Bimestriel

BELGIE - BELGIQUE PB 9099 GENT X BC 10953

Afgiftekantoor 9099 Gent X / P.508718/Bimestriel

Nr 38 Mei - Juni 2013

De grote aanpassing van vergaderzalen Vergaderzalen zijn niet meer wat het geweest is! In de jaren ´90 was de audiovisuele uitrusting maar povertjes.

Een projector en een manueel te plaatsen scherm, dat was het! De modernste zalen

beschikten over een elektrisch scherm en een lcd-projector. Natuurlijk moest het licht gedimd worden van zodra een projectie plaatsvond!

Blz. 4

Haal je neus op voor wifinetwerken! Ze krijgen er grijs haar van, maar het is een must

Voor een zakenreiziger is het vaak onmogelijk

gevallen... Hybride evenementen worden beladen met alle zonden

Eerst was het een tendens, een mode, nu is het

luchthavens en bijna altijd in hotels.

evenementen willen vernietigen. We herinneren in twee woorden

Bring

Laten we het grote woord analyseren In de wereld van planning van evenementen, is het grote woord

van Israël, maar ze worden er vooral van beschuldigd dat ze echte waarover het gaat: er worden hybride evenementen opgezet zodat

mensen live (lijfelijk aanwezig) of virtueel kunnen deelnemen via videoconferentie.

Blz. 14

gewoonweg een must! “ Your

Own

Device”

naar

om enkel te rekenen op internetverbindingen via

je

werk

wifi, zelfs als deze vaak aangeboden worden in

dringt

zich overal op en met de nodige kracht. Bij de informaticaverantwoordelijken breekt het koud zweet uit, maar de gewoonte is nu al sterk ingeburgerd.

Blz. 4

Blz. 9

Geslaagde congressen en evenementen in theorie en in praktijk Meetings,

conferenties,

congressen,

ze

staan

vandaag de dag ter discussie. We weten dat het harde tijden zijn en het succes van een belangrijke

manifestatie hangt van verschillende factoren af. Het is belangrijk deze duidelijk te identificeren en in te schatten alvorens zich te lanceren.

Blz. 10

Een paleis dat zorg draagt voor zijn onderdanen! Blz. 13

Afdrukken die indruk maken!

Wat experts denken over digital signage Blz. 17

Page2016 Blz.

Hoe zorgt U ervoor dat de consument voor U kiest?

D

Van Kijken naar Kopen door Marthe Posthumus at DISIN event in Nederland.

e koopkracht neemt de komende jaren steeds meer af. De recessie heeft een grote impact op het koopgedrag van de consument. Het geld blijft steeds vaker in de portemonnee. Daarentegen neemt het aantal prikkels toe. We worden overspoeld met reclames, beeldschermen en billboards, waarvan maar weinig echt opvallen en blijven hangen. Bedrijven zenden duizenden boodschappen naar hun doelgroep in de hoop dat de juiste boodschap bij de juiste persoon terecht komt. Het is als schieten met hagel. Hoe valt u op tussen die duizenden merken en beelden en hoe zorgt u ervoor dat de con-

onderzocht door te meten waar en wanneer hersenactiviteit plaatsvindt en hoe het brein reageert op bepaalde stimuli. Wanneer een persoon bijvoorbeeld een handeling uitvoert, ergens aan denkt of iets ziet, zijn er bepaalde hersengebieden actief in ons brein. Zo kunnen we dus zien wat de werkelijke drijfveren zijn van de consument en hoe de consument bijvoorbeeld reageert op een communicatiemiddel zoals een tv commercial. Op deze manier kunnen we al een beetje de gedachten lezen van de mens. Hoe zou het zijn als u aan de hand van de inzichten uit de neuromarketing in kunt spelen op het onbewuste van uw doelgroep? En hoe zou het zijn als u, door in te spelen op de werkelijke drijfveren van de mens, ervoor kunt zorgen dat uw marketingstrategie daadwerkelijk zijn vruchten afwerpt en het u meer omzet oplevert? Dit artikel geeft u een aantal praktisch toepasbare inzichten uit de neuromarketing waarmee u direct uw marketingstrategie effectiever kunt maken.

der de consument voor het merk kiest. Het gekozen merk staat, net als een populaire site in Google, bovenaan het lijstje in uw brein. Het brein kiest op deze manier onbewust de populairste producten en diensten die het meest relevant en betrouwbaar lijken. Wanneer uw product of dienst gekoppeld is aan een positieve emotie en de consument u als meest relevant selecteert, maak jij een grotere kans om uitgekozen te worden als de consument voor zijn of haar koopbeslissing staat. We kiezen dus voor het merk dat de meeste toegevoegde waarde heeft. Wanneer we allerlei positieve associaties hebben bij een merk en we het gevoel hebben dat het desbetreffende merk de mees-

Waarom kiezen we voor dat ene merk? sument voor u kiest? Om hier achter te komen wordt er onderzocht wat de wensen en behoeften zijn van de consument en wat consumenten denken  dat zij willen. Het probleem met deze onderzoeksmethoden is echter dat mensen eigenlijk niet weten wat hen werkelijk drijft. De mens bedenkt achteraf wel allerlei motieven om zijn gedrag te verklaren maar beslissingen worden vaak door het onbewuste genomen. De meeste beslissingen nemen we onbewust op basis van ons instinct. Om precies te zijn gebeurt 95% van ons gedrag onbewust. Daarnaast nemen we onbewust 500 miljoen beslissingen per dag. Het is dus maar goed ook dat we deze beslissingen onbewust nemen, anders zouden we bewust 500 miljoen beslissingen per dag moeten nemen. Met neuromarketing wordt er ingespeeld op het onbewuste van de consument. Door onderzoek te doen naar wat zich in de hersenen afspeelt en inzicht te krijgen in de werkelijke drijfveren van de mens, komen we erachter wat ons gedrag werkelijk bepaalt. Dit wordt

2

In ons brein bevinden zich allerlei algoritmes die een gebeurtenis of een object koppelen aan een emotie. Als u bijvoorbeeld uw hand vroeger een keer gebrand hebt aan een hete oven, bent u erachter gekomen dat het pijn doet als je een hete oven aanraakt. Er is vervolgens in uw brein een koppeling gemaakt tussen een ‘hete oven’ en ‘niet aanraken anders doet het pijn’. Hierbij is een gebeurtenis gekoppeld aan gevaar en de negatieve emotie pijn. Zo zijn er miljoenen soortgelijke algoritmes in uw brein die u gemaakt heeft tijdens een bepaalde gebeurtenis. Deze algoritmes zorgen ervoor zorgen dat we op de automatische piloot in een razendsnel tempo een beslissing kunnen nemen. Op deze manier kunnen we 500 miljoen beslissingen per dag nemen. Deze algoritmes zorgen er onbewust voor dat we iets aanschaffen waarvan we denken dat het ons het meeste oplevert. Je kunt het brein als het ware vergelijken met Google. Het brein lijkt net als Google een aantal algoritmes te gebruiken. Hoe populairder en relevanter het merk is, hoe eer-

te toegevoegde waarde heeft, leidt dit tot een positieve koopbeslissing.

Recept voor effectieve marketingstrategie Hoe kunt u hier op inspelen en ervoor zorgen dat de consument voor u kiest? Om antwoord te geven op deze vraag heb ik acht ingrediënten samengesteld die uw marketingstrategie effectiever kan maken. Deze ingrediënten zullen in ons volgend nummer van eind september toegelicht worden. [email protected].

Het nieuwe gezicht van de bedrijfsvideo Enkele jaren geleden was de bedrijfsvideo voorbehouden aan welvarende bedrijven. Logisch, gezien de voorwaarden!

J

e moest immers dure apparatuur (waaronder de beroemde “one inch”) inschakelen om de beelden te monteren volgens de kwaliteitsnormen.  

Alles is nu gemakkelijker en goedkoper

Bovendien moesten de opnames ook doorgaan onder het Caudijnse juk van de high-end, die alomtegenwoordig moest zijn van begin tot einde. De tijden zijn veranderd. Er is nog altijd een plaats voor high-end producties, maar de komst van de videocamera’s voor het grote publiek en de intrede van de informatica in de montages hebben de bedrijfsvideo toegankelijk gemaakt voor alle bedrijven. Daarnaast vormt de verspreiding van deze video’s niet langer een probleem, daarvoor kun je terecht op YouTube, bijvoorbeeld (of eender welke downloadlink)! Vergeet niet dat je ze vroeger op cassettes moest zetten of op dvd moest branden. Om ze te bekijken geldt hetzelfde scenario: het traditionele tv-toestel is niet langer de enige manier: je kunt de bedrijfsvideo op een pc, op een tablet of zelfs op een smartphone bekijken. Daarmee leggen we overigens de vinger op een belangrijk feit: het toestel is niet van belang of, met andere woorden, je kunt een video even goed bekijken op een smartphone als op een computer of op een tablet.  

Van een nichemarkt naar een ​​ massamarkt De alomtegenwoordigheid van de bedrijfsvideo verandert “de facto” zijn eerste doel. Van een luxe product is hij uitgegroeid tot “de ideale communicatievorm in tal van situaties”, verklaart David Boyll, directeur digitale mediamarketing van Oracle. Hij vervolgt: “Door zijn gemakkelijke productie, distributie en toegankelijkheid wordt de bedrijfsvideo een bevoorrechte optie voor opleiding, interne communicatie en verkooppromotie.” De bedrijfsvideo is dus van een nichemarkt naar een massamarkt geëvolueerd, naar analogie met de exponentiële groei van de onlinevideo in zijn geheel. Een duizelingwekkend cijfer? In de Verenigde

Staten hebben naar schatting 183 miljoen gebruikers meer dan 37 miljard onlinevideo’s bekeken, volgens comScore. De groei van de bedrijfsvideo werd in de hand gewerkt door een aantal factoren, onder meer door het toegenomen gebruik van videovergadering. Deze laatste is hyper beschikbaar geworden op een breed scala van toestellen voor het grote publiek (we hebben het hierbij voornamelijk over de iPad-tablets en de Android-modellen), in het bijzonder door middel van heel toegankelijke diensten zoals Skype of WebEx.  

Een “zeer coherente” boodschap

Het feit dat video-opname, -productie en -distributie gemakkelijk en betaalbaar geworden zijn, heeft de bedrijfsvideo toegankelijk gemaakt voor de kleinste bedrijven! Austin Blair, van Zappos, bevestigt dat: “De bedrijfsvideo is gemeengoed geworden, gewoonweg omdat de meeste mensen het zich nu kunnen veroorloven.” Zappos is er trouwens zelf een uitstekend voorbeeld van: een detailhandelaar in schoenen en kleding die van plan is om maar liefst 104.000 video’s te produceren om de producten die hij verkoopt online te promoten. Zappos maakt gebruik

van Canon 60D’s voor de opnames en van Final Cut Pro voor de montage. Het gebruik van onlinevideo stelt Zappos in staat om een coherente boodschap over te brengen aan zijn klanten en prospecten. Dit is een heel wat minder riskante methode dan het gebruik van live chat of andere vormen van communicatie via commerciële meZappos dewerkers, die vatbaarder zouden kunnen zijn voor fouten of inconsistentie.  

De inhoud van zijn eigen bedrijf blokkeren?

Deze steeds meer uitgesproken belangstelling voor de bedrijfsvideo en de migratie ervan

Keizershoevestraat, 26 2610 Wilrijk - Belgium Tel: +32 478 948951 Fax: +32 3 2397516 Email: [email protected] Website: www.cbsmedia.biz Directeur van de Publicatie Jean-Pierre Thys Redactie Jean-Claude Lesuisse Vertaling Babel Ophoff Vertalingen Druk Lowyck Verantwoordelijke Uitgever Jean-Pierre Thys Keizershoevestraat, 26 2610 Wilrijk - Belgium Communications Business Solutions verschijnt 5 x per jaar. Online registration forms on our website will be considered for a regular free copy. Abonnement Printversie: 35 € (België) – 60 € (Europa) - 85 € (Andere continenten). Alle rechten zijn voorbehouden in binnen-en buitenland. Artikels (zelfs gedeeltelijk) kunnen enkel overgenomen worden met voorafgaande toestemming van de uitgever Member ICCA (International Congress and Convention Association) Communications Business Solutions is ook beschikbaar in het frans en online in het nederlands, in het frans en in het engels.

naar de massamarkt leveren problemen op voor de IT-verantwoordelijken. Ze hebben hun netwerken gebouwd om data te beheren, desnoods ook spraak, maar met video werd, op enkele zeldzame gevallen na, nooit rekening gehouden. iPads, Android-tablets en BlackBerry’s vormen ook “incompatibele video-eilandjes”, wat leidt tot verplichte verdrievoudiging van de videoberichten, zozeer zelfs dat de gebruikers van het ene platform het moeilijk hebben om te communiceren met gebruikers van een ander platform. Er dient ook gewezen te worden op de veiligheidsproblemen ten gevolge van het BYOD-beleid (Bring Your Own Device) op de werkplek. Informatica-afdelingen leveren een strijd om regels vast te leggen voor waar en wanneer medewerkers hun eigen toestellen mogen gebruiken. Sommige bedrijven gaan zelfs zover dat ze het gebruik ervan verbieden. Deze polemiek kan negatief afstralen op de bedrijfsvideo, omdat ze invloed heeft op de capaciteit van informatica-afdelingen om er tijd en middelen aan te besteden en hen er ook toe kan aanzetten om video’s die geüpload zijn naar YouTube (bijvoorbeeld) te blokkeren, zelfs als het gaat om ... inhoud van hun eigen bedrijf! 

3

De grote aanpassing van vergaderzalen Vergaderzalen zijn niet meer wat het geweest is! In de jaren ´90 was de audiovisuele uitrusting maar

E

povertjes.

en projector en een manueel te plaatsen scherm, dat was het! De modernste zalen beschikten over een elektrisch scherm en een lcd-projector. Natuurlijk moest het licht gedimd worden van zodra een projectie plaatsvond!

Gebruik Een bedrijf moet geld uitgeven om te groeien, dat is een universele, vaststaande regel. Vaak heeft een firma echter geen zin om te investeren in haar vergaderzalen en wordt het probleem op een onlogische manier aangepakt. De eerste vraag die gesteld moet worden, is weten waarvoor de zaal moet dienen. Dit is de belangrijkste factor. Is ze bestemd voor directievergaderingen, verkoopspresentaties of zal ze dienen om personeel te vormen of internationale vergaderingen te houden? We keren terug naar de basis want in elk van deze gevallen moet je minimaal gebruik maken van een scherm en een projector. Voor een mooie integratie zal dat scherm natuurlijk elektrisch zijn. We gaan voort met de visuele uitrusting. Het merendeel van de zalen is rechthoekig en beschikt over een grote tafel. Meestal zit in een van de muren een groot raam of een reeks van ramen. Je moet dan gordijnen voorzien, net als een geschikte afstandsbediening waarmee je het omgevingslicht kan doseren. Je zou ook de intensiteit van de verlichting

Steelcase moeten kunnen regelen naargelang de zones in de vergaderzaal waar sommige delen meer verlichting nodig hebben dan andere.

Volledig interactief

ta’s meer nemen en kunnen zich concentreren en interageren, de nota’s worden op het einde van de sessie uitgedeeld of wanneer het nodig is. Zo kan ook de volledige vergadering op het internet gezet worden en nadien met een helder hoofd herbekeken worden! Ze kan natuurlijk ook op een usb-stick gezet worden. De geluidsinstallatie van de zaal mag ook niet verwaarloosd worden. Professionele luidsprekers garanderen een prima klank, aangepaste microfoons geven elk klankdetail weer en maken alles verstaanbaar zonder de oren al te veel te moeten spitsen! Tot slot zijn een heleboel zalen verbonden met de wereld en beschikken ze over teleconferencefuncties. De grootte van de schermen moet aangepast zijn en hier is een goede klankopname en -weergave des te belangrijker.

Het gebruik van witte borden laat dynamische presentaties toe. Niets beters dan een schema dat zich ontplooit om de aandacht van de deelnemers erbij te houden. Daarvoor moet je gebruik maken van interactieve borden waarop je niet alleen kunt schrijven, zoals vroeger, maar waarin videopresentaties, grafieken en gegevens van een computer kunnen geïntegreerd worden. Bovendien bewaren de meest gesofisticeerde modellen alles wat erop wordt uitgevoerd en zijn ze verbonden met printers. Conclusie? De deelnemers moeten geen no-

JMR Worldwide

Ze krijgen er grijs haar van, maar het is een must Eerst was het een tendens, een mode, nu is het

“B

gewoonweg een must!

ring Your Own Device” naar je werk dringt zich overal op en met de nodige kracht. Bij de informaticaverantwoordelijken breekt het koud zweet uit, maar de gewoonte is nu al sterk ingeburgerd.

Hogere productiviteit en beter imago Je eigen toestel meebrengen naar kantoor.... Smartphones, tablets en laptops staan te trappelen bij de inkom. Eerst was het een idee, maar nu is het een vaststaand feit, vooral omdat we vaststellen dat het de CEO’s zelf zijn die als eerste hun iPads meenamen! Dit luidt een echte revolutie in in de zakenwereld, die vroeger uiterst gesloten, afgeschermd en beveiligd was. Persoonlijke toestellen bezorgen de informaticaverantwoordelijken grijs haar omdat ze de norm niet kunnen garanderen. Vaak hebben ze virussen, vooral als ze onder Android draaien, die het trieste voorrecht heeft 80 % van de mobiele infecties uit te maken. Volgens het merendeel van de experts is er slechts een oplossing mogelijk (naast het installeren van antivirussoftware): de opvoeding van de gebruikers. We moeten ook erkennen dat BYOD bovendien voor belangrijke besparingen zorgt. Volgens Gartner en Cortado worden ze geschat op een daling aan investeringen in informati-

4

camateriaal met meer dan 40 %! Tegelijkertijd, aangezien het de wens is van de medewerkers, is er meer gebruikscomfort en zijn de werknemers meer tevreden omdat ze gemotiveerder en productiever zijn. Ook hier tonen de studies aan dat een BYODoplossing het werk met 10 % kan doen toenemen en een hogere productiviteit van wel 30 minuten per dag en per werknemer genereert. Laten we tot slot niet het imago van de firma vergeten, die alles te winnen heeft bij het inzetten van BYOD: ze lijkt jong en dynamisch en geeft een aantrekkelijk beeld van zichzelf bij het publiek en bij jonge gediplomeerden.

Kanaliseer voor meer veiligheid Om deze nieuwe stromen in goede banen te leiden wordt er meestal gebruik gemaakt van MDM of Mobile Device Management. Het is een toepassing waarmee tal van mobiele randtoestellen kunnen beheerd worden (tot verschillende duizenden) om de veiligheidsstandaarden te garanderen en de inhoud te beheren. De installaties zouden bijvoorbeeld in staat moeten zijn een toestel te vergrendelen na een periode van inactiviteit, weten waar het zich bevindt en waarschuwingen genereren wanneer niet-toegestane applicaties geïnstalleerd worden. Het is ook belangrijk dat de gebruikers aanvaarden dat het toestel indien nodig ter beschikking wordt gesteld van de werkgever om de inhoud te controleren. In ieder geval hebben we hier te maken met een brandend actueel onderwerp, maar ook een domein dat constant en extreem snel evolueert. Zoals gezegd is het vooral een kwestie van de gebruiker te sensibiliseren voor dit veiligheidsaspect. Al bij al zijn zij de grootste experts, tenminste als ze geleerd hebben Lenovo om op te letten en voorzichtig te zijn!

Het manusje van alles De vergaderzaal is onmisbaar! Daar komen de directieploegen samen, peppen de verkoopskrachten

H

zich op en maken ze de balans op, en worden ook de bezoekers van buitenaf naartoe geleid.

ier gaat ook een “venster op de wereld” open via audioconferencing, videoconferencing (of zelfs telepresence) en worden er cursussen en opleidingen georganiseerd.

De aliens komen eraan! Het is het manusje van alles in het bedrijf dat schaamteloos voor alles en nog wat wordt gebruikt. Vaak wordt er veel aandacht besteed aan het inzetten van performant materiaal. Het is inderdaad een hele investering die naargelang de prijs rendeert op korte, middellange of lange termijn. Sinds kort moet de klassieke conferentiezaal het hoofd bieden aan de komst van aliens. We bedoelen hier de mobiele toestellen die zich lustig vermenigvuldigen. Ze komen zowel van binnenuit (het personeel gebruikt steeds vaker zijn eigen toestellen) als van buitenaf, aangezien werk ongelooflijk mobiel is geworden en tablets, smartphones en laptops aan de deur staan te trappelen!

De gebarsten comfortbubbel De verkopers op de baan, het personeel op verplaatsing, de kaderleden die ingelicht moeten worden, onverwachte vergaderingen, verkeersproblemen, gewijzigde agenda’s, allemaal redenen om de interactie tussen deze mobiele toestellen en het «  moederschip  » toe te staan! Het vormt een belangrijke uitdaging en de telecommunicatiewereld was hier helemaal niet op voorbereid. Hij stelde zich tevreden met meestal eigen normen. De « comfortbubbel » spat nu als het ware uit elkaar. Er moet aan de nieuwe vereisten voldaan worden, en dringend: de zakenwereld die we kennen, tole-

FVC Dubai reert geen uitstel meer, elk uitstel in de opstart wordt in klinkende munt betaald, je moet onmiddellijk, hier en nu, operationeel zijn … Daarom moeten we de ontstane problemen opsommen. We spraken over videoconferentie en telepresence, die beschikbaar zijn via mobiele toestellen. Maar je moet ook aandacht hebben voor een nog belangrijker element dan het beeld: de kwaliteit van de klank! De verstaanbaarheid van de boodschap hangt hier inderdaad van af, zonder goede klank, geen geslaagde communicatie! Om het fenomeen nog meer te belichten zou je kunnen denken aan een situatie met uitstekend beeld zonder klank... Wat een catastrofe! Je zou snelcursussen voor liplezen moeten inrichten!

Goed geluid krijg je niet zomaar Evens serieus nu, goed geluid krijg je niet zomaar! Zowel « intra muros » als wanneer je buiten het bedrijf bent. In de vergaderzaal zou je kunnen finetunen (wat trouwens nodig is) en microfoons met en zonder draad kiezen die in hifi opvangen, zowel directioneel (voor sprekers) als omnidirectioneel (voor vergaderingen of audioconferenties). Je moet ook storende omgevingsgeluiden bestrijden, brommende airco’s nakijken en vervelende weerkaatsingen vermijden door de schikking te bestuderen en eventueel absorberende doeken of overgordijnen te voorzien. De controle van mobiele apparaten zal moeilijker zijn. Hier moeten de gebruikers goede praktijken leren! Ze zullen ook grote aandacht moeten besteden aan het niveau van de omgevingsgeluiden: soms volstaat het om enkele meters verder te gaan staan om een groot deel van de problemen op te lossen! Ze moeten leren (en dat kan je!) rustig te praten en niet te onderbreken, in het bijzonder in het geval van audioconferenties met meerdere personen. Er bestaat hierover een hele «  gedragscode  » (je naam zeggen, waar je bent, de uiteindelijke boodschap brengen, vermelden wanneer je klaar bent, enz.). Maar je moet bovenal opteren voor oortjes en aangepaste hoofdtelefoons! Zeker als je een tablet gebruikt en vooral ook als je video inzet omdat de geïntegreerde microfoons erg ver van de mond staan en de gebruiker de neiging heeft om luider te praten en zo echo- en Larsen-effecten op te wekken die elke conversatie onmogelijk maken! Er bestaan op de markt modellen die goed aangepast zijn aan alle moeiSteelcase lijke omstandigheden en die bovendien niet moeilijk te gebruiken zijn.

5

Business Travel at Eibtm In support of the growth and renewed confidence in the business travel sector, the Business Travel Pavilion at EIBTM (www. eibtm.com), the global hub for the meetings and events industry, is to be part of the new floor layout for EIBTM 2013 with a

R

dedicated area, bite size education and special features to enhance the experience of buyers and suppliers.

ecent research conducted by the World Travel & Tourism Council reported that business travel currently accounts for 24% of travel and tourism’s contribution to GDP overall. The same report predicts that business travel spending will grow by 3.1% globally in 2013 to EUR 814.4 billion, highlighting the increasing business potential of this sector.

part of the international meetings industry. Our research following EIBTM 2012 highlighted that 56% of our Hosted Buyers had a direct involvement in business travel, demonstrating the need for a specia-

Graeme Barnett, Reed Travel Exhibitions, EIBTM Event Director said, “Business confidence is up as many reports and surveys have shown over the past few months. As companies need to compete in the global economy, so they invest in business travel, which is an intrinsic

list area, such as the Business Travel Pavilion, to support this sector,” concluded Barnett. Commenting on the Business Travel Pavilion at EIBTM 2012, exhibitor Dan Moser, CMO at CAPITO said, “There were many good contacts amongst the hotel sector and also the pre-scheduled appointments have been very interesting. People came with a good idea of what we were offering. The pre-scheduled appointments gave us some quality leads.” The Business Travel Pavilion provides a dedicated area for exhibitors to meet with buyers who have responsibility and proven budget for business travel, and includes dedicated education content. For further information on exhibiting in the Business Travel Pavilion please visit www.eibtm.com/businesstravel EIBTM 2013 will take place from 19th – 21st November, a week earlier than in previous years. The EIBTM Forum will take place the day before the exhibition on 18th November. Join EIBTM on Linked in, Twitter and Facebook.

Het face-to-facecontact en de illusie van de communicatie Het probleem met communiceren... is de illusie dat je erin geslaagd bent (George Bernard

W

Shaw)…

e kennen en gebruiken allemaal tal van communicatiemiddelen: gsm, tablet, computer en allemaal bellen ze, surfen op het internet, houden videoconferenties en organiseren virtuele evenementen.

De realiteit verhindert multitasking Toch zal dit alles nooit de waarde en de return on investment vervangen van een echte “faceto-face” onder mensen, of het nu klanten of prospecten zijn. Dat is toch wat David Bruney, gewaardeerd expert in het domein van professionele verkoopsmarketing ervan denkt en waarvan we enkele ideeën ontvouwen, zonder ze op ons conto te willen zetten. “Het face-to-facecontact is de ultieme relatie en niet, zoals sommigen schrijven (Geoffrey James), een relatie die stilaan ouderwets wordt. De feiten spreken voor zich: 90 % van de menselijke communicatie is niet-verbaal, en ook al zijn e-mails, telefoongesprekken, sms’en, sociale media en webconferenties in de mode, ze zullen nooit zo volledig zijn als een echt contact. De voorbereidingen voor een echte vergadering verhogen ook de impact die ze zal hebben. We bereiden ons voor, we gaan erheen, dat neemt tijd

6

in beslag en geeft op voorhand al waarde aan de ontmoeting die zal plaatsvinden. Het is zowat het tegendeel van het “virtuele”, waar je tal van zaken tegelijkertijd kan doen (het befaamde “multitasking” waar je een e-mail kan sturen, kan chatten, de telefoon beantwoorden en newsfeeds bekijken). Hier staat alles in het teken van een doel en dat maakt een hemelsbreed verschil voor de manier waarop we de vergadering gaan beleven”.

sionals, geïnterviewd in tientallen studies, en die getuigt van de return on investment van face-to-facecontacten. Zo denken kaderleden en zakenreizigers dat 28 % van hun deals verloren zouden gaan als ze niet persoonlijk kunnen interageren en dat 40 % van hun prospecten klanten worden als ze hen live ontmoeten (tegen 16 % als dat niet kan). Tal van bedrijfsleiders menen dat onlinevergaderingen en teleconferences minder effectief zijn dan echte ontmoetingen met potentiële Een ongeëvenaarde return on klanten en met bestaande klanten. investment Voor iedere dollar geïnvesteerd in zakenreizen Dat is trouwens ook de mening van de profes- zien de bedrijven 12,5 dollar aan bijkomende inkomsten en 3,8 dollar aan nieuwe winsten terug. Al deze informatie is spectaculair... maar vertoont hiaten. Herinner je, de twee kanalen (het reële en het virtuele) zijn enkel concurrenten in de geesten van de mensen die er een vertekend beeld van hebben terwijl ze er alles in willen investeren. In werkelijkheid zijn de twee methodes erg complementair. Je kan probleemloos stellen dat de reële communicatie eerst komt om vervolgens gegrond te worden door virtuele ontmoetingen, om dan terug reëel te worden tijdens sleuPalais des congrès Montréal telmomenten.

Neem de volgende stap! Videoconferencing is voor vele zakenmensen “the next best thing to being there” geworden. Ze vergemakkelijkt het face-to-face samenwerken door mensen op afstand bijeen te brengen.

Z

e kan helpen bij het afsluiten van deals en om de productiviteit verhogen, terwijl ze de kosten gelinkt aan versplaatsingen volledig opheft.

Breng je configuratie in beeld Zo kunnen er dynamische vergaderingen opgezet worden, net als het organiseren van presentaties en evenementen, van eender waar. De videoconferentie wordt ook beschouwd als een “groene technologie”, goed voor de planeet, omdat ze de uitstoot van CO2 te wijten aan auto -en vliegreizen vermindert. Maar hoe kies je de juiste uitrusting? Idealiter vertrek je van je huidige noden en bekijk je ze over een termijn van drie tot vijf jaar (want ze zullen met de tijd toenemen). Je moet je niet overequiperen, maar kiezen voor een systeem dat (zoveel mogelijk) met je bedrijf kan meegroeien. Je moet eerst en vooral rekening houden met je publiek en dat peilen. Het maximum aantal deelnemers bepalen. Als je internationale videoconferenties voorziet, moet je ook kijken naar  het materiaal “aan de andere kant” (bij je correspondenten) om zeker te zijn dat de standaarden compatibel zijn. De grootte van de zaal telt ook mee. Gaat het

om een zaal die 1 tot 10 personen kan ontvangen of moeten er 100 of meer mensen in terecht kunnen? En onder je gesprekspartners, zullen er veel zijn die bij hun tussenkomst gebruik zullen maken van een desktop, een laptop of een tablet? Zullen ze op het werk zijn of onderweg, op de baan? Je moet een zo duidelijk mogelijk beeld hebben van je eigen situatie.

Alles moet ... gemakkelijk zijn! Zal het materiaal persoonlijk (tablet, laptop) zijn of bestemd voor groepen. Meer dan waarschijnlijk zal het gemengd zijn. Het persoonlijke materiaal zal met al het nodige uitgerust zijn. Het materiaal bestemd voor de groep is complexer, het vraagt camera’s die inzoomen en volgen, projectoren, flatscreens, systemen voor overdracht van gegevens en instant messaging. Je moet er dus voor zorgen dat het materiaal dat je aankoopt deze “grote integratie” mogelijk maakt, want je mag niet investeren in een systeem dat al te snel zou verouderen. Het systeem moet het ook mogelijk maken om externe filmpjes af te spelen (niet enkel PowerPoint-slides) en met schermmogelijkhe-

Medeo

den die bijvoorbeeld een splitscreenvisie mogelijk maken, met aan de ene kant een film terwijl de presentator zichtbaar blijft aan de andere kant. Het moet audio, video en gegevens van de conferentie kunnen opslaan. Dat is essentieel om het later terug op te roepen, om zich een of ander punt te herinneren of simpelweg om de informatie aan andere personen te tonen, bijvoorbeeld via een website. Tot slot moet alles eenvoudig te bedienen zijn, op een gebruiksvriendelijke manier, zonder te moeten terugvallen op een technicus: eenvoudige installatie, eenvoudig gebruik maar ook eenvoudig onderhoud (hou bij de keuze van de firma ook rekening met hun dienst na verkoop).

Wat wel... en niet te doen in hotels! Als de weg naar de hel geplaveid is met goede bedoelingen, is echt comfort, net als vreugde trouwens,

D

doorweven van tal van kleine, geslaagde attenties. Hotels ontsnappen niet aan deze regel.

e reiziger komt aan... Hoe kan je zijn verblijf gedenkwaardig maken? Hier zijn enkele ideeën …

Om te beginnen, maak gebruik van digitale affichering in plaats van gedrukte affiches! Als je de informatie in real time kan updaten, zal dit een echte meerwaarde betekenen! Elke fatsoenlijke kamer beschikt over een minibar. Waarom zou je er niet enkele gratis flessen water in plaatsen zodat de gast zijn dorst kan lessen van bij de aankomst? Dat kost niet veel geld en zal sterk gewaardeerd worden.

Het toppunt van raffinement Biedt toegang tot het internet, dat is de beste optie. Als je er ondanks alles toch geld voor wilt vragen, geef dan duidelijk de gehanteerde tarieven aan! Als het om een bekabelde verbinding gaat, stel een voldoende lange kabel ter beschikking van je gasten zodat ze hun computer van op hun bed kunnen gebruiken, en voorzie wifihotspotgeneratoren voor smartphones en tablets die geen aansluiting voor kabel hebben. Als toppunt van raffinement, waarom zou je niet lonken naar een 3G-systeem in het minibusje dat instaat voor het transport van en naar de luchthaven om zo onmiddellijk internettoegang te bieden aan je gasten? In dezelfde trant kan je een badge aanbieden

voor gratis toegang tot je businesscentrum om eventueel afdrukken te maken. Stel laders voor iPhone, Blackberry en andere populaire toestellen ter beschikking. Zorg ervoor dat er voldoende stekkers zijn: gezien het aantal toestellen dat herladen moet worden, riskeer je al snel een opstopping! Als dat het geval is, neem dan je toevlucht tot verlengkabels!

Een stevig espressootje? Idealiter plaats je in de kamer een dockingstation voor iPhone die verbonden is met de geluidsinstallatie of die zelf over een versterker beschikt. Andere toestellen kunnen er dan ook eenvoudig herladen worden. Waarom zou je geen espressoapparaat installeren met capsules van het type Nespresso? Je zou er twee kunnen aanbieden als proevertjes en de volgende capsules factureren … Je moet ook beschikken over personeel dat opgeleid is om technische vragen of problemen van gasten op te lossen. De meeste gehoorde klacht is natuurlijk dat de gast geen verbinding met het internet kan maken. Controleer de kwaliteit van het tv-signaal en de correcte werking van zowel het toestel als van de modem. Controleer de airco en evalueer het lawaai wanneer hij opstaat. Stel hem zodanig in dat hij au-

tomatisch afslaat wanneer de gast de kamer verlaat. Op je visitekaartjes moet niet enkel je e-mailadres staan maar ook je Skype ID. Je kan natuurlijk ook een QR-code gebruiken.

Een gekmakend “getiktak” Er is echter niet alleen wat je moet doen, maar ook wat je absoluut niet mag doen! Zoals, bijvoorbeeld … Een lawaaierige klok gebruiken bij het bed (met een gekmakend “getiktak”). Buitensporige tarieven aanrekenen om enkele A4-pagina’s af te drukken in het businesscentrum. De configuratie van de computer van de klant wijzigen zonder TOESTEMMING van de gast en zonder zeker te zijn dat dit nodig is. Make-upspiegels en haardrogers in de badkamer plaatsen zonder aan een vrouw te vragen of die op de juiste plaats geïnstalleerd zijn. Op je internetsite de datum van de laatste wijziging en het aantal bezoekers aangeven. Dat kan een echt tweesnijdend zwaard zijn! Aangezien er zoveel tv-kanalen zijn, zorg ervoor dat eenmaal de televisietoestellen aangezet worden, automatisch het laatste kanaal verschijnt dat bekeken werd. Zo moet de klant het voorgeprogrammeerde nummer van zijn favoriete post niet onthouden.

7

8

Geen betalend internet meer op de kamers! Klanten zijn het betalend internet in hotels beu! Dat blijkt uit alle studies die gevoerd zijn onder zakenreizigers en toeristen.

H

otels beginnen het te snappen en passen zich aan. Dat is maar logisch.

De congrescentra moeten volgen!

Niet enkel in de kamer, maar overal! De resultaten van de enquêtes liegen er niet om: de meeste zakenreizigers zijn bereid van hotel te wisselen als het internetgebruik niet inbegrepen is in de kamer. In de kamer, maar ook op alle strategische plaatsen, gaande van de receptie, de bars tot de restaurants. De tarifering is eenvoudig: het internet moet inbegrepen zijn in de prijs van de kamer, zo simpel is het. Reizigers reizen dezer dagen met hun mobiele toestellen die ze inderdaad op elk moment raadplegen. Het gaat hier niet meer enkel over laptops, maar ook smartphones en tablets die hen overal vergezellen. We nuanceren ook: internet moet inbegrepen zijn, net als stromend water, maar het kan «  twee snelheden  » hebben. Er zou dan een basisverbinding (via WiFi) aangeboden worden die gratis is en overal beschikbaar in het hotel, met daarnaast een internetverbinding via kabel, met een hoog debiet, voor “zware” toepassingen zoals

intensief beelden downloaden of een middelzware videoconferentie.

Wat nog voor technische problemen zorgt, is de internettoegang voor alle deelnemers aan een congres. We kunnen het vergelijken met een snelweg naar de kust die tijdens een zonnig weekend overspoeld wordt door wagens. Behalve dat een congrescentrum gemaakt is om heel het jaar door een groot aantal deelnemers te verwelkomen. Het probleem is dat de WiFi-installaties opgezet werden in een tijd waarin nog maar weinig congresgangers over een toestel beschikten met toegang tot het internet en dat er sindsdien geen serieuze upgrade werd uitgevoerd. Je hoeft maar een recent opgericht congrescentrum te bezoeken om te ervaren hoe het mogelijk is om een degelijke internettoegang aan te bieden, zelfs aan een grote groep personen. Het is noodzakelijk, want buiten het versturen van mails en documenten gebruiken de congresgangers het internet intensief, onder andere om in contact te blijven met elkaar, om hun opdrachten te actualiseren en de sociale netwerken aan te vullen.

Haal je neus op voor wifinetwerken! Voor een zakenreiziger is het vaak onmogelijk om enkel te rekenen op internetverbindingen via wifi, zelfs als

D

deze vaak aangeboden worden in luchthavens en bijna altijd in hotels.

it om verschillende redenen, maar vooral omdat de reiziger niet altijd het meest geschikte moment kan uitkiezen om verbinding te maken.

Een verscheurende keuze Beeld je even de reis in. Er is het vliegtuig, maar slechts weinig luchtvaartmaatschappijen bieden deze dienst aan, dus dit sluiten we alvast uit. Eenmaal aangekomen in de luchthaven, reppen we ons naar onze bagage en dan naar de taxi’s of halen we een huurwagen op. Ook dit is niet het moment om verbinding te maken met een wifinetwerk: in luchthavens zijn ze vaak betalend en vereisen een transactie met kredietkaart, iets wat bovenal ... tijd vraagt! Eenmaal in de taxi... wel, het zou technisch mogelijk kunnen zijn, maar ook hier geen wifiverbinding… In het hotel moeten er formaliteiten afgehandeld worden, de kamer moet ingenomen worden en ook nu is er een transactie nodig om verbinding te maken (er wordt bijvoorbeeld een paswoord gevraagd)... Maar we zijn moe, hebben soms honger en stellen het uit tot later … Idem dito in het restaurant: we hebben tijd (terwijl we op het eten wachten), maar is een verbinding via wifi wel mogelijk? Soms wel... maar niet altijd! Kortom, de zakenman moet een verscheu-

rende keuze maken: zijn gewone bezigheden afhandelen of blijven proberen verbinding te maken. Natuurlijk zullen er “geschiktere” momenten zich voordoen tijdens zijn verblijf, maar gewoon mails checken lijkt niet zonder slag of stoot te gaan.

Geen kopbrekens meer! Er bestaat echter een oplossing voor. Je kan voor het vertrek een voorafbetaalde simkaart kopen van een operator uit het land waar je

naartoe gaat. Deze moet je dan gewoon in je tablet steken (je hebt natuurlijk voor een 3G-model gekozen!) en dan ben je overal operationeel, of er nu een wifinetwerk is of niet. De prijzen staan deze werkwijze ook niet meer in de weg, een voorafbetaalde simkaart van 1 Gb voor een twintigtal euro is courant verkrijgbaar. Alle nadelen JMR Worldwide die hierboven opgenoemd werden, zijn nu van de baan. Je kan je mailbox raadplegen als je op je bagage wacht en surfen (of “skypen”) in de taxi. En als kers op de taart kan je je internettoegang delen met je andere toestellen (smartphone of laptop) aangezien je een persoonlijk miniwifinetwerk kan opzetten via je 3G-verbinding. Gedaan met alle kopbrekens! Bovendien weerhoudt niets je ervan om toch gebruik te maken van alle wifinetwerken ter wereld indien nodig (grote bestanden, beelden of video’s downloaden) of mogelijk!

9

Geslaagde congressen en evenementen in theorie en in praktijk Meetings, conferenties, congressen, ze staan vandaag de dag ter discussie. We weten dat het harde tijden zijn en het succes van een belangrijke manifestatie hangt van verschillende factoren

V

af. Het is belangrijk deze duidelijk te identificeren en in te schatten alvorens zich te lanceren.

lende media voor zich te winnen. In dit geval hadden zich niet minder dan 350 internationale journalisten verzameld in het Forte Village Resort in Sardinië voor de voorstelling van de IFA die plaatsvindt tussen 4 en 11 september in Berlijn en de belangrijkste beurs ter wereld is voor consumentenelektronica en huishoudtoestellen. De inhoud, het echte focuspunt Op de IFA zal het volledige gamma producten getoond De beslissing om een groot aantal personen een ver- worden uit deze dynamische en innoverende sectoren. plaatsing te laten maken veronderTelevisietoestellen (smart-tv, ultrahd-tv), stelt dat er belangrijke informatie “smart devices” zoals smartphones, tazal worden verstrekt of soms dat er blets en andere multifunctionele combelangrijke personen aanwezig zulputers, home-entertainmentelektronica len zijn, maar ook dat het de enige zoals luidsprekers om audio te streamen manier is om een dergelijk netwerk en producten die allemaal met elkaar in te bereiken (wat voor vele organisaeen netwerk staan. ties geldt). De hoofdthema’s zullen draaien rond geVan zodra de beslissing is gevallen, bruiksgemak, energiebesparing en aanbeginnen de voorbereidingen. En dacht voor gezondheid en voeding. die zijn niet mis. Je moet niet alleen De grootste permanente bezorgdheid de berichten op punt stellen maar van de organisatoren betrof het verspreiook kiezen waar de manifestatie zal den van INHOUD. Wat dit betreft is het plaatsvinden, zorgen voor een omvan kapitaal belang om de strategie van Hans Joachim Kamp kadering en voor de opvolging van de sector duidelijk te omschrijven, net als Chairman of the Supervisory de inschrijvingen, de zaal aanklegegevens te bezorgen van marktstudieBoard of GFU den, enz. bureaus of productdemonstraties aan te Het is een werk van lange duur en bieden door verschillende fabrikanten. vol valkuilen. Het is belangrijk te kunnen delegeren naar Let wel, een persconferentie moet de gebruikelijke valgeroutineerde collega’s of, beter nog, uitbesteden aan kuilen vermijden: geen steriele oefening vol moeizame een externe partner die over een stevige ervaring be- lezingen of belerende lessen! Tal van sprekers moeten schikt in de materie (vraag om hun voorgaande realisa- het woord krijgen en er moet genoeg tijd voorzien worties te mogen zien). den om de vragen van de journalisten te beantwoorden. Vooral de locatie van het congres is belangrijk, ook qua ligging. Bedrijven zullen tegenwoordig meer en meer Onmiddellijk ter zake! opteren voor minder verre en dure bestemmingen. Dat geldt ook voor de eet- en drinkgelegenheden die naar Een tip om alles wat dynamischer te maken? Verander het achterplan verdreven worden ten voordele van de bij elke nieuwe presentatie van zaal! inhoud, het enige essentiële punt. De locatie moet alle Een woordje over de geografische locatie... Het Forte mogelijke communicatiemogelijkheden aanbieden, met Village Resort is gemakkelijk bereikbaar. Het bevindt zich op een boogscheut van de luchthaven (45 km) inbegrip van draadloos (en probleemloos) internet. en is gelegen in het hart van een tropisch park waar je meer dan 2000 verschillende soorten planten terugvindt. De laatste 13 jaar werd het door World’s Leading Resort uitgeroepen tot “World’s best Resort”, toch niet min als referentie. Het Forte Village Resort biedt 18 vergaderzalen voor 10 tot 1000 congresgangers aan, telkens uitgerust met de laatste nieuwe audiovisuele installaties. Het telt ook 8 hotels, goed voor 750 kamers en bungalows, waarvan 44 uiterst luxueuze suites. Wifi is overal gratis beschikIFA 2013 baar. Er zijn verschillende restaurants aanwezig en er Global Press Conference: Gala worden tal van activiteiten aangeboden. De “Thermae del Forte” beschikt over 6 zwembaden voor thalassotherapie (zeewater op verschillende temperaturen) en Welkom in Sardinië tal van sauna’s, hammams en sport- en fitnesszalen. Er gaat echter niets boven een voorbeeld, ditmaal ge- Het programma dat de IFA uitgedokterd had, ging put uit onze eigen ervaring als journalisten. We spreken recht op zijn doel af. Vanaf de tweede dag (de eerhier over de persconferentie voor ste was voorbehouden voor de aande IFA in Berlijn, die plaatsvond in komst en het bezetten van de kaSardinië. Ook hier waren er tal van mers) waren er tussenkomsten door beperkingen, te vergelijken met de de verschillende actoren uit de inbeperkingen die een evenementordustrie die nieuwe producten voorganisator ervaart ten opzichte van stelden en “power briefings” hielExhibition Samsung den. ‘s Avonds was er een excursie zijn doelgroep. Om succes te hebben, mag een persconferenvoorzien, gevolgd door een originele tie inderdaad enkel georganiseerd maaltijd. Op de derde dag stond de worden als er belangrijke zaken te melden zijn en er IFA-persconferentie op het programma, gevolgd door groot uitgepakt moet worden om in een klap de verschil- een vragenuurtje en andere gesprekken. Het galadiooral de voordelen voor congresgangers moeten centraal staan in deze denkpiste. Daarbij moet ook de fundamentele vraag gesteld worden of het wel het beste communicatievehikel is want we weten dat er nog vele andere bestaan.

10

Forte Village Sardinia

IFA 2013: Global Press Conference

Maarten de Vries: CEO TP Vision

Christian Göke Chairman of the Managing Board of Messe Berlin

Jens Heithecker IFA Director ner vond diezelfde avond plaats. De vierde dag is iedereen terug vertrokken. Kortom, een evenement met goed gevulde dagen, boordevol nuttige informatie (nog maar eens, vol INHOUD) dat op geen enkel moment het aura van stereotiepe vakantie-uitje met zich meedroeg, zoals meestal met dit type evenementen gebeurt.

Help hen je woorden goed te vertalen! Helaas, onze wereld is niet enkel bevolkt door intelligente mensen , zij spreken nog eens allemaal verschillende talen! Neem twee individuen met een uitzonderlijk hoog IQ die slechts één taal spreken, elk een andere. Buiten enkele gekunstelde, berouwvolle glimlachjes, wordt er niet veel meer uitgewisseld …

J

e zou denken dat we dat tijdperk al lang achter ons hebben gelaten. Tegenwoordig spreekt iedereen Engels, waar hij ook vandaan komt... Dat is waar maar ook niet... Het is namelijk ruimschoots bewezen dat wanneer we onze moedertaal spreken, we onze hersenen maximaal kunnen benutten.

Een bijzonder stresserend werk Inderdaad, wanneer de hersenen zich niet moeten bezighouden met vertalen, kunnen ze naar believen informatie verwerken. Om in informaticatermen te spreken, het is alsof je in “machinetaal” werkt en niet via een emulator. Dit alles om te zeggen dat beroep doen op tolken altijd een goede zaak is, al is het maar tijdens evenementen met grote weerklank zoals belangrijke congressen of seminars, of tijdens een top, bij persoonlijke ontmoetingen tussen twee belangrijke personen. Je kan echter nog efficiënter werken met tolken. Je moet goed weten wat hun werk inhoudt. Het is een bijzonder stresserende job, want in tegenstelling tot vertalers, hebben ze geen tijd om na te denken en opzoekwerk te doen, hun werk gebeurt onmiddellijk en in aanwezigheid van een publiek.

Om de beste resultaten te bekomen, mag je niet te snel spreken en vooral, niet mompelen: de uitspraak is erg belangrijk en het spreekritme moet rustig en redelijk constant zijn. Verlaat je dit kader, dan bezorg je de tolken veel stress en riskeren ze de draad te verliezen.

Jouw woorden, niet die van hen! Niet-verbale emoties vertalen behoort niet tot het domein van de tolk. Het staat niet in zijn script en hij zal die rol niet spelen. Emoties schijnen inderdaad door in de tonaliteit van de stem en meer in het algemeen, via de lichaamstaal... De interpretatie van deze “niet-

verbale boodschappen” is nooit eenduidig. Een andere gulden regel: de tolk mag niet in jouw plaats antwoorden, zelfs niet in het geval van zogezegd “evidente” antwoorden. Hij zal zich tot jou richten, zelfs als de vraag rechtstreeks aan hem gesteld wordt. Tot slot, vraag aan de tolken om altijd te vertalen wat je zegt, zelfs als ze oordelen dat je uitspraken “kwetsend” kunnen overkomen of, meer in het algemeen, als ze slecht kunnen opgevat worden door je gesprekspartners. In dat geval, meldt aan het gezelschap dat wat de tolken gaan zeggen, jouw woorden zijn en niet die van hen. Zo worden zij niet in een moeilijke situatie gemanoeuvreerd.

De basisregels Om deze materie aan te pakken kan je best basisregels bepalen tijdens vergaderingen die het evenement voorafgaan. Je moet het tijdsverloop van het evenement uitleggen, hoelang ze moeten werken voor ze een pauze krijgen, de structuur van de zaal uitleggen, hoe de stoelen opgesteld staan en natuurlijk het jargon definiëren en de idiomatische uitdrukkingen die gehanteerd zullen worden. Als er persoonlijke gesprekken zijn, moet je een fysieke voorstelling geven van de gesprekspartners (foto) en hun meningen en hun stellingnames uiteenzetten. Als er bepaalde gevoelige onderwerpen zijn, moet je de tolken ook hiervoor voorbereiden. Natuurlijk, als er speeches worden voorgelezen, moeten zij hiervan zo snel mogelijk een kopie krijgen.

Let op met humor! Als de gesprekken face-to-face plaatsvinden, zelfs als je de taal die je gesprekspartner gebruikt niet begrijpt, moet je je tot hem richten (en niet tot de tolk). Dat is de enige manier om een vertrouwensrelatie op te bouwen. Vermijd om teveel gebruik te maken van humor en woordspelingen. Het merendeel van de tolken meent dat dit niet goed overkomt, dat het niet goed vertaalbaar is. Als je ondanks alles toch enkele humoristische opmerkingen wil maken, spreek hierover op voorhand met de tolken die nuttige tips kunnen geven. Plan je timing nauwgezet bij een persoonlijk gesprek en vergeet nooit dat wanneer je beroep doet op tolken, de ontmoeting dubbel zolang duurt.

11

Videostreaming in beroering Videostreaming staat op het punt de communicatie tussen bedrijven en hun klanten en tussen verenigingen en hun leden op zijn kop te zetten.

G

Door Steven Vonder Haar, Senior Analist bij Wainhouse Research.

edaan met de eenvoudige nieuwsbrief om een doelpubliek te informeren. Meer dan ooit zijn groepen en verenigingen op zoek naar een inspirerende manier om hun boodschap uit te dragen. In de huidige markt zouden velen al snel kunnen concluderen dat de opkomst van smartphones en tablets met videofunctie de drijvende kracht zijn achter de interesse voor communicatie verrijkt met video. Dat klopt slechts gedeeltelijk. Ofschoon tal van bedrijfsleiders de buzz rond mobiele video in de bedrijfscommunicatie blijven voeden, is dit slechts een eerste stap in de videostreamingmarkt die het comfortabele vaste kader van de persoonlijke computer overstijgt. Om de reikwijdte te vergroten van video’s die door bedrijven en verenigingen gebruikt worden, willen de leveranciers van technologische platformen ons meer videostreaming toereiken. Vergis je niet, we staan aan het begin van een revolutie in streaming die video overal in het bedrijf wil laten doordringen. Elke bedrijfsleider die zich met communicatie bezighoudt, zal plannen moeten opstellen om voordeel uit deze revolutie te halen.

informatie leveren aan deze persoon. Een dergelijke oplossing maakt het mogelijk om pertinente inhoud te leveren aan specifieke segmenten van leden.

Steve VonderHaar medewerkers geen persoonlijke computers of mobiele toestellen ter beschikking hebben. - De «Set-Top» gebruiken. Een heleboel organisaties kunnen er tegenop zien om te investeren in televisietoestellen met internetverbinding omdat ze nog over veel klassieke monitoren beschikken. Daarom bestuderen sommige ontwikkelaars van technologische

Een uitgebreider gebruik van video door bedrijven en commerciële verenigingen zal ook nieuwe kansen bieden aan professionele videomakers. Meer schermen (gevoed door flexibele videostreamingplatformen) betekent meer projecten waar meer inhoud voor moet gecreëerd worden. Veel bedrijven en verenigingen moeten binnenkort beslissen of hun huidig videoarchief volstaat dan wel of ze professionele videomakers moeten contacteren om hun onlinevideoaanbod uit te breiden. Niemand weet welke wijzigingen er zullen komen uit deze wereld van videostreaming die volop in beweging is. Bij het opkomen van

Laten we eens naar de volgende implementeringscenario’s kijken. Ze werden onlangs aangekondigd of worden actief ontwikkeld door leveranciers van technologische streamingplatformen … - Zich richten tot de “over-the-top”. De opkomst van de smart-tv met toegang tot het internet heeft een nieuw geheel aan schermen beschikbaar gemaakt voor videopresentaties die via het netwerk van het bedrijf verspreid worden. Dit systeem wordt in de consumers market “over-the-top”-televisie genoemd. Het kan videocontent uitzenden via zoekrobotten of via gepersonaliseerde toepassingen om videocontent te streamen. Als ze in het netwerk van het bedrijf gebruikt worden, vormen ze een equivalent voor uitzendingen waarbij een eenvoudige videoboodschap automatisch beschikbaar is op grote monitoren.

Qatar National Convention Centre Dat kan in de ontspanningsruimtes voor het personeel, in de receptiezone en de gangen, kortom, overal. Zo is de videocommunicatie in real time beschikbaar op plekken waar

12

Qatar National Convention Centre platformen een manier om decoders te activeren zodat ze videostromen van het internet kunnen sturen naar deze monitoren die zelf geen verbinding kunnen maken. Discover Video heeft een dergelijk product op punt gesteld. Daarmee wordt het mogelijk om digitalsignagetoepassingen te ontwikkelen die goedkoper zijn dan wat meestal voor dit type toestellen bestaat. De volgende jaren zullen we deze decodersystemen zien opduiken bij praktisch elke verkoper van videostreamingplatformen. - Specifieke content leveren voor verschillende externe toeschouwers. Verenigingen die voor deze streamingsystemen opteren, kunnen ze gebruiken om online contentportalen te ontwikkelen die aangepast zijn aan de specifieke interesses van een bepaald groepslid. Door het profiel van het lid te gebruiken om zijn interesses te bepalen, kunnen de verenigingen gepersonaliseerde bundels met

de kabel leek alleen al het idee van 24/24 u nieuws uitzenden belachelijk. Vandaag onderscheidt CNN zich als mondiale leider. Momenteel beginnen we nog maar net te begrijpen wat de invloed van video zal zijn op de efficiënte verspreiding van boodschappen van verenigingen en bedrijven aan hun verschillende doelgroepen. Zij die enkel op mobiele toestellen mikken, riskeren echter de boot te missen. Om het eenvoudig te zeggen, overal zullen er mogelijkheden opduiken om videostreaming te verspreiden. Van zodra je een scherm ziet, van zodra een medewerker toegang heeft tot een digitaal toestel, zal hij toegang krijgen tot ontelbare soorten video’s online. De fundering voor innovatie in professionele videocommunicatie is gelegd. Hoe gaan jij en jouw organisatie zich hierop voorbereiden?

Een paleis dat zorg draagt voor zijn onderdanen! Het is een harde wet: je moet evolueren of je gaat achteruit... Het Palais des congrès in Montréal heeft zijn keuze gemaakt

E

en installeert een nieuwe, ultraperformante technologische omgeving die het van gedaante doet veranderen!

erst en vooral werd de netwerkinfrastructuur voor internetverbindingen, met en zonder draad, verbeterd en een digitaal signalisatiesysteem geïnstalleerd dat gebruikt maakt van een netwerk van touchscreens.

Een toename van ... 350%! Als integrator voor het project viel de keuze op een consortium gevormd door Bell en Cisco. De nieuwe netwerkinfrastructuur laat tot 20.000 gelijktijdige verbindingen toe en maakt gebruik van een breedband van 1 Gb, wat voor een ongeëvenaarde betrouwbaarheid zorgt. Vervolgens heeft de website van het Palais des congrès een ware gedaantewisseling ondergaan en biedt ze een innoverende navigatie. Mobiele toestellen maken vandaag 10 % van het webverkeer uit (een toename van 350 % aan bezoekjes), reden waarom er een versie van de website werd gemaakt die perfect is aangepast aan dit type toestellen. Hiermee kan volop genoten worden van de rijke inhoud en

Palais des congrès Montréal gres van Montréal een mobiele app aan voor de verschillende evenementen die het ontvangt. Organisatoren kunnen kiezen om de app op verschillende niveaus te personaliseren en er informatie in verband met hun evenement en het Palais in te integreren. Deze app zorgt ook voor een minder grote

af te spelen. We luisteren naar Elaine Legault, directrice van de productie en verantwoordelijke voor het project: “het Palais onderscheidt zich al door de kwaliteit van zijn begeleiding. Door technologie aan ons dienstenaanbod toe te voegen,

Palais des congrès Montréal

Palais des congrès Montréal biedt het toegang tot de nieuwe module voor ecommerce. Exposanten kunnen online producten en diensten bestellen en kostbaar advies inwinnen bij de specialisten in evenementenbeheer van het Palais. Via een extranet, te vergelijken met een dienstenloket, kunnen organisatoren de technische en prijsdetails van hun evenement plannen voor een merkbaar betere efficiëntie: het is op elk moment van de dag bereikbaar voor klanten.

Meer mobiele toestellen dan mensen! En nu een spectaculaire voorspelling: volgens Cisco zal tegen het einde van 2013 het aantal toestellen dat verbonden is met het internet het aantal mensen op aarde overstijgen! Daarom biedt het Palais des con-

Palais des congrès Montréal ecologische voetafdruk door minder papier te gebruiken. Wat de dynamische signalisatie betreft (digital signage), vergemakkelijkt ze in grote mate de verplaatsingen van de deelnemers. 88 bovenmaatse aanraakschermen staan op strategische plaatsen opgesteld en begeleiden elke bezoeker of congresganger tot op de gewenste plek. De organisatoren kunnen ook zenduren bepalen om gerichte publiciteit

Palais des congrès Montréal

kunnen onze klanten erop rekenen dat ze een onvergetelijke ervaring meemaken in het hart van een bestemming die gekend staat voor haar creativiteit”. We voegen er nog aan toe dat het Palais des congrès in Montréal zo een mondiaal platform wordt waar het succes van elk evenement via een optimale technologische ervaring loopt.

Palais des congrès Montréal

13

Laten we het grote woord analyseren In de wereld van planning van evenementen, is het grote woord gevallen... Hybride evenementen worden beladen met alle zonden van Israël, maar ze worden er

W

vooral van beschuldigd dat ze echte evenementen willen vernietigen.

e herinneren in twee woorden waarover het gaat: er worden hybride evenementen opgezet zodat mensen live (lijfelijk aanwezig) of virtueel kunnen deelnemen via videoconferentie.

Vernietiging? Het doel is natuurlijk dat mensen die niet fysiek aanwezig kunnen zijn, toch de informatie kunnen verkrijgen die tijdens de echte manifestatie uitgewisseld wordt. Bovendien laat de techniek toe om het evenement nadien te bekijken aangezien het gemakkelijk opgenomen kan worden voor latere heruitzending. De uitzending via het web maakt het mogelijk om een breed publiek te bereiken en grote besparingen te doen. Vandaar dat bij sommigen de vrees bestaat dat ze stilaan in grote mate de zakenreizen zullen vervangen. Nochtans pleiten verschillende redenen voor een samengaan en niet een poging tot vernietiging Zo heeft Meeting Professionals Intenational vastgesteld dat slechts 11 % van de businesseventplanners meent dat de technologie een invloed zal hebben op het aantal echte evenementen. Richard D. Arvey heeft een studie gepubliceerd over

de waarde van echte ontmoetingen waaruit blijkt dat het belangrijkste voordeel ligt in de grotere capaciteit om effectief niet-verbale taal te ontcijferen, waarbij kan toegevoegd worden dat ze voor minder afleiding zorgen. Je wordt inderdaad scheef bekeken als je je mails controleert tijdens de conferentie waaraan je deelneemt, terwijl dit soort sociale druk niet bestaat als je alleen voor je scherm zit!

Cairns Convention Centre Australia

Meer aanwezigheid! Arvey benadrukt ook dat het moeilijker of zelfs onmogelijk is om emoties of complexe ideeën over te brengen als je niet fysiek aanwezig bent. Het is ook moeilijker om anderen te overtuigen. En dat geldt ook voor het bereiken van een consensus over onderwerpen die rechtstreeks zouden raken aan de waarden van de deelnemers, aan attitudes of aan culturele opvattingen. De communicatie kan rijker en krachtiger zijn tijdens persoonlijke ontmoetingen. Videoconferentie geeft niet altijd alle reacties van deelnemers mee, vooral wanneer ze plots en onverwachts tussenkomen.

Rekening houdend met deze stand van zaken blijkt dat hybride evenementen helemaal niet de bedoeling hebben om echte evenementen in de schaduw te stellen. Ook hier gaat het om twee verschillende manieren om een doel te bereiken. De virtuele aanwezigheid bij een evenement is als het ware een laatste toevlucht die het enorme voordeel biedt dat het informatie kan verstrekken die anders totaal onbestaand zou zijn omdat ze zich richt tot personen die toch niet aan het evenement kunnen deelnemen. Ze zorgt dus voor een bijkomende aanwezigheid.

Webconferentie? Alleen maar voordelen! Hier zijn nog enkele cijfers: ongeveer 53 % van de hoge kaderleden en bestuurders van firma’s

V

willen de mogelijkheden van het werken op afstand verruimen.

anuit dit standpunt winnen webconferencediensten meer en meer aan belang in de zakenwereld.

Minder misverstanden en echte interactiviteit Want samenwerken is nog steeds een noodzaak voor een maximaal rendement en met webconferenties kan dit doel op een eenvoudige en goedkope manier bereikt worden. Tegelijkertijd wint telewerk aan populariteit bij de medewerkers. Het is meer rendabel, verhoogt de productiviteit, neemt alle beslommeringen in verband met verplaatsingen naar de firma weg en zorgt voor meer vrije tijd. Maar er zijn ook momenten dat de ploeg moet samenkomen om samen te werken. Videoconferenties (webconferenties) vormen de volgende stap, zij maken een ontmoeting “op afstand” mogelijk. Een webconferentie opstarten vraagt geen grote middelen: een internetverbinding en een computer met webcam en microfoon volstaan. We kunnen trouwens vaststellen dat het merendeel van de mensen al over een standaarduitrusting beschikt en dat er dus geen nieuwe investeringen nodig zijn. In vergelijking met eenvoudige telefonische contacten kan je bij een webconferentie een gezicht plakken op de betrokkenen, wat bijdraagt tot de groepsgeest en voor een hoger engage-

14

ment zorgt. Daardoor wordt er ook niet-verbale taal gebruikt, wat tot een betere verstaanbaarheid zorgt van wat gecommuniceerd wordt. Dat resulteert in minder misverstanden, een beter begrip van de geformuleerde woorden en echte interactiviteit die niet moet onderdoen voor reële situaties.

kunnen zich beter en volgens hun eigen ritme organiseren. Ze worden minder afgeleid, terwijl op een klassiek bureau, zoals we weten, conversaties soms eindeloos kunnen duren en er overal verleidingen op de loer liggen die tijd doen verliezen. De webconferentie voegt bij deze vergelijking een deel responsabilisering toe en nodigt uit tot een nog hogere productiviteit. Regelmatig vergaderen is een goede manier om ervoor te zorgen dat eenieder wel degelijk naar een gezamenlijke doelstelling toewerkt. Tot slot, gebruik maken van een webconferentie wil ook zeggen dat je de vergaderingen die je houdt kan opnemen voor in de toekomst. Dit kan van onschatbare waarde zijn voor vormingen, interactie met de klant of om de competenties van medewerkers te versterken.

Nog productiever! Ontmoetingen zonder verplaatsingen zorgen ook voor niet onaanzienlijke besparingen, met daarbij nog meer tijdwinst en een onmiddellijk return on investment. Studies wijzen uit dat de productiviteit van medewerkers die op afstand werken hoger is dan zij die in een klassieke kantooromgeving bezig zijn. De eersten zijn “meester van hun eigen tijd” en

Asus

Digital signage op hotel, wat te doen en te laten Een interactief digitaal signalisatiesysteem (digital signage) opzetten in een hotel is echt van deze tijd! Maar deze implementatie moet winstgevend zijn en moet tal van voordelen opleveren die inherent zijn aan het systeem.

W

at zijn nu deze sleutelfactoren die je voor ogen moet houden? Wat zijn de struikelblokken die je gaat tegenkomen, aan welke moeilijkheden moet je het hoofd bieden?

De techniek is van geen tel Eerst wat het materiaal betreft. Gasten denken niet aan de techniek maar in functie van oplossingen. Je moet dus zorgen dat de inhoud echt relevant is voor de gasten. Het kan gaan over “hyperlokale” inhoud zoals het afficheren van de menu’s van de dichtstbijzijnde restaurants of ... de kost van jetski’s die gehuurd kunnen worden. Dan Smith, verkoopsdirecteur van Digital Signage Display (LG Electronics USA) meent trouwens dat “de meest geslaagde installaties die aan de receptie, de check-in zijn”. Ze fungeren op dat moment als “elektronische portiers” en bieden zelfs informatie aan die een echte portier niet zou kunnen geven. Hij voegt er nog iets aan toe over hoe informatie actueel moet zijn: “De technologie is geen doel op zich. Wat telt, is de communicatie en als deze niet juist, up to date en ter zake is, zal het systeem gewoonweg geen verschil maken”.

aandacht besteed worden aan de uitgezonden informatie. Dat is essentieel.” Anderzijds, “moet het digitaal signalisatiesysteem de juiste toepassingen bevatten. Of het nu gaat om een toepassing met de laatste vluchtinformatie of met ontspanningsmogelijkheden, of nog een “wayfinder” voor een congres, alle gasten moeten met een druk op het scherm de informatie kunnen opvragen die ze nodig hebben”. De derde regel is eenvoudig: het geheel moet een goede indruk maken, het moet er Visualys mooi uitzien. “En dat is geen vast gegeven: digitalsignagesystemen kunnen hun presentatieformaat en hun achtergronden verWat bovenal belangrijk is, is “locatie, locatie, lo- anderen! Je moet die niet “voor eens en altijd” catie”! Als de gast in de hal is en de digitale sig- regelen en ze dan altijd op dezelfde manier lanalisatie ergens zijdelings hangt, zal de bloot- ten afspelen. Het risico bestaat immers dat de stellingsgraad uiterst laag zijn”, waarschuwt gasten er geen aandacht meer aan besteden!”. De signalisatie moet ook passen in de context Smith. van het hotel waar ze geplaatst is. Alles moet “hotel” uitstralen en tonen dat het bij dat hotel Een betere ervaring voor de gebruiker hoort. De logo’s moeten erop verschijnen, je Ross Bernstein, vicevoorzitter van Four Winds mag niet de indruk krijgen dat de informatie van Interactive, haalt op zijn beurt verschillende be- “weet ik veel waar” komt! Tot slot moet alles gemakkelijk te gebruiken langrijke zaken aan. Hij benadrukt eerst en vooral het belang van de zijn! Inderdaad, “het personeel in hotels kent inhoud, net als Smith: “De klantervaring moet een grote turn-over en het nieuwe personeel verbeteren en vanuit deze zienswijze moet er moet snel met het systeem overweg kunnen”.

Een Wayfinder om de calorieën van een maaltijd te kiezen!

A

ansluitend bij onze opmerkingen over de dieet- en voedingswaarde van maaltijden in restaurants van hotels (een heikel punt voor vrouwen, zoals we al zagen), is het recente initiatief van Nec erg interessant. We spreken hier over een digitale interactieve kiosk die tot doel heeft gezonde voedingskeuzes te promoten. NEC Display Solution heeft zijn aanraakscherm “Wayfinder Menu” onthult op de National Restaurant Association Show. Deze interactieve kiosk geeft informatie aan de gebruikers over het caloriegehalte van elke schotel op het menu in een restaurant. Volgens Rich Ventura, directeur verkoop van NEC, is het toestel bestemd voor eetgelegenheden en fastfooddiensten. Elk gekozen element van het menu wordt opgeteld en het scherm toont de volledige calorische waarde van de maaltijd. Als de gebruiker meent

dat deze te hoog is, kan hij op de optie “gezond” drukken en dan zal het systeem alternatieven voorstellen met minder calorieën. Dit is een interactieve en leuke (en ook intelligente) manier om een menu te kiezen. Misschien wordt het een hype in restaurants (eenmaal de toepassing ook voor tablet bestaat?)...

Magazine Subscription from September 2013 Online Digital Magazine For an online subscription with web access: Subscription: Free of charge: send your e-mail address Printed Magazine For a subscription to the print version with free additional web access. Belgium: one year subscription for 50 EUR : 5 issues per year Europe: one year subscription for 60 EUR: 5 issues per year Outside Europe: one year subscription for 85 EUR: 5 issues per year Payment details will be mailed after subscription

Peerless

Personal Information: Title: . .......................................................................................... Company Name: ........................................................................ Lastname: .................................................................................. Function: .................................................................................... Firstname: .................................................................................. General Email: ........................................................................... Language: English OR French Website:...................................................................................... Phone Number: .......................................................................... VAT Number: ..............................................................................

15

De grote revolutie Ten tijde van Bill Gates en de revolutie ontketend door Windows 3.0 was de visie die doorgang moest worden bij bedrijven: “een desktop

H

op elk bureau”.

et publiek geloofde er niet in... En toch is het vandaag een feit. Wat is de volgende etappe? Net het omgekeerde: een bureau zonder al die informaticarommel!

Niet zichtbaar maar overal aanwezig Wordt de informatica dan verbannen? Helemaal niet! Eigenlijk moet ze voortdurend overal zijn! Maar ze moet wel klein zijn, heel klein, en tevoorschijn komen wanneer ze wordt opgeroepen! Dat is de reden waarom smartphones, tablets en zelfs ook ultranotebooks zo populair zijn vandaag. Eigenlijk is dat de kern van de BYOD-mode (“bring your own device” of “breng je eigen materiaal mee”), maar dan moeten we ze wel kunnen ontcijferen. De harde schijf, de databanken, de klassieke hindernissen, ze zijn er nog allemaal, maar goed verborgen, “in the cloud” of op servers die weggemoffeld staan op plekken waar ze noch het zicht, noch het werkvlak belemmeren. Of je nu voor of tegen deze evolutie bent, is niet belangrijk. Wat telt, is dat ze sowieso zal plaatsvinden, of je het wilt of niet, net zoals de pc’s vroeger hun plaats opeisten op de bureaus. En zo gebeurt het op alle vlakken. Vroeger had je een grote, lawaaierige videorecorder nodig om films te bekijken op

minuscule schermpjes. Tegenwoordig plug je een usb-stick in en verschijnt alles op een scherm met een diagonaal van meer dan één meter! Idem dito op het gebied van fotografie: om foto’s te trekken in het verleden had je zware 6x6-camera’ nodig (of zelfs technische camera’s) en een hele installatie om ze te ontwikkelen en af te drukken, terwijl je nu de klus kan klaren met een eenvoudige iPhone.

Wat hebben we te zeggen? En het tijdperk van de digitale miniaturisatie is nog lang niet afgelopen! Er zitten nog intelligente uurwerken en brillen in de koker die rechtstreeks verbonden zijn met het internet, er is stem- en bewegingsherkenning, echte interactieve televisie met twee schermen (het ene, klassieke toestel om tv te kijken, en het andere, de Bill Gates tablet of smartphone om de ervaring te verrijken of om te interageren), enz. Wat op de helling staat, is de eigenlijke manier van werken. Met de mogelijkheden die al deze toestellen bieden om alomtegenwoordig te zijn, wordt de grens tussen een klassieke aanwezigheid op de werkplek en de huidige betekenis van telewerken erg vaag: zelfs bankloketten worden “virtueel” via interactieve kiosken!

Acer Het bedrijf en zijn medewerkers moeten leren zich deze nieuwe technieken eigen te maken. Zoals we al in deze kolommen zeiden, zijn de uitdagingen groot en hebben ze zowel betrekking op de mentaliteit die moet veranderen als op de veiligheid van de gegevens die verzekerd moet worden. De trein is echter vertrokken en het is zinloos om zich hiertegen iWatch Apple te verzetten. Meer dan ooit beschikken we over hulpmiddelen om onze ideeën gemakkelijker te uiten. En dan zijn we terug aanbeland bij de essentie: hebben we wel ideeën? Wat hebben we te zeggen? Zijn we creatief? Want het is deze verrijking, de content, de toegevoegde waarde die het verschil zal maken.

Er staat heel wat op het spel!

De statistieken spreken boekdelen: tegenwoordig mogen in 75 % van de bedrijven (volgens het studiebureau Ovum) de medewerkers hun eigen toestellen mee naar kantoor brengen

D

(laptops, smartphones, tablets).

e inzet is dus groot en daarom is het belangrijk om de risico’s van BYOD (“bring your own device”) op een rijtje te zetten en strategieën uit te dokteren om deze op te vangen.

Geen verbod! Eerst en vooral, maak je geen illusie, het heeft geen zin om deze toestellen te verbieden! De gebruikers omzeilen de regels omdat ze helemaal niet beantwoorden aan de realiteit op het terrein. Het is verstandiger om een veilig en gecontroleerd gebruik toe te staan volgens welomschreven voorwaarden. Het beleid dat je bedrijf op het gebied van BYOD voert, moet heel duidelijk zijn en goed verklaard. Sommige bedrijven staan bijvoorbeeld elk toestel toe, anderen weigeren Appletoestellen. Kortom, je moet duidelijk bepalen wie wat mag gebruiken en uitleggen waarom sommige toestellen niet gebruikt mogen worden voor bepaalde taken. Let ook op, een iPhone die je via het bedrijf krijgt voor professioneel gebruik mag je niet vergelijken met een persoonlijke iPhone van een medewerker die het op een gemengde manier gebruikt, voor “werk en thuis”. Het verschil ligt in de manier waarop ze gebruikt zullen worden. Geolocalisatie kan bijvoorbeeld

16

botsen met het respecteren van de privacy. Er moet dus een goed doordachte beleid uitgewerkt worden die de wederzijdse verwachtingen bepaalt en uitmondt in een getekend akkoord.

moet je een dubbele boodschap overbrengen aan je personeel: nadruk leggen op de verschillende voordelen van BYOD (en dat zijn er heel wat!), ze opsommen en uitleggen, en tegelijkertijd hen een Asus code van goed gedrag bijbrengen en tonen dat die perfect Bezorgd voor de samengaat met de vrijheid die veiligheid uit een BYOD-beleid voortvloeit. Je mag ook niet alles over En dat is niet alles. Je moet de eenzelfde kam scheren en medewerkers helpen om hun toestellen zo efficiënt mogelijk mikken op een enkel type apparaat: wie had enkete gebruiken. Je bedrijf moet toepassingen op punt stellen le jaren geleden kunnen voorspellen dat er meer om mobiel documenten te beAndroid-telefoons verkocht heren, aanraden om apps voor Lenovo een verhoogde productiviteit te zouden worden dan iPhones? Wie had kunnen installeren, zelfs als deze betalend zijn. denken dat tablets de verkoop van draagbare computers zouden doen Tot slot moeten de gebruikers zich op een kelderen ... of dat tablets eenvoudige manier kunnen het moeilijk zouden krijgen richten tot een (of meerdere) eigen specialist(en) die bereid door de huidige “phablets” is/zijn om antwoorden te geven (een mengvorm tussen bij problemen. BYOD heeft veel smartphone en tablet)? De aandacht moet in de voordelen, maar zijn implemenStreetcharger Pensa solar tatie in het bedrijf moet zo effieerste plaats uitgaan naar powered phone charging ciënt mogelijk gebeuren. de beveiliging. Daarvoor

Afdrukken die indruk maken! Er is een overvloed aan tools voor marketingcommunicatie beschikbaar. Een ervan, de afdrukken op groot formaat, wordt wat links gelaten. Toch is het een heel rendabele

A

methode die in grote mate polyvalent is.

fdrukken op groot formaat zijn afdrukken die indruk maken maar toch een zekere elegantie en dynamisme geven aan de producten of diensten die ze promoten.

Zonder weerga In het bedrijf zelf, tijdens publiciteitscampagnes, op handelsbeurzen, in stadions, in de straten zelf (op doeken rond buildings die gerenoveerd worden en

In de hal van het bedrijf zal een afdruk op groot formaat zich majestueus ontplooien: stel je volledige panden voor met gigantische foto’s van de realisaties van het bedrijf, kleurrijke foto’s vol emotie! De bezoeker wordt onmiddellijk ondergedompeld in de “bedrijfscultuur” en het imago krijgt een echte boost! Afdrukken op groot formaat uitgewerkt op vinyl kennen hun gelijke niet om evenementen te begeleiden en te benadrukken. Een slagzin in de hoogte gehangen, een uitvergroot logo als decoratie? Geen probleem, dat kan allemaal gerealiseerd worden en wel op heel korte termijn! De kwaliteit is op haar beurt uitzonderlijk maar hangt altijd af van het origineel. Een mislukte foto zal niet veel “effect maken”, terwijl een gelukt beeld volledig gesublimeerd wordt.

Wagens worden publiciteitsagenten!

op de grond zelf!), afdrukken op groot formaat kennen hun gelijke niet omdat ze zo specifiek zijn. Er worden verschillende dragers gebruikt, waaronder voornamelijk vinyl, doek en klevers, die al bij al helemaal niet duur zijn. Daarbij komt natuurlijk nog papier, maar ook langs achter belichte folies, stoffen en texturen, om maar een klein idee te geven van de diverse mogelijkheden!

Het stadsbeeld kan een metamorfose ondergaan als er gebruik wordt gemaakt van afdrukken op Vedi groot formaat. Winkels kunnen bijvoorbeeld beslissen om hun ramen te gebruiken om met de straat te communiceren met behulp van transparant materiaal dat op groot formaat gedrukt wordt. Deze vitrinestickers en raamtekeningen kunnen op maat gemaakt worden en zijn eenvoudig op te hangen en weg te nemen. Er kan zelfs een volledige façade gebruikt worden om een boodschap over te brengen of gewoon een logo te afficheren!

Roland Afdrukken op groot formaat zijn ook fantastisch om een autovloot te onderscheiden en er logo’s en andere nuttige informatie op te plaatsen (telefoonnummer, internetadres, firmanaam). Wanneer deze wagens dan rondrijden, toveren ze zich om tot publiciteitsagenten en imagoversterkers (je zou versteld staan van het aantal mensen dat bij het voorbijgaan de website of telefoonnummer opschrijft!). Wat de concurrentie tussen afdrukken op groot formaat en digital signage betreft, hebben we te maken met een verkeerd debat. Beide technieken zijn verschillend en mikken op een ander gebruik. Afdrukken op groot formaat mikken op duurzaamheid (het beeld verandert niet) en ... op het grote (of zeer grote) formaat, dat de oppervlakte van de grootste schermen ver overstijgt. Een op maat gemaakte grote afdruk kost natuurlijk heel wat minder dan de installatie van een digitalsignagesysteem.

Imex 2013: Politicians Forum 2013

17

Wainhouse Research Unified Communications & Collaboration Summit Shaping Up to be Biggest, Best Ever Six senior analyst speakers, more than 16 sponsors, emerging tech showcase, and birds-of-a-feather sessions part of big event Alan D. Greenberg, Senior Analyst & Partner, Wainhouse Research We’re just a few short weeks away from our 13th annual North American Summit, which will take place 16-17 July in Santa Clara, California, USA. While not exactly a hop skip and a jump away from our European readers, we

always get some intrepid travelers who cross the pond to attend. And this year, with a location in the Silicon Valley, we expect this North American event to be more global than ever. (Already attendees are registered from the UK, Brazil, Australia, Canada, Japan, and of course the U.S.) This year’s event will focus on how to develop a UC&C strategy, integrate existing collaborative technologies into next-generation solutions, reap business benefits, and drive business transformation. We will draw on the depth of start-ups and established vendors alike from the region and across the globe. We’ll explore the entire ecosystem of UC&C technologies and current challenges, and discuss how different solutions address these challenges. We also have some new elements to the event: an emerging technology showcase, and birds-of-a-feather sessions. The emerging tech showcase will consist of product demos and elevator pitches describing new, cutting edge technologies. On day 1, RHUB Communications, Mersive, NextPlane, and ZipDX will focus on web conferencing, meeting room display, unified communications federation, and conferencing services. On day 2, Evogh, Tely Labs, Sabre Virtual Meetings, and Altia Systems will demonstrate the latest new developments in cloud-based video conferencing, low-cost conference room systems, scheduling services,

18

and new camera technologies. The other new element of the event will be the birds-of-a-feather luncheon. On day 1, Tuesday 16th of July, attendees will enjoy a buffet lunch and join tables where Wainhouse Research analysts and select guest speakers will moderate conversations on specific topics of interest. In keeping with the technological basis of the event, topics will be “crowdsourced” and voted on prior to the event. We expect lively conversations surrounding the future of cloud-based collaboration, data vs. video, how to make managed services work effectively, whether or not low-cost display technologies with integrated collaboration will supplant more expensive tech, and the like. No fewer than seven Wainhouse Research analysts will be available for face-to-face meetings and six will be on the agenda. Bill Haskins will talk about Microsoft Lync: Center of Gravity or Black Hole! Alan D. Greenberg will explore @ the Device and @ the App: New Applications for Collaboration, Training, and BYOD. Andrew W. Davis’s talk is Video Conferencing: Disruption Ahead. Steve Vonder Haar will talk about Embracing the Evolution in Enterprise Streaming. Marc Beattie will explore new services in Can You Hear Me Knocking? How New Collaboration Services are Dri-

ving Growth. And Andy Nilssen will talk about HD Web Conferencing: Video Conferencing Without the Hassles, where he will be joined by executives from Citrix and Adobe Systems who will describe how their customers are deploying video within web conferencing. Other panels will include Peter Riering-Czekalla, Chief Creative Officer of NudeAudio, who will discuss consumer-oriented audio products organization uses collaboration technologies for its global operations. And other panels will include vendors and end users alike exploring today’s best practices and the future of collaboration and UC technologies. As an example, one pa-

nel will discuss how tomorrow’s technologies are likely to impact infrastructure and endpoints alike, and how to prepare your organization for change, with Jerry Pompa, Senior VP and Division Manager, Compunetix; Mark Szelenyi, Vice President, Webcasting Product Management, ON24; Mark Cray, EVP, Global Sales and Marketing, Applied Global Technologies; and Mike Brandofino, EVP Video and UC, AVI-SPL, appearing together in a Wainhouse Research-moderated session. Keynoter Peter Stewart of PGi will wax eloquent on where we’ve come from and where we’re going as an industry. Ellen Wagner, Executive Director, WCET will talk about The New EDUdotcom: Boom, Bubble, or Bust? John Burton, Product Manager Workplace / IT Operations Client Services for global banking giant HSBC Holdings PLC, will talk about the challenges he faces daily in delivering conferencing to HSBC’s 280,000 global staff. Other topics will range from new streaming technologies and how they fit into a UC&C universe, to methods of driving adoption and change within an organization. Current gold sponsors include PGi, InterCall, Blue Jeans Network, and Kontiki. Silver sponsors include Compunetix, Evogh, ON24, TelyLabs, AGT, Mersive, Sabre Virtual Meetings, AVI-SPL, Altia Systems, and Barco. Tech showcase sponsors include Evogh, TelyLabs, Mersive, RHUB Communications, NextPlane, Sabre Virtual Meetings, Altia Systems, and ZipDX. We were still finalizing the agenda as this article was going to press, but the best place to find out the latest is on our website: www.wainhouse.com/sc2013 For those who cannot join us, we certainly will report back on what we have learned in the next issue of Communications Business Solutions.

19

Wat experts denken over digital signage Digital signage lijkt een ideaal medium om met klanten, personeel of voorbijgangers te communiceren.

T

cuits.

och blijven er nog uitdagingen die niet veel verschillen van diegene die opduiken in andere communicatie- en commercialiseringcir-

De return on investment Een van de moeilijkste zaken om op te lossen in digital signage is hoe de return on investment te meten. Werd het beoogde doel behaald? En indien ja, in welke mate? Volgens James Papworth van Professional Publishers Association zou je het probleem al voor de helft kunnen oplossen door de parameters die in het spel zijn te identificeren en aan elk van hen een bepaald gewicht toe te kennen. Maar dat is niet eenvoudig. En het wordt nog complexer als minder “tastbare” aspecten moeten gemeten worden zoals het gevoel dat een merk oproept, de klantervaring of de indirecte financiële belangen. Wanneer digital signage op het verkooppunt staat opgesteld en een of ander product aanprijst, is de opvolging van de verkochte aantallen met een “voor en na”-vergelijking een absoluut criterium. Dat geldt

ook voor het aantal nieuwe abonnementen, deelnemers, enz. (in functie van wat je aanbiedt/verkoopt/communiceert). Als het verschil positief uitvalt, ga je er natuurlijk mee door! Je kan ook rekening houden met het geld dat je uitspaart door digital signage te gebruiken, want het spreekt voor zich dat er bijvoorbeeld minder kosten voor drukwerk zijn of voor transport, geld dat vroeger besteed werd aan de verdeling en het updaten van de communicatie.

Een “explosie” aan creativiteit! Toch moet je ook rekening houden met de kost van digital signage op zich. De toestellen opstellen, de inhoud bedenken, het systeem beheren... allemaal operaties die uitgevoerd moeten worden door externe mensen maar vaak aangestuurd door de marketingafdeling die goed geplaatst is om de kosten in het oog te houden. Er bestaan ook trucjes om er nog meer uit te halen. Digital signage moet boodschappen verspreiden door beroep te doen op innovatie: er is een “explosie” aan creativiteit nodig, maar die moet ten dienste

staan van je doelen, die altijd voor ogen moeten gehouden worden. Vermijd flagrante fouten zoals een touchscreen opstellen voor een talrijk publiek (dat dus onmogelijk te gebruiken is) of een te lange content voorzien die onaangepast is aan de passagetijd van je publiek. De techniek mag geen doel op zich zijn, ze moet zich aanpassen aan het doel dat je beoogt en niet andersom. Tot slot, ga recht op je doel af: je moet echt nuttige dingen tonen aan je publiek dat al een overdosis krijgt aan allerlei informatie. Kies voor gegevens die aangepast zijn aan de situatie en concreet zijn. Of “de technologie kan ons enkel helpen als zij goed gebruikt wordt”.

DS en wat de professionals ervan denken We hebben het al dikwijls geschreven, digital signage is een technologisch hoog renderend platform waarmee je met

E

je klanten of personeel kan communiceren, naargelang je organisatie.

en digitalsignagesysteem bevat enkele uitdagingen die je moet kunnen aangaan.

Durf anders te zijn Het is moeilijk om de impact te meten, vooral als het gaat om bijvoorbeeld een imago dat je wil promoten. In “puur commerciële  » gevallen daarentegen zal het verschil tussen de verkoopcijfers voor en na de invoering van digital signage een sterke aanwijzing vormen. Besparingen op het vlak van drukwerk komen ook in deze korf van besparingen terecht omdat je geen affiches meer moet maken en updaten. Om het systeem op te stellen en te onderhouden zal je waarschijnlijk beroep doen op externe specialisten. De content als dusdanig zal op zijn beurt aangeleverd worden door je medewerkers, eenmaal het basisschema voor de presentaties opgesteld is. Je zou best slechts een verantwoordelijke aanduiden die goed op de hoogte is en niet in het duister tast. Wat de advertenties in het bijzonder betreft, benadrukken de specialisten de noodzaak om anders te durven zijn. “Je moet aan de klanten een aangename marketingervaring bezorgen, eenvou-

20

dig, immersief, uitnodigend... en creatief!” (Jem Lloyd-Williams, Mediacom). Dat betekent dat jouw oplossing geen « copy/paste » mag zijn van een ander bedrijf maar moet beantwoorden aan jouw specifieke behoeftes. Je maakt een onderscheid door de inhoud van de boodschappen, door de multimediabestanden en de plaatsing van de schermen en het gebruikte materiaal.

Pas je aan je publiek aan “Om de gewenste creativiteit te bereiken moet je vertrekken van je doelstellingen, je strategie en deze creativiteit zo uitbouwen dat ze erin vervat zitten: creativiteit moet altijd een doel hebben”.

Touch2View (Bruce McColl, hoofd van MKT Mars). Je moet je ook aan je publiek aanpassen en bijvoorbeeld geen ingewikkelde technologie voorstellen aan senioren, noch lange video’s om te bekijken op plaatsen met korte passage. De strategie bepaalt welke technologie te gebruiken en niet andersom. Je moet niet het aantal widgets uitbreiden voor de fun, je moet ook die eruit zoeken die bij je publiek aansluiten. De widget “weerbericht” kan nietszeggend zijn op bepaalde plaatsen terwijl het op andere wel gewaardeerd wordt. Zo denkt ook Steve Willmore erover, medestichter van Monk: “We moeten de belangrijke zaken selecteren, aangepast aan de beoogde consumenten. De technologie kan hierbij helpen als we die op de juiste manier hanteren “.