Bestuursreglement VRC Reglement + 6 bijlagen Artikel 1 Algemene bepalingen a. Bestuursleden moeten voldoen aan de toelatingseisen voor de door de vereniging beheerde dienstmerken “Registercontroller” en “RC” en aan de kwaliteitseis ten tijde van benoeming tenminste twee jaar als lid te zijn ingeschreven, behoudens afwijking van de kwaliteitseis bij besluit goedgekeurd door een drie/vierde meerderheid van de algemene vergadering. b. Een bestuurslid vervult geen (neven)functies die een risico vormen voor een integere invulling van de bestuursfunctie bij de VRC. c. Een bestuurslid geeft aan het bestuur zijn (neven)functie(s) op onder vermelding van de organisatie(s) waarvoor de (neven)functie(s) wordt (worden) verricht, wat het tijdsbeslag is en of de functie(s) onbezoldigd of bezoldigd is (zijn). d. In geval van strijdigheid tussen statuten en dit reglement, prevaleren de statuten. Artikel 2 Vergaderingen bestuur a. Het bestuur vergadert ten minste acht maal per jaar en voorts wanneer de voorzitter of twee leden van het bestuur zulks wenselijk achten. b. Vergaderingen van het bestuur kunnen op locatie dan wel via teleconferentie plaatsvinden. c. Correspondentie namens het bestuur wordt gevoerd en ondertekend namens voorzitter en/of secretaris. d. Voor de vergaderingen van het bestuur worden de bestuursleden zo mogelijk ten minste vijf werkdagen van te voren door of vanwege de voorzitter opgeroepen, onder vermelding van de agendapunten. e. Zijn alle leden van het bestuur aanwezig dan kan met algemene stemmen ook beslist worden over zaken die niet op de agenda vermeld zijn; in spoedeisende gevallen kan over zodanige zaken ook beslissing genomen worden wanneer twee/derde van de leden aanwezig is en wel met ten minste drie/vierde der geldig uitgebrachte stemmen. f. Over de vraag of een zaak die niet op de agenda vermeld staat spoedeisend is, beslist de voorzitter van de vergadering. Artikel 3 Werkzaamheden externen Het bestuur kan zich, al dan niet tegen betaling doen bijstaan door één of meer personen die geen lid van de vereniging behoeven te zijn. Aan zodanige personen kunnen alle werkzaamheden worden opgedragen, die het bestuur daartoe in aanmerking acht te komen, met dien verstande, dat het bestuur terzake verantwoording verschuldigd blijft aan de algemene vergadering. Artikel 4 Taakomschrijving van de voorzitter a. De voorzitter ziet in het algemeen toe op het functioneren van het bestuur. b. De voorzitter ziet erop toe dat de begroting voor het komende jaar en de rekening en verantwoording van het afgelopen jaar volgens algemeen gangbare normen in een bestuursvergadering worden behandeld. c. De voorzitter bepaalt aantal, plaats, dag en uur van de vergaderingen van het bestuur in overleg met de secretaris, met wie hij tevens in ontwerp de agenda opmaakt. d. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur. Bij zijn afwezigheid of ontstentenis zal een der andere bestuursleden de vergaderingen leiden. De voorzitter tekent met de secretaris de notulen, nadat deze door het bestuur zijn vastgesteld. Hij heeft het recht om de besprekingen over een bepaald onderwerp te sluiten, tenzij de vergadering anders beslist. e. De voorzitter draagt er zorg voor dat het bestuur als team functioneert. f. Namens de algemene vergadering en het bestuur ziet de voorzitter toe op de uitvoering van de besluiten genomen door de algemene vergadering en het bestuur. Artikel 5 Taakomschrijving van de secretaris a. De secretaris bewaakt samen met de voorzitter de naleving van de statuten en de reglementen. b. De secretaris schrijft op last van de voorzitter de vergaderingen uit van zowel de algemene vergadering, alsook van het bestuur. c. De secretaris bereidt de vergaderingen voor in overleg en in samenwerking met de voorzitter. d. De ingekomen stukken worden door de secretaris op de bestuursvergadering overgelegd.
1
e. De secretaris draagt zorg voor het opstellen van de notulen. Voorts draagt hij er zorg voor dat op elke algemene vergadering een nauwkeurig bijgehouden ledenlijst aanwezig is. f. De secretaris ontwerpt het jaarverslag en biedt dit namens het voltallig bestuur ten minste zeven dagen voor de jaarvergadering aan de algemene vergadering aan. g. De secretaris ontvangt en voert de correspondentie van de vereniging en brengt de van belang zijnde gegevens hieruit ter kennis van de leden van het bestuur. h. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden en actualiseren van het door het bestuur opgestelde rooster van aftreden van bestuursleden. i. De secretaris draagt zorg voor het doorgeven van mutaties in het bestuur aan het verenigingsregister en het in geordende staat bewaren van de archiefbescheiden. Artikel 6 Taakomschrijving van de penningmeester a. De penningmeester beheert namens het bestuur het vermogen van de vereniging, int de gelden en doet de betalingen. b. De penningmeester heeft de zorg voor een nauwkeurige boekhouding en ziet erop toe dat voor elke betaling een bewijsstuk aanwezig is. Niet onmiddellijk benodigde gelden worden door zijn zorg op een giro- of bankrekening gestort. Hij draagt zorg voor een verantwoorde belegging van de geldmiddelen van de vereniging, mede met het oog op een goed rendement. c. De penningmeester verschaft het bestuur te allen tijde inzage van kas en bescheiden, die voor het financieel beheer noodzakelijk zijn. d. De penningmeester ontwerpt de begroting voor het komende boekjaar en dient deze één maand voor begin komend boekjaar bij de voorzitter in. Tevens dient hij zes weken voor de algemene vergadering (de jaarvergadering) bij de voorzitter het ontwerp van de rekening en verantwoording over het afgelopen jaar in, onder toevoeging van een accountantsrapport. Het bestuur draagt er zorg voor dat de penningmeester in verband met zijn taakuitoefening beschikt over voldoende mandaat. Artikel 7 Benoeming bestuursleden a. Het invullen van vacatures in het bestuur geschiedt volgens het Reglement Benoeming Bestuursleden van de VRC, dat als bijlage 1 bij dit reglement is gevoegd. b. Het rooster van aftreden, zoals omschreven in artikel 8 lid 3 van de statuten, voorziet erin dat elke twee jaar tenminste een vacature ter vervulling aan de algemene vergadering kan worden voorgelegd. Artikel 9 Sponsoring Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten. Artikel 10 (Dienst)Merken Registercontroller en RC a. Het bestuur ziet toe op het houden van en versterken van (dienst)merken van de VRC. b. De (dienst)merken Registercontroller en RC zijn ingeschreven in het Benelux Merkenregister en als zodanig wettelijk beschermd. c. De (dienst)merken Registercontroller en RC zijn eigendom van de Vereniging van Registercontrollers. Met uitzondering van de VRC als vereniging kan niemand enig recht op de (dienst)merken Registercontroller en RC geldend maken. d. Ieder lid-RC van de vereniging is gerechtigd tijdens de duur van zijn lidmaatschap de (dienst)merken Registercontroller en RC te gebruiken overeenkomstig het doel waarvoor het bestemd is. Artikel 11 Bezoldiging van de leden van het bestuur a. Gemaakte onkosten kunnen onder inlevering van specificaties worden gedeclareerd. b. Bestuursleden, benoemd na 1 juli 2008, ontvangen jaarlijks een vergoeding van 1.200 netto. Indien het bestuurslidmaatschap in de loop van een jaar aanvangt, wordt de vergoeding pro rata aangepast. Artikel 12 Kostenvergoedingen Commissieleden en werkgroepleden ontvangen een kostenvergoeding overeenkomstig het gestelde in de Verordening Kostenvergoedingen die als bijlage 2 bij dit reglement is gevoegd.
2
Artikel 13 Wijziging Bestuursreglement Dit reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene vergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het Bestuursreglement zal worden voorgesteld conform de statutaire bepalingen. Artikel 14 Vertrouwelijkheid van informatie a. Het bestuur kan zich genoodzaakt zien aan het verstrekken van informatie het begrip "strikt vertrouwelijk" te verbinden. Daarmee geeft het bestuur aan dat het naar zijn oordeel gaat om gegevens van vertrouwelijke aard. b. De vertrouwelijkheid geldt tot het moment waarop het bestuur aangeeft dat deze vervalt, dan wel totdat de termijn is verstreken waarvoor de vertrouwelijkheid geldt. Artikel 15 Slotbepaling Dit reglement kan door de algemene vergadering te allen tijde worden aangevuld en gewijzigd, conform hetgeen daartoe in de statuten is bepaald. Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 16 april 2012 en goedgekeurd door de algemene vergadering op14 mei 2012.
3
Bijlage 1 bij Bestuursreglement VRC Reglement Benoeming Bestuursleden van de VRC Artikel 1 Vacatures bestuur a) Het bestuur stelt de algemene vergadering ten minste drie maanden vóór het tijdstip waarop in de vacature volgens het rooster van aftreden moet worden voorzien, van de vacature op de hoogte. b) Voor overige vacatures stelt het bestuur de leden op de hoogte op zodanige wijze dat leden voldoende tijd hebben hun kandidatuur kenbaar te maken dan wel om een lid voor te dragen als kandidaat. c) Kandidaten voor de te vervullen vacatures kunnen worden aanbevolen zowel door het bestuur als door ten minste vijfentwintig leden. d) Ten behoeve van een adequate invulling van vacatures stelt het bestuur de betreffende bestuursprofielen op. De bestuursprofielen kunnen via de website worden geraadpleegd. e) De namen en cv’s van de door leden aanbevolen kandidaten worden uiterlijk vier weken voor de datum van de bijeenkomst van de algemene vergadering bij het bestuur ingediend met een korte schriftelijke toelichting op de kandidaatstelling. Artikel 2 Sollicitatieprocedure a) Kandidaten voor het bestuur van de VRC worden door het zittend bestuur beoordeeld op hun individuele geschiktheid voor het bestuurslidmaatschap. Dit geldt zowel de kandidaten die door het bestuur worden voorgedragen als de kandidaten die door de leden worden voorgedragen. b) Het bestuur stelt de criteria vast aan de hand waarvan potentiele kandidaten worden beoordeeld. c) De algemene vergadering kan het bestuursvoorstel ongewijzigd overnemen, dan wel besluiten er wijzigingen op aan te brengen.
4
Bijlage 2 bij Bestuursreglement VRC (herziening d.d. 14 mei 2012) Verordening kostenvergoedingen Artikel 1 Leden van de VRC-commissies kunnen gemaakte onkosten voortvloeiende uit c.q. verbonden aan activiteiten die voor en/of namens de VRC zijn uitgevoerd via een declaratie in rekening brengen bij het bestuur. Voor vergoeding komen kosten in aanmerking zoals: • Reiskosten • Verblijfkosten • Telefoonkosten • Overige kosten Artikel 2 a. Als reiskosten worden vergoed de door de reiziger werkelijk gemaakte kosten om langs de kortste weg van zijn woon- of verblijfplaats te komen naar zijn plaats van bestemming en terug. b. Voor reizen in het binnenland geldt, indien gebruik wordt gemaakt van een eigen vervoermiddel, daarbij een fiscaal toelaatbare vergoeding per kilometer, die door het bestuur wordt vastgesteld met inachtneming van het beginsel dat alleen werkelijk gemaakte kosten worden vergoed met inachtneming van de fiscale regels. Artikel 3 Als verblijfkosten worden vergoed de werkelijk gemaakte kosten voor consumpties, maaltijden en overnachting, voor zover deze kosten naar het oordeel van het bestuur noodzakelijk zijn gemaakt en binnen de grenzen van de redelijkheid blijven. Artikel 4 Als telefoonkosten worden vergoed de werkelijk gemaakte (specifieke) gesprekskosten in het kader van VRC-activiteiten voor zover deze kosten naar het oordeel van het bestuur noodzakelijk zijn gemaakt en binnen de grenzen van de redelijkheid blijven. Artikel 5 Als overige kosten worden vergoed de gemaakte kosten niet vallende onder reiskosten, verblijfkosten en telefoonkosten in het kader van VRC-activiteiten voor zover deze kosten naar het oordeel van het bestuur noodzakelijk zijn gemaakt en binnen de grenzen van de redelijkheid blijven. Artikel 6 De voorzitters van permanente VRC-commissies, dan wel de leden van deze commissies die bij ontstentenis van de voorzitter als plaatsvervangend voorzitter optreden, ontvangen als vergoeding voor tijdverzuim per bijgewoonde vergadering een bedrag van bruto 265 per dagdeel met een maximum van bruto 530 per dag. Bestuursleden zijn uitgesloten van de vergoeding op grond van het voorzitterschap van een commissie. Artikel 7 Declaraties voor vergoeding van kosten als bedoeld in de artikelen 1 en 2 moeten op een daartoe door het bestuur ter beschikking gesteld formulier bij het bestuur worden ingediend uiterlijk binnen één maand na afloop van het boekjaar van de vereniging, waarin deze kosten zijn gemaakt. Bij overschrijding van deze termijn, welke naar het oordeel van het bestuur niet het gevolg is van bijzondere omstandigheden, vervalt het recht op vergoeding. Het bestuur kan verlangen dat aan hem bewijsstukken worden overgelegd waaruit de juistheid van de ingediende declaratie blijkt. Artikel 8 Het fiscale risico van de in deze Verordening Kostenvergoedingen genoemde te declareren kosten liggen bij de declarant. Artikel 9 Deze verordening wordt geacht in werking te zijn getreden op 1 januari 2012. Zij kan worden aangehaald onder de naam: Verordening Kostenvergoedingen.
5
Bijlage 3 bij Bestuursreglement VRC Raad van Advies Artikel 1 Het bestuur kan zich conform artikel 9 lid 12 van de statuten laten adviseren door een in te stellen Raad van Advies. Artikel 2 De Raad van Advies bestaat uit ten minste 2 leden-RC en 1 niet-lid-RC die door het bestuur hiervoor worden gevraagd. Artikel 3 De Raad van Advies geeft op verzoek van het bestuur of ongevraagd haar visie op bestuursvoornemens, waarbij de Raad van Advies als klankbord fungeert.
6
Bijlage 4 bij Bestuursreglement VRC Reglement Toetsingscriteria Ereleden van de VRC Artikel 1 Het bestuur draagt eens per lustrumjaar maximaal drie personen ter benoeming als erelid voor aan de algemene vergadering. Artikel 2 Benoeming tot erelid vindt plaats door de algemene vergadering, op initiatief van het bestuur. Artikel 3 De kandidaten hebben bijzondere verdiensten en/of kunnen voor de ontwikkeling van het vakgebied, de beroepsgroep en de vereniging bogen op een lange staat van dienst op nationaal en/of internationaal vlak. Artikel 4 De toekenning van het erelidmaatschap bestaat uit het uitreiken van een oorkonde.
7
Bijlage 5 bij Bestuursreglement VRC Reglement Toetsingscriteria begunstigers van de VRC Artikel 1 Begunstigers zijn zij die zich jegens de vereniging verbinden tot het storten van een (eenmalige danwel jaarlijkse) donatie ter hoogte van een bedrag van minimaal 500,- (vijfhonderd euro), en die als zodanig door het bestuur zijn toegelaten. Dit bedrag zal bij elke aanpassing van de contributie, zoals jaarlijks door de algemene vergadering zal worden vastgesteld, worden heroverwogen. Artikel 2 Bij het besluit tot al dan niet toelating toetst het bestuur minimaal of de persoon en/of de organisatie van de begunstigde, en/of de activiteiten van de begunstigde verenigbaar zijn met het aanzien en doel van de vereniging zoals omschreven in artikel 2 van de statuten.
8
Bijlage 6 bij Bestuursreglement VRC (Nieuwe bijlage d.d. 14 mei 2012) Reglement Geassocieerde leden VRC Artikel 1 Geassocieerde leden zijn niet afgestudeerd aan een door de Vereniging van Registercontrollers (VRC) erkende opleiding tot RC/EMFC (Statuten VRC, artikel 3 lid 4); Artikel 2 Geassocieerde leden zijn degenen die op grond van opleiding en praktijkervaring minimaal over een gelijkwaardig niveau beschikken als leden-RC, dit laatste tot uitsluitende beoordeling door het bestuur van de VRC (Statuten VRC, artikel 3 lid 7); Artikel 3 Geassocieerde leden zijn leden die bewijsbaar betrokkenheid en/of belangstelling hebben voor het vakgebied; te denken valt aan CFO' s, controllers, adviseurs of bij de EMFC opleiding betrokken opleidingsdirecteuren en Universitaire Hoofd Docenten (UHD' s). Zij kunnen echter op grond van Artikel 3 lid 4 van de statuten, niet in het register worden ingeschreven. Tevens kunnen zij geen bestuursfunctie vervullen en hebben zij geen stemrecht in de algemene vergadering (ALV); Artikel 4 Geassocieerde leden kunnen deelnemen aan de activiteiten van de beroepsorganisatie. Zij kunnen congressen en seminars bijwonen, tevens een bijdrage leveren in de organisatie hiervan, alsmede lid zijn van één of meerdere van de commissies binnen de VRC; Artikel 5 Aanmelding als geassocieerd lid kan door middel van het aanvraagformulier op de VRC website of door een email te sturen aan het VRC bureau. Deze dient vergezeld te gaan van een motivatiebrief en CV. De aanvraag zal door het bestuur binnen 4 werkweken worden beoordeeld. Bij een in eerste instantie positieve beoordeling wordt men vervolgens uitgenodigd voor een gesprek met een delegatie van het bestuur om een mondelinge toelichting te geven. Het bestuur van de VRC behoudt zich steeds het recht voor om kandidaten om haar moverende redenen te weigeren. Artikel 6 Geassocieerde leden verklaren door toetreding tot de vereniging de laatst vastgestelde Gedragscode die integraal onderdeel is van de statuten, te onderschrijven en na te leven. Artikel 7 Geassocieerde leden verklaren door toetreding tot de vereniging de laatst vastgestelde PERegeling die integraal onderdeel is van de statuten, te onderschrijven en na te leven. Artikel 8 Geassocieerde leden verklaren door toetreding tot de vereniging tevens om eventueel na hun toetreding de door de ALV te nemen besluiten over wijziging van Statuten en Reglementen te onderschrijven en de inhoud na te leven, en zich in het algemeen te richten naar hetgeen door de redelijkheid en billijkheid van hen als geassocieerd lid gevorderd wordt. Artikel 9 Geassocieerde leden betalen als jaarlijkse contributie de voor de leden-RC vastgestelde contributie (conform de Statuten, Artikel 7, lid 3.). Opleidingsdirecteuren en UHD' s betalen geen contributie. Artikel 10 Het einde van bestaande geassocieerd lidmaatschap geschiedt conform de Statuten Artikel 5.
9
