BAB IV PEMBAHASAN
IV.1. Survei Pendahuluan Sebelum melaksanakan audit keuangan pada PT Simran Jaya, penulis terlebih dahulu melakukan survei pendahuluan kepada perusahaan yang akan di audit. Hal ini dilakukan penulis untuk mengetahui jenis usaha yang dijalankan oleh perusahaan, struktur organisasi serta kebijakan dan prosedur yang dimiliki dan menilai kecukupan pengendalian intern yang ada di perusahaan. Tujuan lain penulis dalam melakukan survei pendahuluan pada PT Simran Jaya yaitu untuk mendapatkan informasi umum dan latar belakang perusahaan dalam waktu singkat dari semua aspek, organisasi, kegiatan, program atau sistem yang digunakan perusahaan untuk menjalankan usahanya, sehingga penulis dapat memperoleh gambaran yang memadai mengenai objek pemeriksaan. Adapun informasi yang diperoleh penulis dalam melakukan survei pendahuluan pada PT Simran Jaya, adalah sebagai berikut : 1. Akte pendirian perusahaan. 2. Struktur organisasi. 3. Kebijakan manajemen dari unit organisasi yang diperiksa. 4. Sistem pengendalian intern dalam melakukan penjualan dan pencatatan piutang usaha. 5. Prosedur proses penjualan dan distribusi barang.
55
6. Bagian Akuntansi a. Pencatatan setiap transaksi masih dilakukan secara manual, akan tetapi saat ini pencatatan untuk setiap transaksi dalam proses menuju komputerisasi. b. Perusahaan melakukan penjualan secara ekspor dengan transaksi penjualan menggunakan mata uang asing, tetapi perusahaan mencatat transaksi tersebut dengan mata uang rupiah. Dalam laporan keuangan perusahaan tidak terdapat akun biaya selisih kurs, hal ini dikarenakan dalam mencatat piutang usaha yang dibayarkan oleh pelanggan dicatat ke dalam mata uang rupiah. Karena perusahaan telah menukarkan mata uang asing ke dalam mata uang rupiah kepada bank dengan kurs yang disepakati oleh pihak bank dan perusahaan.
7. Bagian Perpajakan a. Pelaporan kewajiban pajak diselesaikan oleh perusahaan pada bulan yang bersangkutan setiap bulannya, hutang pajak yang terjadi pada akhir tahun buku perusahaan dibayar pada tahun berikutnya. b. Kegiatan perusahaan sempat terhenti selama 5 bulan, terhitung mulai dari bulan Mei sampai dengan bulan September tahun 2007. Hal ini disebabkan restitusi Pajak Pertambahan Nilai (PPn) yang diajukan perusahaan ditahan oleh Direktorat Jendral Pajak, karena pada bulan-bulan tersebut sedang diadakan pemeriksaan untuk perusahaan garmen khususnya yang melakukan penjualan ekspor. Pemeriksaan yang dilakukan oleh Direktorat Jendral Pajak dikarenakan adanya salah satu perusahaan garmen yang khususnya melakukan penjualan ekspor yang dicurigai melakukan kecurangan dalam hal perpajakan. Hal ini berdampak pada kegiatan usaha PT Simran Jaya. 56
8. Data-data yang diperoleh dari bagian akuntansi a. Memberikan data dan alamat pemasok maupun pelanggan yang akan dikonfirmasi. b. Memberikan rincian saldo piutang dan hutang pada akhir tahun yang didukung dengan kartu piutang dan kartu hutang. c. Dalam rangka pelaksanaan audit, perusahaan menyerahkan buku kas, buku bank, buku besar dan segala bukti pendukung sehingga terselesainya laporan audit.
IV.2. Pelaksanaan Audit Keuangan atas Akun Penjualan IV.2.1 Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Penjualan Penulis melakukan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern atas siklus penjualan yang dijalankan oleh perusahaan untuk mengetahui cara perusahaan melakukan proses penjualan, dari diterimanya pesanan sampai pengiriman barang. Hal ini perlu dilakukan penulis untuk mendapatkan informasi dan kelemahan-kelemahan yang mungkin terjadi dalam proses penjualan yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Pemeriksaan yang dilakukan oleh penulis dalam mengevaluasi sistem pengendalian intern atas proses penjualan yaitu : 1. Prosedur Penerimaan Pesanan Tujuan dari pemeriksaan atas penerimaan pesanan adalah untuk memastikan bahwa pesanan barang merupakan pesanan dari pelanggan kepada perusahaan yang dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung yang lengkap. Program audit yang akan dilaksanakan oleh penulis untuk pemeriksaan prosedur penerimaan pesanan, yaitu : 57
a. Dapatkan informasi mengenai kebijakan dan prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan baik yang tertulis maupun tidak tertulis. b. Pastikan bahwa perusahaan menggunakan daftar harga (price list). c. Pastikan bahwa daftar harga telah disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang. d. Pastikan bahwa perusahaan mempunyai pedoman pemberian potongan secara tertulis. e. Pastikan bahwa setiap penjualan dilengkapi surat pesanan dari pembeli. f. Pastikan bahwa pesanan pembelian dari pelanggan harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengenai harga, syarat kredit, dan syarat lainnya. g. Pastikan bahwa setiap pesanan menggunakan formulir pesanan penjualan yang terjamin kelengkapannya, seperti : (1). Nomor dan tanggal surat pesanan. (2). Nama barang, jenis barang, harga dan jumlah yang diminta. (3). Tanggal pengiriman yang diharapkan.
Dari pemeriksaan yang dilakukan oleh penulis ditemukan adanya kelemahan – kelemahan, yaitu sebagai berikut : a. Perusahaan tidak mempunyai kebijakan pemberian potongan harga penjualan yang dituangkan secara tertulis. Hal ini membuat bagian penjualan tidak dapat melakukan
transaksi
penjualan
dengan
cepat,
karena
harus
mengkonfirmasikannya kepada pimpinan perusahaan. b. Dalam melakukan pesanan barang umumnya pelanggan langsung berbicara kepada pimpinan perusahaan dengan menggunakan telepon, sehingga surat 58
pemesanan barang dari pelanggan tidak ada. Hal ini membuat pimpinan perusahaan melakukan transaksi penjualan dengan langsung menentukan harga barang dan potongan harga yang diberikan kepada pelanggan.
2. Prosedur Pengiriman Barang Tujuan dari pemeriksaan atas pengiriman barang adalah untuk dapat mengetahui bahwa semua pesanan telah dikirimkan kepada perusahaan, pemesanan barang dengan jenis dan jumlah barang yang telah dicocokkan dengan faktur penjualan dan surat pesanan barang. Program audit yang akan dilaksanakan oleh penulis untuk pemeriksaan prosedur pengiriman barang, yaitu : a. Pahami prosedur pengiriman barang yang telah ditetapkan oleh perusahaan b. Pastikan bahwa surat jalan terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak. c. Pastikan bahwa surat jalan diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang. d. Pastikan bahwa barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan dengan surat jalan. e. Pastikan bahwa surat jalan telah diotoriasasi oleh yang berwenang. f. Pastikan bahwa pengiriman barang didasarkan pada surat jalan. g. Pastikan bahwa barang telah diterima oleh pihak penerima barang dengan memberikan tanda tangan atau cap pada surat jalan.
Dari pemeriksaan yang dilakukan penulis berdasarkan prosedur tersebut di atas tidak menemukan adanya kecurangan yang dilakukan oleh perusahaan. Hal ini dikarenakan perusahaan telah menjalankan prosedur penjualan sesuai dengan 59
pedoman dan kebijakan yang ditentukan, sehingga tidak ditemukan hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.
IV.2.2 Audit Program atas Akun Penjualan Tujuan dari program audit yang dibuat oleh penulis untuk pemeriksaan akun penjualan adalah untuk menyakinkan bahwa : 1. Hasil penjualan yang tercatat merupakan milik perusahaan. 2. Semua hasil penjualan telah dicatat dengan akurat, lengkap dan tepat dalam pisah batas. 3. Hasil penjualan telah diklasifikasikan dengan akun yang tepat dan pendapatan diluar usaha
dicantumkan
secara
terpisah
sebagai
pendapatan
lain-lain
pada
laporan laba rugi. 4. Metode pengakuan penjualan harus sesuai dengan sifat kegiatan perusahaan tersebut dan prinsip akuntansi yang berlaku umum 5. Hal-hal yang perlu diungkapkan harus dijelaskan dalam laporan keuangan disertai dengan catatan yang memadai.
Prosedur audit yang akan dilaksanakan oleh penulis untuk mencapai tujuan dari program audit yaitu : 1. Minta perincian penjualan ekspor dan lokal per bulan selama periode yang diperiksa, untuk dicocokan jumlahnya ke general ledger. 2. Vouching penjualan, perhatikan kelengkapan dokumen pendukung, otorisasi dan kebenaran perhitungannya.
60
3. Periksa cutt off penjualan untuk meyakinkan bahwa penjualan yang dilaporkan adalah penjualan di dalam periode yang benar. 4. Minta perincian harga pokok penjualan ekspor dan lokal selama periode yang diperiksa, cocokan jumlahnya ke general ledger. 5. Vouching harga pokok penjualan untuk meyakinkan kewajarannya. Untuk barang yang diproduksi sendiri, periksa kewajarannya: a. Pembebanan direct materials b. Pembebanan direct labor c. Pembebanan factory overhead 6. Lakukan analytical review procedures, antara lain : a. Bandingkan pendapatan dan biaya dengan tahun sebelumnya. b. Periksa apakah ada kenaikan/penurunan yang kurang wajar (terlalu besar). c. Bandingkan pendapatan dan biaya aktual dengan budgetnya, telusuri jika ada variance yang material. d. Buat analisa rasio yang penting.
Dari pemeriksaan yang dilakukan penulis berdasarkan prosedur di atas. Penulis tidak menemukan adanya kesalahan dalam melakukan pencatatan atas transaksi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. Hal ini dikarenakan perusahaan telah membuat laporan keuangan bulanan secara rutin yang diperiksa ulang oleh kantor akuntan publik dan perusahaan telah melakukan pencatatan sesuai dengan pedoman dan kebijakan yang berlaku, sehingga tidak ditemukan kesalahan dalam melakukan pencatatan transaksi penjualan.
61
IV.3. Pelaksanaan Audit Keuangan atas Akun Piutang Usaha IV.3.1 Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Akun Piutang Usaha Penulis melakukan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern atas penagihan piutang usaha yang dijalankan oleh perusahaan karena penulis ingin mengetahui bagaimana cara perusahaan melakukan penagihan piutang usaha kepada pelanggannya. Hal ini perlu dilakukan penulis untuk mendapatkan informasi dan kelemahan-kelemahan yang terjadi dalam proses penagihan piutang usaha yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Tujuan dari pemeriksaan atas prosedur penagihan piutang usaha adalah untuk dapat mengetahui bahwa piutang telah dibayarkan dengan tepat waktu dan disetorkan secara langsung. Program audit yang akan dilaksanakan oleh penulis untuk pemeriksaan prosedur penagihan piutang usaha, yaitu : 1. Pastikan bahwa tanggal penagihan telah sesuai dengan yang telah ditetapkan. 2. Pastikan bahwa tanda terima pembayaran baik yang berupa uang, giro, cek maupun bukti pelunasan telah diterima dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 3. Pastikan bahwa semua penerimaan telah disetorkan ke rekening bank perusahaan sepenuhnya. Dari pemeriksaan di atas, ditemukan adanya bukti pembayaran yang tidak didukung oleh dokumen pendukung lainnya. Dalam melakukan pembayaran, pelanggan membayarkan kewajibannya ke no. rekening bank yang telah ditunjuk oleh perusahaan. Sehingga perusahaan mengadakan perjanjian dengan pihak bank untuk menukarkan mata uang asing dari pembayaran tersebut ke dalam mata uang rupiah dengan kurs yang telah disepakati bersama. Akan tetapi dalam perjanjian tersebut perusahaan tidak membuat 62
surat perjanjian kepada pihak bank atas kesepakatan tersebut. Hal ini membuat perusahaan tidak memiliki dokumen pendukung yang lengkap dalam pelunasan piutang tersebut.
IV.3.2 Audit Program atas Akun Piutang Usaha Tujuan dari program audit yang dibuat oleh penulis untuk pemeriksaan akun piutang usaha adalah untuk menyakinkan bahwa : 1. Saldo piutang usaha yang tercantum dalam neraca betul - betul ada dan dimiliki perusahaan pada tanggal neraca. 2. Semua tagihan perusahaan telah dicatat dengan lengkap dan tepat dalam pisah batas. 3. Cadangan piutang tak tertagih atau penghapusan piutang telah dinilai dengan cukup memadai. 4. Piutang dijadikan jaminan telah diungkapkan dalam catatan atas laporan keuangan secara memadai. 5. Kolektibilitas piutang usaha dan diklasifikasikan dengan tepat. 6. Saldo piutang usaha dalam mata uang asing sudah dikonversikan ke dalam mata uang rupiah dengan kurs tengah BI per tanggal neraca. 7. Penyajiannnya di neraca sesuai dengan SAK dan diterapkan secara konsisten dengan tahun sebelumnya.
Prosedur audit yang akan dilaksanakan oleh penulis untuk mencapai tujuan dari program audit yaitu : 1. Minta perincian piutang usaha 2. Check footing & croos footing dari perincian tersebut dan periksa cut off sales. 63
3. Kirim konfirmasi dan cocokan jawaban konfirmasi dengan saldo bukunya. 4. Periksa jawaban konfirmasi, kalau ada perbedaan minta perusahaan untuk mencari alasan dari perbedaan tersebut dan buat adjustment jika kesalahan ada di catatan perusahaan. 5. Lakukan subsequent collection untuk mengetahui kolektibilitas dari piutang tersebut dengan memeriksa laporan ledger, sub ledger, bukti penerimaan kas/bank untuk bulan Januari & Februari tahun 2008. 6. Pastikan bahwa pelunasan piutang tersebut adalah benar – benar untuk saldo piutang usaha per 31 Desember 2007. 7. Periksa cukup tidaknya allowance for bad debt. 8. Jika ada piutang dalam mata uang asing, periksa apakah saldo per tanggal neraca sudah dikonversikan ke dalam rupiah dengan menggunakan kurs tengah BI. Periksa perlakuan selisih kurs yang terjadi. 9. Periksa penyajiannya di neraca apakah sudah sesuai dengan SAK yang diterapkan secara konsisten.
Dari pemeriksaan yang dilakukan oleh penulis ditemukan bahwa perusahaan tidak membentuk cadangan piutang usaha, sehingga apabila ada piutang usaha yang tidak dapat tertagih, maka perusahaan akan membebankan piutang usaha tersebut ke dalam kerugian tahun berjalan. Perusahaan tidak membentuk cadangan piutang usaha dikarenakan berdasarkan pengalaman sebelumnya, seluruh piutang yang dimiliki oleh perusahaan dapat tertagih sesuai dengan waktu yang telah disepakati.
64
IV.4. Kertas
Kerja
Audit
atas
Akun
Penjualan
dan
Piutang
Usaha
PT Simran Jaya Setelah penulis melakukan audit pada PT Simran Jaya, maka penulis membuat kertas kerja audit sebagai pendukung penulis dalam membuat laporan audit. Kertas kerja audit dibuat dengan tujuan untuk menjelaskan bahwa saldo-saldo yang tertera di laporan keuangan telah diperiksa dan ditelusuri sampai ke dokumen pendukungnya. Adapun beberapa kode index audit working paper dan standard tickmark yang digunakan oleh penulis untuk mempermudah dalam pembuatan kertas kerja, yaitu : 1. Index audit working paper a. INDEX
Æ
Keterangan
b. U
Æ
Penjualan
c. U – 1
Æ
Top Schedule Penjualan
d. U – 2
Æ
Supporting Schedule Penjualan
e. E
Æ
Piutang Usaha
f. E – 1
Æ
Top Schedule Piutang Usaha
g. E – 2
Æ
Supporting Schedule Piutang Usaha
h. E – 3
Æ
Rincian piutang usaha per langganan
2. Standard tickmark a.
^
Æ
Cross footing (terletak dibawah angka)
b.
^
Æ
footing (terletak disamping angka)
c.
V
Æ
Cocok dengan buku besar
d.
#
Æ
Telah dicocokan dengan saldo akhir tahun (audited)
e.
L
Æ
Checked againts ledger 65
IV.4.1 Kertas Kerja Audit atas Akun Penjualan Kertas kerja atas akun penjualan merupakan dokumen pendukung yang diperlukan oleh auditor untuk dapat menyatakan opini atas audit yang telah dilakukannya. Dengan adanya kertas kerja, auditor dapat menuangkan semua temuantemuan yang didapatkan selama pelaksanaan audit. Dalam kertas kerja ini dapat diketahui apakah saldo akun penjualan menurut buku telah sesuai dengan saldo akun penjualan menurut perhitungan auditor, apakah saldo akun penjualan telah sesuai dengan buku besar, dan apakah saldo akun penjualan telah disajikan secara wajar. Berikut ini adalah kertas kerja yang dibuat oleh penulis dalam melaksanakan audit pada PT Simran Jaya. Kertas kerja yang dibuat oleh penulis adalah :
66
1. Top Schedule (Dalam Rupiah)
67
2. Supporting Schedule (Dalam Rupiah)
68
PT Simran Jaya Penjualan Eksport Balance 31 – 12 – 2007 (dalam rupiah)
Balance, 1 Januari 2007 Addition Deduction Balance, 31 Desember 2007 Audit Adjustment Audited Balance, 31 Desember 2007
15.273.754.715,00
^
15.273.754.715,00 V 15.273.754.715,00
L
^ Keterangan : ^
: footing (terletak disamping angka)
^
: Cross footing (terletak dibawah angka)
V : Cocok dengan buku besar L : Checked againts ledger
IV.4.2 Kertas Kerja Audit atas Akun Piutang Usaha Kertas kerja atas akun piutang usaha merupakan dokumen pendukung yang diperlukan oleh auditor untuk dapat menyatakan opini atas audit yang telah dilakukannya. Dengan adanya kertas kerja, auditor dapat menuangkan semua temuantemuan yang didapatkan selama pelaksanaan audit. Dalam kertas kerja ini dapat diketahui apakah saldo akun piutang usaha menurut buku telah sesuai dengan saldo akun
69
piutang usaha menurut perhitungan auditor, apakah saldo akun piutang usaha telah sesuai dengan buku besar, dan apakah saldo akun piutang usaha telah disajikan secara wajar. Berikut ini adalah kertas kerja yang dibuat oleh penulis dalam melaksanakan audit pada PT Simran Jaya. Kertas kerja yang dibuat oleh penulis adalah :
70
1. Top Schedule (Dalam Rupiah)
71
2. Supporting Schedule (Dalam Rupiah)
72
PT Simran Jaya Piutang Usaha Balance 31 – 12 – 2007 (dalam rupiah)
Balance, 1 Januari 2007
725.553.720,00 #
Addition
15.273.754.715,00
^
Deduction
13.808.569.350.00
^
Balance, 31 Desember 2007 Audit Adjustment Audited Balance, 31 Desember 2007
2.190.739.085.00 V 2.190.739.085.00
L
^ Keterangan : ^
: footing (terletak disamping angka)
^
: Cross footing (terletak dibawah angka)
V : Cocok dengan buku besar L : Checked againts ledger
73
3. Rincian Piutang Usaha Bulan Desember Tahun 2007 (Dalam Rupiah)
IV.5
Pelaporan Hasil Audit atas Akun Penjualan dan Piutang Usaha pada PT Simran Jaya Setelah penulis melakukan pemeriksaan terhadap akun penjualan dan piutang
usaha pada PT Simran Jaya maka penulis melaporkan hasil audit dengan membuat laporan audit atas pemeriksaan akun penjualan dan piutang usaha pada PT Simran Jaya. Akan tetapi dalam laporan audit ini penulis tidak memberikan opini audit atas audit yang telah dilaksanakan. Laporan audit menyajikan fakta temuan pemeriksaan secara jelas dan memberikan rekomendasi atas penyelesaian masalah dari setiap unit organisasi yang diperiksa. Laporan audit yang dibuat oleh penulis mengemukakan hasil pemeriksaan secara terinci atas temuan yang sudah diperoleh, baik dari kondisi, kriteria, sebab, dan
74
akibat serta penulis memberikan rekomendasi untuk memperbaiki kelemahan yang ada dalam bentuk management letter. Dari pemeriksaan yang telah dilakukan, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa penjualan telah dicatat seluruhnya ke dalam akun penjualan dan saldo piutang usaha telah disajikan secara wajar sesuai dengan Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum. Dalam hal perpajakan, perusahaan siap untuk diperiksa untuk mendapatkan restitusi dari Pajak Pertambahan Nilai (PPn) masukan. Sedangkan untuk Pajak Pertambahan Nilai (PPn) keluaran tidak ada dikarenakan perusahaan melakukan penjualan ekspor sehingga PPn keluarannya 0%. Adapun laporan audit atas akun penjualan dan piutang usaha yang penulis paparkan adalah sebagai berikut : 1. Perusahaan tidak memiliki pedoman secara tertulis untuk potongan harga penjualan. Kondisi : Dalam melakukan transaksi penjualan, bagian penjualan sering kali mengalami kesulitan, karena perusahaan tidak memiliki pedoman secara tertulis untuk potongan harga penjualan. Sehingga untuk memutuskan besarnya potongan harga penjualan yang akan diberikan kepada pelanggan harus ditentukan oleh pimpinan perusahaan. Kriteria : Dalam pelaksanaan sistem pengendalian internal yang baik, pedoman untuk potongan harga penjualan harus ada dan dituangkan secara tertulis. Sebab : Pimpinan perusahaan tidak mau membuat pedoman secara tertulis untuk menentukan besarnya potongan penjualan yang akan diberikan.
75
Akibat : Kegiatan dalam melayani pelanggan tidak dapat berjalan secara efektif, dikarenakan bagian penjualan harus menanyakan terlebih dahulu kepada pimpinan perusahaan mengenai besarnya potongan harga penjualan yang akan diberikan. Hal ini membuat pelanggan merasa terabaikan, karena adanya ketidakpastian mengenai besarnya potongan harga. Rekomendasi : Agar perusahaan membuat pedoman secara tertulis dalam menentukan besarnya potongan harga penjualan yang akan diberikan kepada pelanggan, karena dengan perusahaan membuat pedoman tersebut maka proses transaksi penjualan dapat berjalan dengan baik dan pelanggan dapat memperoleh informasi dengan cepat dan tepat.
2. Pimpinan perusahaan melakukan transaksi penjualan. Kondisi : Dalam melakukan pemesanan barang, biasanya pelanggan lama langsung melakukan transaksi penjualan dengan pimpinan perusahaan, sehingga transaksi penjualan tersebut tidak dilengkapi dengan surat pemesanan barang dari pelanggan. Hal ini mengakibatkan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan tidak berjalan dengan baik. Sehingga mengakibatkan tidak adanya pengawasan dalam transaksi penjualan tersebut. Kriteria : Berdasarkan prosedur yang ada di dalam perusahaan, transaksi penjualan harus dilakukan oleh bagian penjualan, sedangkan salah satu tugas pimpinan perusahaan 76
adalah mengawasi proses terjadinya penjualan dan kelengkapan dokumen dalam transaksi penjualan tersebut. Sebab : Pimpinan perusahaan tidak mau mengecewakan pelanggan yang sudah melakukan pembicaraan secara langsung mengenai pemesanan barang yang akan dipesan oleh pelanggan. Sehingga pimipinan perusahaan melakukan transaksi penjualan dengan langsung memberikan harga dan besarnya potongan penjualan kepada pelanggan. Akibat : Pengawasan
dalam
melakukan
transaksi penjualan menjadi berkurang dan
membuat bagian pejualan tidak dapat membuat rekapan penjualan per bulan, karena bagian penjualan tidak mengetahui transaksi penjualan yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan. Rekomendasi : Pimpinan perusahaan boleh menerima pesanan secara langsung dari pelanggan, akan tetapi pesanan tersebut harus dikonfirmasikan kepada bagian penjualan agar bagian penjualan dapat mencatat pesanan tersebut. Dengan demikian pengawasan terhadap transaksi penjualan dapat berjalan dengan baik.
3. Tidak lengkapnya dokumen pendukung dalam pelunasan piutang usaha (surat perjanjian pertukaran mata uang). Kondisi : Dalam melakukan perjanjian kepada pihak bank, perusahaan tidak membuat surat perjanjian tersebut. Perjanjian yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak bank yaitu dalam hal menjaminkan faktur penjualan yang telah disetujui oleh perusahaan 77
yang menggunakan mata uang asing untuk ditukarkan ke dalam mata uang rupiah pada saat pelanggan telah membayar kewajibannya. Perjanjian tersebut berisikan tentang kurs yang disepakati dalam melakukan pertukaran mata uang dan tanggal jatuh tempo pembayaran yang akan dilakukan oleh pelanggan. Kriteria : Dalam melakukan perjanjian dengan pihak luar, perusahaan harus membuat surat perjanjian secara tertulis. Hal ini merupakan salah satu langkah dalam melaksanakan sistem pengendalian intern yang baik. Sebab : Perusahaan sudah lama melakukan perjanjian seperti ini kepada pihak bank, karena selama ini tidak pernah timbul masalah sehingga perusahaan melakukan pertukaran mata uang tersebut sampai saat ini tanpa adanya surat perjanjian tertulis dengan pihak bank. Akibat : Perusahaan tidak memiliki dokumen pendukung yang dapat dipercaya untuk menyakinkan bahwa pelunasan piutang usaha telah dibayar dan dicatat ke dalam buku besar piutang usaha dan penerimaan kas. Rekomendasi : Agar perusahaan membuat surat perjanjian dengan pihak bank, sehingga apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, perusahaan memiliki bukti tertulis.
78
4. Perusahaan tidak memiliki cadangan piutang usaha Kondisi : Perusahaan tidak pernah membuat cadangan atas piutang usaha. Karena selama ini perusahaan tidak pernah mengalami kesulitan dalam menagih piutang usaha kepada pelangganya, karena selama ini pelanggan dapat membayar kewajibannya dengan tepat waktu. Kriteria : Cadangan atas piutang usaha dibentuk untuk mengantisipasi adanya piutang usaha yang tidak dapat dibayarkan oleh pelanggan. Sebab : Karena selama ini perusahaan tidak pernah mendapatkan pelanggan yang tidak dapat membayarkan kewajibannya dengan tepat waktu. Akibat : Apabila perusahaan mengalami kesulitan dalam melakukan penagihan piutang usaha kepada pelanggan dan ternyata pelanggan tersebut tidak dapat membayar kewajibannya dalam jumlah yang besar, maka akan mengakibatkan kerugian yang besar yang akan dialami oleh perusahaan dan kerugian tersebut dibebankan pada kerugian tahun berjalan. Rekomendasi : Perusahaan membuat cadangan atas piutang usaha tak tertagih, untuk menghindari kemungkinan-kemungkian yang tidak diinginkan oleh perusahaan sehingga apabila terjadi kesulitan dalam penagihan dan pelanggan tersebut tidak dapat membayar kewajibannya maka perusahaan tidak akan mengalami kerugian yang cukup besar.
79
