Inhoudsopgave Handleiding Pleio Indexpagina 1. Over Pleio Inleiding Lid worden... ... van een Deelsite ... van een open groep ... van een besloten groep ... van Pleio (Opnieuw) inloggen Profiel... ...aanpassen ...foto ...widgets Contacten toevoegen Persoonlijk Dashboard Wikipagina's Een pagina uitbreiden De structuur aanpassen Een wikipagina bewerken Een pagina aanmaken Groepen Widgets beginpagina aanpassen Navigeren in een groep Uitnodigen voor Collega's Externen / Niet-collega's Informatie over een groep aanpassen Werken met bestanden Bestanden toevoegen Mappen maken en ordenen Widgets Widget Tweio's Werken met de editor Geavanceerd bewerken (HTML) Opmaak en eenvoudige bewerkingen Media invoegen Met tabellen werken De structuur van Pleio Attenderingen Voorbeeld e-mail leden uitnodigen Nog te beschrijven onderdelen Deelsites Aanvragen Soorten deelsites Toegangscontrole Validatie als ambtenaar Tweio's Toevoegen content
Bestand uploaden Wikipagina maken Widget "A" Tweio's 6. Voor groeps- en deelsitebeheerders Link naar de handleiding
Handleiding Pleio Deze handleiding helpt u wegwijs te worden binnen Pleio. De tutorial is ontwikkeld voor de deelsite Digitaal Kennis Delen Drenthe (DKDD) en de groepen daarbinnen, maar is toepasbaar op alle elementen van Pleio, inclusief andere deelsites en groepen. In de voorbeelden is de lay-out van DKDD gebruikt. Omdat de indeling van de schermen sinds de laatste release is gewijzigd, zullen er ook steeds meer voorbeelden vanuit de reguliere Pleio-omgeving worden gebruikt. Gebruik het Navigatiemenu aan de rechterzijde, om naar de verschillende onderwerpen te gaan. Komt u onjuistheden tegen, mist u iets of heeft u vragen, meld dit dan in de reactiemogelijkheid bij de items van de Handleiding Pleio, of in de Pleio Helpdesk.
Indexpagina Alfabetische onderwerpenlijst Handleiding: link in groep of deelsite opnemen Inleiding: wat kun je zoal op Pleio
1. Over Pleio Inleiding Wat is pleio Voor wie is pleio Wat kun je met pleio De structuur van pleio Wat kost pleio Ons manifest Beveiliging van pleio Voldoet pleio aan de webrichtlijnen?
Inleiding Pleio Pleio staat voor Plein Overheid en is een initiatief om meer eenheid te brengen in het ICT landschap van de overheid. Iedereen die een link heeft met de overheid en de publieke sector mag lid worden van Pleio. Pleio is een digitale omgeving waar men in groepen kan samenwerken. Een aantal mogelijkheden:
Documenten delen
Blogs schrijven
Wiki's aanmaken / Samenwerken aan documenten
Agendabeheer
Interessante websites delen
Video's en afbeeldingen delen
Pleio is sterk in ontwikkeling, meer functionaliteiten zullen dus nog volgen! De achterliggende software (Elgg) is Open Source Software en gratis. De serverkosten worden door de overheid betaald. Ook uitbreidingen komen meestal gratis beschikbaar, maar het is mogelijk tegen betaling om specifieke uitbreidingen te laten ontwikkelen. Zelf ontwikkelen mag natuurlijk ook, als de uitbreiding nuttig is voor de rest van Pleio wordt wel verwacht dat de uitbreiding (gratis) wordt gedeeld.
Deelsite Een deelsite is een 'Pleio binnen een Pleio'. Zo is het mogelijk om een eigen huisstijl, opmaak en eigen functionaliteiten te hebben zoals voor het hier gebruikte voorbeeld Digitaal Kennis Delen Drenthe. Om lid te worden van groepen die zijn aangemaakt op een deelsite, dient u eerst lid te worden van de deelsite. Als u lid bent van de deelsite bent u automatisch ook lid van Pleio.
Figuur 1: opbouw van Pleio, de deelsite en de groepen
Lid worden... Pleio kent verschillende niveaus (zieinleiding ). Om toegang te krijgen tot alles wat Pleio te bieden heeft, dient u allereerst een account aan te maken voor Pleio. Met dit account kunt u vervolgens weer lid worden van deelsites en verschillende groepen. (Als u direct lid wordt van een deelsite, bent u automatisch ook lid van Pleio). Gebruik het navigatiemenu aan de linkerkant om te kijken hoe u lid kunt worden van de verschillende onderdelen van Pleio.
... van een Deelsite
Deelsite (b.v. Digitaal Kennis Delen Drenthe) Nu u een account heeft bij Pleio, kunt u lid worden van verschillende deelsites. Voor Digitaal Kennis Delen Drenthe is er ook een deelsite.
Om lid te worden van een deelsite, gaat u naar'Groepen' en dan'Alle deelsites' . Let op: over'Groepen' hoeft u alleen te 'zweven' met uw muis, op 'Alle deelsites' moet u klikken!
Vervolgens typt u in de zoekbalk in: digitaal kennis delen drenthe. Klik dan op'Zoeken' .
De zoekopdracht haalt de DKDD Deelsite naar boven. Klik vervolgens op'Deelnemen' .
U bent nu lid van de DKDD Deelsite. Ga via'Groepen' en dan'Mijn deelsites' naar het overzicht van uw deelsites. U ziet daar de DKDD Deelsite staan.
... van een open groep De volgende stap is om lid te worden van de voor u relevante groep. Er zijn twee typen groepen waar u lid van kunt worden: open of gesloten. De procedure is voor beide iets anders. Eerst behandelen we deopen groepen. Ga daartoe, als u op de deelsite bent, naar'Mijn' en dan'Groepen' .
Vervolgens gaat u naar'Alle groepen' , links in beeld.
Het beeld staat dan standaard op'Meest recente discussies'. Klik daarom op'Nieuwste' om de groepen te zien. Dit is een onlogische stap en bij Pleio zijn ze ook bezig dit aan te passen! U ziet vervolgens een lijst met alle groepen. Klik op eenopen groep waar u lid van wilt worden.
U ziet dan de overzichtspagina van de groep. Klik links op'Lid worden' .
... van een besloten groep Om lid te worden van een besloten groep volgt u dezelfde stappen als bij het lid worden van een open groep. Alleen de laatste stap is anders. Hier klikt u op 'lidmaatschap aanvragen' in plaats van lid worden. De beheerder van de groep krijgt een e-mail en kan uw verzoek accepteren of afwijzen. Het kan ook zijn dat u wordt uitgenodigd voor een besloten groep. U ontvangt dan een e-mail waarin u op een link kunt klikken om de uitnodiging te accepteren.
... van Pleio
Registreren bij Pleio De eerste stap is een account aanmaken bij Pleio. Dit doe je op de algemene site van Pleio (www.pleio.nl). Klik daar op'Registreer hier' en doorloop het proces. U ontvangt een e-mail met daarin een activeringscode. Nadat u deze heeft aangeklikt, bent u lid van Pleio.
Inloggen bij Pleio De tweede stap is het inloggen bij Pleio, nog steeds op het algemene deel. Ga daarom weer naarwww.pleio.nl en vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Tip: klik op'Onthouden' , zodat u voortaan automatisch inlogt.
(Opnieuw) inloggen Wanneer u opnieuw naar uw deelsite gaat kan dat op verschillende manieren. De snelste manier is (bijvoorbeeld)dkdd.pleio.nl in uw adresbalk in te typen (zonder www). U komt dan direct op de deelsite. Rechts bovenin ziet u dan'inloggen' staan. U klikt daarop, vult uw inlognaam en wachtwoord in en u bent ingelogd op de deelsite.
Zodra u op de deelsite bent ingelogd, bent u meteen op heel Pleio ingelogd. Via de balk bovenin beeld kunt u altijd zien waar u bent en naar andere deelsites van Pleio navigeren (als u lid bent van andere deelsites). U doet dit door op de button te klikken die linksboven naast het Pleio-logo staat. U ziet nu een lijst met deelsites waar u lid van bent. Klik op de deelsite waar u naartoe wilt gaan.
Deze balk ziet u altijd, waar u ook bent op Pleio. U kunt dus zo snel wisselen tussen Pleio en de verschillende deelsites. Een andere manier om in te loggen is viawww.pleio.nl (leeshier hoe bij Pleio in te loggen) en dan via 'Mijn Groepen' en dan'Mijn Deelsites' naar de deelsite en uw groep te gaan.
U ziet dan uw deelsite(s). Klik op de titel van de deelsite om erheen te gaan.
Profiel... Zodra u een account heeft aangemaakt op Pleio, heeft u een profiel. In deze tutorial leert u hoe u uw profiel van dedeelsite aan kunt passen. Uw profiel op de algemene Pleio site past niet automatisch mee aan! U kunt uw profiel aanpassen, met een foto en informatie over uzelf. Ook kunt u aanpassen wat mensen zien als ze op uw profiel kijken, met zogenaamde widgets. Gebruik de navigatie aan de linkerkant om de verschillende delen van uw profiel aan te passen.
...aanpassen Om uw profiel aan te passen gaat u via'Mijn' en dan'Profiel' naar uw profiel.
Vervolgens gaat u naar'Profiel bewerken'.
Hier kunt u alles aanpassen. N.B. Vergeet per instelling niet aan te geven wie welke informatie mag zien!
...foto Om uw profielfoto aan te passen gaat u eerst via'Mijn' en dan'Profiel' naar uw profiel.
Vervolgens gaat u naar'Foto bewerken' .
Of, als u in het scherm bent waar u uw profiel kunt bewerken, kunt u daar aan de linkerkant ook klikken op 'Foto bewerken'.
U komt dan in een scherm waar u een foto vanaf uw harde schijf kunt uploaden. Zodra u dit gedaan heeft, is er ook nog de mogelijkheid om een deel van de foto uit te snijden.
...widgets Met widgets kunt u bepalen wat de mensen die uw profiel bekijken zien. Uw laatste blog, bepaalde twitterberichten, uw activiteiten... et cetera. Ga hiervoor naar'Mijn' en dan'Profiel' .
Ga vervolgens naar'Widgets toevoegen'.
U krijgt dan een lijst te zien met alle beschikbare widgets. Klik steeds op'Voeg toe' achter de voor u interessante widgets. Bent u klaar, sluit het venster dan met de kruis in het zwarte rondje rechtsbovenin.
Zodra u weer op uw profiel bent, kunt u de widgets verplaatsen zodat u een indeling naar wens krijgt. Klik hiertoe op eenmaal op de grijze balk van een widget (uw muis verandert in een kruis) en houdt de muisknop ingedrukt. U kunt nu de widgets verplaatsen. Er verschijnen vakjes zodat u ziet waar ze geplaatst kunnen worden.
Contacten toevoegen Op Pleio kunt u contacten toevoegen. U heeft zo snel toegang tot de profielen van degene waar u contact van bent, kunt volgen wat zij op Pleio doen, van welke deelsites en groepen ze lid zijn. Groepsbeheerders kunnen hun contacten eenvoudig uitnodigen voor deelname aan groepen. Als u op de deelsite bent, ga dan vanuit de werkbalk naar'Leden' en selecteer dan de optie'Zoeken' . Vervolgens typt u in de zoekbalk de naam van de persoon die u zoekt. Ook is het mogelijk gebruikers te vinden op basis van Tags. Hebben gebruikers in hun profiel Tags (zoektermen obv bijvoorbeeld kennis, werkzaamheden etc) opgegeven, dan kun je gebruikers hierop zoeken. Bevindt u zicht op een groep die is gemaakt onder www.pleio.nl, dan kunt u in het linkermenu kiezen voor 'Gebruikers'. In het rechtermenu kunt u vervolgens direct leden zoeken op basis van een naam of Tags.
Voer in de invoervelden (rechtermenu) in welke gebruiker of tag je zoekt. De resultaten worden vervolgens getoond. Voor gebruikers die nog geen contact zijn, verschijnt de optie 'Als contact toevoegen'. Kies deze optie en de gebruiker krijgt een melding dat jij een contactverzoek hebt verzonden. Na acceptatie van dit verzoek kun je de gebruiker terugvinden in jouw overzicht met contacten.
Herhaal zo nodig de stappen om meer contacten te krijgen.
Om in het vervolg te zien wie uw contacten zijn gaat u naar'Leden' en selecteer de optie'Mijn contacten' .
Persoonlijk Dashboard Zodra u inlogt op de deelsite komt u terecht op uw persoonlijke Dashboard. De eerste keer dat u hier komt is deze nog helemaal leeg, op een welkomsboodschap na.
Om uw Dashboard te vullen, klikt u op'Widget toevoegen'. U krijgt dan een lijst te zien met alle beschikbare widgets. Klik steeds op'Voeg toe' achter de voor u interessante widgets. Bent u klaar, sluit het venster dan met de kruis in het zwarte rondje rechtsbovenin.
Zodra u weer op uw Dashboard bent, kunt u de widgets verplaatsen zodat u een indeling naar wens krijgt. Klik hiertoe op eenmaal op de grijze balk van een widget (uw muis verandert in een kruis) en houdt de muisknop ingedrukt. U kunt nu de widgets verplaatsen. Er verschijnen vakjes zodat u ziet waar ze geplaatst kunnen worden.
Wanneer u ergens anders op de website bent en u wilt terug naar uw Dashboard dan kan dit via'Mijn' en dan'Dashboard' .
Wikipagina's In Pleio is het mogelijk samen te werken met behulp van wikipagina's. Deze handleiding bijvoorbeeld is ook in een wiki gemaakt. Alhoewel het niet de uitgebreide functionaliteiten heeft van Wikipedia, is het een zeer eenvoudig middel om teksten te delen die uitbreidbaar zijn of die een duidelijke structuur nodig hebben (zoals deze handleiding). Gebruik het menu aan de linkerkant om te lezen hoe u een wikipagina aanmaakt en weer aanpast.
Een pagina uitbreiden U heeft nu een enkele pagina aangemaakt. Het mooie van de wikipagina's is echter dat er een structuur in aangebracht kan worden. Kijkt u naar deze handleiding, dan ziet u in het Navigatiemenu dat de hoofdpagina 'Handleiding Pleio' weer allerlei subpagina's heeft die soms zelf ook weer subpagina's hebben. Ga naar de wikipagina waaraan u een subpagina wilt toevoegen. Dit kan door als u op het beginscherm van een groep bent via het menu naar 'Wikipagina's in deze groep' te gaan en vervolgens de betreffende pagina aan te klikken. Aan de linkerkant ziet u de pagina's die zich in deze hoofdpagina bevinden. Klik op de pagina waaronder u een subpagina wilt maken. Vervolgens klikt u op 'Maak een subpagina'.
De pagina wordt dan toegevoegd en kan op een zelfde wijze bewerkt worden als elke pagina.
De structuur aanpassen Het kan voorkomen dat u niet tevreden bent over de structuur van uw wikipagina. Het is gelukkig heel eenvoudig om deze structuur aan te passen. U doet dit door simpelweg de subpagina's in het linkermenu te verslepen naar de plaatst waar u ze wilt hebben. Klik daartoe op de pagina die u wilt verplaatsen en houdt de linkermuisknop ingedrukt. Zodra u begint met verslepen ziet u een blauw lijntje om aan te geven waar de pagina zou komen wanneer u de muisknop loslaat.
Een wikipagina bewerken Een wikipagina kunt u bewerken als u hem zelf heeft aangemaakt of als de rechten heeft gekregen om een pagina van iemand anders te bewerken. Om een pagina te bewerken klikt u eerst op de betreffende pagina in het navigatiemenu aan de linkerkant. Vervolgens klikt u boven het navigatiemenu op 'Pagina bewerken'.
U kunt dan de wiki bewerken. U kunt niet alleen de tekst veranderen, maar ook de titel, de trefwoorden of aanpassen wie de pagina mag zien en bewerken. Vergeet niet op'Opslaan' te klikken als u klaar bent!
Een pagina aanmaken Een wikipagina aanmaken gaat eenvoudig via het menu. Ga als eerste, wanneer u op de beginpagina van de groep bent, naar'Wikipagina's in deze groep' in het linkermenu. U ziet dan alle wikipagina's die al eerder zijn aangemaakt. In het menu aan de linkerkant klikt u op'Nieuwe wikipagina aanmaken'. U komt in een scherm waar u de titel van de pagina op kunt geven en de tekst kunt opschrijven. Als u klaar bent met de tekst is er de mogelijkheid om trefwoorden te koppelen aan de pagina. Bij de handleidingpagina heb ik bijvoorbeeld het trefwoord 'Handleiding' geschreven. Deze trefwoorden zijn klikbaar en laten zo alle blogs, wiki's, foto's, discussies zien die hetzelfde trefwoord hebben. Tot slot kunt u bepalen wie de pagina mag zien en bewerken. De handleiding is bijvoorbeeld voor iedereen zichtbaar, maar alleen leden van deze deelsite mogen hem bewerken.
Groepen Binnen Pleio, of deelsites gebeurt bijna alles binnen zogenaamde groepen. Een groep kan een onderwerp zijn, bijvoorbeeld 'Mantelzorg', maar het kan ook een groep zijn voor een bepaald project, zoals 'Pilot Jeugdzorg'. Groepen kunnen open of besloten zijn. Van een open groep mag iedereen lid worden zonder dat daar toestemming voor gegeven hoeft te worden. Voor een besloten groep moeten leden uitgenodigd worden, of kan een gebruiker aangeven dat hij graag lid wil worden van die besloten groep. De groepsbeheerder bepaalt of deze gebruiker inderdaad lid mag worden van de groep. Gebruikt u de navigatie aan de linkerkant om te lezen hoe de groep aangepast kan worden en over de verschillende functies van de groepen.
Widgets beginpagina aanpassen Wanneer u een groep binnenkomt is er de mogelijkheid om via widgets die informatie te laten zien die u het belangrijkst vindt. U kunt bijvoorbeeld de laatste blogs, de laatste activiteiten of de laatste evenementen laten zien. Standaard laat een groep vrij veel zien, dit kan onoverzichtelijk overkomen. Om de widgets te kunnen bewerken gaat u als u in de groep bent naar 'Groep bewerken' .
Vervolgens gaat u naar'Stap 3' .
Daar ziet u een lijst met allerlei opties. Zoek de optie'Maak het mogelijk om widgets te beheren' op. Zet deze vervolgens op'Ja' . Klik tot slot onderaan de pagina op'Opslaan' .
U kunt nu de widgets instellen, verwijderen, toevoegen en verplaatsen.
Navigeren in een groep Zodra u zich in een groep bevindt, ziet u aan de linkerkant een menu. Vanuit hier kunt u alles regelen. Het menu verandert naarmate u zich ergens anders in de groep bevindt. Klikt u op'Wikipagina's in deze groep' , dan verschijnt daarna het menu voor de Wikipagina's.Waar u ook bent in de groep, u kunt altijd terug naar het beginscherm door op de naam helemaal bovenin het menu te klikken.
Uitnodigen voor Het uitnodigen van mensen voor een groep kent een aantal beperkingen. Zo is het vanuit Pleio alleen mogelijk om contacten uit te nodigen voor een groep. Hoe je handig mensen uit kunt nodiogen voor een groep lees je in de onderliggende pagina's. Collega's Dit is van toepassing op groepen binnen deelsites die alleen toegankelijk zijn voor medewerkers van bepaalde organisaties (organisatiesite). Methode 2 uit deze pagina is ook bruikbaar voor het uitnodigen van IN BEWERKING
Collega's NB tekst overgenomen uit Haarlemse deelsite moet nog aangepast worden aan Pleio, actiehouder: Dirk Jan van der Wal, streefdatum 1 juni 2011 Om collega's uit te kunnen nodigen voor een groep binnen de eigen deelsite moeten ze een contact van je zijn. Dit is het standaard mechanisme van Pleio om te voorkomen dat - zeker binnen de grotere deelsites - mensen een groep beginnen en alle leden gaan spammen met uitnodigingen voor die groep. Mocht je een grote groep uit willen nodigen dan werkt dat niet handig. Hiervoor is een alternatief. Methode 1: "goede gastheer/vrouw" Deze methode is te gebruiken voor het uitnodigen van één of een beperkt aantal collega's Voeg de betreffende collega('s) eerst toe als contact. Dat doe je door naar hun respectievelijke profielpagina te gaan en daar te klikken op 'Als contact toevoegen' (staat direct onder de profielfoto). De persoon in kwestie krijgt nu een contactverzoek en moet dat goedkeuren. Na het goedkeuren kun je via de pagina van de betreffende groep je contact uitnodigen door in de menubalk te klikken op 'contacten uitnodigen'. Methode 2: "eigen initiatief" Deze methode is ook bruikbaar voor het uitnodigen van grotere groepen. Stuur de betreffende collega's een mail met daarin een link naar de betreffende groep binnen de deelsite. Zij kunnen zich dan zelf aanmelden als lid van de groep door te klikken op 'lidmaatschap aanvragen'. Bij een open groep is de betreffende collega direct lid, bij een besloten groep moet de groepseigenaar de aanvraag goedkeuren. Informeer dus wel even de groepseigenaar in wanneer je dit doet! NB: op dit moment zijn nog niet alle collega's lid van deze deelsite. Geef dus in je bericht ook even aan hoe ze zich kunnen registreren als lid. Zievoorbeeld uitnodiging collega
Externen / Niet-collega's NB deze tekst moet nog aangepast worden aan Pleio, is overgenomen van Haarlemse deelsite De samenwerking binnen de Haarlemse deelsite hoeft zich niet langer te beperken tot Haarlemse collega's. Met ingang van 5 april 2011 kunnen ook niet-collega's worden uiutgenodigd. Het uitnodigen gaat redelijk eenvoudig. Er zijn wel een paar dingen waar je rekening mee moet houden. De persoon die je wilt uitnodigen moet namelijk aan twee vereisten voldoen: Hij / zij moet al lid zijn van Pleio; Hij /zij moet een contact van je zijn. De eerste eis spreekt redelijk voor zich, om het platform te gebruiken moet je er lid van zijn. Wil je dus via Insite2.0 samen werken met iemand dan moet je die persoon eerst uitnodigen voor Pleio. Dat kan via de uitnodigingsfunctie van PleioNIETvia de uitnodiginsfunctie van de deelsite, die werkt alleen voor mensen met een @haarlem.nl adres. Je kunt mensen natuurlijk ook uitnodigen via je eigen mail, dan herkennen ze de afzender. Nadat de persoon in kwestie lid is geworden van Pleio kun je deze toevoegen aan je contacten. Je kunt natuurlijk ook aan de persoon in kwestie vragen om dat te doen. Neem dan even een linkje naar je Pleio profiel op in je uitnodiging. Deze eis is omdat binnen Pleio alleen contacten uitgenodigd kunnen worden voor een groep. Dat is om te voorkomen dat mensen die elkaar niet kennen je gaan spammen met uitnodigingen voor groepen. De volgorde is eerste kennismaken en dan pas uitnodigen. De persoon die je nu hebt uitgenodigd heeft binnen Insite2.0 alleen toegang tot de groep waarvoor je hij is uitgenodigd. Hij kan de groep vinden in het menu Mijn groepen binnen Pleio. Om jullie wat werk te besparen is er een tekstbestand opgenomen bij deze wiki. Je kunt die met knippen en plakken opnemen in je uitnodiging.Voorbeeld uitnodiging niet-collega
Informatie over een groep aanpassen Zodra je op de startpagina van een groep komt zie je het logo van de groep. Daarnaast kun je informatie over de groep kwijt. Om deze informatie toe te voegen ga je naar je groep en dan naar'bewerk'.
Hier kunt u verschillende zaken aanpassen: Het logo De naam van de groep Informatie over de groep De ondertitel (verschijnt links in beeld in uw groep) Labels Een verwijzing naar een website Om op te slaan klikt u twee keer op'volgende' en vervolgens op'opslaan'
Werken met bestanden In Pleio kunt u centraal uw bestanden opslaan. Anderen kunnen deze bestanden dan weer downloaden. Om het overzicht te behouden is het ook mogelijk om een mappenstructuur aan te maken. Om bestanden toe te voegen of te bekijken kunt u twee wegen bewandelen. Als u in uw groep bent en u kijkt naar het menu aan de linkerkant, dan ziet u 'Bestanden in deze groep' (halverwege) en'Mappen in deze groep' (bijna helemaal onderaan). Via beide knoppen komt u bij de bestanden. Het verschil is dat wanneer u op'Bestanden in deze groep' klikt, u alle bestanden ziet, ongeacht of ze in mappen zijn onderverdeeld. Wanneer u op'Mappen in deze groep' klikt ziet u netjes de bestanden in hun eigen mappen staan. Omdat dit vaak beter werkt, zal ik in deze handleiding er verder vanuit gaan dat u de knop 'Mappen in deze groep' gebruikt.
Gebruik het navigatiemenu aan de linkerkant om verder te leren hoe u met bestanden werkt.
Bestanden toevoegen In uw groep heeft u geklikt op'Mappen in deze groep' . U ziet dan een scherm met aan de linkerkant een mappenstructuur. Als er nog geen mappen zijn aangemaakt ziet u alleen'Hoofdmap' staan. In het hoofdscherm ziet u de bestanden in de geselecteerde map, standaard de hoofdmap. Om een bestand te uploaden klikt u op'Bestand uploaden' in het menu aan de linkerkant.
U komt dan in het volgende scherm:
Als up'Bladeren' klikt kunt u het bestand kiezen wat u wilt toevoegen. Dit kan van alles zijn, maar meestal zal het om documenten gaan. Direct daaronder kunt u een titel opgeven voor het bestand en een omschrijving en trefwoorden toevoegen. Dit is allemaal optioneel. Dan kiest u in welke map het bestand moet komen. Dit kan later altijd weer aangepast worden. Tot slot bepaalt u voor wie het bestand toegankelijk is en slaat u het bestand op.
Mappen maken en ordenen Om het geheel aan bestanden overzichtelijk te houden is het verstandig de bestanden in mappen op te slaan. Een map aanmaken doet u door in het menu aan de linkerkant op'Nieuwe map' te klikken (aangenomen dat u al in uw mappen bent).
U komt dan in het volgende scherm:
U voegt eentitel in en optioneel een omschrijving. Vervolgens kiest u van welke map het een submap moet worden. Tot slot kiest u wie toegang heeft tot de map en klikt u op 'Opslaan' . Bent u toch niet blij met de structuur van uw mappen? U kunt ze dan eenvoudig verslepen om de volgorde aan te passen of een map een submap van een andere map te maken. Het verslepen doet u door met uw linkermuisknop op de te verslepen map te klikken en de muisknop ingedrukt te houden. Vervolgens versleept u hem naar waar u wilt. Aan het blauwe lijntje ziet u waar de map terecht zou komen als u de muis loslaat.
Wilt u een map verwijderen. Dan klikt u op de betreffende map. Rechts bovenin ziet u dan de optie om de map te bewerken en te verwijderen. Klik op 'verwijder' om de map weg te halen. U krijgt de vraag of alle bestanden in de map ook verwijdert moeten worden. Als u voorannuleren kiest, dan zullen de bestanden in de hoofdmap geplaatst worden. De map kunt u ook vanuit hier bewerken. Als u op'Bewerken' klikt, kunt u de titel, omschrijving, trefwoorden en het toegangsniveau aanpassen.
Widgets Op verschillende delen van Pleio zijn zogenaamde widgets aanwezig. Widgets zijn als het ware brokjes informatie die u aan of uit kunt zetten en kunt verplaatsen. Er zijn widgets te vinden op uw profiel, uw dashboard en binnen de groepen. Ook de Homepage van de deelsite is opgebouwd uit widgets. Niet iedereen kan altijd alle widgets aanpassen. U bent altijd gemachtigd de widgets van uw profiel en dashboard aan te passen. Slechts de beheerders van de deelsite kunnen echter de homepage aanpassen. En alleen als u lid bent van een groep kunt u daar de widgets aanpassen. Twee voorbeelden van widgets
Leerhier hoe uw profielwidgets aan te passen. Leerhier hoe uw dashboardwidgets aan te passen.
Widget Tweio's Met behulp van de widget Tweio's kun je je eigen Tweio's of die van je contacten zichtbaar maken op je profielpagina of je dashboard. Widget toevoegen Klik op je profielpagina of dashboard op de link 'widget toevoegen'. Het volgende scherm wordt zichtbaar.
Klik op de 'Voeg toe' en sluit het venster via het kruisje in de rechterbovenhoek. De widget staat nu op je dashboard of profielpagina. Door met de muis op het kader van de widget te gaan staan is het mogelijk om de instellingen te bewerken.
Na het klikken op bewerken vouwt het kader uit en wordt het instellingen menu zichtbaar .
In de widget worden Wire berichten genoemd, dit zijn Tweio's Binnen de instelling kan via een pulldown menu worden gekozen welke Tweio's zichtbaar zijn binnen de widget. Standaard staat deze instelling op 'mijn', dit betelent dat de Tweio's van de gebruiker zelf worden getoond. Andere opties zijn 'alle' en 'mijn vrienden'. Bij de laatste opties worden alleen de Tweio's van de contacten van de gebruiker getoond. Als optie kan er ook een filter worden ingesteld zodat alleen Tweio's die zoekterm bevatten worden getoond. Via de knop 'opslaan' worden de instellingen bewaard. De optie 'uitgebreid' biedt de mogelijkheid de titel van de widget aan te passen. Deze optie biedt de mogelijkheid om bijv. het trefwoord op te nemen in de titel. De gewijzigde titel is pas zichtbaar na het opslaan van de instellingen en het vernieuwen van de pagina (via bijv.
).
Werken met de editor Op verschillende plekken binnen Pleio krijgt u te maken met de editor. Een wikipagina schrijven, een reactie op een blog schrijven, een discussie starten... Eigenlijk overal wanneer u langere stukken tekst kwijt kunt gebeurt dit via de editor. Gebruik de het Navigatiemenu aan de linkerkant om de verschillende functies van de editor te leren kennen.
Geavanceerd bewerken (HTML) Naast de eenvoudige opmaak kunt u ook meer geavanceerde opmaak toepassen. U moet dan wel verstand hebben van HTML code. Klik hiertoe op het icoontje'HTML' . Er verschijnt dan een nieuw scherm met daarin de HTML-versie van uw tekst. Het is nu mogelijk bijvoorbeeld koppen (headers) toe te voegen.
Opmaak en eenvoudige bewerkingen Boven het veld waar u de tekst typt ziet u allerlei icoontjes. Een aantal hiervan zullen u ongetwijfeld bekend voorkomen: deze vindt u in elk schrijfprogramma terug.
Hiermee voert u eenvoudige opmaaktaken uit, zoals vet, cursief, onderstrepen en doorhalen. Ook vindt u daar de icoontjes voor de lijsten, het knippen en plakken. Tot slot ziet u hier de ongedaan maken knoppen (undo en redo). Direct naast de bekende knoppen ziet u twee iconen waarmee u de verwijzingen (of: links) in uw tekst kunt bewerken. Zodra u een woord of zin selecteert zullen deze iconen 'oplichten'.
Met het meest rechtericoontje verwijdert u een eerder aangebrachte link. Met het meest linker icoontje brengt u een link aan. Hiervoor selecteert u een woord, zin of afbeelding en klikt u op het icoontje. Er verschijnt dan een scherm waar u de link kunt aanpassen.
In het veld'Link URL' voegt u de url in (bijvoorbeeld:http://www.dkdd.pleio.nl). In het veld'Target' bepaalt u wat er gebeurt wanneer iemand op de link klikt. Opent er een nieuw scherm/tabblad (open link in a new window) of opent de link in hetzelfde scherm (open link in the same window)? In het veld'Title' voert u (optioneel) een titel in voor uw link. Wanneer iemand met de muis over de link gaat, maar nog niet klikt verschijnt deze naam in beeld.
Media invoegen Een tekst wordt pas echt leuk als er plaatjes of video's in staan, toch? Om media toe te voegen en te bewerken gebruikt u de knoppen het meest rechts in de bovenste rij.
Het meest linkse icoontje (het boompje) wordt gebruikt om media van een url in te voegen en om al ingevoegde media te bewerken. Wanneer u op het icoontje klikt, verschijnt het volgende scherm.
U gebruikt dit scherm zowel wanneer u een afbeelding invoegt, als wanneer u een afbeelding bewerkt. 'Image URL' gebruikt u om de url van de afbeelding in te typen. De afbeelding moet dan dus al op een andere website staan. 'Image description' gebruikt u om de afbeelding te omschrijven (optioneel). Als de afbeelding niet laadt of als iemand met de muis over de afbeelding zweeft is de tekst die u hier schrijft te lezen. 'Alignment' gebruikt u om te bepalen waar de afbeelding komt te staan. Lijnt u links of rechts uit? Moet de tekst aan de bovenkant of aan de onderkantstaan? 'Dimensions' gebruikt u om de afmetingen van de afbeelding aan te passen (in pixels). 'Border' gebruikt u om te bepalen hoe de dik de omlijning van de afbeelding moet zijn (leeglaten als u geen omlijning wilt). 'Vertical space' en'Horizontal space' gebruikt u om aan te geven hoeveel witruimte er om de afbeelding heen moet zijn. Dit gebruikt u zodat de tekst (bij bepaalde alignments) niet direct tegen de afbeelding aan staat. De meeste velden zijn optioneel. Een tweede manier om afbeeldingen in te voegen is via'Extra bestand toevoegen' . Deze optie gebruikt u als de afbeelding niet op internet te vinden is, maar al wel in uw bestanden op Pleio of op uw harde schijf. U krijgt het volgende scherm.
Wanneer u al bestanden op Pleio (deze deelsite) heeft staan, dan zult u ze hier zien. Kies dan de juiste afbeelding en klik op er op. De afbeelding is vervolgens zoals eerder beschreven te bewerken. Heeft u nog geen of niet de juiste afbeelding al op Pleio staan, dan zult u deze eerst moeten toevoegen. Klik daarom in het scherm op'Uploaden' . Het volgende scherm verschijnt dan.
'Bestand' gebruikt u om te bladeren naar het bestand op uw harde schijf 'Titel' gebruikt u om het bestand kort te omschrijven 'Omschrijving' gebruikt u om het bestand uitgebreider te beschrijven 'Tags' gebruikt u om trefwoorden toe te voegen aan uw bestand 'Toegankelijk voor' gebruikt u om te bepalen wie dit bestand mag zien als ze naar uw bestanden zouden gaan (in het artikel is het altijd te zien als u het toevoegt. U bepaalt voor het artikel weer wie dit mag zien) Als u klaar bent klikt u op'Opslaan' . U komt dan weer in het eerdere scherm waar u nu (bovenaan) uw zojuist toegevoegde afbeelding ziet staan. Klik erop om het toe te voegen. De laatste manier om media toe te voegen is via'Insert embed code' (de twee pijltjes) en'Insert/edit embedded media' (het filmrolletje). Bij de eerste kunt u bijvoorbeeld de embed-code van een Youtube video toevoegen. Bij de tweede kunt u bijvoorbeeld Flahs bestanden toevoegen.
Met tabellen werken De onderste rij met icoontjes is om met tabellen te werken.
Gebruik het eerste icoontje om een tabel in te voegen. Met de overige icoontjes bewerkt u de tabel, net zoals u in bijvoorbeeld Word zou doen.
De structuur van Pleio Ik merk dat voor veel mensen de opbouw van Pleio nogal verwarrend overkomt. Je hebt Pleio, deze deelsite, groepen (open, besloten)... Daarom heb ik in een Prezi de structuur van Pleio inzichtelijk proberen te maken. Bekijk de Prezihier.
Attenderingen U kunt zelf bepalen hoe u op de hoogte wilt worden gehouden wanneer er iets in een van uw groepen gebeurt. U heeft de keuze om meldingen via e-mail en/of interne pleio-berichten te ontvangen. Dit kunt u instellen per groep, contact en bij reacties op informatie die u op Pleio hebt geplaatst. Ga hiervoor naar'Instellingen' in het linkermenu.
Vervolgens kunt u in het menu aan de rechterkant kiezen of u de attenderingen voor uw groepen wilt aanpassen, of dat u de attenderingen voor in het algemeen wilt aanpassen.
Daar kunt u instellen op welke manier en wanneer u geattendeerd wilt worden. Vergeet niet op opslaan te kiezen na uw wijzigingen! E-mail betekent dat u het in uw e-mail krijgt waarmee u uw account heeft aangemaakt. Site betekent dat u het in uw Postvak In krijgt op de Deelsite.
Voorbeeld e-mail leden uitnodigen U heeft net een groep aangemaakt op Pleio, alvast een agenda en enkele bestandjes toegevoegd. Nu is het tijd dat de juiste mensen uw groep weten te vinden. Vaak zal het zo zijn dat u voor een specifiek groep, netwerk of overleg een groep op Pleio inricht. Het kan dan handig zijn hen een e-mailtje te sturen met daarin precies de stappen die zij moeten ondernemen om lid te worden van uw groep. Hieronder vindt u een voorbeeld e-mail.
Voorbeeld
Beste, Pleio is een online platform waar het mogelijk is een 'online vergaderzaal' te openen. Je kunt er documenten delen, online samenwerken in Wiki's, blogs schrijven, nieuws delen.. en meer! Vanuit Kennis Delen Drenthe is er een zogenaamde deelsite gemaakt. Op deze deelsite heb ik een groep voor [thema/organisatie/netwerk..] ingericht. Om lid te worden van de groep zijn drie stappen nodig: Lid worden van Pleio Lid worden van de deelsite Lid worden van de groep In de handleiding staat precies beschreven hoe dit in zijn werk gaat. Lees de handleidinghier. Wil je eerst meer weten over Pleio of de deelsite Digitaal Kennis Delen Drenthe, lees dan eersthierverder. Heb je vragen, neem dan gerust contact met me op. Vriendelijke groet,
Nog te beschrijven onderdelen De handleiding kan in zijn huidige vorm de beginnende gebruiker goed op weg helpen. Er is echter nog een aantal onderdelen die van een beschrijving moeten worden voorzien. In de sub-pagina's van dit item staan ze vermeld.
Deelsites
Aanvragen Aanvragen van een deelsite kan via dit formulier. Als u het formulier heeft ingevuld neemt de werkgroep Pleio contact met u op om de verdere details door te nemen.
Soorten deelsites
Organisatiesite uilteg organisatie site
Themasite uitleg themasite
Toegangscontrole
Validatie als ambtenaar Bevestiging van je aanstelling als ambtenaar via e-mail verificatie
Tweio's
Toevoegen content
Bestand uploaden
Wikipagina maken
Widget "A" In bewerking Beschrijving afzonderlijke widget
Tweio's Tweio is de statusfunctie binnen Pleio (deelsites). De werking is grofweg te vergelijken met de van Twitter en Yammer.
Overzicht van Tweio's Van Yammer ken je wellicht My feed en Company feed. Op die pagina's zie je respectievelijk de berichten zien van de mensen die je volgt of die van de hele organisatie. Die functie is er ook voor Tweio's. Je kunt er voor kiezen deze informatie toe te voegen aan je persoonlijke dashboard en/of profiel. Hoe je dat doet kun je lezen op deze wikipagina. Binnen de widget kun je er voor kiezen alle Tweio's te tonen, alleen die van je contacten of alleen die van jezelf (handig voor op je profielpagina). Wil je het niet op je dashboard maar wel af en toe kijken wat je collega's met je willen delen? Dan kan dat via een overzichtspagina.
Overzicht - Alle tweio's Via de pagina met alle Tweio's heb je nog een aantal mogelijkheden om te filteren in de informatie die je ziet. Dat gaat via het menu aan de linkerzijde van het scherm.
Mijn tweio's Deze optie laat een overzicht zien van alle Tweio's die je zelf hebt geplaatst. Ook je reacties op de Tweio's van anderen zijn hier zichtbaar. Je ziet alleen de Tweio's die je binnen de bezochte deelsite hebt geplaatst.
Tweio's van mijn contacten Dit laat alle Tweio's zien van je contactpersonen. Het gaat dan alleen om de contactpersonen binnen op dat moment bezochte deelsite.
Vermeldingen Als je een vraag hebt gesteld of iemand reageert op je status dan is het natuurlijk wel handig als je daar ook een overzicht van hebt. Dat overzicht vindt je onder deze knop. Het is dus niet nodig om alle Tweio's te lezen of er iemand heeft gereageerd of een vraag aan jou heeft gesteld. Voor vermeldingen kun je ook nog een attendering instellen zodat je een bericht krijgt via de deelsite (Postvak IN rechtsboven). De instellingen aanpassen kun je doen via Mijn Pagina - Mijn Instellingen. Voor de instellingen voor Tweio meldingen klik je vervolgens op Plugins instellen. Via Mijn instellingen - Attenderingen kun je ook meldingen aan- of uitzetten voor andere activiteiten binnen Pleio / Insite.
Zoeken Ben je op zoek naar Tweio's over een bepaald onderwerp? Via het zoekvenster zoek je binnen alle Tweio's naar het ingevoerde woord.
Tweio versturen Binnen Pleio zijn er verschillende mogelijheden om een tweio te versturen. Dat kan via de overzichtspagina maar dat kan ook via een widget op je dashboard op profiel pagina (voeg daarvoor de widget 'Verstuur een tweio' toe aan de betreffende pagina). Bij het versturen van een Tweio kun je kiezen voor wie de Tweio zichtbaar is. Dat kan iedereen zijn maar dat kunnen ook alleen de leden van een groep zijn. Wil je een Tweio sturen aan een specifieke persoon, tik dan @ direct gevolgd door de naam. Er verschijnt dan direct een lijst van je contacten waaruit je kunt selecteren zodat je niet de hele naam hoeft in te voeren.
6. Voor groeps- en deelsitebeheerders
Link naar de handleiding Wil je op de voorpagina van je groep of deelsite een link naar deze handleiding? Voeg dan een vrije tekst widget toe, geef deze een eigen naam (aan te passen door de beheerder via het tandwieltje) en plak in de vrije tekst widget de volgende html-inhoud:
