BAB V PENUTUP
5.1 KESIMPULAN Dengan melihat kembali hasil analisis investigasi pada unit KJM-UGM, dari hasil wawancara dengan pimpinan diperoleh informasi bahwa dalam pelaksanaan kegiatan di KJM telah menerapkan unsur-unsur SPI di dalamnya. Hal tersebut diperkuat oleh pemaparan dari hasil kuesioner yang dibagikan kepada para bawahan dimana hasil tersebut menjukkan bahwa penerapan unsur sistem pengendalian internal di lingkup KJM telah berjalan sangat efektif, hal ini dijelaskan dalam tiap-tiap unsur SPI antara lain: a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian pada unit KJM-UGM termasuk pada kategori sangat efektif pada pelaksanaannya yang ditunjukkan dengan skor 84,31%. Hal ini dipaparkan dalam penerapan sub unsur yang ada pada unsur lingkungan pengendalian, yaitu: a)
Penegakan Integritas dan Nilai Etika yang pada proses pelaksanaannya, unit kerja KJM telah memiliki aturan perilaku serta kebijakan tentang standar prilaku etis yang mengacu pada kode etik dari UGM sebagai institusi pendidikan tinggi yang menaungi unit kerja KJM dan juga suatu sanki bagi pegawai yang melakukan penyimpangan atau pelanggaran terhadap aturan yang berlaku.
67
68
b) Komitmen terhadap kompetensi yang dimiliki oleh semua pegawai KJM dalam melaksanakan tugas yang diembannya serta melaksanaan pengendalian internal yang baik. c) Kepemimpinan yang kondusif yang diimplementasikan melalui sikap pimpinan yang mempertimbangkan risiko, menerapkan manajemen berbasis kinerja, perlindungan asset dan informasi, berinteraksi intensif dengan para pegawai yang tingkat yang lebih rendah, serta bersikap positif dan responsive terhadap pelaporan hasil kegiatan. d) Struktur organisasi yang ada di KJM telah mengacu pada upaya menciptakan organisasi yang efektif dan efisien yang telah disesuaikan dengan visi misi dari KJM yang tertera pada surat keputusan Rektor UGM No. 76/P/SK/HT/2013. Dalam struktur tersebut telah diisi oleh staff sesuai dengan kompetensinya masing-masing dan juga dilengkapi dengan sistem hubungan kerja yang terintegrasi antar bagian secara vertical maupun horizontal. e) Kebijakan dan pembinaan sumber daya manusia yang telah dilakukan oleh pihak KJM yang bertujuan meningkatkan kompetensi dari para pegawainya. Tetapi untuk masalah jenjang karir pegawai khususnya staff ahli, pihak KJM belum memilki sistem pengembangan karir yang jelas dikarenakan pihak yang menentukan seseorang dalam menduduki jabatan adalah Rektor Universitas Gadjah Mada. Di akhir periode pihak KJM melaporkan hasil kinerja pegawai kepada wakil rektor bidang akademik dan kemahasiswaan untuk digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan posisi jabatan di periode berikutnya.
69
Adapun kendala-kendala yang ditemui terkait penerapan unsur lingkungan pengendalian KJM yaitu dari segi pola rekrutmen dimana pihak KJM tidak memiliki kebijakan dan prosedur yang jelas sejak rekrutmen sampai dengan pemberhentian pegawai sehingga KJM tidak dapat memberikan kompensasi atas prestasi kinerja dan juga jenjang karir yang jelas. Hal ini dikarenakan pihak yang memilki wewenang dalam mengangkat dan memberhentikan pegawai yaitu pihak UGM selaku institusi yang menaungi unit kerja KJM-UGM.
b. Penilaian Risiko Unsur penilaian risiko pada unit KJM-UGM tergolong cukup efektif dalam pengaplikasiannya yang terlihat dari score sebesar 57,78%. Hasil tersebut dikarenakan KJM belum memilki metode identifikasi dan analisis risiko dalam mengelola kegiatan organisasi. Hal ini sesusai dengan penjelasan yang diberikan oleh pimpinan bahwa unit kerja KJM belum menerapkan metodologi identifikasi serta analisis risiko, hanya sebatas metodologi penyelesaian dan tindak lanjut masalah berupa kegiatan rapat koordinasi yang diadakan tiap hari senin guna memperoleh informasi tentang kendala-kendala yang dihadapi masing-masing bidang dan bersama-sama mencari solusi penyelesaian masalah tersebut. Setelah itu ketua menunjuk salah satu pegawai untuk menindak lanjuti untuk penyelesaian masalah, kemudian di akhir periode pimpinan melakukan evaluasi dari hasil tindak lanjut tersebut untuk perbaikan organisasi kedepannya. . Namun berdasarkan observasi yang penulis lakukan terdapat beberapa kendala diantaranya dalam hal evaluasi penanganan risiko yang tidak dibuat dalam bentuk laporan sehingga hasil kerja penanganan risiko tidak dapat
70
digunakan sebagai dasar perbandingan penyusunan strategi penanganan risiko yang lebih baik dikemudian hari serta terdapatnya risiko-risiko yang berulang tiap periode dikarenakan kurangnya komunikasi dengan pihak ekternal.
c. Kegiatan pengendalian Untuk unsur kegiatan pengendalian di unit KJM-UGM termasuk kategori sangat efektif dengan score sebesar 92,16%. Penulis menyimpulkan bahwa penerapan unsur kegiatan pengendalian telah berjalan sangat efektif dengan alasan bahwa: a) KJM-UGM dalam pelaksanaan tugasnya telah memiliki pedoman kebijakan dan prosedur yang tepat berupa SOP yang digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan. b) Diakhir periode pimpinan melakukan reviu atas kinerja organisasi serta didokumentasikan dalam bentuk laporan hasil kegiatan. Laporan hasil kegiatan tersebut akan di evaluasi untuk perbaikan organisasi kedepannya. c) Dari segi sumberdaya manusia yang ada di KJM, pimpinan telah melakukan pembinaan atau pelatihan guna meningkatkan kompetensi yang dimiliki oleh para pegawai. Dengan meningkatnya kompetensi dari para pegawai diharapkan kinerja yang dihasilkan bisa mendukung pencapaian visi misi KJM-UGM. d) Untuk sarana informasi dan komunikasi, pihak KJM telah melakukan pengendalian atas pengelolaan sistem informasi diantaranya pengendalian atas akses serta pengendalian atas pemisahan tugas bagi tiap bidang yang ada di KJM dan juga untuk sarana komunikasi, pimpinan dan bawahan di
71
lingkup KJM telah menjalin komunikasi yang intens baik secara langsung maupun melalui teknologi komunikasi (SMS dan Email).
Adapun kegiatan yang belum dilakukan oleh KJM yang merupakan bagian dari penerapan unsur kegiatan pengendalian yaitu dari segi penetapan otorisasi atas kegiatan-kegiatan penting pada unit KJM dimana KJM menganggap bahwa semua program kegiatan mempunyai tingkat kepentingan yang sama dan harus dilaksanakan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
d. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi pada unit KJM-UGM termasuk pada kategori sangat efektif yang ditunjukkan dengan score penilaian sebesar 85,71%. Penulis memberi kategori sangat efektif pada unsur informasi dan komunikasi karena: a) Pimpinan unit kerja dalam hal ini ketua KJM-UGM telah menyelenggarakan komunikasi internal secara intensif kepada semua jajaran pegawai untuk bertukar informasi tetapi untuk hal komunikasi dengan pihak eksternal masih kurang dilakukan melihat pernyataan dari responden. b) Komunikasi yang terjadi di dalam KJM telah dilengkapi dengan sistem komunikasi yang terintergrasi antar bagian baik secara vertikal maupun horizontal. c) Unit kerja KJM telah menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi dalam menyampaikan/menyebarkan
72
informasi yang berguna bagi semua karyawan seperti melalui SMS dan Email. d) Sebagai bentuk dukungan terhadap sistem informasi dan komunikasi, pimpinan KJM-UGM telah melakukan pengelolaan, pengembangan, perbaruan sistem informasi secara terus menerus melalui beberapa bentuk kegiatan diantaranya dari segi pencatatan informasi yang mempunyai prosedur untuk menyusun informasi dengan baik dan cermat. e) Selain itu pengelolaan informasi yang dilakukan pimpinan KJM ialah dengan menyusun laporan serta menyampaikan hasil kinerja organisasi yang merupakan bentuk pertanggung jawaban pimpinan kepada UGM selaku instansi yang menaungi unit kerja KJM.
Adapun kekurangaan dari unsur informasi dan komunikasi menurut responden yang diperoleh dari keterangan hasil pembagian kuesioner bahwa pimpinan KJM-UGM belum melakukan komunikasi yang efektif dengan pihak eksternal misalnya kurangnya komunikasi dengan pihak prodi tentang jadwal audit mutu internal sehingga pada waktu pelaksanaan audit mutu yang dilakukan KJM-UGM ke prodi tidak dapat dilaksanakan dikarenakan pihak prodi belum siap untuk dilakukan audit
73
e. Pemantauan Pengendalian Internal Untuk unsur pemantauan internal pada unit KJM-UGM termasuk pada kategori sangat efektif dengan capaian score sebesar 82,35%. Hal ini dikarenakan kegiatan pemantauan pengendalian internal yang ada di unit KJM telah memiliki mekanisme/prosedur dalam melakukan monitoring dan evaluasi yang dibuat dalam bentuk SOP monitoring sebagai acuan dalam pelaksanaan evaluasi lingkup KJM. Ruang lingkup dan frekuensi pemantauan yang dilaksanakan pihak KJMUGM telah mencakup pengendalian intern, keuangan, asset instansi, pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran KJM, dengan memperhatikan/ mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau. Hasil dari pemantaun tersebut telah dibuat dalam bentuk dokumentasi laporan monitoring kemudian dievaluasi untuk menindak lanjuti kendala-kendala yang ditemui dalam kegiatan pemantauan sebelum dipertanggung jawabkan kepada pihak UGM selaku instansi yang menaungi unit KJM-UGM. Namun ada beberapa yang perlu dilakukan terkait kegiatan pengawasan/audit oleh pihak UGM terhadap unit KJM atas pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan bahwa unit KJM harus membuat suatu mekanisme atau prosedur dalam menindak lanjuti hasil audit dan melakukan reviu atas tindak lanjut untuk dijadikan rekomendasi atas perbaikan organisasi kedepannya.
74
5.2 Keterbatasan Pada pelaksanaan penelitian mengenai efektivitas penerapan sistem pengendalian internal pada KJM-UGM, peneliti menyadari tidak sedikit adanya keterbatasan dalam penelitian ini, antara lain sebagai berikut: a. Peneliti hanya menganalisis dari sisi administrasi saja tanpa adanya laporan keuangan KJM-UGM yang bisa digunakan untuk melakukan analisis mendalam pada sisi akuntansi. b. Dalam pengumpulan dokumen pendukung terkait penerapan SPI, penulis hanya dapat menganalisis beberapa dokumen yang sifatnya rahasia sehingga tidak dilampirkan dalam penelitian ini.
5.3 Rekomendasi Beberapa rekomendasi yang dapat penulis berikan, baik kepada unit KJM-UGM, maupun kepada penelitian selanjutnya, setelah melalui kegiatan observasi, wawancara, dan kuesioner serta analisis dan pembahasan, terkait dengan kekurangan atau kendala-kendala yang ditemui dalam penerapan unsurunsur SPI adalah sebagai berikut: a. Untuk penerapan unsur lingkungan pengendalian sebaiknya pihak KJM mengkomunikasikan dengan pihak UGM terkait pola rektrutmen yang seharusnya KJM diberikan kewenangan dalam melakukan perekrutan pegawai agar dalam penempatan posisi jabatan dapat sesuai dengan karakteristik pegawai yang dibutuhkan KJM, dan juga pihak KJM
75
memperhatikan jenjang karir sesuai dengan prestasi kinerja yang dihasilkan. b. Untuk penerapan unsur penilaian risiko, sebaiknya pihak KJM menerapkan suatu metodologi identifikasi dan analisis risiko agar dapat mencegah risiko yang dapat menghambat dalam proses pelaksanaan kegiatan. Contohnya risiko yang terjadi pada penerapan sistem pengisian EDPS yang dilakukan secara online, di mana seharusnya pihak KJM sudah melakukan identifikasi risiko bahwa akan ada pihak prodi yang terkendala atau belum memahami cara pengisian EDPS secara online. c. Dalam penerapan unsur kegiatan pengendalian. Pihak KJM masih perlu melakukan penetapan otorisasi atas kegiatan penting yang harus diutamakan atau diselesaikan terlebih dahulu. d. Untuk kekurangan dari aspek penerapan unsure informasi, penulis menyarankan agar pimpinan lebih efektif dalam melakukan komunikasi dengan pihak eksternal agar masalah-masalah eksternal tidak berulang diperiode berikutnya. e. Dalam segi unsur pemantauan, sebaiknya pihak KJM dalam menindak lanjuti hasil audit yang dilakukan oleh UGM perlu membuat suatu mekanisme atau prosedur dalam menindak lanjuti hasil temuan audit. f. Untuk segi dokumentasi, pihak KJM harus nya lebih memperhatikan kegiatan pendokumentasian hasil kegiatan agar kegiatan yang telah dilaksanakan dapat dipertanggungjawabkan dan juga dapat digunakan sebagai bahan evaluasi perbaikan kinerja KJM di periode berikutnya.
76
g. Sesuai dengan keterbatasan penulis yang hanya menganalisis dari aspek administrasi, peneliti selanjutnya sebaiknya menganalisis di dua sisi, baik sisi administratif maupun sisi akuntansi, sehingga dapat dianalisis lebih dalam pada sisi akuntansi.
