BAB IV IDENTIFIKASI INDIKATOR KINERJA PENGADAAN KONTRAKTOR DENGAN PINJAMAN LUAR NEGERI DI INDONESIA
4.1. UMUM Kinerja jika dikaitkan dengan pengadaan kontraktor akan berarti tingkat pencapaian semua kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan kontraktor yang berkualitas dalam melaksanakan konstruksi. Kinerja pengadaan kontraktor juga dapat diartikan sebagai gambaran kualitatif maupun kuantitatif hasil pencapaian kegiatan pengadaan dalam mendapatkan kontraktor yang berkualitas untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi. Pengukuran kinerja pengadaan kontraktor bertujuan untuk menciptakan suatu proses pelaksanaan pengadaan kontraktor yang sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan mengetahui aliran informasi dari semua pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan. Pengukuran kinerja diperlukan untuk mengetahui baik buruknya kinerja dari suatu pengadaan. Hasil yang akan diperoleh dapat berbentuk angka atau presentase dari suatu aktivitas pengadaan dalam melaksanakan prosedur pengadaan Kinerja pengadaan kontraktor dengan pinjaman luar negeri di Departemen Pekerjaan Umum pada dasarnya tidak dibuat dalam suatu laporan khusus secara tertentu. Tetapi secara umum, Departemen Pekerjaan Umum menyusun laporan bulanan tentang “Monitoring ProyekProyek PHLN (Pinjaman/Hibah Luar Negeri) di Lingkungan Departemen Umum”. Laporan tersebut berisi tentang progress penyerapan pinjaman luar negeri, status dan permasalahan dan tindak lanjut yang akan dilakukan. Sedangkan kinerja mengenai pengadaan hanya terbatas pada kesesuaian jadwal pengadaan aktual dengan jadwal rencana, permasalahan pengadaan. Sedangkan kinerja proses pengadaan atau bagaimana proses pengadaan berlangsung tidak ditinjau. Kinerja pengadaan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah tingkat kesesuaian prosedur pengadaan Keppres 80/2003 dengan prosedur pengadaan WB/ADB yang digunakan dalam proses pengadaan kontraktor yang berpengaruh terhadap waktu pengadaan. Untuk mengukur kinerja pengadaan ini dibutuhkan alat atau ukuran yang disebut dengan indikator kinerja.
70
71
Pengukuran kinerja pengadaan kontraktor sangat penting dilakukan dalam pelaksanaan proyek dengan pinjaman luar negeri dengan tujuan untuk mengurangi permasalahan dalam pengadaan seperti keterlambatan waktu pengadaan. 4.2 DASAR PENGEMBANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA PENGADAAN Kinerja pengadaan yang diukur dalam penelitian ini adalah kinerja proses pengadaan yang berpengaruh terhadap waktu pengadaan akibat perbedaan prosedur antara prosedur Keppres 80/2003 dengan prosedur Bank Dunia/ADB. Kinerja proses pengadaan ini diukur dengan menggunakan sistem pengukuran kinerja yang terdiri dari indikator-indikator kinerja sebagai sub sistemnya. Indikator-indikator kinerja ini akan digunakan untuk mengukur seberapa besar pengaruh perbedaan prosedur pengadaan terhadap penambahan waktu pengadaan. Besarnya hasil pengukuran akan dianalisis sebagai bahan untuk menetapkan upaya-upaya untuk mengatasinya dan selanjutnya dilakukan pengembangan prosedur yang sesuai dengan prosedur Bank Dunia dan ADB sehingga proses pengadaan dapat diselesaikan tepat waktu dan dapat menjamin terpilihnya kontraktor yang berkualitas. Dasar pengembangan sistem pengukuran kinerja ini dapat lebih jelas dilihat pada gambar 4.1 di bawah ini.
Gambar 4.1 Dasar Pengembangan Sistem Pengukuran Kinerja Pengadaan Pentingnya kebutuhan pengukuran kinerja pengadaan mendorong perlunya dikembangkan suatu sistem pengukuran kinerja berdasarkan visi, misi dan tujuan yang ingin dicapai. Tujuan
72
pengukuran kinerja pengadaan pada penelitian ini adalah untuk mengukur ketidaksesuaian prosedur pengadaan Keppres 80/2003 dengan prosedur pengadaan WB/ADB yang memiliki pengaruh terhadap penambahan waktu pengadaan, dengan misi untuk menyelaraskan prosedur pengadaan di Indonesia dengan prosedur internasional pengadaan Bank Dunia dan ADB sehingga visi untuk efektifitas penggunaan pinjaman luar negeri tercapai untuk pembangunan infrastruktur. Ketidaksesuaian prosedur yang menyebabkan potensi pertambahan waktu dalam proses pengadaan Keppres 80/2003 perlu dianalisis untuk melakukan penyesuaian dengan prosedur standar yaitu prosedur Bank Dunia/ADB agar prosedur yang digunakan dapat menjamin ketepatan waktu pengadaan dan menghasilkan kontraktor yang berkualitas. Kebutuhan akan pengembangan sistem pengukuran kinerja pengadaan dengan pinjaman luar negeri dapat dilihat pada gambar 4.1 dan gambar 4.2.
Gambar 4.2 Pengembangan Sistem Pengukuran Kinerja Pengadaan
73
4.3 KAJIAN MODEL PENGUKURAN KINERJA PENGADAAN PUBLIK (PUBLIC PROCUREMENT MODEL OF EXCELLENCE) 4.3.1 Komponen Pengukuran Kinerja Public Procurement Model of Excellence (PPME) Model pengukuran kinerja pengadaan PPME yang dikembangkan Bank Dunia dan ADB terdiri dari 3 (tiga) komponen utama yaitu: •
Baseline Indicator System (BIS),
•
Performance Assesment System (PAS) dan,
•
Performance Measurement Indicators (PMI).
Mekanisme Baseline Indicator System yang dapat digunakan untuk menilai kekuatankekuatan dan kelemahan-kelemahan sistem pengadaan nasional. Alat ini digunakan sebagai perbandingan penilaian atas unsur-unsur yang ada dalam suatu sistim pengadaan terhadap unsur-unsur yang dalam standard atau pembanding. Alat ini tidak mengukur kinerja, meski memungkinkan para pemakai untuk membuat suatu penilaian yang kualitatif dan jujur terhadap sistim dengan satu set standar yang telah ditentukan. Nilainya terletak dalam mengidentifikasi unsur sistem yang memerlukan perbaikan sehingga dapat dikembangkan suatu strategi implementasi untuk memperkuat sistem pengadaan di suatu Negara. Procurement Assesment System adalah seperangkat alat tentang pemantauan dan alat pelaporan untuk mengukur dan mengatur penampilan berkelanjutan di tingkatan nasional yang menghasilkan penilaian antar sistem dan Performance Measurement Indicator merupakan alat penilaian untuk mengevaluasi kinerja pada tingkat entitas pengadaan yang berfokus pada data-data yang harus dimonitor oleh pusat dan manajemen organisasi di dalam suatu Negara untuk mengaplikasikan sistem secara konsisten dan untuk mengukur dampak dan efektifitas dari suatu perubahan. Komponen Baseline Indicator System terdiri dari 4 pillar yang seluruhnya memiliki 12 (dua belas) indikator. Masing-masing indikator memiliki sub-indicator dan mandatory indicator. Komponen Performance Assesment System (PAS) memiliki 4 (empat) area penilaian yaitu Management System, Programme Design, Procurement Process dan Contract Management yang masing-masing area terdiri dari beberapa indikator.
74
Sedangkan Performance Measurement Indicator (PMI) adalah indikator-indikator kinerja yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan tujuan pengukuran kinerja pengadaan. Misalnya, untuk mengukur kinerja pengadaan dengan metode ICB, ADB mengembangkan 14 (empat belas) indikator kinerja beserta cara mengukurnya (Tabel 2.4). Komponen model pengukuran kinerja pengadaan PPME dapat dilihat pada Gambar 2.12. 4.3.2 Prosedur Pengukuran Kinerja Pengadaan Public Procurement Excellence of Model (PPME) Pengukuran kinerja pengadaan PPME dilakukan dengan terlebih dahulu menetapkan visi, misi dan tujuan pengukuran. Kemudian berdasarkan Baseline Indicator, dilakukan penilaian kesesuaian prosedur pengadaan antara prosedur Bank Dunia/ADB dengan prosedur pengadaan Negara berkembang. Hasil dari pengukuran Baseline Indicator ini menjadi dasar untuk pengukuran kinerja pengadaan yang dilakukan pada tingkat nasional dengan alat Procurement Assesment System. Sedangkan pengukuran dengan Performance Measurement Indicator dilakukan pada tingkat entitas pengadaan berdasarkan data-data pada proses pengadaan yang dilakukan. Prosedur pengukuran kinerja pengadaan dengan menggunakan PPME dapat dijelaskan sesuai dengan Gambar 4.2.
Gambar 4.3 Alur Proses Pengukuran Kinerja PPME 4.4 LINGKUP IDENTIFIKASI INDIKATOR KINERJA PENGADAAN Identifikasi indikator kinerja pengadaan pada penelitian ini adalah indikator kinerja proses pengadaan jasa pemborongan atau pengadaan kontraktor dengan metode ICB prakualifikasi pada proyek konstruksi dengan pinjaman Bank Dunia, ADB dan Keppres 80/2003. Proses pengadaan yang ditinjau terdiri dari 3 (tiga) tahapan yaitu tahapan prakualifikasi, pelelangan dan kontrak seperti terlihat pada gambar 4.4.
75
Gambar 4.4 Lingkup Identifikasi Indikator Kinerja Pengadaan Indikator-indikator kinerja diidentifikasi berkaitan dengan proses pengadaan yang berpengaruh terhadap waktu pengadaan dimana jika pengadaan kontraktor dilakukan sesuai dengan prosedur dan waktu yang ditentukan, maka pelaksanaan konstruksi dapat mulai pada waktu yang ditetapkan dan dikerjakan oleh kontraktor yang berkualitas sehingga hasil pekerjaannya pun berkualitas. 4.5 PENGEMBANGAN SISTEM (KONSEPTUAL) PENGUKURAN KINERJA PENGADAAN 4.5.1 Komponen Pengukuran Kinerja Pengadaan Pengukuran kinerja pengadaan terdiri dari 3 (tiga) komponen utama yaitu Prakualifikasi, Pelelangan dan Kontrak dan ketiga komponen ini terdiri dari beberapa komponen seperti terlihat pada Gambar 4.5 dan Gambar 4.6.
76
Gambar 4.5 Komponen Pengukuran Kinerja Pengadaan World Bank dan ADB
77
Gambar 4.6 Komponen Pengukuran Kinerja Pengadaan Keppres 80/2003
78
4.5.2 Prosedur Pengukuran Kinerja Pengadaan Prosedur pengukuran kinerja pengadaan dilakukan berdasarkan tahapan proses pengadaan secara berurutan sesuai dengan urutan proses pengadaan berdasarkan pedoman Bank Dunia, ADB dan Keppres 80/2003 seperti pada gambar 4.7 dan gambar 4.8.
Gambar 4.7 Prosedur Pengukuran Kinerja Pengadaan World Bank dan ADB
79
Gambar 4.8 Prosedur Pengukuran Kinerja Pengadaan Keppres 80/2003
80
4.6 IDENTIFIKASI PROSEDUR DAN PERSYARATAN PENGADAAN KONTRAKTOR YANG BERPENGARUH TERHADAP WAKTU PENGADAAN 4.6.1 Identifikasi Prosedur Dan Persyaratan Proses Pengadaan Kontraktor Bank Dunia Tabel 4.1 Prosedur dan Persyaratan Pengadaan Kontraktor WB dengan metode International Competitive Bidding (ICB)
Prakualifikasi
Tahap
No
Proses
1
General Procurement Notice (GPN)
- Harus berisi informasi peminjam, jumlah dan tujuan pinjaman, lingkup pengadaan ICB, nama, nomor telepon, alamat email atau nomor fax, dan alamat badan yang bertanggung jawab terhadap pengadaan dan website pengumuman pengadaan - Jika sudah ada, jadwal prakualifikasi dan penawaran harus dicantumkan
General Procurement Notice
2 Minggu
2
Special Procurement Notice/Undangan Prakualifikasi (Invitation to prequalify)
- Berisi paket pekerjaan, metode pengadaan, tanggal pengambilan formulir, kualifikasi dan klasifikasi perusahaan, syarat-syarat administrasi - Specific Procurement Notice Oleh WB di website WB (United Nations Development Bussiness/UNDB Online dan Development Gateway’s/dgMarket) - Oleh Executing Agency di koran berbahasa Inggris dengan sirkulasi nasional dan website free access - Pengumuman harus memberikan cukup waktu bagi peserta prospektif untuk mengambil dokumen prakualifikasi, mempersiapkan dan pemasukan dokumen prakualifikasi.
Undangan Prakualifikasi (Specific Procurement Notice/Invitation to Prequalify)
2 Minggu
3
Pendaftaran dan pengambilan dukumen prakualifikasi
- Tidak ada batasan jumlah peserta - Peserta dapat berasal dari semua Negara
4
Pemasukan Dokumen Pra- - Verifikasi informasi pada dokumen prakualifikasi dilakukan pada saat penentuan pemenang kualifikasi (Prequalification)
5
Evaluasi Dokumen Prakualifikasi (Prequalification evaluation)
6
NOL hasil prakualifikasi
Ketentuan WB
- Evaluasi berdasarkan pengalaman dan kinerja pada jenis kontrak yang sama, kemampuan teknis (personil dan peralatan dan konstruksi atau fasilitas manufaktur) dan kemampuan financial (keuangan) - Review oleh Bank
Dokumen
Target Waktu
Mulai pengumuman sampai deadline 6 Minggu Dokumen Prakualifikasi List of prequalified bidders
Minimal 6 minggu, pekerjaan sangat kompleks 8 Minggu
2 Minggu
Indikator Kinerja
Lama pengumuman prakualifikasi
Kontraktor yang mendaftar dan mengambil dokumen prakualifikasi Dokumen prakualifikasi yang masuk dari kontraktor Kontraktor yang lolos prakualifikasi Prakualifikasi ulang
7 hari jika <15 Juta USD 10hari jika <25Juta USD 17harijika >25 Juta USD
Lama perolehan NOL
81 Tahap
No 7
Pelelangan
8
Proses Pengumuman Hasil Prakualifikasi
Undangan Penawaran (Invitation to Bid)
9
Pengambilan dokumen lelang
10
Klarifikasi Dokumen Lelang (Clarity of Bidding Documents)
11
Pemasukan Dokumen Penawaran (Bidding Submission)
12
Pembukaan Penawaran (Bid Opening)
Ketentuan WB Pengumuman hasil prakualifikasi meliputi peserta yang lolos prakualifikasi dan peserta yang tidak lolos prakualifikasi
- Hanya bagi peserta yang lolos prakualifikasi - Hanya bagi peserta yang lolos prakualifikasi - Kriteria evaluasi penawaran harus sudah dijelaskan di bagian Instruksi kepada peserta lelang - Jika dikenakan biaya untuk dokumen lelang, haruslah biaya yang reasonable yaitu biaya cetak dan biaya kirim - Untuk pekerjaan kompleks, dilakukan rapat penjelasan (pre-bid conference) dan kunjungan lokasi (site visit) - Copy Berita acara rapat penjelasan disubmit ke Bank - Segala perubahan dokumen lelang berkenaan dengan rapat penjelasan harus mendapat persetujuan dari Bank (NOL) dan segera dikirim kepada semua peserta lelang • Dokumen lelang meliputi: Undangan lelang Instruksi kepada peserta lelang Bentuk Surat Penawaran Bentuk Kontrak (umum dan spesial) Spesifikasi dan Gambar Data teknis (data geologi dan lingkungan) Daftar barang atau BoQ Waktu pelaksanaan dan waktu selesai dan; Bentuk –bentuk jaminan. • Dokumen Penawaran harus memenuhi persyaratan WB sesuai petunjuk (guidelines)dan memenuhi persyaratan standard dokumen penawaran WB (Standard Bidding Document) • Pemasukan dokumen penawaran dapat melalui email atau secara langsung • Two stage bidding and two envelope procedures (Proposal teknis dulu, melengkapi dokumen teknis, dan setelah lolos baru proposal penawaran). Penggunaan metode ini harus dengan persetujuan WB. • Peserta lelang harus membuat penawaran dalam harga satuan atau lump sum untuk pelaksanaan pekerjaan dan harga tersebut meliputi biaya pekerjaan, pajak dan biaya lainnya.
- Jadwal pembukaan penawaran harus diumumkan bersamaan dengan undangan penawaran - Harus bersamaan dengan deadline penerimaan penawaran - Harus dilakukan pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan - Penawaran harus dibuka secara terbuka (transparan) - Peserta penawaran ataupun wakilnya harus diperkenankan hadir pada saat pembukaan penawaran - Copy Berita Acara Pembukaan penawaran harus ditunjukkan ke WB dan
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
Dokumen hasil prakualifikasi
1 Minggu
RFP (Request For Proposal)
6 Minggu
Dokumen Lelang
6 Minggu
Pengambilan Dokumen lelang oleh Kontraktor
6 Minggu
Waktu klarifikasi
Dokumen Penawaran Revisi Penawaran Adendum
Dokumen penawaran
- Minimal 6 minggu dari jadwal undangan penawaran - Untuk pekerjaan sangat kompleks minimal 12 minggu dari jadwal undangan penawaran
1 hari
Waktu penyusunan Dokuen Penawaran Dokumen penawaran yangmasuk
82 Tahap
No
Proses -
-
13
Evaluasi Penawaran (Bid Evaluation)
14
NOL Bid Evaluation
-
Ketentuan WB kepada peserta penawaran Klarifikasi dan perubahan harus dilakukan sebelum pembukaan penawaran dan dibuat dalam bentuk tulisan dalam bentuk hardcopy atau melalui sistem elektronik yang sesuai dengan ketentuan WB Setelah pembukaan penawaran, informasi mengenai pemeriksaan, klarifikasi, evaluasi penawaran dan rekomendasi yang berhubungan dengan penyerahan kontrak harus dijaga kerahasiaannya sampai jadwal publikasi penunjukan kontrak. Pemeriksaan kelayakan peserta penawaran(elligibility) Pemeriksaan kelengkapan dokumen penawaran yang memenuhi persyaratan (responsive bidder) Dokumen penawaran telah ditandatangani Kelengkapan jaminan penawaran Waktu validitas penawaran Evaluasi pemenang tidak berdasarkan nilai penawaran terendah
Pengumuman Pemenang (Award of Contract)
16
Sanggahan Peserta Lelang dan Pengaduan Masyarakat
- Peserta lelang dapat mengirimkan sanggahan kepada panitia pengadaan dan jika belum puas dengan jawaban panitia, dapat mengirimkannya ke pihak Bank Dunia.
Kontrak
15
- Pengumuman pemenang berisikan : - nama seluruh peserta penawaran; - harga penawaran pada saat dibacakan pada pembukaan penawaran; - nama dan harga penawaran yang dievaluasi; - penawaran yang ditolak dan alasan penolakan; - nama pemenang dan harga penawarannya, - durasi proyek dan scope pekerjaan yang dimenangkan. - Pengumuman pemenang dilakukan pada masa validitas penawaran - Pemenang penawaran adalah peserta yang merupakan responsive bidder dan harga terendah - Pengumuman pemenang dibuat di UNDB Online dan di dgMarket - Pengumuman pemenang dibuat di surat kabar berbahasa Inggris dan website yang dapat diakses
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
•
Surat Sanggahan
Penawaran yang memenuhi syarat Waktu evaluasi penawaran
2 Minggu
•
2 minggu untuk NOL terhadap hasil evaluasi
NOL Bid Evaluation
Tidak terbatas (kapan saja dapat menerima sanggahan dan laporan pengaduan)
Sanggahan Peserta Lelang dan Pengaduan Masyarakat Misprocurement
16
Pemasukan Performance Bond
- Kontraktor melengkapi jaminan pelaksanaan (performance bond) sebelum penandatanganan kontrak.
28 mulai dari pengumuman pemenang
17
Penandatanganan Kontrak (Contract Signed)
- Kontrak yang ditandatangani harus dalam salah satu bahasa yaitu Bahasa Inggris, Spanyol atau Perancis
28 hari setelah menerima draft kontrak harus sudah ditandatangani pemenang kontrak
Waktu penandatanganan kontrak
83
Tabel 4.2 Prosedur Pengadaan Kontraktor Bank Dunia yang berpengaruh terhadap waktu pengadaan No
I
Proses Pengadaan
PRAKUALIFIKASI
Evaluasi Dokumen Prakualifikasi (Prequalification evaluation)
II
- Untuk mendapatkan kontraktor yang berkualitas baik dalam aspek administrasi, teknis dan finansial yang memiliki kapasitas mengikuti pelelangan - Memaksimalkan kompetisi antara para kontraktor Untuk mendapatkan daftar peserta/kontraktor yang layak mengikuti prakualifikasi
NOL hasil Prakualifikasi
Untuk mendapatkan persetujuan Peminjam terhadap hasil evaluasi Prakualifikasi dan dapat melanjutkan kegiatan ke tahap pelelangan.
PELELANGAN
Untuk mendapatkan kontraktor dengan penawaran yang terendah dan reasonable
NOL Bid Evaluation
III
Tujuan
KONTRAK
Sanggahan Peserta Lelang dan Pengaduan Masyarakat
Untuk mendapatkan persetujuan dari Bank Dunia bahwa proses pelelangan yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan prosedur dan dapat melanjutkan ke tahap kontrak Untuk mengadakan perikatan secara hukum antara pengguna jasa dengan kontraktor Untuk memberikan kesempatan kepada peserta/kontraktor maupun masyarakat untuk menyampaikan sanggahan terhadap hasil pengadaan
Indikator Kinerja
Target 12 Minggu
Lama Prakualifikasi
Kontraktor yang lolos prakualifikasi
2 Minggu
Prakualifikasi ulang 1 Minggu Lama Perolehan NOL Prakualifikasi 10 Minggu Waktu pelelangan 2 Minggu NOL Bid Evaluation
Penandatanganan kontrak Sanggahan Peserta Lelang dan Pengaduan Masyarakat
4 Minggu (28 hari) Tidak ada sanggahan
Pengaruh terhadap waktu pengadaan Jika prakualifikasi tidak selesai pada waktunya akan berpengaruh kepada waktu proses selanjutnya yaitu pelelangan.
Jika dokumen prakualifikasi yang telah dievaluasi ternyata tidak ada yang memenuhi persyaratan, maka dilakukan prakualifikasi ulang yang dapat menambah waktu pengadaan. Jika hasil evaluasi prakualifikasi tidak disetujui oleh pemberi pinjaman, maka NOL akan lama diperoleh. Jika pelelangan tidak selesai pada waktunya akan berpengaruh kepada waktu proses selanjutnya yaitu kontrak. Jika hasil evaluasi penawaran tidak disetujui oleh pemberi pinjaman, maka NOL akan lama diperoleh.
Jika penandatangan kontrak ditunda, maka waktu penyelesaian pengadaan akan semakin lama. Sanggahan peserta lelang yang sampai ke Bank Dunia, akan menambah waktu pengadaan karena dengan adanya sanggahan yang tidak terselesaikan, akan menunda Bank Dunia dalam menyetujui kontrak.
84
4.6.2 Identifikasi Prosedur Dan Persyaratan Proses Pengadaan Kontraktor ADB Tabel 4.3 Prosedur dan Persyaratan Pengadaan Kontraktor ADB dengan metode International Competitive Bidding (ICB)
Prakualifikasi
Tahap
No 1
General Procurement Notice
3
Pengumuman/Iklan Undangan Prakualifikasi (Advertisement)
4
5
6 7 8 9 Pelelangan
Proses Pengadaan
Pre-qualification Submission Sheet (Surat tanggapan prakualifikasi) Pemasukan Dokumen Prakualifikasi (Prequalification) Evaluasi Dokumen Prakualifikasi (Prequalification evaluation) NOL Hasil Prakualifikasi Pengumuman Hasil Prakualifikasi Undangan Penawaran (Invitation to Bid)
Ketentuan ADB - Harus berisi informasi peminjam, jumlah dan tujuan pinjaman, lingkup pengadaan ICB, nama, nomor telepon, alamat email atau nomor fax, dan alamat badan yang bertanggung jawab terhadap pengadaan dan website pengumuman pengadaan - Jika sudah ada, jadwal prakualifikasi dan penawaran harus dicantumkan - Berisi paket pekerjaan, metode pengadaan, tanggal pengambilan formulir, kualifikasi dan klasifikasi perusahaan, syarat-syarat administrasi, - Oleh ADB di website ADB - Oleh Executing Agency di koran berbahasa Inggris dengan sirkulasi nasional dan website akses bebas internasional - Copy undangan prakualifikasi harus sudah disetujui oleh ADB - Surat tanggapan prakualifikasi dari penyedia jasa yang akan mengikuti prakualifikasi - Waktu persiapan dokumen prakualifikasi 60 hari - Tidak ada batasan jumlah peserta - Evaluasi berdasarkan pengalaman, kemampuan teknis dan kemampuan financial (keuangan) - Review dan Persetujuan ADB
- Hanya bagi peserta yang lulus prakualifikasi
10 11
Pre-bid Conference/Site Visit - Diusahakan tidak ada, klarifikasi melalui email atau surat Pemasukan Dokumen Penawaran (Bidding Submission)
2 Minggu
Undangan Prakualifikasi
2 Minggu
Prequalification Submission Sheet
- Dokumen Penawaran harus memenuhi persyaratan ADB sesuai petunjuk (guidelines)dan memenuhi persyaratan standard dokumen penawaran ADB - Pemasukan dokumen penawaran dapat melalui email atau secara langsung - Two stage bidding and two envelope procedures (Proposal teknis dulu, melengkapi
Indikator Kinerja
Lama pengumuman prakualifikasi
Kontraktor yang mendaftar dan mengambil dokumen prakualifikasi Dokumen prakualifikasi yang masuk dari kontraktor
Dokumen Prakualifikasi
Minimal 6 minggu setelah undangan prakualifikasi
Dokumen Prakualifikasi
1 Minggu
Kontraktor yang lolos prakualifikasi Prakualifikasi ulang
Daftar peserta yang lolos prakualifikasi
1 Minggu
Lama perolehan NOL prakualifikasi Hasil Prakualifikasi
1 Minggu RFP (Request For Proposal)
1 Minggu
Dokumen Lelang
Satu hari sesudah pengumuman dan satu hari sebelum pembukaan penawaran 1 hari
Pengambilan dokumen lelang oleh Kontraktor
Minimal 6 minggu dari jadwal undangan lelang
Waktu penyusunan dokumen penawaran
- Hanya bagi peserta yang lolos prakualifikasi
- Untuk pekerjaan kompleks
Target Waktu
General Procurement Notice
- Pengumuman peserta yang lulus dan yang tidak lulus prakualifikasi
Pengambilan Dokumen Lelang
12
Dokumen
Dokumen Lelang Adendum Dokumen Penawaran Revisi Penawaran Adendum
Jumlah dokumen
85
Tahap
No
Proses Pengadaan
Ketentuan ADB
-
13
Pembukaan Penawaran (Bid Opening)
-
-
-
14
Evaluasi Penawaran (Bid Evaluation)
15
NOL Bid Evaluation
Kontrak
16
Pengumuman Pemenang (Award of Contract)
-
-
dokumen teknis, setelah lolos baru proposal penawaran). Penggunaan metode ini harus dengan persetujuan ADB. Jadwal harus diumumkan bersamaan dengan undangan penawaran Harus bersamaan dengan deadline penerimaan penawaran Harus dilakukan pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan Dibuka di depan publik (transparan) Peserta penawaran ataupun wakilnya harus diperkenankan hadir pada saat pembukaan penawaran Salinan Berita Acara dikirim ke ADB dan kepada peserta penawaran Klarifikasi dan perubahan harus dilakukan sebelum pembukaan penawaran dan dibuat dalam bentuk tulisan dalam bentuk hardcopy atau melalui sistem elektronik yang sesuai dengan ketentuan ADB Setelah pembukaan penawaran, informasi mengenai pemeriksaan, klarifikasi, evaluasi penawaran dan rekomendasi yang berhubungan dengan penyerahan kontrak harus dijaga kerahasiaannya sampai jadwal publikasi penunjukan kontrak. Pemeriksaan kelayakan peserta penawaran Pemeriksaan kelengkapan dokumen penawaran yang memenuhi persyaratan (responsive bidder) Dokumen penawaran telah ditandatangani Kelengkapan jaminan penawaran Waktu validitas penawaran Evaluasi pemenang tidak berdasarkan nilai penawaran terendah Review dan persetujuan ADB Pengumuman pemenang berisikan : nama seluruh peserta penawaran; harga penawaran pada saat dibacakan pada pembukaan penawaran; nama dan harga penawaran yang dievaluasi; penawaran yang ditolak dan alasan penolakan; nama pemenang dan harga penawarannya, durasi proyek dan scope pekerjaan yang dimenangkan. Pengumuman pemenang dilakukan pada masa validitas penawaran Pemenang penawaran adalah peserta yang merupakan responsive bidder dan harga terendah Pengumuman pemenang dibuat di surat kabar berbahasa Inggris dan website yang dapat diakses
Dokumen
Target Waktu
Dokumen penawaran
1 hari
2 Minggu
Sanggahan (Debriefing)
18
Pemasukan Jaminan Pelaksanaan
19
Penandatanganan Kontrak - Kontrak yang ditandatangani harus dalam salah satu bahasa yaitu Bahasa Inggris (Contract Signed)
- Kontraktor melengkapi jaminan pelaksanaan (performance bond) sebelum penandatanganan kontrak.
Penawaran yang memenuhi syarat Waktu evaluasi penawaran
2 Minggu
NOL Bid Evaluation
2 minggu setelah NOL terhadap hasil evaluasi
Jika peserta lelang ingin mengetahui atas dasar apa penawarannya tidak dipilih, dapat mengirimkan sanggahan kepada peminjam. Jika tidak puas dengan jawaban dari peminjam, dapat mengirimkan surat ke ADB. Hanya penawaran peserta yang mengajukan sanggahan yang akan dibahas.
17
Indikator Kinerja penawaran yang masuk
Sanggahan peserta lelang dan pengaduan masyarakat Misprocurement 28 mulai dari pengumuman pemenang 28 hari setelah menerima draft
Waktu penandatanganan kontrak
86
Tabel 4.4 Prosedur Pengadaan Kontraktor ADB yang berpengaruh terhadap waktu pengadaan No
I
Proses Pengadaan
PRAKUALIFIKASI
Tujuan Untuk mendapatkan kontraktor yang berkualitas baik dalam aspek administrasi, teknis dan finansial yang memiliki kapasitas mengikuti pelelangan
Indikator Kinerja
Target
Pengaruh terhadap waktu pengadaan
12 Minggu
Jika prakualifikasi tidak selesai pada waktunya akan berpengaruh kepada waktu proses selanjutnya yaitu pelelangan.
2 Minggu
Jika dokumen prakualifikasi yang telah dievaluasi ternyata tidak ada yang memenuhi persyaratan, maka dilakukan prakualifikasi ulang yang dapat menambah waktu pengadaan. Jika hasil evaluasi prakualifikasi tidak disetujui oleh pemberi pinjaman, maka NOL akan lama diperoleh.
Lama Prakualifikasi
Memaksimalkan kompetisi antara para kontraktor
II
III
Evaluasi Dokumen Prakualifikasi (Prequalification evaluation)
Untuk mendapatkan daftar peserta/kontraktor yang layak mengikuti prakualifikasi
NOL Hasil Prakualifikasi
Untuk mendapatkan persetujuan Peminjam terhadap hasil evaluasi Prakualifikasi dan dapat melanjutkan kegiatan ke tahap pelelangan.
PELELANGAN
Untuk mendapatkan kontraktor dengan penawaran yang terendah dan reasonable
NOL Bid Evaluation
Untuk mendapatkan persetujuan dari Bank Dunia bahwa proses pelelangan yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan prosedur dan dapat melanjutkan ke tahap kontrak
KONTRAK
Untuk mengadakan perikatan secara hukum antara pengguna jasa dengan kontraktor
Sanggahan (Debriefing)
Untuk memberikan kesempatan kepada peserta lelang jika ingin mengetahui alasan tidak dipilih sebagai pemenang
Kontraktor yang lolos prakualifikasi Prakualifikasi ulang Lama perolehan NOL prakualifikasi
1 Minggu
10 Minggu Waktu pelelangan NOL Bid Evaluation
Penandatanganan kontrak Sanggahan peserta lelang dan pengaduan masyarakat
2 Minggu
4 Minggu (28 hari) Tidak ada sanggahan
Jika pelelangan tidak selesai pada waktunya akan berpengaruh kepada waktu proses selanjutnya yaitu kontrak. Jika hasil evaluasi penawaran tidak disetujui oleh pemberi pinjaman, maka NOL akan lama diperoleh.
Jika penandatangan kontrak ditunda, maka waktu penyelesaian pengadaan akan semakin lama. Sanggahan peserta lelang yang sampai ke Bank Dunia, akan menambah waktu pengadaan karena dengan adanya sanggahan yang tidak terselesaikan, akan menunda Bank Dunia dalam menyetujui kontrak.
87
4.6.3 Identifikasi Prosedur Dan Persyaratan Proses Pengadaan Kontraktor Keppres 80/2003 Tabel 4.5 Prosedur dan Persyaratan Pengadaan Kontraktor menurut Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 dengan metode Pelelangan Umum Prakualifikasi Tahap PRAKUALIFIKASI
No 1
Proses Pengumuman Prakualifikasi
Ketentuan Keppres 80/2003 - Pengumuman Pelelangan umum prakualifikasi sekurangkurangnya dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja di papan pengumuman resmi untuk penerangan umum, dan internet. Penayangan pengumuman prakualifikasi melalui media cetak, radio atau televisi minimal dilakukan 1 (satu) kali, diawal masa pengumuman - Diumumkan secara luas tentang adanya pelelangan umum dengan prakualifikasi dalam rangka pelelangan umum untuk pengadaan yang kompleks melalui media cetak, papan pengumuman resmi untuk penerangan umum serta bila memungkinkan melalui media elektronik - Isi pengumuman memuat sekurang-kurangnya : a. nama dan alamat pengguna barang/jasa yang akan mengadakan pelelangan umum; a. uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan atau barang yang akan dibeli; b. perkiraan nilai pekerjaan; c. syarat-syarat peserta lelang umum; d. tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk mengambil dokumen pengadaan.
-
Calon peserta lelang dari propinsi/kabupaten/kota lain tidak boleh dihalangi/dilarang untuk mengikuti proses lelang di propinsi/ kabupaten/kota lokasi pelelangan;
-
Apabila penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikasi kurang dari 3 (tiga), maka dilakukan pengumuman prakualifikasi ulang. Penyedia barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi tidak perlu diprakualifikasi ulang;
-
Apabila terbukti terjadi kecurangan dalam pengumuman lelang, maka kepada:
a. Panitia/pejabat pengadaan dikenakan sanksi administrasi,
Dokumen Naskah Pengumuman Prakualifikasi
Target Waktu 7 (tujuh) hari kerja di papan pengumuman resmi untuk penerangan umum, dan internet. 1 (satu) kali Penayangan pengumuman lelang melalui media cetak, radio atau televisi diawal masa pengumuman
Indikator Kinerja Lama pengumuman prakualifikasi Pengumuman prakualifikasi ulang
88 Tahap
No
Proses
b.
2
Pendaftaran dan Pengambilan dokumen prakualifikasi
3
Pemasukan dokumen prakualifikasi oleh kontraktor
4
Evaluasi Dokumen Prakualifikasi
Ketentuan Keppres 80/2003 ganti rugi dan/atau pidana sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku; Penyedia barang/jasa yang terlibat dikenakan sanksi tidak boleh mengikuti pengadaan barang/jasa pemerintah selama 2 (dua) tahun, dan sanksi pidana sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
- Pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi - Dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya memuat: 1) pengumuman prakualifikasi yang memuat : lingkup pekerjaan, persyaratan peserta, waktu dan tempat pengambilan dan pemasukan dokumen prakualifikasi, serta penanggung jawab prakualifikasi; 2) tata cara penilaian yang meliputi penilaian aspek administrasi, per-modalan, tenaga kerja, peralatan, pengalaman dengan mempergunakan metode sistem gugur atau sistem nilai (scoring system). - Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas akhir hari pengambilan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja;
Dokumen
Dokumen prakualifikasi
a) Memiliki surat izin usaha konstruksi (SIUJK); b) Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan; c) Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau tidak sedang menjalani sanksi pidana;
Indikator Kinerja
Kontraktor yang mendaftar dan mengambil dokumen prakualifikasi
Dokumen prakualifikasi yang masuk dari kontraktor
Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja setelah berakhirnya penayangan pengumuman prakualifikasi
Persyaratan kualifikasi penyedia jasa/kontraktor:
Target Waktu
Dokumen prakualifikasi yang telah dilengkapi penyedia jasa/kontraktor
Kontraktor yang lolos prakualifikasi
89 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 d) Dalam hal penyedia jasa akan melakukan kemitraan, penyedia barang/jasa wajib mempunyai perjanjian kerjasama operasi/kemitra-an yang memuat persentase kemitraan dan perusahaan yang mewakili kemitraan tersebut; e) Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir (SPT/PPh) serta memiliki laporan bulanan PPh Pasal 25 atau Pasal 21/Pasal 23 atau PPN sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan yang lalu; f) Selama 4 (empat) tahun terakhir pernah memiliki pengalaman menyediakan barang/jasa baik di lingkungan pemerintah atau swasta termasuk pengalaman subkontrak baik di lingkungan pemerintah atau swasta , kecuali penyedia barang/jasa yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun; g) Memiliki kinerja baik dan tidak masuk dalam daftar sanksi atau daftar hitam di suatu instansi; h) Memiliki kemampuan pada bidang dan subbidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil: i) Untuk jasa pemborongan memenuhi KD = 2 NPt (KD : Kemampuan Dasar, NPt : nilai pengalaman tertinggi) pada subbidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir; j) Dalam hal bermitra yang diperhitungkan adalah kemampuan dasar dari perusahaan yang mewakili kemitraan (lead firm); k) Untuk pekerjaan khusus/spesifik/teknologi tinggi dapat ditambahkan persyaratan lain seperti peralatan khusus, tenaga ahli spesialis yang diperlukan, atau pengalaman tertentu; l) Memiliki surat keterangan dukungan keuangan dari bank pemerintah/swasta untuk mengikuti pengadaan barang/jasa sekurang-kurangnya 10% (sepuluh persen) dari nilai proyek untuk pekerjaan jasa pemborongan m) Memiliki kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan serta personil yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan; n) Termasuk dalam penyedia barang/jasa yang sesuai dengan nilai
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
90 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
paket pekerjaan; o) Menyampaikan daftar perolehan pekerjaan yang sedang dilaksanakan khusus untuk jasa pemborongan; p) Tidak membuat pernyataan yang tidak benar tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang dimilikinya; q) Untuk pekerjaan jasa pemborongan memiliki sisa kemampuan keuangan (SKK) yang cukup dan sisa kemampuan paket (SKP). 5
Pengumuman Hasil Prakualifikasi
Hasil Prakualifiksi
Pengumuman hasil prakualifikasi sekurang-kurangnya memuat : (1) Nama dan perkiraan nilai pekerjaan serta sumber dananya; (2) Nama dan alamat penyedia barang/jasa dan nama pengurus yang berhak menandatangani kontrak pekerjaan untuk setiap calon penyedia barang/jasa; (3) Nama dan nilai paket tertinggi pengalaman pada bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil dan subbidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir; (4) Keputusan lulus tidaknya setiap calon penyedia barang/jasa;
Prakualifikasi ulang
Apabila penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikasi kurang dari 3 (tiga) maka dilakukan pengumuman dan proses prakualifikasi bagi penyedia barang/jasa yang baru; Bila setelah pengumuman lelang/prakualifikasi diulang, ternyata tidak ada tambahan calon peserta lelang yang baru atau keseluruhan peserta lelang masih kurang dari 3 (tiga) peserta, maka panitia/pejabat pengadaan melanjutkan proses pemilihan dengan metoda seperti pemilihan langsung apabila peserta yang mendaftar/lulus prakualifikasi 2 (dua) peserta atau penunjukan langsung apabila peserta yang mendaftar/lulus prakualifikasi hanya 1 (satu) peserta. 6
Sanggahan terhadap hasil prakualifikasi
• Penyedia barang/jasa yang tidak lulus prakualifikasi dapat menyatakan keberatan/mengajukan sanggahan kepada pengguna barang/jasa; Apabila sanggahan/keberatan penyedia barang/jasa terbukti benar
Surat sanggahan
Sanggahan Prakualifikasi
91 Tahap
No
PELELANGAN
7
Proses
Undangan Penawaran
Ketentuan Keppres 80/2003 maka panitia/pejabat pengadaan melakukan evaluasi ulang dan daftar penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikasi hasil evaluasi ulang diumumkan.
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
a. Daftar peserta lelang yang akan diundang harus disahkan oleh pengguna barang/jasa
b. Semua calon peserta lelang yang tercatat dalam daftar peserta lelang harus diundang untuk mengambil dokumen pemilihan penyedia barang/jasa;
c. Peserta lelang yang diundang berhak mengambil dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dari panitia/pejabat pengadaan; d. Undangan kepada penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikasi, sekurang-kurangnya memuat: tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk memperoleh dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dan keterangan lainnya; tempat, tanggal, hari, dan waktu pemberian penjelasan mengenai dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dan keterangan lainnya; tempat, tanggal, hari, dan waktu penyampaian dokumen penawaran; alamat tujuan pengiriman dokumen penawaran; jadual pelaksanaan pengadaan barang/jasa sampai dengan penetapan penyedia barang/jasa. 8
Pengambilan Dokumen Lelang
• Hanya penyedia jasa yang lolos prakualifikasi yang dapat mengambil dokumen lelang
9
Penjelasan Lelang (Aanwijzing)
1. Penjelasan (aanwijzing) dilaksanakan paling cepat 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal pengumuman 2. Penjelasan lelang dilakukan di tempat dan pada waktu yang ditentukan, dihadiri oleh para penyedia barang/jasa yang terdaftar dalam daftar peserta lelang; 3.
Ketidakhadiran penyedia barang/jasa pada saat penjelasan lelang
Pengambilan dokumen lelang oleh kontraktor Berita Acara Penjelasan Adendum
1 (satu) hari
Jumlah klarifikasi data/informasi lelang
92 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan penawaran;
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
Batas pemasukan dokumen penawaran 7 hari kerja setelah anwijzing
Dokumen Penawaran yang masuk (≥3 peserta)
4. Dalam acara penjelasan lelang, harus dijelaskan kepada peserta lelang mengenai : a) Metoda pengadaan/penyelenggaraan pelelangan; b) Cara penyampaian penawaran (satu sampul atau dua sampul atau dua tahap); c) Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran; d) Acara pembukaan dokumen penawaran; e) Metoda evaluasi; f) Hal-hal yang menggugurkan penawaran; g) Jenis kontrak yang akan digunakan; h) Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan produksi dalam negeri; i) Ketentuan dan cara sub kontrak sebagian pekerjaan kepada usaha kecil termasuk koperasi kecil; j) Besaran, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan penawaran. 5. Bila dipandang perlu, dapat dilakukan peninjauan lapangan 10
Penyampaian dan Pembukaan Dokumen Penawaran
Hanya penyedia barang/jasa yang diundang sebagai peserta lelang yang diperkenankan memasukkan penawaran. Dalam prakualifikasi, untuk menghindari kesalahan-kesalahan kecil yang dapat menggugurkan peserta pelelangan, maka syarat-syarat administrasi lainnya yang diperlukan agar diminta dan dievaluasi pada saat prakualifikasi dan tidak perlu lagi dilampirkan pada dokumen penawaran; Dokumen penawaran dibuka jika peserta penawaran sekurangkurangnya 3 (tiga) peserta Sekurang-kurangnya 2 (dua) wakil dari peserta pelelangan hadir sebagai saksi Panitia/pejabat pengadaan memeriksa, menunjukkan dan membacakan di hadapan para peserta pelelangan mengenai kelengkapan dokumen penawaran, yang terdiri atas :
Berita Acara Pembukaan Penawaran Dokumen Penawaran
Pembukaan penawaran 1 hari kerja
93 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
14 (empat belas) hari selama masa berlaku
Penawaran yang memenuhi syarat
Untuk satu sampul : - surat penawaran yang di dalamnya tercantum masa berlaku penawaran; - jaminan penawaran asli; - daftar kuantitas dan harga (khusus untuk kontrak harga satuan). Untuk dua sampul : surat penawaran yang di dalamnya tercantum masa berlaku penawaran tetapi tidak tercantum harga penawaran; jaminan penawaran asli. Untuk dua tahap : (a) surat penawaran yang di dalamnya tercantum masa berlaku penawaran tetapi tidak tercantum harga penawaran; (b) jaminan penawaran asli; (c) dokumen penawaran teknis dan dokumen pendukung lainnya yang disyaratkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. Panitia/pejabat pengadaan tidak boleh menggugurkan penawaran pada waktu pembukaan penawaran kecuali untuk penawaran yang terlambat memasukkan/menyampaikan penawarannya; Panitia/pejabat pengadaan segera membuat berita acara pembukaan dokumen penawaran terhadap semua penawaran yang masuk; Setelah dibacakan dengan jelas, berita acara ditandatangani oleh panitia/pejabat pengadaan yang hadir dan dua orang wakil peserta lelang yang sah yang ditunjuk oleh para peserta lelang yang hadir; Dalam hal terjadi penundaan waktu pembukaan penawaran, maka penyebab penundaan tersebut harus dimuat dengan jelas di dalam berita acara pembukaan penawaran (BAPP); BAPP dibagikan kepada wakil peserta pelelangan yang hadir tanpa dilampiri dokumen penawaran 11
Evaluasi Dokumen Penawaran
Evaluasi meliputi evaluasi administrasi, teknis, dan harga berdasarkan kriteria, metoda, dan tatacara evaluasi yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa.
Surat Penawaran Surat Jaminan
Penggunaan
94 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 Pada tahap awal, panitia/pejabat pengadaan dapat melakukan koreksi aritmatik terhadap semua penawaran yang masuk dan melakukan evaluasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) penawaran terendah setelah koreksi aritmatik. Penawaran yang memenuhi syarat adalah penawaran yang sesuai dengan ketentuan, syarat-syarat, dan spesifikasi yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, tanpa ada penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat. Penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat adalah: o jenis penyimpangan yang berpengaruh terhadap hal-hal yang sangat substantif dan akan mempengaruhi lingkup, kualitas, dan hasil/kinerja/performance pekerjaan; o substansi kegiatan tidak konsisten dengan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa; o Adanya penawaran dari penyedia barang/jasa dengan persyaratan tambahan di luar ketentuan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa yang akan menimbulkan persaingan tidak sehat dan/atau tidak adil di antara peserta lelang yang memenuhi syarat.
Penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi, apabila : a) Syarat-syarat yang diminta berdasarkan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dipenuhi/ dilengkapi dan isi setiap dokumen benar serta dapat dipastikan bahwa dokumen penawaran ditandatangani oleh orang yang berwenang; b) Dokumen penawaran yang masuk menunjukkan adanya persaingan yang sehat, tidak terjadi pengaturan bersama (kolusi) di antara para peserta dan/atau dengan panitia/pejabat pengadaan yang dapat merugikan negara dan/atau peserta lainnya;
Dokumen Penawaran Daftar Kuantitas dan Harga
Target Waktu penawaran
Indikator Kinerja produk dalam negeri Variasi nilai penawaran Evaluasi ulang penawaran Waktu evaluasi penawaran
95 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 c) Surat jaminan penawaran memenuhi ketentuan sebagai berikut : (1) diterbitkan oleh bank umum (tidak termasuk bank perkreditan rakyat) atau oleh perusahaan asuransi yang mempunyai program asuransi kerugian (surety bond) yang mempunyai dukungan reasuransi sebagaimana persyaratan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan. (2) masa berlaku jaminan penawaran tidak kurang dari jangka waktu yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. (3) nama peserta lelang sama dengan nama yang tercantum dalam surat jaminan penawaran. (4) besar jaminan penawaran tidak kurang dari nilai nominal yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. (5) besar jaminan penawaran dicantumkan dalam angka dan huruf. (6) nama pengguna barang/jasa yang menerima jaminan penawaran sama dengan nama pengguna barang/jasa yang mengadakan pelelangan. (7) paket pekerjaan yang dijamin sama dengan paket pekerjaan yang dilelang. (8) isi surat jaminan penawaran harus sesuai dengan ketentuan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas dan/atau meragukan dalam surat jaminan penawaran perlu diklarifikasi dengan pihak yang terkait tanpa mengubah substansi dari jaminan penawaran. d) Surat penawaran (contoh untuk satu sampul) : • ditandatangani oleh pemimpin/direktur utama perusahaan atau penerima kuasa dari direktur utama yang nama penerima kuasanya tercantum dalam akte pendirian atau perubahannya,
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
96 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 atau kepala cabang perusahaan yang diangkat oleh kantor pusat yang dibuktikan dengan dokumen otentik, atau pejabat yang menurut perjanjian kerjasama adalah yang berhak mewakili perusahaan yang bekerjasama; • jangka waktu berlakunya surat penawaran tidak kurang dari waktu yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa; • jangka waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak melebihi jangka waktu yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa; • Bermaterai, dan bertanggal. e) Daftar kuantitas dan harga satuan setiap jenis/item pekerjaan untuk kontrak harga satuan diisi dengan lengkap kecuali ditentukan lain dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. Sedangkan untuk kontrak lumpsum, bila diperlukan, daftar kuantitas dan harga hanya sebagai pelengkap. Daftar rincian kuantitas dan harga satuan dalam kontrak lumpsum tidak dapat dijadikan dasar untuk menggugurkan penawaran dan perhitungan prestasi kerja berkaitan dengan persyaratan pembayaran;
f) Analisis harga satuan pekerjaan utama harus disampaikan dengan lengkap sesuai yang ditentukan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa; g) Telah melunasi pajak tahun terakhir, dibuktikan dengan melampirkan foto copy bukti tanda terima penyampaian Surat Pajak Tahunan (SPT) Pajak Penghasilan (PPh) tahun terakhir, dan foto copy Surat Setoran Pajak (SSP) PPh Pasal 29, yang dikeluarkan oleh kantor pelayanan pajak setempat, sesuai dengan domisili perusahaan yang bersangkutan; h)Terhadap hal-hal yang kurang jelas dan meragukan, panitia/pejabat pengadaan dapat melakukan klarifikasi dan terhadap penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
97 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 dilanjutkan dengan evaluasi teknis. Terhadap penawaran yang tidak memenuhi persyaratan administrasi tidak dilanjutkan dengan evaluasi teknis. Panitia/pejabat pengadaan melakukan evaluasi teknis terhadap semua penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi. Faktor-faktor yang dinilai pada evaluasi teknis harus sesuai dengan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. Panitia/pejabat pengadaan tidak diperkenankan menambah dan/atau mengurangi faktor yang dinilai dan tatacara penilaian yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. Untuk pengadaan jasa pemborongan, penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan teknis, apabila: b) Metode pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dan diyakini menggambarkan penguasaan dalam penyelesaian pekerjaan; c) Jadual waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak melampaui batas waktu yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa;
d) Jenis, kapasitas, komposisi, dan jumlah peralatan minimal yang disediakan sesuai dengan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa; e) Spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa; f) Personil inti yang akan ditempatkan secara penuh sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa serta posisinya dalam manajemen pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan organisasi pelaksanaan yang diajukan; g) Bagian pekerjaan yang akan disubkontrakkan sesuai dengan persyaratan yang dicantumkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa; h) Memenuhi syarat teknis lainnya yang ditetapkan dalam
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
98 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. Tidak dapat menggugurkan teknis berdasarkan analisa harga satuan. Terhadap penawaran yang memenuhi persyaratan teknis akan dilanjutkan dengan evaluasi kewajaran harga, sedangkan terhadap penawaran yang tidak memenuhi persyaratan teknis dinyatakan gugur. Dalam metode satu sampul, panitia/pejabat pengadaan dapat langsung melakukan evaluasi kewajaran harga secara rinci bagi penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan teknis tersebut. Dalam metode dua sampul, panitia/pejabat pengadaan mengumumkan hasil evaluasi administrasi dan teknis serta mengundang penawar yang lulus untuk menyaksikan pembukaan sampul II (penawaran harga). Unsur-unsur yang perlu diteliti dan dinilai dalam evaluasi kewajaran harga adalah hal-hal yang pokok atau penting, meliputi : a) Total harga penawaran terhadap pagu anggaran : (1) apabila total harga penawaran melebihi pagu anggaran dinyatakan gugur; (2) apabila semua harga penawaran di atas pagu anggaran dilakukan lelang ulang. b) unsur-unsur yang mempengaruhi substansi/lingkup/kualitas pekerjaan untuk kontrak harga satuan, apabila mata pembayaran utama di bawah persyaratan/spesifikasi yang ditentukan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dan akan mempengaruhi substansi/kualitas pekerjaan, maka penawaran dinyatakan gugur; c) harga satuan timpang yang nilainya lebih besar dari 110% (seratus sepuluh persen) dari HPS dilakukan klarifikasi. Apabila setelah dilakukan klarifikasi ternyata harga satuan tersebut timpang, maka harga satuan timpang hanya berlaku untuk volume sesuai dengan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa;
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
99 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 d) mata pembayaran yang harga satuannya nol atau tidak ditulis dilakukan klarifikasi dan kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan, dianggap termasuk dalam harga satuan pekerjaan lainnya; e) untuk kontrak lumpsum atau kontrak harga satuan yang harga satuannya ditulis dalam angka dan huruf, apabila terdapat perbedaan antara penulisan nilai dalam angka dan huruf maka nilai penawaran yang diakui adalah nilai dalam tulisan huruf; f) koreksi aritmatik dilakukan sebagai berikut : volume pekerjaan yang tercantum dalam dokumen penawaran disesuaikan dengan yang tercantum dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa; apabila terjadi kesalahan hasil pengalian antara volume dengan harga satuan pekerjaan, maka dilakukan pembetulan, dengan ketentuan harga satuan pekerjaan yang ditawarkan tidak boleh diubah; jenis pekerjaan yang tidak diberi harga satuan dianggap sudah termasuk dalam harga satuan pekerjaan yang lain, dan harga satuan pada surat penawaran tetap dibiarkan kosong. g) hasil koreksi aritmatik dapat mengubah nilai atau urutan penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih rendah terhadap urutan penawaran semula. h) memperhitungkan preferensi harga atas penggunaan produksi dalam negeri. Dalam mengevaluasi kewajaran harga penawaran dapat dilakukan : a) klarifikasi dalam hal penawaran komponen dalam negeri terlalu tinggi dibandingkan dengan perkiraan panitia/pejabat pengadaan; b) klarifikasi kewajaran harga apabila harga penawaran dinilai terlalu rendah. Apabila dari hasil klarifikasi terbukti dinilai harganya terlampau rendah, dan peserta lelang tetap menyatakan mampu melaksanakan pekerjaan sesuai dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, maka peserta lelang tersebut
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
100 Tahap
No
12
Proses
Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan
Ketentuan Keppres 80/2003 harus bersedia untuk menaikkan jaminan pelaksanaannya menjadi sekurang-kurangnya persentase jaminan pelaksanaan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dikalikan 80% (delapan puluh persen) HPS, bilamana ditunjuk sebagai pemenang lelang. Dalam hal peserta lelang yang bersangkutan tidak bersedia menambah nilai jaminan pelaksanaannya, maka penawarannya dapat digugurkan dan jaminan penawarannya disita untuk negara, sedangkan penyedia barang/jasa itu sendiri, di black list (didaftar hitamkan) selama 1 (satu) tahun dan tidak diperkenankan ikut serta dalam pengadaan barang/jasa pada instansi pemerintah. 1. Kesimpulan dari hasil evaluasi administrasi, teknis, dan harga dituangkan dalam berita acara hasil pelelangan (BAHP). BAHP memuat hasil pelaksanaan pelelangan, termasuk cara penilaian, rumus-rumus yang digunakan, sampai dengan penetapan urutan pemenangnya berupa daftar peserta pelelangan yang dimulai dari harga penawaran terendah. BAHP ditandatangani oleh ketua dan semua anggota panitia/pejabat pengadaan atau sekurangkurangnya dua pertiga dari jumlah anggota panitia. 2. BAHP bersifat rahasia sampai dengan saat penandatangan kontrak. 3. BAHP harus memuat hal-hal sebagai berikut : Nama semua peserta lelang dan harga penawaran dan/atau harga penawaran terkoreksi, dari masing-masing peserta lelang; Metoda evaluasi yang digunakan; Unsur-unsur yang dievaluasi; Rumus yang dipergunakan; Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu mengenai hal ikhwal pelaksanaan pelelangan; Tanggal dibuatnya berita acara serta jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada setiap tahapan evaluasi; Penetapan urutan dari 1 (satu) calon pemenang dan 2 (dua) cadangan. Apabila tidak ada penawaran yang memenuhi syarat, BAHP harus mencantumkan pernyataan bahwa
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
101 Tahap
No
13
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 pelelangan dinyatakan gagal, dan harus segera dilakukan pelelangan ulang. Apabila peserta lelang yang memenuhi syarat kurang dari 3 (tiga), maka penyedia barang/jasa tersebut tetap diusulkan sebagai calon pemenang lelang.
Penetapan 1. Panitia/pejabat pengadaan menetapkan calon pemenang lelang Pemenang Lelang yang menguntungkan bagi negara dalam arti : - Penawaran memenuhi syarat administratif dan teknis yang ditentukan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa; - Perhitungan harga yang ditawarkan adalah terendah yang responsif; - Telah memperhatikan penggunaan semaksimal mungkin hasil produksi dalam negeri; - Penawaran tersebut adalah terendah di antara penawaran yang memenuhi syarat. 2. Dalam hal terdapat 2 (dua) calon pemenang lelang mengajukan harga penawaran yang sama, maka panitia/pejabat pengadaan meneliti kembali data kualifikasi peserta yang bersangkutan, dan memilih peserta yang menurut pertimbangannya mempunyai kemampuan yang lebih besar, dan hal ini dicatat dalam berita acara. 3. Panitia/pejabat pengadaan membuat dan menyampaikan laporan kepada pengguna barang/jasa atau kepada pejabat yang berwenang mengambil keputusan untuk menetapkan pemenang lelang, melalui pengguna barang/jasa. Laporan tersebut disertai usulan calon pemenang dan penjelasan atau keterangan lain yang dianggap perlu sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan. a) Untuk pengadaan barang/jasa < Rp50.000.000.000,00 (lima puluh miliar rupiah), apabila pengguna barang/jasa tidak sependapat dengan usulan panitia/pejabat pengadaan, maka pengguna barang/jasa membahas hal tersebut dengan panitia/pejabat pengadaan untuk mengambil keputusan sebagai berikut : (1) menyetujui usulan panitia/pejabat pengadaan; atau
Dokumen
1. Dokumen pemilihan penyedia barang/jasa beserta adendum (bila ada); 2. Berita acara pembukaan penawaran (BAPP); 3. Berita acara hasil pelelangan (BAHP); 4. Ringkasan proses pelelangan dan hasil pelelangan; 5. Dokumen penawaran calon pemenang pelelangan dan cadangan calon pemenang yang telah diparaf panitia/pejab at
Target Waktu
7(tujuh) hari kerja setelah pembukaan penawaran (sistem satu sampul), atau 7(tujuh) hari kerja setelah pembukaan sampul II pada sistem dua sampul atau dua tahap.
Indikator Kinerja
Waktu penetapan pemenang lelang
102 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 (2) menetapkan keputusan yang disepakati bersama untuk melakukan evaluasi ulang atau lelang ulang atau menetapkan pemenang lelang, dan dituangkan dalam berita acara yang memuat keberatan dan kesepakatan masingmasing pihak; atau (3) bila akhirnya tidak tercapai kesepakatan, maka akan diputuskan oleh Menteri/Panglima TNI/Kapolri/Kepala LPND/Gubernur/ Bupati/Walikota/Dewan Gubernur BI/Pimpinan BHMN/ Direktur Utama BUMN/BUMD dan bersifat final. b) Untuk pengadaan yang bernilai > Rp50.000.000.000,00 (lima puluh miliar rupiah), apabila pengguna barang/jasa tidak sependapat dengan usulan panitia/pejabat pengadaan, maka pengguna barang/ jasa membahas hal tersebut dengan panitia/pejabat pengadaan untuk mengambil keputusan sebagai berikut : (1) menyetujui usulan panitia/pejabat pengadaan untuk dimintakan persetujuan kepada Menteri/Panglima TNI/Kapolri/Kepala LPND/ Gubernur/Bupati/Walikota/Dewan Gubernur BI/Pimpinan BHMN/Direktur Utama BUMN/BUMD; atau (2) menetapkan keputusan yang disepakati bersama untuk melakukan evaluasi ulang atau lelang ulang, dan dituangkan dalam berita acara serta dilaporkan kepada Menteri/Panglima TNI/Kapolri/ Kepala LPND/Gubernur/Bupati/Walikota/Dewan Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/Direktur Utama BUMN/BUMD; atau (3) apabila masih belum ada kesepakatan maka dilaporkan kepada Menteri/Panglima TNI/ Kapolri/Kepala LPND/Gubernur/Bupati/ Walikota/ Dewan Gubernur BI/Pimpinan BHMN/ Direktur Utama BUMN/ BUMD, dengan catatan keberatan dari pengguna barang/jasa, untuk diputuskan dan bersifat final. c) Untuk pengadaan yang bernilai > Rp50.000.000.000,00 (lima
Dokumen pengadaan dan 2 (dua) wakil peserta lelang;
Target Waktu
Indikator Kinerja
103 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 puluh miliar rupiah), apabila pengguna barang/jasa dan/atau panitia/pejabat pengadaan pengadaan tidak sependapat dengan keputusan Menteri/Panglima TNI/Kapolri/Kepala LPND/Gubernur/ Bupati/Walikota/Dewan Gubernur BI/Pimpinan BHMN/Direktur Utama BUMN /BUMD, maka: (1) Penetapan pemenang lelang atau keputusan lain diserahkan kepada Menteri/Panglima TNI/Kapolri/Kepala LPND/Gubernur/ Bupati/Walikota/ Dewan Gubernur BI/Pimpinan BHMN/Direktur Utama BUMN/BUMD dan panitia/pejabat pengadaan pengadaan dan pengguna barang jasa tidak perlu melakukan perubahan berita acara evaluasi. (2) Keputusan Menteri/Panglima TNI/Kapolri/Kepala LPND/ Gubernur/Bupati/Walikota/ Dewan Gubernur BI/Pimpinan BHMN/Direktur Utama BUMN/BUMD bersifat final. 4. Usulan penetapan pemenang lelang disusun sesuai dengan urutannya dan harus memuat : Nama dan alamat penyedia barang/jasa; Harga penawaran setelah dikoreksi aritmatik; Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). 5. Pemenang lelang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang menetapkan berdasarkan usulan panitia/pejabat pengadaan melalui pengguna barang/jasa. Pejabat yang berwenang segera menetapkan pemenang lelang dan mengeluarkan surat penetapan penyedia barang/jasa, serta menyampaikannya kepada panitia/pejabat pengadaan selambat-lambatnya : a) Lima hari kerja untuk penetapan oleh pengguna barang/jasa; b) Empat belas hari kerja untuk penetapan oleh Menteri/Panglima TNI/Kapolri/Kepala PND/Gubernur/Bupati/Walikota/Dewan Gubernur BI/Pimpinan BHMN/Direktur Utama BUMN/BUMD. c) Ketentuan butir a) dan butir b) terhitung sejak surat usulan penetapan pemenang lelang tersebut diterima oleh pejabat yang berwenang menetapkan pemenang lelang. 6. Apabila terjadi keterlambatan dalam menetapkan pemenang lelang dan mengakibatkan penawaran/jaminan penawaran habis masa
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
104 Tahap
No
Proses
14
Pengumuman Pemenang Lelang
15
Sanggahan Peserta Lelang dan Pengaduan Masyarakat
KONTRAK
Ketentuan Keppres 80/2003 berlakunya, maka dilakukan konfirmasi kepada seluruh peserta lelang untuk memperpanjang surat penawaran dan jaminan penawaran. Calon pemenang lelang dapat mengundurkan diri tanpa dikenakan sanksi. Pemenang lelang diumumkan dan diberitahukan oleh panitia/pejabat pengadaan kepada para peserta selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya surat penetapan penyedia barang/jasa dari pejabat yang berwenang 1. Kepada peserta lelang yang berkeberatan atas penetapan pemenang lelang diberikan kesempatan untuk mengajukan sanggahan secara tertulis, 2. Sanggahan disampaikan kepada pejabat yang berwenang menetapkan pemenang lelang, disertai bukti-bukti terjadinya penyimpangan, dengan tembusan disampaikan sekurang-kurangnya kepada unit pengawasan internal. Sanggahan yang disampaikan kepada bukan pejabat yang berwenang menetapkan pemenang lelang dianggap sebagai pengaduan dan tetap harus ditindaklanjuti. 3. Sanggahan wajib diajukan oleh peserta lelang baik secara sendirisendiri maupun bersama dengan peserta lelang lain apabila telah terjadi penyimpangan prosedur yang merugikan negara dan/atau masyarakat dirugikan, meliputi: a. Panitia/pejabat pengadaan dan/atau pejabat yang berwenang menyalahgunakan wewenangnya; dan/atau b. Pelaksanaan pelelangan menyimpang dari ketentuan yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa; dan/atau c. Terjadi praktek KKN di antara peserta lelang dan/atau dengan anggota panitia/pejabat pengadaan/pejabat yang berwenang; dan/atau d. Terdapat rekayasa pihak-pihak tertentu yang mengakibatkan pelelangan tidak adil, tidak transparan dan tidak terjadi persaingan yang sehat. 4. Panitia/pejabat pengadaan sepenuhnya bertanggung jawab atas seluruh proses pelelangan dan hasil evaluasi yang dilakukan.
Dokumen
Target Waktu
Naskah Pengumuman Pemenang Lelang
2 (dua) hari kerja setelah penetapan pemenang
Surat Sanggahan
5 (lima) hari kerja setelah pengumuman pemenang lelang.
Indikator Kinerja
Sanggahan peserta pengadaan dan pengaduan masyarakat Masa sanggah Waktu penyelesaian sanggahan Korupsi, Kolusi dan Nepotisme Sanggahan banding
105 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 Panitia/pejabat pengadaan wajib menyampaikan bahan-bahan, yang berkaitan dengan sanggahan peserta lelang yang bersangkutan baik secara tertulis maupun lisan kepada pejabat yang berwenang memberikan jawaban atas sanggahan tersebut. 5. Pejabat yang berwenang menetapkan pemenang lelang memberikan jawaban tertulis selambat-lambatnya dalam 5 (lima) hari kerja atas sanggahan tersebut secara proporsional sesuai dengan masalahnya dengan ketentuan sebagai berikut : a) Apabila pelaksanaan evaluasi tidak sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa karena kesalahan atau kelalaian panitia/pejabat pengadaan, maka pejabat yang berwenang memerintahkan panitia/pejabat pengadaan melakukan evaluasi ulang; b) Apabila terbukti terjadi KKN antara pejabat yang berwenang, anggota panitia/pejabat pengadaan dengan peserta lelang tertentu yang merugikan peserta lainnya, maka diambil tindakan dengan memberhentikan pejabat/anggota panitia/pejabat pengadaan dari jabatannya dan menggugurkan penawaran peserta yang terlibat KKN tersebut. Kemudian pejabat yang berwenang mengganti panitia/pejabat pengadaan dengan pejabat lain untuk melakukan evaluasi ulang; c) Peserta lelang yang terlibat KKN dan rekayasa sebagaimana pada butir 3).c) dan butir 3).d) dikenakan sanksi berupa pencairan jaminan penawaran dan dilarang untuk mengikuti kegiatan pengadaan barang/jasa di instansi pemerintah selama 1 (satu) tahun; d) Apabila pelaksanaan pelelangan tidak sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, maka dilakukan pelelangan ulang dimulai dari pengumuman kembali oleh panitia/pejabat pengadaan yang baru. 6) Apabila peserta lelang yang menyanggah tidak dapat menerima jawaban atas sanggahan dari pengguna barang/jasa, maka peserta
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
106 Tahap
No
Proses
16
Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa
Ketentuan Keppres 80/2003 lelang tersebut dapat mengajukan sanggahan banding kepada Menteri/Panglima TNI/ Kapolri/Kepala LPND/Gubernur/Bupati/Walikota/Dewan Gubernur BI/ Pimpinan BHMN/Direktur Utama BUMN/BUMD, selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja sejak diterimanya jawaban sanggahan tersebut. Sedangkan proses pengadaan dapat dilanjutkan tanpa harus menunggu hasil keputusan tersebut. 1. Pengguna barang/jasa mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) sebagai pelaksana pekerjaan yang dilelangkan, dengan ketentuan : a) Tidak ada sanggahan dari peserta lelang; atau b) Sanggahan yang diterima pejabat yang berwenang menetapkan dalam masa sanggah ternyata tidak benar, atau sanggahan diterima melewati waktu masa sanggah. 2. Peserta lelang yang ditetapkan sebagai penyedia barang/jasa wajib menerima keputusan tersebut. Apabila yang bersangkutan mengundurkan diri dan masa penawarannya masih berlaku maka pengunduran diri tersebut hanya dapat dilakukan berdasarkan alasan yang dapat diterima secara obyektif oleh pengguna barang/jasa, dengan ketentuan bahwa jaminan penawaran peserta lelang yang bersangkutan dicairkan dan disetorkan pada Kas Negara/Daerah. 3. Terhadap penyedia barang/jasa yang ditetapkan sebagai pelaksana pekerjaan mengundurkan diri dengan alasan yang tidak dapat diterima dan masa penawarannya masih berlaku, disamping jaminan penawaran yang bersangkutan dicairkan dan disetorkan pada Kas Negara/Daerah penyedia barang/jasa tersebut juga dikenakan sanksi berupa larangan untuk mengikuti kegiatan pengadaan barang/jasa di instansi pemerintah selama 2 (dua) tahun. 4. Apabila pemenang lelang urutan pertama yang ditetapkan sebagai penyedia barang/jasa mengundurkan diri, maka penetapan penyedia barang/jasa dapat dilakukan kepada calon pemenang lelang urutan kedua (jika ada) sesuai dengan harga penawarannya, dengan ketentuan : 1. Penetapan pemenang lelang urutan kedua tersebut harus terlebih
Dokumen
Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ)
Target Waktu
Indikator Kinerja
1 (satu) hari
Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa
107 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 dahulu mendapat persetujuan/penetapan pejabat yang berwenang menetapkan pemenang lelang; 2. Masa penawaran calon pemenang lelang urutan kedua masih berlaku atau sudah diperpanjang masa berlakunya.
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
14 (empat belas) hari setelah diterbitkan
Penandatanganan Kontrak
5. Apabila calon pemenang lelang urutan kedua juga mengundurkan diri, maka penetapan penyedia barang/jasa dapat dilakukan kepada calon pemenang urutan ketiga (jika ada) sesuai dengan harga penawarannya dengan ketentuan : a) Penetapan pemenang lelang tersebut harus terlebih dahulu mendapat persetujuan/penetapan pejabat yang berwenang menetapkan pemenang lelang; b) Masa berlakunya penawaran calon pemenang lelang urutan ketiga masih berlaku atau sudah diperpanjang; c) Jaminan penawaran dari pemenang lelang urutan kedua dicairkan dan disetorkan pada Kas Negara/Daerah; d) Bila calon pemenang kedua mengundurkan diri, dengan alasan yang tidak dapat diterima, dikenakan sanksi sebagaimana tersebut pada butir 3) di atas. 6. Apabila calon pemenang ketiga mengundurkan diri, dengan alasan yang tidak dapat diterima, maka dikenakan sanksi sebagaimana tersebut pada butir 3) di atas. Kemudian panitia/pejabat pengadaan melakukan pelelangan ulang, dengan ketentuan bahwa jaminan penawaran dari calon pemenang lelang urutan ketiga dicairkan dan disetorkan pada Kas Negara/Daerah. 7. SPPBJ harus dibuat paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah pengumuman penetapan pemenang lelang dan segera disampaikan kepada pemenang lelang. 8. Salah satu tembusan dari SPPBJ disampaikan (tanpa lampiran perjanjian/kontrak) sekurang-kurangnya kepada unit pengawasan internal. 17
Penandatanganan Kontrak
Setelah SPPBJ diterbitkan, pengguna barang/jasa menyiapkan dan menandatangani kontrak pelaksanaan pekerjaan apabila dananya telah cukup tersedia dalam dokumen anggaran, dengan ketentuan sebagai berikut :
Dokumen Kontrak Berita Acara
108 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 1) Penandatanganan kontrak dilakukan paling lambat 14 (empat belas) hari setelah diterbitkan SPPBJ dan setelah penyedia barang/jasa menyerahkan jaminan pelaksanaan dengan ketentuan: -
Nilai jaminan pelaksanaan dengan jaminan bank 5% (lima persen) dari nilai kontrak;
-
Untuk nilai pengadaan ≤ Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) tanpa jaminan pelaksanaan;
-
Masa berlakunya jaminan pelaksanaan sekurang-kurangnya sejak tanggal penandatanganan kontrak sampai dengan 14 (empat belas) hari setelah tanggal masa pemeliharaan berakhir berdasarkan kontrak.
2) Apabila penyedia barang/jasa yang ditunjuk menolak/ mengundurkan diri dengan alasan yang tidak dapat diterima atau gagal untuk menandatangani kontrak, maka pengguna barang/jasa membatalkan SPPBJ, mencairkan jaminan penawaran, dan penyedia barang/jasa dikenakan sanksi dilarang mengikuti pengadaan barang/jasa instansi pemerintah selama 2 (dua) tahun; 3) Pengguna dan penyedia barang/jasa tidak diperkenankan mengubah dokumen pengadaan secara sepihak sampai dengan penandatanganan kontrak; 4) Pengguna dan penyedia barang/jasa wajib memeriksa konsep kontrak meliputi substansi, bahasa/redaksional, angka, dan huruf serta membubuhkan paraf pada lembar demi lembar dokumen kontrak; 5) Menetapkan urutan hirarki bagian-bagian dokumen kontrak di dalam surat perjanjian dengan maksud apabila terjadi pertentangan ketentuan antara bagian satu dengan bagian yang lain, maka yang berlaku adalah ketentuan berdasarkan urutan yang ditetapkan sebagai berikut: a) Surat perjanjian; b) Surat penawaran berikut kuantitas dan harga;
Dokumen Penjelasan Berita Acara Hasil Pelelangan Jaminanjaminan
Target Waktu SPPBJ
Indikator Kinerja
109 Tahap
No
Proses
Ketentuan Keppres 80/2003 c) Amandemen kontrak; d) Ketentuan khusus kontrak; e) Ketentuan umum kontrak; f) Spesifikasi khusus; g) Spesifikasi umum; h) Gambar-gambar; i) Dokumen lainnya seperti : jaminan-jaminan, SPPBJ, Berita Acara Hasil Pelelangan, Berita Acara Penjelasan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. 6) Banyaknya rangkap kontrak dibuat sesuai kebutuhan, yaitu : a) Sekurang-kurangnya 2 (dua) kontrak asli, kontrak asli pertama untuk pengguna barang/jasa dibubuhi materai pada bagian yang ditandatangani oleh penyedia barang/jasa , dan kontrak asli kedua untuk penyedia barang/jasa dibubuhi materai pada bagian yang ditandatangani oleh pengguna barang/jasa; b) Rangkap kontrak lainnya tanpa dibubuhi materai.
Dokumen
Target Waktu
Indikator Kinerja
110
Tabel 4.6 Prosedur Pengadaan Kontraktor Keppres 80/2003 yang berpengaruh terhadap waktu pengadaan No
Proses Pengadaan
PRA-KUALIFIKASI
1
Pengumuman Prakualifikasi
2
Pengumuman Hasil Prakualifikasi
PELELANGAN
Tujuan Untuk mendapatkan kontraktor yang berkualitas baik dalam aspek administrasi, teknis dan finansial yang memiliki kapasitas mengikuti pelelangan dan memaksimalkan kompetisi antara para kontraktor Untuk memberitahukan kepada Kontraktor bahwa akan dilakukan pengadaan kontraktor dengan prakualifikasi Untuk memberitahukan hasil evaluasi terhadap peserta dan memberitahukan peserta yang layak masuk ke tahap lelang Untuk mendapatkan kontraktor dengan penawaran yang terendah dan reasonable Untuk memberikan penjelasan kepada peserta lelang mengenai informasi yang kurang pada dokumen lelang
3
Penjelasan Lelang (Aanwijzing)
4
Penyampaian dan Pembukaan Dokumen Penawaran
Sebagai bahan penilaian terhadap peserta pelelangan mengenai kewajaran harga penawaran
5
Evaluasi Dokumen Penawaran
Untuk mendapatkan kontraktor yang berkualitas dengan nilai penawaran yang terendah dan penawaran yang responsive yang selanjutnya akan
Indikator Kinerja
Target 10 Minggu
Pengaruh terhadap waktu pengadaan Jika prakualifikasi tidak selesai pada waktunya akan berpengaruh kepada waktu proses selanjutnya yaitu pelelangan.
Tidak ada pengumuman ulang
Pengumuman ulang prakualifikasi akan menambah waktu pengadaan akibat dari peserta yang mendaftar kurang dari 3 (tiga)
Tidak ada prakualifikasi ulang
Jika kontraktor yang lulus prakualifikasi kurang dari 3 (tiga), maka dilakukan evaluasi ulang dan akan menambah waktu pengadaan
Lama prakualifikasi
Pengumuman ulang prakualifikasi
Prakualifikasi Ulang
Waktu pelelangan
6 Minggu 1 hari
Waktu aanwijzing
Jika pelelangan tidak selesai pada waktunya akan berpengaruh kepada waktu proses selanjutnya yaitu kontrak. Waktu penjelasan (aanwijzing) menambah waktu pengadaan
Jumlah penawaran ≥3
Pembukaan dokumen penawaran akan dilakukan jika dokumen penawaran yang masuk lebih atau sama dengan 3 (tiga), dan jika tidak mencapai target, maka akan dilakukan prakualifikasi ulang.
Penggunaan produk dalam negeri
15 % dari nilai penawaran
Variasi nilai penawaran
15 % dari nilai
Penggunaan produk dalam negeri dan variasi nilai penawaran dapat menambah waktu pengadaan karena jumlah kontraktor yang harus memenuhi ketentuan tersebut harus
Dokumen Penawaran yang masuk
111 No
Proses Pengadaan
Tujuan direkomendasikan sebagai pemenang lelang.
Indikator Kinerja
Target pagu (anggaran)
Pengaruh terhadap waktu pengadaan lebih dari 3 (tiga), dan jika tidak terpenuhi akan dilakukan evaluasi ulang
Evaluasi ulang Tidak ada evaluasi ulang
6
KONTRAK
Untuk mengadakan perikatan secara hukum antara pengguna jasa dengan kontraktor
Sanggahan Peserta Lelang dan Pengaduan Masyarakat
Agar peserta lelang maupun pihak terkait lainnya dapat memberikan informasi jika keberatan dengan keputusan pelelangan.
Penandatanganan Kontrak
Sanggahan banding
2 Minggu
Jika penandatangan kontrak ditunda, maka waktu penyelesaian pengadaan akan semakin lama.
Tidak ada sanggahan banding
Sanggahan banding dapat mempengaruhi waktu untuk penerbitan surat penunjukan penyedia jasa.
112
4.7 IDENTIFIKASI INDIKATOR KINERJA PENGADAAN KONTRAKTOR Tabel 4.7 Perbandingan Indikator Kinerja Proses Pengadaan Bank Dunia, ADB dan Keppres 80/2003 Prosedur Pengadaan Bank Dunia No I
Proses Pengadaan PRAKUALIFIKASI
Indikator Kinerja Lama Prakualifikasi
Target 12 Minggu
Prosedur Pengadaan ADB Indikator Kinerja Lama Prakualifikasi
Target 12 Minggu
Pengumuman UlangPrakualifikasi Evaluasi Dokumen Prakualifikasi (Prequalification evaluation) NOL hasil Prakualifikasi II
Kontraktor yang 2 Minggu lolos prakualifikasi
Kontraktor yang lolos prakualifikasi
Prakualifikasi ulang Lama Perolehan NOL Prakualifikasi
Prakualifikasi ulang Lama Perolehan NOL Prakualifikasi
1 Minggu
10 Minggu
Prosedur Pengadaan Keppres 80/2003 Indikator Target Kinerja Lama 10 Minggu prakualifikasi Pengumuman ulang prakualifikasi
Tidak ada pengumuman ulang
Prakualifikasi Ulang
Tidak ada prakualifikasi ulang
2 Minggu
1 Minggu
10 Minggu
Aanwijzing
Waktu pelelangan Waktu aanwijzing
Penyampaian dan Pembukaan Dokumen Penawaran
Dokumen Penawaran yang masuk
PELELANGAN
Waktu pelelangan
Waktu pelelangan
6 Minggu 1 hari
Jumlah penawaran ≥3
113
Prosedur Pengadaan Bank Dunia No
Proses Pengadaan
Indikator Kinerja
Target
Prosedur Pengadaan ADB Indikator Kinerja
Target
Evaluasi Dokumen Penawaran
Prosedur Pengadaan Keppres 80/2003 Indikator Target Kinerja 15 % dari nilai Penggunaan penawaran produk dalam negeri 15 % dari nilai pagu Variasi nilai (anggaran) penawaran
Evaluasi ulang
NOL Bid Evaluation
NOL Bid Evaluation
2 Minggu
NOL Bid Evaluation
2 Minggu
Tidak ada evaluasi ulang
114
4.8 PENETAPAN INDIKATOR KINERJA PENGADAAN Tabel 4.8 Indikator Kinerja Pengadaan Kontraktor dengan Pinjaman Luar Negeri berpengaruh terhadap waktu pengadaan akibat perbedaan prosedur pengadaan Keppres 80/2003 dengan prosedur pengadaan Bank Dunia/ADB Indikator Kinerja Pengadaan
Pengumuman ulang prakualifikasi
Bank Dunia
ADB
Keppres 80/2003
Ukuran
Frekwensi
Cara Mengukur
Pengaruh terhadap waktu proses pengadaan
Jumlah Pengumuman ulang prakualifikasi
Pada Keppres 80/2003, jika jumlah penyedia jasa yang mendaftar kurang dari 3 (tiga), maka akan diadakan pengumuman ulang sehingga dapat menunda proses pengadaan selanjutnya. Selama jumlah peserta prakualifikasi kurang dari 3 (tiga) peserta, proses selanjutnya tidak dapat dilaksanakan. Pada prosedur pengadaan Bank Dunia/ADB, jumlah peserta prakualifikasi yang mendaftar tidak berpengaruh terhadap proses pengadaan, jika peserta kurang dari 3 (tiga), prakualifikasi tetap dilaksanakan sepanjang peserta yang mendaftar memiliki kualifikasi yang ditentukan. Dalam Keppres 80/2003, jika kontraktor yang lolos prakualifikasi kurang dari 3 (tiga), maka dilakukan prakualifikasi ulang. Hal ini akan menambah waktu pengadaan. Prakualifikasi ulang dilakukan pada peserta yang tidak lolos prakualifikasi. Pada prosedur pengadaan Bank Dunia/ADB, proses prakualifikasi akan tetap dilanjutkan sepanjang masih ada peserta yang memenuhi kualifikasi yang ditentukan.
Prakualifikasi ulang
Frekwensi
Jumlah Prakualifikasi Ulang
Pelaksanaan Aanwijzing
Jumlah
Jumlah klarifikasi data pelelangan
Waktu aanwijzing dapat menambah waktu proses pengadaan.
Penggunaan produk dalam
Persentase
Persentase penggunaan
Persentase penggunaan produk dalam negeri mempengaruhi kualitas penawaran dalam pengadaan dengan Keppres 80/2003.
115
Indikator Kinerja Pengadaan negeri
Variasi Nilai penawaran
Evaluasi Penawaran Ulang
NOL
Bank Dunia
ADB
Keppres 80/2003
Ukuran
Cara Mengukur produk dalam negeri
Standar Deviasi/
Frekwensi
Pengaruh terhadap waktu proses pengadaan Untuk memenuhi persyaratan persentase penggunaan produk ini, kontraktor memerlukan waktu untuk memilih produk yang akan diusulakn dalam daftar penawaran.
Standar Deviasi/Variasi nilai penawaran
Nilai variasi penawaran dala prosedur Keppres dibatasi maksimal hingga 15 % sedangkan dengan prosedur Bank Dunia/ADB tidak ada batasan terhadap nilai penawaran. Batasan nilai penawaran ini mempengaruhi jumlah penawaran yang lolos dan jika tidak memenuhi syarat jumlah, akan dilakukan prakualifikasi ulang yang dapat menambah waktu pengadaan.
Jumlah evaluasi ulang
Dalam Keppress 80/2003, jika jumlah penawaran yang memenuhi syarat kurang dari 3 (tiga), maka akan dilakukan evaluasi ulang yang dapat menambah waktu pengadaan. Sedangkan pada Bank Dunia dan ADB, jumlah kontraktor tidak menjadi masalah.
Lama Perolehan NOL
Lama perolehan NOL menggambarkan kualitas kerja panitia pengadaan dalam memahami prosedur pengadaan.
