Stoekeplein 8a 7902 HM Hoogeveen tel.: 0528-234494
[email protected] www.pricoh.nl
PricoH heeft acht prima(ir) christelijke basisscholen onder haar beheer. Binnen deze acht scholen werken ruim 200 medewerkers, in diverse functies met verschillende verantwoordelijkheden. Bij PricoH staat de kwaliteit van het onderwijs centraal; dit moet leiden tot optimale ontwikkeling van elk kind in een veilige omgeving, met aandacht voor Hoofd, Hart en Handen. Het financieel beleid maakt stimulerend en kwalitatief sterk onderwijs mogelijk. Samen zoeken wij bij voortduring naar afstemming en inspiratie voor het christelijk onderwijs dat altijd in beweging is en blijft.
PRICOH: Een lerende organisatie!
Bestuurs- en managementreglement, incl.huishoudelijk reglement Raad van Beheer model 2011
Artikel 1 Begripsbepalingen In dit statuut wordt verstaan onder: Vereniging Toezichthoudend bestuur Directeur/bestuurder Adjunct directeur/bestuurder Dagelijks bestuur Gemeenschappelijke medezeggenschapsraad Statuten
Vereniging voor Primair Christelijk Onderwijs Hoogeveen (PricoH) De toezichthoudende bestuurders van het bestuur die zijn belast met toezicht op de uitvoering van beleid en het functioneren van de uitvoerend bestuurders. De directeur/bestuurder is belast met het besturen van de Vereniging en met het besturen en de algehele leiding van de onder de Vereniging ressorterende scholen. De adjunct-directeur/bestuurder draagt, in opdracht van de directeur/bestuurder, zorg voor de voorbereiding, vaststelling en uitvoering van het Verenigingsbeleidsplan op deelgebieden. Tevens vervangt hij/zij de directeur/bestuurder bij diens afwezigheid. Het dagelijks bestuur van de Vereniging bestaande uit de directeur/bestuurder en de adjunct directeur/bestuurder. Het bovenschoolse medezeggenschapsorgaan dat wettelijk vastgelegde advies- en instemmingsbevoegdheden bezit. De statuten van de Vereniging.
Artikel 2 Algemeen 1. 2. 3. 4.
5. 6.
Dit reglement is gebaseerd op artikel 12 van de statuten. Dit reglement en de eventuele wijziging daarvan wordt vastgesteld door het toezichthoudend bestuur na overleg met en advies van de directeur/bestuurder. Het besluit tot vaststelling en wijziging wordt in een vergadering van het toezichthoudend bestuur genomen met een gewone meerderheid van stemmen. Dit reglement bevat een nadere omschrijving van de verhouding tussen het toezichthoudend bestuur en de directeur/bestuurder, de uitgangspunten voor bestuur en toezicht, de werkwijze van het toezichthoudend bestuur en de directeur/bestuurder, alsmede bepalingen omtrent profiel en benoeming van toezichthoudende bestuursleden en de directeur/bestuurder. Dit reglement treedt in werking op de dag waarop het door het toezichthoudend bestuur is vastgesteld. Dit reglement geldt voor onbepaalde tijd. Het wordt in elk geval twee jaar na inwerkingtreding geëvalueerd in samenhang met de statuten en zonodig aangepast.
Artikel 3 Goed bestuur De toezichthoudende bestuurders en de (adjunct)directeur/bestuurder zijn, elk vanuit hun eigen rol, verantwoordelijk voor een goed bestuur van de Vereniging en de daaronder ressorterende scholen. Het bestuur wil zoveel mogelijk handelen overeenkomstig de principes die met goed bestuur samenhangen, zoals wederzijds respect, transparantie, dialoog, onafhankelijkheid en verantwoording. Uitgangspunt en beoordelingskader voor het doen en nalaten van het toezichthoudend bestuur en de directeur/bestuurder vormt de ‘Code Goed Bestuur Primair Onderwijs’. Afwijking van de code wordt gemotiveerd.
(Adjunct)directeur/bestuurder Artikel 4 Benoeming 1. De directeur/bestuurder en de adjunct-directeur/bestuurderworden benoemd door het toezichthoudend bestuur. 2. De benoemingsprocedure voor de directeur/bestuurder en de adjunct-directeur/bestuurderwordt vastgesteld door het toezichthoudend bestuur. 3. Voor elke vacature van de directeur/bestuurder en de adjunct-directeur/bestuurderstelt het toezichthoudend bestuur een profielschets op. 2
Artikel 5 Profiel Naast de specifieke competenties die door het toezichthoudend bestuur, na overleg met de directeur/bestuurder, worden opgenomen in de profielschets bij het ontstaan van een vacature dienen kandidaten aan de volgende voorwaarden te voldoen: een opleiding op het niveau van het hoger beroepsonderwijs of een universitaire opleiding; het onderschrijven van de grondslag van de Vereniging en de bereidheid op basis hiervan de identiteitsontwikkeling te stimuleren; op de hoogte zijn van de ontwikkelingen in het onderwijs; beschikken over een aantoonbare ervaring met het sturen van beleidsprocessen; ervaring op één of meerdere aandachtsgebieden die tot de portefeuille van de directeur /bestuurder zullen gaan behoren.
Artikel 6 Taken en bevoegdheden 1. De directeur/bestuurder is op basis van de statuten belast met het besturen van de door de Vereniging in stand te houden scholen, met uitzondering van de taken die op grond van artikel 11 lid 2 zijn voorbehouden aan het toezichthoudend bestuur, te weten: a. het goedkeuren van de begroting, het jaarverslag en het strategisch beleidsplan; b. het toezicht op de naleving door de directeur-bestuurder van de wettelijke verplichtingen en de code goed bestuur primair onderwijs; c. het toezicht op de rechtmatige verwerving en doelmatige en rechtmatige besteding van de middelen; d. het aanwijzen van de accountant; e. het jaarlijks afleggen van verantwoording over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld onder a t/m d van dit lid, in het jaarverslag; f. het vervullen van de werkgeversrol ten opzichte van de directeur-bestuurder; g. het toezien op de kwaliteit van het op de scholen van de Vereniging geboden onderwijs; h. periodieke evaluatie en beoordeling van het (onderlinge) functioneren van het bestuur.
2.
De directeur/bestuurder heeft de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het toezichthoudend bestuur nodig voor het nemen van besluiten die staan genoemd in artikel 10 lid 4 van de statuten, te weten: a. het aangaan van geldleningen die niet in de begroting zijn opgenomen; b. ingrijpende reorganisaties, waaronder in elk geval moet worden verstaan het gelijktijdig of binnen een kort tijdsbestek beëindigen van de arbeidsovereenkomst van vijf procent (5%) van het in dienst van de Vereniging zijnde personeel; c. belangrijke wijzigingen in het onderwijsaanbod van de Vereniging respectievelijk van de onder de Vereniging ressorterende scholen; d. het vaststellen van het managementreglement; e. een aanvraag tot faillissement of van surseance van betaling; f. het aangaan van verplichtingen met financiele gevolgen voor zover ze een begrotingspost met 5% overschrijden.
3
Artikel 7 Werkwijze 1. 2.
3. 4.
5.
6.
De directeur/bestuurder en de adjunct-directeur/bestuurdervergaderen zo vaak als voor een goede uitoefening van de taken en bevoegdheden noodzakelijk wordt geacht. De directeur/bestuurder en de adjunct-directeur/bestuurderstreven in hun besluitvorming naar consensus. Indien geen consensus wordt bereikt heeft de directeur/bestuurder een doorslaggevende stem. De directeur/bestuurder is verantwoording verschuldigd aan het toezichthoudend bestuur over het gevoerde beleid. De directeur/bestuurder en de adjunct-directeur/bestuurderwerken met aandachtsgebieden. Dit laat onverlet dat de directeur/bestuurder eindverantwoordelijk is voor het beleid van de Vereniging en de daaronder ressorterende scholen. De directeur/bestuurder en de adjunct-directeur/bestuurderverdelen na goedkeuring van het toezichthoudend bestuur onderling de aandachtsgebieden. Tevens spreken zij de onderlinge vervanging bij duurzame afwezigheid van de directeur/bestuurder en de adjunctdirecteur/bestuurderaf. De directeur/bestuurder en de adjunct-directeur/bestuurderdie een aandachtsgebied in portefeuille heeft: functioneert als eerst aanspreekbare namens het uitvoerend bestuur zowel intern als extern; kan binnen de door het uitvoerend bestuur overeengekomen kaders besluiten nemen; volgt de ontwikkelingen zowel intern als extern; is de eerst aangewezene om nieuwe taken vorm te geven.
Artikel 8 De directeur/bestuurder zal niet toestaan dat door hem of onder diens leiding activiteiten plaatsvinden die in strijd zijn met: de wet; de grondslag van de Vereniging; de statuten; de gebruikelijke regels; de belangen van de Vereniging.
Artikel 9 Mandatering en delegatie 1. De directeur/bestuurder kan bepaalde taken en bevoegdheden opdragen (mandateren) dan wel overdragen (delegeren) aan schooldirecteuren binnen de Vereniging. Dit laat onverlet dat de directeur/bestuurder eindverantwoordelijk blijft voor de uitoefening van deze taken en bevoegdheden door de betreffende schooldirecteuren. 2. De afspraken hieromtrent worden vastgelegd in het managementreglement.
Artikel 10 Informatieverstrekking aan het toezichthoudend bestuur 1. De directeur/bestuurder verstrekt het toezichthoudend bestuur gevraagd en ongevraagd alle informatie die het toezichthoudend bestuur nodig heeft voor een goede taakuitoefening. 2. De directeur/bestuurder informeert het toezichthoudend bestuur in elk geval vier keer per jaar over de stand van zaken met betrekking tot de meerjarenplannen, de jaarplannen en de financiële situatie in de vorm van kwartaalrapportages. 3. De directeur/bestuurder informeert het toezichthoudend bestuur over benoeming van de adjunctdirecteur/bestuurderen de directeuren en over de gevolgde procedure.
4
Artikel 11 Nevenfuncties 1. De directeur/bestuurder en en de adjunct-directeur/bestuurderbetrachten openheid over eventuele nevenfuncties. 2. Voor het aanvaarden van een betaalde of onbetaalde nevenfunctie door de directeur/bestuurder en/of de adjunct- directeur/bestuurder wordt goedkeuring gevraagd aan het toezichthoudend bestuur.
Artikel 12 Belangenverstrengeling 1. De directeur/bestuurder heeft de plicht te vermijden dat er een structurele belangenverstrengeling ontstaat tussen de Vereniging en de directeur/bestuurder, dan wel de schijn van een belangenverstrengeling wordt opgeroepen. 2. Van belangenverstrengeling is in elk geval sprake: bij familiaire of vergelijkbare relaties en bij zakelijke relaties met leden van het toezichthoudend bestuur of leden van het management die rechtstreeks onder de directeur/bestuurder vallen; bij substantiële, structurele, zakelijke relaties tussen de Vereniging/eigen organisatie en een andere rechtspersoon waar de directeur/bestuurder financiële belangen heeft en/of bestuurder of toezichthouder is. 3. Indien de directeur/bestuurder voorziet dat (de schijn van) een tegenstrijdig belang of onverenigbaarheid voor zichzelf zou kunnen optreden, meldt hij dit terstond aan het toezichthoudend bestuur. 4. Indien naar het oordeel van het toezichthoudend bestuur zich een incidentele tegenstrijdigheid voordoet waarvan de bezwaren kunnen worden opgelost door een tijdelijke voorziening, dan werkt de directeur/bestuurder aan die voorziening mee.
Artikel 13 Geheimhouding De directeur/bestuurder en de adjunct-directeur/bestuurder zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem uit hoofde van zijn/haar functie ter kennis is gekomen voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt of hem uitdrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting eindigt niet bij de beëindiging van het dienstverband bij de Vereniging.
Het toezichthoudend Bestuur Artikel 14 Samenstelling en benoeming 1. 2. 3.
4. 5. 6.
7.
Het toezichthoudend bestuur bestaat uit tenminste drie, bij voorkeur vijf personen die door de algemene vergadering uit de leden van de Vereniging worden gekozen. Zo mogelijk de helft van het aantal bestuursleden bestaat uit ouders/verzorgers van één of meer kinderen, die één van de scholen uitgaande van de Vereniging bezoeken. Het toezichthoudend bestuur is zodanig samengesteld dat de bestuursleden ten opzichte van elkaar, de directeur/bestuurder en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. De benoemingsprocedure voor de leden van het toezichthoudend bestuur wordt door de algemene vergadering vastgesteld. Voor elke vacature in het toezichthoudend bestuur stelt het toezichthoudend bestuur, na overleg met de directeur/bestuurder, een profielschets op. De leden van het toezichthoudend bestuur hebben zitting voor een periode van vier jaar. Het toezichthoudend bestuur stelt een zodanig rooster van aftreden op dat wordt voorzien in een gelijkmatige spreiding van aftreden van de leden. De directeur/bestuurder draagt zorg voor administratieve ondersteuning van het toezichthoudend bestuur. 5
Artikel 15 Profiel 1.
2. 3.
Het profiel van het toezichthoudend bestuur als geheel dient tot een zodanige samenstelling van het toezichthoudend bestuur te leiden dat er sprake is van: voldoende affiniteit met het onderwijs in het algemeen en het christelijk onderwijs in het bijzonder; een brede maatschappelijke binding en een spreiding van maatschappelijk achtergronden; een gedifferentieerd aanbod van deskundigheid, bijvoorbeeld op financieel-economisch, juridisch en bedrijfskundig terrein of op het terrein van personeelszaken. Van de leden wordt verwacht dat zij de grondslag en de doelstelling van de Vereniging onderschrijven. Leden van het toezichthoudend bestuur dienen in staat te zijn de relevantie van maatschappelijke trends voor het onderwijs te beoordelen en als collectief in staat te zijn te voorzien in een adviesen klankbordfunctie ten behoeve van de directeur/bestuurder.
Artikel 16 Taken 1. 2. 3.
4.
Het toezichthoudend bestuur houdt toezicht op de verwezenlijking van de grondslag en de doelstelling van de Vereniging. Het toezichthoudend bestuur ziet erop toe dat de directeur/bestuurder het beleid vanuit een strategische visie vorm geeft in meerjarenplannen en jaarplannen. Het toezichthoudend bestuur geeft of onthoudt goedkeuring aan (voorgenomen) besluiten van de directeur/bestuurder waarvoor conform de statuten of dit bestuursreglement de voorafgaande goedkeuring van het toezichthoudend bestuur vereist is. Het toezichthoudend bestuur staat de directeur/bestuurder met raad terzijde en fungeert als klankbord.
Artikel 17 Werkwijze 1.
2. 3.
4.
5.
Het toezichthoudend bestuur vergadert tenminste vier keer per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter dit wenselijk of noodzakelijk acht of één der andere leden van het toezichthoudend bestuur, respectievelijk de directeur/bestuurder dit, onder opgave van redenen, de voorzitter hierom verzoekt. Het toezichthoudend bestuur opereert als collectief. Individuele leden kunnen optreden als klankbord maar niet als meerdere van de directeur/bestuurder. De vergaderingen van het toezichthoudend bestuur worden bijgewoond door de directeur/bestuurder en de adjunct directeur/bestuurder, tenzij het toezichthoudend bestuur anders besluit. De directeur/bestuurder heeft in de vergadering een adviserende stem. Naast de bovengenoemde vergaderingen vergadert het toezichthoudend bestuur tenminste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van de directeur/bestuurder en de adjunct directeur/bestuurder. Deze vergadering heeft als doel het functioneren van de directeur/bestuurder te evalueren, alsmede de relatie en het functioneren tussen het toezichthoudend bestuur en de directeur/bestuurder te bespreken. Jaarlijks zal met de directeur/bestuurder een functioneringsgesprek en één keer per twee jaar een beoordelingsgesprek worden gehouden.
6
Artikel 18 Informatie 1. 2.
3.
4.
5.
Het toezichthoudend bestuur is bevoegd bij de directeur/bestuurder alle informatie in te winnen die binnen de Vereniging aanwezig is en het voor zijn toezichthoudende taak van belang acht. Ontvangt een lid van het toezichthoudend bestuur uit een andere bron dan de directeur/bestuurder informatie of signalen die in het kader van toezicht van belang zijn, dan brengt hij/zij deze informatie zo snel mogelijk ter kennis van de voorzitter van het toezichthoudend bestuur, die vervolgens het toezichthoudend bestuur en de directeur/bestuurder op de hoogte zal stellen. Het toezichthoudend bestuur voert tenminste één keer per jaar in aanwezigheid van de directeur/bestuurder een gesprek met de accountant over de jaarrekening en de managementletter/het accountantsverslag. Het toezichthoudend bestuur voert tenminste één keer per jaar (in aanwezigheid van de directeur/bestuurder) een gesprek met de gezamenlijke directeuren van de scholen over de algemene gang van zaken binnen de Vereniging. Het toezichthoudend bestuur voert tenminste één keer per jaar (in aanwezigheid van de directeur/bestuurder) een gesprek met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, dan wel met een vertegenwoordiging ervan, van de scholen over de algemene gang van zaken binnen de scholen van de Vereniging.
Artikel 19 Belangenverstrengeling 1.
2.
3.
Elk lid van het toezichthoudend bestuur heeft de plicht te vermijden dat er een structurele belangenverstrengeling ontstaat tussen de Verenigingen het lid van het toezichthoudend bestuur, dan wel de schijn van een belangenverstrengeling door het lid wordt opgeroepen. Van belangenverstrengeling is in elk geval sprake bij substantiële, structurele, zakelijke relaties tussen de Vereniging/de eigen organisatie en een andere rechtspersoon waar een lid van het toezichthoudend bestuur financiële belangen heeft en/of bestuurder of toezichthouder is. Tot lid van het toezichthoudend bestuur zijn niet benoembaar: personen die zelf of wiens levenspartner in dienst is van de Vereniging; personen die (on)middellijk betrokken zijn bij de levering van goederen of diensten aan de Vereniging; personen die bestuurder of lid van een toezichthoudend orgaan zijn van een andere rechtspersoon die binnen het werkgebied van de Vereniging werkzaam is op het gebied van het primair onderwijs of bij die rechtspersoon in dienst is; leden van gemeenschappelijke medezeggenschapsraad en/of de medezeggenschapsraden van de scholen.
Artikel 20 Verslag Toezichthoudend Bestuur Ten behoeve van het jaarverslag van de Vereniging wordt door het toezichthoudend bestuur een verslag opgesteld, waarin onder meer de navolgende onderwerpen aan de orde komen: de samenstelling, (her)benoemingen en benoemingsperioden van de leden van het toezichthoudend bestuur; het aantal vergaderingen van het toezichthoudend bestuur; een opsomming van de meest belangrijke onderwerpen die zijn behandeld; het (niet) verlenen van de door de directeur/bestuurder gevraagde goedkeuring voor (voorgenomen) besluiten waarvoor, op grond van de statuten en dit bestuursreglement, de voorafgaande goedkeuring door het toezichthoudend bestuur vereist is; overige van belang zijnde informatie.
7
Artikel 21 Vertrouwelijkheid De leden van het toezichthoudend bestuur zullen alle informatie en documentatie die zij in het kader van hun toezichthoudende taak verkrijgen, voor zover deze uit de aard van de zaak volgt, vertrouwelijk behandelen en niet buiten de Vereniging openbaar maken. Deze verplichting tot vertrouwelijkheid eindigt niet bij de beëindiging van het lidmaatschap van het toezichthoudend bestuur.
Organogram Raad van Beheermodel bestuur blijft bevoegd gezag bestuur kent een splitsing:
Algemeen Bestuur = interne toezichthouders Dagelijks Bestuur = directie, tevens bestuurder
Dagelijks Bestuur legt verantwoordelijkheid af aan bestuur middels rapportages Algemeen Bestuur toets de rapportages met behulp van toezicht kader Vereniging met statuten Algemene Ledenvergadering
Raad van Beheer / bestuur:
administratieve ondersteuning
AB (voorzitter + secretaris + penningmeester + leden) => intern toezicht …………………………………………… DB => directie (dagelijks) bestuurders
externe adviseurs
interne adviseur(s)
schooldirecteuren
Directie overleg
scholen
8
Managementreglement PricoH 2011 Algemeen PricoH, de Vereniging voor Primair Christelijk Onderwijs te Hoogeveen omschrijft haar visie als volgt: a. De vereniging staat voor goed onderwijs, in optimaal geoutilleerde scholen, waarin het prettig toeven is voor kind en leerkracht. b. De vereniging legt veel verantwoordelijkheden bij de professionele leidinggevenden. c. Het bestuur wil zoveel mogelijk handelen overeenkomstig de principes die met goed bestuur samenhangen, zoals wederzijds respect, transparantie, dialoog, onafhankelijkheid en verantwoording
Besturingsmodel Het besturingsmodel van de vereniging zet in het bestuursreglement uiteen hoe binnen de vereniging de verhouding is tussen het toezichthoudend bestuur en de directeur/bestuurder. Binnen dit managementstatuut wordt uiteen gezet hoe de verhoudingen zijn tussen het dagelijks bestuur en het management van de scholen. De vorm van besturen noemen we in de verdere omschrijving “Raad van Beheermodel”.
Uitgangspunten voor het besturingsmodel: 1. De wettelijke kaders 2. De doel- en grondslagformulering van de Verenigingsstatuten. 3. Het Strategisch Beleidsplan 4. Resultaatgericht management 5. Verantwoordelijkheden laag in de organisatie 6. Een zo groot mogelijke eigen beleidsruimte voor scholen Ad 1: Zoals bedoeld in de wet-en regelgeving Ad 2: De doel- en grondslagformulering van de Verenigingsstatuten. Hiermee wordt de identiteit van de organisatie als kaderstellend vastgesteld. Art.2: De vereniging gaat bij al haar werk uit van het Evangelie van Jezus Christus. Art.3: 1. De vereniging stelt zich ten doel werkzaam te zijn tot de oprichting en instandhouding van één of meer christelijke scholen voor primair, speciaal en voortgezet onderwijs. Ad 3: Het Strategisch Beleidsplan De scholen functioneren beleidsmatig binnen het door het bestuur gefiatteerde Strategisch Beleidsplan. Op de beleidsterreinen (onderwijs & identiteit, personeel, financiën & beheer, organisatie & communicatie) zijn samenhangende uitspraken gedaan, die richtinggevend zijn voor het beleid in de scholen. De consequentie hiervan is dat op schoolniveau integraal beleid wordt gevoerd. Ad 4: Resultaatgericht management Het strategisch beleid wordt geoperationaliseerd in doelen die in een “contract” met de directeuren gelden als te behalen resultaten. Op deze wijze wordt gestuurd op doelen die zijn vastgelegd. De directeuren zijn voor hun scholen integraal beleidsmatig eindverantwoordelijk. Ad 5: Verantwoordelijkheden laag in de organisatie Om het beleidsvoerend vermogen zo groot mogelijk te laten zijn, wordt verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie gelegd. Ad 6: Een zo groot mogelijke eigen beleidsruimte voor scholen Uitgangspunt is dat scholen een ’eigen gezicht’ hebben. Dat betekent dat zij de ruimte hebben om de doelen die in het managementcontract zijn geformuleerd op hun eigen wijze te realiseren. Het betekent ook dat het bestuur geen andere richtlijnen geeft over de wijze waarop de school georganiseerd is.
9
De organisatorische opzet Binnen PricoH onderscheiden we drie geledingen die voor de beleidsontwikkeling relevant zijn: 1. het bestuur (toezichthouder en dagelijks bestuur1) 2. het directeurenoverleg 3. de scholen. Ad 1: Zie bestuursreglement Ad 2. Het directeurenoverleg In het directeurenoverleg hebben de directeuren zitting. In dit overleg: • vindt afstemming van die zaken plaats die noodzakelijk zijn voor de realisering van het strategisch beleidsplan. • worden ervaringen en kennis met elkaar uitgewisseld. • worden vernieuwingen geïnitieerd. De omgang binnen het directeurenoverleg zijn vastgelegd in het huishoudelijk reglement. Ad 3. De scholen De scholen vormen binnen de Vereniging beleidsvoerende organen die het geformuleerde beleid uitvoeren en bijdragen aan de ontwikkeling daarvan. De directeuren voeren integraal management en hebben hun organisatie zo ingericht dat zij op eigen wijze doelen en resultaten realiseren die in het managementcontract staan geformuleerd.
Reglementen en instrumenten Om het samenwerken tussen de drie organisatorische eenheden zo goed mogelijk te laten verlopen, maakt het dagelijks bestuur afspraken over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot: 1. De wijze waarop het bestuur zich organiseert. Dit wordt geregeld in de verenigingsstatuten en het bestuursreglement. 2. De kaders waar binnen de scholen kunnen werken. Deze worden bepaald door de verenigingsstatuten, het bestuursreglement, het managementstatuut, het strategisch beleidsplan en het huishoudelijk reglement zoals deze gemaakt worden in het directeurenoverleg. 3. De samenwerking tussen dagelijks bestuur en management. Dit is geregeld in het managementstatuut en het huishoudelijk reglement van het directieoverleg. Deze afspraken worden voor een deel neergelegd in een managementstatuut en voor een ander deel vertaald naar bestuurlijke instrumenten. Uitgangspunt is om zo weinig mogelijk in regelgeving op te nemen, om de flexibiliteit en de ontwikkeling van de vernieuwingen niet te blokkeren. 4. De doelen waarop gestuurd wordt. Deze staan vermeld in een nader te ontwikkelen document 2. De instrumenten die nodig zijn om het besturen van onze organisatie mogelijk te maken zijn: a. het strategisch beleidsplan b. het managementcontract c. managementrapportages waaronder: - financiële tussenrapportages en jaarverslagen - sociale jaarverslagen - onderwijsopbrengsten - tevredenheidsonderzoeken
1 2
voorheen de algemene directie er kan hierbij sprake zijn van een managementcontract
10
Huishoudelijk reglement directieoverleg PricoH Artikel 1 Algemeen 1. Het huishoudelijk reglement op het directieoverleg regelt de werkwijze van het directieoverleg en de verhouding tussen dit beraad en het dagelijks bestuur. 2. Het is een uitwerking van het managementstatuut.
Artikel 2 Samenstelling directieoverleg 1. Het directieoverleg bestaat uit de leden van het dagelijks bestuur en de directeuren van de scholen. 2. Het bijwonen van het directieoverleg is verplicht. 3. Bij afwezigheid van de directeur kan de adjunct-directeur of waarnemend directeur de vergaderingen van het directieoverleg als stemhebbend lid bijwonen. 4. Interne medewerkers, externe deskundigen en adjunct-directeuren kunnen op uitnodiging van de voorzitter de vergaderingen van het directieoverleg als adviseur of toehoorder bijwonen. 5. De directeur/bestuurder is formeel voorzitter van het beraad. 6. Het functioneel voorzitterschap van het overleg wordt (kan) vervolgens gedelegeerd (worden) naar één van de leden van het overleg.
Artikel 3 Taken directieoverleg Het directieoverleg heeft de volgende taken: 1. het adviseren van het dagelijks bestuur over ingebrachte voorstellen; 2. het gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren van het dagelijks bestuur over alle overige voor en door het dagelijks bestuur relevant te achten aangelegenheden; 3. het mede initiëren, voorbereiden, uitwerken en evalueren van het verenigingsbeleid ten behoeve van de besluitvorming door het dagelijks bestuur; 4. het afstemmen van aangelegenheden die tot de verantwoordelijkheid behoren van de individuele directeuren; 5. het initiëren en stimuleren van samenwerking tussen de scholen; 6. het leren van en met elkaar (uitwisselen good practice, intervisie). 7. Alle leden van het directieoverleg verplichten zich een bijdrage te leveren aan het directieoverleg en zich bij afwezigheid op de hoogte te stellen van de verstrekte informatie.
Artikel 4 Taken voorzitter De voorzitter heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: 1. het opstellen van een groeikalender waarin wordt vermeld wanneer, waar en op welke tijden het directieoverleg vergadert. 2. het opstellen en tijdig doen verspreiden van de agenda voor de vergaderingen van het directieoverleg. 3. het leiden van de vergaderingen van het directieoverleg. 4. het zorg dragen voor verslaglegging van de vergaderingen van het directieoverleg en voor de verspreiding van het verslag. 5. het informeren van het directieoverleg over de besluitvorming in het bestuur. De voorzitter zorgt voor draagvlak voor het verenigingsbeleid, streeft naar overeenstemming en ziet er op toe dat er binnen het directieoverleg voldoende ruimte is voor onderling overleg en open informatie-uitwisseling en meningsvorming.
11
Artikel 5 Werkwijze 1. Het directieoverleg vergadert tien maal per jaar of zo vaak als de voorzitter of leden dit noodzakelijk achten. 2. Het secretariaat zorgt voor het opstellen van de planning, agenda en de uitwerking van het verslag van de vergaderingen. Het verslag wordt door het directieoverleg vastgesteld en desgevraagd ter beschikking gesteld aan de toezichthouder. Het secretariaat draagt zorg voor het opstellen van de bijdrage aan het jaarverslag. 3. Besluitvorming over de aan het dagelijks bestuur uit te brengen adviezen vindt zo veel mogelijk plaats bij consensus. Onder consensus wordt verstaan dat geen van de directeuren overwegende bezwaren heeft tegen het besluit. Wanneer consensus naar het oordeel van de voorzitter niet mogelijk blijkt, wordt beslist bij gewone meerderheid. Het verslag maakt in dat geval expliciet melding van de verschillende standpunten. 4. De leden van het directieoverleg zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in hun hoedanigheid vernemen, ten aanzien waarvan de voorzitter hun geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij, zonder opgelegde geheimhouding, het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen. Het voornemen om geheimhouding op te leggen wordt zo veel mogelijk voor de behandeling van de betrokken aangelegenheid meegedeeld. De voorzitter zal bij het opleggen van geheimhouding, tevens meedelen welke schriftelijk of mondeling verstrekte gegevens onder de geheimhouding vallen en hoe lang deze dient te duren.
Artikel 6 Werkgroepen 1. Er kunnen op voorstel van het directieoverleg of het dagelijks bestuur werkgroepen ingericht worden voor de voorbereiding, uitwerking en evaluatie van beleidsonderwerpen. 2. Een lid van het dagelijks bestuur kan deel uitmaken van een werkgroep. 3. Werkgroepen functioneren onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Een werkgroep kiest een voorzitter uit zijn midden. 4. De werkgroepen brengen verslag uit aan het dagelijks bestuur en het directieoverleg.
Artikel 7 Intern overleg 1. Ingeval de directeuren behoefte hebben aan intern overleg, maken zij dit bekend bij de directeur/bestuurder. 2. Zij beschikken daartoe over de tijd zoals afgesproken. 3. Van dit overleg behoeft, indien gewenst, geen verslag gemaakt te worden.
Artikel 8 Status en werkingsduur 1. Het huishoudelijk reglement op het directieoverleg wordt na overleg met het directieoverleg voor onbepaalde tijd vastgesteld door het dagelijks bestuur. 2. De voorzitter initieert jaarlijks een evaluatie van het functioneren van het directieoverleg. 3. Wijziging of intrekking van het reglement geschiedt bij afzonderlijk besluit van het dagelijks bestuur na overleg met het directieoverleg. 4. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij verschil van inzicht over de uitleg ervan, beslist het dagelijks bestuur.
12
