SEPA met Wings Vanaf 1 februari 2014 moeten alle bedrijven voor hun betalings verrichtingen binnen Europa verplicht overschakelen op SEPA. Dit white paper bespreekt alle praktische zaken met betrekking tot deze overgang.
SEPA Credit Transfer Wat zijn de voordelen/nadelen? SEPA Credit Transfer (vaak afgekort: SEPA CT) vervangt de bankstandaard ‘binnenlandse betalingen’. In vergelijking met de oude bankstandaard ‘binnenlandse betalingen’, biedt SEPA CT eigenlijk alleen maar voordelen:
Gebied
Bankkosten
Reconciliatie
Binnenlandse betalingen België
Geen voor binnenlandse betalingen, maar niet bruikbaar in buitenland Gebruik gestructureerde mededeling mogelijk binnen België
SEPA Credit Transfer 28 EU-landen + Noorwegen, IJsland, Liechtenstein, Zwitserland en Monaco Geen bij “Europese” betalingen (in euro en met gebruik van IBAN/BIC) Gebruik gestructureerde mededeling mogelijk binnen België Gebruik “Structured Creditor Reference” mogelijk voor alle SEPA-landen (inclusief België)
Hoe overschakelen met Wings? Alle Belgische rekeningen werden al enkele jaren geleden omgezet naar IBAN en BIC, daarvoor hoeft niets te gebeuren. Voor de buitenlandse klanten waarvoor de IBAN en BIC al ingevuld is, kan vanaf het omschakelen van onderstaande parameter (zie [Beheer | Instellingen]) onmiddellijk SEPA CT gebruikt worden:
1
Wat met buitenlandse betalingen? Bij de overschakeling naar SEPA CT zal u merken dat de menukeuzes bij [Verrichtingen | Bank-link] automatisch wijzigen van “Binnenlandse betalingen” en “Buitenlandse betalingen” naar “SEPAbetalingen” en “Niet-SEPA-betalingen”. Wanneer gekozen wordt voor de “Niet-SEPA-betalingen”, wordt een afzonderlijk bestand aangemaakt van niet-Europese betalingen. Deze zullen in hetzelfde xml bestandsformaat (ISOformaat) als de SEPA-betalingen worden aangemaakt, maar hebben niet de noodzakelijke beperkingen van een SEPA-betaling (een SEPA-betaling is een Europese betaling in het xml formaat). Wanneer de betaling niet via een overschrijving in euro gebeurt, of de rekening van de begunstigde niet gekend is als IBAN/BIC, zal het automatisch over een niet-SEPA-betaling gaan. Het aanmaken van een niet-SEPA-bestand is volledig vergelijkbaar met het aanmaken van het vroegere bestand “buitenlandse betaling”. Wat betreft de vergelijking tussen buitenlandse betalingen en niet-SEPA-betalingen is er in feite weinig verschil:
Gebied Kosten Reconciliatie
Buitenlandse betalingen Alles buiten België
Niet-SEPA-betaling Niet-Europese betaling idem Idem
Conclusie Aangezien de impact van een overschakeling naar SEPA Credit Transfer vrijwel beperkt blijft tot het aanpassen van de parameter en er alleen voordelen aan het gebruik van SEPA Credit Transfer zijn, raadt Wings aan om zo snel mogelijk over te schakelen. Specifieke voorbereidingen zijn daarvoor niet nodig.
2
SEPA Direct Debit Wat zijn de voordelen/nadelen? SEPA Direct Debit (vaak afgekort: SEPA DD) vervangt de bankstandaard DOM’80. Spijtig genoeg biedt SEPA DD, in vergelijking met de oude DOM’80, naast enkele voordelen toch ook wat nadelen:
Gebied
Bankkosten Mandaatbeheer Terugbetalingen
DOM’80 België
Eenmalig/terugkerend
Geen Door bank Mogelijk in hetzelfde bestand Alleen terugkerend mogelijk
Bestandstypes
Slechts één
Prenotificatie (bv. factuur)
5 dagen voor invordering
SEPA Direct Debit 28 EU-landen + Noorwegen, IJsland, Liechtenstein, Zwitserland en Monaco Geen Door schuldeiser Afzonderlijk via SEPA CT Ook eenmalige invorderingen Verschillende bestanden (runs) voor eerste / terugkerende / eenmalige en Core (B2C) of B2B 14 dagen voor invordering
Vooral het mandaatbeheer door de schuldeiser zelf en het feit dat er veel verschillende types bestanden moeten aangemaakt worden (afzonderlijke terugbetalingen, verschillende bestanden voor eerste en terugkerende), zorgen ervoor dat SEPA DD heel wat complexer is dan DOM’80. Daarom is het aangewezen om ruim voor de datum van 1 februari 2014 al voorbereidingen getroffen te hebben.
Welk schema gebruiken? Er zijn door Europa twee schema’s ontwikkeld voor SEPA Direct Debit. Het basisschema “Core” (ook wel ‘B2C’ genoemd) richt zich zowel op particuliere klanten als op bedrijven als schuldenaars, terwijl “B2B” alleen voor bedrijven als klanten mag gebruikt worden. Alhoewel de banken enkel verplicht zijn het “Core” schema aan te bieden, bieden in de praktijk alle grote banken beide schema’s aan. Om een keuze te maken uit beide schema’s kan u zich laten leiden door volgende vergelijkingstabel:
Migratie Prenotificatie (bv. factuur) Eerste/eenmalige invorderingen Terugkerende invorderingen Bericht weigering bank Onvoorwaardelijke terugbetaling
Core (‘B2C’) Migratie van DOM’80mandaten mogelijk 14 dagen voor invordering 5 dagen vooraf insturen
B2B Steeds verplicht nieuwe mandaten laten ondertekenen 14 dagen voor invordering 1 dag vooraf insturen
2 dagen vooraf insturen 5 dagen na invordering Tot 8 weken na invordering
1 dag vooraf insturen 2 dagen na invordering Niet
De optie om initieel alle bestaande domiciliëringen te migreren naar het “Core” schema is zeer aantrekkelijk omdat zo de administratieve last van het verplichte mandaatbeheer tijdelijk kan vermeden worden.
3
Stappenplan overschakeling naar “Core” schema:
Schuldeiserscontract met bank tekenen (u ontvangt schuldeisersidentificatie)
Opvragen DOM'80-migratiebestand bij bank
Aanmaken invorderingen • Eerste invorderingen • Terugkerende invorderingen
Stappenplan overschakeling naar “B2B” schema:
Schuldeiserscontract met bank tekenen (u ontvangt schuldeisersidentificatie) Opvragen DOM'80-migratiebestand bij bank
Aanmaken nieuwe mandaten
Aanmaken invorderingen • Eerste invorderingen • Terugkerende invorderingen
4
Hoe overschakelen met Wings? Parameters
Inlezen DOM’80-migratiebestand Omdat bij DOM’80 de invordering op basis van domiciliëringsnummers gebeurt, zijn meestal IBAN en BIC niet gekend voor alle klanten. Bij SEPA Direct Debit gebeurt de invordering wel op basis van IBAN/BIC. Bij het inlezen van het DOM’80-migratiebestand worden alle IBAN-nummers en BIC-codes van de klanten ingevuld op basis van hun domiciliëringsnummers. Vraag dus steeds een migratiebestand aan uw bank, ook als u wenst te werken met het “B2B” schema.
5
Nieuwe mandaten Zie http://www.wings.be/assets/Handleidingen/sepa-direct-debit-in-wings.pdf voor een handleiding met betrekking tot het SEPA DD mandaatbeheer in Wings.
Conclusie Vermits de omschakeling van DOM’80 naar SEPA Direct Debit heel wat voorbereiding en planning vergt, is het raadzaam om tijdig te starten met de voorbereiding ervan. Als er wordt gekozen voor het “B2B” schema, kan best toch gestart worden met de migratie naar “Core” als het over veel klanten gaat. Op die manier kan de administratieve last van het uitsturen van nieuwe mandaten gespreid worden in de tijd.
6
