BAB IV PEMBAHASAN IV.1
Survey Pendahuluan PT. Anugerah Indah Makmur adalah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi makanan dan minuman ringan. Persediaan yang diperoleh perusahaan bersumber dari beberapa pemasok yang mempunyai merk berbeda. Pelaksanaan audit operasional pada PT. Anugerah Indah Makmur dimulai dengan tahap survey pendahuluan yang bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai latar belakang perusahaan dan mengumpulkan informasi yang beruhubungan dengan pengelolaan persediaan dan informasi tersebut dapat digunakan sebagai dasar dalam menyusun tahap-tahap audit berikutnya serta mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi. Tujuan dari kegiatan survey pendahuluan yang dilakukan oleh penulis dimaksudkan untuk: 1. Meminta informasi mengenai kebijakan dan prosedur perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan persediaan. 2. Mengetahui situasi dan kondisi perusahaan serta cara kerja dari fungsi-fungsi yang berkaitan dengan audit operasional. 3. Mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam kuesioner.
35
Prosedur yang dilakukan pada survey pendahuluan adalah sebagai berikut : 1. Melakukan pembicaraan dan permintaan izin kepada pemilik perusahaan atau pengelola perusahaan dan menjelaskan tujuan dan data-data apa saja yang nantinya akan dibutuhkan untuk membantu proses pelaksanaan skripsi. 2. Mengumpulkan data dan informasi mengenai : a. Sejarah perusahaan b. Struktur organisasi perusahaan c. Tugas dan tanggung jawab setiap bagian dalam perusahaan d. Daftar supplier perusahaan e. Produk-produk yang diperdagangkan f. Kebijakan dan prosedur perusahaan yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan 3. Melakukan observasi secara langsung ke bagian yang mengelola persediaan seperti bagian gudang dengan mengamati aktivitas-aktivitas yang dilakukan. Selain pengamatan atas aktivitas yang dilakukan, juga diajukan beberapa pertanyaan yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan yang dilakukan oleh PT. Anugerah Indah Makmur. 4. Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang berwenang atas pengelolaan persediaan seperti kepala gudang,bagian pembelian dan bagian penjualan mengenai prosedur pemesanan, penerimaan, penyimpanan dan tata letak, pengeluaran dan pengawasan fisik persediaan.
36
5. Mempelajari informasi yang diperoleh dari hasil wawancara mengenai prosedur pemesanan, penerimaan, penyimpanan dan tata letak, pengeluaran dan pengawasan fisik persediaan. 6. Memberikan pertanyaan dengan menggunakan kuesioner yang telah dirancang sedemikian rupa sehingga hasilnya dapat menggambarkan apa yang terjadi di bagian pengelolaan persediaan. 7. Melihat secara langsung tata letak dan cara penyimpanan barang-barang yang ada di gudang. 8. Mengevaluasi hasil wawancara, pengamatan yang dilakukan dan kuesioner. 9. Membuat rangkuman atas temuan-temuan yang diperoleh. IV.2. Evaluasi Pengendalian Internal atas Pengelolaan Persediaan Pada tahap ini dilakukan analisa dan evaluasi terhadap hasil wawancara, pengamatan dan kuesioner terhadap sistem pengendalian internal atas pengelolaan persediaan yang diterapkan perusahaan. Untuk memperoleh data mengenai kegiatan pengelolaan persediaan pada PT. Anugerah Indah Makmur, maka dilakukan dengan menyampaikan kuisioner tentang pengendalian internal. Pertanyaan yang diajukan adalah mengenai hal-hal umum di perusahaan dan pengelolaan persediaan. Kuisioner tersebut dibagikan kepada bagian yang bersangkutan. Jawaban tersebut dijawab dengan memberikan tanda pada jawaban “Y” yang berarti YA dan “T” yang berarti TIDAK. Apabila dijawab “YA” berarti pengendalian internal perusahaan baik, sebaliknya jika dijawab “TIDAK” berarti pengendalian internal perusahaan kurang baik.
37
Dari jawaban yang diperoleh dalam kuisioner akan diambil kesimpulan mengenai kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian internal atas pengelolaan persediaan dimulai dari barang masuk kemudian menjadi persediaan digudang sampai barang keluar dari gudang. Apabila terdapat kelemahan yang ditemukan maka penulis akan berusaha mencari cara mengatasi kelemahan dan memberikan saran-saran perbaikan kepada perusahaan. Daftar kuisioner terlampir dalam L1. Dari hasil kuisioner dalam L1, dapat diketahui bahwa perusahaan secara umum telah memiliki kebijaksanaan serta prosedur pengelolaan persediaan. Hal tersebut adalah sebagai berikut: 1. Bagian gudang membuat purchase requisition atas persetujuan dari atasan. 2. Setiap dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran barang akan diotorisasi oleh pimpinan. 3. Adanya pencocokan jumlah persediaan dengan kartu stock untuk mencegah terjadinya pencurian dan kecurangan dalam persediaan. 4. Secara berkala (setiap bulan) dilakukan stock opname pada persediaan. 5. Apabila terjadi retur, bagian gudang langsung memberi konfirmasi melalui surat jalan dari supplier dan melaporkannya kepada bagian accounting. 6. Pada saat melakukan stock opname, dilakukan tidak hanya oleh bagian gudang saja tapi juga oleh bagian accounting.
38
7. Estimasi pembelian untuk barang fast moving dilakukan stock dengan pertimbangan jadwal kedatangan supplier. 8. Bagian penerimaan barang bekerja dengan baik. Bagian
penerimaan
selalu
melakukan
kuantitas dan kualitas dari b a r a n g dan
pengecekan
atas
yang datang dengan teliti
melakukan pencocokan dengan surat
jalan, setelah itu
barang dimasukkan ke dalam gudang penyimpanan barang. B a r a n g yang kurang atau lebih segera dilaporkan kepada bagian
pembelian
untuk
dilakukan
konfirrmasi
kepada
supplier. Bagian penerimaan juga melakukau pencatatan pada surat pengantar barang bahwa barang yang diterima perusahaan telah sesuai, kelebihan, atau kurang. 9. Digunakannya formulir- formulir yang prenumbered (bernomor urut cetak), seperti puchase order, purchase requisition, surat jalan, bukti penerimaan barang, bukti pesanan barang, faktur penjualan. Selain itu, terdapat pula kelemahan- kelemahan pada pengendalian internal atas persediaan pada perusahaan. Untuk itu penulis mencoba untuk mendeteksi kelemahan-kelemahan yang ada guna untuk mencari pemecahan masalah yang diharapkan dapat mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut dan dapat
berguna bagi perusahaan itu sendiri. Berikut ini adalah beberapa
kelemahan-kelemahan yang berhasil ditemukan oleh penulis, yaitu:
39
1. Tidak terdapat pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas dalam fungsi penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang. Bagian penerimaan menjadi satu dengan bagian penyimpanan dan pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian gudang, dan sistem keamanan gudang lemah. 2. Sering ditemukan selisih stock yang cukup besar Bagian gudang selalu melakukan stock opname secara berkala. Setelah dilakukan wawancara dengan kepala gudang, diperoleh informasi bahwa sering terjadi selisih kuantitas antara stock fisik dengan program akuntansi. 3. Tidak ada prosedur operasional standar (SOP) mengenai persediaan barang yang tertulis sebagai manual. 4. Terjadi penumpukan barang di gudang. IV.3. Prosedur Audit Operasional atas Pengelolaan Persediaan Prosedur audit merupakan rincian langkah-langkah yang dilakukan oleh auditor dalam megumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti. Untuk mendapatkan bahan bukti yang kompeten serta untuk menilai efisiensi, efektivitas dan ekonomis dalam pelaksanaan pengelolaan persedian yang diterapkan oleh PT. Anugerah Indah Makmur, maka ditetapkan tujuan dan prosedur audit sebagai berikut: 1. Pemeriksaan atas kebijakan pengelolaan persediaan
40
Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai apakah kebijakan pengelolaan persediaan yang ditetapkan oleh pihak manajemen perusahaan telah cukup memadai sehingga memungkinkan pelaksanaan pengelolaan persediaan yang efektif, efisien dan ekonomis. Prosedur audit : a. Melakukan wawancara dengan Top Management untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki kebijakan dalam pengelolaan persediaan yang dituangkan secara lisan dan tulisan. b. Dari hasil wawancara tersebut, dilakukan evaluasi terhadap kebijakan pengelolaan persediaan yang diterapkan perusahaan dan mendeteksi kelemahan-kelemahan yang ada dalam kebijakan tersebut yang menyebabkan pelaksanaan pengelolaan persediaan menjadi tidak efektif dan tidak efisien. c.
Membuat kesimpulan audit.
2. Pemeriksaan atas penerimaan persediaan Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai keefektifan prosedur penerimaan barang yang dilakukan oleh bagian gudang. Prosedur audit : a. Melakukan wawancara dengan pihak yang terkait dalam penerimaan persediaan untuk mengetahui prosedur penerimaan persediaan. b. Evaluasi terhadap prosedur penerimaan persediaan serta mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat pada prosedur itu. c. Melakukan pengujian secara sampling atas catatan penerimaan persediaan yang dibuat oleh bagian gudang. 41
d. Melakukan obervasi pelaksanaan penerimaan persediaan oleh petugas yang terkait untuk memastikan bahwa mereka telah menerapkan kebijakan dan prosedur yang berlaku pada perusahaan. e. Memeriksa secara sampling Purchase Order yang berfungsi sebagai pesanan pembelian dan surat jalan yang berfungsi sebagai surat bukti penerimaan barang, untuk mengetahui kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian spesifikasi dan kuantitas antara barang yang dipesan dengan yang diterima. f. Memeriksa apakah dalam surat jalan yang dipilih secara sampling tersebut terdapat otorisasi dari bagian gudang. g. Memeriksa apakah bagian gudang membuat dokumen Bukti Penerimaan Barang. h. Mengevaluasi metode pemeriksaan kualitas barang. i. Menganalisa
kemungkinan
terjadinya
ketidakefektifan
dan
ketidakefisienan dalam proses penerimaan persediaan yang dilakukan oleh bagian gudang. j. Membuat kesimpulan audit. 3. Pemeriksaan atas penyimpanan persediaan Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai keefektifan dan keefisienan dari aktivitas penyimpanan persediaan (pengaturan tata letak yang baik dan fasilitas gudang yang memadai). Prosedur audit :
42
a. Melakukan observasi untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan proses penyimpanan persediaan dilaksanakan serta fasilitas yang tersedia. b. Melakukan wawancara dengan petugas gudang mengenai bagaimana proses
penyimpanan
persediaan
yang
biasa
digunakan
oleh
perusahaan. c. Melakukan evaluasi terhadap proses penyimpanan dan tata letak persediaan yang diterapkan oleh perusahaan untuk mendeteksi kelemahan yang dapat terjadi. d. Melakukan pemilihan barang secara acak kemudian memeriksa apakah barang tersebut telah disimpan dengan baik. e. Memeriksa
secara
sampling
apakah
setiap
barang
telah
dikelompokkan sesuai dengan kriterianya masing-masing. f. Meneliti apakah bagian gudang selalu mencatat perubahan yang terjadi atas persediaan perusahaan. g. Membuat kesimpulan audit 4. Pemeriksaan atas pengeluaran persediaan Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk memastikan bahwa proses pengeluaran persediaan sudah dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Prosedur audit : a. Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses
pengeluaran
persediaan
untuk
mengetahui
prosedur
pengeluaran persediaan yang dilakukan oleh perusahaan.
43
b. Melakukan observasi ke gudang untuk melihat apakah semua karyawan gudang sudah melakukan prosedur pengeluaran persediaan sesuai dengan kebijakan dan aturan yang telah diterapkan oleh perusahaan. c. Memeriksa secara sampling apakah setiap pengeluaran persediaan selalu disertai dengan dokumen yang sah yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. d. Memeriksa dan mencocokan apakah Rekap Pengeluaran barang sudah dibuat sesuai dengan dokumen yang sah (Faktur Penjualan). e. Melihat dan mengecek apakah barang yang dimasukkan ke mobilmobil pengangkut sudah diatur berdasarkan faktur penjualan. f. Melakukan evaluasi terhadap proses pengeluaran persediaan yang diterapkan perusahaan untuk mendeteksi kelemahan yang dapat terjadi. g. Membuat kesimpulan audit.
5. Pemeriksaan atas penghitungan fisik persediaan Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai apakah penghitungan fisik persediaan yang dilakukan perusahaan telah dilakukan secara efektif dan efisien. Prosedur audit : a. Melakukan
wawancara
dengan
pihak
yang
melaksanakan
pemeriksaan persediaan untuk mengetahui prosedur yang diterapkan oleh perusahaan dalam melakukan penghitungan fisik persediaan. 44
b. Melakukan pengujian secara sampling atas laporan stock opname yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Bagian Gudang. c. Melakukan observasi atas aktivitas penghitungan fisik persediaan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang berlaku telah ditaati. d. Memeriksa apakah telah dilakukan cut-off
atas penerimaan dan
pengeluaran persediaan ketika akan melakukan stock opname. e. Melakukan evaluasi apakah telah dilakukan rekonsiliasi antara hasil penghitungan fisik persediaan dengan jumlah persediaan pada kartu persediaan dan program akuntansi. f. Melakukan analisa terhadap selisih kuantitas persediaan yang signifikan. g. Melakukan pengamatan perusahaan
dalam
langsung terhadap cara atau prosedur
menindaklanjuti
atau
memproses
apabila
ditemukan barang rusak. h. Menganalisa
kemungkinan
terjadinya
ketidakefektifan
dan
ketidakefisienan dalam prosedur penghitungan fisik persediaan. i. Mengevaluasi
prosedur
penghitungan
fisik
persediaan
serta
mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat dalam rosedur tersebut. j. Membuat kesimpulan audit. 6. Pemeriksaan atas pencatatan persediaan Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai apakah metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh perusahaan 45
mendukung terciptanya pengelolaan persediaan yang efektif, efisien, dan ekonomis serta untuk mengidentifikasi apakah bagian pencatatan persediaan telah melaksanakan pencatatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Prosedur audit : a. Melakukan wawancara dengan bagian akuntansi untuk mengetahui metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh perusahaan. b. Mengevaluasi metode pencatatan dan penilaian persediaan tersebut serta mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat di dalamnya. c. Melakukan pengujian secara sampling atas pelaksanaan pencatatan persediaan yang dilakukan oleh pihak yang terkait guna memastikan bahwa pencatatan yang dilakukan telah mengikuti kebijakan dan prosedur yang berlaku. d. Melakukan pemeriksaan apakah jumlah persediaan yang rusak telah dikurangkan dari total persediaan yang tertera dalam kartu persediaan. e. Membandingkan data yang ada dalam kartu persediaan yang dibuat oleh bagian gudang dengan catatan persediaan yang dibuat oleh bagian akuntansi. f. Membuat kesimpulan audit.
46
IV. 4. Pelaporan atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan Sebagai tindak lanjut dilakukannya evaluasi dan analisa terhadap hasil wawancara, observasi, dan penyebaran kuisioner pada PT. Anugerah Indah Makmur yang telah dijabarkan sebelumnya, penulis menemukan adanya beberapa temuan permasalahan dalam proses pengendalian internal atas pengelolaan persediaan. Adapun temuan-temuan tersebut akan dijabarkan berdasarkan “Kondisi” dari kelemahan pengendalian internal perusahaan tersebut yang menyimpang dari “Kriteria” yang seharusnya terjadi serta penjabaran mengenai “Sebab” dari terjadinya kelemahan tersebut sehingga berpotensi menimbulkan “Akibat” yang dapat merugikan perusahaan. Penulis juga akan memberikan “Rekomendasi” perbaikan atas kelemahan yang terjadi tersebut untuk membantu pihak manajemen dalam memperbaiki dan menyusun sistem pengendalian internal perusahaan yang kuat. Beberapa temuan audit yang diperoleh selama proses audit dilakukan antara lain : 1. Kelemahan dalam pengendalian internal Kondisi: 1) Bagian penerimaan menjadi satu dengan bagian penyimpanan dan pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian gudang. Barang yang tiba diterima petugas gudang untuk kemudian disimpan di dalam gudang. Petugas gudang tidak hanya bertanggung jawab terhadap penerimaan 47
barang tetapi juga bertanggung jawab terhadap penyimpanan barang di dalam gudang. Dalam pengeluaran barang pun dilakukan oleh orang yang sama. Sehingga bagian gudang mempunyai tanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang. 2) Setiap ada penerimaan dan pengeluaran barang, bagian gudang membuat bukti penerimaan barang dan bukti pengeluaran barang kemudian mencatat di laporan stock harian. Bagian gudang selalu melakukan stock opname secara berkala bersama dengan staf akuntansi. Pada saat stock opname, bagian gudang dan bagian akuntansi mencatat jumlah fisik di gudang persediaan pada tabel persediaan. Stock opname biasa dilakukan pada pagi hari sekitar pukul 10.00 sampai pukul 15.00. Setelah selesai, bagian akuntansi membuat laporan stock dari hasil stock opname dan dari program akuntansi. Namun sering ditemukan ketidaksesuaian jumlah antara program dan jumlah fisik. Dari hasil wawancara pada L9 berdasarkan
pengalaman
sebelumnya
yang
dialami
perusahaan,
perusahaan mendapat kerugian kurang lebih sebesar Rp. 5.000.000,00. Setelah ditelusuri, hal ini disebabkan karena tindak kecurangan yang dilakukan oleh bagian gudang tersebut. Untuk mengatasi tindak kecurangan ini perusahaan membebankan kerugian tersebut pada staf gudang yang bersangkutan. 3) Perusahaan sudah memiliki standar dalam operasional atas persediaan barang tetapi untuk manual tertulis belum dibukukan dan dicatat sebagai pedoman dalam operasional perusahaan karena perusahaan masih tergolong perusahaan kecil sehingga aliran dokumen dan operasional 48
perusahaan dilakukan secara sederhana tanpa memerlukan dasar yang tertulis. Kriteria: 1) Seharusnya ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan barang dan pengeluaran karena masing-masing bagian memiliki tugas yang berbeda. Bagian penerimaan memiliki tugas dalam memeriksa kualitas barang sedangkan bagian penyimpanan mempunyai tugas dalam pengelolaaan penyimpanan persediaan dan bagian pengeluaran barang memiliki tugas dalam memeriksa kualitas barang yang akan keluar dan memeriksa apakah jumlah yang dikeluarkan sesuai dengan surat jalan dan faktur. Pemisahan ini juga dilakukan agar masing-masing bagian dapat lebih berkonsentrasi pada tugasnya dan memiliki tanggung jawab yang lebih pada apa yang telah menjadi kewajiban kerjanya. Selain itu dapat meminimalisasi kemungkinan adanya tindak kecurangan yang dilakukan oleh bagian gudang itu sendiri. 2) Adanya kecocokan antara jumlah fisik saat stock opname dengan program akuntansi karena data pada program akuntansi pun didapat dari input pembelian, retur pembelian, penjualan dan retur penjualan sehingga jumlah persediaan pada program akuntansi dengan jumlah fisik seharusnya sama. 3) Perusahaan seharusnya memiliki prosedur operasional standar mengenai persediaan barang sebagai pengendali internal perusahaan jika terjadi kesalahan dalam operasional dan dapat digunakan sebagai pengendali atas ukuran kinerja manajemen perusahaan. 49
Sebab: 1) Perusahaan menganggap bagian gudang mampu melakukan dua fungsi tersebut secara bersamaan. Perusahaan juga akan beranggapan bahwa lebih efisien apabila penerimaan dan penyimpanan barang yang dibeli dari supplier dilakukan oleh orang yang sama yaitu bagian gudang, yang juga akan memudahkan dan mempercepat perusahaan jika ingin bertanya mengenai persediaan yang ada karena pertanyaan akan ditujukan langsung kepada bagian gudang. 2) Terjadi kesalahan dalam penghitungan persediaan di gudang atau kesalahan dalam proses input data pada program akuntansi. Hal ini juga dapat disebabkan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab dengan sengaja mengubah data pada program akuntansi sehingga terjadi ketidakcocokan misalnya ada data yang dihilangkan atau dihapus. 3) Pada awal beroperasinya, perusahaan tidak memerlukan SOP atas persediaan barang secara manual (tertulis) karena perusahaan masih tergolong perusahaan kecil. Aliran dokumen dan operasional perusahaan dapat dilakukan secara sederhana tanpa memerlukan dasar yang tertulis atau yang biasa dikenal dengan prosedur operasional standar (SOP). Akibat: 1) Dengan adanya penggabungan dua fungsi tersebut dapat menimbulkan kecurangan dalam pencatatan atas barang yang diterima dari supplier. Pencatatan barang yang diterima tersebut dapat dimanipulasi dan barang yang seharusnya masuk ke gudang perusahaan dapat dialihkan penyimpanannya kepada pihak yang tidak berkepentingan. Hal ini 50
menjadi tidak efektif di mana petugas gudang tidak dapat berkonsentrasi pada tugas dan tanggung jawabnya. 2) Ketidakefisiensian ini akan menghambat proses operasional perusahaan di mana perusahaan seharusnya dapat menjual barang tetapi pada kenyataannya barang tersebut tidak ada di gudang. Pembebanan terhadap pihak yang berbuat kesalahan maupun kecurangan juga tidak dapat langsung dibayarkan oleh pihak tersebut. Mereka biasa membayar semua yang dibebankan kepada mereka dengan melakukan cicilan sehingga perusahaan harus mengeluarkan uang perusahaan terlebih dahulu untuk mengatasi masalah ini. 3) Terjadinya kesalahan prosedur dan pelaksanaan kebijakan perusahaan menjadi semakin besar karena tidak adanya kebijakan dan prosedur secara tertulis sehingga pada saat terjadi kesalahan dalam operasional, tidak ada alat pengendali untuk mengetahui kesalahan yang terjadi karena tidak ada standar tertulis yang dapat dijadikan sebagai ukuran dalam penilaian atas kinerja dan menjadi batasan penting dalam operasional perusahaan. Tidak adanya prosedur dan kebijakan yang jelas dalam menjalankan
kegiatan
operasional
perusahaan
akan
menghambat
efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuannya dan dapat menghambat aktivitas pengendalian perusahaan tersebut. Rekomendasi: 1) Perusahaan dapat menambah karyawan agar pelaksanaan beberapa tugas atau fungsi tidak dilakukan oleh satu bagian saja karena memungkinkan terjadinya penyalahgunaan wewenang dan kecurangan yang dapat 51
merugikan perusahaan dan memperburuk sistem pengendalian internal dalam perusahaan. Dengan adanya pemisahan tugas, maka masingmasing fungsi dapat lebih berkonsentrasi pada pekerjaannya serta lebih bertanggung jawab terhadap tugasnya. Selain itu, perusahaan juga dapat melakukan pengawasan yang lebih insentif oleh bagian manajemen, misalnya bagian manajemen sering melakukan pengecekan terhadap gudang agar dapat mengontrol kegiatan yang terjadi di dalam gudang persediaan. Perusahaan juga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan barang serta meningkatkan pengendalian aktivitas perusahaan dengan melakukan pemisahan tugas. 2) Perusahaan lebih memperketat pengawasan terhadap gudang persediaan agar tidak semua karyawan dapat masuk ke dalam gudang sehingga dapat mengurangi terjadinya kehilangan dan kerusakan persediaan di dalam gudang. Perusahaan juga dapat meningkatkan pengamanan terhadap program akuntansi yang digunakan untuk mencatat persediaan dengan menggunakan password untuk orang yang berwenang dan mengganti password secara berkala. Selain itu, perusahaan juga dapat memberikan sanksi yang tegas kepada setiap karyawan yang melakukan tindakan yang merugikan perusahaan. 3) Perusahaan harus menetapkan prosedur operasi standar (SOP) atas persediaan barang secara tertulis dan menjadi baku agar dapat menjadi alat pengendali internal perusahaan jika terjadi kesalahan prosedur atau yang lainnya sehingga terdapat pedoman yang jelas mengenai aktivitas tersebut. Prosedur pengelolaan persediaan barang harus merinci setiap 52
tahapan yang ada dimulai dari proses penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pencatatan, dan pemeriksaan persediaan barang. Hal ini dapat memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan prosedur dan juga sebagai kriteria dalam melakukan evaluasi sehingga dapat membantu perusahaan dalam pengelolaan barang yang efisien, ekonomis, dan efektif. Temuan audit atas audit operasional atas pengelolaan persediaan PT. Anugerah Indah Makmur: 1. Terjadi penumpukan barang di gudang. Kondisi: Dari hasil wawancara pada L10 terdapat penumpukan barang di gudang dalam jumlah 125 karton selama kurang lebih dua bulan. Hal ini disebabkan karena ada beberapa barang tertentu yang ternyata tidak terjual semua di pasar, di mana perusahaan tidak mengestimasi terlebih dahulu berapa banyak jumlah barang yang akan terjual sebelum dilakukan pembelian barang. Perusahaan telah mengatasi masalah ini dengan menjual barang yang tidak habis dijual dengan harga yang lebih murah dari harga yang seharusnya. Tetapi untuk barang yang sudah kadaluarsa (karena makanan dan minuman ringan), dilakukan pemusnahan oleh pihak perusahaan. Kriteria: Seharusnya tidak terdapat penumpukan barang di gudang dan perusahaan seharusnya dapat mengestimasi berapa banyak barang yang dipesan ke 53
supplier (peramalan penjualan) dan tingkat persediaan barang yang telah ditentukan sebelumnya sehingga tidak terjadi over stock. Sebab: Perusahaan membeli barang tanpa mengestimasi terlebih dahulu jumlahnya sehingga terjadi over stock. Akibat: Akibat yang ditimbulkan dari kondisi ini adalah beberapa barang tidak dapat dipakai karena kadaluarsa dan mengalami kerusakan sehingga harus dimusnahkan. Hal ini akan mengakibatkan biaya penyimpanan perusahaan semakin besar sehingga modal yang dikeluarkan perusahaan juga semakin besar yang dapat menyebabkan pemborosan keuangan perusahaan dan menjadi tidak efisien. Rekomendasi: Sebelum pembelian barang, sebaiknya dibuat estimasi terlebih dahulu sehingga dapat menghemat pengeluaran perusahaan dan tidak terjadi penumpukan barang di gudang. Walaupun jenis barang tersebut diramalkan akan laku di pasaran namun dengan daya beli konsumen yang sedang lemah, tidak semua pelanggan melakukan permintaan barang sehingga perusahaan sebaiknya membeli barang secukupnya. Jika barang yang dibeli tidak habis dijual, perusahaan dapat memberikan potongan harga sehingga pelanggan akan merasa tertarik. Cara ini dilakukan agar perusahaan tidak terlalu rugi
54
jika dibandingkan barang menumpuk digudang dan akhirnya menjadi rusak. Perusahaan juga seharusnya menetapkan jumlah pesanan optimum untuk setiap barang yang menjadi persediaan bagi perusahaan. Karena dengan adanya jumlah pesanan yang optimum akan menghemat perusahaan dalam hal pengeluaran biaya baik untuk biaya pengiriman dan penyimpanan yang dilakukan oleh perusahaan melalui bagian gudang. Teknik perencanaan jumlah persediaan barang ini disebut dengan EOQ (Economic Order Quantity), yaitu jumlah kuantitas barang yang diperoleh dengan biaya yang minimal (pembelian yang optimal). EOQ akan menentukan jumlah persediaan yang meminimumkan biaya pemesanan. Selain itu, perusahaan juga dapat menetapkan titik pesanan minimum (ROP). Reorder point (ROP) merupakan suatu titik di mana harus diadakan pesanan lagi sehingga kedatangan barang tepat pada waktu di mana persediaan safety stock sama dengan nol. Hal ini dilakukan agar ketersediaan dan kualitas barang di dalam gudang terjamin dan tidak menyebabkan adanya barang yang menumpuk di gudang. Berikut adalah beberapa contoh cara penghitungan menggunakan EOQ dan ROP:
Keterangan : Q* = nilai EOQ (unit) C = biaya pemesanan per pesanan R = permintaan per tahun (unit) 55
h = biaya penyimpanan Contoh Soal 1: William manufacturing company membeli 8000 unit produk setiap tahun dengan biaya $ 10. Biaya pemesanannya adalah $30 untuk setiap pesanan, dan biaya penyimpanan per unit setiap tahun adalah $3. Berapa EOQ nya? Penyelesaian :
Untuk menghitung banyaknya pesanan selama setahun adalah sebagai berikut.
Keterangan : m = banyaknya pesanan selama setahun (pesanan per tahun)
Total biaya untuk EOQ per tahun:
Keterangan : TC(Q*) = total biaya EOQ per tahun P = pembelian untuk satu barang Reorder Point: Bila L dinyatakan dalam bulan:
56
Bila L dinyatakan dalam minggu:
Keterangan : B = Reorder Point (unit) L = Lead Time (month/week) Contoh Soal 2 : Pada Contoh Soal 1, berapa total biaya untuk EOQ per tahun, banyak pesanan yang harus dipesan selama setahun, dan reorder point bila lead time-nya adalah dua minggu? Penyelesaian 2 : total biaya untuk EOQ per tahun (dalam $):
banyak pesanan yang harus dipesan selama setahun:
reorder point (unit):
Kesimpulan: Jadi, untuk mencapai nilai yang ekonomis, "William Manufacturing" harus memesan 400 unit produk dengan total biaya pemesanan sebesar $81200. Produk 57
tersebut dipesan sebanyak 20 kali selama setahun. William Manufacturing harus memesan pada saat persediaan di gudang tersisa 308 unit.
58
