THE STRATEGIC PLANNING OF INFORMATION SYSTEM AND TECHNOLOGY IN THE PRODUCTION AND PURCHASING DIVISION OF PT. VIGANO CIPTAPERDANA Tiara Febrina Meliana Ady Sima Melita
1301030423 1301031703 1301032611
ABSTRACT The purpose of this research is to do an analysis of business strategies that are running on a PT. Vigano Ciptaperdana so it can be made to the planning of a strategic and information technology system at the production and purchase that can optimize the performance of the company. The discussion focused on the analysis of the strategies currently implemented and improvements are needed in the future, including the structure of the information technology to be used. Conclusions is by having planning systems and technology strategy information on the company, the company expected to be able to operate more optimal planning and strategies for compete in the business world that continues to grow from time to time. Keywords: strategic planning, information technology, systems architecture, enterprise, aechitecture an
INTRODUCTION Competition in the business world currently more stringent, hence companies are required to always follow the development of information technology in order to compete with companies other similar. The availability of information that actual and any appropriate method is some important factor to be considered by the company. The utilization of technology is needed by each company in order to to integrate the whole process of a business that is in a company so company can meet the needs of information and can create a competitive advantage to be able to compete with other competitors. In addition to the emergence of new innovations in the field of information technology created a technology that can support a company's business processes and also pay attention to in order to achieve the aims and objectives of the company. A factory such as PT.Vigano Ciptaperdana who is engaged in the production of shoe manufacture tends to lead to the creation of the product. PT. Ciptaperdana Vigano requires information systems that are more qualified for the achievement of business strategy, then the necessary strategies to support business processes that exist within an enterprise by using the Enterprise Architecture methods. Where EA is one part of your business strategy to achieve company goals.
RESEARCH METHODS Information system strategy planning is a long-term goal that describes the purpose of the system and information technology architecture to achieve the objectives of the company (Turban, 2003: 432) In addition to know a strategy of the system and information technology, need to know understanding against business strategies that is the direction of the implementation of a strategy of the system and information technology. Business strategy is a the act of which are integrated and aimed at
achieving the purpose of long-term and the underlying corporate strength to face the competitor (Ward dan Reppard, 2002: 69). With looking at the importance of planning stategi business in a firm to long-term then required information systems that qualified for the attainment of business strategies and the proposal suggested: by the use of enterprise architecture. Enterprice Architecture is both a management program and a documentation method that together provides an actionable, coordinated view of an enterprise’s strategic direction, business services, information flows, and resource utilization (Bernard, 2005: 33). Ea intended to help knows the difference between ea and planning, it other kinds that ea driven by the goal of strategic and business needs. ( bernard, 2005: 32 ). EA = S + B + T Enterprise Architecture = Strategic + Business + Technology
RESULTS AND DISCUSSION PT. Ciptaperdana Vigano is a limited liability company engaged in manufacturing footwear branded products Buccheri. PT. Ciptaperdana Vigano was established on August 8, 1988 by Mr. Bun Lie, Mr. Heri and Mr. Edi located at Kebon Pala Jelambar TPI street number 67E. Since its inception the company has been working with several suppliers of leather shoes and sandals from within and outside the country. Suppliers from abroad came from china and only one. To handle the volume of supplies are getting bigger, then founded the warehouse distribution centers located in the Central Commercial Street, Latumenteng in latumenteng, West Jakarta called PT Bucceri Indonesia.
Structure organization PT.Vigano Ciptaperdana
Picture 1 Structure organization PT.Vigano Ciptaperdana
Vision mission company’s •
Vision o Work to position ourselves as an industry, including the best in the country. o Making production in the country to become a national pride in the service industry and performance.
•
•
Mission o o o Goal o
Improve the quality of the product to customer satisfaction. Provide the best service, products and competitive prices. Raising awareness, cooperation and social responsibility to the environment. Create a quality product and is comfortable to wear as well as demanded by the entire people of indonesian.
The company’s strategy Strategy implemented by the company in the achievement of the goal which has been set of them are:
• • • •
Using the raw material quality recruit human resource development (SDM) experienced Build a good image among the people in Indonesian Producing a quality product at an affordable price
External environment analysis of the company An analysis of the external environment of the company includes an analysis of the company's business competition by using the technique of competition analysis porter and PEST analysis. 1. Five factors competition porter The following is the conclusion obtained from an analysis of five resources porter
Picture 2 Analysis of five power rivalry porter
2.
PEST analysis company The following is a summary of the results of the PEST analysis (political, economic, social, technological).
Table 1 PEST analysis (political, economic, social, technological).
Factors
Threats/Opportunities The act of taxation Increase of according
Political
-
-
Economic
-
Global economy Domestic economy Price and foreign exchange rate uncertainty
-
-
The occurrence of natural disasters that resulted in decreased demand
-
Systems that are not yet integrated between each division The company has not been maximize the use of technology and information technology used Many new technology a sophisticated
Social
-
Technological
-
-
-
Solutions The role of SI/TI The company follows a policy of the Government concerning the legislation which set - No effect The owner pays an accounting to calculate and report the financial problems the company Always do updates the price of goods to suppliers so as not to lose if the price of raw materials rose always pays attention to global - E-mail, fax economic and domestic economic to set an inventory of goods Corporate support and care for - No effect victims of natural disasters, so the company recognized by the public Build interconnected system integrated between each division Maximize the use of technology and information technology owned by the company Adjust the required appropriate technology needs
-
The application of a sale, the purchase of raw materials and supplies
The company ' s environment analysis internal Analysis of internal environment of companies using SWOT method, and the results obtained are as follows:
Table 2 SWOT Analysis Company
1. 2. 3. 4. 5.
INTERNAL FACTOR
EKSTERNAL FACTOR
Strength
Opportunity
The use of qualified raw materials Variation model and range wide prices The widespread distribution Company already stand there long enough and having an aspect of legality powerful enough The resulting product the company has a good reputation among the community of Indonesia
1. 2. 3. 4.
Weekness 1. 2. 3. 4. 5.
The company had no plan long-term conceptual The use of information technology in the process is not maximized The Company has not been able to handle all the orders from many customers The organizational structure and the work done yet structured Infastruktur SI / IT still can help the performance of the company to the maximum
The business opportunities have not worked for advances company Trends increased public consumption seasonal consumption patterns The development of information technology
Threats 1. 2. 3. 4.
A competitor from a foreign country Intense competition in the industry Of inflation The emergence of substitute products
Picture 3 SWOT Diagram
From the picture above, it can be seen that the strength of the company is the first dikuadran that is SO (Oppurtunities Strength) which the company can utilize the whole power possessed to seize and utilizing the optimal according to the way the mind of the company.
Analisis Enterprise Architecture (EA) -
Concept of Operation Scenario diagram Conops diagram is a narrative document that describes how the operations of the company at this time. Here is a picture of the conops the diagram at PT. Ciptaperdana Vigano:
PT. Buccheri Indonesia
Admin. Production SP
YES
Raw materials invoice
The warehouse of raw materials
SPK 3A. Provide raw materials
NO
$
3E. - Receive raw materials , - checking the raw materials appropriate PO and invoice
List raw materials 3B. Make list raw materials
$
SPK 2. Make SPK
1.Provide SP
Design
$
3F. Provide invoice Supervisor
Purchasing of raw materials
Invoice
8. - make a road - dispatch
PO 3C. Make PO
Raw materials
SPK 4. Make pattern
3D. Send raw materials Raw materials warehouse staff
Letter road
Supplier
Payment Product ready
Product Reject 7B. Provide Product for repair
payment
NO
7A . - finishing process - quality control Finished goods warehouse
YES
7B. Provide product for repair
Produk reject 6. Proses of Assembling Assembling
Finishing & QC The finishing product
The finished SPK product
Picture 4 Analysis CONOPS diagram
-
5. Proses of Sewing
Usecase Following is a picture of usecase on corporations:
Sewing SPK
Picture 5 Usecase Diagram
-
Logical data model Following this is the picture logical data model that exists in the company:
Picture 6 Logical data model
-
Network Connectivity Diagram The following Diagram explains how companies connect to corporate data in an enterprise environment.
Picture 7 Network Connectivity Diagram
-
Technology Forecast Technology Forecast Describing on the specification of hardware and software that is in the company.
Table 3 Technology Forecast
Jenis Hardware
Software
Keterangan Dekstop Computer Manager Processor Amd Cenoni Memory 1gb-4gb DDR Harddisk 150-500gb SATA Monitor LCD LEO 18*-21* Monitor LCD Samsung 18*-21* Vga onbound 1gb 128 bit LAN speed 100 Dekstop Computer Staff Processor intel 9 Memory 500gb-1GB Harddisk 150-500gb SATA Monitor CRD tabung 18*-21* Monitor LCD Samsung 18*-21* Vga onbound 1gb 128 bit LAN speed 100 Printer Laser Hp Zet p1006 BSC 840c LQ Matrix espen 300 Fax Hp office jet 4500 Telephone Nitsuka Modem Linksys (Cisco) Server Server 4GB CCTV Wifi Vigano WPA-personal Router Switch LAN Machine photocopier
Jumlah 2
Keterangan Microsoft Windows XP Microsoft Windows Seven Winrar Antivirus Avast(internet network) System information warehouse software(internal)) System information finance Ledger(Internal))
Division All division Manager All division All division Administration production and warehouce Finance
1 1
9
6 3
2
1 9 unit, 5 line 9 1 1 1 1 16 1 1 1 1 1
(invent (General
Problem Identification Some of the problems that were found after analysis are: (1) the Company has not been able to maximize existing information technology, (2) At the time of repair parts qc finished product is difficult to determine the products according to PRS, (3) the Company is difficult to manage employee data; (4) the occurrence of multiple tasks and positions on the raw materials warehouse division, (5) the Company has not been able to handle orders from many customers.
Proposal vision mission company Of vision there is a company that has remained according to face competition for the next three years. So don’t need revision / change of vision that has existed. At the company's mission, there is a change in the third point because it is less appropriate to the goals of the company, namely "Raising awareness, cooperation and social environmental responsibility" to "Building relationships to the company's suppliers and customers". Where to build good relations with suppliers may help in the provision of the raw material of qualified and able to expand its market.
Proposal Structure organization There are proposals on the part of the organizational structure of additional parts of divisions are human resources development. This performance to propose to optimize employees. Because so far the attendance record by the administration of raw materials warehouse and a new recruitment conducted by the director of operations, it makes the buildup does not work and make employees focus their job description.
Information Technology Infrastructure Plan In the planning of infastruktur outline is the technology, processes and human resources. For technology, things that need to be prepared as (1) hardware, required additional investment with increased purchase of web servers, barcode machine, desktop computer; (2) software; (3) networking; In addition, user authorization is required in the process include the manufacture, the deletion of and the granting of access rights, security for network security made antivirus installation standard. Human resources necessary addition to the human resource management to handle all problems related to human resources.
Proposed Concept of Operations Scenario Here is a proposed change in the existing business processes in the company.
$
Picture 8 Concept of Operations Scenario
Proposed Use case Here is a proposal usecase at PT. Vigano Ciptaperdana:
Picture 9 Usecase Diagram
Proposed Logical Data Model There are some additions and improvements to the logical data model:
Picture 10 Logical data model
Planning costs Budget Program EA describes the cost and the total annual program cycle so that the total cost of ownership can be identified.
Table 4 Program Budget first years
2012
Rate
Days/unit
Estimated working -
Cost of purchasing
Total biaya
1. Enterprise Architecture 1.1 System Analyst
Rp 800.000
/day
15 day
Rp 12.000.000
1.2
Rp 600.000
/day
20 day
Rp 12.000.000
Data Architect
2. Infrastructure 2.1 Avast premium security 2.2 Sistem Absensi 2.3 Fastnet 2.4 Server HP & Windows server 2010 3. Etc 3.1 Traning
11
Rp
200.000
Rp 2.200.000
Rp 3.500.000 Rp 500.000 Rp 10.000 000
Rp 3.500.000 Rp 500.000 Rp 10.000.000
Rp 3.000.000
Rp 3.000.000 Rp 43.200.000
Total
Table 5 Program Budget Second years
2013
Rate
Days/u nit
Estimated working
1. Enterprise Architecture
Cost of purchasing
Total
-
1.1
System Analyst
Rp 800.000
/day
10 day
Rp 8.000.000
1.2
Data Architect
Rp 600.000
/day
20 day
Rp 12.000.000
1.3
Web Master
Rp 550.000
/day
20 day
Rp 11.000.000
2. Infrastructure 2.1
Maintenance
Rp 1.000.000
Rp 1.000.000
Rp 3.000.000
Rp 3.000.000
3. Etc 3.1 Total
Training
Rp 35.000.000
Table 4.26 Program Budget Third years
2014 1. Enterprise Architecture 1.1 System Analyst 1.2 Data Architect 1.3 Web Master 2. Infrastructure 2.1 Maintanance 3. Etc 3.1 Training
Rate
Days/ unit
Rp 800.000 Rp 600.000 Rp 550.000
Total
/day /day /day
Estimated Working 10 day 15 day 15 day
Cost of Purchasing
Total
Rp 8.000.000 Rp 9.000.000 Rp. 8.250.000 Rp 1.000.000
Rp 1.000.000
Rp 3.000.000
Rp 3.000.000 Rp 29.250.000
The estimated costs to be incurred for the investment company use of information technology in implementing EA conducted for 3 years is Rp 89,450,000
Recommendations Support Software Internal environment analysis based on SI/TI at PT. Ciptaperdana Vigano, the company recommended to add or upgrade some of the hardware and software of the system that is running at the moment. It is intended to support the company's performance in terms of operational, tactical to strategic level. And all the level was expected to be in line with the planning system and information technology strategy planned.
Table 7 Recommendations Support hardware and software
Type Hardware
Software
Description Dekstop Computer Manager Processor Amd Cenoni Memory 1gb-4gb DDR Harddisk 150-500gb SATA Monitor LCD LEO 18*-21* Monitor LCD Samsung 18*-21* Vga onbound 1gb 128 bit LAN speed 100 Dekstop Computer Staff Processor intel 9 Memory 500gb-1GB Harddisk 150-500gb SATA Monitor LCD Samsung 18*-21* Vga onbound 1gb 128 bit LAN speed 100 Printer Laser Hp Zet p1006 BSC 840c LQ Matrix espen 300 Fax Hp office jet 4500 Telephone Nitsuka Modem Linksys (Cisco)
Total 2
Server Server 4GB CCTV Wifi
1 1 16 1
Vigano WPA-personal Router Fastnet
1 1
Switch
1
LAN Machine photocopier
1 1
Machine attendance
2
Description Microsoft Windows XP Microsoft Windows Seven
Division All division Manager
Winrar Antivirus Avast(internet network) System information warehouse software(internal)) System information Finance Leadger(Internal))
All division All division Administration warehouse and production Finance
1 1
9
9
2 1 9 unit, 5 line 9 1 1
(invent (General
Sequencing plan Sequencing plan is part of the planning document management EA (EA management plan document) which describe the tasks, milestones, and time frame for implementing the component and the new EA artifacts.
Picture 11 Sequencing plan
Configuration Management Configuration management is part of the EA management planning function to support the sub process which changes the EA is administered. The following is a Configuration Management in the application of the EA within the company:
Picture 12 Configuration Management
Enterprise Architecture Repository The usefulness of the EA Repository is to provide easy access to documentation from EA for use in planning and decision making. The following are the planning scheme of the EA Repository:
Picture 13 EA Repository
Problem Solving Based on the identification of problems in chapter 3, the solution given are: 1. Redesign of existing information systems for enterprises, Conduct training to users. 2. There is a letter in the Quality Control reparations 3. The addition of HRD division 4. The division of tasks according to the per-division. 5. Most of the production process using a machine Of the given solution is expected to reduce the problems facing the company.
CONCLUSION Based on the analysis of system strategy planning and information technology at PT. Ciptaperdana Vigano, conclusions can be drawn as follows: 1. 1. based on the results of the analysis of the five-power Competition Porter and PEST showed the presence of a pretty tight competition and the presence of new entrants in the field of imdustri shoes that have the quality and the product model which is more attractive to the customer in terms of models, but the company can still survive and continue to grow until recently, To be able to continue to compete and companies should have competitive advantage to be able to expand its market and profit and also companies should be able to see the current condition, which will informthe or impact on the company in the future. 2. Based on the SWOT analysis company at PT. Vigano Ciptaperdana indicates that the company is in a fairly strong position quadrant I. Although the company faces a variety of threats, but the company has internal power strong enough to anticipate the threat by maximizing existing powers in utilizing various opportunities that exist, but companies should also remain alert to the development of the major contenders and minimize internal weaknesses. 3. based on the scope of the enterprise architecture is the conclusions on corporate strategies can still be used as a reference in running a business in order to face the threats and opportunities that exist. But in the use of technology and utilization of SI/TI should be increased in order to support the business processes and to achieve a predetermined strategy company. But the company also still should pay attention to in terms of financial capability in carrying out enterprise architecture program. Then the proposed chapter on systems earlier is to build a system that uses Open Source License so that it can reduce spending considerable funds.
REFERENCES Bernard, S, A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture (2nd Ed). Blooming, IN: Author House. Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. (2002). Management Information System, 7th Edition. Tompson, South-Western. Lucas Jr, Henry C. (2003). Information Technology for Management. 7th Edition. The McGraw-Hill Companies, Inc. Mcleod Jr Raymaond, and George P. Schell (2008), Management Information Systems. 10th International Edition. Houston, TX, U.S.A. O’Brein, James A. (2006). Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Managerial., 12th Edition. Salemba Empat, Jakarta. Rangkuti, Freddy. (2008). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis : Rorientasi Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21. Cetakan ke-12. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Turban, Rainer, Potter. (2003), Introduction to Information System. 2nd Edition. John Wiley & Sons, Inc, New Jersey. Ward, John, Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning For Information System 3rd Edition. John Wiley & Sons, Buffins Lane, Chicester.
CURICULUM VITAE Tiara Febrina was born in the city of Palembang on February 13, 1991. The author graduated from S1 at Bina Nusantara University in the field of computers in 2013. Meliana Ady Sima was born in the city of Tangerang on 04 April 1991. The author graduated from S1 at Bina Nusantara University in the field of computers in 2013.
Melita was born in Jakarta on May 16, 1991. The author graduated from S1 at Bina Nusantara University in the field of computers in 2013.
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA BAGIAN PRODUKSI DAN PEMBELIAN PT. VIGANO CIPTAPERDANA Tiara Febrina Meliana Ady Sima Melita
1301030423 1301031703 1301032611
ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan analisa terhadap strategi bisnis yang sedang berjalan pada PT. Vigano Ciptaperdana sehingga dapat dibuat perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada bagian produksi dan pembelian yang dapat mengoptimalkan kinerja dari perusahaan. Pembahasan difokuskan pada analisa strategi yang diterapkan saat ini dan perbaikan yang diperlukan di masa yang akan datang termasuk struktur teknologi informasi yang akan digunakan. Kesimpulan yang didapat ialah dengan adanya perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada perusahaan, diharapkan perusahaan dapat beroperasi lebih optimal dan memiliki perencanaan strategi untuk berkompetesi dalam dunia bisnis yang terus berkembang dari masa ke masa. Kata kunci : perencanaan strategis, teknologi informasi, arsitektur sistem, enterprise, aechitecture an
PENDAHULUAN Persaingan di dunia bisnis saat ini semakin ketat, oleh karena itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi agar mampu bersaing dengan perusahaan sejenis lainnya. Ketersediaan informasi yang aktual dan metode yang tepat merupakan beberapa faktor penting yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan. Pemanfaatan teknologi sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan guna untuk mengintegrasikan seluruh proses bisnis yang ada didalam perusahaan sehingga perusahaan dapat memenuhi kebutuhan informasi dan dapat menciptakan suatu keunggulan kompetitif untuk dapat bersaing dengan kompetitor lain. Selain itu munculnya inovasi-inovasi baru dalam bidang teknologi menciptakan sebuah teknologi informasi yang dapat mendukung sebuah perusahaan dan juga memperhatikan proses bisnisnya agar mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. Sebuah pabrik seperti PT.Vigano Ciptaperdana yang bergerak dalam produksi pembuatan sepatu cenderung mengarah pada cara pembuatan produk. PT. Vigano Ciptaperdana memerlukam sistem informasi yang lebih berkualitas untuk pencapaian strategi bisnis, maka diperlukan strategi untuk dapat mendukung proses bisnis yang ada didalam perusahaan dengan menggunakan metode Enterprise Architecture. Dimana EA merupakan salah satu bagian dari strategi bisnis untuk mencapai tujuan perusahaan.
METODE PENELITIAN Perencanaan strategi sistem informasi merupakan sekumpulan tujuan jangka panjang yang menggambarkan tujuan sistem dan arsitektur teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan (Turban, 2003: 432). Selain mengetahui Strategi Sistem dan Teknologi Informasi, perlu diketahui pemahaman terhadap Strategi Bisnis yang merupakan arah dari implementasi Strategi Sistem dan Teknologi Informasi. Strategi Bisnis adalah sekumpulan tindakan yang terintegrasi dan bertujuan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan kekuatan perusahaan untuk menghadapi para pesaing (Ward dan Reppard, 2002: 69). Dengan melihat pentingnya perencanaan stategi bisnis dalam perusahaan untuk jangka panjang maka diperlukan sistem informasi yang berkualitas untuk pencapaian strategi bisnis dan usulan yang disarankan ialah dengan menggunakan Enterprise Architecture. Enterprise Architecture adalah sebuah management program dan documentation method yang mengkoordinasikan tindakan dalam pandangan ke arah enterprise strategic, business service, information flows dan penggunaan sumber daya (Bernard, 2005: 33). EA dimaksudkan untuk membantu mengetahui perbedaan antara EA dan perencanaan IT jenis lain, bahwa EA didorong oleh tujuan strategis dan kebutuhan bisnis. (Bernard, 2005: 32). EA = S + B + T Enterprise Architecture = Strategic + Business + Technology
HASIL DAN PEMBAHASAN PT. Vigano Ciptaperdana merupakan perseroan terbatas yang bergerak dalam bidang industri sepatu dengan produk merek Buccheri. PT. Vigano Ciptaperdana didirikan pada tanggal 8 Agustus 1988 oleh Bapak Bun Lie, Bapak Heri dan Bapak Edi yang berlokasi di Jalan Kebon Pala nomor 67E TPI Jelambar. Sejak awal perusahaan telah bekerja sama dengan beberapa pemasok sepatu dan sandal kulit dari dalam maupun luar negeri. Pemasok dari luar negeri berasal dari china dan hanya berjumlah satu. Untuk menangani volume persediaan yang semakin besar, maka didirikan gudang pusat distribusi yang terletak di Jalan Ruko Sentral Latumenteng, di latumenteng, Jakarta Barat yang bernama PT. Bucceri Indonesia.
Struktur Organisasi PT. Vigano Ciptaperdana Berikut ini adalah struktur yang ada dalam perusahaan :
Gambar 1 Struktur Organisasi PT. Vigano Ciptaperdana
Visi dan Misi Perusahaan •
Visi o o
•
•
Misi o o o Goal o
Berupaya menempatkan diri sebagai sebuah industri termasuk yang terbaik didalam negeri. Menjadikan hasil produksi dalam negerinya untuk menjadi industri kebanggan nasional dalam layanan dan kinerja. Meningkatkan kualitas produk untuk kepuasan pelanggan. Memberikan layanan terbaik, produk dan harga yang kompetitif. Meningkatkan kepedulian, kerjasama dan tanggung jawab terhadap lingkungan sosial. Menciptakan produk yang berkualitas dan nyaman dipakai serta diminati oleh seluruh masyarakat indonesia.
Strategi perusahaan 1. 2. 3. 4.
Strategi yang diterapkan oleh perusahaan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan diantaranya adalah : Menggunakan bahan baku yang berkualitas Merekrut sumber daya manusia (SDM) yang berpengalaman Membangun image yang baik di kalangan masyarakat Indonesia Menghasilkan produk yang berkualitas dengan harga yang terjangkau
Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan Analisis terhadap lingkungan eksternal perusahaan mencangkup analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis persaingan porter dan analisis PEST. 1. Lima Faktor Persaingan Porter Berikut ini adalah kesimpulan yang didapat dari analisis lima daya porter
Gambar 2 Analisis Lima Daya Persaingan Porter
2.
Analisis PEST Perusahaan Berikut ini adalah ringkasan dari hasil analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi)
Tabel 1 Analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi)
Faktor -
Ancaman/Peluang Undang-undang perpajakan Kenaikan UMR
-
Politik
-
Ekonomi global Ekonomi dalam negeri Harga kurs dan valas yang tidak menentu
-
-
Terjadinya bencana alam yang mengakibatkan permintaan menurun
-
-
Sistem yang belum terintegrasi antara setiap divisi Perusahaan belum memaksimalkan penggunaan teknologi dan teknologi informasi yang digunakan Banyaknya teknologi baru yang canggih
-
Sosial
Ekonomi
-
Teknologi
-
-
-
-
-
Solusi Peran SI/TI Perusahaan mengikuti kebijakan dari pemerintah mengenai undang-undang yang ditetapkan - Tidak Pemilik mambayar seorang berpengaruh accounting untuk menghitung dan melaporkan masalah keuangan perusahaan Selalu melakukan update harga barang kepada supplier agar tidak merugi bila harga bahan baku naik Selalu memperhatikan ekonomi global maupun ekonomi dalam - E-mail, fax negeri untuk mengatur persediaan barang Perusahaan membantu dan peduli - Tidak ada terhadap korban bencana alam, pengaruh sehingga perusahaan dikenal oleh masyarakat luas Mambangun sistem yang saling terintegrasi antara setiap divisi Memaksimalkan penggunaan - Aplikasi teknologi dan teknologi informasi penjualan, yang dimiliki oleh perusahaan pembelian Menyesuaikan kebutuhan dan teknologi sesuai yang dibutuhkan persediaan bahan baku
Analisis Lingkungan Internal Perusahaan Analisis terhadap lingkungan internal perusahaan menggunakan metode SWOT, dan hasil yang diperoleh ialah sebagai berikut :
Tabel 2 Analisis SWOT Perusahaan
FAKTOR INTERNAL Kekuatan 6. 7. 8. 9.
Penggunaan bahan baku yang berkualitas Variasi model dan jangkauan harga yang luas Titik distribusi yang tersebar luas Perusahaan sudah berdiri cukup lama dan memiliki aspek legalitas yang cukup kuat 10. Produk yang dihasilkan perusahaan mempunyai reputasi yang baik dikalangan masyarakat Indonesia
FAKTOR EKSTERNAL Peluang 5. 6. 7. 8.
Kelemahan 6. Perusahaan belum memiliki rencana jangka panjang yang konseptual 7. Pemanfaatan teknologi informasi dalam proses belum maksimal 8. Perusahaan belum mampu menghandle semua orderan dari banyak customer 9. Struktur organisasi dan pekerjaan yang dilakukan belum terstruktur 10. Infastruktur SI/TI masih belum dapat membantu kinerja proses perusahaan secara maksimal
Banyaknya peluang bisnis yang belum digarap untuk kemajuan perusahaan Tren konsumsi masyarakat yang meningkat Pola konsumsi musiman Perkembangan teknologi informasi
Ancaman 5. 6. 7. 8.
Pesaing dari luar negeri Persaingan yang ketat dalam industri Terjadinya inflasi Munculnya produk pengganti
Gambar 3 Diagram SWOT
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa kekuatan perusahaan berada dikuadran pertama yaitu SO (Strength Oppurtunities) dimana perusahaan dapat memanfaatkan seluruh kekuatan yang dimiliki untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya sesuai jalan pikiran perusahaan.
Analisis Enterprise Architecture (EA) -
Concept of Operation Scenario Diagram Conops diagram merupakan suatu dokumen naratif yang menggambarkan bagaimana jalannya perusahaan saat ini. Berikut adalah gambar dari conops diagram pada PT. Vigano Ciptaperdana :
Gambar 4 Analisis CONOPS Diagram
-
Usecase Berikut adalah gambar dari usecase pada perusahaan :
Gambar 5 Usecase Diagram
-
Logical Data Model
Berikut ini adalah gambar logical data model yang ada pada perusahaan :
Gambar 6 Logical Data Model
-
Network Connectivity Diagram Diagram berikut ini menjelaskan bagaimana perusahaan mengkoneksikan data perusahaan di dalam lingkungan perusahaan.
Gambar 7 Network Connectivity diagram
-
Technology Forecast Technology Forecast menjelaskan mengenai spesifikasi hardware dan software yang ada pada perusahaan.
Jenis Hardware
Tabel 3 Technology Forecast Keterangan Dekstop Computer Manager Processor Amd Cenoni Memory 1gb-4gb DDR Harddisk 150-500gb SATA 1 Monitor LCD LEO 18*-21* 1 Monitor LCD Samsung 18*-21* Vga onbound 1gb 128 bit LAN speed 100 Dekstop Computer Staff Processor intel 9 Memory 500gb-1GB
Jumlah 2
9
Harddisk 150-500gb SATA Monitor CRD tabung 18*-21* Monitor LCD Samsung 18*-21* Vga onbound 1gb 128 bit LAN speed 100 Printer Laser Hp Zet p1006 BSC 840c LQ Matrix espen 300 Fax Hp office jet 4500 Telephone Nitsuka Modem Linksys (Cisco) Server -
Server 4GB
6 3
2
1 9 unit, 5 line 9 1 1 1 1
CCTV Wifi -
Software
16 1 Vigano WPA-personal
Router
1
Switch
1
LAN Mesin photo copy
1 1
Keterangan Microsoft Windows XP Microsoft Windows Seven
Bagian Semua divisi Manager
Winrar
Semua bagian
Antivirus Avast(Sampai jaringan internet) Sistem informasi gudang (invent software(Internal)
Semua bagian Administrasi produksi dan gudang Financial
Sistem informasi financial (General Ledger(Internal)
Identifikasi Masalah Beberapa permasalahan yang diketemukan setelah melakukan analisa adalah : (1) Perusahaan belum dapat memksimalkan teknologi informasi yang ada ; (2)Pada saat perbaikan produk selesai bagian qc sulit untuk menentukan produk sesuai dengan SPK ; (3) Perusahaan sulit untuk mengelola data karyawan ; (4) Terjadinya kerangkapan tugas dan jabatan pada divisi gudang bahan baku ; (5) Perusahaan belum mampu menangani orderan dari banyak customer. Usulan Visi Misi Perusahaan Dari Visi perusahaan yang telah ada dirasa masih sesuai untuk menghadapi persaingan untuk tiga tahun kedepan. Jadi tidak perlu dilakukan revisi/perubahan dari visi yang telah ada. Pada Misi perusahaan, ada perubahan pada point ketiga karena dirasa kurang sesuai dengan goal perusahaan, yaitu “Meningkatkan kepedulian, kerjasama dan tanggung jawab terhadap lingkungan sosial” menjadi “Membangun hubungan perusahaan terhadap supplier dan customer”. Dimana dengan
membangun hubungan baik dengan supplier dapat membantu dalam penyediaan bahan baku yang berkualitas dan dapat meningkatkan pangsa pasar.
Usulan Struktur Organisasi Pada bagian struktur organisasi terdapat usulan penambahan bagian divisi yakni Human Resource Development. Hal ini di usulkan guna untuk mengoptimalkan kinerja karyawan. Karena selama ini dalam pencatatan absensi dilakukan oleh bagian administrasi gudang bahan baku dan penerimaan karyawan baru dilakukan oleh direktur operasional, hal ini membuat penumpukan pekerjaan dan membuat karyawan tidak fokus dengan job description mereka.
Rencana Infastruktur Teknologi Informasi Dalam perencanaan infastruktur secara garis besarnya adalah teknologi, proses dan sumber daya manusia. Untuk teknologi, hal yang perlu dipersiapkan seperti (1) perangkat keras, diperlukan investasi tambahan dengan melakukan penambahan pembelian web server, barcode machine, dekstop computer; (2) perangkat lunak ; (3) networking. Selain itu, dalam Proses dibutuhkan otorisasi user meliputi pembuatan, penghapusan dan pemberian hak akses, security untuk keamanan jaringan dilakukan pemasangan antivirus standar. Sumber Daya Manusia diperlukan penambahan pada bagian Human Resource Management untuk menangani semua masalah yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
Usulan Concept of Operations Scenario Berikut ini adalah usulan perubahan yang terjadi pada proses bisnis yang ada pada perusahaan.
Gambar 8 Concept of Operations Scenario
Usulan Use Case Berikut adalah usulan usecase pada PT. Vigano Ciptaperdana :
Gambar 9 Use Case Diagram
Usulan Logical Data Model Ada beberapa penambahan dan perbaikan pada logical data model :
Gambar 10 Logical Data Model
Perencanaan Biaya EA Program Budget menggambarkan biaya untuk EA program pertahunnya dan total keseluruhan siklusnya sehingga total kepemilikan biaya dapat teridentifikasi.
Tabel 4 Program Budget Tahun pertama
2013
Rate
Satuan
Estimas i Kerja
Biaya pembelian
Total biaya
-
1. Enterprise Architecture 1.1
System Analyst
Rp 800.000
/hari
15 hari
Rp 12.000.000
1.2
Data Architect
Rp 600.000
/hari
20 hari
Rp 12.000.000
2. Infrastructure 2.1
Avast premium security
2.2
11
Rp
200.000
Rp 2.200.000
Sistem Absensi
Rp 3.500.000
Rp 3.500.000
Fastnet Server HP & Windows server 2010 3. Lain-Lain
Rp 500.000 Rp 10.000 000
Rp 500.000 Rp 10.000.000
3.1
Rp 3.000.000
Rp 3.000.000
2.3 2.4
Pelatihan Total
Rp 43.200.000
Tabel 5 Program Budget Tahun Kedua
2014
Rate
Satuan
1. Enterprise Architecture
Estimasi kerja
Biaya pembelian
Total
-
1.1
System Analyst
Rp 800.000
/hari
10 hari
Rp 8.000.000
1.2
Data Architect
Rp 600.000
/hari
20 hari
Rp 12.000.000
1.3
Web Master
Rp 550.000
/hari
20 hari
Rp 11.000.000
2. Infrastructure 2.1
Maintenance
Rp 1.000.000
Rp 1.000.000
Rp 3.000.000
Rp 3.000.000
3. Lain-lain 3.1 Total
Pelatihan
Rp 35.000.000
Tabel 6 Program Budget Tahun ketiga
2015
Rate
Satuan
1. Enterprise Architecture
Estimasi kerja
Biaya pembelian
Total
-
1.1
System Analyst
Rp 800.000
/hari
10 hari
Rp 8.000.000
1.2
Data Architect
Rp 600.000
/hari
15 hari
Rp 9.000.000
1.3
Web Master
Rp 550.000
/hari
15 hari
Rp. 8.250.000
2. Infrastructure 2.1
Maintanance
Rp 1.000.000
Rp 1.000.000
3. Lain-lain 3.1
Pelatihan
Rp 3.000.000 Total
Rp 3.000.000 Rp 29.250.000
Perkiraan biaya yang akan dikeluarkan perusahaan untuk investasi penggunaan teknologi informasi dalam pengimplementasian EA yang dilakukan selama 3 tahun ialah sebesar Rp 89.450.000
Rekomendasi Dukungan Software Berdasarkan analisa lingkungan internal SI/TI pada PT. Vigano Ciptaperdana, maka perusahaan disarankan untuk menambahkan atau meng-upgrade beberapa perangkat keras dan perangkat lunak dari sistem yang sedang berjalan sat ini. Hal ini dimaksud untuk mendukung kinerja perusahaan dari segi operasional, taktis sampai level strategis. Dan semua level tersebut diharapkan dapat sejalan dengan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang direncanakan.
Tabel 7 Rekomendasi Hardware dan Software
Jenis Hardware
Keterangan Dekstop Computer Manager Processor Amd Cenoni Memory 1gb-4gb DDR Harddisk 150-500gb SATA Monitor LCD LEO 18*-21* Monitor LCD Samsung 18*-21* Vga onbound 1gb 128 bit LAN speed 100 Dekstop Computer Staff Processor intel 9 Memory 500gb-1GB Harddisk 150-500gb SATA Monitor LCD Samsung 18*-21* Vga onbound 1gb 128 bit LAN speed 100 Printer Laser Hp Zet p1006 BSC 840c LQ Matrix espen 300 Fax Hp office jet 4500 Telephone Nitsuka Modem Linksys (Cisco) Server Server 4GB CCTV Wifi
Software
Jumlah 2
1 1
9
9
2 1 9 unit, 5 line 9 1 1 1 1 16 1
Vigano WPA-personal Router
1
Fastnet
1
Switch
1
LAN Mesin photo copy
1 1
Mesin Absensi
2
Keterangan Microsoft Windows XP Microsoft Windows Seven Winrar Antivirus Avast(Sampai jaringan internet) Sistem informasi gudang (invent software(internal)) Sistem informasi financial (General Leadger(Internal))
Bagian Semua divisi Manager Semua bagian Semua bagian Administrasi produksi dan gudang Financial
Sequencing Plan Sequencing plan merupakan bagian dari dokumen perencanaan manajemen EA (EA management plan document) yang menggambarkan tugas, milestones, dan jangka waktu untuk mengimplementasikan komponen dan artifak EA yang baru.
Gambar 11 Sequencing Plan
Configuration Management Configuration Management merupakan bagian dari perencanaan management EA yang berfungsi untuk mendukung sub proses dimana perubahan EA dikelola. Berikut ini adalah adalah Configuration Management dalam penerapan EA di dalam perusahaan :
Gambar 12 Configuration Management
Enterprise Architecture Repository Kegunaan EA Repository adalah menyediakan akses yang mudah kepada dokumentasi EA untuk digunakan dalam merencanakan dan mengambil keputusan. Berikut ini adalah perencanaan skema EA Repository :
Gambar 13 EA Repository
Pemecahan Masalah Berdasarkan Identifikasi masalah pada bab 3, Solusi yang diberikan adalah: 1. Redesign sistem informasi yang ada diperusahaan, Melakukan training kepada user. 2. Adanya surat reparasi di bagian Quality Control 3. Penambahan divisi HRD 4. Pembagian tugas sesuai dengan per-divisi. 5. Sebagian proses produksi dengan menggunakan mesin Dari solusi yang diberikan diharapkan dapat mengurangi masalah-masalah yang dihadapi perusahaan.
SIMPULAN Berdasarkan analisis perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT. Vigano Ciptaperdana, dapat ditarik simpulan sebagai berikut : 1. Berdasarkan hasil analisis Lima Daya Persaingan Porter dan PEST menunjukan adanya persaingan yang cukup ketat dan hadirnya pendatang baru dalam bidang imdustri sepatu yang memiliki kualitas dan model produk yang lebih diminati customer dari segi model, namun perusahaan masih dapat bertahan dan terus berkembang sampai saat ini, agar dapat terus bersaing maka perusahaan harus memiliki competitive advantage untuk dapat meningkatkan pangsa pasar dan profit dan juga perusahaan harus dapat melihat kondisi saat ini yang akan mempengaruhi atau berdampak pada perusahaan ke depannya. 2. Berdasarkan analisis SWOT perusahaan pada PT. Vigano Ciptaperdana menunjukan bahwa perusahaan berada pada posisi yang cukup kuat yaitu kuadran I. Meskipun perusahaan menghadapi berbagai macam ancaman namun perusahaan memiliki kekuatan internal yang cukup kuat untuk mengantisipasi ancaman tersebut dengan memaksimalkan kekuatan yang ada dalam memanfaatkan berbagai peluang yang ada akan tetapi perusahaan juga harus tetap waspada dengan perkembangan pesaing utama dan meminimalisir kelemahan internal. 3. Berdasarkan lingkup enterprise architecture kesimpulan yang didapat ialah pada strategi perusahaan yang masih dapat digunakan sebagai acuan dalam menjalankan bisnis guna untuk menghadapi ancaman dan peluang yang ada. Namun dalam penggunaan teknologi dan pemanfaatan SI/TI harus ditingkatkan guna untuk mendukung proses bisnis dan untuk mencapai strategi yang telah ditetapkan perusahaan. Akan tetapi perusahaan juga tetap harus memperhatikan kemampuan dalam segi financial dalam melaksanakan program enterprise architecture. Maka sistem yang diusulkan bab pada sebelumnya ialah dengan membangun sebuah sistem yang menggunakan License Open Source sehingga dapat mengurangi pengeluaran dana yang cukup besar.
DAFTAR PUSTAKA Bernard, S, A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture (2nd Ed). Blooming, IN: Author House. Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. (2002). Management Information System, 7th Edition. Tompson, South-Western. Lucas Jr, Henry C. (2003). Information Technology for Management. 7th Edition. The McGraw-Hill Companies, Inc. O’Brein, James A. (2006). Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Managerial., 12th Edition. Salemba Empat, Jakarta. Rangkuti, Freddy. (2008). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis : Rorientasi Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21. Cetakan ke-12. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Turban, Rainer, Potter. (2003), Introduction to Information System. 2nd Edition. John Wiley & Sons, Inc, New Jersey. Ward, John, Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning For Information System 3rd Edition. John Wiley & Sons, Buffins Lane, Chicester.
Riwayat Hidup Tiara Febrina lahir di kota Palembang pada tanggal 13 Februari 1991. Penulis menamatkan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Komputer pada tahun 2013. Meliana Ady Sima lahir di kota Tangerang pada tanggal 04 April 1991. Penulis menamatkan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Komputer pada tahun 2013.
Melita lahir di kota Jakarta pada tanggal 16 Mei 1991. Penulis menamatkan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Komputer pada tahun 2013.
