BELEIDSPLAN COLLEGE VAN KERKRENTMEESTERS PROTESTANTSE GEMEENTE TE WINTERSWIJK 2014 – 2015 – 2016 - 2017
Meerjaren Beleidsplan College van Kerkrentmeesters goedgekeurd 10 oktober 2013 – opgesteld door C.F. de With
1
PROTESTANTSE GEMEENTE TE WINTERSWIJK HET COLLEGE VAN KERKRENTMEESTERS TEVENS TAAKGROEP FINANCIËEN BELEIDSPLAN 2014 – 2015 – 2016 - 2017 Het College van Kerkrentmeesters tevens Taakgroep Financiën, verder te noemen CvKRM. Opdracht Het CvKRM heeft tot taak het in overleg met en in verantwoording aan de Grote Kerkenraad scheppen en onderhouden van de materiële en financiële voorwaarden voor het leven en werken van de gemeente (Ordinantie 11 art 2 nr 7) Takenpakket • • • • • • • • Visie
Het voorbereiden en opstellen van de begroting en jaarrekening van de gemeente Het zorgdragen voor de geldwerving Het regelen van het gebruik van de kerkgebouwen en de overige gebouwen in eigendom van de gemeente ten dienste van de gemeente en van derden Het beheren van de goederen Het bijhouden van de registers van de gemeenteleden en van de doopleden, de lidmaten en trouwboeken De zorg voor het archief van de gemeente Het bepalen en uitvoeren van het personeelsbeleid van de gemeente
Het financiële beleid van het CvKRM is erop gericht dat er jaarlijks een sluitende begroting aan de Grote Kerkenraad en de gemeente kan worden overlegd (derhalve zonder tekorten). Toelichting op de visie In het geval een sluitende begroting niet mogelijk blijkt te zijn is het de taak van het CvKRM om aan de Grote Kerkenraad te vragen op welke wijze het tekort kan worden weggewerkt, waarbij het CvKRM een adviserende functie heeft. Het voorkomen van tekorten is daarom zo belangrijk, omdat in het geval van tekorten het vermogen moet worden aangesproken, hetgeen leidt tot lagere rente-inkomsten waardoor het tekort verder stijgt. Het bovenstaande houdt dan ook in dat bij het ontwikkelen van (nieuwe) activiteiten, het aangaan van verplichtingen en het voeren van personeelsbeleid het CvKRM een sturende rol vervult, en op die wijze de Grote Kerkenraad tijdig en correct informeert en wijst op haar verantwoordelijkheid in deze. In het geval de Grote Kerkenraad afwijkt van de adviezen van het CvKRM waardoor naar het oordeel van het CvKRM de financiële positie van de gemeente in gevaar komt, kan het CvKRM zich beroepen bij de Geschillencommissie van het RCBB. Wanneer er aanvullende wensen zijn vanuit de gemeente, dan zal de gemeente daarvan ook de financiële consequenties moeten dragen en de benodigde middelen daarvoor ter beschikking moeten stellen. Ter financiering van aanvullende wensen kan Meerjaren Beleidsplan College van Kerkrentmeesters goedgekeurd 10 oktober 2013 – opgesteld door C.F. de With
2
ook gekozen worden voor het laten vervallen (of verminderen) van andere activiteiten op een zodanige wijze dat er sprake blijft van een sluitende begroting. Nadat de begroting door de Grote Kerkenraad is vastgesteld kan de begroting alleen worden aangepast bij onverwachte tegenvallers en of gebeurtenissen die vooraf niet konden worden voorzien. In dat geval zal het CvKRM de Grote Kerkenraad adviseren op welke wijze de gestegen kosten in de begroting kunnen worden opgevangen en wordt aan de Grote Kerkenraad daarin een beslissing gevraagd. Het vermogen van de gemeente draagt bij aan de inkomsten van het CvKRM en een goed beheer daarvan is dan ook van groot belang. Bij de belegging van geldmiddelen wordt gelet op een gunstig rendement, een solide belegging (niet-risicodragend, nietomstreden instellingen) en het voorkomen van liquiditeitsproblemen. Dit is nader vastgelegd in Het Beleggingsbeleid van het CvKRM. Het CvKRM stelt zich ten doel lopende het jaar met regelmaat de gemeente middels het kerkblad te informeren over haar activiteiten en werkzaamheden, alsmede over de financiële gang van zaken. Het CvKRM vindt dat er volstrekte openheid dient te zijn over alle financiële zaken de gemeente aangaande en is dan ook voortdurend bereid daarop toelichting te geven, maar kan geen informatie verschaffen die de privacy van personen zou schenden. Lopende het jaar wordt per kwartaal controle uitgevoerd op de voortgang van de ontvangsten en uitgaven in vergelijking met de begroting, zodat het CvKRM zonodig tijdig de Grote Kerkenraad kan informeren over afwijkingen of daarop zelf kan ingrijpen. Aan alle organen binnen de gemeente die een zelfstandige begroting opstellen wordt een deugdelijke verantwoording van ontvangsten en uitgaven verplicht gesteld op de door het CvKRM vastgestelde wijze. Beleidspunten Dagelijks bestuur • het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken en neemt dan ook binnen door het CvKRM gestelde grenzen besluiten en legt daarover achteraf verantwoording af aan het CvKRM; daar waar mogelijk worden besluiten echter genomen door het CvKRM • vaststellen taakomschrijving CvKRM • vast- en bijstellen beleidsplan CvKRM • bijhouden van de kerkelijke registers • archivering Deeltaakgroep Gebouwen • onderhoud kerkgebouwen en kerkelijk centrum • onderhoud overige gebouwen in kerkelijk eigendom • verhuur kerkgebouwen en kerkelijk centrum • verhuur overige gebouwen in kerkelijk eigendom • geluidsinstallaties kerkgebouwen • orgels, piano’s en andere muziekinstrumenten kerkgebouwen • brand- en braakpreventieve maatregelen voor alle gebouwen • onderhoud inventaris van alle gebouwen De deeltaakgroep gebouwen is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van alle kerkelijke gebouwen en goederen. Meerjaren Beleidsplan College van Kerkrentmeesters goedgekeurd 10 oktober 2013 – opgesteld door C.F. de With
3
Daarbij wordt gestreefd naar het zo efficiënt en intensief mogelijk gebruiken van de gebouwen als bijdrage aan de exploitatie van de gemeente. Jacobskerk: Het groot onderhoud wordt professioneel begeleid door Stichting Bureau Kerkelijke Gebouwen in de vorm van een langdurig onderhoudsplan; er wordt naar gestreefd om zoveel mogelijk subsidiabel te onderhouden. Voor het onderhoud vindt jaarlijks een dotatie plaats aan de onderhoudsreserve. In de onderhoudsberekening worden de toekomstige lasten van het groot en klein onderhoud gecumuleerd zodat inzicht bestaat in de noodzakelijke reserve hiervoor. Zonodig wordt de jaarlijkse toevoeging aan het onderhoudsfonds daar op aangepast. Zonnebrinkkerk: Het groot onderhoud wordt professioneel begeleid door Stichting Bureau Kerkelijke Gebouwen in de vorm van een langdurig onderhoudsplan. Voor het onderhoud vindt jaarlijks een dotatie plaats aan de onderhoudsreserve. In de onderhoudsberekening worden de toekomstige lasten van het groot en klein onderhoud gecumuleerd zodat inzicht bestaat in de noodzakelijke reserve hiervoor. Zonodig wordt de jaarlijkse toevoeging aan het onderhoudsfonds daar op aangepast. Overige gebouwen in kerkelijk eigendom Het groot onderhoud wordt professioneel begeleid door Stichting Bureau Kerkelijke Gebouwen in de vorm van een langdurig onderhoudsplan. Voor het onderhoud vindt jaarlijks een dotatie plaats aan de onderhoudsreserve. In de onderhoudsberekening worden de toekomstige lasten van het groot en klein onderhoud gecumuleerd zodat inzicht bestaat in de noodzakelijke reserve hiervoor. Zonodig wordt de jaarlijkse toevoeging aan het onderhoudsfonds daar op aangepast. Kerkmuziekinstrumentarium: Jacobskerk: 1 monumentaal pijporgel 1 koororgel 1 piano Zonnebrinkkerk: 1 pijporgel 1 kistorgel 1 piano Instrumentarium en geluid PGW-band Bij Reil – Heerde: 1 (monumentaal) pijporgel (incompleet en zonder orgelkas) In 2014 moet worden vastgesteld of het mogelijk is de orgelkas en het orgel (van het voorheen in de Balinkeskerk aanwezige orgel) weer bij elkaar te brengen; mocht dit niet mogelijk blijken, dan moet in 2014 besloten worden wat er met de restanten van dit orgel moet gebeuren.
Meerjaren Beleidsplan College van Kerkrentmeesters goedgekeurd 10 oktober 2013 – opgesteld door C.F. de With
4
Overzicht gebouwen: 1
Gebouw Jacobskerk
Bestemming Kerk
Eigenaar PGW
Exploitatie Eigen gebruik Verhuur
PGW
Eigen gebruik Verhuur
Woonhuis
Gebruik Erediensten Uitvaarten Concerten Uitvoeringen Erediensten Uitvaarten Concerten Uitvoeringen Kerkelijk Centrum Kerkelijk Bureau Pastorie
2
Zonnebrinkkerk
Kerk Zalencentrum
3
Meijerink 27
PGW
Woonhuis
Verhuur
PGW
Verhuurd aan predikant Verhuurd
4
Zonnebrink 59
Overzicht exploitatie: 1 2 4
Gebouw Jacobskerk Zonnebrinkkerk Zonnebrink 59
Gebruiker PGW + verhuur derden PGW + verhuur derden Verhuurd voor onbeperkte termijn
Deeltaakgroep Geldwerving • Actie kerkbalans • Actie solidariteitskas • Collectes • Collectebonnen • Andere geldwervingsmethoden • Registratie bijdragen Kerkenwerk Kerkbalans: De actie kerkbalans wordt jaarlijks gehouden in de maand januari. Hiertoe wordt in september daaraan voorafgaand gestart met de ontwikkeling van de kerkbalansbrochure en alle andere voorbereidingen. De gemeenteleden worden ruim van te voren met regelmaat geïnformeerd over de opzet en het doel van kerkbalans. Na afloop wordt op korte termijn verantwoording afgelegd over het verloop en opbrengst van de actie. Indien de opbrengst lager is dan het begrote bedrag, dan moet een extra actie overwogen worden. Een goede nazorg is noodzakelijk om het geefgedrag van de gemeente te kunnen volgen en de gemiddelde bijdrage telkens op een hoger niveau te brengen. Er is gekozen voor verbreding en verdieping, waarbij de jaarlijkse kerkbalansbrochure een belangrijke rol speelt: het goed informeren van de gemeenten op een ook aantrekkelijke wijze is van belang voor een goed resultaat. Solidariteitskas: In september ontvangen alle belijdende leden van onze gemeente een acceptgiro voor de solidariteitskas met de daartoe behorende informatie over de actie. Voorafgaand aan de start hiervan wordt in het kerkblad aandacht geschonken aan deze actie waarin met nadruk gewezen zal worden op het verplichtend karakter van de bijdrage. Collectes: In overleg met het College van Diakenen wordt jaarlijks een collecteplan opgesteld waarin de bestemming van de inzamelingen is opgenomen en waarover regelmatig in Meerjaren Beleidsplan College van Kerkrentmeesters goedgekeurd 10 oktober 2013 – opgesteld door C.F. de With
5
het kerkblad verantwoording wordt afgelegd. Ook zal in voorkomende gevallen middels het kerkblad voor collectes aandacht worden gevraagd. Collectebonnen: De aankoop van collectebonnen wordt regelmatig gepromoot via het kerkblad en de website van de PGW waarbij wordt gewezen op de mogelijkheid op deze wijze collectegelden mee te nemen bij de aftrek van giften bij de belastingaangifte. Kerkblad Kerkenwerk: Met het doel de uitgave van Kerkenwerk te financieren wordt er in mei aan alle lezers een acceptgiro toegezonden met het verzoek om Kerkenwerk met een gift te ondersteunen. Lezers die niet voldoen aan de minimale bijdrage actie kerkbalans hebben de mogelijkheid een abonnement op Kerkenwerk te nemen; zij krijgen in mei het verzoek om het abonnementsgeld te voldoen. Het beleid is erop gericht om de uitgave van Kerkenwerk kostenneutraal te realiseren; hiertoe wordt de verspreiding van Kerkenwerk verzorgd door vrijwilligers en wordt actief getracht adverteerders voor Kerkenwerk te interesseren. Deeltaakgroep Administratie • Financiële administratie • Bijdrage administratie • Ledenadministratie • Periodieke financiële verslaggeving • Begroting • Jaarrekening • Vermogensbeheer • Verzekeringen De deeltaakgroep administratie draagt er zorg voor in samenwerking met de medewerkers van het kerkelijk bureau dat de registratie van ontvangsten en uitgaven op de juiste kostenplaatsen binnen de administratie plaatsvinden. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor het bijhouden van de kerkelijke registers. Registers van de gemeente: Deze bestaan uit het register van gemeenteleden (belijdende leden, doopleden en gastleden) alsmede het register van niet gedoopte kinderen van gemeenteleden en van diegenen die hebben aangegeven zich verbonden te willen blijven voelen bij de gemeente (blijkgevers). Doopboek: In het doopboek wordt geregistreerd welke leden van de gemeente gedoopt zijn; het kan voorkomen dat het nodig is om aan te tonen of iemand gedoopt is. Er dient te worden zorggedragen voor een zorgvuldige en toegankelijke registratie. Belijdenisboek: Als men in een gemeente van de PKN belijdenis des geloofs aflegt, wordt dit opgetekend in het belijdenisboek van de gemeente. Trouwboek: De (in-)zegening van een huwelijk kan worden geregistreerd in het trouwboek. Archieven: De archieven van de gemeente worden beheerd en verzorgd door het kerkelijk bureau, maar er kan ook gekozen worden voor het aanstellen van een archivaris of er de uitvoering kan worden toevertrouwd aan de secretaris van het Dagelijks Bestuur. Meerjaren Beleidsplan College van Kerkrentmeesters goedgekeurd 10 oktober 2013 – opgesteld door C.F. de With
6
Verzekeringen: De gemeente heeft verzekeringen voor gebouwen en personen. De portefeuille wordt jaarlijks gecontroleerd en zo nodig geactualiseerd of aangepast aan de dan geldende situatie; bekrachtiging vindt plaats in de vergadering van het CvKRM.
De burgerlijke gemeente Winterswijk heeft eveneens een verzekering ten behoeve van vrijwilligers. Vermogensbeheer (Beleggingsbeleid) Het beleggingsbeleid is defensief en kan als volgt worden omschreven: * het mag de financiële continuïteit van de gemeente niet in gevaar brengen * het moet gericht zijn op de uitvoering van de ondersteunende activiteiten van | de gemeente, hetgeen betekent dat het liquide middelen moet genereren * het moet streven naar minimale kosten Beleggingen vinden steeds plaats in de Euro als valuta om valutarisico te vermijden; de stukken dienen goed verhandelbaar te zijn. De liquide middelen worden aangehouden bij een onder toezicht van De Nederlandse Bank bestaande bankinstelling. De volgende instrumenten zijn derhalve toegestaan: * Rabobank ledencertificaten * spaarbrieven * deposito’s Meerjaren Beleidsplan College van Kerkrentmeesters goedgekeurd 10 oktober 2013 – opgesteld door C.F. de With
7
* * * *
obligaties met minimaal A4 rating koersgerelateerde producten, naar beneden afgedekt op minimaal 90% de beleggingsportefeuille mag voor maximaal 20% bestaan uit aandelen obligaties en aandelen dienen genoteerd te zijn aan de Amsterdamse beurs
Wanneer nieuwe beleggingsproducten op de markt komen die niet vallen onder de hierboven genoemde categorieën is vooraf toestemming nodig van het CvKRM. Deeltaakgroep Personeel & Organisatie (P&O) • arbeidscontracten • functioneringsgesprekken • exitgesprekken • uitvoering personeelsbeleid conform PKN-CAO • ARBO (Arbeidsomstandigheden)– BHV (BedrijfsHulpVerlening) • ziekteverzuim/begeleiding • reïntegratiegesprekken • RIE (RiscioInventarisatie & -Evaluatie) • kerkmusici • koster-beheerder, kosters, kosters met beperkt takenpakket • administratieve medewerkers • interieurverzorgers • Kostershandboek Voor alle werkzaamheden wordt naast de vele vrijwilligers op vele terreinen ook gebruik gemaakt van werknemers in fulltime of parttime dienst of middels 0-uren contracten. Het streven is om zoveel mogelijk werkzaamheden te laten verrichten door vrijwilligers voor het zover het niet privacygevoelige werkzaamheden betreft. Vrijwilligers zijn niet in dienst van de gemeente en er bestaat geen gezagsverhouding. De predikant wordt niet gerekend tot het personeelsbestand van de gemeente, omdat een predikant geen werknemer is. De administratief medewerker belast met personele zaken draagt zorg voor het honoreren van de predikanten conform de CAO en de salarisadministratie van alle werknemers van de gemeente. Het aantal predikantsplaatsen bedraagt einde 2011 3,6 fte. De medewerkers van de gemeente kunnen als volgt worden weergegeven: - Administratief medewerkers - kerkmusici - koster beheerder, kosters en kosters met beperkt takenpakket - interieurmedewerkers - jongerenpastor, ouderenpastor Voor alle arbeidscontracten wordt de CAO van de PKN gevolgd; andere afspraken dan in de CAO behoren dan ook niet tot de mogelijkheden. De deeltaakgroep P&O treedt namens het CvKRM op als werkgever; het dagelijks werkgeverschap kan ook aan andere onderdelen van de kerkelijke organisatie worden gedelegeerd. Door de deeltaakgroep P&O wordt geïnitieerd dat er door de dagelijks leidinggevende een functioneringsgesprek wordt gehouden; hierbij is altijd een afgevaardigde van P&O aanwezig.
Meerjaren Beleidsplan College van Kerkrentmeesters goedgekeurd 10 oktober 2013 – opgesteld door C.F. de With
8
Ook ARBO-RIE-BHV behoorde tot de verantwoordelijkheden van de deeltaakgroep, maar door de toename van de hiermee verbonden verantwoordelijkheid heeft het College van Kerkrentmeesters moeten besluiten dit daar te leggen waar die verantwoordelijkheid ook behoort te liggen, namelijk bij de Kerkenraad. Kerkelijk bureau: In de huidige situatie werken met twee medewerkers met een parttime dienstverband. In de komende jaren denken wij dat er onderling een verschuiving van uren kan gaan plaatsvinden. De deeltaakgroep P&O geeft leiding aan de met de personele administratie belaste medewerker; de voorzitter van het CvKRM geeft leiding aan het Kerkelijk Bureau, maar kan dat in voorkomende gevallen ook (tijdelijk) delegeren aan een andere kerkrentmeester. Kerkmusici: In de huidige situatie werken we met een cantor-organist (bevoegdheid 1) en een organist (bevoegdheid 2) en een vrijwilliger-organist (bevoegdheid 3), waarbij alleen met de eerste twee genoemden sprake is van een arbeidsverhouding. In alle gevallen is sprake van een parttime dienstverband. Daarnaast kan gebruik gemaakt worden van de diensten van een popcantor ZZP-er. Voor alle kerkmusici geldt dat zij inzetbaar dienen te zijn in alle kerkgebouwen en bij alle erediensten. Kosters: In de huidige situatie werken met een koster-beheerder en vervolgens met kosters met een beperkt takenpakket (voorheen hulpkosters genoemd). De koster-beheerder heeft een fulltime dienstverband en geeft dan ook leiding aan het korps van kosters en interieurverzorgers en daarbij betrokken vrijwilligers. Alle andere medewerkers hebben een 0-uren contract. Voor alle kosters geldt dat zij inzetbaar dienen te zijn in alle kerkgebouwen en bij alle voorkomende diensten en andere activiteiten die in de kerkgebouwen plaatsvinden (zoals bijvoorbeeld concerten en uitvoeringen) Interieurverzorgers: Voor zowel de Jacobskerk als ook de Zonnebrinkkerk/-centrum werken we met een aantal interieurverzorgers die zo mogelijk in alle gebouwen de noodzakelijke werkzaamheden kunnen verrichten. In het algemeen zijn zij verbonden aan één van de genoemde gebouwen. Daarnaast worden de werkzaamheden ook uitgevoerd in Inloopcentrum Den Angang; de kosten daarvan worden doorberekend aan het College van Diakenen. Jongeren en Ouderenwerker: Voor 2014 is een vacature Jongeren- en Ouderenwerker door de Kerkenraad opengesteld; op het moment van vaststelling van dit beleidsplan is meer informatie niet beschikbaar Het College van Kerkrentmeesters Goedgekeurd in zijn vergadering van 10 oktober 2013
Meerjaren Beleidsplan College van Kerkrentmeesters goedgekeurd 10 oktober 2013 – opgesteld door C.F. de With
9
