Bijlage: Begroting voor de BMW-ICT-organisatie Inleiding De colleges van burgemeester en wethouders van de BMW-gemeenten hebben via een bestuursopdracht het proces van integratie van de bestaande ICT-secties in de drie gemeenten tot één ondersteunende afdeling voor de drie gemeenten op gang gebracht. In de bestuursopdracht is vastgelegd dat de integratie op 1 januari 2012 zijn beslag krijgt. Onderdeel van deze integratie is de opstelling van een begroting voor de nieuwe organisatie. Hieronder treft u de begroting met bijbehorende toelichting aan, die (dus) betrekking heeft op het jaar 2012. Ter toelichting wordt hieronder ingegaan op enkele aspecten van de begroting. Vooronderzoek en 0-meting Om zicht te krijgen op de inhoud van de op te stellen begroting heeft eind 2009/begin 2010 een eerste verkenning plaatsgevonden naar de huidige kostenstructuur van de ICT-activiteiten in de drie gemeenten afzonderlijk. Via deze verkenning is duidelijk geworden dat de drie gemeenten niet in alle opzichten een vergelijkbare kostenstructuur hanteren. Met name de wijze van dekking van uitgaven in de investeringssfeer laten verschillen zien. Mede hierdoor was de onderlinge vergelijkbaarheid van het kostenniveau van de drie gemeenten beperkt. Om hierop meer grip te krijgen is een zogenaamde 0-meting uitgevoerd door Bureau VanderLet B.V. Het rapport is uitgebracht op 2 februari 2010. De 0-meting geeft inzicht in de activiteiten en daarmee verband houdende kosten die de drie gemeenten op ICT-gebied voor gezamenlijke rekening gaan beheren. De 0-meting is het basismateriaal voor de BMW ICT-begroting. De hierin opgenomen bedragen zijn niet taakstellend, maar zijn bedoeld als referentiekader. Opgemerkt moet worden dat in de 0-meting bepaalde gemeentespecifieke kostenposten buiten beschouwing gelaten zijn. Deze kosten worden (thans) niet in de gezamenlijke BMW ICTbegroting opgenomen. De verantwoordelijkheid voor deze budgetten blijft voorshands bij de individuele gemeenten. De totale kosten voor de wel binnen de 0-meting opgenomen elementen zijn - conform de werkwijze in de 0-meting - omgerekend in een kostenpost per SIV (standaard ICT-voorziening), te beschouwen als de kosten per werkplek. Hierin zijn ook de personeelskosten met een apart berekend bedrag, opgenomen. Het aantal SIV’s is hoger dan het aantal medewerkers. Dat komt bijvoorbeeld omdat medewerkers met een vaste werkplek en een laptop voor 2 SIV’s tellen. De hoogte van het bedrag per SIV is in de 0-meting bepaald op € 1.947. Dit bedrag is opgebouwd uit twee componenten: personele kosten ad € 486 per SIV. Het betreft hier overigens alleen een berekening van de personeelskosten voor de taken die in de 0-meting zijn opgenomen. De kosten van de ICT-infrastructuur zijn geraamd op € 1.461 per SIV. De drie gemeenten hebben het bedrag ad € 1.947 per SIV als uitgangspunt genomen voor de in de gemeentelijke begrotingen op te nemen bedragen. Het aantal SIV’s voor de drie gemeenten gezamenlijk is bepaald op 393, zodat voor de dekking van de kosten van deze nieuwe organisatie in de drie gemeentebegrotingen gezamenlijk een bedrag van € 574.086 beschikbaar is. Welke activiteiten en daarbij horende kostenposten worden opgenomen in de BMWICT-begroting? In de 0-meting, basis voor de BMW-ICT-begroting, zijn de volgende kostenposten genoemd: • Materiaal servers 1
• • • • • • •
Werkplekken ICT Netwerkcomponenten Verbindingen Licenties generiek SAP releasemanagement Uitwijk
Niet in 0-meting opgenomen zijn de volgende posten. De kosten hiervan dienen dus separaat in de drie gemeentebegrotingen te zijn opgenomen. • Licenties specifiek • Licenties databases • Printen, scannen en kopiëren • Abonnementen • Onderhoudscontracten • Telefooncentrale • Verbruikskosten telefonie • Telefonie (mobiel) • Projecten • Functioneel Applicatiebeheer
2
BMW ICT-integratieprojecten Ter voorbereiding op de vorming van de gezamenlijke ICT-organisatie voor de drie gemeenten is een aantal projecten gestart, dat gericht is op het realiseren van een gezamenlijke, bedrijfszekere ICT-omgeving, die up-to-date is. Harmonisatie van de technische infrastructuur van de drie gemeenten is daarbij uitgangspunt. Het betreft de volgende projecten: 1. Realisering van een gezamenlijke serveromgeving; 2. Upgrading van de kantoorautomatiseringprogramma’s; 3. Harmonisatie van de kernapplicaties. Hieronder volgt per project een korte beschrijving en een raming van de lasten, die opgenomen zijn in de BMW ICT-begroting. Realisering van een gezamenlijke serveromgeving Voor de drie gemeenten wordt één nieuwe gezamenlijke serveromgeving ontwikkeld en ingericht. Deze gezamenlijke serveromgeving staat in het gemeentehuis van De Marne. Het project bestaat uit vier fasen: 1. Bouw, inrichting en overgang van de gemeente De Marne naar de nieuwe serveromgeving (afronding voorzien in mei 2011). 2. Overgang van de gemeente Winsum (eerste helft 2011). 3. Overgang van de gemeente Bedum (tweede helft van 2011). 4. Realiseren van de uitwijk (tweede helft 2011). Voor de gezamenlijke kosten van de bouw van de ruimte zelf wordt uitgegaan van een bedrag van € 75.000 (besluit gemeenteraad De Marne van oktober 2009). De kosten van het bouwkundig deel zijn becijferd op € 40.000 (afschrijvingstermijn 10 jaar) en de kosten van de installaties op een bedrag van € 35.000 (afschrijving in 5 jaar). Dit leidt, bij een rentepercentage van 4,8, tot een kapitaallast van € 14.600. De kosten van de inrichting en overgang voor de drie gemeenten naar de gezamenlijke serveromgeving zijn begroot op € 689.000. De afschrijving wordt bepaald op 5 jaar, ingaande 2012 (in de loop van 2011 wordt de nieuwe serveromgeving operationeel). Rekening houdend met een rentepercentage van 4,8 zijn de kapitaallasten € 170.872. Kantoorautomatisering De drie gemeenten maken thans voor de kantoorautomatisering (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) gebruik van tamelijk verouderde producten: Microsoft Office 2000 en 2003. De nieuwe serveromgeving ondersteunt Office 2000 niet meer op een bedrijfszekere manier. Daarnaast voldoen de werkplekken voor een belangrijk deel niet meer aan de huidige eisen. Vervanging is noodzakelijk. De kosten van deze vervanging zijn begroot op € 172.362. De kosten van scholing (€ 22.500) en de kosten van de vervanging van beeldschermen in Winsum en De Marne ( € 37.000) worden ten laste gebracht van bestaande posten bij de gemeenten apart. Bedum vervangt de beeldschermen, die van recentere datum zijn, op een later moment. Rekening houdend met het huidige gebruik van respectievelijk 10 en 7 jaar, wordt een afschrijvingstermijn van 7 jaar goed verdedigbaar geacht. Dit leidt tot een kapitaallast van € 32.897. Harmonisatie van de kernapplicaties De drie gemeenten maken al grotendeels gebruik van dezelfde leverancier (PinkRoccade) voor de belangrijke applicaties, zoals burgerzaken, financiën, belastingen etc. Voor de verdere harmonisatie is het wachten op PinkRoccade, die op landelijk niveau een aantal aanpassingen zal doorvoeren. Het is verstandig daarop te wachten. Verwacht wordt dat over ongeveer 2 jaar tot harmonisatie kan worden overgegaan. Er zijn al enkele scenario’s gemaakt voor de wijze waarop de harmonisatie kan plaatsvinden. Uit elk van deze scenario’s blijkt dat de totale lasten voor de BMW-gemeenten, met inbegrip van de kapitaallasten voor de dan noodzakelijk te plegen investeringen - gezamenlijk lager worden dan nu in de BMW-ICT-begroting geraamd.
3
Naast deze toekomstige harmonisatie wordt voor de migratie van de SAP-omgeving een bedrag geraamd van 3 x € 6.000 = € 18.000 aan kosten van externe inhuur. Voor de migratie van SAP R3 naar ERP6 wordt een bedrag geraamd van 3 x € 18.000 = € 54.000. Derhalve in totaal € 72.000. Uitgaand van eveneens een afschrijvingstermijn van 7 jaar en 4,8% rente is de kapitaallast € 13.742. Voor de omgeving van Winsum (iSeries), waarvan het leasecontract per 1 juni 2011 afloopt, wordt uitgegaan van een nieuwe structurele last van € 15.000 (thans nog ruim € 30.000). BMW-ICT-begroting De uitgavenkant van de BMW-ICT-begroting bestaat voor de ICT-infrastructuur uit de kapitaallasten van de hierboven genoemde investeringsbedragen en de “normale” jaarlijkse exploitatiekosten. Personeel Voor wat betreft de personele kosten (waarvoor in de 0-meting een bedrag van € 486 per SIV is opgenomen), wordt opgemerkt dat de daadwerkelijke raming plaatsvindt nadat de formatie is bepaald. Er vindt thans (mei 2011) onderzoek plaats naar de noodzakelijke omvang (aantal fte’s) en aard (functietyperingen) van de formatie plaats. Daarna kan pas worden bezien hoe de plaatsing van medewerkers in de nieuwe organisatie kan plaatsvinden. Daarbij kan er sprake zijn van frictie (de beschikbare menskracht in de drie gemeenten gezamenlijk past niet volledig bij de noodzakelijk geachte formatie). Financieel gezien wordt thans uitgegaan van de in de drie gemeentebegrotingen beschikbare bedragen voor het huidige personeel. Nieuw beleid en vervangingsinvesteringen Opgemerkt moet worden dat bij de opstelling van de 0-meting en dus ook in de beschikbare bedragen op basis van het aantal SIV’s geen rekening is gehouden met nieuwe ambities in de toekomst. In de jaarlijks op te stellen BMW ICT-begroting worden apart eventuele voorstellen voor nieuw beleid opgenomen. Deze worden jaarlijks door de drie gemeenten apart beoordeeld en - bij positief besluit - opgenomen in de begroting. Zo wordt bereikt dat de drie gemeenten (gezamenlijk) directe invloed houden op nieuwe uitgaven. Voor wat de vrijval van kapitaallasten betreft wordt er van uit gegaan dat tot en met 2015 50% van de vrijval beschikbaar blijft in de BMW-ICTbegroting. Hiermee kunnen de lasten van de vervanging van de zogenaamde fatclients worden gedekt. Voor het overige worden in deze jaren geen vervangingsinvesteringen binnen de BMWICT-begroting verwacht, die uitzetting van het budget vragen. Bij de voorbereiding van de begroting van het jaar 2016 zal deze werkwijze worden geëvalueerd. Voorbereiding begroting en rekening Conform het samenwerkingconvenant ligt de (primaire) verantwoordelijkheid voor nieuwe ICTorganisatie bij de centrumgemeente, in dit geval de gemeente De Marne. Deze zorgt ook voor de jaarlijkse opstelling van begroting en rekening. Nadat de directie (de drie gemeentesecretarissen) deze beoordeeld heeft, wordt deze aangeboden aan de drie colleges. De drie colleges nemen een besluit over de begroting en zorgen ervoor dat het gemeentelijk aandeel in de eigen begroting wordt opgenomen, waarna de gemeenteraden daarover beslissen. Over een eventueel voornemen van een of meer colleges om af te wijken van de ingediende begroting, vindt onderling overleg en afstemming plaats. Integratie sociale zaken Zoals bekend, wordt gewerkt aan de integratie van “sociale zaken”. De kosten van de integratie vallen buiten het bestek van deze BMW-ICT-begroting.
4
Fouten in de 0-meting Bij de opstelling van de BMW-ICT-begroting is geconstateerd dat de 0-meting enkele fouten bevat. Het gaat om: • Dubbel opgenomen kosten voor uitwijk (op twee verschillende plaatsen in de 0-meting). • Te laag opgenomen kosten voor de kosten van lease van de iSeries van Winsum. In het eerste geval gaat het om een “voordeel” van € 8.000 en in het tweede geval om een “nadeel” van plm. € 22.000. Per saldo een te laag opgenomen bedrag ad € 14.000. Vertaald naar het bedrag per SIV gaat het om € 36. Aangezien thans wordt uitgegaan van een structurele last voor de iSeries van Winsum van € 15.000 in plaats van ruim € 30.000, lopen deze fouten per saldo nagenoeg “glad”. Kosten van scholing In de 0-meting zijn nog geen kosten van scholing, vorming en opleiding opgenomen. De drie gemeenten zullen nog een passend bedrag voor opleiding beschikbaar stellen door overheveling uit hun bestaande scholingsposten.
5
De BMW-ICT-begroting, vergeleken met de gegevens uit de 0-meting. Het bovenstaande resulteert in de onderstaande begroting. De BMW ICT-begroting 2012 wordt vergeleken met de gegevens uit de 0-meting. Een aantal posten wordt onder de begroting toegelicht. Gegevens 0-meting Per SIV
BMW ICT-begroting 2012 Kapitaallaste Jaarlasten n Kosten
Vergelijking 0-meting en BMW-ICT-begroting 2012
Kosten
Technische infrastructu ur
Materiaal servers
296.833 €
755
43.650 (1)
170.872 (2)
Werkplekken
53.247 €
135
7.200 (5)
32.897 (4)
40.097
4.960 (12)
4.960
Vervanging fatclients ICT
3.125 €
8
Bouw serverruimte Integratiekosten Legacy/SAP en migratie van SAP R3 naar ERP6
214.522
Per SIV
€ 546 € 102 € 13
(9)
17.500 (6)
14.600 (3)
14.600
13.742 (6)
31.242
€ 37 € 80
Netwerkcomponenten
24.563 €
63
Verbindingen
72.447 €
184
90.000
90.000 (8)
€ 229
Licenties generiek
45.285 €
115
10.000
10.000 (10)
€ 25
SAP releases
49.650 €
126
40.000
40.000
€ 102
Uitwijk Oracle-licenties Onvoorzien: 7,5% van de lasten Totale lasten Inkomsten UWV
28.937 €
74
44.400 3.021 (14) € 37.452(15) € 293.223
€ 574.086 € 1.461
Totale lasten
€ 1.461
6
(7)
6.522 (14) € 243.593
44.400 (11) 9.543 (13) € 37.452 (15) 536.816 (16) -/- € 20.250 (14) € 516.566
€ 113 € 24 € 95 € 1.366 € 52 € 1.314
Financiële consequenties De BMW-gemeenten hebben afgesproken dat per gemeente een bedrag ad € 1.461 per SIV beschikbaar is. De verdeling van de 393 SIV’s over de gemeenten is als volgt: Bedum: 102 De Marne: 173 * Winsum: 118 * In dit aantal zijn 58 SIV’s opgenomen voor de afdeling sociale zaken De Marne/Winsum. Deze kosten worden over de twee gemeenten verdeeld. Nadat de vorming van de afdeling sociale zaken voor de BMW-gemeenten zijn beslag heeft gekregen, vindt uiteraard een herberekening plaats. Een vergelijking tussen de 0-meting en de BMW-ICT-begroting levert het volgende beeld voor de drie gemeenten en voor de gemeenten De Marne en Winsum voor het onderdeel sociale zaken op.
0-meting BMW-ICTbegroting Overschot in Euro’s
Geraamde Aandeel netto lasten Bedum
Aandeel De Marne
Aandeel Winsum
€ 574.086 € 516.566 **
€ 148.999,42 € 134.070,57
€ 167.989,54 € 151.157,99
€ 172.371,88 € 155.101,24
Aandeel Sociale Zaken De Marne/Wins um € 84.725,16 € 76.236,20
€ 57.520
€ 14.928,86
€ 16.831,55
€ 17.270,64
€ 8.488,96
** De gemeente De Marne zal als centrumgemeente periodiek voorschotten van de gemeenten ontvangen ter dekking van de gezamenlijk te maken kosten.
7
Verschil tussen 0-meting en de BMW-ICT-begroting In de 0-meting is het bureau Bureau VanderLet B.V. voor de infrastructuur uitgegaan van een bedrag van € 1.461 per SIV. De BMW-gemeenten hebben dit bedrag als voorlopig uitgangspunt genomen. Thans blijkt dat € 1.314 per SIV nodig is. Dat is ongeveer 10% lager dan de berekening van VanderLet B.V. Enkele feiten kunnen dit verschil verklaren. 1. VanderLet heeft het bedrag berekend op basis van de lasten van de afzonderlijke gemeenten, terwijl nu de lasten van de drie gemeenten gezamenlijk zijn begroot. In de afgelopen periode is wel duidelijk geworden dat gezamenlijke aanbesteding/inkoop leidt tot lagere lasten. Meer dan eens zijn kwantumkortingen bedongen. 2. VanderLet heeft rekening gehouden met een standaard afschrijvingstermijn van 3 jaar. Bij de opstelling van de begroting is hiervan bewust afgeweken. In de begroting zijn reële afschrijvingstermijnen gekozen, die gemiddeld hoger zijn dan 3 jaar. Vanwege de langere afschrijvingstermijn is er sprake van een lagere aanvangslast. 3. VanderLet heeft geen rekening gehouden met inkomsten (in dit geval van de UWV). Vastgesteld mag worden dat de BMW-gemeenten door samen te gaan op het terrein van de ICTinfrastructuur daaraan aantoonbaar met minder geld toe kunnen dan wanneer ze zelfstandig zouden optrekken. Samen staan de gemeenten sterker, ook in financieel opzicht. Dat zijn belangrijke motieven om samen te werken. Ontwikkeling begrotingslast BMW-ICT in de komende jaren De BMW-ICT-begroting heeft betrekking op het jaar 2012. Ten aanzien van de meerjarige ontwikkelingen kan het volgende worden gezegd: - verwacht wordt dat de begroting de normale kostenontwikkeling voor diensten en produc ten zal volgen - ten aanzien van vervangingsinvesteringen wordt verwacht dat de eerstkomende jaren (bij benadering 5 jaar) geen vervangingsinvesteringen gedaan behoeven te worden, die uitzetting van het budget vragen. Een uitzondering geldt voor de reeds genoemde vervanging van fatclients, waarvoor een deel van de vrijval de kapitaallasten wordt aangewend. De BMW-ICT-begroting voor de infrastructuur zal een dalende tendens vertonen: er zal maar zeer beperkt vervangen worden terwijl de kapitaallasten als gevolg van de gekozen lineaire afschrijvingsmethodiek dalen.
8
Op basis van de in de begroting opgenomen investeringen ziet de vrijval van kapitaallasten er als volgt uit: Serverruimte (installaties) Kapitaallast € 8.680,00 € 8.344,00 € 8.008,00 € 7.672,00 € 7.336,00
Jaar 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
Serverruimte (bouw) Kapitaallast € 5.920,00 € 5.728,00 € 5.536,00 € 5.344,00 € 5.152,00 € 4.960,00 € 4.768,00 € 4.576,00 € 4.384,00 € 4.192,00
Serveromgeving Kapitaallast € 170.872,00 € 164.257,60 € 157.643,20 € 151.028,80 € 144.414,40
Oracle-licenties Kapitaallast € 6.522,15 € 6.269,68 € 6.017,21 € 5.764,74 € 5.512,27
Kernapplicaties Kapitaallast € 13.741,71 € 13.248,00 € 12.754,29 € 12.260,57 € 11.766,86 € 11.273,14 € 10.779,43
Kantoorautomatisering Kapitaallast € 32.896,52 € 31.714,61 € 30.532,70 € 29.350,79 € 28.168,88 € 26.986,96 € 25.805,05
€ € € € €
Fatclients Kapitaallast 4.960,00 4.768,00 4.576,00 4.384,00 4.192,00
Totaal € 243.592,39 € 234.329,89 € 225.067,39 € 215.804,90 € 206.542,40 € 43.220,11 € 41.352,48 € 4.576,00 € 4.384,00 € 4.192,00
Meerjarenperspectief Op basis van het bovenstaande kan het hierna volgende meerjarenperspectief worden geschetst, waarbij geen rekening is gehouden met: - kostenontwikkeling voor diensten en producten - kosten van nieuw beleid - vervangingsinvesteringen na 2016 Jaar
Kapitaallast per jaar
Vrijval per jaar Cumulatieve vrijval
2012
€ 243.592,39
2013
€ 234.329,89
€ 9.262,50
2014
€ 225.067,39
€ 9.262,50
2015
€ 215.804,90
€ 9.262,49
2016
€ 206.542,40
2017
€ 43.220,11
2018 2019
Vrijval binnen begroting
Structurele lasten
Totale lasten per jaar
€ 272.973,00
€ 516.565,39
€ 4.631,25
€ 272.973,00
€ 511.934,14
€ 18.525,00
€ 4.631,25
€ 272.973,00
€ 502.671,64
€ 27.787,49
€ 4.631,25
€ 272.973,00
€ 493.409,15
€ 9.262,50
€ 37.049,99
€ 4.631,25
€ 272.973,00
€ 484.146,65
€ 163.322,29
€ 200.372,28
€ 272.973,00
€ 316.193,11
€ 41.352,48
€ 1.867,63
€ 202.239,91
€ 272.973,00
€ 314.325,48
€ 4.576,00
€ 36.776,48
€ 239.016,39
€ 272.973,00
€ 277.549,00
2020
€ 4.384,00
€ 192,00
€ 239.208,39
€ 272.973,00
€ 277.357,00
2021
€ 4.192,00
€ 192,00
€ 239.400,39
€ 272.973,00
€ 277.165,00
2022
€ 0,00
€ 4.192,00
€ 243.592,39
€ 272.973,00
€ 272.973,00
9
Toelichting op de in de begroting opgenomen bedragen: Ad 1: € 43.650 opgebouwd uit: - kosten iSeries (verlaagde na raming na afloop lease op 1 juni 2011): € 15.000; - structurele lasten serveromgeving (fase 1 € 10.150 en fasen 2 en 3 ieder € 8.150) = € 26.450; - structurele lasten Topdesk: € 2.200. Ad 2: Gezamenlijke serveromgeving: de kosten waren eerder geraamd op € 709.000. Als gevolg van een herberekening van de kosten van externe inhuur is het bedrag verlaagd naar € 689.000; afschrijving 5 jaar, ingaande 2012; 4,8% = € 170.872. Ad 3: De gezamenlijke kosten voor de bouw van de serverruimte zijn € 75.000. Bouwkundig deel € 40.000 (afschrijvingstermijn 10 jaar; rente 4,8%). Kosten installatie € 35.000 (afschrijving in 5 jaar; 4,8%). Kapitaallast van € 14.600. Ad 4: Kantoorautomatisering: € 172.362; afschrijvingstermijn 7 jaar; rente 4,8%. Kapitaallast: € 32.896 Ad 5: huur werkplekken: Winsum 8x en soza 10 x ad € 400 per jaar = € 7.200 Ad 6 Harmonisatie van de kernapplicaties Migratie van de SAP-omgeving en migratie van SAP R3 naar ERP6: 3 x € 18.000 voor R3 naar ERP6 en 3 x € 6.000 voor virtualiseren Netweaver = totaal € 72.000; afschrijvingstermijn 7 jaar; 4,8%. Kapitaallast € 13.742 De structureel overblijvende kosten zijn: Bedum: R3 Netweaver en legacy: € 10.000 De Marne: R3 Netwaever en legacy: € 7.500 Totaal: € 13.742 + € 10.000 + € 7.500 = € 31.242. Ad7: Deze kosten zitten in het onderdeel “materiaal servers”. Ad 8. Er zijn 4 verbindingen van 1 Gb (BMW en soza). De totale lasten bedragen thans plm. € 30.000. De KPN verhoogt de tarieven met 33%. Er dient dus rekening te worden gehouden met € 40.000.Daarnaast bedragen de kosten van Gemnet en internet tezamen: € 50.000. Totaal derhalve te ramen: € 40.000 + € 50.000 = € 90.000. Ad 9. Het gaat hier om de kosten van werkplekken van de ICT-ers. Deze zijn niet uitgesplitst, maar opgenomen onder “werkplekken”. Ad 10: De kosten van Windows-, Citrix- en Office-licenties zijn ondergebracht bij “materiaal servers”en “werkplekken”. In deze post hoeft alleen rekening te worden gehouden met eventuele uitbreiding van het aantal licenties en kosten van upgrading. € 10.000. Ad 11
10
Het betreft hier, in afwachting van een definitief plan voor de uitwijk, de bestaande structurele kosten van de drie BMW-gemeenten afzonderlijk, te weten: Bedum: € 11.200; De Marne € 15.200 en Winsum € 18.000. Ad. 12. Vervanging fatclients Naast de vervanging van beeldschermen en thinclients (kleine computers die de gebruiker toegang geven tot het netwerk), zijn er ook gebruikers die een zwaardere computer nodig hebben (bijvoorbeeld gebruikers met specifieke applicaties, zoals Cad-achtige systemen, computers voor systeembeheerders en gebruikers met veel dataverwerking). In 2012 dienen plm. 40 van dergelijke systemen vervangen te worden. De totale kosten worden geraamd op € 20.000. De afschrijvingstermijn bedraagt 5 jaar en de rente 4,8%. De kapitaallast is € 4.960. Ad 13. Oracle-licenties De lasten van de Oracle-licenties zijn niet opgenomen in de 0-meting. In het bedrag per SIV is hiervoor dus geen ruimte gereserveerd. Deze kosten werden geacht te behoren tot het gemeentespecifieke domein, waarvoor in de drie gemeentebegrotingen dekking moet zijn of gevonden moet worden. Omdat de drie gemeenten een gelijke invulling kiezen voor de Oraclelicenties, is opneming in de gezamenlijke begroting logisch en gewenst. De gezamenlijke lasten zijn beduidend lager dan de afzonderlijke begrotingsposten in de drie begrotingen bij elkaar opgeteld. De nu geraamde kosten belopen een bedrag van € 14.850, terwijl is de ICT-begroting uitgegaan wordt van € 9.543 ( € 18.799 voor de licenties en € 7.500 voor de migratiekosten; tezamen af te schrijven in 5 jaar tegen een rente van 4,8%. De kapitaallast bedraagt € 6.522). De jaarlijkse kosten bedragen € 3.021; totaal derhalve aan kosten € 9.543. Dit is een bedrag per SIV van € 24. Aangezien het bedrag per SIV niet verhoogd wordt voor deze extra kostenpost, is de feitelijke besparing van het opnemen van de Oracle-licenties in de begrotingen voor de drie gemeenten tezamen € 14.850 structureel. Ad 14. UWV en soza UWV moet gefaciliteerd worden met maximaal 9 werkplekken. De bijdrage die daar jaarlijks tegenover staat bedraagt € 20.250 (vanaf 1 mei 2011). Dit is exclusief de bijdrage aan telefonie, welke buiten de BMW ICT-begroting valt. Sociale zaken wordt nu belast met 58 SIV’s. Normaal gesproken zou het aantal SIV’s omhoog moeten naar 67. Voorgesteld wordt de 58 SIV niet te verhogen naar 67, maar voorshands uit te blijven gaan van 58. Daarvoor worden alle werkplekken op de gebruikelijke wijze bediend. De inkomsten ad € 20.250 worden als inkomst in de BMW ICT-begroting opgenomen. Opgemerkt moet worden dat een overeenkomst met het UWV nog niet getekend is. Afgewacht moet worden welke effecten de ontwikkelingen rondom de bezuinigingen bij het UWV-werkbedrijf hebben op de uiteindelijke omvang. Ad 15. Post onvoorzien. Deze gezamenlijke BMW-ICT begroting betekent een nieuwe opzet voor de BMW-gemeenten. Een post onvoorzien is noodzakelijk. Er wordt uitgegaan van een percentage van 7,5, rekening houdend met het gegeven dat in de begroting voor de gezamenlijke inrichting van de serveromgeving al een post onvoorzien is opgenomen ( € 50.000 op een bedrag van € 689.000). Na verloop van 1 tot 2 jaar, waarin de nieuwe werkwijze en de gezamenlijk I&A-organisatie is “gezet”, kan een herbeoordeling van deze post plaatsvinden. In de begroting is nog geen post opgenomen ter dekking van de kosten van de verzekeringspremies. De hoogte is nog niet bekend. Zodra de omvang bekend is, wordt deze post opgenomen onder gelijktijdige verlaging van de post onvoorzien.
11
Ad 16. Totale kosten In deze BMW-ICT-begroting is geen rekening gehouden met huisvestings- en overheadkosten. Voorlopig is er voor gekozen dat de BMW-gemeenten elkaar deze kosten over en weer niet in rekening brengen. Een definitief besluit wordt pas genomen nadat hierover overleg heeft plaatsgevonden met de belastingdienst. Met de belastingdienst wordt ook gesproken over de fiscale (BTW) aspecten van de BMW-samenwerking. Dit overleg heeft niet specifiek betrekking op de ICTsamenwerking, maar geldt voor alle terreinen waarbij de samenwerking gestalte krijgt door samenvoeging van delen van de ambtelijke organisaties en/of het gezamenlijk voeren van één begroting. Als er al financiële consequenties aan verbonden zouden zijn, dan lijken deze zeer beperkt. Samenvattend overzicht van beschikbaar te stellen investeringskredieten: Gezamenlijke serveromgeving: € 689.000; afschrijving 5 jaar; kapitaallast € 170.872. Bouw serverruimte • bouwkundig deel € 40.000; afschrijving 10 jaar; kapitaallast € 5.920 • installatietechnisch deel € 35.000; afschrijving in 5 jaar; kapitaallast € 8.680 Kantoorautomatisering: € 172.362; afschrijving 7 jaar; kapitaallast: € 32.896 Harmonisatie kernapplicaties: € 72.000; afschrijving 7 jaar; kapitaallast € 13.742 Vervanging fatclients: € 20.000; afschrijving 5 jaar; kapitaallast € 4.960. Oracle-licenties: € 26.299; afschrijving 5 jaar; kapitaallast € 6.522.
12
