BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1
Sejarah Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta Universitas
Pembangunan
Nasional
(UPN)
“Veteran”
Jakarta
berkembang dari semula tiga akademi yaitu akademi bank, akademi tekstil, dan akademi tata laksana pelayaran Yos Sudarso dibawah lembaga pembinaan Kader Pembangunan disahkan akte notaris R. Kardiman Nomor 14, 7 Januari 1963. Ketiga akademi ini kemudian diintegrasikan di bawah satu atap PTPN “Veteran” Yogyakarta, di Jakarta disebut PTPN “Veteran” Cabang Jakarta. Sejak 1977 PTPN “Veteran” berubah menjadi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”, hingga PTPN “Veteran” Cabang Jakarta menjadi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Cabang Jakarta. Pada 1980 UPN “Veteran” Cabang Jakarta menambah jurusan baru yaitu Pendidikan Ahli Teknik Informatika dan Komputer. Tahun 1997, Akademi Akuntansi dan Akademi Teknik di bawah Yayasan Pembinaan Keluarga (YPK) UPN "“Veteran”" Cabang Jakarta diintegrasikan kedalam UPN “Veteran” Cabang Jakarta hingga sejak itu terdapat enam program studi yaitu Akademi Bank, Akademi Akuntansi “Veteran”, Akademi Teknik “Veteran”, Akademi Tekstil, Akademi Bangunan Kapal, serta PAT. Informatika dan Komputer. Sejak 1993 melalui Keputusan Bersama M endikbud dan M enhankam, UPN “Veteran” Cabang Jakarta berdiri mandiri sebagai Perguruan Tinggi hingga pembinaannya beralih dari Dephankam (selaku perguruan tinggi kedinasan) ke Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Sejak saat itulah Fakultas Kedokteran 54
55 dimulai yang kemudian disusul Akademi Keperawatan dan Akademi Fisioterapi. Belakangan, beralihnya status dari perguruan tinggi kedinasan menjadi perguruan tinggi swasta mengandung semangat kepeloporan yang masih terus menjadi salah satu nilai moral institusi.
3.1.1 Tugas Pokok dan Fungsi Sebagai sebuah Universitas, UPN “Veteran” Jakarta memiliki tugas pokok yang dilaksanakan dengan fungsi – fungsi yang akan dibahas di bawah ini. 3.1.1.1 Tugas Pokok Universitas mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pendidikan tinggi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan, pengabdian kepada masyarakat, dan kekegatan – kegiatan akademik serta pelestarian dan pengembangan ilmu atau seni lainnya berikut administrasinya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan yang berlaku. 3.1.1.2 Fungsi Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Universitas mempunyai fungsi : 1.
M enyelenggarakan pendidikan dan pengajaran serta
pengembangannya sesuai kemampuannya.
dengan lingkup kewenangan dan
56 2.
M enyelenggarakan penelitian dan pengembangan dalam
ilmu pengetahuan dan teknologi ,seni dan budaya. 3. M enyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat. 4. M enyelenggarakan pembinaan sivitas akademika. 5. M enyelenggarakan kerjasama dengan lembaga – lembaga baik didalam maupun di luar negeri 6. M enyelenggarakan kegiatan pembinaan administrasi dan pembinaan teknis di lingkungan Universitas. 3.2
S truktur Organisasi YKPP/BP DIK
BPH UPNV
Unsur Pim pinan
REKTOR
SENAT UNIVERSITAS
WAREK I
WAREK II
WAREK III
DEWAN PENYANTUN
BPM SEKRET ARIAT P3AI KORPRI Unsur Pelaksana Adm inistrasi
BIRO ADM AKADEMIK
BIRO UMUM
KOPERASI
BIRO RENGARKU
BUU
PUS BANKUM
PUSPA W IMAYA
BIRO KERMAW A
PUSBABIMKAR
Unsur Penunjang
UPT POLIKLINIK
Unsur Pelaksana Akadem ik
UPT PERPUSTAKAAN
PPS
UPT PUSKO M
LPPM
FAKULTAS
Keterangan : : Istruktif/Direktif : Pengawasan : Koordinasi / Konsul tasi : Pem binaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi UPN “Veteran” Jakarta
57 3.2.1 Susunan Organisasi Susunan organisasi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta terdiri dari : 1. Unsur Pimpinan adalah : a. Rektor b. Wakil Rektor yang terdiri atas : 1. Wakil Rektor I / Bidang Akademik 2. Wakil Rektor II / Bidang Umum 3. Wakil Rektor III / Bidang Kerjasama dan Kemahasiswaan 2. Unsur Penjaminan M utu - Badan Penjaminan M utu (BPM ) 3. Pusat Pengembangan dan Peningkatan Aktivitas Instruksional (P3AI) 4. Sekretariat - Sekretariat Universitas 5. Unsur Pelaksana Administrasi, terdiri dari : a. Biro Perencanaan Anggaran dan Keuangan (Ro Rengarku) b. Biro Umum (Ro Umum) c. Biro Kerjasama dan Kemahasiswaan (Ro Kermawa) d. Biro Administrasi Akademik (Ro AA) 6. Unsur Pelaksana Akademik, terdiri dari : a. Bidang Pendidikan dan Pengajaran, meliputi: 1. Fakultas Ekonomi 2. Fakultas Teknik 3. Fakultas Kedokteran
58 4. Fakultas Ilmu Komputer 5. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik 6. Fakultas Ilmu Hukum 7. Fakultas Ilmu – ilmu Kesehatan 8. Fakultas Pascasarjana 7. Unsur Penunjang, terdiri dari : a. Pusat Bahasa dan Bimbingan Karier b. UPT Perpustakaan c. UPT Pusat Komputer d. UPT Poliklinik e. Laboratorium dan atau Studio 8. Unsur – unsur Kelengkapan Universitas/Fakultas/PPs terdiri dari : a. Dewan Penyantun b. Senat Universitas c. Senat – senat Fakultas/Program Pascasarjana d. Unit – unit Organisasi Ekstra Struktural, meliputi : 1. Korpri 2. Primkop 3. Badan Usaha Universitas (BUU) 4. Pusbankum 5. Puspawimaya
59 3.2.2 Fungsi dan Wewenang Berdasarkan struktur organisasi di atas (Gambar 3.1). Terdapat tugas pokok beserta wewenang setiap bagian – bagiannya, antara lain : a. Rektor Rektor penyelenggaraan
mempunyai pendidikan
tugas
pokok
yaitu
dan
pengajaran,
memimpin
penelitian
dan
pengembangan, pengabdian kepada masyarakat, pembinaan sivitas akademika,
pembinaan
tenaga
teknis
dan
tenaga
administrasi,
menyelenggarakan kerjasama dengan lembaga lain serta hubungan dengan lingkungannya Fungsi : -
M emberikan pertimbangan dan saran kepada Ketua YKPP, melalui
Kepala Badan Pelaksana Pendidikan berkaitan dengan pembinaan dan pengembangan Universitas sesuai peraturan dan perundangan yang berlaku -
M enentukan kebijakan dan pengambilan keputusan dalam memimpin
Universitas sesuai kewenangannya guna menjamin terselenggaranya fungsi-fungsi Universitas - M engkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan penyelenggaraan fungsi-fungsi Universitas - M embuat laporan – laporan kinerja Universitas beserta hasil – hasilnya baik rutin, sewaktu – waktu bila diminta atau diperlukan dan laporan umum tahunan - M embina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi, lembaga dan
60 badan-badan swasta maupun pemerintahan di dalam maupun di luar negeri - M enyusun rencana strategis yang memuat tujuan dan sasaran perguruan tinggi yang hendak dicapai dalam jangka waktu 5 (lima) tahun
Wewenang : Rektor
mempunyai wewenang dalam melaksanakan
tugas
kewajibannya kepada M enteri Pendidikan Nasional dalam hal – hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi, dan kepada Ketua YKPP yang dalam hal ini dikuasakan kepada Kepala BP Pendidikan YKPP dalam hal pembinaan dan pengembangan Universitas.
b.
Wakil Rektor I Wakil Rektor I mempunyai tugas pokok yaitu membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang Akademik, meliputi pendidikan
dan
pengajaran,
penelitian
dan
pengembangan
serta
pengabdian kepada masyarakat Fungsi : -
M engkoordinasikan dan mengawasi kegiatan perencanaan dan pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan serta pengabdian kepada masyarakat
-
M engkoordinasikan dan mengawasi kegiatan perencanaan dan
61 pelaksanaan kerjasama pendidikan dan pengajaran, serta penelitian dengan berbagai institusi atau pun lembaga di dalam maupun di luar negeri
Wewenang : -
M erumuskan kebijaksanaan umum dalam rangka penyelenggaraan program dan pengembangan bidang akademik
-
M elakukan
pemantauan
dan
mengendalikan
pembinaan
dan
pengembangan tenaga – tenaga kependidikan dan tenaga-tenaga peneliti
c.
Wakil Rektor II Wakil Rektor II mempunyai tugas pokok yaitu membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan dibidang administrasi, pelayanan umum, anggaran dan keuangan serta kepegawaian. Fungsi : M engkoordinasikan dan mengawasi kegiatan pembinaan dan kesejahteraan pegawai, program pendidikan dan pelatihan tenaga administrasi, kegiatan ketatausahaan , rumah tangga, keamanan dan ketertiban, pemeliharaan serta pengelolaan sarana prasarana Universitas.
Wewenang : M erumuskan kebijaksanaan
administrasi, pelayanan umum,
kepegawaian, program dan anggaran serta keuangan termasuk sumber – sumber anggarannya
62
d.
Wakil Rektor III Wakil Rektor III mempunyai tugas pokok yaitu membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang kerjasama pendidikan dan non pendidikan, administrasi kemahasiswaan, data mahasiswa, kegiatan kokurikuler
mahasiswa,
pembinaan,
kesejahteraan
mahasiswa,
pemantauan dan pengembangan alumni. Fungsi : -
M enyelenggarakan administrasi, bimbingan dan pembinaan kemahasiswaan yang menyangkut aspek kegiatan minat,penalaran dan informasi kemahasiswaan serta pendataan dan pemantauan alumni
-
M engkoordinasikan dan mengawasi penyelenggaraan penerimaan mahasiswa baru
-
M engkoordinasikan dan mengawasi kegiatan kemahasiswaan serta program
kerjasama
dengan
semua
pihak
dibidang
kemahasiswaan,pengabdian kepada masyarakat dan pendukungnya -
M engkoordinasikan dan mengawasi kegiatan penciptaan suasana dan iklim pendidikan yang kondusif dan aman dalam kampus, serta bebas dari segala ancaman dan gangguan bagi mahasiswa
-
M engkoordinasikan dan menyusun perintisan kegiatan kerjasama bidang akademik dan non akademik dengan instansi dalam maupun luar negeri
Wewenang : M erumuskan kebijaksanaan umum kegiatan perencanaan dan
63 pelaksanaan program dan pengembangan bidang kerjasama, administrasi kemahasiswaan dan alumni
e.
Badan Penjaminan Mutu Badan Penjaminan M utu disingkat BPM merupaka unsur pengawasan dengan tugas pokok menyelenggarakan penilaian kualitas tentang penjamin mutu (Quality Assurance) dibidang kinerja Universitas, Fakultas dan Jurusan/Program Studi mulai dari masukan (input), proses, sampai dengan keluaran (output). Fungsi :
-
M enyelenggarakan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan penjamin mutu
-
M enyelenggarakan penyiapan dan penyusunan standar mutu
-
M enyelenggarakan penyiapan pedoman/perangkat lunak penjamin mutu
-
M enyelenggarakan sosialisasi pedoman/perangkat lunak penjamin mutu
-
M enyelenggarakan pemantauan dan penilaian penyelenggaraan penjamin mutu
-
M enyelengarakan evaluasi dan koreksi terhadap penyelenggaraan penjamin mutu
-
M enyelengarakan kegiatan audit internal dan evaluasi/koreksi serta pembuatan laporan berkala di lingkunga Universitas, Fakultas PPs, Akademi dan Jurusan/Program Studi
64 Wewenang : M empunyai wewenang dalam penentuan penyusunan standar mutu.
f.
Sekretariat Sekretariat Unversitas meruakan unsur pembantu pimpinan, mempunyai tugas pokok menyelengarakan administrasi, pembinaan dan memberikan pelayanan bidang ketatausahaan, protokoler dan kehumasan. Fungsi :
-
M enyelenggarakan kegiatan tata usaha baik ke luar maupun ke dalam
-
M enyelenggarakan pengkonsepan, pengetikan, pendistribusian, pengarsipan, pendokumentasian dan penghapusan surat
-
M enyelengarakan pengkonsepan sambutan/amanat
-
M elaksanakan pencetakan dan penggandaan surat – surat dinas, tulisan dinas, buku, dokumen, dan produk cetak lainnya yang menunjang kegiatan Universitas
-
M enyusun Juklak dan Juknins bidang keprotokolan
-
M elaksanakan kegiatan administrasi keprotokolan Universitas
-
M ensosialisasikan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan Universitas
-
M enyelenggarakan dan mengembangkan hubungan masyarakat baik di dalam maupun di luar
-
M elaksanakan kegiatan sosialisasi kebijakan Universitas
-
M elaksanakan pembinaan teknis kehumasan serta dokumentasi
-
M engembangkan strategi informasi dan komunikasi untuk
65 pengembangan citra lembaga serta citra produk -
M elaksanakan peliputan dan pendokumentasian kegiatan Universitas, dan kegiatan lain untuk menunjang pengembangan Universitas
-
M elaksanakan evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program kerja secara periodik
Wewenang : Sekretariat Universitas dipimpin oleh Sekretaris mempunyai wewenang dalam melaksanakan tugas dalam pelaksanaan tugas sehari – hari dibawah koordinasi Wakil Rektor II.
g.
Biro Perencanaan Anggaran dan Keuangan Biro Perencanaan Anggaran dan Keuangan disingkat dengan Ro Rengarku, merupakan unsur pembantu pimpinan dengan tugas – tugas pokok
memberikan
pembinaan
dan
pelayanan
teknis
dibidang
perencanaan, penganggaran dan keuangan di lingkungan Universitas. Fungsi : -
M erumuskan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB) program kerja dan anggaran (Progjagar) serta pembiayaan Universitas baik jangka panjang, jangka sedang maupun jangka pendek
-
M enghimpun, menganalisa, mengevaluasi data dan informasi tentang penyelengaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi serta pelaksanaan program – program kerja yang dilaksanakan satuan kerja Universitas secara berkala bagi keperluan pembinaan, pengendalian, penyusunan
66 laporan – laporan dan bahan penyusunan perencanaan , penyusunan anggaran dan keuangan -
M enyelenggakan pengurusan dan pelayanan keuangan
-
M enyelenggarakan penatabukuan, administrasi keuangan dan pertanggungjawaban keuangan
-
M enyiapkan Laporan Semester dan Tahunan Universitas
Wewenang : M empunyai wewenang dalam pelaksanaan pengawasan dan pengendalian anggaran dan
keuangan. Biro Rengarku dipimpin oleh
seorang Kepala Biro yang
bertanggung
jawab
langsung
kepada
Rektor, dalam tugas sehari-harinya di bawah koordinasi Wakil Rektor II.
h.
Biro Umum Biro Umum sebagai unsur pembantu pimpinan, mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan bidang kepegawaian, bidang sarana prasarana dan bidang keamanan Universitas. Fungsi :
-
M elaksanakan pembinaan administrasi kepegawaian dan administrasi materiil serta administrasi pengamanan
-
M elaksanakan kegiatan pengadaan, perawatan, pembinaan dan kesejahteraan serta mutasi pegawai
-
M elaksanakan kegiatan pengadaan barang dan jasa, penginventarisan
67 materiil, pemeliharaan dan penghapusan materiil serta menyelenggarakan pelayanan dukungan sarana prasarana Universitas -
M elaksanakan koordinasi dengan pihak terkait dalam merencanakan dan menggunakan sarana dan prasarana penunjang akademik
Wewenang : M empunyai
wewenang
dalam
pengkoordinasian
terhadap
pengaturan penggunaan ruang – ruang kelas, laboratorium, bengkel dalm rangka peningkatan manajemen kelas (”class management”) serta pendayagunaan peralatan sarana – prasarana sebagai suatu profit-center.
i.
Biro Kerjasama dan Kemahasiswaan Biro Kerjasama dan Kemahasiswaan, disingkat Ro Kermawa, sebagai unsur pembantu pimpinan mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan administrasi dan pembinaan dibidang kemahasiswaan, dan bidang kerja sama kelembagaan dengan pihak luar Universitas. Fungsi:
-
M enyelenggarakan peyusunan rencana program bidang kemahasiswaan dan kerjasama
-
M enyelenggarakan administrasi penalaran, minat dan kegemaran mahasiswa
-
M enyelenggarakan pembinaan organisasi kegiatan mahasiswa, pelayanan kegiatan dengan alumni , serta pembinaan peningkatan kesejahteraan mahasiswa
68 -
M enyelenggarakan rintisan dan koordinasi kegiatan kerjasama bidang pendidikan dan non pendidikan dengan instansi di luar Universitas
-
M enyelenggarakan penyususnan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan program kerja
Wewenang : M empunyai
wewenang
dalam
pengembangan kerjasama kelembagaan
penyelenggaraan
dengan
pihak
luar
Universitas dan kerjasama dengan alumni dan pelaksaan penerimaan mahasiswa baru
j.
Biro Administrasi Akademik Biro Administrasi Akademik, disingkat Ro AA, merupakan unsur pembantu pimpinan,
mempunyai tugas
pokok
merencakan
dan
memberikan layanan administrasi dibidang akademik dan pembinaan pendidikan di lingkungan Universitas. Fungsi : -
M elaksanakan kegiatan administrasi pendidikan dan pengajaran serta pembinaaan
-
M engkoordinasikan asesmen diri program-program studi serta mempersiapkan dan menangani proses akreditasi institusi
-
M engkoordinasikan pelaksanaan upacara akademik
69 Wewenang : -
Perumusan strategi dan penyusunan rencana pengembangan program pendidikan dan pengajaran berdasarkan arah strategi Universitas
-
Pengelolaan urusan registrasi, statistik/data mahasiswa, data dosen dan data informasi pendidikan bagi keperluan – keperluan perencanaan, evaluasi dan atau untuk bahan – bahan penjumlahan/serta komunikasi institusi
k.
Pusat Bahasa dan Bimbingan Karier Pusat Bahasa dan Bimbingan Karier disingkat Pusbabimkar, merupakan pusat kegiatan pendidikan dan pelatihan. M empunyai tugas pokok membantu Rektor dalam menyelenggarakan pendidikan, pelatihan dan praktek bahasa, komputer bag sivitas akademika, alumni maupun masyarakat pengguna jasa. Fungsi :
-
M elaksanakan koordinasi untuk pengembangan sistem pelatihan/praktek dengan semua pihak terkait
-
M enyelenggarakan administrasi pelaksanaan diklat/kursus
-
M enyiapkan dan memelihara sarana dan prasarana laboratorium untuk selalu dalam keadaan siap pakai
-
M elaksanakan penyusunan evaluasi dan laporan pelaksanaan pelatihan/kursus secara periodik.
70 Wewenang : M empunyai wewenang dalam perumusan rencana program dan anggaran pelaksana pelatihan praktek dan kursus-kursus bagi sivitas akademika, alumni dan masyarakat pengguna jasa.
l.
Unit Pelaksana Teknis Pusat Komputer Unit Pelaksana Teknis Pusat Komputer disingkat UPT Puskom, mempunyai tugas pokok menyelenggarakan dan mengembangkan sistem informasi untuk menyediakan dan menyajikan informasi yang tepat waktu, tepat guna dan tepat nilai berkaitan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan memanfaatkan teknologi informasi. Fungsi :
-
M engumpulkan,mengolah,menyajikan,menyimpan dan merawat data administrasi akademik dan administrasi umum
-
M elaksanakan pembinaan sistem informasi melalui koordinasi dan kerjasama dengan suatu kerja/instansi lain baik di dalam maupun di luar lingkungan Universitas
-
M emberikan pelayanan informasi untuk menunjang program pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat serta keperluan lain dalam rangka kepentingan Universitas
-
M emberikan pelatihan dibidang teknologi informasi bagi sivitas akademika, alumni ataupun masyarakat yang membutuhkan jasa pelatihan teknologi informasi
71 Wewenang : M empunyai wewenang dalam pengembangan sistem informasi bagi kepentingan Universitas, yang meliputi pengembangan aplikasi, sistem informasi dan sistem jaringan
m.
Unit Pelaksana Teknis Poliklinik Unit Pelaksana Teknis Poliklinik, mempunyai tugas pokok melaksanakan bantuan pemeliharaan kesehatan bagi pegawai dan sivitas akademika,
alumni
maupun
masyarakat
yang memerlukan
jasa
pemeliharaan kesehatan. Fungsi : -
M emberikan bantuan pelayanan kesehatan preventif dan kuratif bagi sivitas akademika, alumni dan masyarakat pengguna jasa kesehatan
-
M enyelenggarakan administrasi poliklinik
Wewenang : M empunyai wewenang dalam penyusunan rencana dan program kegiatan
pemeliharaan
bantuan
kesehatan
bagi pegawai,
sivitas
akademika, alumni dan masyarakat yang memerlukan bantuan jasa kesehatan
72 n.
Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Pusat Unit Pelaksana Teknis Perpusatakaan Pusat disingkat UPT Perpustakaan, mempunyai tugas pokok menyediakan informasi sumber – sumber pustaka. Fungsi :
-
M elaksanakan penyusunan rencana program pengembangan UPT Perpustakaan
-
M engusahakan tersedianya sarana informasi dan komunikasi teknis layanan perpustakaan guna menunjang kebutuhan informasi – informasi bagi sivitas akademika
-
M engusahakan kesiapan pakai dan terpeliharanya bahan koleksi perpustakaan dengan baik
-
M enyebarkan informasi dalam melayani sivitas akademika, alumni dan masyarakat yang membutuhkan bahan – bahan informasi perpustkaan
-
M enyelenggarakan dokumentasi bahan – bahan koleksi perpustakaan
Wewenang : M empunyai wewenang dalam penyusunan pilihan koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta perkembangan kurikulum berkoordinasi dengan fakultas – fakultas dan PPs serta akademika
73 o.
Program Pasca S arjana Program Pasca Sarjana disingkat PPs, mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pendidikan, pengajaran, pelatihan dan penelitian dalam berbagai program magister dan program Doktor untuk satu atau beberapa cabang ilmu pengetahuan. Fungsi :
-
M enyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan, pengajaran , pelatihan dan penelitian dalam satu atau beberapa cabang dan teknolgi untuk program pascasarjana
-
M enyelenggarakan penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi melalui koordinasi dengan LPPM Universitas baik bagi mahasiswa program pascasarjana, tenaga pengajar maupun untuk kegiatan konsultan
-
M enyelenggarakan pengabdian masyarakat sesuai tingkatan pendidikan dan pengajaran iptek program pascasarjana
-
M enyelenggarakan pembinaan sivitas akademika
-
M enyelenggarakan kegiatan pelayanan administrasi
p.
Fakultas Fakultas merupakan suatu pelaksana akademik dengan tugas pokok menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran program sarjana dalam satu cabang ilmu pengetahuan/teknologi serta program diploma dalam suatu cabang ilmu pengetahuan dan keterampilan teknologi. Fungsi :
74 -
M enyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan dan pengajaran dalam satu atau sekelompok bidang ilmu pengetahuan dan teknologi untuk program sarjana dan program diploma
-
M enyelenggarakan kegiatan pelayanan administrasi pendidikan, pengajaran dan pelatihan mahasiswa
-
M elaksanakan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, berkoordinasi dengan Lembaga Penelitian dan Pengembangan Universitas
-
M elaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat, berkoordinasi dengan Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada M asyarakat Universitas
-
M elaksanakan pembinaan sivitas akademika, berkoordinasi dengan Rektorat
q.
Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan M asyarakat disingkat LPPM , mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pembinaan fungsi dan
kegiatan
penelitian
dan
pengembangan
serta melaksanakan
pembinaan pengabdian kepada masyarakat dibidang IPTEK,seni, serta sumber daya manusia yang ramah lingkungan dengan berpedoman pada ketentuan yang ditetapkan oleh Universitas. Fungsi : -
M erumuskan dan menyiapkan kebijakan Rektor dalam bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
75 -
M engkoordinasikan penyusunan program dan pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat meliputi ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dengan fakultas, PPs dan akademika sebagai implementasi hasil – hasil penelitian
-
M erumuskan rencana dan program Universitas dalam bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
-
M enyelenggarakan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
-
M erintis dan mengadakan koordinasi dan kerjasama penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan instansi/lembaga baik di dalam maupun di luar negeri
-
M engawasi, mengendalikan dan mengevaluasi program kegiatan penelitian ilmu dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan Universitas
-
M engikuti dan mempelajari perkembangan masyarakat sebagai bahan Universitas dalam penyusunan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
-
M elaksanakan pembinaan administrasi sesuai bidang tanggung jawabnya
-
M elaksanakan urusan tata usaha dan administrasi keuangan
-
M engajukan pertimbangan dan saran kepada Rektor khususnya menganai hal – hal yang berhubungan dengan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
76
3.2.3 S truktur Organisasi Bagian Kepegawaian
BAGIAN KEPEGAWAIAN
SUBBAG ADABANG
SUBBAG KARIER
SUBBAG WATJAH
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian
3.2.3.1 Wewenang dan tanggung jawab a. Bagian Kepegawaian Bagian Kepegawaian disingkat Bag Kepeg, mempunyai tugas pokok melaksanakan administrasi pengadaan, penggunaan, pembinaan/perawatan dan kesejahteraan , serta mutasi pegawai. Fungsi : -
M enyusun kebutuhan dan rasionalisasi pegawai
-
M enyiapkan administrasi pengadaan dan penggunaan pegawai
-
M enyusun rencana peningkatan mutu pegawai
-
M enyusun pelaksanaan pembinaan dan perawatan pegawai
77 -
M enyiapkan pelaksanaan mutasi pegawai dan pemisahan pegawai
Tanggung jawab : Bagian Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan kewajibannya kepada Karo Umum.
b. Sub Bagian Pengadaan dan Pengembangan Sub Bagian Pengadaan dan Pengembangan disingkat Sub Bag Ada Bang, mempunyai tugas pokok membantu tugas Kabag Kepegawaian
dalam bidang Administrasi Pengadaan
dan
Pengembangan Pegawai. Fungsi : -
M embuat peta kepegawaian
-
M enyusun rencana kebutuhan pegawai
-
M enyiapkan bahan administrasi pengadaan pegawai
-
M enyusun rencana pendidikan dan pelatihan pegawai
-
M enyiapkan bahan administrasi pengangkatan pegawai
Tanggung jawab : Sub Bagian Pengadaan dan Pengembangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang bertanggung jawab langsung atas pelaksanaan Kepegawaian.
tugas
dan
kewajibannnya
kepada
Kabag
78 c. Sub Bagian Karier Sub Bagian Karier Pegawai, mempunyai tugas pokok membantu tugas Kabag Kepegawaian dalam pelaksanaan mutasi pangkat, mutasi jabatan pegawai dan peninjauan masa kerja pegawai. Fungsi : - M enyiapkan bahan administrasi penempatan jabatan pegawai - M enyiapkan bahan administrasi kepangkatan pegawai - M enyiapkan bahan adminsitrasi mutasi jabatan - M enyiapkan
bahan
sidang
Bahan
Pertimbangan
Pegawai/Panitia Karier Tanggung jawab : Sub Bagian Karier Pegawai dipimpin oleh Kepala Sub Bagian dan dalam pelaksanaan tugas bertanggung jawab langsung kepada Kabag Kepegawaian.
d.
Sub Bagian Perawatan dan Kesejahteraan Sub Bagian Perawatan dan Kesejahteraan disingkat Sub Bag Watjah, mempunyai tugas pokok membantu Kabag Kepegawaian dalam bidang pelaksanaan perawatan dan pemisahan termasuk peningkatan kesejahteraan pegawai. Fungsi : -
M enyiapkan pelaksanaan pembinaan mental pegawai
-
M enyiapkan pelaksanaan pembinaan jasmani pegawai
79 -
M enyiapkan administrasi dukungan kesejahteraan pegawai
-
M enyiapkan bahan administrasi pemisahan dan pensiun pegawai
-
M enyiapkan administrasi penilaian kerja dan pelaksanaan pemberian sanksi/hukuman terhadap pegawai
-
M enyiapkan administrasi pemberian tanda jasa dan tanda kehormatan pegawai
Tanggung jawab : Sub Bagian Perawatan dan Kesejahteraan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang bertangung jawab atas pelaksanaan tugas dan kewajibannya kepada Kabag Kepegawaian.
80 3.3
Prosedur yang Sedang Berjalan
81 Perekrutan pegawai 2 Divisi
Kepegawaian
Pelamar
2
Melakukan tes
Hasil tes
Hasil tes 1
1
Seleksi hasil tes pelamar
Ya
T idak
Melakukan wawancara
N
Hasil wawancara
Hasil wawancara
Seleksi hasil wawancara pelamar
Ya
Tidak
N
Membuat SK penerimaan pegawai
1 2 SK penerimaan pegawai
2 SK penerimaan pegawai
Pelamar diterima menjadi pegawai N Selesai
82
83
84
85
Cuti Pegawai Divisi
Kepegawaian
Pegawai
Mula i
Mengisi surat pengajuan cuti
1
Laporan cuti pegawai
Laporan cuti pegawai
1
Membuat surat keterangan cuti
1 2 3
2 SK Cuti
3
SK Cuti
SK Cuti
N
N Selesai
86 Pemindahan pegawai Divisi
Kepegawaian
Pegawai
Mu la i
Me mb ua t su ra t p e ng aj ua n pe mi nd ah an pe ga wa i
S ura t p en g aju a n 2 pe min da ha n p eg aw a i
1 2 S ura t p e ng aj ua n pe min da h an p eg a wa i
Me ng e cek da ta pe g aw ai
D a ta pe ni la ia n k in erj a pe g aw ai
N
L a yak di pi nd ah ka n
Ya
Ti da k
Me mb ua t SK pe mi nd ah an
N
1 2
2 SK p em in da ha n
SK p em ind a ha n
P eg aw ai s ud ah d pi nd a hka n
N
S ele sa i
87
88
89
90 3.4
Analisis Kebutuhan Informasi
Proses Penerimaan dan penempatan
Absensi Pemindahan
Promosi
Penggajian dan kenaikan gaji
Pelatihan Penilaian kinerja
Kebutuhan Informasi - Lowongan pekerjaan yang dibuka - Data seluruh pelamar - Data pelamar yang lulus tes (psikotes dan wawancara) - Data pelamar yang diangkat oleh Yayasan - Penetapan kontrak kerja selama 1 tahun untuk pegawai baru - Jadwal masuk dan keluar pegawai - Data pegawai yang sedang cuti - Data pegawai yang akan dipindahkan - Data jabatan lama dan jabatan baru pegawai yang dipindahkan - Data nilai kinerja pegawai - Data pegawai yang jabatannya dibawah jabatan yang kosong - Data nilai kinerja pegawai - Data nama pegawai beserta jabatan, pangkat, golongan - Data nilai pegawai - Jumlah hari masuk kerja pegawai - Pelatihan yang akan diikuti - Nama pegawai yang ikut pelatihan - Data nilai pegawai berdasarkan kesetiaan, prestasi kerja, tanggung jawab, taat, jujur , kerjasama, kepemimpinan, dan komputer
Pemberhentian (pengunduran diri)
3.5
-
Data pegawai yang mengundurkan diri Data pegawai yang sudah memasuki masa pensiun
Permasalahan yang Dihadapi M asalah – masalah yang dihadapi oleh Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta adalah :
91 1.
Adanya perulangan data sehingga mengakibatkan data tidak terstruktur.
2.
Data-data berkaitan dengan bagian kepegawaian ada yang bersifat multivalue diantaranya data telepon pegawai dan pelamar
3.
Kesulitan dalam pemetaan data diri pegawai dan pelamar khususnya pada data wilayah dimana user harus menginput secara manual.
4.
Kesulitan dalam mengelola data pelamar antara yang lolos seleksi tahap awal, tahap kedua, dan yang diterima.
3.6
Alternatif Pemecahan Masalah Untuk menyelesaiakan masalah yang dihadapi oleh bagian kepegawaian, maka akan dilakukan beberapa alternatif, yaitu : 1.
M engatur data dengan dilakukan normalisasi sehingga tidak ada data yang berulang.
2.
M emecah table yang bersifat multi-value menjadi table tersendiri
3.
M embuat suatu table master sehingga user hanya perlu memilih wilayah yang telah disediakan berdasarkan kota,kecamatan dan kelurahan.
4.
M embuat Database Management System (DBM S) untuk membantu bagian kepegawaian dalam mengelola dan memelihara sistem basis data yang telah dibuat.
