BESTEK BBEPP-2013-JVH-0320-67 WEBDESIGNBUREAU BIO BASE EUROPE Overheidsopdracht van diensten
Algemene offerteaanvraag Bio Base Europe Pilot Plant
AANBESTEDENDE OVERHEID
BBEU Ivzw - Bio Base Europe Ivzw Rodenhuizekaai 1, B-9042 Gent
LEIDEND AMBTENAAR
Jochem Van Hove
VOORWERP
Meerjarige open overeenkomst (4 jaar) voor de aanstelling van een webdesignbureau voor het design, de ontwikkeling, de consultancy en het onderhoud en hosting van de websites Ten behoeve van de Bio Base Europe Ivzw, de Bio Base Europe Pilot Plant vzw en Ghent Bio Energy Valley vzw.
GUNNINGSWIJZE
Algemene offerteaanvraag
WIJZE VAN PRIJSBEPALING
Gemengde opdracht
AFGEVEN OFFERTES
Uiterlijk op datum 17/05/2013om 10:00 op het volgend adres: Bio Base Europe Pilot Plant, Rodenhuizekaai 1, B9042 Gent Informatievergadering Verplichte informatievergadering wordt georganiseerd op donderdag 2 mei om 10:00 uur. U wordt vriendelijk verzocht uw deelname per e-mail aan de leidende dienst mee te delen. CPV
72413000-8 Diensten voor het ontwerpen van websites Opgemaakt te Gent op 20-03-2013
INHOUDSTAFEL Gebruikte afkortingen ....................................................................... 3 1 Afwijkingen van de AAV ............................................................. 4 2 Voorwerp van de opdracht ......................................................... 4 3 Aanbestedende overheid, leidende dienst en leidende ambtenaar ........ 5 4 Wijze van aanbesteding ............................................................. 7 5 Documenten van toepassing op de opdracht .................................... 7 6 Selectiecriteria........................................................................ 7 7 Offertes ................................................................................... 8 Gunningscriteria .................................................................... 12 9 Prijzen ................................................................................ 13 10 Borgstelling .......................................................................... 14 11 Uitvoering ............................................................................ 14 12 Keuringen en opleveringen ........................................................... 13 Betalingsmodaliteiten ............................................................. 15 14 Bijzondere bepalingen ............................................................. 16 BIJLAGE 1 INSCHRIJVINGSBILJET ........................................................ 17 BIJLAGE 2 TECHNISCHE BEPALINGEN ................................................... 23
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
2/ 31
Gebruikte afkortingen BS: Belgisch Staatsblad De wet: Wet van 24 december 1993 (BS van 22 januari 1994), betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. KB: Koninklijk Besluit KB1: KB van 8 januari 1996 (BS van 26 januari 1996), betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. KB2: KB van 26 september 1996 (BS van 18 oktober 1996), tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken, en zijn bijlage die de algemene aannemingsvoorwaarden bepaalt voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken. AAV: Bijlage bij KB2 - De Algemene Aannemings Voorwaarden Art: Artikel Bijl: Bijlage Par: Paragraaf Aanh: Aanhangsel PV: Proces-Verbaal Ref: Referentie
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
3/ 31
1 Afwijkingen van de AAV Geen
2 Voorwerp van de opdracht Meerjarige open overeenkomst (2013-2017) voor het design, de ontwikkeling, consultancy en het onderhoud en hosting van de websites van Bio Base Europe Ivzw en van de Bio Base Europe Pilot Plant. 2.1 2.1.1
Vaste opdracht Design en ontwikkeling nieuwe biobaseNWE.org website
De opdrachtnemer staat in voor het volledige ontwerp en de lancering van de website volgens de functionaliteiten en inhoudseisen conform de technische specificaties in bijlage. 2.1.2
Onderhoud
Onderhoudscontract voor de nieuwe en de bestaande website (2013-2017) voor het verhelpen van bugs, telefonische CMS support, Upgrade CMS engine, ... 2.1.3
Hosting
Hosting van de nieuwe en de bestaande (www.bbeu.org) website. 2.1.4
Documentatie en opleiding (voor de nieuwe website)
De opdrachtnemer voorziet in een kwalitatieve CMS opleiding en een CMShandleiding voor de content managers. 2.2
Opdracht in regie (voor de nieuwe en de bestaande website) Copywriting
Engelstalige teksten worden aangeleverd door de opdrachtgever. De teksten worden gecopywrite (in functie van de zoekwoorden) door de opdrachtnemer. Vertalingen worden door het BBEPP extern communicatiebureau aangeleverd en door de opdrachtnemer op de site geplaatst.
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
4/ 31
Consultancy SEO consultancy na de lancering. Update van websites Proofreading , input van tekst , aanpassing vaste layout Voor de volledige omschrijving van de dienstverlening zie technische specificaties in bijlage 2.3
Opzegtermijn De overeenkomst is voor een periode van 4 jaar met stilzwijgende jaarlijkse verlenging vanaf de sluiting van de overeenkomst. Ze is door elke partij altijd opzegbaar mits naleving van een opzeggingstermijn van drie maanden. Het voorziene opgegeven aantal uren en taken in regie betreft een raming over VIER jaar. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor van deze vermoedelijke hoeveelheden af te wijken zonder recht op schadevergoeding van de opdrachtnemer. CPV nummer:72413000-8 Diensten voor het ontwerpen van websites
3 Aanbestedende overheid, leidende dienst en leidende ambtenaar 3.1
Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Bio Base Europe Ivzw. De aanbestedende overheid is de enige verantwoordelijke gesprekspartner en dus de enige bevoegde autoriteit voor het wijzigen van de opdracht en om te beslissen over eventuele problemen die zich stellen bij de uitvoering. De aanbestedende overheid wordt vertegenwoordigd door de Leidende dienst.
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
5/ 31
3.2
Leidende dienst De leidende dienst voor deze opdracht is: Jochem VAN HOVE Bio Base Europe Pilot Plant Rodenhuizekaai 1 B - 9042 Gent Tel +32 9 335 70 01 Fax +32 9 335 70 02 Mob +32 474 07 22 69 EMAIL:
[email protected] WEBSITE: www.bbeu.org
3.3
Leidende ambtenaar De leidende ambtenaar voor deze opdracht is: Katrien Molders Bio Base Europe Ivzw Rodenhuizekaai 1 B - 9042 Gent Tel +32 9 335 70 01 Fax +32 9 335 70 02 Mob +32 486 951 109 EMAIL:
[email protected] WEBSITE: www.bbeu.org
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
6/ 31
De leidende ambtenaar heeft het volgende mandaat: -
-
-
De leidende ambtenaar is gemachtigd alle schikkingen, binnen de door dit bestek vastgestelde limieten, te treffen teneinde de goede uitvoering van het contract toe te laten. Het is de leidende ambtenaar in geen enkel geval toegelaten de modaliteiten (bvb. leveringstermijnen,…) of de inventaris (bv. hoeveelheden) van het contract te wijzigen, zelfs indien de financiële impact nul of negatief zou zijn. Elke belofte, wijziging of afspraak die afwijkt van de voorwaarden van het bestek en die niet door AANBESTEDENDE OVERHEID is betekend, is door beide partijen als nietig te beschouwen.
4 Wijze van aanbesteding De overeenkomst voor deze opdracht wordt gesloten op basis van een algemene offerte aanvraag. Er wordt de aandacht op gevestigd dat deze procedure geen onderhandelingen toelaat.
5 Documenten van toepassing op de opdracht Onderhavige opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering inzake overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de beschikkingen te kennen en te aanvaarden, die in de volgende wettelijke en reglementaire teksten vermeld staan. Het volgen van deze procedure verplicht niet automatisch tot het toewijzen van de opdracht. De aanbestedende overheid kan de opdracht intrekken of de procedure herbeginnen, indien nodig op een andere manier. Van toepassing zijn de wetgeving op de overheidsopdrachten, in het bijzonder: - De wet - KB1 - KB2 Deze documenten zijn beschikbaar via internet op http://www.ejustice.just.fgov.be/wet/wet.htm.
6 Selectiecriteria 6.1
Uitsluitingscriterium - Sociale zekerheidsverplichtingen – KB1 Art. 69, &2, 5° (diensten) In toepassing van Art 68 (diensten) van het KB1, zal de aanbestedende overheid, voorafgaand aan de gunning, overgaan tot een kwalitatieve selectie
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
7/ 31
van de inschrijvers, op basis van het Art 69,&2, 5° (diensten) van het KB1 en het Art 90 van het KB1, § 3 indien hij Belg is, § 4 indien hij buitenlander is. Hiervoor zal de inschrijver door het deelnemen aan de opdracht impliciet verklaren dat hij zich niet in een situatie van uitsluiting bevindt wat betreft de sociale zekerheidsverplichtingen. Indien de inschrijver een buitenlandse inschrijver is, dient hij een document toe te voegen van zijn situatie. Wanneer een document of getuigschrift niet uitgereikt werd in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder ede of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. Ook voor Belgische inschrijvers zullen de uitsluitingscriteria in eerste instantie bewezenworden door een verklaring op eer ingevuld door de inschrijver. Naar aanleiding van detoewijzing van de opdracht zal de aanbestedende overheid de juistheid van de verklaringop eer nagaan via consultatie van “digiflow” (internettoepassing om deuitsluitingscriteria bij inschrijvers na te gaan). Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 69. 6.2
Economische en financiële draagkracht – verlangde bewijsstukken (Art. 70, 1 e, 2 e, 3 e KB1)
Wat betreft de beoordeling van de financiële en economische draagkracht wordt voor de kwalitatieve selectie van de kandidaat-inschrijvers gevraagd: - een geldig bewijs van verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico’s met vermelding van begin- en einddatum. (document 1) - een verklaring voor de laatste afgelopen drie boekjaren van zijn totale omzet en zijn specifieke omzet betreffende de diensten waarover de opdracht gaat, op te geven. Dit betreft de omzet van de kandidaat-vennootschappen. Deze specifieke omzet zal betrekking hebben op het ontwikkelen van websites. 6.3
Technische bekwaamheid van de inschrijver - vereiste bewijsstukken bij de inschrijving te voegen (Art. 71, 2e, KB1)
Om de technische bekwaamheid van de dienstverlener na te gaan wordt in het kader van de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd: - een verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting en de omvang van het kader weergeeft voor de laatste drie jaar, samen met een huidig organogram van de organisatie. Hierbij moet ook duidelijk aangegeven worden welk percentage van de personeelsbezetting binnen de Benelux verantwoordelijk is voor
het
BBEPP-2012-JVH-1214-64
type
opdracht
waarvan
30/08/2012
sprake
(profielen
als
8/ 31
analist/designer/ontwikkelaar/projectleider/enz.), en hun inzetbaarbaarheid voor deze opdracht ( document 2)
- minimum 3 gelijksoortige referenties die de kandidaat heeft uitgevoerd gedurende de laatste drie jaar. (document 3)
De implementaties die als
referenties worden opgegeven moeten afgerond zijn en nog steeds ‘live’ staan, m.a.w. er moeten duidelijke resultaten kunnen worden beschreven en bekeken worden. Per referentie (max. 1 A4) dient volgende indeling te worden gebruikt:
Korte beschrijving inhoud project: URL: Relevantie voor deze nieuwe opdracht: Sector: Problematiek: Datum installatie en implementatie: Duurtijd implementatie: Gebruikte technologie: Budget: Contactpersoon: Telefoonnummer: E-mail:
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
9/ 31
7 Offertes 7.1 Voorstelling en aantal exemplaren De offerte zal verplicht bestaan uit twee fysisch gescheiden luiken zoals hieronderbeschreven en waarbij één exemplaar van elk de vermelding “ORIGINEEL” zal dragen.Enkel dit exemplaar zal gelden in geval van discordantie tussen de exemplaren. 7.1.1 Het administratief en financieel luik Dit luik zal opgesteld worden in TWEE exemplaren en zal opgesteld worden conform hetmodel in bijlage 1. De offerte en de inventaris worden in één exemplaar en 2 kopieën (art. 103 KB van 8 januari 1996) opgemaakt op de daartoe bestemde documenten bij dit bestek gevoegd. Elke offerte die op een ander document is opgemaakt valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die op ieder document moet verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. Een dergelijk document moet volgende formule vermelden : "Ik, ondergetekende verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het (de) door de opdrachtgever verstrekte offerteformulier(en) en inventaris(sen), en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door het bestuur vastgestelde model moet als niet geschreven beschouwd worden." Het technisch luik Het technisch luik zal worden opgesteld in DRIE exemplaren. Dit luik beschrijft op eenduidige wijze alle aspecten van de dienstverlening. Geen enkele prijs mag vermeld worden in het technisch luik. 7.2 Taal De inschrijver dient zijn offerte in het Nederlands in. Alle latere briefwisseling en contacten tussen de inschrijver en het bestuur verlopen in het Nederlands en het Engels. De voertaal voor het uitvoeren van de gevraagde functies is het Nederlands en het Engels.
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
10/ 31
7.3 Indienen en opening der offertes Datum en uur: 17 mei 2013 om 10:00 uur. 7.3.1 Plaats voor het openen der offertes: bij de leidende dienst (zie Par 3.2) 7.3.2 Indienen van de offertes Ofwel aan de ambtenaar van de AANBESTEDENDE OVERHEID, aanwezig op de plaats van de opening van de offertes, vooraleer de zitting voor geopend verklaard wordt. Ofwel per drager in het bureau van de Aanbestedende overheid vermeld in Par 3.1. hiervoor, tot UITERLIJK 1 uur voor het voorziene openingsuur. In dat geval geldt het ontvangstbewijs, door een ambtenaar van de AANBESTEDENDE OVERHEID gedateerd en ondertekend, als rechtsgeldig. Hetzij met de Post volgens de voorwaarden voorzien door Art. 104 van het KB1. Bestek BBEPP-2013-JVH-0320-67 7.4 Omslagen voor het indienen der offertes De offertes die per post worden verzonden dienen zich in een dubbele omslag tebevinden (zie Art. 104 van het KB1). 7.5 Gestanddoeningstermijn van de offerte De inschrijver blijft door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 60 kalenderdagen. Deze termijn begint te lopen vanaf het afsluiten van de inschrijvingen. 7.6 Verplichte informatievergadering Op donderdag 2 mei 2013 om 10 u vindt er een verplichte infovergadering plaats in de Rodenhuizekaai te 9042 Desteldonk op de 1ste verdieping in Bacillus, waarbij alle uiterlijk op 22 april ingediende vragen (24 d na publicatie) van de belangstellenden over deze algemene offerteaanvraag worden beantwoord. De vragen worden gesteld per mail via het e-mailadres van de leidende dienst. Het bewijs van aanwezigheid zal na de informatievergadering overhandigd worden.
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
11/ 31
8 Gunningscriteria De AANBESTEDENDE OVERHEID kiest de regelmatige offerte waarvan zij oordeelt dat zij de meest interessante is, rekening houdend met de volgende gunningscriteria en hun respectieve weging: 1. Prijs: 40 punten De beoordeling van het criterium “prijs” zal zijn gebaseerd op de aangeboden forfaitaire prijs en de prijs voor deraming voor de diensten in regie voor 4 jaar. De laagste prijs krijgt de maximum score, daarna systeem van procentuele aftrek (regel van drie). 2. Plan van aanpak 10 punten - Projectplan nieuwe website (Meetings, Ontwikkeling) ( 8 punten) - Procedure voor updates en problemen ( 2 punten) 3. Kwaliteit 40 punten - Navigatiestructuur nieuwe site (10 punten)
- Kleurpallet nieuwe site ( 3 punten) - Voorstel Font nieuwe website ( 2 punten) - Bestaande realisaties – Concept & Esthetiek (25 punten) : 3 sites met 3 verschillende stijlen die zullen beoordeeld worden op Functionaliteiten m.b.t. interactie en participatie (5 punten); Esthetisch karakter (typografie, lay-out, structuur, Pagina opbouw, functionaliteitenper subsite (15 punten); ✓Integratie van multimedia (5 punten); ✓
De Kwaliteit zal per subitem beoordeeld worden volgens volgend waardesysteem 1)
Waardeoordeel Punten: Uitstekend 10/10 Zeer goed 8/10 Voldoende 6/10 Matig 4/10 Zwak 2/10 Ontbrekend 0/10
De scores zullen dan volgens de weging omgerekend worden.
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
12/ 31
4. Timing (10 punten) Gelieve voor deze weging een timeline te geven voor de ontwikkeling en het online plaatsen van de website vanaf de sluiting van de overeenkomst. Kortste termijn krijgt maximum aantal punten. Daarna 2 punten aftrek per week extra.
9 Prijzen 1. Prijsbepaling Ten aanzien van de vaststelling van de prijzen, wordt onderhavige overeenkomst beschouwd als een gemengde opdracht. De opdracht wordt uitgevoerd tegen globale prijs (forfaitair) en tegen prijslijst. In deze prijs zijn alle kosten, verplaatsingsonkosten, … inbegrepen in overeenstemming met artikel 67 (diensten) van de AAV. 2. Prijscontrole (conform Art. 88 van KB1) De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om prijscontroles uit te voeren op alle mogelijke boekhoudkundige stukken en door middel van onderzoeken ter plaatse. 3. Prijsherziening(conform Art. 13van KB2) Op onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing 4. Vermoedelijke hoeveelheden Zoals hoger toegelicht maken de diensten van onderhavige opdracht ook het voorwerp uit van een bestelopdracht op afroep. Dit betekent dat de aanbestedende overheid, afhankelijk van de behoeften bestellingen kan plaatsen overeenkomstig de bepalingen van het bestek. De hoeveelheden opgenomen in de inventaris binden de aanbestedende overheid evenwel op geen enkele wijze. Over de daadwerkelijk te bestellen hoeveelheden kan door de aanbestedende overheid op dit ogenblik immers geen garantie worden verleend. Aan de opdrachtnemer wordt dan ook geen recht op een minimaal te bestellen hoeveelheid verleend.
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
13/ 31
10.
Borgstelling
Voor deze opdracht wordt een borgstelling van 5 % van het totaalbedrag van de vaste opdracht afgerond naar het hogere tiental gevraagd 1. Bedrag De borgstelling voor deze opdracht bedraagt 5% van het jaarbedrag, BTW NIET inbegrepen. Binnen de dertig kalenderdagen die volgen op de betekening van het contract dient de aannemer het bewijs te leveren aan de aanbestedende overheid dat de borg gesteld werd. De termijn wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de aannemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. In het geval van een borgstelling in speciën, dient de overschrijving uitgevoerd te worden op bankrekening 679-2004099-79 van de Deposito- en Consignatiekas (Wetstraat 71, 1040 BRUSSEL, Tel 02/233.78.45, Fax 02/233.70.87). De borgstelling kan ook gedaan worden via een bankwaarborg of één van de wijzen voorzien in Art 5 Par 3 van de AAV. 2. Vrijgave van de borgstelling De borgstelling zal enkel op vraag van de contractant kunnen vrijgegeven worden door de aanbestedende overheid bij de goedkeuring van de definitieve oplevering.
11.
Uitvoering
1. Kwaliteit van uitvoering De kwaliteit van de dienstverlening zal conform de goedgekeurde offerte in overeenstemming met de bestek bepalingen worden geëvalueerd. Indien de dienstverlening kwalitatief niet voldoet, zal de aanbestedende overheid het contract kunnen beëindigen. 2. Start contract: Onmiddellijk na het sluiten van de overeenkomst
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
14/ 31
3. Duur van de overeenkomst De overeenkomst is voor 4 jaar
4. Plaats van dienstverlening De diensten zullen worden uitgevoerd op het adres van de leverancier, met opvolgingsmeetings bij de BioBase Europe ivzw- Rodenhuizekaai 1- 9042 Gent (Desteldonk)
12.
Betalingsmodaliteiten
1. Voor de vaste opdracht Betaling 50 kalenderdagen na lancering van de nieuwe BioBaseNWE.org website 2. Voor de dienstverlening in regie De prestaties van volgende juridische entiteiten
Bio Base Europe Ivzw Bio Base Europe Pilot Plant vzw Ghent Bio Energy Valley vzw
worden afzonderlijk gefactureerd. De facturen worden allemaal verzonden naar het volgende adres: Bio Base Europe Pilot Plant vzw Rodenhuizekaai 1 9042 Gent ( Desteldonk) De facturen worden door de opdrachtnemer overgemaakt aan de leidende dienst die er de vermelding “Gelezen en goedgekeurd” zal op aanbrengen. De betaling zal gebeuren binnen de 50 kalenderdagen vanaf het ogenblik dat de leidende ambtenaar in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
15/ 31
(vermelding van gepresteerde dagen met voorwerp) die alle eventueel vereiste bescheiden dient te bevatten.
De facturen worden door de opdrachtnemer overgemaakt aan de leidende dienst die er de vermelding “Gelezen en goedgekeurd” zal op aanbrengen. De betaling zal gebeuren binnen de 50 kalenderdagen vanaf het ogenblik dat de leidende ambtenaar in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur( vermelding van gepresteerde dagen met voorwerp) die alle eventueel vereiste bescheiden dient te bevatten.
13.
Keuringen en opleveringen
1 Voorlopige oplevering
Zie AAV Art. 19 (Einde van de opdracht). Er zal een gedeeltelijke voorlopige oplevering gebeuren na lancering van de website. De leidend ambtenaar zal binnen vijftien kalenderdagen na de aanvraag van de contractant een proces-verbaal van voorlopige oplevering opstellen. 2 Definitieve oplevering Binnen de 30 dagen na de datum van het verstrijken van de waarborgtermijn ( bugs in de programmatie van de website) wordt de website definitief opgeleverd. De definitieve oplevering gebeurt stilzwijgend indien de website gedurende de garantieperiode geen aanleiding tot opmerking heeft gegeven.
14.
Bijzondere bepalingen
1. Regeling van geschillen Enkel het Belgisch recht is van toepassing voor de interpretatie van deze opdracht. Enkel de gerechtshoven van Brussel zijn bevoegd om kennis te nemen van geschillen met betrekking tot deze opdracht.
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
16/ 31
2. Onderaanneming De onderaanneming voor een gedeelte van de opdracht is toegestaan mits voorafgaandelijke toestemming van de opdrachtgever. 3. Vertrouwelijkheid en publiciteit Alle informatie en data verkregen bij de uitvoering van deze opdracht worden eigendom van de aanbestedende overheid. Zij mogen in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid voor andere doeleinden worden gebruikt. Zij mogen ook niet tijdens de uitvoering van de opdracht als nadien, zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid, worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt of ter kennis van derden worden gebracht. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. Hij mag evenwel de opdracht vermelden als referentie.
---------------------------------------------------------Opgemaakt te Gent op 20/03/2013 Jochem Van Hove
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
17/ 31
BIJLAGE 1 INSCHRIJVINGSBILJET
OPDRACHT BBEPP-2013-JVH-0320-67 Webdesignbureau Bio Base Europe
Afsluiten op
1
17/05/2013
om
10
uur
Voorwerp van de opdracht Meerjarige open overeenkomst ( 4 jaar) voor het design, de ontwikkeling, consultancy en het onderhoud en hosting van de websites ten behoeve van de Bio Base Europe Ivzw en de Bio Base Europe Pilot Plant
Identificatie van de inschrijver De firma Handelsnaam of benaming: Rechtsvorm: Nationaliteit: Adres van de maatschappelijke zetel: Telefoonnummer: Fax: Contactpersoon: E-mail: Ondernemingsnummer: Inschrijvingsnummer RSZ: Aantal tewerkgestelde werknemers Of De ondergetekende(n): Naam en voornaam:
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
18/ 31
Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats met volledig adres (Tf, fax,…): Of Vereniging zonder rechtspersoonlijkheid:
2
Aangeboden prijzen De inschrijver(s), in vak 2 geïdentificeerd, verbindt (verbinden) zich ertoe, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek, de opdracht in vak 1 omschreven, uit te voeren tegen volgend geraamd bedrag ( raming over 4 jaar) . ………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………..
EUR (zonder BTW; zoals gedetailleerd in de bijgevoegde inventaris).
3
Gestanddoeningstermijn 60 kalenderdagen
4
Betalingen De betalingen zullen gebeuren op postrekening of op bankrekening. Nummer bankrekening (IBAN & BIC CODE) Benaming van de rekening Voor rekening van
5
Bijlagen In bijlage bij deze offerte zijn gevoegd: - Aan te leveren documenten voor de gunning – en selectiecriteria Referentielijst Navigatiestructuur Voorstel kleurpallet Voorstel font 3 sites ( verschillende type stijlen) Plan van aanpak Timeline Lijst onderaannemers
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
19/ 31
6
Machtiging en handtekening De ondergetekende(n) werd(en) gemachtigd door Zijn (hun) volmacht blijkt uit bijlage aan het Belgisch Staatsblad Nr ................. van ......................…................................... (kopij in bijlage…).
Of De ondergetekende(n) werd(en) gemachtigd door ………………………………… Zijn (hun) volmacht blijkt uit de akte van volmacht (kopij in bijlage …) neergelegd op ....................................................................
(datum)
bij (naam) ................................................................................................ ..... te (adres) ................................................................................................ ..... Opgemaakt te (plaats) Datum
:
Handtekening(en)
:
Naam
:
BBEPP-2012-JVH-1214-64
:
30/08/2012
20/ 31
INVENTARIS GEVOEGD BIJ DE INSCHRIJVING
BBEPP-2013-JVH-0320-67
BESTEK “ 1) Vaste opdracht Post
Prijs excl BTW
Structuur nieuwe site
€
Usability/Navigation
€
nieuwe site Design & finetuning
€
nieuwe site Slicing
€
nieuwe site Integration CMS/ modules
€
nieuwe site Installation CMS server
€
nieuwe site Testing & finetuning
€
nieuwe site 4 jaar Maintenance * voor
€
nieuwe en bestaande site Hosting 4 jaar nieuwe en
€
bestaande site Meetings nieuwe site
€
Project management
€
nieuwe site SEO onderzoek nieuwe site
€
TOTAAL excl BTW
€
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
21/ 31
BTW 21 %
€
TOTAAL incl BTW
€
* debugging , upgrade CMS engine, tel. support CMS
2) Opdracht in regie
Post
Eenheidsprijs
Eenheid
Aantal
excl BTW Copywriting
TOTAAL excl BTW
/2500
96336 tekens
tekens Input tekst
/uur
20 uur
Update CMS-
/uur
20 uur
/2500
96336 tekens
engine proofreading
tekens Update lay-out
/uur
20 uur
TOTAAL excl BTW BTW 21 % TOTAAL incl BTW
Opgemaakt te (plaats) Op datum van (datum) Naam Firma
BBEPP-2012-JVH-1214-64
Naam en handtekening volmachtdrager(s)
30/08/2012
22/ 31
BIJLAGE 2 TECHNISCHE BEPALINGEN
1. Voorwerp van de opdracht Meerjarige open overeenkomst ( 4 jaar) voor het design, de ontwikkeling, consultancy en het onderhoud en hosting van de websites ten behoeve van de Bio Base Europe Ivzw en de Bio Base Europe Pilot Plant
het design, de ontwikkeling, consultancy, onderhoud en hosting van de nieuwe biobaseNWE.org website onderhoud, consulting en hosting van de Bio Base Europe ( http:/www.bbeu.org) website
2. Doelgroepen nieuwe website Hoofd doelgroep
1. Bedrijven: KMO’s, grote bedrijven -> meer specifiek: ingenieurs uit de ‘ productie – en product verbetering’ afdeling Ingenieurs uit de ‘R&D’ afdeling
Bijkomende doelgroep
2. Universitaire onderzoekers, Experts en expertorganisaties – biogebaseerde industrie 3. Policy makers, beleidsmensen, financieringsinstellingen
3. Doelstellingen website -
Samenwerking binnen de Noord-West Europese regio stimuleren om innovatie in de biogebaseerde economie een duw in de rug te geven
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
23/ 31
-
Visualiteit van Bio Base Europe Pilot Plant (en zijn partners) vergroten binnen de NWE regio en daarbuiten. KMO’s en grote bedrijven de weg wijzen naar de partners van het NWE – project. Platform voor het voucher-systeem. (KMO’s kunnen een voucher bij de Pilot Plant innen om onderzoek te doen ivm hun innovatieve biogebaseerde processen.
4. Inhoud van de website De nieuwe website zal volgende inhoud bevatten - Voorstelling project ( Bio Base Europe NWE ( North West Europe) - Sponsor: Interreg IVB NEW) - Voorstelling Partners - SME (KMO) Support - Skills / expertise ( min.10 ≠) - Equipment ( 5 afdelingen; 10-15 machines per afdeling) 1) Upstream processing
2) Lab
3) Industrial biotechnology
4) Green chemistry
5) Downsream processing - Feasibility studies / Vouchers Guidelines Proposal submission (Formulier + file attachment; call per mail + loggen CMS) - Training ( 2 ≠ items) - workshop ( min. 10 workshops) online inschrijvingsformulier per mail en logging op CMS - Events ( 40/jaar; incl. archief) - News – Newsletter ( 4x/jaar) - Press
BBEPP-2012-JVH-1214-64
De opdrachtgever plaatst de actuele persberichten op de website. De pers kan deze consulteren zonder login. In deze rubriek moet de mogelijkheid bestaan om zware (beeld)documenten (doc, pdf, eps, gif…) te downloaden. Dit mag
30/08/2012
24/ 31
geen effect hebben op de snelheid waarmee de webpagina geconsulteerd wordt. - Contact
Adresgegevens contactpersonen
Uitwisseling van vertrouwelijke informatie tussen de partners
Promotiemateriaal Folders
- Intranet
- Downloads
5. Functionaliteiten nieuwe website
In wat volgt, worden de verschillende functionaliteiten van de website beschreven, samen met een vermelding van wat gevraagd wordt in het kader van de offerte en een beschrijving van het resultaat van de uitvoering. 5.1 Browser ondersteuning Internet Explorer IE6 – no support IE7 – supported IE8 – supported IE9 – supported IE10 - supported
Firefox firefox 3 - minor visual differences, no custom fonts and graceful degradation same functionality, interface details may be simplified firefox 3.6 – minor visual differences and graceful degradation same functionality, interface details may be simplified firefox 4 and up – supported
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
25/ 31
android firefox 17- – no support android firefox 17 and up – supported
Safari safari 4 - minor visual differences, no custom fonts and graceful degradation same functionality, interface details may be simplified safari 5: supported safari 6: supported
Opera opera 10 and below – no support opera 11: supported opera 12: supported
ios opera mini 6.5 and below – no support ios opera mini 6.5.2 – minor visual differences, requires one time refresh on orientation change and graceful degradation same functionality, interface details may be simplified ios opera mini 7 – minor visual differences, requires one time refresh on orientation change and graceful degradation same functionality, interface details may be simplified
android opera mini 6.5 and below – no support android opera mini 6.5.2 – minor visual differences, requires one time refresh on orientation change and graceful degradation same functionality, interface details may be simplified android opera mini 7 - minor visual differences, requires one time refresh on orientation change and graceful degradation same functionality, interface details may be simplified
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
26/ 31
Chrome chrome 12 and below – no support chrome 13 and up – supported
Android android 2.1 – no support android 2.2 - minor visual differences and graceful degradation same functionality, interface details may be simplified android 2.3 – minor visual differences and graceful degradation same functionality, interface details may be simplified android 3.0 - supported android 4.0 - supported android 4.1 - supported android 4.2 - supported
iOS ( Apple) ios safari 3.2 - supported ios safari 4.0 - supported ios safari 5.0 - supported ios safari 6.0 - supported
Blackberry blackberry phone os 4.0 – no support blackberry phone os 5.0 - no support
blackberry tablet os 1.0 – no support
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
27/ 31
Windows Mobile windows mobile – Internet Explorer 7.0 – no support windows mobile - Internet Explorer 7.10.7720 mango 7.5 - minor visual differences, no custom fonts and graceful degradation same functionality, interface details may be simplified windows mobile – Internet Explorer 9.0 – supported windows mobile – Internet Explorer 10 – supported
5.2 Graceful degradation Graceful degradation is een CSS techniek waarmee je bepaalde stijl- en/of designelementen negeert voor browsers die deze features niet ondersteunen. Een goed voorbeeld is bijvoorbeeld het gebruik van afgeronden hoeken. In nieuwe browsers kan je via CSS gemakkelijk afgeronde hoeken renderen, maar in oudere browsers zoals Internet Explorer 6 en 7 is dit niet mogelijk. In deze browsers worden de afgeronde hoeken niet gerenderd, maar krijg je rechte hoeken te zien.
5.3 Tablet-optimized Voor de tablet-optimized website dient er rekening gehouden worden met de volgendevereisten:
-
-
Image galleries/sboxen moeten touch-enabled zijn Dit komt erop neer dat je met een swipe-beweging moet kunnen navigeren doorheen een image gallery. Input form fields Formuliervelden moeten voorzien worden van het juiste input type zodat meteen de juiste keyboard layout getoond wordt op mobiele devices. Beschikbare input types zijn: text, email, url en number. Button grootte In de designfase wordt hiermee best al rekening gehouden, zodat buttons op een acceptabele grootte gedesigned worden en dat er voldoende spatiëring zit tussen twee buttons, zodat je er makkelijk op kan klikken met een vinger.
5.4 Fonts Webfonts1 spelen een grote rol bij de ontwikkeling van een (responsive) website. Het voor de website voorgestelde font dient als webfont beschikbaar te zijn, of indien dit niet beschikbaar is via backup font dat wél beschikbaar is
1
Om een font te gebruiken op een website moet dat font ofwel geïnstalleerd zijn op de computer van de gebruiker, ofwel, moet het font beschikbaar zijn als webfont en gehost worden door een webfont provider (of op je eigen server, als je de webfont licentie zo hebt aangekocht)
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
28/ 31
Dit kan via font distributie websites zoals: typekit of google webfonts. FontSquirrel en gellijkaardige technieken zijn niet legaal en mogen dus ook niet gebruikt worden.
5.5 CMS Voor het CMS opteren wij een UMBRACO met .net systeem of een gelijkwaardig systemm met volgende eisen:
-
-
Meta descriptions moeten op pagina niveau bepaald kunnen worden (SEO) Clean URLs Om SEO te bevorderen moet het CMS in staat zijn clean URLs te genereren. Een voorbeeld van een clean URL is http://example.com/services/legal/patents Clean HTML Het CMS moet bij voorkeur in staat zijn om clean HTML code te genereren. Content scheduling Het moet mogelijk zijn om het publiceren en offline halen van content te schedulen op een bepaald tijdstip. Preview mogelijkheid Het moet mogelijk zijn de content makkelijk aan de hand van een preview functie te previewen. Multilingual Het moet mogelijk zijn de content makkelijk in te geven in de verschillende talen die de website ondersteunt. Media integratie Het CMS moet een simpele DAM (Digital Asset Management) module bevatten waarin je images en andere bestanden (PDF, DOC, PPT, ...) kan beheren en gebruiken op de website. Bovendien moet het ook mogelijk zijn third party videos (Youtube) te integreren binnen de website. Open source Op deze manier vermijd je hoge licensing fees en sluit je entreprise level CMS’en deels uit.
5.6 Taal
-
Website in vier talen ( NL, FR, Eng en D) en gelinkt met diverse extensies afhankelijk van de taal
De surfers dienen een interface te krijgen die volledig is opgesteld in de taal die ze kozen bij het begin van hun bezoek. Er dient wel met 1 muisklik te kunnen worden overgeschakeld naar dezelfde pagina in een andere taal. Echter, niet voor alle pagina’s bestaat een tegenhanger in de andere taal. De contentmanager zou voor elke pagina moeten kunnen aangeven welke tegenhanger bestaat. Die moet dan aanklikbaar gemaakt worden voor de surfers.
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
29/ 31
5.7 Analyse
-
Analyseprogamma voor de opvolging van bezoekers ( aantal bezoekers/dag , % nieuwe bezoekers, aantal bezoekers per browser, gem. aantal p’s per bezoek en gem. bezoekduur, videoviews youtube, bezoekers per pagina)
5.8 SEO
-
SEO onderzoek bij aanvang opdracht
5.9 Onderhoudscontract Onderhoudscontract voor 4 jaar voor debugging , upgrade CMS engine, tel. support CMS
5.10 Hosting contract
Hosting contract voor vier jaar voor 1) Domeinnamen: www.BioBaseNWE.org, .eu, .be, .nl, .fr, .de, .org.uk, .ie 2) bestaande en nieuwe website Minimum vereisten hosting pakket
Dagelijkse back-up bij Host 1 GB opslagruimte webruimte 10 GB dataverkeer 40 mailboxen Gratis Telefonische - en email support ( zie SLA 5.11) Gebruik ASP.NET (2.0 / 4.0 / 4.5) / ASP en MySQL 5.5 ( of gelijkwaardig, afh. van voorgesteld CMS) account toegankelijk via SSH en FTP
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
30/ 31
5.11 SLA
Het bureau is first-line support voor problemen, vragen, aanpassingen ivm de hosting en de CMS-support. Bij voorkeur met ticketsysteem Vragen en inlichtingen dienen realtime opgelost Voor (errors) en (bugs) worden de urgente zaken ( afh. Van de urgentie) binnen 12, 24 of 48 u opgelost. Voor niet-urgente zaken deelt de opdrachtnemer per mail de planning mee
5.12 Overige
-
Buttons voor link met Social media (profiel en presentatie wordt ontwikkeld door ons extern communicatiebureau) Cookie-conform (UK-richtlijn) Broodkruimelstructuur Zoekfunctie
BBEPP-2012-JVH-1214-64
30/08/2012
31/ 31
