BELEIDSPLAN 2011
CAFE ANNEKE WIJCHEN Vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van Explobar BV d.d. 27 november 2011
1
INHOUDSOPGAVE 1.
Inleiding
4
2.
Kernwaarden van Anneke
5
3.
Juridische structuur 3.1. Algemeen 3.2. Waarom geen huur of pacht 3.3. Waarom middels een bv en niet via en stichting of vereniging? 3.4. Waarom een getrapte deelname via een dochteronderneming? 3.5. Waarom dan exploitatie middels een vof 3.6. Wijziging statuten
8 8 9 9 9 9 10
4.
Het café 4.1. De sfeer van café Anneke; ontmoetingsplek 4.2. De kwaliteit van café Anneke in het algemeen 4.3. Het gebouw en de locatie 4.4. Interieur, meubilair en stoffering 4.5. Openingstijden 4.6. De soort en het geluid van de muziek(-installatie) 4.7 Tapbier / flessenbier / frisdrank / wijnen / koffie 4.8 Eetwaren. 4.8. Drugsbeleid 4.9 Rookbeleid. 4.10. De activiteiten binnen Anneke 4.11. Hygiëne: 4.12 Moderne communicatiemedia: 4.13 Afrekenen: 4.14 Op rekening kopen: 4.15 Kassasysteem
11 11 11 12 12 13 13 13 14 14 14 15 15 16 16 16 16
5.
De “processoren” oftewel het publiek 5.1 Breed publiek 5.2 Geen elitair café; niet alleen voor de aandeelhouders 5.3 Blijven waken dat alleen de doelgroep zich prettig voelt. 5.4 De doelgroep van Anneke
18 18 18 18 19
6
De uitbaters 6.1 Verantwoordelijk voor het cafébedrijf 6.2. Verantwoordelijk voor openbare orde 6.3. Verantwoordelijk voor sociale hygiëne 6.4. Verantwoordelijk voor het voldoen aan (lokale) wetgeving
20 20 20 21 21 2
6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11. 6.12. 6.13.
Uitvoerder van beleid Vertegenwoordigt het cafébedrijf naar buiten toe Zorgt als een goed huisvader voor pand en inventaris Klantgerichte benadering Financiële administratie Dagboek Jaarplan Actief zijn Overeenkomst met uitbater
21 21 21 22 22 22 22 22 23
7.
Aandeelhouders 7.1 Aandelen 7.2. Aandeelhouders zijn het hoogste gezag. 7.3. Aandeelhouders hebben in het café zelf geen zeggenschap 7.4. Hoe wordt je aandeelhouder? 7.5. De aankoopprijs van een aandeel. 7.6. Rechten en verplichtingen van gewone aandeelhouders 7.7. Rechten en verplichtingen van houders van prioriteitsaandelen 7.8. Aandeelhoudersvergadering 7.9. De uitgifte van aandelen 7.10 Doorverkoop en inkoop van aandelen
26 26 26 27 27 27 27 28 28 29 29
8.
Directie en commissies 8.1. Directie 8.2. De financiële commissie 8.3. De p.r. commissie 8.4. Vergoedingen
30 30 30 31 31
9.
Slot
33
3
1.
INLEIDING
Op 13 december 1996, nu bijna 15 jaar geleden, opende Café Anneke voor het eerst haar deuren. ‘ Een wonderlijke ontwikkeling in Horecaland die veel complimenten maar ook nieuwsgierigheid in deze wereld opriep. Een café van de klanten. Het was van het begin af aan een bijzonder succes. Het café kende direct een vliegende start. Doelgroepen vonden vrij snel hun weg en economisch draait het café buitengewoon goed. Enerzijds door de inzet van Marjan en Wil van Noort die vijftien jaar de scepter over dit café gezwaaid hebben en anderzijds door ligging, inrichting, formule en het werk van directie en commissies groeide het café snel tot een ontmoetingsplaats. Aandeelhouders en gelijkgestemden ontmoeten elkaar daar vaak en veelvuldig. Na vijftien jaar staan we voor een grote verandering, Wil en Marian gaan met pensioen en Anneke zal dus een nieuwe uitbater moeten krijgen. Directie, commissies en ook een deel van de aandeelhouders lopen toch al vijftien jaar mee en zullen een verjonging moeten ondergaan. En last but not least zal deze generatie vorm moeten geven aan de kern van de doelstelling van de vennootschap, n.l. het eeuwigdurende doen exploiteren van een bruin café in het pand Kasteellaan 2 in Wijchen. De generatie die met dit café is gestart mag nu best vijftien jaar ervaring vastleggen in een beleidsplan dat hopelijk voor jaren een houvast gaat bieden om de eeuwigheidswaarde tot stand te brengen. Wij doen dit niet alleen. Integendeel. We hebben nieuwe groepen bij Anneke betrokken. Veelal jonge mensen die door hun veelvuldig bezoek aan Anneke blijk hebben gegeven in deze formule te geloven. Een nieuwe generatie waaraan de kernwaarden maar vooral de waarde van Anneke kan worden doorgegeven. Dit beleidsplan is mede met hun hulp tot stand gekomen en ook zij staan achter deze doelstellingen en uitgangspunten. Het onderwerpelijke stuk is nog een concept beleidsplan. Het ligt in de bedoeling, nadat we gezamenlijk de kantjes eraf geschaafd hebben, deze notitie ter beoordeling voor te leggen aan alle aandeelhouders en het beleidsplan uiteindelijk door hen vast te laten stellen in een daartoe te beleggen vergadering van aandeelhouders, zodat het een stuk wordt dat breed gedragen wordt. In het volgende hoofdstuk geven we eerst weer wat naar onze mening de kernwaarden van Anneke zijn. Wat is de essentie waarom het draait? Wat moet op een of andere manier verankerd worden zodat het leidraad kan zijn voor volgende generaties die uiteraard dan die leidraad uit moeten kunnen leggen in hun tijdsbeeld. In de daarop volgende hoofdstukken gaan we op de diverse onderdelen in en formuleren daarin welk beleid wij voor de komende jaren gestalte willen vinden krijgen bij ons café Anneke.
4
2.
KERNWAARDEN VAN ANNEKE
Café Anneke is een bruin café, dat voor een breed levenslustig bekend publiek, die zich daar thuis voelt, een kwalitatieve ontmoetingsplek vormt die als een warm dekentje over je heen valt. Om die doelstelling te kunnen bereiken en te kunnen handhaven wordt gekozen voor een organisatiestructuur waarin dat publiek aandeelhouder kan worden van een vennootschap en via de vennootschapstructuur niet alleen het beleid (mee) kan bepalen maar ook (mee) verantwoordelijk is voor de exploitatie van het café. Desondanks is Café Anneke een commerciële instelling met een professionele uitbating en een zodanig rendement dat enerzijds een uitbater genoegzaam inkomen heeft en anderzijds de vennootschap over voldoende middelen beschikt om middels activiteiten uitvoering te geven aan de doelstelling. Kernwoorden zijn:
ANNEKE Bruin café
Vloeit voort uit de doelstelling van de vennootschap: het eeuwigdurend (minstens 100 jaar) doen exploiteren van een bruin café in het pand Kasteellaan 2 te Wijchen. Dat heeft uiteindelijk ook consequenties voor de inrichting in die zin dat deze niet gemakkelijk gewijzigd kan worden.
Breed publiek
Oud en jong, man en vrouw, feestend, serieus, niet elitair
Bekend publiek
Het is zeker niet de bedoeling dat alle normen en waarden in het café aangepast zouden moeten worden indien grote groepen niet bekende personen zich als gast melden. Het is wel een café door en voor ons en dat dan wel in de brede zin des woords.
Levenslustig
Ruimte voor vrolijkheid, voor feesten, voor feestelijke muziek maar ook voor een goed gesprek. Geen ruimte voor zuurpruimen.
Kwalitatief
Dit geldt voor alle aspecten van het cafébedrijf als bijv. uitstraling, assortiment, prijsbeleid, hygiëne. Het moet altijd van een zekere kwaliteit zijn.
Ontmoetingsplek
Het gaat om het ontmoeten en dat houdt ook de mogelijkheid van communicatie in. Dit legt o.a. een wissel op de muziek en het geluidsvolume
Warm dekentje
Sfeer, aankleding, muziek, hartelijkheid, gastvrijheid. 5
ORGANISATIE EN AANDEELHOUDER Vooruitblik
Lange termijnvisie
Het publiek
Open aandelenstructuur met uitsluitend een selectie op basis van het criterium of men tot het publiek van Anneke behoort (aanwezigheidscriterium), maar niet of de rest je nu wel of niet mag (wat toch ook weer niet een zeker ballotage uitsluit, maar die moet in beginsel marginaal zijn).
Aandeelhouder
Een aandeelhouderschap benadrukt het economisch belang. Het is geen lidmaatschap o.i.d.; het is een financiële participatie.
Rendement
Niet opgenomen is het feit of er rendement op de investering moet worden gegeven in de vorm van oogst, korting of andere tegemoetkomingen. Zolang er een goed rendement is gemaakt is dat logisch (en bepaalt de aandeelhoudersvergadering ook in welke mate dat geschiedt ) maar er kunnen andere tijden aanbreken.
Vennootschapsstructuur
Met dit zo te benoemen haal je het hele complex van spelregels van een vennootschap in huis, inclusief het gegeven dat een aandeelhouder (in tegenstelling tot bijv. bij een lidmaatschap) niet beter of slechter is dan een niet-aandeelhouder en ook in het café niets meer te vertellen heeft dan een niet aandeelhouder. Participatie in beleid gaat uitsluitend via de geëigende structuren.
Beleid bepalen
Dat is ook de essentie van het idee achter Anneke. De aandeelhouders (lees: de klanten) bepalen in hoofdlijnen het beleid. Het hier zo benoemen betekent ook dat je in alle afspraken die je over de exploitatie met een uitbater maakt, nimmer af mag wijken van deze grondregel
Verantwoording dragen
Om dat beleid te kunnen bepalen is het noodzakelijk om mee verantwoording te dragen, temeer omdat indien je geen verantwoording draagt, terecht komt in huur of pacht en je dan alle zeggenschap volledig kwijt bent.
UITBATER Commerciële instelling
Anneke is een commerciële instelling. Geen vereniging, geen kantine, geen sociëteit, maar een openbare en in beginsel voor iedereen toegankelijke instelling waar omzet wordt gemaakt en winst wordt gegenereerd. Daar moeten bijv. zaken als openstelling, assortiment, kwaliteit en prijs ook op gericht zijn.
6
Professionele uitbating
Geen hobbyisme van aandeelhouders die bij toerbeurt dienst moeten draaien.
Rendement
De essentie van de commerciële instelling en ook nodig om zaken te kunnen bereiken als
Genoegzaam inkomen
De uitbater moet er een genoegzaam inkomen aan over houden.
Activiteiten BV.
En de BV moet voldoende middelen hebben om PR te bedrijven en activiteiten uit te oefenen.
7
3.
JURIDISCHE STRUCTUUR
Alvorens in te gaan op de in de kenmerken van Anneke genoemde elementen als het café, de BV, de uitbater en de klanten, willen we toch eerst aangeven hoe de structuur van dit café in elkaar zit en waarom daarvoor zo gekozen is.
3.1. Algemeen Bij het ontstaan van Café Anneke is bewust gekozen om een en ander vorm te geven via de structuur van een besloten vennootschap. De BV is de geëigende vorm omdat het toch gaat om de commerciële exploitatie van een bedrijf, terwijl anderzijds via het aandeelhouderschap voldoende waarborg aanwezig is dat de individuele deelnemers hun inspraak kunnen doen gelden of via vergadering of uiteindelijk behoud of verkoop van hun aandeel, met beleid in kunnen stemmen of af kunnen keuren. Het ging en gaat bij Anneke om een grote groep mensen (ca. 190 personen) en dat kan op deze wijze goed gestructureerd worden. Ook uit de ervaring van de afgelopen 15 jaar zijn geen signalen naar voren gekomen dat de BV vorm niet de gewenste vorm voor Explobar zou zijn.
/
Belanghebbenden (zeg maar klanten) en uitbater participeren samen in een VOF waarin enerzijds de uitbater voor 50% deelneemt anderzijds Explobar CAfe Anneke BV voor 50%. Binnen de VOF wordt dus samen het beleid uitgevoerd. Explobar BV wordt vertegenwoordigd door de directie. Aandeelhouders hebben indirect invloed op het café, echter alleen via de directie.
Uitbater en evt. partner
100%
Evt. VOF UITBATERS (inbreng arbeid) (taak: café en personeel)
Aandeelhouders EXPLOBAR BV (pand,inventaris e.d. aan dochter) 100%
EXPLOBAR CAFE ANNEKE BV (Gebr.recht pnd+inv). (taak: beleidsplan, PR onderhoud e.d.)
50%
50%
VOF tot exploitatie van
CAFE ANNEKE Het is goed om deze schets voor ogen te hebben bij de verdere beoordeling. Uitbaters en klanten zijn per definitie hun tegenpolen maar tegelijkertijd hun vrienden omdat een kroeg vaak meer een huiskamer lijkt dan een commercieel bedrijf 8
3.2.
Waarom geen huur of pacht Bij huur gaat de wetgever er van uit dat de verhuurder alleen maar een geldelijk belang heeft in de eigendom van het pand en de eventuele inventaris. Om die redenen is er voor de huurder een verregaand wettelijke bescherming. Hij kan een huurcontract in principe eindeloos verlengen en als hij een desgewenst door de rechter vast te stellen redelijke huur betaalt dan heeft hij een onbeperkte huurbescherming. De verhuurder heeft niets te zegen over het beleid of de klandizie waarop het bedrijf gericht is. Een café is een café en bij huur maakt de huurder het uit welke klanten hij wil bedienen en welke niet. De verhuurder heeft op dat punt geen enkele invloed. Bij café Anneke willen we juist wel die invloed hebben. Niet de uitbater maar de vennootschap maakt uit welk beleid toegepast wordt. Dat kan nimmer via huur geregeld worden. Pacht van een café suggereert andere mogelijkheden, maar dat is schijn. Een rechter zal daar snel doorheen prikken en constateren dat het gewoon om verhuur van een door de wet beschermde bedrijfsruimte gaat.
3.3.
Waarom middels een BV en niet via een Stichting of Vereniging? Het blijft bij Anneke gaan om een commercieel bedrijf en de vennootschapsstructuur is daarvoor de meest geëigende vorm. Een Stichting is een besloten club met een doelvermogen en bij een vereniging gaat het om gezamenlijke activiteiten, meestal met een niet commerciële doelstelling.
3.4.
Waarom een getrapte deelname via een dochteronderneming? Middels de VOF participeert Explobar Café Anneke direct in de exploitatie van een bedrijf. Van deze BV is Explobar Wijchen BV 100% eigenaar en voert Explobar Wijchen BV ook de directie. Op deze wijze is de directie van Explobar Wijchen BV op indirecte wijze betrokken bij de exploitatie van de VOF Nu is dit in beginsel niet zo'n risicovol bedrijf maar met enige fantasie zijn er wel aansprakelijkheden te bedenken die boven de financiële draagkracht van de VOF uitgaan en waarbij dan een claim komt te liggen op de beide vennoten resp. de uitbater en de participant. Bij een directe deelname (zoals nu het geval is) zou Explobar Wijchen BV dan borg staan met haar vermogen c.q. met het café en de inventaris. Bij een grote schade zou die teloor kunnen gaan. Door daar nu een vennootschap tussen te plaatsen zijn de kosten (bijv. van accountants e.d.) wel hoger, maar daar staat tegenover dat het vermogen van Explobar genoegzaam afgeschermd is.
9
3.5.
Waarom dan exploitatie middels een VOF Als je met twee partners bent die beiden zeer verschillende taken hebben is de meest doorzichtige en gemakkelijkste constructie om een bedrijf te voeren de vennootschap onder firma. Je voegt je kwaliteiten samen en deelt naar verhouding in de winst na aftrek van de kosten. Belastingheffing vindt plaats binnen het regime van de partners en niet binnen het gezamenlijke bedrijf. Dat is simpeler als het bedrijf vanuit een gezamenlijke BV te exploiteren. Die BV is een zelfstandig bedrijf dat ook zelfstandig fiscaal zal moeten afrekenen en pas daarna de netto winst kan uitkeren.
3.6.
Wijziging Statuten Er is momenteel wetgeving op komst (helaas is de invoering uitgesteld tot 1 januari 2012) waarin de regels van een vennootschap veel losser worden en het niet meer verplicht is om aan tal van formele regels te voldoen. De directie is voornemens om aan de aandeelhouders voor te stellen om, zodra deze wetgeving beschikbaar is, de statuten van de vennootschap zodanig te veranderen dat al de bijzondere waarden van Anneke, zoals die in dit beleidsplan worden gehanteerd, daarin verder verankerd worden en voor de toekomst worden veilig gesteld.
10
4.
HET CAFE
In de kernwaarden staat de definitie: Café Anneke is een bruin café, dat voor een breed levenslustig bekend publiek, die daar zich thuis voelt een kwalitatieve ontmoetingsplek vormt die als een warmdekentje over je heen valt.
4.1.
De sfeer van café Anneke; ontmoetingsplek Essentie van Anneke is dat het een ontmoetingsplek moet zijn. Een kwalificatie welke associaties oproept met elementen als: je wilt er heen om mensen te ontmoeten, te communiceren en van de muziek te genieten, wat inhoud dat e.a. qua geluid nivo goed afgestemd dient te worden. Als of er een warm dekentje over je heen ligt. Het warme dekentje slaat duidelijk op de sfeer. Het moet er gezellig zijn, sfeervol en dat in alle facetten die zich in een café voordoen. Je kunnen ontspannen en je er thuis voelen Bruin café Volgens Wikipedia is een bruin café: een ouderwets ingericht café met veel (donkerbruin) hout in de inrichting. De inrichting van Anneke voldoet absoluut aan dat criterium. Belangrijke stijlelementen als de antieke eiken houten lambrisering, de toogkast met houtsnijwerk, de bekleding van de eigen bar, de eiken vloer, eiken paneeldeuren maar ook het balkenplafond en de vakverdeling in de ramen dienen onder alle omstandigheden gehandhaafd te blijven en mogen niet worden gewijzigd of gemoderniseerd. Het moet ons stamcafé zijn Bij een stamcafé is sprake van veel vaste klanten. Die verzamelen zich vaak rond de bar of rond een grote tafel, die daarom de stamtafel wordt genoemd. Deze vaste klanten worden ook wel "stamgasten" genoemd, en het café is hun "stamkroeg" of "stamcafé".
4.2.
De kwaliteit van café Anneke in het algemeen Bij Café Anneke wordt een hoge kwaliteit nagestreefd. In alles. In producten, gebouw, inventaris, beleid en bediening. Anneke moet in alles kwaliteit uitdragen. Kwaliteit is dat wat je ervan verwacht of wat je er op basis van afspraken mag verwachten.
11
4.3.
Het gebouw en de locatie De locatie is uitstekend. Midden in het centrum vlakbij de Markt. Van oudsher is dat de ontmoetingsplek bij uitstek. De grootte van het café is goed. Het moet niet groter worden want dan verliest het snel zijn karakter. De houten demontabele uitbouw gaat verdwijnen en wordt vervangen door een uitbouw van doek en glas (combinatie van zonnescherm, in hoogte verstelbare windschermen en doeken) De daardoor te creëren uitbouw kan snel gebruikt worden bij drukke tijden. Er moet gezocht worden naar een oplossing om snel ter hoogte van de nooduitgang een buitenbar te kunnen creëren. Deze moet zodanig uitgevoerd worden dat deze zonder leveringen door derden direct bij grote buitendrukte inzetbaar en te bemannen is. Het is de uitbater toegestaan om te bepalen dat de consumptieleveringen aan deze buitenbar of aan een losse bar op straat, zich beperken tot enkele dranken (bier, wijn, e.d.), er aldaar geen korting aan aandeelhouders gegeven wordt, niet op rekening kan worden gekocht en uitsluitend tegen (eventueel afgeronde) tarieven afgerekend kan worden met contant geld of met vooraf ingekochte munten. Het terras wordt middels windschermen, gas- en elektrische verwarming zodanig ingericht dat dit permanent is te gebruiken. Het café heeft te weinig opslag intern. Omdat veel opslag momenteel bij de uitbater thuis geschiedt gaan er bij de wisseling van de uitbater opslagproblemen ontstaan. Eventueel het vertrek boven de biertanks zodanig inrichten dat alle cv- en luchtleidingen, die nu een gebruik als opslagplaats bemoeilijken, veel hoger aangebracht wordt waardoor extra ruimte ontstaat. Ook in de keuken en de koelcel van de biertanks kan extra ruimte gewonnen worden door met name de koelcel veel effectiever te gebruiken.
4.4.
Interieur, meubilair en stoffering Het oudhollandse interieur voldoet goed aan de geformuleerde basiseisen van sfeer en daarbij passende kwaliteit. De houten vloer is moeilijk schoon te houden. Dit blijft aandacht vergen omdat het belangrijk is om een goede uitstraling te krijgen. Veel van het huidige klein-meubilair als stoelen en barkrukken zal eind 2011 vervangen worden. Dat is tamelijk versleten. Dat geldt ook voor de gordijnen Uitbater en directie moeten steeds kritisch blijven kijken naar aankleding. Is er de nodige rust en juiste uitstraling Een aandachtspunt is en moet blijven het (periodiek) onderhoud. Periodiek zal de directie samen met de uitbaters een inspectie houden van de complete inventaris en daarvan een lijst maken. Noodzakelijke periodieke bijstelling van de gebruiksvergunning zal hier een onderdeel van zijn. 12
4.5.
Openingstijden Maandag : 11.00 - 01.00 uur dinsdag : 11.00 - 01.00 uur woensdag : 11.00 - 01.00 uur donderdag : 10.00 - 01.00 uur vrijdag : 11.00 - 02.00 uur zaterdag : 11.00 - 02.00 uur zondag : 13.00 - 02.00 uur Tijdens feestdagen en bijzondre gelegenheden (carnaval, kermis e.d.) kunnen de openings- en sluitingstijden in overleg met de directie worden aangepast.
4.6.
De soort en het geluid van de muziek(-installatie) Een installatie waarmee technisch beoogd wordt op een zodanige frequentie geluid te produceren dat ondanks muziek normale gesprekken mogelijk zijn. Keuze soort muziek; aanpassen aan de sfeer ter plekke.
4.7
Tapbier / Flessenbier / Frisdrank / Wijnen / Koffie Tapbier: Wie Brand kiest, kiest goed. Het blijkt wel dat de aandeelhouders echte Brand drinkers zijn en er geen aanleiding is om ook maar een steelse blik naar een andere brouwer te werpen. Keuze uitbreiden met speciaal bieren, reclame rond speciaal bieren kritisch bekijken, e.a. kan ten koste gaan van/aan de uitstraling Flessenbier: Keuze van speciaal bieren uitbreiden, reclame rond speciaal bieren kritisch bekijken, e.a. kan ten koste gaan van/aan de uitstraling. Frisdrank: Uitserveren in flesjes met glas. Omschakelen naar liter flessen bij grotere evenementen. Wijnen: Veel grotere keuze creëren. Bepalen via proeverij met klanten. Het is bekend (uit vergelijking met cijfers in andere Horecaondernemingen) dat Anneke een relatief groot aantal wijndrinkers kent. Misschien ook hier werken met een wijn van de maand, verkoop flessen wijn en invoering wijnkaart. Koffie: Vernieuwt Espresso apparaat installeren, werken met verse koffie bonen.
13
4.8
Eetwaren. Het begrip eetwaren laat zich in een cafébedrijf in diverse onderdelen splitsen en wel a. de gratis verstrekte borrel-knabbels b. de gratis verstrekte betere hapjes bij activiteiten of gebeurtenissen c. de mogelijkheid om borrelhapjes te bestellen of zeer eenvoudige etenswaren d. up to date houden van een kleine kaart. Bij a moet ons inziens gestreefd worden dat er in ieder geval altijd tijdens borreltijd, maar desgewenst ook ’s avonds automatisch, dus zonder dat daarom gevraagd moet worden een redelijke borrelgarnituur op iedere tafel staat. Bijv. olijven, augurkjes, betere pinda’s, diverse soorten knabbels e.d. Laat een groep aandeelhouders het maar eens uitproberen en eventueel uitdenken en leg het dan aan de vaste klanten voor. Bij b. Bij activiteiten en gebeurtenissen, zeker als die rond etenstijd gehouden worden, is het belangrijk om een binding met klanten tot stand te brengen door rond te gaan met snacks. Dit nader met de PR Commissie uitwerken en wellicht aandeelhouders benaderen die willen helpen met het samenstellen van een leuke hapjeskaart. Bij c Datzelfde geldt voor het samenstellen en aanhouden van een beperkte kleine kaart met snacks, borrelgarnituur e.d. Ook hier kunnen aandeelhouders wellicht enige hulp bieden bij het uitbreiden van de kaart t.a.v. borrelhapjes kleine snacks etc. Bij d moet gedacht worden aan het samenstellen van een kaart met eenvoudige doch goede lunchgerechten Wanneer de nieuwe uitbater hiervoor plannen ontwikkelt dan zal het ook een vereiste zijn om meer ruimte voor dit soort activiteiten te vinden. Mogelijk kan die gevonden worden door de koelcel veel meer in te richten (met schappen en andere voorzieningen) als opslagplaats voor te koelen zaken en voor drank. Daardoor kan de aanwezige koelkast verwijderd worden en kan die plaats benut worden voor extra werkruimte voor keukenactiviteiten (bijv. een frituur). Alsdan moet er buiten in het straatwerk wel een vetvangput aangebracht worden. Voor het bovenstaande zal de uitbater een compleet plan moeten maken. Eventuele investeringen zal Explobar voor haar rekening nemen.
4.8.
Drugsbeleid In café Anneke wordt een zerotolerante gebruik voor hard en softdrugs, in welke vorm dan ook toegepast. Overtreding leidt tot een directe verwijdering uit het café en kan leiden tot een caféverbod, ongeacht of de betrokkene nu aandeelhouder is of niet.
4.9
Rookbeleid. Er wordt een niet rookbeleid gehandhaafd in het café. Dit blijft gehandhaafd. Er wordt gehandeld naar huidige wetgeving. 14
4.10. De activiteiten binnen Anneke Binnen café Anneke functioneert een PR commissie, bestaande uit enerzijds de uitbater en anderzijds een daartoe door de directie uitgenodigd groepje aandeelhouders of vaste klanten. Deze maken een jaarlijks programma van activiteiten. Daaronder vallen zaken als Nieuwjaar, Veurpruufke, Carnaval, de jaarvergadering, Anneke swingt, autorally, asperge avond, het gevelorkest, de Vierdaagsewoensdag, zomerschaak, oogstfeest, mosselavond, de verjaardag van Anneke, Jubilea etc. De extern te maken kosten (muzikanten, activiteiten, affiches, PR) komen voor rekening van Explobar. De interne kosten van organisatie (o.a. eigen verbruik en representatie) komen voor rekening van café Anneke, de personeelskosten zijn voor rekening van de uitbater. Het blijft een beleid dat dweilorkesten of muziekgezelschappen, met name rond de carnaval, het gevelorkest en de vierdaagsewoensdag, gratis consumpties krijgen, mits zij uiteraard sfeerverhogend muziek blijven maken. De inkoopkosten van die consumpties zijn voor rekening van Explobar en de opslag voor café Anneke. Het blijft voorts beleid dat tijdens het oogstfeest, naast het uitkeren van 20 consumpties per aandeel, tijdens de jaarvergadering, de verjaardag van Anneke en andere activiteiten, gratis rondjes gegeven worden aan de aanwezige aandeelhouders, dit ter plaatse door de directie te bepalen. Ook hier zijn de inkoopkosten van die consumpties voor rekening van Explobar en de opslag voor café Anneke., In het jaarlijkse PR plan wordt aangegeven welke kosten voor wie zijn. De uitbater is ook bevoegd om zelf PR activiteiten te organiseren, in welk geval de kosten voor café Anneke komen.
4.11. Hygiëne: Het schoonhouden van het café en sanitaire voorzieningen is een taak voor de uitbater(s). De uitbater maakt een jaarplan voor onderhoud waarin nader gespecificeerd wordt welke onderhoud dagelijks, wekelijks, maandelijks en (half) jaarlijks uitgevoerd wordt. Daarin dienen, naast de normale schoonmaakactiviteiten, betrokken te worden a. b. c. d. e. f.
het periodiek reinigen en opnieuw in de boenwas zetten van de vloer het periodiek in de boenwas zetten van de lambrisering, de eiken deuren, de buitenzijde van de bar e.d. het periodiek schuren en lakken van de bladen van de tafels en het barblad het periodiek uitvoeren van dagelijkse onderhoudsklusjes, smeren van sloten e.d. het periodiek reinigen van het platte dak en de dakgoten overige noodzakelijke onderhoud
15
4.12 Moderne communicatiemedia: Het café is o.a. ingericht voor Wifi gebruik, heeft een eigen website, Twitter account en wordt verder ge update naar de modernste technieken op communicatie gebied; Facebook, Flickr, Hyves, LinkedIN en dergelijke. De eerste kosten van aanleg en groot onderhoud van deze voorzieningen zijn voor rekening van Explobar; de dagelijkse exploitatie en abonnementskosten zijn voor rekening van café Anneke. De uitbater is belast met c.q. verantwoordelijk voor het dagelijks verwerken van informatieverzoeken, wijzigen en actualiseren van de systemen.
4.13 Afrekenen: Alle bestellingen door consumenten dienen (evenals eigen gebruik, breuk en representatie) direct na de bestelling (of het verbruik) als omzet (of anderszins) op de kassa te worden aangeslagen. Hierop is geen uitzondering mogelijk. Alle bestellingen dienen direct of die avond te worden afgerekend, tenzij op rekening wordt gekocht (zie hierna). De kassa-afslag van die dag (tot sluitingstijd) geeft een exacte weergave van de die dag gemaakte omzet.
4.14 Op rekening kopen: Desgewenst kunnen aandeelhouders en goede klanten ook op rekening kopen, mits enerzijds de maandelijkse omzet van enige omvang is (meer dan € 100,--) èn mits de rekeninghouder consequent binnen 30 dagen na ontvangst de factuur voldoet. Indien hieraan niet voldaan wordt kan de uitbater beslissen om voor de betreffende rekeninghouder deze betalingswijze niet meer mogelijk te maken. Het is aan de uitbater om te beslissen of een klant niet die avond maar pas de volgende dag afrekent. Alsdan wordt de gemaakte omzet wel in de kassa aangeslagen en wordt de openstaande rekening als kasgeld meegenomen, zodat het de verantwoording van de uitbater is om het nog niet betaalde bedrag alsnog te ontvangen.
4.15 Kassasysteem Het huidige kassasysteem voorziet in de mogelijkheid om na opmaken van de concept factuur d.m.v. indrukken van een knop direct de 10 of 20% aandeelhouderskorting te verrekenen. De uitbater moet in dat geval de aandeelhouder (her)kennen c.q. deze moet met een pas aantonen dat hij recht heeft op een korting, waarna handmatig de korting verwerkt wordt. Het huidige kassasysteem voorziet ook in de mogelijkheid om het verbruik van aandeelhouders of klanten die op rekening afrekenen, op te slaan. Nader onderzoek is gewenst om het kassasysteem zodanig uit te breiden dat: 16
-
Er gewerkt kan worden met aandeelhouderskaart met chip of magneetstrip die bij het afrekenen door de kassa gehaald kunnen worden (LET OP: dit is een aanvullend systeem, want het bestaande systeem van herkennen en weten en automatisch doorvoeren van een korting bij het opmaken van de factuur is natuurlijk veel sympathieker; het is voor een nieuwe uitbater echter wel moeilijk omdat hij de aandeelhouders eerst moet leren kennen)
-
Er meer en betere omzetgegevens c.q. dag-/maand-/jaaroverzichten uit het kassasysteem komen
-
De kassa op afstand in te lezen is zodat met name de administrateur wekelijks op eenvoudige wijze de benodigde omzetstaten en informatie kan opstellen en deze kan verstrekken aan uitbaters en directie.
17
5.
DE “PROCESSOREN” OFTEWEL HET PUBLIEK
5.1
Breed publiek café Anneke is gericht op een breed publiek: jong en oud, mannen en vrouwen. Vanuit het warme dekentje principe is Anneke een café voor iedereen, met dien verstande dat de aandeelhouders wel het beleid binnen het café bepalen en vooral zij zich daar thuis moeten blijven voelen. Signalen van aandeelhouders goed blijven volgen en evt. actie ondernemen. Blijvend kritisch bekijken of bepaalde groepen misschien te dominant worden of zich er wel thuis voelen maar niet thuis horen.
5.2
Geen elitair café; niet alleen voor de aandeelhouders Uitgangspunt is dat het café niet alleen voor aandeelhouders moet zijn. De aandeelhouders willen geen uitzonderingspositie (anders dan de korting en het recht op toegang tijdens drukke evenementen) en de aandeelhouders willen ook geen speciale aandacht in het café en zelfs geen eigen avond ieder kwartaal of iedere maand. Wel willen de aandeelhouders heel duidelijk het beleid mee bepalen (wel indirect via enquête of samenspraak met de directie!), willen zij vooral dat datgene wat voor hen belangrijk is, ook uitgevoerd wordt. Dat hun redelijke wensen en verlangens niet ten onder gaan aan de wensen van andere groepen klanten van Anneke die geen aandeelhouder zijn. In die conflictsituatie moet de wens van de aandeelhouder voorop staan. Het staat ook vast dat de aandeelhouders daartoe het recht hebben. Immers zowel het cafébedrijf, het gebouw, het interieur en de exploitatierechten, maar vooral de basisfilosofie en de formule zijn eigendom van de BV en dus van de aandeelhouders. Per saldo willen aandeelhouders niet echt opvallen, maar wel op de achtergrond uitmaken wat er gebeurt en hoe dat geschiedt.
5.3
Blijven waken dat alleen de doelgroep zich prettig voelt. Het is altijd zeer moeilijk om publiek te selecteren. Een café is een openbare gelegenheid waar mensen een stuk ontspanning zoeken. Aan de buitenkant valt vaak niet af te lezen wat voor persoon het is en of hij of zij tot de doelgroep behoort. Wel kun je selecteren door constant en consequent een vaste uitstraling te hebben. Een constante beleidslijn in alles en iedere dag van de week, leidt er toe dat de groep 18
mensen die zich daarbij niet thuis voelt niet meer komt. Datgene wat de aandeelhouders willen is de constante lijn en dat moet consequent uitgevoerd worden. Soms moet je ook selecteren omdat de aanwas van het publiek (of van de hoeveelheid van het publiek) niet meer past bij de oorspronkelijke doelstelling.
Instrumenten om publiek te selecteren Als instrumenten om dat te sturen zijn onder meer aanwezig:
5.4
•
Het consequent uitdragen van één lijn, één beeld, één formule. Dat moet zo helder zijn dat een consument snel aan alles kan voelen en zien of men zich thuis voelt of niet.
•
De soort muziek is buitengewoon belangrijk. Bij wijze van voorbeeld: Klassieke muziek draaien trekt ander publiek aan dan Dance of Speed metal muziek. De soort muziek is bij uitstek het middel om publiek te selecteren. Dit dan in combinatie met
•
het volume van de muziek. De doelgroep van Anneke zal bijv. over het algemeen harde muziek niet op prijs stellen. Immers de doelstelling is ontmoeten en harde muziek draagt daarin niets bij.
•
Ook de keuze van drank kan bijv. een middel zijn. Verkoop van wijn per fles of bier van de maand zal sommige mensen wel aanspreken en andere niet.
•
Ook de bediening, de leeftijd, hun manier van doen bepaalt in belangrijke mate de uitstraling van het café en daarmee de doelgroep.
•
En last but not least de prijs van de drankjes. Als je in alles kwaliteit levert dan mag je ook best wat duurder zijn dan de rest.
•
Leeftijd: Ook is het zeker niet de bedoeling om op leeftijd te selecteren. Alhoewel de primaire doelgroep (en de grootste groep klanten) zich tussen de 35 en 55 jaar bevindt, houdt dit niet in dat het publiek zich dan tot die leeftijdsgroep moet beperken. Alle publiek in alle leeftijden, jong en oud, is bij Anneke welkom. Men moet zich wel bij de identiteit van Anneke thuis voelen, ongeacht de leeftijd
De doelgroep van Anneke Dat is op zich best moeilijk te omschrijven. Toch vallen er wel kwalificaties te geven. ontmoeten: blik naar buiten gezellige mensen houden van een beetje praten, muziek luisteren, mensen die op zijn tijd een beetje gezellig aan de bar kunnen hangen. De doelgroep wordt eigenlijk gevormd door de mensen die de formule omschrijven, dus niet alleen maar in een leuk café willen komen maar onderschrijven dat deze plek meer is dan alleen een café. 19
6
DE UITBATERS
Alhoewel de organisatiestructuur van Anneke gebaseerd is op participatie van aandeelhouders beperkt dit zich tot de vergaderkamer. Binnen het café is de uitbater onbetwist de baas. Hij of zij maakt de dagelijkse dienst uit en hij of zij is verantwoordelijk voor het werkelijke cafébedrijf. Explobar speelt op de achtergrond een belangrijke rol maar niet in het café zelf. Deze spelregel is een harde regel waarop noch directie, noch commissies, noch aandeelhouders een uitzondering kunnen en mogen maken. Deze spelregel impliceert ook de volgende taken en bevoegdheden van de uitbater.
6.1
Verantwoordelijk voor het cafébedrijf De uitbater is verantwoordelijk voor de bedrijfsorganisatie van het café. Hij of zij moet er voor zorgen dat de organisatie van het cafébedrijf goed verloopt. De dagelijkse gang van zaken, de bestellingen, het open zijn en het regelen en organiseren van tientallen onderdelen die nu eenmaal verricht moeten worden om een bedrijf draaiend te houden, is zijn of haar taak. De door de overheid te verstrekken Drank- en Horecavergunning wordt aangevraagd op naam van de uitbater en deze is ook verantwoordelijk voor de daaruit voortvloeiende wettelijke verplichtingen met name ten aanzien van de hierna aan de orde komende openbare orde en sociale hygiëne.
6.2.
Verantwoordelijk voor openbare orde De uitbater of -ster (en alleen hij of zij) is verantwoordelijk voor de openbare orde binnen het cafébedrijf. De uitbater neemt maatregelen indien binnen het café en of op het terras gehandeld wordt in strijd met het drugsverbod (zie 4.8), het rookverbod (zie 4.9), onzedelijke of lasterlijke taal wordt gebezigd, andere klanten lastig gevallen worden of ander handelen wat niet past binnen café Anneke. De uitbater of –ster (en alleen hij of zij) is bevoegd om klanten die in strijd met de regels handelen (ook al zijn dat aandeelhouders, directie- of commissieleden) uit het café te doen verwijderen en/of een caféverbod op te leggen.
20
6.3.
Verantwoordelijk voor sociale hygiëne De uitbater of -ster (en alleen hij of zij) is verantwoordelijk voor de sociale hygiëne met name ook voor zover deze voortvloeit uit wettelijke verplichtingen op grond van de Drank- en Horecawet of daarop gebaseerde regelingen. In dat kader wordt ook overeenkomstig het bepaalde in 4.11 jaarlijks een plan van aanpak opgesteld.
6.4.
Verantwoordelijk voor het voldoen aan (lokale) wetgeving De uitbater of -ster is verantwoordelijk voor het voldoen aan (lokale) wetgeving ten aanzien van bijv. terrasvergunning, activiteitenvergunningen en andere zaken.
6.5.
Uitvoerder van beleid De uitbater of -ster is natuurlijk primair de uitvoerder van het door Explobar BV vastgestelde beleid. Natuurlijk is de uitbater bevoegd om met de directie in overleg te gaan over interpretatie of aanscherping van onderdelen van het beleidsplan, maar het aangaan van een samenwerkingsovereenkomst met Explobar impliceert ook aan acceptatie van het beleidsplan en een con amore toepassen en uitdragen van dat beleid.
6.6.
Vertegenwoordigt het cafébedrijf naar buiten toe De uitbater of –ster vertegenwoordigt het café naar buiten toe bijv. in geval voor de bedrijfsvoering overleg met de lokale overheid nodig of gewenst is, bij bijeenkomsten van Horeca Wijchen, de Ondernemersvereniging Wijchen Centrum of andere overkoepelende instanties of noodzakelijke overlegsituaties. De uitbater kan zich daarbij bij doen staan door een van de leden van de directie of een aandeelhouder. Indien de uitbater juridische, fiscale of andere specialistische hulp wil inschakelen kan dat, voor zover dat ten laste van café Anneke of van Explobar komt, alleen met toestemming van de directie.
6.7.
Zorgt als een goed huisvader voor pand en inventaris De uitbater of –ster zorgt als een goed huisvader voor de door Explobar BV ter beschikking gestelde zaken als het pand, de inventaris, apparatuur, contract met Brand e.d. Indien er sprake is van klein onderhoud of vervanging van incidentele zaken (tot een aanschafwaarde van € 500,-- excl. BTW) dan komen deze voor rekening van café Anneke. Bij hogere uitgaven is de instemming van de directie van Explobar vereist en komen de kosten voor rekening van Explobar BV.
21
6.8.
Klantgerichte benadering Niet alleen de aandeelhouders maar ook het publiek moet door de uitbaters goed behandeld worden. Er is geen ruimte voor kwaaie zin, snauwen, onvriendelijkheid, negeren e.d. De uitbater en het personeel moeten aanspreekbaar en gemakkelijk benaderbaar zijn. Ze moeten ook goed kunnen omgaan met moeilijk publiek: De uitbater (en hun personeel) moeten tactisch en helder om kunnen gaan met niet gewenst publiek, met dronken mensen of met groepen die menen dat ze in het café alles kunnen doen wat ze maar willen. Het is erg moeilijk om niet gewenst publiek rustig maar beslist naar buiten te werken.
6.9.
Financiële administratie De uitbater of –ster is verantwoordelijk voor de financiële administratie van de Vennootschap c.q. van café Anneke. Hieronder valt het kas- en bankboek, de inkoopadministratie, de omzet, de facturatie, belastingen e.d. en alles wat verder nodig of dienstig is om een goede bedrijfsadministratie te verkrijgen. De uitbater kan zich bij de dagelijkse gang van zaken (voor zover dat niet betreft en het verzamelen en ordenen van de nodige kas- en bankstukken) laten assisteren door de accountant van de VOF. Het opstellen van de jaarrekening geschiedt door de accountant. De kosten van de accountant zijn voor rekening van café Anneke. De uitbater (of de door hem in te schakelen accountant) verstrekt maandelijks omzet-, inkoop en kostengegevens aan de directie (en de door de directie goed te keuren derden als bijv. de financiële commissie). De staten moeten een inzicht geven in de maandomzet, de voortschrijdende jaaromzet en de vergelijkbare cijfers met voorgaande jaren. De uitbater moet actieve input geven voor toepassing van het zgn. Top Horeca Programma (TOP) een door de belastingsdienst opgezet controlesysteem waarbij relaties gelegd worden tussen inkoop en omzet met de daarbij behorende varianten gebaseerd op het concrete bedrijf. De uitbater moet medewerking geven aan periodieke kascontroles door leden van de directie en/of financiële commissie. In onderling overleg worden nader spelregels voor het voeren van de financiële administratie vastgesteld welke vervolgens nageleefd moeten worden.
6.10 Dagboek De uitbater houdt een dagboek bij van gebeurtenissen, de daarbij gemaakte omzet, ingeschakeld personeel, de weersomstandigheden, invloed daarvan op de omzet, organisatorische aspecten, evaluatie en tips voor de toekomst en verdere zodanig relevante informatie dat daaruit voor het komend jaar een planning gemaakt kan 22
worden, bestellingen kunnen worden geplaatst, personeel kan worden ingeschakeld en een aanpak kan worden voorbereid die tot maximalisering van alle aspecten van die gebeurtenis leidt. De uitbater bespreekt dit dagboek regelmatig met de directie en voor wat de organisatorische aspecten betreft, met de PR commissie.
6.11 Jaarplan Jaarlijks stelt de uitbater een jaarplan op waarin op welke wijze hij of zij denkt gestalte te kunnen geven aan het beleid van komend jaar, welke verbeteringen of verandering toegepast zullen worden, welke omzet gemaakt zal worden en op welke wijze het door de aandeelhouders in dit beleidsplan uitgestippelde beleid gestalte zal krijgen. De uitbater bespreekt en evalueert dit plan jaarlijks tezamen met de directie.
6.12 Actief zijn Van de uitbater- of ster wordt verwacht dat hij actief in het bedrijf staat en het bedrijf binnen de kaders van het beleidsplan verbeterd.
6.13. Overeenkomst met uitbater Uitgangspunten van Explobar BV zijn -
beleid binnen Café Anneke bepalen, waarbij het vooral gaat om uitdraging van de kernwaarden van Anneke, het maken van een beleidsplan waarin ten aanzien van tal van onderwerpen een zekere bandbreedte wordt vastgesteld, die vervolgens samen met de uitbater concreet ingevuld wordt;
-
de aandeelhouder rendement op zijn investering geven door middel van activiteitenprogramma .
Die uitgangspunten kunnen niet ingevuld worden indien het gebouw en de inventaris verhuurd of verpacht worden. Dat is juridisch uitgesloten. Je kunt alleen maar beleid bepalen en ervan profiteren als je ook bereid bent om zelf mee te exploiteren. Om die reden is reeds in 1996 gekozen om samen met de uitbater een Vennootschap onder Firma tot exploitatie van Café Anneke aan te gaan. In het contract met de uitbater worden in hoofdlijnen de volgende zaken geregeld: 1.
De overeenkomst van vennootschap onder firma wordt in beginsel aangegaan voor onbepaalde tijd. Het bedrijf wordt voor gezamenlijke rekening en risico uitgeoefend
2.
Het doel is het uitoefenen van een cafébedrijf overeenkomstig deze beleidsnotitie
3.
Afspraken ten anzien van administratie en Jaarrekening
23
4.
Inbreng door uitbater van een aantal losse zaken, alsmede vlijt en arbeid. Door Explobar: pand, handelsnaam, inventaris, contracten Brand en anderen, goodwill, vlijt en zakelijke relaties e.d.
5/6 Wijze waarop onttrekkingen en opnamen van gelden plaatsvinden. 7.
De uitbater draagt zorg voor de dagelijkse werkzaamheden en de dagelijkse bemanning van het bedrijf tijdens de openingsuren. Explobar draagt zorg voor de uitvoering van de activiteiten en de public relations. Beiden zorgen voor de formulering van een goed beleid in het bedrijf van de vennootschap.
8.
Met betrekking tot het te voeren beleid beslissen de vennoten gezamenlijk. Indien de vennoten hierover geen overeenstemming bereiken is doorslaggevend: -. de stem van de uitbater met betrekking tot dagelijkse bedrijfsvoering en de dagelijkse gang van zaken in het cafélokaal alsmede alle personeelsaangelegenheden, inclusief instructies, opdrachten, het beoordelen van het functioneren alsmede de arbeidsvoorwaarden - de stem van Explobar met betrekking tot: zaken die betrekking hebben op de marketing en public relations formule, gebouw en inventaris (onderhoud, verzekering, aankleding, investeringen, vervangingen e.d.)
9.
Externe vertegenwoordiging door de uitbater
10. Tot de gezamenlijke kosten horen zaken als huisvestingskosten, onderhoud e.d. inventaris, exploitatie- en algemene kosten. Tot die van uitbater de personeels- en de eigen kosten. Tot de kosten van Explobar: investeringen public relations. 11. Verdeling na aftrek kosten 68% voor de uitbater en 32% voor Explobar. De Heinekenbonus op tap- en fustbier is voor Explobar. 12. Verplichte arbeidsongeschiktheidsverzekering voor de uitbater 13
De overeenkomst van vennootschap eindigt door opzegging door één der vennoten met inachtneming van een termijn van ten minste zes kalendermaanden. Maar ook door het bereiken van de 65 jarige leeftijd, faillissement, onder curatele stelling , surseance, overlijden of onder bewindstelling van de uitbater dan wel door liquidatie van Explobar.
14/15. Beëindiging van de overeenkomst heeft tot gevolg dat: Explobar gerechtigd is de onderneming voort te zetten 16. Concurrentiebeding voor de uitbater 17. Verkrijgingsbeding voor Explobar 18
Bepaling ten aanzien van de goodwill.
19 en volgende: slotbepalingen, hardheidsclausule, dading.
24
Bij het contract horen dan een aantal bijlagen zoals • Tekening van het pand Kasteellaan 2 te Wijchen • Inventarislijst • Beleidsplan 2011 • Bruikleen- en leveringscontract met Brand • Lijst van overige door de uitbater ingebrachte roerende zaken • Regeling terzake het voeren van Public Ralations Met name in die laatste regeling wordt uitgebreid ingegaan op het PR beleid, zoals dat in hoofdlijnen in 4.8 is aangegeven.
25
7. AANDEELHOUDERS 7.1 Aandelen Explobar Wijchen BV kent gewone aandelen en prioriteitsaandelen Per medio 2011 staan er uit 40 prioriteitsaandelen (verspreid over 33 personen) en 162 aandelen (verspreid over 151 personen). In totaal zijn er dus 180 personen bij de organisatiestructuur van Anneke betrokken. Geschat wordt dat 10 tot 15% van de aandeelhouders geen of nauwelijks binding meer heeft met Anneke. Deze zullen vermoedelijk bij de eerstvolgende gelegenheid hun aandeel verkopen). Geschat wordt dat door de in 2011 gevoerde actie om nieuwe groepen aan te trekken, het aantal gewone en prioriteitsaandelen met 30% zal worden uitgebreid.
7.2.
Aandeelhouders zijn het hoogste gezag. Is de uitbater dat binnen het cafébedrijf, binnen de vennootschap zijn de aandeelhouders “Het Hoogste Gezag”. De mening van de meerderheid van de aandeelhouders is doorslaggevend bij het te voeren beleid. De aandeelhouders benoemen en ontslaan ook de directie en deze zal dus in beginsel datgene doen wat de aandeelhouders willen. Zowel aandeelhouders als de directie maar ook de uitbaters hebben de uitgangspunten van de formule, zoals in dit beleidsplan zijn neergelegd, geaccepteerd en moeten / zullen / willen dat ook uitvoeren. Directie en uitbaters zullen de wens van de aandeelhouder moeten beschouwen als leidraad voor hun werk en beleid. Overigens is dat niet altijd gemakkelijk te formuleren omdat de aandeelhouders geen homogene groep zijn. Zoals ook in de inleiding is vermeld zijn de meningen over Anneke zeer divers en het zal altijd een kunst zijn de grootste gemene deler te vinden.
26
7.3.
Aandeelhouders hebben in het café zelf geen zeggenschap Het is belangrijk dat aandeelhouders, ondanks dat zij "Het Hoogste Gezag zijn, zich steeds opnieuw "moeten realiseren dat zij binnen de fysieke ruimte van het café geen zeggenschap hebben. Aan inspraak in beleid wordt alle ruimte gegeven doch in het café is iedereen gelijk of men nu aandeelhouder is of niet. Zelfs de directie neemt daar geen uitzonderingspositie in
7.4.
Hoe wordt je aandeelhouder? Eens per vijf jaar (bij de resp. jubilea) worden nieuwe aandeelhouders toegelaten. Een ieder kan zich alsdan in beginsel aanmelden als kandidaat om aandeelhouder te worden. De directie past een ballotage toe, volgens nader door de directie te bepalen voorwaarden, waarbij in ieder geval geldt dat aan kandidaat pas aandeelhouder kan worden indien hij behoort tot de vaste clientèle van Anneke en zich aldaar gedraagt en voelt passen binnen de uitgangspunten van deze beleidsnotitie. Na aanmelding en na ballotage wordt met de kandidaat een overeenkomst van aankoop van een aandeel gesloten. Na ondertekening en betaling van de prijs van het aandeel, kan de kandidaat aandeelhouder zich als aandeelhouder beschouwen en kan hij genieten van de emolumenten van het aandeelhouderschap. De formele afhandeling van de aankoop van het aandeel bij notariële akte geschiedt periodiek per collectieve akte.
7.5.
De aankoopprijs van een aandeel. Eens per vijf jaar stelt de directie de aankoopprijs per aandeel vast. De prijs van een normaal aandeel is in beginsel gelijk aan de prijs van 400 standaard glazen Brand bier in café Anneke. Per 2011 bedraagt dat 400 x € 1,90 is € 760,--. De prijs van een prioriteitsaandeel bedraagt de kostprijs van 5 normale aandelen, in totaal derhalve € 3.800,--
7.6.
Rechten en verplichtingen van gewone aandeelhouders Gewone aandeelhouders hebben de navolgende rechten: -
meebepalen van het beleid binnen café Anneke door toepassing, wijziging en toetsing van dit beleidsplan
-
korting van 10% op bestedingen in het café (niet de zgn. servicebestedingen als sigaretten e.d.)
-
jaarlijks 20 consumptiebonnen per aandeel 27
Aandeelhouders zijn verplicht om zich binnen café Anneke aan de uitgangspunten van deze beleidsnotitie te houden.
7.7.
Rechten en verplichtingen van houders van prioriteitsaandelen Houders van prioriteitsaandelen hebben de navolgende rechten: -
meebepalen van het beleid binnen café Anneke door toepassing, wijziging en toetsing van dit beleidsplan, maar ook door het formele stemrecht bij -
de uitgifte, de vaststelling van de waarde en de inkoop van aandelen
-
benoeming van de directie
-
bepalen dat besluiten de goedkeuring van de prioriteit nodig hebben
In dit kader heeft de prioriteit nog nimmer van haar specifieke bevoegdheden gebruik gemaakt maar het nemen van deze beslissingen aan de vergadering van aandeelhouders overgelaten. In tijden van crisis kan de prioriteit deze bevoegdheden weer naar zich toetrekken. -
korting van 20% op bestedingen in het café (niet de zgn. servicebestedingen als sigaretten e.d.)
-
jaarlijks 100 consumptiebonnen per aandeel
Alhoewel het in de praktijk nooit op stemming aangekomen is, blijven de prioriteitsaandelen niet alleen door hun statutaire bevoegdheid maar ook in numeriek opzicht de meerderheid vormen ( medio 2011: 40 aandelen met 5 stemmen is 200 van de 364 stemmen, is ca. 55 % van de stemmen). Omdat echter de prioriteit door de familieverhoudingen (kinderen, kleinkinderen) ook een groot aantal gewone aandelen vertegenwoordigt, ligt dit feitelijk hoger. Houders van prioriteitsaandelen zijn verplicht om zich binnen café Anneke aan de uitgangspunten van deze beleidsnotitie te houden.
7.8.
Aandeelhoudersvergadering Jaarlijks wordt omstreeks de maand mei een algemene vergadering van aandeelhouders gehouden waarin aan de orde komen de vaststelling van de jaarrekening, het verslag van het afgelopen jaar, de benoeming van de directie en de plannen voor de toekomst. Deze vergadering draagt in beginsel een zeer informeel en feestelijk karakter. Enkele dagen vooraf aan de vergadering vindt er een openbare vergadering van de financiële commissie plaats, waarin naast de commissie, de bij de diverse bedrijven betrokken accountants en de directie, ook de aandeelhouders welkom zijn. Daar wordt veel serieuzer ingegaan op jaarcijfers en plannen en alle aandeelhouders zijn bevoegd om aan de discussie deel te nemen. Daardoor is het ook mogelijk om aan de vergadering van aandeelhouders een informeler karakter te geven. 28
7.9.
De uitgifte van aandelen Het aandeel in Anneke is een fun-aandeel. Je doet het voor de lol of je doet het niet voor het rendement. Dat heeft ook zijn invloed op en aantal hierna aan de orde komende aspecten Vooraleerst geldt vanaf de aanvang de regel dat maximaal per persoon twee prioriteits- of tien gewone aandelen in eigendom kunnen worden gehouden Voorts geldt de regel dat aandelen in beginsel alleen aan natuurlijke personen kunnen worden uitgegeven en niet aan rechtspersonen, alhoewel bijv. wel een uitzondering gemaakt is voor een dweilorkest. De directie beslist hier naar bevindt van zaken. Voorts is bepaald dat de waarde van een aandeel geen relatie heeft met het rendement of het vermogen van de vennootschap. Vanaf 2011 wordt de uitgifteprijs van een aandeel vastgesteld op de prijs van 400 standaard biertjes Brand Pilsener resp. 2.000 biertjes voor een prioriteitsaandeel c.q. in geld uitgedrukt € 760,-- resp. € 3.800,--. Vanaf 2011 wordt de prijs van een nieuw aandeel ook gekoppeld aan de prijs van een glas bier (resp. deze wordt gelijk gehouden aan de prijs van 400 resp. 2000 glazen bier), waardoor de prijs jaarlijks stijgt of daalt naar gelang de prijs van een standaard glas Brandbier stijgt of daalt. Voor een aandeel in een café kun je geen mooiere koppeling hebben. Het gaat daarbij uitsluitend om de verkrijgingsprijs en niet om de verwervingsprijs. Indien een aandeelhouder zijn aandeel wenst in te leveren krijgt hij "slechts" de prijs die hij of zij ook betaald heeft, zodat alle aandeelhouders tot op heden voor een gewoon aandeel € 453,-- resp. € 2.256,-- terug krijgen. Toekomstige aandeelhouders krijgen dan alleen maar terug datgene wat ook door hen bij de verwerving betaald is.
7.10 Doorverkoop en inkoop van aandelen Aandelen van Explobar zijn vrij over te dragen aan de echtgenoot(te) en aan de kinderen of kleinkinderen. Alle andere overdrachten behoeven de goedkeuring van de directie. Omdat de uitgifte van nieuwe aandelen slechts eens per vijf jaar plaats vindt geeft de directie geen goedkeuring aan overdracht aan derden. Wel is de vennootschap bereid om indien een aandeelhouder dat wenst, het aandeel in te kopen. Na het ondertekenen van een akte met notariële volmacht en legitimatie wordt het geïnvesteerde bedrag aan de aandeelhouder terug betaald en wordt de betrokkene geacht geen aandeelhouder meer te zijn. De uitgifte van aandelen wordt beperkt tot bij voorkeur één keer per vijf jaar. Daarbij worden aandeelhouders steeds in de gelegenheid gesteld om meerdere aandelen te kopen of aandelen te verwerven voor kinderen e.d. De inkoop (door de vennootschap) kan doorlopend plaatsvinden, op ieder moment dat een aandeelhouder wenst te verkopen.
29
8.
DIRECTIE EN COMMISSIES
8.1. DIRECTIE Taak directie De directie heeft tot taak de vennootschap te besturen De directie van de vennootschap wordt, overeenkomstig de statuten van de vennootschap, door de prioriteit benoemd, bij voorkeur uit de aandeelhouders.
Samenstelling directie De directie is 3 tot 5 leden groot. Momenteel bestaat de directie uit Willy Nillesen, Gabrie van Lin, Simon de Luij en Mark van Thiel, waarbij Gabrie en Mark al directielid zijn van de aanvang af. De directie verdeelt in onderling overleg de taken. Zij wijst een van de directieleden aan als algemeen voorzitter van de directie. De aldus aangewezen voorzitter vertegenwoordigt de vennootschap naar buiten toe. Als zodanig is Mark van Thiel aangewezen. De directieleden zijn allen statutair volledig bevoegd. De directie heeft geen vaste structuur van vergaderen en bijeenkomen en lost zaken meestal met de daar aanwezigen leden direct (maar wel zeer discreet) aan de bar op.
8.2. DE FINANCIELE COMMISSIE Taak financiële commissie De financiële commissie is een adviescommissie van de directie en heeft een meervoudige taak. Zij adviseert de directie, gevraagd en ongevraagd, over alle financiële en/of organisatorische aspecten van Explobar BV of de Vennootschap tot Exploitatie van café Anneke. De financiële commissie controleert jaarlijks de jaarrekeningen van zowel Explobar BV als de VOF café Anneke en geeft daarover een oordeel aan de algemene ledenvergadering, die daarna de jaarrekeningen vaststelt.
30
De financiële commissie fungeert als platform voor overleg tussen uitbaters, directie, de resp. accountants en de aandeelhouders. In dat verband worden alle aandeelhouders (in beginsel altijd) uitgenodigd om bij de vergaderingen van de financiële commissie aanwezig te zijn. Zij hebben daarin, binnen door de voorzitter vast te stellen regels, ook spreekrecht. Tenslotte heeft de financiële commissie de bevoegdheid om onderzoeken te doen naar het functioneren van de BV, de VOF, de Directie of andere binnen deze structuren optredende organen. Zij stelt de directie van haar bevindingen op de hoogte. De financiële commissie is bevoegd om te allen tijde de vergadering van aandeelhouders in te lichten over haar bevindingen.
Samenstelling en organisatie De financiële commissie bestaat uit een nader te bepalen aantal, daartoe door de directie, op voordracht van de financiële commissie, aangewezen aandeelhouders. Aan de commissie worden (zonder stemrecht) toegevoegd: de uitbater(s); de accountants van de vennootschap, van café Anneke en van de uitbater de door de commissie gewenste adviseurs aandeelhouders die daarvoor belangstelling hebben. Zij zijn echter in formele zin geen lid van de financiële commissie. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. De voorzitter bepaalt de agenda, de vergaderorde alsmede hoe vaak de commissie bijeen komt en of voor de vergadering uitbaters, directie, accountants en/of aandeelhouders uitgenodigd worden. De commissie kan ook alleen zonder toevoeging van derden vergaderen. Met uitzondering van de professionele organisaties en vaste of incidentele adviseurs worden aan de leden geen vergoedingen toegekend. Eventuele door de commissie te maken externe kosten komen voor rekening van Explobar BV. .
8.3. DE P.R. COMMISSIE Taak PR commissie De commissie Public Relations is een adviescommissie van de directie. Zij adviseert de directie, middels een jaarlijks plan, van de voorgenomen activiteiten en de uitvoering en de kosten daarvan. Zij geeft de directie gevraagd en ongevraagd adviezen van op welke andere wijze public relations kan worden bedreven. De PR commissie adviseert de uitbater bij de aansluiting van café Anneke op de moderne media als Website, Twitter e.d. (zie paragraag 4.12 van dit beleidsplan). Zij adviseert de uitbater ook over het periodieke onderhoud van deze voorzieningen.. De PR commissie regeldt de PR activiteiten en de organisatie daarvan vooraf aan de uitvoering. 31
Samenstelling De PR commissie bestaat uit de uitbater(s) /-ster, alsmede een nader te bepalen aantal, daartoe door de directie aangewezen aandeelhouders. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. De voorzitter bepaalt de agenda, de vergaderorde alsmede hoe vaak de commissie bijeen komt. Met uitzondering van de professionele organisaties worden aan de leden geen vergoedingen toegekend. Eventuele door de commissie te maken externe kosten komen voor rekening van Explobar BV.
8.4. KLACHTENCOMMISSIE De directie zal samen met de uitbater plannen uitwerken om een klachtencommissie te installeren.
8.5 VERGOEDINGEN Aan de leden van de directie, van een van de commissies of van andere vrijwilligers wordt geen vergoeding toegekend. Deelname is te beschouwen als vrijwilligerswerk. De tijdens en direct na vergaderingen of bijeenkomsten te gebruiken consumpties zijn voor rekening van café Anneke en worden daar beschouwd als eigen gebruik. Voor het functioneren van directie en commissies zal een bestuursaansprakelijkheidsverzekering worden afgesloten.
32
9.
SLOT In deze beleidsnotitie wordt uiteengezet hoe de aandeelhouders van Explobar denken over het beleid binnen enerzijds café Anneke en anderzijds de vennootschap onder firma die in de exploitatie van dat participeert
Aldus vastgesteld in de vergadering van aandeelhouders van
33
