Beurzen
In de aanloop naar een beurs is de communicatie van groot belang. Twee doelgroepen zijn hierbij belangrijk: bezoekers en exposanten. Zorg dat het juiste bezoekerspubliek geïnformeerd is over de beurs. Zij zullen pas tijd vrij maken als ze de juiste informatie kunnen bekomen via workshops, seminaries en exposanten. Bezorg exposanten de juiste informatie over de bezoekers, de prijzen van de standen en de sponsorpakketten. Gebruik een registratiewebsite om deze informatie aan te kondigen, voor een vlotte publicatie van nieuws, voor het versturen van gerichte uitnodigingen, voor een overzicht van de workshops en sprekers, enz. Onderscheid de bezoekers van de exposanten door gebruik te maken van gepersonaliseerde badges. Volg de bezoekers doorheen de beurs door een barcode op de badge te printen.
MAILINGS Types van mailings -
Save the date om datum alvast in de agenda te noteren
-
Uitnodiging voor het event (met link naar de registratiewebsite)
-
Reminder naar zij die nog niet ingeschreven zijn
-
Mail met praktische info & tickets een aantal dagen voor het event
-
Bedankingsmail na het event met link naar foto’s
Hoe? -
Aan de hand van een aangeleverde Excellijst wordt de mail op een vlotte manier doorgestuurd
-
Lay-out en de inhoud in samenspraak met de klant
-
De mailing wordt gepersonaliseerd naar de genodigden uitgestuurd
Mogelijkheden? -
Om het onthaal te versnellen kan een barcode voorzien zijn
-
Iemand kan persoonlijk worden aangesproken
1
Beurzen
REGISTRATIEWEBSITE Verzamel alle marketinginformatie via het formulier: -
Wie komt er?
-
Wat zijn de contactgegevens van de bezoekers?
-
Naar welke sessies/workshops?
-
Automatisch afsluiten indien volzet
-
Betaling/factuur
Geef via de registratiewebsite alle nodige informatie aan de bezoeker: -
De exposanten
-
Het programma
-
De verschillende workshops
-
Uitleg en foto’s over de sprekers
CONFIRMATIEMAIL Nadat men zich geregistreerd heeft, ontvangt men automatisch een confirmatiemail. Hierdoor kan de bezoeker op een eenvoudige manier zijn deelname bevestigen en beschikt hij direct over alle praktische informatie.
Door gebruik te maken van een barcode in de confirmatiemail zal het onthaal nog veel vlotter verlopen.
2
Beurzen ONTHAAL Check-in door -
scannen van barcode
-
opzoeken op naam, bedrijf, …
Onthaal -
zonder badges (enkel registratie van de bezoekers)
-
met vooraf geprinte badges
-
met ter plaatse geprinte badges
BADGES Voor exposanten: PVC badges
Kunnen op voorhand geprint worden Mogelijkheid: laptop met printer ter plaatse om extra exposantenbadges onsite te drukken
Voor bezoekers: thermische klever
Worden ter plaatse geprint Mogelijkheid: barcode op badge om bezoekers op te volgen gedurende de beurs
3
Beurzen VERZAMEL LEADS AAN DE BEURSSTAND Sales teams en exposanten kunnen de leads van de bezoekers verzamelen op tablets of smartphones waardoor automatisch het succes van uw beursdeelname verhoogd wordt. Extra informatie kan verstuurd worden naar de mensen die interesse hebben. Er zijn drie manieren om de barcode op de badge van de bezoeker te scannen en zo alle informatie te verzamelen. Datacollectors
Klein en compact Handig in gebruik Rapportage en analyse van de informatie gebeurt achteraf
Tablets
Kunnen meer informatie opvragen en verwerken De informatie kan in realtime doorgestuurd worden zodat de backoffice tijdens het event al aan de slag kan
Handheld devices (Motorolla’s)
Zelfde mogelijkheden als tablet maar compacter Handig in gebruik Kunnen ook buiten gebruikt worden
4
Beurzen WORKSHOPS Om te weten te komen wie welke workshop gevolgd heeft of wie toegang heeft tot welke workshop kan de barcode op badge van de bezoeker gescand worden.
We definiëren per persoon tot welke workshop ze toegang hebben We definiëren voor welke workshop de handheld devices gebruikt zullen worden Scan de barcode op de badge van de bezoeker Als de persoon toegang heeft tot deze workshop komt er een groene balk op het scherm, anders wordt deze rood Er wordt automatisch ook genoteerd wie aan welke workshop deelgenomen heeft
RAPPORTERING Tijdens het onthaal: Hoeveel personen al binnen? Hoeveel nog komen? Hoeveel komen er per kwartier binnen? Is persoon x al aangekomen?
Na het onthaal Gedetailleerde lijst van wie aanwezig/afwezig was en wie ter plaatse werd toegevoegd Overzicht van elke gebeurtenis (ingecheckt, uitgecheckt, welke workshop, …)
5
