BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

53

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian 4.1.1

Sejarah Perusahaan PT. Lestari Jaya Raya merupakan perusahaan keluarga dan belum go public

yang berdiri dan mulai beroperasi sejak tahun 1995, didirikan oleh pasangan suami istri bernama Bapak Frans Umboh dan Ibu Ike Liemewa yang berkedudukan di Ujung Pandang dengan membuka pelayanan jurusan timur Indonesia yang mencakup daerah Papua, Maluku, Sulawesi dan Kalimantan. Seiring dengan berjalannya waktu sampai saat ini PT. Lestari Jaya Raya, telah melayani pegiriman barang dan telah dipercaya oleh sebagian besar Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan Distributor Farmasi yang berkedudukan di Ujung Pandang yang merupakan satu-satunya pintu timur dalam dunia usaha ekspedisi. Dengan segala kesuksesan PT. Lestari Jaya Raya dibidang jasa pengiriman, maka pada tahun 2001 PT. Lestari Jaya Raya membuka cabang Jakarta untuk melayani pengiriman barang dari Jakarta ke seluruh wilayah Indonesia dan telah memiliki cabang dan perwakilan di seluruh Indonesia. Kantor pusat PT. Lestari Jaya Raya beralamatkan di Jl. Raya Bekasi KM.24 Kompleks Ruko Taman Modern blok R/5 No.3-5, Phone : (021) 4682 2262-63, Fax : (021) 4682 2301, email : [email protected], www.lestari-jayaraya.com

54

4.1.2

Visi Perusahaan Menjadikan PT. Lestari Jaya Raya sebuah perusahaan terpercaya, terbaik dan

terbesar dalam bidang pengiriman barang di Indonesia. Menjadikan PT. Lestari Jaya Raya rekan handal dalam memberikan service pengiriman barang bagi masyarakat dan pebisnis di Indonesia. Mendukung perekonomian bangsa Indonesia dari segi perkembangan jasa pengiriman kearah yang lebih baik. o Menjadikan PT. Lestari Jaya Raya sebuah perusahaan yang tidak pernah berkata “TIDAK” untuk setiap jenis pengiriman barang apapun. o Dengan “KOMITMEN” yang tinggi dalam memberikan layanan, PT. Lestari Jaya Raya maju dengan menjadi rekan bagi bisnis anda.

4.1.3

Misi Perusahaan Dengan kehandalan struktur, infrastruktur, sumber daya dan pengalaman, PT

Lestari Jaya Raya akan selalu memberikan solusi atas setiap permasalahan pengiriman barang yang anda hadapi. PT. Lestari Jaya Raya akan selalu memberikan layanan pengiriman barang yang berkomitmen, jujur, optimal, informatif, cepat, aman dan terpercaya untuk mencapai kepuasan bagi setiap pelanggan kami. PT. Lestari Jaya Raya memberikan solusi yang terbaik melalui layanan inovatif untuk membantu menjadikan kiriman barang anda aman sampai tujuan.

55

Maka dengan memiliki kehandalan perusahaan struktur dan infrastruktur, keterampilan dan profesionalisme sumber daya manusia PT. Lestari Jaya Raya siap memberikan layanan optimal bagi kepuasan pengguna jasa kami.

4.1.4

Tujuan Perusahaan PT. Lestari Jaya Raya Jakarta siap memberikan pelayanan jasa pengiriman

barang terbaik dari waktu ke waktu dengan prinsip, komitmen, kesiapan dan service yang ada, kami siap membantu setiap perusahaan atau pengguna jasa kami baik pemerintah maupun swasta.

4.1.5

Bidang Usaha Pelayanan PT. Lestari Jaya Raya adalah Air Freight and Sea Freight Express,

LCL & FCL, Trucking service, Packing and Moving. Layanan yang selalu berusaha diberikan oleh perusahaan sebagai berikut 1. Armada full box 2. DTD (door to door) service 3. Packing Service (doos + plastic + karung) untuk pengiriman udara dan laut express

56

4. Pengiriman lebih mengutamakan keselamatan dan ketepatan waktu (kecuali terjadi bencana alam) 5. Sistem POD yang cepat, tepat dan benar 6. Claim (untuk barang rusak, hilang aau kurang) penggantian 100%

4.2

HASIL PENELITIAN Setelah penulis selesai melakukan penelitian di lapangan untuk mencari data

dan informasi yang diperlukan melalui wawancara mendalam dengan para nara sumber yang penulis pilih berdasarkan karakteristik yang telah di tetapkan, maka penulis akan menganalisis hasil dari wawancara-wawancara tersebut melalui tipe penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Para nara sumber tersebut adalah orang-orang yang berada di perusahaan tempat penulis melakukan penelitian yang memiliki informasi-informasi dan mengetahui mengenai perusahaan dan permasalahan yang sedang penulis teliti yaitu tentang pelaksanaan komunikasi internal untuk koordinasi kerja di PT. Lestari Jaya Raya Jakarta. Dalam hal ini key informan tersebut adalah Bapak Gandi Gosal ( Direktur PT.Lestari Jaya Raya Jakarta), Bapak Hasan ( Manajer DIvisi Operasional PT.Lestari Jaya Raya Jakarta), Ibu Yustin ( Supervisor Customer Service), Bapak Feriyanto ( Supervisor Tim Operasional), dan Agus Suparman ( Staf Operasional / driver). Proses

57

wawancara dilakukan dengan mencatat pembicaraan. Draft pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh penulis terlampir. Berikut ini akan dijelaskan hasil wawancara mengenai pelaksanaan Strategi komunikasi internal untuk koordinasi kerja di PT. Lestari Jaya Raya Jakarta.

4.2.1

Strategi Seperti yang sudah dijelaskan di bab II bahwa definisi strategi adalah cara

untuk mencapai tujuan berdasarkan analisa terhadap faktor internal dan eksternal dan merupakan deklarasi maksud yang mendefinisikan cara untuk mencapai tujuan, dan memperhatikan dengan bersungguh-sungguh alokasi sumber daya perusahaan yang penting untuk jangka panjang dan mencocokkan sumber daya dan kapabilitas dengan lingkungan eksternal. Dari definisi tersebut jika dikaitkan dengan permasalahan yang dialami oleh PT. Lestari Jaya Raya Jakarta maka perlu untuk sangat diperhatikan sumber daya-sumber daya yang dimiliki beserta kapabilitasnya apakah sudah sesuai dengan kondisi di lapangan dan mampu memberikan keuntungan jangka panjang bagi perusahaan. Bagaimana setiap karyawan-karyawan yang ada mampu untuk saling berkoordinasi dengan baik dalam bekerja di lapangan dan komunikasi internal yang terbentuk apakah juga sudah sesuai sehingga mampu meraih tujuan perusahaan secara bersama-sama dimana menghasilkan keuntungan bagi kedua belah pihak yaitu

58

perusahaan semakin berkembang dan semua karyawan yang berada dalam perusahaan kesejahteraannya terjamin.

4.2.2

Komunikasi dari atas ke bawah 4.2.2.1 Perencanaan Dalam sebuah perusahaan terdiri atas atasan dan bawahan sesuai struktur

organisasi yang ada dimana yang dikomunikasikan adalah berupa prosedur perusahaan, instruksi atau perintah bagaimana melakukan tugas dimana yang menjadi fokus penelitiannya adalah tim operasional yaitu bagaimana mereka melakukan persiapan operasional dan pelaksanaan operasional dalam proses pengambilan dan pengiriman barang. Dan yang tidak kalah penting juga adalah penyampaian tujuan perusahaan kepada seluruh karyawan, membantu mereka memahami pentingnya pencapaian tujuan perusahaan untuk keberlangsungan perusahaan jangka panjang dan pastinya hal tersebut menghasilkan kesejahteraan bagi setiap karyawan yang berada didalam perusahaan. Hal-hal diatas yang perlu untuk diperhatikan oleh atasan agar mampu mewujudkan komunikasi yang lancar dan tepat sasaran kepada bawahan.

59

4.2.2.2 Pelaksanaan komunikasi internal dan Media yang digunakan Dalam ruang lingkup pekerjaan sudah sewajarnya seorang atasan sering memberikan instruksi dan informasi kepada bawahannya. Hal tersebut merupakan bentuk komunikasi internal yang terbentuk antara atasan kepada bawahan. Setiap atasan memiliki caranya masing-masing untuk menyampaikannya. Demikian seperti kutipan wawancara yang diungkapkan oleh Bapak Gandi Krisyan Gosal: “Saya memberikan instruksi dan informasi melalui 3 cara yaitu : a. Secara Lisan yaitu secara tatap muka langsung (face to face) dan lewat telepon (by phone). b. Secara Tertulis yaitu melalui surat elektronik (email), pesan singkat (sms), pesan blackberry (bbm) , bbm group, Line, dan sebagainya. c. Secara Tertulis yaitu melalui surat keputusan. Dan jika saya menyampaikan secara tertulis maka akan saya make sure kembali kepada bawahan yang menerima surat keputusan tersebut untuk menghindari agar tidak terjadi salah persepsi ataupun miss komunikasi.” Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa instruksi dan informasi yang diberikan oleh atasan kepada bawahan dalam hal ini Bapak Gandi sudah sangat jelas, terarah dan tepat sasaran. Begitu pula seperti yang dituturkan oleh bapak Hasan sebagai manager operasional yaitu: “Instruksi itu sendiri adalah perintah, saya menyampaikan instruksi secara verbal dan tertulis (dalam bentuk memo). Bukan hanya instruksi saja akan tetapi dalam memberikan informasi juga saya lakukan hal yang sama. Biasanya yang di instruksikan adalah hal yang baru dan yang paling penting adalah pesan nya sampai kepada mereka.” Bisa dilihat dari hasil wawancara diatas bahwa atasan dalam memberikan instruksi maupun informasi itu tidak boleh asal-asalan melainkan harus terstruktur

60

seperti pemberian memo agar ada bukti tertulis terlebih khusus dalam pemberian instruksi atau perintah untuk menghindari terjadinya salah pemahaman oleh bawahan. Selain memang secara tatap muka itu penting tapi akan lebih baik juga jika dibarengi dengan bukti tertulis. Dalam pelaksanaan pekerjaan selalu dilandasi oleh instruksi dari atasan dan informasi mengenai tugas dan tanggung jawab karyawan berdasarkan standard operasional prosedur sehingga mampu menciptakan komunikasi internal yang terkoordinasi dengan baik di perusahaan. Bentuk instruksi dan informasi itu sendiri beraneka ragam dan setiap atasan memiliki caranya masing-masing dalam penyampaiannya seperti yang diungkapkan oleh Pak Hasan : “Saya biasanya menginstruksikan sesuatu itu pasti menggunakan memo agar ada bukti tertulis dan secara tatap muka juga agar mereka pun kalau kita instruksikan lebih paham.”

Pendapat yang hampir sama juga diungkapkan oleh Direktur PT.Lestari Jaya Raya bapak Gandi Gosal : “Untuk instruksi maupun informasi yang diberikan adalah secara lisan maupun non lisan. Semuanya bergantung pada kebutuhan dan pokok permasalahan yang terjadi. Contohnya : instruksi dan informasi yang saya berikan bisa secara formal melalui meeting ataupun secara non formal pada saat bertemu di kantor.” Jadi untuk media yang digunakan beranekaragam tergantung kebutuhan seperti yang sudah dipaparkan diatas yaitu bisa secara lisan (tatap muka langsung) ataupun tertulis (email, pesan blackberry, line, pesan pendek, dan memo).

61

4.2.2.3 Isi Komunikasi Bentuk informasi dan instruksi yang disampaikan beraneka ragam semuanya bergantung pada kebutuhan dan pokok permasalahan yang terjadi seperti yang diungkapkan oleh Bapak Gandi diatas. Dan biasanya isi komunikasi yang disampaikan oleh beliau kepada bawahannya adalah sebagai berikut: “Biasanya instruksi yang diberikan adalah mengenai program kerja dan

jadwal meeting. Maksudnya yaitu program kerja yang sedang berjalan seperti apa dan permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga menghambat operasional perusahaan kemudian jadwal meeting dengan manajemen. Sedangkan untuk media yang digunakan adalah secara lisan ( face to face dan by phone), dan tertulis (blackberry messenger, email, sms, bbm group, line).” Demikian juga Pak Hasan mengungkapkan : “Instruksi yang diberikan sifatnya untuk hal-hal permanen yang mengarah pada strategi penerapan dalam hal aturan main,penerapan sop ataupun misalkan ada hal-hal baru yang harus diterapkan. Dan juga Instruksi yang diberikan misalkan pada saat mendapat Customer baru jadi harus melakukan pengambilan barang ke lokasi customer tersebut. Media yang digunakan tertulis yaitu dalam bentuk memo maupun secara tatap muka langsung.” Berdasarkan hasil wawancara diatas menjelaskan mengenai apa yang dikomunikasikan oleh atasan kepada bawahan dalam hal ini oleh Bapak Gandi dan Bapak Hasan, mereka memiliki agendanya masing-masing mengenai apa yang hendak disampaikan kepada bawahan, yaitu mengenai program-program kerja, jadwal meeting manajemen, pembahasan tentang permasalahan-permasalahan yang dialami, penerapan standar operasional kerja, aturan main, klien baru, dan sebagainya yang semuanya bersifat formal.

62

4.2.2.4 Hambatan Komunikasi dari atas ke bawah Dikutip dari hasil wawancara dengan Bapak Gandi Krisyan Gosal hambatan apa yang dialami saat berkoordinasi dengan bawahan : “Instruksi dan informasi yang diberikan sering mengalami hambatan disebabkan oleh human error, media yang digunakan bermasalah ( email error, signal handphone kurang baik, masalah jaringan internet, dan sebagainya), tidak ada follow up kembali. Contohnya; saya memberikan instruksi atau perintah tugas kemudian pada prakteknya tugas yang diberikan tidak terlaksana sesuai dengan harapan dikarenakan miss understanding oleh bawahan yang menerima instruksi tersebut. Bahkan meskipun sudah di make sure beberapa kali oleh saya sering terjadi instruksi yang diberikan tidak dapat diselesaikan kemudian tidak dilaporkan langsung kepada yang memberi instruksi pada awalnya. Contoh lainnya : adanya informasi dari pihak eksternal (Klien) kepada driver tidak sampai kepada in charge yang bersangkutan untuk menerima informasi tersebut.” Dalam prakteknya human error dan gangguan teknis memiliki peran yang amat besar dalam terciptanya miss koordinasi dalam perusahaan. Diantara dua hal tersebut human error yang paling memberikan dampak terbesar. Seperti contoh yang diungkapkan oleh Bapak Gandi diatas dimana saat memberikan instruksi ataupun perintah tugas kepada bawahan sering terjadi miss understanding oleh bawahan yang menerima arahan tersebut sehingga pada praktek kerjanya tidak sesuai dengan yang diharapkan meskipun sudah di make sure beberapa kali. Pentingnya follow up kembali sangat memberikan pengaruh dalam kelangsungan proses pekerjaan karena dengan melakukan follow up kembali kepada atasan maka akan mengurangi tingkat kesalahan dimana bawahan bisa mengungkapkan apa yang dia pahami dan tidak pahami mengenai instruksi ataupun perintah yang diberikan kepadanya oleh atasan yang memberikan arahan tersebut.

63

Pendapat serupa juga di ungkapkan oleh Pak Hasan, sebagai berikut : “Hambatannya banyak sekali karena pada dasarnya suatu pesan itu bahwasanya pihak penerima mau melaksanakan instruksi yang disampaikan akan tetapi kecenderungan yang saya alami adalah bahwa pihak penerima tersebut hanya mendengarkan saja tapi implementasinya tidak sesuai. Untuk kejelasannya sudah sangat jelas bahkan diuraikan dengan gambar.Faktor-faktor yang menimbulkan hambatan koordinasi ini yaitu bawahan malas meskipun sudah diberikan SP. Hal tersebut mungkin saja dipengaruhi oleh tingkat pendidikan. Tidak ada komitmen, lemahnya tanggung jawab, masa bodoh, meremehkan pekerjaan. Contohnya : Halah ga penting banget sih yg penting barang sampai. Apakah yg menyebabkan kegagalan koordinasi? Apakah mungkin saya salah menyampaikan instruksi, saya mungkin terburu-buru tapi pada prakteknya hal yang sama yang terjadi yaitu itu-itu terus yg di ulang-ulang. Seharusnya muncul dari diri sendiri karena meskipun diberitahu secara terus-menerus tapi dari pihak diri sendiri tidak mau meningkatkan kualitas pekerjaan maka pasti akan sulit dan pentingnya edukasi terhadap bawahan. Perlu dilakukan training agar karyawan lebih memahami tentang struktur organisasi. Dan meminimialkan prinsip orientasi kepada orang-orang tertentu.” Hambatan yang dialami oleh pak Hasan selaku manager operasional seperti yang diungkapkan diatas adalah instruksi yang diberikannya kepada bawahan tidak terlaksana sesuai dengan yang diharapkan dikarenakan banyak faktor seperti malas, tidak ada komitmen, lemahnya tanggung jawab, masa bodoh, dan meremehkan pekerjaan. Faktor-faktor tersebut pada dasarnya datang dari individu itu sendiri yaitu berkata iya dan paham tapi sebenarnya tidak terlalu paham dan pada pelaksanaannya terjadi kesalahan. Berdasarkan kutipan wawancara diatas maka dapat disimpulkan bahwa hambatan koordinasi dari atasan ke bawahan dipengaruhi oleh banyak sekali faktor yaitu human error dan faktor-faktor teknis lainnya yang kelihatannya kecil tetapi mampu memberikan dampak yang cukup besar jika tidak diperhatikan dengan baik.

64

Jika meninjau wawancara diatas maka bisa di garis bawahi bahwa sangat penting untuk melakukan make sure berulang kali karena hal tersebut mampu mempertahankan ke akuratan instruksi maupun informasi yang diberikan. Kualitas individu juga berperan penting dalam terjadinya hambatan koordinasi ini, diperlukan keseriusan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh atasan. Terkadang karena terlalu menggampangkan segala sesuatu mengakibatkan terjadinya miss koordinasi di dalam praktek kerja yang memberikan dampak negatif bagi perusahaan.

4.2.3

Komunikasi dari bawah keatas 4.2.3.1 Perencanaan Komunikasi dari bawah keatas dirancang untuk menyediakan umpan balik

tentang seberapa baik organisasi telah berfungsi. Jenis aliran atau alur komunikasi ini diharapkan bukan menjadi sarana penyampaian informasi yang menyenangkan atasan saja dan bukan merupakan informasi yang perlu diketahui oleh atasan. Dimana jika terjadi masalah dalam operasional kerja dilapangan khususnya untuk divisi operasional maka bawahan idealnya harus mampu menyampaikan penyebab terjadinya permasalahan tersebut dengan sebenar-benarnya yaitu dengan tidak menambah atau mengurangi informasi. Sehingga atasan mampu mencari solusi terbaik dan melakukan pembenahan jika ditemukan adanya ketidaksesuaian standar

65

operasional prosedur yang sudah ada sebelumnya. Jadi terjadi perbaikan yang akan meminimalkan masalah tersebut berulang kembali. 4.2.3.2 Pelaksanaan Komunikasi Internal dan Media yang digunakan Setiap karyawan yang bekerja wajib untuk memberikan laporan kepada atasannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang di embannya. Seperti yang diungkapkan oleh staf Customer Service ibu Yustin mengenai bagaimana beliau dalam memberikan laporan kepada atasan : “Laporan yang diberikan pada umumnya dimasukkan semua dalam format Microsoft excel kemudian di kirimkan melalui email kepada atasan. Secara lisan juga bisa dilakukan tapi untuk yang mendesak saja kemudian di susul dengan email agar lebih jelas.” Melalui : “Media internet yaitu email dan telepon baik itu melalui sms, bbm ataupun menghubungi secara langsung.” Hal yang hampir sama juga diungkapkan oleh Bapak Ferry ( supervisor divisi operasional ) dan Bapak Agus ( Driver) yaitu: “Laporan yang diberikan secara lisan yaitu melalui telepon ataupun tatap muka langsung dan tulisan” Melalui media : ““Handphone,telepon dan memo”

66

Dari hasil wawancara diatas bisa dilihat bahwa peranan telepon, internet dan handphone sangat besar dalam operasional yang terjadi dalam perusahaan. Untuk itu diharapkan agar setiap individu yang mengoperasikan media komunikasi tersebut menggunakannya dengan sebaik mungkin agar mampu meminimalkan dan menghindari terjadinya miss koordinasi. 4.2.3.3 Isi Komunikasi Komunikasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan lebih kearah laporan jika terjadi masalah karena untuk operasionalntya itu sendiri para karyawan lebih banyak saling berhubungan antara sesama karyawan atau sesama divisi. Berikut merupakan sistem penyampaian laporan dan informasi yang dilakukan oleh Bapak Ferry selaku supervisor divisi operasional : “Untuk divisi operasional kita memiliki sistem penyampaian laporan dan informasi sebagai berikut, yaitu manager operasional memberikan perintah tugas pengambilan barang kepada saya kemudian saya yang memerintahkan kepada para driver. Prosesnya driver mengambil barang ke kantor atau gudang customer dimana sudah ada incharge dari Lestari yang berada di gudang. Incharge tersebut yang melakukan serah terima dengan perwakilan kantor customer kemudian barang diantar ke gudang Lestari untuk memberikan laporan kepada incharge yang menginput data barang dan kemudian barang dikirimkan dan jika belum jadwalnya untuk dikirimkan maka diletakkan digudang dan diserahkan kepada incharge yang berada di gudang untuk nanti dikirimkan sesuai dengan jadwalnya. Jika barang dikirimkan via darat maka driver dan kraninya yang bertanggung jawab sampai barang tiba di cabang lestari yang berada diluar kota. Sedangkan jika melalui laut maka driver membawa barang ke pelabuhan kemudian melakukan serah terima dengan incharge lestari yang berada di pelabuhan kemudia incharge tersebut yang melakukan proses pengiriman barangnya. Saat nanti tiba ditempat tujuan akan diterima oleh incharge lestari yang berada disana kemudian diserahkan kepada driver lestari atau agent yang bekerjasama dengan lestari. Kami menggunakan agent jika kota yang dituju belum memiliki cabang lestari jaya raya.

67

Dari penuturan Bapak Ferry tersebut maka bisa dilihat bagaimana proses koordinasi yang terjadi dalam divisi operasional, dimana setiap karyawan yang ada sudah memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, yaitu manager operasional memberikan perintah tugas pengambilan barang kepada supervisor baik itu melalui memo secara tertulis ataupun secara lisan, kemudian supervisor bertugas memberikan perintah kepada para driver untuk mengambil barang ke tempat klien. Disana sudah menunggu in-charge perwakilan dari PT.LJR yang sudah terlebih dahulu melakukan serah terima dengan pihak klien. Para driver melakukan serah terima dengan in-charge perwakilan PT. LJR kemudian langsung mengantarkan barang baik itu langsung ketempat tujuan via darat atau di bawa kegudang penampungan barang milik PT.LJR. semuanya bergantung terhadap kebutuhan dan perintah dari atasan dan klien. Sedangkan dari sisi customer service memberikan laporan kepada atasan lebih kea rah data-data yang bermasalah dan butuh campur tangan atasan langsung, seperti penjelasan beikut: “Jika ada cabang-cabang yang suka dengan sengaja terlambat memberikan data dan sudah saya hubungi berulangkali tetap saja belum memberikan juga maka saya melaporkan kepada atasan dan atasan langsung menghubungi cabang tersebut untuk segera mengirimkan data-data yang dibutuhkan. Setelah itu, data-data tersebut langsung dikirimkan.” Jadi bisa ditarik kesimpulan bahwa isi komunikasi yang berlangsung antara bawahan kepada atasan lebih kepada laporan-laporan proses berjalannya operasional

68

pengambilan dan pengiriman barang dan laporan-laporan yang bermasalah yang tidak bisa diselesaikan sendiri sehingga membutuhkan penyelesaian dari atasan langsung. 4.2.3.4 Hambatan komunikasi dari bawah ke atas Dalam wawancara dengan karyawan-karyawan yang menjadi nara sumber penulis memperoleh informasi mengenai hambatan-hambatan apa yang dialami oleh mereka. Berikut untuk penuturan dari ibu Yustin mengenai hambatan-hambatan yang dialami pada saat memberikan laporan kepada atasan : “Sampai saat ini dalam hal memberikan laporan kepada atasan tidak ada hambatan terkecuali jika ada data-data yang nyangkut misalnya barang belum di terima dan sebagainya biasanya saya konfirmasikan dulu dengan cabang-cabang minta penjelasan kenapa barangnya belum sampai, Apa sebabnya dan kendalanya.” Bapak Ferry dan Bapak Agus berpendapat yang sama, yaitu: “Tidak mengalami hambatan. Cukup lancar. Sejauh ini tidak ada hambatan dalam proses menyampaikan laporan karena dimudahkan dengan adanya telepon selular.” Dalam memberikan laporan kepada atasan menurut penuturan ibu Yustin,bapak Ferry dan bapak Agus tidak mengalami hambatan yaitu berjalan cukup lancar dan baik. Dan untuk respon atasan sendiri diungkapkan oleh ibu Yustin : “Sampai saat ini respon atasan sangat baik. Semuanya lancar. Contohnya jika ada cabang-cabang yang suka dengan sengaja terlambat memberikan data dan sudah saya hubungi berulangkali tetap saja belum memberikan juga maka biasanya saya melaporkan kepada atasan dan atasan langsung menghubungi cabang tersebut untuk segera mengirimkan data-data yang dibutuhkan. Setelah itu, data-data tersebut langsung dikirimkan kepada saya.”

69

Dari penuturan ibu Yustin diatas bisa dilihat bahwa segala sesuatu yang berhubungan dengan keterlambatan laporan harus ada campur tangan atasan dulu baru bisa terselesaikan dengan cepat. Sedangkan respon yang dirasakan oleh Bapak Ferry : “Tanggapannya baik. Hanya saja dalam level manager penanganannya kurang cepat.Contohnya jika terjadi permasalahan di lapangan misalkan kehilangan barang manager tidak mau tahu bagaimanapun caranya barangnya harus di temukan tanpa memberikan solusi yang pasti.” “Jika penyampaian terhadap Bapak Gandi selaku direktur tidak mengalami kesulitan karena respon yang diberikan cepat dan memberikan jalan keluar sehingga permasalahan tidak berkelanjutan tetapi jika kepada manager operasional responnya kurang cepat.” Dari penuturan bapak Ferry diatas terdapat perbedaan penyelesaian masalah antara direktur dan manager sehingga menciptakan orientasi yang lebih dominan kepada salah satunya Dan di level bawah diungkapkan oleh Bapak Agus : “Jika mengalami masalah respon atasan dalam hal ini manager kurang baik yaitu lambat dalam mencari solusi melainkan justru langsung memarahi sehingga lebih mudah jika langsung melaporkan kepada level manajemen diatasnya yaitu Pak Gandi, penyelesaiannya cepat.” Penuturan bapak Agus juga sama seperti yang disampaikan sebelumnya oleh bapak Ferry diatas bahwa jika menyampaikan atau melaporkan permasalahan yang terjadi dilapangan kepada manager, respon yang diterima kurang baik yaitu harus menerima omelan dulu dan lambat dalam mencari solusi.

70

Dari hasil wawancara tersebut maka bisa dilihat bahwa peranan pimpinan dalam membantu penyelesaian masalah di dalam perusahaan memberikan dampak yang cukup signifikan. Karena terbatasnya tingkat pendidikan di level driver maka cara pandang mereka dalam usaha penyelesaian masalah juga terbatas sehingga menyebabkan ketergantungan terhadap pimpinan untuk pencarian solusi akan setiap permasalahan. Bagaimana seorang pimpinan merespon memberikan pengaruh tersendiri bagi karyawan-karyawannya dalam bekerja sehingga tidak memberikan kepercayaan dan meragukan kemampuan pemimpin sehingga tercipta orientasi terhadap orang-orang tertentu.

4.2.4

Komunikasi Horizontal 4.2.4.1 Perencanaan Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang berlangsung antara sesame

staf dimana terjadi pertukaran gagasan maupun informasi antara sesama satf yang berada diperusahaan. Dan yang menjadi fokus penelitian ini adalah komunikasi antara staf operasional maupun dengan staf yang berada di kantor dimana ruang lingkup pekerjaannya masih saling berhubungan. Komunikasi ang tercipta diharapkan terbangun dan terjalin dengan baik dimana setiap karyawan mengerti dengan jelas dan melaksanakan tugas dan tanggung

71

jawabnya dengan baik dan sesuai standar operasional prosedur perusahaan sehingga tidak terjadi miss koordinasi ataupun kegagalan kerja. 4.2.4.1 Pelaksanaan Komunikasi Internal dan Media yang digunakan Pada dasarnya untuk pola komunikasi yang terbentuk didalam hubungan komunikasi internal antara sesama karyawan bisa dikatakan hampir sama dengan komunikasi yang berlangsung antara atasan dan bawahan maupun sebaliknya yaitu dalam bentuk tatap muka secara langsung ataupun menggunakan media-media komunikasi seperti telepon, handphone dan internet. Menurut bapak Ferry pelaksanaan komunikasi internal dalam divisinya, sebagi berikut: “Komunikasi berjalan cukup baik meski kadang terjadi miss yaitu penyampaian informasi yang tidak tuntas.Contohnya ada informasi dari klien tapi lupa disampaikan oleh driver yang menerima informasi tersebut atau terjadi kekeliruan dalam perhitungan barang dan tidak dilaporkan kepada saya kemudian langsung dilaporkan kepada atasan tanpa dilakukan pengecekkan lagi padahal ternyata barangnya ada. Terjadi kekeliruan karena faktor ngantuk dan terlalu terburu-buru maupun kurangnya konsentrasi dalam proses perhitungan tersebut.” Menurut penuturan bapak Agus : “Berjalan lancar namun kadang-kadang terjadi kesalahpahaman dikarenakan kondisi tubuh yang masih capek baru kembali dari luar kota sudah disuruh ambil barang lagi padahal belum istirahat sehingga pada saat pengambilan barang tersebut terjadi salah hitung dan sebagainya.” Sedangkan kalau dari sisi customer service Ibu Yustin mengungkapkan :

72

“Sampai saat ini koordinasi yang terjalin cukup lancar hanya kadang suka ada kendala kalau dalam ruang lingkup kerja saya ada beberapa cabang lambat mengirimkan data-data saja.” Dan untuk media yang digunakan ketiga-tiganya menggunakan media komunikasi seperti telepon selular, pesan pendek, internet dan juga secara tatap muka langsung seperti terlampir dalam hasil wawancara di lampiran. Dari hasil wawancara tersebut dapat dilihat bahwa human error memegang peranan penting dalam terjadinya kesalahan dalam pelaksanaan kerja dilapangan yaitu penyampaian informasi yang tidak tuntas, kurang tidur yang mengakibatkan stamina tubuh menurun sehingga mengantuk ditempat kerja yang mempengaruhi konsentrasi dan menyebabkan terjadinya salah perhitungan barang yang tentunya merupakan bentuk kekeliruan yang membuahkan permasalahan. 4.2.4.3 Isi Komunikasi Dalam pelaksanaan komunikasi internal antara sesama karyawan berdasarkan dengan yang dipaparkan diatas berjalan dengan baik meskipun mengalami beberapa kendala, untuk isi dari komunikasi yang terjadi dalam proses operasional, yaitu komunikasi pada saat pengambilan barang sesuai dengan yang diperintahkan oleh manager ataupun supervisor dan penerimaan barang antara staf driver dengan staf PT.LJR yang berada ditempat klien, di gudang PT.LJR, maupun staf PT. LJR di daerah. Semuanya saling berhubungan dengan menggunakan tanda terima yang ada

73

maupun berkomunikasi lewat media-media elektronik seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. 4.2.4.4 Hambatan Komunikasi Horizontal Hambatan-hambatan yang dialami dalam komunikasi horizontal adalah sebagai berikut: Ibu Yustin mengungkapkan : “Mengalami hambatan dibeberapa cabang yaitu mereka suka tidak tepat waktu mengirimkan laporan. Dan mengenai koordinasi dengan divisi operasional ada beberapa supir yang suka lupa dan terlambat memberikan laporan yang seharusnya mereka lakukan karena secara rules atau peraturan bahwa sebelum mereka mengantar barang dan setelah mengantar barang harus melaporkan kepada CS dulu yaitu melalui website. Website tersebut memang dibentuk untuk mengontrol keluar masuk barang. Kebanyakkan alasannya karena jaringan error dan lupa atau kalau tidak saling lempar-lemparan kesalahan. Di gudang sudah ada satu orang yang khusus untuk menginput setiap laporan para supir di website tersebut.” Kerjasama tim pasti akan membuahkan hasil yang baik dan optimal bagi perusahaan terlebih jika menghadapi kesulitan dan permasalahan. Berbeda dengan yang diungkapkan oleh ibu Yustin diatas dimana kurangnya rasa tanggung jawab oleh karyawan terhadap tugas dan pekerjaan masing-masing sehingga menimbulkan rasa saling menyalahkan dalam bekerja yang membuahkan permasalahan.

Bapak Ferry juga mengungkapkan mengenai bentuk hambatan apa yang dialaminya yaitu sebagai berikut : “Hambatan jaringan yang tidak baik ataupun habis baterai sehingga terputusnya komunikasi dengan para driver.”

74

Sedangkan hambatan yang dialami oleh bapak Agus sebagai driver : “Handphone lowbat atau jaringan kurang baik sehingga pembicaraan tidak begitu jelas atau putus-putus. Misalkan di tengah jalan terjadi pecah ban sehingga terlambat ambil barang yaitu pada saat tiba di kantor customer, kantor tersebut sudah tutup sedangkan hp lowbat jadi tidak bisa menghubungi pihak kantor LJR untuk menginfokan sehingga pada saat kembali ke kantor pihak kantor ngomel.” Dalam operasional tentunya pasti tidak mungkin akan selalu lancar, akan ada saatnya dimana terjadi masalah dan gangguan teknis seperti handphone lowbat ataupun jaringan yang tidak baik dikarenakan lokasi yang mungkin saja jauh dari pemancar signal dan sebagainya. Seperti kendala yang diungkapkan diatas, dari hal tersebut maka bisa dilihat bagaimana inisiatif seorang individu bekerja. Bisa dengan mencari alternatif-alternatif lain yang memungkinkan sehingga tidak hanya berhenti dalam kendala tersebut dan pasrah seperti yang diungkapkan diatas.

4.2.5 Komunikasi Diagonal Merupakan aliran komunikasi dari orang-orang yang memiliki hierarki yang berbeda dan tidak memiliki hubungan kewenangan secara langsung. Dimana komunikasi yang terbentuk adalah antara staf yang berbeda divisi misalkan staf operasional dan staf finance. Untuk jenis alur komunikasi seperti ini jika dikaitkan dengan penelitian yang penulis angkat tidak saling berhubungan karena permasalahan yang terjadi berada dalam satu divisi saja yaitu divisi operasional. Tetapi alur

75

komunikasi ini juga memegang peranan dalam perusahaan meskipun dalam prakteknya kebanyakkan alur komunikasi seperti ini terjadi secara informal.

4.2.6 Koordinasi Di setiap perusahaan khususnya yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman seperti PT.Lestari Jaya Raya tentunya sangat mengedepankan koordinasi yang berjalan baik dalam pengoperasionalannya karena hal tersebut merupakan salah satu ujung tombak keberhasilan perusahaan dalam memenuhi tujuannya yaitu pelayanan terbaik bagi semua kliennya yang menggunakan jasa yang ditawarkan perusahaan. Hal tersebut tentunya juga tidak lepas dari peranan seluruh divisi di dalam perusahaan sehingga mampu menciptakan koordinasi yang efektif. Berikut kutipan dari hasil wawancara dengan Direktur bapak Gandi Krisyan Gosal mengenai koordinasi itu seperti apa. “Menurut pendapat saya, koordinasi adalah bentuk komunikasi dan kerjasama yang jelas dan terarah kemudian otentik yaitu memberikan informasi bukan untuk di konsumsi sendiri. Karena jika tidak jelas maka akan menciptakan miss koordinasi.” Berikut juga diungkapkan oleh Pak Hasan : “Secara struktur organisasi setiap individu memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing sehingga dalam penerapan operasional bisa berlangsung sesuai dengan prosedur dan bisa menghasilkan hasil kerja yang optimal.”

76

Jadi bisa dilihat dalam petikan wawancara tersebut bahwa membangun koordinasi itu tidaklah mudah yaitu harus adanya keseragaman pemahanan melalui kerjasama yang jelas dan terarah serta otentik dengan tidak menyimpan informasi sendiri akan tetapi harus saling berbagi informasi agar jika terjadi masalah dalam pekerjaan dapat ditemukan jalan keluar terbaik. Hal tersebut bisa berhasil karena komunikasi internal yang tercipta berjalan baik yaitu message yang diberikan oleh atasan kepada bawahan tersampaikan sesuai dengan yang diharapkan yaitu berlangsung sesuai dengan prosedur dan menghasilkan hasil kerja yang optimal. Menurut ibu Yustin pengertian koordinasi adalah sebagai berikut : “Koordinasi itu idealnya yaitu satu sama lain gampang komunikasinya. Tidak ada orientasi ke satu orang saja. Seperti contoh kasus diatas yaitu harus tunggu bos langsung yang turun tangan baru mau mengerjakan. Melainkan cukup saling memahami dan mengerti tugas dan tanggung jawab masing-masing aja.” Sedangkan menurut bapak Ferry adalah sebagai berikut : “Mampu terciptanya produktivitas kerja yang menguntungkan bagi perusahaan dan seluruh bagian didalamnya.” Dan bapak Agus memiliki pendapat sendiri juga mengenai koordinasi yaitu : “Bekerjasama dengan baik antara satu dengan yang lain.” Berdasarkan apa yang disampaikan diatas maka bisa dilihat bahwa koordinasi memegang peranan penting dalam keberhasilan suatu pekerjaan, dengan adanya kerjasama yang baik antara satu dengan yang lain maka dalam berkomunikasi satu

77

dengan yang lain akan lebih mudah karena masing-masing sudah paham apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.

4.2.7

Evaluasi Di dalam membangun dan membina koordinasi komunikasi internal

perusahaan

membutuhkan

peran

PR

untuk

mampu

mempertemukan

atau

menyampaikan tujuan-tujuan dan keinginan-keinginan dari atasan kepada bawahan dan begitu juga sebaliknya. Seperti yang sudah dibahas diatas mengenai alur komunikasi dari atas ke bawah, bawah ke atas , maupun sesama karyawan sudah berlangsung dengan cukup lancar, bagaimana atasan memberikan instruksi dan informasi kepada bawahan kemudian bawahan dalam memberikan laporan kepada atasan sehingga dalam pelaksanaan tugas kerja berjalan sesuai dengan harapan. Demikian juga antara sesame karyawan, komunikasi berjalan dengan cukup baik meskipun sering terjadi beberapa gangguan teknis dan human error baik itu yang dilakukan secara disengaja atau tidak disengaja yang menimbulkan kinerja yang tidak diharapkan oleh perusahaan. Seperti yang dipaparkan di bab II ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh public relations untuk meyakinkan manajemen mengenai seberapa jauh peranan PR untuk mendukung kinerja manajemen. Secara umum dibedakan dalam 2 pendekatan, yaitu pendekatan kritis dan pendekatan sistem. Jika dikaitkan dengan permasalahan

78

yang terjadi di PT.LJR perlu dilakukan pendekatan kritis dimana pimpinan yang menjalankan peran PR harus mampu untuk menganalisa apa penyebab terjadinya miss koordinasi didalam komunikasi internal perusahaan yang memunculkan krisis dan menebak apa yang mungkin terjadi kemudian dengan mengambil tindakan dan keputusan yang kuat sehingga mengubahnya menjadi krisis yang menguntungkan perusahaan. Yang perlu menjadi fokus dari pimpinan perusahaan adalah kualitas sumber daya manusia yang di rekrut oleh perusahaan. PT. Lestari Jaya Raya merupakan perusahaan keluarga yang sedang berkembang dengan karyawan yang terus bertambah. Untuk itu, perekrutan karyawan perlu mengalami perbaikan yaitu, memperhatikan tingkat pendidikan seseorang apakah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang akan diembannya ataupun memperhatikan sejarah pengalaman kerja sebelumnya sehingga kualitas pekerjaan yang diperoleh sesuai dengan harapan perusahaan. Dan mengenai karyawan-karyawan yang sudah ada perlu untuk mendapatkan training-training yang sudah deprogram oleh manajemen untuk memantau kinerja yang membuahkan peningkatan motivasi kerja serta kualitas kerja sehingga meminimalkan terjadinya miss koordinasi kerja khususnya dalam komunikasi internal perusahaan bisa berjalan dengan baik.

79

4.3 Pembahasan Pada bagian ini penulis memasuki tahapan pembahasan. Penulis akan membahas sesuai dengan rumusan masalah dan teori-teori yang penulis kemukakan di bab II serta analisanya. Menyadari pentingnya koordinasi dalam sebuah perusahaan yang banyak memiliki aktivitas pelayanan operasional yang berkutat di lapangan seperti PT.LJR Jakarta yang bergerak dalam bidang usaha jasa pelayanan pengiriman barang harus memperhatikan dan berusaha menata komunikasi internal di dalam perusahaan agar koordinasi kerja berjalan baik sehingga memudahkan perusahaan mencapai tujuantujuan yang diharapkan. Penelitian ini mengambil objek penelitian mengenai pelaksanaan koordinasi komunikasi internal yang berlangsung pada PT. Lestari Jaya Raya Jakarta yang merupakan kantor pusat yang terletak di Jl. Raya Bekasi KM.24 Kompleks Ruko Taman Modern blok R/5 No.3-5, Phone : (021) 4682 2262-63, Fax : (021) 4682 2301, email : [email protected], www.lestari-jayaraya.com Seperti yang sudah dipaparkan di bab II mengenai definisi komunikasi internal menurut Lawrence D Brennan yaitu Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam

80

perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen). Dan definisi koordinasi menurut Chung dan Megginson yaitu proses motivasi, memimpin, dan mengomunikasikan bawahan untuk mencapai tujuan organisasi. Dari teori-teori tersebut menjelaskan bagaimana koordinasi itu bisa terbentuk jika pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal berlangsung dengan baik sehingga dalam operasional perusahaan tidak mengalami gangguan. Baik itu antara atasan kepada bawahan, bawahan kepada atasan ataupun sesama karyawan. Perlu ada rasa tanggung jawab yang besar dalam melakukan setiap tugas dan pekerjaan yang menjadi kewajibannya. Karena jika tidak memiliki hal itu, maka pasti akan dengan asal-asalan melakukan pekerjaan. Dari hasil wawancara dengan para nara sumber ditemukan berbagai kelemahan-kelemahan dalam proses koordinasi di dalam perusahaan, yaitu: 1. Lemahnya kualitas sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan 2. Alur komunikasi yang terbentuk belum terstruktur dengan baik 3. Perusahaan masih dalam tahap berkembang maka proses penyampaian informasi terkadang belum sesuai urutan struktur yang seharusnya, misalkan pada saat staf driver mengalami masalah seharusnya melaporkan kepada supervisor dulu baru kemudian dilaporkan kepada manager dan jika manager tidak bisa menemukan solusi maka kemudian dilaporkan kepada direktur, tapi pada penerapannya karena rasa kurang percaya dan

81

lambat dalam penyelesaian masalah oleh manager maka terkadang staf driver atau supervisor langsung menghubungi direktur secara langsung untuk meminta solusi. 4. Terbentuknya rasa kurang percaya akan kapabilitas atasan dalam hal ini manager karena lambat dalam mencari solusi dan penyelesaian masalah. 5. Human error yaitu sikap cuek dan masa bodoh jika dihadapkan dalam masalah, kurang inisiatif, lemahnya tanggung jawab dan gangguangangguan teknis lainnya. Pada dasarnya komunikasi internal yang telah terbentuk di PT. LJR Jakarta sudah cukup baik, tetapi pada awalnya saja dan pada saat penyelesaian akhir kerja tidak sesuai. Hal tersebut dipengaruhi oleh gangguan dan rintangan yang dialami oleh individu pada saat melakukan pekerjaan tersebut. Seperti yang disebutkan di bab II menurut Shanon dan Weaver gangguan dan rintangan komunikasi terjadi jika terdapat intervensi yang menggangu salah satu elemen komunikasi sehingga proses komunikasi tidak dapat berlangsung secara efektif. Gangguan dan rintangan tersebut jika dikaitkan dengan yang dialami oleh staf-staf PT. Lestari Jaya Raya Jakarta adalah: 1. Gangguan teknis, seperti handphone lowbat

saat sedang ditengah

perjalanan sehingga tidak bisa melakukan kontak dengan orang kantor, signal yang tidak bagus sehingga saat menelopon suara yang terdengar

82

putus-putus alias tidak jelas dan sulitnya pesan yang dikirim ataupun diterima untuk masuk entah itu pesan pendek, pesan blackberry, email, line dan sebagainya, pecah ban saat ditengah perjalanan sehingga harus mengganti ban terlebih dahulu atau mencari tempat temple ban dan sebagainya. 2. Gangguan semantik, yaitu manager menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti oleh bawahannya dikarenakan tingkat pendidikan yang lebih rendah dan latar belakang yang berbeda sehingga terjadi perbedaan persepsi (Rintangan kerangka berpikir). 3. Rintangan status, yaitu bawahan tidak bisa membantah atasan karena perbedaan status jadi pada saat menerima perintah pekerjaan ada yang kurang dipahami tetapi takut untuk bertanya hanya mengiyakan saja sehingga hasil akhir pekerjaan tidak sesuai dengan yang diharapkan. 4. Rintangan budaya, yaitu dimana para karyawan operasional yang ada di PT. LJR Jakarta terdiri atas berbagai macam suku dan etnis meskipun didominasi oleh suku Jawa tapi untuk level manajemen dan bagian-bagian yang lain berasal dai

daerah timur Indonesia, yaitu Makassar, Nusa

Tenggara Barat, Palu dan ada yang berasal dari Medan. Hal tersebut menciptakan perbedaan norma, kebiasaan dan nilai-nilai yang dianut oleh pihak yang terlibat dalam komunikasi. Pada saat saling memberikan

83

maupun menerima informasi mengalami perbedaan pemahaman sehingga menimbulkan miss koordinasi kerja. 5. Rintangan Fisik, yaitu dalam proses pengiriman barang jarak yang ditempuh jauh sehingga mempengaruhi stamina tubuh driver ataupun karena jarak yang jauh akhirnya driver bermalas-malasan sehingga sampai ditempat tujuan tidak sesuai dengan perhitungan waktu yang diperkirakan. Berdasarkan pembahasan diatas maka penulis menarik kesimpulan bahwa memang faktor-faktor penghambat akan selalu ada, untuk itu perlu adanya kesadaran dari masing-masing individu akan setiap tugas dan tanggung jawabnya dan penulis menyimpulkan bahwa strategi yang diperlukan untuk peningkatan kualitas komunikasi internal dan meminimalkan miss koordinasi kerja di PT. Lestari Jaya Raya Jakarta adalah sebagai berikut : 1. Peningkatan kualitas sumber daya manusia yang sudah ada melalui training karyawan sehingga bisa dievaluasi kinerja selama ini. 2. Perbaikan dan peningkatan dalam pencatatan operasional pengambilan dan penerimaan barang menjadi lebih ketat dan teliti dengan memberikan pemahaman yang jelas akan punishment yang akan diterima jika terjadi salah perhitungan. 3. Kebijakan punishment yang sesuai prosedur dan kesepakatan bersama sehingga setiap individu mengerti dengan jelas konsekuensi yang akan

84

diterima jika melakukan kesalahan. Contohnya, jika terjadi barang hilang maka seluruh karyawan yang mengurus dan terlibat dalam proses tersebut mengganti jumlah kerugian yang dialami oleh perusahaan. Sehingga kedepannya mereka lebih berhati-hati dan saling bekerjasama dengan baik untuk menghindari terjadinya hal seperti itu. 4. Kebijakan reward untuk prestasi-prestasi yang diraih oleh karyawan sehingga mereka merasa dihargai dan terus termotivasi untuk melakukan pekerjaan dengan sebaik mungkin. Contohnya, pemberian bonus atau hadiah bagi karyawan yang melakukan pengambilan dan pengiriman barang tanpa terjadinya cacat pada barang dan tepat waktu selama satu bulan, dan berlanjut terus setiap bulan 5. Jika handphone karyawan operasional sering lowbat perlu dilakukan pengecekkan apakah mungkin kualitas handphone yang dimiliki kurang baik maka perlu dilakukan penggantian yang baru. Setiap karyawan dalam divisi operasional dibekali oleh perusahaan masing-masing handphone baru dengan kualitas yang lebih baik beserta kartu provider yang sama agar dalam proses saling berkomunikasi lebih murah dan lebih hemat dalam penggunaan pulsa. Ataupun penyediaan fasilitas tambahan bagi karyawan yaitu powerbank untuk handphone yang dipergunakan untuk perjalanan jauh pada saat pengiriman barang sehingga komunikasi tidak terputus khususnya jika mengalami situasi yang tidak diharapkan.

85

6. Peningkatan standard dan kualitas dalam perekrutan karyawan, sehingga karyawan-karyawan baru yang masuk kedalam PT. Lestari Jaya Raya Jakarta lebih kompeten sehingga bisa lebih mudah menyesuaikan dengan pekerjaannya dan jauh dari melakukan kesalahan yang fatal karena paham dengan betul tugas dan tanggung jawabnya. Misalkan kehilangan barang yang nilainya puluhan sampai ratusan juta. 7. Pimpinan harus menjadi contoh dan teladan bagi karyawannya khususnya dalam tahap penyelesaian masalah, jika timbul masalah pimpinan jangan langsung terbawa emosi dan memarahi melainkan harus setenang mungkin dan memikirkan solusi terbaik dalam penyelesaian masalah tersebut. 8. Diadakannya

Gathering

triwulan

kantor

untuk

mempererat

rasa

kekeluargaan sehingga tercipta rasa saling percaya dan memiliki antara satu dengan yang lain baik itu antara atasan dengan bawahan dan sesama karyawan yang berada dalam satu divisi ataupun berbeda divisi. Strategi-strategi diatas merupakan cara-cara perbaikan bagi perusahaan untuk menjadi lebih baik kedepannya dalam penanganan komunikasi internal dalam koordinasi kerja sehingga meminimalkan miss koordinasi dan dalam penerapannya diperlukan bantuan public relations. Dikarenakan PT. Lestari Jaya Raya Jakarta belum memiliki divisi public relations maka tugas dan fungsi fungsi public relations

86

tersebut dilaksanakan oleh pimpinan perusahaan. Seperti yang sudah dijelaskan di bab II dalam penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IPRA) pada 1981 yang mengemukakan, bahwa umumnya fungsi public relations masa kini meliputi 15 pokok berikut: 1. Memberikan konseling yang didasari pemahaman masalah perilaku manusia 2. Membuat analisis “trend” masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi 3. Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi dan member saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya 4. Menciptakan dan membina komunikasi dua arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh 5. Mencegah konflik dan salah pengertian 6. Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial 7. Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum 8. Meningkatkan itikad baik institusi terhadap anggota, pemasok, dan konsumen

87

9. Memperbaiki hubungan industrial 10. Menarik tenaga kerja yang baik agar menjadi anggota dan mengurangi keinginan anggota untuk ke luar dari institusi 11. Memasyarakatkan produk atau layanan 12. Mengusahakan perolehan laba yang maksimal 13. Menciptakan jati diri institusi 14. Memupuk

minat

mengenai

masalah-masalah

nasional

maupun

internasional 15. Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi Berdasarkan paparan fungsi PR masa kini maka bisa dilihat keuntungankeuntungan dan kemudahan-kemudahan yang akan diperoleh oleh perusahaan jika memiliki public relations didalam perusahaan yang tentunya memiliki kompeten dan mengerti dengan jelas tugas dan perannya sehingga mampu mengelola semua tugasnya dengan sebaik mungkin sehingga mampu memberikan keuntungan dan pengaruh positif bagi perusahaan.