Ruimingsprotocol Gemeente Krimpen aan den IJssel Begraafplaatsen Waalhoven & IJsseldijk
1.1 Situatie De gemeente Krimpen aan den IJssel heeft drie gemeentelijke begraafplaatsen in beheer, dit zijn de begraafplaats Waalhoven en de begraafplaats IJsseldijk. Daarnaast is er ook nog een oude begraafplaats, deze is gesloten. Begraving op de begraafplaats Waalhoven vindt zowel plaats (heeft plaatsgevonden) in twee lagen, op de begraafplaats IJsseldijk zowel twee lagen als vier lagen. Voor het voeren van de begraafplaatsadministratie maakt de gemeente gebruik van het softwarepakket Key2Begraven van Centric. Van de begraafplaats zijn digitale plattegronden aanwezig. Op de begraafplaats IJsseldijk bevinden zich diverse grafvelden met historisch waardevolle graven. Een inventarisatie van de monumentale graven heeft nog niet plaatsgevonden. De betreffende graven hebben hierdoor geen officiële status. Ruiming heeft op de begraafplaatsen nog nooit plaatsgevonden. 1.2 Aanleiding De gemeente gaat in eerste instantie op de gemeentelijke begraafplaats Waalhoven graven ruimen om zodoende voldoende begraafcapaciteit beschikbaar te houden, de rechtsongelijkheid op te heffen en om de eindigheid van de grafrechten naar de rechthebbenden toe te benadrukken. Op de gemeentelijke begraafplaats Waalhoven is tot op heden nog geen ruimingbeleid van kracht geweest. Geen enkel graf is op initiatief van de gemeente geruimd en opnieuw uitgegeven.. Door middel van het ruimen van graven wordt gestreefd een begraafcyclus te bereiken op het huidige begraafplaatsoppervlak. Hierdoor is uitbreiden van de begraafplaats in de toekomst mogelijk niet meer nodig. 1.3 Procesbeschrijving ruimen Onderdeel van het ruimingsbeleid is de uitwerking van een procesbeschrijving ruimingen. Aan de hand van een gedetailleerde procesbeschrijving wordt de voorbereiding en uitvoering van het ruimingsbeleid geformuleerd. De procesbeschrijving moet er daarnaast toe bijdragen dat ook op politiek-bestuurlijk niveau het inzicht ontstaat dat een dergelijk proces met een grote mate van zorgvuldigheid wordt aangepakt. 1.4 Uitgangspunten Uitgangspunt bij de toepassing van het ruimingsbeleid is om de begraafplaats zo economisch mogelijk te beheren op basis van efficiënt ruimtegebruik. Het is wenselijk dat daarbij sprake is van kleinschalige ruimingen waarbij op één dag alle individuele ruimingen gelijktijdig worden uitgevoerd in aanwezigheid van de beheerder. Na ruiming van het graf is het de bedoeling dat de stoffelijke resten worden verzameld in een verzamelgraf. 1.5 Leeswijzer De procesbeschrijving ruiming is beschreven in dit protocol. De diverse te nemen stappen zijn onderverdeeld in hoofdgroepen. Deze hoofdgroepen zijn de te onderscheiden procesfasen. Aan iedere procesfase is een hoofdstuk in dit protocol gewijd. Voorbeelden van publicaties en standaard brieven ten behoeve van de communicatie met nabestaanden en rechthebbenden zijn als bijlagen bijgevoegd.
2
Projectcoördinatie
2.1 Inleidend Een traject van ruiming van graven behoeft een juiste wijze van coördinatie. Hiervoor wordt een projectteam samengesteld dat zich bezighoudt met communicatie, de tijdsplanning van de projectonderdelen en de bewaking van de kwaliteit van de uitvoering. Zorgvuldigheid en kwaliteit zijn immers de voorwaarden bij de voorbereiding en uitvoering van de werkzaamheden. Het projectteam blijft, in wisselende samenstelling, actief van begin tot eind. 2.2 Samenstelling projectteam In het projectteam nemen medewerkers van de betrokken gemeentelijke afdelingen plaats. Hierbij is te denken aan functionarissen vanuit de administratieve, de financiële, de juridische, de communicatieve en de planologische afdelingen alsmede de beleidsmedewerkers betreffende de begraafplaats. Hun rol zal bestaan uit het ondersteunen en informatie bieden vanuit hun discipline met betrekking tot zaken als tijdsplanning, projectbewaking, beoordeling van onderzoeksresultaten en kwaliteitsbewaking. Het projectteam communiceert met andere medewerkers, het college en de burgers. 2.3 Tijdsplanning / projectbewaking Hoe vaak een projectteam bijeenkomt is afhankelijk van de planning van de uit te voeren werkzaamheden. Binnen deze overlegstructuur wordt zowel de tijdsplanning als de kwaliteit van de geleverde resultaten bewaakt. Alle resultaten worden door de uitvoerenden ter beoordeling aan het projectteam voorgelegd. In sommige stadia, zoals tijdens de uitvoering van de werkzaamheden in het veld, zal een medewerker, belast met begraafplaats-werkzaamheden, toezicht houden op deze werkzaamheden. Zijn beoordeling wordt gerapporteerd en teruggekoppeld aan het projectteam. 3
Technische voorbereiding
3.1 Landmeetkundige werkzaamheden 3.1.1 Actuele ondergrond Het traject van grafruiming moet foutloos en probleemloos verlopen. Het kan immers maar één keer goed worden gedaan. Het inzichtelijk maken van de actuele situatie ter plaatse is daarom een eerste stap die genomen moet worden. Dit inzicht wordt bereikt door de staat van de begraafplaats zoals deze in de praktijksituatie bestaat op te nemen middels landmeting. Door alle bovengrondse delen, opstanden, grafbedekkingen, groenstructuren, bestratingen en perceelgrenzen vast te leggen op een digitale tekening komt een reële afspiegeling van de werkelijkheid tot stand die als ondergrond zal dienen voor de verdere planvorming. Te denken is hierbij aan het opstellen van ruimingsplannen, inrichtingsplannen en bestekstekeningen. Door de opname zijn immers alle graflocaties vastgelegd en kan middels deze kartering per graf de (on)mogelijkheid van ruiming aangegeven worden.
Een actuele en goede ondergrond is hiervoor noodzakelijk; misverstanden en fouten met betrekking tot de buitensituatie moeten uitgesloten worden. Alleen op deze wijze kunnen de juiste rechthebbenden aangeschreven worden en kunnen hen gerichte vragen gesteld worden. Middels een goede ondergrond en daarop geprojecteerd de gewenste herinrichting wordt duidelijk welke acties per aanwezig graf genomen moeten worden en kan dit ook gericht worden kortgesloten met de betreffende rechthebbende. 3.1.2 Peilbuizen Om de fluctuatie van het grondwater te onderzoeken kunnen peilbuizen worden geplaatst. Deze zijn noodzakelijk om te controleren of dubbeldiep begraven conform de wet mogelijk is. De Wet op de lijkbezorging bepaalt immers dat een lijk steeds 30 cm boven het gemiddeld hoogste grondwaterstand moet worden begraven. Deze peilbuizen worden ingemeten ten opzichte van NAP zodat vergelijking van peilgegevens met omliggende peilbuizen mogelijk is. Tevens kan de waterstand beneden maaiveld worden gemeten. Het peilen van de grondwaterstand duurt in de regel tenminste 1 jaar om gedurende alle seizoenen een nauwkeurige meting te krijgen. 3.2 Grafnummering Nadat de tekening door het projectteam is goedgekeurd wordt de grafnummering aangebracht zoals deze in de begraafplaatsadministratie aanwezig is. De nummering is noodzakelijk om de foutkans bij toekomstige grafruiming te minimaliseren. Meestal geven de bestaande genummerde graftekeningen alleen een beeld van de begraafplaats zoals deze ooit ontworpen en bedoeld is. De graven zijn schematisch binnen de begraafplaats ingetekend maar zijn in werkelijkheid anders gelegen. Dit kan aanleiding geven voor fouten in de uitvoer van de werkzaamheden wanneer deze schematische uiteenzetting gebruikt wordt als uitgangspunt voor ruimingsplannen. Door de nummers over te nemen in de landmeetkundige situatie ontstaat een digitale overzichtskaart met daarop de exacte locatie van de graven en met de juiste nummering die correspondeert met de nummering in de begraafplaatsadministratie. 3.3 Fotograferen grafbedekkingen Het fotograferen van de grafbedekkingen dient twee doelen. Ten eerste wordt bestaande schade of juist de ongeschonden staat van grafbedekkingen vastgelegd voordat met de werkzaamheden ter plaatse begonnen wordt. Ten tweede kan door een digitaal fotoboek aan te leggen betere controle plaatsvinden bij meldingen van rechthebbenden en nabestaanden. Op een begraafplaats ontstaat na verloop van tijd de situatie waarin bij sommige graven de grafrechten niet langer verlengd worden en dat voor andere graven dit juist wel gebeurt. Er ontstaat zo een gemêleerd beeld van graven die geen rechthebbende meer kennen (de graven die op termijn geruimd zullen worden) en de graven die gehandhaafd zullen blijven of juist weer die graven die vanwege eventuele wijzigingen in een herinrichtingsplan verplaatst moeten worden. Bij het ruimen en herinrichten van een begraafplaats bestaat altijd het risico van beschadigingen. Middels het aan te leggen fotoboek grafbedekkingen wordt de huidige staat van de grafbedekkingen vastgelegd om mogelijke latere claims te kunnen weerleggen. Alle aanwezige grafbedekkingen en gedenktekens worden hiervoor gefotografeerd waarbij extra
foto’s worden gemaakt om eventuele beschadigingen vast te leggen. Voor het overzicht zal voor zover mogelijk worden gezorgd dat de inscripties en tekstvlakken leesbaar zijn. Dit laatste is weer noodzakelijk voor terugkoppeling met de namen die zijn opgenomen in de gemeentelijke begraafplaatsadministratie. 3.4 Funerair historisch onderzoek Indien op de begraafplaats graven voorkomen die vanwege hun ouderdom of vanwege de persoon die er ligt begraven een bepaalde (cultuur)historische waarde vertegenwoordigen, is het van belang om beleid te formuleren om deze historisch waardevolle graven te handhaven. Om uitvoering te geven aan het bewaren van historische graven moeten, op basis van eigen of externe expertise, kaders worden gesteld waarbinnen graven en gedenktekens getoetst worden. Hierbij wordt gelet op de funerair-, kunst- en cultuurhistorische waarde van grafbedekking en de betekenis van de overledene. Hierbij is te denken aan een eenmalige inventarisatie of een structurele opname. Om ook de lokale expertise bij de selectieprocedure te betrekken wordt gedurende het proces contact gezocht met de heemkundekring. De volgende stappen moeten genomen worden om tot een representatieve selectie te komen:
Vaststellen kaders en criteria; Inventarisatie ter plaatse door een deskundige; Klankbordfunctie voor Heemkundekring; Vertaling van de selectie in een lijst; ‘Historisch waardevolle graven; In beeld brengen te nemen maatregelen voor behoud, beheer en onderhoud.
Wanneer bekend is welke graven gehandhaafd worden, kan hiermee rekening worden gehouden in de voorbereiding van de ruimingswerkzaamheden en de mogelijk noodzakelijke herinrichtingsplannen. De lijst van te handhaven graven wordt eventueel door het college van burgemeester en wethouders ter bevestiging voorgelegd aan de raad. 3.5 Proefruiming De gemeente wenst zorgvuldig en foutloos te werk te gaan. Kennis van de ondergrondse situatie is daarom van belang bij het voorbereiden van de werkzaamheden. Door het uitvoeren van proefruimingen wordt inzicht verkregen in de staat van lijkvertering en vertering van bijvoorbeeld kisthout en kistbekleding per tijdvak. Als verwacht wordt dat op bepaalde delen van de begraafplaats door invloeden van buitenaf een slechte lijkvertering heeft plaatsgevonden, kan ook op deze plaatsen middels een eenvoudige proefruiming getoetst worden of deze verwachting gegrond is of niet. De proefruiming wordt uitgevoerd om te komen tot de juiste uitgangspunten voor de uitvoering van toekomstige maatregelen. Tijdens het proefruimingsonderzoek zal aandacht moeten worden besteed aan:
De aangetroffen stoffelijke resten; De aanwezige grondsoort; De bodemstructuur;
De grondwaterstand/gasdiffusie.
Voor een proefruiming gelden in principe dezelfde regels als voor een ‘normale’ ruiming. Dit houdt in dat de bepalingen in de Wet op de lijkbezorging nageleefd moeten worden. Voorts zal een aantal graven op bewuste locaties op de te ruimen begraafplaats aangewezen moeten worden. Alleen graven worden geruimd waarvan de rechthebbenden in een eerder stadium hebben aangegeven de grafrechten niet langer te willen verlengen. De gemeente kan dan zelf bepalen dat de betreffende graven geruimd kunnen worden. Proefruiming moet aantonen dat de lijkvertering op de begraafplaats goed verloopt en dat tijdens de ruimingswerkzaamheden geen onverwachte knelpunten zullen optreden die het proces van ruiming en herinrichting verstoren of bemoeilijken. Het is daarvoor noodzakelijk om juist op die plaatsen proef te ruimen waar de condities het slechtst zijn. Juist waar bijvoorbeeld verwacht wordt dat hangwater of ondoordringbaarheid van de bodem mogelijk gezorgd heeft voor slechte lijkvertering, worden de graven geselecteerd. De proefruimingen zullen alleen plaatsvinden in de grafvelden die voor ruiming in aanmerking komen. Wanneer de bewuste graven geselecteerd zijn, kunnen de werkzaamheden worden gegund aan een uitvoerende partij. De werkzaamheden zullen worden uitgevoerd door een ter zake gespecialiseerd bedrijf. Het bedrijf moet ervaring hebben met het ruimen van graven en het beschrijven van de aangetroffen situatie. In overleg met deze grafruimer wordt bepaald welke graven geopend zullen worden, hoe diep en hoe de werkzaamheden en resultaten gerapporteerd zullen worden. Op basis van de rapportage zal mede de mogelijkheid van een ruiming beoordeeld worden. De uitvoering van de werkzaamheden kan ingepland worden binnen de gehele voorbereidende fase en moeten uiterlijk afgerond worden voor aanvang van de bestek fase. 4
Administratieve voorbereiding
4.1 Juridische status en verordeningen Het eerste element is de juridische status van de aanwezige graven en de vroeger toegepaste beheerverordeningen. Op een graf is immers het recht van toepassing zoals dat in de beheerverordening ten tijde van de grafuitgifte bepaald stond. Om een inzichtelijke situatie te scheppen van de verleende rechten zal toetsing plaats moeten vinden van alle, ooit van kracht geweest zijnde verordeningen. Uit het gemeentelijke archief zullen alle verordeningen opgevraagd worden om aan de hand van deze informatie een overzicht te kunnen schetsen van rechten en plichten per tijdvak. In dit stadium wordt de juridische status van de graven per tijdvak tevens gecontroleerd op bijzonderheden. Het kan immers voorkomen dat in bepaalde tijdsperioden bepaalde rechten zijn verleend waarmee rekening dient te worden gehouden in het voortraject. Alle informatie zal gebruikt worden bij het bepalen van de juiste benadering van de rechthebbenden. 4.2 Status en bruikbaarheid begraafplaatsadministratie Het kunnen exploiteren van begraafplaats staat of valt met het beheren van een goede begraafplaatsadministratie. De Wet op de lijkbezorging schrijft voor dat van iedere overledene bekend moet zijn waar deze op de begraafplaats ter aarde is besteld. Daarbij is het voor de gemeente van belang om te allen tijde te weten welke persoon de uitsluitende
rechten op het graf heeft. Naast de gegevens van de overledene worden daarom ook de gegevens van de rechthebbende bijgehouden en gekoppeld aan overledene en grafnummer. Twee onderwerpen zijn van belang bij het voeren van de begraafplaatsadministratie. De eerste is de systematiek en daarmee het gebruiksgemak van de administratie. De tweede is de actualiteit van de gegevens. Het doel is om de begraafplaatsadministratie geheel up to date te maken voordat het ruimings- en herinrichtingsproces voortgezet wordt. Als blijkt dat de begraafplaatsadministratie actueel is, kunnen direct conclusies getrokken worden. De gemeente weet dan wat de status is van de soorten grafrechten die zijn uitgegeven. Bekend wordt: 1. welke rechthebbenden aangeschreven moeten worden voor verlenging van het grafrecht; 2. welke graven geen grafrechten meer hebben door afstandsverklaring; 3. welke grafrechten in de toekomst zullen verlopen; 4. welke graven grafrechten voor onbepaalde tijd hebben. De situatie is overzichtelijk, er kan dan direct voortgegaan worden met het formuleren van het ruimingsplan en het herinrichtingsplan. Het actualiseren van de begraafplaatsadministratie houdt in dat deze moet worden aangevuld; hiervoor moeten rechthebbenden worden aangeschreven en hun reacties worden verwerkt. Rechthebbenden die niet te achterhalen zijn middels aanschrijving moeten middels publicatie en aanplakking achterhaald worden. Dit is een langdurig proces en kan soms wel één tot anderhalf jaar in beslag nemen. Deze termijn (één jaar) is gebaseerd op de jurisprudentie die bestaat op het gebied van het achterhalen van rechthebbenden. Afronding van de aanschrijvingsprocedure en de verwerking van de reacties kan leiden tot uitloop. Om in contact te treden met de rechthebbenden en eventueel omwonenden en andere belanghebbenden zijn de volgende communicatiemiddelen toe te passen.
Aanschrijven rechthebbenden; Plaatsen van bordjes op de graven; Doen van publicaties in de media; Voeren van gesprekken met de rechthebbenden en nabestaanden; Informatieve bijeenkomsten.
Deze communicatieonderdelen staan nader uitgewerkt in navolgend hoofdstuk 5. Alle binnengekomen reacties van rechthebbenden worden verwerkt in de begraafplaatsadministratie. Na verloop van tijd ontstaat een volledig beeld van de wensen en beslissingen van de rechthebbenden ten aanzien van de graven. Wanneer een actuele administratie voorhanden is, en duidelijk is welke wensen er ten aanzien van de graven bestaan (handhaven, grafrecht opzeggen etc.) kunnen vervolgacties plaatsvinden. De actuele administratie vormt, samen met de digitale genummerde overzichtstekening, de basis van het op te stellen ruimings- en herinrichtingsplan. Dit onderdeel ‘Ruimingsplan’ is beschreven in hoofdstuk 6.
4.3 Herinrichtingsplan 4.3.1 Pakket van eisen In dit stadium zal een afweging gemaakt moeten worden of (gedeeltelijke) herinrichting van de begraafplaats gewenst is. Binnen het projectteam zal een pakket van eisen moeten worden opgesteld waaraan een herinrichting zal moeten voldoen. Criteria als efficiënt onderhoud, mechanisch delven en ruimtelijke beleving van de begraafplaats worden vastgesteld waarna over wordt gegaan tot de ontwerpfase. 4.3.2 Ontwerp Het pakket van eisen wordt vertaald in vlekkenplannen en een conceptontwerp. Na beoordeling van het concept door het projectteam worden opmerkingen verwerkt in het definitieve ontwerp. 5
Communicatie
5.1 Inleidend Communicatie is een wezenlijk onderdeel van het ruimingsproces. Om tot ruiming, herinrichting en her- ingebruikname van (delen van) de begraafplaats te komen zal gecommuniceerd moeten worden met diverse partijen. De communicatie zal gezien het karakter van de werkzaamheden altijd tactvol, volledig en overzichtelijk moeten zijn. Voor ieder proces binnen het traject is een aparte wijze van communiceren gewenst. Navolgend staan deze communicatiewijzen beschreven. 5.2 Interne communicatie Het projectteam zal, naast de communicatie met de rechthebbenden en derde partijen, ook op gepaste tijden terugkoppeling verzorgen met het gemeentebestuur. Het college en de raad worden op deze wijze op periodieke basis op de hoogte gehouden van de projectvoortgang. 5.3 Aanschrijven rechthebbenden In het proces van het actualiseren van de gemeentelijke begraafplaatsadministratie zal contact moeten worden gezocht met rechthebbenden en nabestaanden die rechthebbenden willen worden. Dit contact zoeken zal voornamelijk gebeuren middels aanschrijving. Het aanschrijven is er in eerste instantie op gericht om de begraafplaatsadministratie te actualiseren. Dit houdt in dat brieven worden verzonden aan de rechthebbenden van graven waarvan de grafrechten op korte termijn zullen verstrijken. Ook betekent dit dat alle nabestaanden die zich bij de gemeente melden een soortgelijke brief toegestuurd of uitgereikt krijgen. Hen zal worden gevraagd of zij de bij de gemeente bekende gegevens willen aanvullen of corrigeren en of zij de grafrechten wensen te verlengen. Informatie die gevraagd wordt, heeft betrekking op de naam, geboortedatum en overlijdensdatum van de laatst begraven overledene, de gegevens (naam, adres en telefoon of e-mailgegevens) van de rechthebbende of de persoon die dit wil worden. Daarnaast kan worden gevraagd of de aangeschrevene een grafakte kan tonen, wat de relatie is van de aangeschrevene met de overledene en wat de verdere wensen ten aanzien van het graf zijn. Ook zal de aangeschrevene verzocht worden een kopie van een identiteitsbewijs kan aanleveren.
Voordat de rechthebbenden worden aangeschreven zal een laatste controle van de geregistreerde gegevens moeten plaatsvinden. Het is waarschijnlijk dat in sommige gevallen de bij de gemeente bekend staande rechthebbende inmiddels zelf is overleden. In dat geval zal een nabestaande in de eerste lijn moeten worden gezocht of zal een bordje op het bewuste graf moeten worden geplaatst (zie punt 5.4). Vervolgens kunnen de brieven opgemaakt en verstuurd worden. Alle reacties en mutaties worden in de begraafplaatsadministratie verwerkt. Nota’s kunnen daarna verstuurd worden wanneer over wordt gegaan tot het verlengen van het grafrecht. Waar geen reactie ontvangen wordt zal na verstrijken van de eerste reactietermijn een herinnering verstuurd worden. Ook reacties op deze aanschrijving zullen worden verwerkt in de begraafplaatsadministratie. In een later stadium, wanneer bekend is waar de eerste ruimingen zullen plaatsvinden, zal gekeken worden of tevens herinrichting van de betreffende grafvelden noodzakelijk is. Mocht dit het geval zijn dan zullen de betrokken rechthebbenden aangeschreven worden. Het gaat er dan in enkele gevallen om of zij in kunnen stemmen met eventuele verplaatsing of verdraaiing van het graf, al naar gelang van het gewenste ontwerp. Deze aanschrijving zou sneller uitgevoerd en afgerond kunnen worden: de rechthebbenden zijn immers bekend en recentelijk nog gecontroleerd. Voorbeeldbrieven zijn bijgevoegd als bijlagen. 5.4 Plaatsen van bordjes en publicaties 5.4.1 Bordjes op de graven Indien mocht blijken dat van sommige graven geen rechthebbenden bekend zijn of als na aanschrijving en naspeuring van de betreffende rechthebbende geen reactie komt op de oproepen, kan overgegaan worden tot het plaatsen van bordjes. De bordjes worden, overeenkomstig het bepaalde in de gemeentelijke beheerverordening, op de betreffende graven geplaatst. In het mededelingenbord op de begraafplaats zal een oproep verschijnen die refereert aan de bordjes. De nabestaanden en mogelijke rechthebbenden worden er zo op geattendeerd dat ze contact moeten opnemen met de gemeente voor nadere informatie. Op deze wijze bestaat er toch nog een mogelijkheid voor de rechthebbenden en nabestaanden om zich te melden. De bordjes blijven tenminste één jaar gehandhaafd. De reden hiervoor is dat binnen dit jaar op alle feestdagen, de verjaardag, de sterfdag en alle andere bijzondere dagen waarop het graf bezocht kan worden een bordje op het graf staat. 5.4.2 Publicaties In aanvulling op de aanschrijving en het plaatsen van bordjes op de graven is het ook noodzakelijk om publicaties uit te brengen. Hierbij is te denken aan berichten in de plaatselijke kranten, de gemeentelijke website en eventueel andere informatiemiddelen en media die de gemeente ter beschikking staan. Middels de publicaties worden ook mensen bereikt die geen directe betrokkenheid bij de begraafplaats hebben. Het nut hiervan is dat de bevolking op een juiste wijze wordt geïnformeerd en geruchten worden voorkomen. Tevens wordt binnen een grote groep mensen aandacht voor de begraafplaats gevraagd wat weer kan leiden tot extra meldingen van rechthebbenden of nabestaanden die via via op de hoogte worden gebracht van de activiteiten van de gemeente.
Het publiceren van persberichten of infobulletins kan op gezette tijden herhaald worden voor een maximaal effect. Zo kan tijdens de diverse stadia van het ruimingsproces informatie worden verstrekt over de stand van zaken. Een voorbeeldtekst voor een publicatie is bijgevoegd in de bijlage stappenplan begraafplaatsadministratie en ruimen graven.
5.5 Informatiebijeenkomsten Aanvullend op de publicaties kunnen informatiebijeenkomsten worden georganiseerd. De informatiebijeenkomsten worden gebruikt om rechthebbenden, nabestaanden en belanghebbenden te bereiken. Het uitgangspunt kan zijn dat groepen geïnformeerd moeten worden of dat de burgers inspraak moet worden gegund. Deze bijeenkomsten worden in de regel in het voortraject gepland om nadere uitleg te geven aan de plannen van de gemeente. Resultaten van zulke bijeenkomsten kunnen worden gebruikt in het verdere proces. 5.6 Gesprekken met rechthebbenden en nabestaanden In een later stadium, wanneer de administratieve situatie op orde is en de betrokken rechthebbenden worden aangeschreven ten behoeve van de mogelijke ruimingsplannen en herinrichtingsplannen, zal de mogelijkheid van een persoonlijk gesprek worden geboden. Uit de reactieformulieren die de gemeente binnenkrijgt naar aanleiding van de aanschrijvingen zal blijken of bij de rechthebbenden behoefte bestaat aan een persoonlijk gesprek. Tijdens zo’n gesprek kan onduidelijkheid of bezorgdheid worden weggenomen en kan tevens tot afronding van de reactieperiode worden overgegaan. De eerste gespreksronde vindt meestal enige tijd na de aanschrijving plaats als de eerste reacties binnen zijn gekomen. De tweede gespreksronde vindt meestal later in het traject plaats. Afhankelijk van de snelheid waarmee het voortraject afgerond kan worden zal blijken of het noodzakelijk is een derde gespreksronde te plannen. De (aspirant) rechthebbenden wordt, aan de hand van de overzichtskaart en administratieve gegevens, uiteengezet welke plannen de gemeente heeft en welke invloed dit heeft op het graf dat door de betreffende rechthebbende wordt beheerd. Als de rechthebbende instemt met de plannen wordt dit zodanig ter plaatse op een antwoordformulier ingevuld en ondertekend. De gesprekken vinden het beste op een centrale plek plaats, bijvoorbeeld een ruimte in het gemeentehuis of een buurtcentrum. De gesprekken worden gevoerd door één of twee personen uit het projectteam en van alle gesprekken zullen de afspraken worden vastgelegd. 6
Vaststellen ruiming- en herinrichtingsplan
6.1 Verzamelen gegevens en formuleren ruimingsplan Alle onderzoeksgegevens en resultaten worden verzameld en gebundeld. Alle reacties zijn verwerkt in de begraafplaatsadministratie, de situatie is nu compleet en actueel en uit deze gegevens kan nu het ruimingsplan worden opgesteld. Ruimen van ondergrondse graven zal plaatsvinden naar voorziene behoefte aan begraafcapaciteit. Alle andere onderzoeksresultaten dienen ter onderbouwing van dit ruimingsplan en het daarbij horende voorstel.
6.2 Laatste controle ruimingsplan Naast de tussentijdse toetsingen die hebben plaatsgehad is in dit stadium een laatste, kritische eindtoetsing gewenst. Deze controle is gewenst vanuit het oogpunt van de gevoeligheid van de materie en in het kader van de zorgvuldige benadering waarmee de gemeente het proces benadert. Het ruimingsplan bestaat nu uit een lijst waarop alle graven per (deel van de) begraafplaats staan weergegeven. Per graf zijn de gegevens van overledene en rechthebbende weergegeven en tevens welke keuzes er ten aanzien van het graf zijn gemaakt. Er wordt onderscheid gemaakt tussen het handhaven en ruimen van een graf maar ook of het graf verschoven, verdraaid of verplaatst mag worden vanwege mogelijke herinrichtingsplannen. De genoemde lijst correspondeert met de ingemeten en genummerde tekening van de begraafplaats. Op deze tekening is middels een kleurcodering aangegeven welke keuzes er ten aanzien van de graven zijn gemaakt. Samen vormen zij het ruimingsplan. Dit ruimingsplan dient in concept te worden gecontroleerd door het projectteam op basis van de voorhanden zijnde informatie uit de inventarisatie en administratie. Het ruimingsplan zal ook besproken worden met het projectteam. Uit de vooronderzoeken zal worden geconcludeerd of ruiming praktisch, administratief en wettelijk mogelijk is. 6.3 Mutaties Mutaties van de gegevens in het ruimingsplan zullen gedurende de hele werkvoorbereiding blijven optreden. Geregelde controle van de accuraatheid van de lijsten zal daarom noodzakelijk blijven. Dit vraagt tevens om een flexibele houding ten opzichte van wijzigingen en spijtoptanten die zich nogmaals melden. Zelfs tot op de laatste dag van de uitvoering zijn nog wijzigingen mogelijk en controle hiervan zal altijd plaatsvinden. 7
Uitvoeringstraject
7.1 Inleidend Nu het definitieve ruimingsplan opgesteld en vastgesteld is, kan begonnen worden met de uitwerking van het uitvoeringstraject. Om de voorgestelde ruimings- en herinrichtingsplannen uit te kunnen voeren is immers een juiste werkvoorbereiding noodzakelijk. Dit vertaalt zich in het opstellen van ontwerp- en bestekstekeningen, RAW-bestekken, de aanbesteding en de gunning van de werkzaamheden alvorens de feitelijke werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden. 7.2 Bestekstekeningen Het ruimings- en herinrichtingsplan wordt in deze fase uitgewerkt tot bestekstekeningen. Hierbij wordt een bestekstekening gemaakt van de bestaande situatie die als opruimingstekening kan dienen. Nadat de bestekstekeningen in concept gereed zijn, worden deze ter beoordeling toegezonden aan het projectteam. Naar aanleiding van de beoordeling door het projectteam worden de definitieve bestekstekeningen opgesteld. De bestekstekeningen vormen de vertaling van de ontwerpen en ruimingsplannen naar meetbare aantallen, hoeveelheden en eenheden. Door deze bestekstekeningen kan berekend worden hoeveel materialen en hoeveel arbeid noodzakelijk is om de werkzaamheden uit te voeren (het maken van het RAW-bestek).
Alvorens met het opstellen van het bestek te beginnen dienen de bestekstekeningen door het projectteam te zijn goedgekeurd omdat dit een uitgangspunt is voor de omschrijving van de werkzaamheden. 7.3 RAW-bestek In de bestek fase worden de uit te voeren werkzaamheden technisch omschreven in een RAW-bestek. De inrichting van de te ruimen (delen van de) begraafplaats zijn hierin opgenomen. In het kader van de Arbowet en het ARBO-besluit bouwplaatsen dient een V&G-dossier en -plan te worden opgesteld. De wijze waarop de bestekken vorm worden gegeven staat beschreven in het gemeentelijke aanbestedingsbeleid. Na afronding van de bestekfase kan over worden gegaan tot de voorlaatste fase van het ruimingsproces, de aanbesteding en gunning van de werkzaamheden. De aard van het werk leent zich niet voor een openbare aanbesteding. Het meest voor de hand ligt het om te kiezen voor een meervoudig onderhandse aanbesteding dan wel voor een openbare aanbesteding onder een voorselectie van ter zake deskundige en ervaren bedrijven met een goede reputatie. 7.4 Aanbesteding Uitgangspunt van deze procesbeschrijving is dat het bestek meervoudig onderhands zal worden aanbesteed onder door het projectteam nader te selecteren aannemers. Nadat het bestek in definitieve vorm is goedgekeurd moet het projectteam zorg dragen voor de verzending van de bestekken aan de betreffende aannemers. Op basis van de bestekken kan door de aannemers een prijsopgave worden gedaan. Het is aannemelijk dat onder de geselecteerde aannemers op punten vragen zullen bestaan over de interpretatie van de bestekken. De verzamelde vragen worden beantwoord. in een nota van inlichtingen die aan de geselecteerde aannemers wordt toegezonden, zodat alle aannemers over dezelfde informatie beschikken om hun offertes op te stellen en de offertes onderling vergeleken kunnen worden. Van de aanbesteding van het bestek zal door het projectteam een proces-verbaal van aanbesteding worden opgesteld. Op basis van de inschrijvingen wordt door het projectteam een gunningsadvies opgesteld. 7.5 Directie, toezicht en werkadministratie De aannemer die het werk toegewezen krijgt, zal starten met het inplannen en voorbereiden van de werkzaamheden. Dit gebeurt in nauw overleg met het projectteam dat als directievoerder optreedt. Nadat de start- en einddatum bekend zijn kan het projectteam hiermee een laatste publicatie of aanplakking op de begraafplaats organiseren. Dit onderdeel staat beschreven onder punt 7.6. Het projectteam, of een select aantal personen dat zitting heeft in het projectteam, is verantwoordelijk voor het toezicht houden, het directie voeren en het bijhouden van de werkadministratie. Dit houdt in dat de werkzaamheden van de aannemer in het veld worden gecontroleerd aan het geleverde bestek. Ook op dit onderdeel is zorgvuldigheid en het leveren van kwaliteit geboden en controle daarop is noodzakelijk. Dagelijkse of wekelijkse controle op de ruimingswerkzaamheden en structureel overleg is gewenst. De afspraken en resultaten van deze overlegmomenten en het toezicht worden beschreven in de werkadministratie. Dit toezicht duurt tot de oplevering van het werk. 7.6 Communicatie belanghebbenden vóór uitvoering
Nu de start- en einddatum bekend zijn, kan een laatste publicatie worden gedaan of zouden zelfs rechthebbenden aangeschreven kunnen worden. Er wordt dan door de gemeente bekend gemaakt dat de werkzaamheden gaan beginnen, dat (delen van) de begraafplaats bepaalde perioden gesloten zijn voor bezoek en dat er overlast kan ontstaan door de werkzaamheden. Dit bericht wordt ook op het informatiebord op de begraafplaats gehangen enkele weken voordat de werkzaamheden beginnen. Belanghebbenden worden zo niet verrast en komen niet voor een gesloten poort of een onbereikbaar graf te staan. Tevens wordt zo de laatste onduidelijkheid weggenomen. 8. Hardheidsclausule Een algemeen graf kan, zodra de termijn van 10 jaar verlopen is geruimd worden. Op grond van artikel 24, lid 4 van de Beheerverordening kunnen “nabestaanden van een overledene die begraven is in een algemeen graf gedurende de in het eerste lid bedoelde termijn bij de beheerder een aanvraag indienen om bij ruiming de menselijke resten, indien mogelijk, bijeen te doen brengen voor crematie of voor herbegraving elders. Nabestaanden van een overledene waarvan een asbus al of niet met een urn is bijgezet in een algemeen graf kunnen bij de beheerder een aanvraag indienen om deze ter beschikking te houden voor herbegraving of verstrooiing elders.” Voor die algemene graven die eerder dan 18 december 2015 zijn uitgegeven en na het verlopen van de termijn van 10 jaar voor ruimen in aanmerking komen, kunnen wij in bijzondere omstandigheden een uitzondering maken op de regel dat herbegraving elders plaatsvindt. Onder bijzondere omstandigheden verstaan wij in ieder geval een algemeen graf waarin een overledene begraven is, waarvan de ouder(s) nog in leven is/zijn. In dat geval kan één laag van een algemeen graf administratief worden omgezet in een particuliere laag. Hiervoor zal een tarief in rekening worden gebracht dat gelijk is aan het tarief van eerste uitgifte van een particulier graf. Nadat één laag van het betreffende algemene graf administratief is omgezet in een particuliere laag, zijn de gewone regels voor verlenging van toepassing. Deze hardheidsclausule is alleen van toepassing op algemene graven die eerder dan 18 december 2015 zijn uitgegeven.
Bijlage A. Voorbeelden van publicaties en brieven Medelingenbord en tekst publicatiebord 1. Mededelingenborden
D D
K
IJ
V
V
2. I H K IJ
Geachte……, In de gemeente Krimpen aan den IJssel staat de capaciteit van de begraafplaatsen onder druk. Om te zorgen dat inwoners ook in de toekomst hun overleden dierbaren kunnen begraven op de begraafplaatsen Waalhoven en IJsseldijk heeft de Raad op 11 juni 2015 het besluit genomen om graven die daarvoor in aanmerking komen te gaan ruimen. In onze administratie staat u geregistreerd als belanghebbende van het algemene graf met nr … op de begraafplaats Waalhoven/IJsseldijk. Wij willen graag helderheid krijgen over de wensen die u heeft en eventuele (andere) nabestaande over de toekomst van bovengenoemd graf. Daarom vragen wij u om bijgaand formulier in te vullen en ondertekend in bijgevoegde retourenvelop naar de gemeente terug te sturen voorzien van een kopie legitimatiebewijs en een kopie van de grafakte. Bent u geen belanghebbende van dit graf of wilt u dit overdragen aan een andere belanghebbende dan verzoeken wij u om dit op het formulier aan te geven. Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met de gemeente Krimpen aan den IJssel, en vragen naar Saskia Rijsdijk (werkt op maandag, dinsdag en donderdag) of u kunt een mail sturen naar
[email protected].
Hoogachtend, namens burgemeester en wethouders, Tekst laten staan ivm Digitale handtekening Tekst laten staan ivm digitale handtekening Tekst laten staan ivm digitale handtekening
Antwoordformulier begraafplaatsen betreffende het algemene graf met nr .. op de begraafplaats Waalhoven/IJsseldijk Ondergetekende: Aanspreeknaam: Voornamen: Geboortedatum: Adres:
……………. ……………. ……………. …………………….
Postcode en woonplaats:………………………………. Telefoonnummer:
……………………………………………………………..
Verklaart als belanghebbende voor bovengenoemd graf: (omcirkel van de onderstaande nummers ieder nummer dat van toepassing is) :
1. 2. 3.
4. 5. 6.
de resten in een particulier graf te willen herbegraven, (dit graf wordt gehuurd voor 20 jaar € 1914,00 / 25 jaar € 2392,50 / 30 jaar € 2871,00), het algemene graf te laten ruimen, zelf geen belanghebbende meer te willen zijn van het graf, en hiervoor nu op te geven: ……………………………………………………………………….. (naam en voornamen voluit) ……………………………………………………………………….. (adres) ………………………………………………………………………... (geboortedatum) ………………………………………………………………………… (postcode / woonplaats) ………………………………………………………………………… (telefoonnummer) het grafmonument zelf te willen weghalen in overleg met de begraafplaats-beheerder. het grafmonument mag door de Gemeente Krimpen aan den IJssel van het graf af gehaald worden en vernietigd worden. Anders, nl…………………………………………………………………………………….
Datum
: …………………………………………….
Handtekening
: ……………………………………………
Met gebruikmaking van de bijgeleverde antwoordenvelop opsturen naar Gemeente Krimpen aan den IJssel, Beheer begraafplaatsen, t.a.v. S. A. Rijsdijk. Inleveren bij de receptie van het raadhuis kan ook.
Geachte………., In de gemeente Krimpen aan den IJssel staat de capaciteit van de begraafplaatsen onder druk. Om te zorgen dat inwoners ook in de toekomst hun overleden dierbaren kunnen begraven op de begraafplaatsen Waalhoven en IJsseldijk heeft de Raad op 11 juni 2015 het besluit genomen om graven die daarvoor in aanmerking komen te gaan ruimen. In onze administratie stond u geregistreerd als rechthebbende van het particuliere graf met nr.… op de begraafplaats Waalhoven/IJsseldijk. U heeft aangegeven om per ..-..-…. afstand te doen van de grafrechten op bovengenoemd graf. Toch willen wij als gemeente u nog één keer de mogelijkheid bieden om het graf alsnog te verlengen voordat het graf daadwerkelijk geruimd gaat worden. Wij willen graag helderheid krijgen over de wensen die u heeft en eventuele (andere) nabestaande over de toekomst van bovengenoemd graf. Daarom vragen wij u om bijgaand formulier in te vullen en ondertekend in bijgevoegde retourenvelop naar de gemeente terug te sturen voorzien van een kopie legitimatiebewijs en een kopie van de grafakte. Wilt u geen rechthebbende van dit graf meer zijn, of wilt u dit overdragen aan een nieuwe rechthebbende dan verzoeken wij u om dit op het formulier aan te geven. Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met de gemeente Krimpen aan den IJssel, en vragen naar Saskia Rijsdijk (werkt op maandag, dinsdag en donderdag) of u kunt een mail sturen naar
[email protected].
Hoogachtend, namens burgemeester en wethouders, Tekst laten staan ivm Digitale handtekening Tekst laten staan ivm digitale handtekening Tekst laten staan ivm digitale handtekening
Antwoordformulier begraafplaatsen betreffende het particuliere graf met nr. .. op de begraafplaats Waalhoven/IJsseldijk Ondergetekende: Aanspreeknaam: Voornamen: Geboortedatum: Adres:
……………. ……………. ……………. …………………….
Postcode en woonplaats:………………………………. Telefoonnummer:
……………………………………………………………..
Verklaart als vorige rechthebbende voor bovengenoemd graf: (omcirkel van de onderstaande nummers ieder nummer dat van toepassing is) :
7. 8. 9.
10. 11. 12.
de termijn van het huurrecht opnieuw te willen verlengen voor 10/15/20 jaar de termijn van het huurrecht niet opnieuw te willen verlengen en het graf te laten ruimen, waarbij de resten in een verzamelgraf bijgezet worden. zelf geen rechthebbende meer te willen zijn van het huurrecht op dit graf, en hiervoor nu op te geven: ……………………………………………………………………….. (naam en voornamen voluit) ……………………………………………………………………….. (adres) ………………………………………………………………………... (geboortedatum) ………………………………………………………………………… (postcode / woonplaats) ………………………………………………………………………… (telefoonnummer) Het grafmonument zelf te willen weghalen in overleg met de begraafplaatsbeheerder. Het grafmonument mag door de Gemeente Krimpen aan den IJssel van het graf af gehaald worden en vernietigd worden. Anders, nl…………………………………………………………………………………….
Datum
: …………………………………………….
Handtekening
: ……………………………………………
Met gebruikmaking van de bijgeleverde antwoordenvelop opsturen naar Gemeente Krimpen aan den IJssel, Beheer begraafplaatsen, t.a.v. S. A. Rijsdijk. Inleveren bij de receptie van het raadhuis kan ook.
