Bidbook NC 2015 JCI Noord-West Veluwe

Bidbook NC 2015 JCI Noord-West Veluwe

Bidbook NC 2015 LAAT JE (NIET) LOS

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ......................................................................................................................... 0 Hoofdstuk 1 Inleiding ................................................................................................................. 3 1.1 Inleiding bidbook NC2015 ................................................................................................ 3 1.2 JCI Noord-West Veluwe................................................................................................... 3 1.3 Laat je (niet) los ............................................................................................................... 3 1.4 1986 ................................................................................................................................ 4 1.5 100 jaar JCI! .................................................................................................................... 4 Hoofdstuk 2 Project NC2015 ..................................................................................................... 4 2.1 Inventarisatie ................................................................................................................... 5 2.2 SWOT.............................................................................................................................. 5 2.3 Planning .......................................................................................................................... 6 2.4 Raad van Toezicht ........................................................................................................... 7 2.5 Doelstellingen .................................................................................................................. 7 Hoofdstuk 3 Thema en programma ........................................................................................... 8 3.1 Thema ............................................................................................................................. 8 3.2 Programma ...................................................................................................................... 8 3.2.1. Weekendprogramma ................................................................................................... 9 3.2.2. CvA............................................................................................................................ 10 3.2.3. Workshops/trainingen/bedrijfsbezoeken..................................................................... 10 3.2.4. Oud-leden: we laten hen niet los! ............................................................................... 14 Hoofdstuk 4 Faciliteiten ........................................................................................................... 15 4.1 Locatie ........................................................................................................................... 15 4.2 Accommodatie ............................................................................................................... 16 4.3 Bereikbaarheid en transport ........................................................................................... 17 Hoofdstuk 5 Communicatie & PR ............................................................................................ 18 5.1 Communicatie doelstelling ............................................................................................. 18 5.2 Communicatieplan: ........................................................................................................ 19 5.3 Aanspreekpunt .............................................................................................................. 20 5.4 Communicatie en PR ..................................................................................................... 20 Hoofdstuk 6 Financiën............................................................................................................. 21 6.1 Algemeen ...................................................................................................................... 21 6.2 Kosten deelname NC 2015 ............................................................................................ 21


6.3 Begroting ....................................................................................................................... 22 6.4 Toelichting op begroting................................................................................................. 22 Bijlagen ................................................................................................................................... 23 Bijlage 1. Sponsor en promotiepakket ................................................................................. 23 Bijlage 2. Sponsorovereenkomst ......................................................................................... 25 Bijlage 3. Begrotingen.......................................................................................................... 27

Een impressie van JCI Noord-West Veluwe. Impact hebben we gecreëerd met fundraising, doe-dagen, betrokkenheid en bevlogenheid. Hiermee hebben wij steun gegeven aan o.a. Stichting Salem, SOS Dolfijn en Tegenkracht, Stichting Kanker en Sport.

Een NC: Dat kunnen wij aan!


Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Inleiding bidbook NC2015 Met gepaste trots presenteert JCI Noord-West Veluwe het “Bidbook NC2015”. Middels dit document stelt JCI Noord-West Veluwe zich formeel kandidaat voor het organiseren van de Nationale Conventie van JCI The Netherlands in het jaar 2015. Het jaar dat JCI Nederland 100 jaar bestaat! Op het moment van schrijven is JCI Noord-West Veluwe inmiddels een kleine twee jaar actief met de voorbereidingen. De leden maken zich op voor de organisatie van dit grootse evenement en delen de ambitie om het NC 2015 tot een succes te brengen. Gezien het feit dat JCI Noord-West Veluwe nog niet eerder een NC heeft georganiseerd, was en is dit een spannend proces. In 2012 zijn de eerste voorbereidingen getroffen om dit evenement toegewezen te krijgen aan onze mooie kamer en omgeving. We kunnen niet wachten, we zijn namelijk een daadkrachtige kamer. Het daadwerkelijke evenement laat nog anderhalf jaar op zich wachten, echter is het zeer zinvol reeds vroeg met de voorbereidingen – en met een groot enthousiasme – te beginnen. 1.2 JCI Noord-West Veluwe Landelijk? Nee, daar deden we met JCI Noord-West Veluwe weinig mee. We hebben onze handen vol aan onze goed gevulde agenda van lokale activiteiten. Totdat er een paar leden de smaak te pakken kregen op de CvA’s en met hun bezoeken de andere leden inspireerden. De stemmen gingen in 2011 al op om ook ‘eens iets te doen’ met het landelijke. Met succes! Een lid is recentelijk benoemd tot Senator, een ander lid is betrokken bij de organisatie van het EC in Malta, diverse leden hebben deelgenomen aan JCI Nederland Dutch Academy, sterke vertegenwoordiging tijdens NC en CvA in 2013. Nu, slechts een paar jaar later, ligt er een goed doordacht bidbook voor je. Onze standplaats is Harderwijk, waarover verderop in dit bidbook meer, alwaar JCI NoordWest Veluwe heel bekend is. De kamer is opgericht op 13 september 1966 en heeft een rijke geschiedenis van fantastische (langlopende) projecten, een grote diversiteit aan leden en een enorme lokale betrokkenheid. Op het moment van het uitbrengen van dit Bid heeft JCI Noord-West Veluwe 24 leden. Onze thema’s de afgelopen jaren, “Feest” (2011, o.a. 45jarig lustrum), “Trots” (2012) en afgelopen jaar “Bloed, Zweet en Tranen”(2013) sluiten goed aan hoe we als kamer werken. 1.3 Laat je (niet) los Het thema van onze kamer dit jaar is ‘Laat je (niet) los’. En dat was precies wat er met ons gebeurde toen het idee om een CvA of wel een NC te gaan organiseren. In 2013 is onderzocht door de commissie Leden of wij het zouden kunnen, hebben we de faciliteiten en kunnen we aan de eisen voldoen. Het antwoord was JA. Daarna kwam de vraag: wíllen we het doen? Daarop antwoorden iedereen, tegelijk met het beleid, afgelopen januari ALV: JA!


1.4 1986 Dat is het jaar waarin JCI Noord-West Veluwe het mei CvA heeft georganiseerd. Voor het eerst in de geschiedenis is er van een CvA een weekend gemaakt. Iets wat nu standaard is. Er zijn activiteiten toegevoegd aan de vergadering en er was blijkbaar een trend gezet. Nadien heeft onze kamer zich niet landelijk actief betrokken gevoeld, al is de meest bekende Senator: Jan Krook (80jr) wel van onze kamer, tot voor kort was hij overal bij, inclusief de wereldcongressen! Het werd tijd voor een NC, de hoogste tijd. Nu kun je je afvragen waarom dan niet in 2016, dan bestaat onze kamer 50 jaar. Dan willen graag al onze energie weer steken in een lustrumfeest voor leden en oud-leden. Dan willen we meer dan graag de ervaring en het succes van NC 2015 delen en vieren. Dit is wat we in 50 jaar hebben weten te realiseren en waar we verbinding hebben gemaakt met landelijke initiatieven. 1.5 100 jaar JCI! In 2015 bestaat JCI 100 jaar. Het bereiken van deze fantastische mijlpaal zal in de promotie van het NC, alsmede tijdens het NC 2015 de verdiende aandacht krijgen. JCI is in haar bestaan meegegaan met de tijd, maar staat in 2015 al 100 jaar voor hetzelfde doel: een positieve impact op de maatschappij. Dit is in lijn met ons thema. Als JCI laten we in de loop der jaren achterhaalde ideeën, werkwijzen en normen los. Het doel van onze vereniging staat echter nog als een paal boven water en laten we zeker niet los, we blijven ons inzetten voor een positieve impact op onze samenleving! Natuurlijk komt 100 jaar JCI ook tijdens het NC terug, de invulling houden wij nog even geheim! JCI Noord-West Veluwe (december 2013)


Hoofdstuk 2 Project NC2015

2.1 Inventarisatie In 2013 heeft de commissie Leden van JCI Noord-West Veluwe een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd voor de organisatie van een NC door onze kamer. De resultaten zijn verwerkt in een SWOT analyse die je hieronder aan treft. Het Bestuur van JCI Noord-West Veluwe – en in het bijzonder de NC2015 Bidbook Commissie - is ervan overtuigd dat aan de eisen, zoals vastgelegd in de geldende reglementen (zie de vraagbaak op de website van JCI The Netherlands, www.jci.nl) kan worden voldaan. 2.2 SWOT Sterktes:  Brede keuze aan locaties in de regio;  Zeer goede band tussen zakelijk Noord-West Veluwe en JCI NWV;  Enorm netwerk van oud-leden, ereleden, senatoren en bedrijven;  Sponsoring is iets waar we sterk in zijn*;  Goed in opzetten nieuwe projecten en uit laten groeien tot volwassen terugkerende evenementen. Zwaktes:  Onbekend (landelijke) maakt onbemind, door sterke lokale verbinding minder zicht voor landelijk;  Draagvlak voor NC gebaseerd op huidige leden en enthousiasme, hoe vast te houden/ c.q. groeien;  Geen ervaring met organisatie CvA/NC (in 1986 zag de wereld er echt anders uit). Kansen:  Enorme boost voor connectie van JCI Noord-West Veluwe met JCI Nederland en andere kamers;  Podium voor leden/ oud-leden van JCI Noord-West Veluwe, kamers in de directe regio en JCI Training;  Voor de jarenlange sponsoren, partners en relaties een landelijk netwerk dichtbij halen, iets terug kunnen doen;  Inzet van JCI Coaching om het NC tot een succes te brengen. Bedreiging:  De kritische en perfectionistische houding die JCI Noord-West Veluwe soms kan hebben kan resulteren in afname van enthousiasme  Wanneer verwachte ledengroei uit blijft is de druk op de zittende leden hoger.

* jaarlijks organiseert JCI Noord-West Veluwe 1 á 2 grote evenementen waarvoor sponsoring wordt aangetrokken. Deze evenementen, zoals een hardloopwedstrijd, een zeilregatta en de JCI Collegetour, trekken gemiddeld 300 bezoekers. * Door de sessie van JCI Amstelland hebben wij inmiddels veel geleerd en wij blijven leren door de contacten met Kamers die al een NC/CvA hebben georganiseerd.


2.3 Planning Fase

Nodig

Acties

Status

Haalbaarheidsonderzoek

Eisen JCI Nederland aan CvA

Onderzoek verrichten, presenteren en vervolg bepalen

 Voltooid augustus 2013

Lobby landelijk

Actief landelijk persoon: Karlijn L’Ortye en Paul Annegarn

Op diverse landelijke evenementen erover spreken/pitchen, uitdelen gadgets.

Ongoing

Opstarten subcommissie bidbook CvA/NC

3 personen: Emmelieke Poolen, Esmeralda Timmer en Karlijn L’Ortye

Bepalen planning en kiezen voor welk CvA/ NC te gaan, opstellen NC15 bidbook team

 Voltooid december 2013

Stemming NC2015

ALV waarin beleidsplan besproken werd

Stemmen over uitbrengen Bid NC15

Voltooid met ruime meerderheid op 21 januari 2014

Bidbook NC15 maken

3 personen extra:

Bidbook opstellen, contacten leggen,

Ongoing, deadline 22 maart 2014

Sanne Koster

Bid uitbrengen

Bert Tanghe Karlijn Lebbink Bid winnen

Genoeg stemmen op het CvA 17 mei 2014

Lobbyen, promoten en hopen!

Deadline: 17 mei 2014

Kernteam NC15 samenstellen

Minimaal 6 leden die voor de organisatie door het vuur gaan

Enthousiasme vasthouden en vastleggen

Deadline 20 mei 2014


Organisatie NC15

Uitvoering wat in dit Bidbook staat

Acties conform gedetailleerde planning

Nog niet gestart

Promotie NC15

Bekendheid voor JCI NoordWest Veluwe

Promotie op:

Nog niet gestart

Gedetailleerd draaiboek, leden en bezoekers!!

Nader te bepalen

Uitvoering NC15

    

NC2014 DA2015 BID/BAD’14 Jan CvA ‘15 Mei CvA’15 Nog niet gestart

2.4 Raad van Toezicht Voor de organisatie van het NC zal een Raad van Toezicht gevormd moeten worden. De volgende personen zijn benaderd en hebben toegezegd hier hun bijdrage aan te willen leveren: 1. Jan Krook (JCI Noord-West Veluwe, Senator #17775) 2. Remco van der Kuijp (JCI Hoeksche Waard, Senator #70362) 3. Mechel Visser (JCI IJmond, Senator #71810) 4. Jeroen Peeters (JCI Heuvelrug, Senator #68607) 2.5 Doelstellingen Met onze kandidaatstelling willen we het volgende bereiken: 1. Het bieden van een fantastisch en succesvol NC aan alle leden van JCI Nederland; 2. Organisatie van dit NC door alle leden van JCI Noord-West Veluwe wat ons persoonlijke ontwikkeling en veel plezier brengt; 3. Een goede georganiseerde vergadering voor het College van Afgevaardigden neerzetten; 4. Een positief financieel resultaat ook met het minimaal aantal inschrijvingen.* 5. Promotie van de regio, de kamer en de (oud-)leden van JCI Noord-West Veluwe. Laten zien, voelen en ervaren hoe wij impact creëren. * Het behaalde positieve resultaat zal toekomen aan het goede doel dat jaarlijks door JCI Noord-West Veluwe wordt gekozen. Het betreft over het algemeen een regionaal gebonden goed doel. Waar mogelijk zal JCI Noord-West Veluwe aansluiten bij landelijke initiatieven, bijvoorbeeld 1000 kansen project.


Hoofdstuk 3 Thema en programma 3.1 Thema Het thema van het NC 2015 is ´Laat je (niet) los´. Dit thema is gelijk aan het thema van het beleidsplan 2014. Binnen JCI Noord-West Veluwe, en uiteraard niet alleen binnen onze kamer, hebben we te maken met veel verschillende tradities, reglementen en ongeschreven regels. In het jaar 2014, en ook tijdens het organiseren van het NC 2015 laten dingen los, zodat er ruimte ontstaat voor nieuwe ervaringen. Uiteraard zijn er ook zaken die we niet los (willen) laten!

Het hoofdthema hebben wij onderverdeeld in vier subthema’s, te weten: 1. 2. 3. 4.

Ga Los! Laat Los! Lost! Laat niet los!

3.2 Programma Het programma vullen wij in aan de hand van ons thema en de vier sub thema’s, waarbij we uiteraard ook de vier pijlers van JCI en de strategische thema's van JCI in het vizier houden; collaborate, Invest, connect en motivate.


3.2.1. Weekendprogramma

Vrijdag 20.00 uur Opening NC 2015 met een feestelijke borrel met bitterballen Zaterdag 08.00 uur Ontvangst en registratie 08.45 uur Opening 09.15 uur CvA/Workshops/Trainingen/Bedrijfsbezoeken 12.15 uur Lunch 13.15 uur Keynote 14.15 uur CvA/Workshops/Trainingen/Bedrijfsbezoeken 17.00 uur Borrel 18.30 uur Diner 21.00 uur Feest Zondag 10.30 uur Ontvangst bij Dolfinarium 13.00 uur Gezamenlijke lunch 14.00 uur Einde programma, een ieder is vrij om in het Dolfinarium te blijven. 17.00 uur Sluiting Dolfinarium In het weekend zal er ook een programma voor de senatoren en een programma voor de kinderen zijn. Over de exacte invulling van deze programma's laten wij nog niets los. We pakken uit en gaan los!


3.2.2. CvA Het CvA zal plaatsvinden op onze hoofdlocatie. Hierbij houden we zoveel mogelijk vast aan de regels, tradities en gebruiken die binnen JCI gelden. De locatie voldoet volledig aan alle eisen gesteld aan een CvA locatie door het federatiebestuur van JCI Nederland. 3.2.3. Workshops/ trainingen/ bedrijfsbezoeken Het programma van het NC 2015 weekend zal in het teken staan van loslaten en niet los laten! Wat een weergaloze combinatie van trainingen en workshops kan hieraan gerelateerd worden. Elke kamer heeft te maken met regels en tradities die niet los gelaten worden of juist wel los gelaten kunnen worden. In de workshops en trainingen tijd om hier mee aan de slag te gaan. Om zowel ontspanning en een verdiepend karakter een thema te geven dit weekend kunnen we de JCI’er een variëteit aan trainingen en workshops bieden. Harderwijk wordt gekenmerkt door een aantal authentieke zaken zoals historische binnenstad, de bossen van het Veluws Massief en de bruisende ondernemers die Harderwijk “The Place to Be“ maakt voor elke JCI’er. Het is compleet anders dan een NC of CvA die met regelmaat in een (relatief) grote stad worden georganiseerd. Voorbeelden van workshops: Subthema: Ga los! Workshop: Burlen met Zwienenbitter op de Veluwe

In september en oktober is het bronsttijd voor de edelherten. De mannetjesherten verzamelen dan een aantal vrouwtjes (hindes) om zich heen. Dit bronstroedel wordt verdedigd, onder andere door te burlen. Dat is een schitterend oergeluid. Ook het burlen horen? Ga dan mee met de boswachter van Geldersch Landschap en Geldersche Kastelen naar landgoed Staverden. Met de boswachter gaan we speuren naar sporen. Een echt stukje authentiek Harderwijk op de Veluwe. Welke JCI’er wil dit nou missen? Deze workshop laat ons even terug gaan naar de basis. Proef ruik en beleef de Veluwe en al haar moois tijdens deze tocht door de prachtige landschappen. Even alle stress van ons hectische bestaan los kunnen laten? Trek de wandellaarzen aan en laat even alles helemaal los tijdens dit Veluwse avontuur. Na een prachtige tocht sluiten we de belevenis af met een traditioneel kruidenbitter: Zwienenbitter. Beleef de Veluwe zoals je dat nooit eerder hebt beleefd.


Subthema: Laat los! Workshop: Personal Performance Coaching Jaycees zijn bezige bijtjes. Hele bezige bijtjes. Wij willen alle Jaycees de kans geven om meer inzicht te verkrijgen in het omgaan met stress. Deadlines, telefoontjes, e-mails vragen veel aandacht en energie. Het is maar goed dat een mens veel aan kan. Maar wat als het ons nou eens allemaal te veel wordt? Dan slaat gezonde spanning om in ongezonde stress. Een negatieve invloed op de prestaties is het gevolg. Meer ziekteverzuim, minder klanttevredenheid, minder productie en een gevoel van machteloosheid zijn signalen dat er iets ‘mis’ is. Tijd om in actie te komen! Tijdens het NC 2015 in Harderwijk gaan we proberen negatieve dingen los te laten. Hoe we dat willen doen? Door een training Personal Performance Coaching. Welke 5 redenen hebben we nodig om deze training te volgen: 1. Evenwichtig blijven presteren bij hoge werkdruk en/of tegenslag 2. Meer energie en effectievere besluitvorming 3. Verbeterde concentratie en meer mentale helderheid 4. Herkennen van stressfactoren en emoties in de hand houden 5. Meer bewust van eigen gedrag en communicatie


Subthema: Lost! Workshop: Zakelijk flirten Ben je helemaal lost en weet je niet meer waar je het zoeken moeten? Dan is de workshop Zakelijke Flirten echt iets voor jou! In deze workshop leer je hoe je duurzame relaties opbouwt en onderhoudt. Je leer je meer over de psychologie achter de eerste indruk, welke emoties een rol spelen bij het maken van contact en hoe je je non-verbale communicatie in je voordeel kunt laten werken. Wist je trouwens dat de meeste zakelijke beslissingen worden beïnvloedt door de persoonlijke gunfactor? We zullen je bewust maken van je eigen gunfactor en we geven je tools om deze te verhogen. Na deze workshop ga je vol zelfvertrouwen op pad en haal je zakelijke deals binnen alsof het niets is! Je kunt deze lessen trouwens ook gebruiken in je privéleven!

Subthema: Lost! Rode draad: het JCI iconen spel In 2015 bestaat JCI wereldwijd 100 jaar en dat laten we niet ongemerkt voorbij gaan. We willen in overleg met het federatiebestuur een JCI iconen spel uitbrengen. Dit kaartspel wordt dan op het NC verkocht en kan in kamers aan nieuwe leden worden gegeven of mee worden gespeeld. Met iconen kan gedacht worden aan personen maar ook aan bijzondere gebeurtenissen en de impact op de wereld. Veel informatie kunnen wij van de Wiki page over JCI halen. http://en.wikipedia.org/wiki/Junior_Chamber_International


Subthema: Laat niet los! Workshop mega vlieger bouwen op het strand Megavlieger bouwen is niet zomaar een workshop, dit is een teambuilding workshop die echt alle vaardigheden combineert: communiceren, samenwerken en resultaat neerzetten! Gegeven door Mike Verwater (oud JCI Noord-West Veluwe lid en Insights trainer).

Bij de workshop “Megavlieger bouwen” maken de deelnemers per groepje van 4-5 personen een identieke kleinere vlieger. Dit gebeurd volgens een mee geleverde bouwbeschrijving. Als deze vliegers (=modules) klaar zijn worden alle vliegers samengebracht tot één echt enorme Megavlieger.

Doordat er veel mensen tegelijk aan één eindresultaat werken maakt dat deze workshop tot dé ultieme teambuilding opdracht voor (grote) groepen! Het koppelen van de individuele modules vereist overleg en samenwerking omdat door de enorme afmetingen van de vlieger het niet mogelijk is dit ongestructureerd uit te voeren. Dus ook hier zal overleg gepleegd moeten worden.

Bedrijfsbezoeken Noord-West Veluwe is een omgeving met veel bedrijvigheid. Voor de bedrijfsbezoeken denken wij aan bedrijven als Spyker Cars, Tomassen Duck-To Farm, Vierhouten Groep en Van Delft (dé pepernotenfabriek van Nederland) en natuurlijk een kijkje achter de schermen bij het Dolfinarium!


3.2.4. Oud-leden: we laten hen niet los! De (oud)leden van JCI willen wij niet los laten, zeker niet tijdens het NC 2015.Wij willen hen juist een podium bieden; zodat zij hun business kunnen promoten in de community van JCI. Ondernemende (oud) JCI leden kunnen bij de organisatie van het NC 2015 een voorstel indienen voor een workshop, training of bedrijfsbezoek.


Hoofdstuk 4 Faciliteiten

4.1 Locatie Het NC 2015 heeft als hoofdlocatie het Van der Valk Exclusief – ‘Hotel Harderwijk op de Veluwe’. Daarnaast zullen de workshops en activiteiten ook plaatsvinden bij het naast gelegen Bouw & Infra Park, Dolfinarium en Hardersplaza.

Afbeelding 4.1 Van der Valk Hotel Harderwijk

Het Van der Valk Hotel Harderwijk biedt voor het CvA ruimte aan ruim 400 personen in theateropstelling. Verder beschikt het Hotel over diverse workshop- en training ruimtes om de inspirerende “Laat je (niet) los” activiteiten ruimte te bieden. Het luxe 4 sterren hotel is gelegen in de Veluwse bossen en op steenworp afstand van de A28.

Afbeelding 4.2 Bouw & Infra Park Harderwijk

Het Bouw & Infra park heeft de ruimte! Dit uitgestrekte terrein van circa 27 ha ligt op loopafstand van het Van der Valk Hotel Harderwijk en leent zich uitstekend voor indoor- en outdoor workshops. Naast deze mogelijkheden heeft het Park ook overnachtingsmogelijkheden en kan het een 2e locatie worden om te overnachten.


Afbeelding 4.3 Dolfinarium Harderwijk

Het Dolfinarium is Europa ‘s grootste zeedierenpark en trekt jaarlijks meer dan 1 miljoen bezoekers naar Harderwijk. Hiermee is het Dolfinarium, Harderwijks grootste trekpleister. Naast een dagje uit met of zonder kinderen biedt het ook diverse mogelijkheden voor evenementen, workshops en diners.

Afbeelding 4.4 Hardersplaza

Voor een spetterend feest op maat maken wij gebruik van de locatie van Hardersplaza. Hardersplaza is één van de grootste clubs van Nederland en toonaangevend in de regio. Door de centrale ligging en de ruim opgezette parkeermogelijkheden is dit een perfecte locatie voor ons om ‘los’ te gaan! 4.2 Accommodatie Harderwijk heeft een aantal hotels op prachtige locaties, met goede bereikbaarheid en voldoende parkeermogelijkheden. Uit onze warme relaties hebben wij een aantal hotels benaderd voor een scherpe aanbieding voor het weekend van het NC “Laat Het Los” in 2015. Deze aanbiedingen volgen snel wanneer de organisatie is toegekend. Naam hotel Van der Valk Hotel Harderwijk Bouw & Infra park Hotel Monopole Best Western Hotel Baars

Afstand van hoofdlocatie 0 km 0,5 km 4,7 km 3,5 km

Tabel 4.5 Accommodaties in Harderwijk


Om een helder beeld te krijgen waar alle bovenstaande locaties zich in Harderwijk bevinden is onderstaande plattegrond bijgevoegd ter verduidelijking.

Afbeelding 4.6 Map accommodaties in Harderwijk

4.3 Bereikbaarheid en transport De hoofdlocatie, Van der Valk Hotel Harderwijk, ligt direct aan de A28 en beschikt over ruim 250 gratis parkeerplaatsen. Vanaf het treinstation van Harderwijk rijdt een lijnbus, Lijn 2, in 10 minuten naar de halte Tinnegieter. Aan de andere kant van de brug is dan direct het hotel. Tussen de locaties zorgen wij voor passend vervoer, denk hierbij aan o.a. het lokale treintje van Harderwijk de Boulevard Express.

Afbeelding 4.7 Boulevard Express Harderwijk


Hoofdstuk 5 Communicatie & PR

5.1 Communicatie doelstelling JCI Noord-West Veluwe heeft als streven om tussen de 550 en 650 leden van JCI Nederland een inspirerend en innovatief weekend te bezorgen. Doelstelling van het communicatiebeleid is het informeren van alle direct betrokkenen over het NC 2015. Naast de leden van JCI Nederland hebben we ook te maken met de oudleden, maar ook met (potentiële) sponsoren, (potentiële) leden en pers. Uiteindelijk moeten alle inspanningen resulteren in een grote opkomst en een geslaagd congres. Het Communicatieteam van het Federatiebestuur zal ook worden betrokken in de ontwikkeling en uitvoering van het communicatiebeleid tot aan het NC. Wij willen zoveel mogelijk leden uit het land inspireren en motiveren om deel te nemen aan dit weekend. We willen dit doen via een heldere ‘What’s in it for me’ boodschap, zowel voor de leden als bedrijven die participeren in de aanloop naar en tijdens het evenement. Daarnaast willen we zoveel mogelijk early birds aantrekken met aantrekkelijke prijzen, bonussen en kortingen tot aan de Nationale Conventie in 2015. Ook gaan we diverse Kamers langs om ze te inspireren en te motiveren, als wel input te vragen (co-creatie met kamers in de regio) om zo een NC neer te zetten dat werkelijk het thema 'Laat (niet) los' neerzet. Naast ludieke acties gaan we de diverse partijen ook inhoudelijk informeren over het NC 2015 door steeds een tipje van de sluier op te lichten. Het thema staat vast: Laat (niet) los. Er zal een uitvoerig communicatieplan worden vastgesteld. Alle betrokken willen we structureel op de hoogte houden van de ontwikkelingen, zowel vooraf, tijdens als na de Nationale Conventie. Voor de afgeleide doelstelling ‘exposure in de pers’ zullen de banden met verschillende media aangehaald worden en zullen er op gezette tijden persberichten verschijnen. In de navolgende paragraaf een voorzet.


5.2 Communicatieplan: Doelgroep/ Stakeholder Alle

Doelstelling

Media/Middelen Logo en huisstijl

JCI Nederland-leden Ca. 2500 leden Ca. 100 Kamers

Bevorderen herkenbaarheid Triggeren, informeren, promoten, beleven, overtuigen, aanmelden

Senatoren Ca. 100 actieve senatoren Sponsors

Informeren, overtuigen en zorgen dat zij hun netwerk aanspreken Informeren en overtuigen

JCI Noord-West Veluwe Ca. 25 huidige leden 2 senatoren ereleden 20 oud-leden

Informeren, enthousiasmeren en toezegging van minimaal 15 leden voor hulp tijdens NC

Stad Harderwijk Gemeente Algemeen publiek

Informeren

Website NC2015 Facebook, LinkedIn, Twitter Website JCI Nederland Aanwezigheid landelijke training: Achieve/Impact/Presenter JCI Nederland e-nieuwsbrief en magazine Aanwezigheid CvA mei 2015 Flyers, banners/stand, kleding Roadshow langs Kamers Promotiefilm E-mail Nieuwjaarskaart 2015 Programmaboekje Programmaposter Magazine NC 2015 Veel van bovenstaande middelen E-mail Email Persoonlijke gesprekken Sponsor- en promotiepakket Presentaties tijdens ALV's Website JCI Noord-West Veluwe

PR Persoonlijke gesprekken


5.3 Aanspreekpunt        

Voorlopige contact persoon voor PR: Susan Wanders: 06-21897086, [email protected] Informeren van de direct betrokkenen over het evenement; Het promoten van de Nationale Conventie binnen JCI Nederland; Liaison met het Federatiebestuur van JCI Nederland; Het onderhouden van contacten met de pers, lokaal, regionaal en nationaal. Het voeren van relatiebeheer in 2014 in de aanloop naar het NC2015; Het bouwen en up to date houden van de website in samen met het bestuur JCI Noord-West Veluwe en commissie NC 2015. Het gebruiken van het JCI Magazine, persberichten, JCI e-mail nieuwsbrief, sociaal media en het verzorgen van het NC2015 promotiepakket.

5.4 Communicatie en PR Verschillende middelen worden ingezet:  De website www.nc2015.nl  De JCI e-mail nieuwsbrief en de NC2015 e-mail nieuwsbrief;  Aanwezigheid èn zichtbaarheid op alle landelijke evenementen;  Intensieve samenwerking met het Federatiebestuur van JCI Nederland  De ontwikkeling van een NC2015 promotiepakket;  De totstandbrenging van het NC2015 Magazine;  Het verzorgen van artikelen en persberichten;  Het onderhouden van contacten met sponsoren voor de uitvoering van afspraken rondom hun sponsoring en promotie;  Het verzorgen van het relatiemanagement vooraf, tijdens en na afloop van de Nationale Conventie;  Het uitvoeren van enkele mailingen;  Roadshow langs de Kamers;  Twitteraccount NC 2015;  LinkedIn account NC 2015;  Flyers en plakhandjes uitdelen;  Etc.


Hoofdstuk 6 Financiën 6.1 Algemeen JCI Noord-West Veluwe is een financieel gezonde vereniging met een positief en stabiel eigen vermogen. Als lokaal betrokken en zeer actieve club, hebben wij ruimschoots ervaring in het organiseren van evenementen en aantrekken van sponsoren. Enkele voorbeelden van evenementen die eerder door ons zijn georganiseerd: de Zeilregatta, HarderRun, Veluwsche Veling en College Tour. Doormiddel van deze evenementen heeft onze Kamer de afgelopen jaren tussen de € 10.000,- en € 25.000,- per jaar aan ‘overschot’ kunnen doneren aan het goede doel. Oók financieel is de organisatie van het NC 2015 bij ons dus in goede handen! 6.2 Kosten deelname NC 2015 Als JCI Noord-West Veluwe vinden we het van belang om een NC te organiseren dat voor zoveel mogelijk JCI’ ers financieel toegankelijk is. Door het aantrekken van sponsoren en scherpe afspraken met onze partners/leveranciers, achten wij het haalbaar om de programmaonderdelen te kunnen aanbieden voor onderstaande tarieven: Programma-onderdeel Borrel vrijdagavond Congres zaterdag Diner Feest zaterdagavond Bezoek Dolfinarium zondag Totaal 3-daags programma

Fee € 35,00 € 55,00 € 35,00 € 40,00 € 20,00 € 185,00

De genoemde bedragen zijn inclusief BTW. Bij de fee is inbegrepen:  Drankjes vrijdagavondborrel, tijdens het diner en het feest op zaterdagavond  Lunch tijdens dagprogramma op zaterdag  Entree, lunch en souvenir bij bezoek Dolfinarium


6.3 Begroting Aantal deelnemers gehele programma: Aantal deelnemers enkel dagprogramma: Inkomsten Borrelbijdrage (€ 10,- p.p.) NC-fee (€ 55,- p.p.) Diner-fee (€ 35,- p.p.) Party-fee (€ 40,- p.p.) Entree + lunch + souvenir Dolfinarium(€ 20, p.p.) Sponsoring in geld Sponsoring in natura Totaal inkomsten Uitgaven Locaties + lunch Diner Programma Communicatie & PR Verzekering Onvoorzien Totaal uitgaven Resultaat

150 350

200 400

250 450

300 500

€ 5.250,00 € 19.250,00 € 5.250,00 € 6.000,00 € 3.000,00 € 20.000,00 € 3.000,00 € 61.750,00

€ 7.000,00 € 22.000,00 € 7.000,00 € 8.000,00 € 4.000,00 € 20.000,00 € 4.000,00 € 72.000,00

€ 8.750,00 € 24.750,00 € 8.750,00 € 10.000,00 € 5.000,00 € 20.000,00 € 5.000,00 € 82.250,00

€ 10.500,00 € 27.500,00 € 10.500,00 € 12.000,00 € 6.000,00 € 20.000,00 € 6.000,00 € 92.500,00

€ 34.750,00 € 5.250,00 € 10.500,00 € 4.500,00 € 450,00 € 2.500,00 € 57.950,00

€ 43.000,00 € 7.000,00 € 12.000,00 € 4.500,00 € 450,00 € 2.500,00 € 69.450,00

€ 51.250,00 € 8.750,00 € 13.500,00 € 4.500,00 € 450,00 € 2.500,00 € 80.950,00

€ 59.500,00 € 10.500,00 € 15.000,00 € 4.500,00 € 450,00 € 2.500,00 € 92.450,00

€ 3.800,00

€ 2.550,00

€ 1.300,00

€ 50,00

6.4 Toelichting op begroting De begroting is opgebouwd uit een subbegroting per programmaonderdeel. Deze vindt u in bijlage 3. Alle bedragenin de (sub)begroting zijn inclusief BTW. Voor het programma op vrijdagavond, zaterdagavond en zondag zijn de kosten direct gerelateerd aan het aantal deelnemers, waardoor er geen risico is bij een tegenvallend aantal deelnemers. Voor het dagprogramma op zaterdag worden de afspraken met leveranciers en partners tevens zoveel mogelijk gekoppeld aan het werkelijke aantal deelnemers. Doordat de sponsorinkomsten bij alle scenario’s op hetzelfde bedrag is begroot, neemt het resultaat af bij een hoger aantal deelnemers. Ons doel is echter niet om geld te verdienen aan het NC, maar om een fantastisch NC neer te zetten met een maximaal aantal deelnemers. Bij een overweldigend aantal deelnemers, zijn wij zeker in staat de sponsorinkomsten te verhogen.


Bijlagen Bijlage 1. Sponsor en promotiepakket Pakket 1: Sponsoring in geld en natura € 2.500,- excl. BTW

15 sociale uren Voor, tijdens of na het evenement

Pakket 2: Sponsoring in geld en natura € 1.500,- excl. BTW

10 sociale uren: voor, tijdens of na het evenement

Pakket 3: Sponsoring in geld en natura € 500,- excl. BTW

5 sociale uren

Social Media: Facebook, Twitter en LinkedIn landelijk en regionaal 3 toegangskaarten evenement

Website NC 2015

Website JCI-NW

Logo vermelding evenement (banner bij entree en op scherm)

Lunch voor relaties op dag 1 van het evenement

Naamsvermelding in persuiting landelijk, regionaal en lokaal

Social Media: Facebook, Twitter en LinkedIn regionaal 2 Logo toegangskaarten vermelding evenement evenement (banner bij entree)

Website JCI-NW

Naamsvermelding in persuiting regionaal en lokaal

Pagina JCI-NW Twitter account JCI-NW 1 toegangskaart evenement

Website JCI-NW

Naamsvermelding tijdens evenement

Logo vermelding evenement (flyer in de zaal)


Pakket 4: Sponsoring alleen in natura Productsponsoring: Eten, drinken, locatie Drukwerk en reclame sponsoring Invulling dagprogramma Gadgets: Goodiebag, pennen, notitieblokken

Social Media: Facebook, Twitter, LinkedIn lokaal

Website JCI-NWV

Naamsvermelding tijdens evenement


Bijlage 2. Sponsorovereenkomst SPONSOROVEREENKOMST Ondergetekenden: I.

Junior Kamer Noord-West Veluwe tevens handelende onder de naam JCI NoordWest Veluwe, gevestigd te Harderwijk, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurders [naam] en [naam], hierna te noemen "JCI", en

II.

De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid ******, gevestigd en kantoorhoudende te Harderwijk, vertegenwoordigd door haar bestuurder ****, hierna te noemen "Sponsor" In aanmerking nemende dat:

-

JCI een Nationaal Congres van JCI Nederland (hierna: NC) zal organiseren in november 2015;

-

voor de financiering mede gebruik wordt gemaakt van sponsoren;

-

Sponsor heeft aangegeven zich aan het NC te willen verbinden.

-

partijen reeds mondelinge afspraken hebben gemaakt omtrent sponsoring het NC en deze afspraken in het navolgende nader wensen vast te leggen;

Komen daartoe het volgende overeen: 1.

Sponsor levert een sponsorbijdrage van € [bedrag],- (zegge: [bedrag] euro) exclusief BTW.

2.

De JCI zal Sponsor hiervoor een factuur sturen en Sponsor verplicht zich binnen 14 dagen na factuurdatum het totaalbedrag te voldoen.

3.

In aanvulling op artikel 1 in van deze overeenkomst betaalt Sponsor de kosten voor het ontwerpen en maken van mogelijke overige sponsoruitingen die zij wil gebruiken zelf. (Bijvoorbeeld: aankleding van de sponsortent, uitdelen van promotieartikelen).

4.

In ruil voor de bovenstaande sponsorbijdrage biedt Stichting Projecten aan Sponsor het navolgende sponsorpakket: -

5.

[omschrijving sponsorpakket]

Geen der Partijen is bevoegd tot gehele of gedeeltelijke overdracht van rechten en/of verplichtingen uit deze overeenkomst aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij.


6.

Indien het NC ten gevolge van een overmachtsituatie geen doorgang zal vinden, kan Sponsor geen aanspraak maken op terugbetaling van de sponsorbijdrage.

7.

Partijen zullen geheimhouding betrachten omtrent al hetgeen zij terzake van deze Overeenkomst met elkaar zijn overeengekomen, tenzij een wettelijke verplichting van één der Partijen meebrengt daarover mededelingen te doen.

8.

Sponsor is aansprakelijk en vrijwaart JCI voor elke aansprakelijkheid en/of schade, in welke vorm dan ook, die ontstaat of ontstaan jegens (een) derde(n) in verband met enige reclame c.q. sponsoruiting, in welke vorm dan ook, van Banning op grond van deze Overeenkomst.

9.

Afwijkingen van deze Overeenkomst kunnen slechts schriftelijk door Partijen worden overeengekomen.

10.

Alle eventueel voorafgaande mondelinge en/of schriftelijke afspraken tussen Partijen zijn met de ondertekening van deze Overeenkomst komen te vervallen.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend op [datum] door:

Junior Kamer Noord-West Veluwe Namens deze:

[naam] Namens deze:

[naam bestuurslid]

[naam tekenbevoegde]

[naam bestuurslid]


Bijlage 3. Begrotingen Borrel vrijdagavond Inkomsten Borrelbijdrage (€ 35,- p.p.) Totaal inkomsten Uitgaven Locatie + hapjes Totaal uitgaven Resultaat

Congres zaterdag Inkomsten NC-fee (€ 55,- p.p.) Sponsoring Totaal inkomsten Uitgaven Locaties + lunch Programma Communicatie & PR Verzekering Onvoorzien Totaal uitgaven Resultaat

Diner Inkomsten Diner-fee (€ 35,- p.p.) Totaal inkomsten Uitgaven Diner + drankjes Totaal uitgaven Resultaat

150 deelnemers

200 deelnemers

250 deelnemers

300 deelnemers

€ 5.250,00 € 5.250,00

€ 7.000,00 € 7.000,00

€ 8.750,00 € 8.750,00

€ 10.500,00 € 10.500,00

€ 5.250,00 € 5.250,00

€ 7.000,00 € 7.000,00

€ 8.750,00 € 8.750,00

€ 10.500,00 € 10.500,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 0,00

350 deelnemers

400 deelnemers

450 deelnemers

500 deelnemers

€ 19.250,00 € 20.000,00 € 39.250,00

€ 22.000,00 € 20.000,00 € 42.000,00

€ 24.750,00 € 20.000,00 € 44.750,00

€ 27.500,00 € 20.000,00 € 47.500,00

€ 17.500,00 € 10.500,00 € 4.500,00 € 450,00 € 2.500,00 € 35.450,00

€ 20.000,00 € 12.000,00 € 4.500,00 € 450,00 € 2.500,00 € 39.450,00

€ 22.500,00 € 13.500,00 € 4.500,00 € 450,00 € 2.500,00 € 43.450,00

€ 25.000,00 € 15.000,00 € 4.500,00 € 450,00 € 2.500,00 € 47.450,00

€ 3.800,00

€ 2.550,00

€ 1.300,00

€ 50,00

150 deelnemers

200 deelnemers

250 deelnemers

300 deelnemers

€ 5.250,00 € 5.250,00

€ 7.000,00 € 7.000,00

€ 8.750,00 € 8.750,00

€ 10.500,00 € 10.500,00

€ 5.250,00 € 5.250,00

€ 7.000,00 € 7.000,00

€ 8.750,00 € 8.750,00

€ 10.500,00 € 10.500,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 0,00


Feest zaterdagavond Inkomsten Party-fee (€ 40,- p.p.) Totaal inkomsten Uitgaven Locatie + entertainment + drankjes Totaal uitgaven Resultaat

Bezoek Dolfiarium zondag Inkomsten Entree + lunch + souvenir (€ 20, p.p.) Sponsoring Dolfinarium Totaal inkomsten Uitgaven Entree + lunch Totaal uitgaven Resultaat

150 deelnemers

200 deelnemers

250 deelnemers

300 deelnemers

€ 6.000,00 € 6.000,00

€ 8.000,00 € 8.000,00

€ 10.000,00 € 10.000,00

€ 12.000,00 € 12.000,00

€ 6.000,00 € 6.000,00

€ 8.000,00 € 8.000,00

€ 10.000,00 € 10.000,00

€ 12.000,00 € 12.000,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 0,00

150 deelnemers

200 deelnemers

250 deelnemers

300 deelnemers

€ 3.000,00 € 3.000,00 € 6.000,00

€ 4.000,00 € 4.000,00 € 8.000,00

€ 5.000,00 € 5.000,00 € 10.000,00

€ 6.000,00 € 6.000,00 € 12.000,00

€ 6.000,00 € 6.000,00

€ 8.000,00 € 8.000,00

€ 10.000,00 € 10.000,00

€ 12.000,00 € 12.000,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 0,00

€ 0,00

Bidbook NC 2015 JCI Noord-West Veluwe

Recommend Documents