Beschrijving Code Pensioenfondsen ACTIE TOT NALEVING VAN DE NORMEN PER , OF MOTIVERING AFWIJKEND BELEID

Beschrijving Code Pensioenfondsen

Checklist Code Pensioenfondsen: Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor het Schilders-, Afwerkings- en Glaszetbedrijf (Bpf SAG)

De pensioenfondsen mogen deze Code naleven volgens het ‘pas-toe-of-leg-uit’-beginsel. Dit betekent dat een pensioenfonds de normen van de Code toepast of in het jaarverslag motiveert waarom het een norm niet (volledig) toepast. Afwijken van de norm is dus mogelijk, als daar een goede reden voor is.

Datum checklist: 30 maart 2016 (vastgesteld) No Code

PAST TOE per 1- BELEID WIJKT ACTIE TOT NALEVING VAN DE NORMEN PER 1-1-2014, OF MOTIVERING AFWIJKEND BELEID 1-2014 AF per 1-12014, op de volgende onderdelen

1 - 16

Taak en werkwijze bestuur, BO, intern toezicht 1 Het bestuur voert voor alle belanghebbenden van het pensioenfonds als ‘goed huisvader’ (m/v) de

pensioenregeling uit: de regeling in ontvangst nemen, aanvaarden en beheren, de gelden beleggen, de pensioenen uitkeren en belanghebbenden informeren. Het bestuur heeft altijd de eindverantwoordelijkheid en de regie over alle werkzaamheden van het fonds. 2 Het bestuur maakt heldere afspraken over zijn beleidsruimte. Die afspraken maakt het bestuur met de werkgever, de sociale partners of de beroepspensioenvereniging die de pensioenregeling bij het pensioenfonds onderbrengt. 3 Het bestuur stelt een missie, visie en strategie op. Ook zorgt het voor een heldere en

v

Het bestuur geeft hier invulling aan. Het beleid van het bestuur is vastgelegd in de ABTN. De uitvoering van pensioenadministratie en vermogensbeheer zijn uitbesteed. Middels SLA's houdt het bestuur toezicht op de correcte uitvoering.

v

Vanuit hun wederzijdse rol is sprake van frequente correspondentie, periodiek overleg, goede communicatie en goede afstemming tussen het bestuur en sociale partners, bijvoorbeeld over de toekomststrategie van Bpf SAG, de opdrachtverstrekking- en aanvaarding en over aanpassingen in de pensioenregeling. De missie, visie en het beleid van het bestuur zijn vastgelegd in de ABTN. In de notitie ‘Toekomstverkenning – de rol van Bpf SAG in een veranderende sector en maatschappij’ heeft het bestuur zijn strategie uitgewerkt. De missie, visie en strategie van het pensioenfonds worden ook opgenomen in het jaarverslag 2015. De in 2014 en 2015 vastgestelde beleidsuitgangspunten voor de financiële opzet en het beleggingsbeleid van Bpf SAG worden momenteel vastgelegd in één notitie, die na vaststelling op de website zal worden gepubliceerd. Er is sprake van een heldere cyclus voor de totstandkoming en de verantwoording van beleid en de documentatie daarvan. Het bestuur heeft zijn strategische, jaar- en kwartaaldoelen uitgewerkt en stuurt hierop door middel van de systematiek van Kort Cyclisch Sturen. De beleidscyclus is ook door middel van diverse andere beleidsdocumenten waaronder het auditjaarplan en de bestuurlijke productenkalender, geborgd.

v

gedocumenteerde beleids- en verantwoordingscyclus. Daarnaast toetst het bestuur periodiek de effectiviteit van zijn beleid en stuurt zo nodig bij.

4 Het bestuur zorgt voor een noodprocedure om in spoedeisende situaties te kunnen handelen.

v

5 Het bestuur waarborgt dat de leden van het bestuur onafhankelijk en kritisch kunnen opereren, ten

v

opzichte van de achterban en van elkaar.

6 Het bestuur is er collectief verantwoordelijk voor dat het zelf goed functioneert. De voorzitter ziet

hierop toe. Hij is namens het bestuur het eerste aanspreekpunt voor het intern toezicht, het VO of het BO over het functioneren van bestuurders. De voorzitter bewaakt de evenwichtige afweging van belangen in de besluitvorming, net als de besluitvormings- en adviesprocedures. 7 Het bestuur vervult zijn taak op een transparante (open en toegankelijke) manier. Dat zorgt ervoor dat belanghebbenden inzicht kunnen krijgen in de informatie, overwegingen en argumenten die ten grondslag liggen aan besluiten en handelingen 8 Het bestuur legt bij alle besluiten duidelijk vast op grond van welke overwegingen - mede ten aanzien van de evenwichtige belangenafweging - het besluit genomen is.

v

v

v

In de statuten is vastgelegd dat het bestuur zowel schriftelijk, telefonisch als ter vergadering kan besluiten. Schriftelijke besluitvorming omvat ook besluitvorming door middel van digitale communicatiemedia zoals e-mail. De noodprocedure is vastgesteld en opgenomen in de SLA. In aanvulling op het financieel crisisplan werkt het bestuur aan een noodplan Beleggingen (contingencyplan). Doel daarvan is het binnen 24 uur definiëren van de concrete stappen die worden genomen n.a.v. een crisis die een majeure impact heeft of kan hebben op (het herstel van) de dekkingsgraad en de uitvoering van de bijbehorende aanpassingen in de beleggingsportefeuille. Ja, de voorzitters van het bestuur voeren tweejaarlijks een evaluatiegesprek met elk individueel bestuurslid. Verbeterpunten op collectief niveau worden behandeld in een bestuursvergadering. Tweejaarlijks voert het bestuur een zelfevaluatie uit onder begeleiding van een derde over alle aspecten van het eigen functioneren. Onafhankelijkheid is één van de compenties in de competentiematrix van het opvolgingsbeleid van het bestuur. Deze competentiematrix zal definitief worden vastgesteld op basis van de evaluatiegesprekken die de beide bestuursvoorzitters voor eind april 2016 met individuele bestuursleden voeren. In de evaluatie van het bestuur wordt ook nadrukkelijk de rol van de voorzitter(s) betrokken. De beide bestuursvoorzitters overleggen periodiek met het verantwoordingsorgaan (VO). Het Dagelijks Bestuur (DB) overlegt periodiek met de raad van toezicht. In de communicatieuitingen naar de deelnemers en in de diverse vergaderingen met deelnemersraad en verantwoordingsorgaan wordt open gecommuniceerd over de zaken die het pensioenfonds aangaan. Het bestuur ziet erop toe dat de vergaderingen correct worden verslagen, waarbij de overwegingen voor en de belangenafweging bij de besluitvorming worden weergegeven. De besluitvorming en de overwegingen van het bestuur daarbij worden op basis van een vast format uitgewerkt in de voorleggers voor de bestuursvergadering en vastgelegd in de notulen.

Beschrijving Code Pensioenfondsen No Code

PAST TOE per 1- BELEID WIJKT ACTIE TOT NALEVING VAN DE NORMEN PER 1-1-2014, OF MOTIVERING AFWIJKEND BELEID 1-2014 AF per 1-12014, op de volgende onderdelen 9 Het bestuur weegt de aanbevelingen van de raad van toezicht of de visitatiecommissie af. Wil het

v

Dit is vastgelegd in de van toepassing zijnde reglementen. Het bestuur rapporteert (ook in het jaarverslag) over de opvolging van de aanbevelingen van het VO, de RvT, de accountant en de certificerend actuaris.

bestuur afwijken van de aanbevelingen, dan moet het dit motiveren. 10 Het belanghebbendenorgaan (BO) voert zijn taak uit als ‘goed huisvader’- (m/v) voor alle

nvt

belanghebbenden. 11 Het BO waarborgt dat de leden ten opzichte van de achterban en van elkaar onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. 12 Het BO bewaakt of het bestuur de uitvoeringsovereenkomst of het uitvoeringsreglement en het pensioenreglement juist uitvoert. Ook bewaakt het BO of het bestuur de belangen van de verschillende groepen belanghebbenden evenwichtig afweegt. 13 Het BO onderneemt actie als het van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren functioneert. 14 Het intern toezicht vervult zijn toezichttaak zodanig dat het bijdraagt aan het effectief en slagvaardig

nvt nvt

nvt v

Dit is onderdeel van de toezichttaak van de raad van toezicht (RvT). De RvT stelt jaarlijks een werkplan vast waarin de werkwijze van de raad en de hoofdthema's voor het toezicht zijn uitgewerkt. Het werkplan wordt afgestemd met het bestuur. De taken en bevoegdheden van de RvT zijn vastgelegd in de statuten en het reglement van de RvT. De RvT doet verslag van zijn bevindingen in het bestuursverslag en licht zijn bevindingen vooraf in een gezamenlijk overleg toe aan het VO.

15 Het intern toezicht betrekt de naleving van deze Code bij zijn taak.

v

Dit is vastgelegd in het reglement van de RvT en wordt meegenomen in het werkplan van de raad.

16 De Raad van Toezicht stelt zich op als gesprekspartner van bestuur.

v

Het (dagelijks) bestuur en de Raad van Toezicht vergaderen meerdere malen per jaar. Daarin komt onder andere ook de voortgang m.b.t. lopende dossiers van het bestuur aan de orde.

Verantwoording afleggen 17 Het bestuur geeft inzicht in het beleid, de besluitvormingsprocedures, de besluiten en de realisatie van

v

Het beleid is vastgelegd in de ABTN, waarover het VO adviseert. Het bestuur heeft een strategisch meerjarenplan en een jaarplan. De voortgang daarvan wordt gemonitord door het DB en wordt periodiek geëvalueerd. In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over de uitvoering van het beleid. Overleg met het VO en de raad van toezicht (RvT) geeft het bestuur inzicht in de gevolgen van en het draagvlak voor het gevoerde beleid. Het bestuur informeert het VO en de RvT door middel van kwartaalrapportages over de belangrijkste ontwikkelingen m.b.t. het pensioenfonds.

v

Dit is onderdeel van het bestuursverslag.

v

Het bestuur legt verantwoording af aan het VO en de rvt. Daarnaast wordt ook in het jaarverslag verantwoording afgelegd over de uitvoering van het beleid.

v

Dit is een onderdeel van het jaarverslag. Het bestuur volgt de aanbevelingen Uitvoeringskosten van de Pensioenfederatie op. Door de jaarlijkse deelname aan een benchmark wordt de ontwikkeling van de uitvoeringskosten gemonitord. Het bestuur werkt aan de verlaging van de uitvoeringskosten.

v

In het jaarverslag rapporteert het bestuur over de naleving van de gedragscodede, de uitkomst van de evaluatie van het bestuur (op hoofdlijnen) en de naleving van de Code Pensioenfondsen. Deze checklist over de naleving van de Code Pensioenfondsen wordt ook op de website van het pensioenfonds gepubliceerd. Het bestuur en het VO overleggen vooraf over het oordeel van het VO over het gevoerde beleid.

functioneren van het pensioenfonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering door het pensioenfonds.

17 - 22

het beleid.

18 Het bestuur beschrijft in het jaarverslag helder en duidelijk de missie, visie en strategie van het

pensioenfonds. Ook beschrijft het bestuur hierin of en in hoeverre het pensioenfonds de gestelde doelen heeft bereikt. 19 Het bestuur legt verantwoording af over het beleid dat het voert, de gerealiseerde uitkomsten van dit beleid en de beleidskeuzes die het eventueel voor de toekomst maakt. Het bestuur weegt daarbij de verschillende belangen af van de groepen die bij het pensioenfonds betrokken zijn. Ook geeft het bestuur inzicht in de risico’s van de belanghebbenden op korte en lange termijn, gerelateerd aan het overeengekomen ambitieniveau. 20 Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de kosten van de uitvoering van de pensioenregeling.

21 Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de naleving van de gedragscode en deze Code, net als

over de evaluatie van het functioneren van het bestuur.

23 - 24

22 Het bestuur gaat een dialoog aan met het VO dan wel het BO bij het afleggen van verantwoording.

v

Integraal risicomanagement 23 Het bestuur bevordert en borgt een cultuur waarin risicobewustzijn vanzelfsprekend is. Ook zorgt het

v

ervoor dat het integrale risicomanagement adequaat georganiseerd is.

In het bestuur is een onafhankelijke deskundige op het gebied van risicomanagement opgenomen. Ook is er een auditcommissie ingesteld die de risico's en de beheersing daarvan monitort. In het beleidskader voor het risicomanagement van Bpf SAG is het risicomanagementproces van het pensioenfonds uitgewerkt en zijn de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende bestuurlijke gremia en de uitvoeringsorganisaties vastgelegd. Risicomanagement is een vast agendapunt op de vergaderingen van het bestuur en de bestuurlijke commissies.



24 Het bestuur houdt expliciet rekening met risico’s en risicobeheersing bij het bepalen van het beleid en

v

Het bestuur heeft een risico universum met risicokaarten opgesteld waarin de risico's en beheersingsmaatregelen gedefinieerd zijn. Elke beleidsbeslissing wordt vooraf getoetst op eventuele aanwezige risico's en met de overwegingen daarbij vastgelegd in de notulen.

v

Het bestuur heeft een meerjarig communicatiebeleidsplan opgesteld. Per kalenderjaar wordt een aanvullend communicatieplan vastgesteld. Persoonlijke pensioeninformatie is via de Pensioenplanner online beschikbaar. Daarnaast wordt op de individuele informatiebehoefte (telefonische vragen of vragen per e-mail) van belanghebbenden ingespeeld door middel van de Klantenservice en door middel van informatiebijeenkomsten. In het communicatiejaarplan zijn kwantitatief (cijfermatig) onderbouwde doelstellingen m.b.t. de communicatie ambitie van het pensioenfonds opgenomen. De commissie communicatie monitort de realisatie van de communicatie ambitie en de effectiviteit van de ingezette communicatiemiddelen (onder andere door middel van benchmarkonderzoek). Het pensioenfonds voert ten minste elke drie jaar een klanttevredenheidsonderzoek uit.

het nemen van besluiten. Deze risico-afweging legt het bestuur vast. 25 - 26

Communicatie en transparantie 25 Het bestuur zorgt voor een adequaat communicatiebeleid. Dit beleid zorgt er in ieder geval voor dat

persoonlijke pensioeninformatie goed toegankelijk is. Ook bevordert het beleid het pensioenbewustzijn van belanghebbenden. Verder stimuleert het beleid de dialoog met de belanghebbenden over het gevoerde en te voeren beleid. 26 Het bestuur meet hoe effectief de ingezette communicatiemiddelen zijn. Dit doet het periodiek, maar

v

ten minste elke drie jaar.

27 - 29

Verantwoord beleggen 27 Het bestuur legt zijn overwegingen omtrent verantwoord beleggen vast en zorgt ervoor dat deze

v

MVB is een onderdeel van het beleggingsbeleid en het beleggingsplan van Bpf SAG.Het bestuur van Bpf SAG heeft in 2014 een set van acht Beleggingsovertuigingen vastgesteld, waarvan duurzaam beleggen een onderdeel is. Op basis van deze overtuigingen is een nieuw beleid Maatschappelijk Verantwoord Beleggen (MVB) vastgesteld. Momenteel wordt onder begeleiding van PGGM gewerkt aan de concrete implementatie van het MVB-beleid. Kernelementen die daarbij verder worden ingevuld zijn de integratie van duurzaamheidsaspecten, beleggen in oplossingen, actief aandeelhouderschap en uitsluitingen. Het bestuur heeft een uitsluitingsbeleid. Het beleid inzake voting en engagement wordt sinds oktober 2015 uitgevoerd door PGGM. Jaarlijks neemt het fonds deel aan de Benchmark Verantwoord Beleggen door Nederlandse pensioenfondsen van de Vereniging Beleggers voor Duurzame Ontwikkeling (VBDO).

v

Het beleggingsbeleid en de risicobeheersing zijn afgestemd op de verplichtingen van het fonds. Het beleid is gebaseerd op een periodieke ALM-studie. De onafhankelijke beleggingsadviescommissie (BAC) adviseert het bestuur over het beleggingsbeleid Tijdens gecombineerde vergaderingen van het bestuur met het VO is MVB onderwerp van gesprek. Tijdens een gezamenlijke themabijeenkomst van het bestuur, BAC en het VO is ingegaan op het thema MVB.

beschikbaar zijn voor belanghebbenden. Hierbij houdt het bestuur ook rekening met goed ondernemingsbestuur.

28 Bij het bepalen van het beleid houdt het bestuur rekening met de verplichtingen die het fonds is

aangegaan. Ook houdt het bestuur hierbij rekening met zijn verantwoordelijkheid ten opzichte van de belanghebbenden om te zorgen voor optimaal rendement bij een aanvaardbaar risico. 29 Het bestuur zorgt ervoor dat er onder belanghebbenden draagvlak bestaat voor de keuzes over verantwoord beleggen. 30 - 37

Uitvoering, uitbesteding en kosten 30 Het bestuur is verantwoordelijk voor alles wat door, namens of voor het pensioenfonds wordt gedaan.

v

v

Door het bestuur is dit vastgelegd in het uitbestedingsbeleid, de uitbestedingsovereenkomsten en SLA's.

v

Door middel van de notulen van de vergaderingen zijn de besluiten vastgelegd. Deze notulen zijn niet openbaar. Het VO wordt hierover geïnformeerd door middel van de goedgekeurde notulen van de bestuursvergaderingen. In de kwartaalrapportages van het bestuur aan het VO en de RvT wordt ook op de ontwikkelingen en keuzes van het bestuur m.b.t. de uitbestede diensten ingegaan.

32 Bestuur zorgt dat het zicht heeft op de keten van uitbesteding.

v

33 Het bestuur zorgt voor een heldere en expliciete taak- en rolverdeling tussen bestuur en uitvoering en

v

Dit is vastgelegd in het uitbestedingsbeleid en wordt gemonitord door de bestuurlijke auditcommissie. In de overeenkomsten met de uitvoeringsorganisaties zijn afspraken over onderuitbesteding opgenomen. Dit is vastgelegd in het uitbestedingsbeleid en de contracten met de uitvoeringsorganisaties. Dit wordt gemonitord door de auditcommissie. De kaders en criteria voor de selectie van externe managers door de uitvoeringsorganisatie worden vastgelegd in een door het bestuur vastgestelde kaderstelling.

Vanuit die verantwoordelijkheid heeft het bestuur een visie op de uitvoering van de activiteiten van het pensioenfonds. Het bestuur stelt vast aan welke eisen de uitvoering moet voldoen. Ook bepaalt het bestuur welk kostenniveau aanvaardbaar is. 31 Het bestuur legt vast voor welke wijze van uitvoering hij heeft gekozen en welke overwegingen daaraan ten grondslag liggen. Het bestuur zorgt er ook voor dat deze informatie beschikbaar is voor de belanghebbenden.

hierbij passende adequate sturings- en controlemechanismen voor de uitvoering van de activiteiten van het pensioenfonds. 34 Het bestuur zorgt ervoor dat het beloningsbeleid van partijen aan wie taken worden uitbesteed, niet

aanmoedigt om meer risico’s te nemen dan voor het fonds aanvaardbaar is. Om dit te bereiken maakt het bestuur dit onderdeel van de contractafspraken bij het sluiten of verlengen van de uitbestedingsovereenkomst of - indien van toepassing - via zijn aandeelhouderspositie.

v

De visie van het bestuur op het beloningsbeleid is onderdeel van de beleggingsovertuigingen en de beleidsovertuigingen van Bpf SAG en werkt door in de mandaatrichtlijnen die door PGGM bij het beheer van een beleggingscategorie worden toegepast. PGGM werkt conform het beleid van het bestuur. PGGM heeft een handboek bewust belonen. Het beloningsbeleid is een expliciet aandachtspunt bij de selectie van externe vermogensbeheerders en de kaderstellingen daarvoor.



35 Bij uitbesteding van taken neemt het bestuur in de overeenkomst met de dienstverlener adequate

v

Dit aspect wordt meegenomen in de contracten met de uitvoeringsorganisatie.De bepalingen over aansprakelijkheid worden in onderling overleg met de uitvoeringsorganisatie aangescherpt. Het bestuur heeft op basis van de ISAE3402 en het beleid van PGGM vastgesteld dat PGGM dit punt adequaat adresseert in haar contractering van derden. Dit aspect is meegenomen in de contracten met de uitvoeringsorganisatie. PGGM heeft een klokkenluidersregeling. Inviduele externe vermogensbeheerders zullen waarschijnlijk op basis van lokale wet- en regelgeving een klokkenluidersregeling hebben. Nagegaan zal worden of dit inderdaad het geval is. Dit is vastgelegd in het uitbestedingsbeleid en de contracten met de uitvoeringsorganisatie. Het bestuur bespreekt jaarlijks de verbeterpunten n.a.v de ISAE rapportages over de dienstverlening van de uitvoeringsorganisatie op het gebied van vermogensbeheer en pensioenbeheer. De evaluatie van de samenwerking met de uitvoeringsorganisatie is een vast agendapunt van de bestuurs- en commissievergaderingen. Elk kwartaal bespreekt het bestuur de samenwerking met de directie van de uitvoeringsorganisatie. Jaarlijks neemt het fonds deel aan de klanttevredenheidsmeting van de uitvoeringsorganisatie. Eind 2015 is de fiduciaire dienstverlening van de uitvoeringsorganisatie in opdracht van het bestuur door een onafhankelijke derde geëvalueerd. Een soortgelijke evaluatie wordt eind 2016 uitvoerd voor de dienstverlening op het gebied van pensioenbeheer. Op basis van het uitbestedingsbeleid en door middel van een register bewaakt het bestuur met welke partijen een contract is afgesloten en wat daarvan de afloopdatum en opzegtermijn is. Voorafgaand aan een besluit tot verlenging of beëindiging van een overeenkomst wordt een evaluatie uitgevoerd.

maatregelen op voor als de dienstverlener of een door hem ingeschakelde derde onvoldoende presteert, de overeenkomst niet naleeft, schade veroorzaakt door handelen of nalaten. 36 Het bestuur bevordert dat de dienstverleners een klokkenluidersregeling hebben. Met een

klokkenluidersregeling kunnen degenen die financieel afhankelijk zijn van de dienstverlener, zonder gevaar voor hun positie rapporteren over onregelmatigheden binnen de onderneming. Dit kan gaan om onregelmatigheden van algemene, van operationele en van financiële aard. 37 Het bestuur evalueert jaarlijks de kwaliteit van de uitvoering en de gemaakte kosten kritisch en spreekt een dienstverlener aan als deze de afspraken niet of onvoldoende nakomt.

38 - 39

Rol accountant en actuaris 38 Als een accountant of actuaris niet-controlewerkzaamheden moet verrichten, verstrekt het bestuur

v

v

v

hiervoor een afzonderlijke opdracht. Hierbij weegt het bestuur af of de niet-controlewerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door de accountant, de actuaris of door het kantoor dat ook de jaarrekening controleert. 39 Het bestuur beoordeelt ten minste eenmaal per vier jaar het functioneren van de accountant en de actuaris. De uitkomsten van deze beoordeling bespreekt het bestuur met de accountant of actuaris. Ook stelt het bestuur het intern toezicht en het VO of BO van de uitkomsten op de hoogte.

40 - 44

v

Klachten en geschillen; onregelmatigheden (klokkenluidersregeling) 40 Bestuur staat open voor kritiek en leert van fouten.

v

41 Het bestuur zorgt voor een adequate interne klachten- en geschillenprocedure die voor

v

belanghebbenden eenvoudig toegankelijk is. In het jaarverslag rapporteert het bestuur over de afhandeling van klachten en de veranderingen in regelingen of processen die daaruit voortvloeien. 42 Het bestuur zorgt ervoor dat alle betrokkenen bij het fonds de mogelijkheid hebben te rapporteren

v

over onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard. Dit kan gaan om onregelmatigheden zowel binnen het pensioenfonds als bij partijen aan wie taken worden uitbesteed. 43 Het bestuur zorgt ervoor dat degenen die financieel afhankelijk zijn van het fonds, zonder gevaar voor

hun positie kunnen rapporteren over onregelmatigheden binnen het pensioenfonds. Dit kan gaan om onregelmatigheden van algemene, van operationele en van financiële aard. 44 Het bestuur legt duidelijk vast bij wie en op welke wijze degenen die financieel afhankelijk zijn van het fonds, hierover kunnen rapporteren. Ook informeert het bestuur hen hierover.

Het is de vaste regel dat het bestuur voor niet-controlewerkzaamheden separate opdrachten verstrekt.

v

v

Het verloop van het jaarwerktraject wordt gemonitord door het jaarverslagcomité, waaraan zowel bestuursleden, medewerkers van de uitvoeringsorganisatie en de actuaris en accountant deelnemen. Na afloop van het jaarwerktraject vindt een gesprek plaats met de accountant en de actuaris. In verband met de afronding van de transitie van het pensioenbeheer naar PGGM medio 2015 en de controlewerkzaamheden over verslagjaar 2015 is er voor gekozen om in 2015 nog geen formele evaluatie uit te voeren van de accountant en de actuaris. Het bestuur heeft de auditcommissie gevraagd om in 2016 een evaluatie uit te voeren van de accountant en de certificerend actuaris.

Periodiek vindt overleg plaats met het VO en de RvT. Door middel van de zelfevaluaties worden verbetermogelijkheden zichtbaar. Er is een klachten- en geschillenprocedure, die wordt gepubliceerd op de website. In het jaarverslag wordt gerapporteerd over klachten en geschillen. Het bestuur heeft PGGM gevraagd om een rapportage op te stellen over de afhandeling van klachten en de verbetermogelijkheden die daaruit voortvloeien. In het periodiek overleg met leden van het VO en de RvT kunnen eventuele onregelmatigheden gemeld worden. Met de uitvoeringsorganisatie is een procedure afgesproken voor de melding en opvolging van incidenten. Door middel van de SLR-rapportage wordt het bestuur over incidenten geïnformeerd. Het Fonds heeft een integriteitsbeleid, een klokkenluidersregeling, een incidentenregeling en een regeling ongewenst gedrag. Dit staat in de betreffende regeling: klokkenluidersregeling, incidentenregeling en de regeling ongewenst gedrag.



45 - 47

Benoeming, ontslag en schorsing 45 Benoeming en ontslag worden uitgevoerd door belanghebbenden, zo mogelijk door het orgaan zelf,

met betrokkenheid van een ander orgaan van het pensioenfonds. Een bestuurslid wordt benoemd en ontslagen door het bestuur, na het horen van de raad van toezicht over de procedure. Een lid van de raad van toezicht of visitatiecommissie wordt benoemd door het bestuur na bindende voordracht van het verantwoordingsorgaan en wordt ontslagen door het bestuur na bindend advies van het verantwoordingsorgaan. 46 Het bestuur zorgt ervoor dat in de statuten een schorsingsprocedure is vastgelegd. 47 Het bestuur, het VO of het BO en de raad van toezicht leggen bij een vacature de eisen voor de vacante functie vast. 48 - 71

Geschiktheid, termijnen en diversiteit

48

Het bestuur zorgt voor geschiktheid, complementariteit en continuïteit binnen het bestuur. Daarbij houdt het rekening met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht en leeftijd. Het bestuur toetst de geschiktheid van bestuursleden bij het aantreden en gedurende het bestuurslidmaatschap.

49 Bestuur stelt voor iedere bestuursfunctie een specifieke profielschets op. Daarin staan de vereiste geschiktheid en het geschatte tijdsbeslag. 50 Het bestuur zorgt voor een programma van permanente educatie voor de leden van het bestuur. Dit

v

Dit is vastgelegd in de statuten en de van toepassing zijnde reglementen.

v v

Dit is vastgelegd in de statuten. Bij vacatures in het bestuur en de raad van toezicht wordt een specifiek profiel opgesteld. Bij vacatures in het VO wordt een algemeen functieprofiel als basis gebruikt. Het VO wordt in voorkomende gevallen gevraagd die nader te specificeren.

v

Het bestuur voert dit uit bij de aanstellingsprocedure en bestuurlijke evaluaties. Het bestuur heeft in zijn opvolgingsbeleid het proces van opvolging van functies in het bestuur geborgd. In het beleid wordt onder andere ingegaan op het gewenste deskundigheidsniveau, de gewenste competenties en de gedragsstijlen van zowel individuele bestuursleden als het bestuur als geheel (in relatie tot de bezetting van de bestuurlijke commissies) alsmede op de diversiteit. Ook is een algemeen profiel van het bestuur uitgewerkt evenals profielen van individuele bestuursleden. De eventuele gap tussen het vereiste en het ingebrachte deskundigheidsniveau en competenties van de bestuursleden in de bestuurlijke commissies wordt meegenomen in de evaluatiegesprekken die beide voorzitters in april 2016 met de individuele bestuursleden zullen voeren.

v

Dit is vastgelegd in de statuten, in het opvolgingsbeleid en de profielschetsen.

v

Permanente educatie is een belangrijk aandachtspunt voor het bestuur. Op basis van een opleidingsvoorstel stelt het bestuur als collectief jaarlijks een opledingsplan vast en organiseert het thema- en strategiebijeenkomsten ter bevordering van zijn deskundigheid. Bestuursleden nemen ook deel aan themabijeenkomsten en symposia van DNB, de Pensioenfederatie en andere organisaties. Individuele opleidingsbehoeften van bestuursleden worden geadresseerd in de evaluatiegesprekken en kunnen leiden tot een individuele opleiding.

v

Dit is vastgelegd in de statuten en wordt ook feitelijk en aantoonbaar uitgevoerd.

v

De reglementen en de profielen zijn hierop ingericht. De leden van de RvT ondertekenen jaarlijks de nalevingsverklaring van de gedragscode.

v

Dit is vastgelegd in de van toepassing zijnde reglementen.

v

Dit is vastgelegd in de van toepassing zijnde reglementen.

v

Dit is vastgelegd in de van toepassing zijnde reglementen. Aan het eind van elke vergadering staat de RvT stil bij zijn functioneren. De RvT voert jaarlijks een zelfevaluatie uit van zijn functioneren. De evaluatie met een externe partij wordt vierjaarlijks gehouden. Naar mening van de RvT is dit voldoende. De inspanningsverplichting hiertoe is opgenomen in het reglement.

programma heeft tot doel de geschiktheid van de leden van het bestuur op peil te houden en waar nodig te verbreden of te ontwikkelen.

51 Het eigen functioneren is voor het bestuur een continu aandachtspunt. Het bestuur evalueert daartoe

in elk geval jaarlijks het functioneren van het bestuur als geheel en van de individuele bestuursleden. Hierbij betrekt het bestuur één keer in de twee jaar een derde partij. Bij de evaluatie komt aan de orde of het bestuur voldoende geschikt en divers is en wordt bovendien gekeken naar gedrag en cultuur. 52 Leden van het intern toezicht zijn betrokken bij het pensioenfonds, maar moeten zich zodanig

onafhankelijk opstellen dat belangentegenstellingen worden voorkomen. Ze hebben daarbij het vermogen en de durf om zich kritisch op te stellen richting het bestuur. 53 De raad van toezicht bevordert geschiktheid, collegiaal toezicht en complementariteit binnen de raad. Daarbij houdt de raad rekening met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht en leeftijd. 54 De raad van toezicht stelt voor iedere toezichthouder een specifieke profielschets op. Daarin staan de

vereiste geschiktheid en het geschatte tijdsbeslag. 55 Het eigen functioneren is voor de raad van toezicht een continu aandachtspunt. De raad evalueert

daartoe in elk geval jaarlijks zijn functioneren. Hierbij betrekt de raad één keer in de drie jaar een derde partij. Bij de evaluatie komt aan de orde of de raad voldoende geschikt en divers is en wordt bovendien gekeken naar gedrag en cultuur. 56 Het VO bevordert de geschiktheid en diversiteit van zijn leden. 57 Het BO zorgt ervoor dat het divers is samengesteld en dat zijn leden geschikt zijn. Dit doet het BO zowel bij het aantreden van zijn leden als gedurende hun lidmaatschap.

v nvt



58 Het BO evalueert zijn functioneren jaarlijks, waarbij het één keer in de twee jaar een derde partij

nvt

betrekt. Aan de orde komt of het BO voldoende deskundig en divers is en of er voldoende competenties aanwezig zijn. Ook de betrokkenheid van ieder lid van het BO, het gedrag en de cultuur binnen het BO en de relatie tussen het BO en het bestuur maken deel uit van de evaluatie. 59 Ieder bestuurslid heeft stemrecht. 60 De zittingsduur van een bestuurslid is maximaal vier jaar. Een bestuurslid kan maximaal twee keer

v v

Dit is vastgelegd in de statuten. Dit is vastgelegd in de statuten.

v

Dit is vastgelegd in de statuten en de van toepassing zijnde reglementen.

worden herbenoemd. 61 De zittingsduur van een lid van het VO is maximaal vier jaar. Het VO bepaalt hoe vaak een lid van het 62 63 64 65

VO kan worden herbenoemd. De zittingsduur van een lid van het BO is maximaal vier jaar. Een lid van het BO kan maximaal twee keer worden herbenoemd. De zittingsduur van een lid van de raad van toezicht is maximaal vier jaar. Een lid van de raad van toezicht kan maximaal één keer worden herbenoemd. Leden van een visitatiecommissie zijn maximaal acht jaar betrokken bij hetzelfde fonds. Het bestuur, het VO of het BO zorgt ervoor dat de organen complementair zijn samengesteld. Ook moeten de organen een redelijke afspiegeling vormen van de belanghebbenden.

66 Het bestuur stelt - in overleg met het desbetreffende orgaan - concrete stappen vast om te bevorderen

nvt v

Dit is vastgelegd in de statuten en de van toepassing zijnde reglementen. nvt

v

Dit is vastgelegd in de van toepassing zijnde reglementen. Bpf SAG past bij de samenstelling van de fondsorganen het diversiteitsbeleid van het fonds toe. Per 1 juli 2014 is er een bestuurslid namens de zelfstandigen in het bestuur opgenomen en zijn er drie zetels voor vertegenwoordigers van zelfstandigen in het VO gereserveerd. Op voordracht van de pensioengerechtigden in het VO is een bestuurslid namens de pensioengerechtigden benoemd. Bpf SAG past bij de samenstelling van de fondsorganen het diversiteitsbeleid van het fonds toe. Er is (nog) niet voorzien in het vaststellen van doelen en de jaarlijkse evaluatie daarvan.

v

dat fondsorganen divers worden samengesteld. Ook geeft het bestuur aan hoe en binnen welke termijnen het van plan is om de gewenste diversiteit in leeftijd en geslacht te realiseren. Het bestuur legt dit vast in een diversiteitsbeleid. Jaarlijks beoordeelt het bestuur in hoeverre de gestelde doelen zijn gehaald. Driejaarlijks evalueert het bestuur het diversiteitsbeleid. 67 In het bestuur, het VO of het BO zitten ten minste één man en één vrouw. 68 In het bestuur, het VO of het BO zitten ten minste één lid boven en één lid onder de veertig jaar.

v

69 Het bestuur, het BO en het intern toezicht houden bij het opstellen van de profielschets rekening met

v

v

De samenstelling van het bestuur en het VO voldoet hieraan. De samenstelling van het VO voldoet hieraan. Binnen het bestuur is er nog geen bestuurder onder de veertig jaar. Bij het opstellen van een profielschets wordt rekening gehouden met het diversiteitsbeleid.

het diversiteitsbeleid. Het VO houdt hier rekening mee bij het opstellen van de competentievisie. 70 Bij de vervulling van een vacature wordt actief gezocht (en/of actief opgeroepen om te zoeken) naar

v

Dit is meegenomen in het opvolgingsbeleid en de opvolgingsplanning van het bestuur en wordt meegenomen bij het opstellen van de profielschets naar aanleiding van een vacature. Het bestuur van Bpf SAG vindt diversiteit in termen van kennis en competenties enerzijds en leeftijd en geslacht anderzijds, van belang. Het bestuur streeft in haar samenstelling een diversiteit aan gedragsstijlen na. Bij de selectie van een nieuwe bestuurder zal derhalve gezocht worden naar die stijlen die op dat moment versterking behoeven.

v

De normen voor integer handelen, waaronder het voorkomen van belangenverstrengeling zijn vastgelegd in de gedragsdcode. De leden van het bestuur, de RvT en het VO ondertekenen jaarlijks de nalevingsverklaring van de gedragscode. Integer handelen is één van de aspecten die wordt meegenomen in de jaarlijkse zelfevaluatie van het bestuur en de RvT. Bpf SAG voldoet hier aan.

kandidaten die passen in de diversiteitsdoelstellingen. Het bestuur neemt hierover tijdig contact op met degenen die betrokken zijn bij het voordragen of de verkiezing van kandidaten.

71 Het bestuur en het BO toetsen voorgedragen kandidaten mede aan de hand van de

diversiteitsdoelstellingen. 72 - 76

Integer handelen 72 De leden van het bestuur, het VO of het BO, het intern toezicht en andere medebeleidsbepalers

handelen integer. Ze zorgen ervoor dat hun eigen functioneren getoetst wordt. Ze vermijden elke vorm en elke schijn van persoonlijke bevoordeling of belangenverstrengeling met een partij waarmee het fonds een band heeft, op welke manier dan ook. 73 Als leden van het bestuur, het BO, de raad van toezicht en andere medebeleidsbepalers in functie treden, ondertekenen ze de gedragscode van het pensioenfonds. Ook ondertekenen ze jaarlijks een verklaring over het naleven van de gedragsregels. Op het overtreden van de gedragscode staan sancties. Deze staan in de gedragscode. 74 Een (mede)beleidsbepaler maakt direct melding van (potentieel) tegenstrijdige belangen of reputatierisico. 75 Een (mede)beleidsbepaler meldt het voornemen een nevenfunctie te aanvaarden of voort te zetten aan de compliance officer. Het maakt hiervoor niet uit of de nevenfunctie betaald of onbetaald is.

v

v v

Het melden van mogelijk tegenstrijdige belangen (uitnodigingen, nevenfuncties, mogelijke privérelaties) is een standaard agendapunt van de vergaderingen van het bestuur en de RvT. Er is een beschrijving van het risico ‘Belangenverstrengeling’ vastgesteld en opgenomen in het risico universum. Elke bestuursvergadering worden eventuele nevenfuncties, mogelijke privérelaties met contractspartijen en mogelijke situaties van belangenverstrengeling besproken. In de gedragscode is vastgelegd dat deze dienen te worden gemeld aan het DB, dat hiervoor als compliance officer fungeert.



76 Het lidmaatschap van een orgaan van het pensioenfonds is niet verenigbaar met het lidmaatschap

v

Bpf SAG voldoet hier aan.

v

Bpf SAG heeft geen personeel in dienst. De vergoedingen van de bestuursleden en de leden van andere fondsorganen zijn vastgelegd in een vacatieregeling die in overeenstemming is met de verantwoordelijkheid en de benodigde tijdsbesteding. Het bestuur legt hierover verantwoording af (onder andere in het jaarverslag). De vacatieregeling is vastgesteld na advies van het VO. Zie de reactie op norm 77.

van een ander orgaan binnen hetzelfde pensioenfonds, of van de visitatiecommissie. 77 - 81

Beloningsbeleid 77 Het pensioenfonds voert een beheerst en duurzaam beloningsbeleid. Dit beleid is in overeenstemming

met de doelstellingen van het pensioenfonds. Ook is het beleid passend gelet op de bedrijfstak, onderneming of beroepsgroep waarvoor het fonds de pensioenregeling uitvoert. 78 De beloning staat in redelijke verhouding tot de gedragen verantwoordelijkheid, de aan de functie

v

gestelde eisen en het tijdsbeslag 79 Het bestuur is terughoudend als het gaat om prestatiegerelateerde beloningen. Prestatiegerelateerde

beloningen zijn niet hoger dan 20 procent van de vaste beloning. Ze zijn niet gerelateerd aan de financiële resultaten van het fonds. 80 Het bestuur voorkomt dat door de hoogte van de beloning van de leden van het intern toezicht, een financieel belang een kritische opstelling in de weg staat. 81 Bij tussentijds ontslag van een bestuurslid zonder arbeidsovereenkomst of van een lid van het intern toezicht verstrekt het bestuur geen ontslagvergoeding. Bij ontslag van een (andere) medebeleidsbepaler moet een eventuele ontslagvergoeding passend zijn, gelet op de functie en de ontslagreden. 82 - 83

Compliance 82 Het bestuur is op de hoogte van de wet- en regelgeving en de gevolgen daarvan voor het

pensioenfonds. Ook kent het bestuur de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de wet- en regelgeving in fondsdocumenten, besluitvormingsprocessen, procedures en de uitvoering. 83 Het bestuur bewaakt dat het pensioenfonds de wet- en regelgeving en interne regels naleeft (steeds compliant is).

v

v

Het bestuur en leden van fondsorganen kennen geen prestatiegerichte beloningen. Het bestuur wil prestatiegerichte beloningen zo veel mogelijk voorkomen en stuurt hier onder andere op bij de selectie van externe vermogensbeheerders. De hoogte van de vastgestelde beloning is conform de zwaarte van de functie en is niet variabel dat wil zeggen niet afhankelijk van de realisatie van vooraf gedefinieerde doelen. Bpf SAG kent geen arbeidsverhoudingen en dus ook geen ontslagvergoeding. Bestuurders en leden van de raad van toezicht ontvangen geen ontslagvergoeding.

v

Nieuwe wet- en regelgeving wordt zorgvuldig gemonitord en tijdig geïmplementeerd.

v

Nieuwe wet- en regelgeving wordt zorgvuldig gemonitord en tijdig geïmplementeerd.

Beschrijving Code Pensioenfondsen ACTIE TOT NALEVING VAN DE NORMEN PER , OF MOTIVERING AFWIJKEND BELEID

Recommend Documents