Verslag ROC-UP!-Conferentie 8 november 2012
Donderdag 8 november 2012 is er met Directies en MT-leden in het Bouwlab van de locatie Gare du Nord een ROC-Up!-Conferentie gehouden. ROC-UP! staat voor Uniformering Processen en voorziet per maart 2013 in het ingebruik nemen van EduArte in ROC Flevoland, waar Noise en diverse andere pakketten worden vervangen. In ROC van Amsterdam is het plan om medio november 2013 EduArte in gebruik te nemen en daarmee PeopleSoft en andere pakketten te vervangen. Opening In de inleiding van Gerrit Vreugdenhil werd benadrukt dat de dilemma’s die voorgelegd zouden worden aan de vijf onderscheiden groepen, niet vrijblijvend waren. De deelnemers werd gevraagd vooral niet vanuit dogma’s te redeneren, maar vanuit waarderend onderzoek. Goede voorbeelden zouden door het bevragen van elkaar ons op weg moeten helpen het gedroomde concept te gaan realiseren. Met onderstaande plaat wordt de positionering van het Information board en ROC-UP! weergegeven, waarbij OB staat voor Onderwijs Board en IV Voor Informatievoorziening. Vraagorganisatie
Adviesorganen
ROC-UP! project
RVB
RVB
Opdrachtgever MBO colleges
Teams
MBO collegeMBO college
Teams
Stuurgroep Programma manager
OB
IB
Teams
Opleidingen
Opleidingen Opleidingen
IV
1
Kernreg
Volg
OC&E
AAR
Impl teams
ROC-UP! keuzes en gelopen traject door Harry Mauw: • Geen zelfbouw, geen losse applicaties maar een bestaand integraal softwarepakket • Keuze voor SAAS (Software As A Service), dus geen mogelijkheid voor eigen maatwerk • Eén softwarepakket voor alle MBO-colleges (incl. Business College) en Educatie • Aanhaken bij bestaande standaards voor bedrijfsvoering in het Mbo-onderwijs (Triple-A) • Aansturing vanuit Information Board Voorliggende vraagstukken Het “rode” boekje is een leidraad bij de keuzes (ook wel genoemd Standaarden 2.0). Maar de vraag is: kennen we dit, volgen we dit en in welke mate ondersteunen we dit samen ? Bij de inrichting van het gekozen softwarepakket Eduarte en de stroomlijning van de processen loopt de projectgroep tegen vragen en issues aan, waarvoor ze graag breed draagvlak wil hebben. In totaal zijn zestien vragen voorgelegd aan de deelnemers. De vragen waren opgedeeld naar de procesgebieden: Studentenadministratie, Onderwijscatalogus, Aan/afwezigheidsregstratie en Volg& Zorg.
Bespreking vraagstukken in parallelle sessies Iedereen Ambassadeur Voordat de subgroepbesprekingen begonnen, werd door Gerrit Vreugendenhil meegegeven dat de deelnemers aan het eind van de dag, ambassadeur van ROC-UP! werden. Procesgroep-1 Studentenadministratie & Examineren In deze procesgroep lag één vraagstuk op tafel: we hebben nu drie verschillende structuren voor domeinindelingen: welke gaan we hanteren? Voor de domeinen zijn de mboraaddomeinen een goede basis. In aansturing is eea soms verschillend en voor specifieke rapportage verschilt m.n. luchtvaart sport en veiligheid, mode en handel. Maar voor rapportage als totaal is er geen echt verschil.
2
Procesgroep-2 Onderwijscatalogus en Examineren In de procesgroep over de Onderwijscatalogus zijn de gekozen uitgangspunten getoetst: Alleen resultaten die leiden tot eind resultaat kwalificerend worden vastgelegd. Inrichting opleidingsstructuur gaat uit van het vastleggen van een aantal ijk- en meetmomenten voor het ontwikkelingsgerichte deel. Het aantal ijk momenten is door onderwijs zelf in te vullen. Het aantal meetmomenten is gelijk aan het aantal onderwijsperioden (4 per jaar). Het onderwijs richt het ontwikkelingsgerichte- en kwalificerende deel van de opleidingen in middels het vullen van een uniform vulsheet (excel). Deze structuren zijn vastgesteld middels studiewijzer en wet. Aangestelde beheerders richten het systeem uniform in. De lerarenagenda, voor het vastleggen van allerlei onderliggende resultaten, is door de docenten zelf in te richten. Het ontwikkelings- en kwalificerende deel zal in tegenstelling tot de huidige situatie (centraal) beheerd moeten worden. Op dit moment wordt dit door docenten zelf ingericht in Trajectplanner, hetgeen er toe leidt dat de inrichting zeer divers is.
Procesgroep-3 Aan en Afwezigheidsregistratie Roostering kreeg de aandacht. Randvoorwaarde is een goed rooster, maar valt buiten het ROC-UP!-project. Wie verdeelt de leerlingengroepen over clusters en keuzevakken? Waar ligt welk mandaat? Is het een individueel roosterprobleem of teamkeuze? Waar ligt verantwoordelijkheid om keuzes te maken? Kiezen we voor individuele roosters en waar ligt de regie dan? Soms wil docent regie. Slotconclusie: de directies moeten kiezen niet de roostermaker. Procesgroep-4 Volg De termen bij loopbaanbegeleiding uit rode boekje roepen mbt POP, PAP en Startprofiel verschillende beelden op. Doorpraten levert veel parallelle processen op en dat er betere moderne termen beschikbaar waren. Suggesties: startsituatie en begeleidingsopdracht is in aanvang gelijk.
3
Hulplijnen worden ingeschakeld en tekeningen maken het duidelijk
Procesgroep-5 Zorg: Intake en het maken van een startprofiel werden o.a. besproken. De optie om bij foute aanmelding de doorverwijzingsplicht met warme overdracht te hanteren werd onderschreven. Inhoudelijk zijn er geen verschillen tussen de ROC’s . Begrippen en organisatieverschillen zijn er wel.
Afsluitende plenaire discussie onder leiding van Gerrit Vreugdenhil Knelpunt-1 Roosterproblematiek • Kwaliteit rooster is randvoorwaardelijk voor AAR • Roosterproblematiek is geen onderdeel ROC-UP!-project • Is het leveren van onderwijsmaatwerk aan studenten het probleem van het roosterbureau of van het onderwijsteam? Het dilemma: Is rooster-problematiek onderdeel van het project ROC-UP ?
4
Knelpunt-2: De keuzes rondom inrichting en standaardisatie van de zorg- en vol structuren is met name een semantisch probleem. Conclusies: Vijftien van de zestien vraagstukken zijn op de conferentie opgelost, één vraagstuk niet. dit betreft de problematiek van de (gebrekkige) kwaliteit van roosters. De problematiek wordt breed (onderwijs en bedrijfsvoering) herkend en gedragen. De vraag of deze binnen het project ROC-UP! getrokken moet worden gaf geen eensluidend antwoord. Het is aan de Raad van Bestuur om een keuze dan wel separate projectopdracht te maken. De keuze van de aanwezigen: de ROC-UP!-Procesgroepen krijgen mandaat in het maken van definities en terminologie! Afsluiting In de afsluiting bedankt Gerrit Vreugdenhil alle aanwezigen voor hun actieve bijdrage en benadrukt het belang dat de deelnemers van deze dag ook de taak hebben eea uit te dragen naar de organisatie en achterban.
5
