BELEIDSPLANNING Strategisch management in de sport
2
Wat?
Wat verwachten jullie?
3
Waarom ?
Waarom beleidsplanning? 1.
Inhoudelijk : hoe kunnen we onze werking beter en doelmatiger plannen en organiseren (resultaat) -
-
Efficiënte inzet van middelen in de club Betere samenhang tussen de verschillende activiteiten Een nieuwe weg inslaan Positionering/profilering ten opzichte van andere sportclubs/organisaties
4
Waarom ?
Waarom beleidsplanning? (2) 2. Omwille van kwaliteitszorg (proces) -
-
Totale verbeteraanpak (PDCA circel) Manier waarop het resultaat tot stand kwam (efficiëntie) Betrokkenheid van gans de organisatie creëert draagvlak + groepsgevoel klantentevredenheid
5
Inhoud
Stappenplan vergaderin g
stap
taak
1
voorbereidende taken
2
bepaal de missie van je sportclub
x
3
interne en externe analyse
x
4
inventariseer behoefte
x
5
behoefteonderzoek
6
SWOTanalyse
x
7
bepaal de doelstellingen
x
8
maak een actieplan op + evaluatie
x
9
maak het beleidsplan bekend en voer het uit
10
evalueer het beleidsplan
voorbereidin g
x
x
x
x
x x
x
6
1
Stap
Stap 1 : voorbereidingen (1) Akkoord raad van bestuur Geen akkoord : STOPPEN Een duidelijk mandaat (afbakening opdracht, middelen, informatiedoorstroming)
7
1
Stap
voorbereidingen (2) Oprichting planningsteam 4 tot 10 mensen Wie : Alle geledingen (bestuur, commissie, jeugdverantwoordelijke, trainers, …) (externe) Leden die een meerwaarde kunnen betekenen of leden die een ‘nuchtere’ kijk hebben op de clubwerking Aandachtspunten : – variatie persoonlijkheden : Voorzichtig/strategisch versus actiemensen – opname informele leiders – motivatie en enthousiasme
Aanstellen verantwoordelijke (beleidsplan uitschrijven)
8
2
Stap
Stap 2 : bepaal de missie Eerste werkvergadering Agenda : Doel en werkwijze beleidsproces Timing (hoeveel tijd neemt het in beslag) Missie van de club
9
2
Stap
bepaal de missie (2) Wat is de missie : een beschrijving van het eindresultaat dat de sportclub wil realiseren wat de sportclub doet waarden, overtuigingen, principes van waaruit men werkt Goed voor de komende 10,20, 30, … jaar
10
2
Stap
bepaal de missie (3) Hoe bepaal je de missie? Vragen die peilen naar het eindresultaat : Wat zou er zonder de sportclub verloren zijn? Wat is de bestaansreden van de organisatie? Geen sport x ?
Vragen die duidelijk maken wat de organisatie doet? Wat willen we bieden? Unisport, omnisport, recreatiesport, topsport, … Voor wie zijn we er? Jongeren, volwassenen, senioren gehandicapten, inwoners gemeente/regio x, …
11
2
Stap
bepaal de missie (4) Vragen die peilen naar waarden? Wat zijn de belangrijkste waarden die de organisatie leidt in haar werking? sociaal voor iedereen toegankelijk Wat zijn de belangrijkste veronderstellingen van waaruit de organisatie doet wat ze doet? Kwaliteit, professioneel
12
2
Stap
PRAKTIJKVOORBEELD Voorbeelden : Badmintonclub “De batters” wil alle jongeren uit eigen en omliggende gemeenten badmintonlessen aanbieden in kwaliteitsvolle omstandigheden, zodat elkeen op eigen niveau kan badmintonnen De provinciale sportdienst gaat er voor elke inwoner van de provincie aan te zetten om levenslang gezond te bewegen of te sporten. Kwaliteit, vernieuwen en samenwerken staan voorop. Sportclub Hoogland wenst uit te groeien tot de omnisportclub voor alle inwoners uit de regio Noorderkempen. Jong, oud, competitie, recreatie, valide of mindervalide iedereen is welkom
13
Stap
3
Stap 3 : Interne en externe analyse voorbereiden Interne analyse geeft inzicht in de huidige situatie van je club : Profiel van de organisatie, structuur, communicatie, financiën, resultaten, … Externe analyse geeft inzicht op invloeden vanuit de omgeving Moeder van alle fasen : Als een probleem goed is omschreven is het al half opgelost Enkel beschrijven, nog geen oplossingen
Voorbereiding door één à twee personen
14
Stap
3
Interne analyse Stand van zaken beschrijven van je club Sterke en zwakke punten beschrijven Klimaat van openheid : kritische blik op eigen functioneren Mogelijke werkvelden : Niet limitatief Zelf bepalen welke werkvelden relevant zijn
15
Stap
3
Werkvelden interne analyse Structuur en werking : vzw of feitelijke vereniging of …? Profiel van de organisatie Verleden : belangrijke gebeurtenissen : groei versus instabiliteit? Voorbije beleidsnota : evaluatie
Bestuurskader : Aantal bestuurder: voldoende? Werving vrijwilligers
16
Stap
3
Werkvelden interne analyse (2) Ledenanalyse en ledenwerving Leeftijd, geslacht, woonplaats, recreatief, competitie, duur lidmaatschap Ledenwervingsacties/sportpromotioneel (succesvol) Onthaalbrochure?
Jeugdwerking : Aandacht voor jeugd Welke maatregelen Jeugdsportcoördinator? Jeugdsportcommissie?
Trainers/coaches : Opleidingsniveau? Aantal voldoende? Vergoeding? Officieel? Communicatie trainers bestuur?
17
Stap
3
Werkvelden interne analyse (3) Financiën : Uitgaven : materiaal, accommodatie, trainers, verzekeringen, … Inkomstenbronnen : bijdrage leden, sponsoring (wat?), subsidiestromen, … Resultaat voorbije jaren Beschikbare reserves Financiële verslaggeving goed?
Verzekeringen Welke polissen, problemen, laatste prijsvraag, vrijwilligers?
Infrastructuur en materiaal Eigen accommodatie, staat van het materiaal, problemen?
18
Stap
3
Werkvelden interne analyse (4) Activiteiten (programma portfolio : bijlage 2) Sportrainingen/lessen Aanbod/aantal uren, voor welke doelgroep, problemen?
Sportwedstrijden Resultaten, organisatie van wedstrijden, problemen?
Nevenactiviteiten Welke?, voldoende?
Interne communicatie Hoe : welke kanalen? Efficiëntie? Eigentijds?
Externe communicatie Hoe verloopt de communicatie met derden (federatie, scholen, sponsors, pers), Huisstijl, outfit, …
19
Stap
3
PRAKTIJKVOORBEELD 1
Werkveld : interne communicatie (interne analyse) Beschrijving
Sterke punten
Zwakke punten
Clubblad vier maal per seizoen
Leden blijven op de hoogte van het reilen en zeilen van de club Lage kostprijs
Clubblad bestaat uit kopies Slechte kwaliteit Distributie door trainers en bestuur (intensieve arbeid)
Nieuwsbrieven voor aankondiging van actuele zaken. Worden uitgedeeld door de trainers in de les.
Trainer kan nog een extra woordje uitleg verschaffen.
Voor dringende mededelingen /veranderingen : bericht wordt aan het lokaal opgehangen.
Leden maken een nodeloze verplaatsing. Zijn nadien kwaad.
20
Stap
3
PRAKTIJKVOORBEELD 2
Werkveld : ledenwerving en -analyse Beschrijving
Sterke punten
Zwakke punten
Club heeft 300 leden, waarvan : -24 jongeren - 50% woonachtig buiten de gemeente - 50% senioren
Relatief grote club, senioren voelen zich thuis
Drop out jongeren is hoog (35 jongeren hebben de club de voorbije 5 jaar verlaten)
Lidgeld
Democratische lidgelden : Volw 50 euro Jongeren : 25 euro
Ledenwervingsacties : opendeurddagen tijdens week van de sportclub
Met 3 bezoekers ligt het rendement van de opendeurdagen laag. Promotie vcoldoende?
21
Stap
3
PRAKTIJKVOORBEELD 3
Werkveld : Infrastructuur en materiaal Beschrijving Infrastructruur voetbalterrein : gewoon grasveld
Sterke punten
Zwakke punten
Vrijwilligers die het terrein onderhouden
accommodatie tekort om alle ploegen volwaardig te laten trainen en wedstrijden spelen. Jeugdploeg zou beter gesplitst worden om alle jongeren voldoende aanbod te laten komen bij wedstrijden. Dit kan nu niet
22
Stap
3
Externe analyse Wat gebeurt er in de omgeving van je club? Beschrijving van zaken die gevolgen kunnen hebben voor je club Kansen en bedreigingen beschrijven Mogelijke werkvelden : Niet limitatief Zelf bepalen welke werkvelden relevant zijn
23
Stap
3
Werkvelden externe analyse Sportspecifieke ontwikkelingen Ontwikkelingen binnen de eigen sporttak Nieuwe clubs met gelijkaardig aanbod?
Demografische ontwikkelingen Samenstelling bevolking, vergrijzing-ontgroening
Economische ontwikkelingen Werkloosheid?, glijdende werktijden,
24
Stap
3
Werkvelden externe analyse (2) Politieke ontwikkelingen Nieuwe beslissingen (bouw/afbraak infrastructuur, …) Juridische context : subsidies, wetgeving vzw, vrijwilligerswet, …
Sociaal-maatschappelijke ontwikkelingen Vrijetijdspatroon, zap-gedrag, individualiseringstendens
Technologische ontwikkelingen Sportmateriaal, dopingtest, kunstgrasterreinen, internet
Stap
3
PRAKTIJKVOORBEELD (1) : interne communicatie (externe analyse)
Beschrijving
Kansen
bedreigingen
Ontwikkeling van internet
Veel mensen kunnen op een snelle en een goedkope manier bereikt worden. Ook de club kan het internet gebruiken
Niet iedereen heeft een internetaansluiting, emailadres
Opkomst van GSM (met SMS)
SMS’jes zijn snel en goedkoop
25
PRAKTIJKVOORBEELD (2) : Stap
3
26
ledenwerving en –analyse (externe analyse)
Beschrijving
Kansen
Politiek : nieuwe schepen voor sport
Lancering nieuw subsidiereglement jeugdsportprojecten (samenwerking met scholen)
Andere sportclubs
Sportclubs Y in de naburige gemeente heeft een gelijkaardige afdeling/discipline opgestart
lidgelden
Gemiddeld lidgeld ligt op 150 euro voor volwassenen en 100 euro voor jongeren
bedreigingen
Sportclubs Y in de naburige gemeente heeft een gelijkaardige afdeling/discipline opgestart
PRAKTIJKVOORBEELD (3) : Stap
3
27
infrastructuur en materiaal (externe analyse
Beschrijving
Kansen
bedreigingen
Technologie : kunstgras
kunstgras 1500 uren per jaar bespeelbaar, meer wedstrijden en trainingsfaciliteiten op het zelfde veld mogelijk
Financiering met eigen middelen kan de club in moeilijkheden brengen
Vlaams Sportinfrastructuurfonds
Vlaamse regering subsidieert kunstgrasterreinen
28
Stap
4
Stap 4 : Inventariseer behoefte Tweede werkvergadering (missie en analyse mee opsturen) Bespreek interne en externe analyse Bespreek de behoefte per werkveld
Inventariseer : via vergaderingen Via klachten/ideeënbus/ombudsman Via informele gesprekken Via adviesraden (sportraad, oudercommissie, …) Via tevredenheidpeiling
Behoefte niet gekend? onderzoek
Stap
4
PRAKTIJKVOORBEELD (1) : interne communicatie Leden willen op de hoogte blijven van het reilen en zeilen van het clubgebeuren Leden willen snel de wedstrijduitslagen van alle ploegen te weten komen Bij dringende mededelingen/veranderingen willen de leden zo snel mogelijk op de hoogte gesteld worden In hoeverre vinden de leden dat hier aan voldaan wordt behoefteonderzoek
29
Stap
4
PRAKTIJKVOORBEELD (2): ledenwerving en -analyse Meer jongeren zijn nodig om de continuïteit van de clubwerking te garanderen op termijn Leden zijn bereid om meer lidgeld te betalen indien daar ook meer kwaliteit voor staat In hoeverre vinden de leden dat dit zo is behoefteonderzoek
30
Stap
4
PRAKTIJKVOORBEELD (3) : Infrastructuur en materiaal Leden wensen meer trainings- en wedstrijdmogelijkheden In hoeverre vinden de leden dat dit zo is behoefteonderzoek
31
32
Stap
5
Stap 5 : Behoefteonderzoek Bepaal de probleemstelling Formuleren van onderzoeksvraag/probleemstelling (bijlage 3)
Bepaal de doelgroep : stakeholdersanalyse Wie ga je bevragen? (stakeholders : bijlage 4) Volledig of steekproef (representativiteit)
Kies de onderzoeksmethode Enquête Vergadering Interviews
Analyseer en rapporteer de gegevens
33
Stap
5
Stakeholdersanalyse Wie? Belanghebbenden Wat? Een inventarisatie maken van alle belanghebbenden bij een werkveld Waarom ? : zinvolle inbreng? Hoe pak ik het aan? 1.
2.
Som per werkveld zoveel mogelijk belanghebbende partijen op Bekijk dit overzicht vanuit twee kritische vragen - Wie is er belangrijk - Wie kan er iets zinvol vertellen
3.
Kies per beleidsdomein de drie meest prioritaire belanghebbenden om te bevragen
34
Stap
5
Stakeholdersanalyse (2) Vbn doelgroepen Direct mee ons aanbod bepalen : Leden, trainers, bestuurders, vrijwilligers
Directe invloed op toegang middelen : subsidiërende overheid, sponsors,
Vanuit de directe omgeving : Andere clubs, federatie, scholen
Vanuit de ruimere omgeving Media, bevolking, ouders, Stichting Vlaamse Schoolsport, sportdienst
Wat zijn de voor- en nadelen van deze vier categorieën? Welke zijn voor jullie (on)bruikbaar … en waarom (niet)?
35
Stap
5
Stakeholdersanalyse (3) Wat? Per werkveld weten we wie Nadien per werkveld te bekijken wat kunnen we bevragen (behoefte) Over de werkvelden heen kijken : welke vragen aan welke doelgroepen …
36
Stap
5
Opstellen van een enquête Inhoudelijk : zie bijlage 3 Pas op: Vraag vooral naar dingen waar je een impact op hebt … Vraag niet naar dingen die je al weet of éénvoudiger te weten kan komen … Weet dat vragen stellen tot verwachtingen kan leiden … Weet dat iedereen die je bevraagt ergens een ‘return’ zal verwachten …
37
Stap
5
Opstellen van een enquête (2) Soorten vragen : open versus gesloten vragen
Open vragen : voor en nadelen voordelen
nadelen
Goede eerste vragen Geen beperking Geen duidelijke probleemstelling Goede afsluitende vragen Doelgroep klein
Afhankelijk van volledigheid, waarheid respondent Moeilijk te verwerken + tijdrovend (indien doelgroep groot is)
38
Stap
5
Opstellen van een enquête (3)
Type open vragen
Omschrijving
voorbeeld
Vrije-antwoord-vraag Vraag die de respondent kan beantwoorden hoe hij wil?
“Wat vindt u van het aanbod van onze club?”
Derde-persoon techniek
Vraagstelling waarbij de respondent zelf geen oordeel over de gestelde vraag hoeft te geven, maar dat – ongemerktwaarschijnlijk toch doet.
“Denkt u dat andere leden tevreden zijn over de nieuwe voorzitter van de club?”
Zin-aanvultest
Het afmaken van een zin of verhaaltje
“Ik vind mijn trainer …”
39
Stap
5
Opstellen van een enquête (4)
gesloten vragen : voor en nadelen voordelen
nadelen
Gemakkelijkker en sneller te beantwoorden Analyse éénvoudiger en vraagt minder tijd grote doelgroep
Beperkt in antwoordmogelijkheden ( voorzie antwoordcategorie andere : …)
Type open vragen
Omschrijving
voorbeeld 40
Dichotome vragen
Een vraag met 2 mogelijke antwoorden
“Bent u man of vrouw?”
Meerkeuzevragen
Meerdere antwoordmogelijkheden
“Bij hoeveel clubs bent u aangesloten?” O één O twee O drie O meer dan drie
Likert- schaal
Vraag waarbij de respondent moet aangeven in welke mate hij/zij het eens is
“De club informeert zijn leden voldoende” O volledig eens O mee eens O noch eens, noch oneens O mee oneens O helemaal oneens
Semantische differentiaal
De meest gebruikte methode voor attitudemeeting: omvat tegengestelde woordenparen op een schaal van vijf punten
“Hoe vindt u het clubblad?” Zeer lelijk 1-2-3-4-5 zeer mooi Peperduur 1-2-3-4-5 goedkoop Nutteloos 1-2-3-4-5 interessant
41
Stap
5
Opstellen van een enquête (5)
Variant semantisch differentiaal belangrijkheid
Niet belangrijk
Matig belangrijk
Belangrijk
akkoord
Heel belangrijk
Niet akkoord
Matig akkoor d
Mee eens (akkoord)
Niet belangrijk
Heel belangrijk
Niet akkoord
Minder prioritair
Belangrijk werkpunt
Volledig mee akkoord
Verder zetten?
Verder doen
Volledig mee eens (volledig akkoord)
42
Stap
5
Opstellen van een enquête (6) Formulering van vragen : aandachtpunten Is de vraag nodig en afdoende Stel duidelijke en ondubbelzinnige vragen Stel enkel neutrale vragen, geen suggestieve vragen Stel geen lange, ingewikkelde vragen, met moeilijk woordgebruik Stel geen dubbele vragen (2 vragen in 1) Respondenten geven zelden aan dat ze niets van een onderwerp afweten te overwegen : voorzie categorie ‘geen mening’ of ‘niet van toepassing’
43
Stap
5
Opstellen van een enquête (7) Vormgeving vragenlijst Heldere en sobere structuur vragenlijst Eenvoudig lettertype Lettergrootte, regelbreedte en regelafstand steeds gelijk Kleine letters en geen hoofdletters Vraag en meerkeuzeantwoorden op hetzelfde blad Open vragen : voldoende antwoordruimte Aanduiden van een antwoord steeds op een zelfde manier vragen
44
Stap
5
Opstellen van een enquête (8) • Afnemen van de vragenlijst - steeds eerst testen (pilootonderzoek) - afname afhankelijk van doelgroep -
Via clubblad Via trainer Via Algemene vergadering (~representatief?) Via clubwebsite …
Gebruik voor deze bevragingen tijd, stel wel duidelijke deadlines
45
Stap
6
Stap 6 : SWOT- analyse Op basis van alle info Interne analyse Externe analyse Bevraging stakeholders Interpretatie en analyse gegevens adhv SWOTanalyse
Voorbereiding door 1 a 2 personen Dan derde werkvergadering
46
Stap
6
Swot-analyse (2) Verklaring : Strenghts of interne sterke punten Weaknessess of interne zwakke punten Opportunities of externe kansen Threaths of externe bedreigingen
Interne sterktes en zwaktes combineren met externe kansen en bedreigingen
47
Stap
6
Per werkveld :
Externe analyse
Behoefteonderzoek Kansen : Bedreigingen : Sterkte ptn : -
Interne analyse
Zwakke ptn : -
48
Stap
6
Swot-analyse Interne sterktes en zwaktes combineren met externe kansen en bedreigingen = beleidsopties 4 mogelijkheden : Kansen : -
Bedreigingen : -
Sterkte ptn : -
1. investeer
3. verdedig
Zwakke ptn : -
2. beslis
4. beheers de schade
49
Stap
6
Swot-analyse (2) Kansen : -
Bedreigingen : -
Sterkte ptn : -
1. Investeer : duidelijke overeenkomsten tussen sterktes en kansen leiden tot een voordeel, versteviging van de organisatie : hier moet men voor gaan
3. Verdedig : bedreigingen die overlappen met sterktes geven nood tot mobilsatie van middelen (extra inzet naar sterke punten)
Zwakke ptn : -
2. Beslis : kansen die overeenkomen met een gebied van zwakte vragen om een beslissing : investeer, desinvesteer of werk samen
4. Beheers de schade : bedreigingen die overlappen met zwaktes vragen om schadebeheersing
Stap
6
PRAKTIJKVOORBEELD (1) : interne communicatie
50
Kansen : - Ontwikkeling van internet snel en goedkoop - Opkomst van GSM (met SMS) snel en goedkoop
Bedreigingen : - internet : niet iedereen heeft aansluiting
Sterkte ptn : - clubblad : bereik - kanaal trainers voor bijkomende info
1. Investeer :
3. Verdedig : - optimaliseer het clubblad, plaats dit op de website, maar verstuur dit ook naar leden zonder internetaansluiting
Zwakke ptn : - nodeloze verplaatsingen leden bij (laatste) wijzigingen - clubblad kwaliteit en distributie arbeidsintensief
2. Beslis : -Ontwikkelen van een website - invoeren van e-mail en gsm als standaard communicatiemiddel bij dringende mededelingen
4. Beheers de schade : - Jaarlijks overzicht opvragen communicatiemiddelen leden
Stap
6
PRAKTIJKVOORBEELD (2) : ledenwerving en -analyse Kansen : - vergrijzing - markttarieven lidgelden liggen hoger - nieuw subsidiereglement jeugdsport
Bedreigingen : - sportclub y : concurrentieel aanbod
Sterkte ptn : - grote club, veel senioren - lidgelden democratisch
1. Investeer : Optimaliseer verder het aanbod naar senioren
3. Verdedig :
Zwakke ptn : - jeugdleden : beperkt + grote drop-out -rendement wervingsacties - geen sportbegeleiding senioren
2. Beslis : - Project scholen opstarten
4. Beheers de schade : - samenwerken met sportclub y? afspraken maken?
51
Stap
6
PRAKTIJKVOORBEELD (2) : infrastructuur en materiaal
52
Kansen : -kunstgras : gebruik 1500 uren per jaar mogelijk - Vlaams sportinfrastructuurfonds subsidieert kunsgras
Bedreigingen : - geen bijkomende ruimte infrastructuur mogelijk - hoge kostprijs kunstgras
Sterkte ptn : - grote club : veel jeugdleden
1. Investeer :
3. Verdedig :
Zwakke ptn : - tekort aan accommodatie om alle jeugdleden aan bod te laten komen bij wedstrijden - grasveld : max 600 uren per jaar
2. Beslis : - Investeer in kunsgras en vraag via de gemeente een subsidie aan aan de Vlaamse overheid
53
Stap
7
Stap 7 : Doelstellingen 4de werkvergadering : op basis van missie en SWOT analyse doelstellingen formuleren Mensen met beslissingsbevoegdheid betrekken! Doelstellingen : Strategisch (voor de komende 3 a 6 jaar) Operationeel (jaardoelstellingen)
54
Stap
7
Strategische doelstelling Max 3 a 6 Gericht op lange termijn Welk effect verwacht men Kenmerken : Werkwoord dat verandering aangeeft Welke situatie die moet veranderen, het streven naar een gewenste situatie, het voorkomen van verandering in negatieve zin, behoud van de situatie? Doelgroep gedefinieerd? Mate van verandering? Tijdschema : tegen wanneer?
55
Stap
7
Operationele doelstelling Aantal : ifv strategische doelstellingen Gericht op korte termijn Welke output verwacht men Kenmerken : Werkwoord dat verandering aangeeft Situatie die moet veranderen? Doelgroep gedefinieerd? Mate van verandering? Tijdschema : tegen wanneer? SMART geformuleerd? Meetbaar : gelinkt aan indicatoren en streefwaarde
56
Stap
7
SMART? Specifiek? Is de doelstelling voldoende concreet? niet te algemeen geformuleerd?
Meetbaar? Is het resultaat te meten? herkenbaar? Beschikt de organisatie over informatie om het resultaat te meten?
Aanvaard? Wordt de doelstelling aanvaard door de medewerkers? Stakeholders?
Realistisch? Is de doelstelling haalbaar? Voldoende middelen?
Tijdsgebonden? Op welk tijdstip dient de doelstelling gerealiseerd te worden?
57
Stap
7
Indicator en streefwaarde Indicator is een maatéénheid, kwantitatief enof kwalitatief , die verwijst naar een fenomeen dat rechtstreeks of onrechtstreeks gemeten kan worden Streefwaarde : is de gewenste output, het resultaat naar hetwelk men streeft. De output wordt uitgedrukt in een feitelijke situatie, het werkelijk bereikte resultaat
58
Stap
7
Indicator en streefwaarde (2) Vbn. Kwalitatieve indicator : het bestaan van een website streefwaarde : ja Kwalitatieve indicator : klantentevredenheid op een schaal van 10 ptn streefwaarde : score die dicht aanleunt bij 10 Kwantitatieve indicator : aantal ‘hits’ of bezoekers op de website streefwaarde : 20000 Aandachtspunt : maak afspraken: Wie meet er? Adhv van wat meet men? Wanneer wordt er gemeten?
59
Stap
7
schematisch
Strategische doelstelling
Operationele doelstelling
indicator
SD 1
OD 1.1
Indicator x
Indicator y
SD 2
OD 2.1
Indicator x
Indicator y
OD 2.2
Indicator x
streefwaarde
wie meet
wanneer
Meetinstrument
Stap
7
60
PRAKTIJKVOORBEELD (1): interne communicatie
Strategische doelstelling
Operationele doelstelling
indicator
streefwaarde
wie meet
wanneer
Meetinstrument
SD 1: het verhogen van de kwaliteit van het clubaanbod
OD 1.1. Het optimaliseren van de interne communicatie door het ontwikkelen van een clubwebsite met 3000 hits en het realiseren van een tevredenheidsgraad van 9/10 op het clubblad tegen 15 december 2013
website
ja
clubbestuur
1 juli 2013
internet
Webhits eigen leden
3000
webmaster
15 december 2013
Nedstat (login leden)
Tevredenheidsgraad clubblad (op een schaal van 10)
9
Redactie clubblad
September 2013
Enquête in clubblad
Stap
7
61
PRAKTIJKVOORBEELD (2) : ledenwerving en -analyse
Strategische doelstelling
Operationele doelstelling
indicator
streefwaard e
wie meet
wanneer
Meetinstrument
SD 2: het verhogen van het aantal leden met 25% (400) in 2013
OD 2.1. Het verhogen van het aantal deelnemers aan de wervingsacties tot 100 per jaar, met telkens 5 effectieve aansluitingen tegen september 2013
jeugdsportproject
ja
clubbestuur
1 januari 2013
Brief gemeente
Aantal deelnemers
100
clubbestuur
september 2013
deelnemers lijst
Effectieve aansluitingen
5
clubbestuur
september 2013
Deelnemers lijst acties
Stap
7
62
PRAKTIJKVOORBEELD (3): infrastructuur en materiaal
Strategische doelstelling
Operationele doelstelling
indicator
streefwaard e
wie meet
wanneer
Meetinstrument
SD 1. het verhogen van de kwaliteit van het clubaanbod
OD 1.2. Het verhogen van de speelcapaciteit van het sportveld tot 1200 uren door het aanleggen van een kunstgrasveld in 2013
Realisatie kunstgras
ja
clubbestuur
Augustus 2013
deelnemers lijst
Bezetting (in uren per jaar)
1200
secretaris
mei 2013
Kalender bezetting
Tevredenheid leden (op een schaal van 10)
9,5
trainers
Mei 2013
bevraging
63
Stap
8
Stap 8 : Actieplan opmaken Actieplan : acties om de doelen uit het beleidsplan te realiseren Formuleer acties per werkveld Omschrijving activiteiten Draagt bij tot welke doelstelling? Timing : Wanneer starten, operationeel?, welke activiteiten eerst? Organisatie : wie of welke commissie voert uit? met wie samenwerken (partners)? Begroting : financiële consequenties : kosten en opbrengsten? Kwaliteitszorg : Beschrijving kwaliteitseisen Beschrijving hoe dat dit plan gaat geëvalueerd worden
Stap
8
64
PRAKTIJKVOORBEELD (1) : interne communicatie
Omschrijving actie
doelstelling
timing
Wie/ structuur
begr
Kwaliteitszorg/ev aluatie
Clubblad moet een betere vormgeving (lay-out) krijgen Mogelijkheden nagaan (drukkerij, digitale copijs, …)
OD 1.1
September 2013
redactieraad
Max +25% extra (500 euro)
Goede lay-out Tevredenheid bevragen leden in eerste nieuwe clubblad
Inventariseren van communicatiemogelijkheden van de leden (e-mailadres en gsm-nummers)
OD 1.1.
Jan-feb 2013
clubsecretaris
0
Up-todate adressenbestand X ‘no replies’ X foute gsmnrs
Ontwikkelen van een clubswebsite
OD 1.1.
Start jan 2013 Live juli 2013
Vrijwilliger x ism firma y
1250 euro
Website online Webhits leden via nedstat
Stap
8
65
PRAKTIJKVOORBEELD (2) : ledenwerving en -analyse
Omschrijving actie
doelstelling
timing
Wie/ structuur
begr
Kwaliteitszorg/ev aluatie
Opstarten jeugdsportproject naar scholen
OD 2.1
Januari 2013
Jeugdver + trainers
1500 euro (inkomsten subsiduie 1000 euro)
Doorstroming leden, Tevredenheid deelnmers Aantal deelnemers
Optimaliseren werking senioren (voorzien van begeleiding, promotie seniorenraad)
OD 2.1.
April 2013
Bestuurder x+trainers
0
Aantal leden senioren
Stap
8
PRAKTIJKVOORBEELD (3) : infrastructuur en materiaal
66
Omschrijving actie
doelstelling
timing
Wie/ structuur
begr
Kwaliteitszorg/ev aluatie
Realisatie kunstgrasterrein
OD 1.2
Aanvraag subsidie : dec 2013 Start 2013 Einde aug 2013
Jeugdver + trainers
Eigen bijdrage (5.000 eur per jaar/20 jaar)
Bezetting , tevredenheid leden
Stap
9
Stap 9 : Bekendmaking en uitvoering beleidsplan Bekendmaking : Aan het bestuur : Vooraf bezorgen Als enig agendapunt Aanpassing in functie van opmerkingen Aan de leden : Belangrijkste items Kanalen : AV, clubblad, website, …
Uitvoering : Detaillering actieplannen
67
68
Stap
10
Stap 10 : evaluatie beleidsplan Beleidsplan is geen statisch document Jaarlijks evalueren (jaarverslag) Product (adhv indicatoren en streefwaardes) Zijn de doelstellingen gehaald? Zijn alle voorgenomen activiteiten daadwerkelijk uitgevoerd Proces : Hoe zijn de activiteiten verlopen? Waar ging het fout, hoe komt dat en hoe kan het beter? Is men binnen de begroting gebleven?
In functie van deze evaluatie beleidsplan al dan niet bijsturen
69
INFO
Nog vragen?
Follow up : mail
[email protected]
Succes met jullie beleidsplan!
