BAB VI RANCANGAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
6.1
Informasi Pengoperasian Sistem Rancangan sistem informasi eksekutif ini merupakan corrective
action
terhadap
kekurangan
kekurangan
yang
telah
diidentifikasi dari perusahaan kargo PT Cahaya Buana baru, rancangan sistem informasi eksekutif ini digunakan sebagai alat bantu eksekutif dalam mengambil keputusan dengan cepat, tepat dan efektif. Pada dasarnya SIE adalah sistem informasi yang memproses beberapa input, seperti gambar dibawah ini Gambar 6.1 Input, Proses, Output Input
Proses
Output
Sistem Informasi Eksekutif
Hasil Analisa Trend Komparasi
SIM (Sistem Informasi Eksekutif) ERP (enterprise resource planning)
Soft Information
Knowledge Management System
81
82
dari gambar 6.1 memang terlihat bahwa SIE memiliki beberapa input namun pada kenyataannya meskipun hanya dengan satu input saja, SIE bisa memproses input untuk dijadikan output sebagai pertimbangan eksekutif dalam mengambil keputusan, dikarenakan PT Cahaya Buana Baru tidak menerapkan SIM, ERP serta KMS yang akan digunakan sebagai input untuk proses SIE maka digunakan soft information serta beberapa data yang dimiliki manajemen sumber daya manusia PT cahaya buana baru sebagai salah satu input SIE. Soft Information didapatkan dari hasil wawancara dengan beberapa orang yang memiliki kewenangan terhadap perusahaan seperti direktur utama sebagai eksekutif utama dan pimpinan sumber daya manusia sebagai eksekutif pada bidangnya serta middle management seperti supervisor dan beberapa staff sehingga didapatkan informasi seputar trend yang sedang terjadi diperusahaan, trend tersebut merupakan salah satu soft information untuk SIE, maka dibuatlah kerangka pola alur informasi mulai dari input yang kemudian di proses oleh sistem informasi eksekutif sehingga akan menghasilkan output yang akan menjadi masukan bagi eksekutif sumber daya manusia dalam mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Rancangan sistem informasi eksekutif akan dibangun berdasarkan kerangka perancangan seperti yang terlihat pada gambar 6.2 berikut ini
83
Gambar 6.2. Alur Perancangan SIE
Masalah yang timbul berkaitan dengan sdm di pusat maupun cabang Berkaitan dengan turn over, penarikan pegawai, pelatihan pengembangan serta prestasi, soft information Penyusunan laporan oleh staff sdm
Input untuk SIE
Visual Basic Studio data base
Eksekutif SDM
Real time dan dengan friendly user interface
Keputusan yang diambil oleh eksekutif SDM
Karena sistem informasi eksekutif diharapkan selalu update maka diperlukan input terus menerus dari berbagai pihak terutama input berupa soft information.
6.1.1 Output Turn Over Grafik turn over dibuat semudah mungkin untuk dibaca oleh eksekutif, sehingga eksekutif dapat memantau jumlah karyawan dengan cepat
84
Grafik 6.1 Data Turn Over November 2008 S/D Februari 2011
200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0
no
ve m be r 2 fe 0 br ua 0 8 ri 20 09 m e ag i 20 09 us t no us 2 00 ve m 9 be r 2 fe 0 br ua 0 9 ri 20 10 m e ag i 20 10 us t no us 2 01 ve m 0 be r 2 fe 0 br ua 1 0 ri 20 11
Series1
6.1.2 Output Skill Karyawan Output skill karyawan diperlukan untuk mengetahui seberapa besar skill karyawan dalam menangani setiap pekerjaannya masing masing, hal tersebut berpengaruh terhadap rencana pelatihan yang akan diselenggarakan oleh perusahaan, range skill adalah 0 sampai dengan 9 yang berarti 0 adalah titik terendah dan 9 adalah titik tertinggi dalam proses penilaian oleh manajemen sumber daya manusia pusat. Grafik 6.2 adalah rata rata skill seluruh karyawan dicabang maupun pusat dibawah level supervisor mulai dari november 2008 sampai dengan februari 2011. Data tersebut merupakan input untuk sistem informasi eksekutif dalam pengolahan data informasi.
85
Grafik 6.2 Data Skill Karyawan November 2008 S/D Februari 2011
6.1.3 Input Soft Information Soft information adalah salah satu input untuk sistem informasi eksekutif yang memberikan informasi untuk eksekutif yang berasal dari rumor, ide, survey external dan lain lain sehingga menempati porsi penting dalam input sistem informasi eksekutif. Beberapa hal yang ditampilkan oleh ystem informasi eksekutif berkaitan dengan soft information : Tabel 6.1 Input Soft Information No 1.
Soft information Suasana kerja
2. 3. 4.
Aspirasi karyawan Kesehatan karyawan Kompensasi karyawan dibandingkan dengan pesaing Kesejahteraan karyawan dibandingkan dengan pesaing
5.
Kondisi Menyenangkan/tidak menyenangkan Ada/tidak ada (deskripsi) Bagus/tidak bagus -dibawah -setara -diatas -dibawah -setara -diatas
86
No 6.
7.
Soft Information Kondisi Kesejahteraan keluarga -dibawah karyawan dibandingkan -setara dengan pesaing -diatas Rumor lainnya (deskripsi) Berbeda dengan hard information yang memiliki jangka waktu
panjang, soft information memiliki jangka waktu pendek sehingga memerlukan input yang konstan dan terus menerus selagi hal hal tersebut diatas menjadi sebuah topic yang harus menjadi peringatan bagi eksekutif.
6.1.4 Input Dan Output Sistem Informasi Eksekutif Kriteria sistem informasi eksekutif adalah memberikan data yang ringkas kepada eksekutif, sehingga pada akhirnya eksekutif langsung dapat membuat keputusan yang cepat. Tabel 6.2 Input Dan Output SIE No
Input
1.
Soft information
Output
2.
Turn over
Suasana kerja Aspirasi karyawan Kesehatan karyawan Kompensasi karyawan dibandingkan dengan pesaing Kesejahteraan karyawan dibandingkan dengan pesaing Kesejahteraan keluarga karyawan dibandingkan dengan pesaing Rumor lainnya *(informasi tiap cabang) Informasi turn over yang disajikan dalam bentuk grafik yang mudah dibaca yang diperlihatkan dalam kurun waktu bulan pada tiap tiap cabang
87
No
Input
3.
Pelatihan
6.2
4.
Prestasi
5.
Beban kerja
Output *(informasi ini memiliki history sehingga bisa dicek bulan bulan yang sudah lewat) Informasi pelatihan yang disajikan dalam bentuk grafik yang mudah dibaca yang diperlihatkan dalam kurun waktu bulan pada tiap tiap cabang *(informasi ini memiliki history sehingga bisa dicek bulan bulan yang sudah lewat) Informasi presentasi karyawan disajikan dalam bentuk grafik yang mudah dibaca yang diperlihatkan dalam kurun waktu bulan pada tiap tiap cabang dan memperlihatkan karyawan karyawan yang berprestasi. *(informasi ini memiliki history sehingga bisa dicek bulan bulan yang sudah lewat) Informasi beban kerja karyawan disajikan dalam bentuk grafik yang mudah dibaca yang diperlihatkan dalam kurun waktu bulan pada tiap tiap cabang dan memperlihatkan beban kerja tiap divisi dan tiap cabang. *(informasi ini memiliki history sehingga bisa dicek bulan bulan yang sudah lewat)
Kriteria Penerimaan Sistem Kriteria penerimaan sistem dibagi dua, yaitu penerimaan sistem bagi perusahaan dan penerimaan sistem bagi sistem yang sudah berjalan, adapun penjelasannya adalah sebagai berikut : (1).
Penerimaan sistem bagi perusahaan Bagi perusahaan, kriteria sistem yang bisa diterima adalah tidak sulit dalam memasukan input baru terutama untuk input
88
yang berupa soft information bagi perusahaan, mudah dibaca hasil output dari sistem informasi eksekutif tersebut, tidak sulit di implementasi kedalam budaya perusahaan yang selama ini sudah berjalan. (2).
Penerimaan sistem bagi sistem yang sudah berjalan berarti sistem informasi eksekutif yang diaplikasi tidak akan menggaggu sistem yang sudah ada sebelumnya, bahkan diharapkan mampu membantu sistem yang sudah ada.
6.3
Analisa Kelayakan Sistem Sebuah sistem diaggap layak untuk diimplementasi jika memberikan kontribusi terhadap perusahaan, untuk mengetahui apakah sistem informasi eksekutif memberikan kontribusi maka perlu diadakan analisa validasi.
6.3.1 Analisa Validasi Analisa validasi untuk sistem informasi eksekutif melingkupi diskusi dengan pimpinan sumber daya manusia sebagai pengguna langsung sistem informasi eksekutif, hasil validasi dapat dilihat pada tabel 6.3 berikut ini :
89
NO 1. 2. 3. 4. 5.
Tabel 6.3 Hasil Validasi SIE Pertanyaan Apakah SIE bisa diimplementasi ? Apakah SIE mudah untuk diberi input ? Apakah SIE dapat memberikan laporan yang diinginkan ? Apakah SIE mudah untuk dipelajari ? Apakah SIE dapat membantu eksekutif dalam mengambil keputusan secara cepat ?
Validasi Ya Ya Ya Ya Ya
Dari tebel 6.3, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi eksekutif valid untuk diimplementasi pada PT cahaya buana baru.
