BAB IV METODOLOGI 4.1 Document Flow
A
Document flow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara
AY
menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang
terdapat di dalam sistem. Adapun document flow untuk proses pengarsipan surat
AB
masuk dan keluar Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur dapat dilihat pada
ST
IK
O
M
SU
R
Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Document Flow Aplikasi Pengarsipan 32
Dari gambar 4.1 di atas dapat dijelaskan bahwa aplikasi pengarsipan dimulai dari adanya proses login yang dilakukan oleh anggota bagian TU yang bertugas melakukan pengarsipan surat masuk dan keluar. Setelah login, maka
A
akan masuk ke dalam proses pemilihan jenis surat yang akan disimpan ke dalam arsip, yaitu terdapat surat masuk dan surat keluar. Jika user memilih untuk
AY
melakukan pengarsipan, maka dibagi ke dalam 2 pilihan sebagai berikut : 1. Surat rutin
lembar pengantar. 2. Surat non-rutin
AB
Saat memilih pengarsipan surat rutin, user masuk ke proses pengisian
R
Saat memilih pengarsipan surat non-rutin, user masuk ke proses
SU
pengisian lembar disposisi masuk. Lembar tersebut memiliki 9 bagian yang dituju, yaitu : sekretaris, Kepala Bidang Kesehatan Hewan, Kepala Bidang Budidaya dan Pengembangan Ternak, Kepala Bidang Agribisnis,
M
Kepala Bidang Kesmavet, Kepala UPT IB, PPK APBN, PPK APBD, dan
O
Kepala Lab. Medik Veteriner. Jika bagian yang dituju adalah bagian sekretaris, maka user akan masuk ke proses pengisian lembar disposisi
IK
sekretaris, karena sekretaris memiliki 3 bagian lagi untuk dituju, yaitu :
ST
Kasubbag Tata Usaha, Kasubbag Penyusunan Program, dan Kasubbag Keuangan. Setelah melewati proses di atas, maka data akan tersimpan, lalu user
diwajibkan untuk mengisi kartu surat masuk. Sebaliknya, apabila user memilih
melakukan proses pengarsipan surat keluar, maka user akan langsung masuk ke
33
pengisian kartu surat keluar. Setelah melakukan penyimpanan tersebut, user dapat mencetak data-data tersebut. 4.2 Entity Relationship (ER) Model
A
ER Model merupakan model data tingkat tinggi yang populer untuk
AY
membuat model data relasional. Model ini dengan sejumlah variasinya sering kali
digunakan dalam desain secara konseptual dari aplikasi database. ER Model yang digunakan untuk media penyimpanan (database) pengarsipan surat masuk dan
ST
IK
O
M
SU
R
AB
keluar Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut :
Gambar 4.2 ER Model Aplikasi Pengarsipan
Data-data yang telah disimpan, akan tersimpan di dalam sebuah
database. Pada aplikasi ini, penulis membuat sebuah database dengan nama tu_dnspeternakan.mdb. Database tersebut memiliki 5 tabel sesuai dengan masing-
masing form penyimpanan yang ada pada aplikasi. Tabel-tabel tersebut sesuai gambar 4.2 di atas adalah sebagai berikut :
34
1.
Disposisi Masuk memiliki record Surat_Dari, Tanggal_Surat, Nomor_Surat, Perihal, Diterima_Tanggal,
Nomor_Agenda,
Diteruskan_Kepada,
2.
A
Isi_Disposisi. Disposisi Sekretaris
AY
memiliki record Surat_Dari, Tanggal_Surat, Nomor_Surat, Perihal, Diterima_Tanggal, Nomor_Agenda, Diteruskan_Ke, Isi_Disposisi. Pengantar Dalam
AB
3.
memiliki record Nomor_Urut, Kepada, Asal_Surat, Tanggal_Surat,
Penerima, Pengirim. Kartu Surat Masuk
SU
4.
R
Nomor_Surat, Keterangan, Diterima_Tanggal, Dikirim_Tanggal,
memiliki record Index, Kode, Nomor_Urut, Isi_Ringkas, Dari, Tanggal_Surat,
Nomer_Surat,
Lampiran,
Pengolah,
M
Tanggal_Diteruskan, Catatan. Kartu Surat Keluar
O
5.
memiliki record Index, Kode, Nomor_Urut, Isi_Ringkas, Kepada,
IK
Pengolah, Tanggal_Surat, Lampiran, Catatan.
ST
4.3 Membuat Desain Perangkat Lunak Menggunakan VB 6.0 Program pengarsipan surat keluar-masuk memerlukan beberapa form
sesuai dengan form-form yang dibutuhkan oleh bagian TU Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur. Desain-desain form yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
35
R
AB
AY
A
1. Form Login
SU
Gambar 4.3 Form Login
Gambar diatas adalah form login yang digunakan sebagai tampilan awal. Form tersebut dibuat untuk tujuan keamanan, dengan user sesuai dengan orang-
M
orang yang berada di bagian Tata Usaha.
ST
IK
O
2. Form Menu
Gambar 4.4 Form Menu
36
Gambar di atas adalah menu utama dengan pilihan jenis surat yang akan dijadikan arsip, yaitu surat masuk dan surat keluar. Hal tersebut karena jenis surat secara umum yang digunakan adalah kedua jenis tersebut.
R
AB
AY
A
3. Form Jenis Surat Masuk
SU
Gambar 4.5 Form Jenis Surat Masuk
Surat masuk dibagi menjadi 2 bagian lagi yaitu surat rutin dan surat non-
M
rutin. Oleh karena itu, dibuat form pilihan untuk memudahkan aplikasi. 4. Form Disposisi Surat Masuk
O
Surat non-rutin kebanyakan berasal dari luar maupun dalam instansi
ST
IK
menuju ke bidang-bidang yang ada di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur.
37
A AY AB R
SU
Gambar 4.6 Form Disposisi Masuk Gambar di atas adalah gambar form disposisi masuk, dengan bagian yang dituju sebagai berikut :
M
1. Sekretaris.
O
2. Kepala Bidang Kesehatan Hewan.
ST
IK
3. Kepala Bidang Budidaya dan Pengembangan Ternak. 4. Kepala Bidang Agribisnis. 5. Kepala Bidang Kesmavet. 6. Kepala UPT IB. 7. PPK APBN.
38
8. PPK APBD. 9. Kepala Lab. Medik Veteriner. 5. Form Disposisi Sekretaris
A
Jika dari form disposisi masuk memiliki tujuan penerima sekretaris, maka
AY
akan dimasukkan ke arsip lembar disposisi sekretaris. Form disposisi sekretaris memiliki tampilan yang hampir sama dengan form disposisi masuk,
dibagi ke dalam 3 bagian lagi, yaitu : 1. Kasubbag Tata Usaha.
AB
hanya berbeda pada bagian penerima surat, karena bagian sekretaris masih
R
2. Kasubbag Penyusunan Program.
SU
3. Kasubbag Keuangan.
ST
IK
O
M
Tampilan form disposisi sekretaris adalah sebagai berikut :
Gambar 4.7 Form Disposisi Sekretaris
39
SU
R
AB
AY
A
6. Form Pengantar Dalam
M
Gambar 4.8 Form Pengantar Dalam
Form ini berfungsi sebagai penyimpan arsip surat rutin. Surat rutin
O
adalah surat yang rutin masuk ke Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur.
ST
IK
7. Form Kartu Surat Masuk Setiap surat yang masuk ke Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur selalu
memiliki arsip tambahan berupa kartu surat masuk. Oleh karena itu, dibutuhkan form kartu surat masuk dengan tampilan sebagai berikut :
40
A AY AB
SU
R
Gambar 4.9 Form Kartu Surat Masuk
ST
IK
O
M
8. Form Kartu Surat Keluar
Gambar 4.10 Form Kartu Surat Keluar
41
Gambar di atas adalah form kartu surat keluar. Setiap surat yang keluar dari Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur hanya memiliki arsip kartu surat keluar, sehingga tidak memerlukan form yang lain.
A
4.4 Membuat Database sebagai Penampung Data
AY
Untuk menampung data-data yang akan diolah diperlukan sebuah
database sebagai media penyimpanan sementara. Pengarsipan surat keluar-masuk
1. Disposisi masuk. Disposisi sekretaris.
3.
Kartu surat masuk.
4.
Surat rutin.
5.
Surat keluar.
SU
2.
R
tabel sebagai berikut :
AB
Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur memelukan satu database dengan tabel-
ST
IK
O
M
Adapun tabel-tabel database tersebut sebagai berikut :
Gambar 4.11 Database TU Dinas Peternakan Prov. Jawa Timur
42
Tabel-tabel dalam database di atas memiliki record-record sesuai dengan yang ada pada tampilan program VB 6.0 yang telah dibuat. Adapun record-record tersebut sesuai dengan ER model pada gambar 4.2.
A
4.5 Membuat Desain Form Cetak dengan Crystal Report 8.5
AY
Data-data yang telah tersimpan akan dicetak sebagai arsip tertulis. Oleh karena program yang dibuat menggunakan VB 6.0 dan menggunakan
penyimpanan Microsoft Database Access 2003, maka digunakan desain Crystal
AB
Report 8.5 yang kompatibel dengan kedua perangkat lunak tersebut.
Desain-desain lembar cetak yang dibuat sesuai dengan tampilan arsip
SU
tersebut adalah sebagai berikut :
R
yang telah ditentukan Dinas Peternakan Provinsi Jawa Timur. Desain-desain
ST
IK
O
M
1. Lembar disposisi
Gambar 4.12 Lembar Cetak Disposisi Masuk 43
O
M
SU
R
AB
AY
A
2. Disposisi Sekretaris
ST
IK
Gambar 4.13 Lembar Cetak Disposisi Sekretaris
44
Gambar 4.14 Lembar Cetak Surat Rutin
ST
IK
O
M
SU
R
AB
AY
A
3. Pengantar Dalam
45
Kartu Surat Masuk
AB
AY
A
4.
ST
IK
O
M
SU
5. Kartu Surat Keluar
R
Gambar 4.15 Lembar Cetak Kartu Surat Masuk
Gambar 4.16 Lembar Cetak Kartu Surat Keluar
46
4.6 Melakukan Koneksi Program dengan Database Sebelum melakukan pengkodean program untuk instruksi aplikasi yang dibuat, untuk menghubungkan pengolahan data baik menyimpan ke database
harus
dihubungkan
dengan
database
A
maupun mencari data dari database maka form-form yang dibuat dengan VB 6.0 yang
bersangkutan
yaitu
AY
tu_dnspeternakan.mdb. Adapun cara menghubungkannya adalah sebagai berikut :
1. Tambahkan komponen ADODC pada setiap form yang berhubungan
2. Klik komponen ADODC.
AB
dengan aktifitas pengolahan data.
Gambar 4.17 Connection String
IK
O
M
SU
R
3. Lakukan pengaturan pada Connection String sebagai berikut :
ST
4. Lakukan pada setiap form yang menggunakan komponen ADODC.
Masing-masing pengaturan sesuai dengan database yang dibutuhkan.
Sehingga, program dapat melakukan pengolahan data secara otomatis setelah dijalankan. Tanpa adanya koneksi tersebut, aplikasi yang dibuat tidak akan berjalan.
47
4.7 Melakukan Koneksi Crystal Report 8.5 dengan VB 6.0 Aplikasi yang dibuat, juga diharapkan dapat digunakan untuk mencetak arsip secara tertulis. Perangkat lunak penunjang yang digunakan adalah Crystal
A
Report 8.5. Dalam implementasinya, Crystal Report 8.5 tersebut dihubungkan pada setiap form aplikasi yang memiliki tugas untuk menghasilkan arsip tertulis.
AY
Langkah-langkah pengaturannya adalah sebagai berikut :
1. Tambahkan komponen Crystal Report pada setiap form yang memiliki
AB
tugas untuk menghasilkan arsip tertulis. 2. Klik komponen Crystal Report tersebut.
ST
IK
O
M
SU
R
3. Lakukan pengaturan pada Report Filename sebagai berikut :
Gambar 4.18 Report Filename 4. Lakukan pada setiap form yang menggunakan komponen Crystal Report.
48
4.8 Melakukan Pengkodean pada Setiap Form Aplikasi Pengkodean aplikasi dilakukan secara bertahap pada setiap form yang dibuat. Pengkodean dimulai dari form login, menu, jenis surat masuk, disposisi
A
masuk, disposisi sekretaris, pengantar dalam, kartu surat masuk, dan kartu surat keluar.
AY
Langkah-langkah pengkodean pada aplikasi tersebut adalah sebagai berikut : Pengkodean form login
AB
1.
Kode-kode instruksi yang diimplementasikan pada form login adalah sebagai berikut :
R
Dim pass As String Private Declare Function SetWindowRgn Lib "user32" (ByVal hWnd As Long, ByVal hRgn As Long, ByVal bRedraw As Boolean) As Long
ST
IK
O
M
SU
Private Sub Command1_Click() Select Case Text3.Text Case Is = "1" nama = "sriyanto" pass = "yanto123" Case Is = "2" nama = "purwati" pass = "wati123" Case Is = "3" nama = "indah" pass = "in123" Case Is = "4" nama = "dian" pass = "dian123" Case Else MsgBox "User tidak terdaftar!" Text1.Text = " " Text2.Text = " " Text3.Text = " " End Select
If Val(Text3.Text) >= 1 And Val(Text3.Text) <= 4 Then If Text2.Text = pass Then MsgBox "Login sukses !" Form_menu.Show Form_login.Hide Else MsgBox "Password Anda Salah!" Text1.Text = " " Text2.Text = " " Text3.Text = " " End If End If End Sub Private Sub Command2_Click() Unload Me End Sub
49
2.
Pengkodean form menu Kode-kode instruksi yang diimplementasikan pada form menu adalah sebagai berikut : Private Sub Command1_Click()
A
Form_jenis.Show Form_menu.Hide End Sub
3.
AB
Private Sub Command3_Click() Form_login.Show Form_menu.Hide End Sub
AY
Private Sub Command2_Click() Form_suratkeluar.Show Form_menu.Hide End Sub
Pengkodean form jenis surat masuk
sebagai berikut :
R
Kode-kode instruksi yang diimplementasikan pada form ini adalah
SU
Private Sub Command1_Click() Form_pengantardalam.Show Form_jenis.Hide End Sub
M
Private Sub Command2_Click() Form_disposisimasuk.Show Form_jenis.Hide End Sub Private Sub Command3_Click() Unload Me End Sub
ST
IK
O
Private Sub Command4_Click() Form_menu.Show Form_jenis.Hide End Sub
4.
Pengkodean form disposisi masuk
Kode-kode instruksi yang diimplementasikan pada form ini adalah sebagai berikut : Public Conn As New ADODB.Connection Dim Mnomor As String Dim nomer As String Public Sub koneksi_database() On Error GoTo NoConn With Conn If .State = adStateOpen Then Exit Sub .CursorLocation = adUseClient
50
.ConnectionString = "Provider=MSDASQL.1;Persist Info=False;User ID=dba;Data Source="
Security
Public Sub koneksi() On Error GoTo konekErr
!
Kesalahan
App.Path
+
pada
:
"
&
AY
konekErr: MsgBox "Gagal menghubungkan ke Database Err.Description, vbCritical, "Peringatan" End Sub
+
A
If Conn.State = 1 Then Conn.Close Conn.Open "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" "\tu_dnspeternakan.mdb;Persist Security Info=False" Exit Sub
Private Sub Command1_Click() Mnomor = InputBox("Masukkan Nomor Surat yang Dicari", "Information") Dim mkriteria As String If Mnomor <> "" Then mkriteria = "Nomor_Surat" & "=" & "" & Mnomor & ""
'
AB
With Adodc2.Recordset On Error Resume Next .Find mkriteria, , adSearchForward, 1 If Mnomor = Mnomor Then
SU
R
Call koneksi Adodc2.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" + App.Path + "\tu_dnspeternakan.mdb;Persist Security Info=False" Adodc2.RecordSource = "Select Surat_Dari, Tanggal_Surat, Nomor_Surat, Perihal, Diterima_Tanggal, Nomor_Agenda, Diteruskan_Kepada, Isi_Disposisi from disposisi_masuk where Nomor_Surat = '" & Mnomor & "'" 'Adodc2.Refresh Text1.Text = Adodc2.Recordset!Surat_Dari tanggal = CStr(Adodc2.Recordset!Tanggal_Surat) If Mid(tanggal, 2, 1) = "/" Then Tgl = "0" + Left(tanggal, 1)
ST
IK
O
M
If Mid(tanggal, 4, 1) = "/" Then Bulan = "0" + Mid(tanggal, 3, 1) ElseIf Mid(tanggal, 5, 1) = "/" Then Bulan = Mid(tanggal, 3, 2) End If ElseIf Mid(tanggal, 3, 1) = "/" Then Tgl = Left(tanggal, 2) If Mid(tanggal, 5, 1) = "/" Then Bulan = "0" + Mid(tanggal, 4, 1) ElseIf Mid(tanggal, 6, 1) = "/" Then Bulan = Mid(tanggal, 4, 2) End If End If Tahun = Right(tanggal, 4) nomer = Adodc2.Recordset!Nomor_Surat Text2 Text5 Text4 Text3
= = = =
Left(nomer, 4) Mid(nomer, 6, 4) Mid(nomer, 11, 4) Right(nomer, 4)
Text7.Text = Adodc2.Recordset!Perihal tglterima = CStr(Adodc2.Recordset!Diterima_tanggal) If Mid(tglterima, 2, 1) = "/" Then Combo2 = "0" + Left(tglterima, 1) If Mid(tglterima, 4, 1) = "/" Then
51
'
AY
If Mid(tglterima, 5, 1) = "/" Then Combo3 = "0" + Mid(tglterima, 4, 1) ElseIf Mid(tglterima, 6, 1) = "/" Then Combo3 = Mid(tglterima, 4, 2) End If End If Combo4 = Right(tglterima, 4) Text6.Text = Adodc2.Recordset!Nomor_Agenda Combo1.Text = Adodc2.Recordset!Diteruskan_Kepada Text8.Text = Adodc2.Recordset!Isi_Disposisi
A
Combo3 = "0" + Mid(tglterima, 3, 1) ElseIf Mid(tglterima, 5, 1) = "/" Then Combo3 = Mid(tglterima, 3, 2) End If ElseIf Mid(tglterima, 3, 1) = "/" Then Combo2 = Left(tglterima, 2)
End If On Error GoTo 0
AB
If .EOF Then MsgBox "Data Tidak Ditemukan !!"
End With End If End Sub
R
End If
SU
Private Sub Command2_Click() Form_jenis.Show Form_disposisimasuk.Hide End Sub
M
Private Sub btnCetak_Click() CrystalReport1.SelectionFormula = "{disposisi_masuk.Nomor_Surat}='" Text2 & "/" & Text5 & "/" & Text4 & "/" & Text3 & "'" CrystalReport1.WindowState = crptMaximized CrystalReport1.RetrieveDataFiles CrystalReport1.Action = 1 End Sub
O
Private Sub Form_Load() 'koneksi Adodc2.ConnectionString = Conn.ConnectionString Adodc2.RecordSource = "select * from disposisi_masuk" 'Adodc1.Refresh 'Set Adodc2 = New Adodb.Recordset Set DataGrid1.DataSource = Adodc2
ST
IK
'Set view = aplikasi.OpenReport(App.Path & "\reportd_masuk") 'view.DiscardSavedData End Sub Private Sub Mn_keluar_Click() Unload Me End Sub Sub bersih() Text1 = "" Text2 = "" Tgl = "Tgl" Bulan = "Bulan" Text5 = "" Text4 = "" Text3 = "" Tahun = "Tahun" Text6 = "" Text7 = "" Text8 = ""
52
&
Combo2 = Combo3 = Combo4 = Combo1 = End Sub
"Tgl" "Bulan" "Tahun" "------------------------------------"
Private Sub Mn_simpan_Click() Dim tanggal As String Dim tglterima As String
AY
A
If Len(Text2) < 4 And Len(Text5) < 4 And Len(Text4) < 4 And Len(Text3) < 4 Then MsgBox "Harap masukkan 4 digit nomor pada setiap kolom" Text2.Text = "" Text5.Text = "" Text4.Text = "" Text3.Text = "" End If
AB
tanggal = Tgl & "/" & Bulan & "/" + Tahun nomer = Text2 & "/" & Text5 & "/" & Text4 & "/" & Text3 tglterima = Combo2 & "/" & Combo3 & "/" + Combo4
SU
R
'Adodc2.Recordset.Open Adodc2.Recordset.AddNew 'perintah untuk menyimpan data yang di inputkan pada textbox ke dalam field database Adodc2.Recordset!Surat_Dari = Text1.Text Adodc2.Recordset!Tanggal_Surat = tanggal Adodc2.Recordset!Nomor_Surat = nomer Adodc2.Recordset!Perihal = Text7.Text Adodc2.Recordset!Diterima_tanggal = tglterima Adodc2.Recordset!Nomor_Agenda = Text6.Text Adodc2.Recordset!Diteruskan_Kepada = Combo1.Text Adodc2.Recordset!Isi_Disposisi = Text8.Text
O
M
'update = perintah untuk mengupdate data yang telah ditambahkan Adodc2.Recordset.Update 'perintah untuk merefresh grid ketika data sudah ditambahkan DataGrid1.Refresh 'perintah untuk mengkosongkan textbox setelah data disimpan If Combo1.ListIndex = 0 Then Form_disposisisekretaris.Show Form_disposisimasuk.Hide Else Call bersih Form_kartusuratmasuk.Show Form_disposisimasuk.Hide End If End Sub
Pengkodean form disposisi masuk
ST
IK
5.
Kode-kode instruksi yang diimplementasikan pada form ini adalah sebagai berikut : Private Sub Form_Load() 'koneksi Adodc1.ConnectionString = Conn.ConnectionString Adodc1.RecordSource = "select * from disposisi_sekretaris" 'Adodc1.Refresh Set DataGrid1.DataSource = Adodc1 Text1.Text = Form_disposisimasuk.Text1.Text Tgl = Form_disposisimasuk.Tgl Bulan = Form_disposisimasuk.Bulan Tahun = Form_disposisimasuk.Tahun Text2.Text = Form_disposisimasuk.Text2.Text
53
Text5.Text = Form_disposisimasuk.Text5.Text Text4.Text = Form_disposisimasuk.Text4.Text Text3.Text = Form_disposisimasuk.Text3.Text Text7.Text = Form_disposisimasuk.Text7.Text Combo2.Text = Form_disposisimasuk.Combo2.Text Combo3.Text = Form_disposisimasuk.Combo3.Text Combo4.Text = Form_disposisimasuk.Combo4.Text Text6.Text = Form_disposisimasuk.Text6.Text
Private Sub Command1_Click() Mnomor = InputBox("Masukkan Nomor Surat yang Dicari") Dim mkriteria As String
With Adodc1.Recordset On Error Resume Next .Find mkriteria, , adSearchForward, 1
AY
If Mnomor <> "" Then mkriteria = "Nomor_Surat" & "=" & "" & Mnomor & ""
A
End Sub
AB
If Mnomor = Mnomor Then Call koneksi Adodc1.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" + App.Path + "\tu_dnspeternakan.mdb;Persist Security Info=False" Adodc1.RecordSource = "Select Surat_Dari, Tanggal_Surat, Nomor_Surat, Perihal, Diterima_Tanggal, Nomor_Agenda, Diteruskan_Ke, Isi_Disposisi from disposisi_sekretaris where Nomor_Surat = '" & Mnomor & "'"
R
Text1.Text = Adodc1.Recordset!Surat_Dari tanggal = CStr(Adodc1.Recordset!Tanggal_Surat)
SU
If Mid(tanggal, 2, 1) = "/" Then Tgl = "0" + Left(tanggal, 1)
If Mid(tanggal, 4, 1) = "/" Then Bulan = "0" + Mid(tanggal, 3, 1) ElseIf Mid(tanggal, 5, 1) = "/" Then Bulan = Mid(tanggal, 3, 2) End If ElseIf Mid(tanggal, 3, 1) = "/" Then Tgl = Left(tanggal, 2)
O
M
If Mid(tanggal, 5, 1) = "/" Then Bulan = "0" + Mid(tanggal, 4, 1) ElseIf Mid(tanggal, 6, 1) = "/" Then Bulan = Mid(tanggal, 4, 2) End If End If Tahun = Right(tanggal, 4)
ST
IK
nomer = Adodc1.Recordset!Nomor_Surat Text2 Text5 Text4 Text3
= = = =
Left(nomer, 4) Mid(nomer, 6, 4) Mid(nomer, 11, 4) Right(nomer, 4)
Text7.Text = Adodc1.Recordset!Perihal tglterima = CStr(Adodc1.Recordset!Diterima_tanggal) If Mid(tglterima, 2, 1) = "/" Then Combo2 = "0" + Left(tglterima, 1) If Mid(tglterima, 4, 1) = "/" Combo3 = "0" + Mid(tglterima, ElseIf Mid(tglterima, 5, 1) = Combo3 = Mid(tglterima, 3, 2) End If ElseIf Mid(tglterima, 3, 1) = "/" Combo2 = Left(tglterima, 2)
54
Then 3, 1) "/" Then Then
If Mid(tglterima, 5, 1) = "/" Then Combo3 = "0" + Mid(tglterima, 4, 1) ElseIf Mid(tglterima, 6, 1) = "/" Then Combo3 = Mid(tglterima, 4, 2) End If End If Combo4 = Right(tglterima, 4)
A
Text6.Text = Adodc1.Recordset!Nomor_Agenda Combo1.Text = Adodc1.Recordset!Diteruskan_Ke Text8.Text = Adodc1.Recordset!Isi_Disposisi
Private Sub Mn_keluar_Click() End End Sub
R
Private Sub Mn_simpan_Click() Dim tanggal As String Dim tglterima As String
AB
If .EOF Then MsgBox "Data Tidak Ditemukan !!" End If End With End If End Sub
AY
End If On Error GoTo 0
SU
If Len(Text2) < 4 And Len(Text5) < 4 And Len(Text4) < 4 And Len(Text3) < 4 Then MsgBox "Harap masukkan 4 digit nomor pada setiap kolom" Text2.Text = "" Text5.Text = "" Text4.Text = "" Text3.Text = "" End If tanggal = Tgl & "/" & Bulan & "/" + Tahun nomer = Text2 & "/" & Text5 & "/" & Text4 & "/" & Text3 tglterima = Combo2 & "/" & Combo3 & "/" + Combo4
ST
IK
O
M
'Adodc2.Recordset.Open Adodc1.Recordset.AddNew 'perintah untuk menyimpan data yang di inputkan pada textbox ke dalam field database Adodc1.Recordset!Surat_Dari = Text1.Text Adodc1.Recordset!Tanggal_Surat = tanggal Adodc1.Recordset!Nomor_Surat = nomer Adodc1.Recordset!Perihal = Text7.Text Adodc1.Recordset!Diterima_tanggal = tglterima Adodc1.Recordset!Nomor_Agenda = Text6.Text Adodc1.Recordset!Diteruskan_Ke = Combo1.Text Adodc1.Recordset!Isi_Disposisi = Text8.Text 'update = perintah untuk mengupdate data yang telah ditambahkan Adodc1.Recordset.Update 'perintah untuk merefresh grid ketika data sudah ditambahkan DataGrid1.Refresh 'perintah untuk mengkosongkan textbox setelah data disimpan Text1 = "" Text2 = "" Tgl = "Tgl" Bulan = "Bulan" Tahun = "Tahun" Text6 = "" Text7 = "" Text8 = "" Combo1 = "" List1 = "" List2 = ""
55
Form_kartusuratmasuk.Show Form_disposisisekretaris.Hide End Sub
6.
Pengkodean form pengantar dalam Kode-kode instruksi yang diimplementasikan pada form ini adalah
AY
Private Sub Command1_Click() Dim tanggal As String Dim nomer As String Dim tglterima As String Dim tglkirim As String
AB
Private Sub Form_Load() 'koneksi Adodc1.ConnectionString = Conn.ConnectionString Adodc1.RecordSource = "select * from s_rutin" 'Adodc1.Refresh Set DataGrid1.DataSource = Adodc1 End Sub
A
sebagai berikut :
M
SU
R
tanggal = Tgl & "/" & Bulan & "/" + Tahun nomer = Text6 & "/" & Text5 & "/" & Text4 & "/" & Text3 tglterima = Combo3 & "/" & Combo2 & "/" + Combo1 tglkirim = Combo6 & "/" & Combo5 & "/" + Combo4 Adodc1.Recordset.AddNew 'perintah untuk menyimpan data yang di inputkan pada textbox ke dalam field database Adodc1.Recordset!Kepada = Text1.Text Adodc1.Recordset!Asal_Surat = Text2.Text Adodc1.Recordset!Tanggal_Surat = tanggal Adodc1.Recordset!Nomor_Surat = nomer Adodc1.Recordset!Keterangan = Text9.Text Adodc1.Recordset!Diterima_tanggal = tglterima Adodc1.Recordset!Dikirim_tanggal = tglkirim Adodc1.Recordset!Penerima = Text7.Text Adodc1.Recordset!Pengirim = Text8.Text
ST
IK
O
'update = perintah untuk mengupdate data yang telah ditambahkan Adodc1.Recordset.Update 'perintah untuk merefresh grid ketika data sudah ditambahkan DataGrid1.Refresh 'perintah untuk mengkosongkan textbox setelah data disimpan Text1 = "" Text2 = "" Tgl = "Tgl" Bulan = "Bulan" Tahun = "Tahun" Text3 = "" Text4 = "" Text5 = "" Text6 = "" Text7 = "" Text8 = "" Text9 = "" Combo1 = "" Combo2 = "" Combo3 = "" Combo4 = "" Combo5 = "" Combo6 = "" End Sub Private Sub Command3_Click() Form_jenis.Show Form_pengantardalam.Hide
56
End Sub Private Sub Command4_Click() Unload Me End Sub
7.
Pengkodean form kartu surat masuk
A
Kode-kode instruksi yang diimplementasikan pada form ini adalah
Public Conn As New ADODB.Connection Dim Mkode As String
AY
sebagai berikut :
AB
Public Sub koneksi_database() 'On Error GoTo NoConn With Conn If .State = adStateOpen Then Exit Sub .CursorLocation = adUseClient .ConnectionString = "Provider=MSDASQL.1;Persist Info=False;User ID=dba;Data Source=" End With End Sub Public Sub koneksi() On Error GoTo konekErr
SU
R
If Conn.State = 1 Then Conn.Close Conn.Open "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" "\tu_dnspeternakan.mdb;Persist Security Info=False" Exit Sub konekErr: MsgBox "Gagal menghubungkan ke Database Err.Description, vbCritical, "Peringatan" End Sub
!
Kesalahan
+
Security
App.Path
pada
:
"
+
&
M
Private Sub Command3_Click() CrystalReport1.SelectionFormula = "{krt_s_masuk.Kode}='" & Text2.Text & "'" CrystalReport1.WindowState = crptMaximized CrystalReport1.RetrieveDataFiles CrystalReport1.Action = 1 End Sub
O
Private Sub Command4_Click() Mkode = InputBox("Masukkan Kode Surat Masuk yang Dicari", "Information") Dim mkriteria As String
ST
IK
If Mkode <> "" Then mkriteria = "Kode" & "=" & "" & Mkode & "" With Adodc1.Recordset On Error Resume Next .Find mkriteria, , adSearchForward, 1
Call koneksi Adodc1.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" + App.Path + "\tu_dnspeternakan.mdb;Persist Security Info=False" Adodc1.RecordSource = "Select Index, Kode, Nomor_Urut, Isi_Ringkas, Dari, Tanggal_Surat, Nomer_Surat, Lampiran, Pengolah, Tanggal_Diteruskan, Catatan from krt_s_masuk where Kode = '" & Mkode & "'" Text1.Text = Adodc1.Recordset!Index Text2.Text = Adodc1.Recordset!Kode Text3.Text = Adodc1.Recordset!Nomer_Urut Text14.Text = Adodc1.Recordset!Isi_Ringkas Text15.Text = Adodc1.Recordset!Dari
57
'menampilkan tanggal tanggal = CStr(Adodc1.Recordset!Tanggal_Surat) If Mid(tanggal, 2, 1) = "/" Then Text6 = "0" + Left(tanggal, 1) If Mid(tanggal, 4, 1) = "/" Text10 = "0" + Mid(tanggal, ElseIf Mid(tanggal, 5, 1) = Text10 = Mid(tanggal, 3, 2) End If ElseIf Mid(tanggal, 3, 1) = "/" Text6 = Left(tanggal, 2)
Then 3, 1) "/" Then
AY
If Mid(tanggal, 5, 1) = "/" Then Text10 = "0" + Mid(tanggal, 4, 1) ElseIf Mid(tanggal, 6, 1) = "/" Then Text10 = Mid(tanggal, 4, 2) End If End If
A
Then
AB
Text11 = Right(tanggal, 4) '---------------------------------------Text5.Text = Adodc1.Recordset!Nomer_Surat Text4.Text = Adodc1.Recordset!Lampiran Text9.Text = Adodc1.Recordset!Pengolah '---------------------------------------------------
tglditeruskan = CStr(Adodc1.Recordset!Tanggal_Diteruskan)
R
If Mid(tglditeruskan, 2, 1) = "/" Then Text8 = "0" + Left(tglditeruskan, 1)
SU
If Mid(tglditeruskan, 4, 1) = "/" Text12 = "0" + Mid(tglditeruskan, ElseIf Mid(tglditeruskan, 5, 1) = Text12 = Mid(tglditeruskan, 3, 2) End If ElseIf Mid(tglditeruskan, 3, 1) = "/" Text8 = Left(tglditeruskan, 2)
Then 3, 1) "/" Then Then
M
If Mid(tglditeruskan, 5, 1) = "/" Then Text12 = "0" + Mid(tglditeruskan, 4, 1) ElseIf Mid(tglditeruskan, 6, 1) = "/" Then Text12 = Mid(tglditeruskan, 4, 2) End If End If
O
Text13 = Right(tglditeruskan, 4) '------------------------------------------------------
ST
IK
Text16.Text = Adodc1.Recordset!Catatan On Error GoTo 0 If .EOF Then MsgBox "Data Tidak Ditemukan !!" End If
End With End If End Sub Private Sub Form_Load() 'koneksi Adodc1.ConnectionString = Conn.ConnectionString Adodc1.RecordSource = "select * from krt_s_masuk" 'Adodc1.Refresh Set DataGrid1.DataSource = Adodc1 End Sub Private Sub Command1_Click()
58
Dim tanggal As String Dim Tgl As String tanggal = Text6 & "/" & Text10 & "/" + Text11 Tgl = Text8 & "/" & Text12 & "/" + Text13
AB
AY
A
'Adodc2.Recordset.Open Adodc1.Recordset.AddNew 'perintah untuk menyimpan data yang di inputkan pada textbox ke dalam field database Adodc1.Recordset!Index = Text1.Text Adodc1.Recordset!Kode = Text2.Text Adodc1.Recordset!Nomer_Urut = Text3.Text Adodc1.Recordset!Isi_Ringkas = Text14.Text Adodc1.Recordset!Dari = Text15.Text Adodc1.Recordset!Tanggal_Surat = tanggal Adodc1.Recordset!Nomer_Surat = Text5.Text Adodc1.Recordset!Lampiran = Text4.Text Adodc1.Recordset!Pengolah = Text9.Text Adodc1.Recordset!Tanggal_Diteruskan = Tgl 'Adodc1.Recordset!Tanda_Terima = Text7.Text Adodc1.Recordset!Catatan = Text16.Text
M
SU
Text1 = "" Text2 = "" Text3 = "" Text4 = "" Text5 = "" Text6 = "" Text7 = "" Text8 = "" Text9 = "" Text10 = "" Text11 = "" Text12 = "" Text13 = "" Text14 = "" Text15 = "" Text16 = ""
R
'update = perintah untuk mengupdate data yang telah ditambahkan Adodc1.Recordset.Update 'perintah untuk merefresh grid ketika data sudah ditambahkan DataGrid1.Refresh 'perintah untuk mengkosongkan textbox setelah data disimpan
O
End Sub
ST
IK
Private Sub Command2_Click() Unload Me End Sub
8.
Pengkodean form kartu surat keluar
Kode-kode instruksi yang diimplementasikan pada form ini adalah sebagai berikut : Public Conn As New ADODB.Connection Dim Mkode As String Public Sub koneksi() On Error GoTo konekErr If Conn.State = 1 Then Conn.Close Conn.Open "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" + App.Path + "\tu_dnspeternakan.mdb;Persist Security Info=False" Exit Sub konekErr:
59
MsgBox "Gagal menghubungkan ke Database ! Kesalahan pada : " & Err.Description, vbCritical, "Peringatan" End Sub Private Sub Command1_Click() Dim tanggal As String tanggal = Text8 & "/" & Text12 & "/" + Text13
AB
AY
A
'Adodc2.Recordset.Open Adodc1.Recordset.AddNew 'perintah untuk menyimpan data yang di inputkan pada textbox ke dalam field database Adodc1.Recordset!Index = Text1.Text Adodc1.Recordset!Kode = Text2.Text Adodc1.Recordset!Nomer_Urut = Text3.Text Adodc1.Recordset!Isi_Ringkas = Text14.Text Adodc1.Recordset!Kepada = Text15.Text Adodc1.Recordset!Pengolah = Text9.Text Adodc1.Recordset!Tanggal_Surat = tanggal Adodc1.Recordset!Lampiran = Text7.Text Adodc1.Recordset!Catatan = Text4.Text
SU
Text1 = "" Text2 = "" Text3 = "" Text4 = "" Text7 = "" Text8 = "" Text9 = "" Text12 = "" Text13 = "" Text14 = "" Text15 = "" End Sub
R
'update = perintah untuk mengupdate data yang telah ditambahkan Adodc1.Recordset.Update 'perintah untuk merefresh grid ketika data sudah ditambahkan DataGrid1.Refresh 'perintah untuk mengkosongkan textbox setelah data disimpan
O
M
Private Sub Command3_Click() CrystalReport1.SelectionFormula = "{s_keluar.Kode}='" & Text2 & "'" CrystalReport1.WindowState = crptMaximized CrystalReport1.RetrieveDataFiles CrystalReport1.Action = 1 End Sub
ST
IK
Private Sub Command5_Click() Mkode = InputBox("Masukkan Kode Surat yang Dicari", "Information") Dim mkriteria As String If Mkode <> "" Then mkriteria = "Kode" & "=" & "" & Mkode & "" With Adodc1.Recordset On Error Resume Next .Find mkriteria, , adSearchForward, 1
Call koneksi Adodc1.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" + App.Path + "\tu_dnspeternakan.mdb;Persist Security Info=False" Adodc1.RecordSource = "Select Index, Kode, Nomor_Urut, Isi_Ringkas, Kepada, Pengolah, Tanggal_Surat, Lampiran, Catatan from disposisi_masuk where Kode = '" & Mkode & "'" Text1.Text = Adodc1.Recordset!Index Text2.Text = Adodc1.Recordset!Kode Text3.Text = Adodc1.Recordset!Nomer_Urut Text14.Text = Adodc1.Recordset!Isi_Ringkas Text15.Text = Adodc1.Recordset!Kepada
60
Text9.Text = Adodc1.Recordset!Pengolah tanggal = CStr(Adodc1.Recordset!Tanggal_Surat) If Mid(tanggal, 2, 1) = "/" Then Text8 = "0" + Left(tanggal, 1) Then 3, 1) "/" Then Then
AB
Text13 = Right(tanggal, 4) Text7.Text = Adodc1.Recordset!Lampiran Text4.Text = Adodc1.Recordset!Catatan On Error GoTo 0
R
If .EOF Then
MsgBox "Data Tidak Ditemukan !!"
SU
End If End With End If End Sub
AY
If Mid(tanggal, 5, 1) = "/" Then Text12 = "0" + Mid(tanggal, 4, 1) ElseIf Mid(tanggal, 6, 1) = "/" Then Text12 = Mid(tanggal, 4, 2) End If End If
M
Private Sub Form_Load() 'koneksi Adodc1.ConnectionString = Conn.ConnectionString Adodc1.RecordSource = "select * from s_keluar" 'Adodc1.Refresh Set DataGrid1.DataSource = Adodc1 End Sub
O
Private Sub Command2_Click() Unload Me End Sub
ST
IK
Private Sub Command4_Click() Form_menu.Show Form_suratkeluar.Hide End Sub
61
A
If Mid(tanggal, 4, 1) = "/" Text12 = "0" + Mid(tanggal, ElseIf Mid(tanggal, 5, 1) = Text12 = Mid(tanggal, 3, 2) End If ElseIf Mid(tanggal, 3, 1) = "/" Text8 = Left(tanggal, 2)
