Beleidsplan. Speeltuinvereniging Nooit Gedacht tot en met 2010

Beleidsplan

Speeltuinvereniging Nooit Gedacht

2006 tot en met 2010

Februari 2006

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

2

Voorwoord

3

1.

Terugblik

4

2.

Stand van zaken in november 2005

6

3.

Sterke punten

8

4.

Zwakke punten

10

5.

Kansen

12

6.

Bedreigingen

13

7.

Collectieve ambitie

15

8.

Doelen voor de periode 2006 t/m 2010

17

9.

Activiteitenplan 2006 t/m 2010

28

10.

Financiële verantwoording

32

Nawoord

33

2 SVNG Nooit Gedacht – Beleidsplan 2006 t/m 2010

aho februari 2006

Voorwoord In 2008 bestaat de speeltuinvereniging “Nooit Gedacht” 40 jaar. Een hele prestatie voor een vereniging die ooit zonder al te veel verwachtingen door een stel enthousiaste vrijwilligers is opgericht. Zij en heel Diepenheim had nooit kunnen vermoeden dat ook na 40 jaar de vereniging nog springlevend is. Met meer leden en donateurs dan ooit. Met leuke en aansprekende activiteiten. Met een enthousiast bestuur. In de aanloop van het schrijven van dit beleidsplan hebben we ruim gesproken met kenners van de vereniging. Er is gesproken met oudbestuurders maar ook met horeca en ondernemers. Ook de leden zelf en de kinderen voor wie we het allemaal doen zijn niet vergeten. Eigenlijk zijn er weinig echt kritische geluiden op te pikken over het werk van “Nooit Gedacht”. Toch lijkt het ons wenselijk om een beleidsplan te maken. Dat ligt nu voor u. De belangrijkste reden om dit te doen ligt in het feit dat we ook in de toekomst sterk willen blijven. We willen blijven aansluiten bij onze doelgroep. We willen graag de vereniging bestuurbaar houden. Geen sinecure want we zijn allemaal vrijwilligers. Voorts vinden wij het belangrijk om kritisch naar ons eigen werk te kijken. Het is goed maar het kan altijd beter. Ook willen wij graag verantwoording afleggen naar de gemeente Hof van Twente, welke ons jaarlijks van de nodige subsidie voorziet. Beleidsplannen verdwijnen vaak in de lades van bureau’s. Door ons plan nu zo concreet mogelijk te houden hebben we getracht het als werkdocument te kunnen gebruiken. Vandaar dat u concrete activiteitenplannen zult vinden. Dus als het goed is haalt dit plan nog niet de bovenste bureaulade… Een beleidsplan is nooit echt af. Als het net geschreven is borrelen nieuwe inzichten alweer op. Dat is ook goed. Ook “Nooit Gedacht” is een bruisende club van mensen. Waar we graag van gebruik willen maken zijn de opmerkingen van alle lezers van dit plan. Schroom niet om te reageren naar het bestuur. We kunnen vast ons voordeel doen met uw vragen en/of opmerkingen. Wij wensen u allen veel leesplezier met dit beleidsplan. André G.W. Hoeben, voorzitter 3 SVNG Nooit Gedacht – Beleidsplan 2006 t/m 2010

aho februari 2006

1. Terugblik Op vrijdagavond 11 februari 2005 was er een bijeenkomst in het Cultureel Centrum met oud-bestuursleden van SVNG. Met de aanwezigen is uitgebreid teruggeblikt in de rijke historie van de vereniging. Dit ging vergezeld van een lach en soms een traan. In de loop van 2005 heeft een aantal bestuursleden het archief doorgespit. Er is gekeken naar de verslagen van de bestuursvergaderingen, de oprichtingsakte, de activiteitenkalenders, etc. Bovenstaande activiteiten hebben veel nuttige maar vooral ook vermakelijke informatie opgeleverd. Een paar zaken willen we hier noemen: Speeltuinvereniging “Nooit Gedacht” is opgericht op 10 mei 1968; De eerste statuten dateren van 5 februari 1971; Het eerste bestuur kende de heer H. Wormeester als voorzitter en de heer B. Groenewold als secretaris. Zij waren vrienden en vonden dat er voor kinderen iets georganiseerd moest worden. Het had erg het karakter van een buurtvereniging; Uit de statuten: “….de gezonde drang tot beweging, die in kinderen leeft, in goede banen leiden door hun nuttige en aangename bezigheden te verschaffen (artikel 2)”; Uit de statuten: “….in stand houden van speeltuinen, het organiseren van clubwerk, houden van feesten, tentoonstellingen, uitvoeringen en voorts… (artikel 3)”; In 1968 werd de eerste intocht van Sinterklaas georganiseerd (bij het Warmelo); In 1971 is men nog niet gecharmeerd van vrouwen in het bestuur. In een vergaderverslag treffen we aan: “Gin vrouwleu in ’t bestuur”; Het eerste verzoek om een subsidie was ƒ 1.000,-- groot; In 1972 werd de eerste enquête gehouden onder de Diepenheimse bevolking. De respons was groot: 84%. Men enquêteerde hoe de bevolking dacht te organiseren activiteiten; In 1974 werd een filmprojector aangeschaft die ook verhuurt werd; De speeltuinvereniging was nauw betrokken bij de oprichting van de peuterspeelzaal (1974); In 1975 ontving de vereniging ƒ 1.200,-- subsidie van de gemeente Diepenheim; In 1978 werd het tienjarige jubileum in Lochem gevierd; In 1979 werd de stichting Volksheil opgeheven en in 1980 werd het gebouw Volksheil afgebroken. Het Cultureel Centrum werd op dezelfde plek gebouwd; 4 SVNG Nooit Gedacht – Beleidsplan 2006 t/m 2010

aho februari 2006

Ook in 1980 werd uitgebreid gediscussieerd over de structuur en werkwijze van het bestuur; In 1980 waren er in Diepenheim in totaal 51 verenigingen; In 1981 werd het Cultureel Centrum, onze huidige accommodatie, gebouwd voor circa ƒ 850.000,--; In 1982 wordt de eerste Ukkie-middag georganiseerd. Nog steeds een doorslaand succes; In 1985 begint de heer Marks de Club van Ome Joop. Een timmerclub die ook nog steeds bestaat en zeer succesvol is. Joop Marks is nog steeds bestuurslid van de vereniging; In 1983 is begonnen met een eigen blad dat steevast ‘krantje’ wordt genoemd; In 1986 kent de vereniging een gat in de begroting van ƒ 1.750,--; In 1989 waren er 222 leden en 122 donateurs!; De subsidie in 1991 bedroeg ƒ 2.750,--. In dat jaar stopt de wandelvereniging met het organiseren van de wandelvierdaagse. De Speeltuinvereniging neemt dit over. Ook tot op het heden een succesvolle activiteit; In 1992 wordt gestart met de renovatie van de speeltuinen. Het is ook het jaar waar met de eerste kledingbeurs begonnen wordt; Op 9 oktober 1993 wordt tijdens een feestelijke middag het 25jarige jubileum gevierd; Eind jaren negentig ontstaat de discussie over het beheer van de speeltuinen. Met name met het oog op de veiligheid en de aansprakelijkheid. Omdat de speeltoestellen op gemeentelijke grond stonden vervielen de toestellen na overleg aan de gemeente. Hiermee kwam een einde aan de ‘speeltuinvereniging’ in zijn oorspronkelijke staat.


aho februari 2006

2. Stand van zaken in november 2005 Zoals in het voorwoord reeds geschreven is de vereniging nog steeds springlevend. Een aantal zaken willen we hieronder weergeven. Voor meer informatie verwijzen we graag door naar bijlage 3: het verenigingsblad/activiteitenkalender. De vereniging telt in het voorjaar van 2005 circa 230 leden. Het bestuur bestaat uit 13 leden. Voorzitter is de heer Hoeben, secretaris mevrouw G. Voskamp en mevrouw M. Zwiers is penningmeester. Als bestuursleden kunnen we noemen de dames J. Wagelaar, D. Elferink, I. Pasop, R. Temmink en R. Westerbeek. Voorts de heren J. Marks, H. Kleine, H. Groot Dengerink en H. Vruwink. Van een aantal mensen zal in het voorjaar van 2006 afscheid genomen worden. Er wordt 1 maal per maand vergaderd. Altijd op de tweede woensdag van de maand. De vereniging heeft haar huisvesting in het Cultureel Centrum van Diepenheim. Zij heeft als vaste huurder de beschikking over een ruime speel-, knutsel en vergaderzaal, een discoruimte, een reproruimte en de nodige opslagruimte. De vereniging organiseert diverse activiteiten. Deze zijn onder te verdelen in activiteiten die jaarlijks 1 keer georganiseerd voorkomen maar ook activiteiten die met een vaste regelmaat, bijv. iedere woensdagmiddag, georganiseerd worden. Voorbeelden van jaarlijkse “éénmalige” activiteiten zijn: De Ukkie-middag Koninginnedag Het Kampeerweekend De Kledingbeurs Palmpasen De intocht van Sinterklaas De wandelvierdaagse Een zomeractiviteit Activiteiten met vaste regelmaat zijn: De Club van Ome Joop De knutselclub Down Town

(iedere vrijdagmiddag) (iedere woensdagmiddag) (op vrijdagavonden)


aho februari 2006

De organisatie kent een aantal communicatiemiddelen die gebruikt worden. Deze zijn: Het verenigingsblad (verschijnt 3 keer per jaar) en wordt persoonlijk bij alle leden bezorgd Een activiteitenkalender (jaarlijks in het najaar) Pamfletten/leaflets die huis aan huis verspreid worden in het gebied dat de voormalige gemeente Diepenheim omvat. De vereniging betaalt al haar activiteiten uit 4 inkomstenbronnen. Deze zijn: De subsidie van de gemeente Hof van Twente Contributie van de leden Opbrengsten van de donateurs Diverse inkomsten


aho februari 2006

3. Sterke punten Er zijn veel sterke punten te benoemen voor de speeltuinvereniging Nooit Gedacht. Puntsgewijs willen we de belangrijkste noemen: Leden Het ledenaantal is behoorlijk stabiel over de jaren heen. Bijna ieder gezin dat uitgebreid wordt met kinderen wordt na een aantal jaren wel lid. Men ervaart het programma als interessant en de kosten voor het lidmaatschap worden als laag ervaren. Het kost geen moeite om leden te maken. De bestaande leden zijn goed op de hoogte van de activiteiten. De participatie in de activiteiten is hoog. Ze hebben aan het ‘half woord’ vaak genoeg om te weten wat men bij een activiteit kunnen verwachten. Organisatie Het is nog steeds goed zoeken naar nieuwe bestuursleden. Op dit moment zitten we in een overgangsfase met wel 13 personen in het bestuur. Het is wel lastig om de functies van voorzitter en secretaris in te vullen. De vergaderingen van het bestuur worden goed bezocht. De sfeer is goed in de organisatie. Dit geldt ook voor de samenwerking. Ondanks de vele wijzigingen in het bestuur is er toch sprake van routine in de organisatie van de jaarlijkse activiteiten. Hierbij kan ook nog steeds een beroep gedaan worden op oud-bestuursleden. Financiën De laatste jaren komt de vereniging weer op krachten. Er is een bescheiden eigen vermogen. Dit is ook hard nodig om eventuele tegenvallers op te vangen. De contributie’s en de donaties worden goed betaald. Samenwerking Als vereniging staat Nooit Gedacht midden in de gemeenschap van Diepenheim. Zonder uitzondering is de samenwerking met andere clubs en verenigingen (bijv. als gebruikers van het Cultureel Centrum) goed te noemen.


aho februari 2006

Activiteiten Alle activiteiten kennen een prima deelname van leden. Het weer is nog wel eens een spelbreker maar over het algemeen kunnen de geplande activiteiten doorgang vinden. De activiteiten kennen alle een lange traditie en er is routine in de organisatie ervan. Identiteit Ondanks de naam van ‘speeltuinvereniging’ blijken de meeste Diepenheimers bekend met de vereniging. Ze hebben een duidelijk beeld van Nooit Gedacht. Accommodatie De vereniging huist in het Cultureel Centrum aan de Hagen te Diepenheim. Een gebouw dat in 1978 is opgeleverd en waarvan Nooit Gedacht de kelder grotendeels in gebruik heeft. Dit voor een aantal activiteiten, de vergaderingen, de voorbereidingen voor buitenactiviteiten, opslag, reproductie, etc. Het huurcontract staat niet op losse schroeven.


aho februari 2006

4. Zwakke punten Bovengenoemde sterke punten vragen natuurlijk ook wel om nuancering en een aantal punten hebben ook minder positieve kanten. Hieronder dus ook een aantal zwakke punten die we tegenkomen of anderen ons vertellen. Het is met nadruk niet de bedoeling dat mensen in de vereniging zich hierdoor persoonlijk aangevallen voelen. Het doel van deze analyse is namelijk om de totale vereniging sterker te maken en van afbraak is geen sprake. Uitstraling Onder deze kop vallen vele zaken die opvallen. Het begint al bij de naam. Steeds vakrt noemen we ons zelf “Jeugd- en jongerenwerk Nooit Gedacht”. Dit omdat de term speeltuinvereniging al lang niet meer van toepassing is. Over de naamgeving is nooit besluitvorming geweest. Ook logo’s worden niet consequent toegepast. Het logo bestaat uit twee spelende kinderen. Het drukwerk dat verspreid wordt ziet er niet iedere keer eender uit. Bij activiteiten profileert de vereniging zich niet als organisator door bijvoorbeeld logoborden, vlaggen, etc. op te hangen. Diepenheim mag best weten hoe toegewijd de vereniging haar activiteiten organiseert. Maar ook hoe leuk ze zijn! De vereniging heeft financieel zeer moeilijke periodes gekend. Van hieruit is er een gezonde cultuur ontstaan van zuinigheid. Als gevolg hiervan is de uitvoering van een aantal activiteiten erg pover. Leden zouden misschien meer ‘waar voor hun geld’ moeten krijgen. In de materialen van de vereniging is weinig geïnvesteerd de laatste jaren. Een plan hiervoor ontbreekt. De kelder van het Cultureel Centrum is als locatie prima. De uitstraling van de ruimtes is niet up-to-date. We zitten op grotendeels versleten meubilair, etc. Organisatie Er hebben zich in het bestuur redelijk veel mutaties voorgedaan. Omdat er veel routine is, bijv. door de aanwezigheid van draaiboeken, kunnen activiteiten goed georganiseerd worden. Hier is men dan echter heel druk mee. We zijn al blij dat de jaarlijkse activiteiten weer plaats kunnen vinden. De organisatie heeft weinig tijd om innovatief te zijn en om nieuwe zaken te ontwikkelen. Ondanks de aanwezigheid van draaiboeken is er geen organisatieboek waarin protocollen, telefoonlijsten, etc. Dit zou wenselijk zijn. Tijdens de bestuursvergaderingen wordt er nog veel tot in het detail besproken. Dit is vaak wel gezellig doch lang niet altijd even efficiënt. 10 SVNG Nooit Gedacht – Beleidsplan 2006 t/m 2010

aho februari 2006

Er is geen sprake van een duidelijke centrale sturing met duidelijke lijnen en visie. Begrotingen en activiteitenplannen komen niet tijdig op de agenda en missen vaak de noodzakelijke voorbereidingen. De stap naar echt jeugd- en jongerenwerk moet nog gemaakt worden. Communicatie De communicatie met de leden is beperkt tot ‘one-way’ communicatie van vereniging naar de leden. Vice versa is zeer beperkt. Kritiek op de georganiseerde activiteiten komt vaak via via bij het bestuur. Als we kritiek zien als waardevol, is dit geen goede ontwikkeling. Ook op de jaarlijkse algemene ledenvergadering is de feedback van de leden zeer beperkt. De vergaderingen worden zeer, zeer matig bezocht. Van alle activiteiten is steeds meer digitaal beeldmateriaal beschikbaar. Dit blijft in de archieven welke niet ontsloten zijn. Dit is jammer. Evaluatie en research Bij de sterke punten hebben we genoemd dat bijna ieder gezin van Diepenheim lid is. Dit hebben we echter niet onderzocht. We weten feitelijk heel weinig. Hoeveel gezinnen zijn er? Hoeveel zijn er lid? Waarom zijn ze lid? Waarom haken ze af? We weten niet goed of een activiteit echt een grote deelname heeft gekend omdat we het percentage deelnemers in verhouding tot het totaal aantal potentiële deelnemers hebben afgezet. We weten ook nog te weinig wat de jeugdige leden willen aan activiteiten. Misschien willen ze ondertussen wel een computerclub van Ome Joop. We meten te weinig en doen te weinig onderzoek. Verantwoording Op dit moment wordt er tijdens de algemene ledenvergadering verantwoording voor het gevoerde beleid afgelegd. De kascommissie keurt de boeken goed en een (financieel) jaarverslag gaat ook naar de gemeente. Met deze activiteiten leggen we de wettelijk noodzakelijke verantwoording af. Dit is wel erg mager. Ontbreken van concurrentie Binnen Diepenheim bestaat er weinig concurrentie in de activiteiten die Nooit Gedacht organiseert. Andere clubs hebben wel activiteiten gericht op dezelfde doelgroepen maar dit vormt geenszins een bedreiging. Dit al helemaal niet voor activiteiten als Sinterklaas en de Eierzoekwedstrijd op Palmpasen. We moeten wel waakzaam zijn voor de concurrentie.


aho februari 2006

5. Kansen De speeltuinvereniging kan met vertrouwen naar de toekomst kijken. De vereniging is sterk. De volgende kansen voor Nooit Gedacht dienen zich aan: Accommodatie Er is sprake in Diepenheim van het weer in oude glorie herstellen van Café de Pol. De Pol zou een nieuw historisch verantwoord sociaal- en cultureel centrum moeten worden. De Pol geeft accommodatie voor vele verenigingen. Ook voor Nooit Gedacht. De kans ligt in het feit dat we voor wat betreft de uitstraling er goed op vooruit kunnen gaan. De Pol zal zeker zeer representatief worden. Daarnaast kunnen we ons voordeel doen in de verdergaande samenwerking met andere Diepenheimse verenigingen. Een sterk punt van De Pol zal zijn dat er ook een grote zaal gepland staat. Hier is ernstig gebrek aan in Diepenheim. Bekendheid van Nooit Gedacht De goede reputatie van Nooit Gedacht biedt kansen om nieuwe wegen in te slaan. De goede naam zorgt ervoor dat samenwerking met gemeente, andere verenigingen en bijvoorbeeld vrijwilligers hun steentje zullen willen bijdragen. Organisatie Nooit Gedacht Op dit moment is de vereniging (financieel) sterk genoeg om naar de toekomst te kijken.


aho februari 2006

6. Bedreigingen Bij sterkte/zwakte analyses kunnen punten zowel bij kansen als bedreiging voorkomen. Dit al naar gelang de uitleg. Dat is hier niet anders. We hoeven niet bang te zijn voor de aanwezige bedreigingen. Het zou echter niet getuigen van grote intelligentie om er niet serieus rekening mee te houden. Accommodatie Zoals genoemd bij de kansen zijn we in overleg over deelname in het plan De Pol in de Diepenheim. De Pol kent natuurlijk ook voor Nooit Gedacht onzekere elementen. We geven toch een stuk autonomie over onze ‘eigen’ ruimtes weg. Er zal nog meer overleg dienen plaats te vinden. De kosten voor de nieuwe accommodatie zullen zeker hoger zijn dan nu. Hoe gaan we daar mee om? Er zal een beheersstichting komen. Ook het bestuur van Nooit Gedacht zal daarin vertegenwoordigd moeten zijn. Extra vergaderdruk voor toch al drukke personen. Kan dat wel? Hoe zal het lopen met de exploitatie over een langere tijd? Moeten we nu onze eigen consumpties bij een beheerder duur gaan afrekenen? Het is maar de vraag of De Pol gerealiseerd zal kunnen worden. Kan dit niet dan betekent dit dat we aan het werk moeten met uitbreiding en modernisering van het “oude” Cultureel Centrum. Dit zal ook niet goedkoop zijn. Ook hierbij is het maar de vraag of er een zaal gerealiseerd kan worden. Een bedreiging voor het sociaal cultureel leven in Diepenheim is immers nog steeds het ontbreken van een goede zaal met faciliteiten. Nooit Gedacht is natuurlijk als vereniging maar beperkt machtig om te sturen in al deze plannen. Beleid Gemeente Hof van Twente Nooit Gedacht is behoorlijk afhankelijk van de subsidies die we mogen ontvangen van de Gemeente Hof van Twente. Als deze wegvallen door gewijzigd beleid zijn er grote problemen. De vereniging wordt beperkt toegestaan om eigen vermogen als ‘appeltje voor de dorst’ op te bouwen.


aho februari 2006

Maatschappelijke trends Kinderen worden steeds ‘drukker’. Dit geldt ook voor hun ouders. Voor de activiteiten zou in de toekomst wel eens minder belangstelling kunnen zijn. En hiernaast zou ook de tijd die mensen willen stoppen in het vrijwilligerswerk van Nooit Gedacht minder kunnen worden. Het blijkt ook voor de zittende bestuursleden vaak een hele klus om de hobby te combineren met gezin en werk. Bij de activiteiten voor de oudere leden (groep 8 van het primair onderwijs en leerjaren 1 en 2 van het voorgezet onderwijs) blijkt de deelname lastiger. Hier is serieuzere concurrentie te merken en is het ook van belang hoe de zogenaamde ‘peergroupleaders’ binnen de jongerengroepen denken over Down Town en de activiteiten.


aho februari 2006

7. Collectieve ambitie Uit voorgaande hoofdstukken blijkt dat de tijden behoorlijk zijn veranderd sinds de oprichting eind jaren zestig. We kunnen tegelijkertijd vaststellen dat het activiteitenplan niet echt veel veranderd is over de jaren heen. Natuurlijk zijn er nieuwe activiteiten bijgekomen en worden er sommige niet meer georganiseerd. Uit de SWOT analyse (=analyse van de sterke punten, de zwakke punten, de kansen en de bedreigingen voor de organisatie) blijkt duidelijk dat er een aantal zaken nu aangepakt moeten worden. De vereniging wil immers voort blijven bestaan. Om antwoord te geven op wat die vereniging dan ook precies wil hebben we hieronder een missie en een visie op de toekomst verwoord. We starten hier weer uit het verleden, de statuten. Deze nog steeds geldende statuten hebben we al eerder in dit stuk geciteerd maar artikel 2 en 3 noemen we nogmaals: Uit de statuten: “….de gezonde drang tot beweging, die in kinderen leeft, in goede banen leiden door hun nuttige en aangename bezigheden te verschaffen (artikel 2)” Uit de statuten: “….in stand houden van speeltuinen, het organiseren van clubwerk, houden van feesten, tentoonstellingen, uitvoeringen en voorts… (artikel 3)” Deze artikelen passen niet echt meer in de moderne tijd. Laat staan het feit dat er nog van het ‘in stand houden van speeltuinen’ wordt gesproken. Willen we echt een stap de toekomst in maken zullen we samen onze wensen en ideeën moeten vast leggen. Herbezinning op de taken en activiteiten. Dit vanuit een collectieve ambitie. Samen zijn we sterk. Basis voor het beleid dat we voorstaan moet deze collectieve ambitie zijn. We moeten weten waarom we moeten blijven bestaan. Maar ook waar we in de toekomst zouden willen uitkomen. Hieruit volgen dan logisch welke doelen we ons zelf moeten stellen het hoe we deze kunnen bereiken. Binnen Nooit Gedacht werken vele vrijwilligers. Het is van belang dat het zo is dat binnen een goede organisatie alle neuzen dezelfde kant opstaan. Met andere woorden: Iedereen moet achter de missie en visie staan. De doelen moeten voor iedereen helder zijn. Voor dat we inhoud gaan geven aan de collectieve ambitie nog eerst een schematische weergave van onze ambitie. 15 SVNG Nooit Gedacht – Beleidsplan 2006 t/m 2010

aho februari 2006

Missie Waarom: Geeft aan waarom de organisatie moet blijven bestaan Collectieve Ambitie Visie Waarheen: Geeft aan waar men op langere termijn wenst uit ge komen Doel Welke meetbare resultaten op welk moment bereikt moeten zijn Beleid Strategie Hoe: Actieplan dat aangeeft hoe een geformuleerd doel bereikt gaat worden Missie Nooit Gedacht Nooit Gedacht is een vereniging die zich diep wortelt in de Diepenheimse gemeenschap. Zij fungeert duidelijk als “sociaal cement” voor de bevolking en draagt bij aan het versterken van de leefbaarheid in de kleine kern op het platteland. De vereniging wil voor kinderen aantrekkelijke activiteiten ter vermaak en lering aanbieden. Visie Nooit Gedacht Nooit Gedacht wil een vooraanstaande rol blijven spelen op gebied van het verzorgen van aansprekende activiteiten voor de jeugd van 3 tot en met 15 jaar. De vereniging wil blijvend kunnen inspelen op de wensen van haar leden. De vereniging wil krachtig zijn in organisatie en middelen. De vereniging wil open blijven voor veranderingen en wil dit doen in een sfeer van hartelijkheid en vertrouwen. 16 SVNG Nooit Gedacht – Beleidsplan 2006 t/m 2010

aho februari 2006

8. Doelen voor de periode 2006-2010 Vanuit de kijk op de historie van de vereniging, de SWOT-analyse en de opgestelde missie en visie komen we tot de volgende hoofddoelen voor Nooit Gedacht. In het vervolg van dit plan volgt een nadere uitwerking. 1. Organisatie Doel 1.1.1 Naamgeving Doel 1.2.1 Organisatie Doel 1.2.2 Handboek Doel 1.2.3 Vrijwilligersavond Doel 1.2.4 Jubileumjaar Doel 1.3.1 Nieuw opzet boekhouding Doel 1.3.2 Onkostenvergoeding Doel 1.4.1 Genereren extra inkomsten 2. Accommodatie/Inventaris Doel 2.1 Inrichting Doel 2.2 Nieuwbouw Doel 2.3.1 Inventarisatie inventaris Doel 2.3.2 Opstellen beleid in zake inventaris 3. PR & Communicatie Doel 3.1 Huisstijl ontwikkelen Doel 3.2 Opzetten website Doel 3.3 Opstellen communicatieplan 17 SVNG Nooit Gedacht – Beleidsplan 2006 t/m 2010

aho februari 2006

4. Activiteitenontwikkeling Doel 4.1 Evaluatie activiteiten Doel 4.2 Ontwikkelen nieuwe activiteiten Doel 4.3 Permanente evaluatie kwaliteit


aho februari 2006

1. Organisatie Doel 1.1.1 Naamgeving In het jaar 2006 zal de naam van de Speeltuinvereniging Nooit Gedacht worden gewijzigd in Nooit Gedacht. Als subtitel wordt officieel toegevoegd: Jeugd- & Jongerenwerk Diepenheim. De naamswijziging zal bij de notaris worden vastgelegd. Dit betekent een statutenwijziging waarbij de leden zullen moeten worden geraadpleegd. Toelichting De vereniging heeft op dit moment niets meer te maken met speeltuinen. De eigen naam veroorzaakt zelfs verwarring. Van de naam Nooit Gedacht willen we om historische redenen en om de herkenbaarheid geen afscheid nemen. Doel 1.2.1 Organisatie In het jaar 2006 zal de organisatie van de vereniging opnieuw worden opgezet. Vanuit het bestuur worden nadrukkelijker dan voorheen commissie aangestuurd die activiteiten organiseren. Er zullen meer vrijwilligers van buiten het bestuur betrokken worden. Toelichting De druk op het bestuur neemt jaarlijks toe. Om deze druk minder te maken willen we de werklast beperken. Verantwoordelijkheden moeten duidelijk zijn. Het volledige bestuur zal wel goed op de hoogte van de activiteiten moeten blijven. Er mag geen verlies van betrokkenheid optreden. Bestuursleden moeten volledig geïnformeerd blijven. Om dit alles mogelijk te maken zullen de maandelijkse bestuursvergaderingen op de tweede woensdag van de maand blijven. Bij deze vergaderingen zijn als gevolg van bovenstaande alle bestuursleden aanwezig. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Deze personen zullen gezien de aparte functie die zij bekleden niet automatisch betrokken bij alle activiteiten. Zij zullen ook geen activiteit ‘leiden’. Dit met het oog op verdeling van de werklasten. De overblijvende bestuursleden krijgen een activiteit toegewezen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Bij de uitvoering van de activiteiten wordt zoveel mogelijk gewerkt met vrijwilligers van buiten het bestuur. Het bestuurslid zorgt ook voor de werving van deze vrijwilligers. 19 SVNG Nooit Gedacht – Beleidsplan 2006 t/m 2010

aho februari 2006

Het bestuur bestaat bij voorkeur uit 11 personen. Gezien de belangrijke positie die Down Town in neemt zal één van de verantwoordelijke mensen voor Down Town plaats nemen in het bestuur. Het Dagelijks Bestuur zal waar nodig extra vergaderen. Bijvoorbeeld bij het voorbereiden van de Algemene Ledenvergadering, het opstellen van de jaarrekening/balans en de begroting, gewichtige zaken in zijn algemeen, etc. Van deze vergadering zal altijd verslag gedaan worden in de reguliere vergaderingen van het gehele bestuur. In het hieronder genoemde handboek zal een organisatieschema staan met alle namen en telefoonnummers. Doel 1.2.2 Handboek Het komen tot een soort van handboek met namen en adressen van de vereniging, met procedures en afspraken, draaiboeken, etc. Toelichting Omdat een vereniging als de onze veel bestuurswisselingen kent komt het vaak voor dat telkens opnieuw ‘het wiel moet worden uitgevonden’. Bovendien moet iedere keer besloten worden wat we zullen geven als cadeau bij een trouwerij, etc. Een goed voorbeeld van een handboek dat we bedoelen is opgesteld door de Schutterij Diepenheim. Doel 1.2.3 Vrijwilligersavond Het houden van een jaarlijkse feestavond voor alle vrijwilligers binnen de vereniging. Toelichting Op dit moment is er jaarlijks een feestje voor de bestuursleden. Dit feest wordt traditioneel georganiseerd door de nieuwe bestuursleden. Op andere momenten in het jaar (bijv. de jaarvergadering) wordt stil gestaan bij de verdiensten van andere vrijwilligers. Dit is echter onvoldoende. Er wordt hard gewerkt voor Nooit Gedacht en daar mag best aandacht aan besteed worden.


aho februari 2006

Doel 1.2.4 Jubileumjaar Het organiseren van het jubileumjaar 2008. Toelichting In 2008 bestaat Nooit Gedacht 40 jaar. Dat moet gevierd worden. Op dit moment wordt al gezocht naar een accommodatie voor het jaarlijkse kamp op een bijzondere plek. Maar we zouden ook meerdere acties gedurende het hele jaar kunnen houden. Doel 1.3.1 Nieuwe opzet boekhouding De boekhouding dient op de verschillende activiteiten die gehouden worden opgezet te worden en de drie subsidie grondslagen moeten terug te herkennen zijn. Toelichting Een goede boekhouding is van groot belang voor iedere organisatie. De inrichting van de boekhouding moet de organisatie ondersteunen. Ondertussen heeft de Gemeente Hof van Twente de subsidie grondslagen veranderd en zal er ook op een andere manier verantwoord moeten worden naar de gemeente. Doel 1.3.2 Onkostenvergoeding Het opstellen van een onkostenvergoedingensysteem voor de leden van het Dagelijks Bestuur. Toelichting Alle bestuursleden kunnen door hun gemaakte kosten na overleg declareren bij de penningmeester. Dit kunnen bijv. reiskosten zijn maar ook de kosten voor aanschaf van materialen. Om tot uitbetaling te komen moeten er duidelijke schriftelijke bewijsstukken overlegd worden. Verantwoording wordt afgelegd in de algemene ledenvergadering bij de behandeling van de afrekening van het betreffende boekjaar en er wordt controle door de kascommissie uitgevoerd. Gezien het specifieke karakter van het werk van het Dagelijks Bestuur zal aan een ieder van hen, dus de voorzitter, de secretaris en de penningmeester jaarlijks een bijdrage overgemaakt worden. Dit voor de kosten van telefonie, computer- en printerzaken, etc.


aho februari 2006

Vrijwilligers, zijnde de niet-bestuursleden die helpen in de organisatie, kunnen niet rechtstreeks declareren bij de penningmeester. Dit loopt altijd via het verantwoordelijke bestuurslid. Dit met uitzondering voor de mensen die zorg dragen voor de knutselmiddagen. Zijn kunnen wel rechtstreeks bij de penningmeester declareren. Doel 1.4.1 Genereren extra inkomsten Het generen van extra inkomsten uit activiteiten. Toelichting Een vereniging als Nooit Gedacht moet altijd rekening houden met zware tijden. De gemeente kan de jaarlijkse subsidiebijdragen verlagen. Daarom is het goed om ook zelf geld te kunnen verdienen. Gedacht kan worden aan verhuur van materialen, etc. Doel 1.5.1 Opstellen beleidsplan Down Town Het opstellen van een beleidsplan voor Down Town Toelichting Terwijl dit beleidsplan werd geschreven is ook de club vrijwilligers die Down Town organiseren met elkaar in discussie gegaan over de toekomst. Ook zij willen een beleidsplan gaan schrijven. Een eerste concept is reeds geschreven.


aho februari 2006

2. Accommodatie/Inventaris Doel 2.1 Inrichting Het opnieuw inrichten van de verblijfsruimten die de vereniging huurt in het Cultureel centrum. Toelichting Aan het interieur van de accommodatie die de vereniging als vaste verhuurder huurt is al jaren niets gedaan. De gemeente staat borg voor groot onderhoud maar de rest van de werkzaamheden is voor rekening van Nooit Gedacht. Het meubilair is hard aan vervanging toe. Het keukenblok is niet meer up-to-date. Muren en plafonds moeten aangepakt worden. Dit zal in zijn geheel de uitstraling en het prettig werken in de ruimtes sterk verbeteren. Doel 2.2 Nieuwbouw Het in samenwerking met andere Diepenheimse vereniging realiseren van nieuwbouw of verbouw van het Cultureel Centrum. Toelichting Nooit Gedacht is in gesprek met andere Diepenheimse verenigingen over nieuwbouw binnen de plannen van De Pol of in verbouw van het Cultureel Centrum. Deze plannen zijn geschreven om een antwoord te geven op het ontbreken van een grote zaal voor o.a. de viering van Sinterklaas, toneelvoorstellingen, etc. De tot nu toe gepresenteerde plannen hebben het bestuur van Nooit Gedacht er toe gebracht om medewerking te verlenen aan nieuwbouw binnen de plannen van Um den Pol. De mogelijkheden in deze opzet zijn goed te noemen. Op dit moment zijn de plannen nog zeer onzeker. Ook de plannen voor verbouw van het huidige Cultureel Centrum zijn nog erg onzeker. Nooit Gedacht heeft binnen het huidige Cultureel Centrum een prima accommodatie. Modernisatie is echter wel op zijn plek.


aho februari 2006

Doel 2.3.1 Inventarisatie inventaris Het inventariseren van alle inventaris dat eigendom is van Nooit Gedacht. Doel 2.3.2 Opstellen beleid in zake inventaris Het maken van beleid in zake aankoop van nieuwe inventaris. Toelichting In de loop van de jaren heeft de vereniging nog al wat inventaris aangekocht. Hier is geen goed overzicht van. Ook of bepaalde materialen aan vervanging toe zijn is niet duidelijk. Dit kan bij nieuwe aanschaf tot financiële problemen leiden. De vereniging heeft beperkt middelen om nieuwe inventaris te kopen. Zeker bij wat grotere aankopen zal er vooraf gereserveerd moeten worden en zal er planmatig moeten worden aangeschaft. We denken o.a. aan een vervanging van de huidige geluidsinstallatie, aanschaf van meubilair, etc.


aho februari 2006

3. PR & Communicatie Doel 3.1 Huisstijl ontwikkelen Het maken van een nieuwe huisstijl Toelichting In het verleden is ooit een logo ontworpen dat bestaat uit een ouder met kinderen aan de arm. Het gebruik van dit logo is sterk verminderd. De laatste jaren wordt vaak NG als beeldmerk/logo gebruikt. Het is van belang voor het goede imago van de vereniging om altijd éénduidig uit te stralen met hetzelfde logo. Een stap verder moet zijn om de belangrijkste publicaties die er zijn vorm te geven binnen een zogenaamde huisstijl. Deze huisstijl moet dan consequent worden toegepast. We denken hierbij dan aan: Briefpapier en vervolgpapier Enveloppen in diverse maten Linnen tasjes De jaaragenda Het verenigingsblad (zou een naam moeten krijgen!) De diverse flyers die verspreid worden bij activiteiten Logoborden los en logoborden aan het Cultureel Centrum Vlaggen en banieren Loten, kaartjes avondvierdaagse, routekaartjes fietsroute, donateurkaarten, lidmaatschapskaartjes (nog te maken), etc. Doel 3.2 Opzetten Website Het opzetten van een eigen website. Toelichting Het hebben van een eigen website is erg modern. Ook voor Nooit Gedacht kan een website een duidelijke meerwaarde hebben in de communicatie naar leden toe. De activiteiten kunnen worden toegelicht en in een later stadium kunnen foto’s op de site geplaatst worden. Het contact met de leden kan sterk worden verbeterd. Naar wens kan de site uitgebreid worden met alle wensen die mochten opkomen.


aho februari 2006

Doel 3.3 Opstellen communicatieplan Het opstellen van een degelijk communicatieplan. Toelichting Op dit moment zijn er al allerlei ideeën voor communicatie en communicatiemiddelen (zie hierboven). Echter, stap 1 zou het schrijven van een communicatieplan moeten zijn. Hierin zijn de activiteiten, de doelgroepen beschreven en wordt aangegeven welke doelgroepen op welke manier en wanneer moeten worden aangesproken.


aho februari 2006

4. Activiteitenontwikkeling Doel 4.1 Evaluatie activiteiten Het evalueren van alle activiteiten die op dit moment georganiseerd worden en hierbij bezien of alle leden evenredig bedeeld worden en of de activiteiten goed over het jaar verspreid zijn. Toelichting De groep leden van Nooit Gedacht is zeer groot. De leeftijd van de leden lopen nog al uiteen. Dit roept om verschillende activiteiten op verschillende activiteiten. Ook is er een verschil tussen vaste activiteiten en éénmalige activiteiten die wel vast per jaar gehouden worden. Er zal gevraagd moeten worden naar de ervaringen van de leden na afloop van de activiteiten. Misschien moet een activiteit op een ander tijdstip in het jaar en misschien komt een bepaalde leeftijdsgroep niet genoeg aan bod. Reden genoeg voor een gedegen onderzoek hierna. Naar aanleiding van dit onderzoek kunnen nieuwe activiteiten ontwikkeld worden op bestaande activiteiten hergepositioneerd worden. Het jaar 2006 kan gebruikt worden als onderzoeksjaar. Doel 4.2 Ontwikkelen nieuwe activiteiten Het naar behoefte ontwikkelen van nieuwe activiteiten voor de jeugd. Toelichting Met name uit beleidsdoel 4.1 zullen nieuwe activiteiten volgen. We kunnen ons voorstellen dat de computer binnen activiteiten een rol kan gaan spelen. Een computerclub van Ome Joop. Om dit belangrijke doel te halen is het verstandig om één persoon uit het bestuur hiervoor verantwoordelijk te maken.


aho februari 2006

Doel 4.3 Permanente evaluatie kwaliteit Het permanent meten van de kwaliteit van de gehouden activiteiten. Toelichting Dit met het oog op verbetering van de kwaliteit en als aanzet voor de ontwikkeling van nieuwe kansrijke activiteiten. Hiervoor zouden activiteiten enquêtes kunnen worden gemaakt en gehouden na afloop van elke activiteit en ook zouden er verenigingsbrede enquêtes kunnen worden opgezet en gehouden.


aho februari 2006

9. Activiteitenplan 2006 t/m 2010

Activiteitenplan 2006-2010 Nummer

Nummer en omschrijving activiteit

Fasering/invoering

Verantwoordelijk

Voorzitter

1. Organisatie 1 1.1.1

Naamgeving

April

2006

2 3 4 5

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

Organisatie bestuur Handboek Vrijwilligersavond Organisatie jubileum

April Mei September

6 1.3.1 7 1.3.2

Opzet boekhouding Onkostenvergoeding

April

2006 2006

Penningmeester Penningmeester

2006 2006 2006 2006-2008

Bestuur Secretaris Bestuurslid Voorzitter

8 1.4.1. Extra inkomsten 9 1.5.1. Beleidsplan Down Town 2. Accommodatie/Inventaris 9 2.1 Inrichting 10 2.2 Nieuwbouw 11 2.3.1 Inventaristie inventaris 12 2.3.2 Beleid inventaris

Maart Juni

2007 2006

Penningmeester Down Town

Juni Februari

2007 2007 2006 2007

Bestuurslid Voorzitter/Bestuur Penningmeester Penningmeester

3. PR & Communicatie 13 3.1 14 3.2 15 3.3

Maart Maart Februari

2006 2006 2007

Voorzitter/secretaris Voorzitter/secretaris Voorzitter

Huisstijl ontwikkelen Opzetten Website Opstellen communicatieplan

4. Activiteitenontwikkeling 16 4.1 Evaluatie activiteiten 17 4.2 Ontwikkelen nieuwe activiteiten 18 4.3 Permanente evaluatie kwaliteit

2006 2007-2010 2007-2010

Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid


aho februari 2006

11.

Financiële verantwoording

Bovenstaande plannen hebben financiële gevolgen. Er zal geïnvesteerd moeten worden in de toekomst. Een aantal activiteiten zal bekostigd worden uit de lopende begrotingen. Voor die activiteiten waarin de begroting niet voorzien, of waar deze niet toerijkend zijn, zal een beroep gedaan worden op de algemene financiële reserve van de vereniging. Voor het jubileumjaar 2008 zal ook gewerkt moeten gaan worden met sponsoren en zal een extra beroep op de gemeente Hof van Twente gedaan worden. Voor het realiseren van een eigen website zal getracht worden om een subsidie te verkrijgen.

Nawoord Dit beleidsplan is hopelijk de eerste in een langere traditie. In het voorwoord schrijven wij al dat er telkens nog nieuwe inzichten boven komen. En er ontstaat de neiging om bij iedere lezing zaken te veranderen. Er moet echter een keer een punt gezet worden achter de plannenmakerij. Er moet ook gewerkt worden. Wij hopen dat in de algemene ledenvergadering van maart 2006, de leden akkoord zullen gaan met de hoofdlijnen van dit beleidsplan. Ook hopen wij dat alle lezers ons nog zullen voorzien van de nodige feedback. Namens het bestuur, André Hoeben – voorzitter.


aho februari 2006

Beleidsplan. Speeltuinvereniging Nooit Gedacht tot en met 2010

Recommend Documents