BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Obyek Penelitian 4.1.1. Sejarah Lembaga Landarchief (1892- 1942) Lembaga kearsipan di Indonesia, seperti yang kita kenal sekarang ini, secara de facto sudah ada sejak 28 Januari 1892, ketika Pemerintah Hindia

Belanda

dikukuhkan

pula

mendirikan jabatan

Landarchief. landarchivaris

Pada yang

tanggal

tersebut

bertanggungjawab

memelihara arsip-arsip pada masa VOC hingga masa pemerintahan Hindia Belanda untuk kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan, serta membantu kelancaran pelaksanaan pemerintahan. Adapun landarchivaris pertama adalah Mr. Jacob Anne van der Chijs yang berlangsung hingga tahun 1905. Pengganti Mr. Jacob Anne van der Chijs adalah Dr. F. de Haan 1905 - 1992 yang hasil karya-karyanya banyak dipakai sebagai referensi bagi ahli-ahli sejarah Indonesia. Pengganti de Haan adalah E.C. Godee Molsbergen, yang menjabat dari tahun 1922 -1937. Pejabat landarchivaris yang terakhir pada masa Pemerintahan Hindia Belanda adalah Dr. Frans Rijndert Johan Verhoeven dari 1937 - 1942.

45

46

Kobunsjokan(1942-1945) Masa pendudukan Jepang merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, karena pada masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip. Oleh karena itu, Arsip Nasional RI tidak memiliki khasanah arsip pada masa pendudukan Jepang. Lembaga Kearsipan yang pada masa Hindia Belanda bernama Landarchief, pada masa pendudukan Jepang berganti

dengan istilah

Kobunsjokan

yang ditempatkan dibawah

Bunkyokyoku. Sebagaimana pegawai-pegawai Belanda lainnya, sebagian pegawai Landarchief pun dimasukkan kamp tawanan Jepang. Meskipun demikian, pada masa tersebut posisi Landarchief sangat penting bagi orang-orang Belanda yang ingin mendapatkan keterangan asal-usul keturunannya.

Keterangan

dari

arsip

tersebut

diperlukan

untuk

membebaskan diri dari tawanan Jepang, jika mereka dapat menunjukkan bukti turunan orang Indonesia meski bukan dari hasil pernikahan. Arsip Negeri (1945-1947) Secara yuridis, keberadaan lembaga kearsipan Indonesia dimulai sejak diproklamasikan kemerdekaan Indonesia 17 Agustus 1945. Namun demikian tidak dipungkiri, bahwa keberadaan dan perkembangan Arsip Nasional RI merupakan hasil dari pengalaman kegiatan dan organisasi kearsipan pada masa pemerintah Kolonial Belanda (landarchief) dan produk-produk kearsipannya. Setelah kemerdekaan Republik Indonesia, lembaga kearsipan (landarchief) diambil oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan Kementerian Pendidikan Pengajaran dan

47

Kebudayaan, dan diberi nama Arsip Negeri. Keberadaan Arsip Negeri ini berlangsung sampai pertengahan tahun 1947 ketika pemerintah NICA datang ke Indonesia. Landsarchief (1947-1949) Sejak Belanda melancarkan agresi militer yang pertama dan berhasil menduduki wilayah Indonesia di tahun 1947, keberadaan Arsip Negeri diambil alih kembali oleh pemerintah Belanda. Nama Lembaga Arsip Negeri berganti lagi menjadi landsarchief kembali. Sebagai pimpinan landsarchief adalah Prof.W. Ph. Coolhaas yang menjabat hingga berdirinya Republik Indonesia Serikat (RIS) dan diakuinya kedaulatan Pemerintah Republik Indonesia oleh Belanda pada akhir tahun 1949. Setelah itu lembaga kearsipan kembali ketangan Pemerintah Republik Indonesia. Arsip Negara(1950-1959) Setelah Konferensi Meja Bundar tanggal 27 Desember1949, Pemerintah Belanda melaksanakan pengembalian kedaulatan kepada Pemerintah Republik Indonesia, termasuk lembaga

pemerintah.

Sebagaimana

pengembalian lembaga-

tahun1945-1947,

landsarchief

ditempatkan kembali di bawah Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K). Pada masa pengambilalihan Landsarchief oleh pemerintah Republik Indonesia Serikat, masih diusahakan konsepsi asli tentang statusnya sebagai Arsip Negeri RIS. Hal tersebut dimaksudkan agar arsip-arsip pemerintah pusat dapat disalurkan ke Arsip Negeri RIS.

48

Namun demikian konsep Arsip Negeri itu tidak bertahan lama. Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/B, nama Arsip Negeri berubah menjadi Arsip Negara RIS. Sedangkan sebagai pimpinan lembaga Arsip Negara tersebut adalah Prof. R. Soekanto. Prof. R. Soekanto merupakan orang asli Indonesia yang pertama kalinya memimpin lembaga kearsipan Indonesia. Kepemimpinan Prof. R. Soekanto berlangsung selama enam tahun hingga tahun 1957. Sebagai penggantinya adalah Drs. R. Mohammad Ali, seorang sejarawan yang menulis buku Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia. Pergantian ini merupakan awal perubahan dasar dalam kepemimpinan di Arsip Negara, karena untuk pertama kalinya istilah Kepala Arsip Negara dipakai untuk jabatan tersebut. Nama Arsip Negara secara resmi dipakai hingga tahun 1959. Arsip Nasional(1959-1967) Arsip Nasional dibawah Kementerian PP dan K Pada masa kepemimpinan Drs. R. Mohammad Ali diupayakan berbagai usaha untuk meningkatkan peran dan status lembaga Arsip Negara. Langkah pertama yang diambil adalah memasukkan Arsip Nagara dalam Lembaga Sejarah pada Kementerian PP dan K. Perubahan itu ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri nomor 130433/5, tanggal 24 Desember 1957. Berdasarkan SK menteri PP dan K nomor69626/a/s nama Arsip Negara berganti menjadi Arsip Nasional. Perubahan ini berlaku surut semenjak 1 Januari 1959. Arsip Nasional dibawah Kementerian Pertama RI (1961-1962)

49

Perubahan kelembagaan Arsip Nasional tidak berhenti sampai disitu. Berdasarkan Keputusan Presiden RI nomor 215 tanggal 16 Mei 1961, penyelenggaraan segala urusan Arsip Nasional dipindahkan ke Kementerian Pertama RI, termasuk wewenang, tugas dan kewajiban, perlengkapan materiil dan personalia, serta hak-hak dan kewajiban keuangan dan lain-lain. Tugas dan Fungsi Arsip Nasional mengalami perluasan, sejak keluarnya Peraturan Presiden nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Berdasarkan Keputusan Presiden tersebut, tugas dan fungsi arsip Nasional tidak hanya menyelenggarakan kearsipan statis saja, akan tetapi juga terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan baru (dinamis). Arsip Nasional dibawah Menteri Pertama Bidang Khusus. (19631964) Berdasarkan Keputusan Presiden RI No.188 tahun 1962, Arsip Nasional RI ditempatkan di bawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus. Penempatan Arsip Nasional di Bidang Khusus dimaksudkan supaya arsip lebih diperhatikan, karena bidang ini khusus diperuntukkan bagi tujuan penelitian sejarah. Arsip Nasional di bawah Menko Hubra (1963-1966) Pada tahun 1964 nama Kemeterian Pertama Bidang Khusus berganti menjadi Kementerian Kompartimen Hubungan dengan Rakyat (Menko Hubra). Perubahan tersebut disesuaikan dengan tugas dan

50

fungsinya

dalam

mengkoordinasi

kementerian-kementerian

negara.

Dengan bergantinya nama kementerian tersebut, otomatis Arsip Nasional berada di bawah kementerian yang baru tersebut. Dibawah kementerian ini, Arsip Nasional mendapat tugas untuk melakukan pembinaan arsip. Namun demikian, perubahan tersebut tidak mempengaruhi tugas dan fungsiArsip Nasional sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Presiden No.19 tahun1961. Arsip Nasional dibawah Wakil Perdana Menteri Bidang Lembagalembaga Politik (1966-1967) Berdasarkan

Keputusan

Wakil

Perdana

Menteri

No.08/WPM/BLLP/KPT/1966, Arsip Nasional ditempatkan di bawah Waperdam

RI

bidang

Lembaga-lembaga

Politik.

Namun

secara

fungsional, Arsip Nasional tetap memusatkan kegiatan-kegiatan ilmiah dan kesejarahan. Arsip Nasional RI(1967- sekarang ) Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional, karena berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara. Penetapan Arsip Nasional sebgai Lembaga Pemerintah Non Departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No.

51

A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945, bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet. Dengan status baru tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai berikut; 1. Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI; 2. Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang tentang Pokok-pokok Kearsipan. Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs.R. Mohammad Ali (1970) belum terlaksana. Oleh karena itu Dra. Sumartini, wanita pertama yang menjabat sebagai kepala Arsip Nasional, berjuang untuk melanjutkan cita-cita pemimpin sebelumnya. Atas usahausaha beliau, serta atas dukungan Menteri Sekretaris Negara Sudharmono, SH, cita-cita dalam memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang kemudian dikenal dengan Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden No.26 Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggungjawab kepada Presiden. Dengan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional RI sah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen.

52

Kebijakan ke arah pemikiran untuk penyempurnaan tugas dan fungsi Arsip Nasional RI diwujudkan pada masa kepemimpinan DR. Noerhadi Magetsari, yang menggantikan Dra. Soemartini sebagai kepala Arsip Nasional tahun 1991 hingga tahun 1998. Pada masa kepemimpinan beliau

terjadi

perubahan

struktur

organisasi

yang

baru

dengan

dikeluarkannya Keputusan Presiden RI nomor 92 tahun 1993 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional RI disingkat dengan ANRI. Perubahan yang cukup mencolok adalah pengembangan struktur organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan Unit Pelaksana Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah TK I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Seiring dengan pengembangan struktur organisasi tersebut, beliau juga mengembangkan SDM di bidang kearsipan; yakni merekrut pegawai baru sebagai arsiparis. Oleh karena itu, pada masa tersebut jumlah arsiparis di ANRI meningkat drastis. Puncaknya adalah tahun 1995-1996, dimana jumlah arsiparis di ANRI Pusat mencapai 137 orang. Kepemimpinan Dr. Noerhadi Magetsarisebagai kepala Arsip NasionalRI berlangsung hingga tahun 1998. Sebagai penggantinya adalah DR. Moekhlis Paeni (mantan Deputi Konservasi ANRI dan mantan Kepala ANRI Wilayah Ujung Pandang). Pada masa kepemimpinan DR. Moekhlis Paeni, beliau melanjutkan kebijakan kepemimpinan sebelumnya. Dalam rangka meningkatkan wujud

53

sistem kearsipan nasional yang handal, beliau mencanangkan visi ANRI, yakni menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa. Seiring dengan perkembangan politik dan pemerintahan di era reformasi, serta dalam rangka efektivitas dan efisiens, maka Presiden melalui Keputusan Presiden nomor 17 Tahun 2001 mengatur kedudukan, tugas dan fungsi, susunan organisasi

dan tatakerja

Lembaga

Pemerintah Non Departeman.

Sehubungan dengan hal tersebut, struktur organisasi ANRI pun disesuaikan dengan Keputusan Presiden tersebut. Sejak dilantiknya Drs. Oman Syahroni, M.Si. Tanggal 3 Juni 2003, melalui Keputusan Presiden Nomor 74/M/2003, Menggantikan DR. Mukhlis Paeni, Arsip Nasional Republik Indonesia mengembangkan Program Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SiPATI) yaitu aplikasi pengelolaan arsip dinamis secara elektronik sesuai dengan trend perkembangan globalisasi informasi dimana hampir seluruh unit di kantor Pemerintah maupun Swasta telah menggunakan perangkat komputer. SiPATI ini telah di aplikasikan dibeberapa instansi Pemerintah Pusat. Pada tanggal 6 Juli 2004 Drs. Djoko Utomo, MA dilantik menjadi Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan Keputusan Presiden Nomor87/M/2004, tanggal 21 Juni 2004. Dalam masa kepemimpinannya Djoko Utomo, sebagai Kepala ANRI yang dibesarkan di lingkungan ANRI berusaha mewujudkan Visi dan Misi ANRI dengan berbagai program yang benar-benar disesuaikan dengan perkembangan

54

globalisasi dan kebutuhan yang ada di lingkungan ANRI. Gedung layanan Publik yang berada paling depan yang merupakan ujung tombak layanan masyarakat

direnovasi

sedemikian

rupa

sehingga

menimbulkan

kenyamanan bagi pengunjung yang datang. Kerjasama Nasional dan Internasional digiatkan dalam rangka memajukan dunia kearsipan termasuk kerjasama dalam rangka pengiriman pegawai ANRI untuk belajar di luar negeri. Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) tidak hanya dilakukan di luar negeri saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan memberikan kursus-kursus yang dapat meningkatkan pengetahuan pegawai sehinggabisa memberikan pengabdian terbaik kepada masyarakat sesuai dengan tugas dan fungsi ANRI. Pengolahan dan pemeliharaan arsiparsip statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong dilaksanakannya program-program lain seperti program Citra Daerah, Citra Nusantara maupun program lainnya seperti program Sistem Informasi Jaringan Kearsipan Nasional. Syiar lembaga ANRI dan kearsipan pun terus dilakukan terutama melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan demikian diharapkan masyarakat mengetahui tugas dan fungsi ANRI yang pada akhirnya nanti akan menimbulkan kesadaran masyarakat untuk memelihara arsip nya. Pimpinan Arsip Nasional dari Masa ke Masa 1. DR. R. Soekanto (1951 - 1957)

55

2. Drs. R. Mohammad Ali (1957 - 1970) 3. Dra. Soemartini (1971 - 1992) 4. DR. Noerhadi Magetsari (1992 - 1998) 5. DR. Mukhlis Paeni (1998 - 2003) 6. Drs. Oman Sachroni, M.Si. (2003 - 2004) 7. Drs. Djoko Utomo, MA (2004 - 2009) 8. M. Asichin (2010 - 2013) 9. Drs. Mustari Irawan, MPA (2013 - Sekarang) 4.1.2. Visi dan Misi ANRI memiliki visi "Menjadikan Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa dalam Kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia yang dicapai pada Tahun 2025". Misi ANRI, pertama, memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan. Kedua, memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi. Ketiga, memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah. Keempat, melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. Kelima, memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.

56

4.1.2. Filosofis Logo

Gambar 4.1.2 Logo ANRI Tulisan ANRI pada logo merupakan singkatan dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Hurufnya sendiri ditulis tidak dengan huruf kapital hal ini untuk memberikan makna ANRI berupaya dengan sepenuh hati memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat khususnya di bidang kearsipan. Warna biru pada latar belakang tulisan ANRI memberikan makna kesan profesionalitas, dinamis dalam perubahan yang lebih baik sesuai perkembangan jaman. 4.1.3. Struktur Organisasi ANRI adalah lembaga non kemeneterian yang dipimpin oleh seorang Kepala setingkat menteri. Dalam menjalankan tugasnya, Kepala ANRI dibantu oleh satu orang Sekretaris Utama dan tiga Deputi yakni Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, Deputi Bidang Konservasi Arsip dan Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan beserta jajarannya. Struktur organisasi ANRI dibagi dua fungsi yakni fungsi substantif dan fungsi fasilitatif. Fungsi substantif adalah unit-unit yang langsung menangani fungsi utama lembaga dalam hal ini penyelenggaraan kearsipan. Sedangkan fungsi fasilitatif membantu memfasilitasi unit-unit fungsi substantif.

57

Unit Humas berada di bawah Sekretaris Utama dan Biro Perencanaan. Humas dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Humas dan Tata Usaha (TU) setingkat eselon III. Kepala Bagian Humas dan TU terdiri dari tiga unit yakni Unit Publikasi Dokumentasi, Keprotokolan dan TU. Humas ANRI memiliki tugas dan fungsi yakni publikasi dan dokumentasi kelembagaan, menjalankan fungsi keprotokolan dan menjalin hubungan baik dengan stakeholder eksternal dan internal lembaga.

Gambar 4.1.3 Struktur Organisasi ANRI

58

Gambar 4.1.3 Struktur unit Humas di ANRI

59

4.2 Hasil Penelitian 4.2.1 Sosialisasi Program Reformasi Birokrasi di ANRI Sosialisasi merupakan proses mengkomunikasikan nilai atau aturan kepada seluruh anggota organisasi dalam hal ini seluruh pegawai ANRI. Sebagai upaya untuk mengubah sikap dan menanamkan pengertian antar pegawai di lingkungan ANRI adalah dengan sosialisasi. Dalam proses sosialisasi, umumnya akan disampaikan sejumlah pesan-pesan kepada pegawai ANRI. Dengan harapan seluruh pegawai ANRI menjadi paham terhadap pesan yang disampaikan, dalam hal ini pesan penerapan reformasi birokrasi. Proses komunikasi melalui sosialisasi di lingkungan internal ANRI merupakan hal yang sangat penting untuk mencapai tujuan program RB yakni perubahan pola pikir, budaya dan nilai-nilai kerja. Diharapkan melalui sosialisasi, pegawai dapat mengetahui dengan cepat perubahan seperti apa yang diharapkan oleh para pemangku kepentingan. Oleh karenanya

dibutuhkan

strategi

sosialisasi

secara

terencana

guna

memperoleh hasil yang optimal. Tim RB ANRI telah menyusun strategi sosialisasi program reformasi birokrasi yang dituangkan dalam dokumen Manajemen Perubahan. Adapun strategi sosialisasi program reformasi birokrasi dijelaskan sebagai berikut: A. Program Penataan Peraturan Perundang-Undangan

60

Tim RB ANRI sebagai komunikator mensosialisasikan kepada pimpinan dan pegawai ANRI menegenai rencana kinerja di bidang program penataan peraturan perundang-undangan meliputi : 1. Melakukan pemberdayaan Unit Organisasi melalui proses

sosialisasi

tentang

pentingnya

Petunjuk

Pelaksaaan dengan melibatkan masyarakat. 2. Melakukan harmonisasi melalui rapat koordinasi secara internal dan eksternal dalam penyusunan peraturan perundang-undangan 3. Melakukan inovasi teknologi melalui pengkajian dan diskusi dalam rangka menyesuaikan peraturan dengan perkembangan IPTEK 4. Melakukan mobilisasi dan koordinasi serta penetapan skala prioritas dalam penataan peraturan perundangundangan melalui forum multilateral. B. Penataan dan Penguatan Organisasi Tim RB ANRI sebagai komunikator mensosialisasikan kepada pimpinan dan pegawai ANRI mengenai rencana kinerja di bidang penataan dan penguatan organisasi meliputi : 1. Melakukan sosialisasi tentang fungsi dan tugas melalui rapat koordinasi internal antar unit organisasi

61

2. Melakukan revitalisasi fungsi dan tugas melalui rapat koordinasi antar unit organisasi dan dengan instansi terkait 3. Melakukan reorganisasi yang rightsizing melalui rapat koordinasi antar unit organisasi dan dengan instansi terkait 4. Melakukan mobilisasi dan koordinasi serta penetapan skala prioritas dalam penataan dan penguatan organisasi melalui forum multilateral C. Penataan Tata Laksana Tim RB ANRI sebagai komunikator mensosialisasikan kepada pimpinan dan pegawai ANRI mengenai rencana kinerja di bidang penataan tata laksana yang meliputi : 1.

Melakukan penyelarasan SOP antar unit organisasi melalui rapat koordinasi internal

2.

Melakukan mobilisasi dan koordinasi serta penetapan skala prioritas dalam penataan tata laksana serta penerapan e-Gov melalui forum multilateral

3.

Melakukan sosialisasi, internalisasi dan penerapan reward and punishment melalui rapat koordinasi internal antar unit organisasi

62

4.

Melakukan sosialisasi pentingnya e-procurement dalam menunjang efisiensi dan transparansi anggaran lelang proyek pemerintah.

D. Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur Tim RB ANRI sebagai komunikator mensosialisasikan kepada pimpinan dan pegawai ANRI mengenai rencana kinerja di bidang penataan sistem manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) aparatur yang meliputi :

1. Melakukan mobilisasi dan koordinasi serta penetapan skala prioritas dalam penataan system manajemen sdm aparatur melalui forum multilateral 2. Melakukan

sosialisasi

dan

internalisasi

peraturan

kepegawaian melalui rapat koordinasi internal antar unit organisasi 3. Penerapan reward and punishment sesuai dengan SOP melalui rapat pemantauan dan evaluasi 4. Melakukan

pendidikan

dan

pelatihan

penunjang

perubahan melalui pembangunan karakter, outbond, dan pelatihan kepemimpinan. E. Penguatan Pengawasan

63

Tim RB ANRI sebagai komunikator mensosialisasikan kepada pimpinan dan pegawai ANRI mengenai rencana kinerja di bidang penguatan pengawasan yang meliputi :

1.

Melakukan mobilisasi dan koordinasi serta penetapan skala prioritas dalam penguatan pengawasan melalui forum multilateral

2.

Melakukan

sosialisasi

dan

internalisasi

Sistem

Pengendalian Internal Pemerintah (SPIP) melalui rapat koordinasi internal antar unit organisasi 3.

Penerapan reward and punishment sesuai dengan SOP melalui rapat pemantauan dan evaluasi

4.

Melakukan

pendidikan

dan

pelatihan

penunjang

perubahan melalui pembangunan karakter, outbond, dan pelatihan di bidang pengawasan F. Penguatan Akuntabilitas Kinerja Tim RB ANRI sebagai komunikator mensosialisasikan kepada pimpinan dan pegawai ANRI mengenai rencana kinerja di bidang penguatan akuntabilitas kinerja yang meliputi : 1. Melakukan

pendidikan

dan

pelatihan

penunjang

perubahan melalui pembangunan karakter, outbond, dan pelatihan akuntabilitas kinerja

64

2. Penerapan reward and punishment sesuai dengan SOP melalui rapat pemantauan dan evaluasi 3. Penguatan

mekanisme

koordinasi

penerapan

akuntabilitas kinerja melalui rapat teknis tim manajemen perubahan G. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Tim RB ANRI sebagai komunikator mensosialisasikan kepada pimpinan dan pegawai ANRI mengenai rencana kinerja di bidang peningkatan kuaalitas pelayanan publik yang meliputi :

1. Melakukan

pendidikan

dan

pelatihan

penunjang

perubahan melalui pembangunan karakter, outbond, dan pelatihan di bidang pelayanan publik 2. Melakukan penyesuaian dan penyempurnaan standar pelayanan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku melalui rapat koordinasi internal dan eksternal 3. Melakukan mobilisasi dan koordinasi serta penetapan skala prioritas dalam penguatan pengawasan melalui forum multilateral 4. Pengembangan mekanisme partisipasi masyarakat melalui survey dengan menggunakan indikator indeks kepuasan masyarakat

65

5. Melakukan sosialisasi mekanisme pelayanan kepada masyarakat melalui media massa dan website H. Pengembangan Pola Pikir dan Budaya Aparatur Tim RB ANRI sebagai komunikator mensosialisasikan kepada pimpinan dan pegawai ANRI mengenai rencana kinerja di bidang pengembangan pola pikir dan budaya aparatur yang meliputi : 1. Melakukan pengembangan dan internalisasi nilai-nilai budaya kerja produktif melalui sosialisasi dan pelatihan penerapan nilai-nilai ANRI 2. Melakukan peningkatan motivasi dan etos kerja melalui pemberian penghargaan dan insentif 3. Melakukan peningkatan cara berfikir secara komprehensif dan integrative melalui pelatihan, workshop, diskusi, curah pendapat oleh motivator professional

Gambar 4.2.1 Sosialisasi internal pegawai ANRI mengenai reformasi birokrasi. Jakarta, 22 Februari 2013

66

Materi

sosialisasi

internal

mengenai

perubahan

di

lingkungan ANRI disampaikan melalui media komunikasi dalam bentuk rapat kick-off, rapat koordinasi, rapat unit kerja, briefing, ceramah, mading digital, mading manual, dalam bentuk media cetak (buku/tulisan dalam penerbitan majalah) maupun melalui website dan email pegawai ANRI.

Humas ANRI sendiri memiliki peranan penting di dalam mengkomunikasikan program reformasi birokrasi di lingkungan pegawai ANRI. Hal itu diutarakan oleh Kepala Bagian Humas dan TU Pimpinan ANRI Ibu Eli Ruliawati S.Sos., MAP.,15 yang mengatakan bahwa “Reformasi Birokrasi itu kan fungsinya di jalankan oleh Unit Organisasi dan tata laksana. Untuk menuju ke arah reformasi birokrasi tentunya tidak hanya dilakukan oleh segelintir orang. Bagaimana proses kepada seluruh pegawai ini dilakukan, nah ini tentu unit terkait dengan humas ini bergandengan tangan. Disamping kita mendukung kegiatan-kegiatan mereka dalam bentuk sosialisasi-sosialisasi, percepatan reformasi birokrasi, dalam bentuk pertemuan-pertemuan atau pun kita mendukung dalam berbagai media yang tujuannya ingin diketahui oleh seluruh pegawai Arsip Nasional”.

Lebih lanjut Ibu Eli menambahkan bahwa “ada beberapa media yang digunakan dalam mensosialisasikan reformasi birokrasi di ANRI diantaranya majalah dinding digital dan manual, pengeras suara dan website. Progress-progress terkait program Reformasi Birokrasi disyiarkan melalui

15

Wawancara peneliti dengan Kepala Bagian Humas dan TU Pimpinan ANRI Ibu Eli Ruliawati S.Sos., MAP. Jakarta, 9 Maret 2015

67

website ataupun melalui PPID (Pejabat Pengelola Informasi Dokumentasi) misalkan dengan touch screen,” ungkapnya.

Gambar 4.2.2 Sosialisasi Reformasi Birokrasi di ANRI melalui Media Komunikasi Mading Digital Selain melaksanakan sosialisasi program reformasi birokrasi melalui berbagai media komunikasi, Tim Reformasi Birokrasi ANRI juga mengundang para pakar di bidang reformasi birokrasi untuk memberikan ceramah kepada seluruh pegawai ANRI.“Saya pernah mengikuti sosialisasi terkait dengan reformasi birokrasi. Sosialisasi Reformasi Birokrasi di ANRI ini ditujukan untuk seluruh pegawai ANRI. Sosialisasi pada saat itu yang disampaikan bersifat general, artinya tidak disampaikan kepada pegawai secara detil dan teknis kira-kira perubahan-perubahan apa saja yang harus dilakukan. Jadi, biasanya yang disampaikan jalur-jalur general misalnya bahwa harus ada perubahan dari sisi culture set, mind set jadi hanya itu saja yang disampaikan”ujar Pak Aria salah satu pegawai ANRI16. Pak Aria menambahkan “selain mind set dan culture set ada hal lain yang disampaikan yakni level aspek kedisiplinan pegawai.”Reformasi birokrasi ini secara finansial akan membawa efek kepada pegawai adanya tunjangan kinerja, tuntutan yang muncul adalah pegawai ini untuk kedisiplinan 16

Wawancara peneliti dengan Bapak Aria Maulana, S.Hum., MAP salah satu pegawai ANRI. Jakarta, 13 Maret 2015.

68

pegawai itu jam kerja itu sudah benar-benar sangat diawasi dengan ketat. Jadi ketika terlambat atau pulang cepat akan ada pemotongan tunjangan kinerja tersebut”. Sosialisasi juga menyinggung mengenai target perubahan dalam implementasi program reformasi birokrasi. “Kemudian dalam sosialisasi ini juga disampaikan secara general mengenai sasaran target perubahan dari ANRI itu sendiri Misalnya ANRI itu harus punya quick wins, dari sisi akuntabilitas kinerja apa saja yang harus dicapai sesuai dengan indikator kinerja utamanya dalam bentuk output atau outcome yang ditargetkan oleh ANRI itu sendiri,” jawab Pak Aria. Peneliti melihat ada beberapa program sosialisasi terkait dengan penerapan program RB, diantaranya adalah: 1. Sosialisasi Road Map Reformasi Birokrasi ANRI 2010-2014 2. Sosialisasi Sasaran Kinerja Pegawai 3. Sosialisasi Analisis Beban Kerja 4. Sosialisasi

Penilaian

Mandiri

Pelaksanaan

Reformasi

Birokrasi (PMPRB) 5. Sosialisasi PP 53 Tahun 2010 tentang Disiplin PNS dan Peraturan Kepala BKN Nomor 21 Tahun 2010 tentang Ketentuan Pelaksanaan PP 53 Tahun 2010 tentang Disiplin PNS Peraturan Kepala ANRI Nomor 42 Tahun 2011 tentang Pedoman Penegakan Disiplin Pegawai di Lingkungan ANRI 6. Sosialisasi mengenai Internalisasi RB Oleh Kementerian PAN dan RB 7. Sosialisasi

Peraturan

Kepala

ANRI

Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP)

Bidang

Sistem

69

8. Sosialisasi Peraturan Kepala ANRI tentang Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Program RB di Lingkungan ANRI 9. Sosialisasi manajemen perubahan yang dilakukan oleh internal ANRI sendiri maupun oleh pihak Kementerian PAN dan RB

Gambar 4.2.3 Sosialisasi Peraturan Reformasi Birokrasis di lingkungan ANRI dihadiri oleh Pimpinan dan pegawai ANRI. Jakarta, 29 November 2012 Sosialisasi-sosialisasi tersebut dilaksanakan dalam rangka penerapan program

RB

dan

upaya

mengkomunikasikan

visi

perubahan

(communicating the change vision) sehingga dapat dipahami dan mendapatkan

dukungan

serta

kepedulian

dari

seluruh

pegawai.

Komunikasi diperlukan untuk mempengaruhi sikap pegawai agar dapat menyesuaikan terhadap perubahan yang terjadi. Tim RB ANRI juga telah melaksanakan acara Grand Kick Off launching perdana program reformasi birokrasi. Dalam acara ini Kepala

70

ANRI meresmikan dan menyampaikan informasi mengenai reformasi birokrasi. Pada acara tersebut ditandatangani secara simbolik Pakta Pembaharuan ANRI sebagai bentuk kontrak perubahan antara Kepala ANRI dan para staff pimpinan. Informasi yang disampaikan meliputi alasan perlunya reformasi birokrasi dan visi reformasi ANRI, informasi mengenai program reformasi birokrasi ANRI, informasi mengenai tim manajemen perubahan ANRI, target-target perubahan, dukungan dan partisipasi yang diharapkan serta penandatanganan pakta integritas. Melalui sosialisasi internal di lingkungan pegawai ANRI mengenai program

perubahan

diharapkan

muncul

agen-agen

perubahan

di

lingkungan ANRI. Kepala Biro Organisasi, Kepegawaian, dan Hukum di ANRI Ibu Zita menyatakan bahwa “Internalisasi memang kita harapkan adanya agen-agen perubahan (agents of change). sebetulnya setiap pejabat struktural itu menjadi agen perubahan karena dia yang akan membawa unitnya itu kepada suatu perubahan, tapi yang terlihat di Arsip Nasional belum menyatu bahwa kita sudah berubah, akhirnya kurang peduli terhadap stafnya”. Ibu Zita memberikan contoh bahwa mestinya pimpinan memonitor terus kinerja pegawai setiap harinya. Hal itu merupakan bentuk kepedulian pimpinan terhadap pegawai dan komitmen pimpinan terhadap perubahan. Sehingga tidak ada lagi pegawai yang pada saat jam kantor, keluyuran di mall. 17

17

Wawancara peneliti dengan Kepala Organisasi, Kepegawaian, dan Hukum sekaligus Sekretaris Tim Reformasi Birokrasi ANRI Ibu Zita Asih Suprastiwi, SH. Jakarta, 6 Maret 2015

71

4.2.2 Implementasi Program Reformasi Birokrasi dan Kinerja Pegawai ANRI Program Reformasi Birokrasi (RB) di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan amanat Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 dan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2011 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014. Untuk menindaklanjuti kedua peraturan yang berskala nasional tersebut, ANRI telah menetapkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 50 Tahun 2011 tentang Road Map Reformasi Birokrasi di Lingkungan ANRI 2010-2014. Di dalam road map tersebut terdapat target-target kinerja yang akan menjadi skala prioritas Arsip Nasional Republik Indonesia dalam penerapan reformasi birokrasi. Adapun target-target kinerjanya meliputi: program manajemen perubahan, penataan peraturan perundang-undangan, penataan dan penguatan organisasi, penataan tata laksana, penataan sistem manajemen

SDM

aparatur,

penguatan

pengawasan,

penguatan

akuntabilitas kinerja, peningkatan kualitas pelayanan, serta monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan RB di lingkungan ANRI. “Pelaksanaan RB di ANRI dimulai pada tahun 2010 sesuai dengan Grand Design Pemerintahan 2010-2015. Kita mengawali 2010, karena awal memang belum fokus pada delapan area perubahan. Fokus artinya itu, ditindaklanjuti oleh semua level, artinya anggaran juga menuju kesana, kebijakan juga menuju kesana (program RB ANRI), karena awal, jadi masih parsial, baru dapat membuat road map saja,” Ungkap Kepala Biro Organisasi, Kepegawaian, dan

72

Hukum yang juga merangkap Sekretaris Tim Reformasi Birokrasi ANRI Ibu Zita Asih. Ibu Zita juga mengutarakan bahwa “secara filosofis, makna reformasi birokrasi ini untuk mempercepat pencapaian pemerintah dalam mewujudkan bahwa negara itu hadir untuk masyarakat. Ketika melakukan pelayanan kepada masyarakat, basik-nya adalah SDM, pemangku jabatan, ada proses yang harus dilalui”. “Ada tiga hal yang harus dijalankan oleh SDM itu, pertama ada sistem yang harus dijalankan oleh SDM. Kedua, bagaimana kompetensi SDM yang menjalankan sistem. Ketiga, lingkungan strategis SDM. Capaian yang akan dilihat adalah perubahan dari perilaku SDM yang dijabarkan kedalam delapan area perubahan. perubahan itu sendiri akan dimonitor oleh tim manajemen perubahan”Jelasnya.

Gambar 4.2.4 Rapat evaluasi implementasi program reformasi birorkrasi di ANRI dipimpin langsung oleh Sekretaris Tim Kelompok Kerja (Pokja) Program Reformasi Birokrasi ANRI Ibu Zita Asih Suprastiwi, SH. Rapat evaluasi ini bertujuan untuk mengkomunikasikan kepada pimpinan dan pegawai ANRI mengenai capaian kinerja penerapan program reformasi birokrasi di ANRI. Jakarta, 20 Januari 2015.

73

A. Manajemen Perubahan Pada tahun 2011 ANRI telah membentuk Tim Manajemen Perubahan dengan melakukan beberapa langkah strategis yaitu penyusunan

strategi

manajemen

perubahan

dan

strategi

komunikasi, sosialisasi manajemen perubahan yang dilakukan, implementasi strategi manajemen perubahan dalam bentuk coffee morning yang melibatkan seluruh pejabat struktural, penyusunan Petunjuk Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi

Reformasi

Birokrasi di Lingkungan ANRI yang ditetapkan dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 45 Tahun 2011 Monitoring dan evaluasi action plan RB seluruh unit kerja Eselon II di lingkungan ANRI Semester I Tahun 2010 dan Evaluasi Pelaksanaan RB terhadap lima (5) program quick wins ANRI Tahun 2010. Pada tahun 2012 dilakukan asesmen kesiapan perubahan, termasuk di dalamnya identifikasi penolakan terhadap perubahan, telah dilaksanakan dengan menyebarkan kuesioner kepada 164 responden pegawai ANRI. Hasilnya menunjukkan para pegawai ANRI setuju dan mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi di ANRI. Asesmen dilakukan dengan tingkat partisipasi/dukungan para pemangku kepentingan dan kebutuhan akan komunikasi untuk manajemen perubahan, termasuk mengindentifikasikan penolakan terhadap perubahan, telah dilaksanakan dengan menyebarkan

74

kuesioner kepada para pemangku kepentingan antara lain komunitas Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI). Kemudian juga dilaksanakan sosialisasi dan internalisasi reformasi birokrasi, kegiatan outbond bagi pejabat struktural, dan penandatanganan pakta integritas pada setiap acara pelantikan pejabat struktural. Pada tahun 2013, ANRI melanjutkan kegiatan asesmen terhadap struktur organisasi yang ada berdasarkan mandat UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 serta amanat peraturan perundang-undangan lainnya. Hasil kegiatan ini berupa laporan asesmen terhadap struktur organisasi yang bisa dijadikan bahan untuk melakukan penataan organisasi ANRI. Kegiatan asesmen terhadap peran dan tanggung jawab dilakukan dengan kegiatan menyempurnakan hasil analisis jabatan di lingkungan ANRI. Kegiatan ini dilakukan dengan menyesuaikan format analisis jabatan dengan format baru sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 29 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembuatan Analisis Jabatan. Asesmen terhadap peran dan tanggungjawab ini ditujukan pada setiap jabatan yang ada di ANRI, baik struktural, fungsional tertentu, maupun fungsional umum dengan ukuran hasil kinerja dari setiap tugas pokok jabatan. Selain itu dilakukan asesmen terhadap kemampuan/kapabilitas dan skills organisasi merupakan

75

kegiatan yang tidak bisa dipisahkan dari kegiatan revitalisasi organisasi ANRI. Kemudian

untuk

meningkatkan

pemahaman

tentang

pentingnya perubahan dilakukan pelatihan, sosialisasi, dan internalisasi reformasi birokrasi kepada seluruh pegawai. Kegiatan santai seperti Coffee morning dan senam pagi bersama, serta rapatrapat reformasi birokrasi dilakukan dalam rangka menjalin komunikasi yang baik antar-pegawai ANRI. Untuk mengontrol pelaksanaan reformasi birokrasi dilakukan Monitoring pelaksanaan reformasi yang dilakukan oleh Tim Reformasi Brokrasi di Lingkungan ANRI sesuai dengan Keputusan Kepala ANRI Nomor HK.01.02/67.A/2013

dan

Evaluasi

pelaksanaan

reformasi

birokrasi.

Gambar 4.2.5 Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Online oleh pegawai ANRI, Jakarta 20 Februari 2013.

76

Tahun 2014 adalah penguatan pelaksanaan RB dengan Monitoring dan evaluasi terhadap sebagian besar rencana kerja reformasi birokrasi, dan hasil evaluasi telah ditindaklanjuti. Diantaranya melakukan PMPRB sesuai perencanaan dan ketentuan yang berlaku, membangun media komunikasi secara reguler untuk menyosialisasikan reformasi birokrasi yang dilakukan oleh ANRI kepada seluruh pegawai dan pemangku kepentingan yang dilaksanakan secara berkala dan mengupayakan pembentukan agent of change secara formal dan sesuai ukuran organisasi. Ibu Zita menambahkan bahwa “agents of change meliputi pemimpin formal dan pemimpin informal. Dengan adanya jalur agents of change melalui jalur formal dan informal, diharapkan komunikasi perubahan dapat sampai tidak hanya melalui saluran komunikasi formal, tapi juga dapat melalui saluran komunikasi informal seperti penyampaian pesan-pesan perubahan pada saat waktu-waktu luang”.18

B. Penataan Peraturan Perundangan Dalam

rangka

menunjang

pengkoordinasian

dan

pembentukan produk hukum bidang kearsipan di lingkungan ANRI,

kegiatan

penyusunan,

yang

pengesahan

dilaksanakan atau

penyebarluasan dan sosialisasi.

18

Zita Asih, op.cit.,wawancara

adalah

penetapan,

perencanaan, pengundangan,

77

Perencanaan pembentukan Produk Hukum ANRI yang meliputi

Undang-Undang,

Peraturan

Pemerintah,

Peraturan

Presiden, dan Peraturan Kepala ANRI dilakukan dalam Program Legislasi ANRI (Proleg ANRI). Proleg ANRI merupakan daftar skala prioritas pembentukan Produk Hukum ANRI dalam mewujudkan keselarasan, kesistematisan, keefektifan, keefisienan dan keberkelanjutan dalam pelaksanaan pembentukan Produk Hukum ANRI. Dalam penyelenggaraan Proleg ANRI, tim melakukan identifikasi, analisis dan pemetaan terhadap peraturan yang diprioritaskan untuk dibentuk serta peraturan mana saja yang tidak harmonis atau tidak sesuai dengan keadaan kekinian sehingga terdapat rekomendasi untuk dicabut atau dilakukan perubahan. Dalam pelaksanaan Proleg ANRI penyusunan daftar skala prioritas pembentukan Produk Hukum ANRI didasarkan atas perintah peraturan perundang-undangan, rencana strategis Arsip Nasional Republik Indonesia, dan aspirasi dan kebutuhan hukum masing-masing unit kerja di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia maupun masyarakat. Dalam menyusun Perka (Peraturan Kepala) Ibu Zita turut memonitor dan mengevaluasi kualitas produk perka yang akan diterbitkan. Hal ini sebagai bentuk kepedulian Ibu Zita sebagai pimpinan dalam upaya menghasilkan kualitas kinerja pegawai yang optimal di bagian hukum. “di unit saya, peraturan yang diusulkan oleh unit-unit kemudian kan dianalisis oleh bagian hukum, kalau saya tidak mau terjun

78

ke sana bagaimana melihat kualitas Perka (Peraturan Kepala) itu” ungkap Ibu Zita.19 Penyusunan Produk Hukum ANRI meliputi penyusunan materi harmonisasi dan finalisasi. Dalam penyusunan materi Produk Hukum ANRI, Deputi IPSK berkoordinasi dengan Kepala Biro Organisasi, Kepegawaian dan Hukum serta unit kerja terkait. Deputi IPSK melaksanakan pengkajian dan pengembangan dengan output berupa norma, standar, prosedur maupun kriteria yang akan menjadi materi Produk Hukum ANRI. Hasil pengkajian dan pengembangan materi Produk Hukum ANRI dituangkan dalam suatu naskah akademik dan/atau studi kelayakan. Sebelumnya, dilakukan penelaahan dengan menganalisis dan menginventarisir peraturan perundang-undang bidang kearsipan yang tidak harmonis dengan peraturan perundang-undangan yang lain, dan peraturan yang akan dirubah untuk menyesuaikan kondisi kekinian yang ada dalam masyarakat atau lingkungan internal ANRI. Pelaksanaan

Harmonisasi

Produk

Hukum

ANRI

dilaksanakan melalui acara rapat pimpinan. Penyusunan Produk Hukum ANRI dilakukan terhadap peraturan perundang-undangan yang menjadi amanat Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah Bidang Kearsipan, peraturan yang tidak harmonis, dan peraturan yang akan dirubah untuk menyesuaikan kondisi kekinian yang ada 19

Zita Asih, op.cit., wawancara

79

dalam masyarakat atau lingkungan internal ANRI. Finalisasi dan koordinasi penyelenggaraan rapat interkementerian dan/atau rapat internal dalam pembahasan Produk Hukum ANRI dilaksanakan oleh Kepala Biro Organisasi, Kepegawaian dan Hukum. Sebelum dilaksanakan pengesahan atau penetapan Produk Hukum ANRI, dilakukan terlebih dahulu paraf koordinasi. Paraf koordinasi dilaksanakan dengan penandatanganan masing-masing eselon I di lingkungan ANRI sebagai tanda telah mencapai persetujuan terkait dengan materi muatan produk hukum ANRI. Setelah dilakukan penetapan atau pengesahan produk hukum ANRI, dilakukan kegiatan penomoran, pendokumentasian, dan pengundangan yang menjadi tanggung jawab Kepala Biro Organisasi, Kepegawaian dan Hukum. Pengundangan Produk hukum ANRI dilaksanakan oleh Kementerian Hukum dan HAM. Produk

Hukum

ANRI

harus

diundangkan

dengan

menempatkannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia, Berita Negara Republik Indonesia, dan Tambahan Berita Negara Republik Indonesia. Setelah produk hukum ditetapkan, langkah selanjutnya adalah melaksanakan penyebarluasan Produk Hukum ANRI yang diawali dengan kegiatan pencetakan Produk Hukum ANRI dan

80

dilanjutkan dengan pengiriman Produk Hukum ANRI kepada instansi pemerintahan pusat, instansi pemerintahan daerah, perguruan tinggi, BUMN, BUMN dan organisasi kemasyarakatan sesuai dengan program tahunan ANRI. Dalam upaya membangun pemahaman mengenai materi kebijakan yang tertuang dalam Produk Hukum ANRI, Biro Organisasi,

Kepegawaian

dan

Hukum

menyelenggarakan

sosialisasi Produk Hukum ANRI, Sosialisasi dilaksanakan di lingkungan internal ANRI, pemerintahan pusat dan daerah serta BUMN dan BUMD. C. Penataan dan Penguatan Organisasi Sejak ditetapkannya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ANRI telah dua kali melakukan perubahan atau penyempurnaan organisasi melalui Peraturan Kepala ANRI Nomor 05 Tahun 2010 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Kepala ANRI Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia dan terakhir dengan Peraturan Kepala ANRI No. 14 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia. Secara keseluruhan jumlah jabatan struktural mengalami pengurangan dari 115 menjadi 101. Melalui studi literatur dan dokumen studi lapangan dan Focus Group Discussion (FGD) serta dengan mempertimbangkan

81

hasil pembahasan dengan konsultan, secara umum proses revitalisasi struktur organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia dalam kerangka penataan dan penguatan organisasi ANRI yang telah dilakukan melalui langkah-langkah antara lain: 1. Pengayaan tugas dan fungsi (Enrichment) serta Perubahan Nama Nomenklatur Pengayaan atau penambahan tugas dan fungsi unit organisasi yang ada di ANRI sebagai amanat UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dan peraturan pelaksanaannya, yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012. Unit Organisasi yang mengalami penambahan tugas dan fungsi yaitu di lingkungan Kedeputian Bidang Pembinaan Kearsipan, Kedeputian Bidang Konservasi Arsip dan Sekretariat Utama. Perubahan

nomenklatur

dilakukan

sebagai

upaya

untuk

merepresentasikan fungsi-fungsi yang melekat pada unit kerja. 2. Penguatan organisasi dan peningkatan eselonering Penguatan organisasi merupakan upaya memperkuat fungsi dan tugas unit kerja. Peningkatan eselonering pada unit Pusat Akreditasi Kearsipan yang sebelumnya fungsi tersebut melekat pada Direktorat Akreditasi dan Profesi Kearsipan. 3. Rasionalisasi jabatan struktural Sebagai amanat reformasi birokrasi mewujudkan organisasi yang right sizing, ANRI melakukan banyak pengurangan

82

jabatan struktural eselon IV yang sebelumnya berjumlah 54 menjadi berjumlah 30. 4. Penambahan unit organisasi Penambahan unit organisasi eselon II dan III di kedeputian merupakan pelaksanaan amanat UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP No. 28 Tahun 2012. Eselon II yang sebelumnya berjumlah 15 bertambah menjadi 18, eselon III yang sebelumnya berjumlah 41 bertambah menjadi 44. Penambahan berada di lingkungan Direktorat Kearsipan Daerah, Pusat Data dan Informasi, dan Pusat Akreditasi Kearsipan. D. Penataan Tatalaksana Pada Tahun 2010 telah disahkan Prosedur Tetap (Protap) sebanyak 71 yang berasal dari Direktorat Pemanfaatan, Direktorat Kearsipan Pusat, Pusat Jibang SIK, Direktorat Preservasi, Biro Umum, Biro Perencanaan, dan Direktorat Preservasi. Penyusunan Protap ini didasarkan pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 06 Tahun 2009. Pengembangan Prosedur Tetap terus dilanjutkan pada tahun 2011 sampai dengan 2012 dengan disahkan 30 Protap pada tahun 2011 yang berasal dari Biro Umum, Direktorat Preservasi, Biro Hukum dan Kepegawaian, dan Inspektorat. Pada awal tahun 2012 telah disahkan 12 Protap yang berasal dari Biro Umum, Direktorat Preservasi, Pusat Jasa Kearsipan, dan Balai Arsip Tsunami Aceh.

83

Pada tahun 2012 telah ditetapkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Juklak Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan. Dengan telah ditetapkannya Peraturan Kepala ANRI ini maka Peraturan Kepala ANRI Nomor 06 Tahun 2009 dicabut dan dinyatakan tidak berlaku lagi. Setelah di tetapkannya peraturan Kepala ANRI tersebut maka terjadi perubahan format Protap ke dalam SOP AP. Pada tahun 2013 dan 2014 telah disahkan SOP AP yang berasal dari Biro Umum dan di tahun 2013 sebanyak 35 SOP AP ditahun 2014 yang berasal dari Biro Perencanaan dan Humas, Inspektorat, Pusat Jasa Kearsipan, dan Biro Hukum dan Kepegawaian. Jumlah Prosedur kerja yang dimiliki oleh Arsip Nasional sampai dengan tahun 2014 adalah 265 prosedur. “Keberadaan salah satu unsur yang dilihat dalam reformasi birokrasi itu adalah ketersediaan Standar Operasional Proscedure (SOP) dari tiap-tiap rincian pekerjaan yang dilakukan di Arsip Nasional, ternyata sampai saat ini SOP itu sendiri tidak banyak diketahui seberapa banyak SOP yang sudah dibuat dan berapa yang belum dibuat, dan ketika SOP itu sudah dibuat apakah SOP itu sudah terimplementasikan dengan baik atau belum. Belum ada ukuran yang pasti. Penerapan SOP sudah ada perbaikan tapi belum optimal. Lebih lanjut (Fulan) menambahkan untuk penerapan SOP ini perlu adanya pendampingan, monitoring, evaluasi dari penggerak tim reformasi birokrasi di ANRI. Evaluasi ini tidak hanya dilihat dari segi administratif saja tapi juga dilihat dari sisi substantif. Apakah evaluasi ini sudah memberikan efek perubahan kinerja” Ujar Pak Aria.20

20

Aria Maulana, op.cit., wawancara

84

Sedangkan kegiatan yang berkaitan dengan e-government, ANRI telah mengembangkan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) yang diujicobakan di 10 Kementerian /lembaga. Ujicoba terus dilakukan pada tahun 2011 sampai dengan 2012. Ujicoba ini bertujuan untuk menguji performance aplikasi SIKD. Pada tahun 2011 diujicobakan di 9 kementerian/lembaga, 3 BUMN, dan 3 Perguruan tinggi dan pada tahun 2012 diujicobakan di 10 kementerian/lembaga, 5 BUMN, dan 4 Perguruan tinggi. Setelah menjalani ujicoba selama 3 tahun, pada tahun 2013 SIKD mulai diimplementasikan di 27 instansi, termasuk di lingkungan ANRI. Implementasi dilanjutkan pada tahun 2014 di 15 instansi.

Gambar 4.2.6 Rapat Tim RB ANRI dengan para pegawai ANRI di bidang IT dalam rangka penerapan program reformasi birokrasi berbasis E-Government di lingkungan ANRI. Jakarta, 27 Januari 2015

85

Disamping

SIKD,

ANRI

juga

telah

melaksanakan

pembangunan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Pada tahun 2012 telah dilakukan kerja sama dengan Telkom dalam rangka penyelenggaraan e-government untuk mendukung pelaksanaan Open Government of Indonesia (OGI). Kerjasama tersebut ditindaklanjuti dengan membangun portal www.jikn.go.id tahun 2012 sampai dengan tahun 2013. Pada tahun 2013 sampai dengan 2014 dilakukan pengisian content website JIKN yang berasal dari simpul-simpul jaringan kearsipan yang ada di tiap-tiap provinsi dan universitas. Untuk mendukung pelaksanaan JIKN, pada tahun 2013 dan 2014 telah dilakukan pendidikan dan pelatihan

JIKN untuk petugas pengelola

simpul jaringan dan pengelola JIKN di ANRI. Kegiatan lainnya yang berkaitan dengan pengembangan egovernment adalah pembangunan aplikasi Sistem Penomoran Naskah Dinas (SIPANDA) pada tahun 2011. Pada Tahun 2012 SIPANDA diujicobakan di Central File (Pusat Arsip Aktif) di setiap Eselon II dan Balai Arsip Tsunami Aceh. Pada tahun 2013 dilakukan penambahan modul aplikasi SIPANDA dengan menghilangkan nomor mundur. Pada tahun 2014 implementasi SIPANDA sudah 100% digunakan di SIPANDA untuk penomoran naskah dinas. Sesuai dengan amanat peraturan perundangan-undangan, tahun 2011 ANRI

membentuk Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa

86

Pemerintah (ULP) dan Pejabat/Anggota Pokja Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Upaya ini dilanjutkan dengan melakukan kerjasama pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui e-procurement dengan LPSE kementerian Keuangan pada tanggal 5 Juli 2011. Untuk menindaklanjuti

kerjasama

tersebut,

ANRI

menunjuk

seorang

Administrator Agency (Penghubung) antara ANRI dan Kementerian Keuangan. Setelah dilakukan kerjasama, mulai tahun 2012 sampai dengan

2014

ANRI

telah

menggunakan

e-procurement

yang

dikembangkan oleh kementerian keuangan untuk pengadaan barang dan jasa. Aplikasi SIMAK BMN merupakan aplikasi yang dibangun di Kementerian Keuangan. Setiap K/L, termasuk ANRI, posisinya hanya sebagai user. Implementasi SIMAK-BMN di ANRI terus dilakukan mulai tahun 2010 sampai dengan 2014 untuk kepentingan kemudahan dalam pembuatan laporan BMN. Aplikasi Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (SJDIH) merupakan aplikasi yang dibangun oleh Badan Pembinaan Hukum Nasional Kementerian Hukum dan HAM. Setiap K/L, termasuk ANRI, posisinya hanya sebagai user. Implementasi SJDIH di ANRI terus dilakukan dengan menambahkan ke database SJDIH peraturanperaturan kearsipan dan peraturan-peraturan kearsipan yang tercipta di daerah.

87

ANRI juga telah mengembangkan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) sebagai database pegawai. Namun, sampai saat ini aplikasi ini masih stand alone di unit Bagian Kepegawaian ANRI. Belum dapat diakses oleh secara luas oleh seluruh pegawai ANRI. Disamping itu, keterbukaan informasi publik sesuai UndangUndang Keterbukaan Informasi Publik juga sudah mulai telah diterapkan di ANRI dengan membentuk Pusat Pengelolaan Informasi dan Dokumen (PPID). Sejak tahun 2011-2014 telah banyak permintaan layanan dari masyarakat yang datang langsung ke PPID ANRI. Pada tanggal 12 desember 2014 PPID ANRI mendapat penghargaan juara 1 Keterbukaan Informasi Publik Kategori lembaga dari Komisi Informasi Pusat. Ibu Eli Kepala Bagian Humas dan TU Pimpinan yang juga turut bertanggung jawab pada bagian PPID ANRI ini mengatakan bahwa “PPID merupakan amanat UndangUndang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, disitu dijelaskan kewajiban kita untuk menyajikan informasi kepada masyarakat. Baik itu informasi yang wajib diumumkan secara berkala, disediakan, serta merta maupun yang dikecualikan”. “Artinya bahwa Arsip Nasional melalui PPID itu memberikan informasi kepada masyarakat seluas-luasnya tentang kinerja tentang apa yang dilakukan oleh lembaga ini termasuk penggunaan anggaran belanja negaranya kepada masyarakat. Penyajian dan pelayanan informasi publik ini adalah sentralnya yang dilakukan oleh Humas dan PPID ANRI agar

88

masyarakat dapat memantau apa sih yang telah dilakukan oleh Arsip Nasional” jelas Ibu Eli.21 E. Penataan Sistem Manajemen SDM Hasil capaian dan prestasi yang telah terlaksana pada tahun 2010 – 2014 meliputi perencanaan kebutuhan pegawai, penerimaan pegawai, pengembangan pegawai, promosi jabatan, penetapan kinerja individu, penegakan Disiplin/Kode Etik/Kode Perilaku Pegawai, dan Sistem informasi Kepegawaian. Proses perencanaan kebutuhan pegawai telah dilaksanakan melalui proses analisis jabatan dan beban kerja sesuai dengan perhitungan kebutuhan pegawai. Perhitungan kebutuhan pegawai, rencana redistribusi pegawai, proyeksi kebutuhan pegawai 5 tahun, dan perhitungan formasi jabatan yang menunjang kinerja utama ANRI telah dilaksanakan. Proses penerimaan pegawai ANRI dilakukan secara transparan, objektif, akuntabel, dan bebas KKN. Hal ini dilakukan melalui system Computer Assessted Test (CAT) yang dimulai tahun 2010-2014. Tahapan proses penerimaan pegawai pengumuman penerimaan yang disebarluaskan melalui berbagai media seperti website, jejaring sosial, papan pengumuman, sehingga pendaftaran dapat dilaksanakan secara online, dengan persyaratan jelas, tidak diskriminatif.

Dilanjutkan

dengan proses seleksi yang transparan, objektif, adil, akuntabel, dan

21

Eli Ruliawati, op.cit., wawancara

89

bebas KKN. Pengumuman hasil seleksi mudah diakses olah masyarakat baik melalui website maupun papan pengumuman. Dalam pelaksanaan tes tertulis, tahun 2010-2014, ANRI telah menggunakan Sistem CAT dengan bekerjasama dengan BKN. Proses

pengembangan

pegawai

dilaksanakan

melalui

penyusunan kebijakan kompetensi jabatan (standar kompetensi pegawai), dan ditindaklanjuti dengan pelaksanaan assesment secara bertahap terhadap pegawai. Untuk keperluan pengembangan pegawai kedepan, telah dilaksanakan identifikasi kebutuhan dan penyusunan perencanaan pengembangan pegawai. Seiring dengan hal tersebut, untuk

mendukung

kinerja

dan

produktivitas

pegawai,

telah

dilaksanakan pengembangan pegawai berbasis kompetensi kepada seluruh pegawai sesuai dengan rencana kebutuhan. Namun demikian pelaksanaan monitoring dan evaluasi belum dilaksanakan secara berkala. Dalam hal untuk menjaring pejabat Pimpinan Tinggi yang kompeten dan professional, ANRI telah melakukan promosi pengisian jabatan struktural eselon I dan II, yang didukung dengan kebijakan tentang promosi secara terbuka secara nasional. Pelaksanaan promosi terbuka ini dilakukan untuk menjaring peserta secara kompetitif dan obyektif. Pelaksanaannya telah dilakukan oleh panitia seleksi yang independen. Namun demikian setiap hasil pelaksanaan kegiatan dalam

90

setiap tahapannya belum diumumkan melalui media elektronik atau teknologi elektronik. Penetapan kinerja Individu telah dilaksanakan melalui SKP terhadap seluruh pegawai. Dalam penetapan kinerja individu telah dilakukan ferivikasi dan harmonisasi dengan kinerja unit. Sehingga keterkaitan dan ukuran kinerja individu sangat mendukung dan menentukan kinerja individu pada level diatas dan kinerja unit kerja/organisasi. Namun demikian dalam pengukuran dan monitoring serta evaluasi kinerja individu belum dilakukan secara periodik atau masih dilakukan setahun sekali. Selanjutkan terkait dengan reward (tunjangan kinerja) yang diberikan kepada pegawai belum dilakukan berdasarkan kinerja individu. Dengan adanya SKP ini diharapkan dapat menjaga kualitas kinerja pegawai. “Penilaian tentang prestasi kerja (kinerja pegawai ANRI) masih beragam, ada yang 95 ke atas tapi ada yang 80. Sebetulnya seragam itu menunjukan bahwa kita benar-benar menjaga kualitas (program kerja)”, Jelas Ibu Zita.22 Penegakan Aturan Disiplin/Kode Etik/Kode Perilaku Pegawai Terkait dengan penegakan disiplin telah di dukung dengan kebijakan sebagaimana tertuang dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 42 Tahun 2011 tentang Penegakan Disiplin PNS di lingkungan ANRI dan Peraturan Kepala ANRI Nomor 8C tahun 2013 tentang Kode Etik PNS di lingkungan ANRI. Kebijakan tersebut telah diiplementasikan kepada

2222

Zita Asih, op.cit., wawancara

91

seluruh unit organisasi di lingkungan ANRI. Dalam hal penegakan disiplin dan kode etik, belum dilakukan monitoring secara berkala. Demikian juga halnya dalam pemberian sanksi dan imbalan, belum dikaitkan secara langsung dan tegas dengan pelanggaran yang dilakukan serta prestasi yang dicapai.

“Terkait dengan pimpinan unit kerja mengkomunikasikan program reformasi birokrasi, Seringkali pimpinan unit kerja ini dalam rapat-rapat unit membawa nuansa reformasi birokrasi artinya seringkali sikap-sikap dari gaya kepemimpinan serta kebijakan yang ditetapkan dan dikeluarkan oleh pimpinan unit kerja ini sangat berkenaan dengan reformasi birokrasi. Walaupun sebenarnya instrumennya pun sebenarnya belum ada misalnya katakanlah ada seseorang rekan di unit itu yang tidak masuk tanpa alasan yang jelas, sering kali tindakan atau respon yang diberikan pimpinan unit kerja kepada pegawai yang tidak masuk tanpa alasan itu diberikan punishment, misalnya pegawai tersebut tidak dilibatkan dalam kegiatan unit kerja selama beberapa waktu, selama periode tertentu” Jelas Pak Aria.23

Disamping itu, untuk mendukung manajemen Sumber Daya Manusia Aparatur yang lebih baik telah di dukung dengan Sistem Informasi

Kepegawaian (SIMPEG). Dalam

rangka mendukung

kebijakan manajemen SDM Aparatur, Sistem Informasi Kepegawaian terus dimutakhirkan. F. Penguatan Akuntabilitas 23

Aria Maulana, op.cit., wawancara

92

Selama kurun waktu tahun 2010-2014, capaian kinerja program penguatan akuntabilitas meliputi penyusunan LAKIP, Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Strategis ANRI, penetapan kinerja, dan penyusunan laporan triwulan dan tahunan. Pelaksanaan penguatan akuntabilitas kinerja telah dilaksanakan secara baik dengan hasil evaluasi AKIP ANRI yang sejak tahun 20102013 mengalami kemajuan. Hasil Evaluasi Kementerian PAN dan RB atas AKIP ANRI Tahun 2010-2014 menunjukan trend positif, yaitu tahun 2010 mendapat nilai 54,54 atau dengan predikat

penilaian

CC (Cukup Baik), 2011 mendapat nilai 58,47 atau dengan predikat penilaian CC (Cukup Baik), 2012 mendapat nilai 65,38 atau dengan predikat penilaian B (Baik), 2013 mendapat nilai 65,38 atau dengan predikat penilaian B (Baik), dan 2014 mendapat nilai 66,31 atau dengan predikat penilaian B (Baik).v Hasil penilaian evaluasi Akuntabiltas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) ANRI perlu terus ditingkatkan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun mulai 2015-2019. ANRI telah melakukan memiliki Peraturan Kepala ANRI Nomor 02 tahun 2010 tentang Indikator Kinerja Utama ANRI tahun 2010-2014. Peraturan Kepala ANRI ini telah disempurnakan menjadi Peraturan

Kepala

ANRI

Nomor

03D

tahun

2012

tentang

Penyempurnaan Indikator Kinerja Utama ANRI tahun 2010-2014. Sedangkan Indikator Kinerja Utama ANRI tahun 2015-2019 telah ditetapkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 tahun 2014. Di samping

93

itu, ANRI juga telah memiliki Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 tahun 2009 tentang Rencana Strategis Arsip Nasional Republik Indonesia Tahun 2010-2014 dan telah disempurnakan menjadi Peraturan Kepala ANRI Nomor 03E tahun 2012 tentang Penyempurnaan Rencana Strategis Arsip Nasional Republik Indonesia Tahun 2010-2014. Sejak tahun 2010-2014, ANRI telah menyusun Penetapan Kinerja pejabat eselon I dan II di lingkungan ANRI. Penetapan Kinerja ini telah disampaikan kepada Menteri PAN dan RB setiap tahunnya. Penetapan kinerja yang telah disusun dituangkan ke dalam program kerja ANRI yang telah dilakukan setipa tahun. Pada setiap akhir kegiatan, ANRI telah menyusun evaluasi kinerja berupa laporan triwulan dan tahunan mulai tahun 2010-2014.

“Selama ini permasalahannya adalah kinerja kelembagaan dan kinerja unit itu proses komunikasinya, mungkin banyak hambatan dan juga tidak dilakukan secara intens. Antar unit itu seringkali banyak yang bersinggungan, saling tumpang tindih, misalnya antar eselonering dari eselon II ke eselon I itu, ketika proses perencanaan itu di tetapkan semuanya itu setuju dan oke, tetapi ketika itu di evaluasi ternyata (belum sinkron)...misalkan katakanlah apa yang dilakukan oleh eselon I dan II nya itu tidak sinkron, misalkan indikator kinerja eselon I menetapkan presentase pelaporan arsip terjaga, sementara ditingkat eselon II melihat bahwa pengelolaan kearsipan masih membutuhkan hal-hal yang mendasar misalnya pengelolaan arsip dinamis, sementara pemahaman arsip terjaga di daerah sendiri belum dipahami secara utuh dan kondisinya belum optimal”, ungkap Aria24 24

Aria Maulana, op.cit., wawancara

94

G. Penguatan Pengawasan Program Penguatan Pengawasan selama kurun waktu 5 (lima) tahun mulai tahun 2010-2014 telah melaksanakan capaian kinerja melalui kegiatan penanganan gratifikasi, Whistle Blowing System, Benturan Kepentingan, pelaksanaan Sistem Pengendalian Internal Pemerintah

(SPIP),

penanganan

pengaduan

masyarakat,

dan

pembangunan zona integritas menuju wilayah bebas korupsi (WBK0 dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM). Pada tahun 2013, ANRI memiliki kebijakan penanganan gratifikasi melalui Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2013 tentang Pedoman Pelaporan Gratifikasi di Lingkungan ANRI. ANRI juga menetapkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2012 tentang Tata Cara Pengelolaan dan Tindak Lanjut Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) di Lingkungan ANRI. Disamping itu, telah terdapat Peraturan Kepala ANRI Nomor 8B Tahun 2013 tentang Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan di Lingkungan ANRI. Ketiga Peraturan Kepala ANRI tersebut telah disosialisasikan dan

diimplementasikan,

dan

dievaluasi.

Hasil

evaluasi

telah

ditindaklanjuti. Sejak tahun 2011, ANRI telah melaksanakan pengendalian internal. Kegiatan ini didasarkan pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2011 tentang Sistem Pengendalian Internal Pemerintah (SPIP)

95

di lingkungan ANRI. Peraturan Kepala ANRI tersebut, telah di sosialisasikan dan ditidaklanjuti dengan pembangunan lingkungan pengendalian, penilaian resiko, dan pemantauan pengendalian intern. Dalam melaksanakan tugas pengawasan, Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) berfokus pada client dan audit berbasis risiko. Hal ini telah mendapatkan dukungan dan komitmen pimpinan. Namun demikian, dalam melaksanakan tugasnya, APIP masih membutuhkan dukungan SDM yang memadai secara kualitas dan kuantitas serta anggaran yang memadai. Berkaitan melaksanakan

dengan

penanganan

pengaduan pengaduan

masyarakat, masyarakat.

ANRI

telah

Pengaduan

masyarakat ini telah ada tindak lanjutnya. Evaluasi terhadap tindak lanjut pengaduan masyarakat ini juga telah dilaksanakan. Pada tahun 2012, telah dilakukan pencanangan zona integritas (ZI) pada tanggal 5 Oktober 2012, yang disaksikan oleh Ketua KPK, Menteri PAN dan RB, serta Ketua Ombudsman. Namun, pencanangan ini belum ditindaklanjuti dengan penetapan ZI menuju WBK/WBBM. Agenda ke depan, perlu mengupayakan untuk segera menetapkan ZI menuju WBK/WBBM. H. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Program peningkatan kualitas pelayanan publik selama kurun waktu 5 (lima) tahun mulai tahun 2010-2014 telah melaksanakan capaian kinerja peningkatan kualitas dan kuantitas prasarana dan sarana

96

layanan arsip pada tahun 2010. Penerapan standar manajemen mutu ISO 9001:2008 pada tahun 2011. Pada tahun 2012 telah melakukan penyediaan

informasi

melalui

televisi,

penyusunan

penyempurnaan panduan. Pada tahun 2013 dan 2014 penghargaan

Ombudsman

brosur, mendapat

RI kriteria Lembaga pemerintah yang

mematuhi UU Layanan Publik Nomor 25 tahun 2009, menyediakan pusat studi arsip VOC di www.sejarah_nusantara.go.id. Jumlah Pengguna arsip statis mengalami kenaikan dari tahun ke tahun baik pengguna dalam negeri maupun luar negeri. Tahun 2010: 3093 orang; tahun 2011: 3276 orang; tahun 2012 : 3526 orang; tahun 2013: 3647 orang; tahun 2014: 4434 orang. Dalam

rangka

untuk

meningkatkan

pelayanan

kepada

masyarakat, telah terdapat SOP layanan. SOP tersebut telah dilakukan revisi dan perbaikan dengan menyesuaikan pada kebutuhan masyarakat, baik dari aspek prosedur, mutu baku output, dan waktu. Disamping itu juga, telah dikembangkan inovasi pelayanan publik melalui penerapan teknologi informasi dalam pelayanan masyarakat. Untuk lebih memperluas informasi, layanan public juga dilakukan baik melalui papan pengumuman, website, media sosial, media cetak, media televisi, maupun radio. Kemajuan

dan

upaya

keberlanjutan

program-program

optimalisasi layanan masyarakat dibidang kearsipan mendapatkan hasil yang

memuaskan.

Selama

pelaksanaan

program

RB,

terjadi

97

peningkatan kualitas pelayanan kearsipan bagi masyarakat. Seluruh pengguna dapat terlayani dengan optimal, baik pengguna yang datang ke unit layanan, maupun melalui surat dan telepon. Hal ini dibuktikan tidak ditemukan keluhan yang disampaikan pengguna dalam kotak pengaduan yang tersedia dan Berdasarkan data hasil survey kepuasan pengguna yang dilaksanakan tahun 2013 dari 47 (empat puluh tujuh) formulir yang kembali, sebagian besar pengguna menyatakan puas terhadap pelayanan yang diberikan. Di samping itu, ANRI juga melaksanakan layanan publik program diorama, akreditasi, penyusunan JRA, Implementasi SIKD dan SIKS, penyelamatan arsip statis, dan persetujuan pemusnahan arsip, diklat kearsipan, serta jasa kearsipan. Berdasarkan rekapitulasi data program-program

layanan

tersebut,

terdapat

kecenderungan

peningkatan jumlah layanan baik pada program diorama, akreditasi, penyusunan JRA, Implementasi SIKD dan SIKS, penyelamatan arsip statis, dan persetujuan pemusnahan arsip, diklat kearsipan, serta jasa kearsipan. Berdasarkan Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. B/3813/M.PAN-RB/10/2014 tanggal 14 Oktober 2014 tentang Hasil Evaluasi Pelaksanaan RB tahun 2014 di ANRI, nilai capaian pelaksanaan RB di ANRI sebesar 56, 93. Hasil evaluasi tersebut merangkum upaya dan program pelaksanaan RB yang telah dijalankan di

98

ANRI baik pada 8 (delapan) area perubahan (komponen pengungkit) maupun di sasaran RB (komponen hasil).

Gambar 4.2.7 Capaian hasil penilaian evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi di ANRI sampai dengan tahun 2014

Dengan nilai 56,93 ANRI belum dapat mengajukan usulan penyesuaian tunjangan kinerja sebesar 70 %. Sedangkan untuk mengajuan penyesuaian tunjangan kinerja sebesar 70 %, nilai yang diperlukan adalah di atas 60,00. ANRI terus berupaya untuk melakukan pembenahan dan perbaikan untuk mencapai hasil yang maksimal, sehingga dapat mengajukan penyesuaian tunjangan kinerja sebesar 70 %. 4.2.3. Hambatan dan Solusi Komunikasi dalam Sosialisasi RB Dalam mensosialisasikan program RB kepada seluruh pegawai ANRI terdapat hambatan-hambatan komunikasi diantaranya:

99

Pertama, penyampaian pesan mengenai program-program delapan area perubahan belum dapat tersampaikan secara komprehensif kepada seluruh pegawai ANRI. Rapat-rapat yang diselenggarakan terkait pembahasan program RB di ANRI hanya melibatkan pimpinan Tim Pokja RB ANRI sampai tingkat eselon II. Ketika pembahasan rapat sudah selesai, masing-masing Tim Pokja fokus penyampaian pesan mengenai program kerja RB kepada bawahannya hanya terkait dengan kelompok kerja terkait, sehingga tidak semua pegawai di lingkungan ANRI mengetahui secara komprehensif mengenai program-program reformasi birokrasi di lingkungan ANRI. Oleh karena itu, perlu adanya media komunikasi yang secara reguler mengulas khusus tentang pelaksanaan reformasi birokrasi di ANRI. Kedua, persepsi mengenai program reformasi birokrasi belum sepenuhnya dipahami oleh seluruh pegawai ANRI sebagai bentuk komitmen perubahan sesuai dengan visi misi RB itu sendiri, masih terdapat persepsi mengenai “top of mind” RB adalah kenaikan tunjangan kinerja, sehingga substansi program RB kurang mendapatkan proporsi perhatian yang lebih. Oleh karenanya penanaman nilai-nilai perubahan perlu digalakkan secara berkelanjutan dengan mengoptimalkan media komunikasi yang ada dan mengundang para motivator, ceramah, nara sumber yang memiliki kompetensi di bidang manajemen perubahan untuk dapat memberikan motivasi kepada seluruh pegawai untuk terus berubah ke arah yang lebih baik.. Ketiga, program reformasi birokrasi di ANRI melibatkan seluruh pegawai dan seluruh unit yang ada di organisasi, hal ini berdampak pada kompleksitas

100

penyampaian informasi mengenai program-program reformasi birorkrasi di ANRI. Oleh karenanya dibuatlah tim koordinasi di setiap unit, yakni dengan pembentukan tim kelompok kerja yang melibatkan pimpinan setingkat eselon II sebagai sarana menjalin komunikasi di tiap-tiap unit. 4.3 Pembahasan Implementasi program reformasi birokrasi di ANRI tidak dapat dipisahkan dari bagaimana memetakan dan menerapkan strategi perubahan dan strategi sosialisasi secara tepat dan akurat. Penerapan strategi perubahan dan strategi sosialisasi secara berkelanjutan dapat mempengaruhi produktivitas kinerja pegawai ANRI. Sebagaimana tertulis di dalam dokumen Manajemen Perubahan yang disusun oleh Tim ANRI bahwa strategi manajemen perubahan ANRI dibagi dalam tiga yakni, tahap jangka pendek, menengah dan panjang. Ketiga tahap ini dirangkum dalam konsep FAS (Facilitating, Accelerating dan Strengthening). Pertama,

facilitating

adalah

strategi

jangka

pendek,

bertujuan

memfasilitasi kapasitas pemimpin dan pegawai ANRI untuk melakukan perubahan. Strategi yang dimaksud adalah seperti membangun komitmen perubahan (Commitment to change), analisis kebutuhan diklat dalam rangka mendukung perubahan, dan pengembangan instrumen penjaminan mutu. Kedua, accelerating adalah tahap jangka menengah bertujuan untuk mendorong potensi pimpinan dan pegawai ANRI untuk melakukan perubahan. Strategi yang dimaksud adalah kampanye perubahan (Campaigning to change), mendorong persaingan untuk berubah (Competition to change), mendorong partisipasi pegawai, penyelenggaraan diklat pendukung manajemen perubahan, Menyusun

101

sistem reward and punishment untuk memacu perubahan, serta Pengembangan konseling perubahan. Ketiga, strengthening merupakan strategi jangka panjang yang bertujuan untuk memperkuat kapabilitas pimpinan dan pegawai ANRI dalam rangka pengembangan perilaku ideal sesuai dengan visi reformasi birokrasi 2025 seperti penguatan

sosialisasi

perubahan,

pengembangan

customer

focus

dalam

manajemen perubahan, pengembangan inovasi perubahan, pengembangan knowledge management untuk mendukung perubahan. FAS merupakan strategi perubahan bertahap. Setiap tahap perubahan terdapat interaksi antara pimpinan dan pegawai ANRI di dalam proses penciptaan makna. Proses penciptaan makna dimaksud adalah bahwa reformasi birokrasi merupakan komitmen bersama untuk melakukan perubahan di dalam diri organisasi secara berjangka dan berkelanjutan. Hal ini senada dengan teori Komunikasi Organisasi yang dikembangkan oleh Pace and Faulus bahwa makna pesan dalam komunikasi organisasi dinegosiasikan antara para peserta dalam hal ini pimpinan dan pegawai ANRI. Makna muncul dan berkembang dalam interaksi yang berlangsung. Hal ini terjadi manakala proses penerapan target kinerja berjangka (red: pendek, menengah, panjang) dalam penerapan reformasi birokrasi terjadi di lingkungan ANRI. Inilah yang disebut oleh Stewart dan Thomas sebagai proses “memahat makna bersama”.

102

Dalam pandangan peneliti, strategi perubahan tersebut harus dipadukan dengan strategi sosialisasi sebagai upaya memberikan pemahaman mengenai tujuan perubahan dan implementasi perubahan itu sendiri. Komunikasi merupakan kunci keberhasilan dalam manajemen perubahan. Oleh sebab itu penyelenggaraan komunikasi memerlukan rumusan strategi sehingga bermanfaat bagi tim manajemen perubahan dan tim reformasi birokrasi dalam menyampaikan pesan perubahan (change message) kepada kelompok sasaran/pemangku kepentingan secara efektif. Peneliti mengamati bahwa pesan perubahan (change message) berkaitan erat dengan delapan area perubahan yakni manajemen perubahan, penataan peraturan perundang-undangan, penataan dan penguatan organisasi, penataan tata laksana, penataan sistem manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), penguatan akuntabilitas, penguatan pengawasan, dan peningkatan kualitas pelayanan publik. Kedelapan area perubahan tersebut diwujudkan ke dalam kinerja pegawai dan kinerja organisasi di lingkungan ANRI. Pace dan Faulus beranggapan bahwa komunikasi organisasi, dipandang dari suatu perspektif interpretif (subjektif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Pandangan subjektifis beranggapan bahwa makna pesan dalam komunikasi organisasi dinegosiasikan antara para anggota organisasi. Dalam konteks penerapan reformasi birokrasi di ANRI, Pimpinan dan Tim Pokja RB ANRI memberikan makna reformasi birokrasi di dalam organisasi dengan “membedah satu per satu” delapan area perubahan. Selanjutnya ke delapan area perubahan itu diwujudkan ke dalam target-target kinerja.

103

Adapun

pola

komunikasi

organisasi

yang digunakan

di

dalam

mensosialisasikan program reformasi birokrasi di lingkungan pegawai ANRI adalah komunikasi internal, yakni pimpinan ANRI sebagai komunikator menyampaikan pesan–pesan perubahan kepada para pegawai. Komunikasi internal yang digunakan meliputi komunikasi vertikal, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagornal. Proses transfer informasi reformasi birokrasi dengan komunikasi vertikal terjadi, manakala pimpinan tertinggi ANRI memberikan instruksi, petunjuk, pengarahan, informasi kepada seluruh pegawai. Begitu pun halnya pada masingmasing tim pokja Reformasi Birokrasi ANRI kepada anggota masing-masing pokja. Peneliti mengamati, proses sosialisasi reformasi birokrasi juga dilakukan dengan menggunakan komunikasi horizontal, di mana komunikasi mengenai pelaksanaan reformasi birorkrasi antar staf dengan staf, pimpinan dengan pimpinan berlangsung dalam suasana informal seperti pada saat sedang jam istirahat kerja ataupun pada saat olah raga. Dalam konteks komunikasi diagonal, pembentukan tim Pokja Reformasi Birokrasi ANRI merupakan upaya proses penyampaian informasi program reformasi birokrasi dengan melibatkan pegawai dan pimpinan lintas unit yang ada di lingkungan ANRI. Meskipun demikian, bahwa penyampaian informasi mengenai reformasi birokrasi, tidak menutup kemungkinan melibatkan partisipasi stake holder eksternal ANRI, seperti meminta masukan-masukan dari pihak eksternal

104

(masyarakat)

dalam

pembuatan

peraturan-peraturan

perundang-undangan

sehingga hasil kinerja pegawai di bagian perundang-undangan lebih optimal. Pada pembahasan penelitian ini, peneliti melihat bahwa humas ANRI memiliki peranan di dalam mensosialisasikan program reformasi birokrasi kepada seluruh pegawai melalui media komunikasi. Media komunikasi memiliki peranan strategis di dalam penyebarluasan informasi program reformasi birokrasi di ANRI. Media komunikasi berfungsi untuk menciptakan iklim perubahan dengan memperkenalkan nilai-nilai baru untuk mengubah sikap dan perilaku ke arah pembaharuan. Goran Hadebro25 seorang profesor komunikasi berkebangsaan Swedia dalam bukunya Communication and Social Change in Developing Nations menjelaskan bahwa “media komunikasi berfungsi sebagai alat untuk menciptakan iklim perubahan dengan memperkenalkan nilai-nilai baru untuk mengubah sikap dan perilaku ke arah modernisasi. Adapun media komunikasi yang digunakan Humas ANRI dalam mensosialisasikan program reformasi birokrasi di ANRI seperti papan pengumuman, siaran umum (Public Addres Broadcast), kotak saran, mading digital dan majalah internal. Proses dalam menanamkan nilai-nilai perubahan kepada pegawai ANRI dalam rangka reformasi organisasi di lingkungan ANRI juga dilakukan melalui rapat kerja, pertemuan para pegawai, penerbitan majalah, website, buku profil reformasi birokrasi, surat edaran, laporan tahunan, dan slideslide presentasi terkait reformasi birokrasi.

25

Prof. H. Hafied Cangara, M.Sc. Ph.d. 2013, Perencanaan dan Strategi Komunikasi, Jakarta, Raja Grafindo, Hal. 40

105

4.2.8. Alur Komunikasi Kebijakan Program Reformasi Birokrasi di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia

106

Pada penelitian ini, peneliti juga melihat adanya hambatan atau kendala di dalam mengkomunikasikan program reformasi birokrasi di ANRI. Permasalahan gangguan komunikasi terkait

dengan penerapan perubahan di lingkungan

organisasi lebih disebabkan kepada faktor gangguan komunikasi personal. Faktor Gangguan personal meliputi struktur dan psikologis. Pertama struktur, proses komunikasi organisasi dilaksanakan melalui struktur-struktur yang ada di organisasi. Melalui struktur, sering terjadi distorsi komunikasi. Pada penelitian ini, bahwa masih ditemukan penyampaian informasi terkait dengan implementasi program reformasi birokrasi di ANRI tidak sepenuhnya dipahami secara utuh dan menyeluruh oleh pegawai, misalkan penyampaian informasi mengenai pembuatan dan penerapan Standar Operational Procedure (SOP) di tiap-tiap unit. Oleh karenanya proses penyampaian informasi tidak hanya melalui komunikasi lisan semata seperti melaksanakan rapat-rapat, tapi juga melalui komunikasi secara tertulis seperti dalam bentuk surat edaran atau buku pedoman. Kedua, Gangguan komunikasi personal secara psikologis. Peneliti melihat bahwa pada gangguan komunikasi tersebut lebih ditekankan pada perilaku individu pegawai. Sejauh mana individu pegawai mau melakukan perubahan baik dari sisi culture set atau pun mind set, misalkan pegawai masih kurang peduli terhadap perubahan itu sendiri dengan melakukan tindakan-tindakan indisipliner kepegawaian. Sejatinya, atasan selalu mengingatkan dan menyampaikan pesan kepada pegawai yang melanggar, bahwa pada saat ini kondisinya sudah harus berubah.