BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.1. Simpulan Dari hasil evaluasi penerapan manajemen pengendalian proyek South Sumatra NGL Project PT. Tripatra dapat dilihat dari aspek lingkungan pengendalian
dan
proses
pengendalian.
Dilihat
dari
aspek
lingkungan
pengendalian manajemen proyek berupa organisasi proyek, organisasi proyek SSNP berupa organisasi matriks berupa kombinasi dari organisasi fungsional dan organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk. Organisasi dianggap telah efektif karena dibuat sesuai dengan kebutuhan yang ada. Untuk proses pengendalian manajemen proyek SSNP dapat ditarik kesimpulan bahwa tiga (3) aspek utama dalam konsep manajemen pengendalian proyek yakni ruang lingkup, penjadwalan, dan kemajuan memiliki peranan sangat penting dalam setiap proses pengendalian manajemen yaitu yaitu perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian proyek. Tiga (3) aspek tersebut memiliki keterkaitan yang sangat erat dan harus memiliki integrasi satu sama lain pada setiap prosesnya. Perencanaan ruang lingkup berkaitan erat dengan penjadwalan dan memerlukan aspek pengendalian untuk menerapkannya sehingga diperoleh tingkat kemajuan pekerjaan yang direncanakan. Jika dalam perencanaan telah dilakukan dengan baik, maka dalam pelaksanaan proyek dapat on schedule atau berjalan sesuai dengan penjadwalan dan tingkat kemajuan pekerjaan sangat baik. Untuk
110
menjalankan proyek sesuai jadwal rencana diperlukan sistem pengendalian yang baik. Sebaliknya jika tahap perencanaan tidak diiringi dengan pengendalian misalnya pada ruang lingkup tidak dilakukan pengendalian maka berdampak pada jadwal kenyataan atau aktual dan tingkat kemajuan pekerjaan mengalami keterlambatan dari rencana. Sehingga diperlukan pengendalian setiap aspek proyek baik dari ruang lingkup maupun jadwal proyek agar dapat menghasilkan kemajuan proyek sesuai dengan perencanaan. Jika dilihat dari setiap prosesnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: A. Perencanaan Meskipun Tripatra sudah memiliki rencana kerja berupa strategi proyek terintegrasi yang siap diimplementasikan ketika proyek akan dimulai, namun dalam kenyataan pelaksanaannya masih dijumpai hambatan dan kelemahan pada perencanaan proyek SSNP. Salah satu kelemahan perencanaan proyek pada proyek SSNP adalah penanganan risiko yang kurang terencana dengan baik, yaitu tidak mempertimbangkan kejadian-kejadian yang tidak terduga. Kejadian tidak terduga itu adalah terjadi permintaan keinginan klien berulang kali berkaitan dengan perubahan ruang lingkup proyek SSNP. Masalah yang paling krusial adalah perubahan permintaan klien atas lokasi proyek sungai gerong, sampai enam (6) bulan proyek berjalan. Tidak adanya ketetapan lokasi ini memberikan dampak yang sangat besar terhadap sequence aktivitas kerja proyek tripatra mulai dari engineering, procurement dan teruatam tahap konstruksi plant. Perubahan ruang lingkup lainnya karena kurang rincinya analisis kebutuhan kebutuhan sumber daya material proyek adalah penambahan equipment
111
setelah detail design karena ketika feed design kemungkinan belum teridentifikasi. Kemudian adanya kelemahan perencanaan anggota tim proyek seperti engineering menyebabkan tanggung jawab menjadi overload untuk penyelesaian deliverable. Dari sisi penjadwalan, TPEC telah melakukan dengan perencanaan jadwal proyek dengan baik. TPEC melakukan perencanaan jadwal proyek SSNP dengan menyusun jadwal pelaksanaan paket-paket pekerjaan dalam bentuk time schedule yang menggambarkan secara jelas jenis-jenis pekerjaan dan estimasi jadwal pekerjaan. Sistem penjadwalan proyek SSNP yang dikembangkan melalui bagan balok (Gant/Bar Chart) dan jaringan kerja (Network) menggunakan bantuan perangkat lunak Primavera dan Microsoft Project. Tim Perencana dan Pengendalian Proyek SSNP mempersiapkan rencana Master Plan Deliverables List yang menampilkan semua deliverable (dokumen) termasuk anggaran jam kerja, rencana dan tanggal untuk semua tahap persetujuan dokumen, mempersiapkan jadwal rinci kegiatan-kegiatan pengadaan, dan jadwal induk konstruksi berdasarkan hasil engineering dan procurement berupa spesifikasi, gambar, dan bills of quantities (BOQ). B. Pelaksanaan, Pengawasan dan Pengendalian Proyek SSNP Semua kegiatan proyek dikendalikan dan diawasi untuk memastikan kemajuan proyek sesuai dengan rencana. Dapat ditarik kesimpulan, selain lemahnya pada pengendalian ruang lingkup, pelaksanaan dan pengendalian proyek SSNP secara garis besar dilakukan dengan baik. Lemahnya pengendalian ruang lingkup terjadi karena tidak adanya ketegasan dan ketetapan ruang lingkup serta kurangnya komitmen klien atas kesepakatan scope of work.
112
Pengendalian penjadwalan menggunakan metode jalur kritis (Critical Path Method) dan Kurva S (S-Curve). Sepanjang siklus hidup proyek SSNP, dilakukan pengawasan terhadap setiap pekerjaan menggunakan time schedule. Penjadwalan dan pengendalian jadwal dilakukan secara paralel dengan pengawasan pekerjaan secara keseluruhan. Sehingga ketika terjadi penyimpangan ekstrim dari jadwal rencana karena change order ataupun terjadi kondisi yang tidak terduga lainnya, maka jadwal induk konstruksi diperbaharui berdasarkan informasi terbaru sebelum dimulainya kegiatan lapangan. Dikarenakan perubahan ruang lingkup proyek dari klien seperti permintaan spesifikasi detail yang muncul ditengah perjalanan proyek, menyebabkan keterlambatan tahap engineering yakni keterlambatan dalam penyelesaian sebuah deliverable yang memberi dampak pada disiplin lain dan tahapan selanjutnya yakni procurement dan konstruksi. Keterlambatan tahap procurement juga dikarenakan detail tahapan proses prosedur internal perusahaan yang sangat panjang dan tidak ringkas. Sedangkan keterlambatan konstruksi merupakan dampak adanya perubahahan ruang lingkup dan akumulasi dari proses sebelumnya yakni engineering dan procurement. Pengendalian kinerja proyek dilihat dari tingkat kemajuan tiap minggu dan bulan dengan pembobotan pada tiap pekerjaan guna memudahkan pengawasan pada pelaksanaan pekerjaan. Sehingga dapat membandingkan realisasi di lapangan berupa persentasi pekerjaan yang telah dilaksanakan setiap minggunya dengan rencana yang telah dibuat agar keterlambatan atau penyimpangan yang
113
terjadi dapat diantisipasi untuk pekerjaan berikutnya. Pengendalian kinerja juga laporan kegiatan hasil monitoring terhadap pekerjaan yang telah dilaksanakan Bentuk lain pengendalian dan pengawasan proyek adalah pengendalian status proyek berupa komunikasi dan dokumentasi pelaksanaan proyek. Komunikasi proyek dilakukan dengan mengadakan rapat berkesinambungan seperti weekly meeting, evaluation meeting, dan monthly meeting. Hal ini untuk memastikan kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak. Untuk dokumentasi pelaksanaan proyek, Tripatra mempersiapkan dan menyerahkan semua laporan proyek SSNP setiap minggu dan bulannya. 5.2. Saran Berdasarkan hasil penelitian ini berupa evaluasi penerapan pengendalian manajemen proyek, penulis memberikan beberapa usulan dan rumusan solusi alternatif sebagai bahan masukan atas permasalahan agar dapat mencapai efektivitas dan efisiensi kerja yang maksimal dalam pelaksanaan pekerjaan proyek selanjutnya, adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengatasi masalah berbagai kepentingan di organisasi, diperlukan seorang koordinator yang memilik peran yang sangat kuat sebagai penghubung manajer proyek dengan eksekutif senior (procurement) di organisasi induk, sehingga terbangun komunikasi yang efektif dan kebutuhan proyek dapat terpenuhi. 2. Analisis kebutuhan proyek pada tahap perencanaan seharusnya dilakukan lebih jelas dan terperinci yaitu adanya risk management secara utuh, agar risiko yang mungkin terjadi dapat diidentifikasi sebelumnya. Diperlukan
114
koordinasi yang baik dengan klien atau pihak stakeholder lain untuk penentuan ruang lingkup proyek agar dapat merespon yang menjadi keinginan pihak owner (klien) untuk menghindari terjadinya perubahan. 3. Berkaitan dengan aspek pengendalian ruang lingkup diperlukan ketegasan dalam komitmen untuk change management yakni mengelola dampak yang diterima akibat perubahan untuk menyesuaikan dari perencanaan. Jika terdapat perubahan-perubahan yang tidak sesuai dengan perencanaan yang menyebabkan pekerjaan tambahan maka harus memperhatikan integrated change control yang lebih efektif untuk keseluruhan kegiatan proyek yang mempertimbangkan waktu terhadap perubahan-perubahan. 4. Dalam hal penjadwalan, sebaiknya memperbanyak variasi hubungan ketergantungan agar menghasilkan kurun waktu pelaksanaan yang lebih singkat berupa kegiatan-kegiatan yang dapat dikerjakan secara paralel. Untuk mengatasi keterlambatan engineering, memperhatikan penempatan tim yakni engineer yang tepat dan struktur yang optimal, agar deliverable proyek diselesaikan dengan baik dan proses engineering berjalan efektif. Kemudian procurement untuk permasalahan mengatasi panjangnya durasi, Tripatra sebaiknya memperbaiki prosedur tahapan internal procurement yakni meninjau sistem otorisasi internal yang rumit dengan merubah proses dokumen menjadi lebih efektif dan mengoptimalkan koordinasi persiapan
dokumen
pendukung.
Selain
itu
dengan
pemanfaatan
penggunaan software e-RFQ secara efektif untuk membantu memantau semua proses pemesanan dan pembelian material sehingga dapat
115
memangkas waktu dan mengoptimalkan koordinasi internal antara tim engineering dan tim procurement. Peningkatan kontrol dari Tripatra terhadap vendor juga salah satu solusi untuk menghindari risiko keterlambatan ekuipmen dan dokumen dari vendor termasuk kontrak yang jelas dan detail sehingga dapat mengikat dalam pemenuhannya. 5. Mempertahankan faktor-faktor pendukung lain yang termasuk dalam 10 ilmu pengetahuan PMBOK yaitu manajemen komunikasi proyek, manajemen integrasi proyek, dan
manajemen kualitas proyek agar
kemajuan proyek dapat tercapai sesuai yang direncanakan 6. Solusi lain berupa penerapan variasi produk perangkat lunak secara efektif dan sesuai prosedur agar dapat membantu dalam proses perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pengendalian sehingga memudahkan dalam manajemen proyek.
5.3. Keterbatasan dan Implikasi Pada penelitian ini memiliki keterbatasan yakni dari 10 (sepuluh) ilmu pengetahuan dari PMBOK, penelitian ini hanya benar-benar berfokus pada (2) ilmu sebagai fungsi pokok scope management dan time management. Untuk penelitian berikutnya bisa membahas fungsi pokok lainnya yaitu manajemen biaya proyek dan manajemen kualitas proyek, begitu juga untuk fungsi penunjang yakni manajemen sumber daya manusia proyek, manajemen komunikasi proyek, manajemen risiko proyek dan manajemen pengadaan proyek serta manajemen integrasi proyek.
116
