Benchmarkonderzoek bij 26 Openbare Bibliotheken
Door D. Fuite / IPV (Instituut voor Publieke Verantwoording) in opdracht van het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing April 2005
Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................. 31 Deel I - Voorgeschiedenis ..................................................................................................................... 33 1. Prestaties meten en vergelijken – Kosteneffectiviteit............................................................... 33 2. Uniforme definities en kostentoerekening ................................................................................ 35 3. Bibliotheekvernieuwing, benchmarking en het Model .............................................................. 36 Deel II - Uitvoering Benchmarkonderzoek............................................................................................. 38 1. Werving deelnemers................................................................................................................. 38 2. De ervaringen bij het invullen van het Model ........................................................................... 39 3. Een niet helemaal gelukte benchmark ..................................................................................... 41 4. Over het gebruik van deze rapportage..................................................................................... 43 Deel IIIA - Resultaten van de benchmark / 12 bibliotheken aangesloten bij PSO ................................ 45 1. Input en voorzieningenpeil ....................................................................................................... 45 2. Aandeel subsidie in kosten....................................................................................................... 46 3. Verhouding soorten baten in totale exploitatie ......................................................................... 48 4. Verdeling kostensoorten........................................................................................................... 49 5. Contributietarieven ................................................................................................................... 51 6. Mediabezit in soorten ............................................................................................................... 52 7. Mediabezit per inwoner en per lener ........................................................................................ 53 8. Uitleningen................................................................................................................................ 54 9. Leners....................................................................................................................................... 56 10. Bezoekers ............................................................................................................................ 57 11. Accommodatie ..................................................................................................................... 58 12. Accommodatie als voorzieningenpeil................................................................................... 59 13. Openingstijden. .................................................................................................................... 60 14. Enkele kengetallen............................................................................................................... 61 Deel IIIB - Resultaten van de benchmark / 14 Openbare Bibliotheken................................................. 63 1. Input, voorzieningenpeil en subsidieaandeel ........................................................................... 63 2. Verhouding soorten baten in totale exploitatie ......................................................................... 66 3. Verdeling kostensoorten........................................................................................................... 68 4. Mediabezit in soorten ............................................................................................................... 71 5. Mediabezit per inwoner en per lener ........................................................................................ 71 6. Uitleningen................................................................................................................................ 72 7. Leners....................................................................................................................................... 74 8. Bezoekers................................................................................................................................. 75 9. Personeelsinzet en kosten ....................................................................................................... 76 10. Openingsuren....................................................................................................................... 78 11. Accommodatie .................................................................................................................... 79 Deel IV - Een instrumentarium in ontwikkeling...................................................................................... 82
30
Inleiding Deze inleiding is geschreven door het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing Voor u ligt een rapport waarin 26 openbare bibliotheken met elkaar worden vergeleken. De opdracht voor het onderzoek is verstrekt door een werkgroep waarin naast het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing vertegenwoordigers van de Vereniging van Openbare Bibliotheken en de VNG zitten.
Benchmarken een instrument voor managers en subsidiegevers De kern van de benchmark bestaat uit het berekenen en vergelijken van kengetallen. Met die kengetallen worden resultaateenheden en de daarvoor gemaakte kosten berekend en vergeleken. Daarmee krijgt men indicaties over de geleverde prestaties. De vergelijking van bibliotheken maakt het voor de managers en besturen van bibliotheken mogelijk om van elkaar te leren en zo de prestaties te verbeteren. Het vergelijken van prestaties is niet alleen van belang voor de bibliotheken zelf. Ook de subsidiegevers (gemeenten) hebben er belang bij te weten hoe de eigen bibliotheek presteert. Op basis van de uitkomsten van het benchmarkonderzoek kan men in overleg met het management van de bibliotheek de marges voor verbetering verkennen.
Geen snelle conclusies De uitkomsten van dit benchmarkonderzoek lenen zich niet voor snelle conclusies. Om te weten welke verbeteringen er mogelijk zijn zullen de indicatoren in onderlinge samenhang moeten worden beoordeeld. Verschillen moeten nader worden geanalyseerd voor er conclusies aan worden verbonden. Pas dan kan er inzicht in de marges voor verbetering ontstaan. Daarnaast moeten we er rekening mee houden dat de uitkomsten nog niet allemaal even eenduidig en betrouwbaar zijn. Het instrumentarium is nog in ontwikkeling. Binnen de Vereniging van Openbare Bibliotheken zijn afspraken gemaakt over de indeling van de activiteiten in productgroepen. Ook is vastgelegd op welke manier waarop kosten aan de productgroepen toegerekend moeten worden. In dit onderzoek werd de bruikbaarheid van die definities en afspraken voor het meten en vergelijken van prestaties voor het eerst beproefd. Duidelijk werd dat er nog het nodige aan de eenduidigheid, de betrouwbaarheid en de bruikbaarheid te verbeteren valt. Voor zinvol gebruik van de vergelijkende gegevens moet men met mogelijke vertekeningen rekening houden.
Openbaarheid en de risico’s Bij de opstelling van het rapport is er naar gestreefd dat de resultaten van het rapport openbaar zouden kunnen zijn en dat de bibliotheken er herkenbaar in zouden worden genoemd. Bij de start van het proces van bibliotheekvernieuwing is onderkend dat de moderne bibliotheek zich op een adequate manier moet verantwoorden. Bibliotheken krijgen gemiddeld driekwart van hun inkomsten uit
31
subsidies. Dat rechtvaardigt een openbare verantwoording. Bij een dergelijk verantwoording past het ook bibliotheken met elkaar te vergelijken. Inmiddels hebben de opdrachtgevers besloten de vergelijkende uitkomsten in het eindrapport zo te presenteren dat gemeenten en bibliotheken niet meer met naam worden genoemd. Dat besluit is ingegeven door de wetenschap dat het instrument benchmark nog verre van volmaakt is. lichtvaardig gebruik van de uitkomsten kan leiden tot onwenselijke en ongefundeerde besluiten.
Zo kan een relatief hoog subsidieaandeel in de kosten er op duiden dat er relatief veel niet betalende jeugdleden zijn of relatief veel aanvullende activiteiten met geringe deelnemersbijdragen. Een vergelijking van de gebruikerstarieven kan er toe leiden dat het aandeel van de gebruikers in de kosten wordt verhoogd. Zowel de subsidiegever als het management moeten zich een beeld vormen van de bedrijfsvoering, de marges voor verbetering en het gewenste niveau van dienstverlening. Vergelijkende onderzoeken kunnen het begin vormen van de daarvoor benodigde analyses. Daarbij is het goed dat subsidiegevers zich realiseren dat de bibliotheken met de ontwikkeling van instrumenten waarmee prestaties kunnen worden vergeleken voorop lopen. De ontwikkeling van het instrumentarium voor een zinvolle vergelijking van bibliotheken is nog in het begin. Cijfers kunnen door verschillende oorzaken en vertekend beeld geven. Voor wie zich in de betekenis van deze uitkomsten voor de bedrijfsvoering van de bibliotheken wil verdiepen kan dit rapport het begin vormen van waardevolle analyses. Voor oppervlakkige, snelle oordeelsvorming is het ongeschikt.
32
Deel I - Voorgeschiedenis 1.
Prestaties meten en vergelijken – Kosteneffectiviteit
Subsidieovereenkomsten In toenemende mate dringt het besef door dat over de activiteiten die met publieke middelen worden bekostigd op een adequate manier verantwoording plaats moet vinden. Binnen het openbaar bestuur en de organisaties die met publieke middelen werken wordt nagedacht over en gewerkt aan instrumenten waarmee men inzicht krijgt in de prestaties van die organisaties. Over de prestaties van met publieke middelen bekostigde organisaties bestaan verschillende opvattingen. Veelal worden prestaties gedefinieerd als een pakket resultaten. Voor de openbare bibliotheken betekent dit dat de subsidiërende gemeente en de instelling afspreken welke resultaten men wil behalen en welke middelen men daarvoor wil inzetten. In overeenkomsten legt men bijvoorbeeld vast wat de omvang is van de collectie (beschikbaar te stellen materialen en media), hoe veel uur per week de bibliotheek open zal zijn en op hoeveel locaties. Daarnaast legt men soms vast naar hoeveel geregistreerde leners men wil streven en hoeveel uitleningen er plaats zullen vinden. Ook bestaan er vaak afspraken over de voor het gebruik van de bibliotheek te hanteren tarieven voor contributies en eventueel leengeld. In enkele gevallen heeft de overeenkomst ook betrekking op extra te organiseren activiteiten op het gebied van mediaen cultuureducatie en leesbevordering. Voor een dergelijk pakket aan afspraken over middeleninzet en resultaten wordt vervolgens een subsidiebudget vastgesteld. In veel gemeenten noemt men de schriftelijke neerslag van deze afspraken subsidieovereenkomst of subsidiecontract. In ordelijke cyclus van planning en verantwoording rapporteert de instelling na het verslagjaar over de werkelijke middeleninzet en de bereikte resultaten. Uit het overleg hierover met de subsidiegever komen dan weer bijgestelde afspraken voor het volgende jaar.
Kosteneffectiviteit Met een dergelijke subsidieovereenkomst weet noch de instelling noch de subsidiegever of er goed gepresteerd is. Daarvoor moet men een betekenisvolle relatie leggen tussen de ingezette middelen en de daarmee behaalde resultaten. Alle waar is naar zijn geld of zou dat moeten zijn, zo willen we een oude volkswijsheid parafraseren. Het behalen van veel goede resultaten is geen kunst wanneer men daarvoor (relatief) veel middelen in kan zetten. Veel goede resultaten bereiken met relatief weinig middelen dat mag pas een goede prestatie genoemd worden. Instellingen en subsidiegevers horen zich de volgende vragen te stellen. •
Bereiken we de resultaten die we willen?
•
En kost dat niet meer dan nodig is?
33
Instrumenten die geen antwoord geven op deze vragen voldoen niet als sturingsinstrument. Voor een nadere analyse van de relatie tussen middeleninzet de te bereiken resultaten of effecten ontwikkelde men in de bedrijfseconomie het begrip kosteneffectiviteit. In onderstaand schema wordt aangegeven welke stappen men zet en afwegingen men maakt of hoort te maken bij een rationele bedrijfsvoering.
MET BUDGET BEREIKT EFFECT: VALUE FOR MONEY
KOSTENEFFECTIVITEIT
BUDGET
INPUT
‘economy’
•
OUTPUT
‘efficiency’
EFFECT
‘effectiveness’
Men stelt een budget beschikbaar voor een bepaalde activiteit. Als het goed is ziet men er op toe dat dit budget niet groter is dan nodig. Er wordt nagegaan welke productiemiddelen nodig zijn om de activiteit uit te voeren. Men betracht economy.
•
Dat budget vormt de input voor een organisatie. Deze schaft daarvoor productiemiddelen, zoals personeel, accommodatie, collectie e.d. aan.
•
Die productiemiddelen worden ingezet om de input in outputs te transformeren. Als het goed is vindt dat transformatieproces efficiënt plaats.
•
Met de output wil men een bepaald effect bereiken. De ene organisatie zal dat beter doen dan de andere. Men heeft een betere effectiviteit of effectiveness.
De relatie tussen het effect en het beschikbare budget noemen we kosteneffectiviteit. Wat het kost om een bepaald effect of resultaat te bereiken? Indien de effecten of resultaten kunnen worden uitgedrukt in meetbare eenheden is er een maat voor de kosteneffectiviteit. Met behulp daarvan kan men de afweging tussen nut en offer op een expliciete manier onderbouwen. Het expliciet maken van deze afwegingen past niet alleen de subsidiegever bij de bepaling van de omvang van de subsidie. Ook bibliotheekmanagers zullen zich bij elk besluit om middelen voor een bepaalde activiteit in te zetten moeten afvragen of met deze activiteit de effecten of resultaten worden bereikt die men wil. En of dat niet meer kost dan nodig is. In bibliotheken zijn de effecten bij deelnemers en gebruikers moeilijk te definiëren en te meten. We moeten daardoor vaak volstaan met de relatie tussen middeleninzet en resultaten.
34
Kengetallen als basis voor prestatievergelijking Met kengetallen proberen we de relatie tussen de omvang van het budget en de resultaten vast te leggen. Openbare bibliotheken registreren een beperkt aantal resultaten in vergelijkbare eenheden. -
leden, mensen die gerechtigd zijn materialen te lenen
-
uitleningen, elke keer dat een band of medium wordt uitgeleend.
Deze worden door vrijwel alle bibliotheken automatisch in een leden- en uitleenadministratie geregistreerd. Daarnaast registreert een beperkt aantal bibliotheken de volgende resultaateenheden. -
vragen aan de informatiebalie
-
bezoekers.
Het principe van benchmarking bestaat er uit dat we de kosten per resultaateenheid onderling vergelijken. Op die manier verkrijgt men inzicht in de kosteneffectiviteit. Kengetallen kunnen echter ook betrekking hebben onderdelen van het bedrijfsproces. De input kan men relateren aan de omvang van de te bedienen bevolking in het kengetal kosten per inwoner. De bijdrage van de subsidiegever kan men uitdrukken in subsidie per inwoner. Ook de vergelijking van de kosten van de productiemiddelen kan heel leerzaam zijn. Men kan dan denken aan de gemiddelde kosten per beroepskracht per jaar of per uur, de kosten per m2 accommodatie en de kosten per band of bezit. Veel indicatoren kunnen in samenhang een getrouw beeld van de prestaties geven.
2.
Uniforme definities en kostentoerekening
De Brancheformule Rekeningschema De Vereniging van Openbare Bibliotheken De brancheorganisatie van de openbare bibliotheken de Vereniging van Openbare Bibliotheken (voorheen de NBLC hierna te noemen de Vereniging) wil het management van de bibliotheken behulpzaam zijn bij het vergelijken van de prestaties en de daaronder liggende bedrijfsprocessen. Men besefte dat voor een betrouwbare vergelijking aan de volgende voorwaarden moest zijn voldaan. -
De verschillende activiteiten moeten op een uniforme manier worden gedefinieerd.
-
De te gebruiken resultaateenheden moeten op de zelfde manier worden gedefinieerd en geregistreerd.
-
Aan de activiteiten of productgroepen moeten op een zelfde manier kosten worden toegerekend.
Na uitgebreide discussie in de Vereniging stelde men de Brancheformule Rekeningschema vast. Daarin worden 10 productgroepen onderscheiden. Er zijn resultaateenheden gedefinieerd inclusief de manier waarop deze moeten worden geregistreerd. Daarnaast is een rekeningschema opgesteld, waarin de kostensoorten op een uniforme manier zijn benoemd. Deze set met afspraken is vastgelegd in een spreadsheetprogramma (hierna te noemen het Model) waarin bibliotheken hun financiële en andere relevante gegevens kunnen invoeren. Indien alle
35
relevante gegevens zijn ingevoerd berekent het Model automatisch de afzonderlijke kosten van de productgroepen. Daarnaast berekent het Model een aantal kengetallen. De bij de Vereniging aangesloten bibliotheken kunnen het Model downloaden van de verenigingssite.
Met de ontwikkeling van de Brancheformule Rekeningschema en de uitwerking daarvan in het Model lopen de openbare bibliotheken voorop. Er zijn geen door gemeenten gesubsidieerde voorzieningen waarvoor een dergelijk instrument bestaat dat door de branche zelf is ontwikkeld. Het maakt het mogelijk de kosteneffectiviteit van verschillende bibliotheken onderling te vergelijken. Het biedt aanknopingspunten voor een nadere analyse van de gevonden verschillen en maakt zo de marges voor verbetering van de prestaties zichtbaar. Het kan tevens de basis vormen voor een meer adequate verantwoording naar de subsidiegevers. Die hebben er immers ook belang bij te weten op welke onderdelen de eigen bibliotheek haar prestaties kan verbeteren.
3.
Bibliotheekvernieuwing, benchmarking en het Model
In 2000 deed de Commissie Meijer aanbevelingen voor de vernieuwing van de openbare bibliotheken. Het gaat daarbij enerzijds om een verbetering en verbreding van het aanbod van activiteiten en diensten en anderzijds om een proces van schaalvergroting om dat aanbod voldoende kwaliteit en gewicht te geven. Daarnaast wordt gewerkt aan een meer adequate en transparante manier van verantwoording. Daarbij is het vergelijken van prestaties een belangrijk instrument. Het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing en de Vereniging besloten om op basis van de Brancheformule Rekeningschema in 2004 een benchmarkonderzoek te houden onder een dertigtal bibliotheken. Dit onderzoek zou enerzijds de deelnemende bibliotheken inzicht moeten bieden in de marges voor verbetering van de eigen prestaties. Anderzijds zou het voor het eerst zijn dat het Model door een grotere groep bibliotheken zou worden uitgeprobeerd. Daaruit zouden aanbevelingen voort kunnen komen om de bruikbaarheid van het model te verbeteren. Aan het Instituut voor Publieke Verantwoording (IPV) te Amsterdam werd gevraagd het onderzoek uit te voeren.
Vergelijking van dertig bibliotheken op basis van resultaten 2003 In april 2004 stuurde de directie van de Vereniging een brief naar alle bibliotheken waarin men werd uitgenodigd om mee te doen aan een prestatievergelijking waarbij men gebruik zou maken van de bedrijfsgegevens over 2003. Gestreefd werd naar deelname van drie groepen van tien bibliotheken. De eerste groep betrof zelfstandige bibliotheken in gemeenten met meer dan 90.000 inwoners. Voor de tweede groep werden zelfstandige bibliotheken uitgenodigd in gemeenten tot 90.000 inwoners. De derde groep zou moeten bestaan uit 10 niet zelfstandige bibliotheken die ondersteund worden door een Provinciale Steunorganisatie (PSO).
36
De indeling in groepen werd zo gekozen dat de deelnemers hun organisaties kunnen vergelijken met bibliotheken van een min of meer gelijke omvang.
37
Deel II - Uitvoering Benchmarkonderzoek 1.
Werving deelnemers
In de uitnodigingsbrief was vermeld dat de prestatievergelijking zou plaatsvinden op basis van het Model. Dat betekende dat de deelnemende bibliotheken hun exploitatiegegevens over 2003 moeten invoeren in het Model.
In de categorie boven 90.000 inwoners meldden zich zeven deelnemers. Drie daarvan realiseerden zich bij de aanmelding onvoldoende hoeveel tijd het zou kosten om de exploitatiegegevens over 2003 volgens de ordening van het Model in te voeren. Vooral de toedeling van personeelsuren aan de tien productgroepen vergt in een grote bibliotheek een niet geringe inspanning. Eind augustus en begin september kwamen drie bibliotheken tot de conclusie dat ze er niet in zouden slagen om tijdig redelijk betrouwbare ramingen van die personeelsinzet op te stellen. Dat betekende dat men van deelname af moest zien.
In de categorie zelfstandige bibliotheken tot 90.000 inwoners meldden zich tien deelnemers. Ook een bibliotheek die een onderdeel vormt van een gemeentelijke organisatie meldde zich aan. Deze werd van deelname uitgesloten. De verwevenheid van de bibliotheek met de gemeentelijke organisatie is meestal zo groot dat het slechts met veel moeite een getrouw beeld van de exploitatie te krijgen is dat vergelijkbaar is met die van zelfstandige bibliotheken. Een vergelijkbaar probleem doet zich voor bij bibliotheken die aangesloten zijn bij een Provinciale Steunorganisatie (PSO)). Hier ontbreekt vaak een betrouwbare basis voor de vergelijking omdat een vaak onbekend deel van de dienstverlening door de provincies rechtstreeks gesubsidieerd wordt aan de PSO’s. Zelfstandige bibliotheken nemen in een aantal gevallen ook diensten af bij een PSO maar dat gebeurt dan als regel op kostendekkende basis. In de uitnodigingsbrief werd gesteld dat aangesloten bibliotheken daarom niet mee konden doen. Toch melden zich twee aangesloten bibliotheken. Hun status werd te laat ontdekt om nog alternatieve deelnemers te kunnen werven. Met extra inspanningen ook van de betrokken PSO’s is het gelukt om de omvang van de provinciale subsidies te ramen. De hiermee gecorrigeerde exploitatiegegevens vormen dan toch een betrouwbare vergelijkingsbasis. In de categorie aangesloten bibliotheken is gezocht naar deelnemers die bij de zelfde PSO onder de zelfde condities diensten afnemen. Het is dan mogelijk de in de jaarrekeningen zichtbare exploitaties toch te vergelijken. In één provincie bleken twee groepen van kleinere bibliotheken bereid om mee te doen. Deze bibliotheken werken in twee groepen samen aan een proces van intensieve samenwerking en schaalvergroting dat vaart onder de naam basisbibliotheekvorming. De ondersteunende PSO was bereid de 12 betrokken bibliotheken te helpen bij het invoeren van de gegevens in het Model.
38
Het resultaat van de werving is als volgt.
Categorie zelfstandig boven 90.000 Aasdorp, Lammerdijk, Negenhoven en Zeskamp.
Categorie tot 90.000 Amperdorp, Chippendaal, Dompelwijk, Dissenburgh, Grondstad, Hogerhaven, IJverhoven, Linkerwijk, Normermeer en Waffeldorp. Dissenburgh en Normermeer zijn aangesloten bij de PSO in hun provincie. Dompelwijk doet mee aan de voorbereiding van een Basisbibliotheek in die regio.
Categorie aangesloten bij PSO Regio 1: Berensdorp, Boekwijkersloot, Hondewijk en Zevensprong Regio 2: Achtendijk, Heertjensdorp, Nevendoorn, Stoppelswijk, Twijgelermeer, Welpendam, Wenshoven en Zwaveldammerdijk.
2.
De ervaringen bij het invullen van het Model
Hier volgt samenvattende tekst uit de verslagen van twee van de bibliotheken
Conclusie over het gebruik van de gegevens. De essentie van het Model is dat de kosten worden toegerekend aan de tien verschillende productgroepen. Eigenlijk gaat het om 6 hoofdgroepen, waarbij twee groepen zijn onderverdeeld.
Rechts geven we de nummering weer zoals deze in het Rekenschema en het Model wordt gebruikt. A. Collectievorming en beheer - grafische materialen - audiovisuele media
2.
- digitale media
3.
B. Informatie(balie) C. Uitlenen
1.
4. - grafische materialen
5.
- audiovisuele media
6.
- digitale media
7.
D. Media- en cultuureducatie en leesbevordering
8.
E. Ontmoeting = leescafé en studieruimtes
9.
F. Overige producten
10.
In alle bibliotheken vormen de personeelskosten de grootste uitgaven. Bij de meeste bibliotheken gaat het om 45% tot 55% van de totale kosten. De deelnemers worden bij het invoeren van de gegevens in het model gevraagd om in een lijst in te vullen hoeveel uur men in 2003 aan de 10 verschillende productgroepen besteedde. Ook werd gevraagd aan te geven hoeveel van de beschikbare uren zijn besteed aan overheadtaken.
39
Op een enkele uitzondering na had er in de deelnemende bibliotheken geen tijdregistratie plaatsgevonden die geënt was op de tien productgroepen. Dat betekent dat de functionarissen die de gegevens moesten invoeren achteraf ramingen moesten maken van de tijdbesteding. Daarbij kon men gebruik maken van roosters en taakomschrijvingen. Het opstellen van zulke ramingen is geen eenvoudige zaak. In grote organisaties gaat het om veel personeelsleden in meerdere vestigingen. Elke vestiging vergt een eigen onderzoek. Men kan er niet zonder meer van uit gaan dat deze vestigingen op de zelfde manier de taken hebben verdeeld en uitvoeren. In kleine bibliotheken is de taak overzichtelijker maar daarom niet noodzakelijkerwijs eenvoudiger. Daar komen relatief veel gemengde takenpakketten voor waarbij men het ene ogenblik werkt aan product x en het volgende aan y en daarna aan z. Men moest zonder tijdregistratie achteraf een betrouwbare raming maken van de urenverdeling. In beide gevallen zijn er ruime kansen dat de opgegeven urenverdeling afwijkt van de werkelijkheid. Daarbij werden de bij het Model beschikbare instructies en toelichtingen als te summier ervaren. In de vergelijking van de urenstaten kwamen zulke verschillen voor dat deze waarschijnlijk niet door verschillen in de werkwijze te verklaren zijn. Incidenteel doorvragen bracht dan onder meer interpretatieverschillen aan het licht waardoor wat de ene bibliotheek als backoffice taak aan een product toedeelt door de ander als overhead wordt bestempeld. Het was in het kader van dit onderzoek niet mogelijk de verschillen in de lijsten met de urenverdeling nader te analyseren en waar nodig te repareren. We moeten de urentoedeling zoals deze nu beschikbaar is als onbetrouwbaar en onvergelijkbaar bestempelen. Dat de verdeling van de materiële kosten minder problematisch en redelijk betrouwbaar kan worden genoemd is een goed teken. Dat kan de betrouwbaarheid van de totale verdeling van kosten over de producten echter niet redden. Wanneer gemiddeld de helft van de kosten op en niet betrouwbare en vergelijkbare manier is toegerekend moet het resultaat voor prestatievergelijking worden afgekeurd.
Een reparatieronde De bovenstaande conclusie werd door de deelnemende bibliotheken en de opdrachtgevers (de Vereniging van Openbare Bibliotheken en het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing) ernstig betreurd. Alle betrokkenen hebben veel energie gestoken in het verzamelen van de gegevens. Besloten werd om een project voor te bereiden waarmee de betrouwbaarheid en vergelijkbaarheid van de gegevens op een aanvaardbaar niveau kan worden gebracht. Aan het IPV wordt gevraagd om een voorstel te doen voor de aanpak van dit reparatietraject. Het project zal zich toespitsen op het op een aanvaardbaar niveau brengen van de toedeling van personeelsuren aan de productgroepen en de overhead. Daarnaast zullen andere verschillen en onduidelijkheden die tot vertekening leiden worden gerepareerd.
40
We kunnen daarbij denken aan de volgende zaken. •
Verduidelijken van de plaats van een door derden geëxploiteerde Bibliobus. De kosten daarvan worden wel zichtbaar in het Model, onduidelijk is in welke mate de resultaten (gebruikers, uitleningen) wel of niet worden meegeteld. Dat geldt ook voor de openingsuren. Die van de Bibliobus worden nu niet meegeteld.
•
Een eenduidig gebruik van de definitie van geregistreerde leners. Worden actieve en niet actieve leners onderscheiden?
•
Een eenduidig onderscheid tussen de niet grafische media.
•
Het onder gelijke noemer brengen van kosten en baten m.b.t. de huisvesting. Schoonmaak door eigen personeel vergelijkbaar maken met uitbesteed schoonmaakwerk. De kosten en baten van permanente onderhuur buiten de OB-exploitatie brengen.
•
Een inventarisatie van de verschillende systemen voor uitlenen en innemen van materialen en media en een bij die systemen passende uniforme correctiefactor voor de daarmee gemoeide tijd.
•
Aparte aandacht vergt de permanente inzet van vrijwilligers en goedkope krachten (bijvoorbeeld scholieren). Alleen de krachten die op vaste basis worden ingezet zouden moeten worden meegenomen is de personeelsvergelijking. Voor een verklaring van verschillen tussen bibliotheken en de effecten van die inzet op de exploitatie is het nuttig deze vaste beroepskrachten vervangende inzet in kaart te brengen.
•
Het Model houdt geen rekening met het feit dat niet alle uren die men in dienst is ook werkelijk direct productief worden ingezet. De niet (direct) productieve tijd die gemoeid is met ziekteverzuim, intern en extern overleg, opleiding en dergelijke. Daarnaast is er nog de tijd die men verlummeld. De meeste hiervan zijn factoren die de productiviteit beïnvloeden en waarmee goede organisaties zich van minder goede kunnen onderscheiden.
Het is de bedoeling dit reparatietraject zo in te richten dat de aanpak tevens gebruikt kan worden als verbeterde instructie en handreiking bij het toekomstige gebruik van het Model.
3.
Een niet helemaal gelukte benchmark
Uit bovenstaande conclusies en reparatieplannen zou men kunnen afleiden dat het geplande benchmarkonderzoek pas resultaten kan laten zien wanneer de voor begin 2005 geplande reparatieronde is afgerond. Dat is niet het geval. Ook zonder een toerekening van kosten aan de tien productgroepen kunnen aan vergelijkingen van de wel beschikbare gegevens nuttige en leerzame conclusies worden verbonden. In het derde deel van dit rapport wordt verslag gedaan van de wel bruikbare vergelijkingen. Dat gebeurt in twee afzonderlijke delen voor de kleinere bij de PSO aangesloten bibliotheken en voor de grotere bibliotheken. In de laatste groep worden de vier grote zelfstandige bibliotheken (boven 90.000 inwoners) wel afzonderlijk weergegeven. Om de bruikbaarheid van deze rapportage te vergroten is niet overal precies het Model gevolgd.
41
Het Model berekent een beperkt aantal kengetallen. De relevantie er van verschilt. In het rapport worden keuzes gemaakt voor een presentatie en vergelijking van de kengetallen die het meest bijdragen tot inzicht in de exploitatieverschillen en de oorzaken daarvan. Om de waarde van de vergelijkingen voor de nu deelnemende bibliotheken te verhogen zijn enkele aanvullende gegevens verzameld.
Gegevens m.b.t. de bevolkingsomvang maken het mogelijk om kengetallen als kosten per inwoner en subsidie per inwoner te vergelijken. Daarnaast kan het bereik worden vergeleken in de vorm van het percentage van de bevolking dat lid is. Ook kunnen we de inzet van productiemiddelen zoals de collectie en de accommodatie relateren aan het aantal inwoners in de vorm van bezit en m2 per inwoner. De gehanteerde contributietarieven kunnen van invloed zijn op de toegankelijkheid en dus op het bereik. Zonder aanvullende gegevens te hoeven verzamelen zijn ook kengetallen weergegeven m.b.t. de intensiteit van het gebruik van de collectie in de vorm van het aantal uitleningen per bezit.
Opgemerkt moet worden dat de Vereniging jaarlijks statistische gegevens van alle openbare bibliotheken verzamelt. De hierboven genoemde aanvullende gegevens vormen daar een onderdeel van. Deze gegevens worden in het derde deel van deze rapportage gebruikt om relevante benchmarks in de vorm van gemiddelde landelijke scores voor groepen bibliotheken van min of meer gelijke omvang in de vergelijkingen op te nemen. De groep van 12 bij de PSO aangesloten bibliotheken wordt vergeleken met gemiddelde uitkomsten van bij die PSO aangesloten bibliotheken. De uitkomsten van de groep van 10 bibliotheken met een bedieningsgebied tussen 30.000 en 90.000 inwoners worden vergeleken met de gemiddelde uitkomsten van 66 gelijksoortige bibliotheken. Voor de groep van 4 bibliotheken met meer dan 90.000 inwoners zijn gemiddelde gegevens toegevoegd van 29 90.000+ bibliotheken.
Het ontbreken van gegevens m.b.t. de kosten per productgroep maakt dat in het nu voorliggende rapport vrijwel geen uitspraken kunnen worden gedaan over de mogelijkheid om de efficiëntie te verbeteren. Indicaties uit dit onderzoek liggen vooral op het gebied van de effectiviteit. Het onderzoek vergroot het inzicht in de marges die er zijn om gegeven de bestaande uitgaven de intensiteit van het gebruik te vergroten? Daarnaast zijn er indicaties die mogelijk tot een andere verdeling van de kosten over de subsidiegever en de gebruikers kunnen leiden.
42
4.
Over het gebruik van deze rapportage
Geen snelle oppervlakkige oordeelsvorming In het derde deel van deze rapportage worden een aantal vergelijkende schema’s gepresenteerd en toegelicht. Bij de beoordeling van de gepresenteerde cijfers moet iedereen beseffen dat het gaat om indicatoren. In de meeste gevallen zal men de indicatoren in onderlinge samenhang moeten analyseren voordat er conclusies aan kunnen worden verbonden. In dit onderzoek worden voorbeelden gegeven van zulke analyses. Ze zijn bedoeld om aan te geven op welke manier de vergelijkende gegevens voor zulke analyses gebruikt kunnen worden. Voor een zinvol gebruik van de gegevens in de eigen situatie moet men zich de manier van observeren en analyseren eigen maken. Dat geldt zowel voor het management van de betrokken bibliotheken als voor de vertegenwoordigers van de subsidiërende gemeenten. In de meeste situaties zijn eenvoudige conclusies zonder nadere analyses niet zinvol en zelfs gevaarlijk. Waar prestaties worden vergeleken kunnen de uitkomsten daarvan soms tegenvallen. Juist bij tegenvallende resultaten zijn zorgvuldige analyses geboden. Snelle oordelen of veroordelingen geven geen zicht op de werkelijke marges voor verbetering. Prestaties verbeteren niet op commando. Men moet weten op welke onderdelen het bedrijfsproces verbetering behoeft en daarvoor pAmperdorpde maatregelen plannen en uitvoeren. Degenen die zich een steekhoudend oordeel over het functioneren en presteren van voorzieningen willen vormen zullen zich in de bedrijfsvoering er van moeten verdiepen. Een benchmarkonderzoek biedt daarvoor goede aanknopingspunten. Het gevaar van snelle oppervlakkige oordeelsvorming door subsidiegevers is tweeërlei. Zonder dat de prestaties verbeteren worden de verhoudingen met het management van de voorziening verstoord. Schadelijker nog is de voorbeeldwerking die van snelle, oppervlakkige oordeelsvorming uitgaat. Gemeenten hebben op zijn best een gebrekkig inzicht in de kosteneffectiviteit van de door hen bekostigde activiteiten. Er wordt een begin gemaakt met de ontwikkeling van instrumenten die dat inzicht wel kunnen bieden. De bibliotheken lopen bij die ontwikkeling voorop. Snelle, gemakzuchtige veroordeling van tegenvallende resultaten bij de koplopers zal er toe leiden dat in de betreffende gemeente de komende jaren niemand meer geneigd zal zijn om serieus aan de ontwikkeling van zulke instrumenten te werken. Men heeft immers gezien hoe het de voorlopers verging.
De uitkomsten niet weg relativeren Wanneer we benadrukken dat het in de rapportage (slechts) gaat om indicatoren voor het functioneren en presteren houdt dit het gevaar in dat men de uitkomsten als het ware kan weg relativeren. Niet iedereen heeft zin in soms complexe analyses. Er ligt ook ander werk dat niet kan wachten. Wanneer er ook onzekerheden over de betrouwbaarheid van sommige uitkomsten bestaat kan dat een bruikbare set van impliciete en expliciete argumenten vormen om niets te hoeven doen. Men
43
neemt kennis van de cijfers en gaat over tot de orde van de dag. Dat kan het management en de vertegenwoordigers van de subsidiegever goed uitkomen. Ervaringen met het non-gebruik van eerdere benchmarkonderzoeken wijzen uit dat dit allerminst een denkbeeldig scenario is. Dit kwam ook voor in situaties waarin de indicaties voor onderpresteren nadrukkelijk manifest waren. Subsidiegevers kunnen zich niet verlaten op de oordeelsvorming van het management. Men zal zich zelf een oordeel moeten vormen over de prestaties en de marges om deze te verbeteren. In een betekenisvol overleg tussen management en subsidiënt kunnen de marges worden verkend en tot de uitvoering van verbeterplannen leiden.
Ook kleine marges doen er toe In de toelichting op de vergelijkende schema’s in het derde deel van deze rapportage wordt vaak gefocust op de meest extreme uitkomsten. De mogelijke oorzaken of gevolgen van de gevonden verschillen worden zo het meest duidelijk. Het maakt duidelijk op welke manier verschillen geanalyseerd kunnen worden. Voor de bibliotheken die in het tussengebied scoren kan het verleidelijk zijn om de uitkomsten voor kennisgeving aan te nemen. Wanneer men dat doet worden belangrijke leermomenten gemist. Sommigen zullen met gemiddelde scores tevreden zijn, anderen zullen ook kleine verbetermarges willen verkennen en waar mogelijk gebruiken. Voor de optimalisering van het functioneren van de voorzieningen zijn daartoe strekkende ambities bij management en subsidiegever nodig. Het is van belang dat er een klimaat heerst waarin zulke ambities worden bevorderd.
44
Deel IIIA - Resultaten van de benchmark / 12 bibliotheken aangesloten bij PSO 1.
Input en voorzieningenpeil
In de met een * gemarkeerde gemeenten maakt men gebruik van een door de PSO geëxploiteerde Bibliobus. Daarvoor betalen de bibliotheken maar 60% van de werkelijke kosten. De rest wordt bekostigd uit provinciale subsidies. De cijfers in de jaarrekening geven dus geen getrouw beeld van de werkelijke kosten en de werkelijke subsidies. In de schema’s 1 en 2 zijn kosten en subsidies aan deze werkelijkheid aangepast. Relevant is immers wat het echt kost en wat de echte subsidie is, ongeacht uit welk overheidsbudget die komt. Toegevoegd zijn de gemiddelde kosten van bij die PSO aangesloten bibliotheken. Een bibliotheek die relatief veel kosten per inwoner maakt zoals Wenshoven is in principe in staat een hoog voorzieningenpeil aan te bieden. Of dat ook zo is moet uit andere gegevens blijken: zoals veel banden, veel m2 en veel openingsuren per inwoner. Aantal inwoners Achtendijk* 13.988 Berensdorp 5.329 Boekwijkersloot 17.053 Heertjensdorp* 15.873 Hondewijk 20.845 Nevendoorn* 11.501 Stoppelswijk 17.214 Twijgelermeer* 13.728 Welpendam* 8.397 Wenshoven 12.623 Zevensprong 16.809 Zwaveldammerdijk* 11.336 Gemiddelde PSO Schema 1
Totale Alle kosten/ Kosten excl. kosten inwoner Huisv./inwoner 324.294 20,89 23,18 144.879 20,94 27,19 448.606 22,01 26,31 337.622 19,64 21,27 432.782 14,07 20,67 212.500 16,05 18,48 449.845 23,50 26,31 308.276 18,22 22,46 226.834 23,61 27,01 400.144 28,41 31,70 408.988 19,13 24,33 236.206 15,31 20,84 22,44 18,24
Kanttekening Overigens kan men zich afvragen in welke mate het hebben van een grote collectie de gebruikers tot voordeel strekt. Een collectie die voor een deel bestaat uit boeken die vrijwel niet gebruikt (geleend of geraadpleegd) worden is van beperkt nut, maar kost wel ruimte en beheerszorg. De frequentie waarmee boeken worden uitgeleend is een indicatie voor het nuttig gebruik. Ook bij de verhouding tussen het aantal inwoners en de omvang van de gemaakte kosten past een kanttekening. In een aantal gevallen is er sprake van substantieel gebruik van de voorziening door inwoners van omringende gemeenten. De omvang van dat buitengebruik is in dit onderzoek niet in kaart gebracht.
45
Nevendoorn maakt beduidend minder kosten dan Wenshoven. Interessant is om te bezien in welke mate dit zich vertaalt in een kleiner smaller aanbod. In schema 7 zien we dat Wenshoven 3,9 banden per inwoner heeft. Nevendoorn doet het met 2,4. Een andere indicator voor een hoger voorzieningenpeil is het aantal m2 per inwoner (zie schema 12). Ook hier doet Wenshoven een groter aanbod dan Nevendoorn. Wel valt op dat Wenshoven hier een middenmotor is. Bij de vergelijking van openingsuren (zie schema 13) blijkt dat Wenshoven extreem hoog scoort met 43 uur/week en 294 inwoners per openingsuur.
Kanttekening Bij de interpretatie van de gegevens van de bibliotheek in Wenshoven past een kanttekening. Medio 2003 ging men terug van drie naar twee vestigingen. Voor nadere analyses bieden de exploitatiegegevens over 2004 een betere, want meer stabiele, basis.
Het is interessant om te bezien in hoeverre deze hoge investeringen in Wenshoven ook tot een intensiever gebruik leiden. Met 33% van de bevolking als lener geregistreerd (schema 9) scoort Wenshoven ruim boven gemiddeld. Wenshoven registreert het aantal bezoekers niet. We kunnen dus niet zien of de ruime openingstijden hier gevolgen heeft.
Teneinde verschillen in de kunstmatig lage huisvestingskosten te elimineren is er een kolom toegevoegd waarin de kosten per inwoner exclusief de huisvestingskosten is weergegeven. Wenshoven is in beide lijstjes de hoogste kosten per inwoner. In Hondewijk geeft men exclusief huisvesting het minste uit, inclusief is men middenmoter. Een gelijksoortige verandering ondergaat Zwaveldammerdijk.
2.
Aandeel subsidie in kosten
In een volgende paragraaf kunnen we zien hoe de verschillende soorten baten bijdragen aan het totaal. aandeel subsidie totale subsidie subsidie/inwoner in kosten Achtendijk 273.123 19,53 84,2% Berensdorp 117.390 22,03 81,0% Boekwijkersloot 366.913 21,52 81,8% Heertjensdorp 288.134 18,15 85,3% Hondewijk 333.761 16,01 77,1% Nevendoorn 174.519 15,17 82,1% Stoppelswijk 320.925 18,64 71,3% Twijgelermeer 239.511 17,45 77,7% Welpendam 190.564 22,69 84,0% Wenshoven 338.851 26,84 84,7% Zevensprong 336.784 20,04 82,3% Zwaveldammerdijk 230.516 20,33 97,6% Gemiddelde PSO 77,8% Schema 2
46
Verdeling van kosten over gebruikers en subsidiegever De relatief hoge kosten per inwoner in Wenshoven resulteren ook in relatief veel subsidie per inwoner. Nevendoorn en Hondewijk doen het met beduidend minder. Dat zijn ook bibliotheken die het laagst scoren bij de gemaakte kosten.
De verdeling van lasten over de gebruikers en de subsidiegever vergt een eigen expliciet onderbouwde afweging voor elke afzonderlijke activiteit. Hier is aangegeven wat het subsidieaandeel in de totale kosten is. Met 71,3% heeft Stoppelswijk het laagste subsidieaandeel. Het gemiddelde van de bij de PSO aangesloten bibliotheken is bijna 78%. We merken hierbij op dat het hier gaat om de in de jaarrekeningen zichtbare subsidies. In de gemiddelde cijfers is dus geen rekening gehouden met niet zichtbare subsidies in de huisvesting en mogelijke provinciale bijdragen in de kosten van de Bibliobus.
Bij het hoge gegeven van Zwaveldammerdijk moet worden opgemerkt dat het hier om het subsidieaandeel in de kosten betreft. Een exploitatieoverschot vertekent in 2003 dit cijfer. In schema 3 is het aandeel in de baten weergegeven. Dat lijkt met 90,3% een reëler gegeven. Dan nog heeft Zwaveldammerdijk het hoogste subsidieaandeel. In schema 3 zien we dat de lenerbijdragen in Stoppelswijk goed zijn voor 23,3% van de kosten. Zwaveldammerdijk haalt daarvan ruim eenderde. Aannemelijk is dat de achterblijvende inkomsten uit lenerbijdragen vooral veroorzaakt worden door het relatief lage aantal leners. In schema 9 zien we dat inclusief de gebruikers van de Bibliobus slechts 19% van de bevolking lid is.
Een hoog subsidieaandeel hoeft niet te betekenen dat er veel subsidie per inwoner wordt verstrekt. Wat betreft kosten per inwoner scoort Zwaveldammerdijk onder het gemiddelde. Kanttekening Wat wordt gesubsidieerd? Op de vraag waarvoor de subsidies bestemd zijn, zijn meerdere antwoorden mogelijk. In de praktijk wordt de reguliere subsidie meestal toegekend voor het instandhouden van de bibliotheek (gekoppeld aan resultaatafspraken) en is feitelijk een subsidie in het exploitatietekort. Dat betekent dat men er van uit kan gaan dat voor elke activiteit dat deel van de kosten dat niet door de gebruikers wordt opgebracht gedekt wordt uit subsidie. Alles binnen het beschikbare budget, natuurlijk. De gedachte achter de Brancheformule Rekeningschema en het daarvan afgeleide Model is dat het vormen en beheren van een collectie een afzonderlijk te waarderen activiteit of product is. De kosten van het beschikbaar stellen van een collectie voor raadplegen en uitlenen zouden voor 100% gesubsidieerd moeten worden. De gebruiker zou dan alleen aangesproken kunnen worden voor de kosten van het feitelijke uitlenen (5, 6 en 7). In deze redenering subsidieert de gemeente het beschikbaarheidnut, naar analogie met de brandweer. Onder meer vanuit de VNG is tegen deze redenering bezwaar gemaakt. De collectie wordt niet om zichzelf bekostigd en in stand gehouden. Het nuttig effect ervan blijkt uit de intensiteit van het gebruik voor raadplegen en uitlenen.
47
3.
Verhouding soorten baten in totale exploitatie
In dit schema zien we hoe de verschillende inkomstenbronnen bijdragen aan de totale baten. In de kolom opbrengsten worden alle inkomsten uit het uitlenen van de collectie verzameld (contributies, leengelden en telaatgelden). In het schema 4 geven we een overzicht van de gebruikte contributietarieven. In de kolom specifieke dienstverlening gaat het om inkomsten uit verhuur van de collectie, opbrengst kopieerapparaat, opbrengst prints digitale media, schoolbibliotheekwerk, deelnemers bijdragen voor lezingen en cursussen, verhuur gebouwen en detachering. Bij het verkennen van de mogelijkheden om deze inkomsten te verhogen moeten we bedenken dat bij de meeste baten ook kosten gemaakt worden. Het is dan interessant te bezien in welke mate de inkomsten uit de geleverde diensten de werkelijke kosten dekken. De kolom diverse baten omvat inkomsten uit rente en donaties. Kanttekening Bij de beoordeling van deze cijfers moet men er rekening mee houden dat het gebruik van de Bibliobus voor aanzienlijke vertekening kan zorgen. In de gebruiksovereenkomst met de PSO is geregeld dat de inkomsten uit lenerbijdragen voor de PSO zijn. In de rekening worden wel de kosten maar niet de baten van de bus zichtbaar. Die vertekening neemt toe naar mate de bus een groter aandeel in de exploitatie heeft. Hieronder geven we het aandeel van de kosten van de Bibliobus in de totale kosten per bibliotheek weer. Achtendijk
3,7%
Heertjensdorp
Twijgelermeer
9,2%
Welpendam
Achtendijk Berensdorp Boekwijkersloot Heertjensdorp Hondewijk Nevendoorn Stoppelswijk Twijgelermeer Welpendam Wenshoven Zevensprong Zwaveldammerdijk Gemiddelde PSO* Schema 3
11,1% 7,5%
specifieke diverse opbrengsten dienstverlening baten 14,6% 0,6% 0,9% 16,4% 2,2% 0,4% 16,1% 1,3% 0,8% 14,5% 0,6% 0,6% 21,4% 0,6% 0,9% 17,0% 1,4% 0,3% 23,3% 1,1% 1,7% 21,6% 2,3% 1,0% 13,4% 1,8% 1,6% 14,1% 1,0% 0,3% 15,1% 1,2% 1,2% 8,1% 0,6% 1,0% 19,0% ? ?
Nevendoorn
6,9%
Zwaveldammerdijk
20,0%
subsidies 83,8% 81,0% 81,8% 84,2% 77,1% 81,3% 73,9% 75,1% 83,2% 84,7% 82,4% 90,3% 77,8%
*De beschikbare statistische gegevens maken geen onderscheid tussen diverse baten en inkomsten uit specifieke dienstverlening.
In Welpendam zijn de inkomsten uit opbrengsten (lenerbijdragen inclusief contributie)goed voor 13,4% van de inkomsten. In Stoppelswijk is dat aandeel 23,3%. Stoppelswijk lijkt alle anderen tot voorbeeld te kunnen dienen.
48
De geografische situatie van de verschillende bibliotheken en hun bedieningsgebieden moet bij de beoordeling van deze cijfers worden betrokken. Zo komt een aanzienlijk deel van de gebruikers van de bibliotheek in Stoppelswijk van buiten die gemeente. Het feitelijk bedieningsgebied is soms groter dan de gemeentegrenzen aangeven. Het bereik onder de eigen bevolking lijkt groter dan het in werkelijkheid is. Omdat de gebruikers uit andere gemeenten vaak volwassenen zijn en dus betalende leden heeft dit ook gunstige gevolgen voor de inkomsten uit lenerbijdragen. In schema 9 kan men zien dat het aandeel van de volwassen – en dus betalende - leners in Stoppelswijk bijna twee keer zo hoog is als van de jeugdige leners. Met uitzondering van Welpendam zijn de verhoudingen tussen beide groepen bij de anderen veel meer in evenwicht. In schema 5 zijn de contributietarieven naast elkaar gezet. Wat betreft de hoogte van de tarieven scoort Stoppelswijk iets onder gemiddeld.
Kanttekening Bij de aanbeveling om te bevorderen dat er veel betalende leden komen past een kanttekening. Het bereik onder de bevolking uitgedrukt in het percentage inwoners dat zich als lener heeft laten registreren is slechts beperkt beïnvloedbaar. Bibliotheekgebruik hangt samen met het opleidingsniveau. Een goed opgeleide bevolking leest meer en maakt meer gebruik van de bibliotheek. Daar kan door de bibliotheek met een actief beleid van leesbevordering onder de jeugd op langere termijn slechts beperkt iets aan gedaan worden. Daarnaast zijn er regionale verschillen in de leescultuur die ook maar beperkt beïnvloed kunnen worden. In een operationele aanpak zal men de effecten van activiteiten gericht op het vergroten van het bereik goed in de gaten moeten houden.
4.
Verdeling kostensoorten
In dit schema wordt het aandeel van de verschillende soortenkosten in het totaal weergegeven. Dit schema kan gebruikt worden als referentie bij afwijkingen in kengetallen.
Huisvesting De dure m2 in Hondewijk en de omvangrijke vestiging in Zevensprong (zie schema 11) worden weerspiegeld in een relatief groot aandeel van de huisvestingskosten. Het aandeel van de huisvestingskosten ligt landelijk gemiddeld in de buurt van 20%.
Personeel Uitsluitend door beroepskrachten gerunde bibliotheken scoren landelijk gemiddeld rond 50% aandeel personeelslasten. Zwaveldammerdijk is een opvallende afwijking. De beide vestigingen zijn elk 10 uur per week open. De taken van uitlenen en in mindere mate collectioneren worden in belangrijke mate uitgevoerd door vrijwilligers. De locatiemanager is de enige betaalde beroepskracht. Ook in Nevendoorn worden vrijwilligers ingezet waar anderen beroepskrachten inzetten. Het lage aandeel van de personeelslasten in Hondewijk kan voor een belangrijk deel verklaard worden doordat de huisvestingslasten in verhouding hoog zijn. We vergelijken dan de som van huisvesting en personeel.
49
Collectie en media Het gaat uitsluitend om materiële kosten. Deze worden zonder noemenswaardige vertekening in het Model zichtbaar. De verschillen zijn ook klein. De collectie en media scoren gemiddeld ook ca 20% landelijk gemiddeld. Het relatief geringe aandeel van de huisvesting bij de meeste bibliotheken zal er toe bijdragen dat bijna alle bibliotheken daar boven zitten.
Achtendijk Berensdorp Boekwijkersloot Heertjensdorp Hondewijk Nevendoorn Stoppelswijk Twijgelermeer Welpendam Wenshoven Zevensprong Zwaveldammerdijk Gemiddelde PSO*
Achtendijk Berensdorp Boekwijkersloot Heertjensdorp Hondewijk Nevendoorn Stoppelswijk Twijgelermeer Welpendam Wenshoven Zevensprong Zwaveldammerdijk Gemiddelde PSO* Schema 4
bestuur& organisati e 4,1% 1,1% 2,0% 1,9% 1,3% 2,4% 2,5% 1,4% 1,6% 1,6% 1,7% 1,9% ?
huisvestin g 7,7% 12,6% 16,4% 12,6% 32,2% 9,1% 10,1% 13,9% 8,2% 10,4% 21,4% 16,7% 18,3%
personeel 44,9% 49,7% 45,1% 41,5% 35,8% 41,6% 53,5% 44,2% 34,9% 50,1% 48,3% 24,1% 37,3%
administrati e 2,0% 2,1% 2,2% 2,3% 1,8% 2,9% 1,2% 2,0% 2,1% 2,6% 1,4% 2,3% 2,1%
transpor automatiserin t g 0,2% 11,4% 0,4% 10,4% 0,2% 8,6% 0,2% 9,4% 0,2% 6,4% 0,3% 11,8% 0,1% 7,7% 0,2% 9,2% 0,3% 10,7% 0,4% 11,8% 0,1% 7,8% 0,5% 12,6% ? 8,0%
Collectie&media Specifieke kosten overig 24,7% 4,9% 0,2% 22,8% 0,9% 0,0% 23,0% 2,3% 0,0% 20,1% 11,9% 0,0% 21,7% 0,4% 0,0% 22,6% 8,9% 0,3% 22,9% 0,7% 1,4% 19,2% 9,9% 0,0% 17,6% 24,7% 0,0% 21,9% 1,2% 0,1% 18,7% 0,6% 0,1% 20,0% 22,0% 0,0% 16,9% ? ?
* De statistische gegevens gebruiken een afwijkende indeling.
Automatisering De automatiseringskosten vertonen aanzienlijke verschillen. Dat lijkt merkwaardig omdat alle bibliotheken onder gelijke voorwaarden de zelfde pakketten afnemen bij de PSO. De meest aannemelijke verklaring voor de gevonden verschillen is dat investeringen in hard- en software vaak eenmalig bekostigd worden zonder dat er op wordt afgeschreven.
50
Specifieke kosten De kolom specifieke kosten vertoont grote verschillen omdat hier in het Model de kosten van de Bibliobus terecht komen. Dit leidt tot vertekeningen door het gehele model. Beter ware het indien de Bibliobus als afzonderlijk geëxploiteerde (neven)vestiging zou worden beschouwd en doorgerekend. Kanttekening De zichtbare kosten, dus exclusief de provinciale subsidies, voor de Bibliobus bedroegen Achtendijk
€ 11.625
Heertjensdorp
€ 34.875
Nevendoorn
€ 13.950
Twijgelermeer
€ 26.738
Welpendam
€ 16.275
Zwaveldammerdijk € 41.850
Daarnaast is er in Welpendam een project Leesbevordering dat in 2003 € 35.000 kostte. Daarvoor ontvangt men een doelsubsidie van de gemeente.
5.
Contributietarieven
In schema 5 hieronder zijn de in 2003 gebruikte contributietarieven vergeleken.
De verschillen zijn niet erg groot. Achtendijk en Zwaveldammerdijk hebben over de hele linie lage tarieven. De jeugd leent tot 18 jaar gratis. Daarna is er een lange overgangs- of gewenningsperiode tot 26 jaar met een schappelijk tarief. Het volwassenentarief is in Zwaveldammerdijk het laagste. In schema 9 zien we geen indicaties dat de lage tarieven tot een hoger bereik leiden. Met ruim 25,6% van de bevolking als lener geregistreerd scoort Achtendijk onder het gemiddelde. Er lijkt daar en in enkele andere gemeenten ruimte om de tarieven voor volwassenen en die voor de jeugd te verhogen. Een peiling onder de leden kan zicht geven op de daarvoor bestaande marges.
Contributie/jaar Achtendijk Berensdorp Boekwijkersloot Heertjensdorp Hondewijk Nevendoorn Stoppelswijk Twijgelermeer Welpendam Wenshoven
0-18 jaar 0,00 0-16 jaar 0,00 0,00 0-18 jaar 0,00 0-15 jaar 16-17 jaar 0,00 9,00 0-18 jaar 0,00 0-16 jaar 16-20jaar 0,00 14,00 0-13 jaar 13-18 jaar 0,00 10,00 0-18 jaar 0,00 ?
18-26 jaar 12,45 16/17 jaar 11,50 11,50 18-26 jaar 16,00 18-20 jaar 15,00
18-21 jaar 19,00 18-20 jaar 14,50 ?
26-65 jaar 17,60 18 - 65 jaar 22,50 22,50 26-65 jaar 22,00 21-65 jaar 21,50 18-65 jaar 21,50 20-65 jaar 20,00 21-65 jaar 23,50 21-65 jaar 22,00 ?
65+jaar 7,25 17,00 17,00 16,00 16,00 13,40 10,25 19,00 14,50 ?
51
0-15 jaar 0,00 0-18 jaar Zwaveldammerdijk 0,00 Schema 5 Zevensprong
6.
16-18 jaar 12,00
18-21 jaar 15,60 18-25 jaar 13,00
21-65 jaar 22,00 26-65 jaar 16,50
15,60 12,00
Mediabezit in soorten
In dit schema is de opbouw van de collecties naar mediasoorten weergegeven. Niet alle bibliotheken leken het onderscheid tussen audiovisuele media en digitale media op de zelfde manier te maken. Wel eenduidig is het onderscheid tussen grafische materialen en niet grafische media waarin audiovisueel en digitaal zijn samengenomen. Bij de opgave van het bezit blijven huur- en wisselcollecties buiten beschouwing. Dat geldt ook voor het groeiende gebruik van het lenen vanuit achtergrondcollecties via internet, waarbij de lokale bibliotheken als uitleenpunt dienen. Dit gebruik gaat nu nog om beperkte aantallen. De hierdoor veroorzaakte vertekening van de hier gepresenteerde gegevens is beperkt.
De collectie in Berensdorp bestaat voor 100% uit grafische materialen. Stoppelswijk (89,5% grafisch) heeft relatief veel niet grafische materialen en media.
Achtendijk Berensdorp Boekwijkersloot Heertjensdorp Hondewijk Nevendoorn Stoppelswijk Twijgelermeer Welpendam Wenshoven Zevensprong Zwaveldammerdijk Gemiddelde PSO Schema 6
aantallen grafische materialen 33.478 20.746 41.522 24.713 36.400 27.156 38.583 26.289 17.395 47.144 24.629 24.801
niet bezit grafisch totaal 496 33.574 0 20.746 1535 43.102 377 25.090 2.694 39.094 422 27.578 4.539 43.122 676 26.965 26 17.421 2.049 49.193 2.418 27.047 244 25.045
percentage van totale bezit grafische niet materialen grafisch 98,5% 1,5% 100,0% 0,0% 96,3% 3,6% 98,5% 1,5% 93,1% 6,8% 98,5% 1,5% 89,5% 10,5% 97,5% 2,5% 99,9% 0,1% 95,8% 4,2% 91,1% 9,0% 99,0% 1,0% 95,9% 5,3%
Interessant is om met elkaar uit te wisselen waar de keuzes voor deze verschillen in opbouw van de collectie op gebaseerd zijn. Tegen eerdere voorspellingen in blijven de traditionele grafische materialen veruit de hoofdmoot van de collectie vormen.
52
7.
Mediabezit per inwoner en per lener
De kengetallen banden per inwoner en banden per lener maken het mogelijk de inputverschillen m.b.t. dit productiemiddel te vergelijken.
In Berensdorp en Wenshoven kiest men voor een grote collectie met 3,9 banden per inwoner. Zevensprong doet het met 41% daarvan, terwijl de grote accommodatie een veel ruimere collectie zou kunnen herbergen. Zevensprong vult de eigen collectie permanent aan met gehuurde wisselcollecties. Hier raken we aan de mogelijke resultaten van wat wel rationeel collectioneren wordt genoemd. Bij de vraag welke banden men in huis wil hebben en welke in een op korte termijn toegankelijke achtergrondcollectie moet een evenwicht gevonden worden tussen het feitelijke gebruik en de basiscollectie waarvan men vindt dat deze ongeacht het feitelijke gebruik aanwezig hoort te zijn.
Achtendijk Berensdorp Boekwijkersloot Heertjensdorp Hondewijk Nevendoorn Stoppelswijk Twijgelermeer Welpendam Wenshoven Zevensprong Zwaveldammerdijk Gemiddelde PSO Schema 7
bezit/inwoner 2,5 3,9 2,5 1,8 1,9 2,4 2,5 2,0 2,1 3,9 1,6 2,2 2,3
bezit per lener 9,8 12,0 9,1 6,6 6,6 9,9 5,7 7,1 6,2 11,8 7,0 16,5 8,9
Het kan interessant zijn om bij de frequente gebruikers van de bibliotheken in Zevensprong, Welpendam en Heertjensdorp (allemaal ca 6 banden per lener beschikbaar) na te gaan op welke punten men mogelijk ontevreden is over de collectie. Hoewel de marges voor mogelijke besparingen niet heel groot zijn, kunnen we in schema 4 kolom collectie&media zien dat dit ook de bibliotheken met het kleinste aandeel kosten collectie zijn. Daarbij merken we op dat ook de kosten van de gehuurde wisselcollecties daarbij zijn betrokken.
We kunnen de gevonden verschillen ook van de andere kant benaderen door aan Berensdorp en Wenshoven te vragen welke motieven zij hebben om voor 12 banden per lener te kiezen. Voor de vergelijking van de kosteneffectiviteit is het interessant welke motivatie men heeft voor het hebben van een relatief grote collectie. De extra kosten van een grote collectie moeten gerechtvaardigd kunnen worden. Bijvoorbeeld door een groter of intensiever gebruik. Wordt er niet meer geleend of geraadpleegd dan moet men zich afvragen of men de collectie niet moet inkrimpen.
53
8.
Uitleningen
De intensiteit van het gebruik van de collectie en de uitleenbalie komt onder meer tot uitdrukking in het aantal uitleningen. Aan de uitleenbalie zou men kunnen stellen: hoe meer uitleningen bij de inzet van de zelfde middelen hoe beter de kosteneffectiviteit. Je bekijkt dat dan als vraagstuk van balieproductiviteit; meer handelingen per tijdseenheid.
Kanttekening Bij het gebruik van de collectie kan men niet zonder meer stellen: hoe meer uitleningen hoe beter. Het effect van de voorziening zit immers niet in het lenen maar in het lezen. Dat dit effect niet goed te meten is doet daar niets aan af. Bibliotheken die van maximaal 10 te lenen banden per keer overgingen op maximaal 5 zagen het aantal uitleningen soms met 40% afnemen terwijl de kosten gelijk bleven. Zonder nadere gedachten over de effectiviteit van de voorziening zou men dan kunnen concluderen dat de kosteneffectiviteit ook met 40% afnam. Dat was niet het geval. Voor zover dat is onderzocht gaven leners te kennen van de 10 geleende boeken er maar 2 of 3 echt te lezen. De vermindering van het te lenen aantal noopte tot een strengere selectie in de bibliotheek. Het had (waarschijnlijk) geen of nauwelijks gevolgen voor het aantal gelezen boeken.
Het aantal gerealiseerde uitleningen staat onder sterke invloed van het maximaal per keer te lenen aantal banden. Dat gegeven is niet geïnventariseerd. Het aantal keren dat een band wordt uitgeleend heeft dus een beperkte betekenis voor de effectiviteit van de voorziening. Wel kan men stellen dat dit gegeven een indicatie geeft over de intensiteit van het gebruik van de collectie.
Achtendijk Berensdorp Boekwijkersloot Heertjensdorp Hondewijk Nevendoorn Stoppelswijk Twijgelermeer Welpendam Wenshoven Zevensprong Zwaveldammerdijk Gemiddelde PSO Schema 8a
Aantal . Uitleningen/jaar/bezit grafische materialen niet grafische media 3,7 0,1 2,8 4,2 2,5 4,2 0,5 5,6 1,2 3,4 1,9 5,8 0,6 4,4 1,8 3,8 9,5 3,2 0,4 5,3 2,0 2,1 0,6 4,4 2,7
bezit totaal gemiddeld 1,5 2,8 4,3 4,2 5,4 3,4 5,4 4,4 3,8 3,1 5,1 2,1 4,3
54
Kanttekening Bij de interpretatie van deze gegevens past een kanttekening. Gehuurde wisselcollecties tellen wel mee bij het aantal geregistreerde uitleningen maar niet bij het bezit. Voor men conclusies aan de vergelijking verbindt verdient het aanbeveling de omvang van het gebruik van wisselcollecties in kaart te brengen.
Welpendam maakt voor de niet-grafische collectie gebruik van wisselcollecties. Die worden niet als eigen bezit geregistreerd. Bij de registratie van de uitleningen worden alle uitleningen meegeteld.
In Stoppelswijk en Hondewijk wordt de collectie het meest intensief gebruikt. In Achtendijk het minst intensief. De collectie in Achtendijk is 2,5 band per inwoner en 9,8 per lener. Dat blijft ruim achter bij Berensdorp en Wenshoven beide met 3,9 banden per inwoner en resp. 12 en 11,8 banden per lener. De leners in Achtendijk gebruiken de collectie ongeveer de helft minder intensief dan die in de beide andere bibliotheken. Het is interessant om na te gaan waar dat door komt. Een eerste mogelijke verklaring kan liggen in het maximaal per keer te lenen banden. Leengelden kunnen geen verklaring zijn. Het overgrote deel betreft grafische materialen die overal zonder leengeld worden uitgeleend. Misschien betreft het hier verschillen in leescultuur. Het intensieve gebruik van de collecties in Hondewijk en Stoppelswijk betreft vooral de grafische materialen. Bij de niet grafische media scoren beide onder het gemiddelde.
In schema 8b staat in de linker kolom hoe vaak een lener gemiddeld een band of medium leent. De gemiddelde consumptie in Welpendam en Heertjensdorp blijft iets achter bij de rest.
Achtendijk Berensdorp Boekwijkersloot Heertjensdorp Hondewijk Nevendoorn Stoppelswijk Twijgelermeer Welpendam Wenshoven Zevensprong Zwaveldammerdijk Gemiddelde PSO Schema 8b
uitleningen/ lener 35,2 34,1 38,9 27,5 35,6 33,7 30,9 31,1 23,6 36,8 36,0 34,3 35,6
uitleningen/ inwoner 9,0 11,1 10,8 7,5 10,1 8,2 13,6 8,6 7,9 12,2 8,3 4,6 9,4
De combinatie van een hoog bereik en een hoge gemiddelde consumptie per lener vormt een belangrijke verklaring voor de hogere scores in de rechter kolom. Een nadere analyse zal beginnen bij een vergelijking van de leenvoorwaarden. Hoeveel banden per keer mag men tegelijk lenen? Het bezit per lener en per inwoner is in beide gemeenten onder
55
gemiddeld. Het hebben van een relatief kleine collectie hoeft niet tot minder gebruik te leiden. Daar vinden we dus geen verklaring voor het geringe gebruik. We wijzen bij herhaling op de vertekening ten gevolge van de inzet van de Bibliobus. Bezit en uitleningen van die voorziening zijn niet meegeteld. Dat leidt vooral in Zwaveldammerdijk tot een substantiële vertekening. Een geringe vertekening naar de andere kant wordt veroorzaakt door dat het gebruik van wissel- en achtergrondcollecties wel bij het aantal uitleningen wordt meegeteld maar niet bij het aantal banden.
9.
Leners
In het onderstaande schema wordt het aantal mensen dat zich als lener heeft laten registreren in relatie gebracht met de omvang van de bevolking. Zo ontstaat een indicatie voor het bereik van de bibliotheek onder de bevolking.
Kanttekening Hierbij passen de volgende kanttekeningen. •
Niet bij alle bibliotheken is duidelijk in welke mate de gebruikers van de Bibliobus in deze cijfers zijn terug te vinden. Dat dit deel van de bibliotheekvoorziening is uitbesteed betekent niet dat het geen deel uit maakt van de bibliotheekvoorziening waarvan men het totale bereik zou willen weten.
•
Daarbij is het interessant om de kosten per lener en per uitlening van de mobiele vestiging te vergelijken met die van de vaste accommodatie. Dat kan indicaties opleveren voor de beantwoording van de vraag of vergroting van het bereik gezocht moet worden in uitbreiding van de mobiele of van de vaste voorziening.
•
Bibliotheken doen meer dan uitlenen. Bezoekers van het leescafé of de studieruimte worden niet als persoon geregistreerd. Dat geldt ook niet voor de deelnemers aan lezingen en cursussen. Er is ongetwijfeld een overlap tussen bezoekers, deelnemers en leners. De omvang daarvan is meestal niet bekend.
•
In het schema worden alle kosten toegerekend naar de leners. Dat is onnauwkeurig. In een correcte berekening zouden alleen de kosten van de voor uitleen beschikbare collectie en het uitleenproces moeten worden toegerekend. Omdat we voor alle bibliotheken de zelfde “fout” maken kan de vergelijking toch tot nuttige inzichten bijdragen.
•
De indicator zou aan waarde winnen indien het bereik onder de jeugd, dat vaak gratis leent, afzonderlijk kan worden beoordeeld van dat onder de volwassenen. Voor het verzamelen van gegevens over de bevolkingsamenstelling ontbrak in dit onderzoek de gelegenheid.
•
Een gemeente waar de jeugdige inwoners een groot aandeel in de bevolkingsopbouw hebben, zal relatief veel leners hebben.
Bij de beoordeling van verschillen in het bereik moet men de samenstelling van de bevolking in ogenschouw nemen. Een hogere opleiding geeft een grotere kans dat men zich als lener laat registreren. Een hogere opleiding correspondeert ook vaak met een hoger inkomen. Mensen met een relatief hoog inkomen zullen eerder geneigd zijn om boeken te kopen en minder om ze te lenen. Aan deze basisgegevens kunnen bibliotheken niet veel veranderen.
56
Wel zijn er vaak marges om gegeven de eigen bevolking het bereik te vergroten. Zicht op die marges krijgt men vooral door het eigen bereik te vergelijken met die van bibliotheken in gemeenten met een vergelijkbare bevolkingsamenstelling. De selectie van de groep deelnemende bibliotheken is hier niet op gericht geweest. Dat betekent niet dat zinvolle vergelijkingen binnen de groep onmogelijk zouden zijn
leners Leners Leners Percentage volwassen jeugd totaal inwoners leden Achtendijk 1.617 1.959 3.576 13.988 25,6% Berensdorp 969 763 1.732 5.329 32,5% Boekwijkersloot 2.220 2.530 4.750 17.053 27,9% Heertjensdorp 1.994 1.822 3.816 15.873 24,0% Hondewijk 3.237 2.654 5.891 20.845 28,3% Nevendoorn 1.665 1.124 2.789 11.501 24,3% Stoppelswijk 4.932 2.631 7.563 17.214 43,9% Twijgelermeer 2.268 1.527 3.795 13.728 27,6% Welpendam 2.044 788 2.832 8.397 33,7% Wenshoven 2.473 1.691 4.164 12.623 33,0% Zevensprong 2.231 1.633 3.864 16.809 23,0% Zwaveldammerdijk 1.142 1.009 2.151 11.336 19,0% Gemiddelde PSO 26,3% Schema 9
totale kosten 316.544 129.790 448.606 314.373 432.782 203.200 449.845 290.451 215.984 400.144 408.988 208.306
Kosten/ lener 88,52 74,94 94,44 82,38 73,46 72,86 59,48 76,54 76,27 96,10 105,85 96,84 88,91
In het lage cijfer voor het bereik van de bibliotheek in Zwaveldammerdijk zijn de gebruikers van de Bibliobus meegeteld. Als kleinste bibliotheek heeft men de hoogste uitgaven voor die mobiele voorziening. Het hoge bereik in Stoppelswijk wordt in belangrijke mate veroorzaakt doordat veel inwoners van omringende gemeenten van de voorziening in deze centrumgemeente gebruik maken.
10.
Bezoekers
In het onderstaande schema is het aantal bezoekers vergeleken en gerelateerd aan de totale kosten. Het aantal getelde bezoekers weerspiegelt het totale gebruik: lenen, raadplegen, Internet, tentoonstellingbezoek, cursusdeelname; kortom alle diensten. Dat maakt het verantwoord om alle gemaakte kosten per bezoeker als betekenisvol kengetal te gebruiken. De mooi afgeronde uitkomsten in enkele bibliotheken geven aan dat het hier om schattingen gaat op basis van steekproefsgewijze tellingen.
57
bezoekers 68.093 15.000 75.000 103.334 42.338 133.797 23.000 50.076
Achtendijk Berensdorp Boekwijkersloot Hondewijk Nevendoorn Stoppelswijk Welpendam Zevensprong Gemiddelde PSO* Schema 10
kosten per bezoeker 4,65 8,65 5,98 4,19 4,80 3,36 9,39 8,17 4,23
* Ca 1/3 van de PSO bibliotheken registreert het aantal bezoekers.
Stoppelswijk scoort hier het laagst met € 3,36. Veel betekenis kunnen we hier helaas niet aan hechten. Stoppelswijk registreert 134.000 bezoekers per jaar. De qua omvang ongeveer even grote bibliotheek in Boekwijkersloot 75.000. Een mogelijke verklaring voor dit verschil kan zicht bieden op hoe het bezoek in andere bibliotheken kan worden geïntensiveerd.
11.
Accommodatie
In dit schema wordt de gebruikte oppervlakte van de vaste accommodaties in relatie gebracht met de daarvoor gemaakte huisvestingskosten. We kunnen zo zien wie dure en wie minder dure m2 gebruikt.
Kanttekening Bij deze gegevens passen enige kanttekeningen. •
Vertekeningen kunnen ontstaan door (permanente) onderhuur. Het model rekent ook de niet door de bibliotheek gebruikte m2 toe aan de bibliotheek deze lijkt daardoor duurder dan hij in werkelijkheid is. In de deelnemende bibliotheken lijken dergelijke vertekeningen zich niet voor te doen.
•
Een andere overigens geringe vertekening kan zich voor doen doordat sommige bibliotheken de schoonmaak hebben uitbesteed en andere dat met eigen personeel doen. De huisvestingskosten van de eerste groep zijn meer reëel dan die van de tweede.
Indien de totale accommodatie uit meerdere vestigingen bestaat, zoals in Wenshoven, zullen de huisvestingskosten per m2 vaak hoger zijn dan wanneer de zelfde oppervlakte in één accommodatie wordt gerealiseerd. Dat is een deel van de meerkosten die het gevolg zijn van een over meerdere kernen gespreid aanbod.
Achtendijk Berensdorp Boekwijkersloot Heertjensdorp
kosten oppervlakte huisvesting in m2 23.993 670 18.186 450 73.315 835 39.608 760
kosten huisvesting per m2 35,81 40,41 87,80 52,12
kosten huisvesting per inwoner 1,72 3,41 4,30 2,83
kosten huisvesting per bezoeker 0,35 1,21 0,98
58
Hondewijk Nevendoorn Stoppelswijk Twijgelermeer Welpendam Wenshoven Zevensprong Zwaveldammerdijk Gemiddelde PSO Schema 11
139.468 18.570 45.267 40.263 17.762 41.531 87.482 34.716
1200 515 878 587 800 828 1463 580
116,22 36,06 51,56 68,59 22,20 50,16 59,80 59,86
6,69 1,61 2,63 2,93 2,12 3,29 5,20 3,06 4,92
1,35 0,44 0,34 0,77 1,75 0,88
De huisvestingskosten zijn zeker op korte termijn nauwelijks door het management te beïnvloeden. Lage huisvestingslasten, zoals in Welpendam, zijn meestal geen verdienste van het management. Lage huisvestingslasten kunnen verschillende oorzaken hebben. Soms is een gebouw afgeschreven of er zijn investeringen gedaan die in een keer zijn afgeschreven. Ook komt het voor dat de gemeente een gebouw ver onder een reële kostprijs beschikbaar stelt. Zulke verschillen beïnvloeden de uitkomsten van vergelijkingen. De kosten per eenheid product zijn daardoor lager dan ze zouden zijn indien er reële kosten zouden worden gerekend. Het analyseren van zulke verschillen is erg tijdrovend en voor een vergelijking niet nodig. Bibliotheken die dieper willen ingaan op de oorzaken van bepaalde verschillen om zicht te krijgen op de werkelijke marges voor verbetering doen er goed aan de huisvestingskosten in de vergelijking te middelen. Elke bibliotheek heeft dan een fictieve gemiddelde kostprijs per m2. De marges in de wel te beïnvloeden productiefactoren kunnen dan zichtbaar worden. De kosten per m2 in Hondewijk (€ 116/jaar) zijn in deze vergelijking extreem hoog. Ze zijn echter dichter bij een reëel gemiddelde kostprijs dan de andere. Dat de huisvestingskosten per m2 in Wenshoven bescheiden zijn gelet op de relatief kostbare spreiding over drie accommodaties is het gevolg van het feit van het relatief geringe aandeel van de kapitaallasten in de huisvestingskosten.
12.
Accommodatie als voorzieningenpeil
Naast de al hiervoor gepresenteerde huisvestingskosten/ m2 zien we hier welke huisvestingskosten er per inwoner worden gemaakt. In combinatie met de oppervlakte maakt dit duidelijk waarom Hondewijk en Zevensprong de hoogste huisvestingskosten per inwoner kennen. Het aanbod via de Bibliobus is hier niet meegerekend.
59
2
Achtendijk Berensdorp Boekwijkersloot Heertjensdorp Hondewijk Nevendoorn Stoppelswijk Twijgelermeer Welpendam Wenshoven Zevensprong Zwaveldammerdijk Schema 12
m per 100 inwoners 4,8 8,4 4,9 5,4 5,8 4,5 5,1 4,3 9,5 6,6 8,7 5,1
m2 per 1000 bezoekers 1,0 3,0 1,1 1,2 1,2 0,7 0,3 0,3
Kijken we naar de beschikbare oppervlakte per 1000 inwoners dan scoren Welpendam met 9,5 m2, Zevensprong met 8,7 m2 en Berensdorp met 8,4 m2 hoog. Het gaat hier om historisch gegroeide gegevens die ook indien men dat wenselijk zou vinden niet op korte termijn veranderd kunnen worden.
13.
Openingstijden.
In dit schema is aangegeven hoelang de bibliotheek per week open is. Bij meerdere vestigingen zijn de openingstijden bij elkaar opgeteld.
OpeningsInwoners/ kosten/ kosten/ uren openingsuur/ bezoekers/ bezoeker/ openingsuur openingsuur openingsuur week week 276,70 Achtendijk 22 636 60 4,65 138,66 Berensdorp 18 296 16 8,65 227,03 Boekwijkersloot 38 449 38 5,98 318,19 Heertjensdorp 19 736 314,07 Hondewijk 26,5 787 75 4,19 229,86 Nevendoorn 17 677 48 4,80 320,40 Stoppelswijk 27 638 95 3,36 242,85 Twijgelermeer 23 597 332,28 Welpendam 13 672 35 9,39 178,96 Wenshoven 43 294 280,90 Zevensprong 28 600 34 8,17 200,29 Zwaveldammerdijk 20 567 Schema 13
De bibliotheek in Wenshoven is met 43 uur per week het langst open. Die ruime openstelling is het gevolg van het feit dat het hier om drie vestigingen in drie kernen gaat. Er is een hoofdvestiging en
60
twee kleinere vestigingen. De openstelling is van de drie vestigingen samen. De keus voor bereikbare voorzieningen in kleine kernen heeft zijn prijs. De kwaliteit van het aanbod (openstelling, omvang collectie en andere voorzieningen) in de afzonderlijke vestigingen is beduidend kleiner dan wat men voor de zelfde kosten geconcentreerd op één plek kan aanbieden. Elk uur openstelling extra brengt aanzienlijke variabele (extra) kosten met zich mee. Denk aan personeelsbezetting, verwarming verlichting, schoonmaak. Bij de keus voor een bepaalde openingstijd zal men een afweging moeten maken tussen het effect, bijvoorbeeld meer leners en/of bezoekers bij extra opening en de daarvoor te maken kosten. Naar mate men langer open is nemen de huisvestingskosten per openingsuur af. De vaste kosten nemen immers niet toe. De interpretatie van de verschillen bij dit kengetal is mede daarom lastig. Bij de echt kleine vestigingen kwamen eerder andere bibliotheken tot de afweging dat men met een Bibliobus voor minder kosten een vergelijkbaar aanbod kon doen.
Het kengetal inwoners per openingsuur per week maakt het mogelijk het aanbod in openingsuren te vergelijken onderling te vergelijken. In Wenshoven is de bibliotheek een uur beschikbaar voor 294 inwoners, in Hondewijk voor 787 inwoners. In deze gemeenten is geen Bibliobus die deze gegevens zouden kunnen vertroebelen.
Het aantal bezoekers per openingsuur is in Berensdorp 17% van dat van Stoppelswijk. De zelfde verhouding in kosten bedraagt 29% en in oppervlakte 51%. Dat maakt het voor Berensdorp interessant om te bezien waardoor de bibliotheek in Stoppelswijk intensiever wordt gebruikt. Mogelijk kunnen onderdelen worden gekopieerd.
Wat betreft kosten per bezoeker scoort de intensieve naar verhouding niet grote bibliotheek in Stoppelswijk laag. Minder intensief gebruik zoals in Berensdorp, Welpendam en Zevensprong resulteert in relatief hoge kosten per bezoeker per openingsuur.
14.
Enkele kengetallen
De onderstaande kengetallen worden in het Model zichtbaar gemaakt.
Alle kosten per personeelsuur Wanneer men alle kosten deelt door de som van de per jaar ingezette uren van de beroepskrachten maken we zichtbaar wat een personeelslid all in gemiddeld per uur kost. Indien de bibliotheekactiviteiten in een uurtarief vertaald worden staat in de linker kolom een kostendekkend tarief. Als referentie zou men dit ook kunnen vergelijken met de uurtarieven van de loodgieter of een garage. In Zwaveldammerdijk worden alle kosten ook die van de Bibliobus toegerekend naar één beroepskracht.
61
Voor een meer betekenisvolle vergelijking moeten verstorende invloeden als die van meerdere vestigingen, bibliobus en vrijwilligersinzet worden geneutraliseerd. Alle kosten per openingsuur Ook het gebruik van dit kengetal kan het beste beperkt blijven tot een vergelijking van bibliotheken van gelijke omvang, spreiding van vestigingen en openingstijden. Een grote vestiging open houden kost per uur nu eenmaal meer dan een kleine. Een kleine vestiging is ook relatief duur wanneer deze maar beperkt open is, zoals de vestigingen in Zwaveldammerdijk met 10 uur per week. Daarnaast wordt geen rekening gehouden met de kosten van de activiteiten in productgroepen 8 en 10 die buiten de openingsuren plaatsvinden.
alle kosten per: personeelsuur openingsuur Achtendijk 47,74 276,70 Berensdorp 38,17 154,79 Boekwijkersloot 48,32 226,32 Heertjensdorp 61,09 318,29 Hondewijk 52,45 314,07 Nevendoorn 29,07 186,90 Stoppelswijk 40,17 320,40 Twijgelermeer 47,34 242,85 Welpendam 45,39 332,28 Wenshoven 39,06 178,95 Zevensprong 41,84 280,90 Zwaveldammerdijk 117,82 200,29 Schema 14
personeelskosten per: personeelsuur openingsuur 129,65 22,37 76,95 18,97 102,06 21,79 132,06 25,35 112,53 18,79 95,61 18,62 171,33 21,48 107,42 20,94 115,86 15,83 89,63 19,56 135,74 20,22 48,21 28,36
Personeelskosten per personeelsuur In dit kengetal komen de gemiddelde personeelskosten per personeelsuur tot uitdrukking. Ook hier werkt de inzet van vrijwilligers vertroebelend. Voor zover deze de inzet van beroepskrachten vervangt zal dat gebeuren in de lager betaalde functies. De duurdere functies blijven over voor de betaalde kracht of krachten. Daardoor ontstaan vanzelf hogere gemiddelde kosten. De kosten in Zwaveldammerdijk per personeelsuur zijn hoog omdat alle kosten worden toegerekend aan de enige parttime beroepskracht. Waardoor in Welpendam de kosten laag zijn is hiermee nog niet verklaard. Een nadere analyse lijkt geboden.
62
Deel IIIB - Resultaten van de benchmark / 14 Openbare Bibliotheken 1.
Input, voorzieningenpeil en subsidieaandeel
Opgeschoonde exploitatiegegevens In dit schema wordt zichtbaar wat de totale bibliotheekvoorziening in de opgegeven gemeenten kost. De opgegeven jaarcijfers zijn gecorrigeerd voor eenmalige afwijkingen van de normale exploitatie, zoals incidentele overschotten, eenmalige voorzieningen of reserveringen e.d. Daarnaast zijn de cijfers gecorrigeerd voor die onderdelen van de exploitatie die niet op de bibliotheek betrekking hebben. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om een afdeling kunstuitleen of permanente onderhuur. De kosten en baten die hierop betrekking hebben zijn zo veel mogelijk buiten de exploitatie van de bibliotheken geplaatst. In Waffeldorp is de exploitatie van de Kunstuitleen een geïntegreerd onderdeel van de bibliotheekexploitatie. Het was in het kader niet mogelijk om een volledig beeld van de kosten en baten van de kunstuitleen te verkrijgen. De voor de bibliotheek opgegeven kosten en baten (subsidie) zijn in werkelijkheid dus enkele procenten lager dan in dit schema zichtbaar is. Daarnaast kwamen we in Dissenburgh, IJverhoven en Normermeer tegen dat die bibliotheken diensten afnemen bij de PSO tegen een niet kostendekkend tarief. De Provincie subsidieert die dienstverlening. Voor zover mogelijk zijn die Provinciale subsidieaandelen in dit schema meegenomen. In een aantal gevallen krijgen bibliotheken naast algemene exploitatiesubsidies ook specifieke doelsubsidies voor bepaalde activiteiten of projecten, zoals onderwijsachterstandsbeleid. Wanneer deze een structureel karakter hadden zijn ze meegenomen bij de opgave van het subsidieniveau.
De opgegeven inwonersaantallen hebben betrekking op het bedieningsgebied van de onderzochte bibliotheekvoorziening. In Normermeer is één kern niet meegeteld. In Waffeldorp is alleen de stedelijke kern geteld. In de overige gebieden in die gemeenten zijn afzonderlijke bibliotheekvoorzieningen.
De opgegeven landelijke gemiddelden hebben betrekking op de statistische gegevens van 66 bibliotheken in de klasse van 30.000 tot 90.000 inwoners en 29 bibliotheken met een bedieningsgebied van meer dan 90.000 inwoners.
63
Bibliotheken tot 90.000 inwoners aantal inwoners 60.230 65.226 60.083 25.143 36.545 40.133 32.401 69.507 28.250 33.458
totale kosten 2.407.096 1.675.606 1.994.683 559.954 949.868 1.079.563 583.376 2.055.763 613.895 576.451
Amperdorp Chippendaal Dompelwijk Dissenburgh* Grondstad Hogerhaven IJverhoven Linkerwijk Normermeer Waffeldorp Landelijk gemiddelde Bibliotheken met meer dan 90.000 inwoners Aasdorp 159.000 6.102.637 Lammerdijk 117.170 3.766.203 Negenhoven 154.616 5.607.607 Zeskamp 139.900 3.622.858 Landelijk gemiddelde Schema 1a
subsidies 1.842.155 1.291.758 1.673.836 452.702 752.694 794.496 466.269 1.787.694 519.204 381.456
4.908.719 3.184.566 4.373.968 2.929.689
kosten/ inwoner 39,97 25,69 33,20 22,27 25,99 26,90 18,00 29,58 21,73 17,23 28,98
subsidie/ inwoner 30,59 19,80 27,86 18,01 20,60 19,80 14,39 25,72 18,38 11,40 22,83
38,38 32,14 36,27 25,90 35,56
30,87 27,18 28,29 20,94 28,13
aandeel subsidie in kosten 76,5% 77,1% 83,9% 80,8% 79,2% 73,6% 79,9% 87,0% 84,6% 66,2% 77,7% 80,4% 84,6% 78,0% 80,9% 79,1%
Kosten en voorzieningenpeil Een bibliotheek die relatief veel kosten per inwoner maakt zoals Amperdorp is in principe in staat een hoog voorzieningenpeil aan te bieden. Of dat ook zo is moet uit andere gegevens blijken: zoals veel banden, veel m2 en veel openingsuren per inwoner. Waffeldorp en in mindere mate IJverhoven en Normermeer maken beduidend minder kosten. Interessant is om te bezien in welke mate dit zich vertaald in een verschraald aanbod. Waffeldorp geeft per inwoner 43% uit van het bedrag in Amperdorp. In schema 5 zien we dat de collectie in Amperdorp 2,3 keer zo groot is als in die in Waffeldorp. Kanttekening Overigens kan men zich afvragen in welke mate het hebben van een grote collectie de gebruikers tot voordeel strekt. Een collectie die voor een deel bestaat uit boeken die vrijwel niet gebruikt (geleend of geraadpleegd) worden is van beperkt nut, maar kost wel ruimte en beheerszorg. De frequentie waarmee boeken worden uitgeleend is een indicatie voor het nuttig gebruik. Zie daarvoor schema 6.
In schema 10 kunnen we zien dat Amperdorp met die extra middelen per openingsuur 677 inwoners bedient, tegen 1394 in Waffeldorp. Een andere indicator voor een hoger voorzieningen peil is het aantal m2 per inwoner (zie schema 11). Ook hier gebruikt Amperdorp de extra middelen om meer m2 te realiseren.
64
De Bibliobus is onderdeel van de bibliotheekvoorziening In de volgende gemeenten (schema 1b) maakt men gebruik van een Bibliobus. Deze wordt tegen vastgestelde tarieven gehuurd van de PSO. Anders dan bij de kleinere bibliotheken betalen deze bibliotheken een kostendekkend tarief. De aanwezigheid van een Bibliobus werkt in deze benchmark enigszins verstorend. Wanneer we willen weten wat de bibliotheek als voorziening totaal kost rekenen we de kosten van de mobiele voorziening mee. De Bibliobus staat verder buiten de exploitatie van de inhurende bibliotheek. Over de gebruikte mobiele collectie vindt geen verantwoording plaats bij de collectie van de inhurende bibliotheek. De opgave van leners en uitleningen heeft meestal geen betrekking op het gebruik van de Bibliobus. In het kader van dit onderzoek was er geen gelegenheid om van alle bibliotheken de resultaatgegevens van de mobiele voorziening te inventariseren. Kijkend naar de totale middeleninzet worden er dus meer leners bereikt en vinden er meer uitleningen plaats dan in de schema’s in deze rapportage zichtbaar zijn. De omvang van de hierdoor veroorzaakte vertekening is echter beperkt. In alle vijf bibliotheken is de inzet van de Bibliobus marginaal wat betreft de kosten. Zie schema 1b. Aangegeven is het aandeel van de kosten van de Bibliobus in de totale kosten. Alleen in Dissenburgh gaat het om meer dan 5% van de kosten. Daar zijn de leners en uitleningen van de Bibliobus wel meegeteld. Bij de overigen zal de vertekening van de resultaatgegevens marginaal zijn.
Aasdorp Dissenburgh Grondstad Lammerdijk Zeskamp Schema 1b
Aandeel Bibliobus in totale kosten 1,2% 5,4% 2,1% 0,5% 2,5%
Verdeling van kosten over gebruikers en subsidiegever De verdeling van lasten over de gebruikers en de subsidiegever vergt een eigen onderbouwde afweging voor elke afzonderlijke activiteit. In schema 1 is aangegeven wat het subsidieaandeel in de totale kosten is. Met 66% is Waffeldorp extreem laag. Het landelijk gemiddelde voor deze groep is 77%. Je zou kunnen zeggen dat de Gemeente Waffeldorp € 11,40 per inwoner voor de OB over heeft. Amperdorp en Aasdorp doen ca 2,7 keer zoveel. Opvalt dat Amperdorp weliswaar relatief veel subsidie beschikbaar stelt maar dat het aandeel subsidie in de kosten iets onder gemiddeld ligt. De gebruikers dragen daar dus ook veel bij. Dat is niet vanwege de hoge tarieven maar door het grote aantal gebruikers. Met 37,9% van de inwoners als geregistreerd lener is Amperdorp koploper.
65
Lammerdijk en Dompelwijk1 springen er uit wat betreft een hoog subsidieaandeel in de kosten in combinatie met een bovengemiddeld subsidiebedrag per inwoner per jaar. Een vergelijking van de tariefopbouw kan zicht geven op mogelijke marges voor een vergroting van het aandeel van de gebruikers. Vraaguitval zal men daarbij willen vermijden. In schema 7 zien we dat men zich daar in Lammerdijk met een bereik van 21,9% meer zorgen om zal moeten maken dan in Dompelwijk met 31,3%.
kanttekening Wat wordt gesubsidieerd? Op de vraag waarvoor de subsidies bestemd zijn, zijn meerdere antwoorden mogelijk. In de praktijk wordt de reguliere subsidie toegekend voor het instandhouden van de bibliotheek (gekoppeld aan resultaatafspraken) en is feitelijk een subsidie in het exploitatietekort. Dat betekent dat men er van uit kan gaan dat voor elke activiteit dat deel van de kosten dat niet door de gebruikers wordt opgebracht gedekt wordt uit subsidie. Alles binnen het beschikbare budget, natuurlijk. De Vereniging van Openbare Bibliotheken heeft daarover een andere opvatting. In de Brancheformule Rekeningschema maakt men een onderscheid tussen collectioneren en uitlenen. Daarmee is meer bedoeld dan het verschaffen van meer gedetailleerde inzichten in de mogelijke oorzaken van exploitatieverschillen. Het beschikbaar stellen van een collectie voor raadplegen en uitlenen wordt als een zelfstandig doel of product gezien. De kosten daarvan zouden voor 100% gesubsidieerd moeten worden. De gebruiker zou dan alleen aangesproken kunnen worden voor de kosten van het feitelijke uitlenen ( Productgroepen 5, 6 en 7). In deze redenering subsidieert de gemeente het beschikbaarheidnut, naar analogie met de brandweer. Onder meer vanuit de VNG is tegen deze redenering bezwaar gemaakt. De collectie wordt niet om zichzelf bekostigd en in stand gehouden. Het nuttig effect ervan blijkt uit de intensiteit van het gebruik voor raadplegen en uitlenen.
2.
Verhouding soorten baten in totale exploitatie
In dit schema zien we hoe de verschillende inkomstenbronnen bijdragen aan de totale baten. In de kolom opbrengsten worden alle inkomsten uit het uitlenen van de collectie verzameld (contributies, leengelden en telaatgelden). In de kolom specifieke dienstverlening gaat het om inkomsten uit verhuur van de collectie, opbrengst kopieerapparaat, opbrengst prints digitale media, schoolbibliotheekwerk, deelnemers bijdragen voor lezingen en cursussen, verhuur gebouwen en detachering. Bij het verkennen van de mogelijkheden om deze inkomsten te verhogen moeten we bedenken dat bij de meeste baten ook kosten gemaakt worden. Het is dan interessant te bezien in welke mate de inkomsten uit de geleverde diensten de werkelijke kosten dekken. De kolom diverse baten omvat inkomsten uit rente en donaties.
1
In Dompelwijk houdt men 4 vestigingen in stand. Waar andere gemeenten met een vergelijkbare omvang met 2 of 3 volstaan.
66
Amperdorp Chippendaal Dompelwijk Dissenburgh Grondstad Hogerhaven IJverhoven Linkerwijk Normermeer Waffeldorp Landelijk gemiddelde Aasdorp Lammerdijk Negenhoven Zeskamp Landelijk gemiddelde* Schema 2
specifieke opbrengsten dienstverlening 19,0% 3,2% 15,6% 7,6% 12,3% 7,1% 14,7% 0,9% 17,2% 0,2% 21,2% 2,5% 19,2% 0,3% 12,4% 0,1% 22,6% 0,4% 29,5% 0,3% 16.6% ? 11,0% 14,7% 20,8% 18,1% 15,2%
6,3% 0,3% 0,9% 1,5% ?
diverse baten 2,5% 2,3% 0,6% 1,7% 1,0% 0,1% 1,2% 1,3% 3,3% 0,6% ? 0,3% 0,4% 0,9% 1,1% ?
subsidies 75,4% 74,6% 79,9% 82,6% 81,6% 76,3% 79,3% 86,2% 73,7% 69,5% 79,1% 82,4% 84,6% 77,4% 79,3% 79,1%
*De statische gegevens kennen een afwijkende indeling in soorten baten. Een relatief laag aandeel van de subsidiegever moet opgevuld worden met een relatief hoog aandeel in de kosten door de gebruikers. Die opbrengsten bestaan voor het grootste deel uit zaken die met het uitlenen samenhangen zoals contributies, leengelden en telaatgelden. Waffeldorp realiseert dat die opbrengsten 29,5% van de baten uitmaken. Daarvoor wordt wel een prijs betaald in de vorm van relatief hoge tarieven. Ook de jeugd onder 13 jaar moet contributie betalen. Het aantal jeugdige leners in verhouding tot de omvang van die bevolkingsgroep is daardoor relatief klein. Het aantal niet actieve jeugdige leners zal waarschijnlijk kleiner zijn dan waar die gratis lenen. De meeste managers zullen hun Waffeldorpse collega niet benijden. Blij dat mijn gemeente meer wil doen, lijkt de meest waarschijnlijke reactie. Indien men het daarbij laat mist men de kans om te kijken welke marges er zijn om het aandeel van de gebruikers te verhogen. Ervaringen elders kunnen duidelijk maken op welke onderdelen en binnen welke marges gebruikers best bereid zijn om meer te betalen. Indien de subsidiegever haar aandeel nominaal gelijk laat verruimt dit de mogelijkheden om de omvang en de kwaliteit van de diensten te verbeteren. Een andere manier om minder afhankelijk van de subsidiegever te worden demonstreert Chippendaal. Men realiseert daar 7,9% van de baten door middel van incidentele verhuur van vergaderruimtes. Men moet natuurlijk wel een daarvoor geschikte accommodatie hebben. Dompelwijk en Linkerwijk hebben reden om te onderzoeken op welke manier de opbrengsten (uit het uitlenen) kunnen worden verhoogd. In schema 7 zien we dat het bereik in Linkerwijk vooral onder de volwassen bevolking achter blijft. Die groep omvat 30% van de leners. Het totale bereik is ongeveer gemiddeld. Met meer betalende leners kan Linkerwijk het aandeel van de gebruikers in de baten opkrikken. Een dergelijke suggestie ligt voor Dompelwijk minder voor de hand. Met ongeveer 50% volwassenen onder de leners en een bovengemiddeld bereik onder de totale bevolking (schema 7)
67
zijn de marges om meer betalende leners te werven beduidend kleiner. Een nadere vergelijking van de tarieven kan de marges om daarmee meer inkomsten te verwerven zichtbaar maken. Kanttekening Bij de aanbeveling om te bevorderen dat er veel betalende leden komen past een kanttekening. Het bereik onder de bevolking uitgedrukt in het percentage inwoners dat zich als lener heeft laten registreren is slechts beperkt beïnvloedbaar. Bibliotheekgebruik hangt samen met het opleidingsniveau. Een goed opgeleide bevolking leest meer en maakt meer gebruik van de bibliotheek. Daar kan door de bibliotheek met een actief beleid van leesbevordering onder de jeugd op langere termijn slechts beperkt iets aan gedaan worden. Daarnaast zijn er regionale verschillen in de leescultuur die ook maar beperkt beïnvloed kunnen worden. In een operationele aanpak zal men de effecten van activiteiten gericht op het vergroten van het bereik goed in de gaten moeten houden.
3.
Verdeling kostensoorten
In dit schema wordt het aandeel van de verschillende soortenkosten in het totaal weergegeven. Dit schema kan gebruikt worden als referentie bij afwijkingen in kengetallen.
bestuur& organisatie Amperdorp 1,4% Chippendaal 1,9% Dompelwijk 1,7% Dissenburgh 1,8% Grondstad 2,1% Hogerhaven 1,6% IJverhoven 3,2% Linkerwijk 2,3% Normermeer 2,0% Waffeldorp 4,1% Landelijk gemiddelde 3,1% Aasdorp Lammerdijk Negenhoven Zeskamp Landelijk gemiddelde
Amperdorp Chippendaal Dompelwijk Dissenburgh Grondstad Hogerhaven IJverhoven Linkerwijk Normermeer Waffeldorp
1,3% 1,3% 1,9% 1,9% 2,2%
admihuisvesting personeel nistratie 19,7% 56,6% 2,2% 22,0% 50,1% 2,0% 21,0% 46,0% 3,7% 16,9% 49,4% 2,7% 17,3% 49,7% 3,4% 24,9% 47,4% 4,9% 13,1% 45,4% 3,4% 37,2% 39,0% 2,6% 19,4% 38,6% 5,5% 9,6% 48,1% 3,2% 17,5% `49,3% 3,1% 14,1% 28,8% 23,5% 17,8% 19,5%
53,3% 45,9% 51,4% 55,9% 50,2%
collectie&media specifieke kosten 14,8% 0,1% 14,7% 0,8% 15,5% 1,5% 17,3% 4,7% 17,4% 2,1% 16,7% 0,4% 27,4% 0,7% 13,2% 0,0% 20,0% 1,7% 29,1% 0,0%
2,1% 2,9% 1,1% 1,9% 3,0%
0,1% 0,1% 0,1% 0,0% 0,5% 0,1% 0,3% 0,0% 0,2% 0,3% ?
automatisering 5,1% 7,7% 10,3% 6,8% 6,3% 3,4% 6,1% 3,1% 12,2% 4,7% 4,7%
0,1% 0,1% 0,0% 0,1% ?
6,9% 5,8% 6,5% 8,2% 4,3%
transport
overig 0,0% 0,8% 0,2% 0,4% 1,2% 0,6% 0,3% 2,6% 0,3% 1,0%
68
Landelijk gemiddelde
14,8%
?
?
Aasdorp Lammerdijk Negenhoven Zeskamp Landelijk gemiddelde Schema 3
14,4% 13,7% 15,7% 11,5% 12,6%
7,7% 1,2% 0,0% 2,5% ?
0,0% 0,2% 0,0% 0,2% ?
De Brancheformule Rekeningschema bestaat onder meer uit een eenduidige benoeming van de verschillende kostensoorten. Het Model verdeelt deze kosten vervolgens over de verschillende producten. In deel 2 van deze rapportage is aangegeven dat de toerekening van kosten aan producten vooral wat betreft de personeelskosten als onvoldoende betrouwbaar beoordeeld is. Met de vertaling van de eigen jaarrekening naar de indeling in het Model hadden de meeste bibliotheken weinig moeite. Aan de verschillen die in het schema zichtbaar worden kan dus betekenis worden toegekend. Kanttekening Wel past er een kanttekening wat betreft het aandeel van de personeelskosten. De omvang van de personeelskosten daalt naar mate men meer diensten van buiten inkoopt. Dat geldt niet alleen voor schoonmaakdiensten maar ook voor administratieve dienstverlening. Deze correcties waren te omvangrijk om in het kader van dit onderzoek te passen. De vertekening in de cijfers die hiervan het gevolg is blijft overigens gering.
Huisvestingslasten Grote verschillen doen zich voor bij het aandeel van de huisvestingslasten. Deze zijn in Waffeldorp het laagst. Dat correspondeert met erg lage kosten per m2. Zie schema 11. In dit onderzoek is niet nagegaan waardoor de kosten per m2 zo laag zijn. Voor zover dat is omdat de gemeente de accommodatie onder een reële kostprijs beschikbaar stelt2, past een correctie van de feitelijk beschikbaar gestelde subsidie. In paragraaf 1 constateerden we dat deze relatief laag is. Kanttekening Gemeenten doen er beter aan om een reële kostprijs te rekenen en subsidiëren. De werkelijke kosten
blijven zo onzichtbaar en een reële afweging van nut en offer is niet goed mogelijk. Het omgekeerde doet zich voor in Linkerwijk. De huisvestingskosten per m2 zijn daar met € 291 per jaar extreem hoog. Hier vormt de bibliotheek ruimtelijk een onderdeel van het stadhuis. De prijs per m2 is inclusief een breed pakket aan servicediensten die niet allemaal voor de bibliotheek relevant zijn.
2
Dat gebeurt ook wanneer men verbouwings- of inrichtingskosten met een eenmalige subsidie bekostigt en afschrijving achterwege laat.
69
Huisvestingskosten zijn maar beperkt te beïnvloeden. Relatief lage kosten per m2 zijn een indicatie voor kunstmatig lage kosten. Voor een meer betekenisvolle vergelijking kan het nuttig zijn een fictief gemiddelde vast te stellen om deze vertekening te elimineren.
Personeelslasten De kosten van personeel en huisvesting maken samen tussen 76% (Amperdorp en Linkerwijk) en 56% (Grondstad) van de kosten uit. Het zijn de grootste kostensoorten. Een laag aandeel huisvesting verhoogt het aandeel personeel en omgekeerd. De hoge huisvestingskosten in Linkerwijk dragen er toe bij dat de personeelskosten in verhouding laag zijn. In Normermeer maken de personeelskosten maar 38,6% van het totaal uit. Daaraan dragen de volgende zaken bij. Het uitlenen geschiedt voor een deel door goedkope scholieren met de status uitzendkracht. De ondersteunende diensten van de PSO bestaan voor een groot deel uit de inzet van personeel die niet als personeelslasten in de rekening zichtbaar zijn.
Automatisering Interessant als zelfstandige indicator is de kolom met automatiseringskosten. Normermeer en Dompelwijk hebben een relatief hoog aandeel automatiseringskosten. Voor Dompelwijk wordt dit verklaard door een eenmalige dotatie die ca 23% van de automatiseringskosten bedraagt. Door op investeringen niet af te schrijven kunnen jaarrekeningen kunstmatig lage of hoge kosten laten zien. Bij een verdere vergelijkende analyse verdient het aanbeveling deze vertekeningen eerst zichtbaar te maken. Daarna kan een meer specifieke onderlinge vergelijking van de aanwezige harden software en de daarvoor gemaakte kosten mogelijke marges voor kostenbesparing zichtbaar maken.
Collectie en media Het gaat hier uitsluitend om materiële kosten van aanschaf, abonnementen, leenrechtvergoedingen en bewerkingskosten. Deze worden zonder noemenswaardige vertekening in het Model zichtbaar. Toch zijn er opmerkelijke verschillen, zoals die tussen Zeskamp met een aandeel van 11,5% collectiekosten en IJverhoven met 27,4%. Een meer precieze analyse van de oorzaken hiervan kan plaatsvinden door de opbouw van de kosten per band en mediasoort te vergelijken. Die komen beschikbaar na een mogelijke reparatieronde begin 2005, waarin de kosten aan de verschillende producten/productgroepen bekend worden
Specifieke kosten De kolom specifieke kosten vertoont grote verschillen mede omdat hier in het Model de kosten van de Bibliobus terecht komen. Dit leidt tot vertekeningen door het gehele Model. Beter ware het indien de Bibliobus als afzonderlijk geëxploiteerde (neven)vestiging zou worden beschouwd en doorgerekend.
70
4.
Mediabezit in soorten
In dit schema is de opbouw van de collecties naar mediasoorten weergegeven. Niet alle bibliotheken leken het onderscheid tussen audiovisuele media en digitale media op de zelfde manier te maken. Wel eenduidig is het onderscheid tussen grafische materialen en niet grafische media waarin audiovisueel en digitaal zijn samengenomen.
Amperdorp Chippendaal Dompelwijk Dissenburgh Grondstad Hogerhaven IJverhoven Linkerwijk Normermeer Waffeldorp Landelijk gemiddelde Aasdorp Lammerdijk Negenhoven Zeskamp Landelijk gemiddelde Schema 4
aantallen grafische mat. niet grafisch 151.461 15.611 113.021 10.764 148.600 6.355 32.039 1.184 61.290 4.839 48.531 5.649 42.552 5.336 104.514 12.328 44.519 3.128 53.325 3.846
280.765 211.097 321.494 243.999
19.547 8.586 45.655 10.912
bezit totaal 167.072 123.785 154.955 33.223 66.129 54.180 47.888 116.842 47.647 57.171
300.312 219.683 367.149 254.911
percentage van totale bezit grafische mat. niet grafisch 90,7% 9,3% 91,3% 8,7% 95,9% 4,1% 96,4% 3,6% 92,7% 7,3% 89,6% 10,4% 88,9% 11,1% 89,4% 10,6% 93,4% 6,6% 93,3% 6,7% 92,8% 7,2% 93,5% 96,1% 87,6% 96,0% 90,9%
6,5% 3,9% 12,4% 4,3% 9,1%
Dissenburgh, Lammerdijk, Zeskamp en Dompelwijk hebben relatief weinig niet grafische media. Negenhoven, IJverhoven en Linkerwijk relatief veel. Interessant is om met elkaar uit te wisselen waar de keuzes voor deze verschillen in opbouw van de collectie op gebaseerd zijn. Tegen eerdere voorspellingen in blijven de traditionele grafische materialen veruit de hoofdmoot van de collectie vormen.
5.
Mediabezit per inwoner en per lener
De kengetallen banden per inwoner en banden per lener maken het mogelijk de inputverschillen m.b.t. dit productiemiddel te vergelijken. Opgemerkt moet worden dat gehuurde (wissel)collecties en de collecties van de gehuurde Bibliobus hier niet zijn meegeteld.
71
Amperdorp Chippendaal Dompelwijk Dissenburgh Grondstad Hogerhaven IJverhoven Linkerwijk Normermeer Waffeldorp Landelijk gemiddelde Aasdorp Lammerdijk Negenhoven Zeskamp Landelijk gemiddelde Schema 5
inwoners 60.230 65.226 60.083 25.143 36.545 40.133 32.401 66.460 28.250 33.458
bezit/inwoner 2,8 1,9 2,6 1,3 1,8 1,4 1,5 1,8 1,7 1,7 2,5
leners 22.818 15.277 18.794 7.128 10.232 11.863 9.450 17.000 7.573 8.233
bezit per lener 7,3 8,1 8,2 4,7 6,5 4,6 5,1 6,9 6,3 6,9 8,7
159.000 117.170 154.616 139.900
1,9 1,9 2,4 1,8 2,3
40.281 25.631 40.700 30.677
7,5 8,6 9,0 8,3 9,0
In Amperdorp en Dompelwijk kiest men voor een relatief grote collectie met 2,8 en 2,6 banden per inwoner. Deze scoren als enigen boven het gemiddelde van alle bij de PSO aangesloten voorzieningen. In Dissenburgh heeft de bibliotheek minder dan de helft daarvan. Hierbij moeten we opmerken dat Dissenburgh gebruik maakt van de Bibliobus. Die collectie is hier niet meegeteld. Hogerhaven werkt met 1,4 band per inwoner. Daarnaast valt op dat het gemiddelde bezit per lener in de aangesloten bibliotheken door geen van de deelnemende bibliotheken wordt gehaald. In schema 6 zien we hoe vaak een band gemiddeld per jaar wordt uitgeleend. Is deze uitleenfrequentie relatief laag en het aantal banden per inwoner en per lener hoog dan is dat een sterke indicatie om de omvang van de collectie kritisch te bezien.
6.
Uitleningen
De intensiteit van het gebruik van de collectie en de uitleenbalie komt onder meer tot uitdrukking in het aantal uitleningen. Aan de uitleenbalie zou men kunnen stellen: hoe meer uitleningen bij de inzet van de zelfde middelen hoe beter de kosteneffectiviteit. Je bekijkt dat dan als vraagstuk van balieproductiviteit; meer handelingen per tijdseenheid.
72
Amperdorp Chippendaal Dompelwijk Dissenburgh Grondstad Hogerhaven IJverhoven Linkerwijk Normermeer Waffeldorp Landelijk gemiddelde
Aantal uitleningen gemiddeld/jaar/bezit grafische materialen Totaal gemiddeld 4,0 3,9 4,1 4,0 3,4 3,4 4,8 5,5 5,1 4,9 6,1 5,9 6,4 6,9 3,6 3,6 6,3 6,1 5,7 5,5 4,2 4,1
Aasdorp Lammerdijk Negenhoven Zeskamp Landelijk gemiddelde Schema 6
4,3 3,5 3,6 4,1 3,5
4,2 3,5 3,5 4,0 3,5
Bij het gebruik van de collectie kan men niet zonder meer stellen: hoe meer uitleningen hoe beter. Het effect van de voorziening zit immers niet in het lenen maar in het lezen. Dat dit effect niet goed te meten is doet daar niets aan af. Bibliotheken die van maximaal 10 te lenen banden per keer overgingen op maximaal 5 zagen het aantal uitleningen soms met 40% afnemen terwijl de kosten gelijk bleven. Zonder nadere gedachten over de effectiviteit van de voorziening zou men dan ten onrechte kunnen concluderen dat de kosteneffectiviteit ook met 40% afnam. Voor zover dat is onderzocht gaven leners te kennen van de 10 geleende boeken er maar 2 of 3 echt te lezen. De vermindering van het te lenen aantal noopte tot een strengere selectie in de bibliotheek. Het had (waarschijnlijk) geen of nauwelijks gevolgen voor het aantal gelezen boeken. Het aantal gerealiseerde uitleningen staat onder sterke invloed van het maximaal per keer te lenen aantal banden. Dat gegeven is niet geïnventariseerd. Het aantal keren dat een band wordt uitgeleend heeft dus een beperkte betekenis voor de effectiviteit van de voorziening. Wel kan men stellen dat dit gegeven een indicatie verschaft over de intensiteit van het gebruik van de collectie. Kanttekening Bij de interpretatie van deze gegevens past een kanttekening. Gehuurde wisselcollecties tellen wel mee bij het aantal geregistreerde uitleningen maar niet bij het bezit. Voor men conclusies aan de vergelijking verbindt verdient het aanbeveling de omvang van het gebruik van wisselcollecties in kaart te brengen.
73
In IJverhoven, Normermeer en Hogerhaven wordt de collectie het meest intensief gebruikt. In Dompelwijk, Lammerdijk, Negenhoven en Linkerwijk het minst intensief. Lammerdijk, Dompelwijk en Negenhoven horen ook bij de bibliotheken met een hoog aantal banden per lener.
7.
Leners
In het onderstaande schema wordt het aantal mensen dat zich als lener heeft laten registreren in relatie gebracht met de omvang van de bevolking. Zo ontstaat een indicatie voor het bereik van de bibliotheek onder de bevolking.
Kanttekening Hierbij passen de volgende kanttekeningen. •
Bibliotheken doen meer dan uitlenen. Bezoekers van het leescafé of de studieruimte worden niet als persoon geregistreerd. Dat geldt ook niet voor de deelnemers aan lezingen en cursussen. Er is ongetwijfeld een grote overlap tussen bezoekers, deelnemers en leners. De omvang daarvan is meestal niet bekend.
•
In het schema worden alle kosten toegerekend naar de leners. Dat is onnauwkeurig. In een correcte berekening zouden alleen de kosten van de voor uitleen beschikbare collectie en het uitleenproces moeten worden toegerekend. We houden nu geen rekening met verschillen in de activiteiten die buiten het uitlenen vallen. Dat wordt mogelijk wanneer de in deel 2 aangekondigde reparatieronde succesvol is afgerond.
•
De indicator zou aan waarde winnen indien het bereik onder de jeugd, dat vaak gratis leent, afzonderlijk kan worden beoordeeld van dat onder de volwassenen. Voor het verzamelen van gegevens over de bevolkingsamenstelling ontbrak in dit onderzoek de gelegenheid.
•
Bij de opgave van de aantallen leners is aan de invullers overgelaten waar men de grens trekt tussen jeugd en volwassenen. Alle volwassen leners betalen contributie om te mogen lenen. Niet alle jeugdige leners lenen gratis. Er zijn overgangstrajecten met een aangepaste contributie voor bijna volwassenen.
Bij de beoordeling van verschillen in het bereik moet men de samenstelling van de bevolking in ogenschouw nemen. Een hogere opleiding geeft een grotere kans dat men zich als lener laat registreren. Een hogere opleiding correspondeert ook vaak met een hoger inkomen. Mensen met een relatief hoog inkomen zullen eerder geneigd zijn om boeken te kopen en minder om ze te lenen. Aan deze basisgegevens kunnen bibliotheken niet veel veranderen. Wel zijn er vaak marges om gegeven de eigen bevolking het bereik te vergroten. Zicht op die marges krijgt men vooral door het eigen bereik te vergelijken met die van bibliotheken in gemeenten met een vergelijkbare bevolkingsamenstelling. De selectie van de groep deelnemende bibliotheken is hier niet op gericht geweest. Dat betekent niet dat zinvolle vergelijkingen binnen de groep onmogelijk zouden zijn.
74
Amperdorp Chippendaal Dompelwijk Dissenburgh Grondstad Hogerhaven IJverhoven Linkerwijk Normermeer Waffeldorp Landelijk gemiddelde
volwAmperdorp leners 11.806 7.146 9.222 3.089 5.645 6.501 4.413 7.869 3.665 4.939
leners jeugd 11.037 8.131 9.572 4.039 4.587 5.362 5.037 8.573 3.908 3.294
leners totaal 22.843 15.277 18.794 7.128 10.232 11.863 9.450 16.442 7.573 8.233
inwoners 60.230 65.226 60.083 25.143 36.545 40.133 32.401 69.507 28.250 33.458
15.878 14.850 26.342 17.340
24.403 10.781 14.358 15.501
40.281 25.631 40.700 32.841
159.000 117.170 154.616 139.900
Aasdorp Lammerdijk Negenhoven Zeskamp Landelijk gemiddelde Schema 7
percentage leden 37,9% 23,4% 31,3% 28,3% 28,0% 29,6% 29,2% 23,7% 26,8% 24,6% 28,0% 25,3% 21,9% 26,3% 23,5% 25,9%
Voor de beoordeling van mogelijke marges om het bereik te vergroten is het van belang naar de verhouding tussen jeugdige en volwassen leners te kijken. Bij veel bibliotheken zijn de aantallen min of meer in evenwicht. In Aasdorp is de groep jeugdigen aanzienlijk groter dan die van de volwassenen. De samenstelling van de bevolking zal hier wel enige aanleiding toe geven, maar vormt zeker geen afspiegeling. Zulke grote verschillen in bevolkingssamenstelling komen binnen de vergeleken gemeenten niet voor. Opmerkelijk is dat in Negenhoven en in mindere mate in Lammerdijk en Waffeldorp de groep volwassen leners beduidend groter is dan de groep jeugdigen.
8.
Bezoekers
In het onderstaande schema is het aantal bezoekers vergeleken en gerelateerd aan de totale kosten. Het aantal getelde bezoekers weerspiegelt het totale gebruik: lenen, raadplegen, Internet, tentoonstellingbezoek, cursusdeelname; kortom alle diensten. Dat maakt het verantwoord om alle gemaakte kosten per bezoeker als betekenisvol kengetal te gebruiken. Niet alle bibliotheken registreren de aantallen bezoekers. De gegevens van de vijf bibliotheken die dat wel doen staan hieronder.
75
bezoekers 310.348 208.000 153.480 595.106 286.000 127.501 527.658
Amperdorp Chippendaal Grondstad Lammerdijk Linkerwijk Normermeer Zeskamp Landelijk gemiddelde 30.000-90.000 Landelijk gemiddelde 90.000 + Schema 8
kosten/ bezoeker/ keer 7,76 8,06 6,19 6,33 7,19 4,89 6,87 5,60 6,61
bezoekers/ inwoners
Bezoekers/ leners
5,15 3,19 4,20 5,08 4,30 3,90 3,77 5,32 5,47
13,6 13,6 15,0 23,3 16,8 16,8 16,1 19,6 21,2
Waar men bezoekers registreert lijkt er een min of meer vaste verhouding te zijn tussen leners en bezoekers. Indien de alleen geregistreerde leners de bibliotheek zouden bezoeken, bezoeken die de zes bovenstaande bibliotheken gemiddeld tussen 13,6 en 23,3 keer per jaar. Een relatief grote groep vaste gebruikers van het leescafé of veel educatieve activiteiten zullen deze verhouding veranderen.
Het kengetal kosten per bezoeker is een gemiddelde voor alle activiteiten en alle kosten. Het kan daarom geen indicator voor de efficiëntie zijn.
9.
Personeelsinzet en kosten
In schema 9 wordt een overzicht gegeven van de inzet van het productiemiddel personeel. In de eerste kolom staat het totaal aantal uren per week dat men eigen personeel inzet. Het al of niet uitbesteden van werkzaamheden aan ondersteuningsorganisaties (PSO’s, administratiebureaus e.d.) en schoonmaakbedrijven vertekent dit beeld. Daarnaast is niet altijd duidelijk in welke mate de inzet van uitzendkrachten hier is meegeteld. Met mogelijke vertekening van dit gegeven is geen rekening gehouden. Wanneer we rekening houden met de gerealiseerde kosten voor inzet van diensten door derden zullen vertekeningen naar boven en beneden overal binnen de 10% blijven.
Amperdorp Chippendaal Dompelwijk Dissenburgh Grondstad Hogerhaven IJverhoven Linkerwijk Normermeer
aantal uren/ week 1.197 782 930 257 450 414 273 629 197
full time eenheden 33,3 21,7 25,8 7,1 12,5 11,5 7,6 17,5 5,5
uren/ week/ inwoner 0,0198 0,0120 0,0155 0,0102 0,0123 0,0103 0,0084 0,0095 0,0070
uren/ week/ lener 0,052 0,051 0,049 0,036 0,044 0,035 0,029 0,037 0,026
uitleningen totaal 648.608 498.758 533.860 178.833 323.148 319.557 332.200 415.334 290.138
uren/ uitlening 0,0960 0,0815 0,0906 0,0747 0,0724 0,0674 0,0427 0,0788 0,0353
kosten/ personeels uur 21,57 21,81 19,89 19,62 20,17 22.21 18,65 24,94 22,76
76
Waffeldorp
253
7,0
0,0076
0,031
313.515
0,0420
21,17
Aasdorp Lammerdijk Negenhoven Zeskamp Schema 9
2.043 1.622 2.583 1.800
56,8 45,1 71,8 50,0
0,0128 0,0138 0,0167 0,0129
0,051 0,063 0,063 0,055
1.268.754 764.697 1.293.722 1.029.637
0,0837 0,1103 0,1038 0,0909
25,26 20,48 21,44 21,63
In de tweede kolom is het aantal uren per week vertaald in een bezetting met fulltimereenheden van 36 uur per week. In de derde kolom wordt de personeelsinzet gerelateerd aan het aantal inwoners. Dat is een indicator voor de omvang van de input voor dit productiemiddel. In de vierde kolom wordt de personeelsinzet gerelateerd aan het aantal leners. Dat is een eerste indicator voor hoe druk men het zal hebben. Een tweede indicator voor de productiviteit is de personeelsinzet per uitlening. Dit zijn beide onbevredigende indicatoren. Bibliotheken doen immers meer dan uitlenen. Buiten beschouwing blijft de inzet op de andere productgroepen. In de laatste kolom worden de totale personeelslasten per jaar gedeeld door het aantal uren personeelsinzet per jaar.
Normermeer en Waffeldorp hebben gerelateerd aan het aantal inwoners de kleinste personeelsbezetting. Negenhoven, Amperdorp en Dompelwijk zetten per inwoner de grootste personeelscapaciteit in. Dit zijn ook de bibliotheken met een relatief grote openstelling. Voor Dompelwijk wordt e.e.a. tenminste gedeeltelijk verklaard door het feit dat men relatief veel vestigingen in stand houdt. Zie schema 10.
De personeelsbezetting wordt natuurlijk niet bepaald op basis van de omvang van het bedieningsgebied. De intensiteit van het gebruik van de voorziening zal uiteindelijk bepalen hoeveel personeel er nodig is. Het aantal leners is een van de indicatoren voor de intensiteit van het gebruik. Bij het kengetal uren personeelsinzet per week per lener scoren Normermeer, IJverhoven en Waffeldorp het laagst. Dat kan op een relatief hoge efficiëntie duiden. Betrekken we daarbij de personeelsinzet per uitlening dan scoren naast IJverhoven ook Normermeer en Waffeldorp laag.
Met deze kengetallen wordt duidelijk welke potentie een betrouwbare toerekening van uren en kosten naar de verschillende producten in het Model heeft. De mogelijke reparatieronde die in Deel II wordt aangekondigd kan inzichten verschaffen in de werkelijke productiviteit van het uitleenproces. Zeker wanneer dit vergezeld wordt van een meer gerichte vergelijking van de formaties. De gemiddelde kosten per personeelsuur zijn het laagst in IJverhoven, Dompelwijk en Dissenburgh en het hoogst in Aasdorp en Linkerwijk. Een meer specifieke vergelijking van de formaties en personeelsbezetting kan duidelijk maken waar de oorzaken van de verschillen liggen.
77
10.
Openingsuren
In schema 10 wordt de openstelling weergegeven. Eerst per week en daarna per jaar. Het gaat daarbij om de openstelling van alle vestigingen per bibliotheekorganisatie samen. In de derde kolom wordt bezien wat de kosten zijn per uur openstelling. Dat is een niet bevredigend kengetal. Het maakt immers nogal wat uit of het gaat om een grote vestiging met meerdere balies of een kleine met maar enkele medewerkers. Bij vestigingen van gelijke grote is het van belang over hoeveel openingsuren de vaste lasten kunnen worden gespreid. De rechtvaardiging van een grote vestiging en de daarvoor gemaakte extra kosten is dat die meer bezoekers hebben. Een meer bevredigend kengetal is daarom kosten per bezoeker.
Kanttekening In paragraaf 8 zagen we dat van de deelnemende bibliotheken maar een beperkt aantal het bezoek registreert. Indien we aannemen dat het er een vaste verhouding bestaat tussen leners en bezoekers. Indien we aannemen dat die 1:15 is kunnen we ook voor de andere bibliotheken het aantal bezoekers benaderen. De op de geconstrueerde bezoekersaantallen gebaseerde gegevens zijn cursief gedrukt.
Amperdorp Chippendaal Dompelwijk Dissenburgh Grondstad Hogerhaven IJverhoven Linkerwijk Normermeer Waffeldorp Aasdorp Lammerdijk Negenhoven Zeskamp
Openings Openings uren uren per week jaar 89 4.628 74 3.848 87 4.524 25 1.300 37 1.924 37 1.924 30 1.560 39 2.028 23 1.196 24 1.248 103 117 218 133
5.330 6.067 11.336 6.890
kosten/ openings uur € 519 € 435 € 441 € 417 € 494 € 561 € 374 € 1.014 € 522 € 462 € € € €
1.145 621 495 526
Inwoners/ bezoekers openingsuur /openings /week uur 677 67 881 54 691 62 1.006 82 988 80 1.085 92 1.080 91 1.704 141 1.413 95 1.394 99 1.551 1.004 709 1.056
113 98 54 77
kosten/ bezoeker/ openingsuur € 7,73 € 8,06 € 7,08 € 5,07 € 6,19 € 6,07 € 4,12 € 7,19 € 5,49 € 4,67 € € € €
10,10 6,33 9,19 6,87
Schema 10
Openingsuren bepalen in belangrijke mate de toegankelijkheid. Hoe meer open, hoe toegankelijker. Elk uur extra open heeft zijn prijs. Die prijs moet worden afgewogen tegen de opbrengst in de vorm van meer gebruikers (leners en bezoekers). In zulke processen geldt de wet van de afnemende meerwaarde. Voor het meten van die meerwaarde zijn geen vaste formules.
Amperdorp, Dompelwijk en Negenhoven hebben de ruimste openingstijden gerelateerd aan het aantal inwoners. Ruime openingstijden vergen extra kosten. In welke mate dat correspondeert met relatief hoge kosten per inwoner vinden we terug in schema 1. Hier scoren Amperdorp, Dompelwijk en
78
Negenhoven ook bij de duurdere. Aasdorp, Lammerdijk en Linkerwijk scoren ook boven € 30 per inwoner. Daarvoor zijn andere redenen dan ruime openingstijden. Vooral van Aasdorp en Linkerwijk kan men constateren dat deze per openingsuur de meeste inwoners geacht worden te bedienen. Relatief ruime openingstijden kunnen een rechtvaardiging vinden in een relatief groot bereik. De bereikgegevens in schema 7 geven aan dat Amperdorp, Dompelwijk en Negenhoven een relatief hoog aantal leners kennen. Die verschillen in bereik zijn overigens maar gering. Andere factoren, zoals het opleidingsniveau van de bevolking, hebben hierop een grote invloed. De indicator kosten per bezoeker per openingsuur biedt houvast om de afweging van het nut van toegankelijkheid af te wegen tegen de kosten. We focussen op de extremen. We slaan daarbij Waffeldorp nu eens over en kijken naar Normermeer. Het betreft een vestiging die 23 uur per week open is. Het is niet bekend of er wensen zijn die openingstijden te verruimen. Vergelijken we de bezoekers per openingsuur dan scoort Normermeer in vergelijking met ander bibliotheken met 1 vestiging niet slecht met 95. Dat is een indicatie dat er met ruimere openingstijden wellicht niet veel te winnen is. Aasdorp maakt de hoogste kosten per bezoeker per openingsuur. De OB heeft in elk van de drie stadsdelen een grote vestiging. Die zijn gemiddeld 34,2 uur per week open. Die vestigingen hebben per uur openstelling gemiddeld 113 bezoekers. Dat dit per stuk grotere en dus duurdere vestigingen zijn wordt weerspiegeld in bijna twee keer zo hoge kosten per bezoeker per uur. De in dit schema opgenomen indicatoren bieden een te smalle basis voor beslissingen over vermindering van kosten en/of openingstijden. Wel kunnen deze indicatoren helpen bij de afweging om openingstijden te verruimen of te verminderen.
11.
Accommodatie
In dit schema wordt de gebruikte oppervlakte van de vaste accommodaties in relatie gebracht met de daarvoor gemaakte huisvestingskosten. We kunnen zo zien wie dure en wie minder dure m2 gebruikt.
Kanttekening Bij deze gegevens passen enige kanttekeningen. •
Vertekeningen kunnen ontstaan door (permanente) onderhuur. Het model rekent ook de niet door de bibliotheek gebruikte m2 toe aan de bibliotheek deze lijkt daardoor duurder dan hij in werkelijkheid is. Voor zover dit in de deelnemende bibliotheken plaats vindt zijn deze kosten gecorrigeerd.
•
Een andere overigens geringe vertekening kan zich voor doen doordat sommige bibliotheken de schoonmaak hebben uitbesteed en andere dat met eigen personeel doen. De huisvestingskosten van de eerste groep zijn meer reëel dan die van de tweede.
De oppervlakte betreft de som van de bruto oppervlakte van alle vestigingen.
79
De huisvestingskosten zijn zeker op korte termijn nauwelijks door het management te beïnvloeden. Lage huisvestingslasten, zoals in Waffeldorp, zijn meestal geen verdienste van het management. Lage huisvestingslasten kunnen verschillende oorzaken hebben. Soms is een gebouw afgeschreven of er zijn investeringen gedaan die in een keer zijn afgeschreven. Ook komt het voor dat de gemeente een gebouw ver onder een reële kostprijs beschikbaar stelt. Zulke verschillen beïnvloeden de uitkomsten van vergelijkingen. De kosten per eenheid product zijn daardoor lager dan ze zouden zijn indien er reële kosten zouden worden gerekend. Het analyseren van zulke verschillen is erg tijdrovend en voor een vergelijking niet nodig.
Amperdorp Chippendaal Dompelwijk Dissenburgh Grondstad Hogerhaven IJverhoven Linkerwijk Normermeer Waffeldorp Landelijk gemiddelde Aasdorp Lammerdijk Negenhoven Zeskamp Landelijk gemiddelde Schema 11
Oppervlakte In m2 3.075 3.494 3.490 701 1.700 1.961 973 2.622 1.032 1.600 1.850 5.882 5.363 8.250 5.718 5.088
Huisvestings kosten/m2 € 152,05 € 88,05 € 97,85 € 130,71 € 96,83 € 136,93 € 74,67 € 291,42 € 118,42 € 34,65 € 126,36 € € € € €
m2/ 100 inwoners 51,1 53,6 58,1 27,9 46,5 48,9 30,0 39,5 36,5 33,5
145,88 202,56 159,45 112,49 182,05
37,0 45,8 53,4 40,9 38,5
m2 / 100 leners 13,5 22,9 18,6 9,8 16,6 16,5 10,3 15,4 13,6 19,4
14,6 20,9 20,3 17,4 14,9
Bibliotheken die dieper willen ingaan op de oorzaken van bepaalde verschillen om zicht te krijgen op de werkelijke marges voor verbetering doen er goed aan de huisvestingskosten in de vergelijking te middelen. Elke bibliotheek heeft dan een fictieve gemiddelde kostprijs per m2. De marges in de wel te beïnvloeden productiefactoren kunnen dan zichtbaar worden. Het kengetal oppervlakte per 1000 inwoners is een indicator voor de omvang van de beschikbare accommodatie. Het gegeven oppervlakte per 100 leners geeft een indicatie van de intensiteit waarmee de accommodatie gebruikt wordt. De huisvestingskosten per m2 van de OB in Linkerwijk zijn excessief hoog als gevolg van de bijzondere voorwaarden waaronder men in het stadhuis gehuisvest is. Dompelwijk, Negenhoven, Chippendaal en Amperdorp hebben relatief veel m2 beschikbaar per inwoner. Dissenburgh doet het met ongeveer de helft. Een relatief grote accommodatie gaat vaak samen met een relatief omvangrijke collectie en omgekeerd. Zie schema 5. De omvang van de accommodatie staat niet jaarlijks ter discussie. Het hebben van een grote accommodatie kan er toe uitnodigen deze dan ook maar met een omvangrijke collectie te vullen.
80
De accommodaties in Dissenburgh en IJverhoven lijken het meest intensief gebruikt te worden. Die in Chippendaal, Lammerdijk en Negenhoven het meest extensief.
81
Deel IV - Een instrumentarium in ontwikkeling
Een nog compleet te maken benchmark Het door de Vereniging van Openbare Bibliotheken ontwikkelde Model is vooral bedoeld om de bedrijfskosten toe te rekenen aan de 10 vastgestelde productgroepen. Wanneer dat overeenkomstig de bedoeling lukt zijn de gebruikers in staat de kosten van elke van die productgroepen onderling te vergelijken. Als voorbeeld kunnen de kosten van de uitlening van een boek als kengetal met elkaar worden vergeleken. Door achter deze cijfers te kijken kan men zien waardoor de verschillen ontstaan. Zo kan direct zichtbaar worden op welke onderdelen de uitvoeringspraktijk verbeterd kan worden. In het tweede deel van deze rapportage werd verslag gedaan van het feit dat in dit onderzoek de personeelskosten op een onvoldoende betrouwbare manier zijn toegerekend aan de verschillende producten. Daarnaast maakte het onderzoek duidelijk dat het Model nog op een aantal andere punten verbeteringen behoeft. Aanbevelingen daarvoor worden in een afzonderlijke notitie geformuleerd.
Het Procesbureau Bibliotheekvernieuwing heeft het voornemen om binnen de begroting 2005 middelen beschikbaar te stellen om de deelnemende bibliotheken alsnog te helpen betrouwbare gegevens in te voeren. Dat zal het mogelijk maken om in een tweede ronde het benchmarkonderzoek bij de 26 deelnemende bibliotheken compleet te maken. Dat wil zeggen dat ook de opbouw van de kosten per productgroep vergeleken kunnen worden.
Kanttekening Deze reparatieronde zal net als dit rapport betrekking hebben op gegevens uit 2003. De toedeling van personeelsuren aan de productgroepen zal moeten plaatsvinden op basis van reële schattingen achteraf. De betrouwbaarheid zal nog niet vergelijkbaar zijn aan de uitkomsten van systematische tijdregistraties. Voor het opstellen van de ramingen zal een gedetailleerde instructie worden opgesteld die later kan worden omgewerkt in een format dat voor toekomstige tijdregistraties gebruikt kan worden.
Aan het IPV is gevraagd voor die verbeteracties een voorstel te formuleren. Zodra over de reparatieronde middelen beschikbaar zijn - dat is naar verwachting begin 2005 – zullen de deelnemende bibliotheken benaderd worden met de vraag of men aan de reparatieronde mee wil doen.
Na de reparatieronde zal van de dan gevonden gegevens een nieuw rapport worden gemaakt. Daarin kan naar verwachting meer worden ingegaan op verschillen in de manier waarop de bedrijfsvoering is ingericht. Samen met het nu voorliggende rapport is er dan een meer complete benchmark beschikbaar.
82
Op basis van die ervaringen kunnen meer definitieve aanbevelingen worden geformuleerd voor aanvullingen en veranderingen van het bestaande Model.
83
84
