BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah penulis laksanakan, dapat ditarik kesimpulan bahwa Sub Bagian Administrasi Kredit PD. BPR Bank Bantul sudah cukup baik dalam mengelola dokumen kredit yang mencakup permohonan kredit dan agunan. Hal itu dibuktikan dengan adanya pengelolaan dokumen yang telah berjalan secara sistimatis. Sistim pemberkasan/filing system telah terintegrasi antara permohonan kredit dengan agunan, sehingga memudahkan penemuan kembali. Penyimpanan antara permohonan kredit dan agunan (termasuk akta pengikatan agunan) dipisahkan karena agunan bukan milik bank, bersifat vital, tidak dapat diganti jika rusak, dan akan dikembalikan kepada debitur. Adapun berkas permohonan kredit merupakan milik bank dan memiliki kelas kepentingan/kevitalan lebih rendah dari agunan. Penemuan kembali dokumen kredit hanya boleh dilakukan oleh petugas Sub Bagian Administrasi Kredit. Dokumen kredit dapat digunakan oleh pihak internal yang memiliki kewenangan dan pihak eksternal yang bekerjasama dengan bank. Dokumen yang sering diakses adalah surat perjanjian kredit, permohonan kredit, dan agunan. Guna melakukan monitoring atas mobilitas dokumen tersebut, petugas Sub Bagian Administrasi Kredit telah menggunakan alat berupa Buku Peminjaman dan tanda bukti pengambilan. Setiap perubahan dicatat dalam buku tersebut. PD. BPR Bank Bantul saat ini telah melaksanaan penyusutan. Penyusutan yang pernah dilakukan antara lain telah pemindahan
58
ke record center dan penyerahan ke Kantor Arsip Daerah Bantul. Akan tetapi penyusutan belum sesuai prosedur yang termuat dalam peraturan perundangundangan. Sehubungan dengan asaz kombinasi, penyusutan dilakukan melalui koordinasi unit pengolah dan pusat arsip, sehingga dilakukan bersamaan. Penyusutan dilaksanakan tanpa jadwal retensi, hanya berdasarkan asumsi serta kebiasaan petugas. Hal tersebut menyebabkan penyusutan menjadi lebih beresiko. Pengelolaan dokumen kredit di Sub Bagian Administrasi Kredit masih tersendat karena ada banyak kendala. Kendala tersebut antara lain tidak adanya petugas khusus atau arsiparis yang mengelola dokumen, kekurangan ruang simpan, dan kebutuhan pembaharuan sistim kearsipan perusahaan. Akan tetapi di sisi lain bank pada dasarnya membutuhkan pedoman kearsipan baku khususnya jadwal retensi. Kurangnya sumberdaya manusia dapat memberatkan petugas Sub Bagian Administrasi Kredit karena petugas memiliki deskripsi kreja lain dan tingginya mobilitas dokumen kredit. Terlebih saat ini sedang dilaksanakan penyelesaian kredit-kredit macet. Penyelesaian tersebut juga akan menambah volume dokumen kredit sehingga semakin lama ruang simpan semakin penuh. Namun saat ini belum ada penambahan atau perluasan ruang simpan oleh manajemen PD. BPR Bank Bantul. Dalam bidang teknologi pengarsipan PD. BPR Bank Bantul saat ini termasuk tertinggal. Pada saat bank lain telah menerapkan single id yaitu sistim kearsipan terkomputerisasi, bank masih bertahan dengan sistim konvensional. Pengelolaan dokumen di bank juga tidak dilakukan sesuai prosedur teknis perundang-undangan sehingga
59
acapkali menimbulkan resiko di kemudian hari. Keadaan itu diperparah dengan tidak adanya arsiparis yang kompeten, sehingga petugas hanya melakukan pekerjaan kearsipan secara seadanya. Pengelolaan dokumen kredit tentu ada pengaruhnya dengan perkembangan bank. Kredit merupakan salah satu pendapatan bank yang beresiko karena aset bank dikuasai oleh debitur. Apabila debitur tidak bisa mengembalikan dana yang dipinjam, maka pendapatan bank akan terkikis dan mengharuskan bank untuk menekan pengeluaran lain. Kredit macet harus diselesaikan dengan cepat agar bank tidak terus merugi. Cara penyelesaian kredit macet ialah menggunakan dokumen kredit yakni melalui analisis kembali atas data-data kredit debitur terkait. Oleh karena itu dokumen kredit tidak boleh salah dari awal penciptaannya serta harus disimpan secara tertib dan sistematis agar itemitemnya tidak saling terpisah. Ketidaklengkapan dan kesalahan data debitur akan menyulitkan dalam pengambilan opsi-opsi penyelesaian kredit.
B. Saran PD. BPR Bank Bantul merupakan perusahaan milik pemerintah daerah Kabupaten bantul yang berhasil mempertahankan eksistensinya selama lebih dari 30 tahun. Saat ini bank telah mengalami banyak perkembangan. Seharusnya dengan semakin berkembangnya bank, manajemen
turut
memperbaiki pengelolaan dokumen kredit khususnya di Sub Bagian Administrasi Kredit karena bagian inilah yang memegang peranan penting permasalahan kredit. Manajemen bank seyogyanya turut serta mendukung
60
tercapainya sasaran-sasaran bank. Fokus perbaikan terletak pada pembuatan Jadwal Retensi Arsip untuk semua jenis dokumen, penambahan Sumber Daya Manusia, perluasan ruang penyimpanan, dan pembaharuan sistim kearsipan perusahaan. Pembuatan jadwal retensi adalah syarat utama kegiatan pengelolaan dokumen dapat terlaksana dengan baik karena penyusutan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi bertumpuknya dokumen yang tidak bernilai lagi. Dengan demikian peningkatan pertambahan dokumen dapat diimbangi dengan penyusutan secara berkala. Hal tersebut tentu akan mengurangi biaya perawatan dan waktu untuk penemuan kembali, sehingga mempercepat pelayanan dan pengambilan keputusan. Apabila penyusutan dilakukan seadanya tentu akan timbul resiko besar di kemudian hari. Pembuatan jadwal retensi tidak boleh asal karena perlu dirundingkan oleh panitia khusus. Lebih lanjut, peraturan pembentukan jadwal retensi telah diatur dalam berbagai literatur kearsipan maupun peraturan perundang-undangan terkait. Jika jadwal retensi telah disetujui maka bank dapat segera melakukan pemindahan dokumen inaktif ke record center, melakukan pemusnahan dokumen inaktif yang berada di record center, atau melakukan penyerahan dokumen-dokumen statis bank. Pembuatan jadwal retensi mungkin memerlukan banyak waktu sedangkan akumulasi dokumen kredit yang harus disimpan sudah tidak terbendung, maka bank dapat memilih opsi-opsi antara lain segera membuat sistim single id dan/ memperluas ruang simpan atau menyewa gedung kosong yang dijadikan ruang
61
simpan outsite. Dokumen berulang merupakan salah satu masalah serius kearsipan di PD. BPR Bank Bantul karena memakan cukup banyak tempat. Oleh karena itu untuk menekan laju pertumbuhannya, bank ini sebaiknya segera menyusun dan mengimplementasikan sistim kearsipan sistim single id. Pengurangan volume dokumen berulang tersebut secara tidak langsung mengurangi beban perawatan, kerusakan, dan menambah jarak kosong di ruang simpan, sehingga akan ada lebih banyak dokumen kredit baru yang disimpan. Perluasan ruang simpan juga menjadi opsi yang baik. Perluasan dilakukan karena dokumen kredit dan dokumen lainnya terus bertambah seiring berjalannya waktu tanpa dapat diprediksi. Maka dari itu pembangunan gedung simpan baru juga merupakan penyelesaian jangka panjang. Penambahan Sumber Daya Manusia untuk mengelola dokumen kredit merupakan opsi yang terakhir yang harus diambil apabila petugas sudah tidak mampu. Hal ini disebabkan karena dokumen kredit menyangkut keetisan data debitur. Tenaga tambahan dikerahkan untuk melakukan perawatan fisik dokumen saja. PD. BPR Bank Bantul dapat merekrut arsiparis sebagai tenaga kontrak, mahasiswa magang dari Prodi Kearsipan Universitas Gadjah Mada atau bahkan merekrut arsiparis terampil tetap untuk membantu pelaksanaan pengelolaan dokumen kredit. Khususnya untuk pemilahan yang membutuhkan banyak tenaga, PD. BPR Bank Bantul dapat merekrut mahasiswa magang. Pemilahan dokumen kredit untuk memisahkan dokumen yang masih dan yang sudah tidak lagi bernilai guna perlu dilakukan dengan cermat dan hati-hati. Hal itu disebabkan karena dokumen kredit diberkaskan berdasarkan alfanumerik
62
yang pada umumnya sulit dicermati. Pemilahan yang cermat dapat pula menekan terjadinya percampuran antara dokumen kredit masih mengandung penyelesaian perkara (kredit macet) dan dokumen kredit yang tidak. PD. BPR Bank Bantul dapat juga memacu kompetensi petugas yang sudah ada dengan mengajukan permintaan pembinaan ke Kantor Arsip Daerah Kabupaten Bantul. Diadakannya monitoring diharapkan dapat menyatukan paradigma bahwa arsip perlu dikelola dengan baik, sehingga muncul kreatifitas dari para petugas. Melalui pembinaan ini petugas juga akan mendapatkan informasi mengenai pengelolaan dokumen secara berkala serta evaluasi dalam jangka waktu tertentu.
63
DAFTAR PUSTAKA Badri M. Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Penerbit Erlangga, 2007. Barata, Kimberly (et.al). Principles and Practices in Managing Financial Records : A Reference Model and Assessment Tool. International Records Management Trust, Rights and Records Institute : London, 2001. Basir Barthos. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Penerbit Bumi Aksara, 2014. Lukman Dendawijaya. Manajemen Perbankan. Bogor : Penerbit Ghalia Indonesia, 2003. Djaali dan Muljono P. Pengukuran dalam Bidang Pendidikan. Jakarta : Penerbit Grasindo, 2007. Heru Susanto dkk., Bijak Meminjam & Menggunakan Uang Bank 101 Kebijakan yang Harus Dimiliki Sebelum Berurusan dengan Bank. Jakarta : PT Elex Media Komputindo, 2013. Ig. Wursanto. Kearsipan 2. Yogyakarta : Penerbit Kanisius, 1991. Kamus Bank Indonesia Online dalam http://www.bi.go.id/id/Kamus.aspx?id=D M. Fuad dkk. Pengantar Bisnis, Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 2006 O.P.Simorangkir, Pengantar Kembaga Keuangan Bank dan Nonbank. Bogor : Penerbit Ghalia Indonesia, 2004. Pandu Suharto. Peran, Masalah dan Prospek Bank Perkreditan Rakyat. Jakarta : Lembaga Pengembangan Perbankan Indonesia, 1991. Billy Arma Pratama, “Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kebijakan Penyaluran Kredit Perbankan”, Tesis Sekolah Pascasarjana Manajemen, Universitas Diponegoro Semarang, 2010. Ricks, Betty (et.al)., Information and Image Management 3rd Edition.South – Western Publishing Co: Cincinnati, 1992. Rizka Mauidya Yusnaini, “Pengelolaan Arsip Naskah Berita di Bidang Pemberitaan Radio Republik Indonesia Yogyakarta”, Tugas Akhir Sekoah Vokasi, UGM Yogyakarta, 2015.
64
Robert Tampubolon. Risk Management Qualitative Approach Applied to Commercial Bank. Jakarta : PT Elex Media Komputindo, 2006. Sarwono, Jonathan. Pintar Menulis Karya Ilmiah-Kunci Sukses Dalam Menulis Ilmiah. Yogyakarta : Penerbit Andi, 2010. Setya Budi Wardana, “Manajemen Arsip Dinamis Aktif Surat Pemberitahuan (SPT) Badan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul”, Tugas Akhir Sekoah Vokasi, UGM Yogyakarta, 2015. Suhardo Surotani. Perlindungan Arsip Vital. Yogyakarta : Penerbit Kanisius, 2011. Sulistyo Basuki. Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta : Penerbit Kanisius, 2005. Sutarno. Aspek-aspek Hukum Perkreditan pada Bank. Jakarta : Alfabela, 2009. Peraturan Pemerintah Nomor 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. Surat Keputusan Direksi PD. BPR Bank Bantul Nomor : 081/PD/BPR/BB/2013 tentang Pedoman Kebijakan Perkreditan Bank. Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Peusahaan. Undang-Undang Nomor 10 tahun 1998 tentang Perbankan. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
65
DAFTAR NARASUMBER
No
Nama
Umur
Jabatan
1
Wisnu Sadmoko
47
Kepala Sub Bagian Administrasi Kredit
2
Samesti Nusandari
40
Staff Sub Bagian Administrasi Kredit
3
Wahyu SH
32
Staff Sub Bagian Administrasi Kredit
Isnawati,
66
LAMPIRAN
67
Lampiran I
68
Lampiran II
Alur kredit di PD. BPR Bank Bantul (Diolah Berdasarkan Pedoman Kebijakan Perkreditan Bank SK Direksi PD. BPR Bank Bantul No: 081/PD/BPR/BB/2013)
69
Lampiran III
Penyimpanan berkas permohonan kredit di dalam ordner
70
Lampiran IV
Ordner untuk menyimpan berkas permohonan kredit
71
Lampiran V
Amplop untuk agunan dan akta pengikatan agunan
72
Lampiran VI
Filing cabinet untuk menyimpan agunan
73
Lampiran VII
Buku Peminjaman (buku monitoring permohonan kredit dan agunan)
