BAKALÁŘSKÁ PRÁCE. Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů

BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů Implementation of Data Boxes and Their Influence on Accounting Document Workflow

Un ico rn Co lle ge © 20 11 Un ico rn Co lle ge , V K ap slo vn ě 27 67 /2 , P ra h a 3 , 1 30 00 Ná ze v p rá ce v ČJ: Ná ze v p rá ce v AJ:

Za ve d e n í d at o vých sch rá ne k a je jich vli v n a ob ěh úče tn ích d o kla d ů Im p le me n ta t ion o f Da ta Bo xe s a nd Th eir I nf lu e n ce on Acco un t in g Do cu me n t W orkf lo w

Au to r:

Ja n Ho lu b

Aka de m ický ro k:

20 10 /2 0 11

Ko nt a kt:

E -ma il: Ja n . Ho lu b@ m yu u .e u Te l. : (+4 20 ) 6 04 73 7 5 75

Bakalářská práce Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů Implementation of Data Boxes and Their Influence on Accounting Document Workflow

1.

ZADÁNÍ

▪3▪


2.

ABSTRAKT

Hlavním cílem mé práce bylo podrobně seznámit s problematikou datových schránek. Zabývám se jejich historií, fázemi uvádění do praxe, legislativou a především jejich využitím jako cesty pro zasílání účetních dokladů v elektronické podobě. Uvádím ale i obecné možnostmi jejich využití a problémy, které provázely jejich start. Teoreticky se také věnuji tomu, co jsou to účetní doklady, jaké musí mít náležitosti a podle kterých kritérií je lze dělit. Popisuji, jak může vypadat jejich oběh v podniku. Většina účetních dokladů, které si podniky vyměňují, vzniká v elektronické podobě. Věnuji se proto tomu, za jakých podmínek je možná jejich elektronická archivace, problémům s omezenou platností podpisových certifikátů a časovým razítkům. Uvádím také její hlavní výhody. Kromě datových schránek existuje několik dalších způsobu zasílání účetních dokladů. Nejrozšířenějšími z nich je EDIFACT u velkých podniků a běžná e-mailová komunikace u těch malých. Oba způsoby proto popisuji a shrnuji jejich výhody a hlavní nevýhody. Datové schránky jsou pouze cestou, jak účetní doklad doručit obchodním partnerům. K tomu, aby bylo zasílání dokladů skutečně efektivní, je nutná také volba správného formátu. Velmi rozšířený je formát PDF. Ten má mnoho výhod, ale není možné jej automaticky zpracovat. Práce s účetními doklady v tomto formátu se tak moc neliší od práce s dokumenty v listinné podobě. Daleko vhodnějším je proto podle mě formát ISDOC, který je přímo navržen pro potřeby elektronické fakturace v České republice. Ten však vznikl poměrně nedávno a prosazuje se pomalu. Přístup k datové schránce a práci s ní může značně usnadnit volba vhodného software. Jako příklady jsem vybral komplexní informační systém Unicorn Universe, který znám ze své praxe, a rozšíření umožňující práci s datovou schránkou v programu Microsoft Outlook. V rámci práce jsem se také rozhodl zjistit, jak vypadá fakturace v několika malých podnicích. Své poznatky a obecná doporučení shrnuji na příkladu dvou vybraných podniků, které jsou typickými zástupci oslovené skupiny. Zjistil jsem, že fakturace a obecně výměna dokladů mezi malými podniky probíhá hlavně v listinné formě. Uvádím, jaké výhody by mohlo přinést zavedení elektronické výměny dokladů a jaké podmínky je k tomu třeba splnit. Klíčová slova: datové schránky, eGovernment, účetní doklady, oběh účetních dokladů, faktura, elektronická fakturace, ISDOC, kvalifikované časové razítko

▪4▪


3.

ABSTRACT

The main goal of my thesis is to describe Data Boxes in detail. I focus on their history, launching steps, the relevant legislation and especially the possibilities of their use as a way to deliver accounting documents and invoices in electronic format. I also mention the common ways of their use and problems connected with their launch. I further discuss accounting documents – I describe their essential elements and the criteria according to which they can be divided. I describe their workflow inside a company. Most of the accounting documents and invoices interchanged by companies are created electronically. Therefore I describe legal conditions that need to be followed in order to archive those documents in electronic form. I discuss problems caused by limited validity of digital signatures and qualified time stamps. I also introduce the main advantages of electronic archiving. There are many other ways of electronic document interchange besides data boxes. The most common one is EDIFACT in big companies and common e-mail in small ones. I briefly describe both ways and state their advantages and main disadvantages. Data box is only a way of sending a document. Crucial for effective data interchange is to choose the right data format of a message. A widely used data format is PDF. It has many advantages but one big disadvantage – it cannot be processed automatically. Manipulation with a PDF document is similar to manipulation with a printed one. In my opinion ISDOC is more suitable. It is a data format especially designed for electronic invoices used in the Czech Republic. It was developed not a long time ago and its implementation is slow. Access to a data box can be simplified by using additional software connected to the data box. I chose Unicorn Universe and Microsoft Outlook Data Box connector as examples. The last part of my thesis sums up outcomes of the survey I did to find out how invoice processing works in several small companies. I present the outcomes and some general recommendations on two chosen companies, which serve as model companies in the selected category. I have discovered that invoicing and document interchange in general is done mostly by printed documents. I present some advantages connected with implementation of electronic data interchange based on data boxes and requirements that has to be met.

Keywords: Data Box, eGovernment, Accounting Documents, Accounting Documents Workflow, Invoice, Electronic Invoicing, ISDOC, Qualified Time Stamp

▪5▪


4.

PROHLÁŠENÍ

Prohlašuji, že svou bakalářskou práci na téma Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů jsem vypracoval samostatně pod vedením vedoucího bakalářské práce a s použitím odborné literatury a dalších informačních zdrojů, které jsou v práci citovány a jsou též uvedeny v seznamu literatury a použitých zdrojů. Jako autor uvedené bakalářské práce dále prohlašuji, že v souvislosti s vytvořením této bakalářské práce jsem neporušil autorská práva třetích osob, zejména jsem nezasáhl nedovoleným způsobem do cizích autorských práv osobnostních a jsem si plně vědom následků porušení ustanovení § 11 a následujících autorského zákona č. 121/2000 Sb.

V Praze dne 19. 8. 2011

…….………………. Jan Holub

▪6▪


5.

PODĚKOVÁNÍ

Děkuji vedoucímu bakalářské práce Ing. Davidovi Procházkovi, Ph.D. za účinnou metodickou, pedagogickou a odbornou pomoc a další cenné rady při zpracování mé bakalářské práce.

▪7▪


6.

OBSAH

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Zadání............................................................................................................................... 3 Abstrakt............................................................................................................................. 4 Abstract............................................................................................................................. 5 Prohlášení......................................................................................................................... 6 Poděkování....................................................................................................................... 7 Obsah................................................................................................................................ 8 Úvod................................................................................................................................... 9 Datové schránky............................................................................................................ 10 8.1 Význam datových schránek.................................................................................10 8.2 Funkce datové schránky.......................................................................................10 8.3 Legislativa, zákon o eGovernmentu...................................................................13 8.4 Fáze spouštění...................................................................................................... 14 8.5 Problémy................................................................................................................. 16 8.6 Konverze dokumentů............................................................................................ 17 9. Oběh účetních dokladů................................................................................................. 18 9.1 Co jsou účetní doklady......................................................................................... 18 9.2 Oběh účetních dokladů v podniku.......................................................................20 9.3 Archivace účetních dokladů.................................................................................21 10. Účetní doklady v elektronické podobě......................................................................22 10.1 Způsoby zasílání účetních dokladů v elektronické podobě ...........................22 10.1.1 EDI..................................................................................................................... 23 10.1.2 e-mail................................................................................................................. 23 10.1.3 Datové schránky.............................................................................................. 24 10.1.4 Srovnání............................................................................................................ 25 10.2 Formáty elektronických účetních dokladů.......................................................27 10.2.1 EDIFACT........................................................................................................... 28 10.2.2 PDF.................................................................................................................... 28 10.2.3 ISDOC................................................................................................................ 29 10.2.4 Srovnání ........................................................................................................... 30 10.3 Archivace elektronických účetních dokladů....................................................32 10.4 Integrace ISDS a informačního systému podniku..........................................37 10.4.1 Datové schránky Unicorn Universe...............................................................37 10.4.2 Microsoft datové schránky..............................................................................38 11. Vzorový podnik............................................................................................................ 40 11.1 Podnik A............................................................................................................... 40 11.2 Podnik B............................................................................................................... 42 12. Závěr............................................................................................................................. 44 13. Conclusion.................................................................................................................... 46 14. Seznam použité literatury........................................................................................... 48 15. Seznam použitých symbolů a zkratek......................................................................50 16. Seznam obrázků.......................................................................................................... 51 17. Seznam tabulek........................................................................................................... 52

▪8▪


7.

ÚVOD

Datové schránky jsou i po roce a půl svého ostrého provozu velmi často diskutovaným tématem. Mnoho podniků je bere pouze jako nutné zlo a neuvědomuje si, že jejich aktivní používání může být i přínosem a vést ke snížení nákladů. Hlavním cílem mé práce je proto seznámení se systémem datových schránek, představení možnosti jejich zapojení do oběhu účetních dokladů a výhody, které to podniku může přinést. Nejprve se zabývám samotným systémem datových schránek. Zaměřuji se na jejich vznik, legislativu spojenou s jejich zaváděním, na obecné možnosti využití a problémy při jejich vzniku. V další části se věnuji tomu, co si představit pod pojmem účetní doklady a jejich oběhem. Představuji také možnosti oběhu elektronických účetních dokladů a jejich nejčastější formáty. Na základě příkladu reálných podniků ukazuji, jak vypadá fakturace v malých podnicích a zamýšlím se nad tím, jak ji zefektivnit za využití elektronické fakturace ve formátu ISDOC a systému datových schránek.

▪9▪


8.

DATOVÉ SCHRÁNKY

8.1

Význam datových schránek

Datová schránka je elektronické úložiště, je podobná běžné e-mailové schránce. Umožňuje komunikaci s ostatními prostřednictvím datových zpráv. Pomocí datových schránek je možné posílat a přijímat úřední dokumenty od orgánů veřejné moci, nebo přijímat a odesílat datové zprávy od fyzických nebo právnických osob. Je zřizována Ministerstvem vnitra ČR a provozována držitelem poštovní licence.1 Primárním důvodem pro zavedení datových schránek bylo umožnění čistě elektronické komunikace mezi občany a státními úřady i vzájemně mezi úřady. Ta je jedním ze základních prvků eGovernmentu. eGovernment je snaha státu o využití nástrojů a systémů, které nabízejí informační a komunikační technologie, k poskytování lepších veřejných služeb občanům a podnikům.2

8.2

Funkce datové schránky

Datová zpráva, odeslaná pomocí datové schránky, má stejnou váhu jako dopis do vlastních rukou. K doručení datové zprávy dojde přihlášením adresáta k datové schránce. Stejně jako u listovních zásilek, i u datových zpráv platí fikce doručení. To znamená, že pokud si adresát nevyzvedne datovou zprávu (nepřihlásí-li se do datové schránky) ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byla zpráva do datové schránky dodána, považuje se tato za doručenou. 3 Datová schránka umožňuje: a) odesílat zprávy b) přijímat zprávy c) zjišťovat stavy odeslanych zpráv d) přijímat doklady o dodání a doručení 1

Držitelem poštovní licence v ČR je Česká pošta, s. p.

2

Europa : portál evropské unie [online]. 16.12.2010 [cit. 2011-05-11]. Cesta k interoperabilitě evropských veřejných služeb. Dostupné z WWW: .

3

Datové schránky [online]. 2011 [cit. 2011-05-11]. Dostupné z WWW: <www.datoveschranky.info>.

▪ 10 ▪


e) ověřovat, zda adresát má datovou schránku Systém datových schránek je provozován samostatně, není možné poslat běžnou e-mailovou zprávu do datové schránky nebo obráceně. Výjimkou jsou upozornění na nově příchozí datovou zprávu. Uživatel si může nastavit zasílání upozornění o nové zprávě ve schránce na e-mailovou adresu (zdarma), nebo na mobilní telefon (za poplatek). Takové upozornění neobsahuje samotnou zprávu, je to pouze oznámení o doručení zásilky. Datová zpráva je tvořena obálkou a přílohami. Obálka obsahuje informace o zprávě, jako například odesílatele a příjemce, nebo časové razítko. Samotná zpráva je pak tvořena přílohami v některém z podporovaných formátů. Maximální velikost zprávy je omezena na 10 MB. Pokud je datová zpráva v nesprávném formátu nebo pokud obsahuje počítačový program, je zničena a odesílatel je o tom informován. Obrázek 1: Datová zpráva

Zdroj: Vlastní

Typy datových schránek: •

datová schránka fyzické osoby: zřizována bezplatně na žádost fyzické osoby

•

datová schránka podnikající fyzické osoby: povinná pouze pro advokáty, daňové správce a insolvenční správce

•

datová schránka právnické osoby: povinná pro právnické osoby zřízené zákonem a pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Pro ostatní (např. občanská sdružení, církve a náboženské společnosti, příspěvkové organizace, obecně prospěšné společnosti, vysoké školy a školské právnické osoby atd.) je dobrovolná.

•

datová schránka orgánu veřejné moci: zřizuje se pro každý orgán automaticky

Schránka není určena pro dlouhodobou aktivaci zpráv, ty jsou uchovávány pouze 90 dní od doručení. Česká pošta nabízí pro dlouhodobou archivaci placenou službu Datový trezor. Archivace zpráv v Datovém trezoru je však vhodná spíš pro malé podniky, které napracují

▪ 11 ▪


s velkým množstvím zpráv. Pro státní úřady a větší podniky, využívající datové schránky například jako cestu pro elektronickou fakturaci, je vhodnější k archivaci datových zpráv využít specializovaný software pro správu dokumentů. Ten může být na systém datových schránek napojený a zprávy před jejich smazáním automaticky archivovat. Tabulka 1: Datový trezor – ceník Kapacita Roční poplatek (v Kč bez DPH) 100

1 200

500

5 400

1 000

48 000

Zdroj: datoveschranky.info

Součástí datové schránky je i adresář. Zprávy odesílané úřadům jsou zdarma. Zprávy odesílané jiným fyzickým nebo právnickým osobám jsou zpoplatněny. Služba, která zasílání zpráv mezi schránkami fyzických a právnických osob umožňuje, se jmenuje Poštovní datová zpráva. Aby byla komunikace prostřednictvím Poštovní datové zprávy možná, musí mít službu aktivní jak odesílatel, tak i příjemce zprávy. Využívání služby však zaostává za očekáváním. V prosinci roku 2010 přesáhl celkový počet odeslaných datových zpráv 30 milionů, mezi soukromými subjekty bylo však posláno asi 2000 z nich. Počet odeslaných Poštovních datových zpráv ale pomalu stoupá, za první tři měsíce letošního roku bylo odesláno již asi 1500 zpráv. 4 Tabulka 2: Ceník poplatků za využívání Poštovních datových zpráv (bez DPH) Odeslání Poštovní datové zprávy

13,36 Kč 5

Počet zpráv odeslaných v měsíci

Měsíční poplatek za využívání služby

1 - 10

50,00 Kč

11 - 50

35,00 Kč

Nad 50

20,00 Kč


4

MORÁVEK, Daniel. Podnikatel.cz [online]. 6.1.2011 [cit. 2011-05-13]. Cena Poštovních datových zpráv brzy klesne, napraví to jejich dosavadní fiasko?. Dostupné z WWW: <www.podnikatel.cz/clanky/cena-postovnich-datovych-zprav-klesne>.

5

Cena byla v dubnu 2011 snížena z původních 15,04 Kč bez DPH.

▪ 12 ▪


8.3

Legislativa, zákon o eGovernmentu

Prvním krokem, který umožnil zasílání také daňových dokladů (například faktur) v elektronické formě, se stal §26 odst. 4 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Ten umožnil vést, doručovat a archivovat daňový doklad čistě v elektronické podobě. S tímto zákonem souvisí i §2 písm. h) zákona č.227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, který dal elektronickému podpisu stejnou váhu jako má podpis vlastnoruční. Legislativním základem pro Informační systém datovych schránek je zákon č. 300/2008 Sb., o

elektronických

úkonech

a

autorizované

konverzi

(nazývaný

také

„Zákon

o eGovernmentu“). Ten upravuje podmínky komunikace mezi jednotlivými úřady a mezi úřady a občany. Základním pilířem této komunikace jsou datové schránky, které zajišťují doručení úředních zpráv bezpečnou a autorizovanou formou. Datovou schránku definuje jako elektronické úložiště, které je určeno k: a) doručování orgány veřejné moci b) provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci c) dodávání dokumentů fyzickych osob, podnikajících fyzickych osob a právnickych osob.

Datové schránky původně umožňovaly pouze komunikaci vůči orgánům veřejné moci. Zákon č. 300/2008 Sb. byl ale novelizován (novelu zákona schválila Poslanecká sněmovna Parlamentu ČR 6.5.2009). To přineslo několik změn, především umožnění komunikace mezi právnickými osobami navzájem. Již v roce 2004 nařízení vlády č. 495/2004 Sb. stanovilo povinnost orgánů veřejné moci zřídit elektronické podatelny. Jejich cílem je umožnit občanům komunikovat s úřadem prostředky elektronické komunikace. V praxi je elektronická podatelna většinou internetová aplikace, pomocí které lze konkrétnímu úřadu odeslat dokumenty v elektronické formě. Systém elektronické podatelny umožňuje například i ověření všech náležitostí podání a zabrání tak následnému odmítnutí. Elektronické podatelny fungují i po spuštění systému datových schránek, které jejich možnosti částečně kopírují. Jsou tak možností, jak elektronicky kontaktovat úřady například pro fyzické osoby, které datovou schránku nemají.

▪ 13 ▪


Právní úprava: •

zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

•

zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

Související právní předpisy: •

zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a změně dalších zákonů

•

zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů

•

zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů

•

zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

•

nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů

8.4

Fáze spouštění

Spouštění ISDS probíhalo v několika fázích. Nejprve byla funkčnost systému ověřena v měsíčním pilotním provozu na vybraných úřadech a organizacích. Druhou fází bylo otevření testovacího rozhraní všem uživatelům, na které již navázal od 1. 7. 2010 ostrý provoz. Všem subjektům, kterým je DS zřízena ze zákona, byly zaslány přístupové údaje, ale vlastní DS nebyla aktivována. Její aktivaci mohli provést sami uživatelé. Pokud tak neučinili, byly k 1. 11. 2010 všechny DS aktivovány automaticky. Komunikace pomocí DS byla zpočátku umožněna pouze mezi orgány veřejné moci a fyzickými a právnickými osobami, nikoli mezi jednotlivými soukromými subjekty. Komerční komunikace mezi datovymi schránkami fyzickych osob, podnikajících fyzickych osob a právnickych osob byla umožněna až později, nejprve pro zasílání faktur a obdobných výzev k placení, poté již bez omezení.

▪ 14 ▪


Tabulka 3: Etapy spouštění ISDS Termín

Akce

1. 5. 2009

Testovací provoz na vybraných organizacích

1. 6. 2009

Otevřený testovací provoz

1. 7. 2009

Spuštění ISDS

1. 11. 2009

Aktivace všech DS

1. 1. 2010

Umožnění zasílání faktur přímo mezi DS fyzických a právnických osob

1. 7. 2010

Komerční komunikace bez omezení


S předstihem, tedy do 1. 11. 2009, bylo aktivováno celkem 110 284 datových schránek. Automaticky aktivováno po tomto datu bylo 252 276 datových schránek. Obrázek 2: Počty DS k 31. 3. 2011 podle typu subjektu

8481

34613

Fyzické osoby Orgány veřejné moci Právnické osoby

386670 Zdroj: Ministerstvo vnitra ČR, vlastní úprava

Pomocí Informačního systému datových schránek bylo v dubnu 2010 odesláno přes 10 milionů datových zpráv a na konci roku 2010 již přes 30 milionů. V březnu 2011 bylo aktivováno celkem 429 764 datových schránek, denně jimi projde přibližně 110 tisíc

▪ 15 ▪


datových zpráv. Pouze 4 % zpráv není vyzvednuto do deseti dní od doručení, úspěšnost doručení přihlášením je 96 %.6

8.5

Problémy

V počátku spouštění datových schránek nastalo několik problémů se samotným provozem datových schránek. Od 1. do 3. července 2010 měla výpadek certifikační autorita PostSignum, od které systém datových schránek získává certifikáty a časová razítka. I samotný systém datových schránek měl výpadky v průběhu července 2010.7 Dalším slabým místem byla připravenost kontaktních míst Czech POINT na zřízení datových schránek. Na některých kontaktních místech Czech POINT se žadatelé o datovou schránku setkávali s neproškoleným personálem. Dle vlastních zkušeností se zřízením datové schránky, ale i dle zkušeností dalších žadatelů o datovou schránku soudím, že připravenost personálu Czech POINTu, zvláště na pobočkách České pošty s. p., nebyla po spuštění ISDS dostatečná. V současné době, kdy datové schránky již více než rok fungují, je sice situace lepší než v počátcích projektu. Ale na některých, zvláště menších, pobočkách České pošty může být se zřízením datové schránky stále problém. 8 Dalším bodem, který je považován za problém datových schránek, je automatické mazání zpráv po devadesáti dnech a následné zachování pouze obálky datových zpráv s časovým razítkem a otiskem zprávy. Česká pošta s. p. však poskytuje možnost archivace zpráv (datový trezor) jako placenou službu. Jiným problémem je platnost certifikátu a časového razítka, kterým je zpráva podepsána. I když je zpráva podepsána před vypršením platnosti certifikátu, je po uplynutí platnosti certifikátu podpis neplatný a nelze jej ověřit. 910 Vyskytly se i problémy s webovým rozhraním datových schránek. Ty jsou sice teoreticky dostupné z jakéhokoliv počítače připojeného k internetu, ale pro práci s datovými schránkami je třeba mít instalovaný software třetí strany, editor formulářů 602XML. Proto je plnohodnotná práce s datovou schránkou velmi problematická například z počítačů v internetových kavárnách, kde bývá uživatel omezen oprávněními na počítači. Tento 6

MV ČR, údaje k 22. 4. 2010

7

PETERKA, Jiří. Lupa.cz [online]. 7.7.2009 [cit. 2011-05-06]. Stalo se: datové schránky mají první problémy. Dostupné z WWW: <www.lupa.cz/clanky/stalo-se-prvni-problemy-datovych-schranek>.

8

Stejné problémy se týkají i zřizování kvalifikovaného certifikátu.

9

PETERKA, Jiří. Lupa.cz [online]. 3.5.2010 [cit. 2011-05-07]. Datové schránky po půl roce. Dostupné z WWW: <www.lupa.cz/clanky/datove-schranky-po-pul-roce>.

10 Podrobněji se tomuto tématu věnuji v kapitole 10.3.

▪ 16 ▪


problém byl částečně odstraněn aktualizací ISDS v říjnu 2010. Nyní je možné zobrazit náhled datové zprávy a její přílohy přes webové rozhraní i bez instalace dodatečného software. Ten je však stále zapotřebí k odesílání zpráv nebo zobrazení informací o zabezpečení datové zprávy.11 Vzhledem k omezené době úschovy datových zpráv a problémům s vypršením platnosti podpisových certifikátů volí mnoho uživatelů datových schránek pro archivaci zpráv listinnou podobu. Konverze datové zprávy do listinné podoby je možná na každém kontaktním místě Czech Point a je zpoplatněna.

8.6

Konverze dokumentů

Pomocí datových schránek je také možné provádět autorizovanou konverzi dokumentů. Autorizovaná konverze je úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo naopak. Dokument, který konverzí vznikne, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převodem vznikl. Má tedy stejný význam jako klasická ověřená kopie. Každá konverze dokumentu obsahuje i ověřovací doložku, která ověřuje, že dokument byl převeden, a uvádí informace o převodu. Ověřovací doložka nemá za úkol ověřit pravost vstupu, ale pouze jeho konverzi. Tyto údaje jsou uchovávány po dobu deseti let v centrálním úložišti ověřovacích doložek.12 Autorizovanou konverzi z listinné podoby využijeme v případě, kdy je potřeba k datové zprávě připojit ověřenou kopii originálu, který existuje v listinné podobě. Často však není nutné autorizovanou konverzi provádět a stačí ověření odesílatele, ke kterému dojde zasláním dokumentu pomocí datové zprávy. V takovém případě stačí dokument pouze naskenovat. V případě potřeby ověřené kopie dokumentu, který přijde do datové schránky, je možné využít konverzi z elektronické podoby do listinné. Příkladem může být rozhodnutí soudu nebo výpisy z rejstříků. Tam, kde není potřeba ověřená kopie, stačí dokument pouze vytisknout.13 Autorizovanou konverzi na žádost je možné provést na všech kontaktních místech Czech POINT a její cena je v obou směrech 30 Kč včetně DPH za každou započatou stránku. 11 BusinessInfo.cz [online]. 29.10.2010 [cit. 2011-05-07]. Datové zprávy si už můžete přečíst i z internetové kavárny . Dostupné z WWW: <www.businessinfo.cz/cz/clanek/datove-schranky/datzpravy-mozno-precist-internet-kavarn/1001772/58757/>. 12 Datové schránky [online]. 2010 [cit. 2011-06-22]. Dostupné z WWW: <www.datoveschranky.info>. 13 Datové schránky [online]. 6.6.2010 [cit. 2011-06-22]. Autorizovaná konverze dokumentů. Dostupné z WWW: <www.datoveschranky.eu/prakticky-navod/autorizovana-konverze-dokumentu>.

▪ 17 ▪


9.

OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ

9.1

Co jsou účetní doklady

Účetnictví zpracovává informace o uskutečněných hospodářských operacích. Tyto operace jsou dokumentovány prostřednictvím účetních dokladů a ty jsou tak základním vstupem účetnictví. Současně představují i důležitý prvek průkaznosti účetnictví. Jsou ověřeným záznamem o proběhlém hospodářském jevu. Aby mohl být doklad podkladem pro účetní zápis, musí obsahovat základní údaje o uskutečněné operaci, které vyžadují české účetní předpisy. 14 Patří mezi ně:15 a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníci, c) peněžní částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f)

podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Účetní doklady je možné rozdělit do skupin podle několika kritérií: 16 a) podle druhu •

faktury vystavené odběrateli

•

faktury přijaté od dodavatelů

•

bankovní výpisy – informace o pohybech na bankovním účtu

•

pokladní doklady – příjmové a výdajové, vystavují se při platbách v hotovosti

•

interní účetní doklady – informace o hospodářských operacích uvnitř podniku. Patří sem například příjemky a výdejky zboží na / ze skladu nebo výplatní listina.

14 KOVANICOVÁ, Dana. Abeceda účetních znalostí pro každého. XVII. aktualizované vydání. Praha: Polygon, 2007. 444 s. ISBN 987-80-7273-143-5 15 dle § 11 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví 16 ŠTOHL, Pavel. Učebnice účetnictví. Znojmo : Štohl, 2009. 155 s.

▪ 18 ▪


b) podle obsahu •

Interní účetní doklady zachycují účetní případy uskutečněné uvnitř podniku. Takovým dokladem je například výdejka materiálu ze skladu do výroby.

•

Externí účetní doklady mají vztah k okolí podniku. Ty můžeme dále rozdělit podle místa vzniku na vydané a došlé. Vydané vznikají v účetní jednotce, například faktura odběrateli. Došlým je pak třeba faktura od dodavatele.

c) podle počtu zachycených účetních případů •

Jednotlivé účetní doklady zachycují jednu hospodářskou operaci. Příkladem je pokladní doklad. Sběrné účetní doklady shrnují více jednotlivých dokladů, zachycujících stejnorodé hospodářské operace za určité období (maximálně jeden měsíc). Lze je tak zaúčtovat jako jednu položku.

Účetní doklad může být zároveň i dokladem daňovým, což je doklad za dodané zboží nebo služby. Musí ho vždy vystavit subjekt, který je plátcem daně z přidané hodnoty. Jeho náležitosti se řídí § 26 až § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Z pohledu zákona o účetnictví je účetním dokladem i faktura. Termín faktura není zákonem definován, v praxi je však běžně používán. Označuje se tak doklad za dodané zboží nebo provedenou práci. Kromě údajů povinných pro účetní doklady obsahuje i informace o podniku – jméno nebo název, sídlo nebo místo podnikání a identifikační číslo. Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku 17 jsou povinni uvádět též údaj o tomto zápisu, včetně spisové značky, a podnikatelé nezapsaní v obchodním rejstříku též údaj o zápisu do jiné evidence, v níž jsou zapsáni. Tyto údaje jsou povinné dle § 13a obchodního zákoníku.

17 Do obchodního rejstříku se § 34 podle zákon č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku zapisují obchodní společnosti a družstva, zahraniční osoby podle § 21 odst. 4,, fyzické osoby, které jsou podnikateli a mají bydliště v České republice a osoby podle § 21 odst. 5, které podnikají na území České republiky, pokud o zápis požádají a další osoby, stanoví-li povinnost jejich zápisu zvláštní právní předpis.

▪ 19 ▪


9.2

Oběh účetních dokladů v podniku

Oběh účetních dokladů je pro každý podnik specifický. Záleží na organizační struktuře podniku (účetní jednotky) i na druhu dokladu. V malých podnicích s jednoduchou organizační strukturou nejsou formální pravidla pro oběh účetních dokladů nutná. Naopak v podnicích se složitou strukturou je stanovení pravidel, kterými se oběh dokladů řídí, nezbytné. Tato pravidla jsou stanovena vnitropodnikovou směrnicí. Obrázek 3: Oběh účetních dokladů

Zdroj: ŠTOHL, Pavel. Učebnice účetnictví, vlastní úprava

Obecně lze oběh účetních dokladů v podniku rozdělit do čtyř fází: 18 1) Přezkoušení správnosti Prvním krokem po vzniku nebo obdržení a očíslování účetního dokladu je přezkoušení jeho správnosti. Je nutné ověřit věcnou a formální správnost každého dokladu. Kontrola věcné stránky zaručí správnost údajů na dokladu uvedených, například správný počet jednotek materiálu na výdejce. Kontrola formální stránky dokladu se soustředí na údaje povinné pro účetní doklady podle zákona o účetnictví, aby byl doklad formálně platným. Směrnice mimo jiné určí, který pracovník je za přezkoušení správnosti dokladu zodpovědný. Věcnou správnost může ověřit například vedoucí skladu vydávající materiál, formální správnost účetní. 2) Příprava k zaúčtování Po přezkoušení správnosti jsou doklady roztříděny podle stanovených kritérií, například podle druhu – faktury, bankovní výpisy atd. a poté jsou zapsány do pomocných účetních knih. 3) Zaúčtování Vytvoření odpovídajících zápisů v účetních knihách. 4) Úschova Posledním krokem je úschova a archivace účetního dokladu.

18 ŠTOHL, Pavel. Učebnice účetnictví. Znojmo : Štohl, 2009. 155 s.

▪ 20 ▪


9.3

Archivace účetních dokladů

Povinnost archivovat účetní doklady je dána zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví (§ 31 a 32). Plátcům DPH ukládá povinnost uchovávat veškeré účetní doklady po dobu deseti let i zákon o DPH (č. 235/2004 Sb.). Doklady nutné pro účely důchodového pojištění je nezbytné na základě zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (582/1991 Sb.) uchovávat po dobu třiceti let. Obecná pravidla pro nakládání nejen s účetními doklady stanovuje zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (zákon 499/2004 Sb.). Po uplynutí doby archivace mohou být doklady skartovány.

▪ 21 ▪


10.

ÚČETNÍ DOKLADY V ELEKTRONICKÉ PODOBĚ

10.1 Způsoby zasílání účetních dokladů v elektronické podobě V současné době je stále běžné zasílání dokladů mezi podniky v listinné podobě. Může tak dojít k situaci, kdy jsou ta samá data opakovaně tištěna a poté ručně přepisována do dalších počítačových programů. To je časově velmi nákladné a dochází při tom k chybám. Proto je vhodné nahradit tištěné doklady elektronickými, které mohou být zpracovány automaticky. Další výhodou, kterou přináší výměna účetních dokladů v technické podobě, je zrychlení oběhu dokladů. Zaslání faktury v listinné podobě poštou a její zpracování na straně odběratele může trvat i několik dní. Tato časová prodleva je využitím elektronických cest přenosu odstraněna, doručení je téměř okamžité. Obrázek 4: Procentuální zastoupení podniků zpracovávajících faktury v elektronické podobě rozdělené podle počtu zaměstnanců podniku 35,7% 30,9% 19,3% 14,6%

celkem

14,6%

12,6%

9,8%

7,8%

10 – 49 zaměstnanců 250 a více zaměstnanců 50 – 249 zaměstnanců Faktury příchozí

Zdroj: www.csu.cz, vlastní úprava

▪ 22 ▪

Faktury odchozí


10.1.1

EDI

Jednou z možností, jak zautomatizovat výměnu účetních dokladů, je EDI (Electronic Data Interchange), elektronická výměna dat. Je to způsob výměny dat mezi různými informačními systémy podle definovaných standardů. První projekty elektronické výměny dat vznikaly už v šedesátých letech dvacátého století v automobilovém průmyslu. V současné době představuje EDI nejčastější cestu výměny elektronických dokladů. 19 Při výměně údajů pomocí EDI nedochází k přímému spojení mezi příjemcem a odesílatelem zprávy. Vstupuje mezi ně VAN operátor. Ten kromě zprostředkování komunikace zajišťuje také archivaci přenesených zpráv. Jeho služby jsou však zpoplatněny. Výhodou tohoto řešení je spolehlivost, zaručená nezávislým certifikovaným VAN operátorem, a časová úspora díky eliminaci nutnosti ručního zpracování dokladů. Nevýhodou je však vysoká náročnost implementace podpory EDI u zákazníka a také nezanedbatelné poplatky VAN operátorovi. Z těchto důvodů využívají elektronickou výměnu dokumentů především velké podniky. V České republice například velké obchodní řetězce ve vztahu ke svým dodavatelům.20

10.1.2

e-mail

E-mail je jedním z nejstarších a stále nejrozšířenějších způsobů internetové komunikace. Téměř úplně nahradil fax a mnohdy nahrazuje běžné dopisy. Za odeslání zprávy se neplatí žádný poplatek a náklady na pořízení a provoz e-mailu jsou u menších podniků zanedbatelné. Proto se stala vlastní e-mailová adresa v podstatě nezbytná i pro nejmenší podnikatele. Hlavními výhodami e-mailu jsou rychlost komunikace, rozšíření a nízká cena. Naopak nevýhodou, kterou mnoho podniků ignoruje, je nespolehlivost. U odeslaného e-mailu není možné zaručit jeho spolehlivé a rychlé doručení. Po odeslání zprávy nad ní ztrácí server odesílatele veškerou kontrolu. Pokud se zpráva během přenosu ztratí, odesílatel se o tom nedozví a může ji považovat za doručenou. Pokud jsou prostřednictvím e-mailu odesílány důležité informace, je proto vhodné vždy ověřit, že byl opravdu doručen. Problémem je také nevyžádaná pošta a obecně stále rostoucí počet zpráv, mezi kterými je lehké tu opravdu důležitou občas přehlédnout.

19 EdiZone [online]. 2008 [cit. 2011-04-21]. Stručný úvod do světa EDI. Dostupné z WWW: . 20 KUCHAŘ, Petr. ICT Unie [online]. 2010 [cit. 2011-04-18]. Elektronická fakturace a SPIS. Dostupné z WWW: <www.ictu.cz/index.php?id=1252>.

▪ 23 ▪


10.1.3

Datové schránky

Ze své podstaty jsou datové schránky ideální cestou zasílání účetních dokladů, například faktur. Zásadní výhodou oproti zasílání běžnou elektronickou poštou je průkaznost doručení. Datová zpráva má stejnou váhu jako dopis do vlastních rukou a platí pro ni i fikce doručení. Oproti dopisu však odpadají časové a finanční náklady spojené s tiskem a kompletací dokladů a obálek. Při využití vhodných technologických prostředků a formátu ISDOC přináší další úsporu možnost automatického zpracování dokladů. Na straně příjemce tak není nutné údaje z faktury ručně přepisovat do účetního software podniku. To zabrání i možným chybám, vznikajícím při ručním zpracování údajů. Odpadá také nebezpečí popření obsahu zaslaného dokladu. Každá odeslaná datová zpráva je podepsána digitálním podpisem a opatřena časovým razítkem. Digitální podpis, mimo určení totožnosti odesílatele, obsahuje i otisk zasílaného dokumentu. Na jeho základě je možné jednoznačně určit, že daný dokument je v nezměněné podobě opravdu tím, který obsahovala původní zpráva. Náklady spojené s příjmem a odesíláním faktur v papírové podobě běžnou poštou se pokusila vyčíslit ICT Unie (www.ictu.cz), stojící za vznikem formátu ISDOC. Podle její analýzy jsou náklady na příjem jedné faktury a její přepsání do informačního systému společnosti 23 Kč a náklady na vystavení a odeslání takové faktury poštou 28 Kč. Příkladem společnosti, která využívá výhody spojené se zasíláním faktur pomocí datových schránek ve formátu ISDOC, je Telefónica Czech Republic. Pilotní projekt s cílem ověření možnosti využití formátu ISDOC pro fakturaci byl spuštěn v listopadu 2010, do ostrého provozu přešel v únoru 2011. Společnost si od svých největších dodavatelů vyžádala zasílání faktur touto cestou a v současné době přijme přibližně 1500 faktur měsíčně. Důvodem volby tohoto řešení bylo pro společnost vyhnout se možným problémům s prokazatelností přenosu dokladů a možnost automatického zpracování faktur. Ty jsou po přijetí zkontrolovány po věcné stránce a dále zpracovány plně automaticky. 21 Dalším příkladem je Ministerstvo průmyslu a obchodu. Je jedním z prvních centrálních úřadů, který zavedl elektronickou fakturaci ve formátu ISDOC. Ministerstvo v roce 2010 upravilo svůj informační systém tak, aby umožnil příjem elektronických faktur ISDOC jak prostřednictvím datových schránek, tak i přes vlastní internetovou aplikaci. Tato úprava stála pouze necelých deset tisíc korun, což ukazuje, že ani zavedení elektronické fakturace nevyžaduje vysoké investice.22 21 Telefónica Czech Republic [online]. 11.4.2011 [cit. 2011-05-06]. Telefónica O2 od února 2011 využívá elektronické faktury ISDOC ve svém nákupu. Dostupné z WWW: . 22 VLČEK, Pavel. MPO ČR [online]. 31.3.2011 [cit. 2011-05-06]. MPO mezi prvními centrálními úřady,

▪ 24 ▪


10.1.4

Srovnání

Mezi velkými podniky je celosvětově nejrozšířenější výměna účetních dokladů založená na standardu EDI. Podniky jej mají implementovaný ve svých informačních systémech a je to hlavní kanál nejen pro fakturaci, ale i pro zasílání objednávek a dalších dokladů. Tato implementace je však finančně náročná a mnoha zejména malým podnikům se nevyplatí. Také provoz systému je vzhledem k poplatkům třetí straně nákladný. Jeho výhodou je pak vysoká spolehlivost a také možnost zálohy přenesených dokladů zprostředkovatelem komunikace. Mnoho malých a středních podniků využívá pro zasílání účetních dokladů e-mail. Ten je v současné době často primárním komunikačním kanálem a proto bývá volen bez dalšího uvážení automaticky. Mezi hlavní výhody patří jeho rozšíření a nízká cena. Zásadním problémem e-mailové komunikace je však fakt, že může být nespolehlivá. Nijak nezaručuje, že odeslaná zpráva opravdu dojde příjemci. Mnoho podniků je však kvůli úspoře nákladů ochotno tuto nespolehlivost ignorovat. Pokud podnik měsíčně odesílá pouze menší množství faktur, u kterých je schopen ověřit jejich doručení, je e-mail použitelným řešením. Problém ale může nastat tam, kde je měsíční počet odeslaných faktur vyšší a kde není bez vyložení velkých nákladů možné sledovat jejich faktické doručení. Tato nevýhoda je eliminována při zasílání účetních dokladů pomocí datových schránek. Datová zpráva je srovnatelná s doporučeným dopisem a odesílatel získá i informaci o jejím doručení. Je tak vhodným řešením i pro podniky, které zatím elektronickou fakturaci nevyužívají právě z důvodu neprokazatelnosti doručení. Datová zpráva však není na rozdíl od e-mailu zdarma. Proti širšímu využití datových schránek stojí i fakt, že mnoho podniků nepoužívá žádný software usnadňující práci s datovou schránkou a její obsluha přes webové rozhraní může být dost těžkopádná. V tomto ohledu má výhodu e-mail, který podniky běžně používají a vlastní softwarové vybavení pro pohodlnou práci s ním. Další překážkou zasílání účetních dokladů pomocí datových stránek je fakt, že pro příjem komerčních datových zpráv si musí příjemce tuto službu ve své datové schránce aktivovat. Není proto možné odeslat datovou zprávu do každé schránky. Také informovanost o této službě je mezi podniky relativně malá.

které své faktury vyřizují elektronicky pomocí ISDOC. Dostupné z WWW: .

▪ 25 ▪


Tabulka 4: Srovnání způsobů přenosu elektronických účetních dokladů: EDI

E-mail

Datová schránka

Cena

Vysoké náklady na pořízení, platby třetí straně

zdarma

Platby za každou zprávu

Spolehlivost doručení

Zaručeno třetí stranou

Bez garance

Zaručeno provozovatelem ISDS

Dostupnost

Velké podniky

každý

Povinné ze zákona, nutno aktivovat příjem komerčních zpráv

Bez garance

Elektronicky podepsáno ISDS

Nepopiratelnost Zaručena třetí stranou obsahu Zdroj: Vlastní

▪ 26 ▪


10.2

Formáty elektronických účetních dokladů

Pomocí datových zpráv je možné odesílat jen určité typy souborů, ne tedy soubor libovolný. Přípustné formáty, které lze posílat, jsou uvedené v příloze č. 3 k vyhlášce č. 194/2009 Sb. Patří mezi ně většina běžně používaných formátů pro tvorbu dokumentů. Například PDF, formáty využívané v kancelářských balících MS Office a Open Office, nebo ISDOC. Tabulka 5: Přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky: Zkratka

Popisek

pdf

Portable Document Format

PDF / A

Portable Document Format for the Long-term Archiving

xml

Extensible Markup Language Document

fo / zfo

Dokument Software 602 XML Filler

html / htm

Hypertext Markup Language Document

odt

Open Document Text

ods

Open Document Spreadsheet

odp

Open Document Presentation

txt

Prostý text

rtf

Rich Text Format

doc

MS Word Document

xls

MS Excel Spreadsheet

ppt

MS PowerPoint Presentation

jpg / jpeg / jfi f

Joint Photographic Experts Group File Interchange Format

png

Portable Network Graphics

tiff

Tagged Image File Format

gif

Graphics Interchange Format

mpeg1 / mpeg2

Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2

wav

Waveform Audio Format

mp2 / mp3

MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3

isdoc / isdocx

Information System Document verze 5.2 a vyšší

Zdroj: Příloha č. 3 k vyhlášce č. 194/2009 Sb.

▪ 27 ▪


10.2.1

EDIFACT

Nejrozšířenějším standardem založeným na EDI je UN/EDIFACT. To je mezinárodní standard vyvinutý pod záštitou Organizace spojených národů (UN) a byl přijat Mezinárodní organizací pro normalizaci (dále jen ISO) jako standart ISO 9735. EDIFACT je určen pro strojové zpracování, zprávy v tomto formátu tak nejsou jednoduše zobrazitelné. Standard obsahuje řadu aplikačních norem, určených pro různá odvětví, je proto využitelný univerzálně.

10.2.2

PDF

Formát PDF (Portable Document Format) byl vyvinutý společností Adobe pro usnadnění přenosu dokumentů mezi různými platformami a zařízeními. Jeho první verze vznikla v roce 1993 a od té doby je neustále rozvíjen. V roce 2008 byl uvolněn jako otevřený a stal se standardem ISO 32000-1:2008.23 Jeho hlavní výhoda spočívá v tom, že dokument vytvořený na jednom zařízení vypadá při zobrazení na všech ostatních zařízeních stejně. Dokument PDF proto kromě vlastního textu obsahuje veškeré informace nutné pro své zobrazení, jako například písma a obrázky. Tím se liší od běžných formátů kancelářských aplikací, jako například DOC firmy Microsoft nebo otevřený formát ODT. Ty obsahují pouze informaci o písmu v dokumentu použitém. Pokud zařízení, na kterém soubor zobrazujeme, nemá požadovaný typ písma k dispozici, je písmo nahrazeno jiným a dokument ztratí původní podobu. Ve své současné verzi mohou PDF soubory obsahovat kromě textu a obrázků například i vektorovou grafiku, hudbu nebo video. Je také možné je šifrovat a chránit heslem proti čtení, nebo třeba pouze proti vytištění. Mohou být podepsány digitálním podpisem a opatřeny časovým razítkem. Další výhodou je vysoké rozšíření a podpora ze strany výrobců software. Kromě aplikací firmy Adobe podporuje formát PDF velké množství výrobců a soubory je možné zobrazit na široké škále zařízení, poradí si s ním například i moderní mobilní telefony. Příkladem programu, umožňujícího vytvoření PDF souboru z téměř jakéhokoliv zdroje, je zdarma dostupný PDFCreator24.

23 Wikipedia [online]. 2011 [cit. 2011-04-16]. Portable Document Format. Dostupné z WWW: . 24 http://www.pdfforge.org/

▪ 28 ▪


Díky svému rozšíření a možnostem byl formát PDF zvolen Českým statistickým úřadem při sčítání lidu, domů a bytů 2011 pro elektronickou distribuci a vyplnění sčítacích formulářů. Speciální verzí PDF je PDF/A. To je formát určený pro dlouhodobou archivaci dokumentů. Vznikl v roce 2005 jako standard ISO 19005-1:2005. Vychází z běžného souboru PDF, nenabízí však některé jeho možnosti s cílem umožnění bezproblémového bezeztrátového přečtení dokumentu i v budoucnu. Dokumenty standardu PDF/A proto není například možné chránit heslem proti čtení. I přes všechny své výhody není formát PDF vhodný k zasílání účetních dokladů. Protože každý dokument může vypadat jinak a mít jinou strukturu, nelze ho jednoduchým způsobem automaticky zpracovat přímo v účetním software podniku. Jak jsem se přesvědčil i mezi mnou dotázanými firmami, mnoho společností však volí pro zasílání dokladů právě PDF. Na straně příjemce pak bývá dokument vytištěn, data ručně přepsána do počítačového systému a dokument je následně archivován v listinné podobě. Ve výsledku se tento způsob příliš neliší od zasílání dokumentů přímo v listinné podobě. Stále dochází k ruční manipulaci s dokumenty, která s sebou přináší nemalé personální náklady a vysoké riziko vzniku chyby při přepisování údajů. Pro zasílání katalogů, ceníků a podobných marketingových materiálů je však formát PDF jedním z nejvhodnějších.

10.2.3

ISDOC

S cílem eliminace ruční manipulace s fakturami a odbouráním zbytečných personálních nákladů a chybovosti vznikl formát ISDOC (Information System Document). V říjnu roku 2008 podepsali zástupci 14 firem, členů Sdružení pro informační společnost (SPIS, později ICT Unie) za přítomnosti zástupců státu Deklaraci o společném postupu v oblasti elektronické fakturace. Sdružení pro informační společnost sdružuje české i zahraniční ICT firmy vytvářející ekonomické a ERP informační systémy. Ty se v deklaraci zavázaly k vytvoření společného standardu elektronické fakturace a k jeho integraci do svých produktů. Formát ISDOC byl představen v březnu 2009. 25 Formát je založen na standartu XML a vychází z mezinárodního standardu UBL (Universal Business Language). Obsahuje takzvaná strukturovaná data, kdy v jednom souboru jsou nejenom data samotná, ale i různé formátovací značky. Ty určují, o jaký typ dat se jedná. Tyto značky jsou standardem formátu přesně stanoveny, soubor je tak velmi snadno automaticky zpracovatelný. Při návrhu formátu byly zohledněny jak funkční, tak legislativní požadavky. Soubory je možné opatřit i elektronickým podpisem a časovým razítkem, při

25 ISDOC [online]. 2009 [cit. 2011-07-09]. Dostupné z WWW: <www.isdoc.cz>.

▪ 29 ▪


splnění ostatních podmínek je tedy možné považovat je za platný účetní nebo daňový doklad. ISDOC byl navržen tak, aby vyhovoval co nejširšímu použití. Je využitelný v malých podnicích i ve velkých korporacích. V současné době je již podporován většinou ekonomických a účetních programů na našem trhu. V červnu 2009 byl ISDOC vyhláškou č. 194/2009 Sb.určen jako jeden z formátů, které lze zasílat pomocí datových schránek. Pro běžné zobrazení nebo tisk faktury ve formátu ISDOC je možné použít zdarma dostupný program ISDOC Reader pro operační systém Microsoft Windows. Ten kromě zobrazení a tisku souborů dokáže i ověřit platnost elektronického podpisu dokumentu. Vhodný je zejména pro toho, kdo nemá k dispozici pokročilý ekonomický software a potřebuje došlou fakturu pouze zobrazit. Příkladem může být fyzická osoba, které ve formátu ISDOC obdrží fakturu za služby. Práce s ním je podobná jako při zobrazení dokumentu PDF.

10.2.4

Srovnání

Účetní doklady ve formátu EDIAFCT jsou vázány na specifický způsob přenosu a implementaci do software společnosti. Díky tomu umožňuje přímo v tomto software například odesílání a příjem objednávek a faktur. To eliminuje potřebu použití dalšího programového vybavení, což celý proces vyřízení objednávky značně zjednodušuje. Náročnost zavedení takového systému jej ale předurčuje hlavně pro využití ve velkých výrobních nebo obchodních společnostech. V menších podnicích je EDIFACT využíván zejména v případě, kdy má společnost velkého odběratele, který jeho použití vyžaduje. Příkladem jsou dodavatelé obchodních řetězců nebo automobilek. Podniky, využívající pro zasílání účetních dokladů e-mail nebo datovou schránku, používají často formát PDF. Jeho hlavní výhodou je univerzálnost. Nástroje pro práci s ním jsou snadno dostupné, programy pro jeho zobrazení jsou často nainstalovány v počítači již při jeho koupi. Nedochází tak k situaci, že by příjemce nedokázal fakturu zobrazit. Jak ale zmiňuji výše, práce s ním na straně příjemce je obdobná jako u dokladů tištěných. Přínosem jeho využití je tak především zrychlení výměny účetních dokladů a úspora tiskových nákladů na straně odesílatele faktury. Oproti tomu formát ISDOC má potenciál usnadnit příjemci zpracování došlých faktur a tím snížit náklady a omezit chyby při jejich zpracování. Došlou fakturu je možné přímo načíst do účetního programu, odpadá tak ruční přepisování údajů. Formát je však v současné době stále relativně nový a povědomí o jeho existenci a možnostech spojených s jeho využíváním není moc rozšířené. Vystavení faktury v tomto formátu je díky zabudované podpoře

▪ 30 ▪


vúčetních programech podobné, jako u formátu PDF. I přes své výhody oproti tomuto formátu je stále pro elektronickou fakturaci využíván méně. Hlavním důvodem tohoto stavu je podle mého názoru především to, že před vznikem formátu ISDOC neexistoval žádný standart elektronické fakturace. Firmy tak začaly používat univerzální PDF, který si vybudoval silnou pozici a zůstávají u něj i nadále.

▪ 31 ▪


Tabulka 6: Srovnání formátů elektronických účetních dokladů Automatické zpracování

EDIFACT

PDF

ISDOC

Ano, integrace do IS

Ne

Ano, standardizovaný formát

Množství zdarma Podpora v Náročná implementace, dostupných SW řešeních komplexní SW řešení programů Velké výrobní a obchodní podniky, mezinárodní

Využití

Podporován většinou ekonomických SW, zdarma dostupný prohlížeč

Univerzální formát

Podniky všech velikostí, pouze ČR

Zdroj: Vlastní

Obrázek 5: Formáty používané mezi podniky v ČR k elektronické výměně dat podle počtu zaměstnanců podniku, leden 2010

48% 48%

50%

48% 48% 43%

53% 46%

46% 47%

31% 24%

celkem

10 – 49 zaměstnanců 250 a více zaměstnanců 50 – 249 zaměstnanců EDIFACT

formáty založené na XML

Zdroj: www.csu.cz, vlastní úprava

▪ 32 ▪

ostatní formáty


10.3

Archivace elektronických účetních dokladů

V situaci, kdy je většina účetních dokladů vytvářena elektronicky, se jeví jejich archivace v elektronické (technické) podobě jako logický krok. Odstraňuje nemalé náklady spojené s tiskem a archivací velkého množství tištěných dokumentů. I přesto však mnoho, především menších, podniků stále uchovává doklady právě v listinné podobě. Týká se to zejména externích účetních dokladů. Hlavní podmínkou při archivaci účetních dokladů, stanovenou zákonem o účetnictví, je zaručení čitelnosti dokladu po celou dobu jeho archivace. To platí jak pro listinnou, tak i pro technickou podobu dokumentů. U technické formy je tedy nutné zvolit takový datový formát a úložiště, který zaručí čitelnost i za mnoho let. Účetní doklad v technické podobě musí stejně jako listinný doklad obsahovat veškeré náležitosti, dané zákonem o účetnictví a zmíněné výše. Problém v tomto případě nastává s podpisy osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za zaúčtování. K dokumentu je nutné připojit elektronický podpis. Využít je možné elektronický podpis vystavený důvěryhodnou certifikační autoritou (dále jen CA) 26 nebo i elektronický podpis, který si vytvoří účetní jednotka sama. Musí však být splněna zákonná podmínka, 27 že je takový podpis průkazný a přiřaditelný dané osobě. Elektronický podpis na dokumentu slouží kromě určení identity zodpovědné osoby i jako záruka integrity dokumentu. Obsahuje totiž i takzvaný otisk, který je pro každý dokument unikátní a při jakémkoli zásahu do dokumentu se změní a dokument je označen za neplatný. Problémem je omezená doba platnosti podpisového certifikátu. Po vypršení lhůty, na kterou byl certifikát vystaven, většinou jeden rok (nebo po jeho předčasném zneplatnění), není již možné platnost dokladu ověřit. Neznamená to ale, že by byl podpis neplatný, pouze zaniká schopnost jeho ověření. K možnosti zpětného ověření elektronického podpisu dokumentu je nutné ho opatřit kvalifikovaným časovým razítkem ještě před vypršením platnosti certifikátu, na kterém je podpis založen. Časové razítko je možné získat od jedné ze tří akreditovaných certifikačních autorit, například CA PostSignum. Časové razítko na dokumentu zaručí, že označený dokument v daném čase a přesné podobě opravdu existoval. Díky tomu je možné ověřit zpětně i jeho elektronický podpis. Problém to ale neřeší trvale, protože i certifikát časového razítka má omezenou platnost. Dokument je tak nutné v pravidelných intervalech před vypršením platnosti původního opatřit časovým razítkem novým. To je 26 Ty jsou v současné době v ČR tři, například CA PostSignum České pošty (postsignum.cz), která za poplatek (330 Kč) vystaví kvalifikovaný certifikát PostSignum QCA s jednoletou platností. 27 § 33a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví

▪ 33 ▪


možné provádět i hromadně, jedním časovým razítkem může být zároveň označeno větší množství dokumentů.28 Tabulka 7: Ceník Kvalifikovaných časových razítek Vydané množství razítek za měsíc

Cena v Kč bez DPH 20% 1 – 30

100

31 - 100

300

101 - 350

850

351 – 1 000

2 000

1 001 – 3 500

5 000

3 501 – 10 000

12 500

10 001 – 35 000

35 000

35 001 – 100 000

75 000

100 001 – 250 000

150 000

250 001 a více

200 000

Zdroj: postsignum.cz

Vystavená faktura může být elektronickým podpisem a časovým razítkem opatřena přímo při vytvoření ve většině ekonomických programů, nebo je možné využít programy jiných výrobců. Pro práci s dokumenty ve formátu PDF lze využít například produkty firmy Adobe, tvůrce formátu. Pro opatření dokumentu časovým razítkem poskytuje vlastní nástroj i Česká pošta. Nástroje pro automatické podepsání dokumentů elektronickým podpisem a časovým razítkem nabízí také například společnost Syconix (www.syconix.cz). Vzhledem k celkové složitosti archivačního postupu je však vhodné využít specializovaný software pro správu dokumentů, označovaný jako DMS (Document Management System). Tyto systémy je možné navázat na programy v podniku již používané a pomocí nadefinovaných životních cyklů pro každý typ dokumentu zefektivnit celou správu dokumentů. Mohou například zajistit, že po vložení nového účetního dokladu jsou automaticky upozorněny osoby, jejichž elektronický podpis je na dokladu zákonem požadován. Na trhu je velké množství systémů vhodných jak pro malé podniky, tak i pro velké organizace. Elektronický archiv je také možné získat jako službu. Provozovatel se stará o veškeré technické zabezpečení archivu a třeba i o označení dokumentu časovým razítkem a o jeho „skartaci“ po uplynutí požadované doby jeho skladování. Cena takové služby závisí 28 KMENT, Vojtěch. Lupa.cz [online]. 15.11.2005 [cit. 2011-05-11]. Co brání elektronickému účetnictví?. Dostupné z WWW: <www.lupa.cz/clanky/co-brani-elektronickemu-ucetnictvi>.

▪ 34 ▪


především na objemu archivovaných dokladů, počtu uživatelů majících k nim přístup a doplňkových službách. Řešení elektronické archivace vhodné i pro malé podniky nabízí například společnost eWay System s.r.o.29. Její produkt, eWay CRM, je zaměřen na celkové řízení podniku a pomocí svého modulu Dokumenty poskytuje funkci systému DMS. Ten je integrován do programu MS Outlook, poskytuje tak známé prostření a snadnou obsluhu. Verze pro jednoho uživatele je zdarma, v případě používání systému dvěma a více uživateli je měsíční poplatek za každého 499 Kč. Systém je možné provozovat na na vlastním technickém vybavení nebo u partnerů společnosti za měsíční poplatek 500 Kč. Dalším řešením pro podniky, které nemají zájem o využívání nástrojů pro řízení, je například program Infotex společnosti Travia s.r.o. 30. Cena tohoto produktu je určena na základě prostoru, který podnik pro své dokumenty využívá. Základní verze je zdarma, verze Premium stojí 12840 Kč ročně. Program řeší nejen archivaci, ale i oběh dokumentů a poskytuje nástroje k elektronickému podepisování dokumentů na základě zvolených kritérií. Tabulka 8: Ceník programu Infotex Verze programu

Datový prostor

Zdarma

Cena (Kč / měsíc, bez DPH) 50 MB

0

1 GB

397

Standart

200 MB

132

Advanced

500 MB

406

2 GB

1070

Školy a neziskové organizace

Premium Zdroj: www.i-dokument.cz

29 http://www.eway-crm.cz/ 30 http://www.i-dokument.cz/

▪ 35 ▪


Elektronická faktura ve formátu ISDOC je velká přibližně několik desítek KB. Prostor o velikosti 1 MB tak stačí přibližně pro archivaci 20 faktur, do 2 GB se jich tedy vejde přibližně 40 000. Uskladnění takového množství dokumentů stojí u jedné ze společností, zajišťujících archivaci, přibližně 900 Kč. Na první pohled tak vychází v tomto případě archivace dokladů v listinné podobě srovnatelně. Je však nutné počítat ještě s dalšími náklady spojenými s fyzickou manipulací s dokumenty v podniku a také náklady na tisk. Digitální archiv na míru pro střední a velké podniky nabízí jako službu mnoho společností. Cena takového řešení je však značně individuální a vychází ze současného stavu v podniku, požadavků na řešení i objemu zakázky. Bez těchto informací ji proto nelze snadno odhadnout. U podniku střední velikosti se může pohybovat přibližně od tisíce do dvanácti tisíc korun měsíčně. Mezi hlavní výhody uchovávání účetních dokladů v technické formě patří: •

úspora tiskových nákladů – v situaci, kdy většina účetních dokladů vzniká elektronicky, je úspora tiskových nákladů nezanedbatelná

•

nižší náklady na skladování – skladování velkého množství dokladů v listinné podobě vyžaduje velký prostor a také manipulace s nimi a následná skartace je velmi náročná

•

snadnost zálohy – kopírování digitálního dokumentu je velmi snadné a navíc nedochází k degradaci jeho kvality jako u listinných dokladů, neexistuje tak jeden originál. Je proto možné využít všech běžných možností zálohy. U listinného archivu je téměř nepředstavitelné kopírování všech dokladů a jejich uchování na různých místech. V případě živelné pohromy jako požár nebo povodeň proto hrozí vysoké riziko ztráty celého archivu. Naopak záloha digitálních dat je naprosto běžná a náklady jsou nesrovnatelně nižší.

•

snadné dohledání konkrétních dokladů – v případě nutnosti dohledání konkrétního dokladu je mnohem snažší jeho nalezení v elektronické databázi než ve skladu plném šanonů za mnoho let

•

jednoznačnost ověření autentičnosti dokladu - na rozdíl od vlastnoručního podpisu je kdykoliv možné jednoznačně rozhodnout o pravosti elektronického podpisu a s tím i o neporušenosti dokumentu

•

možnost řízení životního cyklu dokumentu pomocí DMS systému a automatizace některých úkonů

▪ 36 ▪


Překážkami pro zavedení digitální archivace jsou dle mého názoru především: •

neznalost právních předpisů, obavy o platnost elektronických dokladů

•

neochota ke změně fungujících procesů, strach ze složitosti elektronické archivace

•

obavy z nákladů s elektronickou archivací spojených – pořízení potřebného technického vybavení, náklady na pořízení podpisového certifikátu a časových razítek.

Obrázek 6: Archivace dokladů v malých podnicích

▪ 37 ▪


▪ 38 ▪


1%

8%

23%

68%

Zdroj: podnikatel.cz, vlastní úprava

▪ 39 ▪

Listinná podoba Obojí Technická podoba Nevím


10.4 Integrace ISDS a informačního systému podniku Jednou z hlavních výhod ISDS je možnost jeho provázání s informačním systémem podniku. To umožní zefektivnění práce s datovou schránkou a navázání zpracování datových zpráv na existující procesy. Velké množství informačních systémů proto obsahuje nástroje pro práci s datovými schránkami.

10.4.1

Datové schránky Unicorn Universe

Příkladem takového systému je Unicorn Universe (unicornuniverse.eu, dále i jen UU). Je to komplexní informační systém pro řízení podniku. Staví na ověřených postupech řízení, podporuje různé firemní procesy a manažerské procesy. Mimo jiné řeší i správu a oběh dokumentů v podniku a pomocí subsystému Datové schránky Unicorn Universe umožňuje i příjem a zpracování datových zpráv. 31 Obrázek 7: Datové schránky Unicorn Universe

Zdroj: UnicornUniverse.eu

Základním prvkem pro práci s datovými zprávami v UU je Kontrolní panel datové schránky. Ten obsahuje veškeré nastavení DS a zajišťuje stahování zpráv z ISDS. Při stažení datové zprávy dojde v systému k vytvoření artefaktu s jejím obsahem. S tímto artefaktem je možné dále pracovat, umožňuje využít nástroje v UU dostupné.

31 Unicorn Universe [online]. 2011 [cit. 2011-04-21]. Dostupné z WWW: <www.unicornuniverse.eu>.

▪ 40 ▪


Obrázek 8: Struktura Datové schránky Unicorn Universe

Zdroj: UnicornUniverse.eu

10.4.2

Microsoft datové schránky

Především pro malé podniky a živnostníky vytvořil Microsoft ve spolupráci s firmou Autocont rozšíření svého e-mailového programu Outlook pro práci s datovými schránkami. Program Outlook je jedním z nejrozšířenějších programů pro přístup k e-mailovým schránkám. Jeho ovládání je pro mnoho uživatelů velmi snadné. Odesílání a přijímání datových zpráv je po instalaci doplňku velmi podobné práci s běžnými e-maily a pro uživatele intuitivní. 32 32 POLESNÝ, David. Živě.cz [online]. 2.10.2009 [cit. 2011-05-11]. Doplněk pro Outlook k obsluze

▪ 41 ▪


Doplněk se nazývá MS Outlook konektor 2010 do datové schránky a je poskytován ve třech verzích: •

Zdarma – základní verze doplňku je poskytována zdarma. Umožňuje příjem a odesílání Datových zpráv. Je s ní možné přistupovat pouze k jedné datové schránce.

•

Standard – má na rozdíl od bezplatné verze funkci Archív, která slouží k archivaci zpráv starších než 90 dnů přímo v aplikaci Outlook.

•

Business – umožňuje navíc proti verzi Standard a Zdarma přihlášení do více datových schránek, stahování doručenek a zabezpečení přihlášení uživatelským certifikátem.

Tabulka 9: Cena MS Outlook konektor 2010 do datové schránky Verze Zdarma

Cena v Kč bez DPH 20% 0

Standard

390

Business

3900

Zdroj: www.itdnes.cz

datových schránek zdarma ke stažení. Dostupné z WWW: .

▪ 42 ▪


11.

VZOROVÝ PODNIK

Abych zjistil, jakým způsobem probíhá fakturace v menších podnicích, několik jsem jich oslovil s žádostí o informaci, v jaké formě obvykle faktury přijímají a odesílají. Všechny mnou dotazované podniky používají k vedení účetnictví účetní programy, přesto žádný z nich nevyužívá elektronickou fakturaci s automatickým zpracováním příchozích faktur. Obvyklým způsobem je zasílání poštou, jako běžný či doporučený dopis. Některé podniky využívají také e-mail s fakturou ve formátu PDF. Odchozí faktury jsou tištěny na papír nebo do PDF a odesílány zmíněnými cestami, příchozí pak ručně opsány do účetního programu a archivovány v listinné podobě.

11.1

Podnik A

Podnik A je menší softwarová společnost, zabývající se tvorbou software na míru. Společnost má deset zaměstnanců. Způsobem fakturace se řadí mezi typické malé podniky. Měsíčně přijme přibližně 25 faktur. Ty chodí buď elektronicky, e-mailem ve formátu PDF, nebo písemně běžným dopisem. Údaje z přijatých faktur jsou ručně zadány do účetního programu společnosti. Faktury jsou archivovány v listinné podobě. Odchozí faktury, obvykle kolem 14 měsíčně, společnost ve většině případů odesílá běžnou poštou. V některých případech jsou odesílány jako PDF dokument e-mailem nebo předány osobně. Kroky při přijetí faktury: •

tisk PDF faktury přijaté e-mailem

•

přepis údajů do účetního programu

•

archivace v listinné podobě

Způsob tvorby faktury: •

evidence položek k fakturaci do informačního systému (dále jen IS)

•

tvorba faktury v IS

•

vystavení faktury v účetním programu

•

připojení PDF verze faktury do IS

•

tisk faktury

•

odeslání poštou

▪ 43 ▪


Měsíční náklady, spojené s tvorbou faktur a jejich distribucí ke klientům, společnost vyčíslila na 1000 Kč. To znamená přibližně 25,6 Kč za jednu přijatou nebo odeslanou fakturu. To se blíží údajům zjištěných analýzou ICT Unie, podle níž jsou náklady na vystavení a odeslání tištěné faktury 28 Kč a náklady spojené se zpracováním 23 Kč. Vzhledem k malému měsíčnímu počtu přijatých a odeslaných faktur nejsou přímé úspory dosažitelné zavedením elektronické fakturace vysoké. To je zřejmě i jedním z hlavních důvodů, proč ji většina malých podniků zatím nevyužívá. Elektronická fakturace by tak přinesla hlavně snížení pracnosti zpracování faktur. Další překážkou je nízké rozšíření elektronické fakturace v okolí podniku. Žádný z obchodních partnerů společnosti elektronickou fakturaci nenabídl. Když se podnik rozhodne elektronickou fakturaci zavést, musí v prvním kroku oslovit své obchodní partnery. K zasílání faktur v elektronické podobě je nutné mít souhlas subjektu, kterému takový doklad posílá. Ten ho totiž musí být schopný přijmout a přečíst. V případě, že by dodavatelé souhlasili s posíláním faktur v elektronické podobě ve formátu ISDOC, společnost by se vyhnula nutnosti ručního přepisování údajů z příchozích faktur do svého účetního programu. Po přijetí faktury a jejím vyzvednutí z datové schránky nebo e-mailu a kontrole údajů na faktuře uvedených by mohla být do programu importována automaticky. V případě potřeby pak může být pro účely archivace v listinné podobě vytištěna, nebo archivována elektronicky. Pokud by odběratelé souhlasili s příjmem faktur v elektronické podobě ve formátu ISDOC, mohla by společnost značně zefektivnit způsob vystavování faktur. Bylo by vhodné implementovat podporu tohoto formátu i do informačního systému, který společnost využívá. Faktura by tak mohla být být po vytvoření v tomto systému jednoduše importována do účetního programu a posléze odeslána odběrateli buď datovou zprávou nebo e-mailem. Odeslání do datové schránky by oproti současnému stavu přineslo výhodu okamžitého a nepopiratelného doručení faktury adresátovi. To vede ke značnému zrychlení vyřízení faktury, nedochází k několikadenním prodlevám, jako při využití běžné pošty. I na straně příjemce je vyřízení přijaté faktury v elektronické podobě rychlejší, než u tištěné.

▪ 44 ▪


Návrh řešení elektronické fakturace: •

Implementace podpory formátu ISDOC přímo do informačního systému společnosti

•

Import faktur do účetního programu – v případě implementace podpory formátu ISDOC v IS společnosti odpadne nutnost ruční tvorby faktury v účetním programu. Účetní program tento formát podporuje, faktury by tak mohly být importovány automaticky.

•

Odeslání faktury Společnost pro e-mailovou komunikaci využívá program MS Outlook. Pro odesílání faktur pomocí datových schránek tak může použít například program MS Outlook konektor pro datové schránky.

•

Archivace Společnost vlastní systém pro správu dokumentů, který používá pro svou další činnost. Ten je možné využít i pro archivaci faktur v elektronické podobě. Systém však neumožňuje automatické hlídání platnosti časového razítka dokumentů. V případě jeho využití by bylo proto nutné zajistit jejich včasné obnovení.

11.2

Podnik B

Podnik B je zprostředkovatelská agentura v oblasti obchodu, má asi 100 zaměstnanců. Je větší než ostatní podniky, na které jsem se zaměřil především. Vzhledem k vyššímu měsíčnímu objemu zpracovávaných faktur jsou vyšší i možné úspory plynoucí z elektronické fakturace. Faktury společnost přijímá v tištěné podobě, běžným nebo doporučeným dopisem. Obvyklé množství přijatých faktur je 200 měsíčně. Postup při přijetí faktury je stejný jako u podniku A. Údaje jsou ručně přepsány do účetního systému a faktury poté archivovány v listinné podobě. Vystavené faktury, v množství asi 200 kusů měsíčně, jsou vytvořeny v účetním programu podniku, poté vytištěny a odeslány jako doporučený dopis. Fakturací se v podniku zabývají tři zaměstnanci na plný úvazek s hodinovou mzdou 3 x 200 Kč. Celkové náklady jsou tedy dány cenou za doporučený dopis, tiskovými a personálními náklady. Pouze náklady

▪ 45 ▪


na poštovné jsou tak při ceně 26 Kč za jeden doporučený dopis 33 přibližně 5 200 Kč měsíčně. Doporučeným dopisem podnik zasílá faktury z důvodu potvrzeného doručení zásilky. Využitím datové schránky by přitom podnik získal nejen toto potvrzení, ale i jistotu nepopiratelnosti obsahu. Digitální podpis, kterým je každá datová zpráva opatřena, zajišťuje i integritu dokumentu. Ten tak nemůže být pozměněn. Cena za jednu datovou zprávu je 16 Kč s DPH, měsíční poplatek za využívání služby při odeslání 200 zpráv pak 24 Kč. Celkové náklady by tak činily 3 230 Kč, což znamená možnou měsíční úsporu jen za poštovné 1 970 Kč. Další přímou úsporu představují tiskové náklady na na samotné faktury a obálky, přibližně ve výši 400 Kč. Tabulka 10: Náklady na odeslání faktury odběratelům Elektronicky přes DS Doporučený dopis Poštovné (Kč) Tiskové a materiální náklady (Kč) Celková částka za 200 faktur (Kč)

16,15

26

0

2

3230

5600

Zdroj: vlastní

Pokud by podnik přijímal faktury v elektronické podobě ve formátu vhodném pro automatické zpracování, značně by se snížily časové náklady na zpracování faktury. Po přijetí by mohla být faktura automaticky načtena do účetního programu podniku, kde by stačilo zkontrolovat správnost uvedených údajů, případně ji vytisknout pro archivaci v listinné podobě.

33 Česká pošta [online]. 2011 [cit. 2011-05-11]. Doporučená zásilka. Dostupné z WWW: <www.ceskaposta.cz/cz/sluzby/psani/cr/doporucena-zasilka-id222>.

▪ 46 ▪


12.

ZÁVĚR

eGovernment v České republice prošel za několik posledních let velkými změnami. Česká republika se tak zařadila mezi státy s nejpokročilejší elektronizací státní správy. Jednou z hlavních změn, která přinesla revoluci do komunikace ve státní správě a má velký dopad na i na všechny podniky, bylo zavedení systému datových schránek. Spuštění provozu datových schránek a následné umožnění jejich využití pro elektronickou fakturaci proběhlo před více než rokem. Do oblasti elektronické komunikace datové schránky přinesly prvky běžné u doporučených dopisů, například průkaznost doručení, a spojily je s výhodami elektronické komunikace jako je okamžité doručení a výhody elektronického podpisu. Jejich používání je od počátku povinné pro orgány veřejné moci a schránka byla automaticky zřízena i všem právnickým osobám. Jak jsem ale zjistil, většina malých podniků schránku používá pouze pro příjem zpráv od orgánů státní správy a možnost komerční komunikace není ve větší míře využívána. Z podniků, které jsem oslovil, nepoužil možnost posílání Poštovních datových zpráv ani jeden. Ty by se přitom mohly stát ideálním prostředkem zasílání účetních dokladů. Účetní doklady lze dělit podle několika kritérií. Kritériem pro mou práci podstatným je rozdělení na doklady interní a externí. Oběh interních účetních dokladů probíhá pouze v rámci podniku, ve své práci jsem se jimi proto dále nezabýval. Naopak výměna externích účetních dokladů, především faktur, je místem, kde lze datové schránky do procesu oběhu dokladů zapojit. Mezi důvody, proč se malé podniky elektronické fakturaci vyhýbají, patří obavy z nákladů na její zavedení a neochota měnit stávající procesy. Problémem je také samotné malé rozšíření elektronické fakturace. K zasílání účetních dokladů v elektronické podobě je nutný souhlas příjemce, který musí být schopný takový doklad zpracovat. Podniku usilujícímu o zavedení elektronické fakturace tak hrozí, že obchodní partneři, kteří pro elektronickou fakturaci nemají prostředky, odmítnou faktury v elektronické podobě akceptovat.

Nadějí

na zlepšení v tomto směru může být zavádění elektronické fakturace pomocí datových schránek velkými firmami, které ji budou vyžadovat po svých dodavatelích. Ti poté, co tento způsob zavedou, mohou stejnou cestu využívat i ve vztahu k jiným podnikům. Elektronickou fakturaci využívají v České republice především velké společnosti. Ty řeší výměnu elektronických účetních dokladů hlavně s využitím standardu EDIFACT. Jeho implementace je však náročná a navíc je nutné platit za každý přenesený doklad prostředníkovi. To jsou hlavní důvody bránící jeho většímu rozšíření i mezi podniky menší.

▪ 47 ▪


Problémem

po

dlouhou

dobu

byla

neexistence

alternativy,

obecného

standardu

umožňujícího bezproblémový oběh dokladů v elektronické podobě i menším podnikům. To se změnilo v roce 2009, kdy byl představen formát ISDOC. Ten se rychle stal obecně přijímaným řešením a podporuje ho většina účetních programů. Je speciálně navržen pro zasílání faktur a v kombinaci s datovou schránkou je ideálním způsobem, jak doručit elektronickou fakturu odběratelům. Jednou z překážek v rozšíření tohoto způsobu elektronické fakturace je cenová politika České pošty. Při nízkém měsíčním počtu odeslaných zpráv může být jejich cena díky paušálnímu poplatku za službu dokonce vyšší, než u běžného doporučeného dopisu. To by se ale mělo změnit ještě v letošním roce s příchodem elektronických poštovních známek. Jejich použití bude obdobné jako u klasické známky a vyplatí se tak těm, kdo odesílají menší množství Poštovních datových zpráv. Cena zpráv se také nadále průběžně snižuje, počátkem roku 2012 by měla klesnout na 11,68 Kč bez DPH a výhledově pak i pod 10 Kč. Za pouze částečnou elektronizaci oběhu účetních dokladů považuji jejich zasílání ve formátu PDF. Ve spojení s e-mailem sice eliminuje poštovní náklady, k úspoře ale vede pouze u odesílatele. Na straně příjemce je totiž nutné údaje z těchto dokladů zpracovat opět ručně. Výhodou ale je, že je možné je archivovat v elektronické podobě. Elektronická archivace účetních dokladů představuje značné zjednodušení celého procesu a při velkých objemech dokladů i jeho podstatné zlevnění. Je však třeba znát její specifika a především zajistit, aby po celou dobu své archivace byly dokumenty označeny platným kvalifikovaným časovým razítkem. Doporučuji proto využít specializovaný software, který tento a další problémy řeší automaticky, nebo zajistit archivaci elektronických účetních dokladů jako službu od specializované firmy. Jak jsem ale zjistil, v malých podnicích jsou mnohdy i dokumenty přijaté elektronicky vytištěny a archivovány v listinné podobě. Pomyslnou konkurencí datových schránek při zasílání účetních dokladů je běžný e-mail. Ten však přináší několik rizik, která je nutné si uvědomit. V první řadě e-mailová komunikace negarantuje doručení zprávy. Může se stát, že bude doručena se značným zpožděním nebo se úplně ztratí. Toto řešení tak nemohu doporučit v situaci, kdy podnik odesílá například desítky faktur měsíčně. Je totiž velmi náročné a nákladné sledovat, zda byly opravdu všechny řádně odeslány a doručeny. E-mail je tak pro fakturaci prakticky využitelný jen v malých podnicích, vyřizujících jednotky faktur měsíčně. Datové schránky ve spojení s formátem ISDOC mají šanci stát se běžně užívanou cestou elektronické fakturace v České republice. Oproti fakturám v listinné podobě přinášejí značné zrychlení oběhu dokladů, ulehčení práce a finanční úspory.

▪ 48 ▪


13.

CONCLUSION

My work describes the system of data boxes and introduces the possibilities of their use as a mean of delivering accounting documents in electronic form. I set forth the advantages and challenges brought to companies by electronic invoicing. I also deal with the alternative ways of invoicing and the reasons why the use of data boxes lags behind expectations. eGovernment in the Czech Republic has been a subject to significant changes in the recent years. The Czech Republic has become a country with what is one of the most advanced computerizations of administration in the world. Launching of data boxes has been one of the main changes. It has caused a revolution in the field of communication in public administration and has impact on all companies. Data boxes were launched and commercial messages allowed more than a year ago. Data messages sent through data boxes have both, advantages of a registered letter such as guaranteed delivery, as well as advantages of electronic communication, such as instant delivery and the advantages of an electronic signature. Using a data box is mandatory for all the public authorities and a data box is automatically set up for every company. Most small businesses use data boxes only to receive messages from public authorities and not to send commercial messages. Not a single company out of those I questioned uses data box to send commercial data messages, even though these commercial messages could be a perfect way to deliver invoices. Accounting documents can by divided into categories based on several criteria. The most relevant for my thesis is a separation to internal and external accounting documents. Workflow of internal documents is not affected by using data box; I therefore focused on external documents and ways how to use a data box in their interchange between companies. Some of the reasons why small companies do not use electronic invoicing are fear of costs of the implementation and unwillingness to change their internal processes. The small num ber of companies already using electronic invoicing is a problem even so. In order to send electronic invoices one has to obtain consent of the recipient, who has to be able to process such an invoice. There is a risk that a company sending electronic invoices will have the invoices rejected by its business partners, who will not be able to receive such an invoice. This is where big companies can help by implementing data boxes in their invoicing system and asking their suppliers to send them invoices using a data box. Once they adjust their accounting software to satisfy the demand of their important customer, they can start using it in communication with their other partners, too. Electronic invoicing in the Czech Republic is mostly used by big companies. They use mostly systems based on the EDIFACT standard.

▪ 49 ▪


But its implementation is expensive and a third party operator supervising the transmission charges for every invoice sent. These are main reasons preventing its implementation by small companies. For a long time there was no suitable alternative to the EDIFACT standard enabling electronic invoicing in small companies. This changed in 2009 with introduction of ISDOC. It is a format specially designed for electronic invoicing and it is supported in most of the accounting softwares. In connection with a data box, ISDOC is the ideal way to send electronic invoice to your clients. One of the obstacles of broader use of this way of electronic invoicing is the pricing policy of Czech Post. Commercial data message service is charged with a monthly fee, so when the customer sends only a few messages the monthly price can be even higher than the price of a standard registered letter. This should change later this year with the introduc tion of electronic post stamps. Their use will be similar to a classic post stamp and will be useful when sending just a few commercial messages monthly. Price of commercial messages is being continuously reduced, it should be reduced to 11,68 CZK in the first quarter of 2012 and even below 10 CZK later. In my opinion, using PDF files for invoicing is closer to using printed invoices than proper electronic ones. It can eliminate posting costs when send by e-mail, but it means savings only for the sender. Recipient still needs to manually transcribe the data to accounting program. However, the possibility to archive the data electronically is an undisputable advantage. Electronic archiving of accounting documents is much simpler and cheaper than storing large amounts of papers. But it is crucial to mind all of its specifics, especially the limited validity of qualified time stamps. It is critical to assure that all the documents have valid time stamps all the time. I suggest using specialized software to take care of all the documents or outsource it to a specialized company. As I found out in my survey, small companies often print even the electronic invoices and then archive them as physical documents. Notional rival of data boxes as a way of delivering accounting documents is an e-mail. But using an e-mail for accounting documents interchange carries several risks. First of them is that e-mail is not reliable. E-mail message can be can be delivered with long delay or not at all. Therefore I cannot recommend using an e-mail for sending higher amount of invoices. Keeping track of all the invoices and checking if they were really sent and delivered is very demanding. E-mail is practically usable only in smaller companies that send and receive only a few invoices monthly. Data boxes in connection with ISDOC files have potential to become a widely used way of the interchange of electronic accounting documents in the Czech Re-

▪ 50 ▪


public. In comparison with physical accounting documents, electronic ones can provide con siderable speed-up in the document workflow and reduce required work and financial costs.

▪ 51 ▪


14.

SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY

1. BusinessInfo.cz [online]. 29.10.2010. Datové zprávy si už můžete přečíst i z internetové kavárny . Dostupné z WWW: <www.businessinfo.cz/cz/clanek/datove-schranky/dat-zpravy-mozno-precistinternet-kavarn/1001772/58757/>. 2. Czech POINT [online]. 2010. Dostupné z WWW: <www.czechpoint.cz>. 3. Datová schránka [online]. 2009. Wikipedia. Dostupné z WWW: . 4. Datové schránky [online]. 2010. Dostupné z WWW: <www.datoveschranky.info>. 5. Datové schránky [online]. 6.6.2010. Autorizovaná konverze dokumentů. Dostupné z WWW: <www.datoveschranky.eu/prakticky-navod/autorizovanakonverze-dokumentu>. 6. EdiZone [online]. 2008. Stručný úvod do světa EDI. Dostupné z WWW: . 7. EGON a Klaudie - symboly eGovernmentu [online]. 2011. Dostupné z WWW: . 8. Egov.cz [online]. 8.5.2011. Základní registry i elektronické občanky jsou ve skluzu . Dostupné z WWW: . 9. Europa : portál evropské unie [online]. 16.12.2010. Cesta k interoperabilitě evropských veřejných služeb. Dostupné z WWW: . 10. ISDOC [online]. 2009. Dostupné z WWW: <www.isdoc.cz>. 11. KMENT, Vojtěch. Lupa.cz [online]. 15.11.2005. Co brání elektronickému účetnictví?. Dostupné z WWW: <www.lupa.cz/clanky/co-branielektronickemu-ucetnictvi>. 12. KOVANICOVÁ, Dana. Abeceda účetních znalostí pro každého. XVII. aktualizované vydání. Praha: Polygon, 2007. 444 s. ISBN 987-80-7273-143-5 13. KUCHAŘ, Petr. ICT Unie [online]. 2010. Elektronická fakturace a SPIS. Dostupné z WWW: <www.ictu.cz/index.php?id=1252>. 14. Ministerstvo vnitra vyhlásilo výběrové řízení na novou Rámcovou smlouvu KIVS [online]. 2007. Ministerstvo vnitra. Dostupné z WWW: . 15. MORÁVEK, Daniel. Podnikatel.cz [online]. 6.1.2011. Cena Poštovních datových zpráv brzy klesne, napraví to jejich dosavadní fiasko?. Dostupné z WWW: <www.podnikatel.cz/clanky/cena-postovnich-datovych-zpravklesne>.

▪ 52 ▪


16. MV ČR [online]. 2009. Zákon o eGovernmentu. Dostupné z WWW: . 17. PETERKA, Jiří. Lupa.cz [online]. 3.5.2010. Datové schránky po půl roce. Dostupné z WWW: <www.lupa.cz/clanky/datove-schranky-po-pul-roce>. 18. PETERKA, Jiří. Lupa.cz [online]. 7.7.2009. Stalo se: datové schránky mají první problémy. Dostupné z WWW: <www.lupa.cz/clanky/stalo-se-prvniproblemy-datovych-schranek>. 19. POLESNÝ, David. Živě.cz [online]. 2.10.2009. Doplněk pro Outlook k obsluze datových schránek zdarma ke stažení. Dostupné z WWW: . 20. ŠTOHL, Pavel. Učebnice účetnictví. Znojmo : Štohl, 2009. 155 s. 21. Telefónica Czech Republic [online]. 11.4.2011. Telefónica O2 od února 2011 využívá elektronické faktury ISDOC ve svém nákupu. Dostupné z WWW: . 22. VLČEK, Pavel. MPO ČR [online]. 31.3.2011. MPO mezi prvními centrálními úřady, které své faktury vyřizují elektronicky pomocí ISDOC. Dostupné z WWW: . 23. Wikipedia [online]. 2011. Portable Document Format. Dostupné z WWW: . 24. Základní registry veřejné správy [online]. 15.4.2010. MV ČR. Dostupné z WWW: .

▪ 53 ▪


15.

SEZNAM POUŽITÝCH SYMBOLŮ A ZKRATEK

Zkratka

Popisek

CA

Certifikační autorita, vydavatel důvěryhodných elektronických podpisů

DS

Datová schránka

EDI

Elektronická výměna dat

EDIFACT

Standard elektronické výměny dat

IS

Informační systém

ISDOC

Formát elektronické fakturace v ČR

ISDS

Informační systém datových schránek

PDF

Datový formát pro dokumenty

▪ 54 ▪


16.

SEZNAM OBRÁZKŮ

Obrázek 1: Datová zpráva.......................................................................................... 11 Obrázek 2: Počty DS k 31. 3. 2011 podle typu subjektu........................................15 Obrázek 3: Oběh účetních dokladů...........................................................................20 Obrázek 4: Procentuální zastoupení podniků zpracovávajících faktury v elektronické podobě rozdělené podle počtu zaměstnanců podniku .....................22 Obrázek 5: Formáty používané mezi podniky v ČR k elektronické výměně dat podle počtu zaměstnanců podniku, leden 2010......................................................31 Obrázek 6: Archivace dokladů v malých podnicích.................................................36 Obrázek 7: Datové schránky Unicorn Universe.......................................................37 Obrázek 8: Struktura Datové schránky Unicorn Universe ......................................38

▪ 55 ▪


17.

SEZNAM TABULEK

Tabulka 1: Datový trezor – ceník...............................................................................12 Tabulka 2: Ceník poplatků za využívání Poštovních datových zpráv (bez DPH) ........................................................................................................................................ 12 Tabulka 3: Etapy spouštění ISDS..............................................................................15 Tabulka 4: Srovnání způsobů přenosu elektronických účetních dokladů: ...........26 Tabulka 5: Přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky: .....27 Tabulka 6: Srovnání formátů elektronických účetních dokladů .............................31 Tabulka 7: Ceník Kvalifikovaných časových razítek...............................................33 Tabulka 8: Ceník programu Infotex...........................................................................34 Tabulka 9: Cena MS Outlook konektor 2010 do datové schránky ........................39 Tabulka 10: Náklady na odeslání faktury odběratelům..........................................43

▪ 56 ▪

BAKALÁŘSKÁ PRÁCE. Zavedení datových schránek a jejich vliv na oběh účetních dokladů

Recommend Documents