Bijlage IV Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen – backlog werkinstructie
april 2013
INLEIDING Deze werkinstructie is een nadere detaillering van het Generiek scanprotocol backlog van de gemeente Nijmegen. Voor de leesbaarheid van deze instructie verdient het aanbeveling genoemd Generiek scanprotocol backlog vooraf - of in ieder geval in samenhang met deze instructie - te lezen. Deze instructie beschrijft op detailniveau de te zetten stappen teneinde op een gecontroleerde wijze het beschreven scanproces op een succesvolle wijze te doorlopen. De in deze instructie genoemde bijlagen staan aan het slot. Het betreft: Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3:
Namenlijst van toegangsbevoegden tot de scanruimte Inventarislijst en in- en uitpakcontrolelijsten Dossierbegeleidingsformulier
p. 7 p. 8 p. 10
Werkinstructie: De voorbereiding en de uitvoering van de heenreis van de analoge dossiers vraagt een aantal handelingen. Op de eerste plaats moet de OG1 bij aanvang voor het navolgende zorg dragen: 1. Genereren uit de NEN 2082-gecertificeerde DMS/RMA van een limitatieve lijst2 met beschrijvingen van de dossiers: een inventarislijst. Nota bene: een inventarislijst bevat zoveel beschrijvingen als er te scannen dossiers zijn3. 2. Genereren van stickers uit de NEN 2082-gecertificeerde DMS/RMA van de bovengenoemde beschrijvingen. Nota bene: er zijn zoveel stickers als er beschrijvingen (en dus te scannen dossiers) zijn4. 3. Beschikken over alle hulpmiddelen die in dit protocol genoemd worden. Wat doet een medewerker van de ON (voortaan ‘inpakker’genaamd) vervolgens? 1. Pakt de dossiers in dozen aan de hand van de inventarislijst; 2. Vult met ‘JA’ of ‘NEE’ kolom 4 van de inventarislijst van elk ingepakt dossier in. JA = dossier is aangetroffen en ingepakt; NEE = dossier is niet aangetroffen5; 3. Plakt sticker 1 linksboven op een dossierbegeleidingsformulier6. BELANGRIJK: dit formulier blijft vanaf nu tot het moment van vernietiging van het dossier dit dossier vergezellen. 4. Legt dit dossierbegeleidingsformulier los voorin het dossier; 5. Maakt een kopie van de inventarislijst voor zover het betreft de nummers van de dossiers die door de inpakker in de doos zijn opgeborgen; 6. Hecht een blanco ‘in- en uitpakcontrolelijst’ 7 aan deze kopie en vult STAP 1 in; 7. Geeft de doos een uniek volgnummer dat overeenkomt met het doosnummer dat hij heeft ingevuld bij STAP 1; 8. Maakt een kopie van de ingevulde ‘in- en uitpakcontrolelijst’ om te bewaren in het archief van de OG; 9. Bergt het origineel samen met de vastgeniete inventarislijst voorin de doos. Deze laatste is een inhoudsopgave van de betreffende doos. BELANGRIJK: deze kopie blijft vanaf nu tot het moment van vernietiging van de inhoud van de doos de doos vergezellen; 10. Gebruikt het origineel van de inventarislijst voor alle andere te scannen dossiers, herhaalt voorgaande stappen totdat de gehele lijst is afgewerkt; 11. Informeert de contactpersoon van de OG dat de verhuizing van dozen kan plaatsvinden. Daarna vindt het ophalen en transporteren van de dozen door de ON plaats.
1
OG = opdrachtgever; ON = opdrachtnemer.
2
Voortaan ‘inventarislijst’ genaamd.
3
Deze inventarislijst krijgt, naast de hierboven al genoemde functie van ‘inventaris’, nog meer functies. Deze andere
functies komen later aan de orde. De inventarislijst moet zodanig worden ingericht dat deze door de ON en OG voor elk van deze functies kan worden gebruikt. Zie voor een voorbeeld van deze inventarislijst bijlage 2, blad een. 4
Voortaan in dit protocol ‘sticker 1’ genaamd.
5
Er ontstaat daardoor geleidelijk een overzicht van niet aangetroffen dossiers. Niet aangetroffen dossiers zijn hetzij uitge-
leend (: opvragen), hetzij zoek (: zoeken). Dit kan leiden tot een tweede scanronde. In dat geval vindt een herhaling van bovenstaande zetten plaats. 6
Dit dossierbegeleidingsformulier heeft meerdere functies. Deze functies komen later aan de orde. Dit formulier is zoda-
nig ingericht dat het door de ON en OG voor elk van deze functies kan worden gebruikt. Zie bijlage 3 voor het formulier. 7
Zie voor een voorbeeld hiervan bijlage 2, blad twee.
Belangrijk: bij het ophalen tekenen ON en OG een verklaring in tweevoud waarin exact is omschreven uit hoeveel dozen het te verhuizen bestand bestaat. Een door beide partijen getekende kopie van de gehele inventarislijst8 vormt bij deze verklaring een bijlage. Deze verklaring en bijlage dienen tezamen het bewijs van het aantal tijdens die rit te verhuizen dozen. De uitpakker van de ON voert de intakecontrole uit. Hij doet het volgende: 1. Controleert het aantal dozen aan de hand van de kopie van de inventarislijst; 2. Controleert het aantal dossiers per elke doos aan de hand van elke in- & uitpakcontrolelijst; 3. Vult STAP 2 van deze lijst in; 4. Controleert de identiteit van de dossiers aan de hand van de kopie van de inventarislijst; 5. Vult kolom 5 van deze lijst in; 6. Koppelt terug bij de contactpersoon van de ON, die op zijn beurt terugkoppelt bij de contactpersoon van de OG, indien aantallen en/of identiteit niet overeenkomen (eventueel); 7. Bergt de lijst voorin de doos op; 8. Bergt de dozen numeriek op in een archiefruimte, die voldoet aan afgesproken eisen, overeengekomen tussen ON en OG.
Na de vorige stap verzorgt de handmatig voorbereider van de ON het scangereed maken van de dossiers. Hij haalt per doos de dossiers eruit en houdt elke doos met de bijbehorende kopie van de inventarislijst bij elkaar. Hij doet per dossier het volgende: 1. Pakt een dossier en haalt het dossierbegeleidingsformulier er uit; 2. Haalt de snelhechter van het dossier los en gooit deze weg; 3. Plakt documenten, kleiner dan A4, op blanco A4-vellen. Wellicht ten overvloede: dit geldt óók voor elke scheidingsstrook9. 4. Als documenten die kleiner zijn dan A4-formaat aan beide zijden zijn beschreven: maakt kopie van de achterzijde en plakt daarna het origineel zo op een A4-vel dat de voorzijde zichtbaar is. 5. Haalt documenten uit showtassen of uit andere opbergmiddelen. 6. Ontniet documenten. 7. Verwijdert paperclips. 8. Eventueel alle andere noodzakelijke voorbereidende handelingen. Nota bene: de oorspronkelijke dossieromslag wordt niet verwijderd en weggegooid maar blijft los om de documenten heen zitten. 9. Telt handmatig het aantal bladzijden van vellen die van informatie zijn voorzien (voortaan ‘bladzijden’ genaamd). 10. Vult het aantal getelde bladzijden in op het dossierbegeleidingsformulier, blad 1, in het lege vakje onder ‘Telling bladzijden door handmatig voorbereider ON’; 11. Draagt het dossier inclusief dossierbegeleidingsformulier over aan de scanmedewerker.
De scanmedewerker van de ON doet na ontvangst van het dossier en van het dossierbegeleidingsformulier het volgende:
8
Of - als de verhuizing in etappes plaatsvindt - van het desbetreffende gedeelte van de inventarislijst.
9
Scheidingsstrook = tabstrook. De door de dossiervormer toegevoegde strook met tekst bedoeld om binnen een dossie-
romslag de scheiding tussen bij voorbeeld ‘zaken’ te tonen.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Laat door het systeem het aantal bladzijden per te scannen dossier tellen; Vult op het dossierbegeleidingsformulier, blad 1, onder het vakje ‘Telling bladzijden door systeem’ het aantal door het systeem getelde bladzijden in; Controleert of dit aantal overeenkomt met het aantal dat door de handmatig voorbereider van de ON is ingevuld; Bij geconstateerde afwijking vindt zowel handmatig als systeemtechnisch een hertelling plaats totdat blijkt dat er geen verschil meer is; Parafeert het dossierbegeleidingsformulier, blad 1, onder het vakje ‘Paraaf goedkeuring scanmedewerker ON’; Scant het dossier; Controleert het aantal gescande bladzijden met de systeemtelling. Bij geconstateerde afwijking wordt opnieuw geteld en gescand totdat blijkt dat er geen verschil meer is.
De kwaliteitsmedewerker van de ON doet na ontvangst van het dossier en van het dossierbegeleidingsformulier het volgende: 1. Controleert of de scans voldoen aan de afgesproken kwaliteit. Hij controleert op de volgende aspecten: Zijn alle bladzijden gescand? Zijn de eenheden qua bladzijden in de juiste volgorde gescand en zijn de dubbelzijdige bladzijden ook in de juiste volgorde gescand? Zijn de bladzijden volledig gescand? Zijn de bladzijden 'recht' gescand (juiste bladspiegel)? Zijn de bladzijden voldoende leesbaar en voldoende contrastrijk gescand? 2. Noteert zijn bevindingen op het dossierbegeleidingsformulier, blad 1. Wanneer de scans niet aan de kwaliteitseisen voldoen scant de scanmedewerker op verzoek van de kwaliteitsmedewerker opnieuw. Nota bene: ‘bijscannen’ van een deel van een dossier is verboden. Altijd wordt het dossier in zijn geheel opnieuw gescand. 3. Parafeert en dagtekent het dossierbegeleidingsformulier, blad 1, na akkoordbevinding van de kwaliteit van de scans.
Na ontvangst van het geleverde door de OG doet de kwaliteitsmedewerker van de OG het volgende: 1. Selecteert minimaal vijf procent van de gescande dossiers en de daarbij behorende scans en dossierbegeleidingsformulieren. 2. Controleert of het dossierbegeleidingsformulier volledig en juist is ingevuld. Wanneer dit niet het geval is koppelt hij de omissie via de contactpersoon van de OG terug bij de ON. 3. Controleert de kwaliteit door middel van vergelijking van de dossiers met de scans. Hij let hierbij op de volgende aspecten: Zijn alle bladzijden gescand? Zijn de eenheden qua bladzijden in de juiste volgorde gescand en zijn de dubbelzijdige bladzijden ook in de juiste volgorde gescand? Zijn de bladzijden volledig gescand? Zijn de bladzijden 'recht' gescand (juiste bladspiegel)? Zijn de bladzijden voldoende leesbaar en voldoende contrastrijk gescand? 4. Noteert zijn bevindingen op het dossierbegeleidingsformulier, blad 2 5. Wanneer de scans niet aan de kwaliteitseisen voldoen koppelt hij dit via de contactpersoon van de OG terug bij de ON, waarop het betreffende dossier in zijn geheel opnieuw wordt gescand. 6. Parafeert en dagtekent het dossierbegeleidingsformulier, blad 2, na akkoordbevinding
van de kwaliteit van de scans. Vooraf: de scanmedewerker van de ON plaatst de analoge documenten na het scannen in die volgorde in de dossieromslag terug als deze door hem zijn aangetroffen, inclusief het dossierbegeleidingsformulier. De inpakker van de ON doet het volgende: 1 Bergt het dossier weer op in de oorspronkelijke doos en controleert hierbij dat het aantal dossiers en de identiteit van de dossiers overeenkomt met de inventarislijst. 2 Vult de gevraagde gegevens in bij stap 3 op de in- & uitpakcontrolelijst, blad twee en in kolom 6 van de kopie van de inventarislijst. 3 Koppelt terug bij de contactpersoon van de ON, indien aantallen en/of identiteit niet overeenkomen (eventueel); 4 Bergt de lijst voorin de doos op; 5 Bergt de dozen numeriek op in de archiefruimte, die voldoet aan afgesproken eisen, overeengekomen tussen ON en OG. Vervolgens brengt de ON de dozen met dossiers en toebehoren naar de OG. De terugreis vindt mutatis mutandis op dezelfde wijze en onder dezelfde voorwaarden plaats als deze op de heenreis plaatsvond. Belangrijk: bij het terugbrengen tekenen ON en OG een verklaring in tweevoud waarin exact is omschreven uit hoeveel dozen het teruggebrachte bestand bestaat. Een door beide partijen getekende kopie van de gehele inventarislijst10 vormt bij deze verklaring een bijlage. Deze verklaring en bijlage dienen tezamen het bewijs van het aantal teruggebrachte dozen.
De kwaliteitsmedewerker van de OG controleert na aankomst van het archiefbestand steekproefsgewijs bij 10% van de dozen de inhoud, zowel de aantallen dozen en dossiers per doos als de identiteit van de dossiers. Hij vult hierbij de gevraagde gegevens in op de inventarislijst, zowel in kolom 7 als bij stap 4. De OG plaatst de dozen numeriek in een archiefruimte.
10
Of - als de verhuizing in etappes plaatsvindt - van het desbetreffende gedeelte van de inventarislijst.
Bijlage 1: Namenlijst van toegangsbevoegden tot de scanruimte Achternaam
Voorletters
Medewerker ON of OG
datum toekenning autorisatie/ intrekking11
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
11
Voeg van elke wijziging in autorisatie het desbetreffende mailbericht van de contactpersoon OG of ON aan de con-
tactpersoon ON of OG als bijlage toe aan deze namenlijst.
Bijlage 2: Inventarislijst en in- & uitpakcontrolelijsten (op doosniveau) Inventarislijst, blad een Kolom
Kolom 2
Kolom 3
Kolom 4
Kolom 5
Kolom 6
Kolom 7
Kolom 8
Omschrijving
Datering
Invullen ‘JA’
Invullen ‘JA’ of
Invullen‘JA’
Invullen ‘JA’
Dossier
of ‘NEE’
‘NEE’ door
of ‘NEE’
of ‘NEE’ door
vernietigd?
door inpak-
uitpakker ON
door inpakker
kwaliteits-
Vul in:
ON
medewerker
‘JA’ of
OG
‘NEE’ door
1 Nr.
dossier
ker OG
OG 1
Notulen Stuur-
1980-1985
groep X 2
Personeelsdossier
1986-1990
medewerker Y 3 4
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Et cetera
Et cetera
In- & uitpakcontrolelijst, blad twee STAP 1: In te vullen door de inpakker van de OG vóór heenreis van de dozen naar ON:
Inpakdatum: ... - ... - ........ Aantal dossiers: ............................
Tijdstip: ........... Doosnr.: .........
Naam inpakker ………………………………
Paraaf inpakker: .........................................
STAP 2: In te vullen door de uitpakker van de ON bij aankomst van de dozen bij ON:
Uitpakdatum: ... - ... - ........
Tijdstip: ...........
Aantal dossiers: .....................
Doosnr.: .........
Naam uitpakker ………………………………
Paraaf uitpakker: ........................................
Opmerkingen:..................................................................................................................................................
STAP 3: In te vullen door de inpakker van de ON vóór terugreis van de dozen naar OG:
Inpakdatum: ... - ... - ........ Aantal dossiers: ............................
Tijdstip: ........... Doosnr.: .........
Naam inpakker ………………………………
Paraaf inpakker: ........................................
Opmerkingen...................................................................................................................................................
STAP 4: In te vullen door de kwaliteitsmedewerker van de OG van de teruggekeerde dozen bij de OG:
Controledatum retourzending: .. - .. - ...... Aantal dossiers: ............................ Naam kwaliteitsmedewerker: ……..…………
Tijdstip: ........... Doosnr.: ......... Paraaf kwaliteitsmedewerker: ........................
Opmerkingen:..................................................................................................................................................
Bijlage 3: Dossierbegeleidingsformulier Dossierbegeleidingsformulier blad 1
De inpakker van de OG plakt hier sticker 1 met de titel van het dossier.
Telling bladzijden door handmatig voorbereider ON
Telling bladzijden door systeem
Controle van het scannen door de kwaliteitsmedewerker ON
Ja
Nee
Paraaf goedkeuring scanmedewerker ON
Opmerking
Zijn alle bladzijden gescand?
Zijn de bladzijden in de juiste volgorde gescand? Zijn de dubbelzijdige bladzijden in de juiste volgorde gescand? Zijn de bladzijden volledig gescand?
Zijn de bladzijden recht gescand?
Zijn de bladzijden voldoende leesbaar gescand? Zijn de bladzijden voldoende contrastrijk gescand? Datum
Tijd
Paraaf goedkeuring kwaliteitsmedewerker ON
Dossierbegeleidingsformulier blad 2
Aantal bladzijden te tellen en in te vullen door de kwaliteitsmedewerker OG
Controle van het scannen door de kwaliteitsmedewerker OG
Ja
Nee Opmerking
Zijn alle bladzijden gescand? Zijn de bladzijden in de juiste volgorde gescand? Zijn de dubbelzijdige bladzijden in de juiste volgorde gescand? Zijn de bladzijden volledig gescand? Zijn de bladzijden recht gescand?
Zijn de bladzijden voldoende leesbaar gescand? Zijn de bladzijden voldoende contrastrijk gescand?
Datum
Tijd
Paraaf goedkeuring kwaliteitsmedewerker OG
