Big Data in finance: kans of bedreiging? , ls o o t & s ip t , s Trend case & debat
Colofon Whitepaper – Big Data in finance: kans of bedreiging? © USG Finance Professionals, september 2014. Eindredactie USG Finance Professionals (www.usgfinance.nl) Redactie PowerSchrijfcoach (www.powerschrijfcoach.nl) Vormgeving en opmaak W/Creatie (www.wcreatie.nl) Uitgever USG Finance Professionals, Utrecht Belangrijke noot voor de lezer Als u de inhoud van deze whitepaper waardevol vindt dan kunt u een ander verwijzen naar de website van USG Finance Professionals. Hebt u deze whitepaper doorgestuurd gekregen van iemand? Ga dan naar www.usgfinance.nl/ whitepaper-big-data vraag uw eigen exemplaar aan. Zo bent u ervan verzekerd dat deze whitepaper up-to-date is. Niets uit deze uitgave mag zonder toestemming van de uitgever worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op een andere manier, Bij het samenstellen van deze whitepaper is de grootste zorg besteed aan de juistheid van de hierin opgenomen informatie. USG Finance Professionals noch PowerSchrijfcoach zijn aansprakelijk voor eventuele onvolkomenheden of gevolgen naar aanleiding van het toepassen van de tips uit deze whitepaper.
Inhoud 1. Big Data in Finance 2. Hot topics in finance en het verband met Big Data 3. Debat: is Big Data een kans of een bedreiging? 4. Performanceverbetering finance en (Big) Data 5. Big Data: uw kans of bedreiging?
Big Data: Big Fuss, Big Brother of Big Value?
Big Fuss!
Big Brother!
Big Data!
Big Deal!
Big Value!
1. Big Data in Finance In deze whitepaper zetten wij de laatste stand van zaken op een rijtje wat betreft het thema Big Data in finance. Is het de zoveelste hype of werkelijk een fundamentele ontwikkeling die ook uw financiële vak zal beïnvloeden? De meningen hierover zijn verdeeld en dat is prima. Wij willen u met deze whitepaper in ieder geval over dit thema aan het denken zetten. Wellicht kunt u uw mening over dit thema aanscherpen. Wij nodigen u uit over Big Data in discussie te gaan en de mogelijkheden te onderzoeken in uw eigen organisatie. Is het voor u een kans of ziet u het meer als bedreiging? Big Data: wat is het wel… Wat is Big Data eigenlijk? Big Data is de verzameling aan gegevens binnen en buiten een bedrijf die kunnen bijdragen aan managementinformatie mits deze gegevens op de juiste manier en op het juiste moment worden vertaald in waardevolle sturingsinformatie. Aangezien Big Data zeer divers (gestructureerd en ongestructureerd, diverse bronnen), omvangrijk en snelgroeiend zijn, is dit nog niet zo gemakkelijk. Een aandachtspunt is bijvoorbeeld de toegankelijkheid en de doorzoekbaarheid. Het gaat erom uit al deze data patronen en verbanden te destilleren (´data mining´) die het voorspellend vermogen van rapportages kunnen vergroten. …. en wat is het niet? Het koppelen van systemen en het optimaliseren van bedrijfsprocessen is niet hetzelfde als Big Data. Deze ontwikkelingen resulteren wel in
Big Data zijn e dus niet per s rd. aa financieel van
een grotere hoeveelheid data die beschikbaar komt maar bij Big Data gaat het erom dat gegevens afkomstig kunnen zijn uit zowel externe als interne bronnen van diverse aard en ook zowel gestructureerd als niet- of semigestructureerd, bijvoorbeeld input uit sociale media. Big Data zijn dus niet per se financieel van aard. Kenmerkend is juist dat ze meestal bedrijf breed van aard zijn. Belang voor finance De transformatie naar een data-driven maatschappij is in volle gang. Binnen organisaties zal de financial steeds meer de regie voeren bij het analyseren, interpreteren en vertalen van grote hoeveelheden gegevens naar nuttige stuurinformatie voor het management. Het analyseren van kwartaalcijfers in vergelijking met een jaar geleden, is niet meer voldoende. Het gaat er niet om louter de historie te bekijken en zo de verschillen te verklaren.
Kenmerkend is juist dat ze meestal bedrijf breed van aard zijn.
De werkelijke oorzaken vinden door de cijfers te verbinden met wat er nu in de markt gebeurt (Big Data!), dat is wat het management nodig heeft om verantwoorde beslissingen over de toekomst te kunnen nemen. Rol en competenties Door Big Data wordt business control – vertaling van gegevens naar beleid en strategie – dus nog belangrijker. Want business control plaatst cijfers en trends uitdrukkelijk in de context van het bedrijf en de marktontwikkelingen en wordt door Big Data dus alleen nog maar accurater. Dit vraagt wel om een multidisciplinaire aanpak (Big Data is dus niet louter een IT-project!) met een belangrijke coördinerende rol voor in het bijzonder de business controller. In toenemende mate zal hij/zij leidend zijn bij het bepalen van de strategie van ondernemingen. Van belang is wel dat de financial bereid is actief samen te werken met aanpalende disciplines zoals HR, sales, marketing en customer service. Competenties als samenwerken en communicatie worden nog belangrijker.
Door Big Data wordt business control dus nog belangrijker
gevens e g n a v g lin a t r e v strategie naar beleid en
2. Hot topics in finance en het verband met Big Data Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen waar financials mee te maken krijgen? Daar heeft USG Finance onderzoek naar gedaan in samenwerking met het vakblad Tijdschrift Controlling. De volledige resultaten kunt u nalezen in de whitepaper ´samenvatting Finance Monitor 2014´ die u hier kunt downloaden: http://www.usgfinance.nl/financemonitor2014.
Het merendeel van de respondenten is 41-50 jaar, werkt in de zakelijke dienstverlening of financiële instellingen en is business controller of financieel manager. De thema´s die zij de komende twee tot vijf jaar het meest van invloed vinden voor hun vak, zijn: • Ontwikkeling naar business partner (meest gekozen thema én het meest urgent) • Cost- en cashcontrol (hoogste prioriteit binnen de eigen organisatie) Andere ontwikkelingen die als belangrijk aangemerkt worden, zijn: • Flexibilisering • Business intelligence • Integrated reporting • Compliance • Veranderende klantwensen
Big Data zijn belangrijk voor ´s al deze thema
Big Data zijn belangrijk voor al deze thema´s. We zoomen in op de ontwikkelingen die als meest belangrijk werden genoemd. Ontwikkeling naar business partner Uitvoerende financiële taken zullen steeds meer worden geautomatiseerd. Niet alleen uit het oogpunt van efficiency maar vooral omdat de Financial zijn handen zo veel mogelijk vrij moet hebben om de rol van business partner goed te kunnen vervullen. De financial zal zich steeds meer bezighouden met optimaliseren van processen en het actief meedenken met het management door Big Data te vertalen naar kansen en bedreigingen voor de organisatie en de keten nu en in de toekomst. Deze flexibiliteit is hard nodig, omdat bestaande business modellen niet meer of minder lang houdbaar zijn. De samenleving verandert snel onder invloed van technologie als social media, individualisering en mondialisering. Tegelijkertijd verwacht de klant een aanbod op maat, flexibiliteit, hoge kwaliteit en service tegen een redelijke prijs (veranderende klantwensen). Time-to-market en innovatie worden nog crucialer. Om dit hoge tempo bij te benen, moet de organisatie ervoor zorgen altijd een stap voor te zijn. Dat kan alleen maar door continu te analyseren wat er nu gebeurt, welke gevolgen dit heeft in termen van kansen en bedreigingen .
Cost & cash control Big Data versterken business intelligence wat uiteindelijk ook beter is voor cost & cash control. Het financiële beleid heeft immers een bredere basis dan alleen cijfers uit het verleden, het staat ook nadrukkelijk in verband met wat er hier en nu in de organisatie en de markt gebeurt. Dit resulteert in een betere voorspelbaarheid en meer nauwkeurigheid van cijfers. Integrated reporting en business intelligence ‘Vroeger’ was de wereld overzichtelijk: we werken met één systeem dat één rapportage oplevert. Tegenwoordig werken financials met een veelheid aan systemen waarbij de uitdaging is om hieruit één rapportage te destilleren die een overzicht geeft van alle onderliggende systemen. Deze integrated reporting moet leiden tot bedrijfsbrede inzichten op basis waarvan het management kan beslissen. Big Data leveren verdieping van deze inzichten doordat verbanden beter zichtbaar worden (business intelligence). Slimme software tools kunnen helpen bij het toegankelijk maken van Big Data en het maken van de vertaalslag naar actiepunten en beleid.
‘Vroeger’ was de wereld overzichtelijk
3. Debat: is Big Data een kans of een bedreiging? De uitkomsten van de Finance Monitor beschrijven ontwikkelingen in het financevak die dus vooralsnog goed te combineren lijken met Big Data. Sterker nog, Big Data hebben naar verwachting een versterkende werking in positieve zin. Je zou dus denken dat financials vooral enthousiast zouden zijn over Big Data. Toch waren er tijdens de Nationale Controllersdag in Burgers Zoo op 12 juni 2014 ook kritische noten te horen over Big Data. Tijdens dit congres hield USG Finance een World Café waar financials met elkaar in discussie gingen over Big Data. Is het in de praktijk nu een vloek of een zegen voor de financial? De meningen liepen uiteen.
15 x Big Data als kans of bedreiging
In ieder geval is het zeker een onderwerp dat de gemoederen bezighoudt. Wij zetten de belangrijkste bevindingen uit het debat voor u op een rijtje.
1.
biedt de kans om meer dwarsverbanden te leggen, zowel binnen de organisatie als erbuiten
2. geeft informatie die interessant kan zijn voor ketenpartners en biedt mogelijkheden voor nieuwe business modellen en samenwerking 3. draagt bij aan rendementsverhoging via benchmarking (bijvoorbeeld filialen of tussenpersonen)
8. zorgt voor discussies over definities (en de verschillen ertussen) in plaats van de inhoud 9. leidt af, verstoort je focus en leidt tot tunnelvisie 10. zorgt vooral voor nog meer werk…
4. maakt je werk als financial interessanter (business partner, andere competenties)
11. zal meer vraag naar rapportages veroorzaken (het aanbod creëert de vraag)
5. verbetert risk management en fraudepreventie
12. meer ‘garbage in’ is ‘meer garbage out’; hoe zorg je voor betrouwbaarheid?
6. toepassen betekent proactief bezig zijn in plaats van reactief
13. werkt alleen als je draagvlak hebt bij de disciplines IT en business
7. koppelt en ontdubbelt data waardoor minder personeel nodig is
14. kent ook de bedreiging van privacy, met kans op uitsluiting 15. vereist andere competenties
Verdieping en discussie Wilt u een uitgebreid verslag lezen van de discussie tijdens het World Café? Op http://www.usgfinance.nl/nieuws/ artikel-big-data-vloek-of-zegen-voor-de-controller vindt u het verslag dat is gepubliceerd in het vakblad Tijdschrift Controlling nr. 9-14. Op onze website kunt u ook het videoverslag http://www.usgfinance.nl/nationale-controllerdag-2014 bekijken. Wij zijn benieuwd naar uw mening! Bezoek de groep https://www.linkedin.com/groups/Business-IntelligenceProfessionals-Nederland-7440089 en doe mee aan de online discussie over Big Data. Wat is uw visie?
4. Performanceverbetering finance en (Big) Data Wat kunnen Big Data in de praktijk betekenen voor de afdeling finance? Zoals eerder beschreven versterken Big Data de controller in zijn/haar rol van business partner. Ook faciliteren Big Data business intelligence en zorgen voor een betere cost control. Big Data geven inzicht in verbanden waar niet alleen een onderneming in haar geheel van kan profiteren. Ook de afdeling finance zelf kan haar performance verbeteren met Big Data, is de ervaring van drs. Alex Buis RA, Executive Consultant bij USG Finance. ‘Vaak valt ook daar winst te behalen’, aldus Alex Buis, die zelf zijn roots heeft in de Auditpraktijk. ‘De eigen dataset van de organisatie onder de loep nemen kan al zo verhelderend werken. Je kunt als afdeling finance je eigen performance meten en zorgen dat die optimaal is. Natuurlijk is het potentieel van Big Data voor een organisatie ongekend en onontdekt, maar ik zou willen beginnen bij het nut van de eigen data analyse. Want wat is de waarde van de door finance geïnitieerde verbeteracties voor andere afdelingen, als de eigen performance niet op orde is? Zelfkennis is daarom niet alleen goed voor de performance, maar komt ook je betrouwbaarheid en geloofwaardigheid als afdeling binnen de organisatie ten goede. Dat laatste past helemaal in deze tijd waarin finance steeds meer in zijn rol als business partner groeit’.
Big Data t h geven inzicen in verband t waar nie alleen een g ondernemin in haar geheel van kan profiteren.
Drs. Remco Blomsma RC, Senior Finance Professional bij USG Finance, beaamt dat en kent menig voorbeeld uit de praktijk. Zelf heeft hij een achtergrond in business control, maar werkt het liefst op het snijvlak van IT en finance. ‘Wat mij bijzonder aanspreekt in Business Intelligence en Big Data is de brug die deze slaan tussen IT, finance en de business’. Remco Blomsma haalt twee voorbeelden aan die het nut van het verbeteren van de eigen performance bevestigen.
Zakelijke dienstverlener ziet werkdruk finance oplopen ‘Een vraag die we regelmatig krijgen, betreft de performance van de afdeling finance. Toegenomen werkdruk, meer fouten, maar waar ligt het aan? Zo was de werkdruk bij finance van een zakelijke dienstverlener aanzienlijk toegenomen. De afdeling had ook het idee dat er de laatste tijd veel meer correctieboekingen en creditfacturen waren dan voorheen. Werden er meer fouten gemaakt? Waren er meer facturen? Liep het proces niet goed? Een onafhankelijke audit bood uitkomst. Een grondige analyse met behulp van de auditfile leerde dat het aantal facturen verdrievoudigd bleek te zijn. De toename in het aantal facturen was toe te schrijven aan een andere manier van factureren: steeds meer op uurbasis in plaats van op projectbasis. Dit bracht meer boekingen met zich mee en was bovendien foutgevoeliger. De bevindingen verifieerden we aan de hand van gesprekken met medewerkers. Het management kreeg hierdoor inzicht in de consequenties die de andere facturatiemethode met zich meebracht. Om een discussie op basis van feiten te kunnen voeren werd er een prijskaartje aan de nieuwe facturatiemethode gehangen. Het management koos ervoor om de processen aan te passen waardoor de werkdruk en het aantal fouten afnam.’
De optimale bezetting voor de afdeling finance van een sportbond ‘Sportbonden en andere organisaties die seizoensgebonden werken, kennen vaak pieken en dalen in hun werklast. Zo ook een sportbond die in het zomerseizoen altijd handen te kort komt en waar de werkdruk hoog is, ook op de afdeling finance. Als gevolg hiervan werden veel fouten gemaakt die tijdens de winterperiode weer uitgezocht en hersteld moesten worden. De sportbond wilde weten wat de optimale bezetting moest zijn om overcapaciteit in de winter te voorkomen en een lagere foutmarge te realiseren. Tijdens onze analyse van de boekingsfouten werd duidelijk dat de processen optimalisatie verdienden. Ook de wijze waarop boekingsfouten hersteld werden konden beter. Het resultaat was dat de sportbond zijn afdeling finance efficiënter in kon richten en het aantal fte kon reduceren. Met een optimale mix van vaste krachten en flexibel personeel verhoogde de afdeling zijn betrouwbaarheid, snelheid en kwaliteit terwijl de kosten afnamen.’
le mix van a im t p o n e e Met n flexibel e n e t h c a r k vaste afdeling e d e d g o o h r e personeel v baarheid, snelheid zijn betrouw terwijl de kosten en kwaliteit amen. afn
mogelijke effecten van performanceoptimalisatie finance
1.
Fouten, verschillen en inefficiënte procedures bij de kern aanpakken 2. Eenvoudiger gefundeerd verbeterbeleid concreet maken 3. Hogere betrouwbaarheid van de eigen dienstverlening en cijfers 4. Sneller stuurinformatie beschikbaar 5. Verhoogd draagvlak voor verbeteracties geïnitieerd door finance
TOP
10
6. Lagere kosten en werkdruk (mogelijk fte-reductie en/of automatisering) 7. Meer ruimte voor aanpak complexe taken en invulling business partnerrol 8. Efficiëntere processen dragen bij aan betere cash control 9. Sneller facturen verwerken is goed voor de liquiditeit en de klantrelatie 10. Betere performance werkt door in concurrentievoordeel
Periodieke APK voor finance Alex Buis ziet dat steeds meer finance afdelingen, acties ondernemen om de eigen performance te verbeteren. ‘Steeds vaker zie je dat organisaties periodiek de thermometer in de eigen finance functie steken. Om vinger aan de pols te houden en of de geplande verbeteracties op koers liggen. Menig organisatie vraagt een jaarlijkse ‘APK’ van de performance aan omdat men snel helder wil hebben hoe de finance afdeling presteert. Aan de hand van een auditfile worden verborgen verbanden blootgelegd die het mogelijk maken om concrete verbeterpunten op te stellen die de performance ten goede komen. ‘
De Finance Improvement Scan kan veel
Het potentieel van Big Data wordt steeds meer ontdekt en benut. Van Remco Blomsma mag die ontwikkeling nog sneller gaan: ‘De eigen data analyseren kan finance helpen om het management van de organisatie te overtuigen om bij te sturen, maar er is zoveel meer mogelijk met, wat ik noem, échte Big Data, van buiten de organisatie. Stel je voor dat je veel zaken doet met webshops en de beschikbare data over de kwaliteit en performance van die relaties, kunt verbinden aan je eigen data dan geeft dat je inzicht over hun betrouwbaarheid. Op een eventueel dreigend faillissement kun je dan al vroegtijdig anticiperen‘. BI- tools met steeds meer mogelijkheden Er zijn ook steeds meer mogelijkheden om snel en zonder startinvestering aan de slag te gaan. Zo biedt Excel PowerPivot, beschikbaar sinds de release van Excel 2010, een oplossing om probleemloos miljoenen rijen te importeren en makkelijker verbanden te leggen. Remco Blomsma past deze tool regelmatig toe, als de uitdaging daarom vraagt. ‘Hoewel Excel PowerPivot een prima tool is, kent het gebruik ervan ook beperkingen. Zo kunnen er nog steeds meerdere versies van de waarheid blijven bestaan omdat het niet mogelijk is om te werken met autorisaties en gebruikersrechten. Sommige uitdagingen vragen die mogelijkheid wel en daarom zijn we een stap verder gegaan. Inmiddels passen we de Finance Improvement Scan toe die we samen met Dimensional Insight hebben ontwikkeld. Deze tool gaat verder in het bereik van zeer grote hoeveelheden data en kent een veel kleinere fout kans. Belangrijker nog: het is mogelijk om logische verbanden te leggen, ook met Big Data van buiten de organisatie.’
Remco Blomsma stelt direct gerust. ‘De Finance Improvement Scan kan veel, maar maakt de business controller zeker niet overbodig! Wel krijgt hij toegang tot meer kwalitatieve analyses en aan scenarioplanning te doen. Iets waar de business controller, volgens mij, graag zijn toegevoegde waarde in legt.’
e maar maakt d ller ro business cont bodig! r zeker niet ove
8 Tips
voor Big Data in finance
1 2 3 4 5 6 7 8
Denk op hoofdlijnen, verdiep je in structuren en zie ontwikkelingen met een helikopterview: Je kunt niet meer alles weten en snappen.
Ga liever aan de slag met de 80% informatie waarover je beschikt in plaats van eerst de resterende 20% uit te zoeken.
Praat met mensen in de organisatie die met je analyses moeten werken. Wat doen ze ermee? Wat hebben ze echt nodig? Vaak kunnen zij dit pas aangeven na het zien van een rapportage.
Laat managers niet door dikke rapporten worstelen op zoek naar de essentie. Dat is niet efficiënt.
Houd elk jaar je eigen afdeling finance tegen het licht: werken we nog efficiënt? Wat kan er beter of anders? Negeer je onderbuik gevoel hierin niet en ga het gesprek aan!
Bereken eens de kostprijs van een boeking: boeking x salaris. Hoeveel bedraagt dit op jaarbasis?
Analyseer je boekingen. Welke trend is zichtbaar in het aantal? En in soort? Is dat acceptabel?
Breng in kaart hoeveel memoriaal boekingen handmatig worden verricht. Is hierin een trend te onderkennen? Welke boekingen zijn dit vooral? En waarom gebeurt dit (nog) zo?
5. Big Data: uw kans of bedreiging? Wellicht voelt u de behoefte om na het lezen van deze whitepaper door te praten over Big Data en finance met een van onze experts. Wat betekent Big Data voor uw rol, uw functie en uw finance afdeling? En wat is de impact op uw organisatie? Wilt u hulp bij en advies over de inzet van Big Data in uw finance functie? Wat kunnen Excel PowerPivot en de Finance Improvement Scan voor u betekenen? Neem gerust contact met ons op, geheel vrijblijvend. Wij helpen u graag verder en denken met u mee hoe u de kansen van Big Data kunt pakken. Een vrijblijvende demonstratie van onze oplossingen behoort ook tot de mogelijkheden.
drs. Alex Buis RA
[email protected] +31 (0)6 47023669. drs. Remco Blomsma RC
[email protected] +31 (0)6 52057306.
USG Finance Professionals is het aanspreekpunt voor organisaties die behoefte hebben aan financiële expertise.
contact t s u r e g m Nee p! met ons o
Wij voorzien in deze vraag en leveren pragmatische oplossingen op het gebied van accounting, controlling en financieel management. Het zijn onze uitgesproken focus op finance, de expertise die we hierin door de jaren heen hebben opgebouwd en onze persoonlijke aanpak die ons onderscheiden. • Detachering • Interim Management • Werving & Selectie • Training & Advies • In- & Outsourcing
www.usgfinance.nl
