatához minden érdeklődőnek előzetesen rendelkezésére álljon. 7.4 Kommunikáció a partnerekkel
Az eljárás célja a partnerekkel való kommunikáció, az ezzel kapcsolatos panaszkezelés és az intézmény népszerűsítése. Pedagógusokkal Az iskola vezetősége minden tanítási hét hétfőjén vezetői értekezletet tart, melyen megbeszélik, értékelik az elmúlt hét munkáját és a következő hét feladatait. Felelős: igazgató Indokolt esemény miatt az igazgatóhelyettes rendkívüli nevelőtestületi megbeszélést hívhat össze. Felelős: igazgató Diákokkal A hétfői nevelőtestületi megbeszélés során felmerült, a tanulókat érintő ügyeket az osztályfőnökök továbbítják. Felelősök: szakvezetők Kiemelten fontos eseményekről tanítási napokon a 3. szünetben iskolarádión keresztül értesítjük a tanulókat. Felelős: igazgatóhelyettes Fenntartóval Az intézmény vezetője és a gazdasági vezető tartja a rendszeres kapcsolatot a fenntartó képviselőjével. 8. Intézményi önértékelés rendszere Az eljárás célja az intézmény adottságainak, eredményeinek felmérése, azok értékelése, a szükséges beavatkozások elvégzése. Vezetés 10% (100 pont)
Dolgozók irányítása 9% (90 pont)
Folyamatok Dolgozói elégedettség 14% (140 pont) 9% (90 pont)
Oktatási, nevelési eredmények 15%
19
Iskolapolitika stratégia 8% (80 pont) Erőforrások 9% (90 pont)
Adottságok 50% (500 pont)
és
(150 pont) Partneri elégedettség 20% (200 pont) Társadalmi kihatás 6% (60 pont)
Eredmények 50% (500 pont)
Az önértékelés lebonyolítása Az irányított önértékelés évében az igazgató – a minőségügyi vezető egyetértésével SZEPTEMBER 15-IG megbízza az önértékelést lebonyolító team tagjait. A team vezetője a minőségügyi vezető. A team NOVEMBER 15-IG áttekinti az önértékelés eszközét (Önértékelési kérdőív) előkészíti a szükséges módosításokat és jóváhagyás véget a tantestület elé terjeszti. A mérőeszközöknek ki kell elégíteni az eljárás céljában meghatározott követelményeket. A tantestületi értekezlet megszervezése és lebonyolítása a minőségügyi vezető a feladata. Az egyes területek értékeléséhez szükséges mérések elvégzése, adatgyűjtések és a pontok kiszámítása a team feladata. Ezt a munkát a minőségügyi vezető koordinálja, határidő JANUÁR 25. Az egyes területek pontértékének meghatározása után a team egy összegző jelentést készít Összefoglaló jelentés az irányított önértékelésről címmel. Ebben minden területen ki kell térni az intézmény erősségeire, illetve fejlesztendő területeire. Az összefoglaló jelentést a minőségügyi vezető a FÉLÉVZÁRÓ ÉRTEKEZLETEN terjeszti a tantestület elé. Elemzés, fejlesztési javaslat, nyilvánosságra hozatal. A tantestület által megvitatott és jóváhagyott összefoglaló jelentés és a Pedagógiai Program összehasonlító elemzése a team feladata. Az összehasonlító elemzés eredményeképpen a team fogalmazza meg és rangsorolja az intézmény előtt álló legfontosabb fejlesztendő területeket, illetve tegyen javaslatot a szükséges intézkedésekre a fejlesztendő területek, szükséges intézkedések című feljegyzésben. A team által elkészített feljegyzést a MÁRCIUSI TANTESTÜLETI ÉRTEKEZLETEN vitatja meg és hagyja jóvá a tantestület. A hatékony tantestületi értekezlet előkészítése és a megszervezése a minőségügyi vezető feladata. A tantestület által megvitatott és véglegesített fejlesztendő területek, szükséges intézkedések alapján a minőségügyi vezető a helyesbítő, megelőző, fejlesztő tevékenységek eljárásrendje szerint intézkedik.
20
Az Összefoglaló jelentés az irányított önértékelésről és a fejlesztendő területek, szükséges intézkedések nyilvánosságra hozataláról a minőségügyi vezető gondoskodik. Az irányított önértékelés évében a TANÉVZÁRÓ ÉRTEKEZLETEN a minőségügyi vezető beszámol az irányított önértékelés következményeként elindított fejlesztésekről, intézkedésekről. Az eljárásrend érvényesítése Az önértékelést végző team február – március hónapban áttekinti az irányított önértékelés eljárásrendjét, módszerét és a szükséges változtatásokhoz előkészíti a javaslatot. A MÁRCIUSI TANTESTÜLETI ÉRTEKEZLET dönt az eljárásrend módosításáról. 9. Intézményi értékelés alapján a működés javításának és folyamatos fejlesztésének rendszere Az eljárás célja, hogy az iskolánk működése során keletkező problémajelzések, valamint az intézményt érintő külső és belső mérések, belső értékelések eredményei alapján észlelt hiányosságok, hibák, nem-megfelelőségek megszűnjenek, a szükséges javító, fejlesztő, megelőző tevékenységek megtörténjenek. Az eljárás hatálya kiterjed az intézmény teljes működésére. Az eljárás során a minőségügyi vezető feladata a működési problémák, nem megfelelőségek összegyűjtése, és az iskolavezetéssel egyeztetve a megfelelő javító, fejlesztő tevékenységek elindítása. Működési problémák, nem-megfelelőségek összegyűjtésének módja Az intézmény napi működésében a dolgozók, tanulók által észrevett működési problémák, nem-megfelelőségek összegyűjtése a Hibajelentő lap, Fejlesztő javaslat illetve a Tanulói észrevételek alapján történik. Hibajelentő lapot kell kitölteni az intézmény dolgozóinak, amennyiben működési rendellenességet vagy szabályoktól való eltérést tapasztalnak, a belső audit vezetőjének, amennyiben az audit során nem-megfelelőséggel találkozik, az iskolavezetés tagjainak a külső és belső mérés, a vezetői ellenőrzés során észlelt működési rendellenességekről, hiányosságokról, amennyiben úgy ítélik meg, hogy azok megszüntetéséhez helyesbítő, fejlesztő tevékenységre, vagy az ismételt illetve más területen történő bekövetkezés elkerülése érdekében megelőző tevékenységre van szükség. az iskolavezetés tagjainak, amennyiben a partneri igényfelmérés, irányított önértékelés eredményei vagy az indikátorrendszer mutatói alapján úgy ítélik meg, hogy helyesbítő, fejlesztő tevékenységre van szükség. a diákönkormányzatot segítő tanárnak az észlelt működési rendellenességekről, illetve a Tanulói észrevételek alapján.
21
Fejlesztő javaslat A Fejlesztő javaslat c. lap kitöltése minden dolgozó joga. Célja, hogy a munkatársak javaslataikkal hozzájárulhassanak az iskolai működés hatékonyságának fejlesztéséhez. Tanulók jelzései A tanulók által észlelt hibák, működési rendellenességek jelzésére, a Tanulói észrevételek c. lap használható, melynek kitöltése minden tanuló joga. A kitöltött lapokat a DÖK által kihelyezett gyűjtőládába kell dobni, melynek kezelése a DÖK feladata, felelőse a diákönkormányzatot segítő tanár. A DÖK döntése alapján vagy saját hatáskörben feldolgozzák a jelzést, vagy a diákönkormányzatot segítő tanár kitölt egy Hibajelentő lapot vagy Minőségjavító indítvány lapot az esetről. Az összegyűjtött lapok, információk feldolgozása, megoldási módok A dobozokban található lapok további kezelése a minőségügyi vezető feladata. A lapok tartalma alapján dönt a folytatásról, ami lehet: intézkedés intézkedési terv fejlesztő tevékenység. Minden hibajelzés után prevenciós elemzést köteles végezni. Az elemzés alapján dönt a folytatásról, ami lehet: intézkedés intézkedési terv fejlesztő tevékenység. Intézkedési terv Amennyiben a jelzett probléma megoldása ismert, de elhárítása több lépésből álló, hosszabb folyamatot igényel, akkor a megoldás lépéseit intézkedési tervben kell rögzíteni. Az intézkedési tervet vagy a minőségügyi vezető készíti, vagy átadja ezt a munkát a területért felelős vezetőnek. A hibajelentő lapra rá kell írni az intézkedési terv megnevezését, készítőjét és a minőségügyi vezető aláírásával le kell zárni. Fejlesztő tevékenység Fejlesztő tevékenységet akkor folytatunk, ha a jelzett probléma oka, megoldása még nem ismert.E tevékenységet a minőségügyi vezető a Fejlesztő tevékenység adatlap kitöltésével indítja. Az adatlapon rögzíti a fejlesztő tevékenység végrehajtásáért felelős személyt, a tevékenységben részt vevő team tagjait és a tevékenység határidejét. Az adatlap másolatát átadja a tevékenységért felelős személynek. A folyamatban lévő fejlesztő tevékenységekről a minőségügyi vezető nyilvántartást vezet, amely tartalmazza a tevékenységért felelős személyek nevét és a határidőket. Az intézményi működés javításának és folyamatos fejlesztésének részletes szabályozását lásd a mellékletben (Hibajelentő, fejlesztő, megelőző tevékenység).
22
10. Dokumentumkezelés Az intézményvezetés fontosnak tartja, hogy az iskola életét szabályozó jogi dokumentumok – törvények, különböző szintű rendeletek, a fenntartó, vagy az intézmény belső szabályzói – minden munkatárs számára hozzáférhetőek legyenek, azokat mindenki ismerje meg, munkaköri feladatuk ezek betartása. 10.1 Az iskolai oktatással kapcsolatos dokumentumok kezelése Alapdokumentumok Az alább felsorolt alapdokumentumait az igazgató kezeli. Alapító okiratok, Engedélyező határozatok, Bírósági dokumentumok, Aláírási címpéldányok, Szerződések más intézményekkel Az oktatott szakok, tanfolyamok tematikái Szakértői vélemények A fenti dokumentumok eredeti példányait, beleértve az érvénytelen, hatályát vesztett vagy módosított dokumentumokat is, összegyűjtötten egy tartalomjegyzékkel ellátott dossziéban kell tárolni. A tárolás helyét az igazgató határozza meg, figyelembe véve azt a követelményt, hogy a dokumentumok fizikai és illetéktelenekkel szembeni védelme megoldott legyen. A dokumentumokhoz az igazgató engedélye nélkül, senki sem férhet hozzá. 10.2 Az oktatással kapcsolatos dokumentumok Kiemelt feladat az oktatással kapcsolatos dokumentációk kezelése. A dokumentumkezelés általános szabályait a 11/1994 (VI. 8) MKM rendelet. Ezekben került meghatározásra a Házirend kezelésének módja is. Az egyéb dokumentumok kezelése a megfelelő eljárásokban kerültek meghatározásra. Ilyen dokumentumok lehetnek: órarendek, terembeosztás, vizsgalapok, dolgozatok, osztálynaplók leckekönyvek bizonyítványok.
23
10.3 Minőségügyi feljegyzések kezelése A minőségügyi feljegyzéseket az eljárási utasításokban meghatározott személyek készítik, gyűjtik össze és archiválják az előírt ideig. Ahol ez nincs szabályozva, ott a megőrzési idő 5 év. Az archivált bizonylatokat az adminisztráció kezeli. A bizonylatokkal, feljegyzésekkel kapcsolatosan fontos követelmény, hogy azok olvashatók és alkalmasak legyenek a hordozott információk azonosítására, értelmezésére. Elhelyezésük, tárolásuk olyan körülmények között történjen, amely biztosítja: a minőségromlás megakadályozását, a könnyű azonosíthatóságot és visszakeresést, a feljegyzések hosszú ideig történő megőrzését. 10.4. Számítógépen történő tárolás, kezelés A minőségirányítási dokumentum mellékleteivel együtt jól felépített struktúrában központi gépen helyezkedik el. A dokumentumokhoz való hozzáférés szabályozott. A minőségirányítási vezetőnek van írásjoga, minden más dolgozónak csak olvasási joga. A működés során történő változásokat, szükséges módosításokat a minőségügyi vezető tantestületi és igazgatói jóváhagyás után behelyezi a megfelelő helyre. Archiválásról a rendszergazdán kívül a minőségügyi vezető is gondoskodik. 10.4.1. Dokumentumok kiadása, kezelése a. Az iskolába érkező hivatalos küldeményeket az igazgató vagy az általa megbízott dolgozó bontja fel. b. Minden beérkezett hivatalos iratot (ügyiratot), valamint az iskolában hivatalból kezdeményezett, intézkedést igénylő ügyiratot, jegyzőkönyvet iktatóbélyegző alkalmazásával iktatni kell. c. Az iktatás az iktatókönyvben, naptári évenként újra kezdődő növekvő sorszámos rendszerben, az iratok beérkezése (kezdeményezése) sorrendjében történik. d. Az iktatás során az iktatókönyv rovatait pontosan ki kell tölteni. Az ügyirat tárgyát úgy kell megállapítani, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki, és annak alapján a helyes mutatózás elvégezhető legyen. A naptári év végén az igazgató az iktatókönyvet az utolsó iktatás után aláhúzással, keltezéssel, az iskola kerek bélyegzőjével és névaláírásával lezárja. Az iktatókönyvet, ha arra elegendő hely van, több éven át lehet használni. e. Bizalmas iratokat az igazgató vagy megbízottja beérkezési sorrendben külön iktatja és irattározza. f. Az iskolában az iratkezelési szabályzat alapján történik az ügyiratok csoportosítása. g. Az iratok elintézése és továbbítása 24
Postabontáskor a beérkezés dátumával a postabontást végző személy az iratot láttamozza. Az iskolatitkár a beérkezett iratokat iktatja. Elintézésért felelős személyeknek az ügyiratot kiadja, az irat határidőre történő elintézését figyelemmel kíséri. Végzi az iratok irattári lerakását.
25
