BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

72

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1.

Gambaran Umum Perusahaan Pengusaha H. Probosutedjo yang mempunyai pengalaman sebagai guru di

Perguruan Taman Siswa, Pematang Siantar, Sumatera Utara, pada tanggal 10 Nopember 1981 mendirikan Akademi Wiraswasta Dewantara (AWD), dan peresmiannya dilakukan oleh almarhum Bapak H. Adam Malik, Wakil Presiden RI saat itu. Dewantara diambil dari nama tokoh Pendidkan Nasional, yaitu Ki Hajar Dewantara. Misi pendidikan akademi ini antara lain adalah mengembangkan model pendidikan

untuk

melahirkan

pengusaha

Pancasilais,

dan

kader-kader

pembangunan yang mandiri serta mampu menciptakan kesempatan kerja. Sebelum memiliki kampus sendiri, penyelenggaraan perkuliahan dilaksanakan di Gedung Yayasan Tenaga Kerja Indonesia (YTKI) Jl. Gatot Soebroto. Tahun 1984 Yayasan Menara Bhakti berhasil membangun sebuah kampus yang diberi nama Kampus Menara Bhakti. Pada tahun 1985, berbekal kemampuan dan pengalaman dalam menyelenggarakan pendidikan Akademi Wiraswasta Dewantara, timbul gagasan mendirikan lembaga pendidikan tingkat universitas. Dengan Surat Keputusan Ketua Yayasan Menara Bhakti Nomor : 04/SKEP/KET/VI/1985 tanggal 12 Juni

http://digilib.mercubuana.ac.id/

73

1985, dibentuk Panitia Pendirian Universitas, dengan Ketua Dr. Sri-Edi Swasono dan dibantu oleh H. Abdul Madjid, Drs. Iman Santosa Sukardi (almarhum), Drs. M. Enoch Markum, Ir. Suharyadi, M.S, Soekarno dan Prijo S. Parwoto (almarhum). Setelah melalui persiapan pendirian dan studi kelayakan, dengan Nomor : 010/KET/YMB/VI/85 tanggal 12 Juni 1985, Yayasan mengajukan permohonan izin mendirikan Universitas Mercu Buana (UMB) kepada Kopertis Wilayah III. Berdasarkan surat Nomor : 15/KOP.III/S.VI/85 yang ditandatangani oleh Prof. Dr. Boesjra Zahir (almarhum), pada tanggal 18 Juni 1985, Kopertis Wilayah III menyetujui dan memberikan izin "Operasional" kepada Universitas Mercu Buana. Pada tanggal 22 Oktober 1985 Universitas Mercu Buana secara resmi dinyatakan berdiri, dengan Fakultas dan Jurusan sebagai berikut: 1.

Fakultas Tehnik, Jurusan Teknik Arsitektur dan Jurusan Teknik Sipil.

2.

Fakultas Pertanian, Jurusan Sosial Ekonomi Pertanian (Agrobisnis) dan Jurusan Budidaya Pertanian (Agronomi).

3.

Fakultas Ekonomi, Jurusan Manajemen dan Jurusan Akuntansi.

Jumlah mahsiswa pada tahun pertama tersebut sebanyak 118 orang. Satu tahun kemudian, berdasarkan hasil eveluasi Kopertis Wilayah III, keenam jurusan yang ada memperoleh Status "Terdaftar" dari Menteri Pendidikan dan Kebudayaan, melalui Surat Keputusan Nomor: 0507/1986.


74

4.1.1.

Visi Universitas Mercu Buana Menjadi Universitas Unggul dan terkemuka untuk menghasilkan

tenaga professional yang memenuhi kebutuhan industri dan masyarakat dalam persaingan global. Misi Universitas Mercu Buana

4.1.2. 1.

Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan menciptakan serta menerapkan keunggulan akademik untuk menghasilkan tenaga professional dan lulusan yang memenuhi standar kualitas kerja yang disyaratkan.

2.

Menerapkan manajemen pendidikan tinggi yang efektif dan efisien dan mengembangkan jaringan kerjasama dengan industri dan kemitraan yang berkelanjutan sebagai respon atas perubahan arus dan daya saing global.

3.

Mengembangkan

kompetensi

dan

menumbuhkembangkan jiwa

kewirausahaan dan etika professional kepada para mahasiswa dan staf yang memberikan kontribusi positif terhadap peningkatan kualitas hidup. 4.1.3.

Budaya Kerja Universitas Mercu Buana

1.

Budaya kerja disiplin, jujur dan tanggung jawab

2.

Mengembangkan budaya kerja yang kreatif

3.

Mengembangkan budaya kerja yang ramah lingkungan


75

4. 4.1.4.

Mengembangkan budaya kerja yang sadar nilai local Lambang Universitas Mercu Buana

Dasar Pemikiran

Filosofi logo mengacu pada tekad dan komitmen para pendiri dan penerus Mercu Buana untuk memberikan dan menjadi yang terbaik.

Filosofi Nama Penamaan Mercu Buana didasari oleh tekad dan komitmen para pendiri Universitas Mercu Buana untuk memberikan yang terbaik demi meningkatkan mutu pendidikan dan kecerdasan Bangsa Indonesia. Penamaan Mercu Buana berasal dari kata mercu yang berarti 'menara' dan buana yang berarti 'bumi'. Menara melambangkan kekokohan

dan

pedoman,

sedangkan

buana

melambangkan

masyarakat. Secara simbolis, penamaan Mercu Buana melambangkan


76

tekad untuk menjadi perguruan tinggi panutan yang membawa manfaat bagi bangsa Indonesia di dalam mencapai masyarakat adil dan makmur berdasarkan Pancasila.

Filosofi Visual Visual logo Mercu Buana disarikan dari nyala api yang terbagi menjadi tiga bagian. Ketiga bagian ini melambangkan Tridarma perguruan tinggi. Darma pendidikan dilambangkan dengan nyala api di tengah yang paling tinggi. Penunjangnya adalah dua nyala api yang mengapitnya yang melambangkan darma penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat. Ketinggian api yang berbeda melambangkan visi yang dinamis, di samping arah tujuan yang jelas. Bentuk dasar logo UMB yang oval melambangkan ketajaman pemikiran UMB Nyala api, menyiratkan tekad dan komitmen para pendiri dan penerus untuk memberikan dan menjadikan sivitas akademika Mercu Buana sebagai pemberi manfaat bagi lingkungan Api

biru

yang

tenang,

menyiratkan

menghasilkan lulusan yang berkualitas dan beretika.


tekad

untuk

77

Filosofi Warna

Warna yang digunakan adalah biru tua, biru muda dan

hijau,

dengan makna : Warna biru tua, melambangkan kematangan dan pelayanan Warna biru muda, mencerminkan kecemerlangan, kualitas, dan masa depan Warna hijau, melambangkan kebijaksanaan dan kemakmuran 4.2.

Profile singkat pada Festival UMB ke – 6 A. Brand : Festival UMB ke – 6

B. Company Objectives Tujuan Program Festival UMB ke-6 : Diversity, Creativity & Green Living :


78

1.

Menumbuhkan awareness dari siswa-siswa SD, SMP, SMA/K tentang wawasan ethis, entrepreneurship, IT, dan skill berbahasa asing.

2.

Menumbuhkan awareness dari siswa-siswa SD, SMP, dan SMA/K tentang perkembangan masyarakat, budaya , olahraga, teknologi, dan seni. Menumbuhkan awareness dari siswa-siswa SD,

SMP, dan SMA/K tentang jiwa

keberagaman, dengan indicator karakteristik mahasiswa yang masuk sangat beragam dari sisi etnis, agama, suku dan skill

C. Waktu dan Tempat Festival UMB : Pekan kompetisi, seminar/ Workshop & Portfolio program studi : 6 – 19 November 2013 Pembukaan

: Rabu, 6 November 2013

Penutupan

: Selasa 19 November 2013

Tempat

: Aula Universitas Mercu Buana Lantai 2 Kampus UMB, Jl. Meruya Selatan, Kembangan , Jakarta Barat


79

D. Target Audience : 1. Siswa-siswi SD, SMPA SMA/K, wilayah Jabodetabek, Jawa Barat dan Banten untuk sekolah negeri dan swasta 2. Jumlah Kehadiran jumlah pelajar 7000 dari 600 SD, SMP dan SMA/K

E. Program

:

1. Worksop & Pameran Portofolio Program Studi Desain interior,

Psikologi, Robot,

Penulisan Media

Sekolah, Fotografi, Teknik Industri, Green Architecture, Paduan Suara 2. Program komunitas dongeng untuk sekolah dasar Story Telling Skill for Teacher dan Outbond for kids 3. Kampanye Sekolah Hijau dengan Kampus Hijau serta Penanaman Pohon Bakau di Jakarta Utara

F. Kompetisi SD

: Lego

SMP

: Futsal, Pramuka, dan Lego.

SMA/ SMK

: English Speech, Paskibra, Marawis, Mandarin Speech, Tari Saman, Futsal, Basket 3 on 3, dan Matematika.


80

4.3.

Gambaran Event Festival UMB ke – 6 Festival UMB adalah event yang rutin diadakan oleh Universitas

Mercu Buana, dengan beragam kegiatan yang melibatkan seluruh siswasiswi SMP dan SMK. UMB konsisten mengusung tema DIVERSITY, CREATIVITY & GREEN LIVING , sejak Festival UMB Ke 1, pada tahun 2008 lalu. Diversity adalah nilai keberagaman dan kemampuan mengelola perbedaan pendapat, serta tidak mudah menyudutkan salah satu pihak. Creativity adalah menonjolkan pola fikir yang out of the box, sedangkan Green Living adalah pola hidup yang menjaga keseimbangan lingkungan. Seluruh event dilaksanakan di Kampus Universitas Mercu Buana, Jl. Raya Meruya Selatan, Kebun Jeruk Jakarta 11650. Dalam mendukung program pendidikan yang memfokuskan pada penguatan skill, knowledge dan attitude, perlu dirumuskan kegiatan yang bersifat pembentukan soft skill dan hard skill kegiatan yang positif ini , bagi sebagian remaja tentu tidak lagi asing. Namun jika tidak dipelopori dan dilakukan secara terus menerus akan mengalami penurunan kualitas. Festival dalam pelaksanaannya dari tahun 2008-2012 lalu telah memberikan wawasan dan lingkungan kreatif, kompetetif dan inovatif bagi siswa/ siswi SD, SMP, SMA/K. Hal ini terkait dengan tujuan pembinaan pembentukan nilai-nilai karakter siswa sejak dini.


dan

81

Dalam rangkaian Festival UMB ke 6, terdapat lomba yang baru dilaksanakan pada tahun 2013 ini, yaitu kompetisi pidato bahasa Mandarin. Penyelenggaraan program kompetisi ini didukung oleh unit kegiatan khusus bahasa Mandarin UMB. Festival UMB tidak hanya diisi oleh berbagai kompetisi dan workshop melainkan juga pencanangan gerakan kampanye sekolah dan kampus hijau. Bekerjasama dengan Kementrian Kehutanan Direktorat Jenderal Bina PDAS dan Perhutananan Sosial Balai Perbenihan Tanaman Hutan Jawa dan Madura, UMB mendapatkan bantuan 750 bibit tanaman , dan dari Dinas Kelautan dan Pertanian sebanyak 100 Pohon, jadi total 850 pohon. dengan tinggi 1 meter untuk didistribusikan kepada masing -masing pelajar dan ditanam di sekolahnya. Pemberian pohon ini sebagai bentuk komitmen UMB dalam mensukseskan kampanye nasional tentang lingkungan dan menciptakan sekolah dan kampus hijau 4.3.1.

Susunan Panitia Festival UMB ke - 6

Penasehat

: Bpk. Arrisetyanto Nugroho, Dr, MM

Pelindung

: Bpk. Purwanto SK, Dr. M.Si

Ketua

: Ibu Irmulan Sati . T

Sekretaris & Bendahara

: Silvi A. Rachman


82

Sie Acara

: Noviana Pakasi, Indra Ade Irawan

Sie Worksop

: Rika Fadilah

Sie Kompetisi

: Citra Sentosa, Joko. S.

Sie Dokumentasi

: Jemangat, Fauzi Nur Iman

Sie Akomodasi dan Transportasi

: Tri Sunu

Sie Desain dan Publikasi

: IIs Solihat

4.3.2.

Desain Kreatif Festival UMB ke -6 Tahun 2013


83


84

4.4.

Hasil Penelitian

Pada tahap ini peneliti akan mendeskripsikan tentang hasil penelitian yang telah peneliti dapatkan setelah melakukan analisis berdasarkan sumber-sumber utama yang peneliti raih, juga berdasarkan sumber lainnya sebagai pelengkap. Pada bab IV akan dipaparkan hasil penelitian mengenai hasil evaluasi Internal special event Festival UMB ke – 6. Dengan berdasarkan pedoman teoritis yang terdapat pada Bab II/ Tinjauan Pustaka, dan rumusan masalah pada Bab I, pengamatan pada pelaksanaan pengumpulan data di lapangan menggunakan teknik indepth interview (wawancara mendalam) yang ditujukan kepada narasumber dari Universitas Mercu Buana yang merupakan informan utama dan terkait dengan hasil evaluasi Internal special event penyelenggaraan Festival UMB ke 6 : Bapak Heri adalah beliau yang menjabat sebagai Direktur Marketing sekaligus penanggung jawab akivitas dan program program Komunikasi Pemasaran di Universitas Mercu Buana serta Ibu Irmulan Sati dimana beliau adalah Kepala Biro Humas yang sekaligus penanggung jawab berbagai acara Kehumasan dan tentunya Festival UMB, narasumber terakhir adalah siswa sekolah SMA yang pernah menjadi peserta pada Festival UMB dan mengikuti kompetisi Futsal kemudian menang pada kompetisi tersebut. Wawancara dilakukan di Universitas Mercu Buana , di ruangan divisi Marketing UMB dan HUMAS UMB pada hari yang berbeda, Peneliti melakukan wawancara Pada Ibu Irmulan Sati selaku Kepala Bagian Biro Humas yaitu pada


85

tanggal 2 Juni 2014, pukul 11.00 di ruangan HUMAS Gedung Rektorat UMB Lantai 2. Kemudian dengan Pak Heri selaku Direktur Marketing yaitu pada tanggal 17 Juni 2014 Pukul 16.00 di ruangan Divisi Marketing UMB , gedung Tower Lantai 1. Kemudian juga peneliti melakukan wawancara kepada salah satu siswa SMA 12 Tangerang Syaiful yang mengikuti kompetisi Futsal pada Festival UMB di Mc Donald Cipondoh tanggal 14 Juni 2014 pukul 10.00. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan data kualitatif yang sesuai dengan studi kasus yang diuraikan secara deskriptif. Adapun hasil penelitian yang diperoleh melalui wawancara mendalam (indepth intervview) ini menjelaskan dan memaparkan mengenai hasil Evaluasi Internal Special Event Festival UMB ke – 6. Mengevaluasi Event Langkah terakhir dari proses perencanaan sebuah event adalah Mengevaluasi event tersebut yang telah selesai dilaksanakan. Hal ini mencakup bagaimana hasil dari special event Festival UMB ke– 6, apakah dapat dikatagorikan menjadi event yang sukses dilaksanakan dengan mengacu pada apakah special event sudah mencapai tujuan yang ditetapkan, serta apakah sudah tidak adanya lagi masalah/hambatan yang muncul saat pelaksanaan event. Bapak Heri Mengatakan : “ Sejarahnya kenapa ada acara festival UMB, dulu itu Direktur marketing punya 2 biro yang membawahi biro humas dan biro promosi, biro humas ini tugasnya awareness bukan untuk kelas 3, semua apapun mau lomba, atau acara acara


86

untuk yang non kelas 12 (3 SMA),

sedangkan kelas 3 SMA tugasnya biro

marketing/promosi. Sehingga kita kalau disini kelas 3 ada open house ini , bukan lomba itu festival, sebetulnya tidak ada dasarnya kelas 3 SMA disini atau mengikuti festival, itu untuk kelas 1 kelas 2 SMP. Ya tujuannya Untuk penyiapan mereka mengenal UMB lebih cepat saja.” Dari penjelasan diatas dapat dikatakan bahwa Special event Festival UMB tidak lagi di laksanakan / dibawahi oleh Biro Marketing, tetapi menjadi tanggung jawab Dan memang tujuan humas mengadakan special event hanya membentuk awareness public , walaupun nanti mempunyai impact terhadap penjualan. Hal tersebut di perkuat oleh pernyataan Ketua Biro Humas, Ibu Irmulan yang mengatakan : “Kita di Humas itu fokusnya adalah melakukan edukasi kepada stakeholder, Stakeholder edukasi ini mencakup dari anak SD, SMP, SMA, target itu sudah sesuai dengan coveradge programnya humas, karna memang

dari awal

difokuskan untuk itu.” “Pertama yang kaitannya dengan ini, kalau di humas itu kan kita melakukan awareness public ya, awareness public itu kan edukasinya sejak dini, sejak dininya kepada anak-anak yang SD. SMP, SMA, kalau marketing khususnya ke anak SMA, kalau untuk festival UMB memang kita berbeda segmentasi, berbeda output, jadi anak SD, SMP, SMA itu mungkin mereka tidak akan masuk kesini, bisa jadi, mereka gak akan ke mercu buana ketika mereka kuliah, tetapi paling tidak kami sudah melakukan proses sosialisasi terkait pentingnya pendidikan itu


87

sampai ke pendidikan tinggi, pendidikan itu gak hanya di 6 tahun, 9 tahun, 12 tahun, tetapi mereka bisa sampai ke pendidikan tinngi, dan kalaupun misal nanti impact nya ke marketing ya bonuslah menurut untuk saya. “ Dapat dilihat dari penjelasan diatas bahwa pada special event Festival UMB ini fokusnya hanya untuk awareness, serta mengedukasi khalayak sasaran sedini mungkin untuk memberikan informasi terkait bahwa pentingnya pendidikan sampai ke perguruan tinggi. “festival UMB itu tidak hanya melaksanakan program Universitas ya, tapi juga menjadi icon, icon dari program untuk anak sekolah gitu, jadi harus rutin karna kita harus meng-edukasi pasar setiap saat ya mbak, kalo kita berhenti mengedukasi pasar ya bisa nggak laku kampus ini ngga ada yang beli ibarat kata itu, kita mengedukasi itu dilakukan secara continue terus dan itu program kehumasan akan selalu seperti itu ya.” Festival UMB ke – 6 , merupakan bukti bahwa acara ini akan di langsungkan terus menerus karna , special event ini tidak lagi terlihat sebagai sebuah program dari universitas saja, tapi sudah menjadi icon dari program untuk anak sekolah.


88

4.4.1.

Event Management Pocess

1.

Riset Special event a.

Analisa 5 W

Special event Festival UMB ke – 6 merupakan program kehumasan yang rutin diadakan setiap tahun dengan terus mengembangkan kreatifitas di setiap tahunnya dari segi acara maupun segmentasi event. Tahun 2013 untuk Festival UMB ke -6 dihadiri 6000 peserta dari berbagai tingkatan sekolah. Tujuan utama diadakannya special event ini adalah memberikan edukasi kepada siswa/siswi sejak dini. Mengedukasi pentingnya meraih pendidikan sampai ke perguruan tinggi.

Festival UMB ke -6 memiliki banyak acara mulai dari kompetisi tingkatan SMP dan SMA juga Workshop yang diberikan pada anak SD, SMP, dan SMA. Karna batasan penelitian adalah hanya membahas kompetisi yang diadakan pada event ini dengan tingkatan sekolah SMA , dikarenakan ruang lingkupnya yang sangat luas dan peneliti memiliki keterbatasan untuk mendeskripsikannya. Dalam Perencanaan Special Events ada lima elemen penting yang harus diperhatikan, yaitu 5 W, yang terdiri atas why, who, when, where, dan what. Mengingat elemen-elemen ini harus ada dan sangat menentukan


89

sukses tidaknya sebuah Special Event .Penelitian terhadap kelima elemen ini mutlak harus dilakukan70 a.

Who (siapa) Pertanyaan siapa merupakan cara untuk mengetahui siapa saja

pengisi acara special event , sehingga bisa diketahui kepada siapa event ini cocok untuk dilaksanakan, dengan begitu khalayak sasaran tertarik untuk hadir. Serta pertanyaan Who juga merupakan Jawaban atas siapa yang kita inginkan untuk hadir dari kegiatan tersebut. Untuk mengetahui jawaban –jawaban tersebut, dapat dilakukan dengan memberikan gambaran mengenai pemilihan pengisi acara serta khalayak yang diharapkan hadir. Menurut Ibu Irmulan Sati jawaban atas pengisi acara yang special dari special event festival UMB ke – 6 , yaitu : “kita lebih menonjolkan tentang , kalau kita ada event kita menonjolkan mahasiswa kita sendiri , karna kalo misalnya saya mengundang BCL , rugi saya karna saya mau mengedukasi mereka , saya lebih fokuskan paduan suara kita yang udah menang lomba keluar negeri , juga UKM Mandarin mereka udah menang lomba , itu yang kita komunikasikan ke anak sekolah” Untuk event yang sifatnya mengedukasi siswa/siswi, biro Humas memiliki pandangan bahwa mahasiswa yang berprestasi pada bidangnya lah 70

Wahyuni Pudjiastuti, Special Event : Alternatif Jitu Membidik Pasar, Jakarta : PT Elex Media Komputindo. 2010,hal 1


90

yang tepat untuk mengisi acara yang special pada saat event dibanding harus menyewa artis terkenal. Misalnya paduan suara UMB yang memang sudah sangat dikenal lewat berbagai penghargaan yang diraih di berbagai kompetisi. Sedangkan untuk siapa saja audience yang diharapkan hadir pada special event festival UMB ke – 6, Ibu Irmulan Sati mengatakan : “SD, SMP, SMA di wilayah DKI Jakarta, Prov DKI Jakarta dan Provinsi Banten dan Jawa Barat. Kita tidak men cluster harus Jakarta barat semua, tapi kalau ada beberapa program misalnya untuk anak SD, anak SD itu kita memang focus cluster segmennya Jakarta Barat. Tapi kalau yang misalnya SMP itu cluster fokusnya hanya DKI, dan Banten tapi yang SMA, SMK, MAN, Semua tingkat provinsi ini menjadi cluster utama, jadi gak ada yang harus SMA mana, SMA mana ya karna kalau bisa sebanyak mungkin orang aware tentang mercu buana semakin bagus. Dari Penjelasan diatas dapat dikatakan bahwa audience sasaran pada Festival UMB ke – 6 ini adalah siswa/siswi SD , SMP, SMA/K dan MAN. Provinsi DKI Jakarta, Provinsi Banten dan Jawa Barat. Karna audience nya siswa/siswi sekolah se provinsi Jakarta dan Jawa Barat &Banten begitu banyak, maka ada pembagian cluster untuk SD dan SMP, SD dan SMP ini ada beberapa sekolah yang memang dipilih area nya, SD clusternya untuk Jakarta Barat, sedangkan SMP untuk DKI Jakarta,


91

sedangkan untuk yang SMA, seluruh sekolah se DKI Jakarta dan JawaBarat& Banten, yang menjadi sasaran special event ini. b.

Why (Mengapa) Merupakan jawaban mengapa ajang khusus tersbut harus atau

layak dilaksanakan. Mengapa khalayak dapat meluangkan waktu untuk hadir di acara yang diselenggarakan, , yaitu dengan mengetahui latar belakang adanya event ini. Bu Irmulan Sati selaku ketua pelaksana dari Festival UMB yang diadakan secara rutin setiap tahuunnya, mengatakan bahwa Festival UMB yang ke 6 ini kembali dilaksanakan memang untuk awareness kepada khalayak sasaran, beliau kembali mengatakan : “Pertama yang kaitannya dengan ini, kalau di humas itu kan kita melakukan awareness public ya, awareness public itu kan edukasinya sejak dini, sejak dininya kepada anak-anak yang SD. SMP, SMA, kalau marketing khususnya ke anak SMA, kalau untuk festival UMB memang kita berbeda segmentasi, berbeda output, jadi anak SD, SMP, SMA itu mungkin mereka tidak akan masuk kesini, bisa jadi, mereka gak akan ke mercu buana ketika mereka kuliah, tetapi paling tidak kami sudah melakukan proses sosialisasi terkait pentingnya pendidikan itu sampai ke pendidikan tinggi, pendidikan itu gak hanya di 6 tahun, 9 tahun, 12 tahun, tetapi mereka bisa sampai ke pendidikan tinngi, dan kalaupun misal nanti impact nya ke marketing ya bonuslah menurut untuk saya.


92

Dengan pernyataan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa festival UMB dapat mengedukasi khalayak yang datang dengan cara yang berbeda , yaitu sesuai dengan minat dan bakat masing-masing peserta, dan event ini membuat khalayk dapat berpastisipasi/ tidak monoton yaitu terdapatnya berbagai variasi lomba-lomba, worksop, serta hadiah juga yang akan didapatkan ketika memenangkan perlombaan. Jadi memang yang melatar belakinya adalah keinginan UMB untuk mengedukasi khalayak tentang pentingnya pendidikan sampai ke perguruan tinggi c.

When (Kapan) Pada Pertanyaan ini , Kapan waktu yang paling tepat untuk

mengadakan Special event (berkaitan dengan hari, tanggal, dan musim), Sehingga dalam materi promosi dan publikasi nya khalayak sasaran dapat mengetahui adanya penyelenggaraan event ini. Waktu penyelenggaraan yang baik seharusnya dapat menyesuaikan dengan audience yang telah ditentukan, sehingga dapat mencocokkan waktu libur yang dimiliki oleh target audience Mengenai hal ini Bu Irmulan, menjelaskan mengenai waktu penyelenggaraan event yaitu : Biasanya di semester ganjil, biasanya bulan November dari awal hingga akhir November, selalu seperti itu, karena kita ngambil sekolah SD, SMP, SMA yang tidak ada ujian. . Syaiful selaku peserta special event festival UMB mengatakan :


93

“Waktunya ga bentrok sama jadwal ujian saya, tidak ada tryout atau ujian lainnya, jadi saya bisa ikut apalagi ada kejuaraan futsal nya.” Berdasarkan

hasil

wawancara

diatas,

mengenai

waktu

penyelenggaraan event ini memang tidak bentrok atau dilaksanakan pada saat siswa kelas 3 ataupun non kelas 3 SMA tidak ujian, hal ini penting karena jika pemilihan waktu kurang tepat, bisa jadi khalayak yang sudah dipersiapkan datang, tapi tidak bisa datang hanya karna pemilihan waktu yang kurang tepat. d.

Where (Dimana) Dengan diadakannya suatu event maka diperlukanlah penentuan

lokasi yang tepat untuk event tersebut guna membuat event tersebut tampak menjadi event yang seperti diinginkan. Apabila telah melakukan analisa tentang lokasi yang akan digunakan maka selanjutnya dapat ditentukan lokasi yang tepat sehingga akhirnya dapat dipublikasikan di materi promosi dan

publikasi

.

Menurut

Ibu

Irmulan

mengenai

lokasi/tempat

penyelenggaraan Event Festival UMB ke -6 , yaitu : “karna kampusnya berada disini, maka kami laksanakan festival ya disini, di meruya, kalaupun mereka tidak bisa datang kesini ya kita jemput, bahkan yang diluar provinsi DKI gak masalah tuh datangkesini, artinya mereka akan mendapatkan sesuatu yang event mereka mamakai transportasi jauh pun worth it, gitu.


94

Lokasi/Tempat yang dipilih dalam pelaksanaan Festival UMB ke6 adalah di kampus Universitas Mercu Buana di Meruya, informasi yang penulis dapatkan memang untuk Festival UMB setiap tahunnya diadakan ditempat yang sama , selalu dikampus. Sehingga memudahkan audience untuk melihat secara langsung kondisi fisik / bangunan dari UMB, selain itu juga dapat melihat kondisi lingkungan sekitar kampus UMB. Dan untuk siswa/siswi yang lokasi sekolahnya diluar DKI tidak perlu hawatir memikirkan dimana , dan bagaimana cara untuk sampai di kampus UMB, karna Humas pun telah menyediakan bus /transportasi antar jemput. Salah satu siswa yang peneliti wawancarai yaitu Syaiful Anwar penerima Beasiswa Jalur Sertifikat Festival UMB yang sudah mendaftar di UMB memberikan pendapat mengenai tempat penyelenggaraan Festival UMB ke –6: “Tempatnya deket dari sekolah saya, saya kan di SMAN 12 Tangerang, dan memang buat lokasi yang dekat dari sekolah dan rumah saya ya Mercu mbak. Apalagi saya sudah berkali kali diajak temen main futsal ikut lomba sama anak – anak mercu. Di festival UMB saya pun ikut kompetisi futsal, jadi kalo lokasi, menurut saya mudah untuk dicapai, sekaligus saya juga bisa langsung liat gimana sih kampus UMB dari dalem. Begitu mbak Dengan pendapat seperti diatas dapat menggambarkan bahwa pemilihan tempat penyelenggaraan Festival UMB sudah cukup tepat dikarenakan awareness Kampus UMB sudah dikenal terlebih dahulu, dan untuk penyelenggaraan acara yang kaitanya dengan Acara rutin Universitas


95

dapat membuat audience melihat secara langsung bagaimana keadaan kampus tersebut. e.

What (apa) Mengetahui bahwa apa saja keunikan dari event ini sehingga

memiliki keunggulan dibanding event yang lainnya, festival UMB ke -6 ini menggambarkan sudah 5 kali berturut turut acara ini dilaksanakan, dan acara pertahun ini pun semakin diminati oleh khalayak sasarannya, terbukti dengan meningkatnya pengunjung di Festival UMB ke -6 ini. Ibu Irmulan, juga menjelaskan tentang keunikan yang terdapat pada event festival UMB ke -6, yaitu : „kali ini kita mengangkat tema Green Living, creativity dan diversity, Ya kan kita posisinya UMB itu keunikannya itu di kampus hijau, kita kan sudah dinilai sebagai green kampus sejak tahun 2006, karna kan dulu kita ada Jakarta Green Office, itu kita

sudah dapat juara tiga katagori own

state, nah yang kemarin Eagle, yang kemarin nih kita udah dapet 2 kali nih, juara 2013 2014 kita juara 1 terus. Tapi yang Jakarta Green Office udah ngga ada sekarang. Tapi sekarang dia menginisiasi adanya Jakarta Green Office.”

Berdasarkan hasil wawancara ini dapat diketahui tentang keunikan dari Festival UMB ini adalah tema Green Living, karna sudah terbukti dari berbagai penghargaan yang diberikan lembaga seperti eagle dan Jakarta Green Office bahwa kampus UMB memiliki katagori sebagai Green


96

Campus. Maka dengan itu UMB membuat “kampanye kampus dan sekolah hijau “ , dalam kegiatan tersebut UMB membagi –bagikan bibit pohon yang diperoleh dari Dinas Kelautan dan Pertanian sebanyak 100 pohon dan dari kementrian kehutanan sebanyak 750 pohon. Jadi total 850 pohon. Tabel pembagian pohon tersebut dari hasil data yang diperoleh dari humas, sebagai berikut : No

KOMPETISI

JUMLAH

1

FUTSAL

21 POHON

2

ENGLISH SPEECH

50 POHON

3

BASKET 3 ON 3

27 POHON

4

FUTSAL SMA/K

23 POHON

5

PASKIBRAK SMA/K

20 POHON

6

MATEMATIKA

16 POHON

7

MANDARIN SPEECH

8 POHON

8

TARI SAMAM

24 POHON

9

MARAWIS

40 POHON

Dari data tersebut, data yang peneliti uraikan hanya bagian kompetisi saja, mengingat banyaknya acara dan peserta yang hadir di acara ini. Namun hal berbeda dirasakan berbeda dari syaiful sebagai

salahsatu

peserta lomba/kompetisi Festival UMB ke-6, dengan memberikan pendapat : “yang menurut saya unik dari festival UMB sih menurut saya banyak lomba nya ya mbak, dan workshopnya, kalo menang lomba kita dapet


97

b. Analisis SWOT Analisis SWOT ( Strength , Weakness, Opportunities dan Threats) , untuk kekuatan dan kelemahan lebih mempresentasikan kondisi internal, sementara kesempatan dan ancaman lebih mempresentasikan kondisi eksternal. Kekuatan yang dimiliki harus dimanfaatkan sebaik mungkin untuk untuk mendukung special event dan kelemahannya perlu di minimalisasi sehingga tidak menjadi kendala bagi kesuksesan sebuah acara. Disisi lain kesempatan yang ada diharapkan dapat dioptimalkan danancaman yang terjadi harus diantisipasi sehingga tidak berpotensi menggagalkan acara. Menurut Ibu Irmulan terdapat beberapa hambatan yang kerap terjadi didalam pelaksanaan Special event Festival UMB ke -6 yaitu : Berdasarkan hasil wawancara , analisa SWOT yang terdapat pada event festival UMB ke – 6 adalah 1.

Strength Strength

(kekuatan) pada suatu poduk dalam perusahaan

merupakan suatu kelebihan yang dimiliki untuk dapat dijadikan keunggulan produk tersebut. Menurut Ibu Irmulan tentang strength pada event Festival UMB ke – 6 yaitu : “strength kita ya itu, mengedukasi siswa/siswi sejak dini lewat pagelaran lomba workshop dan kampanye sekolah hijau.”


98

Dari wawancara peneliti dapat menyimpulkan bahwa keunggulan dari Festival UMB ke – 6 ini adalah, dapat mengedukasi khalayak sejak dini, selain itu dari pengamatan peneliti, kekuatan Festival UMB ke -6 ini adalah mendapat publikasi media yang tidak perlu lagi mengiklankan event tersebut, maka HUMAS dapat menghemat biaya iklan dalam hal ini.

2.

Weakness Dalam setiap produk pastilah tidak luput dari suatu kelemahan.

Weakness merupakan suatu analisa kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan akan produk yang ingin dijual. Salah satu weakness yang dimiliki dalam event Festival UMB ke – 6 menurut Bapak Heri yaitu : ”Kan Festival UMB tujuannya untuk memperkenalkan UMB sedini mungkin, impact nya terhadap mereka masuk atau tidaknya ke UMB tidak bisa cepat, mungkin untuk kelas 2 bisa satu tahun lagi, dan kelemahannya lagi edukasi itu tidak bisa dilakukan 1 atau 2 kali, tapi harus continue. “ Dari keterangan yang diberikan narasumber mengenai kelemahan event Festival UMB ke -6 dari sisi marketing dapat disimpulkan bahwa, kegiatan Fesival UMB ini pada dasarnya memiliki tujuan untuk mengedukasi khalayak sasaran dengan lomba atau kompetisi juga dengan workshop, impact nya acara ini terhadap penjualan pun sangat minim karna siswa/siswi yang ikut yang lebih banyak adalah diluar kelas 3 SMA. Yaitu


99

SD, SMP, SMA kelas 1 dan kelas 2 untuk yang kelas 3 nya hanya sekitar 30 % nya saja.

Sedangkan hal berbeda ditunjukan dengan pernyataan Ibu Irmulan sebagai berikut : “ kelemahan nya festival UMB hanya mengirimkan surat sebagai alat iklan kepada pihak sekolah, jadi sifatnya satu arah, ada beberapa sekolah yang belum terjangkau dalam pengiriman surat ini, target awal 7000 peserta yang ikut dengan 600 sekolah tapi yang dateng hanya 6000an”

Dari wawancara tesebut, dapat disimpulkan bahwa kelemahan dari Festival event ini adalah media iklan yang digunakan yaitu surat , untuk informasi seputar pagelaran event masih belum dapat menjangkau beberapa khalayak sasaran, karna surat sifatnya hanya satu arah, jika tidak di follow up oleh team panitia, maka sekolah tersebut kemungkinan tidak datang karna kurangnya informasi. Hal lain yang menurut eneliti menjadi kelemahan adalah beberapa acara yang diadakan Festival UMB sifatnya outdoor, jika cuaca tidak mendukung atau terjadinya Hujan, maka hal tersebut dapat menjadi hambatann dalam acara tersebut.


100

3.

Opportunity Opportunity ataupun peluang suatu bentuk harapan keuntungan

yang dimiliki oleh suatu perusahaan apabila dapat diketahui dengan pasti apa saja peluang yang dimiliki pada produk perusahaan yang akan dijual. Ibu Irmulan menerangkan mengenai peluang yang dimiliki untuk event Festival UMB ke-6 yaitu : “ peluangnya sendiri saya rasa, dengan adanya festival UMB ini, dengan terus menerus melakukan edukasi di tiap tahunnya, sudah menjadi icon atau trendsetter di kalangan siswa-siswi undangan, siswa-siswi lebih pun lebih senang di edukasi dengan cara yang menyenangkan dan inovatif seperti di sini, kita ada Lomba, ajang pertunjukan prestasi, dengan sebuah pagelaran event seperti ini, masih banyak target sekolah yang belum kita edukasi, kemarin kan hanya provinsi Jakarta dan Jawa Barat , Banten, kedepannya bisa sampai keluar pulau Jawa. Atau masyarakat lainnya ”

Dari keterangan diatas yang diberikan narasumber terkait dengan peluang yang dimiliki oleh Festival UMB ke- 6 kali ini adalah menjadi Trendsetter atau Icon di sekolah-sekolah yang pernah ikut serta dalam Festival UMB. Dan yang peniliti dapatkan ketika dilapangan bahwa, memang pagelaran event menjadi sarana yang menarik untuk membuat partisipan khalayak datang ke acara tersebut, dikarenakan program dan lomba yang diadakan


101

sesuai dengan minat dan hobbi siswa/siswi pada saat ini. Siswa dapat mengembangkan kemampuannya lewat ajang ini.

4.

Threat Threat merupakan suatu kondisi dimana perusahaan berpotesi

mengalami kesulitan yang berupa ancaman akan produk yang ingin ditawarkan. Mengenai ancaman pada event Festival UMB ke – 6 menurut Ibu Irmulan, yaiu : “Kalo bicara ancaman, ya pasti Perguruan tinggi swasta di jakarta kan banyak, yang menyelenggarakan event event special gak UMB doang, jadi ancaman lebih kepada bagaimana kita terus inovasi dari segi tema, tema harus diaplikasikan dengan sangat baik,juga perkembangan khalayak yang datang jangan sampai turun dari target karna merasa bahwa event gak menarik lagi, ya itu tadi terus mengauntbil langkah –langkah kreatif di setiap program kedepannya. ” Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa ancaman yang didapatkan dalam penyelenggaraan event festival UMB ke – 6 yaitu mengenai tema serta target khalayak sasaran. Yang peneliti pahami disini adalah kondisi Perguruan tinggi yang semakin banyak dengan terus meningatkan kualitas di setiap kegiatan kehumasan dan pemasaran menjadi ancaman bahwa perguruan tinggi / UMB harus terus melakukan inovasi terutama pada event Festival UMB ke – 6, event ini menunjukan sudah 5


102

kali event diselenggarakan, maka kedepannya harus ada sesuatu yang baru lagi, jika yang ditawarkan hanya yang itu-itu saja di setiap tahunnya akan membuat siswa/siswi mengalami rasa malas atau bosan, untuk mengikuti event ini. Yang nantinya akan berpengaruh pada tingkat kehadiran siswa/siswi yang datang akan mengalami penurunan jika tidak membuat inovasi berkelanjutan.

2.

Desain special event Dalam tahap desain atau rancangan, elemen who, when, dan where

memegang peranan yang sangat penting meskipun elemen what, why dan how juga harus tetap dipertimbangkan. b.

Elemen Who Pekerjaan kreatif tidak dapat dilakukan sendiri, tetapi harus

melibatkan koordinasi dengan semua pihak yang terlibat. Oleh karena itu, perlu dipertimbangkan apakah sumber daya yang tersedia mampu mendukung kreativitas yang sudah diciptakan.71

Special event Festival UMB ke -6 yang dihadiri 6000 peserta perlu usaha yang sangat ekstra untuk menyuguhkan event yang menarik, dan event yang baik salah satunya berasal dari sumber daya yang tersedia untuk pelaksanaan event. Elemen who dapat menjawab siapa saja sumber daya manusia/ penyelenggara yang mendesain Festival UMB ke-6 Tahun 2013?

71

Ibid hal 18


103

Dalam hal sumberdaya yang tersedia pada event

ini Ibu Irmulan

Mengatakan : “Selaku Humas, Festival UMB ke -6 ini memang dibantu oleh banyak pihak yang kompeten dibidangnya, selain karyawan yang memang bekerja di Humas dengan seksinya sendiri sendiri, memang kita juga ambil dari mahasiswa/mahasiswi

UMB

yang

aktif

untuk

kita

ikut

sertakan

menyelenggarakan event ini. Berhasilnya acara yang terlaksana ya karena memang sumber daya kita sudah sangat dipersiapkan dari jauh jauh hari”

Dari hasil wawancara tersebut peneliti menyimpulkan bahwa special event Festival UMB ke-6 ini dalam step pertama yaitu mendesain sebuah event , pihak humas sudah mempersiapkan dari jauh-jauh hari, Sumber daya manusia/ pihak internal penyelenggara event sudah melakukan persiapan kepanitiaan untuk melakukan meeting yang biasa disebut dengan brainstorming. Ibu Irmulan Mengatakan :

”Ya kami sebelum melaksanakan event tersebut pasti melakukan beberapa kali rapat dengan panitia yang sudah saya tetapkan, itu penting supaya ide –ide kreatif nya keluar, bisa tuker pendapat, dengan beberapa kali rapat itu juga dapat memunculkan acara acara baru dalam festival ke – 6 ini, tujuannya juga biar lancar acara dengan sesuai yang kita desain”


104

Dalam wawancara tersebut, peneliti menyimpulkan bahwa step pertama desain sebuah event sudah dilaksanakan oleh panitia penyelenggara special event. Tujuannya untuk mendapatkan ide –ide baru terkait event ini, selain itu juga agar event dapat terlaksana dengan desain yang direncanakan.

Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah karakteristik khalayak karena inilah yang akan menentukan bagaimana kita merancang special event. Desain acara yang ditujukan kepada remaja tentunya harus dikemas secara berbeda dengan khalayak dewasa atau orang tua.72

Target marketnya adalah siswa /siswi SD , SMP, SMA/K, dalam Festival UMB ke – 6 Tahun 2013 , desain acara yang dibuat adalah diadakannya kompetisi/lomba dan Workshop.

Ibu Irmulan mengatakan: “untuk perguruan tinggi, UMB pun memiliki tanggung jawab melakukan pembinaan soft skill, penguatan nilai ethnic, enterpreneur, kemampuan berbahasa asing dan aplikasi IT. Maka itu, diselenggarakan acara ini”

Dari wawancara diatas, bahwa Festival UMB hadir dimeriahkan dengan cara mengedukasi khalayak dengan cara mengadakan lomba/ kompetisi juga workshop. Hal tersebut dilatar belakangi bahwa UMB

72

Hal 19


105

sebagai perguruan Tinggi Swasta memiliki tanggaung jawab dibidang soft skill. Bahwa siswa/siswi dapat menunjukan prestasi lewat ajang kompetisi. Dan dapat hal-hal baru dan informasi juga dari workshop.

Elemen When (kapan) Elemen when atau kapan pelaksanaan special event festival UMB ke 6 Tahun 2013 diselenggarakan sesuai dengan desain event oleh Humas UMB selaku panitia, dan kapan HUMAS mulai mendesain acara untuk festival UMB ke 6 ibu Irmulan mengatakan :

“ festival ke 6 kami desain di november dari tanggal 6 November – 19 November 2013, tapi kalo untuk deseain konsep acara itu sudah dari 6 bulan sebelumnya mba, karna acara ini acara besar, apalagi setiap tahun ada lagi yang baru, lomba atau workshop baru, gitu”

Dari wawancara diatas , peneliti menyimpulkan Desain special event Festival UMB ke -6 mengambil tanggal 6- 19 November 2013 , mengingat butuh waktu hari yang panjang karna banyaknya jenis lomba dan acara – acara yang di desain oleh panitia sedangkan dalam Festival UMB ke -6 ini Humas selaku penyelenggara acara mendesain acara dari jauh-jauh hari, 6 bulan sebelum pelaksanaan acara.


106

Elemen Where (dimana) Where (dimana), adalah pertanyaan yang menjawab dimana lokasi special event Festival UMB ke – 2013 dilaksanakan, sehingga peneliti dapat menemukan jawaban apakah desain lokasi/tempat pelaksanaan sudah tepat, tempat/lokasi yang ditanyakan dalam desain lebih spesifik yaitu lokasi dimana peserta mengikuti serangkaian acara. Dalam hal ini Ibu Irmulan mengatakan : “ untuk lokasi sendiri dikampus UMB meruya, disekitar sini semua, tapi kalo per-lomba dan workshop, anda bisa cari dari berkas-berkas saja minta dengan mbak citra” Dari berkas yang saya dapatkan, dari berbagai acara yang diselenggarakan, untuk lomba-lomba anak SMA diadakan disesuaikan dengan jenis lomba, paskibra dilapangan parkir UMB, kompetisi Futsal di Lapangan BYWI / Lap Basket (disesuaikan), kompetisi pidato Mandarin dan pidato bahasa inggris di C.203 , Tari Saman di Menara Lt.1 , dan kompetisi Basket 3 on 3 di Lapangan basket., semua acara dilaksanakan dilingkungan kampus UMB.

Elemen What (apa) Elemen what dalam desain sebuah special event dapat menjawab desain seperti apa yang dibuat oleh humas selaku penyelenggara acara special event festival UMB ke-6 Tahun 2013, Ibu Irmulan mengatakan :


107

“festival ke -6 ini sama seperti tahun sebelumnya, sesuai tema diversity dan creativy , keberagaman dibentuk melalui lomba-lomba atau ajang kompetisi, juga workshop dan acara edukasi lainnya seperti kampanye kampus hijau dan performence mahasiswa UMB”

Dari wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa desain acara Festival UMB ke 6 Tahun 2013 ini mengangkat tema Green livng, creativity dan diversity, diaplikasikan dengan lomba/kompetisi , workshop dan berbagai pagelaran edukatif lainnya.

Elemen Why (Mengapa) Pertanyaan mengapa Festival UMB ke -6 Tahun 2014 didesain dengan banyak lomba-lomba dan workshop , juga kampanye kampus hijau. Ibu Irmulan mengatakan : ”Sebenernya gini, UMB punya tanggung jawab melakukan pembinaan soft skill, adanya nilai ethnic, enterpreneur, kemampuan berbahasa asing dan aplikasi IT. Maka itu, diselenggarakan acara ini , ada lomba yang sebetulnya membangun jiwa kompetitif yang positif, juga edukasi dari workshop yang diselenggarakan ” Dari wawancara ini dapat disimpulkan bahwa acara ini dedesain dengan banyak lomba lomba, sebenarnya lomba adalah sebuah alat atau media yang digunakan humas/ penyelenggara event dalam menyampaikan nilai-nilai edukasi dan membangun softskill untuk khalayak yang hadir.


108

Elemen How (Bagaimana) Pertanyaan Bagaimana merupakan jawaban dari cara pihak penyelenggara event mendesain sebuah event agar berkesan, atau diingat khalayak. Sehingga tujuan dari penyelenggaraan event dapat tercapai, karna semakin khalayak terkesan dengan menghadiri event tersebut, maka khalayak akan semakin aware terhadap produk yang ditawarkan. Untuk membuat khalayak terkesan dapat dilihat dari berbagai unsur – unsur yang disebut experiences audience yaitu unsur sense, think, act, relate and feel. Dari wawancara peneliti dapat menyimpulkan bahwa festival UMB telah memberikan pengalaman kepada khalayak sasarannya dilihat dari unsur think, dimana festival UMB ke -6 dedeain untuk menggali intelektual audience dan memengaruhi fikirannya, wawasan dan pengetahuan audience lebih terbuka yaitu dengan adanya seminar, dan kampanye kampus hijau, selain itu juga unsur relate dimana Festival UMB ke- 6 dapat mendorong audience untuk mengembangkan kemampuan dirinya, yaitu dengan lomba, yang memang memiliki bakat di bahasa asing / bahasa mandarin, maka dengan adanya lomba bahasa mandarin akan membuat audience tersebut terdorong untuk mengembangkan kemampuan yang sudah ada. Dalam hal ini Ibu Irmulan Mengatakan :


109

“ dalam festival kan banyak sekali acara yang dapat diikuti sesuai minat dan

bakat,

yang

jago

bahasa

inggris

bisa

mengembangkan

kemampuannya, bonusnya kalo menang kan dapat beasiswa masuk UMB, festival disini panitia penyelenggara bermaksud tidak membuat khalayak hanya hadir dan pasif, tapi diharapkan khalayak aktif dalam acara, kan kalo yang memang tidak suka lomba, bisa ikut workshop, liat performance dari mahasiswa/mahasiswi yang sudah berprestasi saya rasa sih dari segi acara begitu, kalo ya yang standar, seperti konsumsi, undangan, kemudian fasilitas yang ada dikampus, antar jemput sudah pasti, yang standar saja”

Syaiful Anwar penerima Beasiswa Jalur Sertifikat Festival UMB yang sudah mendaftar di UMB memberikan pendapat mengenai apa yang membuat dia terkesan mengikuti penyelenggaraan Festival UMB ke – 6 : “ ya karna ada futsalnya mbak, saya kan suka futsal memang itu olahraga kesukaan saya, apalagi ada hadiahnya” Dari wawancara diatas peneliti dapat menyimpulkan bahwa festival UMB ke-6 ini dapat berkesan di salah satu peserta event ini , salah satunya dari lomba yang ia ikuti.


110

c.

Perencanaan Special Event Perencanaan

sebuah

event

merupakan

pedoman

untuk

melaksanakan sebuah event yang akan diselenggarakan, maka dalam menyusun sebuah perencanaan diperlukan data dan fakta yang diperoleh dari riset sebelumnya sehingga pelaksanaannya dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Sebelum sebuah event dilaksanakan , untuk memaksimalkan kegiatan/ program maka perlu adanya time table dan untuk melihat sukses atau tidaknya sebuah event dapat terlihat dari sudah sesuaikah acara yang ada time table dengan kenyataan saat event, dalam hal ini Ibu Irmulan menyebutkan:

“Ngga sih sejauh ini, proses cek untuk time prime nya sesuai dengan kendali saya, karna kan kalo ngga seperti itu, mereka datang telat udah molor macem macem, jadi ngga bisa, makannya masing masing event itu punya PIC , PIC ini bertanggung jawab untuk ngawasin pada saat preparationnya dan berlangsung acara, sebelum di ekesekusi mereka plannya sudah jelas, tempatnya disini PIC nya ini, orang nya ini, anak-anaknya juga datangnya sudah jelas.”

Syaiful selaku peserta Festival UMB memiliki pendapat yang sama dengan penyelenggara acara, Dia mengatakan :


111

“ semuanya oke sih , ngga molor juga kita datang jam 10 ya acara juga jam 10, kalo pun telat biasanya dari kitanya , pesertanya, kalo panitia sih saya liat udah ada mbak.”

Dari hasil wawancara tersebut, peneliti dapat menyimpulkan bahwa dari sisi time table perencanaan sudah sesuai dengan saat berlangsungnya acara, semua sudah ada penanggung jawab di setiap acara, dan setiap acara juga memiliki rundown nya masing-masing , rundown tersebut yang menjadi acuan bagi penanggung jawab Acara (PIC)

Mengenai transportasi dan fasilitas pada Festival UMB ke – 6 ini Ibu Irmulan Sati mengatakan : “ Yang bisa kita berikan kepada para peserta adalah fasilitas yang standar, seperti konsumsi, undangan, kemudian fasilitas yang ada dikampus, antar jemput sudah pasti, kemudian yang terkait dengan informasi-informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan lomba, sejau ini menurut pemahaman saya sudah memenuhi kebutuhan mereka, dalam arti kebutuhan yang standard yang bisa kita prepare.kalau misalnya keluar dari itu , misal kebutuhan standard lomba , apa, tehikal meeting harus ada, penjurian open terbuka, kalau ada konflik dengan anak SMA dan guru maka kita penuhi itu dengan mediasi, ada yang sakit jatuh, atau apa, yakita bawa kerumah sakit, yang penting standard operasional untuk pengolaan event itu sudah kita penuhi,


112

Dapat disimpulkan bahwa karna khalayak nya terlalu besar, maka fasilitas yang dapat diberikan oleh penyelenggara adalah fasilitas biasa,seperti ketersediaan juri open terbuka pada lomba, adannya team untuk mengantisipasi siswa / siswi yang sakit, serta murid yang berkelahi, diluar dari itu terkecuali memang yang sudah ada dari kampus UMB.

Ibu Irmulan juga mengatakan untuk konsumsi peserta Festival UMB ke – 6 yaitu : “ Kalau yang workshop iya, kita kasih box makan, snack, transportasi sama tapi untuk yang peserta lomba mereka cuma kita siapkan counter makanan/minuman tapi diskon.misalnya kita kerjasama sama the botol sosro, sama Aqua misalnya gini, harganya 2000 jadi 1500, tapi ngga kita fasilitasi banyak soalnya mbak itu hampir 7000 orang , kalau anak SD itu, walaupun mereka lomba kita siapin kita siapin makannya juga. Khusus anak SD aja. Dari pernyataan diatas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa memang untuk fasilitas , transportasi, dan makanan tidak dapat maksimal dikarenakan khalayak yang begitu banyak, untuk konsumsi dan transportasi di berikan pada audience yang mengikuti workshop yaitu kelas 3 SMA saja. Diluar dari itu mereka tidak dipersiapkan untuk konsumsi, terkecuali anak SD.


113

Dalam penyelenggaraan event, pastilah ada media promosi untuk memberitahukan/ menginformasikan seputar event tersebut, dalam hal ini Ibu Irmulan Sati mengatakan : Kami memakai media Surat, jadi kita ada beberapa macem, ada surat ke sekolah masing-masing, semua sekolah kita kirimin surat , terus ada poster, banner, word of mouth mba, kemudian justru kita publikasi di awal itu kita tidak lewat media massa, kita media massa itu post event , rugi kalo kita pake media massa karna kita pasang di kompas ga nyambung lah orang anakanak itu ngga pernah baca kompas, jadi yang paling enak itu ya lewat internet tapi nanti pasca event baru saya pake publikasi post event lewat media , jadi misal indo post, majalah hai, tapi kalo diawal saya ngga pake. Peneliti menyimpulkan bahwa memang pada pagelaran special event Festival UMB ke- 6 ini lebih fokus pada menyebarkan informasi melalui surat undangan ke sekolah-sekolah yang menjadi target market, dengan harapan kepala sekolah selaku pemegang wewenang memberikan arahan untuk siswa/siswi sekolahnya turut ikut serta pada Festival UMB, selain itu didukung dengan poster-poster yang dipajang di mading setiap sekolah. Tetapi lain halnya dengan iklan media massa seperti koran atau majalah, festival UMB ke – 6 tidak mengiklankan event tersebut pada media koran yang dirasa tidak relevan dengan khalayak sasarannya, namun berusaha untuk efisien dalam anggaran maka iklan tersebut diadakan setelah event dilaksanakan yaitu dengan publikasi dari media massa.


114

d.

Koordinasi dalam special event

Dalam pelaksanaannya, special event akan melibatkan banyak pihak, terutama acara- acara besar. Dalam hal ini , manajer acara harus mampu mengoordinasi semua pihak secara baik dan adil sehingga mereka merasa puas terhadap perlakuan dan kerja yang dilakukan, untuk koordinasi yang dilakukan selama event berlangsung Ibu Irmulan Mengatakan :

“ karna saya vendor banyak yang kerjasama, dari makanan, minuman, spanduk luar, sejauh ini koordinasi baik, tidak ada masalah, semua pihak saling komunikasi, so far oke saja”

Dari wawancara tersebut, peneliti dapat menyimpulkan bahwa pada pelaksanaan Festival UMB ke-6, manager acara telah melakukan berbagai bentuk koordinasi dan menjalin komunikasi yang baik dengan berbagai kepentingan/vendor-vendor,

sehingga

tidak

ada

masalah

dalam

penyelenggaraannya.

e. Evaluasi special event Banyak cara yang dilakukan oleh penyelenggara event untuk melakukan evaluasi event dengan tujuan untuk perbaikan event kedepannya, sehingga dapat menyempurnakan kekurangan-kekurangan yang pernah ada, juga mendapatkan gambaran-gambaran apa saja yang harus diperbaiki untuk event di masa mendatang.


115

Melalui pertanyaan apakah evaluasi special event Festival UMB ke- 6 perlu dilakukan ini, Ibu Irmulan Mengatakan : “perlu. kalo evaluasi khalayak sudah dilakukan melalui metode survey, bisa kelihatan tuh dia aware atau ngga, kita survey nya pun per acara, nanti kamu minta saja dokumennya dengan citra, itu aja kalo buat yang khalayak, tapi kalau evaluasi internal panitia, selain dari survey saya ada meeting internal membahas kekurangan apa saja dilapangan, supaya jadi perbaikan, kan udah ada tuh masing-masing acara penanggung jawabnya, tinggal ditanya report per masing-masing seksi acara kan kelihatan apa yang kurang, bisa lihat lomba apa saja yang diminati, worksop apa yang diminati, kan bisa keliatan, kedepannya akan seperti apa” Dari wawancara diatas, peneliti menyimpulkan bahwa evaluasi dilakukan hanya dipihak internal setelah acara selesai diselenggarakan yaitu manager acara

hanya

memerikasa

report

/

mereview

acara

diselenggarakan oleh masing-masing seksi acara terkait,

yang

selesai

dibicarakan

dengan team yang terlibat, selain itu manager acara menerima kritikan dan saran dari seksi acara terkait, agar menjadi perbaikan di event selanjutnya. Selain itu evaluasi khalayak diadakan dengan metode survey, dilakukan oleh Biro Humas dan Costumer Care dimana survey dilakukandengan membagikan kuisoner

di acara-acara lomba dan workshop yang

dilaksanakan dengan tujuan mengetahui Pengetahuan peserta terhadap UMB, dari mana peserta acara mengetahui Informasi UMB, pendapat responden tentang event kompetisi Festival UMB , pendapat responden


116

terhadap pelaksanaan Festival UMB Tahun 2013 secara umum, pendapat responden terhadap pelayanan panitia Festival UMB 2013, pendapat responden terhadap tolak ukur pemilihan perguruan tinggi,dan pendapat tentang jenis media yang sering digunakan oleh responden. Dan hasil dari survey tersebut akan peneliti lampirkan di bab lampiran, dan menunjuk pada batasan penelitian yang membatasi pada Lomba yang diikuti SMA, maka lampiran yang peneliti lampirkan hanya survey pada perlombaan yang diikuti oleh SMA.

Evaluasi special event Bill Penn Menurut Bill Penn, ada 3 faktor yang menentukan sukses tidaknya suatu special event diselenggarakan. Dari segi penjualan, yaitu pengaruh special event terhadap perkembangan penjualan produk tersebut. Bapak Heri selaku Direktur marketing yang mensupport kehumasan dalam melaksanakan special event Festival UMB ke -6 Mengatakan :

Itu dia, kalo festival itu kan kelas 1 dan kelas 2… nah kalo kelas 3 nya sendiri sebenernya mengikuti acara open house yang waktunya diletakkan di barengi

program festival UMB , tapi yang kelas 3 nya kan ngga

semuanya mau kan ada yang UTS, kelas 3 itu open house bukan masuk program Festival UMB, yang menyelenggarakan kita , kan mereka keliling ada , seminar, ada workshop. Kalo melihatnya pada festival UMB ya itu


117

saja, bahwa Festival UMB menekankan untuk awareness. 70 % peserta bukan kelas 3 SMA, kelas 3 nya hanya 30 % lah persen.

Dari wawancara diatas memperjelas bahwa memang tujuan dari diadakan nya Festival UMB hanya memperkenalkan UMB sejak dini, dan kenyataannya event ini pun lebih banyak dihadiri oleh siswa/siswi Non kelas 3 SMA. Fokusnya bukan untuk kelas 3 SMA, tapi untuk konsumsi dan transportasi hanya disediakan untuk kelas 3 SMA. Sedangkan

dari

segi

penjualan

sendiri

Bapak

Heri

menjelaskan

perbandingan open house dan Festival UMB, yaitu: “Jadi festival UMB itu ada lomba –lomba, nanti yang menang kita kasih hadiah bentuknya beasiswa masuk UMB, tapi kan kelas 1 dan keatas 2 ngga bisa langsung, ada hasilnya nanti setelah 1-2 tahun lagi 3 tahun lagi , tapi nanti bisa dipakai , bisa kna nada suratnya tergantung kuota, selama kita masih ada porsinya, biasanya kita tau itu daftarnya di sebelum bulan februari dan maret diatas itu kita sudah penuh sudah habis gitu. Tapi kan ngga bisa langsung, diukurnya 2 tahun lagi. Tapi ada si tetep, walaupun ngga banyak, dari 200an beasiswa dari itu festival ada 5 – 10 lah Ya banyak dari open house, karna yang ikut festival UMB ya kelas 1 dan kelas 2 tadi. Kelas 3 itu kan tidak ikut lomba , jadi gini festival itu kan 2 minggu hampir sebulan. Nanti ada 1 minggu khusus kelas 3 yang bentuknya bukan lomba , ngga ada lomba disitu adanya open house, kita open house disitu, itu open house yang diletakkan di festival


118

Dari wawancara diatas peneliti menyimpulkan bahwa dari banyaknya kelas 3 yang mengikuti acara Festival UMB hanya 5 orang yang mendaftar menjadi mahasiswa baru melalui beasiswa kemenangan lomba/juara. Dan itupun baru dapat digunakan sekitar 1-2 tahun kemudian dengan syarat jika kuota beasiswa masih ada. Kalau untuk peserta festival UMB yang tidak ikut lomba tetapi hadir pada acara Festival UMB itu belum diukur. Belum ada identifikasi mahasiswa/mahasiswi UMB yang mendaftar karena pernah mengikuti Festival UMB. Liputan Media Massa,

yaitu seberapa banyak special event

mendapatkan liputan dari media massa yang berarti dapat menghasilkan publisitas produk ataupun perusahaan, Untuk liputan media massa, peneliti disini mengumpulkan data kepada seksi dokumentasi pada acara Festival UMB ke -6 yang dapat diuraikan dengan gambar-gambar sebagai berikut :


119


120

3. YOUTUBE UMB SAMAN FESTIVAL UMB ke -6

4. BLOG PESERTA YANG MENGIKUTI KOMPETISI PRAMUKA DALAM FEST UMB KE -6 http://pramuka207.blogspot.com/2014/03/festival-umb-6.html


121


122

h. UMB DALAM MEDIA MASA KORAN, TV & RADIO

Setelah mengevaluasi penjualan dan liputan media massa, peneliti pun mengevaluasi pendapat atau perilaku khalayak setelah terlibat dalam special event , syaiful sebagai peserta lomba mengatakan manfaat mengenai kehadirannya pada special event festival UMB ke 6 ini yaitu :

“manfaatnya ya bisa nambah pengalaman, bisa tau kampus UMB tuh kaya gimana, dan banyak temen sih pastinya”


123

Selain itu,tentang minat dia masuk Universitas Mercu Buana, syaiful Mengatakan: “ Mau masuk UMB, kan ada beasiswa lomba juga jadi ga usah repot repot nyari kampus lagi, ini juga bukan tahun pertama saya ikut di Festival UMB” Dari wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa peserta merasa bahwa special event festival UMB ini memberikan pengalaman, informasi dan memberikan banyak teman yang dapat diartikan bahwa acara ini mampu mengedukasi bahwa ada manfaat mereka mengikuti special event ini , ada tujuan lain dari program humas yang memang melaksanakan acara ini bertujuan untuk mengedukasi tentang pentingnya pendidikan sampai ke perguruan tinggi, tapi tujuan akhir tercapai, dari adanya perlombaan dan fasilitas beasiswa bagi pemenang, hal tersebut menarik minat syaiful untuk langsung mendaftar menjadi mahasiswa baru di Mercu Buana.

4.5. Pembahasan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan narasumber yaitu Ibu Irmulan Sati selaku Kepala Biro Humas Universitas Mercu Buana, Bapak Heri selaku Direktur Marketing Universitas Mercu Buana , dan Syaiful selaku siswa kelas 3 SMA 12 Tangerang. Maka peneliti akan menjelaskan secara terperinci tentang masalah yang menjadi fokus penelitian dan menganalisa semua data penelitian sesuai dengan fakta

yang sebenarnya secara keseluruhan mengenai evaluasi

special event dan kaitannya dengan rincian dari fokus penelitian yang peniliti tetapkan tentang evaluasi Internal special event festival UMB ke – 6


124

Adapun tujuan penelitian ini adalah mengetahui Bagaimana Evaluasi Internal Special Event Festival UMB ke -6 . evaluasi itu sendiri dapat di susun setelah menetapkan event management process, dimana didalamnya terdapat 5 tahap yang akan peneliti uraikan dengan rinci. Special event sangat efektif mempengaruhi khalayak sasaran baik dalam aspek kognitif ( awareness dan pengetahuan khalayak terhadap perusahaan, merk, atau produk), aspek afektif ( mengatasi kesalahpahaman dan prasangka serta mengasosiasikan merk dengan suatu gaya hidup , kegiatan atau individu tertentu), maupun aspek konatif (mempertahankan penerimaan masyarakat akan prosuk, merk, atau perusahaan). Special event memungkinkan terjadinya komunikasi interaktif antara penyelenggara dan konsumen atau khalayaknya. Komunikasi yang terjadi sangat efektif untuk meyakinkan khalayak dibandingkan bila dikomunikasikan melalui media massa.73 Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, maka setiap special event yang dibuat harus direncanakan secara matang oleh pihak perusahaan. Dari hal atau permasalahan yang terkecil hingga yang tak terduga sekalipun. Karena hal ini berimplikasi terhadap keberhasilan dari special event tersebut yang sangat memberikan pengaruh yang besar bagi perusahaam, kemudian bagaimana khalayak menerima apa yang telah perusahaan lakukan untuk mereka. Penilaian khalayak tersebut sangat menentukan keberadaan dan perkembangan dari suatu perusahaan. Yang merupakan unsur atau elemen dari salah satu kegiatan komunikasi pemasaran yang memerlukan kiat ataaupun strategi khusus guna 73

Wahyuni Pudjiastuti , Ajang Khusus, Jakarta : Elex Media Komputindo,2010 hal xxvi


125

membanggun positioning produk yang dimata konsumen. Tujuan dari adanya special event

ini adalah untuk memperoleh keuntungan-keuntungan dibidang

periklanan, kehumasan, atau strategi pemasaran bagi penyelenggara special event. special event pada dasarnya juga merupakan bentuk investasi ntuk memperoleh hasil-hasil yang positif yang diinginkan oleh penyelenggata special event.74 Untuk mengetahui perkembangan dari produk yang dipromosikan perusahaan, ada baiknya perusahaan selalu melakukan suatu tinjauan kembali yang fungsinya melihat dan mengetahui tingkat perbedaan penjualan pada masa yang akan datang. Apakah mengalami kenaikan atau mengalami kemunduran, dengan demikian merencanakan dan mempertimbangkan pelaksanaan special event yang akan dilaksanakan dapat mencapai sasaran dengan biaya seefisien mungkin. Festival UMB ke- 6 merupakan acara Tahunan yang akan selalu dilaksanakan dengan tujuan utama mengedukasi audience sejak dini agar aware terhadap UMB, dalam menyajikan sebuah pagelaran event yang special, diperlukan proses event management yang baik, yaitu mulai dari tahap riset, desain, perencanaan, koordinasi dan eveluasi. Dari masing-masing tahap peneliti menganalisis apa saja yang telah diaplikasikan, atau menjadi pedoman dari sebelum event dimulai sampai dengan mengevaluasi event tersebut. Riset awal untuk menganalisis situasi sangat perlu dilakukan agar dapat diperoleh data dan fakta yang aktual sebagai bahan pembuatan perencanaan special event , riset ini merupakan langkah awal sebelum melakukan perencanaan

74

John E. Kennedy, Manajemen Event, BIP Kelompok Gramedia, Jakarta, 2009, hal 4


126

event, untuk mendapatkan data awal yang nantinya akan dipergunakan untuk Evaluasi Internal Festival UMB ke- 6.75 Pada Riset special event ini dimulai dengan menetapkan 5 W + 1 H, (who, why, when, where, what, dan How) , who disini menetapkan siapa saja khalayak yang diharapkan hadir di Festival UMB ke -6 yaitu siswa/siswi SD, SMP, SMA di wilayah DKI Jakarta, Prov DKI Jakarta dan Provinsi Banten dan Jawa Barat dan jawaban dari siapa pengisi acara pada event tersebut yaitu mahasiswa/i UKM berprestasi, salah satunya adalah paduan suara UMB yang sudah banyak meraih penghargaan. Sedangkan why menyatakan bahwa mengapa Festival UMB dilaksanakan yaitu untuk awareness publik/ stakeholder yang kaitannya dengan edukasi publik dan Branding UMB melalui lomba lomba yang diselenggarakan, workshop dan kampanye kampus hijau , mengingat tema yang diusung adalah Greenliving, creativity, dan diversity, dimana semua acara baik lomba, workshop, kampanye

bertujuan untuk mengedukasi khalayak. Where adalah dimana

tempat/lokasi penyelenggaran Festival UMB ke-6, yaitu di Kampus UMB meruya, sesuai dengan tujuan awareness publik maka sangat baik tentunya khalayak dapat melihat secara langsung , dan secara fisik, kampus UMB tersebut. What merupakan jawaban dari apa tema dan keunikaan Festival UMB ke -6 , tema Festival UMB adalah Green Living, Diversity, dan Creativity sedangkan keunikannya adalah pada kampus Hijau yang telah memiliki berbagai penghargaan tentang kampus hijau. dari kampanye hijau yang diusung oleh pihak

75

Ibid Hal.1


127

humas, peneliti melihat bahwa aplikasi siswa/siswi perwakilan yang hadir ada beberapa yang tidak sesuai dengan target, yaitu sebagai berikut :

No

KOMPETISI

JUMLAH

JML SISWA

1

MARAWIS

40 POHON

38 ORANG

2

ENGLISH SPEECH

50 POHON

24 ORANG

3

BASKET 3 ON 3

27 POHON

19 ORANG

4

FUTSAL SMA/K

23 POHON

24 ORANG

5

PASKIBRA SMA/K

20 POHON

4O ORANG

6

MATEMATIKA

16 POHON

16 ORANG

7

MANDARIN SPEECH

8 POHON

8 ORANG

8

TARI SAMAN

24 POHON

24 ORANG

Dari data diatas peneliti menyimpulkan bahwa kampanye sekolah hijau yang mengusung pendistribusian pohon, beberapa masih kurang dari target jumlah yang ditentukan, dan hal tersebut terlihat bahwa kampanye ini masih kurang diminati siswa/siswi. Walaupun tema kampanye ini menarik dan edukasi dibuat dengan acar kampanye, tapi panitia tidak boleh lupa kalau acara pun harus dikemas seinovatif mungkin agar khalayak antusias mengikuti event ini. Analisis SWOT ( Strength, Weakness, Opportunities, Threat), yang merupakan tahapan special event dari Joe Glodblatt. dari analisis SWOT tersebut , pihak manajemen dapat menyusun strategi dan memberikan rekomendasi untuk


128

penyusunan rencana sebuah Special event. dalam SWOT pada event Festival UMB ke – 6 ini terdapat beberapa kekuatan dan peluang selain itu tentunya juga adanya kelemahan serta ancaman. Kekuatan pada event Festival UMB ke -6 ini adalah acara ini dapat mengedukasi khalayak sejak dini, pihak humas selaku penyelenggara acara tidak perlu lagi mengeluarkan dana yang besar untuk event ini, karna festival UMB yang dihadiri 6000 peserta ini mampu menarik perhatian media massa untuk meliput, yang dapat peneliti pahami bahwa Universitas Mercu Buana dalam hal ini, memanfaatkan anggaran seefisien mungkin tetapi tetapi terus berupaya memberikan program-program event yang berbeda di tiap tahunnya. Pada peluangnya

sendiri bahwa menjadikan event

ini sebagai icon di sekolah-

sekolah atau khalayak sasaran serta menjadi trendsetter, sehingga nantinya kedepan seseorang tidak hanya aware terhadap UMB, tapi juga sampai pada tingkat Top of Mind. Selain itu juga dari wwancara peneliti dapatkan bahwa kekuatan acara ini adalah dapat membuat khalayak aware dan mengedukasi sejak dini. Bicara kelemahan pada event ini bahwa tujuan diadakan dari event adalah membuat khalayak aware terhadap produk yang ditawarkan, tidak dipungkiri bahwa tujuan akhir dari segala macam komunikasi pemasaran yang dilakukan oleh pihak UMB,

khususnya disini adalah humas melalui pagelaran special

event , adalah nantinya khalayak ketika mengingat bahwa mereka mulai memasuki kondisi pemilihan Perguruan Tinggi maka UMB lah yang menjadi pilihan, namun kelemahan terjadi

justru pada target market yang begitu besar,


129

dari SD, SMP, SMA/K ,MAN, mereka yang aktif berpartisipasi adalah NON kelas 3 SMA, yang impact nya memerlukan waktu yang tidak sebentar sekitar 1-2 tahun lagi untuk menjadi Mahasiswa UMB, apalagi untuk yang anak SD dan SMP, jika tidak di edukasi

secara terus menerus atau berkelanjutan, dengan

sendirinya mereka akan terlupa, dan event tersebut belum berhasil dalam upaya akhir yaitu membuat khalayak mau masuk ke UMB. Dan berkaitan juga dengan media penyampaian informasi yang konvensional / surat-surat sekolah yang sifatnya masih satu arah. Sejalan dengan hal tersebut ada kaitannya dengan threat/ ancaman yang harus dijadikan pegangan/ motivasi untuk terus berupaya menghadirkan strategi komunikasi pemasaran yang inovatif. Kenyataan saat ini bahwa banyak sekali perguruan tinggi swasta di Jakarta yang baru dan sudah lama hadir ditengahtengah masyarakat, hal ini menjadi sebuah ancaman ketika event sudah sepidiminati/khalayak merasa bosan dan tidak tertarik pada event yang dilaksanakan, maka target khalayak akan menurun, semakin sedikit yang aware terhadap kampus ini merupakan ancaman yang tidak bisa dianggap remeh, karna akan ada dampaknya besar maupun kecil terhadap penjualan. sedangkan disatu sisi khalayaak dengan mudahnya terpapar informasi dari Universitas lain yang lebih kreatif, maka dengan

mudah khalayak akan berpindah. Hal tersebut dapat

menjadi acuan serta gambaran situasi persaingan di Perguruan Tinggi Swasta, yang harus disikapi dengan kedepannya terus membuat terobosan baru untuk menarik minat khalayak.


130

Pada tahap kedua yaitu desain special event, desain event merupakan suatu rancangan acara yang dibuat untuk membuat audience yang hadir merasa terkesan setelah menghadiri event tersebut, Festival UMB ke -6 mengusung tema Green Living , diversity dan creativity, hasil dari tema tersebut yaitu kompetisi yang membuat audience mengembangkan bakat dan kemampuannya serta acara kampanye Sekolah hijau yang mengedukasi siswa/siswi mencintai lingkungan sekitar, dan berbagai acara yang dihadiri berbagai macam sekolah dan daerah mampu menunjukan bahwa keberagaman sekolah bukanlah menjadi penghalang atau memebedakan satu sama lain, tapi menunjukan bhineka Tunggal Ika. Atau menghargai penghargaan tersebut dengan menyikapinya dengan baik. Dan desain acara yang dirancang tersebut mempunyai unsur experience audience yaitu Think dan relate dimana kedua unsur ini diperlukan dalam tujuan akhir mendesain sebuah acara, yaitu membuat khalayak terkesan, unsur think khalayak dapat menggali informasi, dan special event yyang diadakan dapat mempegaruhi fikirannya. Pengetahuan dan wawasan audience menjadi lebih terbuka, yaitu melalui workshop. Sedangkan unsur relate bahwa festival UMB ke-6 dapat mendorong keinginan audience untuk mengembangkan bakat dan kemampuan dirinya, yaitu dengan kompetisi yang diadakan. Tahap ketiga dari Festival UMB ke – 6 adalah Perencanaan Perencanaan Special event harus disusun dengan sangat teliti dan matang mengingat fungsinya yang sangat vital sebagai pedoman pelaksanaan program. Perencanaan disusun berdasarkan data dan fakta yang diperoleh dari hasil riset sebelumnya sehingga tujuan penyelenggaraan special event

dapat dicapai dengan sukses. Banyak


131

elemen special event yang harus dipertimbangkan ketika menyusun suatu perencanaan. Perencanaan yang dibuat diaplikasikan dalam time table yaitu lomba apa saja yang diselenggarakan, di hari dan tanggal berapa, diruangan yang mana, dengan PIC/panitia siapa, apa saja yang dilombakan pada hari tersebut, maka dapat dilihat bahwa apakah sudah sesuai time table dengan pelaksanaan acara, dan hasilnya sudah sesuai, karena semua sudah ada penanggung jawabnya masingmasing. Tahap Keempat adalah Koordinasi, koordinasi pelaksanaan Festival UMB ke-6 ini manager acara telah melakukan berbagai bentuk koordinasi dan menjalin komunikasi dan kerjasama yang baik dengan berbagai kepentingan/vendorvendor, atau pihak internal (kepanitiaan) sehingga tidak ada masalah dalam penyelenggaraannya, semua sudah sesuai dengan yang diinginkan. Tahap terakhir dari event management process adalah Evaluasi, Evaluasi event merupakan cara untuk mengukur dan melihat tingkat keberhasilan event yang telah dilangsungkan, ketika acara sudah selesai, kegiatan dianggap sudah berakhir. Evaluasi sebenarnya sangat baik diadakan karena dengan evaluasi akan muncul data dan fakta kekurangan apa saja yang dapat dipelajari untuk event mendatang. Evaluasi Festival UMB ke -6 dilakukan di pihak internal /kepanitiaan, juga evaluasi terahadap audience. Evaluasi Internal diadakan seminggu setelah acara dilaksanakan, dalam upaya evaluasi, manager event melihat report dari setiap seksi acara, apa yang kurang dari sebuah acara, saran dan kritik dari masing masing panitia, semua dilakukan demi perbaikan event di masa mendatang.


132

Dari kelima tahap event managment process yang telah selesai dilaksanakan oleh Humas UMB, peneliti dapat menyimpulkan bahwa, Festival UMB yang diadakan rutin setiap tahun memiliki agenda yang terus menerus mengalami perkembangan, atau inovasi, dan hal tersebut sangat baik karna dapat mencakup khalayak lebih luas, serta dapat mengedukasi khalayak lebih banyak, desain dan perencanaan event ada beberapa sudah sesuai yang diperkirakan, serta ada data yang menyebutkan kampanye sekolah hijau masih kurang diminati terlihat dari jumlah peserta yang datang tidak sesuai dengan target pohon yang ingin didisribusikan .


BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Recommend Documents