BAB IV IMPLEMENTASI MODEL PENGUKURAN Pada bab ini akan dijabarkan penerapan sistem pengukuran kinerja yang telah dirancang melalui pengimplementasian tahapan-tahapan pengukuran kinerja berdasarkan Metode Prism.
IV.1 Deskripsi Perusahaan Studi Kasus Pada tugas akhir ini, organisasi berorientasi profit yang dijadikan sebagai kasus uji adalah unit waserda KPN Dinas Pendidikan Kota Bukittinggi. KPN ini merupakan koperasi yang beranggotakan guru TK dan SD se-Bukittinggi dan pegawai-pegawai yang bernaung di bawah Dinas Pendidikan Kota Bukittinggi. Koperasi ini resmi didirikan pada tanggal 6 Mei 1976 dan tercatat dengan nomor badan hukum 1080/BH/VIII yang kemudian direvisi menjadi No. 346/PAD/KWK-3/IV-1997 pada tanggal 7 April 1997. Jumlah anggota yang tercatat dalam buku anggota untuk keadaan 31 Desember 2006 sebanyak 889 orang. Bidang usaha yang dikelola oleh KPN Dinas Pendidikan Kota Bukittinggi terdiri dari unit usaha simpan pinjam serta unit usaha pertokoan dan kesejahteraan (seringkali disebut unit waserda). Khusus untuk unit waserda/unit pertokoan yang menjadi kasus uji dalam tugas akhir ini memiliki volume usaha Rp. 544.869.419,- pada tahun 2006 dan sisa hasil usaha (SHU) sebesar Rp. 20.901.213,45. Di dalam menjalankan usahanya, modal KPN Dinas Pendidikan diperoleh dari simpanan anggota yang terdiri dari simpanan pokok, simpanan wajib dan simpanan usaha. Dengan demikian, tidak terdapat investor di luar anggota yang menanamkan modalnya di KPN Dinas Pendidikan.
IV.2 Deskripsi Implementasi Pengukuran Pengimplementasian model rancangan pada Unit Pertokoan KPN Dinas Pendidikan Bukittinggi dilakukan dengan cara wawancara dengan pengurus dan stakeholder yang terkait, penyebaran kuesioner (contoh kuesioner dapat dilihat pada Lampiran B dan Lampiran C) dan data pada Laporan Tahunan KPN Dinas Pendidikan. Secara garis IV-1
IV-2
besar, pengambilan data dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai perspektifperspektif Metode Prism pada Unit Pertokoan KPN Dinas Pendidikan, analisis dan validasi KPI, penentuan bobot masing-masing KPI (berdasakan tingkat kepentingannya) dan perhitungan nilai kinerja serta pengukuran kinerja berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner pada existing condition dan data tertulis berdasarkan kejadian pada tahun 2006 (merujuk pada Laporan Tahunan KPN Dinas Pendidikan pada Rapat Anggota Tahunan tutup buku 2006). Penerapan Metode Prism secara lebih lengkap dijelaskan sebagai berikut: 1. Identifikasi Perspektif Sebelum dilakukan identifikasi perspektif Metode Prism, dilakukan identifikasi stakeholder terlebih dahulu. Proses identifikasi stakeholder dilakukan melalui wawancara dengan pengurus KPN Dinas Pendidikan. Sedangkan identifikasi perspektif dilakukan melalui 3 cara: a. Wawancara dengan pihak pengurus b. Penyebaran kuesioner (contoh kuesioner pada Lampiran B). Perspektif yang ditambahkan pada kuesioner akan disaring lagi dengan menggunakan metode cut-off point. 2. Identifikasi Objektif Dilakukan melalui wawancara dengan pihak pengurus 3. Pendefinisian KPI Berdasarkan objektif yang telah disusun, didefinisikan KPI masing-masing perspektif. 4. Validasi KPI Validasi KPI dilakukan melalui wawancara dengan pihak pengurus. 5. Pembobotan KPI Pembobotan dilakukan dengan menghitung ranking stakeholder dan KPI. Ranking stakeholder dan KPI diperoleh melalui penyebaran kuesioner. Contoh kuesioner dapat dilihat pada lampiran C. 6. Penyusunan alat ukur kinerja Pada penyusunan alat ukur kinerja digunakan form OMAX. Data-data untuk pengisian form OMAX diperoleh melalui wawancara dengan pengurus dan melalui pengambilan data pada Buku Laporan Tahunan KPN Dinas Pendidikan pada Rapat Anggota Tahunan tutup buku 2006.
IV-3
Hasil pengambilan data untuk KPI tuntutan dan kontribusi stakeholder yang menjadi objek pengukuran pada tugas akhir ini digambarkan dalam Tabel IV-1 dan Tabel IV-2. Tabel IV-1 Kontribusi dan tuntutan stakeholder beserta tujuan/objektifnya
No
Stakeholder
1.
Anggota
2.
3.
4.
5.
Tuntutan/Kontribusi Pembagian SHU
Tujuan (Objective)
Memberikan keuntungan usaha dalam bentuk sisa hasil usaha (SHU) kepada anggota Keakuratan laporan tahunan Memberikan pelaporan secara akurat mengenai keadaan koperasi Pembayaran simpanan Meningkatkan jumlah modal koperasi Peningkatan keuntungan Memperoleh keuntungan dari hasil penjualan/usaha waserda Karyawan Gaji/Honor Memberikan gaji/honor yang sesuai Kenyamanan dan Menciptakan suasana kerja yang kesejahteraan kerja menyenangkan Pengerjaan tugas secara Semua aktivitas dalam unit optimal pertokoan koperasi dikerjakan seoptimal mungkin. Kedisiplinan kerja Menegakkan kedisiplinan dan keseriusan dalam bekerja bagi karyawan Pelanggan Pelayanan yang baik. Memberikan pelayanan sebaik mungkin kepada pelanggan Ketersediaan barang yang Menyediakan barang kebutuhan dibutuhkan pelanggan. sehari-hari pelanggan Peningkatan keuntungan Memperoleh keuntungan dari hasil penjualan/usaha waserda Pemasok Kelancaran pembayaran Melancarkan proses transaksi (supplier) Kelancaran penyaluran Meningkatkan kualitas informasi penyaluran informasi Penyediaan barang Melengkapi ketersediaan barang di koperasi Regulator Laporan tahunan yang akurat Memberikan laporan tahunan (pemerintah) mengenai kondisi KPN Dinas secara akurat Pendidikan Pembinaan koperasi Memperoleh pembinaan dari Dinas Koperasi/Dinas Pendidikan Pembuatan aturan dan Memperoleh petunjuk mengenai petunjuk aturan perkoperasian dan aktivitas koperasi
IV-4
Tabel IV-2 KPI Perspektif Tuntutan dan Kontribusi Stakeholder
No
Stakeholder
1.
Anggota
2.
3.
4.
5.
Tujuan (Objective)
Memberikan keuntungan usaha dalam bentuk sisa hasil usaha (SHU) kepada anggota Memberikan pelaporan secara akurat mengenai keadaan koperasi Meningkatkan jumlah modal koperasi Memperoleh keuntungan dari hasil penjualan/usaha waserda Karyawan Memberikan gaji/honor yang sesuai Menciptakan suasana kerja yang menyenangkan Semua aktivitas dalam unit pertokoan koperasi dikerjakan seoptimal mungkin. Menegakkan kedisiplinan dan keseriusan dalam bekerja bagi karyawan Pelanggan Memberikan pelayanan sebaik mungkin kepada pelanggan Menyediakan barang kebutuhan sehari-hari pelanggan Memperoleh keuntungan dari hasil penjualan/usaha waserda Pemasok Melancarkan proses transaksi (supplier) Meningkatkan kualitas penyaluran informasi Melengkapi ketersediaan barang di koperasi Regulator Memberikan laporan tahunan (pemerintah) secara akurat Memperoleh pembinaan dari Dinas Koperasi/Dinas Pendidikan Memperoleh petunjuk mengenai aturan perkoperasian dan aktivitas koperasi
KPI Persentase peningkatan penerimaan SHU tiap tahun Persentase keakuratan laporan (dibandingkan dengan hasil audit akuntan publik) Persentase peningkatan modal setiap tahun Jumlah keuntungan tiap bulan Persentase komplain karyawan terkait gaji Persentase komplain karyawan terkait suasana kerja Persentase kesalahan pelaksanaan tugas/kerja Persentase karyawan yang tidak disiplin
Tingkat pembelian barang oleh pelanggan
Tingkat komplain supplier Tingkat kesalahan pasokan barang Jumlah permintaan barang yang tidak tersedia Persentase keakuratan laporan (dibandingkan dengan hasil audit akuntan publik) Jumlah pembinaan dan pengawasan yang dilaksanakan setiap tahun
Sedangkan hasil perhitungan kinerja dengan menggunakan formulir OMAX dapat dilihat pada Tabel IV-3
IV-5
Tabel IV-3 Hasil Perhitungan Kinerja
No
KPI Tuntutan & Kontribusi Stakeholder
1
KPI-TK01
2
KPI-TK02
3
KPI-TK03
4 5
KPI-TK04 KPI-TK05
6
KPI-TK06
7
KPI-TK07
8
KPI-TK08
9
KPI-TK09
10
KPI-TK10
11
KPI-TK11
12
KPI-TK12
13
KPI-TK13
Persentase peningkatan penerimaan SHU tiap tahun Persentase keakuratan laporan (dibandingkan dengan hasil audit akuntan publik) Persentase peningkatan modal setiap tahun Besar keuntungan tiap bulan Tingkat komplain karyawan terkait gaji (skala 5) Tingkat komplain karyawan terkait suasana kerja (skala 5) Persentase kesalahan pelaksanaan tugas/kerja Persentase karyawan yang tidak disiplin Volume penjualan harian (dalam rupiah) Tingkat komplain supplier (skala 5) Persentase kesalahan pasokan barang Persentase permintaan barang yang tidak tersedia Jumlah pembinaan dan pengawasan yang dilaksanakan setiap tahun
Total
Nilai Kinerja
Nilai Skala KPI
Bobot
Score
-3,75
1
0,083
0,083
94
7
0,195
1,362
16,9
6
0,052
0,313
3.500.000
5
0,083
0,417
0
10
0,063
0,625
1,5
4
0,056
0,222
5
6
0,035
0,208
20
2
0,069
0,139
1.500.000
6
0,178
1,067
0,5
8
0,022
0,178
5
8
0,059
0,474
10
7
0,052
0,363
4
3
0,053
0,160
73
1,000
5,611
Penjabaran hasil implementasi secara lebih detail dapat dilihat pada Lampiran A.
IV.3 Analisis Hasil Implementasi Di dalam implementasi rancangan pengukuran kinerja menggunakan Metode Prism diperoleh nilai kinerja untuk perspektif utama (Tuntutan dan Kontribusi Stakeholder) yang dijadikan acuan dalam pengukuran sebesar 5,611. Nilai tersebut diperoleh dengan menjumlahkan skor kinerja untuk keseluruhan KPI perspektif tuntutan dan kontribusi stakeholder. Dengan menerapkan teori skala OMAX untuk kinerja maksimal adalah 10, perhitungan indeks kinerja maksimal atau indeks kinerja terbaik dari KPN Dinas Pendidikan adalah 10,000. Dengan pencapaian indeks kinerja berdasarkan data real tahun 2006 sebesar 5,611.
IV-6
Mengacu pada 3 skala yang ditetapkan pada OMAX, nilai kinerja keseluruhan diinterpretasikan sebagai berikut [AZM05]: 1.
0 < nilai kinerja < 3, artinya kinerja perusahaan berada di bawah standar. KPI tuntutan dan kontribusi stakeholder yang dikategorikan di bawah standar: c. Persentase peningkatan SHU tiap tahun d. Persentase karyawan yang tidak disiplin
2.
Nilai kinerja = 3, artinya kinerja perusahaan memenuhi nilai standar penetapan kineja. KPI yang memenuhi kategori tidak mengalami peningkatan dari periode sebelumnya adalah jumlah pembinaan dan pengawasan tiap tahun dari regulator.
3.
3 < nilai kinerja < 10, artinya perusahaan berada di atas standar namun tidak mencapai target maksimal. KPI yang berada di atas standar antara lain: a. Besar keuntungan tiap bulan b. Tingkat komplain karyawan terkait gaji (skala 5) c. Tingkat komplain karyawan terkait suasana kerja (skala 5) d. Persentase kesalahan pelaksanaan tugas/kerja e. Volume penjualan harian (dalam rupiah) f. Tingkat komplain supplier (skala 5) g. Persentase kesalahan pasokan barang h. Persentase permintaan barang yang tidak tersedia
4.
Nilai kinerja = 10, berarti KPI yang mengalami pencapaian target maksimal KPI yang memenuhi pencapaian target maksimal adalah tingkat komplain karyawan terkait gaji.
Gambaran perbandingan current performance score dan maximum performace score dapat dilihat pada Gambar IV-1.
IV-7
Gambar IV-1 Grafik Perhitungan Score Kinerja
Dengan melihat gambaran pencapaian kinerja ini, Unit Pertokoan KPN Dinas Pendidikan Kota Bukittinggi telah mampu memenuhi pencapaian kinerja di atas standar (hasil pengukuran sebesar 5,611). Namun demikian, pencapaian target kinerja belumlah mendekati maksimal (skala 5,611 dari 10,00). Ada beberapa aspek kinerja terutama yang berada di bawah standar dan sedikit di atas standar yang harus dievaluasi untuk mengetahui penyebab rendahnya pencapaian kinerja. Evaluasi ini dapat dilakukan dengan menghitung KPI perspektif pendukung. Dengan melakukan evaluasi kinerja yang terkait dengan perspektif pendukung, akan dapat diidentifikasi perspektif mana yang menyebabkan rendahnya kinerja dan dapat melakukan perbaikan pada aspek tersebut. Namun demikian, pada tugas akhir ini tidak diimplementasikan pengukuran perspektif pendukung dikarenakan dalam sistem pengukuran kinerja, perspektif utama lah berperan sebagai objek pengukuran[AZM05]. Sedangkan perspektif pendukung yang berperan pada evaluasi kinerja merupakan bagian lain dari sistem manajemen kinerja yang tidak menjadi fokus dalam tugas akhir ini.
