BAKALÁŘSKÁ PRÁCE. Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů

BAKALÁŘSKÁ PRÁCE

Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů

Implementation of Data Mailboxes and Their Influence on Document Workflow

Jiří Novák

Un ic or n Co l l eg e © 2 0 1 0 Un ic or n Co l l eg e, V K a ps lo v n ě 27 6 7/ 2, Pr ah a 3 , 1 30 0 0 Ná ze v pr ác e v ČJ :

Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů

Ná ze v pr ác e v AJ :

Implementation of Data Mailboxes and Their Influence on Document Workflow

A ut or :

J iř í N o v ák

Ak ad em ic k ý r ok :

20 0 9/ 2 01 0

K on tak t:

E- m ai l : No v ak - j ir i @em a il .c z T el. : ( + 4 20) 72 3 1 9 1 9 42

1.

ZADÁNÍ

▪3▪

2.

ABSTRAKT V této bakalářské práci jsem se především zaměřil na elektronickou fakturaci, která je hlavní

součástí oběhu účetních dokladů v podnicích. Popisuji, jaké náležitosti by měla elektronická faktura obsahovat, tak aby byla v souladu s legislativou. Dále se věnuji popisu celého procesu předávání tohoto typu účetního dokladu, od vystavení až po archivaci tak, aby by byla zabezpečena průkaznost těchto dokladů pro různé účely. Cílem práce je sumarizovat informace a diskutovat možnosti zavedení výhradně elektronického oběhu účetních dokladů v podnicích. Došel jsem v této problematice k závěru, že mnoho lidí se této formy komunikace obává z důvodu špatné informovanosti. To znamená, že raději budou dále používat již osvědčenou papírovou formu, než si přidávat práci se zaváděním nového systému fakturace. U velkých firem se však již nový elektronický přístup zavádí, přičemž motivací je zejména razantní snížení nákladů; problém zůstává u menších firem, které mají obtíže přizpůsobit se aktuálnímu vývoji.

Dále jsem se zaměřil na nový způsob komunikace mezi podniky pomocí datových schránek, které byly spuštěny 1. července 2009. Cílem bylo zjistit, jaký vliv bude mít tato komunikace na oběh účetních dokladů a zda se vůbec vyplatí komunikovat přes tento nový komunikační kanál. Došel jsem zde k závěru, že i přes určité nevýhody jsou datové schránky mnohem bezpečnější oproti jiným způsobům komunikace (např. e-mail), neboť je známo, kdo opravdu dokument zaslal a také hlavně za proces přenosu ručí Česká pošta, s. p., obdobně jako např. u doporučeného dopisu. Nevýhodou je, že každá zaslaná Poštovní datová zpráva je zpoplatněna významnou částkou, což odrazuje většinu podniků. Česká pošta nabízenou službu nepropaguje, a proto některé subjekty ani netuší, že taková možnost komunikace existuje a tím pádem ji ani nevyužijí.

Klíčová slova: Zaručený elektronický podpis, Kvalifikované časové razítko, Datová schránka, Certifikační autorita, Spisová služba, Poštovní datová zpráva, metadata, E-government, PDF, ISDOC.

▪4▪

3.

ABSTRACT In my bachelor work, I mainly focus on electronic invoicing, which is the main part of the

accounting document workflow. The legal requirements on the content and form of accounting documents are described. Then the process of transmitting an accounting document, from issuance to archiving, is outlined in order to achieve conclusive evidence of accounting for various purposes. The aim is to introduce and inform about the possibilities of establishing an entirely electronic workflow of documents in accounting entities. I arrived at the conclusion that many people are concerned about this form of communication because of inadequate information. That means they prefer to continue to use already proven paper forms rather than learn a new billing system. Large companies are already using electronic invoicing because they found that they can rapidly reduce their costs; the problem is more on the side of smaller companies that are unwilling to adapt.

Furthermore, I focus on a new method of communication between companies using Data Mailboxes which has been running since 1.7.2009. The aim is to determine what impact this type of communication has, and will have, on document workflow, and whether it pays to communicate via this communication channel. When comparing data boxes with other types of communication such as e-mail we can conclude that the data boxes – despite some disadvantages – are very much safer, as the sender of a document is known and the transmission is authenticated by Czech Post in the same manner as a registered letter. Unfortunately, data messages transmitted by data boxes are quite expensive, which discourages their broader application. Another problem is that Czech Post is not advertising these services; so many companies do not use them because they do not know that they are available.

Keywords: Electronic signature, time stamp, Data Mailbox, qualified certification autority, administrative agenda, Mail data message, metadata, E-government, PDF, ISDOC.

▪5▪

4.

PROHLÁŠENÍ

Prohlašuji, že svou bakalářskou práci na téma Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů jsem vypracoval samostatně pod vedením vedoucího bakalářské práce a s použitím odborné literatury a dalších informačních zdrojů, které jsou v práci citovány a jsou též uvedeny v seznamu literatury a použitých zdrojů. Jako autor uvedené bakalářské práce dále prohlašuji, že v souvislosti s vytvořením této bakalářské práce jsem neporušil autorská práva třetích osob, zejména jsem nezasáhl nedovoleným způsobem do cizích autorských práv osobnostních a jsem si plně vědom následků porušení ustanovení § 11 a následujícího autorského zákona č. 121/2000 Sb.

V Praze dne

……………………….. Jiří Novák

▪6▪

5.

PODĚKOVÁNÍ

Děkuji vedoucímu bakalářské práce Ing. Davidovi Procházkovi, Ph.D. za účinnou metodickou, pedagogickou a odbornou pomoc a další cenné rady při zpracování mé bakalářské práce.

▪7▪

6.

OBSAH

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Zadání .......................................................................................................................................3 Abstrakt .....................................................................................................................................4 Abstract .....................................................................................................................................5 Prohlášení .................................................................................................................................6 Poděkování ...............................................................................................................................7 Obsah........................................................................................................................................8 Úvod ..........................................................................................................................................9 eGovernment ..........................................................................................................................10 8.1 eGovernment v ČR .......................................................................................................10 9. Datové schránky .....................................................................................................................12 9.1 Co je datová schránka? ................................................................................................12 9.2 Datová zpráva...............................................................................................................15 10. Elektronická fakturace.............................................................................................................17 10.1 Elektronický podpis .......................................................................................................18 10.2 Problematika zasílání a přijímání elektronických faktur................................................19 10.3 Jak v praxi funguje elektronický podpis? ......................................................................21 10.3.1 Připojení elektronického podpisu.............................................................................22 10.3.2 Volba typu komunikace............................................................................................23 10.3.3 Ověření elektronického podpisu ..............................................................................25 10.3.4 Archivace a elektronické časové razítko .................................................................32 11. PDF vs. ISDOC .......................................................................................................................35 12. Datové schránky a účetní doklady ..........................................................................................37 13. Spisové služby ........................................................................................................................38 13.1 Software pro datové schránky ......................................................................................39 14. Statistiky elektronické výměny dat v ČR a EU ........................................................................41 15. Oběh účetních dokladů společnosti CONSULT s.r.o..............................................................43 15.1 Shrnutí CONSULT s.r.o. ...............................................................................................47 16. Závěr .......................................................................................................................................49 17. Conclusion...............................................................................................................................51 18. Seznam použité literatury........................................................................................................53 19. Seznam obrázků .....................................................................................................................55 20. Seznam tabulek ......................................................................................................................56

▪8▪

Bakalářská práce Název práce v ČJ: Zavedení DS a jejich vliv na oběh účetních dokladů 9Název práce v AJ: Implementation of Data Mailboxes and Their Influence on Document Workflow

7.

ÚVOD Cílem této bakalářské práce je podrobně popsat postup předávání a uchovávání

elektronických účetních dokladů v podnicích, tak aby vše bylo v souladu s legislativou. Dále také porovnat výhody či nevýhody elektronických komunikačních kanálů: e-mailu a datová schránka.

Datové schránky jsou revoluční věcí v českém eGovernmentu. Po zavedení 1.7.2009 jsou veškeré orgány veřejné moci povinny komunikovat prostřednictvím těchto schránek a dále takto doručovat všem, kteří mají datové schránky zřízeny. Povinně jsou datové schránky zřizovány (kromě orgánů veřejné moci) také všem právnickým osobám zřízeným zákonem anebo zapsaným v obchodním rejstříku. Omezuje se tedy papírová forma komunikace, která byla platná do uvedení v účinnost zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Od 1. ledna 2010 je také umožněna komunikace mezi právnickými osobami, podnikajícími fyzickými osobami a fyzickými osobami navzájem. Umožní tím tedy zasílání faktur nebo obdobných žádostí o zaplacení mezi těmito subjekty. To je impulsem pro zjištění, zda podniky či podnikající osoby budou chtít tuto službu opravdu využívat.

Zaměřím se také na výhody software, který umožní propojit datové schránky tak, aby byly více uživatelsky přívětivé. Dále se budu zabývat novým formátem elektronické faktury (ISDOC) a vysvětlím, proč je tento formát lepší než klasický PDF. Budu též analyzovat statistiky elektronické komunikace mezi podniky v České republice a provedu porovnání se zeměmi Evropské unie. Na konci této práce ukáži na příkladu reálné společnosti, jak elektronické doklady (zasílané e-mailem či přes datové schránky) umožňují snížit náklady.

Přínosem této bakalářské práce by měl být ucelený pohled na elektronickou výměnu účetních dokladů mezi podniky, včetně vlivu zavedení datových schránek na komunikaci mezi podniky.

▪9▪

Bakalářská práce Název práce v ČJ: Zavedení DS a jejich vliv na oběh účetních dokladů 10 Název práce v AJ: Implementation of Data Mailboxes and Their Influence on Document Workflow

8.

EGOVERNMENT Slovo eGovernment je v anglickém pojetí electronic government, což v překladu znamená

elektronické vládnutí či elektronická správa. Můžeme se také setkat s názvy e-gov, digital government, online government nebo také transformational government. eGovernment vytváří elektronickou, komfortní, transparentní a levnou komunikaci mezi:

1

•

Government-to-Citizen (G2C) – komunikace mezi úřady a občany

•

Government-to-Business (G2B) – komunikace úřadů s firmami

•

Government-to-Government (G2G) – komunikace úřadů mezi sebou

8.1 eGovernment v ČR Dnešní eGovernment v České republice se skládá z několika částí, jak ilustruje Obr. 1. Egon je symbolem českého eGovernmentu, který je tak přirovnáván k živému organismu člověka, kde vše souvisí se vším a fungování jednotlivých části se navzájem podporuje.

Obrázek 1: Egon

Zdroj: http://www.datoveschranky.info

Jednotlivě je tato postava popsána následovně. Končetiny jsou zde Czech Pointy, což jsou místa, ze kterých můžete komunikovat s orgány veřejné moci. Czech Point vám usnadní běhání po úřadech. Je to také asistované místo, kde si každý může nechat vytisknout ověřený výpis z

1 Wikipedia [online]. Dostupné na WWW:

▪ 10 ▪


Živnostenského rejstříku, Obchodního rejstříku, z Katastru nemovitosti anebo Rejstříku trestů. Tyto Czech Pointy naleznete všude po celé České Republice na obecních či městských úřadech, na pobočkách České pošty atd.

2

Další částí eGona je mozek. Pod mozek se řadí základní registry veřejné správy. Je to bezpečná a neustále aktualizovaná databáze dat (informací) o občanech a státních i nestátních subjektech. Patří sem registr obyvatel, registr osob, registr práv a povinností, registr územní 2

identifikace, adres a nemovitostí.

Srdcem se stávají samotné datové schránky. Je to datové úložiště které slouží 2

k doručování dokumentů a provádění úkonů vůči úřadům, ale také nově komunikací mezi podniky.

Jako oběhová soustava je tu Komunikační infrastruktura veřejné správy (KIVS). Je to komunikační infrastruktura celé veřejné správy s veřejností a také úřadů mezi sebou. Tato 2

infrastruktura propojuje všechny části eGona a tvoří tak komplexně propojený systém.

2 Datoveschranky [online]. Dostupné na WWW: <www.datoveschranky.info>

▪ 11 ▪


9.

DATOVÉ SCHRÁNKY

9.1 Co je datová schránka? Informační systém datových schránek (IS DS) je informační systém, který se používá k doručování dokumentů mezi orgány veřejné moci navzájem, mezi orgány veřejné moci a právnickými osobami, podnikajícími fyzickými osobami či fyzickými osobami. Také lze provádět úkony směrem k orgánům veřejné moci. Správcem tohoto informačního systému je Ministerstvo vnitra České Republiky a provozovatelem je držitel poštovní licence, konkrétně Česká pošta, s. p. Datová schránka je datové úložiště, do kterého se zasílají datové zprávy od orgánů veřejné moci nebo právnických osob, podnikajících fyzických osob nebo fyzických osob. Jsem-li podnikatel, tak mi úřad veřejné moci zašle datovou zprávu do mé datové schránky, tento způsob doručení má stejnou právní váhu jako doporučený dopis, který byl dříve zasílán listinou formou. A naopak mohu vložit dokument pro příslušný orgán a zaslat jej pomocí DS. V datové schránce lze aktivovat tzv. doručenky. Ty slouží k oznámení příchozí zprávy do schránky pomocí zaslání SMS na mobilní telefon.

2

Tabulka 1: Nejdůležitější milníky datových schránek 1.5.2009 1.6.2009 1.7.2009 1.11.2009 1.1.2010 1.7.2010

Start pilotního ověřování ISDS na vybraných úřadech a organizacích Spuštění otevřeného rozhraní pro uživatele ISDS pro účely testování Start provozu ISDS Nejzazší termín aktivace datových schránek zřízených ze zákona Zahájení komerční komunikace mezi datovými schránkami fyzických osob, podnikajících fyzických osob podnikajících fyzických osob a právnických osob navzájem, pouze pro faktury Zahájení komerční komunikace mezi datovými schránkami fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob navzájem, bez omezení


Po zavedení DS 1. července 2009 jsou orgány veřejné moci

povinny komunikovat

s právnickými osobami pomocí těchto datových schránek. Od 1. ledna 2010 se datová schránka stala zaručeným komunikačním kanálem pro zasílání elektronických faktur a podobných výzev k zaplacení mezi právnickými osobami, fyzickými podnikajícími osobami a fyzickými osobami. Od 1. července 2010 potom může být věcný obsah dokumentů vložených do datové schránky libovolný.

2


▪ 12 ▪


Obrázek 2: Schéma datové schránky

Zdroj: http://www.aipsafe.cz/cs

Obr. 2. znázorňuje, kdo má přístup k datovým schránkám. Uživatelský přístup, to jsou tedy uživatelé datových schránek, administrátorské rozhraní např. soudy, provozovatel, policie a další dle zákona. A jako poslední může být na datové schránky napojena tzv. spisová služba, o které bude řeč níže. Plánuje se napojení registru adres, obchodních rejstříků a registr podnikatelů. Na co mohu použít Datovou schránku:3 E-podání České správě sociálního zabezpečení: •

evidenční listy důchodového pojištění

•

přihlášky a odhlášky zaměstnanců k důchodovému pojištění

•

přehled o příjmech a výdajích OSVČ

•

oznámení o nástupu do zaměstnání

3 Lukášová, J Elektronická komunikace zavládla světu podnikatele. Podnikatel [online]. [cit. 2009-16-11] Dostupné na WWW:

▪ 13 ▪


E-podání finančnímu úřadu: •

daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob

•

daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob

•

daňové přiznání k dani z nemovitosti

•

vyúčtování daně z příjmů fyzické osoby ze závislé činnosti a z funkčních požitků

E-podání Veřejné zdravotní pojišťovně: •

přehled o příjmech a výdajích OSVČ

•

oznámení pojištěnce

•

oznámení o změnách v evidenci zaměstnavatele

K čemu má podnikatel přístup na CZECH POINTECH: •

obchodní rejstřík

•

živnostenský rejstřík

•

katastr nemovitostí

•

rejstřík trestů

•

centrální registr řidičů

•

systém kvalifikovaných dodavatelů

•

autorizovaná konverze dokumentů

•

žádost o zřízení datové schránky

▪ 14 ▪


9.2 Datová zpráva Datová zpráva je elektronický dokument orgánů veřejné moci a úkon prováděný vůči orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky který je upraven zákonem č. 300/2008 Sb.. Vyhláška č. 194/2009 Sb. upravuje přípustné formáty datové zprávy, které se můžou používat. Díky těmto omezením jsou schopny navazující informační systémy jako spisové služby nebo systémy pro správu dokumentů přečíst tyto standardní datové zprávy a to lépe než kdyby byl obsahem jen prostý text. Další věcí u datových zpráv je ochrana a to pomocí elektronické značky (e-razítko) a časové značky (kvalifikované časové razítko) viz. v kapitoly 10.2 Elektronický podpis a 10.4.4 Archivace a časové razítko. Obsahem datové zprávy může být jedna nebo více příloh v datových formátech, které jsou povoleny výše citovanou vyhláškou.

Přípustné formáty datové zprávy: Tabulka 2: Formáty příloh datové zprávy pdf (Portable Document Format) PDF/A xml (Extensible Markup Language Document) fo/zfo (602XML Filler dokument) html/htm (Hypertext Markup Language Document) odt (Open Document Text) ods (Open Document Spreadsheet) odp (Open Document Presentation) txt (prostý text) rtf (Rich Text Format) doc (MS Word Document)

xls (MS Excel Spreadsheet) ppt (MS PowerPoint Presentation) jpg/jpeg/jfif png (Portable Network Graphics) tiff (Tagged Image File Format) gif (Graphics Interchange Format) mpeg1/mpeg2 wav (Waveform Audio Format) mp2/mp3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3) isdoc/isdocx


Datová zpráva je doručena, jakmile se přihlásíte do vaší datové schránky. Jestliže se oprávněná nebo pověřená osoba nepřihlásí do své datové schránky do 10 dnů, platí tzv. fikce doručení, to znamená, že tato zpráva byla doručena a vy nemáte možnost se vymluvit, že jste tuto zprávu neobdržel. Pokud z nějakého závažného důvodu nemůžete zprávu vyzvednout, můžete zažádat o prominutí zmeškání úkonu. O toto prominutí můžete zažádat do 15 dnů ode dne, kdy se 2

příjemce s touto zprávou opravdu seznámil, nejpozději však do 6 měsíců po doručení.


▪ 15 ▪


Jak už jsem se zmínil, od 1. ledna 2010 je možné zasílat elektronické faktury a podobné výzvy k zaplacení mezi právnickými osobami, fyzickými podnikajícími osobami a fyzickými osobami pomocí datových schránek. Není to povinnost, ale alternativa k zasílání faktur běžným e-mailem. Tato služba, kterou nabízí Česká pošta, se nazývá Poštovní datová zpráva. Odesílání těchto faktur či výzev k zaplacení je zpoplatněno, ale příjem zpráv je již zdarma. Více o cenách těchto zpráv v následující tabulce:

Tabulka 3: Ceník datových zpráv Odesílání Poštovní datové zprávy

15,04 Kč

Cena za odeslanou Poštovní datovou zprávu

Poplatek za využívání Počet zpráv za měsíc 1-10 11-50 nad 50

Cena/měsíc 50 Kč 35 Kč 20 Kč

Ceny jsou uvedeny bez 20% DPH Zdroj: http://www.datoveschranky.info

Díky Poštovní datové zprávě,

je možné komunikovat s firmami zabezpečenou cestou.

Pokud budete používat datové schránky pro odesílání datových zpráv orgánům veřejné moci a mezi soukromými subjekty, nepotřebujete žádný zaručený elektronický podpis ani časovou značku. Vaše DS má vaše identifikační údaje, tím pádem není zapotřebí vystavovat žádný certifikát s elektronickým podpisem. Ale pokud budete muset podepisovat dokument více lidmi, tak zaručený elektronický podpis potřebujete.

Na obrázku č. 3. vidíme, jak vypadá datová zpráva. Když odstraníme dokument, tak zůstanou jen metadata. Metadata bych přirovnal k obálce (něco jako poštovní obálka, na které se nachází informace o příjemci atd.). V ní je obsažen zaručený elektronický podpis, ID zprávy a také zaručené elektronické razítko. Takovou datovou zprávu můžete archivovat na vašem PC, ale jen v kompletní podobě metadata + obálka = datová zpráva. A to z důvodu archivace a zpětné kontroly. Obrázek 3: Datová zpráva Metadata

Dokument

Metadata

Metadata

Metadata

Metadata Zdroj: vlastní

▪ 16 ▪


10. ELEKTRONICKÁ FAKTURACE Co nám přináší elektronická fakturace? S rozmachem internetu a nových technologií přišla revoluce v zasílání elektronických dokumentů, a to pomocí e-mailu nebo jiných přenosových kanálů. Poslední dobou začíná být moderní zasílání elektronických faktur pomocí e-mailu, či jiným způsobem např. pomoci datových schránek, ale problém je v tom, že většina lidí se této formy komunikace bojí. Bojí se hlavně nevědomosti, jaké náležitosti má taková elektronická faktura obsahovat, tak raději zašlou fakturu obojím způsobem, a to papírově i elektronicky, aby se vyhnuli problémům. Problém je, že jsou špatně informovaní, není nikdo, kdo by jim to jednoduše vysvětlil, a nechtějí měnit svůj stávající systém v oběhu účetních dokladů.

Já sám jsem měl velký problém najít alespoň základní informace, jak zákonně postupovat při elektronické komunikaci, neboť každý tvrdí něco jiného a řekněme si otevřeně, že když zabrouzdáme v zákonech, tak se stejně nic pořádného nedozvíme, jelikož je to velmi zapeklitě popsané. Ti lidé, kteří zasílají faktury elektronicky i papírovou formou, z mého pohledu nekomunikují elektronicky, jen si přidávají práci, a tím pádem i zvyšují své náklady. Kdyby byly informovaní a nebáli se komunikovat pouze elektronickým způsobem, přineslo by jim to možnost plné automatizace oběhu elektronických dokladů, zrychlení procesu dokumentu (faktura je přenesena během několika vteřin), úsporu lidské práce i času (balení a distribuce obálek), zamezení vzniku chyb (přepisování dokladů), úspora nákladů na poštovné a v neposlední řadě i úspora papíru (ekologie).

V další kapitole se pokusím vysvětlit, jak to opravdu má v praxi fungovat. Bohužel je tu mnoho lidí, kteří se nechtějí přizpůsobovat pouze elektronické komunikaci, a to je tedy důvod, proč dosud nedošlo k patřičnému rozvoji tohoto způsobu komunikace.

▪ 17 ▪


Vývoj ukazatelů po zavedení elektronické fakturace : (původní stav v porovnání s novým stavem – shrnutí hlavních přínosů) Tabulka 4: Výhody zavedením el. fakturace Zpracování dokladu Administrativní náklady Zamezení chyb Zlepšení kontroly/likvidace Úspora pracovníků

Původní stav

Nový stav

Zlepšení

5 dní

1 den

o 80 % kratší

2 USD

1 USD

o 50 % nižší

5%

0,05%

o 99 % méně

3%

2,50%

o 15 % méně

30

15

o 50 % méně

Zdroj: www.spis.cz/fileadmin/docs/Projekty/Elektronicka_fakturace/brozura_tisk.doc

10.1

Elektronický podpis Elektronický podpis je elektronický identifikační údaj autora, tedy odesílatele, který je 4

připojen k odesílanému dokumentu pro zajištění: •

Autenticity :

Lze ověřit původ dokumentu (kdo dokument odeslal).

•

Integrity :

Lze prokázat, že soubor nebyl měněn a nedošlo k žádnému poškození.

•

Nepopíratelnost : Autor nemůže tvrdit, že podepsaný elektronický podpis nevytvořil.

Identifikační údaje, jako jména, adresa, sídlo společnosti, rodné nebo jiné identifikační číslo, jsou obsahem elektronického podpisu. Můžeme se setkat se dvěma typy elektronických podpisů - prostý elektronický podpis a zaručený elektronický podpis. Rozdíl mezi nimi je obdobný, jako kdybyste měli úředně neověřený a úředně ověřený vlastnoruční podpis. Nastal by tedy 4

problém při ověření pravosti vlastnoručního podpisu.

Zatím co elektronický podpis se používá u fyzických osob, kteří jednají svým jménem nebo jménem právnické osoby nebo jejího orgánu, elektronická značka může také označovat právnickou 4

osobu nebo orgán veřejné moci obdobně jako firemní nebo úřední razítko.

4 Wikipedia [online]. Dostupné na WWW:

▪ 18 ▪


Abyste mohli mít takovýto elektronický podpis, musíte si zakoupit certifikát u jakékoliv kvalifikované certifikační autority. Ty jsou v ČR tři, a to První certifikační autorita, a. s., Česká pošta, s. p. a eIdentity, a. s.. Vygenerujete si privátní klíč, ke kterému vám přiřadí digitálně podepsaný veřejný šifrovací klíč, obsahující zmíněné informace, o osobě či podniku používající tento certifikát, a to důvěryhodně podepsané a dále informace o vydavateli certifikátu.

10.2

Problematika zasílání a přijímání elektronických faktur Setkal jsem se při řešení této bakalářské práce s mnoha případy, kdy se lidé ostře

dohadovali o tom, jestli na faktuře musí být elektronický podpis nebo nemusí. Jedni říkají, že za celou dobu nepoužil u elektronické fakturace elektronický podpis, a druzí zase, že tento podpis používají a ti, kteří ho nepoužívají, budou mít v budoucnu velké problémy s dokazováním pravosti faktury. Zde se vám pokusím vše vysvětlit.

Problematiku vydávání daňových dokladů v elektronické podobě řeší zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, a ten říká, že:

„Daňový doklad může být vystaven se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v elektronické podobě, pokud jej plátce nebo osoba uvedená v odstavci 3 opatřila zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen „uznávaný elektronický podpis“) nebo elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen „uznávaná elektronická značka“) nebo pokud je zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou informací (EDI)“

5

5 Bussines Center [online]. Dostupné na WWW: 6 RŮŽIČKA, J. Podepisování účetních dokladů zasílaných elektronickou cestou. Asbs [online]. [cit. 2009-0304]. Dostupné na WWW:

▪ 19 ▪


Tento paragraf se nevztahuje na zasílání elektronických daňových dokladů v PDF či jiném přípustném formátu. Daňovým dokladem v elektronické podobě v tomto odstavci se myslí datová věta exportovaná z účetního systému prodávajícího, zpravidla přímo importovaná bez lidského 6

zásahu do účetního systému kupujícího.

Pokud jste vystavili fakturu a zasíláte ji e-mailem či jiným způsobem, nemusíte ji opatřit elektronickým podpisem a to je řečeno v § 26-35 zákona o DPH. V papírové formě faktury je to samé, pokud vystavíte někomu daňový doklad, nemusíte jej podepisovat. Může nastat to, že příjemce po vás bude elektronický podpis vyžadovat. Je to z důvodu toho, že příjemce nemá jistotu, že jste tuto fakturu opravdu vystavil vy, a diky elektronickému podpisu si také chce zajistit integritu faktury, tedy její neměnnost a autenticitu.

Co by měl obsahovat účetní doklad, definuje zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Jestli tento dokument bude použit jako daňový doklad, který je v účetnictví, pak musí být opatřen zaručeným elektronickým podpisem nebo zaručenou elektronickou značkou.

Znění zákonu č. 563/1991 Sb:

Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:

7

a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Je-li daňový doklad zaslán bez zaručeného elektronického podpisu, tak osoba, která je odpovědná za účetní případ a osoba odpovědná za jeho zaúčtování, musí tento účetní doklad podepsat zaručeným elektronickým podpisem, aby tímto stvrdila, že údaje na faktuře jsou pravdivé, a také tím zajistí neměnnost faktury, což je jeden z požadavků v §27 uchovávání daňových dokladů odst. 5 zákona o DPH „Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů,

7 BussinesCenter [online]. Dostupné na WWW:

▪ 20 ▪


neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k 8

nim bez zbytečného odkladu“ .

Pokud je daňový doklad zaslán se zaručeným elektronickým podpisem, tak máme zajištěnou autenticitu dokladu a také víme, kdo nám opravdu doklad zaslal. Zodpovědná osoba za účetní případ (může to být vedoucí střediska, který provedl objednávku) a osoba odpovědná za jeho zaúčtování (účetní) musí ještě znovu doklad elektronicky podepsat tak, aby byly splněny podmínky účetního dokladu.,

Nesmíme zapomenout přidávat časové razítko, a to z důvodu, které jsem uvedl v kapitole 10.4.4 Archivace a elektronické časové razítko.

10.3

Jak v praxi funguje elektronický podpis? Zde popíší, jak se používá elektronický podpis při odesílání, přijímání a archivaci faktury.

Tento příklad ukazuje elektronickou fakturaci u podniků, kde nepoužívají žádny agendový informační systém či elektronickou spisovou službu. Jsou to malé podniky, které si takovýto systém nemůžou dovolit a vše musí provádět ručně. Je to zde použito jen pro ilustraci, jak to ve skutečnosti opravdu funguje.

Řekněme, že pan Novák vlastní firmu Papírna s.r.o, která vyrábí klasický papír do tiskáren, ten dostal objednávku od pana Procházky, který vlastní investiční společnost Investice s.r.o, na dodání několika balení papírů k tisku. Jelikož firma pana Nováka dostává denně desítky objednávek, tak rozesílá faktury elektronicky, z důvodu úspory času i financí. Účetní tedy zpracuje objednávku a vystaví panu Procházkovi fakturu v určité částce. Dále se může dohodnout s účetní pana Procházky, zda chce, aby byl připojen zaručený elektronický podpis, protože zákon neukládá povinnost podepisovat daňový doklad. Pokud ho bude chtít, tak účetní pana Nováka připojí elektronický podpis k faktuře a zašle ji pomocí emailu nebo datové schránky (u datových schránek nepotřebujeme při zasílání dokumentu elektronický podpis, výhody a nevýhody této skutečnosti budeme rozebírat v jiné kapitole) panu Procházkovi. Účetní pana Procházky přijme fakturu, rozbalí soubor v programu, který je kompatibilní s formátem faktury, dále se provede integrita obsahu faktury (srovnání hashe viz. níže) a také je zkontrolováno, jestli veškeré informace na faktuře sedí s požadovanou objednávkou. Jestliže je vše v pořádku, stačí elektronicky podepsat osobou odpovědnou za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování a

8 Lan Consult [online]. Dostupné na WWW:

▪ 21 ▪


dokument orazítkovat kvalifikovaným časovým razítkem, (pokud již neprovedla účetní, která fakturu vystavila nebo byl doklad zaslán přes datové schránky), poté může být faktura založena do archivu (datového úložiště).

Máme tedy nějaké 4 fáze při zasílání el. faktury: 1) Připojení elektronického podpisu 2) Volba typu komunikace 3) Ověření Elektronického podpisu 4) Archivace

10.3.1

Připojení elektronického podpisu

Abyste mohli elektronicky podepsat fakturu, musíte vlastnit certifikát vydaný kvalifikovanou certifikační autoritou. Vy sami si vygenerujete svůj privátní klíč, ke kterému nikdo nemá přístup, poté vám certifikační autorita vystaví na tento privátní klíč certifikát, což je vlastně jakési potvrzení, že jste to vy, kdo vlastní tento privátní klíč, a že také k němu patří příslušný veřejný klíč. Při podepisování se vytvoří tzv. hash (něco jako otisk prstu), který se pomocí privátního klíče zašifruje a k tomuto zašifrovanému hashy (vždy skupina čísel ve stejné délce) se přidá certifikát s veřejným klíčem a vznikne podepsaný dokument.

Obrázek 4: Elektronické podepisování

Zdroj: http://www.wikipedia.com

▪ 22 ▪


10.3.2

Volba typu komunikace

Máme více možností jak zaslat takto podepsanou fakturu: 1) Pomocí e-mailové služby 2) Pomocí datové schránky 3) Jiná služba 4) Fyzické předání (disk, USB)

Zmínil bych se jen o prvních dvou, a to pomocí e-mailu anebo datové schránky. Rozdíly mezi nimi jsou takové:

Tabulka 5: E-mail vs. Datová schránka E-mail

Datová schránka

Nezpoplatněno Jakýkoliv formát Zprávy se zde nemažou Nevíte, jestli fakturu opravdu obdržel

Zpoplatněno Jen formáty které jsou povolené Po 90 dnech se zprávy mažou Garantované doručení

Zdroj: Vlastní

E-mail vs. Datová schránka Pokud subjekt bude chtít komunikovat pomocí e-mailového klienta, měl by si uvědomit několik skutečností. Začal bych tím, že e-mail není zpoplatněn. Na první pohled se tedy jedná o výhodnější formu elektronické komunikace, než si zřizovat datovou schránku. Ano, to má pravdu, Česká pošta, s.p. si při komunikaci B2B (bussines to bussines) účtují již zmíněných 18 Kč s DPH + paušální cena za počet zaslaných Poštovních datových zpráv.

Další věcí je omezenost v zasílání jiných formátů než dovolených u datových schránek, přitom u e-mailu můžeme zasílat libovolný formát, pokud nám jej druhá strana přijme. Formáty, které jsou přípustné pro datové schránky, jsem vypsal v kapitole 9.3 Datová zpráva. Archivovat dokumenty v e-mailu můžete do té doby, než se vašemu provozovateli e-mailové schránky smaže databáze, tedy jak dlouho chcete, ale u datových schránek můžete ponechat datové zprávy jen po dobu 90 dní, pokud si tyto zprávy neuložíte, budou tyto zprávy automaticky smazány a vy budete mít problém.

▪ 23 ▪


V čem je tedy lepší komunikovat přes datové schránky? Rozdíl je v tom, že komunikace pomocí e-mailu je nebezpečná, přirovnal bych to k tomuto příkladu: Vytvoříte papírovou fakturu, kterou dáte do obálky, napíšete adresu a provedete náležitosti, které jsou potřeba u zasílání dopisů poštovní službou. Tak jste si vyšli k nejbližší podatelně či schránce, ale zavolají vám, že musíte okamžitě do práce, tak vy uvidíte chlapce a řeknete mu, jestli by nebyl tak hodný a za 20 Kč by vám nehodil tento dopis na poštu a vy si spokojeně jdete do práce. Jak teď víte, že opravdu chlapec došel na poštu a poslal dopis? Mohl si klidně peníze nechat a dopis zahodit. Začnete pochybovat, jestli jste opravdu udělal dobře. Na tomto příkladu jsem se snažil ukázat to, že když důležitý dokument zasíláte pomocí e-mailu, nemáte vůbec jistotu, jestli dokument dojde do správných rukou anebo jestli vůbec dojde. Za další nemáte jistotu, že e-mail někdo po cestě k tomu druhému nezachytil a neodposlouchával. Není zde totiž zajištěna taková bezpečnost jako u datových schránek, kde za přenos ručí Česká pošta, tak jako byste zasílali dopis klasickou poštou (např. obsahuje jako doručenky, jako v případě zasílání dopisů doporučeně).

Teď se vrátím k dalším negativním věcem v této problematice. Při řešení problému platby za datovou zprávu u datových schránek bych řekl tohle: Chcete mít bezpečný přenos? Chcete opravdu vědět, že vaše Poštovní datová zpráva došla tam, kam má? Chcete předat zodpovědnost za ztrátu zprávy někomu jinému, než si za vše ručit sám? K tomu vám poslouží Datová schránka.

Další věcí je, že pokud budete komunikovat pomocí DS budete muset používat jen předepsané formáty datových zpráv, které předepisuje vyhláška č. 194/2009 Sb.

Kdo již

komunikoval pomocí e-mailu, tak ví, že ty formáty, které jsou podporovány v DS, jsou většinou stejné, jaké již používal. Například nejrozšířenější je PDF či PDF/A. Takže se nemusíte bát, že v tomto směru budete nějak omezováni.

Zprávy, které dostanete do DS se po 90 dnech smažou. Tohle je opravdu nevýhoda, ale je možné tyto dokumenty stáhnout do svého PC na pevný disk či na jiné přenosné médium. Nebo si také můžete za úplatek pořídit službu, která se vám o archivaci postará. Více v kapitole 10.4.4 Archivace a elektronické časové razítko

▪ 24 ▪


10.3.3

Ověření elektronického podpisu

Dostali jsme se do fáze, kdy účetní pana Procházky přijala od účetní pana Nováka podepsanou elektronickou fakturu. Ověření spočívá v tom, že po rozšifrování podpisu veřejným klíčem autora a nezávislého výpočtu hashe z faktury se tyto dva hashe porovnají a pokud jsou shodné, tak ověření proběhlo v pořádku a potvrdila se tím integrita (neměnnost) faktury.

Obrázek 5: Ověření elektronického podpisu

Zdroj: http://www.wikipedia.com

▪ 25 ▪


Když jste přijali fakturu od společnosti, která vám ještě nikdy předtím nezaslala žádný podepsaný dokument, tak ověření podpisu v Acrobat Readeru ve formátu PDF vypadá takto:

Obrázek 6: Ověření podpisu v Adobe Readeru

Zdroj: www.ekokom.cz/assets/Klienti/Elektronick__podpis_manu_l_1.0.pdf

Zde vám stav ověření podpisu řekne pouze, že integrita v tomto dokumentu nebyla změněna. Identita autora podpisu se bude muset ověřit následujícím způsobem. Klikneme na vlastnosti podpisu.

Obrázek 7: Stav ověření podpisu Adobe Reader


▪ 26 ▪


Vlastnosti podpisu nám říkají že dokument nebyl změněn, ale identita je neznámá. Také zde můžeme vidět, že dokument neobsahuje kvalifikované časové razítko, ale pouze čas z hodin počítače, kde byl doklad vystaven. Zvolíme zobrazit certifikát.

Obrázek 8: Vlastnosti podpisu Adobe Reader

Zdroj: www.ekokom.cz/assets/Klienti/Elektronick__podpis_manu_l_1.0.p

V prohlížeči certifikátů naleznete sériové číslo certifikátu. ¨ Obrázek 9: Sériové číslo certifikátu


▪ 27 ▪


Na webových stránkách http://qca.postsignum.cz/www/query_crt.php (což je jedna ze tří certifikačních autorit, která je kvalifikovaná k vydávání certifikátů) přepíšete sériové číslo certifikátu, do kolonky vyhledání podle sériového čísla certifikátu.

Obrázek 10: Ověření certifikátu


▪ 28 ▪


Zde už uvidíte, jestli vámi přijatý certifikát v dokumentu je platný. Obrázek 11: Stav certifikátu


Pokud tohle nechcete absolvovat pokaždé, když vám přijde podepsaný dokument od stejné společnosti, tak si budete muset tento certifikát přidat k důvěryhodným certifikátům na vašem PC.

Obrázek 12: Důvěryhodný certifikát


▪ 29 ▪


Potvrdíte, že opravdu důvěřujete certifikátu přímo z dokumentu. Obrázek 13: Zabezpečení Acrobatu


Zde nastavíte důvěřovat pro podpisy, jako důvěryhodný kořen a certifikované dokumenty.

Obrázek 14: Certifikát jako důvěryhodný kořen


▪ 30 ▪


Pokud vše provedete, jak jsem tu popsal, měli byste při dalším ověřovaní elektronického podpisu od stejné společnosti rovnou vidět v dokumentu, jestli je podpis platný.

Obrázek 15: Elektronicky podepsaný dokument


▪ 31 ▪


10.3.4

Archivace a elektronické časové razítko

Nyní bude muset účetní pana Procházky fakturu archivovat, protože tento typ účetních dokladů se podle zákona musí archivovat po dobu 10 let. Tato fáze je komplikovaná a většina podnikajících osob či právnických osob vůbec netuší, co musí dokument pro archivaci splňovat.

Tato faktura musí být opatřena už zmíněným elektronickým podpisem osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování, ale také kvalifikovaným časovým razítkem. Kvalifikované časové razítko slouží k „orazítkování“ dokumentu a to je důkaz, že v daném čase a v dané podobě tento dokument existoval. Elektronický podpis je především potvrzením identity autora dokumentu nebo odesílatele zprávy (a elektronická značka je obdobou elektronického podpisu, kterou vytvářejí např. elektronické podatelny strojově, automaticky), časové razítko naopak potvrzuje existenci dokumentu v čase.

Mohl by tedy nastat problém, že byste si z archivu vytáhli fakturu, kterou někdo podepsal třeba před 3 roky, ale už jeho certifikát není platný, tak byste těžko dokazovali, že vystavená faktura je opravdu z toho dne, kdy byl dokument podepsán. Elektronický podpis samozřejmě obsahuje datum a čas vzniku podpisu, ale tento čas se bere z hodin vašeho počítače, takže si klidně můžete tento čas změnit. Při dlouhodobé archivaci je tedy za potřebí k faktuře připojit kvalifikované časové razítko, které vám po zaslání hashe dokumentu orazí vaše certifikační autorita, která je k tomuto řádně kvalifikovaná.

Jak archivovat S archivací přichází problém, že obsluha musí být vyškolena na tento způsob zpracování faktur, pokud si provádí archivaci sama, ale i když je používán nějaký agendový informační systém. Dříve jen přijali papírovou fakturu a pokud bylo vše v pořádku, tak ji založili do archívu. Pokud chcete používat elektronickou fakturaci, musíte elektronicky podepisovat, ověřovat, obnovovat certifikát, zasílat hashe dokumentu k ověření kvalifikovaným časovým razítkem atd.

S rozmachem zasílání elektronických dokumentů pomocí DS vznikly na trhu služby, které se vám postarají o archivaci elektronických účetních dokumentů a uchovají je v jejich archivačních systémech, nebo si zakoupíte software, který vám na míru implementují ve vaší organizaci. Starají se vám např. o automatické stahování zpráv před uplynutím 90 denní lhůty.

Nebo si dokážete sami archivovat a to na svůj pevný disk, server, flash disk, CD či DVD. Ale budete muset všechny potřebné věci pro archivaci provádět vy za použití software, který

▪ 32 ▪


podporuje časová razítka. Takovýto software vám automaticky po přihlášení k certifikační autoritě zajistí elektronické časové razítko. Například to dokáže program PDF-XChange 4 Pro, na kterém vám ukáži, jak jednoduché je pořídit kvalifikované časové razítko. Na obrázku můžete vidět zaškrtnuté políčko připojit časové razítko.

Obrázek 16: Připojení časového razítka

Zdroj: http://www.pdfxchange.cz/download/PDF-XC 1

▪ 33 ▪


Tento obrázek ilustruje nastavení serveru časových razítek, kam se bude hash dokumentu zasílat. Tyto údaje získáte od vaší certifikační autority

Obrázek 17: Nastavení serveru časových razítek


Ověření a připojení časového razítka trvá jen krátký okamžik. Poté se můžete přesvědčit, zda jste opravdu přiložili časové razítko. Ukáže se vám ve vlastnostech podpisu.

Obrázek 18: Časové razítko připojeno


▪ 34 ▪


11. PDF VS. ISDOC Nejpoužívanějším formátem elektronických faktur se všemi legislativními náležitostmi je dnes PDF nebo novější PDF/A, z anglického slova Portable Document Format. Tento formát vyvinutý společností Adobe zajišťuje ukládání dokumentů nezávislé na softwaru i hardwaru, na kterém byl tento soubor vytvořen. Výhodou tohoto formátu je, že text i obrázky budou vždy na všech zařízeních zobrazeny stejně. PDF umožňuje zobrazit dokument tak, jak by vypadal na papíře a také jej můžete snadno vytisknout. Skoro každý už s tímto formátem přišel do styku a používá ho každý den. PDF se nepoužívá jen pro fakturaci, ale pro jakýkoliv dokument.

9

Nevýhodou tohoto formátu je, že není vhodný pro automatizovaný import do informačního systému (ekonomického systému). Potřebovali bychom nějaký formát který zašleme a příjemce bude schopný automaticky přetáhnout veškerá data z faktury do svého IS. U formátu PDF se vždy 9

veškeré údaje ručně přepisují anebo přenášejí přes „schránku“.

Uvedený problém řeší formát ISDOC, vytvořený Sdružením pro informační společnost (SPIS, dnes ICT Unie). Vzniklo mnoho pokusů o jednotnou fakturaci jako např. EDI. Ale žádný z nich nebyl vhodný pro masové využití. Nevýhodou EDI je složitější nasazení a hlavně ji podporují pouze větší informační systémy. Jsou tedy nepoužitelné pro společnosti, které žádné ekonomické systémy nevlastní (živnostníci či domácnosti). Používali se především jen pro informační systémy velkých společností. Ale nakonec vznikl ISDOC, který mohou využívat jak velké firmy, tak i malí živnostníci. ISDOC byl také podporován Ministerstvem financí a objevil se jako jeden z přípustných formátu v datových schránkách. Mimo jiné byla podepsána Deklarace o společném postupu v oblasti elektronické fakturace v ČR, kterou již podepsalo 25 výrobců informačních systémů. ICT Unie se tak snaží vytvořit používaný standard v elektronické fakturaci. K formátu ISDOC můžete přidávat jak elektronický podpis, tak časové razítko, tím zajistíte veškeré náležitosti účetního 9

daňového dokladu.

9 Elektronická faktura ISDOC. IT SYSTEMS [online]. č. 5/2009. Dostupné na WWW:

▪ 35 ▪


Na Obrázku č.19. můžete vidět jak vypadá samotná elektronická faktura v ISDOC Readeru.

Obrázek 19: ISDOC

Zdroj: http://www.winstrom.eu/produkty/flexibee/vlastnosti/isdoc/

▪ 36 ▪


12. DATOVÉ SCHRÁNKY A ÚČETNÍ DOKLADY Datovou schránku má již povinně zřízena každá právnická osoba v ČR.

Fyzické

podnikající osoby a fyzické osoby přichází na to, že pokud si zavedou datovou schránku, tak budou mít určité usnadnění v podobě vyhnutí se návštěv úřadů. Pokud právnické osoby, podnikající fyzické osoby a fyzické osoby začnou komunikovat přes datové schránky, tak mají spolehlivý a zabezpečený komunikační kanál, přes který budou mít možnost zasílat a přijímat účetní doklady. Je zde zajištěna integrita, autenticita, nepopíratelnost a ověřitelnost v čase vystavení dokumentu, díky elektronickému razítku a časovému razítku, které je obsaženo v Poštovní datové zprávě. Veškeré přijaté či odeslané datové zprávy si můžete uložit na svůj pevný disk nebo mít zaplacenou službu, která vám zajistí archivaci dokumentů mimo vaší společnost. Pokud na dokumentech budete muset mít podepsáno více osob, potom je takovýto certifikát nutný.

Jedinou nevýhodou je celkem vysoká cena datové zprávy, ale myslím si, že se časem s množstvím odeslaných zpráv, tato cena bude snižovat, je to jako s novými službami, které nabízí např. telekomunikační operátoři, nejdříve byly předražené a postupem času se snížili na přijatelnou cenu. Je to jen otázka času, kdy bude tato forma komunikace levnější, protože zákazníci budou tuto cenu tlačit dolů.

▪ 37 ▪


13. SPISOVÉ SLUŽBY Spisová služba je popsána zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn. Definice zní takto: "zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující

jejich

řádný

příjem,

evidenci,

rozdělování,oběh,

vyřizování,

vyhotovování,

podepisování,odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení,a to včetně kontroly těchto činností".

10

Je to tedy služba, která vám umožní spravovat vaše elektronické dokumenty. Umožňuje spravovat distribuci přijatých datových zpráv a v nich uložených elektronických dokumentů uvnitř společnosti, včetně sledování stavu a lhůt jejich vyřízení. Spisové služby jsou zpoplatněny a samozřejmě nemalými penězi. Spisová služby můžou zajišťovat následující služby:11

● příjem a odesílání datových zpráv spolu se sledováním stavu doručení, ● distribuce přijatých datových zpráv v organizaci, ● hlídání lhůty pro vyřízení datové zprávy a automatické upozorňování na její vypršení, ● nástroje pro kontrolu zpracování datových zpráv, ● prohlížení a vyhledávání datových zpráv uložených v systému, ● dlouhodobé, bezpečné uložení datových zpráv i po jejich smazání ze schránky po 90 dnech, ● přehled datových zpráv k danému subjektu, evidovaného v adresáři, ● vyhledávání datových schránek adresátů, ● uložení nových adresátů při příjmu zpráv z datové schránky, ● lze rozšířit o podepisování souborů ve formátu PDF.

10 Archiv Hlavního města Prahy [online]. Dostupné na WWW: 11 Apisafe [online]. Dostupné na WWW:

▪ 38 ▪


13.1

Software pro datové schránky Software je tedy přímo napojen na datové schránky a můžete jej používat z vašeho PC,

aniž byste chodili na stránky www.datoveschranky.info. Existují jak softwary na míru, které jsou samozřejmě mnohem dražší, tak i softwary menší, které si koupíte jako balíček a můžete je používat, jak dlouho chcete. Zde bych se chtěl především zaměřit na software pro menší firmy, které nemají finance na to, aby si pořizovali agendový informační systém, či spisovou službu na míru.

Díky tomuto softwaru můžete přijímat a odesílat datové zprávy, podepisovat elektronickým podpisem, přidávat časové razítko, provádět konverzi dokumentů do formátu PDF, archivovat veškeré datové zprávy a také třídit či filtrovat vaše zprávy. Takovýto software má ještě více funkcí, než jsem zde vypsal, a to zněj dělá dokonalou náhradu za používání datových schránek online.

Jeden z takových to softwaru je například Evolio - Datové schránky, který vidíte na obrázku

Obrázek 20: Evolio - Datové schránky

Zdroj: http://www.avesoft.cz/produkty/evolio-datove-schranky/

▪ 39 ▪


Evolio vypadá jako e-mailový klient Outlook a obsahuje všechny funkce, o kterých jsem se výše zmínil. Cena tohohle software se dělí podle funkčnosti. Doporučil bych zvolit Evolio Premium, kde můžete také elektronicky podepisovat a přidávat časové razítko. Tento produkt stojí kolem 10 000 Kč a můžete jej používat, jak dlouho chcete, není zde žádná časově omezená licence.

12

Pokud opravdu chcete archivovat vaše datové zprávy po uplynutí 90 denní lhůty, chcete mít přehled ve všech datových zprávách a nechcete se pořád připojovat na stránky datových schránek, pořiďte si tento produkt či podobný software od jiné společnosti.

12 Avesoft [online]. Dostupné na WWW:

▪ 40 ▪


14. STATISTIKY ELEKTRONICKÉ VÝMĚNY DAT V ČR A EU V této kapitole vám ukáži statistiky elektronické výměny dat mezi podniky v ČR a také, jak jsme na tom oproti jiným státům Evropské unie. Tyto data se vztahují na leden 2009, kdy ještě nebyly spuštěny datové schránky, předpokládám, že kdyby byly statistiky na leden 2010, tak budou čísla pro ČR vyšší, ale ne o tolik, protože komunikace mezi podniky (fakturace) přes DS funguje teprve od 1. leden 2010.

Elektronická výměna dat mezi podniky podle druhu zasílaných nebo přijímaných dokumentů, leden 2009:

Obrázek 21: Graf elektronické výměny dat v ČR (2009) 40

30

24,5% 21,5 17,6% 15,5% 14,5% 12,4%

25

5

19% 10,8% 9,6% 8,4% 6,9%

10

14,2

15

20,6% 16,1 12,7% 11,3% 10,2% 8,6%

20

30,4 29,5% 27,7% 28,3% 26,4%

36,5%

35

0 Podniky celkem (10+)

10–49 zaměstnanců

50–249 zaměstnanců

250 a více zaměstnanců

Prod. dok. (katal., ceníky)

Příjem faktur

Zasílání objednávek

Odesílání faktur

Přepravní dokumenty

Příjem objednávek

*podíl na celkovém počtu podniků ve sledované velikostní skupině Zdroj: http://notes2.czso.cz/csu/2009edicniplan.nsf/publ/9702-09-za_rok_2009

Jak můžeme vidět na grafu v obrázku č. 21., nejvíce se elektronicky zasílají katalogy a ceníky. Ale nás především zajímá elektronická fakturace a ta ukazuje, že se nejvíce používá ve společnostech, které mají více než 250 zaměstnanců, tuto variantu komunikace využívá kolem 30 % ze všech společností nad 250 zaměstnanců v ČR. Menší podniky jsou na tom hůře a to pouze s

▪ 41 ▪


12,5 % ze všech firem od 10 do 49 zaměstnanců. Je zde vidět, že menší společnosti nemají takový zájem o přechod na elektronickou výměnu dat, oproti větším společnostem, které se o to viditelně snaží. A to především z důvodu počtu vystavovaných či přijímaných faktur. Menším firmám se to nemusí vyplatit.

Podniky používající elektronickou výměnu dat mezi podniky, podle vybraného druhu zasílaných nebo přijímaných dokumentů v jednotlivých zemích EU*, leden 2009:

Obrázek 22: Graf elektronické výměny dat v EU (2009)

Celkem Produktové dokumenty (katalogy, ceníky)

12%

20%

16%

26% Řecko

23%

27%

Polsko

30%

Irsko

36%

36%

Španělsko

32%

37% Bulharsko

31%

37%

Česko

37% Malta

Lucembursko

Maďarsko

38% Portugalsko

33%

39%

39%

Lotyšsko

EU27

41%

Finsko

40%

Itálie

44%

43%

Švédsko

44% Estonsko

48%

45%

Dánsko

Francie

50%

54%

53%

Slovinsko

Slovensko

50%

Elektronické faktury Přepravní listy

Litva

55%

60%

Německo

70%

Rakousko

80%

77%

90%

10%

Kypr

UK

Rumunsko

Nizozemsko

0%

*podíl na celkovém počtu podniků s 10 a více zaměstnanci v dané zemi EU Zdroj: http://notes2.czso.cz/csu/2009edicniplan.nsf/publ/9702-09-za_rok_2009

Z tohoto grafu můžeme vidět, že ze zemí EU se pohybujeme až na 21. místě a s porovnáním se Slovenskem jsme na tom o 22% hůře.

▪ 42 ▪


15. OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ SPOLEČNOSTI CONSULT S.R.O CONSULT s.r.o je společnost, která se zabývá poskytováním odborných profesionálních služeb, které pomohou zákazníkovi dosáhnout vytyčených podnikatelských cílů. Jedná se především o konzultační firmu v oblasti marketingu, telekomunikací a informačních technologií. Jedná se o malou společnost, která generuje menší množství faktur.

Oběh účetních dokladů v této společnosti:

Je zde asistentka, která přijímá a vystavuje veškeré faktury, stará se o příjem firemní pošty, zakládá veškeré firemní dokumenty do archivu atd. Je zde externí účetní, které se zasílají veškeré informace o účetních dokladech. Bohužel účetní nechce nic slyšet o elektronické fakturaci a to prý z důvodu, že by měla problémy s FÚ, protože vůbec netuší, jaké náležitosti takováto elektronická faktura má obsahovat.

Když asistentka přijme fakturu přes e-mail (papírová nebyla zaslána), uloží si ji v PC, vytiskne, podepíše a založí ji do archívu. Elektronicky si v programu MS Excel vede příjem a odesílání všech faktur. Jestliže přijde faktura poštou v papírové podobě, tak si ji zapíše do svého programu a rovnou založí do archívu.

Jestliže vytváří fakturu, tak ji vytvoří v programu MS Excel, poté ji dvakrát vytiskne, jednou pro své účetnictví jako daňový doklad a podruhé jako daňový účetní doklad, který podepíše a zašle příjemci poštou. Vše poté zapíše do elektronické evidence.

Jako další účetní doklady nejčastěji používá výpisy z účtů, které jím zasílá banka a které hned asistentka archivuje. Takže zde nevznikají žádné náklady na straně příjemce. Chci se zde zaměřit nejvíce na faktury, jelikož ty jsou nejčastěji používané účetní doklady a také vytváří společnosti největší náklady.

▪ 43 ▪


Klasická papírová fakturace:

V tabulce můžete vidět, jaké náklady má společnost CONSULT s.r.o za příjem, zasílání a archivaci faktur za rok 2009 běžnou papírovou formou. Tabulka 6: Výpočet ročních nákladů na papírovou fakturaci

Klasická papírová fakturace (2009) Obyčejný dopis Doporučený dopis

10 Kč 26 Kč

Obálka Tisk faktury Papír

2 Kč 2 Kč 1 Kč

Obyčejný dopis celkem Doporučený dopis celkem

15 Kč 31 Kč

Počet odeslaných faktur Počet přijatých faktur Tisk faktury do účetnictví (přijaté) Tisk faktury do účetnictví (odeslané)

878 737 220 878

Za obyčejný dopis ročně Za doporučený dopis ročně

13 170 Kč 27 218 Kč

Roční náklady za práci asistentky (130Kč/hod a 251 dní/rok)

32 630 Kč

Celkem Celkem Celkem Celkem

45 800 Kč 59 848 Kč 660 Kč 2 634 Kč

za obyčejný dopis ročně za doporučený dopis ročně za přijaté faktury (tisk) tisk faktury do účetnictví

Celkem za přijaté a odeslané faktury (obyčejný dopis) Celkem za přijaté a odeslané faktury (doporučený dopis)

49 094 Kč 63 142 Kč

Zdroj: Vlastní výpočet

Celkové náklady za doporučený dopis (celkové náklady i s archivací) činí 63 142 Kč za rok 2009. Asistentka zasílá všechny faktury doporučeně. U ročních nákladů za práci asistentky, jsem vycházel z platu za hodinu, což odpovídá strávenému času na poště. Asistentka chodí zasílat faktury či jiné výzvy k zaplacení skoro každý den. Rok 2009 měl 251 pracovních dní, tak jsem je

▪ 44 ▪


vynásobil platem za hodinu a vyšlo 32 630 Kč/rok, tohle jsou náklady vynaložené za zbytečné návštěvy na poště. Jedná se jen o hrubý odhad.

Datové schránky:

Kdyby byla komunikace mezi podniky ideální a každý by používal pouze datové schránky, tak by se odbourali veškeré náklady na tisk, papír, obálky a to nejzásadnější, návštěvy poštovních poboček. V tabulce 7 vidíte, jaké náklady jsou za použití datové schránky. Díky datovým schránkám byste ušetřili 75% nákladů. Tabulka 7: Výpočet ročních nákladů na fakturaci pomocí DS

Datové schránky Datová zpráva (včetně DPH) Poplatek za využívání 50 a více zpráv/měsíc Zaručený elektronický podpis

18,05 Kč 20 Kč 495 Kč

Počet odesílaných faktur

878 16 583 Kč

Celkové náklady Zdroj: Vlastní výpočet

Datové schránky zaručí bezpečný přenos díky elektronické značce a časovému razítku, které jsou obsaženy v obálce Poštovní datové zprávy. Dále se ale znovu musí dokument elektronicky podepsat zodpovědnou osobou za účetní případ a osobou odpovědnou za jeho zaúčtování, aby byly splněny podmínky pro účetní doklad.

Když budete potřebovat podepsat

datovou zprávu více lidmi, tak už musíte dokument podepsat elektronickým podpisem již před odesláním zprávy. Ještě bych společnosti CONSULT s.r.o. doporučil zakoupit software Evolio Datové schránky, o kterém byla řeč výše. Zajistí automatickou archivaci a také se už nemusíte pokaždé přihlašovat na stránkách datových schránek.

▪ 45 ▪


Fakturace pomocí e-mailu: Tabulka 8: Výpočet ročních nákladů na fakturaci pomocí e-mailu

Fakturace pomocí e-mailu (2009) Zaručený elektronický podpis (První certifikační autorita a.s.) Časové razítko (max. 1000 ks) Software PDF-XChange 4 Standard

495 Kč 1 900 Kč 1 308 Kč

Celkem (+zakoupení software) Celkem ročně

3 703 Kč 2 395 Kč

Zdroj: Cena:PDF: http://www.pdfxchange.cz/index.php?option=com_virtuemart&Itemid=80 Cena podpis,razítko: http://www.postsignum.cz/tsa/files/Cenik_TSA.pdf

Fakturace e-mailem je nejlevnější forma komunikace. První rok by byly vyšší náklady z důvodu zakoupení softwaru, který elektronicky podepisuje, kontroluje PDF soubory a také přidává časové razítka. Poté by se ročně platilo 2 395 Kč. Bohužel tato komunikace není zabezpečena, tak jako datové schránky a ručíte si za vše sami. Tuto problematiku jsme řešili v kapitole 10.4.2 Volba typu komunikace.

▪ 46 ▪


15.1

Shrnutí CONSULT s.r.o.

Obrázek 23: Graf ročních nákladů jednotlivých komunikačních kanálů

Roční náklady na fakturaci 70 000 Kč

63 142 Kč

60 000 Kč 50 000 Kč 40 000 Kč 30 000 Kč 16 583 Kč

20 000 Kč 10 000 Kč -

2 395 Kč

Kč Klasická papírová fakturace

Fakturace přes Datové schránky

Fakturace pomocí e-mailu

Zdroj: Vlastní výpočet

Na tomto grafu můžete vidět roční náklady všech typů komunikace společnosti CONSULT s.r.o. Nechci zde upřednostňovat nějakou z těchto forem komunikace, ale společnost by se měla zamyslet nad tím, jestli chce platit za vyšší bezpečnost přenosu nebo se spokojí s klasickou emailovou nechráněnou komunikací.

Problém je, že při použití datových schránek by museli veškeré právnické či fyzické podnikající osoby komunikovat pouze přes tento kanál, ale to nemůžete nařídit. Jedině se pokusit to kombinovat. U někoho fakturovat přes DS a u někoho přes e-mail, ale tohle nedoporučuji, protože by to bylo neefektivní, byl by v tom větší zmatek a zvýšilo by to náklady.

Dalším problémem v používání DS pro komunikaci mezi podniky je již zmiňovaná cena datové zprávy, je sice nižší než doporučený dopis, ale stále dražší než klasický dopis, to se firmám nelíbí a raději budou komunikovat přes e-mail, který je nestojí nic.

▪ 47 ▪


Jako další negativní věcí je tu z mého hlediska nedostatečný marketing ze strany České pošty. Většina lidí, co by chtěli využívat elektronickou fakturaci, ani neví, že takový způsob existuje.

DS jsou spuštěné jen pár měsíců a většina právnických či fyzických osob má strach z jejich používání. Myslím si, že Česká Pošta jako provozovatel DS by se měla více zaměřit na školení účetních v podnicích, jen ti dokáží prolomit tyto bariéry mezi uživateli DS, kteří poté budou schopni komunikovat mezi sebou přes tento nový zabezpečený komunikační kanál.

▪ 48 ▪


16. ZÁVĚR Touto bakalářskou prací jsem se snažil pochopit a předat informace, jak podle zákona postupovat při elektronické komunikaci mezi podniky. Zaměřil jsem se především na účetní doklady jako jsou faktury, jelikož tvoří největší skupinu účetních dokumentů v podnicích.

Největší problém při zavádění elektronické fakturace do podniků, je neznalost náležitostí elektronického účetního dokladu tak, aby bylo vše splněno v souladu se zákonem. Od této neznalosti se odvíjí strach z finančních úřadů z neakceptování takovýchto dokladů a neochota se přeučovat již zaběhlou papírovou formu komunikace. Jediná věc, která by tento strach a neochotu odbourala, je větší informovanost veřejnosti. Sám jsem měl problémy při řešení této bakalářské práce pochopit, jak to opravdu má podle zákona vypadat. Setkal jsem se s mnoha názory ohledně této tématiky a většina z nich byla totálně odlišná.

Pokud tedy chcete uchovávat daňový účetní doklad pouze v elektronické podobě, musí takovýto doklad obsahovat zaručený elektronický podpis vystavený kvalifikovanou certifikační autoritou, který zaručuje autenticitu (lze ověřit původ dokumentu), integritu (lze prokázat, že soubor nebyl měněn a nedošlo k žádnému poškození) a nepopíratelnost (vystavitel nemůže tvrdit, že podepsaný elektronický podpis nevytvořil). Dále by takovýto dokument měl obsahovat kvalifikované časové razítko, které spojí doklad s časovým okamžikem, kdy byl vystaven, aby se mohlo zpětně v čase dokázat, že opravdu elektronický podpis v té době existoval.

Dále jsem rozebíral jednotlivé typy komunikačních kanálů, které podniky můžou využít pro předávání účetních dokladů. Nejnákladnější způsob byl klasicky papírovou formou zaslanou poštou, to jsme mohli vidět v kapitole Oběh účetních dokladů společnosti CONSULT s.r.o, kde náklady na elektronickou fakturaci byly zanedbatelné oproti papírové formě komunikace. Nejpoužívanější způsob přenosu elektronických dokumentů je přes e-mail, jelikož je bezplatný a má s ním zkušenost skoro každý, ale to je tak vše co nám e-mail přináší.

Zavedením datových schránek vznikl nový komunikační kanál mezi veřejnou správou a podniky a veřejné správy mezi sebou. Od 1.ledna 2010 také nově můžou podniky komunikovat mezi sebou pomocí tzv. Poštovních datových zpráv, což je něco jako doporučený dopis v elektronické podobě. Výhodou tohoto způsobu komunikace je vyšší zabezpečení přenosu, dohledatelnost odeslaných zpráv, jistota doručení do správných rukou, odesílatel nemusí řešit elektronický podpis, ale také za celý přenos zpráv neručíte vy, ale Česká pošta, která IS DS provozuje. Bohužel největší brzdou tohoto typu komunikace je, že zasílání Poštovních datových

▪ 49 ▪


zpráv je zpoplatněno, a to nemalou částkou. Sice nám přináší výše zmíněné výhody, ale podniky nemají zájem platit 18 Kč za odeslanou zprávu. Dále si myslím, že je velký problém v informovanosti veřejnosti o tomto způsobu komunikace. Neviděl jsem žádný marketingový tah ze strany České pošty. Ale pořád je tato forma komunikace levnější, než klasické zasílání doporučených dopisů poštou a hlavně vám odpadne zbytečné chození na poštu. Myslím si, že pokud cena půjde dolů, tak podniky budou velmi rádi komunikovat přes datové schránky.

Můj názor je, že jestliže budou podniky či podnikající osoby více informováni o způsobu elektronické výměny účetních dokladů, tím méně se budou bát zavést tento způsob komunikace do svých životů. Především by se mělo zaměřit na informování účetních ve firmách, které nechtějí měnit již zavedený systém papírové formy komunikace, protože elektronické fakturaci nerozumí. Odbouráním těchto bariér by nám přineslo úsporu nákladů, přehlednost, zrychlení procesů a také hlavně nezatěžování životního prostředí používáním papírové formy.

▪ 50 ▪


17. CONCLUSION In this bachelor work, I attempted to understand and pass on information about correct legal procedures. I was mainly concerned with accounting documentation such as invoicing, because these comprise the majority of accounts documents in commerce.

The main barrier to the introduction of electronic invoicing into commerce is ignorance of the legal requirements, and hence the fear that financial offices will reject such records, together with a reluctance to learn a new form of communication to replace the familiar paper work. This fear and reluctance can only be dispelled by greater public awareness. In the course of this bachelor work, I myself encountered great difficulties in ascertaining the precise requirements of the law, and encountered a host of mutually contradictory opinions. Tax records kept in electronic form must contain an electronic signature issued by a qualified certification authority, which can guarantee authenticity (enabling the origin of the document to be verified), integrity (making it possible to prove that the document has not been changed or damaged) and indisputability (such that the author cannot deny that the electronic signature is his). Such a document should further contain an approved time seal to connecting the document to the moment of issue should confirmation be needed that the electronic signature existed at that time. I further considered the types of communication channels which might be used by businesses to pass on their accounts records. The most costly method, which can be seen in the chapter on Accounts Records Circulation at CONSULT s.r.o, was the classic form in which paper is sent by post; here, the cost of electronic invoicing was trivial when compared with paper communication. The most frequently used method of transfer is e-mail, as it is free of charge and most people have some experience of it, though those are actually about the only advantages it has to offer.

Data Mailboxes provided a new communication channel between business and the st

authority office and between the offices themselves. Since the 1 of January 2010, companies can communicate with each other by Mail Data Message, the equivalent of the registered letter. Its advantages are higher safety of transfer and the ease with which sent messages can be found, the assurance of delivery direct-to-hand, no requirement for an electronic signature, but also that it is not the sender who is responsible, but the Czech Post which operates the business of sending these electronic data messages. Unfortunately the greatest hindrance to the spread of this form of communication is its not inconsiderable cost; businesses are simply unwilling to pay the CzK 18 per data massage, despite the advantages. It also appears to me that the public is kept in ignorance of this sort of communication; though it is slightly cheaper than the ordinary registered letter and is without the need to visit a post office, the Czech Post Office seems never to have

▪ 51 ▪


advertised this service. If the price were reduced, businesses would surely be happy to communicate through these Data Mailboxes.

I believe that the better businesses were informed about electronic methods of exchanging accounts document, the less they would fear the introduction of these communication systems into their lives. The main targets for information should be office clerks who are unwilling to replace familiar paper based invoicing, because they do not know how electronic systems work. Removing these barriers would bring lower expense, clearer and faster processing and, not least, a reduction in the burden of paper on our environment.

▪ 52 ▪


18. SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY 1. Wikipedia [online]. Dostupné na WWW: 2. Datoveschranky [online]. Dostupné na WWW: <www.datoveschranky.info> 3. Lukášová, J Elektronická komunikace zavládla světu podnikatele. Podnikatel [online]. [cit. 2009-16-11Dostupné na WWW: 4. Wikipedia [online]. Dostupné na WWW: 5.

Bussines Center [online]. Dostupné na WWW: http://business.center.cz/business/pravo/zakony/dph/cast1h2d5.aspx

6. ING. RŮŽIČKA, J. Podepisování účetních dokladů zasílaných elektronickou cestou. Asbs [online]. [cit. 2009-03-04]. Dostupné na WWW: 7. BussinesCenter [online]. Dostupné na WWW: 8. Lan Consult [online]. Dostupné na WWW: 9. Elektronická faktura ISDOC. IT SYSTEMS [online]. č. 5/2009. Dostupné na WWW: 10. Archiv Hlavního města Prahy [online]. Dostupné na WWW 11. Apisafe [online]. Dostupné na WWW: 12. Avesoft [online]. Dostupné na WWW: 13. Štědroň, B. Jakou má elektronická fakturace oporu v zákoně?. Lupa [online]. [cit. 2/2010]. Dostupné na WWW:http://www.lupa.cz/clanky/jakou-ma-elektronicka-fakturace-oporu-vzakone/

▪ 53 ▪


14. Elektronické podpisy faktur. Eko-Kom [online]. [cit. 2/2010]. Dostupné na WWW: 15. Peterka, J. Datové schránky 2.0. Lupa [online]. [cit. 3/2010]. Dostupné na WWW: 16. Peterka, J. Stalo se: elektronický podpis prý platí, dokud se neprokáže opak. Lupa [online]. [cit. 3/2010 ]. Dostupné na WWW: http://www.lupa.cz/clanky/stalo-se-elektronicky-podpispry-plati/

▪ 54 ▪


19. SEZNAM OBRÁZKŮ Obrázek 1: Egon............................................................................................................................... 10 Obrázek 2: Schéma datové schránky .............................................................................................. 13 Obrázek 3: Datová zpráva................................................................................................................ 16 Obrázek 4: Elektronické podepisování............................................................................................. 22 Obrázek 5: Ověření elektronického podpisu .................................................................................... 25 Obrázek 6: Ověření podpisu v Adobe Readeru ............................................................................... 26 Obrázek 7: Stav ověření podpisu Adobe Reader............................................................................. 26 Obrázek 8: Vlastnosti podpisu Adobe Reader ................................................................................. 27 Obrázek 9: Sériové číslo certifikátu.................................................................................................. 27 Obrázek 10: Ověření certifikátu........................................................................................................ 28 Obrázek 11: Stav certifikátu ............................................................................................................. 29 Obrázek 12: Důvěryhodný certifikát ................................................................................................. 29 Obrázek 13: Zabezpečení Acrobatu ................................................................................................ 30 Obrázek 14: Certifikát jako důvěryhodný kořen ............................................................................... 30 Obrázek 15: Elektronicky podepsaný dokument.............................................................................. 31 Obrázek 16: Připojení časového razítka .......................................................................................... 33 Obrázek 17: Nastavení serveru časových razítek............................................................................ 34 Obrázek 18: Časové razítko připojeno ............................................................................................. 34 Obrázek 19: ISDOC ......................................................................................................................... 36 Obrázek 20: Evolio - Datové schránky............................................................................................. 39 Obrázek 21: Graf elektronické výměny dat v ČR (2009) ................................................................. 41 Obrázek 22: Graf elektronické výměny dat v EU (2009).................................................................. 42 Obrázek 23: Graf ročních nákladů jednotlivých komunikačních kanálů........................................... 47

▪ 55 ▪


20. SEZNAM TABULEK Tabulka 1: Nejdůležitější milníky datových schránek....................................................................... 12 Tabulka 2: Formáty příloh datové zprávy......................................................................................... 15 Tabulka 3: Ceník datových zpráv ..................................................................................................... 16 Tabulka 4: Výhody zavedením el. fakturace .................................................................................... 18 Tabulka 5: E-mail vs. Datová schránka............................................................................................ 23 Tabulka 6: Výpočet ročních nákladů na papírovou fakturaci ........................................................... 44 Tabulka 7: Výpočet ročních nákladů na fakturaci pomocí DS ......................................................... 45 Tabulka 8: Výpočet ročních nákladů na fakturaci pomocí e-mailu................................................... 46

▪ 56 ▪

BAKALÁŘSKÁ PRÁCE. Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů

Recommend Documents