PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERENCANAAN PRODUKSI DENGAN MENGGUNAKAN DATA FLOW DIAGRAM PADA PT. YAMAKOU INDONESIA
Irfan Nandika, 21208378
Perum.Citra Villa Wanasari JC 5 No 7 RT 02 RW 17, Kel. Wanasari, Kec. Cibitung, Kab. Bekasi
[email protected] Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma Jl.K.H Noer Ali Kalimalang , Bekasi
ABSTRAK Perencanaan produksi dalam sebuah perusahaan mempunyai peranan penting untuk memenuhi pesanan pelanggan jika persediaan barang tidak mencukupi sesuai dengan pesanan. Untuk mencapai perencanaan produksi yang baik dibutuhkan informasi data yang cukup baik namun praktis dalam penyampaiannya. PT.Yamakou Indonesia sebagai objek penelitian belum memiliki sistem informasi akuntansi perencanaan produksi yang terkomputerisasi. Penelitian ini bertujuan menganalisis prosedur perencanaan produksi yang sedang berjalan pada PT.Yamakou Indonesia dan merancang sistem informasi akuntansi perencanaan produksi terkomputerisasi pada PT.Yamakou Indonesia dengan menggunakan DFD. Berdasarkan penelitian dapat disimpulkan bahwa Perancangan sistem informasi akuntansi perencanaan produksi untuk PT. Yamakou Indonesia berhasil dilakukan dengan beberapa fitur. Dalam penerapannya, rancangan yang berhasil dibuat masih membutuhkan pengembangan perancangan yang ditunjang dengan penggunaan komputer dan aplikasi penunjang agar lebih praktis penggunaannya. Kata Kunci: SIA, Perencanaan Produksi, DFD, Database ABSTRAKS Production planning within a company has an important role to fulfill customer orders if insufficient inventory to order. To achieve good production planning data necessary information well enough yet practical in its delivery. PT.Yamakou Indonesia as the object of study does not have the accounting information system of computerized production planning. This research purpose to analyze production planning procedures that are running on PT.Yamakou Indonesia and designing accounting information systems computerized production planning in PT.Yamakou Indonesia using DFD.
Based it can be concluded that the design of accounting information systems for production planning PT. Yamakou Indonesia managed to do with some of the features. In practice, successful design requires the development of design that is still supported by the use of computer and application support to more practical use. Keywords: AIS, Planning Production, DFD, Database PENDAHULUAN Menurut Rhein Alde N Sinulingga (2007) dalam penelitiannya menyebutkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kesatuan dari seluruh komponen yaitu sumber modal dan manusia untuk mengolah data tranaksi dalam menyiapkan informasi keuangan. Pengertian perencanaan produksi menurut Nurmala (2010) dalam tulisannya adalah aktivitas untuk menetapkan produk yang diproduksi, jumlah yang dibutuhkan, kapan produk tersebut harus selesai dan sumber-sumber yang dibutuhkan. PT. Yamakou Indonesia masih menggunakan sistem tradisional atau manual dalam kegiatan – kegiatan perusahaan. Pihak manajemen beralasan sistem yang sekarang dilaksanakan sudah cukup efektif, padahal menurut pihak – pihak yang terlibat langsung yaitu manajer PPIC beserta staff , sistem yang digunakan masih dianggap belum dapat memberikan informasi yang baik bagi proses perencanaan produksi. Dari uraian di atas penulis tertarik untuk mengangkat masalah pengembangan sistem informasi akuntansi, INFORMASI
dengan mengambil
AKUNTANSI
MENGGUNAKAN
DATA
judul
”PERANCANGAN SISTEM
PERENCANAAN
FLOW
DIAGRAM
PRODUKSI PADA
PT.
DENGAN YAMAKOU
INDONESIA.” METODE PENELITIAN Objek Penelitian PT. Yamakou Indonesia dipilih sebagai objek dalam penelitian. PT. Yamakou Indonesia adalah perusahaan swasta yang bergerak di bidang penyedia bahan baku kendaraan. Perusahaan ini beralamat di Kawasan Industri Lippo Cikarang Blok C1-16, Cikarang Selatan, Kabupaten Bekasi. Data/Variabel Yang Digunakan Data atau variabel yang digunakan dalam penelitian ini adalah prosedur mutu perencanaan produksi PT. Yamakou Indonesia. Isi dari lembar prosedur tersebut adalah tujuan, ruang lingkup, definisi., uraian umum., isi prosedur, dokumen terkait. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data atau variabel yang digunakan dalam penelitian ilmiah ini meliputi dua cara yaitu riset kepustakaan dan riset lapangan. Berikut ini akan dijelaskan mengenai metode tersebut : Riset Kepustakaan (Library Research). Beberapa alat riset kepustakaan yang digunakan adalah: Buku yang berkaitan dengan penelitian. 1.
Skripsi sejenis.
2.
Jurnal sejenis.
3.
Tulisan serta artikel yang berkaitan dengan penelitian.
4.
Riset Lapangan (Field Research)
Dalam riset lapangan ini penelitian hanya menggunakan metode wawancara dengan narasumber supervisiour plan produksi yaitu Ibu Rita Susanti. Wawancara dilakukan selama beberapa hari, dan berikut daftar pertanyaan yang ditujukan kepada supervisiour plan produksi : 1.
Bagaimana sejarah PT. Yamakou berdiri?
2.
Bagaimana struktur organisasi pada PT. Yamakou Indonesia?
3.
Bagaimana prosedur perencanaan produksi PT. Yamakou Indonesia?
4.
Apakah sistem perencanaan produksi yang sedang berjalan masih manual atau sudah terkompurisasi?
5.
Permasalahan apa yang sering timbul dalam sistem prosedur perencanaan produksi yang sedang berjalan?
Alat Analisis Yang Digunakan Penelitian ini dilakukan dengan cara membuat deskripsi permasalahan yang telah diidentifikasi. Penulis berusaha menjelaskan objek yang diteliti dengan sudut pandang peneliti dengan menggunakan tabel, grafik, bagan, flowchart atau alat bantu deskriptif lainnya.
PEMBAHASAN Hasil Penelitian dan Pembahasan. Penelitian ini hanya membahas mengenai prosedur perencanaan produksi dan persediaan bahan baku di PT. Yamakou Indonesia. Hasil penelitian berhubungan dengan sistem informasi akuntansi perencanaan produksi PT. Yamakou Indonesia.
Tabel 1. Bagian dan Fungsi Pekerjaan Yang Terkait
No
Bagian – bagian yang terkait
Fungsi pekerjaan
perencanaan produksi 1
Bagian Pengendalian Persediaan
-
Menerima order dan forcechase
-
Menginformasikan staff PPIC untuk analisa stock barang jadi
-
Membuat analisa kebutuhan material pendukung
-
Membuat jadwal produksi
-
Melaporkan hasil stock barang jadi kepada Manager PPIC.
-
Memeriksa laporan hasil stock barang jadi
2
Bagian Perencanaan Produksi
-
Memeriksa PO & Forechase
-
Menganalisa hasil produksi
-
Memeriksa stock barang jadi
-
Memeriksa
stock
material
pendukung -
Membuat rencana produksi
Bagan Alir Data (Flowchart) Sistem Berjalan
Mulai
Terima order & forechase
Y Memeriksa stock barang
Daftar stock barang jadi
N N
Analisa kapasitas produksi
Perencanaa n bahan baku
Daftar stock barang jadi
2
Gambar 1. Flowchart Bagian Pengendalian Persediaan 2
Perencanaa n bahan baku
Daftar stock barang jadi
Membuat rencana produksi
Analisa kebutuhan material
Permintaa n pembelian
Membuat jadwal produksi
Memiksa Po & forechase
Analisa hasil Produksi
Membuat laporan hasil produksi
Jadwal & laporan hasil produksi
Rencana produksi
Bukti permintaan pembelian
Purchasing End
Gambar 2. Flowchart Bagian Perencanaan Produksi
Metode Pengendalian Persediaan Sistem Berjalan Metode yang digunakan untuk pengendalian persediaan pada PT. Yamakou Indonesia masih menggunakan metode tradisional. Analisa Sistem Berjalan Berdasarkan fungsi dalam perencanaan produksi PT. Yamakou Indonesia, sistem baru yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: a.
Suatu sistem yang dapat menyimpan data penjualan.
b.
Suatu sistem yang dapat membantu menentukan kebutuhan material dan membuat rencana produksi.
c.
Suatu sistem yang dapat mengupdate permintaan pembelian barang.
d.
Suatu sistem yang dapat membantu membuat jadwal produksi.
e.
Suatu sistem yang dapat menganalisa PO & Forecast.
f.
Suatu sistem untuk menginformasikan hasil produksi.
Selain sistem diatas, perusahaan tidak menyebutkan bagian–bagian yang terlibat dalam perencanaan produksi yaitu hanya menyebutkan staff PPIC, maka dibutuhkan perincian dari staff PPIC tersebut. Perancangan Prosedur yang Diusulkan Diagram Konteks Laporan hasil produksi Produksi Jadwal produksi
Order Barang Manager PPIC
Stock Barang Jadi
Sistem Informasi Akuntansi Perencanaan Produksi Jadwal produksi
Stock bahan baku
Marketing
Gambar 3. Diagram Konteks Usulan Diagram Level 0 Usulan Stock Brg jadi Manager PPIC
1 Analisa Stock Barang
Data Bahan
Laporan Hasil Produksi
2 Membuat rencana Produksi
Produksi
Data order
D. Hasil produksi
D.Order
D.Barang
Permintaan
Data Bahan
Persediaan
D.Produksi
Produksi
D. Hasil produksi
Data Bahan
Gambar 4.Diagram Level 0 Usulan
D. PO & Forechase
Diagram Level 1 Usulan Data Barang
Data Order Data Order 1.1 Input data order
Manager PPIC
Data Bahan Persediaan
Data Barang
Data Barang
Gudang Data Order Data Bahan Permintaan Data Barang Data Order
1.3 Memeriksa Stock Barang
1.4 Input data bahan
Data bahan 1.2 Mencetak data order
Data Order
2
Inventory
Gambar 5. Diagram Level 1 Usulan Diagram Level 2 Usulan 2.4 Input PO & Forecast
Data PO & Forecast Produksi
Data PO & Forecast
2.5 Mencetak PO & Forecast
Revisi rencana produksi
PO & Forecast Data Bahan
2.1 Mencetak rencana Produksi
1
Produksi PO tidak melebihi forcast
Rencana Produksi Produksi 2.2 Mencetak order pembelian
Data Produksi
Marketing
2.6 Menganalisa Hasil produksi
PO
Rencana Produksi Produksi
PO
Data hasil produksi
Data Produksi
Produksi
Jadwal Produksi
Purchasing
PO melebihi forcast
2.3 Mencetak Jadwal Produksi
Data hasil produksi
Produksi Data hasil Produksi sesuai Rencana produksi
2.7 Mencetak laporan hasil produksi
Marketing Jadwal Produksi PO
Laporan hasil produksi Produksi
Gambar 6. Diagram Level 2 Usulan
Hasil produksi Tidak sesuai Rencana produksi
Entity Relationship Diagram Kode_cust omer
No_order
No_order
Kode_cust omer
Kode_bar ang
kode_bara ng
Kode_bar ang
Jml_minta
Jml_baran g
Jml_minta Jml_minta
Tgl_pesan
Kode_bah an
Tgl_pesan Kode_bar ang
Tgl_kirim Tgl_kirim
Jml_baha n
Informasi data order Manager PPIC
kirim
n
m
n
1
Permintaan
minta
persediaan
n
1
1 kirim
Jadwal Produksi & Laporan Hasil Produksi 1
Bagian Produksi
Produksi
rencana
No_produ ksi
Jadwal Produksi 1
Bagian Marketing
Jml_produ ksi No_produ ksi Tgl_produ ksi Jml_baha n Proses
Tgl_produ ksi Kode_brg Kode_bah an
Tgl_produ ksi No_produ ksi No_mesin Kode_bar ang
Jml_baha n
Jml_produ ksi
No_mesin
Kode_bah an
No_mesin supplier
Jumlah_b ahan
Biaya Proses
Supplier Proses
Biaya Biaya Jml_produ ksi
Gambar 7. Entity Relationship Diagram Usulan
Normalisasi Tabel 2. Bentuk Tidak Normal Kode_customer No_mesin Supplier No_order Proses Kode_barang Biaya Jml_minta Jml_produksi Tgl_ Pesan Jml_produksi Tgl_kirim No_produksi No_order Tgl_produksi Kode_customer Jml_Bahan Kode_barang Proses Jml_minta No_mesin Tgl_ Pesan Biaya Tgl_kirim Jml_minta Kode_barang Kode_barang Jml_barang Kode_bahan Jml_Bahan Tgl_produksi No_produksi No_mesin Kode_barang Jml_produksi Kode_bahan Jumlah_bahan Supplier Proses Biaya No_produksi Tgl_produksi Kode_barang Kode_bahan Jml_Bahan
Tabel 3. Normalisasi Tahap I No_order Kode_customer Kode_barang Jml_minta Tgl_ Pesan Tgl_kirim Jml_minta Kode_barang Jml_barang Kode_bahan Jml_Bahan Tgl_produksi No_produksi No_mesin Jml_produksi Proses No_mesin Biaya Tabel 4.
Tabel 5.
Tabel 6.
Tabel File Permintaan
Tabel File Persediaan
Tabel File Produksi
Tabel File
Tabel File
Tabel File Produksi
Permintaan
Persediaan
No_order* Kode_customer Kode_barang** Jml_minta** Tgl_ Pesan Tgl_kirim
Kode_barang* Jml_barang Kode_bahan Jml_Bahan**
No_produksi* Tgl_produksi Kode_barang** Kode_bahan Jml_Bahan** No_mesin Supplier Proses Biaya Jml_produksi**
Relasi Tabel File Permintaan No_order* Kode_customer Kode_barang** Jml_minta** Tgl_ Pesan Tgl_kirim File Persediaan Kode_barang* Jml_barang Kode_bahan** Jml_Bahan File Produksi No_produksi* Tgl_produksi Kode_barang** Kode_bahan** Jml_Bahan No_mesin Supplier Proses Biaya Jml_produksi**
Gambar 8. Relasi Tabel
PENUTUP Kesimpulan Prosedur perencanaan produksi berjalan PT. Yamakou Indonesia disimpukan bahwa dalam prosedur yang berjalan belum menggunakan sistem terkompurisasi dan membutuhkan sebuah sistem yang terkompurisasi dalam proses perencanaan produksi. Perancangan sistem informasi akuntansi perencanaan produksi untuk PT. Yamakou Indonesia berhasil dilakukan dengan beberapa fitur. Implikasi Setelah perancangan sistem informasi akuntansi perencanaan produksi berhasil dilakukan, maka masih terdapat beberapa hal yang harus dilakukan, yaitu: Pengembangan Perancangan Penggunaan komputer dengan pemanfaatan sistem jaringan dan hendaknya perusahaan menggunakan aplikasi yang dapat memberikan sistem informasi akuntansi perencanaan produksi Implementasi Penerapan sistem informasi akuntansi perencanaan produksi terkomputerisasi dapat membantu perusahaan lebih cepat dalam membuat keputusan untuk melakukan perencanaan produksi disaat persediaan tidak mencukupi dan juga dapat secepatnya
memberikan informasi kepada bagian penjualan yang kemudian akan sampai kepada pelanggan.
DAFTAR PUSTAKA Banowosari, Lintang Yuniar & Teuku, Yunufa, 2006. Aplikasi Production Planning Inventory Control (PPIC) Dalam Enterprise Resources Planning System (ERP) di Perusahaan Daging Olahan. Penerbit: Universitas Gunadarma. Jakarta. Baridwan, Zaki, 2003, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 5, Penerbit : Offset Gajah Mada University Press, Yogyakarta. Fauziah, Sifa, Dkk, 2010. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang Pada PT TASLY WORLD INDONESIA Cabang Bandung. Penerbit: Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer ,Universitas Komputer Indonesia, Bandung. Heripracoyo, Sulistyo, 2009. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Persediaan Pada PT. OLISER INDONESIA. Penerbit: Fakultas Ilmu Komputer, BINUS University. Jakarta. Ikatan Akuntan Indonesia , 2007, Standar Akuntansi Keuangan , Penerbit: Salemba Empat, Jakarta. İlhan Dalcı dan Veyis Naci Tanış, Vol. 2, Fall 2002-2003, hal 45-64, Benefits of Computerized Accounting Information Systems on the JIT Production Systems, Review of Social, Economic and Business Studies. Jogiyanto HM, 2001, Analisis dan Disain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur, Penerbit : Andi Offset, Yogyakarta. Jogiyanto HM, 2005, Sistem Teknologi Informasi Pendekatan Terintegrasi Andi Offset, Yogyakarta. Mulyadi, 2002, Sistem Akuntansi, Yogyakarta : Salemba Empat. Prastawa, Heru , Dkk, 2009. Disain Sistem Database Order Produksi Pada Departemen Loom – Weaving 4, Divisi Denim PT APAC INTI CORPORA Penerbit: Teknik Industri , Undip , Semarang.
