Biro Perencanaan dan Kerja Sama Luar Negri Kemdikbud 2012
Prinsip Umum • Setiap PNS yang melakukan perjalanan luar negeri untuk kepentingan dinas perlu ijin dari Pemerintah RI (SP=Surat Persetujuan) • Ijin tsb dikeluarkan oleh Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri, Sekretariat RI
SP sebagai dokumen resmi • • • • •
Untuk pertanggungjawaban keuangan Untuk mengurus kepegawaian Untuk melengkapi syarat melapor kembali Mengurus Paspor Dinas dari Kemlu Penyetaraan ijazah dari luar negeri Intansi
Dirjen DIKTI
Biro Perencanaan dan KLN Kemdikbud
Kepala Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri Sek. RI
Persyaratan Pengajuan Surat Persetujuan Setneg RI • • • •
Surat penugasan dari Rektor/Pimpinan Universitas/Politeknik LoA (Letter of Acceptence)/ undangan Daftar riwayat hidup dari BPKLN (ada formatnya) Surat perjanjian bermetari bagi mereka yang berangkat ke luar negeri lebih dari 3 bulan • Surat pengumuman penerimaan beasiswa Dikti • Surat persetujuan penugasan dari Ditjen Dikti Kemdikbud
Paspor Dinas • • • • • •
Diberikan kepada PNS, pegawai BUMN atau Lembaga Negara Masa berlaku 2 th dan dapat diperpanjang Diterbitkan oleh Direktorat Konsuler, Kemlu Penggunaannya harus dengan ijin Pemerintah RI (SP Setneg) Harus ditandatangani ybs pada halaman 2 Halan belakang (cover) harap diisi menggunakan pensil
Kegunaan Paspor Dinas • Fasilitas counter khusus pada Bandara di Indonesia • Pemberian bebas visa di beberapa negara tertentu • Perhatian dan perlakuan yang berbeda dari Keimigrasian di bandara negara lain
Bebas Visa Berdasarkan MOU, Agreement atau Exchange Notes tentang bebas visa bagi pemegang paspor diplomatik Negara
Hari
Negara
Hari
Negara
Hari
Negara
Hari
Austria
30
Azerbajian
30
Brasil
14
Vietnam
14
Ekuador
14
India
14
Iran
14
Slovakia
90
Kamboja
14
Korea utara
14
Korsel
14
Luxemburg
90
Kroasia
14
Kuba
14
Laos
14
Bulgaria
90
Mongolia
14
Myanmar
14
Paraguay
30
Belanda
90
Peru
14
RRC
14
Rusia
14
Srilanka
30
Serbia
14
Turki
14
Tunisia
30
Belgia
30
Prosedur Pengurusan Paspor Dinas RI dan Exit Permit Perguruan Tinggi
Dirjen DIKTI
Biro Perencanaan dan KLN Kemdikbud
SP SETNEG RI
Kepala Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri Sek. RI
Persyaratan Paspor Dinas dan Exit Permit • Pasfoto berwarna dengan latar belakang putih. Paspor dinas: ukuran 4x6 cm (5 lembar) 1.Untuk laki-laki berdasi dan memakai jas 2.Perempuan rapi (jangan menggunakan kerudung berwarna putih) • Jangan menggunakan pasfoto hasil scanning • Pakaian bebas rapi (jangan menggunakan pakaian berwarna putih dan telinga harus keliahatan) • Foto jangan dalam posisi miring/ dari samping • Surat persetujuann Setneg RI • Fotocopy Karpeg RI/SK PNS 100% Dalam paspor dinas, direktur konsuler akan memebri exit permit dalam bentuk Cap yang ditandatangani. Disamping itu Kemlu akan memberikan surat Rekomendasi Visa yang ditujukan kepada Kedutaan besar negara yang akan dituju
Pengiriman Dokumen ke Jakarta • Berkas lengkap dikirim kepada: 1. Kepala Subdit Pengembangan Ketenagaan Direktorat Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan, Ditjen Dikti Gedung D Kemdikbud Lantai 5 Jalan Pintu I, Senayan, Jakarta 10270 2. Biro Perencanaan dan KLN Gedung C Lt.3, Kemdikbud Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta 10270, Tlp.021-5746395/021-57953083 (Berkas dikirim secara kolektif oleh Universitas)
Kebutuhan Waktu Proses PDLN Jenis Dokumen Surat permohonan SP Setneg dari Biro PKLN kpd Biro KTLN, Setneg dan atau surat permohonan paspor dinas dan exit permit kpd Dir. Konsuler Kemlu
Waktu
Keterangan
3 hari kerja
Setelah dok diterima dengan lengkap oleh biro PKLN
Penerbitan SP Setneg oleh Biro KTLN Stneg
3-5 hari kerja
Setelah dok diterima dg lengkap oleh Setneg
Penerbitan paspor, exit permit, dan hak visa oleh Dit. Konsuler Kemlu
3-5 hari kerja
Setelah dok diterima dg lengkap oleh Kemlu
Penerbitan visa oleh Kedubes/konjen asing di Jakarta atau kota lain
Tiap negara berbeda
Sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum berangkat
• Dalam surat dari pimpinan Universitas sebaiknya sudah tercantum tangal keberangkatan sesuai waktu program studi. Pencantuman tanggal keberangkatan ini terkait langsung dengan:
1.Masa berlakunya Exit Permit hanya 2 bulan 2.Tanggal keberangkatan berkaitan dengan pemberian Visa • Calon agar mengirim berkas yg diperlukan untuk PDLN saja, berkas yg tidak diperlukan misalnya: SK Kepegawaian, DP3, Kartu Keluarga
Surat Rektor meliputi: 1. Nama 2. NIP 3. Jabatan 4. Perg. Tinggi Tujuan 5. Negara tujuan 6. Lama penugasan 7. Jenjang 8. Bidang ilmu 9. Sumber biaya
: : : : : : : S2 / S3 : : Ditjen Dikti
• Dalam kondisi normal waktu yang dibutuhkan untuk menerbitkan Paspor Dinas baru adalah 12 hari kerja • Setelah tiba di negara tujuan agar melaporkan diri ke kantor perwakilan RI terdekat • Apabila ada keperluan tertentu untuk pulang ke Indonesia agar memberitahu kantor perwakilan RI terdekat dan minta surat pengantar/ jalan
Perencanaan untuk mengurus PDLN bagi staf pengajar PT • Menentukan waktu keberangkatan untuk menghitung awal pemrosesan • Waktu keberangkatan dikurangi 2 atau 3 bulan sesuai dengan kondisi tiap engara dituju • Berkas lengkap harus sudah sampai di Biro PKLN selambatlambatnya 6 minggu sebelum waktu keberangkatan • Selalu menghubingi staf yang memproses
Pembagian Wilayah Untuk Pengurusan Perjalanan Dinas Luar Negri Beasiswa Ditjen Dikti 2012 Nama Slamet
Wilayah
No. HP
Jawa Timur, Sulawesi, NAD, Sumatera Barat, Sumatera Selatan, Lampung
08159542097
Susmanto
Jawa Barat, Banten, Bali, NTT, NTB, Sumatera Utara, DKI Jakarta, Maluku
08128671937
Sungkono
Jawa Tengah, Jogjakarta, Riau, Kalimantan Tengah, Kalimantan Barat, Kalimantan Selatan, Kalimantan Timur, Papua, Jambi, Bengkulu
0818410352
Ade Yusuf
Informasi
081384992211
Enda Wulandari Penanggungjawab/ Kabag KLN Madi Mintoko
Penanggungjawab/ Kasubbag Sekretariat
081289371387 08129425483 021-5746395
