Betere zorg door slimmer roosteren
Informatie over de nieuwe wijze van roostering en centrale regeling van inzet flexwerkers
GGZ Friesland
1
5
Inhoudsopgave 1. Leeswijzer
4. Slimmer roosteren in de praktijk 5
5. De inzet van flexibele krachten: hoe en wat? 16
6
6. Meer informatie
Betere zorg door slimmer roosteren
2
6
2. De wereld staat niet stil Aanleidingen om te komen tot een nieuwe aanpak van het roosteren
3. Uitgangspunten en doelen van het slimmer roosteren 9
9
11
7. De dingen bij de naam noemen
11 3
18
20
16
Op deze kaart vind je de woordenlijst bij het slimmer roosteren
Disclaimer Deze brochure is met grote zorg samengesteld. Desondanks is het mogelijk dat de informatie onvolledig of onjuist is of fouten bevat. Aan de tekst in deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend.
1. Leeswijzer Betere zorg door slimmer roosteren. De titel van deze brochure vat de inhoud al bondig samen. Elke dag zijn wij allemaal bezig met steeds betere zorg voor onze patiënten. In de afgelopen periode hebben we gekeken naar de rol van de roosterplanning bij de verbetering van de zorg. Dat heeft geleid tot het project Slimmer roosteren.
4
Deze brochure is bedoeld voor alle medewerkers van GGZ Friesland, en geeft informatie over het project Slimmer roosteren, de nieuwe wijze van roostering en de centrale regeling van inzet van onze flexkrachten. Slimmer roosteren is in al zijn consequenties een omvangrijke verandering. Omvangrijk, maar noodzakelijk. Waarom gaan we slimmer roosteren en wat houdt het precies in? Daarover vertellen wij in deze brochure meer.
Deze brochure beschrijft de hoofdlijnen van onze toekomstige werkwijze. Er zal in de loop van de tijd aanvullende informatie beschikbaar komen, vooral over de precieze uitvoering in de dagelijkse praktijk, of over kleine aanpassingen die het werken gemakkelijker maken. Voor die aanvullende informatie zullen wij ons intranet gebruiken. Je vindt die informatie op het intranet terug onder de knop Slimmer Roosteren.
5
2. De wereld staat niet stil Aanleidingen om te komen tot een nieuwe aanpak van het roosteren.
6
Op dit moment leveren wij zorg via ongeveer 30 klinieken en beschermde woonvormen. Deze decentrale manier van zorg leveren is voor ons zeer waardevol en vraagt een zorgvuldige en efficiënte roosterplanning. Tot voor kort waren er binnen onze organisatie ongeveer 170 medewerkers een deel van hun tijd werkzaam als roosterplanner voor het plannen van de diensten voor hun kliniek of afdeling. Daardoor kost roostering veel meer tijd dan feitelijk nodig is en is de roostering onvoldoende afgestemd op de zorgvraag. Dat gaat GGZ Friesland anders regelen. Wij gaan werken met professionele roosterplanners. Zij gaan zich volledig richten op de aansluiting tussen de roosters en de vraag van onze patiënten.
Interviews en workshops
Geen veranderingen zonder goed onderzoek. Daarom heeft GGZ Friesland twee adviseurs gevraagd om te onderzoeken: (1) hoe het roosteren (en dus de inzet van medewerkers) op dit moment aansluit op de zorgvraag op onze klinieken en in de beschermde woonvormen; (2) aan welke voorwaarden het nieuwe systeem van roosteren moet voldoen, om goed bruikbaar te zijn in de praktijk.
In duo-interviews met 30 teammanagers en in 8 workshops hebben de adviseurs een beeld opgebouwd van de huidige praktijk en de verbetermogelijkheden die de medewerkers zien. Aan de workshops deden teammanagers, roosterplanners, verpleegkundigen, woonbegeleiders en leden van de Ondernemingsraad mee.
Uitkomsten onderzoek
Wat waren de uitkomsten van het onderzoek? Er bleken grote verschillen te zijn tussen teams voor wat betreft de roosterafspraken. De inzet van medewerkers houdt in het algemeen te weinig rekening met de zorgvraag, CAO-regels en de overige wet- en regelgeving. De planning en urenverantwoording zijn niet transparant. Daarnaast is er nogal eens sprake van onnodige inzet van flexkrachten. De adviezen uit dit onderzoek zijn gebruikt bij het ontwikkelen van het nieuwe roosterbeleid.
Belangen in evenwicht
Er zijn drie partijen die belang hebben bij een goede roosterplanning: de patiënt, de medewerker en de organisatie. De belangen die zij hebben moeten in de roosterplanning in evenwicht gebracht worden. Immers, zouden we het roosterbeleid vooral baseren op de belangen van de patiënt, dan leidt dat tot budgetoverschrijdingen. Als medewerkers paraat dienen te zijn zodra de patiënt dat wenst, is meer formatie noodzakelijk. Ook dreigt roofbouw op medewerkers: het kan leiden tot onprettige, zelfs ongezonde werktijden en gebrek aan rustmomenten. Een rooster dat alleen rekening houdt met het belang van de medewerkers kan leiden tot hogere kosten voor de organisatie, bijvoorbeeld doordat meer personeel wordt ingezet dan noodzakelijk is voor de zorgvraag en de indicatie. Ook bestaat het risico dat te weinig medewerkers aanwezig zijn op piekmomenten of voor de veiligheid. Baseren we het rooster volledig op de efficiëntie voor de organisatie, dan kan de zorg in het gedrang komen. De hulpverlener komt bijvoorbeeld alleen op bepaalde tijden of korter dan wenselijk is. Ook kunnen de medewerkers in de knel komen, vanwege een te grote werklast of onprettige/ongezonde diensten.
7
3. Uitgangspunten en doelen van het slimmer roosteren
Budgetoverschrijding, roofbouw medewerkers
Patiënt
Welke uitgangspunten hanteert GGZ Friesland bij het slimmer roosteren
kwaliteit en continuïteit in gedrang, hoge kosten
8
en wat streeft de organisatie na?
Gewenste situatie
Belastend voor medewerkers, zorg in gedrang
Situatie februari 2010
Personeel
Voordelen van slimmer roosteren
In het toekomstige roosterbeleid zijn de belangen van de drie partijen in evenwicht. De patiënt ziet dat de inzet van onze medewerkers beter aansluit op zijn of haar behoeften. Wij kunnen daarmee als GGZ Friesland een kwaliteitsverbetering bereiken, samen met een zeer efficiënte planning. > Voor de medewerkers zijn de voordelen: - gezondere roosters, gelet op de Arbeidstijdenwet en CAO; - eerlijkere roosters, een faire verdeling van de rooster wensen, rechten en plichten over de medewerkers; - vroegtijdige en grotere duidelijkheid over de werktijden voor de komende maanden.
Organisatie
> Voordelen voor de patiënt zijn: - kwaliteitsverbetering: beschikbaarheid van medewerkers houdt beter rekening met de zorgvraag. > Voor onze organisatie zijn de voordelen: - een kostenbesparing tussen de 1,3 en 2,3 miljoen euro per jaar; - betere aansluiting van de roostering bij de CAO en de wet- en regelgeving; - we kunnen een beroep doen op medewerkers van een andere afdeling, doordat de roosters centraal inzichtelijk zijn.
De dienstroosters voor alle medewerkers worden straks door het Roosterbureau gemaakt. Per regio komt er een professionele planner, die in de startperiode veel binnen de regio aanwezig is om volledig van ieders werkzaamheden op de hoogte te raken. De planner onderhoudt korte lijnen met de teammanagers en stemt hier roosters mee af. De planners werken nauw samen onder leiding van de teammanager van het Servicebureau. 1. GGZ Friesland leeft de wet- en regelgeving na De opzet van het slimmer roosteren volgt de Arbeidstijdenwet en de CAO GGZ. Deze regelgeving bepaalt onder andere de maximale dienstlengte, de maximale werktijden per periode en de tijden voor rust en pauze. Deze regels vormen het kader bij de samenstelling van de roosters. Daarnaast werkt GGZ Friesland met een voorwaarts roterend rooster (dagdienst > avonddienst > nachtdienst > vrij) en zorgt voor een goede verdeling van de te werken weekenden.
2. We werken met een eenduidige en evenredige verdeling van diensten We verdelen het dienstenpatroon evenredig over de teamleden, rekening houdend met de zorgvraag van de patiënten en het functieniveau van de medewerkers. Bij de dienstlengten houden we rekening met de contractomvang. Bij de roostering proberen we de fluctuaties in te werken uren per week zo beperkt mogelijk te houden.
9
Wat zijn de uitgangspunten van het slimmer roosteren?
4. Slimmer roosteren in de praktijk Stap-voor-stap door de nieuwe manier van roosteren. Wie doet wat, wanneer? Hoe is het geheel georganiseerd?
10
3. Bruto-/nettoberekening op basis van een vaste afspraak We werken met een vooraf centraal bepaalde bruto-/ nettoberekening. Deze berekening is gebaseerd op de volgende regels: - de CAO bepaalt het bruto inzetbare aantal uren; - de uitval bestaat uit feestdagcompensatie, levensfasebudget en vakantie; - de uitvaluren als cursus, ziekteverzuim, bijzonder verlof staan niet als vaste uren in de CAO en worden jaarlijks vastgesteld; - de berekening wordt in een vooraf bepaald model uitgevoerd. Teams of regio’s kunnen de normen niet aanpassen; - alleen scholingsdagen kunnen aan de hand van het opleidingsbeleid en de jaarplanning in de begroting meegenomen worden; - de bruto-/nettoberekening wordt jaarlijks vastgesteld door de directeur HR en uiterlijk 1 november gecommuniceerd aan belanghebbenden.
4. We werken met een jaarplanning en een jaarurensystematiek In de jaarplanning nemen wij mee: teamoverleg, scholing, OR-deelname, werkgroepen, commissies, aangevraagde vakantie-/vrije dagen (vakantiereglement), bijzonder verlof, zwangerschaps- en bevallingsverlof, operaties, schooldag leerlingen, bijscholingen e.d. De jaarurensystematiek zorgt ervoor dat je over een periode van een jaar je gemiddelde aantal contacturen werkt. 5. In de 24-uursdienst is de zorgvraag uitgangspunt We stemmen de dienstlengten af op de vraag van patiënten op de afdeling. We maken een inventarisatie op basis van de ZZP’s en DBC’s om de verdeling van de werklast over de dagen te bepalen. Hierbij rekenen we met de gemiddelde inzet binnen de ZZP-categorie en de DBC.
Het slimmer roosteren regelt alles in één planningsproces dat geldt voor alle teams in de organisatie. In stappen ziet de roosterplanning er in het vervolg zo uit: - iedere maand sturen teammanager en HR de benodigde informatie over de inzetbaarheid van medewerkers naar de roosterplanner; - roosterplanner stelt een conceptrooster op en signaleert eventuele knelpunten; - teammanager beoordeelt conceptrooster - teammanager koppelt terug met roosterplanner - roosterplanner maakt aanpassingen; - teammanager geeft akkoord op rooster; - roosterplanner verstrekt het vastgestelde rooster aan de medewerkers; - medewerkers nemen kennis; - medewerkers geven eventuele correcties door aan teammanager (ruilmogelijkheid);
- rooster loopt in de praktijk; - teammanager geeft akkoord op het gedraaide rooster voor salarisuitbetaling; - teammanager en regiomanager ontvangen gegevens over feitelijke formatie uit Harmony; - medewerker ontvangt een overzicht van gewerkte en te werken uren op basis van de afspraken in de jaarurensystematiek; - teammanager en regiomanager evalueren maandelijks de uitkomsten.
11
de bovenstaande spelregels houdt. De teammanager en de regiomanager krijgen daar een terugkoppeling over. Als een team zich niet houdt aan de spelregels, dan kan de regiomanager besluiten om het ruilen niet meer toe te staan. Dat geldt alleen voor het betreffende team.
Verantwoordelijkheden en ‘uitlenen’
14
De roosterplanner stelt een conceptrooster op volgens de afspraken binnen GGZ Friesland en levert het rooster aan bij de teammanager. De teammanager stelt het 13-weeks rooster definitief vast. Bij onregelmatigheden draagt de teammanager de verantwoordelijkheid. Het rooster wordt elke 4 weken door de budget verantwoordelijke leidinggevende geaccordeerd. Het rooster is voor de eerste van de maand beschikbaar (zie schema op pagina 14). Na controle kan de medewerker alleen nog via de teammanager wijzigingen in het rooster aanbrengen, volgens de daarvoor geldende regels, die terug te vinden zijn in het roosterbeleid. Het roosterbeleid is gepubliceerd op het intranet onder de knop Human Resources. Indien een afdeling binnen onze organisatie een groot bezettingsprobleem heeft, kunnen teammanagers medewerkers aan elkaar ‘uitlenen’. Gouden regel hierbij is dat een eenmaal gemaakte afspraak over uitlenen blijft staan, ook bij calamiteiten in het uitlenende team.
Controle op het rooster
De teammanager geeft afwijkingen op het standaard dienstpatroon door aan de roosterplanner als dit consequenties heeft voor de salarisbetaling, conform de geldende regels en termijnen (onder andere voor de 5e van de maand). Afwijkingen groter dan een half uur op het dienstpatroon worden verantwoord. De regels en termijnen die hierbij gelden zijn terug te vinden in het roosterbeleid (gepubliceerd op het intranet). De roosterplanner print na afloop van de maand de gerealiseerde roosters en legt die ter controle voor aan de teammanager. Tot het einde van de eerste week in de volgende maand mag een medewerker de gerealiseerde uren controleren en feitelijke onjuistheden/mutaties doorgeven aan de leidinggevende. De leidinggevende kan tot de 12e van diezelfde maand het rooster accorderen.
Daarna wordt dit rooster voor de 1e van de maand digitaal met een koppeling doorgestuurd naar de salarisadministratie.
Werken met Harmony
GGZ Friesland werkt voor de planning met Harmony van ORTEC. Dit planningsprogramma stelt ons in staat om te werken volgens de regelgeving in de Arbeidstijdenwet en CAO. Harmony biedt alle ondersteuning die nodig is voor een efficiënte en effectieve planning van onze dienstroosters en het optimaal afstemmen van de inzet van personeel op de vraag van patiënten. Overzichtelijke planborden geven direct inzicht in over- en onderbezetting en zorgen ervoor dat er snel ingespeeld kan worden op plotselinge gebeurtenissen, bijvoorbeeld als gevolg van ziekte of onvoorziene werkzaamheden.
15
5. De inzet van flexibele krachten: hoe en wat? Uitleg over de inzet van flexkrachten en de samenhang met het slimmer roosteren. Waarom veranderen?
16
Om de kwaliteit en continuïteit van zorg te kunnen leveren die wij wensen, zou minimaal 5% van de totale capaciteit voor een afdeling uit flexibele inzet moeten bestaan. En op termijn willen we naar een zogenoemde flexibele schil van zelfs 10%. Deze schil is nodig om onder andere ziekte, verlof of plotselinge stijging in de zorgvraag op te kunnen vangen. De huidige praktijk laat zien dat wij dit bij lange na niet halen. In de ‘oude situatie’ had iedere afdeling zijn eigen flexpool. Flexwerkers waren aan één afdeling verbonden en werkten ook alleen maar op die afdeling. Zo kwam het voor dat de ene afdeling doorlopend een tekort had aan flexkrachten en de andere afdeling weer een overschot. Veel flexwerkers gaven aan dat zij meer zouden willen werken. Raadpleging van de flexkrachten leerde ons verder dat zowel primaire als secundaire arbeidsvoorwaarden voor deze groep aandacht
verdienen. Met name het volgen van opleidingen en het werken met een deeltijdaanstelling zijn wensen van onze flexwerkers.
Nieuwe situatie
De inzet van flexkrachten wordt geregeld in het Flexbureau, onderdeel van het Servicebureau. Door een nauwe samenwerking tussen roosterplanner en intercedent kunnen we altijd een bepaald percentage van het personeel als flexkrachten beschikbaar hebben. Ten opzichte van de flexwerker draagt het Flexbureau zorg voor een goed personeelsbeleid. Net als bij onze vaste medewerkers komt er een introductieprogramma, een inwerktraject en een functioneringsplan. Salariëring wordt transparant. Scholing en begeleiding worden beter uit te voeren. Ook eventuele doorstroming naar een reguliere baan in de organisatie van GGZ Friesland wordt een vast punt in de ontwikkeling van de flexwerker.
De roosterplanners verzorgen de inzet van flexpersoneel en zijn aanspreekpunt voor de flexkrachten. Flexkrachten kunnen via webaccess hun beschikbaarheid doorgeven en zich inschrijven op beschikbare diensten. De planners zorgen er dan voor dat ze uitgenodigd worden om diensten te draaien. De uitnodiging komt in de meeste gevallen via mail en SMS. Het klassieke beeld van bellende intercedenten die vragen of een flexwerker misschien zin heeft om te werken verdwijnt: de flexwerker wordt een vast onderdeel van de organisatie van GGZ Friesland.
Samenhang met slimmer roosteren
Slimmer roosteren en de centrale inzet van flexkrachten hebben een hecht verband met elkaar. Met het slimmer roosteren kan een flink deel (zo’n 80%) van de capaciteit van een afdeling vroegtijdig worden ingepland. Last minute-
veranderingen in de zorgvraag op een afdeling kunnen teammanagers gemakkelijk opvangen met de inzet van flexkrachten. Het Flexbureau zorgt er voor dat flexkrachten steeds beschikbaar en snel inzetbaar zijn.
17
Vaste formatie Alle medewerkers met een regulier arbeidscontract (parttime of fulltime) bij GGZ Friesland.
6. Informatie
Flexwerker/flexkracht
Medewerker met een oproepovereenkomst die wordt ingezet vanuit het Flexbureau.
Actuele en aanvullende informatie over het slimmer roosteren en
Flexibele schil Deze ‘schil’ bestaat uit alle flexibel
inzetbare uren ter vervanging van vaste medewerkers (ziekte, verlof) of ter opvang van een opeens stijgende zorgvraag. Deze uren worden geleverd door meerwerkers, flexwerkers of uitzendkrachten.
veelgestelde vragen met het antwoord vind je op ons intranet. Je kunt ook altijd je teammanager raadplegen. Meer informatie over de Arbeidstijdenwet: de website van het Ministerie van SZW: www.home.szw.nl > klik op Onderwerpen > klik in de lijst op Arbeidstijden.
18
19
Meerwerker/meerwerk Er is sprake van meerwerk als een parttime medewerker meer uren werkt dan in het contract zijn opgenomen, tot aan de fulltime-norm van 36 uur per week.
Bruto/netto-berekening Nadat is berekend hoeveel uren zorg de patiënten zouden moeten krijgen (nettoformatie), wordt berekend hoeveel fte medewerkers nodig is om deze zorg te realiseren (brutoformatie). Niet alle beschikbare tijd van een medewerker kan worden besteed aan directe zorg. Een medewerker heeft immers verlofuren, uren voor scholing en is soms ziek. Jaarurensystematiek (JUS) De arbeidsovereen komst gaat bij een jaarurensystematiek uit van het aantal te werken uren op jaarbasis. De invoering van een JUS maakt het mogelijk op een flexibele wijze om te gaan met bedrijfsvoering en de inzet van medewerkers. Daarnaast is de afstemming op individuele wensen en mogelijkheden van medewerkers gemakkelijker. De JUS stelt je bijvoorbeeld in staat om in bepaalde periodes van het jaar meer uren te werken dan in andere periodes.
Overwerk Het incidenteel werken van extra uren boven de vast-gestelde arbeidsduur van 36 uur gemiddeld per week die is vastgelegd in de werktijdenregeling of binnen het rooster.
Levensfasebudget
Werktijdenregeling
Definitieve regeling van de betaalde uren tussen 07.00 en 20.00 uur op maandag tot en met vrijdag en tussen 8.00 en 12.00 uur op zaterdag.
Harmony Het personeelsplanningprogramma van GGZ Friesland.
Nulurencontract
rondom de dienstroosterplanning van het personeel van GGZ Friesland.
Een oproepcontract waarbij niet vaststaat wat het aantal dagen per week, maand of jaar is, dat men opgeroepen zal worden. De oproepkracht is te allen tijde beschikbaar voor 0 tot 36 uur.
Extra ‘geoormerkte’ verlofuren naar rato van het dienstverband naast de 166 vakantie-uren. Deze uren kunnen gespaard worden bij de werkgever of gestort worden in de levensloop.
Roosterbeleid Het geheel van regels en afspraken
Basisrooster Rooster (verdeling van de diensten (aantal en lengte) over de dagen van de week) van een afdeling zoals dat tot stand komt op basis van de zorgvraag van patiënten. Op basis van dit rooster wordt de roosterplanning van medewerkers gemaakt.
7. De dingen bij de naam noemen Op deze kaart vind je de woordenlijst bij het slimmer roosteren. We geven een verklaring van termen die je niet elke dag tegenkomt en termen waarover misverstanden kunnen bestaan. In de tekst van de brochure staan de vaktermen cursief gedrukt.
Vaste formatie Meerwerker Flexwerker Uitzendkrachten
Meerwerkers, flexwerkers en uitzendkrachten vormen samen de flexibele schil.
afdeling Communicatie, augustus 2010
