Vlaamse overheid
AFDELING COMMUNICATIE
BIJLAGE BIJ DE AANKONDIGING VAN DE OPDRACHT VOOR DRUKVOORBEREIDING, DRUKKEN, AFWERKEN, HANDLING EN LEVERING VAN HET PERSONEELSBLAD ‘13’ PROCEDURE: BEPERKTE OFFERTEAANVRAAG
2
OPMERKING VOORAF: Dit document is NIET het bestek voor de opdracht. Dit document is louter informatief van aard, ter verduidelijking van de omschrijving van de opdracht. Het bevat enkel de technische beschrijving van de opdracht en de gunningscriteria waarop de offertes zullen worden beoordeeld in de tweede fase van de procedure. De kandidaten dienen in deze eerste fase van de procedure nog géén offerte in te dienen. Enkel de inlichtingen die gevraagd worden in de aankondiging dienen te worden ingediend. Enkel de geselecteerde inschrijvers (minstens 5, maximum 6) zullen in de tweede fase van de procedure het bestek ontvangen en kunnen vervolgens een offerte indienen.
HOOFDSTUK 1. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 1.1. Algemene omschrijving van de opdracht Het voorwerp van deze opdracht is de drukvoorbereiding, het drukken, de afwerking, de handling en de levering van het personeelsblad ‘13’. De opdracht omvat voor elke editie: 1. drukvoorbereiding, de nodige proeven opmaken en drukken van het bestelde aantal exemplaren, volgens de specificaties opgenomen in bijlage 7.1 (al dan niet met invoegen/innieten van inserts of outserts of andere opties); 2. het bestelde aantal exemplaren onder composteerbare folie brengen, volgens de specificaties opgenomen in bijlage 7.1, met personalisatie rechtstreeks op de folie (al dan niet met bijvoegen van extra losse publicaties of gadgets). De adressen worden, gesorteerd op postnummer, door de opdrachtgever via mail geleverd; 3. gesorteerd afgeven van de exemplaren op het afgesproken postsorteercentrum (momenteel Oostende) en op diverse andere leveringsadressen in Vlaanderen en Brussel. De opdrachtgever kan per nummer verschillende extra opties vragen, zoals: - meer of minder exemplaren; - meer of minder pagina’s; - een extra flap aan de cover; - drukken (en al dan niet innieten) van een insert, een outsert of een andere bijlage; - inlijmen (bv. met repealable lijm) van een publicatie of gadget; - invoegen of bijvoegen van extra losse publicaties of gadgets; - extra leveringsadressen in Brussel of Vlaanderen. 1.2. Budget en timing De geraamde totale waarde van de aankopen voor de gehele duur van de raamovereenkomst zal liggen tussen 50.000 euro (excl. btw) en 205.999 euro (excl. btw). De opdracht loopt vanaf het ondertekenen van de overeenkomst tot en met december 2010. De opdracht wordt afgesloten via een raamovereenkomst en concreet gemaakt via individuele opdrachten toegekend op afroep. (zie verder in paragraaf 5.2). Voor de precieze termijnen voor het (aan)leveren van lay-outbestanden, drukproeven, adresbestanden en afgewerkte magazines zal de opdrachtnemer een productiekalender opstellen, waarbij de snelheid van het hele productieproces als gunningscriterium zal gelden. Bijlage bij de aankondiging van de opdracht voor drukvoorbereiding, drukken, afwerken, handling en levering van het personeelsblad ‘13’ afdeling Communicatie (DAR) - Vlaamse overheid
3
In ieder geval moet de levering bij De Post steeds gebeuren op de volgende data (onder voorbehoud van wijzigingen opgelegd door De Post zelf): • • • • • • • • • • • •
Nr. 17 (januari-februari 2009) Nr. 18 (maart-april 2009) Nr. 19 (mei-juni 2009) Nr. 20 (juli-agustus 2009) Nr. 21 (september-oktober 2009) Nr. 22 (november-december 2009) Nr. 23 (januari-februari 2010) Nr. 24 (maart-april 2010) Nr. 25 (mei-juni 2010) 27 Nr. 26 (juli-agustus 2010) Nr. 27 (september-oktober 2010) Nr. 28 (november-december 2010)
23 december 2008 24 februari 2009 27 april 2009 25 juni 2009 26 augustus 2009 27 oktober 2009 23 december 2009 23 februari 2010 april 2010 25 juni 2010 26 augustus 2010 26 oktober 2010
1.3 Technische gegevens 1.3.1. Technische fiche voor één editie van het magazine - formaat: 260 x 410 mm open - 260 x 205 mm gesloten - volume: 48 bladzijden - bedrukking: recto/verso quadri - aflopend - 1 versie - papier: selfcovering CyclusPrint (of soortgelijk), mat, 80 gram - afwerking: plooien en schoonsnijden - 2 nietjes in de rug OPLAGE: 43.000 exemplaren 1.3.2. Technische fiche indien extra flap aan de cover - formaat cover: 260 x 605 mm open (incl. flap: 260 x 195 mm) - 260 x 205 mm gesloten - formaat binnenbladzijden: 260 x 410 mm open - 260 x 205 mm gesloten - volume: 6 cover + 44 binnenbladzijden - bedrukking: recto/verso quadri - aflopend - 1 versie - papier: selfcovering CyclusPrint (of soortgelijk), mat, 80 gram - afwerking: plooien en schoonsnijden - 2 nietjes in de rug !!! De cover van het magazine mag 2 mm korter afgewerkt worden dan het binnenwerk. OPLAGE: 43.000 exemplaren Variant: indien de flap gelijk met het binnenwerk wordt afgewerkt 1.3.3. Technische fiche voor één insert - formaat: 250 x 390 mm open - 250 x 195 mm gesloten - volume: aantal pagina’s te bepalen bij concrete bestelling - bedrukking: recto/verso quadri - aflopend Bijlage bij de aankondiging van de opdracht voor drukvoorbereiding, drukken, afwerken, handling en levering van het personeelsblad ‘13’ afdeling Communicatie (DAR) - Vlaamse overheid
4
- 1 versie - papier: selfcovering maco satinee 100 gram - afwerking: plooien en schoonsnijden - 2 nietjes in de rug OPLAGE: 43.000 exemplaren 1.3.4. Technische fiche voor één outsert - formaat: 260 x 200 mm open - 260 x 100 gesloten - volume: aantal pagina’s te bepalen bij concrete bestelling - bedrukking: recto/verso quadri - aflopend - 1 versie - papier: selfcovering CyclusPrint (of soortgelijk), mat, 80 gram - afwerking: plooien en schoonsnijden - 2 nietjes in de rug OPLAGE: 43.000 exemplaren 1.3.5. Technische fiche voor één kalender met afscheurbare bladen - formaat 195 x 500 mm open – 195 x 250 mm gesloten - volume: 4 coverblz + 24 binnenbladzijden - bedrukking: recto quadri - aflopend - 1 versie - papier: Cover Biotop 200 gram; binnenbladzijden Biotop 90 gram - afwerking: plooien en schoonsnijden – 2 nietjes in de rug – 1 horizontale perforatie (bovenaan korte zijde van 195 mm) - voorzien van 1 boorgat (bovenaan korte zijde van 195 mm) OPLAGE: 43.000 exemplaren Variant: bedrukking: recto/verso quadri - aflopend 1.3.6. Technische fiche voor de inpakfolie De folie dient composteerbaar te zijn volgens de voorschriften van de Europese norm 13432. Het hebben van een in Vlaanderen erkend label, zoals het OK Compost-label uitgereikt door AIB Vincotte, betekent in ieder geval dat u voldoet aan dit criterium. 1.3.7. Milieuvriendelijkheidscriteria papier 1. 2. 3. 4.
Het betreft 100% gerecycleerd papier Het gehalte post-consumer gerecycleerd papier is ten minste 51% Het papier is TCF-gebleekt (‘totally chlorine free’) Het papier is vrij van optische witmakers zoals benzidine
1.3.8 Leveringsadressen Op basis van de huidige situatie gelden volgende leveringsadressen. - Postsorteercentrum Oostende (ca. 39.000 exemplaren, met personalisatie op folie, postgesorteerd conform de voorwaarden van De Post voor erkenning als tijdschrift) - Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Geel, Dr. Sanodreef 4, 2440 Geel (600 exemplaren zonder folie, in dozen) - Departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid, afdeling Communicatie, Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel (saldo, ca. 3.400 exemplaren, gebundeld op palet) Bijlage bij de aankondiging van de opdracht voor drukvoorbereiding, drukken, afwerken, handling en levering van het personeelsblad ‘13’ afdeling Communicatie (DAR) - Vlaamse overheid
5
HOOFDSTUK 2. GUNNINGSCRITERIA DIE ZULLEN WORDEN GEBRUIKT 2.1. Prijs De inschrijver zal in zijn offerte de volgende prijzen in euro opgeven met en zonder BTW, met aanduiding van het door hem gehanteerde BTW-percentage: • • • • • • • • • • • • • •
Prijs voor drukvoorbereiding, hires kleurproeven of soortgelijk opmaken en het drukken van één editie op 43.000 exemplaren; Prijs per 4 blz min of meer voor één editie in een oplage van 43.000 ex.; Prijs per 1000 exemplaren min of meer voor één editie van 48 blz.; Prijzen voor een variant met een extra flap aan de cover; Prijs voor het innieten van één insert, outsert of kalender; Prijs voor het drukken van één insert, outsert of kalender; Prijs per 4 blz min of meer in de insert of de outsert; Prijs per 1000 exemplaren min of meer van de insert, de outsert of de kalender; Prijs voor het los invoegen (tussen de middenpagina’s) van een door de opdrachtgever aangeleverde afgewerkte publicatie; Prijs voor het inlijmen (bv. met repealable lijm) van een publicatie of gadget; Prijs voor het onder folie brengen van 39.000 exemplaren, met personalisatie rechtstreeks op de folie (op basis van de door ons geleverde adresgegevens) en met bedrukking met de correcte aanduiding betreffende de composteerbaarheid; Prijs per 1000 exemplaren min of meer die onder folie gebracht worden; Prijs voor het bijvoegen van één extra losse publicatie per editie, waarbij een onderscheid gemaakt wordt tussen publicaties (of gadgets) die machinaal worden ingevoegd en publicaties (of gadgets) die niet machinaal kunnen worden ingevoegd; Prijs per leveringsadres binnen Brussel of binnen Vlaanderen, hetzij op paletten, hetzij in handzame dozen;
Om het vergelijken van de verschillende prijsopgaven te vergemakkelijken, moet de inschrijver ook een totaalprijs opgeven, zowel inclusief als exclusief btw, voor de volledige drukvoorbereiding, druk, afwerking, handling en levering van één zgn. ‘standaardeditie’ die bestaat uit de hiernavolgende deeltaken en -kenmerken: • • •
Drukvoorbereiding, proeven maken, drukken en afwerken van 43.000 exemplaren; Onder folie brengen van 39.000 exemplaren, met personalisatie rechtstreeks op de folie en met bedrukking met de aanduiding van composteerbaarheid; Leveren op drie adressen.
Dit criterium zal worden beoordeeld aan de hand van: - de voordeligheid van de totaalprijs voor één standaardeditie; - de voordeligheid van de prijzen voor de verschillende deeltaken en opties die niet in de totaalprijs voor één standaardeditie zijn opgenomen. Hierbij wegen de prijzen voor het drukken en innieten van een insert, het drukken van een kalender en het machinaal bijvoegen van een publicatie zwaarder door in de beoordeling dan de andere opties, omdat deze drie opties couranter zullen voorkomen.
Bijlage bij de aankondiging van de opdracht voor drukvoorbereiding, drukken, afwerken, handling en levering van het personeelsblad ‘13’ afdeling Communicatie (DAR) - Vlaamse overheid
6
2.2. Timing en termijnen in de productiekalender Hoe korter de termijn tussen de levering van de lay-outbestanden bij de drukker en de levering van de afgewerkte magazines bij de opdrachtgever en bij De Post, hoe groter de mogelijkheden van de redactie om in het personeelsblad nog op de actualiteit in te spelen en last-minute aanpassingen te doen. Daarom zal de opdrachtnemer een zo kort mogelijke doorlooptijd moeten voorzien voor het hele productieproces. De inschrijver zal in zijn offerte een productiekalender moeten opstellen die als eindpunt heeft de dag van levering bij De Post en op diverse andere adressen. Deze productiekalender moet onder andere vermelden: • wanneer de bestelling voor één jaargang ten laatste geplaatst moet worden; • wanneer de bestelling voor één standaardeditie ten laatste geplaatst moet worden en wanneer een eventuele orderbevestiging ten laatste moet volgen; • wanneer ten laatste extra opties (vb. inserts) dienen te worden besteld; • wanneer ten laatste de lay-outbestanden moeten geleverd worden; • wanneer proeven gemaakt kunnen worden, wanneer deze aan de opdrachtgever bezorgd kunnen worden en wanneer de goed voor druk verwacht wordt; • wanneer de adresbestanden voor personalisatie op de folie geleverd moeten worden; • met hoeveel dagen het productieproces verlengd moet worden wanneer er extra opties worden besteld. Dit criterium zal worden beoordeeld aan de hand van de snelheid waarmee het productieproces van ieder nummer kan doorlopen worden, zowel bij een standaardeditie als wanneer er extra opties besteld worden.
2.3. De mate waarin de hele productie zo milieuvriendelijk mogelijk verloopt De opdrachtgever hecht bijzonder veel belang aan de milieuvriendelijkheid van het personeelsblad en van het productieproces (waarmee begrepen wordt de drukvoorbereiding, het drukprocédé, de afwerking, de handling en de levering). Daarom worden strenge minimumvereisten ingevoerd voor onder andere het papier van 13 en de folie errond. Inzake druk en verzending zijn evenwel nog meer milieuvriendelijke technieken mogelijk, doch de mogelijkheden verschillen afhankelijk van het soort drukprocédé, en bovendien komen er voortdurend nieuwe innovaties en oplossingen bij, inclusief evoluties in de prijs-kwaliteitverhouding. Daarom worden niet meer specifieke technische criteria opgelegd, maar wordt de inschrijvers gevraagd te beschrijven welke maatregelen zij nemen om het productieproces milieuvriendelijk te laten verlopen. De inschrijver zal in zijn offerte omschrijven én aantonen welke maatregelen hij neemt om het productieproces milieuvriendelijk te laten verlopen. Enkele (niet-limitatieve) voorbeelden die in rekening kunnen worden gebracht, zijn het type inkt, het type en gebruik van reinigingsmiddelen, het type en gebruik van ontwikkelvloeistoffen, het gebruik van milieusparende technieken, enzovoort. Dit criterium zal worden beoordeeld aan de hand van de kwaliteit en effectiviteit van de voorgestelde maatregelen om het productieproces milieuvriendelijk te laten verlopen.
Bijlage bij de aankondiging van de opdracht voor drukvoorbereiding, drukken, afwerken, handling en levering van het personeelsblad ‘13’ afdeling Communicatie (DAR) - Vlaamse overheid
