Bijlage 02.0 Besluitenlijst Programmaraad Stelsel van Basisregistraties (PSB) 15 oktober 2010 10.00 – 13.00 uur in de Hoftoren (Ministerie van OCW)
Aanwezig: dhr. drs. P.J. (Peter) Welling (voorzitter) dhr. T.C.A. (Tom ) Keek (projectleider en secretaris a.i.) dhr. A.J.A. (Arno) Thijssen (BZK) dhr. drs E.J. (Erik) Jonker (BZK) dhr. Ing H.B. (Herman) Holtkamp (Logius) dhr. dr. ir. R. (Rob) Papenhuijzen (V&J) dhr. mr. J.T.H. (Jan) Duijghuisen (Financiën/Belastingdienst) dhr. ir. A.M. (Arie) Versluis (I&M) dhr. ir. A.W.J. (Noud) Hooyman (I&M) dhr. drs. R. (Rinke) Zonneveld (EL&I) mw. W.M. (Marianne) Bos (OCW) dhr. N. (Nils) Borgesius (provincies/IPO bureau) mevr. A. (Arianne) de Man (provincies/IPO bureau) mw. R.E. (Regina) Riemersma (Manifestgroep/DUO) dhr. mr. P.J.M. (Peter) Jong (KvK) dhr. E. (Erik) Kraaij (waterschappen/UvW) dhr. J.M.M. (Han) Polman (gemeenten/Bergen op Zoom) dhr. C. (Cees) Meesters (gemeenten/Rotterdam) dhr. drs. B. (Bart) Drewes (gemeenten/VNG) Afmeldingen: dhr. A.P.G. (Arco) Groothedde (Manifestgroep/Kadaster), dhr. drs. S.P.R.A. (Steven) Weyenberg (SZW), dhr. J. W. (Jan Willem) Duijzer (EL&I) Vervanging: dhr. Ing H.B. (Herman) Holtkamp voor dhr. S.B. (Steven) Luitjens (Logius), dhr. N. (Nils) Borgesius (provincies/IPO bureau) en mevr. R. (Arianne) de Man (provincies/IPO bureau) voor dhr. R. (Rob) Meerhof (provincies/IPO bestuur, dhr. drs. B. (Bart) Drewes voor dhr. drs. M.J.M. (Marcel) Meijs (gemeenten/Enschede).
1. Opening Het realiseren van een werkend stelsel is in eerste instantie een bestuurlijkorganisatorisch vraagstuk, secundair een ICT- vraagstuk. De voorzitter vraagt de leden om “over hun eigen schaduw heen te stappen”. Voor de Programmaraad betekent dit: 1. Een gemeenschappelijk beeld ontwikkelen van wat we met het stelsel willen en kunnen bereiken; 2. Scherp bewaken en elkaar daarop bevragen zodat ieders belang in beeld komt en we bereid zijn te investeren in het gezamenlijk belang van een werkend stelsel; 3. Afspraak=afspraak. Streven is om deze programmaraad in 2011 voort te zetten, maar dat is aan de minister van BZK in overeenstemming met de andere leden van het kabinet. BZK neemt initiatief om nu snel duidelijk over de periode na 1 januari te krijgen.
1
2. Kennismaking 3. Taak en domein van de programmaraad Het instellingsbesluit is na een schriftelijke ronde van de BRG op 7 oktober 2010 formeel in werking getreden. Alle deelnemers bevestigen desgevraagd dat zij met mandaat deelnemen aan de PSB. De BRG heeft een visie op dienstverlening vastgesteld. Deze wordt met het verslag t.k.n. aan de leden van de PSB gestuurd. De PSB vraagt voor de volgende vergadering meer duidelijkheid op de volgende punten: − Bestaande regels, kaders en doelstellingen ten aanzien het stelsel beschikbaar stellen aan de PSB, , alsmede de relatie met het werk van Eurocommissaris Kroes en eventuele regels vanuit de EU; − Relatie met andere aansturende gremia van basisregistraties en Logius scherper duiden; De PSB vraagt de samenstelling van het stelseloverleg beter te laten aansluiten bij de samenstelling van de PSB. 4. Hoe gaan we het organiseren? De governance notitie heeft tot doel heldere sturingslijnen te ontwikkelen vanuit de programmaraad als enig opdrachtgever. Alles wat er wordt ondernomen om het doel te bereiken van een werkend stelsel vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de programmaraad. De PSB stemt in met de voorgestelde werkwijze in de governance notitie. Op de volgende aandachtspunten wordt voor de eerstvolgende vergadering van de PSB een aanvullende notitie gevraagd: - de rol van de verschillende deelnemers van de PSB meer expliciet maken in relatie tot bijv. beheeroverleggen van basisregistraties. - de expertgroep stelselstandaarden in de opdrachtenstructuur van de PSB onderbrengen en praktisch verbinden aan het stelseloverleg - beschrijven hoe en wanneer het stelseloverleg met name inhoudelijke adviezen geeft aan de PSB - de wijze waarop de uitvoering van de opdrachten van de programmaraad wordt georganiseerd (Er komt vooralsnog niet één uitvoeringsorganisatie) De PSB verzoekt het secretariaat een discussienotitie te laten maken over een werkend stelsel geredeneerd vanuit de keten. Wat betekent een werkend stelsel vanuit het gebruikersperspectief: de school, de dienst, de gemeente etc. De vertegenwoordiger van OCW biedt aan hieraan te willen meewerken. De PSB besluit na een half jaar de governance te evalueren en zonodig te herijken. 5. Stand van zaken stelsel van basisregistraties. De PSB besluit dat de stand van zaken te eenzijdig een beeld geeft vanuit het aanbod en verzoekt om een gespreksnotitie voor de eerstvolgende vergadering waarin de voortgang vanuit het gebruikersperspectief in beeld wordt gebracht. De PSB besluit één keer per twee vergaderingen (minimaal één keer per kwartaal) een update van de voortgang/ monitoring te willen bespreken.
2
6. Jaarplan 2011 Het jaarplan wordt vastgesteld door de BRG, waarmee aan de PSB het mandaat wordt gegeven voor de activiteiten en projecten in 2011. De leden van de PSB zullen (d.m.v. een emailronde) contactpersonen aanwijzen die beschikbaar zijn voor medewerking aan het jaarplan. Het domein van het jaarplan: De PSB besluit te willen sturen op de hele keten en zal daarover in het jaarplan strategische keuzes willen maken. De PSB zal de prioriteiten ook bepalen vanuit de gebruikersdoelen, de beheerdoelen en door van buiten naar binnen te redeneren. De eerste focus: De PSB zal de eerste focus niet alleen op BAG, GBA en NHR, maar ook op een Geobasisregistratie (BR Kadaster en Topografie) leggen. De PSB besluit in de vergadering van 19/11 aan de hand van een notitie de consequenties van deze focus te bespreken. De inhoud: De PSB besluit een duidelijk financieel arrangement, waaronder de budgetfinanciering, voor het programma uit te werken, "financiële duidelijkheid” is immers randvoorwaarde voor succes. Bij deze uitwerking verzoekt de PSB meer aandacht aan de baten, mn de gebruikersbaten te besteden. Het implementatieplan van KING wordt hierbij betrokken. De PSB besluit het hoofdstuk ‘gebruik’ toe te voegen aan de inhoudsopgave. 7. Generieke voorziening: Digimelding De PSB erkent het belang van ‘terugmelden’ voor een werkend stelsel en stemt in met het voorstel om een stuurgroep in te stellen. De Stuurgroep zorgt voor een duidelijke evaluatieopdracht van de pilot en geeft de opdracht voor het maken van een snelle belangen- en wensen-inventarisatie, zodat op 17/12 de PSB kan besluiten met welke opdracht de stuurgroep ‘terugmelden’ in 2011 aan de slag kan. De stuurgroep bestaat uit I&M/BAG (tevens voorzitter), de pilotpartijen, t.w. Rotterdam, UWV en BPR/mGBA, en Logius vanuit beheer. De PSB besluit snel en helder te willen communiceren over hoe nu verder met digimelding 2.0. 8. Generieke voorziening: Digilevering De PSB besluit tot het instellen van een stuurgroep digilevering (DL), bestaande uit Kadaster, KvK, Belastingdienst, I&M (BAG), BZK en ICTU (adviserend lid). Het Kadaster wordt door de voorzitter gevraagd deze stuurgroep voor te zitten. De PSB verzoekt in de vergadering van 19/11 een opdrachtbrief voor deze stuurgroep te bespreken. 9. Issue-management De PSB besluit dat opgeloste issues pas na een impactanalyse geagendeerd worden in de PSB. De vraagstelling van de impactanalyse zal zodanig worden aangepast, dat de vraag over kosten (1) en moment van implementeren (2) niet meer op gespannen voet staan. De expertgroep stelselstandaarden (ESS) krijgt namens de PSB de taak om na inhoudelijke overeenstemming in de expertgroep stelselstandaarden de organisaties die
3
het aangaat te verzoeken de impactanalyse uit te voeren en hierbij KING te betrekken. De PSB verzoekt in de vergadering van 17/12 een aantal opgeloste issues te bespreken op basis van een inhoudelijk advies van de ESS en de conclusies van de impactanalyse. 10. Digitale nieuwsbrief PSB De PSB besluit voorlopig akkoord te gaan met een digitale nieuwsbrief, met het verzoek de artikelen in termen van resultaat te beschrijven. De PSB wenst de communicatie in het bredere perspectief van ‘change’ te zien en verzoekt het secretariaat een workshop communicatie en ‘change’ te organiseren met PSB-leden en deskundigen, zodat de PSB op 17/11 aan de hand van een discussienotitie de change- en communicatiestrategie kan bespreken. De PSB denkt bijvoorbeeld aan gerichte ketenacties en interactieve vormen van communicatie. 11 Data volgende vergaderingen van de programmaraad SBR De PSB gaat akkoord met de voorgestelde data en verzoekt voor heel 2011 een vergaderschema te maken. 19 november 10.00 – 12.30 uur 17 december 10.00 – 12.30 uur 11 februari 10.00 – 12.30 uur
4
Actielijst PSB 15 oktober 2010 01 BZK bereidt voor het einde van 2010 een besluit voor de voortzetting van de PSB 20112015 voor. (Arno) 02 Definitieve lijst met de leden PSB wordt met het verslag meegezonden (Tom) 03 De door de BRG vastgestelde visie op dienstverlening wordt meegezonden met het verslag (Tom) 04 De door de PSB genoemde punten mbt domein en taak van de PSB wordt in de PSB van 19/11 geagendeerd (Tom) 05 De samenstelling stelseloverleg aanpassen aan de samenstelling van de PSB (Erik) 06 De door de PSB genoemde aandachtspunten worden in een aanvullende notitie op de governance-notitie in PSB van 19/11 geagendeerd (Tom) 07 zie ook 12 Discussie notitie over de ketenbenadering ontwikkelen en in PSB van 19/11 bespreken (Marianne en Tom) 08 Evaluatie en herijking governance in april 2012 starten en opzet hiervan voor de zomer 2011 in PSB bespreken (Tom) 09 Opzet voor een monitoringssyteem, ook vanuit het afnemersperspectief en het beheersperspectief agenderen voor de PSB 19/11 (Tom) 10 Nieuwe update van de stand van zaken van ‘een werkend stelsel’ agenderen in de PSB van 17/12 (Erik) 11 18 oktober gaat een e-mail uit naar de leden van de PSB met het verzoek een contactpersoon aan te wijzen voor hun bijdrage aan het jaarplan 2011 (Erik) 12 zie 07, Discussienotitie ketenbenadering met hulp van leden van de PSB maken (Tom) 13 Notitie met een uitwerking van de eerste focus op BAG, GBA, NHR en Geo (BR Kadaster en Topografie) voor het jaarplan 2011 agenderen in de PSB van 19/11, zodat er helder prioriteiten gesteld kunnen worden (Noud (voor Geo) en Erik) 14 Discussienotitie agenderen met inhoudelijke -, financiële - en implementatie-dilemma’s en keuze-opties voor het jaarplan 2011 in PSB agenderen van 19/11. Aan de inhoudsopgave van het jaarplan 2011 de paragraaf ‘gebruik’ toevoegen (Erik)
15 De nieuwe stuurgroep digimelding op korte termijn bijeenroepen (Erik) 16 In de PSB van 17/12 een concept-opdrachtbrief ‘terugmelden’ agenderen op basis van de resultaten van de evaluatie en de belangeninventarisatie. (Erik)
5
17 Benaderen van Arco Groothedde met de vraag of hij voorzitter wil worden van de stuurgroep digilevering (Peter W). 18 Op korte termijn de nieuwe stuurgroep digilevering bijeen roepen (Erik) 19 De concept-opdrachtbrief digilevering voor de stuurgroep Digilevering inde PSB van 19/11 agenderen (Erik) 20 De expertgroep stelselstandaarden krijgt van de PSB de opdracht oplossingen te ontwikkelen voor issues en bij inhoudelijke overeenstemming een impactanalyse te laten uitvoeren. KING wordt hierbij betrokken. (Erik) 21 In de PSB van 17/12 worden een aantal opgeloste issues en de resultaten van de impactanalyse geagendeerd (Erik) 22 Workshop communicatie en ‘change’ organiseren met PSB-leden en deskundigen, zodat de PSB op 17/11 aan de hand van een discussienotitie de change- en communicatiestrategie kan bespreken (Tom) 23 Vergaderschema 2011 maken, niet alleen op vrijdag (Tom)
6
