Bab
II Tinjauan Pustaka
9
BABAB IIII TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Peranan Pengertian peranan menurut Komaruddin (1994;768) adalah sebagai berikut: “1. Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan oleh seseorang dalam manajemen. 2. Pola perilaku yang utama diharapkan dapat menyertai status 3. Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok atau pranata 4. Fungsi yang diharapkan seseorang untuk menjadi karakteristik yang apa adanya. 5. Fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat.” Jadi peranan adalah suatu bagian dari tugas utama yang mempunyai pola perilaku pimpinan dan fungsi seseorang serta fungsi setiap variabel dalam manajemen.
2.2 Pengertian Efektivitas Pengertian efektivitas menurut Arens dan Loebbecke (2000;798) yaitu; “Effectivenes refers to the accomplishement of the objectives where as efficiency refers to the resources use to achived those objectives. ” Efektivitas dapat diartikan suatu tingkat sampai dimana tujuan dari perusahaan atau organisasi dapat tercapai, dan merupakan salah satu aspek penilaian terhadap prestasi manajemen dalam mengelola perusahaan. Oleh karena itu efektivitas mendapat pengertian khusus dari manajemen. Efektivitas itu sendiri berkaitan dengan proses pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan yaitu laba yang optimal. Efektivitas dapat dihubungkan dengan penyelesaian suatu tujuan, sedangkan efesiensi dihubungkan dengan sumber yang digunakan untuk tercapainya suatu tujuan.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
10
2.3 Pengertian Pengelolaan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995;470) pengelolaan dapat di artikan sebagai berikut; “1. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain. 2. Proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi 3. Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan .” Berdasarkan pengertian di atas pengelolaan dapat diartikan sebagai proses memberikan pengawasan terhadap suatu kegiatan mulai dari perencanaan sampai dengan pengendalian atau pengawasan atas hasil kegiatan tersebut dan mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan dengan menggerakkan tenaga orang lain.
2.4 Sistem Pengolahan Data Elektronik (SPDE) Perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan membawa dampak yang sangat besar pada bidang-bidang yang ada. Seperti tujuan dari penciptaan peralatan-peralatan canggih dan modern dalam membantu pekerjaan manusia sehingga dapat memudahkan pekerjaan manusia. Untuk memahami mengenai pengolahan data secara efektif, maka terlebih dahulu akan di kemukakan beberapa pengertian serta definisi yang berhubungan dengan pengolahan data elektronik.
2.4.1 Pengertian Dasar SPDE Pengolahan data atau kegiatan pencatatan dan pengamanan data yang kemudian diubah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai. Bentuk yang lebih berguna ini disebut informasi. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa tujuan dari pengolahan data adalah untuk mendapatkan informasi . Pada awalnya penggunaan peralatan untuk mengolah data masih terbatas pada mesin kalkulasi, mesin kas dan mesin pengolah data lain. Seiring dengan berkembangnya dunia usaha, semakin banyak pula informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat dalam waktu yang singkat. Hal ini
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
11
menunjukkan bahwa dibutuhkan suatu sistem informasi yang lebih kompleks, dengan tingkat ketelitian yang sempurna. Kompleksitas dan tingkat ketelitian seperti ini tidak dapat dipenuhi oleh pengolah data biasa. Sistem Informasi seperti ini hanya dapat dijalankan dengan teknologi komputer dengan menggunakan komputer disebut dengan Electronic Data Processing (EDP). Pengertian komputer menurut Nugroho Widjajanto (2001;59) adalah sebagai berikut: “Komputer adalah suatu alat pengolah data yang dapat melaksanakan perhitungan secara substansial, termasuk operasi hitung-menghitung, dan operasi tanpa campur tangan manusia.” Menurut Jogiyanto (1999;3) mengemukakan mengenai alat pengolahan data elektronik sebagai berikut: “Pengolahan Data Elektronik adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berarti berupa informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer.”
Komputer berpengaruh besar dalam perusahaan khususnya perusahaan besar yang dapat memberikan kemajuan perusahaan, terutama dalam pengelolaan persediaan yaitu barang dagangan. Kebutuhan dalam penggunaan sistem pengolahan data elektronik pada suatu perusahaan akan sangat membantu dalam memasukkan data, memproses data, dan memberikan informasi dalam pengambilan keputusan. Sistem Pengolahan Data Elektronik (SPDE) menurut Wilkinson (1991;228) dibagi dalam 2 (dua) tipe yaitu; “1. Online Processing 2. Batch Processing.”
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
12
Dapat dijelaskan lebih lanjut mengenai tipe dari sistem pengolahan data elektronik: 1.Online Processing Dengan cara ini komputer menerima data secara elektronik dan menyimpannya, sehingga data tersebut dapat diproses lebih lanjut. Setiap transaksi dicatat segera ke dalam file yang bersangkutan. Metode ini dapat dirinci sebagai berikut menjadi dua bagian yaitu; a. Online Real-Time Processing Pada metode online real-time processing komputer menangkap data secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, dan memprosesnya setelah itu menyimpannya untuk diproses lebih lanjut dimasa mendatang setelah mencapai satu kelompok (batch) b. Online Batch Processing Pada metode online batch processing komputer menangkap data secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, dan memprosesnya sesegera mungkin. 2. Batch Processing Pengolahan data dengan sistem ini mengikuti suatu prosedur, dimana data transaksi yang akan diolah dikumpulkan dalam jumlah yang agak besar untuk suatu periode tertentu, kemudian baru dilakukan pengolahan data oleh komputer.
2.4.2 Unsur – unsur SPDE Dalam suatu sistem komputer atau Sistem Pengolahan Data Elektronik (SPDE) yang berperan adalah unsur-unsur dari sistem komputer tersebut. Watne dan Turney (1991;130) mengemukakan unsur-unsur sistem komputer dalam kaitannya dengan sistem pengolahan data yaitu sebagai berikut : “A data processing system consist of hardware, system software, application software, procedure, and personel.”
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
13
Kesimpulannya bahwa komputer terdiri dari unsur-unsur sistem pengolahan data yang terdiri atas hardware, software, aplikasi software, prosedur dan tenaga pengoperasiannya yaitu sumber daya manusia yang mengoperasikan komputer. Sistem komputer merupakan kombinasi terpadu dari 2 (dua) perangkat yaitu sebagai berikut; A. Perangkat keras (hardware) Hardware atau perangkat keras merupakan peralatan komputer secara fisik yang membentuk sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat menjalankan fungsinya. Bagian – bagian dari perangkat keras (hardware) adalah : 1. Control Processing Unit (CPU) Control Processing Unit (CPU) merupakan pusat dari komputer dan merupakan bagian intern dari komputer mempunyai fungsi melakukan kegiatan-kegiatan Arithmatic dan Logica dan mengawasi seluruh kegiatan Sistem Pengolahan Data. Control Processing Unit (CPU) terdiri dari bagian- bagian yaitu: a. Control Unit Bagian ini mengawasi seluruh kegiatan unsur pengolahan baik atas masukan, pengolahan maupun atas pengeluaran. Control Unit berfungsi sebagai pengendali operasi yang dilaksanakan. b. Arithmetic Logical Unit (ALU) Aritmetic/Logic Unit atau ALU adalah elemen pemroses primer dalam suatu komputer. Data dalam suatu unit dapat dikonversikan dalam suatu bentuk tertentu atau diubah dalam suatu nilai yang tergantung pada jenis operasi yang dilakukan. Sebagian ALU dapat mengerjakan operasi aritmatika dasar seperti pejumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian bilangan. c. Main Memory Unit Arithmetic Logical Unit (ALU) umumnya memanggil dan menyimpan intruksi-intruksi dalam memori pusat atau primer.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
14
Bagian ini berfungsi untuk menyimpan data yang akan diproses, yang sudah diproses intruksi-intruksi untuk bagian lain dari CPU Operasi-operasi yang terdapat pada komputer terdiri dari tiga tipe yaitu; 1) Operasi
aritmatika,
seperti
penambahan,
pengurangan,
dan
sebagainya 2) Operasi logika, seperti OR, AND, X-OR, dan sebagainya 3) Operasi pengendalian, seperti beragam operasi percabangan. 2. Input Devices Input devices berfungsi untuk memasukkan data yang akan diolah maupun intruksi pengolahan ke dalam CPU dalam bentuk machine paper tape, dan disk drive 3. Output Devices Output devices berfungsi untuk menampilkan hasil pengolahan baik dalam bentuk machine readable form maupun dalam bentuk human readable form. Beberapa jenis output devices antara lain adalah; cathoderay-tube, dan printer. 4. Secondary Storage Devices Secondary Storage Devices berfungsi sebagai tempat penyimpanan data yang akan diolah dalam menghasilkan informasi. Hasil pengolahan alat ini dipergunakan karena kapasitas memori dari CPU sangat terbatas. Oleh karena itu data disimpan diluar CPU, yaitu di dalam Secondary Storage Devices, dalam bentuk floppy disk, magnetic (hard disk), dan optic disk. 5. Communication Devices Communication Devices berfungsi sebagai alat yang menghubungi seseorang langsung dengan CPU atau dengan komputer online. Jenis Communication Devices antara lain yaitu key entry devices.
B. Perangkat Lunak (Software) Software merupakan komputer diluar komputer yang berupa intruksi intruksi yang diperlukan oleh komputer, guna memproses dan menghasilkan data atau
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
15
informasi sesuai dengan kehendak dari intruksi tersebut. Software atau perangkat lunak terdiri dari; 1. System software, yaitu merupakan program yang menekankan kepada langkah-langkah dimulainya pengoperasian komputer. 2. Application Software, yaitu merupakan program yang digunakan untuk menyelenggarakan suatu aplikasi tertentu.
C. Personnel (Brainware) Adalah manusia yang menangani pengolahan data di komputer. Komponen Brainware umumnya dibagi dalam bagian yang dapat menunjang adanya internal check yang memadai yaitu; 1. System Analyst Bertanggung jawab untuk desain umum dan sistem analis menerapkan tujuan secara keseluruhan dan desain khusus untuk aplikasi-aplikasi tertentu. Analis sistem bekerja sama dengan para pemakai dalam menentukan informasi yang dibutuhkan. Analis sistem harus dipisahkan dari pemrogram (programmer) untuk mencegah pengubahan secara tidak sah program aplikasi atau data. 2. Programmer Bertugas membuat flowchart untuk aplikasi komputer, menyiapkan intruksi-intruksi komputer, mentest program, dan
mendokumentasikan
hasilnya. Programmer tidak diperbolehkan memasukkan data input atau operasi komputer. 3. Computer Operator Bertanggung jawab untuk mengolah data melalui sistem yang berhubungan dengan komputer. Operator harus mengikuti instruksi yang ditetapkan dalam run book yang telah disusun oleh programmer. Disini perlu adanya pembatasan bagi operator agar tidak dapat memodifikasi program sebelum atau selama program itu berjalan.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
16
4. Librarian Bertanggung jawab untuk menyimpan dan memelihara program-program, file transaksi, dan catatan penting lainnya. Librarian menyediakan pengendalian fisik atas file, program, dan catatan tersebut hanya diberikan kepada mereka yang berhak saja. 5. Data Control Group Bertugas untuk menguji ketelitian dan efesiensi dari seluruh aspek-aspek sistem.
2.4.3 Manfaat SPDE Dengan beralihnya sistem pengolahan data manual menjadi sistem pengolahan data elektronik, tentu saja dapat membawa manfaat yang cukup besar pada suatu perusahaan pada umumnnya. Berdasarkan definisi-definisi di atas, bahwa pengolahan data elektronik mempunyai beberapa manfaat, yaitu sebagai berikut: 1. Mengumpulkan data yaitu data yang didapatkan dari sistem pengolahan transaksi 2. Memanipulasi data yaitu mengklasifikasikan, menyusun, memindah data dari suatu tempat ke tempat lain, melakukan perhitungan dan membuat intisarinya. 3. Menyimpan data yaitu data dapat disimpan dengan menggunakan disket atau perangkat penyimpanan lainnya 4. Penyiapan laporan yaitu data dapat dikeluarkan ke dalam beberapa macam bentuk laporan yang sudah di program sebelumnya.
2.5 Persediaan Persediaan merupakan unsur aktiva yang disimpan dengan tujuan untuk dijual kembali dalam kegiatan bisnis yang normal atau barang-barang yang akan dikonsumsi dalam pengolahan produk yang akan dijual. Bagi suatu perusahaan, persediaan merupakan aset yang sangat besar pengaruhnya dalam kelancaran jalannya perusahaan. Selama masih disimpan,
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
17
persediaan merupakan aktiva karena merupakan sumber ekonomi yang dapat menguntungkan perusahaan di masa yang akan datang. Pada saat persediaan dijual kepada pelanggan, maka biaya persediaan menjadi beban bagi perusahaan.
2.5.1 Pengertian Persediaan Pengertian persediaan menurut Milton Usry dan Hammer (1994;217) “Inventories serve as a cushion between the production and compsumption of goods. They exist in various form material awaiting processing, partially completed products or components and finished goods at the factory in transit, at warehouse distribution points, and in retail outlets.” Sedangkan pengertian persediaan menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) (1994;14.2) adalahsebagai berikut: “Persediaan adalah aktiva : 1.Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal ,dalam proses produksi atau dalam penjualan, atau dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. 2.Persediaan meliputi barang yang disimpan untuk dijual kembali. Misalnya, barang dagangan dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali. Persediaan ada juga yang mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.“ Kesimpulan yang dapat ditarik berdasarkan pengertian di atas bahwa persediaan adalah barang-barang yang berwujud yang dimiliki perusahaan dalam suatu siklus usaha normal perusahaan, dengan tujuan untuk dijual kembali secara langsung atau melalui proses produksi. Sedangkan barang-barang yang dimiliki perusahaan tetapi tidak dimaksudkan untuk dijual kembali serta digunakan diluar keperluan produksi tidak tergolong kedalam persediaan. Dapat diketahui bahwa persediaan sangat penting peranannya bagi suatu perusahaan, karena berfungsi menghubungkan antara operasi yang berurutan dalam pembuatan suatu barang. Istilah persediaan mencakup ruang lingkup yang luas, mulai dari bahan baku, barang dalam proses, sampai barang jadi. Tanpa
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
18
persediaan, suatu perusahaan baik itu perusahaan dagang, jasa, industri tidak akan berjalan lancar dan kalau keadaaan seperti ini berlangsung lama, maka perusahaan terancam tidak akan dapat meneruskan kegiatannya lagi, karena sudah tidak dapat memenuhi permintaan dari langganan dan langganannya pun tidak akan menaruh kepercayaan lagi kepada perusahaan itu dan akan beralih pada perusahaan lain. Manajemen harus memberi perhatian yang sangat besar dalam pengelolaan persediaan karena merupakan bagian yang cukup besar dari harta lancar. Berdasarkan hal tersebut diperlukan suatu alat bantu dalam mengolah data dalam pengelolaan persediaan barang dagangan. Sistem pengolahan data elektronik dengan menggunakan piranti sistem komputer membantu dalam menghasilkan informasi guna mengambil keputusan yang cepat, tepat, dan efektif.
2.5.2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Sistem informasi persediaan dapat diterapkan pada perusahaan-perusahaan yang memiliki persediaan. Adapun tujuan penyusunan sistem akuntansi persediaan menurut La Midjan (1995;150) adalah sebagai berikut: “1. Perusahaan dagang dan industri pada umumnya tertahan pada persediaan. Oleh karenanya perlu disusun sistem dan prosedurnya agar persediaan selain dapat ditingkatkan efesiensi dan efektivitasnya. 2. Persediaan bagi perusahaan dagang dan industri harus diamankan dari kemungkinan pencurian, terbakar, kerusakan dan lain-lain demi mempertahankan kontinuitas perusahaan. 3. Perusahaan harus ditangani dengan baik selain penyimpanan, pengeluaran juga pemasukkannya ke perusahaan. Kesalahan dalam pemasukkan yang disebabkan karena harga dan kualitas akan mempengaruhi, baik terhadap hasil produksi juga terhadap harga pokok penjualannya.” Dari definisi di atas dapat kita artikan bahwa setiap perusahaan umumnya memiliki persediaan yang berbeda-beda, setiap persediaan harus diamankan demi menjaga kontinuitas dari perusahaan. Untuk itu perusahaan harus memikirkan tempat penyimpanan persediaan yang baik agar terhindar dari risiko kerugian.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
19
2.5.3 Klasifikasi Persediaan dalam Perusahaan Industri Persediaan merupakan harta yang mempunyai sifat dapat direalisasikan menjadi uang tunai, dijual, atau digunakan dalam jangka waktu kurang dari satu tahun, atau dalam periode operasi normal perusahaan. Pengelompokkan persediaan menurut Sofjan Assauri (1999;171) dapat di kelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan pengerjaan produk yaitu; 1. Persediaan bahan baku (Raw Material Stock) 2. Persediaan Bagian produk atau parts yang dibeli (purchased parts/ Components Parts) 3. Persediaan
bahan-bahan
pembantu
atau
barang-barang
perlengkapan (Supplies Stock) 4. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process/progress stock) 5. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods Stock)
Uraian yang singkat mengenai berbagai pengelompokkan jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan pengerjaan produk yaitu; 1. Persediaan bahan baku (Raw Material Stock) Bahan baku adalah persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. 2. Persediaan Bagian produk atau parts yang dibeli (purchased parts/ Components Parts) Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari parts (bagian-bagian) yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung di assembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. 3. Persediaan
bahan-bahan
pembantu
atau
barang-barang
perlengkapan (Supplies Stock) Persediaan yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
20
4. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process/progress stock) Yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi satu bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi. 5. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods Stock) Yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. Jadi barang jadi ini adalah merupakan produk selesai dan telah siap untuk dijual. Biaya-biaya yang meliputi pembuatan produk selesai ini terdiri dari biaya bahan baku, upah buruh langsung, serta biaya overhead yang berhubungan dengan produk tersebut. Persediaan barang jadi adalah persediaan yang ada dalam gudang sebagai
hasil
akhir dari proses
produksi dan siap dijual, tetapi pada saat sekarang belum terjual. Dengan kata lain, standar mutu yang telah diterapkan oleh kebijaksanaan perusahaan telah terpenuhi, tetapi belum terealisasi sebagai pendapatan.
2.5.4 Pencatatan dan Penilaian Persediaan Pada umumnya perusahaan yang cukup besar akan selalu memperhatikan sistem pencatatan mengenai persediaan. Pencatatan terhadap persediaan mempunyai peranan yang cukup penting dalam mendukung pelaksanaan operasi perusahaan seperti yang diinginkan oleh pihak manajemen. Menurut Horngren dan Harrison yang dialih bahasakan oleh Amir Abadi Yusuf (1993;444) terdapat 2 (dua) macam sistem pencatatan persediaan, yaitu; “1. Metode Periodik (Periodic Inventory System) Yaitu metode yang digunakan dalam menentukan harga pokok penjualannya dilakukan perhitungan secara fisik atas persediaan yang ada pada akhir periode. Dalam sistem ini, setiap transaksi yang menyangkut persediaan tidak dilakukan jurnal atas persediaan, tetapi hanya dicatat sebagai penerimaan atau pengeluaran dalam kartu catatan gudang.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
21
2. Metode Perpetual (Perpetual Inventory System)” Yaitu metode pencatatan persediaan yang mengikuti mutasi persediaan, baik kualitasnya maupun harga pokoknya. Karena itu jumlah persediaan barang setiap saat dapat diketahui dari rekening persediaan. Penggunaan metode ini akan memudahkan penyusunan neraca dan laporan laba rugi jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan fisik atas barang untuk mengetahui jumlah persediaan akhir.” Dari definisi di atas terlihat perbedaan yang mendasar pada dua macam sistem pencatatan persediaan. Pada metode periodik pencatatan atas persediaan, perhitungan persediaan dilakukan pada akhir periode dan dilakukan inventarisasi fisik untuk mengetahui sisa persediaan, sedangkan pada metode perpetual, pencatatan atas transaksi dilakukan setiap waktu, baik terhadap pemasukkan maupun pengeluaran, sehingga jumlah persediaan dapat diketahui setiap saat. Menurut Willson and Campbel yang diterjemahkan oleh Tjintjin Fenix (1997;455) mengenai berbagai metode penilaian persediaan yang didasarkan pada harga pokok adalah sebagai berikut; 1.Biaya yang terindentifikasi atau yang spesifik 2. First-in, first out (FIFO) 3. Simple Arithmetic Average Cost 4. Weighted Average Cost 5. Moving Average Cost 6. Monthly Average Cost 7. Base atau Normal Stock Method 8. Standard Cost 9. Last-In, First-Out Cost (LIFO) 10. Replacement Cost 11. Retail Inventory Method Uraian yang singkat mengenai berbagai metode penilaian persediaan yang didasarkan pada harga pokok adalah sebagai berikut; 1.Biaya yang terindentifikasi atau yang spesifik Dalam metode ini pembelian tidak dicampur baurkan, tetapi disimpan secara terpisah. Pengeluaran atau penjualan suatu barang akan dinilai dengan harga pokok dari barang itu sendiri.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
22
2. First-in, first out (FIFO) Metode ini sering dikenal sebagai original cost method. Metode ini mengasumsikan, bahwa barang yang pertama diterima, yang pertama akan dikeluarkan. 3. Simple Arithmetic Average Cost Harga pokok rata-rata sederhana ini dihitung dengan membagikan dengan membagikan penjumlahan harga-harga satuan oleh banyaknya harga satuan. 4. Weighted Average Cost Prosedur ini menetapkan suatu harga pokok baru setiap kali ada penerimaan barang atau bahan yang dibeli yaitu dengan cara membagi total nilai oleh total unit yang tersedia. 5. Moving Average Cost Metode ini menghitung suatu harga pokok rata-rata untuk suatu periode waktu yang mudah dipilih, misalnya 3 atau 6 bulan. 6. Monthly Average Cost Untuk menentukan harga pokok rata-rata, maka total nilai akan dibagi oleh persediaan awal plus jumlah unit yang diterima dalam suatu bulan. 7. Base atau Normal Stock Method Metode ini berdasarkan asumsi bahwa asumsi bahwa sejumlah persediaan tertentu
selalu
harus
disediakan
untuk
memenuhi
kebutuhan
produk/penjualan. Menurut pengertian ini, maka base atau normal stock dianggap analog/sama sebagai harga tetap 8. Standard Cost Sesuai dengan namanya, dalam metode ini dipergunakan harga pokok yang ditetapkan terlebih dahulu atau suatu harga pokok standar varians harga (price variance/diakui pada saat bahan diterima, atau pada saat bahan dipergunakan untuk proses produksi. 9. Last-In, First-Out Cost (LIFO) Metode ini berdasarkan asumsi bahwa bahan/ barang yang terakhir dibeli, yang pertama kali dikeluarkan. Mekanismenya serupa dengan metode
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
23
FIFO. Kecuali bahwa pengeluaran bahan/barang akan dinilai dengan harga pokok pembelian yang paling terakhir. Tujuan metode ini adalah untuk menetapkan atau melaporkan harga pokok barang yang telah, menurut harga yang sedekat mungkin dengan harga pasar sekarang. 10. Replacement Cost Dalam metode ini persediaan dinilai berdasarkan harga pokok yang akan dibayarkan untuk dapat menggantinya menurut harga dan dalam kondisi yang berlaku pada saat ini. 11. Retail Inventory Method Metode ini terutama digunakan dalam toko serba ada dimana persediaan ditandai satu persatu dengan harga jual dan bukan harga pokok.
2.5.5 Aktivitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan Persediaan merupakan suatu elemen yang penting, maka persediaan harus dikelola dengan baik pula. Salah satu alasan mengapa persediaan harus dikelola dengan baik yaitu karena penjualan persediaan barang dagangan merupakan sumber utama pendapatan bagi perusahaan dan juga merupakan bagian terbesar dari aktiva lancar. Pengelolaan persediaan barang dagangan terdiri dari berbagai fungsi. Menurut Willson and Campbel yang diterjemahkan oleh Tjintjin Fenix (1997;428) menyatakan: “Secara luas, fungsi pengelolaan persediaan meliputi pengarahan arus dan penanganan secara wajar, mulai dari penerimaan sampai pergudangan dan penyimpanan, menjadi barang dalam pengolahan dan barang jadi, sampai berada di tangan pelanggan.” Dalam mengelola persediaan barang dagangan yang baik, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut; 1. Perencanaan Persediaan Perencanaan digunakan untuk menentukan langkah apa saja yang akan diambil dalam usaha pengelolaan persediaan juga disertai kebijakan serta kebijaksanaan dalam pengelolaan persediaan tersebut. Beberapa faktor yang ada dalam pengelolaan persediaan yaitu;
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
24
a. Wewenang dan tanggung jawab bagian yang mengelola persediaan. b. Kebijakan dan sarana yang hendak dicapai oleh bagian persediaan. c. Fasilitas penggunaan apa yang dimiliki atau boleh digunakan dan bagaimana penanganan terhadap persediaan dalam gudang. d. Bagaimana mengklasifikasikan dan mengindentifikasikan persediaan. e. Bagaimana menstandarisasi dan menyederhanakan persediaan. f. Bagaimana pencatatan dan pelaporan dari persediaan. g. Siapa yang melaksanakan pengelolaan persediaan. 2. Proses Pemesanan Persediaan Permintaan pemesanan persediaan
digunakan untuk meminta bagian
produksi untuk memesan barang persediaan, permintaan dapat diajukan pada saat persediaan mencapai tingkat tertentu (reorder point) 3. Penerimaan Barang Dagangan Barang yang telah diproduksi menjadi barang jadi (siap dijual) merupakan aktiva yang paling penting di dalam kegiatan penjualan perusahaan, maka barang jadi tersebut harus disimpan di dalam gudang. 4. Penyimpanan Barang Dagangan. Penyimpanan barang dagangan dilakukan di gudang sampai saatnya dibutuhkan. Barang tersebut dikeluarkan dari gudang setelah adanya permintaan yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Dari dalam penyimpanannya barang dagangan dalam perusahaan dengan sistem pengendalian internal yang baik dilakukan pengendalian fisik yaitu dengan cara memisahkannya dalam klasifikasi atau berdasarkan jenisnya. 5. Pengeluaran Barang Dagangan Pengeluaran barang dagangan dimulai dari adanya permintaan bahan dari bagian-bagian yang membutuhkan, disertai dengan bukti permintaan barang dagangan yang telah disetujui oleh pejabat yang berwenang. Berdasarkan bukti permintaan barang, bagian penyimpanan (gudang) akan memberi barang dagangan sesuai dengan yang dibutuhkan. Tanggung jawab atas barang-barang yang ada digudang adalah kepala gudang.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
25
6. Pengendalian Persediaan (Inventory Control) Pengendalian
persediaan
adalah
sebuah
metode,
tindakan
dan
pencatatannya yang dilaksanakan untuk mengamankan persediaan sejak proses
mendatangkannya,
menerimanya,
menyimpannya
dan
mengeluarkannya baik secara fisik maupun secara kualitas. Pada umumnya adalah merupakan pengendalian atas pelaksanaan dari perencanaan persediaan, apakah pelaksanaan pengelolaan persediaan telah sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya atau tidak. Termasuk di dalamnya penentuan dan pengaturan jumlah persediaan. Apabila memang tidak, maka diperlukan suatu tindakan lanjutan dengan kebijakan yang diambil oleh perusahaan.
Persediaan barang dagangan pada umumnya ditempatkan di dalam gudang, dimana tugas pokok dari gudang itu sendiri dikemukakan oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001;152) adalah : “1. Menerima barang-barang dan melaporkan penerimaannya tersebut 2. Menyimpan barang-barang sebaik-baiknya dan menjaga keamanan atas barang tersebut 3. Mengeluarkan barang-barang atas dasar bon permintaan dan perintah pengeluaran 4. Menyampaikan secara periodik laporan pertanggungjawaban mengenai penerimaan, penyimpanan, pengeluaran atas barang tersebut.” Dari definisi di atas terkandung makna bahwa bagian gudang terlibat dalam pengelolaan fungsi pengelolaan persediaan barang dagangan untuk penerimaan dan penyimpanan barang dagangan. Pada tahap penerimaan barang dagangan, barang yang dipesan/diterima tersebut harus diperiksa jenisnya, kuantitasnya, serta kualitasnya, apakah sesuai dengan apa yang dipesan.
7
II Tinjauan Pustaka
Bab
26
2.5.6 Maksud dan Tujuan dari Sistem Pengendalian Persediaan Barang Dagangan. Maksud dan tujuan yang hendak dicapai dengan melakukan komputerisasi sistem pengendalian html:
persediaan yang diperoleh dari situs website, versi
//free.vlsm.org/v11/ref-ind-1/physical/komunikasi-data-01-1998.rtf ,
adalah sebagai berikut; 1. Memperbaiki cara pengelolaan arsip disatuan kerja (tata usaha) yang semula dikelola dalam bentuk fisik diubah menjadi pengelolaan secara elektronis 2. Mengubah pola kerja yang semula berorientasi pada fisik dokumen menjadi “sistem data base” yaitu pola kerja yang menggunakan “file data base” sebagai bahan dasar didukung dengan penanganan dokumen yang semula dikelola secara fisik menjadi dokumen digital. Sekalipun masih jauh dari harapan untuk menciptakan kondisi administratif yang “paperless”, setidaknya arah yang dituju dapat membawa ke situasi yang “less paper”. 3. Mengurangi pemakaian sarana penyimpanan dokumen di setiap satuan kerja sehingga akan menambah kenyamanan dalam bekerja dan sebagai konsekuensi akhirnya mendorong pemusatan (sentralisasi) dokumen dan data base pada satu unit saja yang memang diberikan wewenang untuk itu. 4. Menghasilkan berbagai laporan monitoring secara akurat seperti laporan penerimaan barang, laporan penggunaan barang, laporan barang yang harus segera dipesan, serta laporan lainnya sesuai kebutuhan atas kegiatan / transaksi di gudang tersebut. 5. Pada saatnya nanti mampu dikembangkan menjadi suatu sistem yang mampu memanfaatkan teknologi internet dengan tingkat keamanan yang tinggi sehingga kebutuhan instan terhadap informasi yang terkandung dalam sebuah arsip / dokumen dapat terpenuhi dari lokasi manapun di dunia ini selama pengguna tersebut memiliki otorisasi untuk mengaksesnya. 2.5.7 Efektivitas Sistem Pengolahan Data Elektronik Persediaan Barang Dagangan. Sistem Pengolahan Data Elektronik sangat diperlukan dan berperan penting untuk kemajuan perusahaan terutama dalam pengelolaan persediaan, yaitu persediaan barang dagangan. Kebutuhan dalam penggunaan Sistem Pengolahan Data Elektronik (SPDE) pada persediaan barang dagangan di suatu perusahaan akan sangat membantu dalam memasukkan data, memproses data dan memberikan informasi bagi semua pihak yang memerlukannya.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
27
Penggunaan Sistem Pengelolaan Data Elektronik (SPDE) dalam pengelolaan data pada suatu perusahaan sekarang ini memang telah banyak digunakan namun masih banyak perusahaan yang menggunakan sistem komputer Stand Alone. Jika kita bandingkan dengan sistem komputer yang mengunakan jaringan, misalnya Local Area Network (LAN), terutama dalam hal penyampaian informasi yang cepat dan tepat waktu akan terasa sangat jauh jika kita masih menggunakan sistem komputer Stand Alone. Adanya dukungan dari penerapan penerapan perangkat
keras
(hardware),
perangkat
lunak
(software),
dan
tenaga
pelaksanaannya dengan baik (Sumber Daya Manusia), maka aktifitas perusahaan guna menciptakan kehematan dan keefektifan dalam pengelolaan dan persediaan barang dagangan akan tercapai. Walaupun pengeluaran dana guna menciptakan suatu sistem komputer yang terpadu cukup mahal, namun bila dilihat dari segi efektivitas dan efesiensinya sangat dirasakan manfaatnya, terutama dalam pengolahan data menjadi informasi yang cepat. Hal ini tentu dapat menghindari adanya kelebihan atau kekurangan persediaan barang dagangan dalam perusahaan yang dapat menghambat kegiatan operasi perusahaan. Penggunaan sistem komputer jaringan kerja lokal dalam melaksanakan tugasnya dapat memberikan informasi yang tepat, sehingga orang yang menerima informasi tersebut dapat langsung mengambil keputusan yang tepat dan cepat pula. Dengan adanya sistem komputer Jaringan Kerja Lokal ini, untuk dapat menunjang kehematan dan keefektifan dalam pengelolaan persediaan bahan baku, akan dapat tercapai dan terpenuhi. Dengan sistem komputer yang terpadu maka dapat diketahui informasi mengenai jumlah dan kondisi barang dagangan yang tersimpan dalam gudang perusahaan, sehingga pihak yang ingin mengetahui informasi persediaan barang dagangan dapat langsung mengetahuinya melalui komputer jaringan lokal tersebut. Maka dengan adanya penggunaan sistem komputer jaringan kerja lokal pada perusahaan yang didukung perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan tenaga pelaksana serta penerapan general control dan application
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
28
control yang baik dan benar, maka akan dapat menunjang pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif dan efisien.
2.6 Pengendalian Internal Pengendalian internal adalah salah satu tugas yang harus dilaksanakan oleh manajemen untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan. Untuk menjaga agar sistem informasi yang ada dalam perusahaan berfungsi seperti yang direncanakan, kerangka sistem informasi harus mencakup pengendalian internal. Salah satu tugas dari manajeman adalah menekan kesalahan yang dapat terjadi, untuk menghindari dari kesalahan-kesalahan tersebut maka dibuatlah suatu pengendalian internal, sehingga tujuan dari perusahaan tersebut dapat tercapai. Dalam suatu kegiatan perusahaan terutama dalam kegiatan operasional perusahaan, tentunya tidak dapat terhindari dari suatu kesalahan, baik yang ditimbulkan dari kesalahan yang tidak disengaja (human errors), ataupun kesalahan yang disengaja (fraud).
2.6.1 Pengertian Pengendalian Internal Pengertian pengendalian intern menurut SAS No.78 yang bersumber pada COSO (Comitte of Sponsoring Organization) dikutip oleh Mulyadi dan Kanaka Puradireja (1998;172) adalah sebagai berikut: “Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3. Efektivitas dan efisiensi yang berlaku”.
Dari definisi pengendalian tersebut terdapat beberapa konsep dasar sebagai berikut: 1. Pengendalian internal merupakan suatu proses mencapai tujuan tertentu. Pengendalian internal merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
29
persuasi dan menjadi bagian tidak terpisah, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas. 2. Pengendalian internal dijalankan oleh organisasi. Pengendalian internal bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh organisasi dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain. 3. Pengendalian internal dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian internal dan pengorbanan dalam mencapai tujuan pengendalian internal tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. 4. Pengendalian internal untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan; pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
2.6.2 Komponen Pengendalian Internal Setiap perusahaan memiliki karakteristik masing-masing sehingga walaupun suatu perusahaan itu sejenis belum tentu sama dengan perusahaan lainnya. Perbedaan inilah yang menjadi alasan mengapa pengendalian internal yang memadai pada suatu perusahaan belum tentu memadai bagi perusahaan lainnya. Oleh karena itu dalam merancang suatu pengendalian internal perlu diperhatikan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan untuk menciptakan pengendalian internal yang memadai harus memenuhi beberapa kriteria. Menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO), pengendalian internal terdiri dari lima komponen seperti yang dikutip oleh The Institute of Internal Auditors (1996;91) yaitu : “ 1. Control Environment 2. Risk Assessment 3. Control Activities 4. Information and Communication 5. Monitoring”.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
30
Berikut ini akan di uraikan lebih lanjut mengenai unsur-unsur dari pengendalian internal yaitu : 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian terdiri atas tindakan-tindakan, prosedur-prosedur yang mencerminkan sikap pimpinan perusahaan mengenai pentingnya pengendalian
dalam
perusahaan.
Faktor-faktor
yang
mempengaruhi
pengendalian internal yaitu: a. Nilai etika dan kejujuran (Integrity and Ethical Values) Nilai etika dan kejujuran merupakan dasar dari pengendalian yang dilakukan oleh manajemen dalam mengurangi dan mencegah tindakan penyelewengan yang dilakukan oleh individu-individu dalam perusahaan. b. Keinginan untuk maju (Commitment to Competence) Keinginan untuk maju termasuk mempertimbangkan manajemen akan kecakapan seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu dan bagaimana tingkat kecakapannya diterjemahkan dalam keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan. c. Dewan Direksi atau Komite Audit (Board of Directors or Audit Committee) Suatu pengendalian dipengaruhi oleh dewan direksi atau komite audit. Komite audit yang independen dibebani tanggung jawab untuk mengawasi proses pelaporan keuangan, yang mencakup pengendalian internal dan ketaatan terhadap peraturan dan hukum yang telah ditetapkan. Agar menjadi
efektif, komite audit harus memelihara
komunikasi yang baik dan berkesinambungan dengan audit internal maupun audit eksternal. d. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi (Management’s Phylosophy and Operating Style) Melalui
kebijakan
dan
aktivitasnya
manajemen
memberitahukan
informasi yang jelas kepada pegawai tentang pentingnya pemahaman mengenai falsafah dan gaya operasi sehingga auditor dapat merasakan sikap manajemen terhadap pengendalian.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
31
e. Struktur Organisasi (Organization Structure) Kesatuan struktur organisasi menyediakan kerangka kerja operasi untuk mencapai keseluruhan tujuan perusahaan yang telah direncanakan, dilakukan, dikenal dan diawasi. Penentuan struktur organisasi yang memadai termasuk memikirkan lingkup pelimpahan wewenang dan tanggung jawab serta garis pelaporan yang jelas. f. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab (Assignment of Authority and Responsibility) Penetapan
wewenang
dan
tanggung
jawab
dimaksudkan
agar
mempermudah proses operasi, proses pelaporan dan memperjelas tingkat kepemimpinan perusahaan. Di dalamnya termasuk kebijakan yang berhubungan dengan pelaksanaan usaha, pengetahuan dan pengalaman tokoh-tokoh kunci dalam perusahaan, dan sumber yang tersedia untuk menjalankan operasi perusahaan. g. Kebijakan dan Pelatihan Sumber Daya Manusia (Human Resources Policies and Practise) Kebijakan dan pelatihan sumber daya manusia berhubungan dengan proses penerimaan, penempatan, pelatihan, evaluasi, konseling, promosi, penggantian dan tindakan perbaikan. 2. Perkiraan risiko yang akan timbul (Risk Assessment) Perkiraan risiko yang akan timbul bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola risiko yang berhubungan dengan laporan keuangan yang akan disajikan berdasarkan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Risiko dapat timbul dalam keadaan-keadaan sebagai berikut: a. Perubahan dalam lingkungan operasi (changes in operating environment) Perubahan
peraturan
atau
lingkungan
operasi
perusahaan
dapat
mengakibatkan perubahan dalam tekanan persaingan dan risiko yang berbeda secara signifikan. b. Karyawan baru (new personnel) Karyawan baru mungkin memiliki pandangan atau pengertian yang berbeda atas pengendalian internal yang sedang diterapkan dalam perusahaan.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
32
c. Sistem informasi baru (new or revamped information system) Perubahan pesat dalam sistem informasi dapat merubah risiko yang berhubungan dengan pengendalian internal. d. Pertumbuhan yang pesat (rapid growth) Pertumbuhan pesat operasi perusahaan dapat meningkatkan risiko akibat pengendalian yang sudah tidak berfungsi secara memadai. e. Teknologi baru (new technology) Teknologi baru yang diterapkan pada sistem informasi dapat merubah risiko yang sebelumnya telah diperkirakan terjadi pada pengendalian internal. f. Lingkup produk atau kegiatan baru (new line, product or activities) Bidang usaha atau transaksi yang diketahui secara sama oleh perusahaan akan menimbulkan risiko baru yang sebelumnya telah diperkirakan pada pengendalian internal. g. Operasi perluasan secara internasional (foreign operation) Perluasan wilayah usaha menimbulkan risiko yang unik sehingga menimbulkan dampak terhadap pengendalian internal. h. Keputusan akuntansi (accounting pronouncements) Penetapan atau perubahan prinsip-prinsip akuntansi dapat menimbulkan risiko dalam mempersiapkan laporan keuangan. 3. Kegiatan Pengendalian (Control Activities) Kegiatan pengendalian terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dirasakan perlu diambil tindakan dalam mengurangi risiko pencapaian tujuan secara menyeluruh. Kegiatan pengendalian dapat dikategorikan dalam kebijakan dan prosedur sebagai berikut: a) Tinjauan ulang atas penampilan kerja (performance review) Kegiatan pengendalian dilakukan dengan mengadakan perbandingan antara penampilan kerja aktual dengan anggaran, peramalan dan periode penampilan kerja sebelumnya, serta analitik-analitik yang telah dilakukan dan tindakan koreksi yang telah dilakukan. b) Pengolahan informasi (information processing)
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
33
Berbagai tindakan pengendalian dilakukan dengan memeriksa tingkat keakuratan, kelengkapan dan otorisasi transaksi. Kegiatan pengendalian sistem informasi meliputi: Pengendalian umum Pada umumnya merupakan pengendalian terhadap operasi pusat data, akuisisi dan pemeliharaan sistem perangkat lunak, akses keamanan serta pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi. Pengendalian aplikasi Dilakukan terhadap pengolahan aplikasi individual. Pengendalian ini menjamin bahwa transaksi yang dilakukan adalah diolah secara akurat dan lengkap. c) Pengendalian fisik (physical control) Kegiatan pengendalian ini dilakukan terhadap pengendalian fisik atas asset, yaitu untuk menjaga asset dari perbedaan perhitungan antara catatan pengendalian dengan perhitungan fisik dan menghindari pencurian asset, sehingga dapat mendukung pelaporan keuangan dan pelaksanaan audit. d) Pemisahan tugas (segregation of duties) Tujuan utama dari pemisahan tugas adalah untuk menghindari timbulnya kesalahan-kesalahan yang disengaja atau tidak dalam pengotorisasian transaksi, pencatatan transaksi dan pemeliharaan asset. 4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Kualitas
sistem
informasi,
termasuk
sistem
informasi
akuntansi
mempengaruhi kemampuan manajemen dalam membuat keputusan dalam pengelolaan dan pengendalian kegiatan perusahaan dan menyiapkan laporan keuangan yang layak. Sistem informasi akuntansi terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang bertujuan untuk: a. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah. b. Menggambarkan secara periodik transaksi yang terperinci dalam klasifikasi yang layak dalam laporan keuangan.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
34
c. Mengukur nilai transaksi yang sesuai dengan nilai moneter yang layak dalam laporan keuangan. d. Menentukan periode waktu timbulnya transaksi yang layak untuk dicatat pada periode akuntansi yang sesuai. e. Pengungkapan yang layak pada laporan keuangan.
Komunikasi
merupakan
proses
pemahaman
peran
individual
dan
pertanggungjawaban yang berhubungan dengan pengendalian internal terhadap laporan keuangan. Hal ini termasuk tingkatan pemahaman seorang karyawan atas aktivitasnya yang berhubungan dengan kegiatan karyawan lainnya dan arti dari pengecualian pelaporan oleh tingkatan manajemen yang lebih tinggi dalam perusahaan. 5. Tindak Lanjut (Monitoring) Salah satu tanggung jawab manajemen adalah menetapkan dan memelihara pengendalian internal. Manajemen menindak lanjuti pengendalian berdasarkan pemikiran apakah pengendalian telah beroperasi secara memadai atau belum dan manajemen menyesuaikan pengendalian sesuai dengan perubahan yang terjadi. Tindak lanjut adalah proses yang menguji dan menetapkan kualitas pengendalian internal, termasuk menetapkan rancangan dan operasi pengendalian dalam dasar periode waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. 2.6.3 Keterbatasan Pengendalian Internal. Pengendalian internal yang memadai belum menjamin sepenuhnya efektif, meskipun telah dirancang dan disusun dengan sebaiknya. Hal ini dikarenakan pengendalian internal tidak terlepas dari pelaksana yaitu kepegawaian yang relatif sulit untuk diduga dan dikendalikan perilakunya. Namun dengan penerapan tiap karakteristik dari pengendalian internal yang memadai diharapkan manajemen dapat menekan terjadinya kesalahan dan penyelewengan yang terjadi, dan kalaupun kesalahan dan penyelewengan itu tetap ada maka akan dapat
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
35
diketahui dan diatasi dengan cepat sehingga kerugian yang lebih besar dapat dihindari. Dengan kata lain, pengendalian internal lebih bersifat pencegahan dan pendeteksian atas terjadinya kesalahan atau penyelewengan yang pada akhirnya akan menuju tindakan koreksi. Dalam mempertimbangkan efektivitas dari pengendalian internal terdapat keterbatasan yang melekat dan harus didasari. Keterbatasan ini dijelaskan menurut Wing Wahyu (1994;173) keterbatasan pengendalian internal antara lain : “1. Lingkungan eksternal yang sering berubah dengan cepat misalnya perkembangan teknologi dan berbagai peraturan yang harus ditaati perusahaan. 2. Berbagai kemungkinan kegiatan yang memerlukan pengendalian internal, misalnya data dipakai atau diakses oleh orang yang tidak berhak sehingga data hilang atau rusak. 3. Kesulitan mengikuti perkembangan komputer yang sangat pesat. 4. Faktor kelemahan manusia seperti kolusi dan lain sebagainya.” Berdasarkan pengertian di atas pengendalian internal pun memilki keterbatasan. Keterbatasan itu disebabkan adanya perkembangan teknologi yang sangat cepat sehingga kesulitan mengikuti perkembangan. Manusia juga memiliki kelemahan dalam melaksanakan pengendalian internal kemungkinan terlibat suatu persengkongkolan.
2.6.4 Tujuan Pengendalian Internal. Untuk mencapai suatu sasaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan dibutuhkan suatu pengendalian internal. Menurut Mulyadi dan Kanaka (1998;172) tujuan pengendalian internal adalah untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam mencapai tiga golongan, tujuannya adalah : “1. Keandalan informasi keuangan. 2.Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. 3. Efektivitas dan efisiensi organisasi.”
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
36
Dengan demikian dapat disimpulkan tujuan dari pengendalian internal adalah : 1. Keandalan Informasi Keuangan. Untuk dapat melaksanakan operasi usahanya, manajemen memerlukan informasi yang akurat. Manajemen bertanggung jawab menyiapkan laporan keuangan yang akurat. Manajemen bertanggung jawab menyiapkan laporan keuangan bagi investor, dan pengguna lainnya. Dengan adanya pengendalian internal maka diharapkan dapat menghasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan dan dapat dipercaya. 2. Ketaatan pada hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian internal diharapkan dapat memastikan karyawan, dapat mentaati peraturan dan kebijakan, yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen perusahaan, untuk mencapai tujuan perusahaan. 3. Efisiensi dan efektivitas operasional. Pengendalian internal diharapkan dapat menghindari adanya tanggung jawab yang rangkap dan adanya pemborosan, yang tidak dalam aspek-aspek usaha yang ada dalam perusahaan, juga untuk mencegah penggunaan sumber daya yang berlebihan sehingga tidak efisien.
Ketiga tujuan pengendalian tersebut merupakan output, dari suatu pengendalian internal yang memadai, sedangkan yang menjadi prosesnya adalah pengendalian internal.
2.6.5 Pengendalian Pengolahan Data Elektronik Pengendalian dalam pengolahan data elektronik sebagai alat untuk membantu suatu perusahaan dalam mengolah data menjadi informasi terbagi menjadi dua oleh Wing Wahyu (1994;102) yaitu : “1. Pengendalian Umum 2. Pengendalian Aplikasi”.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
37
2.6.5.1 Pengendalian Umum Pengendalian umum terdiri dari kegiatan yang akan diuraikan sebagai berikut : 1. Praktek manajemen yang sehat. Praktek manajemen yang sehat merupakan pengendalian internal yang paling efektif. Pengendalian ini meliputi perencanaan, penganggaran, pemilihan karyawan dan pengawasan atau supervisi terhadap karyawan. 2. Pengawasan operasional. Bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan setiap karyawan. Pengawasan ini lebih menetapkan pada aspek teknis dan bukan aspek manajerial, sehingga pelaksanaannya dilakukan oleh manajer tingkat bawah dan pengawasan ini berguna : a) Penetapan standar teknis b) Penilaian prestasi c) Pengambilan keputusan (terutama sebagai tindakan kolektif) 3. Pengawasan organisasional. Pengawasan ini dirancang untuk memberikan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas. Dengan adanya pemisahan tanggung jawab yangterpisah, tidak ada karyawan yang bisa menyembunyikan kesalahan yang diperbuat. Pemisahan tugas dan tanggung jawab berdasarkan pada pemisahan fungsi otorisasi, pencatatan dan penyimpanan. 4. Pengawasan dokumentasi. Dokumen yang terstandarisasi membantu kerangka kerja pengendalian, karena dapat berfungsi sebagai sumber informasi yang handal, bagi mereka yang mengoperasikan, menyempurnakan dan mengevaluasi suatu sistem informasi. 5. Pengendalian otorisasi. Biasanya diwujudkan dalam tanda tangan di atas dokumen otorisasi khususnya dan otorisasi umum. a) Otorisasi khusus adalah persetujuan yang diterapkan untuk keadaan atau peristiwa tertentu.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
38
b) Otorisasi umum adalah persetujuan yang diterapkan untuk keadaan atau peristiwa rutin. 6. Pengendalian aktiva. Terdiri dari pengendalian yang meliputi : •
Penggunaan dokumen.
•
Perhitungan fisik.
•
Penilaian kembali.
7. Pengamanan aktiva. Pengamanan aktiva dilakukan dengan cara fisik dan dengan cara membatasi orang yang dapat menggunakan aktiva tersebut. 8. Pengendalian perangkat keras dan perangkat lunak. Dalam penggunaan komputer perangkat lunak dan keras biasanya sudah terpasang pengendalian yaitu : • Parity check yaitu ketika komputer mulai dinyalakan, komputer akan melakukan pemeriksaan terhadap komponen hardware dan akan segera memberikan peringatan kepada operator. • Echo check yaitu untuk memeriksa peralatan masukan keluaran yang tepat yang beroperasi dengan memuaskan bila dibutuhkan. • Real after write check yaitu data yang ditulis pada pita penyimpanan atau disk magnetik. • Dual read check yaitu memeriksa apakah data telah dibaca dengan cermat. • Validity check yaitu untuk memeriksa apakah data telah dikode secara sah. • Label check yaitu pengecekan label internal pada pita penyimpanan dan piringan magnetik. • Read write check yaitu secara otomatis menghentikan program jika membaca atau menulis tidak diperkenankan. • Schedule preventive mantenance yaitu perawatan berkala atas sistem komputer.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
39
9. Pengamanan atas data berupa perlindungan atas akses data yang sah, perlindungan atas akses data yang tidak terdeteksi, perlindungan atas kehilangan data atau pengubahan data.
2.6.5.2 Pengendalian Aplikasi Pengendalian ini merupakan pengendalian yang berhubungan dengan kegiatan pengolahan yang khusus pada sistem pengolahan data elektronik pengendalian ini terdiri dari tiga yaitu : 1. Pengendalian masukan yaitu tindakan untuk memastikan data transaksi yang benar dicatat secara lengkap dan memastikan data yang salah terdeteksi sehingga dapat dikoreksi. Pengendalian masukan ini terdiri dari : •
Otorisasi transaksi. Dalam metode batch otorisasi dapat berupa pemberian paraf, tanda tangan dan cap. Dalam metode on-line otorisasi dapat berupa pemberian kode atau kata sandi.
•
Pencatatan. Dalam sistem manual dan batch, semua data harus dicatat melalui dokumen sumber. Dalam sistem on-line data dapat langsung dimasukan kedalam komputer.
•
Pengurutan yaitu dokumen yang akan diinput ke komputer harus disertai keterangan berapa banyak dokumen yang akan diinput ke komputer harus disertai keterangan berapa banyaknya dokumen yang akan diolah, dari nomor berapa sampai nomor berapa.
•
Edit data transaksi yaitu memperkecil kesalahan data dengan memasukan data transaksi dengan alat-alat pengawasan.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
•
Pengubahan data transaksi
40
yaitu pengubahan dari satu bentuk ke bentuk lainnya. Proses ini membuka peluang terjadinya kesalahan data oleh karena itu data-data yang dirubah haruslah dibandingkan untuk menjamin kebenarannya. •
Pengiriman data yaitu pengendalian untuk memastikan apakah data sudah diterima dengan benar.
2. Pengendalian proses yaitu pengendalian terhadap proses dalam sistem pengolahan data elektronik yang terdiri dari : •
Kontrol setiap proses. Dilakukan dengan cara mencetak laporan setiap kali selesai menjalankan suatu proses.
•
Cek file dan program. Biasanya disimpan pada pita magnetik, disket, kaset atau hard disk eksternal agar menghemat tempat penyimpanan.
•
Keterkaitan telusuran audit yaitu setiap kali data transaksi dimutahirkan khususnya dengan menggunakan metode batch dan setiap pada akhir kerja metode on-line merupakan catatan yang sangat membantu terhadap telusuran audit.
3. Pengendalian keluaran yaitu untuk menjamin bahwa keluaran yang dihasilkan oleh sistem sudah lengkap, benar dan didistribusikan kepemakai yang berhak. Pengendalian ini dilakukan dengan cara : •
Mengkaji hasil laporan. Setiap yang dihasilkan oleh sistem harus selalu dikaji ulang sebelum didistribusikan kepemakai akhir.
•
Pengawasan distribusi laporan. Yaitu tidak semua orang dalam perusahaan memerlukan laporan yang sama, sehingga hanya orang yang berhak saja yang menerima laporan yang harus dilaporkan.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
41
2.7 Pengendalian Internal atas Persediaan Pengendalian Internal atas Persediaan menurut S. Hadibroto (1985,156) adalah sebagai berikut: “ a. Pengendalian Fisik Terdiri dari benda fisik untuk menjaganya agar tidak terjadi pencurian terhadap barang tersebut, maka tempat penyimpanan harus dijaga. b. Pengendalian Akuntansi Pengendalian Akuntansi timbul karena adanya pencatatan jumlahjumlah persediaan dalam kartu persediaan yang langsung diambil dari lembaran laporan penerimaan dan lembaran permintaan pemakaian, sehingga apa yang terjadi pada gudang akan tercermin pula pada kartu-kartu persediaan. Dengan demikian apabila pada suatu saat kartu persediaan menunjukkan saldo tertentu, dengan asumsi tidak terjadi kekeliruan dalam pencatatan, maka sisanya akan cocok dengan barang digudang. Untuk pengendalian yang efektif, maka ada pemisahan fungsi antara orang yang bertanggung jawab terhadap gudang dengan orang yang mencatat kartu persediaan, sehingga mereka saling memeriksa secara otomatis (internal check) Selanjutnya pengendalian akuntansi ini dapat memperkuat dengan memberlakukansyarat bahwa yang berwenang mengeluarkan barang digudang harus ditentukan terlebih dahulu, misalnya kepada bagian produksi dan pada tiap bon permintaan barang senantiasa harus ada persetujuan dengan yang berwenang tersebut. c. Pengendalian jumlah yang dibutuhkan Pengendalian – pengendalian jumlah yang dibutuhkan penting untuk menjaga agar tidak terjadi kekurangan persediaan, karena kekurangan persediaan akan mengurangi kelancaran usaha perusahaan, dan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Persediaan yang ada harus senantiasa cukup. Terlalu banyak persediaan tidak baik karena akan menimbulkan lebih banyak biaya penyimpanan, yang berarti akan mengurangi laba perusahaan.” Tujuan yang ingin dicapai dari pengendalian internal atas persediaan barang dagangan yang dijelaskan di atas adalah untuk dapat berhasil dalam mencapai tujuan perusahaan di dalam mengelola persediaan barang dagangan secara baik dan terkendali, sehingga tujuan perusahaan itu sendiri tercapai secara optimal.
2.8 Efektivitas Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan. Efektivitas apabila dihubungkan dengan struktur pengendalian internal persediaan barang dagangan adalah pelaksanaan aktivitas persediaan barang
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
42
dagangan yang dapat memenuhi tujuan dari struktur pengendalian internal itu sendiri, yang juga merupakan tujuan dari perusahaan, misalnya menjaga dokumen dan catatan beserta persediaan di gudang. Pihak perusahaan melaksanakan aktivitas persediaan barang dagangan dengan maksud dan tujuan tertentu yang dikehendakinya. Persediaan barang dagangan ini dapat dikatakan efektif apabila menimbulkan akibat atau mencapai maksud dan tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan. Menurut Arrens and Loebecke yang dialih bahasakan oleh Amir Abadi Yusuf (1999;364) terdapat tujuh macam tujuan pengendalian internal persediaan barang dagangan
yang harus dicapai untuk mencegah kesalahan yang berhubungan
dengan transaksi yaitu; 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Transaksi yang dicatat adalah abash (keabsahan) Transaksi diotorisasi dengan pantas (otorisasi) Transaksi yang terjadi telah dicatat (kelengkapan) Transaksi dinilai dengan pantas (penilaian) Transaksi diklasifikasikan dengan pantas (klasifikasi) Transaksi dicatat pada waktu yang sesuai (tepat waktu) Transaksi dimasukkan ke berkas induk dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran)
Ketujuh struktur pengendalian internal di atas dijelaskan sebagai berikut: 1. Keabsahan (Validity) Persediaan barang dagangan yang dikeluarkan ataupun disimpan merupakan kejadian yang dicatat, sah dan benar terjadi dalam perusahaan, bukan fiktif. 2. Kelengkapan (Authorization) Persediaan barang dagangan yang disimpan atau dikeluarkan harus mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang. 3. Kelengkapan (Completeness) Kelengkapan dokumen-dokumen harus dicatat dengan baik sehingga dapat mencegah penghilangan transaksi dari catatan. 4. Penilaian (Valuation) Perhitungan dan pencatatan setiap jumlah persediaan dilakukan pada berbagai langkah-langkah proses pencatatan.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
43
5. Klasifikasi (Clasification) Menyatakan bahwa transaksi yang terjadi pada persediaan barang dagangan telah diklasifikasikan pada perkiraan yang dengan tepat. 6. Tepat waktu (Timing) Menyatakan bahwa transaksi terhadap persediaan barang dagangan baik itu penyimpanan atau pengeluaran dicatat pada waktu yang tepat, sehingga laporan keuangan yang dibuat dapat benar-benar bermanfaat. 7. Posting dan Pengikhtisaran (Posting and Summarization). Menyatakan bahwa transaksi yang terjadi terhadap persediaan barang dagangan telah dimasukkan dengan tepat ke dalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar .
Seluruh tujuan struktur pengendalian internal di atas harus diterapkan dalam transaksi-transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang dagangan karena dapat mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan maupun manajemen.
2.9 Peranan Sistem Pengolahan Data Elektronik dalam menciptakan Efektivitas Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan. Sebagaimana yang telah diuraikan di atas, bahwa sistem pengolahan data elektronik sangat diperlukan dan berperan penting untuk kemajuan perusahaan terutama dalam pengelolaan persediaan yaitu persediaan barang dagangan. Informasi yang dihasilkan dari Sistem Pengolahan Data elektronik (SPDE) yaitu berupa informasi yang diperlukan bagi pihak-pihak yang memerlukannya. Informasi tersebut lebih cepat dan akurat karena menggunakan suatu perangkat elektronik yaitu komputer. Keberadaan dan kegunaan komputer sudah sangat dirasakan dan dibutuhkan oleh perusahaan terutama bagi perusahaan-perusahaan besar. Jika perusahaan masih menggunakan sistem manual dalam melakukan tahapan-tahapan
operasionalnya,
tentunya
akan
kalah
bersaing
dengan
perusahaan-perusahaan lain yang mengunakan sistem elektronik yaitu komputer, yang lebih cepat dalam mengolah dan memperoleh informasi yang lebih cepat.
7
Bab
II Tinjauan Pustaka
44
Sistem pengolahan data elektronik ini digunakan sebagai alat bantu di dalam mengolah berbagai bentuk data, seperti pada perusahaan industri dalam mengolah persediaan barang dagangan dengan kecepatan, keakuratan, dan ketepatan yang sangat tinggi, yang diperlukan dalam mengetahui jumlah dan perputaran barang dagangan yang dibutuhkan, atau yang dikeluarkan, sehingga informasi data mengenai jenis dan jumlahnya dapat diketahui dengan pasti dan lebih mudah di dapatkan dari SPDE. Pada perusahaan industri, persediaan barang dagangan jumlahnya sangat besar dan beragam jenisnya, sehingga memerlukan pengendalian khusus agar terhindar dari kerusakan, pencurian, dan kecurangan-kecurangan lainnya. Maka disusunlah pengendalian intern atas persediaan barang dagangan yang diharapkan dapat mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu dengan adanya sistem pengolahan data elektronik, yang mampu melakukan proses pengumpulan data persediaan barang dagangan dengan tingkat kecepatan dan keakuratan yang sangat tinggi, maka kelemahan yang diharapkan akan mampu meningkatkan kinerja dan produktivitas, sehingga tujuan perusahaan akan mudah tercapai dan juga penetapan tingkat persediaan barang dagangan yang wajar dapat direalisasikan. Dengan ditetapkannya SPDE, manajemen akan lebih mudah di dalam melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan barang dagangan, mengurangi biaya penyelenggaraan barang dagangan, sehingga tujuan perusahaan dalam pengelolaan persediaan barang dagangan untuk mendapatkan hasil yang efektif dapat tercapai. Berdasarkan uraian-uraian di atas, maka jelaslah pengolahan data elektronik mempunyai peranan dalam menunjang efektivitas struktur pengendalian internal terhadap persediaan barang dagangan akan tercapai.
7
