BIJLAGE. Mailing versturen & Nieuwsbrief adressen
Inleiding Het is in Publicanda mogelijk mailings te versturen. Bij deze module hoort een Standaardknop waarmee bezoekers zich via de website kunnen aanmelden voor de mailing .
De mogelijkheden Het tabje Beheer van de Menustructuur bevat de Standaard-knop ‘Mailing versturen’. Als u klikt op deze knop dan ziet u in het rechterscherm van de Beheermodule één of vier opties. De eerste optie, ‘Overzicht van bestanden in platte tekst (zonder html)’, is beschikbaar voor alle versies van Publicanda. De andere drie opties zijn optioneel; u dient hiervoor een aanvullend abonnement af te sluiten. 1. Overzicht bestanden in platte tekst (zonder html) 2. Overzicht bestanden in html 3. Overzicht bestanden in html per thema 4. Nieuwsbrief 1. Overzicht bestanden in platte tekst (zonder html) Deze optie is beschikbaar voor alle versies van Publicanda. U kunt hiermee een overzicht van bestanden zonder opmaak mailen. Het overzicht bestaat uit de titel van een bestand en een link naar het bestand op de website. 2. Overzicht bestanden in html Hiermee kunt u een overzicht van bestanden mailen. Het overzicht ziet eruit als een pagina op de website waarvoor u de Functie ‘Overzicht’ hebt geactiveerd. U ziet dus (in deze volgorde) de publicatiedatum, de titel van het bestand, een omschrijving (indien aanwezig) en ten slotte een linkje naar het bestand op de website. Het overzicht wordt getoond binnen het kader van een mailsjabloon. 3. Overzicht van bestanden in html per thema Hiermee kunt u een gepersonaliseerd overzicht van bestanden mailen. Bezoekers krijgen alleen die bestanden in het overzicht te zien die zijn gekoppeld aan het thema waarvoor ze zich hebben aangemeld. Het overzicht wordt getoond binnen het kader van een mailsjabloon. Wilt u meer weten over het personaliseren van informatie, dan kunt u contact met ons opnemen.
BIJLAGE. Module ‘Mailing versturen’
[2]
4. Nieuwsbrief Hier verstuurt u een bestand als nieuwsbrief. Het bestand wordt getoond binnen het kader van een mailsjabloon.
Mailing versturen U selecteert de mogelijkheid die van pas komt en start de Wizard voor het daadwerkelijk verzenden van de mailing door op de knop Start te klikken. Welke optie u ook heeft gekozen, de schermen die u doorloopt in de Wizard zijn praktisch hetzelfde. In het eerste scherm selecteert u (eventueel) de gebruikersgroep waarnaar u de mailing verstuurt. In het tweede scherm kunt u de selectie verkleinen door van gebruikers van een gebruikersgroep aan te geven dat deze tevens gekoppeld moeten zijn aan een doelgroep of aan een thema. In het derde scherm selecteert u één of meerdere bestanden, afhankelijk van de gekozen optie in het begin. In het vierde scherm kunt u een bestand met emailadressen uploaden. De mailing zal worden verzonden naar de gebruikers die behoren tot de gebruikersgroep zoals geselecteerd in het eerste scherm en naar de e-mailadressen in het bestand dat u in dit scherm uploadt. Uiteraard kunt u één van beide mogelijkheden onbenut laten. Let erop dat de e-mailadressen die u hier wilt uploaden in een tekstbestand (.txt) moeten staan en dat u in het tekstbestand na elk e-mailadres een Enter geeft zodat de emailadressen onder elkaar komen te staan (zie afbeelding hieronder).
BIJLAGE. Module ‘Mailing versturen’
[3]
Het laatste scherm toont informatie over het aantal gebruikers waarnaar de mailing zal worden verzonden. U kunt de Wizard afsluiten door op de knop ‘Voltooien’ te klikken. Publicanda zal op de achtergrond de mailing verder verzenden. Elke vijf minuten wordt er gemaild naar honderd gebruikers.
Aanmelden Via de Wizard Nieuwe knop aanmaken kunt u een nieuwe knop ‘Aanmelden’ toevoegen. Aan deze knop is standaard een formulier gekoppeld waarmee bezoekers zich kunnen aanmelden, bijvoorbeeld voor het ontvangen van een nieuwsbrief. Bij ‘gewone’ formulieren worden de ingevulde gegevens gemaild naar een opgegeven e-mailadres en/of opgeslagen. Bij dit formulier worden de gegevens toegevoegd aan de lijst met Gebruikers in het tabje Beheer van de Menustructuur. Voor elk formulier kunt u ook aangeven dat zij moeten worden toegevoegd aan (eerder nieuw gecreëerde) Gebruikersgroep(en). Op het moment dat u een mailing verstuurt, kunt u aangeven naar welke Gebruikersgroep u een mailing wilt versturen. In het laatste scherm van de Wizard bepaalt u welke formuliervelden u wilt dat het formulier bevat. Het formulier wordt vervolgens automatisch door Publicanda samengesteld. Alles wat u instelt in een van de schermen van de Wizard kunt u later aanpassen. Dat geldt voor het formulier zelf (dat u kunt openen vergelijkbaar met andere, ‘normale’ bestanden en dat geldt ook voor de andere instellingen.
Nieuwsbrief adressen Het tabje ‘Beheer’ van de Menustructuur bevat een knop ‘Nieuwsbrief adressen’. Deze knop bevat twee verschillende lijsten, een lijst met ‘afgemelde adressen’ en een lijst met ‘aangemelde adressen’. Afgemelde adressen Onder aan elke nieuwsbrief die via Publicanda wordt verzonden is standaard een link opgenomen waarmee gebruikers zich kunnen afmelden voor de nieuwsbrief. Als een gebruiker op deze link klikt, wordt een scherm geopend met daarin het e-mailadres waarop
BIJLAGE. Module ‘Mailing versturen’
[4]
hij de nieuwsbrief heeft ontvangen. Door op de kop ‘Afmelden’ te klikken bevestigt hij de afmelding. Alle afgemelde e-mailadressen worden in Publicanda opgeslagen. Voordat er een nieuwsbrief wordt verzonden, worden deze afgemelde e-mailadressen uit de mailinglijst gefilterd. Via het gedeelte ‘Afgemelde adressen’ dat u aantreft onder het tabje ‘Beheer’ van de Menustructuur in de Publicanda Beheermodule kunnen deze afgemelde e-mailadressen worden beheerd. Aangemelde adressen U kunt nu ook bijhouden welke e-mailadressen zich actief hebben aangemeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven. Deze e-mailadressen worden in Publicanda opgeslagen. De lijst van deze e-mailadressen kunt u gebruiken bij het verzenden om te voorkomen dat uw nieuwsbrief wordt aangemerkt als spam. In de Wizard ‘Nieuwsbrieven versturen’ kunt u in het laatste scherm aangeven dat de nieuwsbrief alleen aan die e-mailadressen dient te worden verzonden als deze op de lijst voorkomen. Alle overige e-mailadressen worden uit de mailinglijst gefilterd. In de Publicanda Beheermodule kunt u handmatig e-mailadressen aan de lijst toevoegen en u kunt toegevoegde adressen weer verwijderen. Daarnaast kunt u ook, als u beschikt over de Nieuwsbrievenmodule, gebruikers een nieuwsbrief sturen met daarin opgenomen een link waarmee ze zich zelf kunnen aanmelden. De link die u in de nieuwsbrief dient op te nemen is de volgende: http://www.uwsite.nl/aanmelden/aanmelden.asp. In plaats van ‘www.uwsite.nl’ vult u uiteraard de domeinnaam van uw eigen website in. E-mailadres toevoegen Met behulp van het invoerveld zelf e-mailadressen kunt toevoegen aan een lijst. U vult een e-mailadres in en klikt op ‘Toevoegen’. E-mailadres zoeken Met behulp van dit invoerveld kunt u zoeken in een lijst. U kunt zo een e-mailadres weer van de lijst verwijderen. U verwijdert een e-mailadres door het in de lijst van zoekresultaten te selecteren door erop te klikken en vervolgens in de werkbalk te klikken op de knop ‘Verwijderen’ . Downloaden Via het icoontje ‘Download’
BIJLAGE. Module ‘Mailing versturen’
is het mogelijk om een lijst te downloaden.
[5]
