Beleidseffecten van de peer reviews in het notariaat

Beleidseffecten van de peer reviews in het notariaat Intercollegiale toetsing als instrument voor bevordering van de kwaliteit in de notariële praktijk

Beleidseffecten van de peer reviews in het notariaat Intercollegiale toetsing als instrument voor bevordering van de kwaliteit in de notariële praktijk

september 2012

Inhoud

Hoofdstuk 1

De werking van de intercollegiale toetsing 1.1 Achtergrond

4 4

7

Hoofdstuk 2

Een beroepsgroep met een functioneel moreel kompas

Hoofdstuk 3

Thema’s en bevindingen

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

Hoofdstuk 4

Aandacht voor aandelentransacties Beleidsregel royementen Helder offreren Inzet en effecten bij invoering regelgeving Dienstweigering Kwetsbaarheid deel van de kleine kantoren Vaktechniek en opleiding

Het peer review model 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

8 8 8 9 9 9 10 11

12 12 12 14 15 16

Ontwikkeling van het model Interesse uit andere beroepsgroepen Aandachtspunten Auditoren De toekomstige ontwikkeling

Beleidseffecten van de peer reviews in het notariaat

3

Hoofdstuk 1

De werking van de intercollegiale toetsing Na drie jaar is het tijd voor een eerste, samenvattende effectrapportage over de werking en de resultaten van de peer reviews in het notariaat.

1.1 Achtergrond Doel van het peer review is kwaliteitsbevordering en de gekozen vorm is het collegiale gesprek. Beroepsgenoten herkennen op basis van hun praktijkervaring snel de zaken die goed verlopen, waar extra aandacht gewenst is, en waar zich mogelijkheden tot verbetering voordoen. Niet aan de hand van een afvinklijst wordt het kantoor beoordeeld, maar op basis van de bevindingen uit gesprekken, dossieronderzoek en kantooronderzoek. Hiermee heeft het notariaat gekozen voor een inhoudelijke vorm van toetsing. Dat was in de notendop het uitgangspunt bij de ontwikkeling van de peer reviews. Sinds 2009 worden de toetsingen uitgevoerd, en op 1 januari 2012 heeft dat stelsel haar wettelijke basis in de nieuwe Wna gevonden, waar het voorheen uitsluitend bij verordening was geregeld. De auditor stelt een rapport op waarin de belangrijkste gespreksonderwerpen aan de orde komen en waarin de positieve punten en de aandachtspunten van de betreffende praktijk worden benoemd. Wanneer het kantoor drie jaar later opnieuw aan de beurt is, stelt de volgende auditor de ontwikkelingen op die punten vast. In zo’n 20 procent van de gevallen acht de auditor een schriftelijk af te handelen verbetertraject noodzakelijk, waarbij het vaak om administratieve tekortkomingen gaat of om de volledige toepassing van verplichtingen uit wet of verordening. Feitelijk zijn het dan de puntjes op de i. In enkele gevallen blijkt een heraudit noodzakelijk, waarbij na zes tot negen maanden bekeken wordt op welke manier de door te voeren verbeteringen hun beslag hebben gekregen in de organisatie. In die gevallen komt er soms ook in overleg met de notaris een coach, die behulpzaam is bij de oplossing van de problemen. In uitzonderlijke gevallen constateren de auditoren klachtwaardig handelen, of stuiten ze op praktijkvoering waar zoveel aan schort dat beëindiging voor de hand ligt. Om het beeld te vervolmaken, voert een auditteam dan een nadere toetsing uit, waarna een advies aan het bestuur wordt uitgebracht. Dit heeft er enkele malen toe geleid dat een notaris ontslag heeft aangevraagd, of de praktijk ter overname heeft aangeboden.

4

Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie

Ieder kantoor is nu minimaal een keer door een beroepsgenoot bezocht. Aanvankelijk waren de toetsingen geen vanzelfsprekendheid, en moesten de auditoren nog veel uitleggen over doel en achtergrond van het stelsel. Inmiddels is het een bekend fenomeen. De notariskantoren beoordelen het stelsel doorgaans positief. Algemeen is het geluid dat de aankondiging van de audit er toe leidt dat op het kantoor weer even wat achterstallige zaken worden opgelost, en losse eindjes aan elkaar worden geknoopt. Omdat de auditor niet op zoek is naar onvolkomenheden of fouten, maar als ‘kritische vriend’ naar de gang van zaken kijkt en ook tips en adviezen geeft weet menig kantoor z’n voordeel te doen met het bezoek van de beroepsgenoot. Aangezien de auditoren op basis van de aangetroffen situatie de richting van het peer review bepalen is er veel gelegenheid om te spreken over de zaken die daadwerkelijk aandacht behoeven. Zodoende is er voldoende mogelijkheid te praten over elementen die misschien minder goed lopen, over twijfel, of over beroepsmatige dilemma’s. Ook integriteitsvraagstukken kunnen op die manier vrijelijk ter sprake komen. In een veilige gespreksomgeving ontstaat ruimte om over verbeteringen na te denken, of over de gemaakte afwegingen te praten zonder deze direct als goed of fout te bestempelen. Het vertrouwelijke karakter van dergelijke gesprekken is goed gewaarborgd: slechts een beperkt aantal personen heeft functioneel toegang tot de rapportages. Uitsluitend in uitzonderlijke gevallen is het volgen van het klachtenprotocol noodzakelijk. Op dat moment beslist het bestuur over het vervolg, op basis van de rapportages. Na vijf jaar worden de rapporten vernietigd, een audit is immers altijd een momentopname. De KNB stelt de rapportages niet met naam en toenaam ter beschikking aan de toezichthouder, het Bureau Financieel Toezicht (BFT). Het BFT ontvangt twee maal per jaar een overzichtsrapportage met geaccumuleerde gegevens, trends en anonieme casusbeschrijvingen. Op die manier hebben de peer reviews terdege bijgedragen aan het toezicht van het BFT op de naleving van de antiwitwaswetgeving (WWFT). Verder heeft het BFT hier goed gebruik van kunnen maken bij het ontwikkelen van het stelsel van risicogebaseerd toezicht, dat vanaf januari 2013 in werking treedt. In de nieuwe toezichtsverhouding zullen ernstige tekortkomingen die een risico vormen voor het notariële vak aan het BFT moeten worden gemeld. Stelseltoezicht is niet aan de orde, dat verhoudt zich ook niet tot het model.


5

De KNB voert de intercollegiale toetsingen stelselmatig en gedegen uit. De relevante onderwerpen krijgen steeds voldoende aandacht. De aandacht van de beroepsgroep voor de kwaliteit van de praktijkvoering en de integere beroepshouding is daardoor geïntensiveerd. Op die manier wordt de toezichthouder heel wat werk uit handen genomen, want de inspanning voor verbetering en borging van de kwaliteit van het notariële proces is structureel binnen de driejaarlijkse cyclus. Vrijblijvendheid is niet aan de orde. De auditor en het auditbureau volgen verbetertrajecten actief. De beroepsgenoot herkent en weet de praktijk op de juiste waarde te schatten. Meestal blijkt de notaris de ruimte voor verbetering te erkennen, wanneer een vakgenoot, die ook de beperkingen en de dilemma’s goed kent, die benoemt. Naast de rapportages over de individuele kantoren leveren de peer reviews veel nuttige beleidsinformatie op basis waarvan de KNB beleid aanpast en ontwikkelt.

“Binnen de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie bestaat al langere tijd ervaring met dergelijke kwaliteitstoetsen. Deze ervaringen zijn zodanig gunstig, dat deze in het geval van notarissen een wettelijke grondslag heeft gekregen. In het kader van collegiaal onderzoek wordt bij het notariaat het kwaliteitsbewustzijn van individuele beroepsbeoefenaren en kantoren getoetst aan de hand van een aantal criteria die betrekking hebben op de opdrachtcyclus, de aandacht voor kwaliteit en de omgang met integriteitsvraagstukken.”

Staatssecretaris F. Teeven, toelichting voorstel wijziging advocatenwet/invoering verplichte kwaliteitstoetsing advocatuur, Staatcourant, 1 augustus 2012, nr 15879.

6


Een beroepsgroep met een functioneel moreel kompas Hoofdstuk 2

De toetsingen zijn gericht op kwaliteitsverbetering, waarbij de verschillende elementen van de praktijkvoering de revue passeren. Van gelijk belang is de aandacht voor aan integriteit gerelateerde kwesties. Op uiteenlopende wijze en aan de hand van uiteenlopende voorbeelden vormen die het onderwerp van de gesprekken. Kortom, de beroepsgroep hecht veel waarde aan zorgvuldigheid, betrokkenheid en volledigheid. ´Krijgt de cliënt waar hij voor gekomen is?´ Het antwoord op die vraag is de vertaling van een van de uitgangspunten van het vak, te weten de borging van de rechtszekerheid. Deze maatschappelijke rol is een belangrijke kernwaarde van het notariaat. De vaststelling dat het morele kompas vrijwel altijd de juiste richting aangeeft laat onverlet de conclusie dat juist onder de eenmanskantoren wel behoefte bestaat om vaker met collega´s over dilemma´s te overleggen. Voor een groot deel wordt hier in voorzien in de vorm van kleine regionale netwerken, waarbinnen kantoren op vrijwillige basis kennis delen en casus bespreken. Soms gebeurt dat in de vorm van intervisie of dossierbespreking. Auditoren raden regelmatig aansluiting bij dergelijke initiatieven aan. De voortdurende aandacht voor het thema, onder meer vanuit de peer reviews, bewerkstelligt de regelmatige kalibratie van het morele kompas. Maar niet iedere notaris kan zich op een integere en gedegen praktijkvoering laten voorstaan. In de afgelopen jaren zijn diverse kantoren op de fijnmazige zeef van het peer review blijven liggen. In een aantal gevallen heeft een dergelijk kantoor gekozen zich intensief te laten begeleiden, wat tot aantoonbare verbetering heeft geleid. In een aantal andere gevallen is door actief ingrijpen van de KNB de beëindiging van de betreffende praktijken bewerkstelligd.


7

Hoofdstuk 3

Thema’s en bevindingen Een aantal bevindingen en effecten uit de afgelopen jaren hebben we hieronder samengevat.

3.1 Aandacht voor aandelentransacties Vast onderdeel van de peer reviews is aandacht voor de naleving van de Wwft. Dit onderzoek wordt uitgevoerd in het kader van het toezichtsarrangement met het BFT, dat in 2006 werd afgesloten. Het heeft bijvoorbeeld geleid tot vele tientallen nagekomen meldingen van ongebruikelijke transacties (MOT meldingen). Belangrijk is daarbij de door de auditoren geconstateerde verandering in die transacties. Waar eerst vaker het vastgoed misbruikt werd voor witwaspraktijken is de verschuiving waargenomen naar aandelentransacties. Deze stonden aanvankelijk minder in de belangstelling, maar bieden ook een aantal mogelijkheden voor dergelijke activiteiten. De KNB heeft hier herhaaldelijk en op verschillende manieren aandacht aan besteed, bijvoorbeeld in de vorm van uitgebreide voorlichting aan de beroepsgroep over dit onderwerp. Hierdoor is de opmerkzaamheid toegenomen. De auditoren brengen dit thema steeds ter sprake bij de toetsingen. Het bewustzijn van de risico’s en de valkuilen is hierdoor aanmerkelijk vergroot. Uiteraard heeft de KNB deze bevindingen vroegtijdig aan het BFT gemeld, zodat dit zich als toezichthouder op dit onderwerp kan richten.

3.2 Beleidsregel royementen Een goed voorbeeld hoe de peer reviews hebben geleid tot aanvullende en adequate regelgeving. Al langer bestond onvrede over de vaak trage afhandeling van royementen. Tijdens de peer reviews is dit ook frequent aan de orde geweest. Uit de gesprekken bleek onder meer dat de banken vaak op zich laten wachten met het aanleveren van de juiste documenten ter doorhaling van de hypotheek. De KNB heeft zich door middel van toezeggingen tijdens gesprekken met vertegenwoordigers van de bankwereld verzekerd van de medewerking van die zijde. Vervolgens heeft het bestuur een beleidsregel opgesteld, en ruim voordat deze in werking trad is de beroepsgroep daarover voorgelicht. De tussenliggende periode is gebruikt om achterstanden weg te werken. De auditoren hebben er structureel aandacht aan geschonken. Een jaar nadat de regel in werking is getreden treffen zij nog bij hoge uitzondering achterstallige royementen aan.

8


3.3 Helder offreren Een thema dat al lang in de belangstelling staat, en waarover de uitspaken in enkele tuchtzaken meer duidelijkheid hebben verschaft. De conclusie is duidelijk: de notaris moet de klant vooraf duidelijk over de prijs inlichten. Het toepassen van ondoorzichtige, lage lokprijzen die later worden verhoogd door exorbitante bedragen te rekenen voor aanvullende diensten is niet acceptabel. De auditoren hebben hier veel aandacht aan besteed. Dit vanuit het belang van de cliënten, die niet kunnen beoordelen of de opgehoogde prijzen realistisch zijn, en zo achteraf voor onaangename verrassingen komen te staan. Evenals de tuchtrechter hecht de KNB aan het bestaan van een ‘gelijk spelersveld’, waarin geen valse concurrentie kan plaatsvinden door het beperkt naleven van regelgeving.

3.4 Inzet en effecten bij invoering regelgeving Aan nieuwe regelgeving besteden de auditoren altijd aandacht. Een vroeg voorbeeld is de zogeheten ‘eigen verklaring WID/MOT’, die in 2007 de opmaat vormde voor de WID/MOT audits uit de periode 2007-1e helft 2009. Recenter stond het Reglement rechercheren registergoederen volop in de belangstelling. Voorafgaand aan de invoering in 2011 stelden de auditoren de recherchesystematiek aan de orde, en indien noodzakelijk adviseerden zij de kantoren over het verankeren van de verplichting in de werkwijze. Na invoering van het reglement is dit onderwerp ook systematisch aan de orde gekomen. Geconcludeerd kon worden dat de kantoren de naleving in het algemeen goed hebben geregeld, zij het dat hier en daar de uitvoering nog wel verbeterd kon worden. Ook daarin voorzien de auditoren met tips en aanbevelingen.

3.5 Dienstweigering De verscherpte regelgeving rond dienstweigering is actueel. Er is een verordening in de maak die houvast zal bieden bij de invulling van het begrip ‘redelijk vermoeden’, dat sinds de invoering in 2012 van de aangepaste Wet op het notarisambt een criterium is om dienst te moeten weigeren. Voorheen was dit minder dwingend geformuleerd. Er zal ervaring mee moeten worden opgedaan. De auditoren stellen dit thema al wel aan de orde om te kunnen inschatten waar wellicht extra ondersteuning is geboden, en op welke manier dat het meest effectief zal zijn. Gezien de aard en de complexiteit van


9

het onderwerp zal naar verwachting niet op stel en sprong volledige duidelijkheid kunnen worden verschaft. Wel is het al mogelijk om tussentijds de bevindingen te delen, en om eerste stappen te kunnen zetten.

3.6 Kwetsbaarheid deel van de kleine kantoren Flink wat eenmanskantoren beoefenen een nichepraktijk, en richten zich op een specifieke groep klanten. Zij zijn expert op dat gebied van dienstverlening, en daardoor weten de klanten hen te vinden en kunnen zij deze aan zich binden. De akte staat daarbij steeds minder centraal, specifiek advies is de drijvende kracht achter dergelijke, vaak opkomende praktijken. Vakinhoudelijk wordt op hoog niveau gewerkt. Een ander deel van de kantoren van geringe omvang ziet zich geconfronteerd met dermate teruglopende omzetten dat de continuïteit in het geding kan komen. Het zijn vaak praktijken die zich op de traditionele notariële dienstverlening richten, een afkalvende markt die onder hoge prijsdruk staat. Op dergelijke kantoren is steeds minder aandacht voor vakinhoudelijke ontwikkeling, zowel bij de notaris zelf als bij de medewerkers. Die bezuinigingen gaan dan weer ten koste van het kennisniveau zodat gecompliceerde zaken niet kunnen worden aangenomen. Samenwerking met anderen wordt meestal niet als realistisch beschouwd, en om de praktijk op te heffen ontbreken in de perceptie van de notaris de middelen. De auditoren merken daarbij vaak dat dit laatste deels een geldkwestie is, maar ook voor een groot deel door emotie bepaald wordt. Immers, opheffing geldt in hun ogen als mislukking of persoonlijk falen. En dat terwijl het tot de economische realiteit behoort dat de ene aanbieder floreert terwijl de ander zijn marktpositie ziet verschrompelen. Daarnaast zet een benarde financiële situatie de verhoudingen onder druk, en dat komt het overzicht en de besluitvaardigheid niet ten goede. De KNB wil nu initiatieven ontwikkelen ten behoeve van notarissen die willen stoppen maar daarbij ondersteuning nodig hebben. Die notarissen zijn daar zelf bij gebaat, maar ook de beroepsgroep als geheel zal dat ten goede komen. Dit hoeft niet bijzonder kostbaar te zijn, er bestaat een pool van notarieel deskundigen, vaak voormalig auditoren, die als begeleider op kunnen treden. In enkele bijeenkomsten zouden de notaris en de begeleider aan een realistisch perspectief kunnen werken, dat het kantoor daarna kan uitvoeren. Verder kan zo worden aangetoond dat het notariaat geen genoegen neemt met een zesjescultuur.

10


Ook is geopperd om actief aan de ondersteuning van de vorming van meer coöperatieve samenwerkingsverbanden te werken. Hier kan collegiaal overleg en soms samenwerking worden ingebed in een vaste structuur, zonder beperking van de professionele autonomie en de verplichtingen van een maatschap.

3.7 Vaktechniek en opleiding Als gevolg van de economische neergang werd en wordt volop gereorganiseerd, en hebben de afgelopen jaren duizenden medewerkers in het notariaat ander werk moeten zoeken. Ook heel wat kandidaat-notarissen moesten noodgedwongen vertrekken. Dit heeft ertoe geleid dat veel vakkennis en ervaring verloren is gegaan. De auditoren besteden daar ruime aandacht aan. Ter sprake komt onder meer op welke manier de kantoren kennisontwikkeling binnen de organisatie borgen en welke middelen en mogelijkheden er zijn om ondanks tegenvallende bedrijfsresultaten toch te zorgen dat de kennis op het gewenste niveau blijft. Soms leidt dat tot het opleggen van een verbetertraject. Binnen de beroepsopleiding is het zwaartepunt verschoven van de kennis van de regels op zich naar de afwegingen rond de toepassing van die regels en de dilemma’s die dat soms met zich meebrengt. Dit is een ontwikkeling die aansluit bij de behoefte van de steeds complexere en gejuridiseerde realiteit.


11

Hoofdstuk 4

Het peer review model

4.1 Ontwikkeling van het model Een van de uitgangspunten van de peer reviews was dat het een dynamisch model zou worden dat kan veranderen en aansluiten op behoefte en bevindingen. Zo zijn, afhankelijk van de actualiteit, verschillende thema’s onderzocht. Verder is gewerkt aan de meer inhoudelijk gerichte invulling van de peer reviews. Waar aanvankelijk veel nadruk op de kantoororganisatie als basis van de praktijkvoering lag, gaan de gesprekken recentelijk vaker ook over de juridisch-inhoudelijke kant van de zaak. Ter sprake komen dan de afwegingen die geleid hebben tot de keuze voor een bepaalde oplossing. Zo kan de auditor een bepaald dossier ter sprake brengen, of kan de auditee zelf een dilemma of een dossier ter bespreking inbrengen. Tuchtrechtuitspraken of een spraakmakende casus kunnen dienen als aanleiding voor het collegiale gesprek daarover.

4.2 Interesse uit andere beroepsgroepen Op verschillende plaatsen is het peer review in het notariaat genoemd als voorbeeld van een inhoudelijk kwaliteitsstelsel. Zo krijgt de intercollegiale toetsing in het notariaat in Peter Noordhoek’s publicatie ‘Branchebrede kwaliteit’(1), een studie naar de wijze waarop verschillende branches kwaliteitsbeleid ontwikkelen en uitvoeren, en de mate waarin dit effect oplevert (november 2011), een positief kritische beschouwing. Noordhoek concludeert terecht dat het, nu het stelsel werkt, tijd is om gestructureerd gevolg te geven aan de bevindingen die de audits opleveren. De KNB heeft daarmee al een begin gemaakt, blijkens de hiervoor beschreven voorbeelden van thematische aandacht voor bepaalde vraagstukken, nieuwe regelgeving en ondersteuning of beëindiging van kwetsbare kantoren. Deze gestructureerde aanpak op basis van de bevindingen van de audits zal de KNB in de toekomst voortzetten en uitbreiden. Uitvoeringsinstantie UWV voert begin 2013 een stelsel van intercollegiale toetsing onder de dossierbehandelaars in, en heeft tijdens de opzetfase met de KNB en vervolgens met een aantal auditoren gesproken over de specifieke aandachtspunten die een dergelijke vorm van toetsing met zich meebrengt. Immers, omdat geen vinklijst wordt gehanteerd ligt de lat voor de auditor hoger dan bij stelsels die zich wel op dergelijke lijsten baseren. Het oordeel dat aan de intercollegiale toetsing

(1) P. Noordhoek, Branchebrede kwaliteit, VM uitgevers, Lelystad, 201, pagina 114-115

12


wordt verbonden houdt, naast de geconstateerde mogelijkheden voor verbetering, nadrukkelijk rekening met de goed geregelde zaken, en met lastig te kwantificeren zaken als het besef van integriteit. De regering heeft in augustus 2012 een ontwerpwetsvoorstel tot aanpassing van de Advocatenwet ter advisering aan de Raad van State gestuurd en daarin nemen kwaliteitstoetsingen een prominente plek in. Het voorstel voorziet in invoering van een vorm van verplichte collegiale toetsing in de advocatuur. De toetsingen in het notariaat worden daarbij in de toelichting herhaaldelijk als voorbeeld van een goed werkend stelsel genoemd. Professor Alan Paterson van The Scottish Law Society is een van de grondleggers van peer reviews binnen de advocatuur in het Verenigd Koninkrijk. Tijdens een congres over dit onderwerp in Finland kon hij de inspanningen van het Nederlandse notariaat als voorbeeld van een werkend stelsel van intercollegiale toetsingen aan de toehoorders tonen.

“De kracht […] schuilt in het gegeven dat er bewust is gezocht naar een manier om buiten de sfeer van checklisten te komen. […] Door bewust te starten vanuit intuïtieve oordeelsvorming is men per saldo dichter bij de leden uitgekomen dan wanneer men het bij het opstellen en controleren van gedragsregels had gelaten. […] Eigenlijk behoren veranderingen in de positie van een branche-of beroepsvereniging en de manier waarop daarbij kwaliteit wordt geborgd, gelijk op te gaan. Intuïtie en gezond verstand wint het dan altijd van checklisten.”

Hans Peter Lassche, ‘Toetsen in woelige tijden’, citaat Peter Noordhoek, Uit: Verenigingsmanagement, april 2012, nummer 10, blz 39.


13

4.3 Aandachtspunten Uiteraard zijn er ook kritische geluiden en waar mogelijk heeft de KNB daar lering uit getrokken. Zo werd met name in het begin sceptisch gereageerd op het feit dat beroepsgenoten de toetsingen uitvoeren. Zouden deze niet te weinig kritisch zijn, en hun vakgenoot de hand boven het hoofd houden? Deze kritiek is door de praktijk weerlegd. Kwaliteitsbevordering is het hoofddoel, maar door de gedegen werkwijze stuiten de auditoren soms op een handelwijze of een aanpak die dermate onacceptabel is dat wordt geadviseerd een klacht in te dienen. In een aantal gevallen heeft de toetsing ertoe geleid dat een notaris zijn ontslag heeft ingediend nadat tijdens de toetsing was vastgesteld dat de praktijkvoering ver beneden de maat was. Soms werd een coach aangesteld om de notaris te ondersteunen bij de verbeteringen. Naar aanleiding van enkele gesprekken met een kantoor dat zich niet volledig herkende in de rapportage heeft het auditbureau besloten om over alle rapportages een strakkere eindredactie te voeren. De wijze waarop de bevindingen worden beschreven verschillen omdat er geen afvinklijst wordt gebruikt, maar gekozen is voor een beschrijvend rapport. Tijdens de evaluatiebijeenkomsten met de auditoren heeft de wijze van rapporteren herhaaldelijk aandacht gekregen. Het niveau van de rapportages is zodoende structureel verhoogd. Het uitgangspunt dat de rapportages vertrouwelijk zijn, en dus niet worden gedeeld behalve tussen enkele medewerkers van de KNB en het Bestuur wanneer daar aanleiding toe bestaat, wordt niet door iedereen juist geïnterpreteerd. Hoofdreden voor deze aanpak is de rechtsbescherming van de onderzochte notaris. Kennis delen is belangrijk, maar het moet wel functioneel ingegeven zijn, en binnen een vastgesteld kader worden toegepast om willekeur te voorkomen. En wanneer de noodzaak aanwezig is dan krijgen de juiste personen inzage in de bevindingen om te kunnen ingrijpen. Het delen van kennis gebeurt op verschillende manieren. Het auditbureau maakt van iedere auditreeks een overzichtsrapport, waaraan een bijlage met casusbeschrijvingen is toegevoegd. In het overzichtsrapport worden trends gesignaleerd, en wordt gerapporteerd over bevindingen van algemene aard. Dat is ook de informatie die voor andere beleidsterreinen mogelijk als inbreng dient voor een nieuwe stap.

14


Op individueel niveau kan het delen van de rapportages met de toezichthouder niets toevoegen. Ook voor de uitvoering van de nieuwe toezichttaak van het BFT heeft inzage in het rapport geen toegevoegde waarde. Echter, wanneer de auditor een risicovolle situatie aantreft waar ingrijpen door de toezichthouder noodzakelijk lijkt, zal dit worden gemeld. Op dat moment dient het BFT wel over het rapport te kunnen beschikken, zodat het een volledige inschatting kan maken en tot een adequate interventie kan overgaan. Voorafgaand aan iedere auditronde overlegt het auditbureau met de secretaris handhaving, om na te gaan of recentelijk een klacht tegen een geselecteerd kantoor is ingediend. Is dat het geval dan kan worden bepaald of het zinvol is de toetsing uit te voeren, dan wel uit te stellen. Wanneer een toetsing leidt tot een klacht dan is via het klachtenprotocol voorzien in het delen van de rapportages. Het zonder meer delen van gegevens schaadt het gevoel van vertrouwelijkheid, waardoor de auditor minder relevante informatie zal kunnen verwerven. In de toekomst zal de KNB sommige bevindingen, die duiden op een risico in de praktijkvoering, aan het BFT melden. Dat betekent dat de toezichthouder op de hoogte komt van elementen uit de rapportage wanneer daar in het kader van de toezichtstaak aanleiding voor bestaat. Hoe dit concreet in zijn werk zal gaan, moet nog worden ingevuld. Verder zal naar verwachting informatie uit de peer reviews worden verstrekt aan de gemengde werkgroep in oprichting, waarin vertegenwoordigers van KNB, BFT en Ministerie van Veiligheid en Justitie zitting hebben. Deze werkgroep zal vanuit de gedachte: ‘de sector gezond’ werken aan versnelde sanering van slecht functionerende kantoren.

4.4 Auditoren De auditoren worden voor drie jaar aangesteld, en in sommige gevallen wordt tot verlenging met drie jaar besloten om de continuïteit te borgen en om kennis en ervaring binnen de groep auditoren op niveau te houden. Het tussentijdse verloop binnen de groep auditoren is gering, en jaarlijks worden zes tot acht personen opgeleid. De belangstelling voor het auditorschap is groot. De opleidingsplaatsen tot en met 2014 zijn gevuld, en herhaaldelijk hebben we kandidaten moeten teleurstellen omdat er geen plaats meer beschikbaar is. De oorspronkelijke gedachte was dat door regelmatige doorstroming er enerzijds geen plaats voor te routineus optreden ontstaat, en anderzijds dat er binnen het notariaat in toenemende mate ervaring wordt opgedaan met kwaliteitsbevorderende activiteiten. Beide uitgangspunten lijken hun vruchten af te werpen. Beleidseffecten van de peer reviews in het notariaat

15

4.5 De toekomstige ontwikkeling Nadat gedurende de eerste reeks peer reviews de kantoororganisatie veel aandacht heeft gekregen, verschuift het zwaartepunt naar een meer inhoudelijke toetsing. Nu al bespreken de auditoren vaak casus of dilemma’s met de notarissen, en dat zal in toenemende mate het geval zijn. Vanuit verschillende kanten is ook aangegeven dat de behoefte en de meerwaarde juist op dat gebied liggen. De bespreking van juridisch-inhoudelijke zaken richt zich daarbij op de afwegingen die zijn gemaakt om tot een bepaald advies te komen. De ervaring leert dat een dergelijke vorm van evaluatie en reflectie een goede manier is om het palet van mogelijkheden te verrijken. Zowel de notaris als de afnemer van zijn diensten kunnen daar hun voordeel mee doen. Verder zal de ontwikkeling van de toetsingen afhankelijk zijn van de maatschappelijke invloeden die zich doen gelden. Op sommige zaken kan worden geanticipeerd, op andere niet. Door het model open te houden en nauw contact met de auditoren te onderhouden kan snel worden geschakeld wanneer dat noodzakelijk is. Onder meer thematisch onderzoek is daarbij een van de mogelijkheden. Theoretisch beweegt het model zich onder meer richting het gedachtengoed van het ‘waarderend auditeren’, waarmee ook de Rijksauditdienst ervaring heeft opgedaan. Het uitgangspunt daarbij is aan te sluiten op de zaken die goed zijn geregeld, en te bepalen of het achterliggende mechanisme van dat succes kan worden gebruikt voor de verbetering van andere processen. Ook het recente initiatief om de visie van het Hoog betrouwbaar organiseren (HRO) in Nederland voet aan de grond te doen krijgen sluit goed aan bij de peer reviews. Enerzijds gaat dat uit van duidelijke en gestandaardiseerde werkprocessen, maar even belangrijk is het element vakmanschap en het blijven onderkennen en stimuleren van eigen verantwoordelijkheid en opmerkzaamheid. De Europese integratie gaat gestaag verder en we verwachten uit die richting ook de nodige activiteiten op het gebied van notariële kwaliteitstoetsing. In het najaar van 2012 vinden de eerste overleggen plaats met de Belgische en Franse kwaliteitsafdelingen van de nationale beroepsorganisaties over mogelijke samenwerking en uitwisseling van ervaringen op dat gebied.

16


Contactgegevens Wilt u meer weten over de opzet, de ontwikkeling of de uitvoering van de peer reviews in het notariaat dan kunt u contact opnemen met: Lineke Minkjan mw. mr. E.E. Minkjan bestuurssecretaris Kwaliteit en Regelgeving [email protected] of Lex Diks drs. A.J. Diks adviseur kwaliteitszorg [email protected] Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie Postbus 16020 2500 BA Den Haag 070 330 71 11

De vormgeving van deze brochure werd verzorgd door Zwart op Wit, Delft De wordcloud op de omslag werd gegenereerd op www.wordle.net Uitgave: KNB, september 2012

18


Beleidseffecten van de peer reviews in het notariaat

Recommend Documents