BILAN. Handleiding Pandora Versie 1.1 bij softwareversie 2.0. Pandora-2 Handleiding versie 1.1

Pandora-2 Handleiding versie 1.1

Handleiding Pandora Versie 1.1 bij softwareversie 2.0

BILAN Pandora-2.0, Handleiding versie 1.1 – 24 januari 2006, blz. 1


Pandora-2.0, Handleiding versie 1.1 – 24 januari 2006, blz. 2


Inhoudsopgave 1

Vooraf................................................................................................................................................................................... 5

2

Praktische aanwijzingen................................................................................................................................................... 6

3

Installeren van Pandora-2 onder Windows XP ............................................................................................................ 7

4

3.1

Installeren van Pandora-2 .................................................................................................................................... 7

3.2

Deïnstalleren (verwijderen) van Pandora (XP) ................................................................................................ 9

3.3

Pandora gebruiken..............................................................................................................................................11

3.4

Hoe ziet Pandora-2 er uit?.................................................................................................................................13

Pandora: algemene functies..........................................................................................................................................15 4.1

Object .....................................................................................................................................................................15 4.1.1 Object – Nieuw ........................................................................................................................................15 4.1.2 Object – Openen .....................................................................................................................................16 4.1.3 Object - Verwijderen naar prullenbak ...............................................................................................16 4.1.4 Object – Opslaan.....................................................................................................................................16 4.1.5 Object – Afdrukken ................................................................................................................................17 4.1.6 Object – Zoeken ......................................................................................................................................19 4.1.7 Object – Afsluiten ...................................................................................................................................20

4.2

Bewerken...............................................................................................................................................................20

4.3

Extra........................................................................................................................................................................21 4.3.1 Extra – Back-up/Terugplaatsen en conversie van Pandora-1 ........................................................21 4.3.2 Extra – Export naar XML........................................................................................................................23 4.3.3 Extra - Import vanuit XML.....................................................................................................................24 4.3.4 Extra – Rapport........................................................................................................................................25 4.3.5 Extra – Prullenbak...................................................................................................................................27 4.3.6 Extra – Gebruikerslijst............................................................................................................................28 4.3.7 Extra – Museum.......................................................................................................................................28

5

6

4.4

Info..........................................................................................................................................................................29

4.5

Snelknoppen op het formulier.........................................................................................................................29

4.6

De onderste twee regels van het formulier..................................................................................................29

Pandora openen: zes tabbladen...................................................................................................................................30 5.1

Tabblad basisregistratie.....................................................................................................................................31

5.2

Tabblad historisch................................................................................................................................................33

5.3

Tabblad technisch................................................................................................................................................36

5.4

Tabblad verwerving ............................................................................................................................................37

5.5

Tabblad invoer .....................................................................................................................................................40

5.6

Tabblad documentatie .......................................................................................................................................41

Technische gegevens .......................................................................................................................................................42 6.1

Systeemeisen.........................................................................................................................................................42

6.2

Tabeleigenschappen...........................................................................................................................................42

6.3

Importbeschrijving: inleiding............................................................................................................................45 6.3.1 Veldbeschrijving ......................................................................................................................................45 6.3.2 Toestand van het object ........................................................................................................................47 6.3.3 Foto’s van objecten importeren..........................................................................................................47 6.3.4 Gebruikersnaam......................................................................................................................................47



6.3.5 In bruikleen van…tot .............................................................................................................................47 6.3.6 XML-formaat............................................................................................................................................47 6.3.6.1

XML-Header en XML-footer.....................................................................................................48

6.3.6.2

Beschrijving van de structuur van de gegevens ..................................................................48

6.3.6.3

De gegevens zelf.........................................................................................................................48

6.3.6.4

Voorbeeld minimale recordvulling.........................................................................................49

6.3.6.5

Voorbeeld maximale recordvulling ........................................................................................49

6.3.6.6

Voorbeeld compleet importbestand......................................................................................50



1

Vooraf

Dit is de handleiding (versie1.1) bij Pandora-2 (versie 2.0). Hoewel Pandora zo duidelijk is opgezet dat u er onmiddellijk mee aan de slag kunt, is het aan te bevelen deze handleiding door te lezen. Hierdoor kunt u voorkomen dat bij sommige onderwerpen (zoals Backup en Terugplaatsen, Prullenbak (bladzijde 27) en Foto invoegen/wissen fouten worden gemaakt. Pandora-2 werd in 2005 in opdracht van de Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland (SCEZ) gemaakt door Fontys Bilan (Fontys Hogescholen) als vervanging en aanvulling op de eerste versie die in 2002 gemaakt werd in opdracht van de provincie Limburg. De software van Pandora-2 werd geschreven door Mbark te Tilburg. Pandora is bedoeld voor (de kleinere) musea en biedt de mogelijkheid om collectie(s) eenvoudig en snel digitaal te registreren. In deze handleiding wordt u stap voor stap begeleid in de installatie en het gebruik van Pandora-2. De meest recente tekst van deze handleiding evenals veelgestelde vragen van gebruikers en de bijbehorende antwoorden worden geplaatst op een Pandorawebsite. Deze site is te bereiken op het adres http://www.fontys.nl/bilan/Pandora Daar vindt u ook een telefoonnummer waarop u tot een half jaar na aanschaf van Pandora kunt bellen voor eventuele technische en andere problemen. Daarna kunt u uw vragen via e-mail richten aan de Pandoraredactie op het adres [email protected] Aan deze tekst, noch aan de bijbehorende software, kunnen rechten worden ontleend. Bilan, J.P.W.A. van Dijk C.J.M. Witteveen



2

Praktische aanwijzingen

Als in deze tekst staat dat u (dubbel-)klikt met de muis dan wordt de linker muisknop bedoeld. Als de rechter muisknop wordt bedoeld, staat dat er apart bij



3 3.1

Installeren van Pandora-2 onder Windows XP Installeren van Pandora-2

1.

Doe de Pandora-Cd in uw Cd-drive.

2.

Kies op de Cd het bestand Setup.exe. Pandora-2 laat een blauw scherm zien met de volgende tekstdialoog:

De vertaling luidt: Welkom bij het installatieprogramma van Pandora-2. Setup kan geen systeembestanden installeren of gedeelde bestanden wijzigen als die in gebruik zijn. Voor u verder gaat raden wij u aan om alle andere programma’s af te sluiten. Met OK geeft u aan dat u eventueel geopende programma’s heeft afgesloten, met de andere knop (Exit Setup) kunt u het installatieprogramma afbreken. TIP: wanneer u andere programma’s wilt afsluiten zonder het installatieprogramma te verlaten kunt u met de toetscombinatie Alt+Tab naar eventuele geopende programma’s gaan en deze afsluiten.



3.

Pandora-2 laat vervolgens het volgende dialoogscherm zien:

De vertaling: Start de installatie door op de knop hieronder [= de knop met het plaatje] te drukken. Klik op deze knop om de Pandora-2 software te installeren in de aangegeven directory. Standaard wordt de directory C:\Program Files\Pandora2\ aangegeven. Wanneer u Pandora-2 op een andere plaats op uw harde schijf wilt installeren, dan klikt u op de knop Change Directory. 4.

Pandora-2 komt dan met het volgende dialoogscherm: De vertaling van dit schermpje (dat bij

u

andere

onderdelen

zal

bevatten dan hier te zien zijn) luidt: Pandora 2 Kies een Programma Groep. Daaronder staat: Setup zal onderdelen

toevoegen

aan

de

groep die te zien is in het vakje Program

Group

[=Programma

Groep]. Het is aan te bevelen om deze suggestie van Setup op te volgen en de knop ‘Continue’ [=Doorgaan] aan

te

klikken,

maar

u

mag

natuurlijk ook een eigen naam bedenken.



5.

Pandora-2 begint dan met het installeren van bestanden. Tijdens de installatie kunt u schermen van het volgende type tegenkomen (zie afbeelding hieronder). De vertaling: Versie Conflict. Er wordt een

bestand

nieuwer

is

gekopieerd dan

het

dat

niet

bestand

dat

momenteel op uw systeem aanwezig is. Dan wordt de bestandsnaam F( ile name) genoemd en de beschrijving (Description)

en

uw

versie

(Your

version). Dan wordt gevraagd Wilt u dit bestand behouden? Ja, Nee, Nee op alle vragen. U wordt aangeraden bij dergelijke schermen altijd op Ja (Yes) te klikken.

6.

Wanneer de installatie succesvol is meldt Pandora-2 dit met het volgende schermpje:

3.2 1.

Deïnstalleren (verwijderen) van Pandora (XP)

Ga naar Start (linksonder in het scherm) 2.

Kies

3.

Kies Software.


Configuratiescherm


4.

U krijgt dan het volgende scherm waarin u op de regel waar Pandora staat Verwijderen aanklikt:

Vertaling: Verwijdering van de Toepassing. Weet u zeker dat u Pandora 2 en al zijn onderdelen geheel wilt verwijderen? Als u daar zeker van bent beantwoordt die vraag met Ja. 5.

Pandora kan tijdens het verwijderen van de onderdelen vragen of gedeelde bestanden moeten worden verwijderd (Remove Shared File?). Als u niet zeker weet of gedeelde programma’s nog nodig zijn voor andere Windowstoepassingen, kunt u ze gewoon op uw computer laten staan. In dat geval kiest u No, of No to all als u alle bestanden in deze reeks niet wilt verwijderen. Wanneer u zeker weet dat u deze bestanden niet meer nodig heeft, klikt u op Yes of Yes to all als u al deze bestanden wilt verwijderen.



3.3

Pandora gebruiken

1. Om Pandora te starten kunt u op uw bureaublad klikken op het icoontje dat hiernaast staat afgebeeld. U kunt ook beginnen via Start – Alle Programma’s – Pandora2.lnk

Pandora. U kunt het icoon ook vandaaruit (met de muis) naar uw bureaublad slepen als het daar nog niet staat, om de volgende keer sneller toegang te hebben. U krijgt dan het startscherm met de auteursrechtgegevens in beeld:

2. Om

het

starten

programma klikt

u

op

te het

bovenstaande scherm. Wanneer u Pandora voor de eerste keer start, wordt u gevraagd om zich aan te melden als invuller van collectie gegevens

én

om

het

museum en museumnummer op te geven. Er kunnen in de lijst van invullers na verloop van tijd ook meerdere personen staan. De naam van de invuller wordt bewaard mét het object

of

invuller

de

objecten

heeft

die

de

aangemaakt

of

bewerkt. De lijst van invullers / gebruikers kan tijdens volgende sessies steeds worden aangepast. In deze

versie

bovendien

van worden

Pandora

kan

aangegeven

worden wie wel en wie geen rechten heeft om veranderingen aan te brengen.



Nadat u Pandora-2 gestart heeft, selecteert u Extra, Gebruikerslijst

en

Toe-

voegen om meer gebruikers aan de lijst toe te voegen.

Alle

namen

van

alle

gebruikers verschijnen bij volgende sessies in de lijst. Wanneer de aanmeldingsprocedure is voltooid komt de gele basisregistratiekaart in beeld en kunt u beginnen met het invoeren van uw collectiegegevens.



3.4

Hoe ziet Pandora- 2 er uit?

Met de knopjes rechts bovenaan op de blauwe balk van Pandora kunt u Pandora stoppen (x), schermvullend maken ( ) of ‘minimaliseren’(-). Minimaliseren betekent dat het programma wel actief blijft, maar alleen verkleind onder in uw beeldscherm te zien is. Pandora heeft zes verschillende tabbladen met elk een eigen kleur: §

Geel: basisregistratie (verplicht geheel in te vullen, de overige bladen mogen desgewenst leeg blijven)

§

Blauw: historisch (historische gegevens van het object)

§

Roze: technisch (technische gegevens van het object)

§

Lila: verwerving (verwervingsgegevens van het object)

§

Grijs: invoer (gegevens over de invuller van de gegevens van het object)

§

Groen: documentatie (ruimte voor allerlei tekstgegevens die kunnen worden ingetypt of met knippen en plakken kunnen worden opgehaald uit andere programma’s, bv. MSWord)

Alleen de basisregistratie (geel) moet geheel worden ingevuld, de andere tabbladen mogen ook leeg blijven en kunnen eventueel later worden ingevuld. Deze tabbladen worden hieronder één voor één besproken, ná een overzicht van de algemene functies van Pandora.



Inventarisnummer

Maximaliseren van het scherm

Titel van het object

Minimaliseren van het scherm Pandora’s doos

Afsluiten van Pandora Snelknoppen

Algemene functies

Tabbladen

Invulvelden

Museumgegevens

Melding dat de basisregistratie is afgerond Navigatieknoppen

Positie van het object in de collectieregistratie


Eenmalig terughalen van eerdere invoer


4

Pandora: algemene functies De afbeelding links laat een stukje zien van de linkerbovenhoek van het traditionele Pandorascherm. Uiterst links bovenaan staat het icoontje van Pandora (het geopende doosje). In de huidige versie staan na ‘Pandora 2’ na invulling en opslag van de eerste objectgegevens automatisch het inventarisnummer (in dit geval: 1) en de titel van het object te staan. U kunt hier dus steeds zien welk object u voor zich heeft. Op de tweede regel staan de menu’s Object, Bewerken, Extra en Info. Hieronder wordt aangegeven welke mogelijkheden deze menu’s herbergen.

4.1

Object

Wanneer u klikt op Object, rolt het hiernaast afgebeelde menu uit. U kunt elk van deze mogelijkheden kiezen. Hieronder worden ze stap voor stap behandeld.

4.1.1

Object – Nieuw U kunt hier kiezen voor een nieuw Leeg object of voor de mogelijkheid van een nieuw object Op basis van huidig object. Het verschil is dat een nieuw Leeg object een geheel leeg invulformulier oplevert en een nieuw object Op basis van huidig object

een

invulformulier

waarin de gegevens van het vorige object worden overgenomen. Dat kan erg handig zijn wanneer u een aantal nauwelijks van elkaar verschillende



objecten na elkaar wilt invoeren. U hoeft dan niet telkens alle gegevens in te typen, maar alleen velden te wijzigen waar dat nodig is. Vanzelfsprekend wordt bij een object Op basis van huidig object het veld Inventarisnummer leeg gelaten omdat twee objecten nooit hetzelfde (unieke) inventarisnummer mogen hebben. U moet in dit geval alleen het Inventarisnummer nog toevoegen.

4.1.2

Object – Openen

Wanneer u kiest voor Object – Openen, verschijnt het schermpje dat u hieronder ziet afgebeeld. U kunt daar een Inventarisnummer opgeven van een object in uw collectie. Wanneer u dan op OK klikt, zal het ingevulde formulier

van

dat

object in beeld komen en kunt u dat bekijken of bewerken. U kunt op deze manier natuurlijk ook een reeds ingevuld formulier openen van een object dat vergelijkbaar is met het nog niet ingevoerde object. Wanneer u vervolgens kiest voor nieuw object Op basis van huidig object neemt u het al ingevulde formulier als voorbeeld voor het nog niet ingevoerde object (zie 4.1.1 hierboven) en kunt u hierin wijzigingen aanbrengen.

4.1.3

Object - Verwijderen naar prullenbak

Wanneer u een al ingevuld formulier wilt verwijderen uit de collectie kiest u Object – Verwijderen

naar

prullenbak.

Verwijderen

heeft

natuurlijk

alleen

zin

als

de

basisregistratiekaart van dat object al is ingevuld (een leeg object verwijderen hoeft natuurlijk niet). Verwijderen naar de prullenbak is overigens nog geen definitieve verwijdering. Pandora heeft de mogelijkheid om een of meer objecten uit de prullenbak terug te zetten. Definitief wordt de verwijdering pas als u de prullenbak leegmaakt. Zie daarvoor paragraaf 4.3.5.

4.1.4

Object – Opslaan

Object - Opslaan (zie afbeelding hiernaast) kiest u, wanneer u het ingevulde formulier wilt opslaan. Deze mogelijkheid doet overigens hetzelfde als de snelknop Opslaan op de regel met snelknoppen. Pas nadat u het object heeft opgeslagen komen het inventarisnummer en de titel op de topregel van Pandora-2 te staan.



4.1.5

Object – Afdrukken Wanneer u de gegevens van één object wilt afdrukken kiest u de mogelijkheid Object - Afdrukken. U krijgt dan vervolgens

een

schermpje

te

zien

dat

uw

eigen

printerconfiguratie weergeeft (dat is op iedere PC anders). Wanneer u een printopdracht geeft, worden de gegevens van alle tabbladen van het gekozen object overzichtelijk onder elkaar afgedrukt. Een voorbeeld vindt u op de volgende bladzijde.





4.1.6

Object – Zoeken

Wanneer u van een object het inventarisnummer niet kent, maar wel andere gegevens, dan gebruikt u Object - Zoeken (zie de afbeeldingen hieronder). NB: indien u het laatst ingevulde

object

voorafgaand

aan

het

zoeken opslaat, wordt dit ook betrokken in de zoekresultaten. Het zoekscherm geeft u uitgebreide mogelijkheden om een object in uw collectie te zoeken. U kunt bovenaan een zoekterm invullen en op één of meer velden (bv. titel, inventarisnummer, vervaardiger, datering, technische gegevens, etc.) zoeken naar een object. Het is daarbij niet nodig om alle velden in te vullen. Als u bijvoorbeeld zeker weet dat het gezochte object in bruikleen is verkregen, dan zult u naar alle waarschijnlijkheid (dat hangt natuurlijk af van de omvang van uw collectie en het aantal bruiklenen daarin) kunnen volstaan met het invoeren van de zoekterm ‘bruikleen’ en het aanklikken van Basisregistratie Verwerving trefwoord. U krijgt dan als zoekresultaat alle objecten die in bruikleen zijn verworven. TIP: U kunt gebruik maken van een zgn. wildcard (het procentteken (%)) om te zoeken op delen van woorden in een of meer velden. Als u als zoekterm invult %pen en als veld kiest voor Basisregistratie - Titel, dan zal Pandora alle objecten laten zien waar in de titel een woord staat dat eindigt op –pen. Vult u daarentegen pen% in voor hetzelfde veld (Titel), dan krijgt u alle objecten die in de titel een woord hebben dat begint met pen-.



Wanneer het object of de selectie gevonden is, Lege regel

toont

Pandora

hiernaast

het

afgebeelde

Resultatenscherm. U ziet het inventarisnummer en de titel in de lijst staan. Wanneer u het gezochte object met de linker muisknop aanklikt en op OK klikt, verschijnt het formulier van dat object in beeld, zodat u het kunt bekijken of wijzigen.

4.1.7

Object – Afsluiten Wanneer u kiest voor Object – Afsluiten vraagt Pandora of u een back-up wilt maken. Het object afsluiten betekent namelijk ook dat Pandora wordt afgesloten. Wanneer u Ja aanklikt, maakt Pandora een back-up van uw gegevens, geeft aan waar de back-up is opgeslagen en sluit vervolgens het programma af.

4.2

Bewerken

Het menu Bewerken levert bij aanklikken alleen een actief rolmenu op (Knippen, Kopiëren, Plakken in zwarte letters) wanneer u eerder een stukje tekst in Pandora of in een Windowsprogramma zoals



MSWord heeft ‘geknipt’ (=weghalen) of gekopieerd (= kopiëren en het origineel laten staan) en in Pandora-2 wilt plakken (= neerzetten van de tekst(kopie). Dat kan handig zijn, vooral bij langere stukken tekst en documentatie die u binnenhaalt uit andere programma’s dan Pandora-2. Overigens kunt u op dezelfde manier knippen-kopiëren-plakken met de rechter muisknop.

4.3

Extra Het menu Extra levert het volgende uitrolmenu op (zie afbeelding). U heeft daar de mogelijkheden van Back-up / Terugplaatsen, Export naar XML, Import van XML, Rapport, Prullenbak, Gebruikerslijst, Museum. Deze mogelijkheden worden hieronder afzonderlijk besproken.

4.3.1

Extra – Back-up/Terugplaatsen en conversie van Pandora-1

Lees dit hoofdstuk eerst geheel door voordat u aan de slag gaat met dit onderwerp. Deze opdrachten betreffen namelijk uw gehele ingevoerde collectie en wanneer u niet precies weet wat u doet, kunt u gegevens kwijtraken. Back-up en Terugplaatsen betekenen respectievelijk Reserveopslag en Terugplaatsen van de reserveopslag. 1.

Het is van groot belang om regelmatig een Back-up van uw gegevens te maken. In het geval van een calamiteit (stroomuitval, brand) kunnen uw kostbare collectiegegevens op een andere, veilige locatie bijvoorbeeld op een diskette of een Cd bewaard worden. Het is aan te bevelen om na elke sessie van gegevensinvoer even een nieuwe back-up van uw collectiegegevens te maken. Wanneer u Back-up / Terugplaatsen kiest, krijgt u het volgende scherm te zien:



Pandora-2 heeft bij de installatie van het programma al automatisch een Back-up Directory (= adres, een plaats op een (harde) schijf van uw computer) voor u aangemaakt waarin de reserveopslag van uw collectiegegevens wordt geplaatst. In dit geval is dat C:\Program Files/pandora2/ Backup). U kunt een andere schijf of directory opgeven door Opslaan in… aan te klikken. Door op Backup maken te klikken wordt het back-upbestand op het opgegeven adres opgeslagen. Pandora-2

maakt

standaard alle backups

op

dezelfde

plaats op uw schijf en overschrijft daarom steeds de eerdere back-ups, tenzij u dat anders wilt doen. Wanneer u bijvoorbeeld verschillende back-ups op datum wilt opslaan kunt u (van tevoren) voor elke back-up een andere directory aanmaken (zoals in het voorbeeld hiernaast Backups Pandora2 / Backup 26 maart 2005, Backup 27 maart 2005, etc.). Wanneer u niet weet hoe u dergelijke directories in Windows (dus buiten Pandora) aanmaakt, kunt u het beste advies vragen van iemand die daarin bedreven is. TIP: Denkt u er wel aan dat back-ups een goede veiligheidsmaatregel zijn, maar dat elke backup schijfruimte inneemt. Daarom is het aan te bevelen van tijd tot tijd uw back-upbestanden op te schonen. Het heeft niet zoveel zin om oude back-ups lang te bewaren als u vaak wijzigingen in Pandora aanbrengt. Oude back-ups verliezen dan snel hun waarde. 2.

Voor het Terugplaatsen van een eerdere back-up kiest u Ophalen uit … en kiest vervolgens de directory van uw keuze (doorgaans de laatste back-up die gemaakt is, maar dat hoeft natuurlijk niet).

3.

U kunt hier ook een back-up uit Pandora-1 ophalen, volgens dezelfde procedures. Het verdient sterk aanbeveling om voorafgaand aan de conversie de prullenbak van Pandora-1 leeg te maken.

Let op! Terugplaatsen van de back-up betekent dat alle ingevoerde gegevens die niet in de back-up aanwezig zijn, na het terugzetten verdwenen zijn! U plaatst in feite de collectieregistratie terug zoals deze eerder in de back-up was opgeslagen. Zet dus nooit backups terug als u na de laatste back-up nog wijzigingen in Pandora-2 heeft aangebracht. Als u eerder andere back-updirectories heeft aangemaakt (zie hierboven), zorgt u er dan voor dat u bij het terugzetten eerst de juiste directory kiest van waaruit de juiste back-up moet worden teruggezet. Pandora komt dan met de mededeling dat de back-up is teruggezet. Met OK klikken sluit u de procedure af.



4.3.2

Extra – Export naar XML

De kracht van Pandora-2 ligt onder andere in de import- en exportmogelijkheden van uw collectiegegevens in xml-formaat. XML staat voor extendible mark-up language en is een ‘taal’ die de uitwisseling van complexe gegevens mogelijk maakt. Het menu Export naar XML (zie afbeelding) exporteert uw collectiegegevens in dit formaat. Het volgende scherm is weer het bekende zoekscherm uit paragraaf 4.1.6 hierboven. Dat betekent dat u ook een deel van uw collectiegegevens zou kunnen exporteren (bijvoorbeeld alle objecten die in de materiaalcategorie ‘plastic’ vallen), maar

gebruikelijker zal zijn dat u uw gehele collectie exporteert naar XML. Om uw gehele collectie te markeren voor export, vult u in de regel voor de zoekterm een procentteken (%) in en kiest als veld Basisregistratie – Titel. Dan worden alle objecten klaargezet voor export. Indien u alle records voor export wilt markeren, klikt u op het bovenste record, gaat dan met de schuifbalk van het zoekresultatenscherm naar het laatste record, houdt de Shifttoets ingedrukt terwijl u op het laatste record klikt. Vervolgens klikt u op Exporteren.



4.3.3

Extra - Import vanuit XML

Deze functie maakt het mogelijk om gegevens uit uw eigen exportbestanden of uit een ander bestand te importeren in Pandora-2. Wanneer uw collectiegegevens in een ander programma dan Pandora zijn gemaakt en u wilt deze overzetten naar Pandora, dan kan dat met deze importfunctie. Daarvoor is het nodig dat de te importeren gegevens in dat andere programma in zgn. xml-formaat zijn opgeslagen. Voor een juiste conversie (= omzetting) van gegevens uit een ander programma naar Pandora, kan het nodig zijn om in het andere programma uw tabellen anders in te delen en de kolommen anders te benoemen. Nauwkeuriger informatie over het converteren en importeren van uw collectiegegevens naar Pandora vindt u in het hoofdstuk 6 Technische gegevens (met name op blz. 42 en verder). Wanneer u kiest voor Import vanuit XML krijgt u de mogelijkheid om aan te geven uit welk xml-bestand geïmporteerd moet worden. Bij het importeren controleert Pandora-2 of de te importeren records al aanwezig zijn of niet. Wanneer een record al aanwezig blijkt, komt Pandora met het volgende scherm:

U kunt hier per object (= record, item) kiezen of het bestaande object moet worden overschreven (Ja of Nee) of voor de hele serie doublures (Ja op alles, Nee op alles). Met Annuleer stopt u de procedure. Wanneer de import conform uw instructies heeft plaatsgevonden, komt Pandora-2 met de volgende melding (zie afbeelding) en kunt u op OK klikken en de procedure sluiten.



4.3.4

Extra – Rapport

Het menu Extra – Rapport van Pandora-2 is terk gewijzigd ten opzichte van de eerdere editie. Het biedt echter als vanouds de mogelijkheid om afzonderlijke objecten of een overzicht van objecten uit te printen of naar een printerbestand te sturen. U kunt in Pandora-2 een selectie maken van de objecten waarvan u een rapport wilt hebben. Met behulp van het onderstaande zoekscherm maakt u de selectie. U kunt op vrijwel alle velden (bv. titel, inventarisnummer, vervaardiger, datering, technische gegevens, etc.) zoeken naar een object en dit object of een selectie van meerdere objecten rapporteren.

U heeft twee mogelijkheden: simpel zoeken (bovenste helft van het scherm) en uitgebreid zoeken (onderste helft). Simpel zoeken gaat als volgt: in het veld Zoekterm vult u de gewenste zoekterm of een gedeelte daarvan in. Bent u bijvoorbeeld op zoek naar het woord Kopie, maar u weet niet zeker of u dat met een k of een c hebt geschreven, dan vult u alleen opie in. In het volgende veld kunt u selecteren in welk veld Pandora moet zoeken door een of enkele velden te selecteren, of door alle velden te selecteren (met de knop Selecteer alles) en vervolgens op de knop Zoeken te klikken. Met Uitgebreid zoeken kunt u uw zoektermen en –velden verfijnen door per te doorzoeken veld een zoekterm op te geven. Bijvoorbeeld: in de bovenste rij kiest u als veld HistorischVervaardiger en als zoekterm Van Gogh, op de tweede rij vinkt u het selectievakje ‘en’ aan, kiest als veld Basisregistratie-Verwerving trefwoord met als zoekterm aankoop. Wanneer u dan op Zoeken klikt geeft u Pandora opdracht om te zoeken naar alle objecten die gemaakt zijn door Van Gogh én bovendien zijn aangekocht (dus niet de bruiklenen, schenkingen, legaten e.d.). Het resultatenscherm ziet er als volgt uit:



Voordat u het rapport kunt uitdraaien, moet u in dit scherm een selectie uit de gevonden objecten maken (eventueel met gebruik van de Ctrl- of de Shifttoets voor een meervoudige selectie). Wanneer u dan op OK klikt krijgt u het volgende scherm:

Hier kunt u selecteren welke velden u in het rapport wilt terugzien. Indien u op de knop Selecteer alles klikt, worden alle velden geselecteerd. U kunt natuurlijk ook een andere selectie maken (eventueel met gebruik van de Ctrl- of de Shifttoets voor een meervoudige selectie). De knop Laat rapport zien toont u vervolgens het rapport van uw keuze. U kunt dan twee dingen doen: het rapport opslaan (onder een zelf te kiezen naam) of het rapport afdrukken.



TIP: Het is aan te bevelen om in de namen van opgeslagen rapporten de herkenbaarheid zo groot mogelijk te maken, bijvoorbeeld: Rapport Materiaaltoestand 2006 - 12 januari, Rapport Bruiklenen 2007 – 10 maart, etc. Het rapport wordt overigens aangemaakt in html-formaat d.w.z. dat het op alle moderne Windows-computers leesbaar is en u het bijvoorbeeld ook via e-mail kunt versturen naar bijvoorbeeld uw externe restaurateur of een verzekeringmaatschappij die uw collectie verzekert.

4.3.5

Extra – Prullenbak Onder het menu Extra vindt u ook het submenu Prullenbak. NB: Deze prullenbak is de prullenbak van Pandora-2, niet die van Windows! Wanneer u Prullenbak aanklikt, toont Pandora het scherm dat hieronder wordt staat afgebeeld.

In dit voorbeeld bevindt zich slechts één object in de prullenbak. U kunt hier met de muis (eventueel gecombineerd met de Ctrl - toets) object en selecteren om terug te zetten. Wanneer u klikt op Object wordt

terugzetten,

uw

selectie teruggeplaatst in Pandora-2.

Selecteert

u

geen objecten en klikt op Prullenbak

leegmaken,

dan worden alle objecten die zich in de prullenbak bevinden

(na

laatste

nog

vraag

bevestiging)

één om

definitief

verwijderd. NB: Definitief verwijderde objecten kunnen op geen enkele manier worden teruggehaald, tenzij ze ooit als XML geëxporteerd zijn. Wees dus voorzichtig met het leegmaken van de prullenbak! TIP: U kunt ook hier groepsselecties maken (met de Shift- of Controltoets ingedrukt).



4.3.6

Extra – Gebruikerslijst

Met het menu Extra – Gebruikerslijst (zie de afbeeldingen hieronder) kunt u de gebruikerslijst van Pandora-2 van uw museum wijzigen. Uw wijzigingen zijn van invloed op wie op welke wijze (met welke rechten) toegang heeft tot uw Pandora-2-bestand en op de registratie van de activiteiten van deze personen bij de invoer of wijziging van objectinformatie (op het tabblad Invoer).

U krijgt dan een overzicht van de gebruikers van uw Pandora-2 (zie afbeelding hiernaast). U kunt hier

gebruikers

toevoegen,

gebruikersgegevens wijzigen, of gebruikers

uit

de

lijst

ver-

wijderen. Bij het toevoegen en wijzigen van gegevens heeft u tevens de mogelijkheid om de rechten van de

personen

op

de

lijst

te

wijzigen (afbeelding hieronder).

4.3.7

Extra – Museum

Het menu Extra - Museum geeft u de mogelijkheid om de museumnaam en het museumnummer te wijzigen (zie afbeelding op de volgende bladzijde).



4.4

Info Wanneer u klikt op Info komt het Pandorascherm in beeld met de auteursrechtgegevens en het versienummer.

4.5

Snelknoppen op het formulier Op de derde regel van het Pandorascherm vindt u vijf snelknoppen (zie de afbeelding hiernaast). Zij zijn te activeren met een klik van de linker muisknop. Elke knop wordt hieronder afzonderlijk besproken: Snelknop voor nieuw object. Wanneer u op dit knopje drukt, krijgt u een leeg formulier in beeld. Snelknop voor het openen van een collectie-item (=object). Wanneer u deze knop indrukt, kunt u een bestaand inventarisnummer opgeven om direct naar dat object te gaan. Snelknop voor het printen van de gegevens van het object dat u op dat moment in beeld heeft. De gegevens worden geprint als rapport per item (zie hoofdstuk 4.3.4). Snelknop voor het opslaan van de objectgegevens. De gegevens worden direct opgeslagen in de standaard Pandora-directory. Snelknop voor het beëindigen van Pandora. Wanneer u op deze knop klikt, reageert Pandora (indien nodig) met de vraag of u een back-up wilt maken, registreert uw reactie en stopt vervolgens het programma.

4.6

De onderste twee regels van het formulier

Onderaan het Pandoraformulier vindt u de volgende ‘navigatie’-knoppen en informatie (zie afbeelding). Deze elementen worden hieronder afzonderlijk besproken.



Eerste

hiermee gaat u naar het eerst ingevoerde object in uw collectie. De volgorde is die van de invoerdatum

Vorige

hiermee gaat u naar het vorige object dat u heeft ingevoerd.

Volgende

hiermee gaat u naar het volgende object in uw collectie.

Laatste

hiermee gaat u naar het laatst ingevoerde object in uw collectie. De volgorde is die van de invoerdatum

3 van 2

dit is informatie over de positie van het huidige object in de beschrijving van uw collectie; in dit geval staat het tweede van in totaal 3 objecten in beeld.

De Links onderaan wordt aangegeven of het eerste gele tabblad (= Basisregistratie) volledig is basisregistratie ingevuld. Is dit niet het geval dan staat hier een waarschuwing. U kunt dit object pas opslaan als is compleet de basisregistratie compleet is. Herstel oude Met deze knop kunt u eenmalig (dus van één object) de beschrijving van het huidige object waarden herstellen nadat u (bijvoorbeeld per ongeluk) de oorspronkelijke gegevens met andere gegevens heeft overschreven

5

Pandora openen: zes tabbladen Pandora is opgezet in zes tabbladen met elk een eigen kleur. Elk tabblad bevat specifieke informatie over een object die in de daarvoor bedoelde velden (in wit uitgespaard) kunnen worden ingevuld. Alleen de vijf velden van het eerste (gele) tabblad (de basisregistratie) zijn verplicht, alle andere tabbladen hoeven niet direct te worden ingevuld. De velden van dit eerste tabblad zijn dezelfde objectgegevens die verplicht zijn in het kader van de opname in het Museumregister (“Geregistreerd Museum”). Het gele tabblad komt overeen met de papieren basisregistratiekaart die in de musea sinds jaar en dag in gebruik is. Strikt genomen zijn alleen deze collectiegegevens noodzakelijk voor de registratie van een museum. Bij elk veld is een hulpje ingebouwd: de zogeheten tooltip. Wanneer u met de cursor (muispijl) in het veld van uw keuze gaat staan, verschijnt na een korte vertraging een mededeling over wat u in dit veld dient in te vullen. In de volgende afbeelding staat de muisaanwijzer in “Verwerving trefwoord” en verscheen de tooltip na ca. 0,5 seconden.

tooltip



5.1

Tabblad basisregistratie

Pandora opent met het gele tabblad Basisregistratie. Hier vindt u de algemene gegevens van objecten zoals verplicht in het kader van de Museumregistratie. De velden worden hieronder één voor één besproken. Onder de velden staan de naam en het museumnummer van het museum (dit kunt u zelf wijzigen, zie hoofdstuk 4.3.6 op pagina 28)

Dit tabblad heeft vijf verplichte velden. Deze velden worden hieronder afzonderlijk besproken. Veldnaam Titel

Wat vult u hier in? De naam waaronder het object bekend is • Een schilderij kan bijvoorbeeld

als

titel

hebben

De

Aardappeleters

•

Een object kan ook een eenvoudiger titel hebben, bijvoorbeeld Tabaksdoos 1870 of Mestkever

•

Titels van objecten mogen identiek zijn (2 of meer tabaksdozen uit 1870 kunnen dezelfde titel hebben)

•

De Titel of naam is dus iets anders dan het trefwoord (zie hieronder)

Inventarisnummer

Elk object behoort een uniek inventarisnummer te hebben • Pandora houdt een lijst bij van inventarisnummers en reageert met een foutmelding wanneer u hier een nummer intypt dat al bestaat

Object Trefwoord(en)

Een of meer trefwoorden die op het object van toepassing zijn • Een trefwoord is iets anders dan een titel, meer •

een

categorie

Aangeraden wordt om steeds hetzelfde trefwoord voor hetzelfde soort object te gebruiken; bijvoorbeeld óf mok, óf beker. U kunt hiervoor een thesaurus (= begrippenlijst) samenstellen en apart van Pandora bijhouden. De museumconsulent kan u hierbij van dienst zijn



Veldnaam Verwerving trefwoord(en)

Standplaats

Wat vult u hier in? De wijze waarop het object in uw collectie is gekomen • In dit veld komt één trefwoord te staan (zie hieronder); omdat dit veld voor de Museumregistratie verplicht is, is het raadzaam na invulling de nadere verwervingsgegevens in te vullen op het tabblad Verwerving (zie bladzijde 37 en verder) •

Voor de Museumregistratie zijn de volgende trefwoorden standaard: o aankoop o bruikleen o opdracht o overdracht o ruil o schenking o legaat o onbekend

•

Wanneer u het object in bruikleen heeft, kiest u hier bruikleen. In dat geval kunt u op het tabblad Verwerving de bruikleengegevens nader invullen (let daar dan ook op de juiste eigendomsvermelding!)

•

Wanneer het object geschonken is, kunt u hier bijvoorbeeld schenking kiezen

•

Wanneer het u niet bekend is hoe het object in uw collectie is gekomen kunt u hier bijvoorbeeld voor onbekend kiezen

De plaats waar het object zich in uw museum bevindt • Bijvoorbeeld: zaal 1, vitrine 4, tweede legplank van boven



5.2

Tabblad historisch

Dit tabblad bevat gegevens over het object zelf. De velden worden hieronder afzonderlijk besproken. Veldnaam Vervaardiger

Datering

Toelichting

Wat vult u hier in? De naam van de maker van het object • De maker van het schilderij de Aardappeleters was Vincent van Gogh. Afhankelijk van uw eigen systeem van namen weergeven, vult u hier in Gogh, Vincent van, of Vincent van Gogh •

Wanneer het object gemaakt is door een collectief (bijvoorbeeld en bedrijf), vult u hier de naam van het collectief in, bijvoorbeeld Klokkengieterij Van Daelen

•

Indien alleen de vermoedelijke maker bekend is, kunt u hier diens naam invullen met de toevoeging (vermoedelijk)

•

Indien u niet weet wie de maker van het object is, kunt u hier onbekend invullen

•

Ook de plaats of het land van herkomst kunt u hier invullen (bijvoorbeeld Italië, Oslo)

Er zijn twee hoofdvelden beschikbaar voor de datering (Van jaar: … en Tot jaar: …). Deze beide velden hebben een extra veld naast zich om aan te geven of het jaartal vóór of ná Christus valt •

U heeft een object in uw collectie waarvan de datering exact bekend is (bijvoorb eeld 1975). U vult dan in Van jaar 1975 en n.C. en laat het volgende datumveld leeg

•

U heeft een ijzertijdurn in uw collectie. U kunt hier dan bijvoorbeeld de gangbare datering voor de ijzertijd invullen Van jaar: 700 en v.C. Tot jaar: 0 en v.C.

•

U heeft een laat vijftiende-eeuws schilderij in uw collectie. U vult dan de geschatte periode in: Van jaar: 1480 en n.C. Tot jaar: 1500 en n.C.

•

De datering van een object is onbekend. In dat geval vult u hier niets in

Een nadere toelichting bij de datering • Hier kunt u aanvullende opmerkingen kwijt bij de datering van een object. Indien er bijvoorbeeld méér dan een datering voorhanden is, kunt u hier aangeven dat de in de velden Datering ingevulde dateringen berusten op twee of meer interpretaties van deskundigen



Veldnaam

Wat vult u hier in? • In dit veld kunt u ook eventuele oude inventarisnummers plaatsen •

De maximale tekstruimte in dit veld is 200 karakters (=letters) groot

Beschrijving

Een beschrijving van het object

Foto invoegen

Hier voegt u een foto van het object in

•

De foto moet al zijn gemaakt en op uw computer of op een Cd / diskette aanwezig zijn

•

De foto moet gemaakt zijn in of worden omgezet naar jpg-formaat of gif-formaat

TIP: het verdient aanbeveling om voorafgaand aan het opnemen van foto’s in Pandora, het schermformaat zodanig in te stellen dat dit beeldvullend is. Pandora maakt namelijk een thumbnail (een postzegelformaat) aan met een verwijzing naar de oorspronkelijke foto.

Wis foto

•

U moet weten wáár op uw computer of op Cd / diskette de foto zich bevindt (het schijfadres)

•

U klikt op het knopje zoekschermpje om u

•

U zoekt de foto op en klikt dan op Openen; de foto wordt dan in het kleine schermpje van het tabblad geplaatst en de onderste knoppen worden actief (Wis foto en Volledige Foto bekijken).

•

Pandora geeft de foto zelf automatisch een unieke naam en bewaart deze in de Pandora-directory op uw computer in het mapje foto . Op het tabblad wordt automatisch het schijfadres geplaatst (zie de afbeelding hieronder)

•

Als de foto zich al op uw computer bevond voordat u de foto invoegde in Pandora, betekent dit dat de foto daarna twee keer op uw computer aanwezig is, namelijk op de oorspronkelijke plaats én in de Pandora-directory C:\Program Files\Pandora …). Wanneer u dat zonde vindt van de schijfruimte (en dat kan als u veel foto’s heeft), verdient het aanbeveling om de oorspronkelijke foto te wissen of op te slaan op een diskette of cd.

•

Let op! Als de foto op dit tabblad later weer wordt gewist, wordt hij niet alleen uit de Pandora-directory, maar ook van uw computer verwijderd . Om de foto in dat geval te behouden dient u hem vóór het wissen in een andere dan de Pandora-directory of op bijvoorbeeld cd of diskette op te slaan.

•

Met de knop verwijdert u de foto uit het tabblad. Bij het afsluiten van Pandora wordt ook de foto uit de Pandora-fotodirectory gewist. Zie ook de laatste opmerking hierboven onder Foto Invoegen

de

afbeelding

van


en Pandora toont u een schijf te laten ophalen.


Volledige foto bekijken

•

Met de knop komt de foto in een apart scherm volledig en op het oorspronkelijke formaat in beeld (zie de afbeelding hieronder)

Negatiefnummer

Het negatiefnummer van de foto • Indien u beschikt over het negatief van de foto kunt u het negatiefnummer hier invullen

Iconografische voorstelling

De betekenis van een voorstelling • Hier vult u in wat een voorstelling of afbeelding betekent of kan betekenen en wat hierbij de belangrijkste elementen uit of in de voorstelling zijn. Vaak bestaan hiervoor vaste begrippen of betekenissen. Een gekruisigde man met aan zijn zijden een staande man en vrouw en aan de voet van het kruis een schedel kan een “kruisigingsscène” zijn of verwijzen naar “Golgotha”. Een geblinddoekte vrouw met weegschaal en zwaard stelt “Vrouwe Justitia”voor.



5.3

Tabblad technisch

Dit tabblad bevat gegevens betreffende het materiaal, de toestand, de technieken e.d. van het object.

Veldnaam Materiaal

Wat vult u hier in? Het materiaal of de materialen waaruit het object is vervaardigd • Als het object bestaat uit slechts één materiaal - bijvoorbeeld een bronzen beeld – dan vult u dat materiaal hier in: brons •

Als het object uit diverse materialen bestaat (bv. een radiotoestel) dan kunt u deze materialen hier invullen, gescheiden door een punt-komma. De materialen van een radiotoestel uit de jaren vijftig kunt u als volgt noteren:

bakeliet;textiel;glas,staal;aluminium;koper;karton;rubber Toestand (= de conditie van het Maak hier een keuze uit het menu object) U heeft de volgende mogelijkheden: • • • • •

Toelichting

Zeer goed Goed Matig Slecht Zeer slecht

Hier kunt u een korte, meer gedetailleerde omschrijving plaatsen van de toestand, de oorzaken van de (slechte) conditie, zoals aantasting door houtworm, betonrot, motvraat, zout, etc. en eventueel de maatregelen die moeten worden genomen om het object voor (verder) verval te behoeden.



5.4

Tabblad verwerving

Dit tabblad bevat gegevens over de wijze waarop het object in de collectie is gekomen en over de juridische eigendomsstatus.

Veldnaam Eigendom

Wat vult u hier in? De juridische eigenaar van het object • Standaard staat hier de naam van uw museum ingevuld. Indien het object een andere juridische eigenaar heeft (bijvoorbeeld een ander museum dat bruikleengever is), vult u die hier in

(Verwerving trefwoorden)

Van: … Tot: …

•

Let op! Als het object in bruikleen is verworven, moet u in dit veld de juridische eigenaar van het object (de bruikleengever) vermelden!

•

U kunt hier zelf niets invullen. Pandora neemt hier de gegevens over die u op de gele basisregistratiekaart (het gele tabblad) heeft ingevuld

•

Alleen als u op de gele basisregistratiekaart bruikleen hebt ingevuld worden op het tabblad Verwerving de datumvelden (Van: … Tot: … ) op deze regel zichtbaar en actief

De begin- en einddatum van de bruikleen • De notatie van de datum is dd-mm-jjjj, dat wil zeggen eerst de dagaanduiding in 2 cijfers, dan de maandaanduiding in 2 cijfers en tenslotte het jaartal in 4 cijfers. Bijvoorbeeld 29-11-1951 of 01-03-2001 •

Let op! Wanneer er sprake is van bruikleen, moet in het veld Eigendom een andere naam staan dan die van uw eigen museum. Als dat niet het geval is, worden hier ingevulde datums uit veiligheidsoverwegingen niet opgeslagen

Uitgeleend

Indien u het object heeft uitgeleend klikt u dit vakje aan • Als u dit vakje aanklikt, wordt het volgende veld (Aan: … ) actief

Aan

Degene aan wie u het object heeft uitgeleend • Van belang is om hier de naam in te vullen van de persoon of instelling die juridisch verantwoordelijk is voor het object gedurende de periode dat het door u aan die instelling of persoon is uitgeleend. Als dat bijvoorbeeld een museum is, vult u hier de naam van dat museum in



Veldnaam Van: … Tot: …

Wat vult u hier in? De begin- en einddatum van de uitleenovereenkomst • De notatie van de datum is dd-mm-jjjj, dat wil zeggen: o eerst de dagaanduiding in 2 cijfers, dan de o maandaanduiding in 2 cijfers en tenslotte o het jaartal in 4 cijfers. Bijvoorbeeld 29-11-1951 of 01-03-2001

Verworven van

De persoon of instelling van wie u het object verworven heeft • Van belang is om hier de naam in te vullen van de persoon of instelling die juridisch eigenaar was van het object op het moment dat u het verwierf. Als dat bijvoorbeeld een museum was, vult u hier de naam van dat museum in. Het kan uiteraard ook de naam zijn van een particulier (schenker)

Verwervingsdatum • Exact + datumveld

De datum waarop u het object heeft verworven • U heeft hier 3 mogelijkheden: •

U klikt op het vakje naast Exact indien de precieze verwervingsdatum bekend is. In dat geval wordt ook het datumveld actief en kunt u een jaartal of exacte datum geven. De software van Microsoft laat niet toe dat verwervingsdata van vóór 1900 worden ingevoerd . Indien de verwervingsdatum vóór 1900 ligt (bv. 1742) kunt u deze in het volgende invoerveld (Schatting) aangeven door in beide datumvelden het betreffende jaar te typen (in dit voor beeld 2 x 1742)

•

Schatting + datumvelden

•

U klikt op het vakje naast Schatting indien de verwervingsdatum slechts bij benadering bekend is. In dat geval worden de datumvelden Van … en Tot … actief. Daarin vult u alleen hele jaartallen in (in 4 cijfers), bijvoorbeeld 1842

•

Onbekend

•

U klikt op het vakje naast Onbekend indien de verwervingsdatum niet bekend is

Verwervingsbedrag

Het bedrag (€) waarvoor het object werd verworven • U vult hier desgewenst het verwervingsbedrag in Euro’s in.

Waarde

•

Indien het object is verworven vóór de invoering van de Euro, rekent u het guldensbedrag om naar Euro’s (u deelt dan het bedrag in guldens door 2,20371)

•

Dit bedrag kan van belang zijn voor de verzekering van uw collectie

Het bedrag van de huidige waarde van het object in € • Indien u alleen de huidige waarde in guldens kent, deelt u dat bedrag door 2,20371 •

Waarde bepaald:

Invoeren van de persoon die de waarde heeft bepaald Indien de waarde vaker dan eens bepaald wordt kunt u zich hier desgewenst beperken tot de meest recente waardebepaling en er ook de datum van de waardebepaling bijzetten. Een historisch overzicht van de waardebepalingen kunt u desgewenst kwijt bij de algemene opmerkingen op het Tabblad Invoer Hier klikt u óf het vakje naast Kerncollectie óf het vakje naast Deelcollectie, nl: aan

Collectie: • •

Dit bedrag kan van belang zijn voor de verzekering van uw collectie

Kerncollectie Deelcollectie, nl:

•

Let op! In deze versie van Pandora is het mogelijk om meerdere kern - en deelcollecties met eenzelfde naam op te slaan; als dat niet uw bedoeling is, vermijdt identieke vermeldingen dan

•

Indien het object deel uitmaakt van uw / één van uw Kerncollectie(s), klikt u op het pijltje en kiest u een collectie uit de reeks v an Kerncollecties

Als de gewenste Kerncollectie nog niet in de lijst is opgenomen klikt u op de



Veldnaam

Wat vult u hier in? knop . U krijgt dan de mogelijkheid om de lijst van Kerncollecties aan te passen in het menu dat dan verschijnt (zie de afbeelding hieronder)

U kunt hier een of meer Kerncollecties Toevoegen, Wijzigen ( = de naam veranderen) of Verwijderen en sluit af met OK Indien u een Kerncollectie wilt verwijderen, zal Pandora controleren of deze collectie objecten bevat. Als dat zo is, kan de collectie niet verwijderd worden en reageert Pandora met de volgende melding:

In dat geval moet u de collectie eerst leegmaken, ófwel door verplaatsing van de betreffende objecten naar een andere kerncollectie, ófwel door ze te verwijderen. •

Indien het object deel uitmaakt van uw één van uw Deelcollecties, klikt u op het pijltje en kiest u uit de reeks van Deelcollecties

Als de gewenste collectie nog niet in de lijst is opgenomen klikt u op de knop en kunt u de lijst van deelcollecties aanpassen zoals hierboven beschreven is voor de kerncollectie(s)



5.5

Tabblad invoer

[Veldnaam] (Persoon die object …)

Wat ziet u hier? De naam van de persoon die het object heeft aangemaakt • Deze naam kan vanzelfsprekend verschillen van die op de tweede regel (degene die de laatste wijziging heeft doorgevoerd)

(Persoon die laatste …)

De naam van de persoon die de laatste wijziging heeft ingevoerd • Deze naam kan vanzelfsprekend verschillen van die op de eerste regel

(Datum dat het …)

De datum waarop het object in Pandora is aangemaakt

(Datum laatste …)

De datum van de laatste wijziging



5.6

Tabblad documentatie

Veldnaam Literatuurverwijzingen en documentatie

Wat vult u hier in? Verwijzingen naar literatuur en documentatie over het object • U kunt hier elke willekeurige tekst invullen



6

Technische gegevens

6.1

Systeemeisen

Hieronder treft u een overzicht aan van de eisen waaraan uw computer en uw besturingssoftware tenminste moeten voldoen om met Pandora te kunnen werken. Pandora werkt overigens niet op computers van het type MacIntosh. Hardware Onderdeel Minimaal vereist Monitor 15” Videokaart 1MB RAM-geheugen 32MB Schijfruimte voor Pandora 15MB-100MB (exclusief afbeeldingen) Processor Pentium I, 90 MHz Software vanaf Windows 98 Vanaf Internet Explorer 5.0 sp2

6.2

Gewenst 17” 2MB 64MB 1GB Pentium (…) vanaf 233 MHz

Tabeleigenschappen

Als u uw gegevens vanuit een ander programma in Pandora wilt importeren treft u hier informatie aan over de wijze waarop uw gegevens in tabellen moeten zijn geordend. NB. Importeren is een secuur werkje waarbij van alles fout kan gaan. Maak daarom altijd eerst een kopie van het bestand waarmee u gaat werken voordat u met importeren begint; mocht er iets fout gaan dan heeft u uw oorspronkelijke gegevens nog. Om naadloos naar Pandora te importeren moeten uw gegevens in aparte tabellen staan en moeten alle tabellen aan elkaar gekoppeld zijn zodat alle gegevens van elk object bij elkaar horen (zie de schematische afbeelding hieronder). Tabel 1 (bv. Gebruikers)

Tabel 2 (bv. Museum)

Veld 1

Veld 1

Veld 2

Veld 2

Veld 3

Veld 3

Veld …

Veld …

Tabeleigenschappen • elke tabel heeft een unieke naam, zoals Gebruikers, Museum, etc. • alle tabellen zijn aan elkaar gekoppeld • elke tabel heeft velden • elk veld heeft een eigen naam • elk veld is van een bepaald gegevenstype (datatype) • elk veld heeft een bepaalde lengte (in karakters)

Tabelkoppeling

Wanneer u uw gegevens (uw eigen tabellen in bijvoorbeeld Adlib, dBase, MsAccess, MsExcel, Lotus, etc.) gereed maakt voor import in Pandora, moeten tabel- en veldnamen, de gegevenstypen en de veldlengtes exact overeenkomen met de tabelgegevens op de volgende bladzijde.



Toelichting bij de tabellen hieronder: •

Op de bovenste balk vindt u steeds de naam van de tabel (bijvoorbeeld: Gebruikers, Museum, etc.)

•

Elke tabel is hier verdeeld in 3 kolommen. De linkerkolom bevat de veldnaam, de middelste kolom bevat het gegevenstype en de rechter kolom bevat de lengte van het veld in aantal karakters

•

De verklaring voor de afkortingen in de kolom Datatype is als volgt § § § § § §

Int varchar bit datetime text longvarbinary

= = = = = =

integer [d.w.z. een heel getal] variable character [d.w.z. elk karakter mogelijk] [invoer 1 of 0] [datum- en tijd-invoer] [tekstinvoer] lange binaire variabele [invoer van enen en nullen]

Tabelnaam: Gebruikers Veldnaam IdGebruiker Gebruikersnaam Wachtwoord IsActief

Datatype int varchar varchar int

Lengte 4 255 50 4

Tabelnaam: Museum Veldnaam IdMuseum Nummer Naam

Datatype int varchar varchar

Lengte 4 50 50

Tabelnaam: Pandora_collectie Veldnaam IdCollectie Naam IsKern

Datatype int varchar bit

Lengte 4 255 1

Tabelnaam: Pandora_item Veldnaam IdItem Titel Inventaris- nummer TrefwoordObject TrefwoordVerwerving Standplaats Vervaardiger Beschrijving Iconografie Foto Materiaal IdToestand Toelichting Eigendom Uitgeleend Lener GeleendSinds GeleendTot Bedrag Waarde IdCollectie Invoerdatum Negatiefnummer

Datatype int varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar int varchar varchar int varchar varchar varchar varchar varchar int datetime varchar

Lengte 4 100 50 200 200 100 100 200 200 255 255 4 200 200 4 200 100 100 200 200 4 16 50



Tabelnaam: Pandora_item VanJaar TotJaar VerworvenVan ToelichtingDatering InPrullenbak Documentatie IdGebruiker IdMuseum FotoTest Verwervingsdatum VerworvenVanJaar VerworvenTotJaar Exact InBruikleen

int int varchar varchar int text int int longvarbinary datetime int int int varchar

4 4 255 255 4 2147483647 4 4 2147483647 16 4 4 4 50

Tabelnaam: Pandora_toestand Veldnaam IdToestand Naam

Datatype Int varchar

Lengte 4 100

Tabelnaam: Item_gebruiker Veldnaam IdItem IdGebruiker Datum LaatsteWijziging

Datatype Int Int Datetime Int

Lengte 4 4 16 4

Tabelnaam: Laatstewijziging Veldnaam Titel IdItem Datum IdGebruiker Gebruikersnaam

Datatype varchar int datetime int varchar

Lengte 100 4 16 4 255



6.3

Importbeschrijving: inleiding

Gegevens worden in Pandora geïmporteerd als XML-bestand. Met XML kunnen gegevens(structuren) ‘platformonafhankelijk’ worden beschreven waardoor ze voor verschillende gebruikerstoepassingen (= programma’s) beschikbaar worden gemaakt. Om door Pandora juist te worden geïnterpreteerd moet het XML importbestand een bepaald importformaat hebben. Daarover wordt hieronder duidelijkheid gegeven. Bovendien moet Pandora per object beschikken over een minimum aantal gegevens om naar behoren te functioneren. Dit document beschrijft zowel het importformaat als de importgegevens.

6.3.1

Veldbeschrijving

In de tabellen hieronder vindt u een overzicht van de veldnamen, veldtypes, omschrijvingen en de maximale veldlengtes. De termen die u in de tweede kolom ziet staan zijn de volgende:

§ § § §

String Boolean Int DateTime

= = = =

Veldnaam Toestand

Veldtype string

Gebruikersnaam

string

CollectieNaam

string

IsKerncollectie

boolean

Titel Inventarisnummer TrefwoordObject TrefwoordVerwerving

string string string string

Standplaats Vervaardiger Beschrijving Iconografie Foto

string string string string string

Materiaal

string

Toelichting Eigendom Uitgeleend

string string int

Lener GeleendSinds

string string

GeleendTot

string

Bedrag Waarde InvoerDatum

string string dateTime

NegatiefNummer VanJaar TotJaar VerworvenVan

string int int string

reeks karakters keuzeoperator, hier: tussen True en False [= Ja en Nee] integer [een heel getal] datum/tijd Omschrijving Zie hoofdstuk 6.3.2: Toestand van het object Naam van persoon die object heeft ingevoerd (Zie 6.3.4) Naam van de collectie waartoe object behoort Behoort object tot kerncollectie ja/nee (IsKerncollectie=True) Titel van object Inventarisnummer object Trefwoorden aangaande het object Trefwoorden aangaande de verwerving van het object (Zie 6.3.5) Plaats waar object zich bevindt De maker van het object Beschrijving van het object Iconografische voorstelling Naam van het bestand dat foto van object bevat b.v. f 92.jpg Het materiaal/de materialen waaruit het object bestaat Eigenaar van het object 0=niet uitgeleend 1=uitgeleend Degene aan wie het object is uitgeleend Datum in formaat: 12-12-2004 Datum in formaat: 12-12-2004 Geldbedrag van de verwerving in € Waarde van het object in € Datum van invoer in Pandora Formaat=2002-10-31 T 10:21:50 of Formaat=2002-10-31 Nummer van het fotonegatief Datering object van Datering object tot Voormalige eigenaar


Maximale lengte 100 255 255

100 50 200 200 100 100 200 200 255 255 200 200 4 200 100 100 200 200

50 4 4 255


Veldnaam ToelichtingDatering Documentatie

Veldtype string string

IdItem InPrullenbak

int int

Nummer Naam Verwervingsdatum

string string dateTime

Verworvenvanjaar Verworventotjaar Exact

int int int

IdToestand IdMuseum

int int

Inbruikleen

string

Datum LastUser

dateTime string

Omschrijving Beschrijving van de documentatie bij het object Altijd 0 inzetten (IdItem=0) Altijd 0 inzetten (InPrullenbak=0) Nummer museum Naam museum Exacte datum waarop object is verworven Formaat=2002-10-31 Als Exact=0 dan kan hier een schatting worden ingegeven (tussen 1500 en 1600) Geeft aan of de datum van verwerving bekend is (0 of 1) Als Exact=1 dan moet het veld Verwervingsdatum gevuld zijn (0,1,2,3,4 of 5) Zie hoofdstuk 6.3.2 Dit veld wordt vooralsnog niet gebruikt, maar moet wel zijn gevuld (0 inzetten). Indien object in bruikleen is, hier de periode ingeven in Formaat=1999-2005 (Zie 6.3.5) Datum Naam van persoon die laatste wijziging heeft ingevoerd (Zie 6.3.4)


Maximale lengte 255 2147483647 4 4 50 50 4 4 4

4 4 50

255


6.3.2

Toestand van het object

Op dit moment zijn er 5 verschillende toestanden gedefinieerd: § § § § §

1: Zeer goed 2: Goed 3: Matig 4: Slecht 5: Zeer slecht

Deze omschrijving kan bij het betreffende object in het veld IdToestand worden vermeld (IdToestand='3'). NB. Het veld Toestand hoeft momenteel niet te worden gevuld. Dit veld is aanwezig om later eventueel toestanden te kunnen toevoegen via de importmodule.

6.3.3

Foto’s van objecten importeren

Indien van een object een digitale afbeelding beschikbaar is dan kan deze in Pandora worden geïmporteerd. De volgende formaten worden ondersteund: § § §

Gif Jpg Bmp

Daarvoor moet het betreffende bestand in dezelfde directory worden geplaatst als het importbestand. De naam van het bestand moet bij het betreffende item in het veld Foto staan vermeld (Foto='f92.jpg').

6.3.4

Gebruikersnaam

Naam van persoon die object heeft ingevoerd Gebruikersnaam Lastuser Naam van persoon die laatste wijziging heeft ingevoerd

6.3.5

In bruikleen van…tot

Inbruikleen='1999-2005'

6.3.6

XML-formaat

Het formaat van door Pandora geëxporteerde gegevens is een zogeheten ADO 2.5 Persisted Recordset . Met ADO kunnen gegevens uit een database (een recordset of gegevensbestand) worden opgeslagen als xml-bestand. Dit xml-bestand kan dan door ADO worden ingelezen in een (andere) database. Meerdere programmeertalen en opslagstructuren (b.v. MsAccess, SqlServer) kunnen gebruik maken van ADO. Op deze manier kunnen gegevens worden uitgewisseld tussen verschillende gebruikstoepassingen en opslagstructuren. Het xml-importbestand bestaat uit drie delen: § § §

XML-Header en XML-footer Beschrijving van de structuur van de gegevens De gegevens zelf



6.3.6.1

XML-Header en XML-footer

Een xml-bestand heeft altijd een aanduiding van begin en einde. In dit geval onderstaande: <xml xmlns:s='uuid:BDC6E3F0-6DA3-11d1-A2A3-00AA00C14882' xmlns:dt='uuid:C2F41010-65B3-11d1-A29F-00AA00C14882' xmlns:rs='urn:schemas-microsoft-com:rowset' xmlns:z='#RowsetSchema'> ………….. ………….. …………..

6.3.6.2

Beschrijving van de structuur van de gegevens

In een xml-bestand kunnen gegevens worden opgenomen over de structuur van de gegevens. Dit noemen we een schema. Het schema komt na de xml-header. <s:Schema id='RowsetSchema'> <s:ElementType name='row' content='eltOnly' rs:CommandTimeout='30'> <s:AttributeType name='Toestand' rs:number='1' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='100'/> <s:AttributeType name='Gebruikersnaam' rs:number='2' rs:nullable='true' s:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='255'/> <s:AttributeType … … … <s:extends type='rs:rowbase'/> Voor de import in Pandora is de vermelding van het volledige schema verplicht.

6.3.6.3

De gegevens zelf

De te importeren gegevens komen onder het schema in het data gedeelte. Dit ziet er als volgt uit:



6.3.6.4

Voorbeeld minimale recordvulling

Een beperkt aantal velden is verplicht binnen Pandora. Deze velden moeten tenminste in het importbestand voorkomen. Het gaat om de volgende velden: § § § § § § § § § § § §

Titel Inventarisnummer IsKerncollectie Uitgeleend InvoerDatum VanJaar TotJaar IdItem InPrullenbak Verworvenvanjaar Verworventotjaar Exact

Onderstaande data wordt door Pandora juist geïmporteerd

6.3.6.5

Verworventotjaar='80'

Voorbeeld maximale recordvulling

Onderstaande een voorbeeld van een record waar alle velden zijn ingevuld. Desgewenst kunnen één of meer velden worden weggelaten. Deze wordt door Pandora juist geïmporteerd:



6.3.6.6

Voorbeeld compleet importbestand

<xml xmlns:s='uuid:BDC6E3F0-6DA3-11d1-A2A3-00AA00C14882' xmlns:dt='uuid:C2F41010-65B3-11d1-A29F-00AA00C14882' xmlns:rs='urn:schemas-microsoft-com:rowset' xmlns:z='#RowsetSchema'> <s:Schema id='RowsetSchema'> <s:ElementType name='row' content='eltOnly' rs:CommandTimeout='30'> <s:AttributeType name='Toestand' rs:number='1' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='100'/> <s:AttributeType name='Gebruikersnaam' rs:number='2' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='255'/> <s:AttributeType name='CollectieNaam' rs:number='3' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='255'/> <s:AttributeType name='IsKerncollectie' rs:number='4'> <s:datatype dt:type='boolean' dt:maxLength='2' rs:fixedlength='true' rs:maybenull='false'/> <s:AttributeType name='Titel' rs:number='5' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='100'/> <s:AttributeType name='Inventarisnummer' rs:number='6' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='50'/> <s:AttributeType name='TrefwoordObject' rs:number='7' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='200'/> <s:AttributeType name='TrefwoordVerwerving' rs:number='8' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='200'/> <s:AttributeType name='Standplaats' rs:number='9' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='100'/> <s:AttributeType name='Vervaardiger' rs:number='10' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='100'/> <s:AttributeType name='Beschrijving' rs:number='11' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='200'/> <s:AttributeType name='Iconografie' rs:number='12' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='200'/> <s:AttributeType name='Foto' rs:number='13' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='255'/> <s:AttributeType name='Materiaal' rs:number='14' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='255'/> <s:AttributeType name='Toelichting' rs:number='15' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='200'/>



<s:AttributeType name='Eigendom' rs:number='16' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='200'/> <s:AttributeType name='Uitgeleend' rs:number='17' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='int' dt:maxLength='4' rs:precision='10' rs:fixedlength='true' rs:maybenull='false'/> <s:AttributeType name='Lener' rs:number='18' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='200'/> <s:AttributeType name='GeleendSinds' rs:number='19' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='100'/> <s:AttributeType name='GeleendTot' rs:number='20' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='100'/> <s:AttributeType name='Bedrag' rs:number='21' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='200'/> <s:AttributeType name='Waarde' rs:number='22' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='200'/> <s:AttributeType name='InvoerDatum' rs:number='23' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='dateTime' rs:dbtype='timestamp' dt:maxLength='16' rs:scale='3' rs:precision='23' rs:fixedlength='true'/> <s:AttributeType name='NegatiefNummer' rs:number='24' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='50'/> <s:AttributeType name='VanJaar' rs:number='25' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='int' dt:maxLength='4' rs:precision='10' rs:fixedlength='true'/> <s:AttributeType name='TotJaar' rs:number='26' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='int' dt:maxLength='4' rs:precision='10' rs:fixedlength='true'/> <s:AttributeType name='VerworvenVan' rs:number='27' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='255'/> <s:AttributeType name='ToelichtingDatering' rs:number='28' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='255'/> <s:AttributeType name='Documentatie' rs:number='29' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='2147483647' rs:long='true'/> <s:AttributeType name='IdItem' rs:number='30'> <s:datatype dt:type='int' dt:maxLength='4' rs:precision='10' rs:fixedlength='true' rs:maybenull='false'/> <s:AttributeType name='InPrullenbak' rs:number='31' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='int' dt:maxLength='4' rs:precision='10' rs:fixedlength='true' rs:maybenull='false'/> <s:AttributeType name='Nummer' rs:number='32' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='50'/>



<s:AttributeType name='Naam' rs:number='33' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='50'/> <s:AttributeType name='Verwervingsdatum' rs:number='34' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='dateTime' rs:dbtype='timestamp' dt:maxLength='16' rs:scale='3' rs:precision='23' rs:fixedlength='true'/> <s:AttributeType name='Verworvenvanjaar' rs:number='35' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='int' dt:maxLength='4' rs:precision='10' rs:fixedlength='true' rs:maybenull='false'/> <s:AttributeType name='Verworventotjaar' rs:number='36' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='int' dt:maxLength='4' rs:precision='10' rs:fixedlength='true' rs:maybenull='false'/> <s:AttributeType name='Exact' rs:number='37' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='int' dt:maxLength='4' rs:precision='10' rs:fixedlength='true' rs:maybenull='false'/> <s:AttributeType name='IdToestand' rs:number='38' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='int' dt:maxLength='4' rs:precision='10' rs:fixedlength='true'/> <s:AttributeType name='IdMuseum' rs:number='39' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='int' dt:maxLength='4' rs:precision='10' rs:fixedlength='true'/> <s:AttributeType name='Inbruikleen' rs:number='40' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='50'/> <s:AttributeType name='Datum' rs:number='41' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='dateTime' rs:dbtype='timestamp' dt:maxLength='16' rs:scale='3' rs:precision='23' rs:fixedlength='true'/> <s:AttributeType name='LastUser' rs:number='42' rs:nullable='true' rs:writeunknown='true'> <s:datatype dt:type='string' rs:dbtype='str' dt:maxLength='255'/> <s:extends type='rs:rowbase'/>




BILAN. Handleiding Pandora Versie 1.1 bij softwareversie 2.0. Pandora-2 Handleiding versie 1.1

Recommend Documents